Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120

Với quy trình sản xuất nh trên, để bảo đảm chất lợng và an toàn cho hàng chục triệu ống tiêm, nhiều trăm triệu thuốc viên và hàng chục tấn chế phẩm ở các dạng khác cung cấp hàng năm cho

Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp

D-ợc phẩm 120

So sánh với lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp đã trình bày ở phần I, thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120 có gì giống và khác? Muốn vậy, trớc hết cần phải nắm bắt đợc những đặc điểm cơ bản nhất về Xí nghiệp, bắt đầu từ quá trình hình thành phát triển cho đến cách thức tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của Xí nghiệp

Xí nghiệp Dợc phẩm 120 là một đơn vị kinh tế quốc phòng thuộc ngành Hậu cần quân đội, trực thuộc Tổng Công ty Dợc phẩm và trang thiết bị y tế quân đội Xí nghiệp

đợc thành lập vào ngày 1/5/1973 theo Quyết định số 100/QĐ-CQY ngày 15 tháng 4 năm 1973 của Cục Quân y với tên gọi ban đầu là Xởng XY2

Trải qua gần 30 năm xây dựng và trởng thành, cùng với nhiều biến động của xã hội từ khi thành lập cho đến nay, các thế hệ cán bộ, công nhân viên của Xí nghiệp đã không ngừng phấn đấu vơn lên, lao động hết mình để duy trì hoạt động sản xuất các loại thuốc chữa bệnh phục vụ quân đội và nhân dân cả nớc Với sự năng động và sáng tạo của mình, Xí nghiệp đã phát triển lớn mạnh về mọi mặt cả chiều rộng lẫn chiều sâu

Trong những năm kháng chiến chống Mỹ cứu nớc, nhiệm vụ chính của đơn vị là nhanh chóng củng cố lực lợng, bắt tay vào sản xuất các loại thuốc phục vụ chiến trờng Xởng XY2 đã góp phần không nhỏ làm nên những thắng lợi vẻ vang của quân đội Từ sau giải phóng đến năm 1981, sản phẩm của Xởng chủ yếu vẫn là các loại thuốc phục

vụ đơn vị, bệnh viện trong quân đội dới sự chỉ đạo và cung cấp vật liệu của Cục Quân y

Tháng 7/1981, Đảng uỷ Cục Quân y quyết định đổi tên Xởng XY2 thành Xí nghiệp Dợc phẩm 120 Ngày 7/5/1992, theo Quyết định 338/HĐBT, Xí nghiệp chính thức đợc công nhận là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập theo cơ chế thị tr-ờng có sự quản lý của Nhà nớc

Là một doanh nghiệp ra đời trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam mới xoá bỏ cơ chế bao cấp, chuyển sang cơ chế thị trờng Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đang phải đơng

đầu với những khó khăn không nhỏ về vật chất lẫn những tác động xấu của quy luật

cạnh tranh gay gắt Nhng, với ý chí quyết tâm của mình, lãnh đạo Xí nghiệp cùng toàn thể cán bộ công nhân viên đã mạnh dạn cải tiến kỹ thuật công nghệ, đầu t trang thiết bị

kỹ thuật, nghiên cứu tạo ra những loại thuốc có đủ sức cạnh tranh đáp ứng yêu cầu khám chữa bệnh trong cả nớc Vì vậy, kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp ngày càng tăng cao, sản phẩm của Xí nghiệp ngày càng có uy tín trên thị trờng

Do những thành tích đáng kể, năm 1995, Xí nghiệp đợc tặng danh hiệu Anh hùng Lực lợng vũ trang nhân dân với:

Tóm lại, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 cùng với sự nỗ lực phát triển liên tục trong

suốt mấy chục năm qua đã và đang khẳng định vai trò quan trọng của mình trong hệ thống ngành Công nghiệp Dợc ở Việt Nam cũng nh tính đúng đắn và năng động sáng

tạo của đội ngũ lãnh đạo, của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp từ khi ra

