BỘ QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÒA NHÀ - FULL - 88pages - 1792020

Quản lý tòa nhà chung cư là gì? Quản lý toà nhà chung cư là công việc bao gồm một hoặc toàn bộ hoạt động liên quan đến toà nhà nhằm đảm bảo cho mọi dân cư sinh sống trong chung cư có một môi trường sống lành mạnh, an ninh, an toàn. Một chung cư bao gồm rất nhiều căn hộ, và số người sinh sống trong chung cư sẽ lên đến hàng trăm nghìn người, chính vì vậy việc quản lý toà nhà chung cư sẽ đòi hỏi một đơn vị quản lý chung cư chuyên nghiệp để có thể nhanh chóng đáp ứng mọi nhu cầu và khắc phục những lỗi kỹ thuật phát sinh để mang đến sự hài lòng cho toàn bộ cư dân sống trong chung cư.Quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Quản lý toà nhà văn phòng (khách sạn, văn phòng cho thuê làm việc, bệnh viện, trường học…) được hiểu là một hay toàn bộ các hoạt động liên quan đến quản lý toà nhà (giống như công việc quản lý chung cư), giúp cho mọi hoạt động liên quan trong toà nhà văn phòng diễn ra một cách thuận lợi , an toàn và nhanh chóng nhất. Giúp cho mọi đối tượng khách hàng đang làm việc và sử dụng dịch vụ tại toà nhà có cảm giác thoải mái và dễ dàng khai thác hiệu quả nhất tại văn phòng mà họ đang làm

Trang 1

CÔNG TY ………

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ TÒA NHÀ

Ban hành lần … Năm 2020

Page 1

Trang 2

LỜI NÓI ĐẦU

Quản lý tòa nhà chung cư là gì? Quản lý toà nhà chung cư là công việc bao gồm một hoặc toàn bộ hoạt động liên quan đến toà nhà nhằm đảm bảo cho mọi dân cư sinh sống trong chung cư có một môi trường sống lành mạnh, an ninh, an toàn Một chung cư bao gồm rất nhiều căn hộ, và số người sinh sống trong chung cư sẽ lên đến hàng trăm nghìn người, chính vì vậy việc quản lý toà nhà chung cư sẽ đòi hỏi một đơn vị quản lý chung cư chuyên nghiệp để có thể nhanh chóng đáp ứng mọi nhu cầu và khắc phục những lỗi kỹ thuật phát sinh để mang đến sự hài lòng cho toàn bộ cư dân sống trong chung cư

Quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Quản lý toà nhà văn phòng (khách sạn, văn phòng cho thuê làm việc, bệnh viện, trường học…) được hiểu là một hay toàn bộ các hoạt động liên quan đến quản lý toà nhà (giống như công việc quản lý chung cư), giúp cho mọi hoạt động liên quan trong toà nhà văn phòng diễn ra một cách thuận lợi , an toàn và nhanh chóng nhất Giúp cho mọi đối tượng khách hàng đang làm việc và sử dụng dịch vụ tại toà nhà có cảm giác thoải mái và dễ dàng khai thác hiệu quả nhất tại văn phòng mà họ đang làm việc

Người đứng đầu trong Ban quản lý tòa nhà là Trưởng Ban quản lý tòa nhà, thường tổ chức gọn nhẹ gồm 2 bộ phận: Bộ phần hành chính và Bộ phận kỹ thuật

Chúng tôi đã tham gia đào tạo nội bộ, theo dõi và đánh giá kết quả ở nhiều tổ chức quản

lý tòa nhà, và đã rút ra nhiều bài học kinh nghiệm, cũng như nhận dạng được những sự thiếu sót, yếu kém trong công tác quản lý tòa nhà Từ đó chúng tôi luôn luôn nghiên cứu cải tiến tư vấn những Quy trình cho phù hợp, nhằm duy trì việc nâng cao quản lý có hiệu quả và giảm rủi ro

Chúng tôi cũng nhận thấy nhiều tổ chức quản lý chưa thiết lập quy trình để quản lý, và cũng có những tổ chức đã thiết lập nhưng nội dung mang tính chất tự phát từ kinh nghiệm, mang tính pháp lý giấy tờ, chưa thực sự dựa trên một Tiêu chuẩn nào Quy trình chúng tôi

tư vấn được soạn thảo phù hợp với Hệ thống quản lý chất lượng ISO

Việc hoàn thành trách nhiệm quản lý tòa nhà phải hoàn thành hai nội dung:

 Hoàn thành các M ục tiêu mà công ty mình đưa ra

 Đáp ứng các yêu cầu của các bên liên quan

Vì thế, anh chị phải dựa trên các văn bản pháp lý về yêu cầu của Nhà nước và Khách hàng về quản lý tòa nhà, anh chị phải thiết lập các Yêu cầu của các bên liên quan, và anh chị có trách nhiệm phải đáp ứng để phù hợp với luật pháp

