Sắp xếp và lưu trữ chứng từ một cách khoa học là việc tưởng chừng đơn giản nhưng không phải ai cũng biết. Bài viết hôm nay xin chia sẻ các cách sắp xếp các loại chứng từ khác nhau sao cho khoa học, hợp lý nhất. cụ thể gồm có 10 cách sắp xếp chứng từ kế toán một các khoa học.
Trang 1QUY TRÌNH S P X P CÁC LO I CH NG T K TOÁN Ắ Ế Ạ Ứ Ừ Ế
S p x p và l u tr Ch ng t m t cách khoa h c là vi c tắ ế ư ữ ứ ừ ộ ọ ệ ưởng ch ng đ n gi n nh ng khôngừ ơ ả ư
ph i ai cũng bi t. Bài vi t hôm nay xin chia s các cách s p x p các lo i Ch ng t khác nhauả ế ế ẻ ắ ế ạ ứ ừ sao cho khoa h c, h p lý nh t; C th 10 cách s p x p Ch ng t k toán m t các khoa h c.ọ ợ ấ ụ ể ắ ế ứ ừ ế ộ ọ
1. Ch ng t g c khoa h c.ứ ừ ố ọ
Các ch ng t g c nên đứ ừ ố ượ ắc s p x p theo th t trong B ng kê khai thu đ u ra, đ u vàoế ứ ự ả ế ầ ầ hàng tháng, hàng quý. Các hóa đ n đ u ra, đ u vào đơ ầ ầ ược k p chung v i t khai thu GTGTẹ ớ ờ ế
đã n p cho C quan Thu hàng k ộ ơ ế ỳ
Đ i v i các ch ng t đính kèm ch ng t g c, k toán nên s p x p, l u tr nh sau:ố ớ ứ ừ ứ ừ ố ế ắ ế ư ữ ư
+ Hóa đ n bán ra nên k p cùng v i Ch ng t thanh toán nh Phi u thu, Gi y báo có,… Ngoàiơ ẹ ớ ứ ừ ư ế ấ
ra có th k p thêm Phi u xu t kho, H p đ ng kinh t hay thanh lý H p đ ng (N u có).ể ẹ ế ấ ợ ồ ế ợ ồ ế
+ Hóa đ n mua vào thì k p cùng các lo i Ch ng t thanh toán nh y nhi m chi, Phi u chi,ơ ẹ ạ ứ ừ ư Ủ ệ ế
Gi y báo n ,… cùng phi u nh p kho hay gi y đ ngh thanh toán kèm theo h p đ ng.ấ ợ ế ậ ấ ề ị ợ ồ
+ N u hàng hóa bán ch u thì k p cùng v i Phi u k toán hay các Phi u h ch toán và phi uế ị ẹ ớ ế ế ế ạ ế
xu t kho kèm cùng H p đ ng, thanh lý H p đ ng (N u có),…ấ ợ ồ ợ ồ ế
K toán c n chú ý m t s đi m sau:ế ầ ộ ố ể
+ Các ch ng t k toán c n có đ y đ ch ký, đóng d u (N u có) theo đúng ch c danh.ứ ừ ế ầ ầ ủ ữ ấ ế ứ
+ Nên k p riêng các Ch ng t c a t ng tháng. M i tháng có m t t p có bìa đ y đ đ d tìmẹ ứ ừ ủ ừ ỗ ộ ậ ầ ủ ể ễ
ki m và ki m tra khi c n.ế ể ầ
2. Báo cáo n p cho c quan Thu ộ ơ ế
Các lo i báo cáo Thu cho c quan Thu thạ ế ơ ế ường n p hàng k , vì th nên s p x p và phânộ ỳ ế ắ ế
lo i theo năm đ d tìm ki m.ạ ể ễ ế
L uý kèm theo ch ng t c a năm đó là Báo cáo c a năm đó. K toán nên s p x p c th ,ư ứ ừ ủ ủ ế ắ ế ụ ể khoa h c nh sau:ọ ư
Trang 2+ M m t File Folder đ l u T khai thu cho t ng năm c th ở ộ ể ư ờ ế ừ ụ ể
+ Chia các File thành các File nh l u theo t ng lo i thu ỏ ư ừ ạ ế
+ Tách riêng m t File đ l u các văn b n liên quan đ n c quan thu ộ ể ư ả ế ơ ế
3. H p đ ng và các ch ng t liên quan.ợ ồ ứ ừ
