Công tác lưu chiểu tại thư viện quốc gia việt nam thực trạng và giải pháp

Thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu chính là cơ sở để chứng minh chúng taxây dựng bộ tàng trữ xuất bản phẩm dân tộc để truyền lại cho các thế hệ mai sau; cơ sở tiến hành thống kê toàn bộ xu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƯ

VIỆN

-

-LÊ THỊ THU HƯƠNG

CÔNG TÁC LƯU CHIỂU TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM THỰC

TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH - 2009 - X

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƯ

VIỆN

-

-LÊ THỊ THU HƯƠNG

CÔNG TÁC LƯU CHIỂU TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM THỰC

TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Giáo viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Thị Thúy Hạnh

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH - 2009 - X

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, các cô giáo trong KhoaThông tin – Thư viện đã dạy dỗ, chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt 4 năm học tập,nghiên cứu tại Trường Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo ThS.Nguyễn Thị Thúy Hạnh – người đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn em hoàn thànhKhóa luận tốt nghiệp này

Em cũng xin trân trọng cảm ơn Ban giám đốc và các cán bộ đang làm việctại Thư viện Quốc gia Việt Nam đã giúp đỡ nhiệt tình và tạo điều kiện thuận lợi cho

em trong suốt quá trình hoàn thành Khóa luận

Tuy nhiên trong quá trình nghiên cứu do kiến thức, kinh nghiệm và thời giancòn hạn chế nên khóa luận không tránh khỏi nhiều thiếu sót, rất mong quý thầy cô

và các bạn đóng góp ý kiến để khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Xin chân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2013

Sinh viên

Lê Thị Thu Hương

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CNTT Công nghệ thông tin

CHXHCNVN Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam

MỤC LỤC

Lời nói đầu…… ……… ……… ………… 1

1 Tính cấp thiết của đề tài……… … 1

2 Mục đích, đối tượng và phương pháp nghiên cứu……… ………… ….2

2.1 Mục đích nghiên cứu……… ……… ……2

2.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu……… ……….….…2

2.3 Phương pháp nghiên cứu……… ……….… 2

2.4 Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn… ……… ……… ……2

2.5 Cấu trúc của khóa luận …… ………….……… …… 2

Chương 1 Thư viện Quốc gia Việt Nam với công tác lưu chiểu xuất bản phẩm 1.1 Khái quát về Thư viện Quốc gia Việt Nam……… …… ….4

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển……… …… ……4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thư viện Quốc gia Việt Nam…….…6

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thư viện Quốc gia Việt Nam… … 7

1.1.4 Nguồn lục thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ………….… …… …7

1.1.5 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ……… ……… ….12

1.1.6 Hình thức và phương thức phục vụ độc giả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ……… ……… ….13

1.2 Những vấn đề về lý luận và cơ sở pháp lý của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm……… ……… 14

1.2.1 Lịch sử hình thành và các văn bản pháp lý về công tác lưu chiểu… … … 14

1.2.2 Nội dung công tác lưu chiểu ……….… 20

1.2.3 Ý nghĩa của công tác lưu chiểu……… ………… 22

Chương 2 Thực trạng công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 2.1 Chức năng, nhiệm vụ và nhân sự của phòng lưu chiểu……….…… 25

2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ……… ……… ………… …25

2.1.2 Nhân sự của phòng lưu chiểu……… ……… … 25

2.2 Thu thập và xử lý xuất bản phẩm lưu chiểu ……… …… … 28

2.2.1 Xử lý kỹ thuật đối với sách lưu chiểu ……… ……… …………30

2.2.2 Xử lý kỹ thuật báo, tạp chí lưu chiểu ……… ……….35

2.2.3 Xử lý kỹ thuật các ấn phẩm lưu chiểu khác……… ……… ……42

2.3 Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia ……… …… ……… ….45

2.4 Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu thuộc kho lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam ……… ……… ….50

Chương 3 Nhận xét, kiến nghị và một số giải pháp nhằm nâng cao công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 3.1 Nhận xét ……… ……….……… …55

3.1.1 Thành tựu……… ……… …55

3.1.2 Nhược điểm ……… ……… …56

3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ……… ……… ……… 57

3.2.1 Nhóm giải pháp đối với công tác thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu… ….57

3.2.2 Nhóm giải pháp về xử lý kỹ thuật , biên soạn TMQG…… ……… …60

3.2.3 Một số giải pháp khác cho công tác bảo quản lưu chiểu……… ……… ….61

KẾT LUẬN ……… ……… ….65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông đã làm khối lượngthông tin gia tăng nhanh chóng trong thời gian gần đây Trong đó, các loại hình tàiliệu nói chung và các ấn phẩm văn hóa nói riêng đóng vai trò hết sức quan trọng vàkhông thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của con người

Xuất bản phẩm dân tộc là tấm gương phản ánh đầy đủ cuộc sống xã hội củamột đất nước trên mọi lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học - kỹthuật … chính vì vậy mà Đảng và Nhà nước ta luôn coi trọng việc thu nhận, bảoquản lâu dài các giá trị văn hóa cho các thế hệ mai sau nghiên cứu, học tập kế thừanhững cái hay, cái đẹp, tinh túy từ sách vở, báo chí lưu truyền lại

Thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu chính là cơ sở để chứng minh chúng taxây dựng bộ tàng trữ xuất bản phẩm dân tộc để truyền lại cho các thế hệ mai sau; cơ

sở tiến hành thống kê toàn bộ xuất bản phẩm của đất nước, biên soạn thư mục quốcgia, cung cấp thông tin kịp thời về các sản phẩm trí tuệ của dân tộc, phản ánh bứctranh toàn cảnh về tình hình xuất bản phẩm của đất nước giúp cho các thư viện bổsung tài liệu được đầy đủ, phù hợp hơn cũng như tạo cơ sở để trao đổi thông tin, tàiliệu với các nước khác

Ở Việt Nam vấn đề thu nhận các xuất bản phẩm của đất nước được Đảng vàNhà nước giao cho thư viện Quốc gia Việt Nam: Thư viện có nhiệm vụ thu nhận, tàngtrữ đầy đủ, bảo quản lâu dài toàn bộ xuất bản phẩm của đất nước Thư viện chính làtrung tâm đầu não của hệ thống thư viện trong cả nước, nơi cung cấp tài liệu, tri thứcphong phú nhất, có thể đáp ứng nhu cầu của hầu hết người dùng tin, tiêu biểu cho nềnvăn hóa dân tộc Việt Nam Công tác này được thực hiện thông qua chế độ lưu chiểuvới bề dày lịch sử gần một thế kỷ, bắt đầu từ Nghị định năm 1922 do toàn quyền Pháp

ở Đông Dương ban hành luật lưu chiểu yêu cầu các nhà xuất bản (sách, báo, tạpchí… ) phải nộp về Thư viện các xuất bản văn hóa phẩm phục vụ cho mục đích caiquản và kiểm soát thông tin trên tất cả các lĩnh vực kinh tế xã hội trong nước nói riêng

và khu vực Đông Dương nói chung Sau đó các nước trên thế giới cũng lần lượt banhành luật về lưu chiểu xuất bản phẩm để quản lý hoạt động xuất bản nước mình

Mặc dù trong thời gian hoạt động thư viện đạt được rất nhiều thành tựu, tuynhiên so với yêu cầu hiện nay của xã hội công tác lưu chiểu của Thư viện Quốc giaViệt Nam vẫn còn gặp nhiều hạn chế cần được khắc phục để hoàn thiện hơn Xuấtphát từ tầm quan trọng của việc tàng trữ đời đời xuất bản phẩm dân tộc, để đi sâu

nghiên cứu công tác lưu chiểu ấn phẩm tại TVQGVN, tôi chọn đề tài “Công tác

lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam- Thực trạng và giải pháp” làm đề tài

Khóa luận tốt nghiệp của mình.

2 Mục đích, đối tượng và phương pháp nghiên cứu

2.1 Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu và khảo sát hoạt động công tác lưu chiểu tại TVQGVN Trên cơ sở đóthấy được những ưu điểm và những mặt còn hạn chế trong công tác lưu chiểu, đểđưa ra những phương hướng và giải pháp mới nhằm nâng cao hiệu quả lưu chiểuxuất bản phẩm và phục vụ thông tin

2.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: công tác lưu chiểu xuất bản phẩm, thực trạng và giải pháp

- Phạm vi nghiên cứu: vấn đề tổ chức công tác lưu chiểu tại TVQGVN

2.3 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích tổng hợp

- Phương pháp điều tra, phỏng vấn

- Phương pháp thống kê, so sánh và đánh giá

- Phương pháp quan sát thực tế

- Phương pháp hỏi ý kiến chuyên gia

2.4 Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn

- Giới thiệu khái quát về TVQGVN

- Phản ánh một cách khách quan về thực trạng hoạt động công tác lưu chiểu tài liệutại TVQGVN

- Đưa ra những nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu chiểu tại Thư viện

2.5 Cấu trúc của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo Khóa luận gồm 3 phần chính sau:

Chương 1 Khái quát về Thư viện Quốc gia Việt Nam với công tác lưu chiểu xuất bản phẩm

Chương 2 Thực trạng công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Chương 3 Nhận xét, kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