Bộ Quy trình này bao gồm 23 quy trình và 10 Biểu mẫu soạn sẵn

Chúc các anh chị áp dụng thành công, mọi thắc mắc xin được phản hồi

Trang 3

QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH

QUY TRÌNH BẢO TRÌ

DANH MỤC QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÒA NHÀ

Page 2

Trang 4

TỔ ĐIỆN

TRƯỞNG BAN QLTN

TỔ THANG MÁY

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

BỘ PHẬN BẢO VỆ

BỘ PHẬN

VỆ SINH

Đính kèm Sơ đồ tổ chức này là Bảng phân công nhiệm vụ

BỘ PHẬN CÂY XANH

BAN TỔNG GIÁM ĐỐC

Page 3

Trang 5

QUY TRÌNH CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG – QT 01

I MỤC ĐÍCH

Quy trình này được ban hành và áp dụng nhằm:

- Tiếp nhận giải quyết các yêu cầu và khiếu nại của khách hàng

- Nâng cao chất lượng dịch vụ thông qua việc tiếp thu và giải quyết khiếu nại của khách hàng kịp thời, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và uy tín của Công ty

II PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

- Các Ban QLTN trực thuộc Công ty và các Nhà thầu phụ của Công ty

- Người phụ trách công tác quản lý, giám sát, vận hành toà nhà

- Các bên có liên quan

III TÀI LIỆU LIÊN QUAN

- Bộ TCVN ISO 9000

- Quy chế tổ chức điều hành Công ty Cổ phần Địa ốc Sài Gòn Thương Tín

- Quyết định số 08/2008/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng: về việc ban hành Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư

- Các Quy định của nhà nước hiện hành về quản lý và vận hành nhà chung cư

IV ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

- “Ban QLTN”: là Ban quản lý tòa nhà đại diện Chủ đầu tư tổ chức vận hành hoạt động của tòa nhà

- “TB QLTN”: là Trưởng ban quản lý tòa nhà, người chịu trách nhiệm mọi hoạt động của tòa nhà

- “BP KT”: là bộ phận kỹ thuật thuộc Ban quản lý tòa nhà

- “TBP KT”: là Trưởng bộ phận kỹ thuật – phụ trách BP KT thuộc Ban quản lý tòa nhà

- “NV KT”: là nhân viên kỹ thuật ca, trực thuộc BP Kỹ thuật - Ban QLTN

- “NT”: là nhà thầu thi công/bảo trì các hạng mục tại tòa nhà

- “KH”: là khách hàng, là cư dân (mua/thuê căn hộ), khách hàng thuê (diện tích thương

mại/văn phòng), người bên ngoài tòa nhà liên hệ công tác tại tòa nhà

- “BP CSKH”: là bộ phận chăm sóc khách hàng – thuộc Ban quản lý tòa nhà

- “NV CSKH”: là nhân viên chăm sóc khách hàng thuộc BP CSKH - Ban QLTN

Page 5

Trang 6

Khi có khách hàng khiếu nại, người tiếp nhận có trách nhiệm:

- Trả lời ngay cho khách hàng đối với các sự việc đơn giản, đã có quy định chủ trương của Ban QLTN hoặc của Chủ đầu tư đã có quy định trong hợp đồng với khách hàng

- Nếu thuộc các trường hợp sửa chữa hư hỏng về căn hộ, người tiếp nhận yêu cầu khách hàng điền vào Đơn khiếu nại và chuyển

về Bộ phận CSKH

- NV CSKH -Phiếu yêu cầu của khách hàng

2

Kiểm tra,phản hồi

Kiểm tra sự khiếu nại, đề xuất hướng giải quyết, chuyển cho bộ phận có liên quan thực hiện

- NV CSKH

3 Xử lý phản hồi

- Hàng ngày BP DVKH chuyển file danh sách khách hàng khiếu nại trong ngày cho BP KT và các

bộ phận khác có liên quan tiếp nhận xử lý

- BP KT tổng hợp phiếu phản hồi

và đơn của KH sau đó lên lịch hẹn khách hàng xử lý các hạng mục hết hạn bảo hành

- BP KT liên hệ với các nhà thầu cung cấp vật tư tiến hành sửa chữa đối với các hạng mục còn bảo hành

- BP KT

- NV CSKH

4

Kiểm tra kết quả

- BP KT kết hợp với nhà thầu sửa chữa và kiểm tra kết quả sau khi

đã giải quyết xong

- Theo dõi và thường xuyên gọi điện thoại, mail nhắc nhở các đơn

vị có liên quan sớm xử lý hoàn tất

sự cố

- BP KT

- NV CSKH

-Phiếu yêu cầu đã ghi kết quả xử lý Page 6

Trang 7

QUY TRÌNH CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG – QT 01

liên quan

- Kiểm tra kết quả xử lý

Ghi và ký vào Phiếu yêu cầu đã được giải quyết

Page 7

Trang 8

QUY TRÌNH ỨNG PHÓ KHẪN CẤP DẬP TẮT LỮA – QT 02

I MỤC ĐÍCH

- Thiết lập quy trình ứng phó khẩn cấp dập tắt lửa nhằm có biện pháp ứng phó kịp thời sự cố có đám cháy xảy ra trong quá trình vận hành tòa nhà

