Thực Trạng Quản Trị Cung Ứng Nguyên Vật Liệu Của Công Ty Cổ Phần May X19

Thực Trạng Quản Trị Cung Ứng Nguyên Vật Liệu Của Công Ty Cổ Phần May X19.1: Các Nhân Tố Ảnh Hưởng Tới Hoạt Động Của Quản Trị Cung Ứng Nguyên vậtLiệu Tại Công Ty Cổ Phần May X19: 1.1 Cơ s

Thực Trạng Quản Trị Cung Ứng Nguyên Vật Liệu Của Công Ty Cổ Phần May X19.

1: Các Nhân Tố Ảnh Hưởng Tới Hoạt Động Của Quản Trị Cung Ứng Nguyên vậtLiệu Tại Công Ty Cổ Phần May X19:

1.1 Cơ sở vật chất của công ty :

A : Kho tàng nhà xưởng:

- Diện tích của toàn Xí nghiệp là : 9282 m2

- Diện tích sử dụng: 6280 m2

- Diện tích nhà kho: 500 m2

-Nơi đặt phân xưởng sản xuất: 311-Trường Trinh-Đống Đa-Hà Nội

Đặc điểm chính của kiến trúc nhà xưởng là nhà xây 3 tầng có cầu thang đilại thuận tiện cho việc vận chuyển nguyên vật liệu cho các phân xưởng Xungquanh phân xưởng được lắp kính tạo ra một không gian rộng rãi thoải mái chocông nhân Các phân xưởng đều có hệ thống điều hoà không khí đường xátrong Xí nghiệp đều được đổ bê tông

Nhà kho của Xí nghiệp được đặt ở tầng 1 tạo điều kiện dễ dàng cho việcvận chuyển nguyên vật liệu lên tầng và chuyển thành phẩm từ tầng xuống Điềukiện bảo quản nhà kho rất tốt giúp cho sản phẩm không bị hỏng do bị ẩm haymất vệ sinh Với hệ thống nhà kho rộng 500m2 sẽ tạo điều kiện cho Xí nghiệp

dự trữ các khối lượng lớn để cung cấp kịp thời cho các thị trường khi có nhu cầutạo điều kiện mở rộng thị trường cho Xí nghiệp

Tuy nhiên do Xí nghiệp nằm trong nội thành nên diện tích mặt bằng hạnhẹp, Xí nghiệp không thể mở rộng sản xuất, xây dựng thêm kho tàng nhà xưởng

B: Máy móc trang thiết bị :

Do đặc điểm nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp là may hàng

phục vụ cho các ngành Quân đội, Công an, Kiểm lâm, Hải quan, Quản lý thị

trường và cho xuất khẩu do đó Xí nghiệp phải đảm bảo chất lượng sản phẩm

làm ra Chính vì vậy mà Xí nghiệp đã không ngừng đổi mới máy móc trang thiết

bị, công nghệ Phần lớn máy móc thiết bị của Xí nghiệp là do Nhật và Đức chế

tạo và có năm sản xuất từ năm 1994 đến năm 1999 Như vậy máy móc thiết bị

và công nghệ của Xí nghiệp thuộc vào loại mới, tiên tiến và hiện đại đảm bảo

cho chất lượng sản phẩm làm ra Xí nghiệp có 25 loại máy chuyên dùng khác

nhau ( Số liệu cụ thể ở biểu số 1 ) Chính điều này sẽ tạo cho Xí nghiệp điều

kiện làm việc hoàn thiện các công đoạn của quá trình sản suất sản phẩm, làm

cho sản phẩm hoàn thiện hơn, chất lượng tốt hơn, đáp ứng được yêu cầu khắt

khe của khách hàng trong và ngoài nước từ đó tạo lòng tin đối với khách hàng

nâng cao chữ “tín” cho Xí nghiệp góp phần vào việc mở rộng thị trường

Biểu Đồ 1: Các loại máy móc thiết bị của Xí nghiệp may X19

stt Tên thiết bị Năm sử dụng ĐVT Số

lượng

Nguyên giá

Giá trị còn lại

1 Máy may một kim

25 Máy thùa đầu tròn

Nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng của mọi Doanh nghiệp đảmbảo cho quá trình sản xuất diễn ra một cách đều đặn, liên tục Đặc biệt đối vớingành may mặc, nguyên vật liệu càng chở nên đặc biệt quan trọng vì nó chiếmkhoảng 70-> 80% giá trị của giá thành sản phẩm

Tổng số nguyên vật liệu được sử dụng cho sản suất của Xí nghiệp bao gồm 17 danh mục sau đây:

Biểu Đồ 2: Số lượng vải tiêu thụ của Xí nghiệp may đo X19

Nguyên vật chính của Xí nghiệp là lót lụa Nam định, vải peco, bayzin cỏ

úa và len tím than Đặc biệt là lót lụa Nam định, nó chiếm tỷ trọng cao nhất tronggiá thành sản phẩm Năm 1998 chiếm 51,06%, năm 1999 chiếm 48,11%, năm