VỚI CÔNG TÁC LƯU CHIỂU XUẤT BẢN PHẨM

1.1 Khái quát về Thư viện Quốc Gia Việt Nam

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Địa chỉ: Số 31 - Tràng Thi - Hoàn Kiếm - Hà Nội

Thư viện Quốc gia Việt Nam (tên giao dịch quốc tế: National Library of

Vietnam - NLV)

Thư viện Quốc gia Việt Nam là một thư viện công cộng Nhà nước lớn nhất trựcthuộc Bộ Văn Hóa – Thông tin có kho sách đầy đủ nhất trong toàn bộ hệ thống thưviện công cộng ở Việt Nam Thư viện Quốc gia là một trong những thư viện có lịch

sử phát triển lâu năm nhất ở nước ta

Tiền thân của Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện Đông Dương mà sau nàygọi là thư viện Trung Ương được thành lập theo Nghị định ngày 29/11/1917 củatoàn quyền Pháp Sau một thời gian chuẩn bị, thư viện mở cửa phục vụ bạn đọc vàongày 1/9/1919 Lúc này kho sách của thư viện chỉ có 5000 cuốn được tập hợp từ cácgiáo đoàn ở Bắc Kỳ, báo chí chính thống của chủ nghĩa thực dân chiếm vị trí chủyếu, chỉ một ít báo chí bằng tiếng Việt phần lớn là công cụ của thực dân Pháp và taysai

Năm 1935, Thư viện được toàn quyền Pháp cho phép mang tên Pie-Pako Ngày20/10/1945 Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa ra quyết định đổi tênthành Quốc gia Thư viện Năm 1953 do Thư viện sát nhập vào Viện Đại học nênđổi tên thành Tổng thư viện Năm 1954 ta tiếp quản Thư viện từ tay thực dân Phápthì vốn tài liệu chỉ có khoảng 8-9 vạn bản, trang thiết bị, điều kiện hoạt động nghèonàn, khó khăn số lượng bạn đọc hạn chế Năm 1957 Thư viện chính thức mang tênThư viện Quốc gia Việt Nam theo quyết định của Thủ Tướng Chính Phủ Phạm VănĐồng ký.

Năm 1962 bộ phận lưu trữ công văn tách ra thành Cục lưu trữ thuộc Chính Phủ.Cũng từ đó Thư viện Quốc gia đã trở thành một cơ quan ngang Cục, Viện , Vụ trựcthuộc Bộ Văn Hóa – Thông tin

Là thư viện lớn nhất của cả nước, Thư viện Quốc gia lập quan hệ hợp tác và traođổi sách báo, tài liệu với hàng trăm thư viện, cơ quan tổ chức của nhiều nước trênthế giới

Bên cạnh việc trao đổi sách báo Thư viện Quốc gia Việt Nam còn có quan hệmang tính nghề nghiệp với nhiều thư viện Quốc gia các nước khác như cử cán bộsang học tập, tham gia các thư viện của các nước có trình độ tiên tiến (Uc, Pháp….)đồng thời Thư viện cũng tham gia hoạt động của các tổ chức nghề nghiệp quốc tếnhư: Hiệp hội thư viện quốc tế (IFLA), Hiệp hội Thư viện Quốc gia đã mời một sốchuyên gia nước ngoài vào hội thảo và đào tạo cán bộ thư viện trong nước

Năm 1986 là mốc lịch sử quan trọng đối với TVQG, cũng từ đây hoạt động củathư viện có nhiều thay đổi đáng kể Có thể nói đây chính là bước phát triển hoàntoàn mới Lý do có sự thay đổi đặc biệt này là TVQGVN được TVQG Ôtxtrayliatặng một máy vi tính và tổ chức 1 lớp học cho cán bộ thư viện sử dụng nó Nhờ cóphương tiện này mà năm 1987 TVQG bắt đầu tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệukhác Song song với việc tạo lập cơ sở dữ liệu, Thư viện Quốc gia cũng chuyểnnhượng cơ sở dữ liệu sách việt, ngoại cho các thư viện tổng hợp các tỉnh

Trong suốt quá trình hình thành và phát triển TVQGVN đã từng bước hình thành

và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và yêucầu cụ thể của từng giai đoạn lịch sử của đất nước Cho đến nay TVQG đã có nhữngcông trình nhất định cho sự phát triển kinh tế văn hóa khoa học của đất nước

Những cống hiến đó được Đảng và Nhà nước ta ghi nhận và trao tặng huân huychương Lao động.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam

Được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước và các đồng chí lãnh đạo nhằm mục đíchcủng cố, tăng cường vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của Thư viện Quốc gia, ngày9/10/1976 nghị định số 401 – TT ra đời và được Thủ Tướng Chính Phủ ký duyệt.Theo nghị định này, TVQG là thư viện TW của nước CHXHCNVN; đồng thời làthư viện trọng điểm của hệ thống thư viện trực thuộc Bộ Văn Hóa – Thông tin Nghịđịnh cũng đã quy định những nhiệm vụ, chức năng quyền hạn cho Thư viện Quốcgia như sau:

1 Xây dựng và bảo quản lâu dài kho tàng ấn phẩm dân tộc (và về dân tộc) bằngcách thu nhận lưu chiểu các xuất bản phẩm trong và ngoài nước theo tinh thần sắc lệnh

số 18-SL ngày 31/1/1946 về lưu chiểu Thu nhận các bản sao luận án tiến sĩ và cácphát minh sáng chế của người Việt Nam, sưu tầm bổ sung hoàn chỉnh ấn phẩm nướcngoài, bản viết tay của các danh nhân Việt Nam

2 Luân chuyển sách báo tài liệu của VN ở nước ngoài thông qua hệ thống thư việncủa Bộ Văn Hóa – Thông tin để phục vụ nhân dân các địa phương

3 Biên soạn thư mục thống kê, tổng thư mục VN, thư mục bậc hai và các thư mụcchuyên đề …, tiến hành biên mục tập trung nhằm thống nhất các hệ thống trong cácthư viện trước hết là hệ thống thư viện thuộc Bộ Văn Hóa – Thông tin công tác biênmục sách xuất bản trong nước

4 Hướng dẫn nghiệp vụ cho các hệ thống thư viện, trước hết là hệ thống thư việnthuộc Bộ Văn Hóa – Thông tin tham gia công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thư viện,xây dựng khoa học thư viện học, thư mục học Việt Nam

5 Cùng các thư viện lớn phối hợp một số hoạt động thư viện như biên soạn mục lục liên hợp, bổ sung sách báo nước ngoài, trao đổi và cho mượn giữa các thư viện

6 Trao đổi sách báo và trao đổi thư mục với nước ngoài, tổ chức mượn sách báovới nước ngoài nhằm phục vụ công tác nghiên cứu trong nước và giới thiệu văn hóa

VN ra nước ngoài

7 Thực hiện các thông tư khoa học về văn hóa nghệ thuật ngoài ra, TVQG là thưviện trung tâm của cả nước nên ngoài những chức năng nhiệm vụ trên theo điều 17

Pháp lệnh Thư viện được UB Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 28/12/2000 thìTVQGVN có một số chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đặc thù sau:

- Khai thác các nguồn tài liệu trong nước và nước ngoài để đáp ứng nhu cầu người đọc

- Thu nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu trong nước theo quy định xây dựng bảoquản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc, biên soạn, xuất bản thư mục Quốc gia vàtổng thư mục VN

- Tổ chức phục vụ các đối tượng bạn đọc theo quy chế của thư viện

- Hợp tác trao đổi tài liệu trong nước và nước ngoài

- Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin thư viện

- Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác thông tin thưviện hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn Hóa –Thông tin

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam

Theo số liệu mới nhất thì TVQGVN có tổng 175 cán bộ công chức làm việc tạithư viện trong đó có khoảng 20% số cán bộ trình độ trên đại học và có 80% là trình

độ đại học……

Ngoài Ban giám đốc TVQGVN còn có các bộ phận phòng ban chủ yếu sau:

1 – Phòng hành chính tổng hợp

2 – Phòng lưu chiểu

3 – Phòng bổ sung trao đổi quốc tế

4 – Phòng phân loại biên mục

5 – Phòng đọc

6 – Phòng báo tạp chí

7 – Phòng thông tin tra cứu

8 – Phòng máy tính

9 – Phòng nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ

10 – Phòng bảo quản và tu sửa tài liệu

11 – Phòng quan hệ quốc tế

1.1.4 Nguồn lực thông tin tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam

Vốn tài liệu:

 Sách: 1.500.000 đơn vị (hàng năm tăng từ 100-120 nghìn bản sách).

 Sách Lưu chiểu : Được thành lập từ tháng 10 năm 1954 Đến nay kho lưu

chiểu đã có gần 200.000 tên với khoảng 300.000 bản và tăng dần theo mức độ tăng

trưởng của ngành xuất bản nước ta Kho Lưu chiểu được lưu trữ riêng, được bảo quảnvới điều kiện tốt và an toàn nhằm chuyển giao cho các thế hệ mai sau như là một phần

di sản văn hoá thành văn của dân tộc Việt Nam

 Báo, tạp chí: hơn 9.000 tên báo, tạp chí trong nước và nước ngoài.