- Nhằm đảm bảo an toàn cho khách hàng, nhân viên trong tòa nhà khi xảy ra sự cố khẩn cấp

- Làm cơ sở để bộ phận kỹ thuật tại toà nhà phối hợp tốt với các bên liên quan hoàn thành tốt công việc

- Toàn thể nhân dân trong tòa nhà

- Quy chế tổ chức điều hành Công ty

- “PCCC”: có nhiệm vụ cứu hỏa, chuyên dập tắt các đám cháy, các tai nạn liên quan đến lửa trên

toàn quốc., ngoài ra cảnh sát PCCC còn kiêm luôn nhiệm vụ cứu hộ khi cần thiết

- “Ban QLTN”: là Ban quản lý tòa nhà đại diện Chủ đầu tư tổ chức vận hành hoạt động của tòa nhà

- “TB QLTN”: là Trưởng Ban quản lý tòa nhà, người chịu trách nhiệm mọi hoạt động của tòa nhà

- “BP KT”: là bộ phận kỹ thuật thuộc Ban quản lý tòa nhà

- “TBP KT”: là Trưởng bộ phận kỹ thuật - phụ trách BP KT thuộc Ban quản lý tòa nhà

- “NV KT”: là nhân viên kỹ thuật ca, trực thuộc BP Kỹ thuật - Ban QLTN

- “NT”: là nhà thầu thi công/bảo trì các hạng mục tại tòa nhà

- “KH”: là cư dân (mua/thuê căn hộ)/, khách hàng thuê (diện tích thương mại/văn phòng), người

bên ngoài tòa nhà liên hệ công tác tại tòa nhà

Page 8

Trang 9

- Báo động để mọi người biết, di tản bằng thang thoát hiểm (tuyệt đối không dùng thang máy)

- Ngắt điện khu vực xảy ra cháy

-Báo cho lực lượng PCCC theo số điện thoại 114, nói ngắn gọn nơi cháy, nguồn lữa gây ra cháy

- Sử dụng các phương tiện chữa cháy tại chỗ để dập tắt đám cháy

Tổ PCCC

-Danh sách điện thoại các cơ quan PCCC gần nhất

-Danh sách nhân

sự Tổ PCCC được phân công nhiệm

2 Phương tiện: Bình bột, bình CO2

và vòi nước chữa cháy

-Tổ PCCC -TBQLTN -Toàn bộ

-Báo cáo đánh giá kết quả diễn tập định kỳ

Trang 10

- Cắt cầu dao điện nơi xảy ra cháy

- Cô lập đám cháy, di dời tài sản ra khỏi đám cháy

- Hướng dẫn mọi người thoát hiểm bằng đường nhanh nhất

- Nếu thấy đám cháy có khả năng lan rộng ngoài tầm kiểm soát lập tức gọi đội PCCC chuyên nghiệp

- Tổ chức mở đường cho xe cứu hỏa chữa cháy và tiếp nước

- Tổ chức cứu người, sơ cứu người bị nạn

- Tổ chức bảo vệ hiện trường

-Kiểm tra và báo cáo cáo kết quả

-Tổ PCCC -TBQLTN -Toàn bộ nhân viên

-Báo cáo nhanh sự

cố xảy ra

7

Lập biên bản sự việc chi tiết, phục vụ công tác điều tra, xác minh làm rõ vụ việc, thực hiện việc xử lý sự cố theo

quy trình

-Tổ PCCC -TBQLTN

- Biên bản kết quả

xử lý sự cố -Báo cáo kết quả giải quyết sự cố

VI BIỂU MẪU ÁP DỤNG VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN:

Kết thúc

Triển khai &

Kiểm tra KQ

Page 10

Trang 11

QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC BẢO VỆ - QT 03

I MỤC ĐÍCH

- Quản lý tốt công tác bảo vệ đảm bảo an ninh trật tự, tài sản và cho toàn bộ cư dân sinh sống tại tòa nhà

- “Ban QLTN”: là Ban quản lý tòa nhà đại diện Chủ đầu tư tổ chức vận hành hoạt động của tòa

nhà

- “TB QLTN”: là Trưởng ban quản lý tòa nhà, người chịu trách nhiệm mọi hoạt động của tòa nhà

- “TBP KT”: là Trưởng bộ phận kỹ thuật – phụ trách BP KT thuộc Ban quản lý tòa nhà

- Đội “Bảo vệ”: là tổ chức do Ban QLTN thiết lập hoặc thuê thầu phụ có nhiệm vụ bảo vệ đảm bảo

an ninh trật tự, tài sản và cho toàn bộ cư dân sinh sống tại tòa nhà

Page 11

Trang 12

- Đơn vị bảo vệ

- Phương án bảo vệ

2 Trưởng Ban QLTN kiểm tra và phê duyệt phương án

-TB QLTN

- Phương án bảo vệ được phê duyệt.

