bài giảng kỹ năng làm việc nhóm

- Biết rõ được vai trò và trách nhiệm của mình và của nhóm - Áp dụng kỹ năng làm việc nhóm vào giải quyết các tình huống kế hoạch tương lai, vấn đề khủng hoảng… - Biết được các điểm mạ

KỸ NĂNG

LÀM VIỆC

NHÓMGv: Trần Thị Hà Nghĩa

Vì người lao động trong xã hội hiện nay phải là người:

- Làm việc được với những người có độ tuổi, giới

tính, chủng tộc, tôn giáo, chính trị khác nhau.

- Làm việc độc lập và làm việc như một thành viên

của nhóm.

- Biết rõ được vai trò và trách nhiệm của mình và

của nhóm

- Áp dụng kỹ năng làm việc nhóm vào giải quyết

các tình huống (kế hoạch tương lai, vấn đề khủng hoảng…)

- Biết được các điểm mạnh của từng thành viên

trong nhóm

- Điều hành, cố vấn, đưa thông tin phản hồi…

(Nguồn: Kỹ năng của người lao động tương lai, Business Council of Australia, 2002)

1.1 Khái niệm nhóm và làm việc theo nhóm

- Nhóm là tập hợp nhiều người có cùng mục tiêu, thường

xuyên tương tác với nhau, mỗi thành viên có vai trò, nhiệm vụ rõ ràng và có quy tắc chung chi phối lẫn nhau

CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM NHÓMLÀM VIỆC THEO NHÓM VÀ HÌNH THÀNH NHÓM

-> Có từ 2 thành viên trở lên (làm việc tốt nhất là có từ 4 – 15 thành viên)

-> Có thời gian làm việc chung nhau nhất định (thời gian tồn tại của nhóm có thể ngắn, dài tùy theo mục đích của tổ chức)

-> Cùng thực hiện chung 1 nhiệm vụ, 1 kế hoạch để đạt mục tiêu của nhóm

-> Cùng hoạt động và tuân thủ theo quy định chung của cả nhóm

Nhóm

 Làm việc theo nhóm là một nhóm người làm việc cùng nhau trên cơ sở có tinh thần hợp tác, biết phối hợp và phát huy các ưu điểm của các thành viên trong nhóm để cùng nhau đạt đến kết quả tốt nhất cho mục đích mà nhóm đặt ra.

 Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng tương

tác giữa các thành viên trong một nhóm

nhằm phát triển tiềm năng, năng lực của tất

cả các thành viên và thúc đẩy hiệu quả công việc

 Thứ nhất, khả năng tương tác với các thành

viên khác

 Thứ hai, phát triển tiềm năng, năng lực của

bản thân cũng như của tất cả các thành viên

trong nhóm

 Thứ ba, thúc đẩy hiệu quả công việc.

3 yêu cầu của cá nhân khi làm

việc theo nhóm

 Kỹ năng làm việc nhóm bao gồm tổ hợp các

kỹ năng cần thiết như phối hợp làm việc,

tương tác cá nhân, giải quyết vấn đề, giao tiếp nhằm giải quyết một nhiệm vụ chung của một nhóm người, bổ sung lẫn nhau cùng hướng tới mục tiêu tốt hơn so với một người làm việc độc lập

Tóm lại

Tạo động lực tốt cho từng cá nhân hoạt

động,phát huy tối đa tiềm năng sẵn có

1.2 Vai trò của làm việc theo

nhóm

 Có cá nhân sẽ cảm thấy bị rằng buộc hoặc bất tiện

 Có cá nhân phải hi sinh những lợi ích, ham

1.3 Phân loại nhóm

- Nhóm chính thức được thành lập bởi nhu cầu của tổ chức, có

quyết định thành lập và mục tiêu phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức

- Nhóm không chính thức được hình thành tự nhiên do nhu cầu

của xã hội, của những người tham gia, mục tiêu của nhóm có thể không trùng với mục tiêu của tổ chức

1.4 Kích thước nhóm và nguyên tắc làm việc theo nhóm

* Kích thước nhóm:

- Số thành viên trong nhóm nên dựa vào mục tiêu và công việc

trong nhóm để quyết định

- Nhóm nhỏ dưới 10 người sẽ tăng có hội tiếp xúc “mặt đối mặt”

sẽ đạt hiệu quả làm việc cao hơn nhóm lớn trên 10 người (do tính liên kết không cao, dễ bè phái, chia rẽ, dễ tự thành lập nhóm nhỏ hơn…)

* Ví dụ:

- Nhóm vui chơi giải trí: 10 – 20 người

- Nhóm thảo luận: 5 – 7 người

- Nhóm đưa ra quyết định: 2 – 4 người

- Nhóm giải quyết vấn đề tâm lý: chỉ nên 2 người

* Nguyên tắc làm việc theo nhóm:

- Nguyên tắc là những tiêu chí mang tính chuẩn mực về hành vi

cá nhân và hành vi nhóm được cả nhóm chấp nhận và tuân theo

- Nguyên tắc đó là những chỉ dẫn để các thành viên trong nhóm thấy cần phải làm việc và ứng xử với nhau như thế nào, điều gì nên hay không nên

- Mỗi nhóm nên thiết lập một tập hợp các tiêu chí chuẩn mực và làm nên bản sắc riêng của nhóm

- Nguyên tắc được viết ngắn gọn dưới dạng văn bản, súc tích, dễ hiểu, được công bố rõ ràng, minh bạch và đòi hỏi sự chấp hành nghiêm ngặt của mọi thành viên.

- Nguyên tắc của nhóm cần được xây dựng trong buổi

làm việc nhóm đầu tiên.

- Nguyên tắc nhóm là một nhân tố tác động đến quá trình

làm việc của cá nhân và sự thành công của nhóm, có tác dụng nhắc nhở nhóm lập lại trật tự khi có thành viên đi chệch hướng hay có hành vi không phù hợp

- Có nguyên tắc ngầm và sẽ ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu

cực đến nhóm (cần kiểm soát)

* Ví dụ:

- Tất cả các cuộc họp đều có sự tham gia của tất cả các

thành viên nhóm

- Cuộc họp sẽ bắt đầu và kết thúc đúng giờ Các thành

viên đều phải có trách nhiệm nhắc nhở những thành viên khác không đến muộn

- Tắt điện thoại di động trong giờ họp

- Ý kiến đóng góp phải mang tính xây dựng

- Ý kiến trái chiều sẽ được xem xét và bàn bạc cẩn thận

- Mọi người đều có nhiệm vụ của mình và phải hoàn

thành nhiệm vụ đó

- Khuyến khích thái độ hòa đồng, vui vẻ, thiện chí

- Thiểu số phục tùng đa số

Theo tác giả Bruce W Tuckman (Mỹ, 1965), nhóm được phát triển qua 5 giai đoạn sau:

Giai đoạn hình thành

Giai đoạn bão táp

Giai đoạn ổn định (chuẩn hóa)

Giai đoạn thành công

Giai đoạn kết thúc

1.5 Hình thành và phát triển

nhóm

- Giai đoạn hình thành: các thành viên tìm hiểu và thăm dò

nhau nên thái độ còn e dè, thận trọng, ít chia sẻ Mối quan hệ còn lỏng lẻo, chưa ăn nhập Nhóm trưởng và các thành viên tìm hiểu lẫn nhau, xây dựng mục tiêu nhóm, quy tắc nhóm

- Giai đoạn bão táp: xung đột và mâu thuẫn dễ bùng nổ,

chưa thực sự cởi mở, thân thiện, đồng cảm, tin tưởng, muốn thể hiện “cái tôi”, nhóm dễ bị tan rã Trưởng nhóm cần cứng răn, gương mẫu, gần gũi, tổ chức tốt công việc, tránh căng thẳng bất mãn, tăng cường giao tiếp nhóm