 Sách, báo, tạp chí xuất bản về Đông Dương trước 1954: với hơn 67 nghìn

bản và 1.700 tên báo, tạp chí Đây là những tài liệu rất quý để nghiên cứu về ĐôngDương và Việt Nam

 Sách Hán – Nôm: có hơn 5.000 tên, trong đó có những cuốn sách có tuổi thọ từ

thế kỷ XV – XVI

 Kho Luận án tiến sĩ: của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước và

của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam gồm hơn 16.000 bản Hàng năm trungbình kho này tăng từ 700 đến 900 bản

 Sách kháng chiến: 3.996 tên sách của Việt Nam được xuất bản trong các vùng

giải phóng thời kỳ kháng chiến chống Pháp, được thư viện sưu tầm trong nhiều nămsau ngày giải phóng Thủ đô

 Ngoài ra còn nhiều ấn phẩm đặc biệt và vật mang tin khác như: tranh, ảnh, bản

đồ, hàng ngàn tên sách của nước ngoài viết về Việt Nam, của người Việt Nam viết vàxuất bản ở nước ngoài

 Tài liệu số hóa toàn văn: Từ năm 2003, TVQGVN đã tiến hành số hóa tài liệu

đến nay đã số hóa được gần 2 triệu trang tài liệu, trong đó phần lớn là kho quý hiếmcủa thư viện như : Luận án Tiến sĩ, Hán Nôm, Đông Dương, sách tiếng Anh viết vềViệt Nam

 Microfilm: Đặc biệt TVQGVN có 10.000 tên sách xuất bản ở Việt Nam trước

năm 1954 do TVQG Pháp trao tặng dưới dạng Microfiche

Nguồn tài liệu số hóa toàn văn

Hiện tại, nguồn tài liệu số hoá toàn văn của TVQGVN là khá lớn và còn có khảnăng tiếp tục gia tăng mạnh mẽ trong thời gian tới với những dự án số hóa lớn sắpđược triển khai, cùng với sự liên kết hợp tác với các nhà xuất bản

Luận án Tiến sĩ: Bộ sưu tập Luận án tiến sĩ bao gồm hơn 30.000 bản toàn văn và

tóm tắt, đây là bộ sưu tập luận án tiến sĩ của người Việt Nam được bảo vệ tronghoặc ngoài nước, là kho tài liệu quý và đặc biệt của TVQGVN Đến năm 2010,TVQGVN đã số hóa và đưa ra phục vụ được khoảng 1.500.000 trang (tương đươngvới 80% số luận án hiện có tại thư viện) Một điểm thuận lợi của TVQGVN hiệnnay là theo quy định của nhà nước thì tác giả luận án ngoài việc nộp lưu chiểu bản

in còn nộp cả bản điện tử, đây là một trong những nguồn số hóa quan trọng đượccập nhật thường xuyên

Sách Đông Dương: Đây là kho tư liệu lịch sử quý hiếm, hiện TVQGVN đang lưu

trữ 67.000 bản sách từ trước thế kỷ 17 đến năm 1954 gồm nhiều sách có giá trị vềlịch sử, văn hóa, địa lý của toàn bộ Đông Dương Nhằm bảo quản các tài liệu Phápngữ cổ quý giá - có giá trị, tránh hư hại do thời gian, đồng thời để các nhà nghiêncứu và độc giả có thể tìm kiếm, tra cứu những tài liệu trên dễ dàng hơn, TVQGVNkết hợp với Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam và Bộ Ngoại giao Pháp cùng một số thưviện của Việt Nam đã phối hợp thực hiện chương trình “Số hóa kho tài liệu Phápngữ cổ tại Việt Nam” (dự án VALEASE)

Sách Hán Nôm: Kho Hán Nôm là kho sách cổ về chữ Nôm lớn tại Việt Nam, bao

gồm trên 5.200 bản sách được làm hoàn toàn thủ công, với chất liệu giấy dó, vàtoàn bộ là bản viết tay bằng chữ Nôm – một chữ cổ của Việt Nam Đây là kho tưliệu cực kỳ quý mà thư viện đang lưu trữ, phục vụ Để bảo quản lâu dài, và phổ biếnrộng rãi kiến thức văn hóa, lịch sử, địa lý, văn học cổ, hạn chế sử dụng bản gốc,TVQGVN đang phối hợp với Hội bảo vệ Di sản Hán Nôm số hóa toàn bộ kho sáchnày

Hiện tại đã số hóa và đưa vào phục vụ trực tuyến được trên 192.000 trang(khoảng 1.258 bản) tại địa chỉ: http://nom.nlv.gov.vn Đây là CSDL toàn văn trựctuyến, có giao diện bằng 2 ngôn ngữ Tiếng Anh và Tiếng Việt

Sách tiếng Anh viết về Việt Nam: Để giới thiệu với bạn bè trên thế giới về đất nước

con người Việt Nam Dự án tạo lập nguồn số hóa, chia sẻ thông tin của Hiệp hộiThư viện các nước Đông Nam Á (CONSAL) với chương trình COCI, TVQGVN

lựa chọn và số hóa 338 cuốn sách tiếng Anh viết về Việt Nam, tương đương 92.520trang.

Sách, bản đồ về Hà Nội: Nhân dịp kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội,

TVQGVN phối hợp với nhà xuất bản Hà Nội tiến hành xây dựng CSDL toàn văn tàiliệu về Thăng Long – Hà Nội, hàng ngàn tài liệu đã được số hóa phục vụ cho côngtác tuyên truyền, giới thiệu về Thăng Long – Hà Nội

CSDL trực tuyến ProQuest: http://www.il.proquest.com/pqdweb

ProQuest là một cơ sở dữ liệu điện tử do nhà xuất bảnProQuest xây dựng với gần 30.000 luận văn toàn văn, hơn 44.000 hồ sơ doanhnghiệp (Hoover’s Company Records), hơn 3.000 báo cáo công nghiệp (SnapshotsSeries), hơn 11.250 tạp chí (8.400 tạp chí toàn văn, 479 báo toàn văn) và một số tàiliệu không phải là xuất bản phẩm định kỳ như báo cáo của OxResearch và EIU về

252 quốc gia và khu vực; hơn 60 nguồn học liệu tham khảo gồm Brookings Paper,OEF, Career Guide, Occupational Outlook Handbook với chủ đề chính gồm 160chuyên ngành, lĩnh vực khác nhau; ProQuest được hỗ trợ nhiều thứ tiếng khác nhau:Anh Pháp, Tây Ban Nha, Trung Quốc, Nhật… chưa hỗ trợ tiếng Việt

CSDL trực tuyến Keesings: http://www.keesings.com

CSDL Keesings, bao gồm hơn 95.000 bài báo, làCSDL tập hợp toàn diện, chính xác và súc tích tất cả các bài báo trên thế giới vềchính trị, kinh tế và xã hội, các sự kiện trên toàn thế giới từ năm 1931 – đến nay vàđược xuất bản bằng tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức và tiếng Hà Lan Đây làCSDL được cập nhật hàng ngày các sự kiện trên toàn thế giới như: bầu cử, chiếntranh, các hiệp ước, các chính sách ngoại giao, hợp tác quốc tế…

CSDL điện tử Wilson

CSDL, bao gồm 10 chủ đề cơ bản như: Khoa họcThông tin - Thư viện, Khoa học kĩ thuật ứng dụng, Nghệ thuật, Khoa học xã hội,Giáo dục, Nhân chủng học Đây là một hệ CSDL đa cấu trúc cung cấp cho người

sử dụng nội dung hoàn chỉnh về các chỉ số, bản tóm tắt và đầy đủ các tài liệu, vănbản Đây là CSDL trên đĩa CD-ROM được thư viện mua và cài đặt trong một máychủ đặt tại phòng đọc Đa Phương tiện, để truy cập vào CSDL này, bạn đọc phải đọctrong mạng LAN thư viện và không thể truy cập trực tuyến

CSDL Tạp chí khoa học Việt Nam Trực tuyến (Vietnam Journals VJOL).

Online-Tạp chí khoa học Việt Nam Trực tuyến (VJOL) là CSDL tóm tắt và toàn văn cáctạp chí khoa học xuất bản tại Việt Nam với mục tiêu giúp cho độc giả nghiên cứutiếp cận dễ dàng hơn với tri thức khoa học xuất bản tại Việt Nam và giúp thế giớibiết đến nhiều hơn về một nền học thuật của Việt Nam CSDL này được MạngQuốc tế về Ấn phẩm Khoa học (INASP) khởi xướng năm 2006 với sự tham gia củacác cơ quan thông tin thư viện đầu ngành của Việt Nam: Thư viện Quốc gia ViệtNam, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Nhà xuất bản Khoahọc Tự nhiên và Công nghệ thuộc Viện KH & CN Việt Nam, Viện Thông tin Khoahọc Xã hội thuộc Viện KHXH Việt Nam và Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa họcCông nghệ thuộc Viện KH & CN Việt Nam., bạn đọc của thư viện có thể truy cập

đến CSDL này qua địa chỉ: www.vjol.info

Bộ sưu tập băng, đĩa CD-ROM, DVD

CSDL băng, đĩa CD, VCD, CD-ROM, Được thu nhận vào Thư viện Quốc giaqua con đường lưu chiểu, bổ sung, trao đổi quốc tế, hoặc nhận tặng biếu trong vàinăm gần đây, hơn 2068 tên tài liệu (với nhiều lĩnh vực: Âm nhạc, Tài chính kế toán,Kinh tế, Tin học, Ngôn ngữ, Địa lý, Lịch sử, Giáo dục )

Ngoài ra TVQGVN còn có một số bộ sưu tập tài liệu số hóa được phục vụ trựctuyến trên website của thư viện như: Thư mục Quốc gia Tháng - Năm, tài liệu đào

tạo cuả Quỹ SIDA, các file ISO dữ liệu thư mục hàng tháng của TVQGVN chia sẻ cho các thư viện bạn.

