MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ VỚI VIỆC PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NVL, CCDC TẠI CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ VỚI VIỆC PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NVL, CCDC TẠI CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI.. Để thực hiện được

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ VỚI VIỆC PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NVL, CCDC TẠI CÔNG TY

XÀ PHÒNG HÀ NỘI.

I NHỮNG NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL VÀ CCDC VỚI VIỆC PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NVL, CCDC TẠI CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI.

Sau hơn 40 năm hình thành và phát triển, trải qua nhiều khó khăn, đặc biệt là khi chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường, đến nay hoạt động của công ty Xà phòng Hà Nội đã đi vào ổn định và đang có chiều hướng phát triển cao Sản phẩm của công ty đã tạo được chỗ đứng trên thị trường, thu nhập của công nhân viên được cải thiện Đạt được như vậy là

cả một quá trình phấn đấu không ngừng trong việc sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp tổ chức kỹ thuật và quản lý của các bộ phận trong toàn công ty Một trong những biện pháp cơ bản và đem lại hiệu quả mà công ty đang thực hiện là tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm trên cơ sở đảm bảo và không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm

Để thực hiện được điều này, việc tăng cường công tác quản lý và hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC là cần thiết vì đây là một trong những biện pháp hữu hiệu, quan trọng nhất góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tránh mất mát, hao hụt, hư hỏng trong quá trình SXKD

mà vẫn đảm bảo được chất lượng của sản phẩm sản xuất ra

Sau một thời gian thực tập tại công ty Xà phòng Hà Nội, được tiếp xúc với thực tế công tác kế toán tại công ty, cùng những kiến thức đã được học ở trường, tôi xin nêu lên một số nhận xét của cá nhân về thực trạng công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty như sau:

Những ưu điểm

Thứ nhất là: Về bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty Xà phòng Hà Nội được tổ chức theo hình thức tập trung, tương đối khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức SXKD của

công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo cho

sự lãnh đạo tập trung của kế toán trưởng cũng như việc chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động SXKD của công ty

Đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, có năng lực, nhiệt tình trong công việc, trình độ nghiệp vụ vững vàng, hầu hết có trình độ đại học hoặc tương đương,

sử dụng thành thạo máy vi tính và chương trình phần mềm kế toán làm giảm nhẹ được công việc kế toán

Thứ hai là: Hình thức sổ áp dụng

Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, đây là hình thức sổ đơn giản, tiện dụng, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra, và đặc biệt phù hợp với việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán

Việc sử dụng máy vi tính và chương trình kế toán máy vào công tác kế toán góp phần nâng cao tốc độ xử lý thông tin, đáp ứng kịp thời yêu cầu quản

lý của công ty Ngoài ra, việc sử dụng máy tính còn góp phần nâng cao năng suất lao động, giảm nhẹ khối lượng công việc cho các kế toán viên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu số liệu, việc cập nhật, lưu trữ và bảo quản các tài liệu kế toán

Nhờ sự hỗ trợ của chương trình kế toán máy FAST trong hệ quản trị cơ sở

dữ liệu Foxpro công ty đưa vào sử dụng từ năm 1998, mà việc kết hợp giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo hình thức Nhật ký chung phát huy được nhiều ưu điểm, đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ hệ thống sổ sách, cung cấp bảng biểu phục vụ cho việc quản trị nội bộ cũng như việc lập các bảng biểu, báo cáo theo quy định của chế độ kế toán hiện hành

Thứ ba là: Việc thu mua NVL, CCDC

Trong thời gian qua công ty đã thực hiện tương đối tốt kế hoạch thu mua NVL, CCDC phục vụ cho sản xuất Mặc dù, khối lượng NVL, CCDC cần sử dụng lớn, đa dạng về chủng loại quy cách, phẩm chất, lại có nhiều NVL, CCDC rất phức tạp trong khâu thu mua (về nguồn cung cấp, về quá

trình vận chuyển, bốc dỡ, ) nhưng công ty luôn đáp ứng đầy đủ, kịp thời cho sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất vì thiếu vật tư