T p h p l i t t c các h p đ ng g c có d u đ và l u tr t i phòng k toán c a Doanhậ ợ ạ ấ ả ợ ồ ố ầ ỏ ư ữ ạ ế ủ nghi p. V i trệ ớ ường h p có t 2 b n g c c a H p đ ng tr lên thì Phòng k toán gi m tợ ừ ả ố ủ ợ ồ ở ế ữ ộ
b n, m t b n còn l i có th l u t i B ph n khác theo yêu c u c a Doanh nghi p.ả ộ ả ạ ể ư ạ ộ ậ ầ ủ ệ
V i các h p đ ng đớ ợ ồ ược phân lo i theo t ng d án, k toán nên t o m t Folder l u tr riêngạ ừ ự ế ạ ộ ư ữ
bi t và dán tên c a d án gáy đ d tìm ki m, qu n lý h n.ệ ủ ự ở ể ễ ế ả ơ
Đ c bi t, không nên cho các B ph n khác mang h p đ ng g c ra ngoài ho c không choặ ệ ộ ậ ợ ồ ố ặ
mượn n u nh không đế ư ược s cho phép c a c p trên đ tránh đự ủ ấ ể ược tình tr ng m t h s ,ạ ấ ồ ơ
ch ng t , h p đ ng g c.ứ ừ ợ ồ ố
L u H p đ ng kinh t cùng v i các tài li u sao đ đ ng b và d ki m soát:ư ợ ồ ế ớ ệ ể ồ ộ ễ ể
+ T trình ho c b n k ho ch.ờ ặ ả ế ạ
+ Các h s liên quan đ n vi c phê duy t, ký h p đ ng nh h s th u, h s ch đ nh th uồ ơ ế ệ ệ ợ ồ ư ồ ơ ầ ồ ơ ỉ ị ầ hay báo giá,…
+ H p đ ng g c.ợ ồ ố
+ Các b n ph l c ký thêm.ả ụ ụ
+ Phi u chi, y nhi m chi t ng l n thanh toán (B n phôtô)ế Ủ ệ ừ ầ ả
+ Biên b n b n giao nh n hàng, biên b n nghi m thu, thanh lý,…ả ả ậ ả ệ
+ Các lo i hóa đ n đ , Phi u nh p kho, xu t kho (B n phô tô).ạ ơ ỏ ế ậ ấ ả
+ Các lo i ch ng t n p thu (N u có).ạ ứ ừ ộ ế ế
+ B ng tính lãi vay thanh toán (N u là vay cá nhân); B ng tính lãi vay (N u là vay ngân hàng).ả ế ả ế + Các H s ch ng t khác liên quan.ồ ơ ứ ừ
+ Các Biên b n th a thu n khác có liên quan s p x p ch ng t ả ỏ ậ ắ ế ứ ừ
4. Ch ng t lứ ừ ương
Trang 3V i các lo i ch ng t lớ ạ ứ ừ ương, k toán nên s p x p nh sau:ế ắ ế ư
T o m t File Folder cho t ng năm và l u ch ng t lạ ộ ừ ư ứ ừ ương theo t ng tháng trong năm.ừ
Nên chia File đ l u các b ng lể ư ả ương theo t ng tháng đ d theo dõi và m t File riêng bi từ ể ễ ộ ệ
đ l u tr các quy t đ nh, ch ng t có liên quan đ n lể ư ữ ế ị ứ ừ ế ương trong năm
Các ch ng t lứ ừ ương l u l i hàng tháng c n bao g m nh ng gi y t sau: B ng thanh toánư ạ ầ ồ ữ ấ ờ ả
lương có đ y đ d u, ký duy t c a c p trên; B ng lầ ủ ấ ệ ủ ấ ả ương chuy n kho n ngân hàng và yể ả Ủ nhi m chi b n phô tô (N u thanh toán lệ ả ế ương qua ngân hàng); B ng ký nh n lả ậ ương c a ngủ ườ i lao đ ng (N u tr lộ ế ả ương b ng ti n m t). Ngoài ra có th bao g m các ch ng t khác có phátằ ề ặ ể ồ ứ ừ sinh tăng/gi m lả ương
5. Phi u nh p kho, xu t khoế ậ ấ
K toán l u các Phi u xu t kho cùng v i:ế ư ế ấ ớ
+ Gi y đ ngh xu t kho có phê duy t.ấ ề ị ấ ệ