1.1.5 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin tại thƣ viện Quốc gia Việt Nam

* Cơ sở vật chất:

TVQGVN được trang trị một hệ thống trang thiết bị tương đối hiện đại và đồng

bộ nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu xã hội như: Các phòng phục vụ bạn đọc, phònglàm việc cán bộ, cảnh quan, kho tàng khang trang sạch, đẹp… hiện tại hạ tầng cơ sởđang được khai thác khá hiệu quả

 Hệ thống kho tàng

 Hệ thống các phòng đọc

 Hệ thống phòng làm việc cán bộ

 Hệ thống thiết bị bảo vệ, kiểm soát: Camera, cổng từ

 Hệ thống máy móc phục vụ công tác bảo quản, phục chế tài liệu

 Hệ thống máy móc phục vụ số hóa tài liệu

* Hạ tầng công nghệ thông tin

Hệ thống trang thiết bị của TVQGVN đã không ngừng được đầu tư, qua các dự

án nâng cao năng lực hoạt động thư viện như: “Xây dựng hệ thống thông tin thưviện điện tử/thư viện số tại TVQGVN” (2001), “Nâng cao hệ thống thông tin thưviện điện tử/thư viện số tại TVQGVN và Thư viện 61 tỉnh thành phố” (2003); Nângcao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin thư viện điện tử, thư viện số tạiTVQGVN và hệ thống Thư viện công cộng (2005); Mở rộng và nâng cấp hệ thốngthư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN và hệ thống TVCC (2006); Tăng cườngnăng lực tự động hóa tại Thư viện Quốc gia Việt Nam (2007, 2009), bao gồm:

 15 máy chủ cấu hình cao, được cài đặt các phần mềm thực hiện các chứcnăng: Quản trị thư viện điện tử ILIB, thư viện số DLIB, bộ sưu tập sách Hán Nôm -NLVNPF, lưu trữ thông tin, quản trị website, quản lý thư điện tử, quản lý truy cập Internet/Intranet…

 260 chiếc máy trạm hiện đại, được cài đặt các phần mềm ứng dụng thư viện

và văn phòng, được nối mạng Internet thông rộng, phục vụ cho công tác xử lý tài liệucủa đơn vị Trong đó có: 30 máy phục vụ cho phòng Đa phương tiện, 20 máy phục vụcho phòng Đào tạo, 32 máy tại sảnh tra cứu tập trung cho bạn đọc tra cứu tài liệu thưviện, số lượng máy còn lại đều được phục vụ cho các phòng ban trong thư viện xử lýtài liệu và các mục đích quản lý khác

1.1.6 Hình thức và phương thức phục vụ độc giả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

* Phương thức phục vụ tại Thư viện

TVQGVN đã áp dụng nguyên tắc phục vụ phân biệt theo dạng tài liệu: Tổ chứccác phòng đọc sách tổng hợp, phòng đọc báo tạp chí, phòng nghiên cứu đặc biệt,hình thức phục vụ theo phiếu yêu cầu của độc giả Ngoài phục vụ tại chỗ thư việncòn cho mượn về nhà đối với các nhà lãnh đạo cấp cao công tác tại Hà Nội trongtrường hợp cần thiết

Hình thức phục vụ thông tin trực tiếp trao đổi thông tin tại thư viện cho ngườidùng tin qua Fax, qua thư điện tử, qua điện thoại

* Các hình thức cung cấp tài liệu chủ yếu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

- Cung cấp tài liệu cấp 1 như sách báo tạp chí…

- Cung cấp tài liệu chỉ dẫn

- Cung cấp nội dung tóm tắt tài liệu tại phòng tra cứu

TVQGVN còn tiến hành việc phục vụ thông tin tuyên truyền về tài liệu cho bạnđọc Ngoài ra Thư viện còn tổ chức các buổi nói chuyện về các đề tài thời sự, kinh

tế, chính trị, văn học, nghệ thuật

1.2 Những vấn đề về lý luận và cơ sở pháp lý của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm

1.2.1 Lịch sử hình thành và các văn bản pháp lý về công tác lưu chiểu

* Lịch sử hình thành

Từ xa xưa khi xã hội loài người phát triển, con người đã biết lưu lại thông tin từthế hệ này sang thế hệ sau bằng cách khắc chữ lên các vật mang tin khác nhau như:đất sét, mai rùa, lá cây, thẻ tre, mảnh gỗ, trên đá… và phát minh vĩ đại nhất là lưulại chữ viết của mình trên chất liệu giấy dó của người Ấn Độ Trong lịch sử có ghilại thời cổ đại các Hoàng đế rất coi trọng việc ghi chép: trong kho của Hoàng đếngoài vàng bạc, châu báu còn có những tấm đất sét khắc chữ được xếp theo cácmôn ngành khoa học, ngoài ra nhà vua còn quan tâm tới việc thu nhận tìm kiếmsách vở làm phong phú thêm cho kho tàng của mình Tiêu biểu cho thời kỳ này làThư viện Alecxandri của vua Ptoleme II được mệnh danh thư viện lớn nhất thời cổđại

Trải qua các thời kỳ khác nhau, khi nền văn minh nhân loại ngày càng phát triển,tài liệu ngày càng đa dạng và phong phú, đòi hỏi việc xây dựng kho tàng văn hoádân tộc lưu truyền lại cho thế hệ mai sau rất quan trọng, vì vậy chế độ lưu chiểuđược định ra với mục đích đó

- Các văn bản hình thành luật lưu chiểu sớm nhất trên thế giới:

Năm 1957 Pháp là Quốc gia đầu tiên ban hành chế độ lưu chiểu để thu thậpnhững xuất bản phẩm trên phạm vi lãnh thổ vào thư viện nhà Vua, Hoàng đếFrăngxoa Đệ Nhất đă ra Đạo luật về lưu chiểu trong đó quy định: Các nhà xuất bảnphải nộp lưu chiểu 5 bản đối với mỗi tên sách (trong đó 1 bản nộp cho cơ quanthống kê xuất bản phẩm và 4 bản cho Thư viện Quốc gia) Ngoài ra các nhà in cũngphải nộp mỗi tên sách 2 bản cho thư viện Tỉnh Các thư viện Tỉnh giữ một bản còn

1 bản nộp lại cho Thư viện quốc gia, ngoài ra nhà vua còn quy định mức phạt đốivới các cơ quan không thực hiện đúng nghĩa vụ

Năm 1624 luật lưu chiểu được ban hành ở Đức Quy định chế độ nộp lưu chiểuđối với các nhà xuất bản phải nộp xuất bản phẩm về Thư viện Quốc gia Đức

Năm 1783, Liên bang Nga cũng áp dụng chế độ lưu chiểu đối với xuất bảnphẩm Lúc đầu, các cơ quan xuất bản phải nộp lưu chiểu 13 bản đối với mỗi tênsách, sau đó giảm xuống còn 11 bản.

Sau khi Cách mạng tháng 10 Nga thành công, Lênin, với cương vị người đứngđầu đất nước, đă rất quan tâm đến việc gìn giữ di sản văn hoá dân tộc Trong Sắclệnh Người đă ký về công tác thư viện có quy định xuất bản phẩm không chỉ nộplưu chiêủ cho Thư viện Quốc gia mà còn đưa về các thư viện tỉnh nhằm xây dựngvốn tài liệu địa chí phục vụ nghiên cứu và phát triển kinh tế, xă hội ở địa phương

Có thể thấy trên thế giới, chế độ lưu chiểu tài liệu ra đời khá sớm Lưu chiểu rađời giúp Thư viện Quốc gia thu thập đầy đủ xuất bản phẩm văn hóa của từng địaphương, trên phạm vi lãnh thổ đất nước Một xã hội phát triển phải biết giữ gìnnhững tinh hoa văn hóa dân tộc, bởi trong các tài liệu đó là thành quả đúc kết của cảmột quá trình lao động lâu dài gian khổ do con người sáng tạo ra và truyền lại chocác thế hệ mai sau học tập làm theo

- Các văn bản pháp lý hình thành công tác lưu chiểu ở Việt Nam:

Khái niệm: Lưu chiểu (legal deposit) là công việc nạp bản để xin bản quyền tácgiả, một hay nhiều bản của một ấn phẩm cần nộp cho cơ quan chuyên về bản quyềntác giả như là sở nạp bản (sổ lưu chiểu) hoặc nộp cho những thư viện được chỉ định

Bản lưu chiểu (deposit copy) là một bản miễn phí của một ấn phẩm mới đượcgửi đến cơ quan phụ trách về bản quyền hay cơ quan đứng ra xuất bản bắt buộc phảinộp cho các cơ quan quan lý xuất bản, các thư viện lớn, được quy định chặt chẽbằng các văn bản pháp luật của nhà nước

Ở Việt Nam: Thư viện Quốc gia Việt Nam được nhận bản lưu chiểu không mấttiền nhằm thống kê toàn bộ xuất bản phẩm của đất nước, Biên soạn thư mục Quốc gia,xây dựng bảo quản lâu dài kho tàng thư tịch văn hóa dân tộc

Điều 13 của nghị định 79/CP đề cập đến chế độ nộp lưu chiểu, ghi rõ:

+ Nộp lưu chiểu cho các cơ quan quản lý xuất bản: Bộ văn hóa thông tin và Sở vănhóa thông tin Bộ văn hóa thông tin chịu trách nhiệm lưu chiểu, kiểm tra kịp thời

nội dung xuất bản phẩm trong cả nước; Sở văn hóa thông tin chịu trách nhiệm lưuchiểu và kiểm tra kịp thời nội dung xuất bản phẩm của NXB, của các tổ chức thuộcđịa phương và các xuất bản phẩm in ở địa phương Mục đích kiểm tra nhằm đảmbảo trật tự pháp luật, quyền tự do ngôn luận và đảm bảo bản quyền tác giả.