Phòng Kế toán, đặc biệt là kế toán vật tư đã theo dõi sát sao công tác thu mua vât tư, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời cùng với bộ phận kế hoạch của phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu có trách nhiệm trong việc tham mưu, tư vấn về mặt chuyêm môn, kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch thu mua NVL, CCDC ở công ty

Thứ tư là: Việc sử dụng NVL, CCDC trong sản xuất

Cùng với việc thực hiện tốt kế hoạch thu mua vật tư, phòng Kỹ thuật đã xây dựng cụ thể, chi tiết định mức vật tư cho từng thứ, loại sản phẩm Điều này

đã tạo điều kiện thuận lợi cho các phân xưởng có cơ sở sử dụng tiết kiệm NVL, CCDC trong sản xuất, từ đó tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm

Việc xây dựng định mức vật tư đã giúp cho công tác quản lý NVL, CCDC trở nên hiệu quả hơn, kiểm tra, kiểm soát được kế hoạch sản xuất đối với từng loại sản phẩm ở từng phân xưởng và tránh được những mất mát, hao hụt trong quá trình sản xuất, tạo ra chất lượng ổn định và uy tín trên thị trường

Thứ năm là: Công tác bảo quản, dự trữ vật tư

Công ty đã thực hiện tốt kế hoạch thu mua, luôn bảo đảm dự trữ đủ NVL, CCDC cho sản xuất, tránh được tình trạng quá trình sản xuất bị gián đoạn, ngừng hoạt động Việc xác định khối lượng NVL, CCDC dự trữ đã được công ty thực hiện một cách hợp lý, không gây nên tình trạng ứ đọng vốn NVL, CCDC được bảo quản trong một hệ thống kho tàng được xây dựng

và trang bị phù hợp với đặc tính lý hoá của các loại NVL, CCDC Do đó, vật

tư luôn được đáp ứng không chỉ về mặt số lượng mà cả về mặt chất lượng, phục vụ hữu hiệu cho yêu cầu sản xuất sản phẩm

Thứ sáu là: Về công tác tổ chức thống kê phân xưởng

Tại các phân xưởng, bố trí các thống kê viên phân xưởng làm nhiệm vụ kiểm tra, giám sát việc ghi chép ban đầu, tính toán nhập, xuất, tồn vật tư vào xưởng Dưới góc độ quản lý nhân sự, các nhân viên này chịu sự quản lý của phân xưởng, nhưng về mặt nghiệp vụ chuyên môn, họ được phòng Kế hoạch -Tài vụ hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra Đây là một hướng tổ chức hoàn toàn hợp lý nhằm gắn chặt quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên thống kế phân

xưởng với phòng Kế hoạch - Tài vụ, đồng thời tạo điều kiện cho họ thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo tính chính xác, khách quan của số liệu

Những nhược điểm

Nhìn chung, công tác NVL, CCDC ở công ty Xà phòng Hà Nội được thực hiện khá hiệu quả, đảm bảo việc theo dõi tình hình N - X - T được thường xuyên Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty vẫn còn những vấn đề tồn tại cần được khắc phục và hoàn thiện

Thứ nhất: Về phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng

Trên thuyết minh báo cáo tài chính, công ty đã đăng ký phương pháp hàng tồn kho là phương pháp KKĐK và trên thực tế đã tính NVL xuất kho cuối tháng căn cứ vào các phiếu nhập kho, lượng tồn đầu tháng và kiểm kê kho cuối tháng,

kế toán vật tư tính giá NVL xuất kho như sau:

Giá trị NVL = Giá trị NVL tồn + Giá trị NVL nhập - Giá trị NVL tồn xuất trong tháng đầu tháng trong tháng cuối tháng

Song việc hạch toán thực tế của kế toán lại sử dụng phương pháp KKTX, không sử dụng các tài khoản như: TK 611, TK 631