2000 chiếm 49,27% ( Tăng 1,16% so với năm 1999 ) Có thể nói chất lượng lótlụa cũng chính là chất lượng sản phẩm và nó luôn luôn chiếm được cảm tìnhcủa khách hàng trên thị trường

1.2:Đặc Điểm Về Vốn Của Công Ty May X19:

Bất Cứ một Doanh nghiệp nào muốn hoạt động sản xuất kinh doanh thì yếu

tố không thể thiếu được là vấn đề về tài chính của Doanh nghiệp Khả năng tàichính mạnh hay yếu phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp

Có vốn Doanh nghiệp mới đảm bảo các yếu tố đầu vào ( Mua nguyên vật liệu,máy móc thiết bị,thuế đất xây dựng, thuê công nhân ) Doanh nghiệp muốn đổimới nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá sản phẩm, mở rộng qui môsản xuất, nâng cao sức cạnh tranh của Doanh nghiệp cũng cần phải có vốn đầu

tư Một khi Doanh nghiệp có khả năng về tài chính sẽ tạo niềm tin cho các đốitác, cho các nhà đầu tư, cho khách hàng Qua đó Doanh nghiệp có những cơ hộilàm ăn mới ( Thu hút các nhà đầu tư, kí kết các hợp đồng đấu thầu, có các lôhàng lớn của khách hàng ) thực hiện mục tiêu duy trì và mở rộng thị trường Tổng vốn sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp tính đến hết ngày31/12/2000 là 21.202.692.900 đồng trong đó vốn ngân sách nhà nước cấp là9.323.000.000 đồng, vốn tự có 6.344.839.900 đồng và vốn khác là5.534.853.000 đồng Để thấy được tình hình sử dụng vốn của Xí nghiệp ta hãytheo dõi bảng số liệu trang sau:

Qua bảng phân tích cho thấy các hệ số phân tích hiệu quả sử vốn kinhdoanh của Xí nghiệp trong 3 năm đều tăng Trong đó mức tăng bình quân củadoanh thu là 10,45%/năm, mức tăng của lợi nhuận là 12,22%/năm và vốn chủ

sở hữu tăng 3,704%/năm Qua đó nó phản ánh qui mô sản xuất của Xí nghiệpngày càng tăng

Năm 2000 cứ 100 đồng vốn chủ sở hữu tạo ra 15,5 đồng lợi nhuận mứctăng bình quân là 8,4%/năm và 100 đồng doanh thu tạo ra được 4,4 đồng lợinhuận mức tăng bình quân là 2,35%/năm điều đó phản ánh tình hình sử dụngvốn kinh doanh của Xí nghiệp qua các năm đều tăng Nhưng xét đến các chỉ tiêuhiệu quả sử dụng vốn thì chỉ đạt ở mức độ trung bình nguyên nhân chính là dotrong các năm qua Xí nghiệp đã đẩy mạnh việc đầu tư trang thiết bị, cơ sở vậtchất kỹ thuật để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Dự trữ cuối kì qua các năm đều giảm nên tốc độ luân chuyển vốn nhanh

nhờ việc Xí nghiệp đã quan tâm đến công tác tiêu thụ như: Mở thêm một phòng

kinh doanh, xây dựng cửa hàng giới thiệu sản phẩm, sử dụng các hình thức

khuyến mại như giảm giá, hạ giá bán sản phẩm, bố trí sản xuất hợp lý

Biểu Đồ 3: Hiệu quả sử dụng vốn của Xí nghiệp

183812149331809446800378112713991889609005900123400

198884745771963589096785872712586023870006175653400

2241443181522024420725983325603104594902006344839900Hiệu quả sử dụng

2,3129,98

2,1429,4

3,2213,9

3,5315,5

Tỷ xuất lợi nhuận

1.3: Đặc Điểm Sản Phẩm Của Công Ty:

- Sản phẩm chính của Xí nghiệp là các loại đồng phục đông, đồng phục hè,

áo comple, áo jacket, áo sơ mi, quần âu Nhìn chung chất lượng sản phẩm tốt

nhưng giá khá cao, hình thức mẫu mã đẹp nhưng chưa phong phú

- Thông thường sản phẩm của Xí nghiệp phục vụ cho các khách hàng làcác cơ quan nhà nước như: Quân đội, Kiểm lâm, Quản lý thị trường, Công an,Hải quan cho nên khối lượng tiêu thụ hàng năm tương đối lớn và kiểu dángmẫu mã luôn phải thay đổi cho từng ngành nói trên.