đời cho đến nay

Vừa là một doanh nghiệp trong đội hình thống nhất của Tổng Công ty vừa là Viện bào chế độc lập, có nhiệm vụ bào chế thuốc ở quy mô công nghiệp, sản phẩm chính của Xí nghiệp là những hàng hoá đặc biệt, liên quan trực tiếp tới hiệu lực của công tác điều trị, phòng bệnh; tới sinh mạng và sức khoẻ của con ngời Xí nghiệp phải trực tiếp tổ chức triển khai quản lý kỹ thuật bào chế, quản lý chất lợng và hoàn toàn chịu trách nhiệm về chất lợng sản phẩm của mình Do những đặc thù nh vậy, Xí nghiệp vừa phải chấp hành nghiêm chỉnh nguyên tắc tổ chức sản xuất kinh doanh, nguyên tắc hạch toán vừa phải chấp hành triệt để các quy định rất chặt chẽ về mặt chuyên ngành, nhất là quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Sản phẩm của Xí nghiệp đợc kết tinh dới hai dạng chủ yếu là thuốc viên (dạng viên nén hoặc viên nang) và thuốc tiêm dới dạng ống Do tính chất sản phẩm kích thớc nhỏ, trải qua nhiều công đoạn chế biến tơng đối ngắn nên quy trình sản xuất tại các phân xởng là hàng loạt, sản xuất xong mặt hàng này mới quay sang sản xuất mặt hàng tiếp theo

Hai loại sản phẩm nêu trên có những đặc thù riêng về mặt chuyên ngành nên quy trình sản xuất chúng hoàn toàn khác biệt

Ngoài ra, do đặc thù riêng của sản phẩm dợc, việc đóng gói bao bì vô cùng quan trọng bởi nó ảnh hởng trực tiếp tới chất lợng, thời gian bảo quản, mẫu mã sản phẩm,

do đó, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 thực hiện một quy trình sản xuất bao bì riêng Các hộp, bìa mua về theo kích cỡ đã đặt đợc in ấn các nội dung cần thiết của từng loại sản phẩm theo quy định và tiêu chuẩn của ngành Dợc, rồi đóng và dán, chuyển sang nơi sản xuất thuốc để đóng gói khi hoàn thành sản phẩm

Với quy trình sản xuất nh trên, để bảo đảm chất lợng và an toàn cho hàng chục triệu ống tiêm, nhiều trăm triệu thuốc viên và hàng chục tấn chế phẩm ở các dạng khác cung cấp hàng năm cho nhu cầu điều trị chữa bệnh, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 phải tiến hành công tác tổ chức sản xuất chặt chẽ, theo những quy chế phức tạp ở mọi cấp độ, phù hợp tiêu chuẩn Ngành, tiêu chuẩn Quốc tế và tiêu chuẩn Xí nghiệp Theo đó, tổ chức sản xuất có thể thực hiện theo kế hoạch hoặc theo hợp đồng

Việc tổ chức sản xuất đợc tiến hành tại 3 phân xởng chính:

 Phân xởng thuốc viên: chuyên sản xuất các loại thuốc viên dới dạng viên

nén rời đóng lọ, viên nén đóng vỉ và viên con nhộng đóng vỉ Hiện nay, phân xởng lắp đặt 2 dây chuyền sản xuất: dây chuyền sản xuất viên nén và dây chuyền đóng nang (viên con nhộng)

 Phân xởng thuốc tiêm: chuyên sản xuất các loại thuốc dới dạng dung dịch

Sản phẩm của phân xởng này đợc đóng gói theo thể thức 1kg x 140hộp x

10ống Để phục vụ sản xuất, phân xởng cũng đợc lắp đặt hai dây chuyền sản

xuất là dây chuyền ống 1ml nhọn, bằng đáy và dây chuyền ống 2ml, 5ml và 10ml

 Phân xởng sản xuất bao bì: có nhiệm vụ trọng yếu là hoàn thiện bao bì trớc

khi đóng gói: dán túi, đóng vỏ hộp, thùng bằng bìa và bìa cát-tông

Để thuận lợi cho việc theo dõi sản xuất, mỗi phân xởng lại đợc tổ chức thành các

tổ, mỗi tổ có một nhiệm vụ chuyên môn riêng Phân xởng thuốc viên gồm: tổ pha chế,

tổ dập viên, tổ trình bày và tổ kiểm nghiệm Phân xởng thuốc tiêm gồm: tổ pha chế, tổ