+ Nộp lưu chiểu cho Thư Viện Quốc gia Việt Nam: cơ sở tiến hành công tác thống

kê xuất bản phẩm Quốc gia, biên soạn thư mục Quốc gia và các bản thông tin thư mụcchuyên đề, tàng trữ cho các thế hệ sau di sản văn hóa chữ viết của dân tộc, của đấtnước và bổ sung hoàn chỉnh vốn tài liệu cho các thư viện đó

Nộp lưu chiểu theo phạm vi địa lý:

+ Lưu chiểu Trung ương: Các Nhà xuất bản thuộc Trung ương nộp xuất bản phẩmcủa mình về TVQGVN qua các hình thức khác nhau: qua đường bưu điện, trực tiếpmang đến…ví dụ: NXB Âm nhạc, NXB Thông Tin và Truyền Thông, NXB Chính TrịQuốc Gia, NXB Công An Nhân dân

+ Lưu chiểu Địa phương: các nhà xuất bản thuộc địa phương từng tỉnh, nộp lưuchiểu về Thư viện Tỉnh mình, thư viện tỉnh có trách nhiệm lưu trữ và nộp về cho Thưviện Quốc gia đúng số bản và thời gian quy định Ví dụ: NXB Đà Nẵng, NXB ĐồngNai, NXB Hà Nội, NXB Hải Phòng

+ Lưu chiểu nội bộ: các trường đại học ra quyết định lưu chiểu các xuất bản phẩmcông trình nghiên cứu của giảng viên, sinh viên của trường tại thư viện trường Ví dụ:Trường ĐHKH Xã hội và Nhân văn ra quyết định nộp lưu chiểu bản nghiên cứu khoahọc của giảng viên, sinh viên đạt giải về Thư viện Trường để bảo quản và phục vụNDT nghiên cứu sử dụng

Ở nước ta, lưu chiểu văn hóa phẩm đã xuất hiện khá lâu nhưng ở mỗi thời kỳ lịch

sử nó tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau:

- Thời kỳ phong kiến: tuy chưa có một văn bản pháp luật nào quy định rõ chế độ

nộp lưu chiểu, song cha ông ta đã rất coi trọng việc gìn giữ những bản thư tịch cổ Cácnhà vua cũng đã nhiều lần hạ chiếu sưu tầm sách vở về thư viện Hoàng gia Đặc biệtthời Vua Lê Thánh Tông (thời Lê) và Vua Minh Mạng (thời Nguyễn) đã ra các chiếu,

dụ sưu tầm sách vở trong nhân dân để lưu trữ lâu dài cho đời sau Phần

lớn những sách vở Hán Nôm chúng ta còn giữ được làm quốc bảo ngày nay, phần lớn cũng là nhờ chủ trương sưu tầm sách cũ của vua Minh Mạng.

- Thời kỳ thực dân Pháp xâm lược

Thời kỳ này các NXB, nhà in đã cho xuất bản sách, báo khá nhiều Các quanđiểm chống Pháp và bọn tay sai cường quyền cũng dần xuất hiện Để tiến hànhkiểm duyệt lượng tài liệu xuất bản, Pháp đã ban hành một số Đạo luật Sắc lệnh:

+ Đạo luật ngày 29/07/1881 do Chính phủ Pháp ban hành, quy định việc nộp lưuchiểu báo chí phục vụ cho việc kiểm soát và quản lý nội dung phục vụ đường lốithống trị của Pháp tại Việt Nam

+ Thông tư ngày 25/08/1900 của Thống sứ Bắc kỳ về vấn đề nộp bản lưu chiểu xuất bản phẩm

+ Nghị định ngày 31/01/1922 của toàn quyền Đông Dương về việc nạp văn bảnlưu chiểu chính thức cho ấn phẩm Nghị định này đánh dấu một bước ngoặt quantrọng trong lịch sử lưu chiểu văn hóa phẩm ở Việt Nam, lần đầu tiên có một văn bảnpháp luật quy định khá chi tiết về các điều khoản

- Từ năm 1945 đến năm 1954:

Giai đoạn này: cách mạng tháng tám mới thành công, đất nước chưa ổn định, thù trong giặc ngoài… đời sống nhân dân gặp nhiều khó khăn gian khổ Đảng vàNhà nước phải giải quyết nhiều việc quan trọng, tuy nhiên vấn đề lưu chiểu xuất bản phẩm vẫn được quan tâm xác đáng

+ Ngày 31/01/1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký sắc lệnh 18/SL gồm 6 chương và

19 điều quy định: Các loại văn hóa phẩm phải nộp lưu chiểu cho nhà nước, sốlượng bản nộp và các hình phạt đối với các cơ quan không thực hiện đúng nghĩa vụlưu chiểu

+ Chỉ thị số 599/ VHH - CT ngày 11/06/1954 “về việc lưu chiểu văn hóa phẩm”

do Thứ trưởng Bộ Văn Hóa Đỗ Đức Dục ký, gửi các Sở văn hóa trong đó giao cho các

Sở văn hóa có trách nhiệm: theo dõi tình hình xuất bản ở Địa phương mình,

kiểm tra đôn đốc chặt chẽ việc nộp lưu chiểu của các nhà in và nhà xuất bản, báo cáo hàng tháng cho cơ quan lưu chiểu văn hóa phẩm

- Từ năm 1954 đến năm 1975 Mỹ chiếm đóng:

Miền Nam Mỹ chiếm đóng Với chính sách dùng người Việt trị người Việt, donhận thấy cần thiết phải kiểm duyệt ấn phẩm phục vụ cho mục đích chính trị củamình nên chế độ ngụy quyền đã ban hành 3 văn bản có tính Pháp lệnh về chế độ lưuchiểu

+ Sắc lệnh thứ nhất: Sắc lệnh số 207-GD ngày 10/10/1961 quy định chế độ nạp bản do Tổng thống Ngụy Ngô Đình Diệm ban hành

+ Sắc lệnh thứ 2: Sắc lệnh số 181-GD ngày 28/04/1964 do Trung tướng Nguyễn Khánh ký, thay đổi một số điều của Sắc lệnh 207-GD ngày 10/10/1961

+ Sắc lệnh thứ 3: Sắc lệnh số 014 ngày 30/11/1973 “quy định chế độ nạp bản tại Việt Nam” do Tổng thống Ngụy quyền Nguyễn Văn Thiệu ký

Miền Bắc do Đảng lãnh đạo cũng đã ban hành một số văn bản sau:

+ Ngày 24/10/1961, Thứ trưởng Bộ văn hóa Nguyễn Đức Qùy ký quyết định số570/VH-QĐ gồm 7 điều, quy định thể lệ đăng ký cho phép thành lập các nhà xuấtbản, nhà in, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành chế độ nộp lưu chiểu xuất bảnphẩm

+ Thông tư số 67/VH-QĐ ngày 11/3/1963 do Thứ trưởng Bộ Văn Hóa Nguyễn Đức Qùy ký sửa đổi quy định nộp ấn loát phẩm đối với các nhà in

- Từ năm 1975 đến nay: sau khi đất nước thống nhất, luật lưu chiểu có các văn bản sau:

+ Ngày 9/10/1976 Phó Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Duy Trinh ký quyết định401/ QĐ-TTg quy định về “ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thư viện Quốcgia” quy định này gồm 5 điều, quy định Thư viện Quốc gia được thu thập ấn phẩmxuất bản trên lãnh thổ Quốc gia theo sắc lệnh số 18/SL về chế độ lưu chiểu văn hóaphẩm, kể cả luận án tiến sĩ, phó tiến sĩ để xây dựng kho tàng văn hóa phẩm dân tộc

+ Thông tư số 83/VHTT/VP ngày 29/6/1978 do Bộ trưởng Bộ VHTT Nguyễn VănHiếu ký, hướng dẫn thi hành các luật lệ về lưu chiểu văn hóa phẩm Thông tư nêu rõtầm quan trọng, mục đích của việc nộp lưu chiểu văn hóa phẩm, quy định các cơ quannhận lưu chiểu ( ở Trung Ương là Thư viện Quốc gia, ở địa phương là UBND tỉnh vàcác sở văn hóa) quy định các loại văn bản phẩm phải nộp, đối tượng nộp, thủ tục nộplưu chiểu.