Thứ hai: Về việc sử dụng chung một tài khoản để hạch toán NVL, CCDC

Hiện nay, trong hạch toán NVL, CCDC, công ty chỉ sử dụng một tài khoản đó là TK 152 để theo dõi, phản ánh tình hình biến động và số hiện có của toàn bộ NVL, CCDC sử dụng trong toàn công ty Tài khoản này được chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai, trong đó CCDC được theo dõi trên cả hai tài khoản là:

TK 1521- Vật liệu chính, phụ

TK 1524 - Nhiên liệu, vật tư dùng cho sửa chữa

Việc ghi chép và phản ánh như vậy chưa đúng với nguyên tắc hạch toán và chế độ kế toán do Nhà nước ban hành NVL sử dụng tại công ty gồm rất nhiều chủng loại, quy cách, phẩm chất lại khác nhau, CCDC tuy có giá trị thấp nhưng cũng đa dạng và sử dụng thường xuyên cho nên việc hạch toán chung NVL, CCDC trở nên phức tạp, thiếu khoa học, dễ gây nhầm lẫn Việc quản lý cũng gặp khó khăn, không biết phải phân chia theo tiêu thức nào để quản lý,

do đó ảnh hưởng hoạt động SXKD của công ty

Công ty đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, CCDC - đây là phương pháp phù hợp với đặc điểm của công ty Song vấn đề quan tâm là yêu cầu của phương pháp này: Định kỳ, 5-7 ngày, kế toán phải xuống kho kiểm tra việc ghi thẻ kho và nhận các chứng từ kế toán

về phòng kế toán để tập hợp, phân loại, hoàn chỉnh chứng từ, đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh trung thực, kịp thời Nhưng tại công ty, cuối tháng công việc này mới được thực hiện, do đó cuối tháng công việc rất bận rộn, lượng chứng từ nhiều làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán

Do phần hành kế toán NVL, CCDC vẫn phải thực hiện bằng tay (có sự trợ giúp của máy tính) nên việc tính toán, vào sổ sách, bảng biểu (Sổ chi tiết vật tư, bảng kê xuất vật tư) của tháng này nhiều khi sang tháng sau mới làm được Điều này đã làm ảnh hưởng đến việc thực hiện không đúng tiến độ và không phục vụ kịp thời yêu cầu nắm bắt thông tin nhanh về NVL, CCDC Cũng vì cuối tháng kế toán mới xuống kho kiểm tra và nhận chứng từ về phòng nên làm cho công tác quản lý NVL, CCDC ở công ty lỏng lẻo, công ty không nắm bắt được kịp thời tình hình biến động vật tư trong công ty

Thứ tư: Việc hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Theo số liệu cuối năm 2005 cho thấy khối lượng vật tư tồn kho của công ty lớn (82 loại khác nhau) tương ứng với số tiền là

5.163.424.548.Nguyên liệu đầu vào hầu hết là nhập khẩu từ nước ngoài ,giá

nguyên liệu cao và chịu ảnh hưởng lớn của sự biến động tỷ giá Đôla Mỹ Trong khi đó hiện nay, công ty không tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà chỉ tiền hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Việc lập dự phòng trong kinh doanh là để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn

về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các tác nhân khách quan giảm giá vật tư, hàng hoá, Do vậy, công ty cần thực hiện chính sách dự phòng giảm giá trị thu hồi của vật tư, Đặc biệt đối với một số nguyên vật liệu chính như Tripoly, Natri Sunfat, LAS…Các nguyên liệu này tồn kho với khối lượng lớn, giá cả lại thường xuyên biến động

Cụ thể:

Tripoly 10.000 đ/Kg 9.300 đ/Kg

Việc tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tiến hành như sau: căn cứ vào tình hình tồn kho, tình hình giá cả thị trường và giá gốc để xác định mức trích dự phòng

Số dự phòng

cần trích lập

cho năm N+1 =

Số lượng hàng tồn kho ngày 31/12/N

X hàng tồn khoĐơn giá gốc

-Đơn giá ước tính có thể bán

Sau khi xác định số dự phòng cần lập kế toán ghi sổ như sau

+ Cuối niên độ kế toán xác định mức trích dự phòng cần lập (theo chế

độ tài chính) tính vào chi phí

Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán

Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Nếu số dự phòng phải lập năm nay > Số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng đến thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập bổ sung như trường hợp trích lập năm nay Nếu số dự phòng năm nay < Số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi

Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán

II MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI.

