Nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng tư liệu khoa lịch sử trường đại học khoa học xã hội và nhân văn

---NGUYỄN THỊ DIỆU NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÕNG TƯ LIỆU KHOA LỊCH SỬ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH : THÔNG TIN - THƯ VIỆN Hệ đào

-NGUYỄN THỊ DIỆU

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÕNG TƯ LIỆU KHOA LỊCH SỬ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC

XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

NGÀNH : THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Hệ đào tạo: Chính quy Khoá học : QH - 2006 – X

GIANGR VIÊN HƯỚNG DẪN : PGS.TS TRẦN THỊ QUÝ

HÀ NỘI, 2010

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 7

1.Tính cấp thiết của đề tài 7

2 Đối tượng nghiên cứu 8

3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài 8

3.1 Phạm vi về thời gian 8

3.2 Phạm vi không gian 9

4 Mục đích nghiên cứu 9

5 Phương pháp nghiên cứu 9

5.1 Phương pháp luận 9

5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể 9

6 Tình hình nghiên cứu 9

7 Những đóng góp của đề tài 10

7.1 Về lý luận 10

7.2 Về thực tiễn 10

8 Bố cục khóa luận 10

CHƯƠNG 1: PHÕNG TƯ LIỆU KHOA LỊCH SỬ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN VỚI SỰ NGHIỆP ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 11

1.1 Khái quát về Khoa Lịch sử 11

1.1.1 Vài nét về lịch sử ra đời và phát triển. 11

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Khoa 13

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 14

1.2 Khái quát về phòng Tư liệu Khoa 15

1.2.1 Vài nét về lịch sử ra đời và phát triển 15

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ 17

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 17

1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 18

1.4 Vai trò công tác tổ chức hoạt động thông tin – tư liệu phục vụ đào tạo

đại học 21

1.4.1 Vai trò của phòng Tư liệu các Khoa trong trường đại học. 21

1.4.2 Vai trò của hoạt động thông tin tư liệu tại Khoa Lịch sử. 22

CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA PHÕNG TƯ LIỆU KHOA LỊCH SỬ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN 24

2.1 Đặc điểm vốn tài liệu và công tác phát triển vốn tài liệu tại Khoa 24

2.1.1 Đặc điểm vốn tài liệu 24

2.1.2 Công tác phát triển nguồn tin 28

2.2 Đặc điểm cơ sở vật chất và phần mềm quản trị tư liệu 31

2.2.1 Đặc điểm cơ sở vật chất. 31

2.2.2 Quá trình tin học hoá Phòng Tư liệu. 32

2.3 Công tác tổ chức xử lý tài liệu tại Phòng Tư liệu 34

2.3.1 Công tác xử lý hình thức tài liệu. 34

2.3.2 Công tác xử lý nội dung tài liệu. 38

2.4 Công tác lưu trữ và bảo quản tài liệu 41

2.4.1 Công tác tổ chức lưư trữ tài liệu 41

2.4.2 Công tác bảo quản tài liệu. 42

2.5 Công tác phục vụ người dùng tin của Phòng Tư liệu 42

2.5.1 Tổ chức hệ thống tra cứu 42

2.5.1 Tổ chức thời gian phục vụ và các quy định chung. 47

2.5.3 Tổ chức phụ vụ đọc tài liệu tại chỗ 48

2.5.4 Tổ chức phục vụ cho mượn về nhà 48

2.5.5 Dịch vụ sao chép tài liệu 49

CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHI VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÕNG TƯ LIỆU KHOA LỊCH SỬ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN. 50

3.1 Đánh giá hiệu quả hoạt động của Phòng Tƣ liệu 50

3.1.1 Ưu điểm 50

3.1.2 Hạn chế 51

3.1.3 Nguyên nhân 52

3.2 Một số kiến nghị và giải pháp 52

3.2.1 Tăng cường vốn tài liệu 52

3.2.2 Chú trọng đầu tư cơ sở vật chất 54

3.2.3 Nâng cao trình độ cán bộ công tác thông tin – tư liệu 55

3.2.4 Chú trọng công tác bảo quản tài liệu 56

3.2.5 Hoàn thiện hệ thống tra cứu 57

3.2.6 Đào tạo người dùng tin 58

3.2.7 Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện 58

KẾT LUẬN 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

LỜI CẢM ƠN!

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến cô giáo PGS.TS Trần Thị Quý người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành Khóa luận này Qua đây em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trong khoa Thông tin - Thư viện, trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn, đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ em trong suốt 4 năm học tập tại Trường.

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tập thể cán bộ, giảng viên khoa Lịch Sử, trường Đại học Khoa học xã hội &Nhân văn đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực hiện đề tài.

Em xin chân thành cảm ơn gia đình và bạn bè – những người luôn bên

em, động viên và khuyến khích em để em có thể hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp và đạt được kết quả như ngày hôm nay.

Mặc dù có rất nhiều cố gắng nhưng do bước đầu nghiên cứu nên không thể tránh khỏi những thiếu sót.

Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô và các bạn để Khóa luận hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20 / 05 / 2010

Sinh viên Nguyễn Thị Diệu K51 Thông tin Thư viện

TTTT-TV Trung tâm Thông tin –Thư viện

TT-TV Thông tin-thư viện

Tiếng Anh

CDS/ISIS Computerlized Documentation System-Intergrate Set of

Information System

DDC Dewey Decimal Classification

ISBD The International Standard Bibliographic Description

LỜI NÓI ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Trong thời đại ngày nay, các loại hình thư viện, các trung tâm thông tinthư viện ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong việc khám phá và truyền

bá tri thức về tự nhiên và xã hội Thư viện với những đặc trưng vốn có củamình sẽ là nguồn cung cấp tài liệu quý giá phục vụ cho công tác nghiêncứu, học tập và giải trí của mỗi con người Đặc biệt tại các trường đại học,thông tin là yếu tố không thể thiếu trong công tác quản lý, giáo dục và đàotạo Chính vì vậy mỗi trường đại học cần xây dựng hệ thống các trung tâmthông tin thư viện (TTTT-TV) phục vụ cho sự nghiệp đào tạo của cơ quanmình

Hiện nay trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn(ĐHKHXH&NV) đang triển khai chương trình đào tạo theo phương thứcmới- đào tạo theo phương thức tín chỉ Với hình thức đào tạo này tăngcường tính tích cực, chủ động tự học, tự nghiên cứu cho sinh viên Chính vìvậy, trung tâm TT – TV nói chung và phòng tư liệu của các Khoa trongtrường nói riêng có vị trí đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo thông tincho Thầy và trò trong việc giảng dạy và học tập Chính vì vậy, Phòng Tưliệu và thư viện như người thầy thứ hai của sinh viên

Để đạt hiệu quả cao trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo, trường Đạihọc Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN)