+ B n d toán nguyên v tli u đã phê duy t (B n phô tô).ả ự ậ ệ ệ ả
+ Biên b n giao nh n hàng hóa cho m i l n xu t kho.ả ậ ỗ ầ ấ
K toán s p x p Phi u nh p kho cùng v i các ch ng t sau:ế ắ ế ế ậ ớ ứ ừ
+ Hóa đ n đ u vào, mua vào.ơ ầ
+ Các biên b n giao hàng hóaả
+ H p đ ng mua bán.ợ ồ
+ Đ ngh mua hàng hóa.ề ị
6. Ch ng t thanh toánứ ừ
Các lo i ch ng t thanh toán nh Phi u chi, y nhi m chi thì k toán nên s p x p và l uạ ứ ừ ư ế Ủ ệ ế ắ ế ư
tr cùng v i:ữ ớ
Đ ngh thanh toán hay Đ ngh t m ng có ký duy t, phê duy t c a Giám đ c Doanhề ị ề ị ạ ứ ệ ệ ủ ố nghi p.ệ
Trang 4 V i trớ ường h p Doanh nghi p có nhi u l n chi ti n cho m t d án, k ho ch chi n lợ ệ ề ầ ề ộ ự ế ạ ế ượ c
t ng th đã phê duy t thì k toán c n kèm theo b n k ho ch đó m i l n chi (Ch c n b nổ ể ệ ế ầ ả ế ạ ở ỗ ầ ỉ ầ ả phô tô) và B n ký nh n t ng kho n m c đã chi trên t trình t ng th ả ậ ừ ả ụ ờ ổ ể
V i các kho n chi có đ nh m c nh xăng xe thì c n ph i đớ ả ị ứ ư ầ ả ược kèm theo các b n theo dõiả
km trên xe có xác nh n c a Đ i xe, Phòng hành chính hay các B ph n ch c năng có quy nậ ủ ộ ộ ậ ứ ề trong Doanh nghi p.ệ
V i các kho n chi theo yêu c u, quy t đ nh c a Giám đ c thì s ph i ghi rõ theo Quy tớ ả ầ ế ị ủ ố ẽ ả ế
đ nh, Văn b n nào; Phô tô Quy t đ nh, Văn b nyêu c u đó kèm theo.ị ả ế ị ả ầ
Gi y xác nh n tr n g c và lãi vay ngân hàng (N u có).ấ ậ ả ợ ố ế
V i các Phi u thu hay Gi y báo có thì k toán l u cùng:ớ ế ấ ế ư
+ H p đ ng bán hàng.ợ ồ
+ Hóa đ nGTGT.ơ
+ Các lo ich ng t khác có liên quan.ạ ứ ừ
7. Ch ng t c a ti n và các kho n tứ ừ ủ ề ả ương đương ti n.ề
T o m tạ ộ Folder chia các File ra đ l u tài li u c th nh sau:ể ư ệ ụ ể ư
Các Biên b n đ i chi u hay ki m kê qu ti n m t t i Doanh nghi p.ả ố ế ể ỹ ề ặ ạ ệ
T khai m tài kho n ngân hàng.ờ ở ả
Biên b n xác nh n S d tài kho n t i các ngân hàng.ả ậ ố ư ả ạ
Các Quy t đ nh, Văn b n có liên quan đ n x lý hao h t qu ti n m t, âm qu ti n m t,…ế ị ả ế ử ụ ỹ ề ặ ỹ ề ặ
H p đ ng ti n g i ti t ki m, thanh lý h p đ ng ti t ki m t ng l n.ợ ồ ề ử ế ệ ợ ồ ế ệ ừ ầ
8. Ch ng t tài s n c a Doanh nghi pứ ừ ả ủ ệ
Các Ch ng t tài s n c a Doanh nghi p nên l u tr và s p x p riêng theo 1 Folder và chia raứ ừ ả ủ ệ ư ữ ắ ế các File nh khác nhau. M i tài s n là m t Folder. M i tài s n c n ph i có các lo i ch ng tỏ ỗ ả ộ ỗ ả ầ ả ạ ứ ừ kèm theo nh :ư
T trình phê duy t mua tài s n có d u, ch ký đ y đ ờ ệ ả ấ ữ ầ ủ
Quy t đ nh phê duy t th u, ch đ nh th u hay báo giá theo yêu c u c a Doanh nghi p.ế ị ệ ầ ỉ ị ầ ầ ủ ệ
Trang 5 H p đ ng mua Tài s n ký k t v i ngợ ồ ả ế ớ ười bán.