đóng ống, hàn ống và tổ kiểm nghiệm

Các thành viên trong phân xởng gồm có:

 Quản đốc: là ngời đứng đầu phân xởng, có trách nhiệm điều hành và quản lý

toàn bộ hoạt động sản xuất tại phân xởng

Quản đốc nhận lệnh sản xuất từ giám đốc hoặc phó giám đốc, tiếp nhận chứng từ kế toán liên quan sản xuất từ phòng Kế hoạch và tập hợp chứng từ xác nhận lao động gửi lên phòng Tài chính.

 Phó quản đốc: có vai trò quan trọng trong việc đôn đốc và theo dõi quá trình

làm việc của công nhân đồng thời là ngời giúp việc cho quản đốc, đặc biệt trong công việc quản lý tài sản trong phân xởng

 Kỹ thuật viên: có nhiệm vụ kiểm tra, hớng dẫn quy trình sản xuất thành

phẩm và bán thành phẩm ngay tại phân xởng theo yêu cầu của phòng Kỹ thuật

Kỹ thuật viên cũng là ngời tham gia lập và hoàn thành chứng từ, xác nhận tiêu chuẩn kỹ thuật của vật t, sản phẩm, hàng hoá

 Công nhân: là những ngời lao động trực tiếp làm ra sản phẩm và là một mắt

xích trong cả một dây chuyền công nghệ khép kín

Công nhân là đối tợng trực tiếp để hình thành chứng từ lao động và tiền

l-ơng, phục vụ yêu cầu công tác quản lý và công tác kế toán tiền lơng

Hiện tại, hai phân xởng thuốc viên và thuốc tiêm đều đang đợc đầu t, cải tạo, nâng cấp dây chuyền sản xuất, trang bị hệ thống làm lạnh trung tâm, máy đóng hàn tự

động, máy bao phim và nhiều máy móc khác phục vụ sản xuất Trong thời gian tới, Xí nghiệp sẽ cố gắng nhập thêm các máy móc hiện đại từ các nớc phơng Tây, nâng cấp các phòng nghiên cứu, kiểm nghiệm nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm

Để tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tốt và hiệu quả, Xí nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp Sự phù hợp này không chỉ về thực tiễn công tác kinh doanh, công tác kế hoạch, công tác quản lý tài chính mà còn về quy chế, yêu cầu và nhiệm vụ của Bộ Quốc phòng Trên cơ sở hệ thống tổ chức sản xuất đặc thù với quy trình sản xuất hàng loạt dới hai dạng sản phẩm chủ yếu, Xí nghiệp Dợc phẩm 120

tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, bộ máy quản lý với quy mô nhỏ,

t-ơng đối gọn nhẹ

Bộ máy quản lý của Xí nghiệp gồm: 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 7 phòng ban

Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy quản lý

 Giám đốc: ngời có quyền hành cao nhất trong Xí nghiệp về toàn bộ hoạt động

quản lý tài sản, nguồn vốn và tiến trình hoạt động trong đơn vị

Giám đốc có quyền quyết định cuối cùng không chỉ đối với công tác lập

và luân chuyển chứng từ mà còn đối với những biến động tình hình tài chính trong Xí nghiệp thông qua ký duyệt, đóng dấu

 Phó giám đốc: là ngời giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động trong Xí

nghiệp, vừa có nghĩa vụ hoàn thành tốt các công việc giám đốc giao vừa có quyền bàn bạc, góp ý kiến nhằm đẩy mạnh hoạt động sản xuất

Phó giám đốc trong một số trờng hợp có toàn quyền quyết định phê chuẩn việc lập và theo dõi công tác luân chuyển các chứng từ, đặc biệt chứng từ vật t (sản phẩm, hàng hóa) nhằm xúc tiến kế hoạch sản xuất và rút ngắn chu kỳ tuần hoàn vốn