3

Nội dung thực hiện bảo vệ :

a Đối với sự cố hỏa hoạn

b Có người bị thương, tai nạn trong tòa

nhà

c Mang tài sản bất hợp pháp ra ngoài

d Nhân viên làm việc ngoài giờ

e Động đất – Cách ứng phó động đất

f Giông bão

g Kẻ gian đột nhập vào toà nhà

h Gây rối trật tự công cộng

i Mất kính xe ô tô

j Đe dọa đặt bom, mìn khủng bố

k Sự cố hỏng thang máy

l Hai xe ô tô va quẹt nhau gây cản trở

giao thông nội bộ

m Hai xe ô tô va chạm có người bị

thương hoặc tử vong làm ùn tắc giao thông nội bộ

n Xe khách và xe nội bộ đang chạy

trong tòa nhà bị chết máy

o Thiết bị hoặc các vật dụng, tài sản

của tòa nhà bị hư hại do xe đụng

(Triển khai chi tiết theo Phụ lục của Qui chế quản lý tòa nhà)

-TK Ban -TB QLTN

-Đội trưởng đội bảo vệ

- Phiếu kiểm tra

4

Công tác giám sát bao gồm:

a Thực hiện giám sát

b Xác nhận Phiếu bảo vệ hàng ngày

c Xác định phương án giải quyết sự cố-nếu có

d Theo dõi quá trình khắc phục, phòng ngừa

-Đội trưởng đội bảo

vệ

-TK Ban -TB QLTN

- Phiếu kiểm tra -Báo cáo sự cố-nếu

Trang 13

B Lưu đồ Diễn giải Trách

nhiệm

Biểu mẫu liên quan

vệ

-TK Ban -TB QLTN

- Báo cáo tuần

- Báo cáo tháng.

1 Phiếu theo dõi công tác bảo vệ hàng ngày MẪU 4

3 Báo cáo công việc bảo vệ tuần & tháng MẪU 6

Kết thúc

Page 13

Trang 14

QUY TRÌNH GIỮ XE – QT 04

I MỤC ĐÍCH

- Kiểm soát được trật tự và số lượng xe ra vào tòa nhà tránh để xảy ra trường hợp mất mát xe của cư dân và

xe của khách hàng đến liên hệ công việc

nhà

Page 14

Trang 15

Nhà thầu

Phương án giữ xe

Phương án giữ xe được phê duyệt.

3

- Nhà thầu tiến hành trang bị trang thiết

bị cần thiết phục vụ công tác giữ xe (theo yêu cầu của chủ đầu tư): camera, thẻ từ, kẻ sơn, vạch …

- Ngăn khu vực cho từng loại xe: xe 4 bánh, xe hai bánh, xe đạp…

Nhà thầu -Nội qui giữ xe

phiếu kiểm tra bao gồm:

a Thực hiện giám sát, phát hiện những vi phạm so với qui chế

b Ghi vào phiếu kiểm tra

c Xác định phương án giải quyết

d Theo dõi quá trình khắc phục, phòng ngừa

- Nhà thầu

- TK Ban -Phiếu kiểm tra

Trang 16

- TK Ban.

- TB QLTN

- Báo cáo tháng

Kết thúc

Page 16

Trang 17

QUY TRÌNH PHƯƠNG ÁN TẬP HỢP KHẨN CẤP – QT 05

I MỤC ĐÍCH

- Nhằm tập hợp khẩn cấp nhân sự xử lý sự cố trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà

I PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

- Toàn bộ nhân dân trong tòa nhà và các bên có liên quan

II TÀI LIỆU LIÊN QUAN

III ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

nhà

Page 17

Trang 18

vệ, kỹ thuật, Ban QLTN và các cấp có thẩm quyền biết sự việc

- Căn cứ tốc độ lây lan của ngọn lửa

- Căn cứ vào vật liệu, địa hình, địa vật tại nơi cháy và khu vực lân cận

- Tham mưu cho các cấp về công tác PCCC

2 Đe dọa đặt bom, mìn khủng bố:

Khi xảy ra các trường hợp này, Bp Kỹ thuật phải hội ý với BQLTN, xác minh

kỹ nội dung đe dọa (tính chất, thời điểm, hành vi đe dọa,…), ai là người trực tiếp nhận được điện thoại, thư và

đe dọa việc gì, đe dọa ai,

3 Gây rối trật tự công cộng:

Gây rối thường xuất phát từ những mâu thuẫn cá nhân với cá nhân, giữa khách

và nhân viên, giữa nhóm này và nhóm khác theo nhiều tình tiết, cấp độ

4 Các sự cố khác Khi có bất kỳ sự việc, sự cố nào xảy ra ngoài phạm vi của lực lượng bảo vệ cần thông báo ngay cho Ban Giám Đốc tòa nhà, Ban quản lý tòa nhà và các cơ quan chức năng liên quan để giải quyết kịp thời

Trang 19

3

1 Nếu là đám cháy:

- Cúp cầu dao chính ngăn ngừa các thiết

bị điện chập mạch gây cháy nổ dây chuyền

- Phát động báo cháy: ngoài đập kính,

hô lớn còn có thể dùng nhiều biện pháp khác như: đánh kẻng, thổi còi hay làm bất cứ hành động gì để mọi ở người gần đó chú ý di tản hoặc trợ giúp