Hiệu quả SXKD với yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC:

Mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp SXKD trên thị trường là lợi nhuận, đây cũng là tiêu thức quan trọng để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp

Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp phải thực thi nhiều biện pháp, một trong những biện pháp được nhiều doanh nghiệp quan tâm bởi tính hữu hiệu của nó đối với việc nâng cao hiệu quả SXKD đó là tiết kiệm chi phí

và giá thành sản phẩm Muốn tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm, yêu cầu đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp là phải tổ chức hạch toán kế toán NVL, CCDC khoa học, từ đó tính toán chính xác và đầy đủ chi phí sản xuất bỏ ra cũng như phân bổ chi phí chính xác cho từng đối tượng tính giá Do đó, hoàn

thiện công tác kế toán nói chung và kế toán NVL, CCDC nói riêng là một tất yếu, khách quan mà một doanh nghiệp SXKD nào cũng nên làm để đáp ứng hơn nữa các yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin và chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng, đó là lợi nhuận

Trong những năm gần đây, công ty Xà phòng Hà Nội nắm bắt được tình hình biến động của nền kinh tế nên cũng không ngừng hoàn thiện công tác kế toán, áp dụng các khoa học kỹ thuật mới, sử dụng phần mềm kế toán nên việc thực hiện công tác kế toán ở công ty được thuận tiện hơn so với trước đây Tuy nhiên, tôi cũng xin đóng góp một số kiến nghị để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL, CCDC của công ty:

1 Về tài khoản kế toán và việc phân loại VL, CCDC

Như ở trên đã trình bày, hiện nay công ty chỉ sử dụng một tài khoản để hạch toán NVL và CCDC Theo chế độ kế toán hiện hành, công ty nên mở

thêm TK 153 - Công cụ dụng cụ để theo dõi, phản ánh số hiện có và tình hình

biến động CCDC trong công ty và chi tiết đến các tài khoản cấp 2 như:

+ TK 1531: Bao bì luân chuyển

+ TK 1532: Quần áo bảo hộ lao động

+ TK 1538: CCDC khác

Như vậy TK 152 chỉ theo dõi, phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL, tránh được sự phức tạp, rắc rối trước đây Tuy nhiên, trong quá trình sản xuất kinh doanh có một số phế liệu, phế phẩm có thể thu hồi nhưng chưa được theo dõi trên tài khoản nào, nên trong TK 152, công ty nên mở thêm

một tài khoản cấp hai nữa là TK 1528 - Nguyên liệu, vật liệu khác Tài khoản

này sẽ theo dõi những NVL khác không xếp vào các nhóm đã phân loại và phế liệu thu hồi đảm bảo cho việc quản lý, sử dụng vật tư được toán diện hơn

Đồng thời với việc mở thêm TK 153, công ty cũng cần tiến hành phân loại CCDC theo một tiêu thức nào đó, chẳng hạn phân loại CCDC theo nội dung kinh tế của nó, bao gồm các loại sau:

+ Nguyên vật liệu phụ: Gồm các loại hộp nhựa, túi nilông, nhãn mác sản phẩm,

+ Quần áo bảo hộ lao động: Gôm các loại quần áo bảo hộ, găng tay, khẩu trang, áo mưa bạt, ủng, mũ,

2 Việc áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho

Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là sản xuất các chất tẩy rửa,

do đó lượng vật tư nhập, xuất nhiều, lại có giá trị nhỏ, vì vậy công ty nên áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX thay cho phương pháp KKĐK như đã đăng ký hiện nay Việc thay đổi này chỉ đơn thuần là để tăng cường công tác kiểm tra, kiểm kê kho bởi vì về phương pháp hạch toán mà công ty đang sử dụng chính là phương pháp KKTX

