TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG VÀ KẾ TOÁN TẠM ỨNG TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG HÀ

Tổ chức công tác kế toán phải thu của khách hàng và kế toán tạm ứng tại công ty tnhh Hoàng Hà 2.1 Những vấn đề chung về nợ phải thu của khách hàng và tạm ứng tại công ty TNHH Hoàng Hà..

Tổ chức công tác kế toán phải thu của khách hàng và

kế toán tạm ứng tại công ty tnhh Hoàng Hà

2.1 Những vấn đề chung về nợ phải thu của khách hàng và tạm ứng tại công

ty TNHH Hoàng Hà.

2.1.1 Nợ phải thu của khách hàng và phân loại các khoản nợ phải thu của khách hàng ở công ty TNHH Hoàng Hà.

* Nợ phải thu của khách hàng: là khoản tiền mà doanh nghiệp phải đòi ngời

mua do ngời mua mua chịu các loại vật t hàng hoá tại công ty Đây là một loại tàisản lu động nằm trong khâu thanh toán, khoản nợ phải thu này càng lớn thể hiệnvốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng nhiều, công ty cần có biện pháp thu hồi nợ

* Phân loại các khoản nợ phải thu của khách hàng tại công ty TNHH Hoàng Hà:

Nợ phải thu của khách hàng tại công ty có thể phân loại theo nhiều tiêuthức khác nhau nh: Phân loại theo đối tợng khách hàng và phân loại theo thời gianthu lợi

- Phân loại các khoản nợ phải thu của khách hàng theo đối tợng phải thu:

Theo cách phân loại này thì các đối tợng phải thu của công ty gồm:

+ Công ty TNHH Nam Hải+ Công ty XNK Hà Thành+ Công ty TNHH Việt Hà+ Công ty TNHH Kim Trờng+ Công ty cổ phần Nam Tiến+ Công ty TNHH Toàn Lợi+ Công ty Bắc Nam

+ Công ty TNHH Phú Thái

- Phân loại các khoản nợ phải thu của khách hàng theo thời gian thu lợi:

Theo cách phân loại này thì đối tợng phải thu của công ty gồm:

Nợ phải thu của khách hàng ngắn hạn

Nợ phải thu của khách hàng dài hạn

Nợ phải thu của khách hàng quá hạn + Nợ phải thu của khách hàng ngắn hạn: là khoản thu mà công ty cho khách hàng nợ thời gian nhỏ hơn một năm Những đơn vị đợc công ty cho nợ ngắn hạn bao gồm:

2.1.2 Tạm ứng và phân loại các khoản tạm ứng ở công ty TNHH Hoàng Hà.

* Tạm ứng: Là khoản tiền mà công ty cho cán Tấn, công nhân viên của mình

nhận để thực hiện các công việc của công ty theo những yêu cầu, nhiệm vụ đợc giao nh : Tạm ứng để tiếp khách, để mua nguyên vật liệu, để Lan công tác phí…

* Phân loại các khoản tạm ứng: Các khoản tạm ứng của công ty đợc phân loại

theo nhiều tiêu thức khác nhau:

- Phân loại các khoản tạm ứng theo đối tợng tạm ứng Các đối tợng mà công ty cho tạm ứng bao gồm:

+ Nguyễn thị Thanh

+ Các khoản tạm ứng thơng xuyên: Là các khoản tam ứng đợc giao cho những

ng-ời chuyên làm công tác cung ứng vật t hoặc chuyên làm công tác hành chính củacông ty Những ngời đợc tạm ứng bao gồm:

 Nguyễn thị Thanh

 Trần văn Minh

+ Tạm ứng không thờng xuyên: Là khoản tiền mà công ty cho những ngời khôngthờng xuyên làm các công việc nh đã kể ở trên đó là những ngời tạm ứng cáckhoản tiền đi công tác để thực hiện những công việc mà không thuộc nhiệm vụchuyên trách của họ nh:

* Tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng:

Các khoản phải thu của khách hàng tại công ty TNHH Hoàng Hà chủ yều

là các khoản phải thu ngắn hạn, những khoản nợ phải thu này nói chung là thu dễ,các đơn vị mà công ty cho nợ hầu hết là trả trớc thời hạn

* Tình hình thanh toán tạm ứng tại công ty TNHH Hoàng Hà:

Các khoản tiền mà công ty cho tạm ứng đều đợc sử dụng đúng mục đích.