- Ngay lập tức phải xem xét nếu thấy người bị nạn phải cứu chữa kịp thời

- Gọi điện thoại cho Đội cảnh sát PCCC

114 thông báo

- Mở nhanh các lối thoát hiểm để mọi người thoát ra ngoài

- Chú ý hướng gió di tản mọi người cho

an toàn, không được di tản xuôi theo chiều gió

- Dùng tất cả các phương tiện sẵn có để chữa cháy

- Chuẩn bị nhanh chóng, thuận lợi lối đi lại cho xe cứu hỏa, cứu thương

- Xác định nơi có thể ùn tắc do con người như: cửa thoát hiểm, bãi xe, nơi

để đồ nhân viên, nơi có tài sản Để điều động nhân viên giám sát, đảm bảo

- Chú ý không cho kẻ xấu lợi dụng như:

đột nhập, tẩu tán, trộm cắp, cướp giật

Nhân viên

kỹ thuật

-Biên bản họp phân tích sự cố -Báo cáo sự cố xảy ra và cách giải quyết

Xử lý

Sự cố

Page 19

Trang 20

quyền

2 Đe dọa đặt bom, mìn khủng bố:

- Tham mưu và lấy ý kiến của lãnh đạo, khách hàng, xem có nên trình báo cho công an biết hay không? Mặt khác phải thông báo cho Ban chỉ huy đội, phòng nghiệp vụ và đội cơ động giám sát của công ty bảo vệ biết để tiến hành hỗ trợ, ổn định lại tâm lý, tình hình và siết chặt an ninh Nếu sự việc nghiêm trọng và đã báo với các cơ quan chức năng thì bảo vệ phải hỗ trợ báo cáo tình hình trong và ngoài mục tiêu một cách cụ thể để công an có hướng giải quyết tốt nhất

3 Gây rối trật tự công cộng

- Với bất kỳ trường hợp nào thì cũng phải có mặt kịp thời, can thiệp ngay khi còn chưa căng thẳng bằng cách giải thích, khuyên can, hòa giải, cách

ly Nếu cần thiết có thể mời BQLTN đến giải thích cho êm thấm, không nên

để sự việc trở nên căng thẳng hay ẩu

đả nhau rồi mới can thiệp Trong tòa nhà nếu cá nhân của công ty này cự cãi với cá nhân công ty kia thì có thể mời đại diện hai đơn vị cùng các cá nhân có liên quan tổ chức họp và hòa giải Tương tự như vậy, giữa bộ phận này với bộ phận khác thì mời lãnh đạo cấp cao hơn của khách hàng đến giải quyết

4 Các sự cố khác

- Nhân viên kỹ thuật, bộ phận bảo vệ và càc bộ phận có liên quan có mặt kịp

Page 20

Trang 21

QUY TRÌNH PHƯƠNG ÁN TẬP HỢP KHẨN CẤP – QT 05

B Lưu đồ Diễn giải công việc nhiệm Trách Biểu mẫu

liên quan

thời nhằm xử lý sự cố tránh các trường hợp đáng tiếc xảy ra

V BIỂU MẪU ÁP DỤNG VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN:

Page 21

Trang 22

QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU TÒA NHÀ – QT 06

I MỤC ĐÍCH

- Thống nhất cơ chế, trình tự thực hiện hoạt động kiểm soát, quản lý, lưu trữ, thanh lý hồ sơ phát sinh trong quá trình tác nghiệp của quản lý tòa nhà

- Đảm bảo tính nguyên vẹn, bảo mật, an toàn trong quá trình lưu trữ, bàn giao hồ sơ giữa các đơn

vị

- Đảm bảo khả năng truy cập thông tin hồ sơ lưu trữ nhanh chóng trong quá trình sử dụng

- Quy chế tổ chức điều hành của Công ty

nhà

- “TB QLTN”: là Trưởng ban quản lý tòa nhà, người chịu trách nhiệm mọi hoạt động của tòa

nhà

- “KH”: là cư dân (mua/thuê căn hộ), khách hàng thuê (diện tích thương mại/văn phòng), người

- “Hồ sơ tài liệu”: là các loại giấy tờ, văn bản hoặc file dữ liệu liên quan đến tòa nhà và các chủ

hộ có liên quan Hồ sơ tài liệu bao gồm Dự án đầu tư, thiết kế, hồ sơ thi công & nghiệm thu, hồ

sơ chủ quyền các căn hộ, hồ sơ quản lý bảo trì tòa nhà, hồ sơ giải quyết với các chủ hộ tòa nhà

Page 22

Trang 23

QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU QUẢN LÝ TÒA NHÀ – QT 06

- Xác định hồ sơ tài liệu bản giấy

- Xác định hồ sơ tài liệu file mềm

- Thực hiện lưu trữ bản giấy và file mềm theo yêu cầu của BXD

- Thư ký

-Danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ trên bản giấy -Danh mục hồ sơ tài liệu trên File mềm

2

- Loại bỏ những phiên bản trùng lắp, không có giá trị lưu trữ

- Cập nhật danh mục văn bản khi có thay đổi

- Sắp xếp hồ sơ đúng quy trình

- Kiểm soát các thư mục lưu trữ file mềm trên máy tình văn phòng Tòa nhà

- Thư ký

-Danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ trên bản giấy-Cập nhật

-Danh mục hồ sơ tài liệu trên File mềm – Cập nhật.