Do khối lượng vật tư nhập, xuất kho liên tục nên việc áp dụng phương pháp KKTX còn giúp cho việc theo dõi, quản lý NVL, CCDC tránh được sự chênh lệch giữa số xuất kho thực tế và số xuất trên tổng các phiếu xuất kho Giá trị NVL, CCDC thực tế xuất trong kỳ được tính như sau:

Giá trị Giá trị Giá trị Giá trị

NVL,CCDC = NVL, CCDC + NVL, CCDC - NVL, CCDC xuất trong kỳ dư đầu kỳ nhập trong kỳ dư cuối kỳ

Phương pháp ghi thẻ song song

Việc kế toán vật tư cuối tháng mới xuống kho kiểm tra tình hình ghi chép của thủ kho và nhận các chứng từ về phòng kế toán như hiện nay đã làm cho công tác quản lý NVL, CCDC ở kho trở nên lỏng lẻo, không nắm bắt được tình hình thực tế vật tư trong công ty Kế toán vật tư cần thay đổi thời gian xuống kho kiểm tra và nhận chứng từ, nên 5-7 ngày thực hiện một lần

Việc thay đổi này sẽ giúp cho công việc kế toán bớt nặng nề, dồn dập vào cuối tháng và cũnh giúp cho việc lập các báo cáo sản xuất nhanh, đáp ứng được nhu cầu nắm bắt thông tin nhanh về vật tư của các bộ phận có liên quan

KẾT LUẬN

Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm,

do đó, kế toán NVL, CCDC là một phần hành cần thiết, quan trọng trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất Kế toán chính xác NVL sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng chi phí sản xuất sản phẩm, từ đó xác định được giá thành sản xuất

Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước sản xuất các chất tẩy rửa tổng hợp phục vụ nhu cầu xã hội.Cùng với sự phát triển chung của công ty, công tác kế toán NVL ngày càng được hoàn thiện hơn phù hợp với yêu cầu quản lý và SXKD của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay

Qua những kiến thức được học ở trường, kết hợp với kinh nghiệm tiếp thu được trong quá trình thực tập tại công ty, đặc biệt sau khi nghiên cứu rõ phần hành kế toán NVL, tôi đã mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội Việc hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC có thể sẽ là công cụ hữu ích giúp công ty xây dựng lại hệ thống kế toán NVL, CCDC một cách khoa học và hợp lý hơn, giúp công ty có thể kiểm soát được chi phí cho NVL, từ đó có biện pháp nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tạo được nhiều lợi nhuận hơn nữa

Tuy nhiên, do trình độ còn hạn chế, thời gian thực tập không nhiều, cho nên bài viết của tôi còn nhiều thiếu sót, chưa thể nêu rõ được những ưu, nhược điểm của công ty, chưa đi sâu vào kế toán NVL, CCDC và không thể đưa ra được những kiến nghị mang tính toàn diện hơn Tôi hy vọng những kiến nghị đưa ra trên đây sẽ góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán NVL, CCDC và phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL, CCDC tại công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của Ths Phạm Thị Minh Hồng, các cán bộ phòng kế toán Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình Lý thuyết và thực hành Kế toán tài chính

Chủ biên: Tiến sĩ Nguyễn Văn Công

2 Giáo trình Kế toán quản trị

Chủ biên: Tiến sĩ Nguyễn Minh Phương

3 Giáo trình kế toán doanh nghiệp

Chủ biên: PGS TS Ngô Thế Chi TS Trương Thị Thuỷ

4 Hệ thống kế toán doanh nghiệp

Nhà xuất bản Tài chính

5 Tạp chí kế toán, kiểm toán

6 Các sổ sách, chứng từ kế toán của Công ty Cổ phần Xà Phòng Hà Nội