- Giai đoạn ổn định: đã có sự thống nhất, dần đi vào sự

ổn định, cởi mở, chia sẻ, hợp tác, tin tưởng giữa các thành viên, là mốc khởi đầu của sự liên kết nhóm Trưởng nhóm cần tạo điều kiện để các thành viên hỗ trợ nhau, bảo đảm kênh thông tin thông suốt, xây dựng cơ chế phản hồi tích cực

- Giai đoạn thành công: Các thành viên thấy tự do, thoải mái,

an toàn khi trao đổi quan điểm với nhau, gắn bó, khăng khít hơn, tập trung vào hiệu quả công việc, hạn chế mâu thuẫn, dễ đạt được sự đồng thuận cao, chấp nhận sự khác biệt và học hỏi được nhiều kinh nghiệm lẫn nhau

- Giai đoạn kết thúc: các nhiệm vụ, mục tiêu đã hoàn

thành, không còn ràng buộc, nhóm có thể đánh giá và rút kinh nghiệm cho việc tham gia các nhóm mới trong tương lai Trưởng nhóm chú ý đến thay đổi và giúp nhóm viên tự tin vào tiến bộ của họ

1 Lập kế hoạch, triển khai các hoạt động của nhóm

2 Giao tiếp, phối hợp và giải quyết xung đột trong nhóm

Chương 2: CÁC KỸ NĂNG LÀM VIỆC

THEO NHÓM

1.1 Lập kế hoạch làm việc theo nhóm

- Xác định mục tiêu làm việc của nhóm, nhằm:

+ Giúp thấy đích cần đến, tránh chệch hướng, chệch mục tiêu

+ Giúp tập trung nguồn lực để đạt mục tiêu, tránh lãng phí, bỏ

bê nguồn lực.

+ Giúp hiểu rõ về năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm của nhóm

và biết cần tiếp tục phấn đấu ntn

+ Được truyền cảm giác hào hứng, nhiệt huyết, hành động hết mình để đạt mục tiêu

Lập kế hoạch, triển khai các hoạt động

của nhóm

- Để tăng tính khả thi cần xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART:

Specific: cụ thể, rõ ràng, dễ hiểuMeasurable: đo đếm được

Achievable: có thể đạt đượcRealistic: thực tế, không viển vôngTime bound: có thời hạn

Lưu ý khi phân công nhiệm vụ:

 Mỗi nhiệm vụ nên giao cho một người cụ thể để người đó hoàn toàn chịu trách nhiệm

 Phải hiểu rõ những ưu, nhược điểm và kỹ năng của từng người để giao việc phù hợp và có tính khả thi cao nhất.

 giao những nguồn lực cần thiết và quyền tự quyết định

phần việc của họ

 Giao việc công bằng, không quá tải hoặc chưa đủ việc

 Có thể tái đào tạo để đủ năng lực làm việc cho nhóm viên

1.2 Triển khai các hoạt động

của nhóm

 Nhiệm vụ được xác định rõ ràng cho từng

thành viên

 Tạo môi trường làm việc thuận lợi (vật chất,

tinh thần)

Yếu tố đảm bảo nhiệm vụ thực

hiện trôi chảy

 Trưởng nhóm: là người tổ chức, người thực

hiện và người điều hành, là người có trách

nhiệm với công việc của nhóm, với từng

thành viên và cả nhóm

Vai trò của các thành viên

 Các thành viên còn lại (theo 3 vai trò):

+ Người hỗ trợ để hoàn thành công việc như

người khởi xướng, người làm sáng tỏ, người

thực hiện, người thông tin, người đóng góp.

+ Người củng cố nhóm như người khuyến khích, người giữ cửa, người quan sát, người đề xuất, củng cố quy tắc và người đùa vui.