- Càng ngày chất lượng, kiểu dáng sản phẩm của Xí nghiệp ngày càngsang trọng và đẹp hơn hẳn so với các đối thủ cạnh tranh, hơn nữa sản phẩmcủa Xí nghiệp luôn luôn được hoàn thiện nhờ có sự quan tâm thích đáng tớicông tác kĩ thuật và thiết kế mẫu Các cuộc thí nghiệm và kiểm định chất lượngthường xuyên được tổ chức nhằm tiếp tục hoàn thiện tính năng của sản phẩm.Năm 1998 các sản phẩm sản xuất theo bộ của Xí nghiệp đều hoàn thành vượtmức kế hoạch Năm 1998 kế hoạch của Xí nghiệp là 76364 bộ quần áo, thựchiện được 84846 bộ vượt 11,1% kế hoạch Trong đó đồng phục đông vượt15% kế hoạch, đồng phục hè vượt 9,7% kế hoạch, comple vượt 7,33% kếhoạch và đờ mi vượt 5,7% so với kế hoạch

- Năm 1999 ngoài mặt hàng comple không hoàn thành kế hoạch còn cácmặt hàng khác đều hoàn thành vượt mức kế hoạch trong đó phải kể đến đồngphục hè vượt 7,5% kế hoạch làm cho cả năm Xí nghiệp hoàn thành vượt 6,43%

so với kế hoạch ( tương đương với 8029 bộ quần áo )

- Năm 2000 kế hoạch là 59340 bộ quần áo nhưng chỉ thực hiện được

55808 bộ không hoàn thành 5,96% so với kế hoạch Nguyên nhân chủ yếu là domặt hàng comple, đờ mi, đồng phục hè không hoàn thành kế hoạch

- Năm 1998 kế hoạch là 165492 sản phẩm nhưng chỉ thực hiện được

154834 sản phẩm không hoàn thành 96,44% so với kế hoạch Tuy nhiên áomăng tô vẫn vượt 8,5%, áo jacket vượt 12% so với kế hoạch

Năm 1999 kế hoạch là 191293 sản phẩm thực hiện được 196715 sản phẩmvượt 2,83% so với kế hoạch trong đó phải kể đến áo măng tô vượt 16,32% sovới kế hoạch và áo jacket vượt 7,2% so với kế hoạch

- Năm 2000 kế hoạch là 221749 sản phẩm thực hiện được 229743 sảnphẩm vượt 3,6% so với kế hoạch tăng hơn so với năm 1999 là 0,77% Trong đóchủ yếu là do áo jacket, áo sơ mi và quần âu vượt mức kế hoạch

Biểu Đồ 4: Số lượng từng loại sản phẩm sản xuất từ năm 1998 đến

năm 2000

Các chỉ tiêu ĐVT

Thực hiện Tỷ lệ so sánh ( % ) Năm

1998

Năm 1999

Năm

A Sản phẩm sản

Qua biểu đồ ta thấy, Số lượng quần ỏo được cấp phỏt của cỏc ngành Kiểmlõm, Hải quan , Điện lực, Viện kiểm sỏt qua cỏc năm là khụng đồng đều nhau.

Nú phụ thuộc vào chỉ tiờu phỏp lệnh của cấp trờn giao cho

Đối với cỏc mặt hàng sản xuất đơn chiếc như : ỏo jacket, ỏo sơ mi, quần

õu thỡ mức độ biến động là tương đối ổn định chỉ trừ cú ỏo măng tụ cú xu hướnggiảm trong năm 2000 so với năm 1999

Qua những số liệu trờn chỳng ta thấy được tỡnh hỡnh sản xuất cỏc sản phẩm vàthực hiện kế hoạch sản xuất của Xớ nghiệp may X19

1.4: Đặc điểm nguyờn vật liệu của cụng ty:

Do đặc điểm tổ chức sản xuất của cụng ty là sản xuất chủ yếu theo đơn đặthàng vỡ vậy chủng loại sản phẩm rất đa dạng, phong phỳ Mỗi đơn đặt hàng cúyờu cầu về quy cỏch, mẫu mó sản phẩm khỏc nhau Chẳng hạn với những đơnđặt hàng là ỏo dạ, hoặc complee thỡ cần những loại vật liệu như: Vải ỏo, cạnhtúc, mex, vải lút trong, kem vai,… cũn đối với đơn đặt hàng của quõn đội may ỏo

sơ mi cho cỏc chiến sĩ thỡ chỉ cần một loại vải và một loại cỳc

Do vậy, vật liệu của cụng ty rất đa dang,với chủng loại,quy cỏch,cũng nhưmẫu mó Vớ dụ len thỡ cú: len Liờn Xụ, len thụ, len QLTT, len VKS, len mịn vảibay thỡ cú cỏc loại như: bay cỏ ỳa, bay Zin K14, bay đất, bay ghi, rất nhiều loạichỉ màu, cũng như hàng trăm chủng loại cỳc khỏc nhau

Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ may của Công ty đều cósẵn trên thị trờng, giá cả ít biến động Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để choCông ty đỡ phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho mà thờng khi thấy sản

xuất có nhu cầu thì bộ phận cung ứng vật liệu mới đi mua về, tránh đợc hiện tợng

ứ đọng vốn, giúp cho việc sử dụng vốn đợc linh hoạt

Công ty cổ phần May 19 có đặc điểm là tìm thị trờng tiêu thụ trớc kháchhàng, rồi mới tiến hành khai thác nguyên vật liệu đó tiến hành đã có quan hệmua bán lâu dài với Công ty.Thông thờng với những lô hàng lớn thì công ty tiếnhành ký kết hợp đồng kinh tế mua nguyên vật liệu của các nhà máy dệt trong n-

ớc nh Dệt Nam Định, Dệt 8-3, Dệt Phớc Long hoặc của các tổ chức thơng mạinhập nguyên vật liệu từ nớc ngoài về Ngợc lại, đối với những lô hàng nhỏ không