Những khoản tiền tạm ứng nhng không sử dụng hết thì công ty thu hồi lại sồ tiềnthừa đó

2.2 Kế toán nợ phải thu của khách hàng và tạm ứng tại công ty TNHH Hoàng Hà

2.2.1 Chứng từ kế toán các khoản nợ phải thu của khách hàng và tạm ứng tại công ty TNHH Hoàng Hà.

2.2.1.1 Chứng từ kế toán các khoản nợ phải thu của khách hàng tại công ty TNHH Hoàng Hà.

Để hạch toán các khoản nợ phải thu của khách hàng kế toán công ty sửdụng các chứng từ là các hoá đơn GTGT, Các phiếu thu, Giấy báo có, Biên bảnthanh toán bù trừ…

* Hoá đơn giá trị gia tăng: Là chứng từ kế toán do doanh nghiệp phát hành khi

doanh nghiệp bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho ngời mua nó chỉ đợc coi làchứng từ kế toán nợ phải thu của khách hàng khi phơng thức thanh toán ghi trênhoá đơn GTGT là thanh toán theo kế hoạch hoặc thanh toán theo hợp đồng vàhình thức thanh toán là trả tiền trớc hoặc trả tiền sau

Cụ thể hoá đơn GTGT liên quan đến nợ phải thu của khách hàng đợc công

ty lập trong tháng 2 nh sau:

Hoá đơn giá trị gia tăng

Ngày 04 tháng 2 năm 2007

Liên 2 giao cho khách hàng

Mẫu số: 01 -GTGT– 3LL

BC/ 2006B

Số 0002150

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hoàng Hà

Địa chỉ: Số 148 - Trần Phú – Hà Đông - Hà Tây

Số TK:431101020089

Điện thoại: 034.501096 Mã số thuế:0500399618

Họ tên ngời mua: Nguyễn Văn Huy

Đơn vị: Công ty XNK Hà Thành

Địa chỉ: 132 – Nguyễn Trãi – Hà Đông – Hà Tây Số TK: 00380203004

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 0101202232

STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng: 80.000.000Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 4.000.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 84.000.000

Số tiền viết bằng chữ: Tám mơi t triệu đồng chẵn

* Phiếu thu: Là một chứng từ kế toán dùng để xác định số tiền thực tế nhập quỹ

và là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ

- Phiếu thu của công ty đợc lập mỗi lần làm 3 liên Phiếu thu lập xong phải lu lạicuống, một liên giao cho ngời nộp còn một liên do thủ quỹ giữ

- Cụ thể phiếu thu đợc lập ở công ty TNHH Hoàng Hà tháng 2/ 2007 nh sau:

* Giấy báo có: Là một chứng từ kế toán do ngân hàng chuyển đến cho công ty,

giấy báo có này cho biết công ty có một khoản tiền nào đó đã đợc nhập vào tiền gửi

Nợ TK 131

Có TK 111

Họ tên ngời nộp tiền: Nguyễn Hải Anh

Địa chỉ: Công ty TNHH Toàn Thắng

Lý do nộp tiền: Trả nợ tiền mua hàng

Số tiền: 50.000.000 (Viết bằng chữ) Năm mơi triệu đồng chẵn

Nội dung thanh toán đơn hàng số 12, Ngày 20 tháng 01 năm 2007

Số tiền chuyển ( bằng chữ ): Ba mơi triệu măn trăm nghìn đồng chẵn.Bằng số:30.500.000

Số ngày châm trả:

Số tiền phạt chậm trả (bằng chữ)……….Bằng số:………Tổng số tiền ( bằng chữ): Hai mơi triệu năm trăm nghìn đồng chẵn

2.2.1.2 Chứng từ kế toán tạm ứng tại công ty TNHH Hoàng Hà:

Để hạch toán tạm ứng kế toán dùng các chứng từ nh: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếuchin tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Phiếu thu tạm ứng…

* Giấy đề nghị tạm ứng: là chứng từ do ngời tam ứng lập sau khi đã đợc phê duyệt

nó trở thành mệnh lệnh yêu cầu kế toán phải lập phiếu Lan tạm ứng

Cụ thể giấy đề nghị tạm ứng đợc lập ở công ty trong tháng 2/ 2007 nh sau:Công ty TNHH Hoàng Hà

Đ/C: 148-Trần Phú-Hà Đông– Hà Tây

Giấy đề nghị tạm ứng

Ngày 06 tháng 02 năm 2007

Số:21Kính gửi: Giám đốc công ty TNHH Hoàng Hà

Tên tôi là: Nguyễn Thị Thanh

Tấn phận: Cung ứng vật t

Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 30.000.000 (Viết bằng chữ): Ba mơi triệu đồng chẵn