+ Ngày 28/03/1985, Thông tư liên bộ Viện khoa học Việt Nam - Bộ văn hóa số617/TTLB do Thứ trưởng Bộ Văn Hóa Vũ Khắc Liên và phó Viện trưởng ViệnKHNV Nguyễn Văn Đạo ký, quy định và hướng dẫn chế độ xuất bản và lưu chiểu cácloại lịch, trong đó quy định TVQG được nhận lưu chiểu mỗi tên lịch 5 bản

+ Ngày 19/7/1993: Luật xuất bản do Chủ tịch Quốc hội Nông Đức Mạnh ký vàChủ tich hội đồng Nhà nước Lê Đức Anh công bố đối với công tác xuất bản trên lãnhthổ Việt Nam Văn bản này gồm 6 chương 45 điều quy định về sự quản lý nhà nướcđối với hoạt động xuất bản

+ Nghị định số 79/CP ngày 6/11/1993 của Chính phủ do Thủ tướng Võ Văn Kiệt

ký nhằm hướng dẫn thi hành luật xuất bản Đó là “trong thời hạn 7 ngày trước khi pháthành xuất bản phẩm nhà xuất bản hay tổ chức được phép xuất bản phải nộp 3 bản cho

Bộ VHTT theo phương thức chuyển phát nhanh, 4 bản cho thư viện Quốc

gia

+ Ngày 3/12/ 2004 Quốc hội nước CHXHCNVN đã thông qua Luật xuất bản năm

2004 gồm 5 chương 46 điều trong đó điều 27 quy định cụ thể về việc lưu chiểu xuấtbản phẩm cho TVQGVN, theo đó “ sau khi xuất bản phẩm được phát hành, nhà xuấtbản, cơ quan, tổ chức được phép xuất bản phải nộp 5 bản cho TVQGVN, trường hợp

số lượng in dưới 300 bản thì nộp 2 bản

+ Ngày 29/12/2006 Bộ văn hóa – Thông tin ban hành Quyết định số 102/2006/QĐ– BVHTT về quy chế lưu chiểu xuất bản phẩm bao gồm 5 chương và 13 điều quyđịnh khá chi tiết về quy chế nộp lưu chiểu xuất bản phẩm cho cơ quan nhà nước nóichung, nhưng chưa có luật nộp lưu chiểu riêng cho TVQGVN

+ Luật số 19/2012/QH13 của Quốc hội: Luật xuất bản bao gồm 6 chương, trong đóĐiều 28 quy định: Tất cả xuất bản phẩm phải nộp lưu chiểu cho cơ quan quản lý nhànước về hoạt động xuất bản chậm nhất là 10 ngày trước khi phát hành, Trong thời hạn

45 ngày, kể từ ngày xuất bản phẩm được phát hành, nhà xuất bản, cơ quan, tổ chứcđược phép xuất bản phải nộp ba bản cho Thư viện Quốc gia; trường hợp số lượng indưới ba trăm bản thì nộp hai bản Và Điều 48 quy định việc nộp lưu chiểu xuất bảnphẩm điện tử cho Thư viện Quốc gia Việt Nam: Thư viện Quốc gia Việt Nam lưu trữ

và chỉ được sử dụng xuất bản phẩm điện tử vào việc phục vụ bạn đọc tại Thư việnQuốc gia Việt Nam theo quy định của pháp luật

Quyết định số 102/2006/QĐ – BVHTT ngày 29/12/2006 và Luật số19/2012/QH13 của Quốc hội, hai văn bản được ban hành trong khoảng thời giangần đây nhất quy định khá chi tiết về các chế độ liên quan đến lưu chiểu văn hóaphẩm Tuy nhiên các văn bản này chỉ quy định chung chung về vấn đề nộp lưuchiểu vào các cơ quan nhà nước có nhiệm vụ thu nhận lưu chiểu, chưa đưa ra cácquy định cụ thể nộp lưu chiểu về TVQGVN

Luật lưu chiểu ra đời và ngày càng hoàn thiện là một thành tựu lịch sử của thếgiới nói chung và của Việt Nam nói riêng Luật lưu chiểu giúp cho việc gìn giữ vàlưu truyền những tinh hoa văn hóa của con người từ thế hệ này sang thế hệ sau, đặcbiệt chuyển từ hình thức tự phát thành một quy định có thể chế, luật lệ rõ rang, buộccác tổ chức đoàn thể có liên quan phải tuân theo

Nội dung công tác lưu chiểu

Công tác lưu chiểu được thực hiện tại TVQGVN gồm có 4 công đoạn chính:

- Thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu: TVQGVN tiến hành thu nhận các xuất bảnphẩm lưu chiểu trên toàn lãnh thổ Việt Nam dựa trên cơ sở pháp lý về luật lưu chiểu.Toàn bộ sách, báo, tạp chí, các xuất bản phẩm khác được in ấn, xuất bản trên lãnh thổViệt Nam, các luận án tiến sỹ của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước,người nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam đều phải nộp lưu chiểu tại

TVQGVN

- Xử lý các xuất bản phẩm lưu chiểu: với những xuất bản phẩm đã thu nhận côngviệc tiếp theo là xử lý các xuất bản phẩm lưu chiểu (số lưu chiểu, định ký hiệu kho,

đóng dấu, in nhãn …… ) Xử lý xuất bản phẩm chia ra làm hai loại: xử lý sách và

xử lý báo tạp chí (bao gồm xử lý luận án), dựa trên các dữ liệu xử lý của cán bộ lưuchiểu mỗi tháng phòng tiến hành thống kê số lượng tài liệu lưu chiểu được nộp vềTVQG để làm báo cáo định kỳ

- Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia: Các xuất bản phẩm sau khi được thunhận sẽ qua khâu xử lý ( hình thức, nội dung) Trên cơ sở các dữ liệu xử lý đó cán bộthư viện sẽ sắp xếp, biên soạn và in thư mục Quốc gia Sản phẩm thư mục thườngđược công bố cập nhật trên trang web của thư viện ( nlv.gov.vn )

- Tổ chức, bảo quản kho tài liệu lưu chiểu: Sau khi được xử lý sơ bộ, một bản lưuchiểu sẽ được đưa sang phòng Phân loại – Biên mục để xử lý nội dung, sau đó nhận vềxếp lên giá, bảo quản đời đời ở Kho lưu chiểu, số xuất bản phẩm còn lại được chia vềcác kho khác mang ra phục vụ NDT

Công tác lưu chiểu xuất bản phẩm muốn thực hiện tốt phụ thuộc rất nhiều yếu tố:

+ Có cơ sơ sở pháp lý chặt chẽ, sẽ đảm bảo cho việc thu nhận đầy đủ các xuất bảnphẩm trên lãnh thổ cả nước, cũng như việc tổ chức bảo quản tài liệu lưu chiểu được tốthơn

+ Yếu tố con người: Đội ngũ lãnh đạo các nhà xuất bản, cùng với cán bộTVQGVN cần chấp hành nộp và thu nhận xuất bản phẩm theo đúng quy định của luậtlưu chiểu, nâng cao ý thức và trách nhiệm bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ đượcĐảng và Nhà nước giao phó

+ Sự quan tâm của các cấp lãnh đạo đối với công tác lưu chiểu văn hóa phẩm đóngvai trò hết sức quan trọng và cần thiết

+ Những yếu tố khách quan do đường xa, quên, … đặc biệt đối với ấn phẩm định

kỳ phải gửi thường xuyên (hàng ngày, hàng tuần …) ít nhiều gây khó khăn cho việcthu nhận lưu chiểu

+ Ngoài ra: Nhiều tài liệu đắt tiền, giá giấy cao và sức mua thấp mà phải nộp sốbản lớn, đã phần nào ảnh hưởng đến kinh tế khi phải thực hiện chế độ lưu chiểu củacác nhà xuất bản

Trong công tác bảo quản một số yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng tài liệu lưu chiểu trong kho:

+ Điều kiện môi trường: do sự thay đổi của nhiệt độ ở nước ta (nóng, ẩm ), ánhsáng, bụi, vi sinh vật… nắng mưa thất thường, về mùa mưa nồm tài liệu dễ bị ẩmmốc, về mùa nắng tài liệu dễ bị ròn, rách

+ Cơ sở vật chất: hệ thống nhà kho không đảm bảo, diện tích không gian chứa tàiliệu chật chội; các giá kệ dùng để sắp xếp tài liệu trong kho chưa đảm bảo tiêu chuẩn

kỹ thuật; hệ thống điều hòa không khí thường xuyên hỏng hóc chưa được thay mới,

+ Yếu tố con người: cũng tác động ít nhiều tới tuổi thọ của vốn tài liệu Việc tuânthủ không đúng quy trình bảo quản của cán bộ làm công tác bảo quản là nguyên nhângây hủy hoại và mất mát tài liệu Ngoài ra cán bộ làm công tác bảo quản còn thiếukinh nghiệm và số lượng cán bộ quá ít