đòi hỏi lợng nguyên vật liệu nhiều thì trớc khi tiến hành sản xuất Công ty sẽ muavật t tại các công ty nhỏ hoặc thị trờng tự do (chủ yếu là ở chợ)

Do việc tổ chức, quản lý tình hình thu mua và sử dụng vật t là rất phức tạp

đòi hỏi kế toán vật liệu phải có trình độ, hơn thế nữa là tinh thần trách nhiệm cao

và nhiệt tình với công việc Do đặc điểm và tính chất công việc sản xuất mà vật t

sử dụng của Công ty là các loại vải và phụ liệu ngành may mặc, có những loạivải cây cuộn tròn dài nên rất cồng kềnh, các loại vải rễ bị ẩm, mốc, mối mọt hoặcchuột cắn Đòi hỏi Công ty phải có hệ thống kho tàng đủ tiêu chuẩn quy định để

đảm bảo cho việc bảo quản vật t

Để quản lý tốt khối lợng và chủng loại vật t công ty phải thực hiện đồng bộnhiều biện pháp quản lý tốt ở tất cả các khâu, điều này góp phần quan trọngtrong việc cung cấp vật t một cách đầy đủ và đúng chất lợng, phẩm cấp cho quátrình sản xuất từ đó tạo điều kiện cho quá trình sản xuất hoạt động liên tục, trong

đó công tác kế toán là biện pháp vô cùng quan trọng và không thể thiếu đợc

1.5: Phân loại nguyên vật liệu

Vật liệu mà Công ty sử dụng gồm nhiều loại khác nhau về công dụng,phẩm cấp chất lợng Để quản lý chính xác từng loại vật liệu này, người quản lývật liệu của công ty đã tiến hành phân loại vật liệu Việc phân loại vật liệu phảidựa vào tiêu thức nhất định để sắp xếp những vật liệu có cùng một tiêu thức nhất

định vào mỗi loại, nhóm tơng đơng phù hợp Căn cứ vào yêu cầu quản lý và nộidung kinh tế và công dụng của từng thứ vật liệu trong sản xuất kinh doanh màtoàn bộ vật liệu của Công ty đợc chia thành những loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu hình thành nên sảnphẩm mới, bao gồm: Vải các loại (vải bay, vải len, vải Trôpical, vải tuýt si, vảipêcô, ) số lợng và chủng loại các loại vải rất phong phú với đầy đủ các kích cỡ

và màu sắc khác nhau

- Vật liệu phụ: Là đối tợng lao động không cấu thành nên thực thể sảnphẩm nhng nó có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sảnphẩm, bao gồm: mex, vải lót, cúc, chỉ, khoá, ken, mex

- Phụ tùng thay thế: Gồm các phụ tùng chi tiết dễ thay thế sửa chữa: máymóc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải nh (dây cudoa máy khâu, kim máy khâu,xăm lốp ô tô; vòng bi )

- Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm,phế liệu của Công ty chủ yếu là vải vụn các loại

Nhìn chung, việc phân loại vật liệu của Công ty nói chung là phù hợp với

đặc điểm, vai trò, tác dụng của mỗi thứ trong sản xuất từ đó giúp cho việc quản lý

đợc dễ dàng hơn Theo cách phân loại này công ty theo dõi đợc số lợng từng loạivật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế từ đó tạo điều kiên thuận lợi cho bộphận cung ứng vật t có kế hoạch cung cấp vật liệu cho kịp thời

1.7: Đặc Điểm Cỏc nguồn Cung Ứng nguyờn Vật Liệu Của Cụng Ty:

Nguồn cung ứng trong nước: Nguồn cung ứng trong nước của Xớ nghiệphiện nay là cỏc Cụng ty dệt như: Dệt Nam định, dệt 8/3, dệt 10/10, dệt Phướclong Đõy là những Cụng ty cú uy tớn trờn thị trường nhờ chất lượng vải tốt vàgiỏ cả phải chăng Điều đú tạo điều kiện cho Xớ nghiệp luụn luụn chủ động trongviệc tỡm nguồn cung ứng Tuy nhiờn nú cũng cú nhược điểm là nếu khụng xỏcđịnh nguồn gốc, xuất xứ rừ ràng thỡ chất lượng sẽ khụng cao và khụng đũng đều

Từ đú dẫn đến cỏc thụng số kĩ thuật khụng đạt yờu cầu như độ ẩm, độ dầu vượtquỏ cho phộp, độ bền

Nguồn cung ứng nước ngoài: Hiện nay sản phẩm xuất khẩu của Xớ nghiệpchủ yếu diễn ra dưới hỡnh thức gia cụng cho cỏc đối tỏc nước ngoài như cỏchóng Habitex- Bỉ, Sr Fashion Partner- Đức, Litva, Nhật bản, Hàn quốc, Xớnghiệp nhập nguyờn vật liệu của cỏc khỏch hàng này theo hỡnh thức muanguyờn vật liệu bỏn thành phẩm Do đú mà chất lượng nguyờn vật liệu luụn đảmbảo tạo điều cho Xớ nghiệp nõng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng thịtrường tiờu thụ sản phẩm của mỡnh