3

- Cung cấp hồ sơ tài liệu khi có yêu cầu như: bản vẽ cho các hộ sửa nhà, bản vẽ phục vụ bảo hành tòa nhà …

- Ban QLTN

- Phiếu kiểm tra lưu trữ định kỳ hàng tháng

Trang 24

QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU QUẢN LÝ TÒA NHÀ – QT 06

VI BIỂU MẪU ÁP DỤNG:

1 Danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ trên bản giấy hoặc file mềm MẪU 8

2 Phiếu kiểm tra lưu trữ hồ sơ-tài liệu định kỳ MẪU 9

Page 24

Trang 25

QUY TRÌNH BẢO TRÌ HỆ THỐNG CHỮA CHÁY – QT 07

I MỤC ĐÍCH

 Thiết lập quy trình bảo trì hệ thống chữa cháy tại toà nhà

 Làm cơ sở để bộ phận kỹ thuật tại toà nhà hoàn thành tốt công việc bảo trì

- Tài liệu Quốc tế liên quan

nhà

toàn quốc, ngoài ra cảnh sát PCCC còn kiêm luôn nhiệm vụ cứu hộ khi cần thiết

Page 25

Trang 26

Lên kế hoạch bảo trì hệ thống định kỳ:

1 Phân công nhân sự phụ trách

2 Nhân viên kỹ thuật lên lịch bảo trì thường xuyên theo ngày, tháng, năm

3 Trình trưởng ban phê duyệt

4 Lên chi phí bảo trì, sửa chữa năm

5 Đính kèm biểu mẫu

-Thư ký -TB QLTN

-Kế hoạch bảo trì

hệ thống chữa cháy

- Bảng thống kê thiết bị hệ thống chữa cháy

SCR-S phê duyệt

-TGĐ -Kế hoạch bảo trì

HTCC được duyệt

3

1 Nhân viên kỹ thuật phụ trách kiểm tra hệ thống hàng ngày và ký vào phiếu kiểm tra đặt tại vị trí thiết bị

- Kiểm tra bể nước chữa cháy

- Bơm, tủ điều khiển, thu dữ liệu

-Kiểm tra máy bơm nước cứu hỏa như nhiên liệu, vận hành thử hàng ngày

- Cuộn vòi chữa cháy

2 Đề xuất sửa chữa và thay thế nếu phát hiện có những hư hỏng trong quá trình kiểm tra và bảo trì

-NV Kỹ thuật -Phiếu kiểm tra

4

Trưởng BP kỹ thuật phụ trách kiểm tra

hệ thống hàng tuần và ký vào phiếu kiểm tra đặt tại vị trí thiết bị

- Kiểm tra, xác nhận quá trình hoạt động của hệ thống, tình trạng hư hỏng nếu có, tham mưu ý kiến cho cấp trên duyệt chủ trương sửa chữa

Trưởng BP kỹ thuật

-Phiếu kiểm tra

Trang 27

B Lưu đồ Diễn giải công việc Trách nhiệm Biểu mẫu

liên quan

5

Trưởng Ban QLTN phụ trách kiểm tra xác nhận quá trình hoạt động của hệ thống hàng tháng và ký vào phiếu kiểm tra

TB QLTN -Phiếu kiểm tra

6

-Nhà thầu phụ hoặc Bộ phận kỹ thuật

cố-nếu có

-Hồ sơ nghiệm thu bảo trì HTCC

- Báo cáo kết quả kiểm tra sự cố

8

Tổng kiểm tra định kỳ hàng năm, báo cáo bảo trì, cần chú ý những hạng mục thường xuyên bị hư hỏng cần thay thế

và sửa chữa đồng thời lên kế hoạch sửa chữa cho những hạng muc sẽ hư hỏng ghi chú vào nhật ký công việc

-Lưu kết quả kiểm tra và bảo trì hàng năm

-Thư ký Ban -TB QLTN

- Tổng hợp bảo trì

- Báo cáo kết quả bảo trì

- Hồ sơ bảo trì HTCC năm

TT Tên biểu mẫu Mã hiệu

Trang 28

QUY TRÌNH BẢO TRÌ HỆ THỐNG BÁO CHÁY TỰ ĐỘNG – QT 08

I MỤC ĐÍCH

- Thiết lập quy trình bảo trì hệ thống báo cháy tự động nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động tốt trong quá trình vận hành tòa nhà

- Làm cơ sở để bộ phận kỹ thuật tại toà nhà hoàn thành tốt công việc bảo trì

toàn quốc., ngoài ra cảnh sát PCCC còn kiêm luôn nhiệm vụ cứu hộ khi cần thiết

- “Ban QLTN”: là Ban quản lý tòa nhà đại diện Chủ đầu tư tổ chức vận hành hoạt động của tòa nhà