đã và đang chú trọng tới một bộ phận quan trọng góp phần vào sự phát triểnchung của nhà trường đó là hệ thống các phòng tư liệu của các Khoa/ Bộmôn trực thuộc Hoạt động của hệ thống các phòng tư liệu đó đã đem lạihiệu quả cao trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập của cán bộ vàsinh viên trong toàn trường Xứng đáng với thành tích là một ngôi trườngdẫn đầu cả nước trong sự nghiệp đào tạo các ngành Khoa học Xã hội vàNhân văn

Hiện nay, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN

có 14 khoa và 2 bộ môn trực thuộc Mỗi Khoa/Bộ môn đều có một phòng

tư liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu và giảng dạy, học tập của cán bộ

và sinh viên của Khoa/Bộ môn mình Phần lớn những phòng tư liệu đó đềuđược xây dựng ngay khi Khoa/Bộ môn được thành lập Nhiều phòng tư liệucủa các Khoa/Bộ môn đã đạt hiệu quả cao trong tổ chức và hoạt động thôngtin thư viện (TT-TV)

Đi đầu trong hệ thống các phòng tư liệu Khoa/Bộ môn cả về lịch sửhình thành lẫn công tác tổ chức và hoạt động đó là Phòng Tư liệu KhoaLịch sử Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử đã trải qua quá trình hình thành vàphát triển lâu dài, vốn tài liệu đã trở nên phong phú và đa dạng Tuy nhiên

do nhu cầu của bạn đọc ngày một thay đổi một cách nhanh chóng nên mặc

dù đã rất cố gắng nhưng công tác tổ chức và hoạt động thông tin vẫn chưađáp ứng một cách hiệu quả nhu cầu của bạn đọc Trước tình hình đó tôi đã

mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Tư

liệu Khoa Lịch sử trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn” làm

đề tài Khóa luận của mình với mong muốn Phòng tư liệu Khoa Lịch sử sẽđạt hiểu quả cao hơn nữa trong hoạt động nghiệp vụ thư viện trong thờigian tới, đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của mọi đối tượng bạn đọc

2 Đối tượng nghiên cứu

Công tác tổ chức hoạt động của phòng Tư liệu khoa Lịch Sử- Trường ĐHKHXH&NV

3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

3.1 Phạm vi về thời gian

Khóa luận nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động của phòng Tư liệu Khoa Lịch sử trong giai đoạn hiện nay

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

Nghiên cứu dựa trên những quan điểm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước,quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng về vấn đề tổ chức và hoạtđộng thông tin & thư viện

5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

Các đề tài về công tác tổ chức hoạt động thông tin & thư viện ở một

số trường đại học từ trước tới nay đã có rất nhiều người nghiên cứu Xongvấn đề nghiên cứu về các mặt hoạt động của một phòng tư liệu trong trường

đại học thì tính đến nay mới chỉ có một đề tài “ Tổ chức và hoạt động

thông tin-thư viện tại Phòng Tư liệu Khoa Quốc tế học trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc Gia Hà Nội” do sinh viên

Nguyễn Thị Hà lựa chọn làm Khoá luận tốt nghiệp năm 2009 Tác giả đã đisâu nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hoạt động của Phòng Tư liệuKhoa Quốc tế học.

Cho đến nay chưa có một đề tài nào nghiên cứu về các mặt hoạt độngcủa phòng Tư liệu Khoa Lịch Sử Chính vì vậy có thể khẳng định đề tài:

“Nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử

trường ĐHKHXH&NV” là đề tài hoàn toàn mới, chưa có ai nghiên cứu.

7 Những đóng góp của

đề tài 7.1 Về lý luận

Kết quả nghiên cứu góp phần hoàn thiện những vấn đề lý luận về côngtác tổ chức, hoạt động thông tin & thư viện nói chung và phòng tư liệu củacác khoa trong trường đại học nói riêng

7.2 Về thực tiễn

Đưa ra những kiến nghị, giải pháp mang tính khả thi trong thời gian tớinhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử trườngĐHKHXH&NV góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của Khoa

Chương 2: Hiện trạng công tác tổ chức hoạt động thông tin của Phòng

Tư liệu Khoa Lịch sử trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Chương 3: Một số nhận xét, kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.

CHƯƠNG 1 PHÕNG TƯ LIỆU KHOA LỊCH SỬ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN VỚI SỰ

NGHIỆP ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC.

1.1 Khái quát về Khoa Lịch sử.

1.1.1 Vài nét về lịch sử ra đời và phát triển.

Khoa Lịch sử là một trong bốn khoa được xây dựng từ những ngày đầuthành lập trường Đại học Tổng Hợp Hà Nội (năm 1956) và vẫn được duytrì cho đến ngày nay trong cơ cấu tổ chức mới của trường Đại học Khoahọc Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội Trải qua hơn 50 nămxây dựng và trưởng thành trong hoàn cảnh đất nước gặp nhiều khó khăn,Khoa Lịch sử đã từng bước phát triển và có những đóng góp to lớn vàocông cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc Quá trình hình thành và phát triểncủa Khoa có thể chia thành các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1956-1985

Khi mới thành lập, Khoa Lịch sử chỉ có 20 cán bộ gồm các nhà khoahọc nổi tiếng như Giáo Sư (GS) Trần Đức Thảo, GS Đào Duy Anh, GSTrần Văn Giàu và một số cán bộ trẻ vừ mới ra trường, cùng một nhóm cán

bộ tư liệu biên dịch Đến năm 1957 Khoa lại được bổ sung thêm một số cán

bộ giảng dạy và tư liệu, dần dần hình thành những tổ bộ môn đầu tiên là Cổ

sử Việt Nam, Cận đại Việt Nam, Hiện đại Việt Nam và Lịch sử thế giới.Đây cũng là thời kỳ hình thành định hướng phát triển của Khoa là kế hợpchặt chẽ giữa giảng dạy và nghiên cứu khoa học Nhiều công trình chuyênkhảo và dịch thuật xuất hiện, đặc biệt là những bộ giáo trình Lịch sử ViệtNam đã đặt cở sở cho việc nghiên cứu, học tập và giảng dạy không chỉtrong Khoa, trong trường, mà mở rộng trên phạm vi cả nước

Từ năm 1960, Khoa Lịch sử đươc nhập với Khoa Ngữ Văn thành Khoa

Xã hội nhưng vẫn tương đối độc lập về mặt chuyên môn Lúc này số cán bộ

và sinh viên tăng lên nhanh chóng, diện đào tạo được mở rộng Nhiều bộsách quan trọng và các gáo trình biên soạn từ trước được chỉnh lý, bổ sung

và xuất bản rộng rãi

Từ năm 1965, Khoa Lịch sử lại tách ra thành khoa riêng Các hoạtđộng đào tạo, nghiên cứu khoa học và phục vụ sản xuất chiến đấu diễn ratrong điều kiện chiến tranh ác liệt và hoàn cảnh cực kỳ khó khăn Cơ cấu tổchức của khoa có thêm một số bộ môn mới như: Khảo cổ học, Lưu trữ học,Thư viện học…Đây cũng chính là thời kỳ hình thành và khẳng định mộtphương hướng đào tạo và nghiên cứu là gắn chặt lý luận với thực tiễn, nhàtrường và xã hội, khảo cứu sách vở với khảo sát thực điạ