1.8: Đặc Điểm Về Lao động :

Lao động là yếu tố khụng thể thiếu được trong hoạt động sản xuất kinhdoanh bởi vỡ con người là chủ thể của quỏ trỡnh sản xuất Cho dự được trang bịmỏy múc hiện đại, cụng nghệ sản xuất tiờn tiến nhưng thiếu lao động cú trỡnh

độ , tổ chức thỡ cũng khụng thể sản xuất được

Tớnh đến hết ngày 31/12/2000 thỡ số lượng và chất lượng lao động của Xớnghiệp như sau:

* Số lượng lao động:

Tổng số lao động của toàn Xớ nghiệp là: 845 người

+ Cụng nhõn trực tiếp sản suất là: 770 người

+ Lao động gián tiếp: 75 người

+ Lao động thuộc biên chế nhà nước: 107 người

+ Lao động làm hợp đồng dài hạn: 456 người

Thu nhập bình quân của người lao động năm 1998 là 610.000 đồng, năm

1999 là 670.000 đồng và năm 2000 là 730.000 đồng Nhìn chung mức thu nhậpbình quân trên đầu người của Xí nghiệp là tương đối cao so với các Doanhnghiệp khác trong cùng ngành may mặc Điều đó cho thấy hoạt động sản xuấtkinh doanh của Xí nghiệp là có hiệu quả

Công tác đào tạo, bồi dưỡng con người luôn được Xí nghiệp quan tâm.Với nhận thức nguồn lao động là yếu tố quýêt định thúc đẩy sự phát triển trong

cả một thời gian dài từ năm 1994 đến nay Xí nghiệp luôn tạo điều kiện cho việchọc tập, nâng cao trình độ nghiệp vụ và tay nghề cho người lao động và thu hútlực lượng lao động giỏi từ bên ngoài vào Có chế độ ưu đãi với người giỏi taynghề Hàng năm thông qua các hội trợ triển lãm, Xí nghiệp đã tổ chức cho cán

bộ quản lý đi thăm quan khảo sát các thị trường nước ngoài nhằm nắm bắt đượccác công nghệ mới và xu hướng phát triển của thị trường

Nhận xét:

-Đội ngũ lao động gián tiếp của Xí nghiệp chiếm tỷ lệ nhỏ ( 8,87% ) nhưnglại giữ một vai trò hết sức quan trọng Họ có trình độ chuyên môn về các lĩnh vựctài chính, thương mại, xuất nhập khẩu, kĩ thuật công nghệ Do đó họ sẽ giữ vaitrò quan trọng trong việc quản lý sản xuất, thực hiện việc mua nguyên vật liệu vàtiêu thụ hàng hoá giúp cho quá trình sản xuất được nhịp nhàng và liên tục Chính

vì vậy để phát triển thị trường đòi hỏi lực lượng này không ngừng tìm tòi thịtrường, sử dụng các biện pháp marketing tìm kiếm và kí kết các hợp đồng kinh

tế với khách hàng

-Đội ngũ lao động trực tiếp quyết định tới số lượng và chất lượng sảnphẩm làm ra Để mở rộng được thị trường của mình thì Xí nghiệp cần phải nâng

Biểu hiện

cầu

Tìm và chọn người bán

đơn hàng

cao uy tín thông qua chất lượng sản phẩm và thời hạn giao hàng Chính vì vậy

mà Xí nghiệp cần phải đào tạo nâng cao tay nghề công nhân nhằm giảm đến tối

đa sản phẩm hỏng và đảm bảo năng xuất được ổn định và nâng cao

2: Thực Trạng Quản Trị Cung Ứng Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty:

2.1 Một số lý luận cơ bản về hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.

2.1.1 Khái niệm về hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.

Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu là tập hợp các quá trình bảo đảm nguyên vậtliệu cho sản xuất, nó bao gồm hoạt động mua và hoạt động dự trữ Quá trình đó đượcbiểu hiện trong sơ đồ giản lược sau:

Sơ đồ 2.1: Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.

Thị trường nguyên vật liệu

Hoạt động mua Hoạt động dự trữ Hoạt động chế tạo

Hoạt đông cung ứng

2.1.2 Hoạt động mua nguyên vật liệu.

Sơ đồ 2.2: Quy trình mua nguyên vật liệu.