Lý do tạm ứng: Đi mua thép lá

Thời hạn thanh toán: Ngày 13 tháng 02 năm 2007

Giám đốc Kế toán trởng Phụ trách Tấn Ngời đề nghị tạm ứng

* Phiếu chi tạm ứng: Là chứng từ kế toán liên quan đến tạm ứng và thanh toán tạm

Nợ TK 141

Có TK 111

Họ tên ngời nhận tiền: Nguyễn Thị Thanh

Tấn phận: Cung ứng vật t

Lý do chi: Tamg ứng mua thép lá

Số tiền: 30.000.000 (Viết bằng chữ) Ba mơi triệu đồng chẵn

* Giấy thanh toán tạm ứng: là chứng từ kế toán dùng để liệt kê các khoản tiền đã

nhận tạm ứng, và các khoản tiền đã chi của ngời tạm ứng, nó là căn cứ để thanh toán

số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán

Giấy thanh toán tạm ứng do ngời nhận tạm ứng lập và phải ghi: Ngày… tháng…năm… lập giấy; tên ngời thanh toán; và tự mình liệt kê các số tiền đã nhận tạm ứng,

số tiền đã chi, số chênh lệch Sau đó chuyển cho kế toán trởng xem xét lại sau đó kývào giấy đồng thời chuyển cho thủ trởng ký duyệt.

Giấy thanh toán tạm ứng là căn cứ để lập phiếu chi, nếu số tạm ứng ít hơn số thựcchi hay lập phiếu thu tạm ứng lớn hơn số thực chi

Cụ thể giấy thanh toán tạm ứng đợc lập ở công ty trong tháng 02/2007 nh sau:

Giấy thanh toán tạm ứng

Xin đợc thanh toán số tiền tạm ứng theo bảng dới đây:

I Số tiền tạm ứng

1 Số tiền tạm ứng đợt trớc chi không hết

2 Số tiền tạm ứng trong tháng

- Phiếu chi số 105 ngày 06 tháng 02 năm 2007

II Số tiền đã chi

1 Tiền mua hàng( thep lá)

2 Tiền thuế GTGT

III Chênh lệch

30.000.0000

30.000.00030.000.00028.600.00027.170.0001.430.0001.400.000

* phiếu thu tạm ứng: Là chứng từ kế toán liên quan đến việc thanh toán tạm ứng.

Cụ thể phiếu thu tạm ứng đợc lập ở công ty trong tháng 02/2007 nh sau:

Nợ TK 111

Có TK 141

Họ tên ngời nộp tiền: Nguyễn Thị Thanh

Tấn phận: cung ứng vật t

Lý do nộp tiền: Tạm ứng mua thép lá thừa

Số tiền: 1.400.000 (Viết bằng chữ) Một triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn

2.2.2 Tài khoản kế toán công ty TNHH Hoàng Hà sử dụng để hạch toán các khoản nợ phải thu của khách hàng và tạm ứng tại công ty TNHH Hoàng Hà.

* Tài khoản kế toán mà công ty sử dụng để hạch toán các khoản nợ phải thu của

- Bên nợ: Phản ánh các khoản nợ phải thu của ngời mua

Số tiền thừa trả lại cho khách hàng

- Bên có: Phản ánh các khoản đã thu của ngời mua

- Số d bên Nợ: Phản ánh số tiền công ty còn phải thu của ngời mua

* Tài khoản kế toán công ty sử dụng để hạch toán các khoản tạm ứng:

Để hạch toán các khoản tiền tạm ứng thì kế toán công ty sử dụng chủ yếuTK141

TK141: dùng để phản ánh tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng giữacán bộ công nhân viên với công ty theo nội dung tạm ứng đợc quy định

- Bên nợ: Phản ánh số tiền đã cho cán bộ công nhân viên tạm ứng

- Bên Có: Phản ánh số tiền cán bộ công nhân viên tạm ứng đã đợc thu hồi

- Số d bên Nợ: Phản ánh số tiền cho cán bộ công nhân viên đã tạm ứng nhngcha thu hồi

2.2.3 Các nghiệp vụ kế toán các khoản nợ phải thu của khách hàng và tạm ứng tại công ty TNHH Hoàng Hà.

2.2.3.1 Các nghiệp vụ kế toán các khoản nợ phải thu của khách hàng tại công

Căn cứ hoá đơn GTGT số 2150, Kế toán định khoản

Nợ TK 131: 84.000.000 ( Công ty XNK Hà Thành)

Có TK 511: 80.000.000

Có TK 33311: 4.000.00

NV3 Phiếu thu số 111 ngày 05 tháng 02 năm 2007 Công ty TNHH PhúThái thanh toán nợ tháng trớc, Số tiền 10.000.000đ.