Sau khi miền nam hoàn toàn giải phóng, Khoa Lịch sử phải chia sẻ lựclượng nòng cốt của mình đi xây dựng các khoa Lịch sử ở các trường: Đạihọc Tổng hợp Huế, Đại học Đà Lạt…Trong thời gian này trong Khoa cóthêm hai Bộ môn mới được thành lập là Phương pháp luận sử học và Phongtrào cộng sản và công nhân quốc tế, nhưng đến năm 1981 có hai Bộ mônđược chuyển sang trường Đại học Văn hoá hình thành hai khoa độc lập làBảo tàng học và Thư viện học

Giai đoạn 1986 đến nay

Cùng với quá trình đổi mới của đất nước, Khoa Lịch sử cũng trải quachặng đường đổi mới toàn diện, sâu sắc, trở thành trung tâm đào tạo vànghiên cứu khoa học đa ngành, đa lĩnh vực sử học chất lượng cao của cảnước, lấy khoa học cơ bản làm nền tảng và mở rộng đáp ứng nhu cầu củađất nước - trở thành địa vị tin cậy của đồng nghiệp quốc tế

Năm 1995, trong cơ cấu của tổ chức của Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội tách thành 2 trường mới: Đại học Khoa học Tự nhiên và Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Trong đội hình củaTrường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Khoa tiếp tục khẳng định làtrung tâm đào tạo và nghiên cứu đa ngành, đa lĩnh vực sử học chất lượng cao của cả nước, là địa chỉ nghiên cứu và đào tạo tin cậy của Việt Nam và đồng nghiệp quốc tế.

Khoa có trên 7000 sinh viên các hệ, nghiên cứu sinh, học viên cao học

đã và đang học tập, trong đó có trên 100 người đã bảo vệ thành công Luận

án tiến sĩ, trên 200 Luận văn thạc sĩ

Trong hơn 50 năm qua ở khoa đã có gần 200 cán bộ giảng dạy thuộccác thế hệ, trong đó có những thầy giáo, cô giáo đã trở thành nhà giáo, nhàkhoa học lão thành, nổi tiếng Nhiều cán bộ học sinh khoa Lịch sử tốtnghiệp trở thành những công dân tốt của đất nước, sống, lao động, phục vụ

sự nghiệp xây dưng và bảo vệ Tổ quốc trên mọi miền đất nước, thànhnhững nhà giáo, nhà nghiên cứu lịch sử văn hoá, nhà hoạt động chính trịtrên các lĩnh vực văn hoá, xã hội, kinh tế

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Khoa

Trải qua quá trình hình thành và phát triển trong bối cảnh đất nước gặpnhiều khó khăn, Khoa Lịch sử vẫn chứng tỏ mình là địa chỉ tin cậy trong sựnghiệp đào tạo về chuyên ngành Lịch Sử của cả nước Bên cạnh đó Khoa

có những chức năng và nhiệm vụ sau:

- Thực hiện mọi chủ trương, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra

- Đào tạo sinh viên hệ cử nhân

- Đào tạo sinh viên hệ chất lượng cao

- Đào tạo sinh viên hệ sau Đại học

- Truyền bá tri thức và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao chuyên ngành Lịch sử, phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước.

- Nghiên cứu khoa học và đào tạo, góp phần phục vụ thực tiễn công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức

Về mặt cơ cấu tổ chức Khoa có 1 Ban Chủ nhiệm Khoa và các Bộ môn trựcthuộc

Ban chủ nhiệm Khoa gồm:

- 1 Chủ nhiệm Khoa: Chịu trách nhiệm chung về hoạt động củaKhoa

- 3 Phó Chủ nhiệm Khoa (PCN), trong đó:

+ 1 PCN phụ trách đào tạo sau đại học và đối ngoại quốc tế

+ 1 PCN phụ trách đào tạo đại học và nghiên cứu khoa học

1.1.3.2 Đội ngũ cán bộ

Công việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ được Khoa giao trực tiếp cho các bộmôn đảm nhiệm Khoa Lịch sử là đơn vị đầu tiên của Trường Đại học TổngHợp Hà Nội nêu quyết tâm phó tiến sĩ hoá toàn bộ các cán bộ trong khoa.Đặt vào trong hoàn cảnh của nhà trường và đối với việc đào tạo các ngànhkhoa học xã hội nói chung đây là mục tiêu mang tính hiệu quả cao

Khoa Lịch Sử hiện có 43 cán bộ giảng dạy và nghiên cứu sinh, trong đó:

Số người có học vị Tiến Sĩ: 16 người chiếm 37%

Số người có học vị Thạc sĩ : 14 người chiếm 32.5%

Số người có học vị Cử nhân: 5 người chiếm 12%

Hiên nay khoa có 8 người đang là nghiên cứu sinh trong và ngoài nướcchiếm 18.5%

Khoa Lịch sử trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã vàđang là trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo đại học, sau đại học, cóquy mô lớn và chất lượng hàng đầu cả nước Trong suốt quá trình hìnhthành và phát triển Khoa đã thực sự trở thành cái nôi đào tạo các nhà khoahọc, các nhà giáo và các cán bộ chỉ đạo thực tiễn chủ yếu hoạt động trêncác lĩnh vực sử học, văn hoá học…góp phần cung cấp những cơ sở khoahọc cho Đảng và Nhà nước hoạch định các chiến lược phát triển của đấtnước

1.2 Khái quát về phòng Tư liệu Khoa

1.2.1 Vài nét về lịch sử ra đời và phát triển.

Phòng Tư liệu khoa Lịch sử gắn liền với quá trình hình thành và pháttriển của Khoa Ngay từ những ngày thành lập Khoa đã có chủ trương xâydựng phòng Tư liệu nhằm mục đích phục vụ công tác nghiên cứu, học tậpcủa cán bộ và sinh viên trong Khoa

Với quan niệm không có tư liệu sẽ không có Khoa Lịch sử phát triểnnên ngay từ khi thành lập đã có rất nhiều dịch giả nổi tiếng như GS Đào

Duy Anh, GS Trần Văn Giàu quan tâm đến vấn đề lưu trữ tài liệu Mặc dùkhông được đào tạo về chuyên ngành thư viện nhưng những nhà dịch giảnày đã rất cố gắng để lưu trữ những nguồn tài liệu quý giá của Khoa đểphục vụ cho sự nghiệp đào tạo sau này.