Thoả mãn Không thoả mãn

Đánh giá kết quả mua

2.1.2.1 Vị trí hoạt động mua nguyên vật liệu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, để thực hiện quá trìnhchế tạo sản phẩm và đưa sản phẩm ấy ra thị trường tiêu thụ, doanh nghiệp phải tìm muacác yếu tố cần thiết trên thị trường tương ứng Hoạt động mua nguyên vật liệu có tầm ảnhhưởng vô cùng quan trọng đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, vìnguyên vật liệu là yếu tố mà doanh nghiệp thường xuyên phải sử dụng trong quá trình sảnxuất của mình Bởi vậy, doanh nghiệp phải đồng thời tổ chức các hoạt động mua nguyênvật liệu của mình trên thị trường bằng các phương thức khác nhau Chẳng hạn:

- Sử dụng vốn tiền tệ của mình trả cho các nhà cung ứng các yếu tố;

- Mua bán đối lưu: Trao đổi sản phẩm hàng hoá cảu mình lấy các yếu tố cần thiết;

- Mua trả chậm: Nhận hàng sau một thời gian nhất định mới thanh toán tiền;

- Trả tiền trước ( toàn bộ hoặc một phần ) sau thời gian nhất định sẽ nhận hàng ( ứngtrước )

Nói cách khác thị trường nguyên vật liệu là thị trường doanh nghiệp thường xuyên xuấthiện và hoạt động với tần suất cao hơn các thị trường khác

Mặt khác, trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì hoạt động mua làhoạt động thứ nhất có quan hệ hỗ trợ với các hoạt động khác:

- Kết quả hoạt động mua đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động sản xuất của doanhnghiệp;

- Nội dung hoạt động mua phụ thuộc vào nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiêp;

- Khả năng thực hiện hoạt động mua phụ thuộc vào khả năng đảm bảo tài chính củadoanh nghiệp;

- Hoạt động mua có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

2.1.2.2 Yêu cầu đối với hoạt động mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp.

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùngcủa sản xuất kinh doanh Do đó, để phát huy vai trò tích cực trong toàn bộ hoạt động sảnxuất kinh doanh, hoạt động mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp phải bảo đảm nhữngyêu cầu cơ bản sau:

* Thứ nhất, đúng số lượng mong muốn

Xác định số lượng nguyên vật liệu cần mua của doanh nghiệp nhằm phục vụ yêu cầu củasản xuất và dự trữ bảo đảm quá trình sản xuất tiến hành binh thường, đủ khả năng đối phóvới những biến động thị trường ( khi khan hiếm hoặc khi cung lớn hơn cầu ) Nếu việcmua nguyên vật liệu là quá ít hoặc quá nhiều đều gây nên những bất lợi trong kinh doanhcủa doanh nghiệp.

- Nếu lượng mua về ít hơn lượng cần thiết thì dường như nó sẽ làm tiết kiệm chi phí chonguyên vật liệu trong việc lưu kho, bảo quản nhưng hậu quả của tình trạng này là không

đủ NVL cung ứng cho sản xuất dẫn tới việc sản xuất bị đình trệ và việc tung sản phẩm rathị trường không đáp ứng đủ nhu cầu

- Nếu lượng mua về nhiều hơn lượng cần thiết sẽ dẫn tới tình trạng ứ động vốn lưu động.Mặt khác, điều đó còn làm cho chi phí sản xuất của doanh nghiệp tăng lên do phải bỏthêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản NVL ( lưu kho, nhân công )

Trong việc đáp ứng yêu cầu về số lượng, doanh nghiệp phải giải quyết một tinh huống:Với lượng NVL cần mua nhất định doanh nghiệp nên mua làm một lần hay mua làmnhiều lần Do đó, việc xác định số lần mua cần phải dựa vào sự biến đổi của Thị trường,

dự báo sự biến động của quan hệ cung - cầu và giá cả loại NVL ấy

- Nếu cung = cầu, giá cả ổn định Việc mua làm một lần có lợi hơn vì nó tiết kiệm đượcchi phí mua (lượng tiền bỏ ra mua một lần ít, quay vòng vốn nhanh, chi phí bảo quản ít)

- Nếu cung > cầu, giá cả biến động theo chiều hướng giảm xuống Việc mua nhiều lần cólợi

- Nếu cung < cầu, giá cả hàng hoá tăng lên Việc mua một lần có lợi, trong trường hợpnày doanh nghiệp có thể mua nhiều hơn lượng mong muốn để đầu cơ

* Thứ hai, đúng chủng loại mong muốn

Để tạo thành một sản phẩm hoàn chỉnh như người sản xuất mong muốn cần nhiều loạiNVL khác nhau Trong số các loại NVL đó có những loại chất lượng tốt xấu khác nhau,

số lượng khác nhau Bởi vậy, đúng chủng loại các yếu tố cần mua là một yêu cầu có tínhbắt buộc

* Thứ ba, đúng chất lượng mong muốn

Việc xác định yêu cầu chất lượng NVL cần mua được thực hiện theo quy trình sau:

Sơ đồ 2.3: Xác định yêu cầu chất lượng nguyên vật liệu cần mua.