Page 28

Trang 29

2 Nhân viên kỹ thuật lên lịch bảo trì thường xuyên theo ngày, tháng, năm

3 Trình trưởng ban phê duyệt

- BPKT -TB QLTN

- Kế hoạch bảo trì

hệ thống báo cháy -Bảng kê thiết bị báo cháy

phê duyệt

hệ thống báo cháy được duyệt

3

1 Nhân viên kỹ thuật phụ trách kiểm tra hệ thống báo cháy hàng ngày

- Đầu báo khói, báo nhiệt

Vệ sinh đầu báo nhiệt, khói, tạo tín hiệu giả để kiểm tra đầu báo

Kiểm tra hiển thị vùng, kích hoạc chuông báo cháy từ tủ điều khiển khi có sự cố cháy (giả định)

Kiểm tra hoạt động của các bộ chỉ thị kết nối các module

- Nút nhấn khẩn cấp

Vệ sinh bụi bẩn

- Còi, đèn báo cháy

Đo điện áp vào trên chuông báo cháy, kiểm tra độ an toàn các điểm kết nối và điểm tiếp xúc

- Các module

Kiểm tra tình trạng hoạt động của thiết bị, cho tín hiệu giả để kiểm tra thiết bị

- Tủ báo cháy trung tâm (repeater)

Trang 30

liên quan

Kiểm tra hoạt động vận hành

và chạy thử của hệ thống hiện trên tủ

Kiểm tra các tiếp điểm, relay điều khiển, các kết nối của dây dẫn

2 Đề xuất sửa chữa và thay thế nếu phát hiện có những hư hỏng trong quá trình kiểm tra và bảo trì

4

Trưởng BP kỹ thuật phụ trách kiểm tra

hệ thống hàng tuần và ký vào phiếu kiểm tra đặt tại vị trí thiết bị

- Kiểm tra, xác nhận quá trình hoạt động của hệ thống, tình trạng hư hỏng nếu có, tham mưu ý kiến cho cấp trên duyệt chủ trương sửa chữa

-TB QLTN -Phiếu kiểm tra

bảo trì định kỳ

-BPKT -Nhà thầu

-Báo cáo sự cố-nếu

sẽ hư hỏng ghi chú vào nhật ký công việc

- Lưu kết quả kiểm tra và bảo trì hàng năm

Trang 31

Page 31

Trang 32

QUY TRÌNH DIỄN TẬP PHÒNG CHÁY – QT 09

I MỤC ĐÍCH

- Thiết lập quy trình diễn tập PCCC, phổ biến kiến thức về PCCC cho toàn bộ đội viên đội PCCC tại chỗ

- Giúp các đội viên đội PCCC phòng ngừa và ứng phó kịp thời khi có sự cố cháy xảy ra

- Tài liệu Quốc tế liên quan

nhà

- Đội “PCCC”: là tổ chức do Ban QLTN thiết lập có nhiệm vụ phòng và cứu hỏa, chuyên dập tắt

các đám cháy, cứu nạn khi có hỏa hoạn trong tòa nhà

Page 32

Trang 33

2 Đăng ký lịch diễn tập PCCC với cơ quan PCCC phụ trách tại địa phương

3 Lên chi phí diễn tập

-Thư ký -TB QLTN

-Danh sách tổ PCCC

-TK -TB QLTN

- Kế hoạch thực tập phương án chữa cháy và cứu nạn cứu hộ

4

- Phổ biến kiến thức về PCCC

- Tạo hiện trường giả

- Cách sử dụng các công cụ chữa cháy bằng tay: bình khí CO2, bột

- Cách sử dụng các công cụ hỗ trợ chữa cháy vách tường

- Hướng dẫn toàn bộ đội viên đội PCCC nắm bắt được cách sử dụng và nguyên lý hoạt động của các công cụ chữa cháy

-Đội PCCC tại chỗ

-TB QLTN

- CS PCCC

- KH tuyên truyền

-BB huấn luyện tuyên truyền PCCC

-Báo cáo kết quả thực tập

5

Phối hợp với cơ quan PCCC tại địa phương lập kịch bản diễn tập phương án chữa cháy và cứu nạn cứu hộ

-TB QLTN

- Kịch bản diễn tập

phương án chữa cháy và cứu nạn cứu

Trang 34

liên quan

6

Gửi công văn thông báo tới chính quyền địa phương, cơ quan chức năng, bệnh viện, cư dân nắm lịch diễn tập để cùng phối hợp làm việc

-TK -TB QLTN

- Kế hoạch thực tập phương án chữa cháy và cứu nạn cứu hộ.