Nh ngữ tài li u k thu t liên quan đ n tiêu hao nhiên li u c a tài s n.ệ ỹ ậ ế ệ ủ ả
Biên b n thanh lý h p đ ng mua bán Tài s n đó.ả ợ ồ ả
Biên b n giao nh n Tài s n gi a Doanh nghi p và Bên bán tài s n.ả ậ ả ữ ệ ả
Biên b n bàn giao Tài s n đ a vào s d ng ký nh n c a ngả ả ư ử ụ ậ ủ ười ph trách ho c ngụ ặ ườ ử i s
d ng tài s n.ụ ả
Quy t đ nh kh u hao g m s năm kh u hao và th i đi m kh u hao do K toán trế ị ấ ồ ố ấ ờ ể ấ ế ưởng ho cặ Giám đ c phê duy t.ố ệ
Mã tài s n theo nh s sách k toán.ả ư ổ ế
Biên b n ki m kê Tài s n đ nh k c a Doanh nghi p.ả ể ả ị ỳ ủ ệ
Th theo dõi tài s n c đ nh.ẻ ả ố ị
H s thanh lý tài s n g m: T trình thanh lý; Phê duy t thanh lý; H p đ ng thanh lý; Quy tồ ơ ả ồ ờ ệ ợ ồ ế
đ nh thanh lý; Biên b n thanh lý,… Quy t đ nh d ng kh u hao TSCĐ, hóa đ n thanh lý b nị ả ế ị ừ ấ ơ ả phô tô
Quy t đ nh luân chuy n Tài s n t B ph n này sang B ph n khác c a Doanh nghi p.ế ị ể ả ừ ộ ậ ộ ậ ủ ệ
Các lo i ch ng t khác có liên quan.ạ ứ ừ
9. Ch ng t công nứ ừ ợ
V i các h s công n , k toán nên s p x p và l u tr theo m t File riêng. Đ ng th i chiaớ ồ ơ ợ ế ắ ế ư ữ ộ ồ ờ
nh thành các File c th nh sau:ỏ ụ ể ư
Các biên b n tho thu n đ i tr công n ả ả ậ ố ừ ợ
Biên b n đ i chi u công n hàng tháng, hàng quý và hàng năm.ả ố ế ợ
Công văn đòi n t ng l n.ợ ừ ầ
Quy t đ nh x lý công n ế ị ử ợ
10. Ch ng t pháp lýứ ừ
Đ khoa h c và h p lý, nên chia theo Folder riêng đ d tìm ki m và qu n lý:ể ọ ợ ể ễ ế ả
Trang 6 Các Biên b n h p, các Quy t đ nh, Ngh quy t c a H i đ ng c đông, H i đ ng qu n trả ọ ế ị ị ế ủ ộ ồ ổ ộ ồ ả ị liên quan đ n tài chính.ế
+ Các y quy n có liên quan đ n k toán tài chính.ủ ề ế ế
+ Đăng ký kinh doanh có công ch ng c a t ng l n thay đ i.ứ ủ ừ ầ ổ
+ Các đăng ký kinh doanh c a các đ n v đ i tác khi ký h p đ ng (N u có).ủ ơ ị ố ợ ồ ế
+ Các t trình t ng th đờ ổ ể ược phê duy t m t l n.ệ ộ ầ
+ Các quy ch , đi u l c a Doanh nghi p.ế ề ệ ủ ệ