Yêu cầu về chất lượng NVL cần mua

Sản xuất sản phẩm

có chất lượng theo thiết kếĐưa sản phẩm ra thị trường

Điều đặc biệt cần chú ý ở đây là, chất lượng NVL mua về phải phù hợp với yêu cầu chếtạo để có được sản phẩm phù hợp với đòi hỏi của khách hàng trên Thị trường Chất lượngcao nhất về mặt kỹ thuật chưa phải là tối ưu, nếu noa dẫn đến nguy cơ tăng chi phí và gâykhó khăn cho khách hàng trong lựa chọn nhà hàng hoá thích hợp, với khả năng thanhtoán và điều kiện sử dụng của mình

* Thứ tư, đúng thời điểm mong muốn

Trong thực tế việc mua NVL sớm hoặc muộn hơn thời điểm dự tính đều có những bất lợi

về kinh tế:

- Nếu mua sớm hơn thời điểm mong muốn, người quản lý cảm thấy yên tâm vì thấy NVLcần có cho sản xuất đã có sẵn tại doanh nghiệp Nhưng điều đó lại gây nên những bất lợi

về mặt kinh tế và phát sinh nhiều chi phí

- Nếu mua muộn hơn thời điểm mong muốn sẽ dẫn đến việc tung sản phẩm ra thị trườngchậm và nhường thị trường của mình cho đối thủ cạnh tranh

Bởi vậy, trong điều kiện nền kinh tế thị trường, khi thực hiện hoạt động mua hàng, nhanhnhất không phải là sự ưu tiên số một mà chính là sự kịp thời đúng thời điểm mong muốn

Do đó, việc xác định thời điểm mua NVL là vô cùng quan trọng

Sơ đồ 2.4: Xác định thời điểm mua nguyên vật liệu.

Thời điểm đưa sản

phẩm ra thị trường

Thời gian dự trữ thành phẩm

Độ dài chu kỳ sản xuất

Thời điểm mua NVL

Thời gian dự trữ NVL

* Thứ năm, chi phí nhỏ nhất

Việc giảm thiểu chi phí các yếu tố đầu vào là một trong những điều kiện quan trọng đểgiảm giá thành trong sản xuất sản phẩm và cho phép doanh nghiệp có thể sử dụng linhhoạt giá cả trong tiêu thụ sản phẩm

Chi phí mua NVL được cấu thành từ:

- Giá trị lô hàng mua: phụ thuộc đơn giá và số lượng mua;

- Chi phí phục vụ quá trình mua: chi phí vận chuyển, hao hụt tự nhiên trong quá trình vậnchuyển và bảo quản, chi phí bảo quản, chi phí hành chính

2.1.3 Hoạt động dự trữ nguyên vật liệu.

2.1.3.1 Bản chất hoạt động dự trữ.

Dự trữ là hoạt động tồn trữ NVL, bán thành phẩm để phục vụ quá trình sản xuấtcủa doanh nghiệp cúng như nhu cầu sản phẩm của khách hàng

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, dự trữ sản xuất là một đòi hỏi khách quan:

- Xuất phát từ yêu cầu bảo đảm tính liên tục của quá trình sản xuất Dù quá trình sản xuấtsản phẩm có chu kỳ sản xuất dài ngắn như thế nào, cũng đòi hỏi phải có lượng dự trữ gốiđầu

- Sự không ổn định của quan hệ cung cầu NVL làm cho các nhà quản trị phải xác địnhđược một cách hợp lý lượng dự trữ để đối phó với những biến động của Thị trường

- Tính thời vụ của sản xuất và chế biến từ một loại NVL nào đó

- Sự khác nhau giữa chu kỳ sản xuất sản phẩm với chu kỳ kinh doanh và sự không cânđối của các khâu trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp

Dự trữ có thể là kết quả mua ít lần với khối lượng rất lớn với mỗi lần mua, vìmuốn hưởng chiết khấu do mua lượng lớn.

Dự trữ là cần thiết, nhưng nếu dự trữ quá lớn sẽ gây ra tình trạng ứ đọng vốn, tăngthêm chi phí bảo quản Đó chính là những yếu tố trực tiếp làm tăng chi phí sản xuất vàđấy giá bán hàng hoá lên cao, làm cho các doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trìnhtiêu thụ sản phẩm Ngược lại, nếu lượng dự trữ quá ít, sẽ có thể dẫn đến nguy cơ làm giánđoạn sản xuất, chậm trẽ thời hạn đưa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường và làm chodoanh nghiệp mất khách hàng Điều khó khăn chính của doanh nghiệp là phải dự báođược sự biến động của quan hệ cung - cầu NVL để xác định được lượng dự trữ hợp lý.Trong thực tế không loại trừ trường hợp, nếu doanh nghiệp dự báo thị trường NVL sẽbiến động theo hướng cung nhỏ hơn cầu, giá cả NVL tăng lên, sẽ tăng lượng dự trữ caohơn mức bình thường Với tình huống này nếu doanh nghiệp không lợi dụng cơ hội đểthực hiện hành vi “đầu cơ” thì nó vẫn có lợi nhờ giảm bớt một cách tương đối nhu cầuvốn cho mua sắm NVL và mặc dù có biến động giá cả đầu vào nhưng giá sản phẩm hànghoá mà doanh nghiệp tung ra thị trường vẫn có thể giữ mức bình ổn

Thông thường các doanh nghiệp áp dụng nhiều loại dự trữ như:

- Dự trữ thường xuyên dùng để bảo đảm cho sản xuất của doanh nghiệp tiến hành liên tụcgiữa hai lần mua NVL;

- Dự trữ bảo hiểm dùng để đề phòng những bất trắc trong bảo đảm NVL Dự trữ này bảođảm cho doanh nghiệp có đủ nguyên liệu cho sản xuất khi không còn dự trữ thườngxuyên;