Khoa Lịch sử qua quá trình hình thành, phát triển đã trải qua những lầnphải sơ tán vì chiến tranh (1965, 1971, 1972) và toàn bộ số tài liệu ít ỏihiện có tại thời điểm đó cũng được đóng gói cẩn thận để sơ tán cùng vớiKhoa

Thời gian đầu nguồn tài liệu của Khoa rất được chú trọng bổ sung Córất nhiều gia đình đã tặng cả kho sách của gia đình cho phòng tư liệu khoaLịch sử Tài liệu bổ sung thời kỳ này chủ yếu là sách, báo, tạp chí, luậnvăn, những bài viết trong những lần đi thực tế của sinh viên…

Tháng 10/1956 trường Đại học Tổng Hợp được thành lập Toàn bộ tàisản được kế thừa từ kho sách của Đông Dương đại học, Bảo tàng Lịch Sử,Thư viện Viễn Đông Bác Cổ Lúc này nguồn tài liệu chủ yếu được viếtbằng tiếng Pháp và có sự xuất hiện của tạp chí Nam Phong Những nhà Hánhọc, Tây học với niềm đam mê sách vở đã được đưa về khoa làm cán bộlưu trữ và dịch tài liệu

Một thời kỳ sau chiến tranh, công tác tư liệu không được quan tâm cụthể do cán bộ không được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, không có cán

bộ chuyên trách thay thế Đến đầu năm 2009 khoa mới chính thức có mộtcán bộ có trình độ cử nhân chuyên ngành TT-TV kế tiếp sự nghiệp của cáccán bộ trước đó

Nguồn tài liệu của Khoa hiện có chủ yếu được chuyển từ một phần củatrường Đại học Tổng Hợp xuống cho Khoa Sử trông coi Một phần đượcthừa kế vốn tài liệu của Bảo tàng Lịch Sử ; Ban Văn, Sử, Địa…

Hơn 50 năm xây dựng và triển đến nay Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử đã

sở hữu một số lượng tài liệu khá phong phú ở nhiều lĩnh vực nghiên cứu

Để đáp ứng nhu cầu của bạn đọc, song song với các hoạt động nghiệp vụ,phòng Tư liệu Khoa còn mở rộng và giao lưu với các thư viện, các việnnghiên cứu như Viện Khoa học xã hội, TTTT-TV Đại học Quốc Gia HàNội…

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ.

Cung cấp và đảm bảo nguồn lực thông tin, tài liệu phục vụ cho cáchoạt động nghiên cứu, học tập và giảng dạy của cán bộ và sinh viên KhoaLịch sử trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN

Thu thập và bổ sung tài liệu cần thiết, đồng thời thu nhận những ấnphẩm do Khoa xuất bản như các ấn phẩm định kỳ, tạp chí chuyên ngànhLịch Sử, báo cáo khoa học sinh viên, Khoá luận tốt nghiệp và các Luậnvăn, Luận án tiến sĩ đã bảo vệ ở Khoa

Tổ chức và bảo quản toàn bộ vốn tài liệu của Khoa Lịch Sử

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ.

Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức củaKhoa, chịu sự điều hành và chi phối của Ban Chủ Nhiêm khoa

Phòng Tư liệu khoa Lịch Sử gồm hai bộ phận:

Do hạn chế về số lượng cán bộ nên hiện Khoa có một cán bộ có trình

độ cử nhân chuyên ngành TT-TV vừa phụ trách công việc của phòng tư liệuvừa kiêm trợ lý đào tạo sau đại học của Khoa

1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Bước sang thế kỷ XXI, chúng ta đang sống trong thời đại của côngnghệ thông tin, thời đại của nền kinh tế tri thức Chính vì vậy nó đòi hỏimỗi một cá nhân phải tự nâng cao hơn nữa trình độ, chuyên môn nghiệp vụ,kiến thức công nghệ thông tin…để đáp ứng với từng nhiệm vụ, công việc

mà chúng ta đang làm Hiện nay một bộ phận lớn người dùng tin có nhucầu tin ngày càng cao và đa dạng hơn Bất cứ lúc nào, thông tin họ cần đềuphải mang tính thời sự, cập nhật và liên tục

Người dùng tin (NDT) là thành phần không thể thiếu trong bất kỳ hoạtđộng của một cơ quan TT- TV nào NDT và nhu cầu tin của họ là cơ sở đểđịnh hướng cho toàn bộ hoạt động thông tin của cơ quan đó Nắm vững nhucầu thông tin, đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác nhu cầu tincủa NDT là một nhiệm vụ quan trọng của thư viện nói chung và thư việncác trường đại học nói riêng

Phòng Tư liệu khoa Lịch sử những năm gần đây bạn đọc đến sử dụngthư viện ngày một tăng nhanh tạo nên nhu cầu tin rất lớn cần được đáp ứngđầy đủ và kịp thời Để xác định chính xác thành phần bạn đọc đến sử dụngtài liệu tại Phòng Tư liệu Khoa, tôi tiến hành phát phiếu điều tra nhu cầu tinvới tổng số phiếu phát ra 210 phiếu, số phiếu hợp lệ thu về là 200 phiếu,kết quả thu được như sau:

Bảng 1: Số liệu xử lý phân tích phiếu điều tra nhu cầu tin của bạn đọc tại

Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử.

Trình độ Sinh viên Cán bộ giảng dạy Học viên cao học Nghiên cứu sinh Tổng

số

200

Tỷ lệ %Giới tính

Nghiên cứu sinh

Biểu đồ phản ánh thành phần bạn đọc tại Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử

Qua số liệu thống kê bạn đọc đến Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử là sinh

viên chiếm 72.5% (145/200 phiếu) nhiều hơn so với bạn đọc là cán bộ

giảng dạy, nghiên cứu sinh và học viên cao học Căn cứ vào đặc điểm, số

liệu điều tra nhu cầu tin của bạn đọc, đối tượng bạn đọc có thể chia

thành các nhóm sau:

+ Nhóm bạn đọc là sinh viên: Đây là nhóm đối tượng tham gia sử

dụng thư viện đông nhất Đặc điểm nhu cầu tin của sinh viên trải rộng, họvừa có nhu cầu về sách giáo khoa, giáo trình, vừa có nhu cầu về các tài liệutham khảo, các loại báo, tạp chí có liên quan đến chuyên ngành Sinh viênkhoa Lịch sử thường cần những tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực chuyên ngànhnhư Văn hoá học, Khảo cổ học…

+ Nhóm bạn đọc là cán bộ giảng dạy: Đặc điểm nhu cầu tin của

nhóm người dùng tin này vừa mang tính chất nghiên cứu khoa học cơ bản,vừa mang tính chất chuyên ngành, bởi vậy tài liệu họ cần thường rất đadạng và phức tạp Loại tài liệu chủ yếu nhóm người dùng tin này cần :chính trị-xã hội, các văn bản pháp luật, các công trình nghiên cứu khoa học,

tư liệu lịch sử … để phục vụ cho công tác giảng dạy và nâng cao trình độchuyên môn

+ Nhóm bạn đọc là học viên cao học : Nhóm người dùng tin này

thường có nhu cầu thông tin về các chuyên ngành mà họ đang theo họcnhư: Lịch sử Việt Nam cận - hiện đại, Lịch sử Đảng… Đây là nhóm cótrình độ học vấn cao, ngoài những tài liệu về chuyên môn họ còn có nhucầu về các tài liệu tham khảo để ngâng cao trình độ, trau dồi tri thức khoahọc