Căn cứ phiếu thu số 110 Kế toán định khoản:

Nợ TK 111: 10.000.000

Có TK 131: 10.000.000 ( Công ty TNHH Phú Thái)NV4 Giấy báo có số 61 ngày 05 tháng 02 năm 2007 Công ty Cổ phầnNam Tiến trả nợ tháng trớc, số tiền 6.500.000đ

Căn cứ giấy báo có số 61 Kế toán định khoản:

Nợ TK 112: 6.500.000

Có TK 131: 6.500.000 (Công ty Cổ phần Nam Tiến)NV5 Phiếu thu số 112 ngày 06 tháng 02 năm 2007, công ty TNHH NamHải thanh toán nợ tháng trớc, số tiền 8.000.000đ

Căn cứ phiếu thu số 111 Kế toán định khoản:

Nợ TK 111: 8.000.000

Có TK 131: 8.000.000 (Công ty TNHH Nam Hải)NV6 Hoá đơn TGTG Số 2155 ngày 10 tháng 02 năm 2007, công ty BắcNam mua hàng Thép làm lõi que hàn với tổng số tiền thanh toán là 15.600.000đ,trong đó tiền hàng là 14.820.000đ, tiền thuế GTGT 780.000 đ Công ty Bắc namcha thanh toán

Căn cứ hoá đơn GTGT số 2155 Kế toán định khoản:

Nợ TK 131: 15.600.000 (Công ty Bắ )

Có TK 511: 14.820.000

Có TK 33311: 780.000NV7 Hoá đơn GTGT số 2156 ngày 12 tháng 02 năm 2007, công ty TNHHViệt Hà mua hàng Thép làm lõi que hàn , với tổng số tiền là 35.000.000đ, trong

đó tiền hàng là 33.250.000đ, tiền thuế là 1.750.000đ công ty TNHH Việt Hà chathanh toán

Căn cứ hoá đơn GTGT số 2156 Kế toán định khoản:

Nợ TK 131: 35.000.000 (công ty TNHH Việt Hà)

Có TK 511: 33.250.000

Có TK 33311: 1.750.000NV8 Phiếu thu số 117 ngày 21 tháng 02 năm 2007, công ty XNK HàThành trả nợ tiền mua hàng, số tiền 84.000.000đ

Căn cứ phiếu thu 117, Kế toán định khoản:

Nợ TK 111: 84.000.000

Có TK 131: 84.000.000 (công ty XNK Hà Thành)NV9 Phiếu thu số 118 ngày 25 tháng 02 năm 2007, Công ty TNHH ToànLợi trả nợ tiền mua hàng 2 năm trớc, số tiền 50.000.000đ

Căn cứ phiếu thu số 118, kế toán định khoản

:

Nợ TK 111: 50.000.000

Có TK 131: 50.000.000 ( Công ty TNHH Toàn Lợi)NV10 Giấy báo có số 70 ngày 28 tháng 02 năm 2007 công ty TNHH Việt

Hà trả nợ , số tiền 30.000.000đ

Căn cứ giấy báo có số 70, Kế toán định khoản:

Nợ TK 112: 30.000.000

Có TK 131: 30.000.000 ( công ty TNHH Việt Hà)

2.2.3.2 Các nghiệp vụ kế toán các khoản tạm ứng tại công ty TNHH Hoàng Hà.

Trong tháng 02 tại công ty TNHH Hoàng Hà có các nghiệp vụ liên quan

đến tam ứng và thanh toán tạm ứng nh sau:

NV1 Phiếu chi tạm ứng số 105 ngày 06 tháng 02 năm 2007, chi tiền tạmứng cho Nguyễn Thị Thanh – bộ phận cung ứng vật t đi mua thép là Số tiền30.000.000đ

Căn cứ phiếu chi số 105 Kế toán định khoản:

Nợ TK 141: 30.000.000 (Nguyễn Thị Thanh – bộ phận cung ứng vật t )

Có TK 111: 30.000.000

NV2 Phiếu thu số 113 ngày 06 tháng 02 năm 2007 thu hồi tiền tạm ứngtháng trớc của anh Trần Văn Minh – Phòng Tài chính, số tiền 15.000.000đ

Căn cứ phiếu thu số 113, kế toán định khoản:

Nợ TK 111: 15.000.000

Có TK 141: 15.000.000 ( Trần Văn Minh – Phòng Tài chính)NV3 Phiếu thu số 114 ngày 08 tháng 02 năm 2007, thu hồi tiền tạm ứngtháng trớc của anh Ngô Thanh Tú – Phòng Tài Chính, số tiền 5.000.000đ

Căn cứ phiếu thu số 114, kế toán định khoản:

Nợ TK 111: 5.000.000

Có TK 141: 5.000.000 ( Ngô Thanh Tú - Phòng Tài Chính)NV4 Phiếu chi tạm ứng số 106 ngày 09 tháng 02 năm 2007, chi tiền tạmứng cho chị Phạm Thị Hoa – Phòng Kế toán đi mua tủ đựng hồ sơ Số tiền6.000.000đ

Căn cứ phiếu chi số 106, kế toán định khoản

Nợ TK 141: 6.000.000( Phạm Thị Hoa – Phòng Kế toán)

Có TK 111: 6.000.000NV5 Phiếu chi tạm ứng số 107 ngày 10 tháng 02 năm 2007, chi tiền tạmứng cho anh Lê Minh Trần – Phòng KD XNK, kinh phí đi công tác Lạng Sơn Sốtiền 8.000.000đ

Căn cứ phiếu Lan số 107, kế toán định khoản:

Nợ TK 141: 8.000.000 ( Lê Minh Trần – Phòng KD XNK)

Có TK 111: 8.000.000

NV6 Giấy thanh toán số 25 ngày 13 tháng 02 năm 2007, chị Nguyễn ThịThanh –bộ phận cung ứng vật t, mua Thép về nhập kho Kèm theo hoá đơn thuếGTGT số 0101 ngày 13 tháng 02 năm 2007

- Tiền hàng: 27.170.000đ

- Thuế GTGT: 1.430.000đ

Căn cứ giấy thanh toán số 25 và hoá đơn GTGT, kế toán định khoản:

Nợ TK 152: 27.170.000

Nợ TK 1331: 1.430.000

Có TK 141: 28.600.000( Nguyễn Thị Thanh – bộ phận cung ứng vật t)

NV7 Phiếu thu số 115 ngày 13 tháng 02 năm 2007, thu tiền tạm ứng muathép lá thừa của Nguyễn Thị Thanh – bộ phận cung ứng vật t, Số tiền1.400.000đ

Căn Cứ phiếu thu số 115, kế toán định khoản

tủ đựng hồ sơ thừa của chị Phạm Thị Hoa – Phòng kế toán, số tiền 1.600.000đ

Căn cứ phiếu thu số 116, kế toán định khoản:

Nợ TK 111: 1.600.000

Có TK 141: 1.600.000 ( Phạm Thị Hoa – Phòng kế toán)NV10 Phiếu Lan tạm ứng số 108 ngày 27 tháng 02 năm 2007, Lan tiềntạm ứng cho chị Mai Thị Lan – Phòng kinh doanh chi tiếp khách , số tiền3.000.000đ

Căn cứ phiếu Lan số 108, kế toán định khoản:

Nợ TK 141: 3.000.000 ( Mai Thị Lan – Phòng kinh doanh )

* Sổ chi tiết nợ phải thu của khách hàng: Theo quy định của chế độ kế toán hiện

hành, có 4 hình thức ghi sổ kế toán đó là: Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, Chứng

từ ghi sổ và Nhật ký chứng từ Các công ty nói chung ghi sổ kế toán theo hìnhthức nào thì sử dụng sổ chi tiết phù hợp với hình thức đó và phù hợp với đối tợng

kế toán chi tiết

Do công ty TNHH Hoàng Hà áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung nên kếtoán công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ngời mua đợc mở theo dõi cho từngkhách hàng Mỗi khách hàng đợc theo dõi trên một tờ, một trang sổ riêng

Cụ thể sổ theo dõi thanh toán với ngời mua đợc lập ở công ty trong tháng

02 nh sau:

:

C«ng ty TNHH Hoµng Hµ

§/C: 148-TrÇn Phó-Hµ §«ng-Hµ T©y

MÉu sè S31 – DN Ban hµnh theo Q§ sè 48/2006/Q§-BTC Ngµy 14 th¸ng 9 n¨m 2006 cña Bé trëng BTC

Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi mua

N¨m:2007Tµi kho¶n: 131 –ph¶i thu cña kh¸ch hµng

§èi tîng: C«ng ty TNHH Kim Trêng