 Phòng Hành chính: đợc thành lập để bảo đảm hoạt dộng cho Xí nghiệp trong

công tác hành chính hậu cần nh văn th, lễ tân, tiếp khách làm việc, công vụ, công tác y tế bảo vệ

Các thành viên trong phòng đều có nghĩa vụ bảo vệ, quản lý tài sản của phòng cũng nh nơi tiếp khách Họ là những ngời có vai trò mở đầu cho một quá trình hình thành luân chuyển các chứng từ với t cách là chủ thể của các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công tác hành chính Họ cũng là ngời trực tiếp lập 1 số chứng từ gốc nh: Giấy đề nghị tạm ứng, và tham gia vào quá trình luân chuyển chứng từ đó từ giám đốc đến Kế toán phần hành và Thủ quỹ, Thủ kho

 Phòng Kế hoạch tổng hợp: có nhiệm vụ khai thác các nguồn thu mua vật t

cho sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất dựa trên các chỉ tiêu đợc giao và hợp đồng với khách hàng, tham mu trong xây dựng định hớng phát triển ngắn hạn và dài hạn

Ban chính trị

Phòng

Kế hoạch

Phòng tài chính

Phòng kiểm nghiệm

Phòng

kỹ thuật

Phòng có vai trò quan trọng trong việc lập các chứng từ liên quan đến vật

t, kế hoạch sản xuất và luân chuyển những chứng từ này đến ngời có nhu cầu,

có trách nhiệm sản xuất Phòng tổ chức lập và luân chuyển chứng từ theo quy

định và phản ánh chính xác tình hình thực tế, góp phần lành mạnh hóa công tác quản lý tài chính

 Ban Thị trờng: có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ sản phẩm và quảng cáo tiếp thị,

quan hệ ngoại giao mở rộng thị trờng

Tại các Cửa hàng tiêu thụ sản phẩm thuộc sự quản lý của Ban thị trờng

có vai trò khá quan trọng trong hình thành một số chứng từ liên quan tiêu thụ phục vụ công tác thanh toán ngay, từ đó thông qua ban Thị trờng chuyển chứng từ đến phòng Tài chính để theo dõi tình hình tiêu thụ và quản lý tài chính

 Phòng Tài chính: có nhiệm vụ quản lý tiền vốn của Xí nghiệp, kiểm tra, theo

dõi việc chi tiêu, thực hiện thống kê, hạch toán, phân tích hoạt động tài chính phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh, thực hiện thanh toán với cán bộ công nhân viên, thanh quyết toán trích nộp Ngân sách, đồng thời tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh

Phòng Tài chính vừa là nơi lập các chứng từ thu-chi tài chính hoặc tiếp nhận chứng từ từ phòng, ban, bộ phần khác và từ bên ngoài đơn vị, rồi luân chuyển đến nơi có liên quan vừa là nơi cuối cùng tập hợp tất cả chứng từ để tiến hành phân loại, ghi chép, bảo quản, lu trữ nhằm theo dõi, tổng hợp và kiểm tra tình hình tài chính

 Phòng Kiểm nghiệm: có nhiệm vụ thực hiện chức năng kiểm tra phân tích

chất lợng nguyên vật liệu trớc khi sản xuất, bán thành phẩm và thành phẩm sau khi sản xuất

Cán bộ phòng Kiểm nghiệm có nghĩa vụ bảo đảm việc hình thành trọn

bộ chứng từ cho một đối tợng quản lý hay nghiệp vụ kinh tế bằng cách lập và xác nhận các chứng từ kiểm nghiệm chất lợng, tạo điều kiện cho công tác luân chuyển chứng từ diễn ra đúng quy trình và hợp lệ

 Phòng Kỹ thuật: tính toán các định mức tiêu hao vật liệu, tổ chức nghiên cứu

chế ra các sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất, đồng thời hớng dẫn xây dựng cũng nh theo dõi toàn bộ quy trình sản xuất sản phẩm

Công tác quản lý tài chính đợc phòng thực hiện gián tiếp thông qua tổ chức hợp lý yêu cầu và cách thức chế tạo sản phẩm, một yêu tố đầu ra của quy trình sản xuất tác động trực tiếp đến tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của đơn vị