1.2.3 Ý nghĩa của công tác lưu chiểu

Đối với xã hội

Công tác lưu chiểu xuất bản phẩm là một khâu quan trọng trong quản lý nhànước về hoạt động xuất bản báo chí, tài liệu Nhằm thể hiện chức năng kiểm tratrước khi cho phép phát hành xuất bản phẩm Lưu chiểu văn hóa phẩm là cơ sở đểthống kê tài liệu dân tộc, biên soạn các loại thư mục Quốc gia thông báo cho bạnđọc trong nước về số lượng tài liệu được xuất bản trong một tháng, một quý, mộtnăm hay giúp bạn đọc có được nguồn thông tin quý giá phục vụ cho mục đíchnghiên cứu của mình

Xuất bản phẩm đóng vai trò quan trọng trong đời sống của con người, nó phảnánh đúng thực tế tình hình đất nước trong mỗi thời kỳ lịch sử khác nhau Nhờ cóchế độ lưu chiểu thu giữ toàn bộ xuất bản phẩm trên đất nước mà con người có thểkhai thác sử dụng, tìm hiểu về văn hóa, cuộc sống và phong tục của các thế hệtrước, học tập những cái hay cái đẹp cha ông ta để lại, xây dựng nền văn hóa đậm

đà bản sắc dân tộc góp phần xây xã hội giàu mạnh hơn

Nhận thức được tầm quan trọng của lưu chiểu xuất bản phẩm đối với xã hội,TVQGVN đã cố gắng và nỗ lực thực hiện nhiệm vụ của mình Thư viện thành lậpmột phòng Lưu chiểu riêng chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và bảo quản xuất bảnphẩm cả nước

Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, TVQGVN đã ứng dụngCNTT vào việc tạo lập các sản phẩm thư mục và các cơ sở dữ liệu thư mục tra cứutrực tiếp trên website giúp người dùng tin truy cập thông tin nhanh hơn, chất lượnghơn và tiết kiệm được thời gian công sức Bảo tồn nguồn tài liệu quý giá mà không

sợ bị mai một mất mát, trao đổi nguồn thông tin trực tuyến với các thư viện nướcngoài

Đối với công tác thư viện

Thư viện quốc gia là nơi giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc, thực hiện nhiệm vụthu thập, tàng trữ và bảo quản đời đời văn hóa phẩm tri thức của đất nước, kiểm tratình hình xuất bản trong cả nước và quản lý sự nghiệp xuất bản cũng như kiểm soátđược nội dung chủ đề xuất bản tuyên truyền cho các thế hệ mai sau và góp phần bảo

vệ quyền tác giả Nhờ thực hiện tốt các sắc lệnh về lưu chiểu và sự tận tụy với côngtác bổ sung, xây dựng VTL cho nên đến nay TVQG đã có bộ sưu tập rất phong phú

Ngoài nhiệm vụ bảo quản di sản văn hóa của dân tộc, thư viện còn có nhiệm vụ:truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ cho nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảitrí cho mọi người dân Hàng năm thư viện mở cửa phục vụ hàng nghìn lượt bạn đọcđến với thư viện, tại đây bạn đọc có thể tìm thấy nguồn thông tin mà mình cần quaviệc tra cứu Thư viện góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nguồn nhân lực, bồidưỡng nhân tài, giúp đất nước phát triển trên tất cả các lĩnh vực khoa học, công

nghệ, kinh tế, văn hóa, xã hội đưa đất nước bước lên một kỷ nguyên mới một xã hộicông nghiệp hóa hiện đại hóa.

Công tác lưu chiểu có vai trò quan trọng trong việc thu thập tài liệu để xây dựngVTL Quốc gia Phòng lưu chiểu TVQGVN là nơi thu nhận, đăng ký, thống kê vàtàng trữ tất cả các xuất bản phẩm trong nước, biên soạn các loại hình thư mục quốcgia, làm công tác thông tin thư mục phục vụ nghiên cứu và khai thác kho văn hóadân tộc

Đối với văn hóa dân tộc

Dân tộc nào cũng có phong tục tập quán, bản sắc riêng Tuy nhiên để hiểu vàbiết về phong tục đó không phải việc dễ dàng gì, nhờ thu thập xuất bản phẩm lưutruyền lại mà con người có thể khai thác, tìm hiểu về phong tục các dân tộc thiểu sốvùng núi Thấy được nét đẹp văn hóa dân tộc các vùng miền khác nhau, thấy được

sự giàu mạnh phong phú, đa dạng của văn hóa Việt; tạo dựng tình yêu giữa conngười, tình yêu tổ quốc, yêu đồng bào, xây dựng tình đoàn kết Cũng dựa trên tàiliệu lưu trữ chúng ta thế hệ hôm nay biết được lịch sử dựng nước và giữ nước hàohùng của ông cha, tạo dựng niềm tin và lòng tự hào dân tộc cho thế hệ hôm nay vàmai sau

Đây cũng là nguồn tư liệu quý giá để các học giả, các nhà nghiên cứu tìm hiểu

về đời sống, nét văn hóa của 54 dân tộc sinh sống trên địa bàn nước nhà, giúp Đảng

và Nhà nước có những chính sách, biện pháp góp phần cải thiện đời sống chonhững dân tộc thiểu số còn nghèo nàn và lạc hậu, nâng cao dân trí cho người dân,phòng chống bạo loạn, tuyên truyền chính sách của Đảng Nhà nước

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU CHIỂU

TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

2.1 Chức năng nhiệm vụ và nhân sự của phòng lưu chiểu

2.1.1 Chức năng nhiệm vụ

Thư viện Quốc gia Việt Nam là cơ quan duy nhất trong cả nước được giaonhiệm vụ thu nhận các xuất bản phẩm nộp lưu chiểu Phòng lưu chiểu là nơi thunhận các xuất bản phẩm lưu chiểu được nộp về thư viện

Chức năng: Thu thập, bảo tồn và phát triển vốn tài liệu của dân tộc bằng việc theo

dõi, đôn đốc các nhà xuất bản, cơ quan xuất bản, cơ quan thông tấn báo chí, Vụ sauĐại học,… nộp đầy đủ các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ của người Việt Nam bảo

vệ trong nước và nước ngoài, của người nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam trên phạm

để tìm biện pháp thu nhận đầy đủ nhất về các xuất bản phẩm trong nước

- Tổ chức, sắp xếp, bảo quản và quản lý kho Lưu chiểu

- Thực hiện chế độ theo dõi, kiểm kê, đối chiếu số lượng ấn phẩm nộp lưu chiểu

- Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia tháng, Thư mục Quốc gia năm

- Đúc rút kinh nghiệm, xây dựng lý luận và hướng dẫn nghiệp vụ về lĩnh vực công tác được phân công

2.1.2 Nhân sự của phòng lưu chiểu

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng theo cơ cấu tổ chức mới, thì biên chếhiện nay của phòng lưu chiểu gồm 8 người: 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 6 cán

- Viết số đăng ký cá biệt, số lưu chiểu

- Đóng dấu, dán nhãn và chia về các kho

- Nhập dữ liệu sách lưu chiểu vào máy tính Nhập dữ liệu theo 8 trường của phần mềm CDS/SIS

- Sau khi xử lý xong hình thức tài liệu, chuyển sách sang phòng phân loại biên mục để xử lý nội dung

- Nhận sách về và sắp xếp sách lên kho

- Nhập dữ liệu biên mục sách từ phòng Phân loại – Biên mục, sắp xếp các dữ liệutiến hành làm TMQG tháng, sau đó chuyển file word cho phòng tin học giới thiệu lêntrang Web thư viện phục vụ bạn đọc tra cứu thông tin Tập hợp tất cả các dữ liệu biênmục sách trong năm thống kê, sắp xếp hoàn thành bản TMQG năm đúng thời hạn 6tháng, chuyển dữ liệu cho phòng tin học và nhà in để xuất bản TMQG năm

- Làm báo cáo tháng số lượng sách mà phòng nhận được, chịu trách nhiệm về số sách, ấn phẩm đặc biệt mà nhóm thu nhận

- Đối chiếu sách đã nhận được với danh mục sách nộp lưu chiểu của cục xuất bản,gọi điện hoặc gửi công văn đòi những bản thiếu mà các NXB chưa nộp đủ Báo cáolên cấp trên

* Bộ phận thu nhận báo, tạp chí và luận án tiến sĩ: gồm 4 cán bộ

- Một cán bộ trong tổ báo có nhiệm vụ mở hộp Thông tác xã để đưa báo, tạp chí vào phòng và phân phối kịp thời các bộ phận.