- Dự trữ theo mùa vụ được tính toàn cho các loại NVL mà việc sản xuất có tính thời vụ

Xét một cách tổng quát lượng dự trữ của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào nhữngnhân tố cơ bản sau:

- Lượng NVL tiêu dùng bình quân một ngày đêm.;

- Mức cung cấp tối thiểu mỗi lần của người bán và số lần cung cấp;

- Khoảng cách giữa doanh nghiệp và người bán NVL, khả năng bảo đảm phương tiện vậntải NVL;

- Tính chất của loại NVL mà doanh nghiệp sử dụng

Trong tính toán mức dự trữ doanh nghiệp có thể xác định loại dự trữ tối đa, dự trữtối thiểu và dự trữ trung bình

Nội dung của quản trị dự trữ được xem xét trên ba phương diện chính:

- Quản trị hiện vật dự trữ nhằm hướng tới tối ưu hoá việc lưu kho của vật tư thông quaviệc lực chọn các kiểu kho tàng và phương pháp sắp xếp vật tư trong kho;

- Quản trị kế toán dự trữ nhằm hiểu biết tốt hơn sự vận động về số lượng và giá trị vật tư

dự trữ thông qua việc sử dụng phiếu kho theo các phương thức xuất, nhập khác nhau;

- Quản trị kinh tế dự trữ nhằm cho phép doanh nghiệp hoạt động với lượng dự trữ vật tưtối ưu thông qua việc xác định nhịp điệu dự trữ, số lượng hàng đặt và thời điểm giaohàng

2.1.3.2 Hệ thống cung ứng đúng thời điểm.

Trong điều kiện nền KTTT, cách cung ứng NVL theo kiểu truyền thống (có sảnxuất là có dự trữ NVL, mức dự trữ NVL thường rất lớn, chi phí lưu kho cao ) không cònphù hợp Bởi vậy, để thỏa mãn yêu cầu với chi phí thấp nhất, một số doanh nghiệp đãthành công trong việc sử dụng phương pháp J.I.T Theo phương pháp này mức dữ trữ có

xu hướng giảm dần đến 0 Hệ thống đúng thời điểm bao trùm chức năng mua, quản trị dựtrữ và quản trị sản xuất Quan điểm này được thể hiện như sau:

* Sản xuất và cung cấp các thành phần cuối cùng đúng thời điểm và chúng được đem bánđúng thời điểm trên thị trường

* Ở mỗi giai đoạn của qui trình sản xuất, các chi tiết hoặc cụm chi tiết đều phải cung cấpđến vị trí cần thiết đúng lúc cần phải có:

- Các cụm phụ tùng chi tiết: đúng lúc chúng được ráp thành những sản phẩm hoàn chỉnh;

- Các chi tiết riêng lẽ: đúng thời điểm lắp ghép chúng thành các cụm chi tiết;

- Vật liệu thô: đúng thời điểm chế tạo chi tiết

Trong hệ thống sản xuất “đúng thời điểm” hay còn gọi là “hệ thống sản xuấtkhông dự trữ”, lượng tồn kho được kiểm soát để luôn ở mức tối thiểu và có xu hướng tiếnsát đến mức đơn vị Điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhất là giảmđáng kể chi phí sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm cũng như tăng cường khả năngđáp ứng nhu cầu của khách hàng

Những ưu điểm của J.I.T:

- Nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm được giao thường xuyên với khối lượngnhỏ, nên giảm chi phí tồn trữ;

- Lập quan hệ dài hạn với nhà cung ứng nên không cần thiết phải đi tìm nhà cung ứngmới

Để thực hiện được phương pháp cung ứng đúng thời điểm, các nhà quản trị sảnxuất phải tìm cách giảm những sự biến đổi gây ra những yếu tố bên trong và bên ngoàiquá trình điều hành sản xuất

Những nhược điểm của J.I.T:

- Lịch tiếp nhận và phân phối nguyên liệu, thành phẩm rất phức tạp;

- Hệ thống kiểm soát và điều hành hoạt động khó khăn

2.1.3.3 Quản trị cung ứng có lựa chọn.

Tất cả các nguyên liệu, hàng hóa doanh nghiệp mua được không phải đều có cùng mộttầm quan trong như nhau: thiếu một số loại này thì làm tê liệt doanh nghiệp; một số kháclại quá đắt; một số khác lại khó mà có được (thời hạn chế tạo, giao hàng, số lượng ngườicung ứng hạn chế) Từ đó việc quản trị cung ứng cần phải được lựa chọn Doanh nghiệpcần phải chú ý nhiều vào những sản phẩm quan trọng, do vậy cần phải sắp xếp các mặthàng dự trữ để xác định những phương pháp quản trị có hiệu quả nhất

2.2 Thực trạng hoạt động cung ứng nguyên liệu của Công ty.

2.2.1 Một số quy định về hoạt động mua nguyên vật liệu.

Sơ đồ 2.5: Quy trình lập nhu cầu mua nguyên vật liệu.

1 Kiểm tra tồn kho

2 Kiểm tra xác nhận nhu cầu

3 Lựa chọn nhà cung ứng

Nhu cầu nguyên vật liệu