 Ban Chính trị: có nhiệm vụ chỉ đạo công tác Đảng, công tác Đoàn thanh

niên, Hội phụ nữ, Công đoàn, các hoạt động an ninh trật tự, văn hoá văn nghệ trong toàn Xí nghiệp

Bất cứ hoạt động gì cũng phải cần đến kinh phí cho nên với quyền hạn và nghĩa vụ của mình, ban Chính trị còn có nghĩa vụ tham gia quản lý thu-chi tài chính trong phạm vi hoạt động của mình, chứng thực cho các chứng từ đã lập và luân chuyển đến phòng Tài chính

Nh vậy, mỗi phòng ban trong Xí nghiệp có quyền hạn nghĩa vụ rõ ràng nhng lại

có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, xuyên suốt từ trên xuống dới, bảo đảm tính liên tục, phù hợp của quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách, vừa bảo đảm nguyên tắc "bất kiêm nhiệm" mà vẫn tránh sự lãng phí về nhân lực, vật lực Với mô hình quản lý trực tuyến chức năng nh trên, các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mu cho ban lãnh

đạo về vấn đề chức năng nhiệm vụ và tổ chức, theo dõi hoạt động sản xuất tại phân ởng nhng không có quyền ra lệnh cho các phân xởng Tất cả hoạt động đợc thực hiện theo lệnh của giám đốc Xí nghiệp và chỉ tiêu của Cơ quan cấp trên

Qua mấy nét khái quát về Xí nghiệp Dợc phẩm 120 nêu trên, có thể nói, để cung cấp thông tin hữu ích cho công tác quản lý và sản xuất trong suốt mấy chục năm hình thành và phát triển, tổ chức kế toán của Xí nghiệp đã phải có rất nhiều đổi mới và hoàn thiện về mọi mặt

Trên cơ sở áp dụng Chế độ kế toán theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các Thông t sửa đổi của Bộ Tài chính, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đã có rất nhiều cố gắng trong nhiệm vụ hoàn thiện hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách

và báo cáo cho phù hợp với yêu cầu quản lý đổi mới tất yếu hiện nay

Tổ chức hạch toán tại Xí nghiệp đợc thực hiện trên 3 nội dung cơ bản: tổ chức

bộ sổ kế toán, tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán Trong đó, hệ

thống sổ tài khoản và tổ chức lao động kế toán thích hợp chính là phơng tiện và con ngời để hoàn thiện khối lợng công tác kế toán

Hiện nay, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đang sử dụng một máy vi tính tại phòng Tài

chính nhằm phục vụ cho công tác kế toán với phần mềm kế toán ứng dụng: BSC -

EFFECT Đây là phần mềm mà danh mục và kết cấu hệ thống chứng từ, sổ tài khoản

và báo cáo kế toán đợc thể hiện trên máy theo từng phần hành, trong đó ngời làm kế

toán bằng máy tính có thể xem, sửa, in theo các tiêu chí mà máy có nh: mã chứng từ,

thời gian phát sinh chứng từ, nhóm chứng từ, loại sổ tổng hợp hay chi tiết, báo cáo

tổng thể hay bộ phận Đây là những tính năng vợt trội so với kế toán thủ công

Phần mềm này có thể tiến hành tự động hoá từng phần hành cũng nh kết xuất báo

cáo theo bất kỳ hình thức tổ chức sổ nào vào thời điểm nào, tuy nhiên, để phù hợp với

hình thức "Chứng từ-ghi sổ" mà Xí nghiệp đã đăng ký với Bộ Tài chính, phần mềm đã

đợc thiết kế phục vụ chủ yếu cho hình thức này và phù hợp quy trình chung của cách

tổ chức sổ theo hình thức "Chứng từ-ghi sổ" Sổ sách và báo cáo đợc thiết kế và hoàn

thiện tự động trên máy, sau đó in ra giấy

Sơ đồ 8 : Trình tự kế toán máy tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp đợc chia thành các phần hành, mỗi phần

hành cụ thể hoá khối lợng công tác kế toán cho một đối tợng cụ thể Hiện tại, kế toán