+ Nhóm bạn đọc là nghiên cứu sinh: Cũng như nhóm bạn đọc là cán

bộ giảng dạy, học viên cao học, nhóm bạn đọc này là những người có trình

độ học vấn cao, nhu cầu tin của họ phong phú và đa dạng Nhóm nghiêncứu sinh có nhu cầu sử dụng các tài liệu tham khảo, sử dụng các dịch vụtruyền thống và hiện đại (đặc biệt là các dịch vụ mang tính hiện đại cao)phục vụ cho công tác nghiên cứu của mình

Ngoài các nhóm người dùng tin trên, phòng Tư liệu Khoa còn phục vụbạn đọc là các cán bộ, giảng viên và sinh viên ngoài khoa nếu có nhu cầu

sử dụng tài liệu

1.4 Vai trò công tác tổ chức hoạt động thông tin – tư liệu phục vụ đào tạo đại học.

1.4.1 Vai trò của phòng Tư liệu các Khoa trong trường đại học.

Thư viện là nơi cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho người đọc pháttriển toàn diện, đặc biệt là tư duy sáng tạo, góp phần giúp nhà trường hoànthành sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực, bồi dưỡng nhân tài cho đất nước

Để thư viện trường học thật sự là nơi đảm bảo chất lượng và hiệu quả giáodục, đòi hỏi phải tăng cường vốn tài liệu, đảm bảo về nội dung, bao gồmđầy đủ về sách giáo khoa, giáo trình sách tham khảo chuyên ngành phùhợp với ngành nghề đào tạo của nhà trường Đối với các trường đại họchoạt động TT-TV có vai trò to lớn trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo củatrường

Công tác tổ chức hoạt động thông tin tư liệu hỗ trợ cho việc thay đổiphương pháp giảng dạy ở bậc đại học Thay vì lên lớp thuyết trình, diễn giảimột vấn đề qua các bài giảng và giáo trình, các vị giáo sư, giảng viên đã đưa

và nguồn tài liệu phong phú sẵn có của thư viện, nêu tình huống của vấn đề

để hướng dẫn sinh viên sưu tầm, tham khảo, nghiên cứu tài liệu thư việnhầu có đủ dữ liệu để đặt vấn đề, thảo luận và tìm ra chân lý Thay vì chobiết trước chân lý, các GS đã hướng dẫn sinh viên tự tìm ra chân lý CácGiáo sư đã hướng dẫn sinh viên khảo sát qua các nguồn kinh nghiệm tíchlũy trước khi đạt tới lời giải đáp cho vấn đề được đặt ra

Thay đổi phương pháp học tập ở bậc đại học Thay vì học thuộc lòngbài giảng hay giáo trình của thầy, các sinh viên phải đến thư viện tìm kiếm,theo sự hướng dẫn của thầy, các tài liệu liên quan đến đề tài, đem thảo luận,

hay vấn đề khảo sát Thư viện đại học sẽ cung cấp cho sinh viên nhiềunguồn thông tin, tri thức khác nhau; Sinh viên phải làm công việc chọn lựa,phân tích, so sánh đánh giá tổng hợp những thông tin tri thức này để đưa ranhận xét rút ra kết luận riêng của mình Những nhận xét và kết luận này sẽđược trình bày trên một bài làm tóm tắt (Khoảng 2 hay 3 trang giấy) và nộpvào một buổi học sau, và hàng tuần để đưa ra lớp thảo luận và để thầy giáođánh giá.

Về phương diện tâm lý giáo dục, hoạt động TT-TV của các phòng tưliệu trong trường đại học đã làm thay đổi phương cách vận dụng tri thức củangười học Thay vì tận dụng ký ức để nhớ nằm trong những điều trình bày,trong bài giảng hay giáo trình người sinh viên được tự do chọn lựa nguồnthông tin, kiến thức, rồi vận dụng óc phân tích đối chiếu để đi đến một sựtổng hợp có tính sáng tạo

Sự hoạt động của các phòng tư liệu cũng làm thay đổi phương pháp

đánh giá người học Thay vì đánh giá một sinh viên chỉ qua kết quả của kỳ

thi cuối khoá, các giáo viên đánh giá sinh viên mình qua suốt công trìnhđóng góp trong một khóa học Mỗi tuần một bài làm cho một môn học, mỗikhóa một hay hai khóa luận dài chừng vài chục trang giấy cho một bộ môn.Giáo viên sẽ đánh giá sinh viên của mình qua tất cả công trình nghiên cứuhay sáng tạo đó Bài thi cuối khóa có thể chỉ là một bài trắc nghiệm nhỏ,chiếm một tỷ lệ nhỏ nhoi trong tổng số điểm đánh giá một sinh viên

1.4.2 Vai trò của hoạt động thông tin tƣ liệu tại Khoa Lịch sử.

Là một nhân tố góp phần vào sự phát triển của Khoa trong công tácgiáo dục, đào tạo và nghiên cứu, Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử có vai tròthúc đẩy hoạt động nghiên cứu khoa học, nâng cao chất lượng học tập củasinh viên trong toàn Khoa.Với những hoạt động nghiệp vụ thư viện chuyên

môn, hoạt động TT-TV tại Khoa đã đạt hiệu quả cao trong công tác phục vụbạn đọc.

Thông qua nguồn tài liệu phong phú cùng với cách sắp xếp và tổ chứchợp lý kho Tư liệu, bạn đọc cảm thấy hứng thú hơn với công việc đọc vàtra tìm tài liệu tại Khoa Từ đó tạo đà phát triển cho công tác giáo dục vàđào tạo

CHƯƠNG 2 HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG

CỦA PHÕNG TƯ LIỆU KHOA LỊCH SỬ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN.

2.1 Đặc điểm vốn tài liệu và công tác phát triển vốn tài liệu tại Khoa.

2.1.1 Đặc điểm vốn tài liệu

Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố cấu thành của thư viện Nó làthước đo để đánh giá sự phong phú và đa dạng về nguồn tin của một cơquan thông tin - thư viện Bên cạnh đó vốn tài liệu giúp thư viện thực hiệntốt các chức năng của mình: Chức năng thông tin, chức năng văn hoá, chứcnăng giáo dục và chức năng giải trí

*Đặc điểm nội dung tài liệu

Toàn bộ số tài liệu được lưu trữ tại Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử có nộidung bao quát nhiều ngành, lĩnh vực nghiên cứu như: Văn hoá học, Triếthọc, Tôn giáo, Lịch sử thế giới, Lịch sử Việt Nam, Khảo cổ học…Tuynhiên do tính chất đặc thù về lĩnh vực đào tạo của Khoa nên hiện tại có80% số lượng sách, báo, tạp chí có nội dung chuyên ngành lịch sử Với sốlượng tài liệu chuyên sâu về nội dung đó, Phòng Tư liệu Khoa đã đáp ứngkhá tốt nhu cầu tin của người dùng tin trong và ngoài Khoa

* Đặc điểm hình thức tài liệu

Theo thống kê đến hết năm 2009, Phòng Tư liệu Khoa đã có các loại hình tài liệu sau:

* Các xuất bản phẩm

- Sách : Bao gồm những tài liệu có nội dung về chuyên ngành lịch sử và các bộ môn liên quan như Văn hóa học, Nhân học, Lưu trữ học…

Bảng 3: Thống kê số lượng sách tại Phòng Tư liệu Khoa Lịch Sử

STT

nội dung Lịch sử chung

nội dung Lịch Sử thế giới

Báo & tạp chí : Hiện tại Khoa đang lưu trữ số lượng tạp chí rất lớn phục vụ

cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu của Khoa

Bảng 4 : Bảng thống kê tên tạp chí được lưu giữ tại Phòng Tư liệu Khoa.