7

Phối hợp với công an PCCC, công

an phường, bệnh viện, điện lực

tiến hành diễn tập, cứu nạn cứu hộ theo kịch bản diễn tập đã được lập

- Đội trưởng PCCC

-Báo cáo kết quả diễn tập

QLTN - Hồ sơ lưu

VI BI U M U ÁP DỤNG VÀ TÀI LIỆU VIỆN D N:

STT Tên biểu mẫu/tài liệu Mã hiệu

1 Kế hoạch thực tập phương án chữa cháy và cứu nạn cứu hộ

2 Kế hoạch tuyên truyền về PCCC

3 Biên bản huấn luyện tuyên truyền PCCC

Trang 35

QUY TRÌNH BẢO TRÌ THANG MÁY – QT 10

I MỤC ĐÍCH

- Hướng dẫn nhân viên bộ phận kỹ thuật vận hành, kiểm tra và theo dõi bảo dưỡng thang máy đúng

kỹ thuật, an toàn

nhà

Page 35

Trang 36

Lên kế hoạch bảo trì hệ thống định kỳ:

2 Nhân viên kỹ thuật lên lịch bảo trì thường xuyên theo tuần, tháng, năm

5 Trình trưởng ban xem xét trình phê duyệt

-Thư ký Ban -TB QLTN

-Kế hoạch bảo trì

3

1 Nhân viên kỹ thuật phụ trách kiểm tra hệ thống hàng tuần và ký vào phiếu kiểm tra đặt tại vị trí thiết bị

Nhân viên

kỹ thuật

-Phiếu kiểm tra

kiểm tra đính kèm

-Đơn vị bảo trì

-Trưởng BP

kỹ thuật

-Phiếu bảo trì -Báo cáo sự cố

5

-Trưởng ban QLTN và Bộ phận kỹ thuật nghiệm thu bảo trì

-Thư ký Ban -BPKT -TB QLTN

- Hồ sơ bảo trì năm

- Hồ sơ nghiệm thu bảo trì

6

Tổng kiểm tra định kỳ hàng năm, báo cáo bảo trì, cần chú ý những hạng mục thường xuyên bị hư hỏng cần thay thế và sửa chữa đồng thời lên kế hoạch sửa chữa cho những hạng muc sẽ hư hỏng

- Tổng hợp bảo trì

- Báo cáo kết quả bảo trì

- Hồ sơ bảo trì

Kế hoạch bảo trì hàng năm

Kiểm tra hàng tuần

Kiểm tra bảo trì hàng

tháng Phê duyệt

Nghiệm thu bảo trì

Kết thúc

Page 36

Trang 37

liên quan

ghi chú vào nhật ký công việc

-Lưu kết quả kiểm tra và bảo trì hàng năm

HTCC năm

VI BI U M U ÁP DỤNG VÀ TÀI LIỆU VIỆN D N:

Page 37

Trang 38

QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ THANG MÁY – QT 11

I .MỤC ĐÍCH

 Xử lý sự cố mắc kẹt trong thang máy kịp thời trong trường hợp có sự cố bất ngờ xảy ra

 Đảm bảo an toàn cho cư dân và khách hàng trong quá trình sử dụng hệ thống thang máy trong tòa nhà

nhà

Page 38

Trang 39

V NỘI DUNG

- Lưu đồ

B Lưu đồ/ hoạt động Diễn giải Trách

nhiệm Biểu mẫu

1

Nhân viên tổng đài trực tất cả các ngày trong tuần, 24 giờ/ ngày Sau khi ghi nhận sự cố từ khách hàng, nhân viên CALL CENTER sẽ ghi nhận các thông tin:

- Tên khách hàng thông báo

2

Nhân viên CALL CENTER

a Thông báo đến tổ trực CBS sự cố và tái xác nhận với khách hàng thời gian nhân viên CBS sẽ có mặt tại công trình để xử lý sự cố

b Theo dõi tiến trình giải quyết sự cố của công trình và ghi lại thông tin vào “ CBS Record Book”:

- Thời gian thông báo đến tổ CBS

- Thời gian đến công trình

- Thời gian hoàn tất giải quyết sự

Ban QLTN Belleza

-Sổ theo dõi sự cố thang máy

3

1 Nếu sự cố không liên quan đến phụ tùng hư hỏng:

Tổ CBS sẽ khắc phục ngay và ghi rõ nội dung hư hỏng ở Phiếu Sửa Chữa Quý Khách hàng sẽ xác nhận vào Phiếu Công tác sau khi sự cố đã khắc phục xong

2 Nếu sự cố liên quan đến phụ tùng

Trang 40

B Lưu đồ/ hoạt động Diễn giải nhiệm Trách Biểu mẫu

hư hỏng:

Tổ CBS sẽ báo cáo ngay người đại diện của quý khách hàng, đồng thời thông báo đến

- Trưởng ban quản lý công trình

- Trưởng Phòng Bảo Trì của Mitsubishi Việt Nam để thảo luận về việc thay phụ tùng khẩn cấp trong trường hợp khách hàng đồng ý thay ngay

4

1 Nhân viên CBS nhập tất cả các dữ liệu trên vào hệ thống để bộ phận quản lý chất lượng của công ty ( Field of Department) phân tích lỗi

và đưa ra những hướng giải quyết dứt điểm

2 Đồng thời thông báo đến Phòng Bảo trì tần suất hư hỏng để theo dõi nguyên nhân chính xác của sự cố Tất

cả các sự cố liên quan đến thang máy của quý khách luôn được Mitsubishi Việt Nam theo dõi, phân tích nguyên nhân để xử lý sự cố dứt điểm

Trưởng

BP kỹ thuật

Biên bản kết quả

xử lý sự cố

1 Báo cáo sự cố

Kiểm tra lại và

báo cáo

Page 40

Định dạng
Số trang	88
Dung lượng	13,16 MB