Xí nghiệp có các phần hành sau:

 Kế toán tài sản cố định

 Kế toán vật t

 Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội

 Kế toán thanh toán

 Kế toán giá thành

Báo cáo

Chứng từ

Xử lý chứng Sổ quỹ Các phần

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp chi

Sổ tổng hợp

Báo cáo

 Kế toán tổng hợp

Phần mềm trên máy tính cũng đợc thiết kế các phần hành tơng ứng để phù hợp với công tác kế toán của Xí nghiệp Mặc dù vậy, muốn tổ chức phần lớn công tác kế toán trên máy trớc hết vẫn phải tổ chức sao cho phù hợp với đặc điểm đối t-ợng đợc tổ chức và yêu cầu của quản lý đối với nhiệm vụ của tổ chức

Sản phẩm của Xí nghiệp là các loại thuốc tân dợc có đặc tính đặc biệt, có ảnh hởng trực tiếp đến đời sống, sức khoẻ của con ngời, giá bán lại ít biến động trên thị trờng Do vậy, số lợng, chất lợng của yếu tố đầu vào cũng nh yếu tố đầu ra của Xí nghiệp đòi hỏi có công tác kế toán và kiểm tra kế toán khoa học, chính xác để ổn

định giá cả sản phẩm, giữ vững uy tín của đơn vị, của Tổng Công ty và ngành Công nghiệp Dợc

Ví dụ với phần hành kế toán vật liệu, kế toán viên không những có chuyên môn

về nghiệp vụ kế toán mà còn phải có kiến thức căn bản về các loại vật liệu Vật liệu sản xuất tân dợc phải bảo đảm đúng yêu cầu, tiêu chuẩn về số lợng, chủng loại, chất lợng và đặc biệt là hàm lợng và thời hạn sử dụng Muốn vậy, vật liệu trớc mua về tr-

ớc khi sản xuất cũng nh khi sản xuất, Xí nghiệp luôn phải có sự kiểm tra, theo dõi, kiểm định thật chính xác về tất cả các yêu cầu, tiêu chuẩn này của từng loại vật liệu.Hiện nay, vật liệu dùng cho sản xuất của Xí nghiệp chủ yếu mua ngoài, các loại hoá chất phần lớn là hàng ngoại nhập mua của các Công ty Dợc phẩm đã đợc

Bộ Y tế và Bộ Thơng mại kiểm duyệt cấp giấy phép nh: Công ty Dợc phẩm TWII, Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội , còn các loại phụ gia khác mua của các Công ty có uy tín trong nớc

Nguồn vốn sử dụng để mua vật liệu gồm vốn Ngân sách quốc phòng cấp, vốn

tự có và vốn vay của ngân hàng

Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp là thiết kế khối lợng công tác kế toán theo 3 giai đoạn của quá trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ, giai đoạn ghi sổ tài khoản và giai đoạn lập báo cáo kế toán Quy trình đợc bắt đầu từ lập chứng từ gốc và luân chuyển chứng từ giữa các phòng (ban), cập nhật

số liệu trên chứng từ vào máy, sau khi thực hiện các bút toán định khoản, kết chuyển và phân bổ trên máy, máy tính sẽ tự động kết xuất các Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và báo cáo kế toán theo yêu cầu Nhìn chung, chu trình kế toán trên máy nh sau:

Chứng từ Tính giá Đối ứng tài khoản Tổng hợp-cân đối

Tổ chức công tác kế toán theo các bớc cụ thể sau:

Buớc 1:Tổ chức giai đoạn hạch toán ban đầu:

 Tổ chức phân loại và đánh giá đối tợng hạch toán:

Đối với mỗi đối tợng hạch toán có các cách phân loại khác nhau tuỳ theo yêu cầu sử dụng và quản lý Tài sản cố định đợc phân loại theo từng phân xởng, từng tổ sản xuất ; thành phẩm đợc phân loại theo công dụng và hình thái vật chất; các nghiệp vụ thanh toán đợc phân loại theo hình thức thanh toán là tiền mặt, séc, tiền gửi ngân hàng hay trả chậm Riêng vật liệu của Xí nghiệp chủng loại nhiều, thành phần phong phú, lại có thêm nhiều chất phụ gia khác, tính chất lý hoá rất khác nhau, do đó việc phân loại vật liệu tại Xí nghiệp đợc tiến hành dựa trên tính chất và vai trò từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất Dựa vào tiêu thức này, vật liệu của

Xí nghiệp đợc phân chia làm 5 loại:

Vật liệu chính: gồm những loại hoá chất cấu thành nên thực thể sản phẩm là

các loại thuốc phòng chữa bệnh nh: Ampixicilline, Erythromycin, Atropin, Novocain, Lidocain

Vật liệu phụ: các loại phụ gia kết hợp vật liệu chính chế tạo ra sản phẩm hoàn

chỉnh gồm: bột sắn, bột tal, bột rắc chân, các loại dung dịch Axid

Nhiên liệu: que hàn, xăng, dầu

Phụ tùng thay thế: gồm các loại nh cầu dao điện, dây coroa, vòng bi

Bao bì đóng gói: đợc xếp vào 1 trong 5 loại vật liệu cơ bản tham gia vào quá

trình sản xuất sản phẩm bởi nó việc sản xuất bao bì đóng gói chiếm một phần khá quan trọng khi mà một hộp thuốc có thể có tới 3, 4 lần bao bì, ví dụ nh đóng 10 viên/1 vỉ, 10 vỉ/1 hộp, 10 hộp/1 kiện , hơn nữa chi phi bao bì là khá lớn bởi không những gồm chi phí sản xuất, chí phí đóng gói mà còn chi phí in ấn, thiết kế mẫu mã

Ngoài ra, để thuận lợi cho công tác quản lý và công tác hạch toán theo dõi vật liệu, các loại vật liệu đợc dự trữ, bảo quản tại 2 kho vật liệu:

Kho A: chứa các hoá chất và các loại tá dợc khác Kho có 2 gian: 1 gian để các

loại hoá chất độc, 1 gian để các loại hoá chất thông thờng và tá dợc khác

Kho B: kho chứa các bao bì đóng gói và phụ tùng thay thế.

Tại các kho, vật liệu đợc bố trí, sắp xếp ngăn nắp, bảo quản theo đúng yêu cầu

về điều kiện nhiệt độ, ánh sáng, môi trờng bảo đảm vật liệu giữ nguyên phẩm chất khi xuất kho đa vào sản xuất

Tổ chức tính giá ở Xí nghiệp Dợc phẩm 120 thờng tiến hành chủ yếu đối với vật liệu đầu vào và thành phẩm hoàn thành Các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu diễn

ra thờng xuyên, biến động không lớn nên Xí nghiệp sử dụng phơng pháp kê khai ờng xuyên và giá vốn thực tế để hạch toán hàng tồn kho Việc tính giá này đợc thực hiện trên máy dựa vào sự hỗ trợ của phần mềm Excel

th-Giá thực tế của vật liệu nhập kho của Xí nghiệp đợc xác định chủ yếu dựa vào giá mua thực tế vật liệu mua ngoài Chí phí vận chuyển do đơn vị bán chịu và nó đ-

ợc tính luôn vào giá của vật liệu mua về

Theo Hóa đơn GTGT ngày 10/5/2001, Xí nghiệp mua của Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội 150 kg hoá chất Erythromycin, giá mua ghi trên hoá đơn là 850.000 đồng/1 kg, thuế suất GTGT 5%

Theo hoá đơn trên trên, 850.000 đồng chính là đơn giá thực tế của vật liệu mua về và 850.000 đ/1 kg x 150 kg là giá thực tế của vật liệu nhập kho, và đó cũng

là giá trị để ghi vào sổ kế toán vật liệu

Giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho: đơn giá bình quân thực tế của vật liệu