STT12345678910111213141516

* Tài liệu xám

Tài liệu xám (nguồn tài liệu nội sinh) là nguồn tài liệu quý giá của mỗimột cơ quan thông tin, thư viện Đó là những tài liệu về các công trìnhnghiên cứu khoa học của sinh viên, cán bộ trong Khoa mà chưa từng đượccông bố trên các kênh thông tin đại chúng như: Khoá luận tốt nghiệp, Niênluận, Báo cáo khoa học, Luận văn thạc sĩ, Luận án tiến sĩ…Hiện tại Phòng

Tư liệu khoa Lịch Sử mới xử lý Khoá luận tốt nghiệp, Luận văn thạc sĩ,Luận án tiến sĩ để đưa vào phục vụ sinh viên, còn các tài liệu khác chưa

Nguồn tài liệu xám của Khoa hiện có 2726 tên tài liệu, trong đó:

+ Khoá luận tốt nghiệp: 2430 cuốn

+ Luận án tiến sĩ: 160 cuốn

+ Luận văn thạc sĩ: 136 cuốn

Tài liệu tra cứu : Phòng tư liệu khoa hiện lưu trữ 170 bản trong đó bao gồm các tài liệu sau:

Hồ Chí Minh toàn tập:24 cuốn

Lê nin toàn tập: 55 cuốn

Văn kiện Đảng : 43 cuốn

Khoảng 40 cuốn còn lại bao gồm các văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, từ điển, niên giám, Văn kiện Quốc hội

* Tài liệu truyền thống: Đây là loại hình tài liệu được phòng Tư liệu Khoa

chú trọng bổ sung nhất, bao gồm các tài liệu như: sách, báo, tạp chí, Luậnvăn, Luận án…Nguồn tài liệu này chiếm 90% tổng số vốn tài liệu tại phòng

Tư liệu

* Tài liệu điện tử

Bên cạnh nguồn tài liệu truyền thống, những năm qua phòng Tư liệuKhoa luôn cố gắng xây dựng và phát triển vốn tài liệu điện tử làm cơ sởcho việc xây dựng một thư viện điện tử sau này Hiện nay vốn tài liệu điện

tử cua Phòng Tư liệu chưa được phong phú, mới chỉ dừng lại ở dạng cơ sở

dữ liệu

Các cơ sở dữ liệu: Với việc ứng dụng tin học trong công tác thư viện,hiện nay phòng Tư liệu Khoa đã và đang xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL)sách, Luận văn thạc sĩ và Khóa luận tốt nghiệp với tổng số 400 biểu ghi.CSDL này là nền tảng để trung tâm xây dựng mục lục truy cập trực tuyến,phục vụ nhu cầu tra cứu trực tuyến của NDT

* Ngôn ngữ tài liệu

Trong tổng số vốn tài liệu của Khoa, phần lớn tài liệu được viết bằngtiếng Việt, còn lại là tài liệu thuộc các ngôn ngữ khác như: Anh, Pháp, Nga,Nhật, Trung Quốc

2.1.2 Công tác phát triển nguồn tin

2.1.2.1 Bổ sung tài liệu

Trong các hoạt động nghiệp vụ, phòng Tư liệu khoa Lịch sử rất chú trọng đến chính sách phát triển vốn tài liệu Đây là công việc hết sức quan trọng trong kế hoạch phát triển của Khoa Việc bổ sung vốn tài liệu quyết định đến chất lượng các tư liệu được lưu trữ trong Khoa Nếu công tác bổ sung và phát triển nguồn tài liệu không được coi trọng một cách nghiêm túcthì sẽ dẫn đến việc tư liệu trong Khoa không phản ánh hết được sự phát triển của các công trình nghiên cứu khoa học lịch sử, không đáp ứng đầy

đủ, kịp thời công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập

Bổ sung là hoạt động mang tính trí tuệ cao Bổ sung không chỉ là côngtác kỹ thuật đơn thuần như sưu tầm, mua bán, thu thập một cách đơn giản.Nội dung, giá trị tài liệu nhập vào thư viện có đảm bảo hay không phụthuộc rất lớn vào sự đánh giá, lựa chọn của cán bộ làm công tác bổ sung.Chính vì vậy cán bộ bổ sung cần có trình độ nhất định để cân nhắc, xemxét, đánh giá, phân tích kỹ từng tài liệu

Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác bổ sung, không chỉ riêng cán

bộ phòng Tư liệu mà cả Ban Chủ nhiệm Khoa cũng coi trọng công tác nàyhơn Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử thực hiện kế hoạch bổ sung tài liệu dựatrên hai nguyên tắc sau:

* Nguyên tắc tính tư tưởng, thể hiện:

- Đảm bảo bổ sung những tài liệu phù hợp với thế giới quan của Chủ nghĩa Mac- Lênin và tư tương Hồ Chí Minh

- Bổ sung những tài liệu phù hợp với đường lối, chính sách của Đảng vàNhà nước.

- Bổ sung ưu tiên những vấn đề, những nhiệm vụ cấp thiết trong mỗi thời kì, mỗi giai đoạn nhất định

* Nguyên tắc tính khoa học, thể hiện:

- Bổ sung vốn tài liệu phải căn cứ vào đặc diểm, tính chất, loại hình, chức năng, nhiệm vụ của thư viện và đối tượng người dùng tin

- Bổ sung phải được tiến hành một cách kịp thời, thường xuyên và có

kế hoạch

Hàng năm Khoa có kế hoạch bổ sung tài liệu, việc bổ sung được căn cứ vào các yếu tố sau:

- Căn cứ vào nguồn tài chính: Dựa trên nhu cầu của các bộ môn,

Khoa phân bổ nguồn kinh phí đào tạo cho việc bổ sung vốn tài liệu

- Căn cứ vào nội dung tài liệu: Nội dung tài liệu được đánh giá bởi

các cán bộ của từng bộ môn, bao gồm các tài liệu mới có giá trị cho việcnghiên cứu, giảng dạy và học tập các chuyên ngành lịch sử, các tài liệu cũ

có giá trị mà phòng Tư liệu Khoa chưa có, cần được bổ sung kịp thời

- Căn cứ vào diện tích của phòng Tư liệu: Do diện tích phòng tư liệu

của Khoa có hạn, vì vậy việc bổ sung tài liệu cần được đánh giá một cáchsâu sắc về mặt nội dung, chỉ bổ sung những tài liệu mang tính chất đặctrưng về lịch sử và cần thiết cho nghiên cứu, giảng dạy và học tập Khôngthực hiện bổ sung khi tài liệu chưa được đánh giá nghiêm túc về mặt nộidung Thực hiện việc này nhằm tránh những tài liệu không mang tính đặctrưng, ít giá trị về nội nhưng chiếm diện tích khá lớn trong kho