- Mở nhận bưu kiện báo, tạp chí và phân chia cho phòng báo Tuy nhiên với những

tờ báo mới xuất hiện chưa có sẵn dữ liệu tại phòng báo, cán bộ phòng lưu chiểu cónhiệm vụ xử lý qua hình thức và nhập tên báo, số bản, NXB, và gửi sang phòngbáo

- Giao báo, bản tin hàng ngày cho phòng Báo

- Tiếp nhận luận án tiến sỹ, in , cắt, dán nhãn và nhập CSDL cho luận án tiến sĩ bằng phần mềm CDS/ISIS

- Nhập CSDL báo, tạp chí TW, địa phương và tiếng nước ngoài bằng phần mềmILIB

- Sắp xếp toàn bộ báo, tạp chí, bản tin lên kho lưu chiểu

- Quản lý kho báo, tạp chí lưu chiểu

- Vệ sinh, làm mới kho

- Thống kê số bản báo, tạp chí thiếu, gửi công văn hoặc gọi điện trực tiếp tới NXB đòi

* Kế hoạch làm việc của phòng Lưu chiểu:

Công tác thu nhận xuất bản phẩm dân tộc đóng vai trò rất quan trọng trongcông tác lưu trữ và bảo vệ di sản Quốc gia Nhận thức rõ điều này, phòng Lưu chiểuTVQGVN luôn ý thức được nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, hoàn thành côngviệc trước thời hạn theo quy định Phòng lập ra kế hoạch cụ thể rõ ràng để hoànthành nhiệm vụ một cách xuất sắc:

- Tiến hành thu nhận đầy đủ kịp thời các xuất bản phẩm lưu chiểu từ các NXB trong nước nộp về TVQG theo luật xuất bản và luật lưu chiểu quy định

- Việc giao nộp các ấn phẩm lưu chiểu phải đảm bảo tuân theo quy trình kỹ thuật

và đủ số lượng bản mà phòng nhận được, việc phân công công việc giưã các thànhviên phải bảo đảm cân đối

- Đảm bảo tất cả các xuất bản phẩm đều được đóng dấu TVQG, ghi số lưu chiểu

và số đăng ký cá biệt, dán mã vạch ký hiệu cho sách theo đúng quy chuẩn

- Đảm bảo chu trình đường đi của tài liệu: đối với các xuất bản phẩm nộp vềTVQGVN phòng lưu chiểu có thời hạn một tuần để tiến hành xử lý hình thức sau đóchuyển sang phòng Phân loại – biên mục xử lý nội dung

- Thường xuyên làm vệ sinh, sắp xếp kho sách báo lưu chiểu

- Bố trí sắp xếp kho tàng hợp lý để lấy diện tích phát triển sách mới

- Đầu tư thêm trang thiết bị hiện đại như: quạt thông gió, điều hòa và máy khử mùi ….để bảo quản tài liệu lâu dài

- Ngoài ra có kế hoạch tu bổ lại kho tàng nhằm mở rộng diện tích lưu trữ tài liệutrình lên các cấp lãnh đạo xem xét

- Giữa các thành viên trong phòng phải đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc

Với những mục tiêu nêu trên, riêng năm 2012 phòng lưu chiểu đã đạt được rấtnhiều thành công trong việc thu nhận lưu chiểu văn hóa phẩm: phòng thu nhận và

xử lý 76.979 bản sách, 1612 bộ luận án và 3145 bản ấn phẩm đặc biệt, tổng số tàiliệu được phòng xử lý trên 81.736 bản Tất cả các xuất bản phẩm đều được phòngphân chia một cách khoa học, không bị lẫn lộn tạo thuận lợi cho việc xử lý dễ dàngthuận tiện hơn

2.2 Thu thập và xử lý xuất bản phẩm lưu chiểu

Có thể nói, việc xử lý xuất bản phẩm lưu chiểu là một công việc đòi hỏi độ chínhxác cao vì chỉ cần một sơ xuất nhỏ, nếu số lưu chiểu không được liên tục, bị khuyếthay bị cách quãng sẽ gây ra nhầm lẫn trong khi nhập dữ liệu vào máy hoặc khókhăn cho các phòng khi thống kê sách hàng năm…

Các nhà xuất bản sau khi in sách xong phải nộp về cho Thư viện Quốc gia mỗitên sách 5 bản (dưới 300 bản chỉ phải nộp 2 bản) Việc nộp lưu chiểu có thể trựctiếp mang đến hoặc gửi qua đường bưu điện

Hiện nay, trong nước có 59 nhà xuất bản nộp lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia,trong đó có 43 nhà xuất bản ở Trung ương và 16 nhà xuất bản địa phương.

Các nhà xuất bản ở Trung ương bao gồm: NXB Âm nhạc, NXB Thông Tin vàTruyền Thông, NXB Chính Trị Quốc Gia, NXB Công An Nhân dân, NXB Giaodục, NXB Giao thông vận tải, NXB Hội nhà văn, NXB Khoa học kỹ thuật, NXBKhoa học TNCN , NXB Khoa học xã hội, NXB Kim đồng, NXB Lao Động, NXBLao Động Xã Hội, NXB Chĩnh Trị Hành Chính, NXB Mỹ Thuật, NXB Nôngnghiệp, NXB Phụ Nữ, NXB Quân Đội Nhân Dân, NXB Sân Khấu, NXB Tài Chính,NXB Thanh Niên, NXB Thế Gioi, NXB Thể Dục Thể thao, NXB Thống Kê, NXBThông Tấn, NXB Tôn Giao, NXB Tư Pháp, NXB Từ Điển Bách Khoa, NXB TriThức, NXB Văn Hóa Dân Tộc, NXB Văn Hóa Thông Tin, NXB Văn Học, NXBXây Dựng, NXB Y Học, NXB Giao Thông Vận Tải, NXB Thời Đại, NXB CôngThương, NXB Dân Trí, NXB Đại Học Quốc Gia Hà Nội, NXB Đại Học Sư Phạm,NXB Đại Học Bách Khoa NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Các nhà xuất bản Địa phương bao gồm: NXB Đà Nẵng, NXB Đồng Nai, NXB

Hà Nội, NXB Hải Phòng, NXB Phương Đông, NXB Nghệ An, NXB Thanh Hóa,NXB TP Hồ Chí Minh, NXB Thuận Hóa, NXB Văn Nghệ TP Hồ Chí Minh, NXBVăn Hóa Sài Gòn, NXB Đại Học Thái Nguyên, NXB Hồng Đức, NXB Đại HọcHuế, NXB Cần Thơ, NXB Quốc Gia TP Hồ Chí Minh

Trên đây là các nhà xuất bản thường xuyên có sách nộp lưu chiểu về Thư viện.ngoài ra còn một số các cơ quan xuất bản không thường xuyên như các Ban, Ngành,các Bộ, các Cục, Vụ, Viện, ……

Ví dụ: Bộ kế hoạch và đầu tư, Bộ Ngoại giao, Vụ báo chí, Viện Thông tinkhoa học xã hội, Cục văn hóa thông tin cơ sở……

Thông thường, các nhà xuất bản đều phải nộp 5 bản, tuy nhiên đối với các NXBdưới 300 bản chỉ phải nộp về TVQGVN 02 bản, ngoài ra cũng có nhà xuất bản cốtình trốn tránh không nộp hay chỉ nộp chiếu lệ 2 hoặc 3 bản, có nơi chỉ nộp 1 bản.Các NXB ở phía Nam thông thường không gửi nộp lưu chiểu ngay sau khi pháthành mà thường để dồn hàng tháng, hàng quí thậm chí hàng năm mới nộp một lần

để tiết kiệm kinh phí vận chuyển Điều này gây khó khăn cho thư viện trong việc

biên soạn Thư mục Quốc gia hàng tháng, hàng năm vì số lượng không được liên tụccập nhật gây khó khăn cho việc cập nhật thông tin phục vụ bạn đọc Để khắc phụctình trạng này cán bộ phòng lưu chiểu luôn theo dõi sát số lượng sách nộp lưu chiểucủa các nhà xuất bản, nếu nộp thiếu sẽ gọi điện hoặc gửi giấy đòi số lượng bảnthiếu.

Với những nỗ lực tuyên truyền vai trò của lưu chiểu văn hóa phẩm và sự quantâm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước bằng một hệ thống các văn bản pháp luật đượcban hành, hiện nay các NXB đã tự giác trong việc nộp các xuất bản phẩm vềTVQGVN Trong năm 2012 tỷ lệ sách xuất bản ở cấp TW nộp về TVQGVN là13.027 tên chiếm tỷ lệ 83%, NXB Địa phương 2598 tên chiếm tỷ lệ16,5%, các cơquan doanh nghiệp tổ chức khác 58 tên chiếm tỷ lệ 0,5%

2.2.1 Xử lý kỹ thuật đối với sách lưu chiểu:

Quy trình xử lý sách lưu chiểu bao gồm các công đoạn sau:

+ Thu nhận sách lưu chiểu

+ Viết ký hiệu xếp kho (viết số đăng ký cá biệt, số lưu chiểu)

+ Đóng dấu TVQG trên trang thứ 17 và trang tên sách

+ Dán nhãn

+ Nhập thông tin xử lý vào máy tính, trên phần mềm CDS/ISIS

+ Chuyển sang phòng biên mục xử lý nội dung

Quy trình xử lý chi tiết như sau:

Sách sau khi được tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận xử lý sách của phòng Tạiđây, sách sẽ được cán bộ viết ký hiệu xếp kho (số lưu chiểu, số đăng ký cá biệt) vàdán nhãn, phân chia về các kho và nhập thông tin vào CSDL trên CDS/ISIS

Với mỗi số lượng bản của một tên sách, người đăng ký lưu chiểu có cách viết kýhiệu và phân chia các kho khác nhau, sự khác biệt này cũng tùy vào khổ sách, sáchkhổ nhỏ có ký hiệu riêng, khổ to có ký hiệu riêng Các cuốn sách đều phải được