đ-ợc tính mỗi khi có hàng nhập vào kho mỗi tháng và giá này sẽ đđ-ợc dùng để tính giá trị hàng xuất cho tới khi có đợt nhập hàng mới thì tính lại giá bình quân mới Đây là phơng pháp sử dụng giá bình quân gia quyền với đơn giá bình quân là đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập

Vật liệu Erythromycin tồn kho cuối tháng 4 là 250 kg với đơn giá bình quân 810.000 đồng/1 kg

Ngày 10/5/2001, theo Phiếu nhập kho số 05, Xí nghiệp nhập 150 kg Erythromycin mua của Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội với đơn giá 850.000

bình quân 1

kg = - =

825.000

 Tổ chức chứng từ:

Mỗi kế toán phần hành có nhiệm vụ lập hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài hay phòng (ban) khác, luân chuyển chứng từ đến ngời có nhu cầu, lu 1 liên của chứng từ để ghi sổ kế toán đồng thời bảo quản, lu trữ Danh mục chứng từ đợc lập tại mỗi phần hành gồm:

 Bảng thanh toán tiền lơng

 Danh sách lao động và quỹ lơng trích nộp BHXH

 Bảng thanh toán trợ cấp ốm đau thai sản

Kế toán thanh toán:

 Phiếu thu

 Phiếu chi

 Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Kế toán giá thành và kế toán tổng hợp không lập chứng từ mà chỉ tiếp nhận các

chứng từ đợc luân chuyển đến phục vụ công tác ghi chép và tổng hợp

Riêng phần hành kế toán vật liệu, chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất

không đợc lập tại Kế toán vật t mà đợc lập tại phòng Kế hoạch

• Tổ chức chứng từ nhập vật t:

- Loại chứng từ sử dụng:

Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp

Chứng từ vật t: Phiếu kiểm nghiệm

Phiếu nhập kho MS01-VT

- Quy trình luân chuyển:

Sơ đồ 9: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập vật liệu

Ngời nhận hàng Ban kiểm nghiệm Phòng Kế hoạch Nghiệp vụ (1) (2) (3)

nhập kho

Đề nghị nhập Lập Phiếu Lập Phiếu nhập kho

(1) Khi vật liệu đợc chuyển đến Xí nghiệp, nhân viên tiếp liệu mang theo hoá

đơn GTGT và mời Ban kiểm nghiệm xuống kho kiểm nghiệm vật liệu mua về

(2) Tại kho, Ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lợng, chủng loại, hàm lợng, thời

hạn của vật liệu; ngời giao hàng và thủ kho kiểm tra số lợng bằng phơng pháp kiểm

kê Sau khi đợc sự thống nhất của ba bên, Ban kiểm nghiệm lập Phiếu kiểm nghiệm

(3) Cán bộ phòng Kế hoạch căn cứ vào Hoá đơn GTGT và Biên bản kiểm

nghiệm mà nhân viên nhập liệu mang đến để viết Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần): liên 1 lu tại phòng Kế hoạch, liên 2 chuyển cho thủ kho, liên 3 giao cho ngời nhập liệu giữ làm căn cứ nhập kho vật liệu

Biểu số 1: Hoá đơn (GTGT)

Số l- ợng

đơn giá

Thành tiền

Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 6.375.000 Tổng cộng: 133.875.000

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm ba mơi ba triệu tám trăm bảy mơi lăm nghìn

đồng./

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

Biểu số 2: Phiếu kiểm nghiệm

Công ty Dợc và trang thiết bị y tế quân đội

Xí nghiệp Dợc phẩm 120

Tên mẫu kiểm nghiệm:

Erythromycin

Nơi lấy mẫu: Kho B-XNDP120

Số sản xuất: 04-010-080 Ngày lấy mẫu: 10/5/2001

Nơi sản xuât: Cty Dợc và vật t y tế

CL

Ngời lấy mẫu: DS Thanh

Hạn dùng: 5-2005 Quy cách đóng gói: mỗi kiện 50 kg

Yêu cầu kiểm nghiêm: Chất lợng

Thử theo tài liệu: tiêu chuẩn cơ sở

Kết quả kiểm nghiệm

Tính chất: Không màu, vị đắng Đúng