* Nguồn bổ sung

+ Nguồn tài liệu được bổ sung qua hình thức mua: Mua tài liệu là

việc làm cần thiết, khi ngày càng nhiều các công trình nghiên cứu khoa học

có giá trị ra đời, nguồn bổ sung này tạo cho phòng Tư liệu Khoa tính chủđộng trong việc cập nhật tài liệu mới Mua tài liệu hàng năm luôn đảm bảocho phòng Tư liệu có đầy đủ các tài liệu nghiên cứu về lịch sử, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập

+ Nguồn tài liệu được bổ sung qua hình thức biếu tặng: Phòng Tư

liệu Khoa hàng năm vẫn nhận được các nguồn biếu tặng từ các thầy côgiáo, các nhà khoa học trong và ngoài nước, đây cũng là nguồn bổ sungđáng kể (chủ yếu hiện nay) cho thư viện, tuy nhiên nếu phụ thuộc vàonguồn này thì không tạo được tính chủ động cho thư viện, luôn ở trạng tháithụ động trong việc bổ sung tài liệu Nguồn tài liệu tặng biếu cũng phảiđược xem xét kỹ lưỡng về nội dung thì mới đưa vào phục vụ

+ Nguồn tài liệu được bổ sung qua hình thức Nhân bản: Khuyến

khích, động viên các cán bộ đã và đang công tác tại khoa có tài liệu quýhiếm, giới thiệu và cho phép phòng Tư liệu Khoa được sao chụp những tàiliệu đó Tiến hành việc này nhằm làm phong phú thêm nguồn tài liệu quýhiếm có trong phòng Tư liệu

+ Nguồn tài liệu được bổ sung qua trao đổi: Trong quá trình nghiên

cứu khoa học Khoa sử có hợp tác, giao lưu với nhiều cơ quan, đơn vị cócùng chuyên ngành, thông qua con đường này Khoa có thể tiến hành traođổi tài liệu vơí các cơ quan, đơn vị trên (đặc biệt là các Vện thuộc ViệnKhoa học Xã hội Việt Nam)

+ Nguồn tài trợ: Hiện nay, có rất nhiều các tổ chức quốc tế có nguồn

tài liệu ngoại văn giá trị, thông qua việc trao đổi nghiên cứu khoa học,Khoa có thể xin tài trợ sách từ các tổ chức này, tăng cường vốn tài liệungoại văn cho phòng Tư liệu

+ Nguồn bổ sung từ việc giao nộp của cán bộ, sinh viên và học viên:

Phòng Tư liệu khoa Lịch Sử hàng năm có thu nhận các công trình nghiêncứu của cán bộ và sinh viên: Luận văn, Luận án, Khóa luận, Báo cáo khoahọc, Kỷ yếu hội nghị khoa học sinh viên Tuy nhiên phòng Tư liệu Khoachỉ mới xử lý Luận văn, Luận án và Khóa luận để phụ vụ bạn đọc Còn cáctài liệu nghiên cứu khác chưa được xử lý để đưa vào sử dụng

2.1.2.2 Thanh lý tài liệu

Song song với việc bổ sung tài liệu là công tác thanh lý tài liệu Đây làviệc làm bắt buộc, nhằm không ngừng nâng cao chất lượng vốn tài liệu cả

về nội dung lần hình thức Hiện nay, do diện tích thư viện của Khoa khôngcòn nhiều chỗ trống để sắp xếp các tài liệu mới nhập về, đặc biệt là tài liệu

về luận văn, khóa luận là những tài liệu có giá trị, số lượng này hàng nămrất nhiều và đều đặn nhập vào thư viện Trong một thời gian ngắn diện tíchcủa thư viện sẽ không đáp ứng đủ Vì vậy cần thanh lý những tài liệu:

+ Ít có giá trị về mặt lịch sử

+ Những tài liệu ít liên quan đến lịch sử

+Những tài liệu nhiều bản và những tài liệu mà nhiều nơi có, dễ tìm,

dễ khai thác

- Cách thức thanh lý Phòng Tư liệu đã làm: Trong quá trình làm

việc, cán bộ Thư viện lập danh sách những tài liệu cần thanh lý, trình lênBan chủ nhiệm Khoa, Ban chủ nhiệm Khoa tham khảo ý kiến các bộ môn

có liên quan và đưa ra quyết định thanh lý

2.2 Đặc điểm cơ sở vật chất và phần mềm quản trị tư liệu.

2.2.1 Đặc điểm cơ sở vật chất.

Cơ sở vật chất là nơi chứa đựng, giữ gìn tài liệu và là nơi giúp bạnđọc nhận thức được thông tin, tiếp nhận và chọn lọc thông tin Được sựquan tâm của Ban Chủ nhiệm Khoa, Phòng Tư liệu Khoa đã từng bướcđược nâng cấp và hoàn thiện vế cơ sở vật chất, tạo điều kiện thuận lợi cho

mọi hoạt động của Phòng Tư liệu và đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của bạn đọc.

Phòng Tư liệu khoa Lịch sử được chia thành 3 phòng với diện tích mỗiphòng khoảng 30m2

+ Phòng nghiệp vụ và phục vụ bạn đọc

+ Phòng Luận văn thạc sĩ, Luận án tiến sĩ, Khóa luận cử nhân và sách lịch sử Việt Nam

+ Phòng Lịch sử - tư liệu và sách chuyên ngành khác

Phòng Tư liệu có khoảng 10 tủ sách, 10 giá sách bằng gỗ, 1 máy tính, 1máy điều hoà nhiệt độ, và hệ thống bàn ghế phục vụ bạn đọc tại chỗ Nhưvậy về cơ sở vật chất Phòng Tư liệu Khoa đã được trang bị khá đầy đủ

2.2.2 Quá trình tin học hoá Phòng Tƣ liệu.

Tự động hóa, hiện đại hóa công tác TT- TV đang là xu hướng tất yếutrong quá trình phát triển của các cơ quan TT- TV Cùng với sự phát triểncủa khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin đã có tác động mạnh

mẽ đến các hoạt động thông tin & thư viện

Tin học hóa hệ thống thông tin của thư viện nhằm tạo nên một hệthống thông tin tự động hóa, là xu hướng tất yếu Hiện tại Phòng Tư liệuKhoa Lịch sử đã chuyển một phần công tác lưu giữ tài liệu, phục vụ bạnđọc vào chương trình máy tính

Đối với hệ thống thông tin của Phòng Tư liệu, máy tính đóng vai trònhư là một kho dữ liệu và công cụ truy xuất Do đó máy tính hoạt động nhưmột người quản lý kho sách đồng thời có thể cung cấp các khả năng xử lý

để tạo ra thông tin Máy tính có thể phục vụ như là một công cụ giao tiếp

để thu nhận dữ liệu và thông tin từ những máy tính khác, máy tính có thểtrình bày thông tin một cách đa dạng

Cùng với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin hiện đại,Phòng Tư liệu Khoa đã từng bước tin học hoá các hoạt động nghiệp vụnhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng tin Khoa đã trang bị 1 máytính, được nối mạng Internet, ứng dụng phần mềm CDS/ISIS for Windowstrong việc lưu trữ tài liệu và phục vụ tìm tin.

CDS/ISIS for Windows là phần mềm quản trị tư liệu do tổ chức vănhóa khoa học và giáo dục của Liên hợp quốc (UNESCO) cung cấp ĐượcUNESCO cung cấp miễn phí cho các thư viện Việt Nam Đây là phần mềmđầu tiên được sử dụng phổ biến tại Việt Nam để quản lý thư viện truyềnthống

CDS/ISIS là hệ thống lưu trữ và tìm kiếm thông tin tổng hợp đượcthiết kế để quản trị CSDL dạng văn bản có cấu trúc Người dùng tin có thểthao tác thuận tiện thông qua các thực đơn (menu)

Ƣu điểm

- Các chương trình đều làm việc trong chế độ hội thoại và có khả năng đối thoại với nhiều ngôn ngữ

- Số CSDL không hạn chế

- Ngôn ngữ tìm tin mềm dẻo và linh hoạt

- Cho phép tạo các tệp đảo truy nhập nhanh đến các CSDL

- In và sắp xếp kết quả tìm tin tùy ý

- Trao đổi dữ liệu thuận tiện và dễ dàng

- Tăng cường hiệu quả hoạt động của phòng Tư liệu : rút ngắn thờigian đáp ứng nhu cầu tin, nhanh chóng trong việc đặt sách, xử lý tài liệuđược rút gọn

- Tiết kiệm thời gian, kinh phí: kho tàng, bảo quản, xư lý tài liệu

- Giảm giá thành sản phẩm và dịch vụ của phòng Tư liệu Khoa

- Giảm cường độ lao động, tăng năng suất lao động

- Chia sẻ nguồn lực thông tin

- Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ

2.3 Công tác tổ chức xử lý tài liệu tại Phòng Tư liệu.

Xử lý vốn tài liệu là khâu quan trọng trong hoạt động nghiệp vụ củathư viện, đòi hỏi người cán bộ thư viện phải có trình độ chuyên môn, hiểubiết về tổng hợp các môn loại tri thức Công tác xử lý vốn tài liệu đạt đượchiệu quả cao nghĩa là nó đã đưa ra một sản phẩm tra cứu tài liệu giúp chobạn đọc rút ngắn thời gian tìm kiếm, thông tin chính xác và đầy đủ

Công tác xử lý tài liệu tại Phòng Tư liệu Khoa Lịch sử được tiến hành

xử lý về cả nội dung lẫn hình thức

2.3.1 Công tác xử lý hình thức tài liệu.

Đây là công việc tiến hành mô tả những thông tin cần thiết về tàiliệu.Tại phòng Tư liệu Khoa Lịch Sử, công việc đó được tiến hành từngbước như sau:

+ Đăng ký tài liệu: Tài liệu sau khi bổ sung về sẽ được nhập vào máy tính để quản lý

+ Đóng dấu, ghi chỉ số xếp giá vào trang tên sách và trang 17

+ In và dán nhãn tài liệu ( số ký hiệu xếp giá )

+ Ký hiệu xếp giá ( KHXG) dựa vào ngôn ngữ và lĩnh vực tài liệu kết hợp với số đăng ký cá biệt

Ký hiệuCLC-V

Mô tả thư mục: Tiến hành mô tả thư mục là đưa ra một tập hợp các chỉ dẫn

nhằm mô tả đúng, chính xác những yếu tố cơ bản của tài liệu như: tên tácgiả, tên sách, nơi xuất bản, năm xuất bản, số trang…Dựa vào những thôngtin này bạn đọc có thể tìm được tài liệu phù hợp với nhu cầu thông tin củamình

Hiện tại phòng Tư liệu Khoa sử dụng quy tắc mô tả tài liệu theo

tiêu chuẩn The International Standard Bibliographic Description (ISBD) để

mô tả tài liệu Đây là quy tắc mô tả thư mục quốc tế vừa khoa học vừa chitiết ISBD là một tập hợp các quy tắc trình bày các dữ liệu thư mục theomột quy định chặt chẽ, cùng các dấu hiệu để xác định chúng Ngoài raISBD còn đưa vào một hệ thống dấu phân cách để báo hiệu chỗ bắt đầuhoặc kết thúc một vùng hoặc vùng con

Các vùng mô tả của ISBD:

1 Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm

2 Vùng thông tin về lần xuất bản và trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản

3 Vùng thông tin đặc thù cho tài liệu, sử dụng cho ấn phẩm định ki

Phụ chúISBN: Giá tiền, số lượng in

VÍ DỤ

LSD–V

Hành trình cứu nước của Bác Hồ/

Đức Vượng, Nguyễn Văn H.: Sự thật, 1990.- 157tr

Khoa.-DDC: 308.372

CC: 6/2005

Phiếu mô tả cho sách Lịch Sử thế giới viết bằng Tiếng Anh

LSTG – A An encyclopedia of world history:

ancient, medical and modern/ Ed.:

William L Langer.- Boston: HoughtonMifflin Company, 1972.- 1569p

DDC : 903

CC: 6/2005

1 Kí hiệu xếp giá ( KHXG) cho Luận văn thạc sĩ

TƢ LIỆU KHOA LỊCH SỬ ĐẠIHỌCKHXH&NVLV-ThS

0200

2 KHXG cho Sách chất lượng cao- tiếng việt

TƢ LIỆU KHOA LỊCH SỬ ĐẠIHỌCKHXH&NVCLC–V

0192

3 KHXG cho Khóa luận cử nhân

TƢ LIỆU KHOA LỊCH SỬ ĐẠIHỌCKHXH&NVKL-CN

2220

2.3.2 Công tác xử lý nội dung tài liệu.

Thông tin là yếu tố không thể thiếu trong mọi hoạt động, nhưng nó chỉthật sự có ý nghĩa khi đã được tiến hành xử lý Xử lý nội dung tài liệu làmột khâu nghiệp vụ quan trọng quyết định hiệu quả và chất lượng củaPhòng Tư liệu Việc xử lý thông tin chính xác sẽ đem lại các sản phẩmthông tin có giá trị, giúp NDT tiếp cận và sử dụng kho tin một cách dễdàng

Xử lý nội dng tài liệu là công việc quan trọng trong hoạt động xử lý tàiliệu với các công đoạn như phân loại, định từ khóa, tóm tắt với mục đíchthông báo cho bạn đọc nội dung của tài liệu để dễ dàng hơn cho việc tra tìmtài liệu

+ Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dungchủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những kí hiệu của khung phân loại cụthể Kí hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung, chủ

đề mà tài liệu đề cập

Phòng Tư liệu khoa Lịch sử sử dụng khung phân loại DDC làm công

cụ để phân loại tài liệu