+ Người tiêu cực như người gây hấn, người phụ thuộc, người thống trị, người đùa dai, người phá đám…

- Chuẩn bị lịch làm việc (Agenda về nội dung làm việc)

+ Agenda là một bảng tóm tắt các công việc hay thời khóa biểu của buổi họp nhóm mà nhóm cần tuân thủ để đạt được mục tiêu nhóm

+ Agenda giúp cho nhóm viên và người điều khiển chương trình chủ động trong cuộc họp và biết đã xong và chưa xong nộ dung nào

+ Agenda đặt ở nơi dễ thấy cho các thành viên trong nhóm có thể nhận thấy

2.1 Giao tiếp và phối hợp trong nhóm

- Hoạt động giao tiếp được xem như là huyết mạch của

nhóm và quyết định sự thành công hay thất bại của nhóm

-Đạt được kỹ năng giao tiếp được xem như là một bí

quyết giúp cho con người thành công

-Giao tiếp là hành vi hoặc quá trình trao đổi thông tin, ý

tưởng, cảm xúc giữa con người nhằm đạt được mục tiêu nhất định

-Quá trình giao tiếp giúp con người tự nhận thức, đánh giá

về nhau, tác động ảnh hưởng qua lại lẫn nhau, từ đó đưa

ra những ứng xử phù hợp và có những quyết định chính xác

2 Giao tiếp, phối hợp

và giải quyết xung

đột trong nhóm

 Giao tiếp ngôn ngữ là việc sử dụng hệ

thống từ ngữ để giao tiếp với người khác, có thể qua lời nói hoặc quan văn bản (chữ viết)

+ Phương tiện chính để truyền tải thông tin

là lời nói, ưu điểm là rõ ràng, nhanh chóng và

có sự phản hồi Người nói và người nhận

ngay lập tức có thể làm rõ vấn đề để sớm

đạt được kết quả giao tiếp

+ Giao tiếp thông qua văn bản (chữ viết) như:

thư, thư điện tử, fax, tin nhắn, thông báo,

hướng dẫn… Có thể xem lại khi cần, ngôn ngữ được lựa chọn kỹ càng, phù hợp, logic và chính xác, có thể bộc lộ suy nghĩ, cảm xúc một cách

dễ dàng, trung thực, thẳng thắn, mất nhiều

thời gian, phản hồi chậm, hoặc không phản

hồi, không đảm bảo thông tin đã được nhận và được hiểu đúng với mong muốn của người gửi

 Giao tiếp phi ngôn ngữ là dùng cử chỉ,

điệu bộ, dáng vẻ, nét mặt, ánh mắt, nụ cười, trang phục để thể hiện suy nghĩ, cảm xúc, ý tưởng, thông tin của bản thân đến người giao tiếp Giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ ít khi tách rời nhau, bổ trợ đắc lực cho giao tiếp ngôn ngữ, nhiều khi tính chính xác còn cao hơn ngôn từ và có thể thay thế hoàn toàn

giao tiếp ngôn từ

Để giảm thiểu các yếu tố gây cản trở đến quá trình giao tiếp, đồng thời thúc đẩy hiệu quả

giao tiếp, chúng ta nên lưu ý một số vấn đề

sau:

-Tiếp nhận những thông tin phản hồi (xác minh

thông tin đã hiểu đúng chưa?)

-Đơn giản hóa ngôn ngữ (áp dụng nguyên tắc

7C)

- Tạo thiện cảm trong giao tiếp

- Chú ý lắng nghe

- Theo dõi và đánh giá các dấu hiệu phi ngôn

từ

- Tránh cảm xúc gượng ép

 Có nhiều cấp độ nghe: nghe phớt lờ, nghe giả

vờ, nghe từng phần, nghe hiểu (lắng nghe),

nghe thấu cảm.

 Nghe là thụ động mang tính chất vật lý

 Lắng nghe là nghe chủ tâm, chủ động Lắng

nghe đòi hỏi tập trung, tìm kiếm tích cực ý

nghĩa của đối tượng nói Chúng ta cần tập

trung lắng nghe bằng tai, mắt, tay ghi, những

cử chỉ khích lệ và đặc biệt là nghe bằng cả con tim và khối óc

Kỹ năng lắng nghe – chìa

khóa của giao tiếp

 Dùng ánh mắt nhìn vào mắt người nói

 Gật đầu đồng tình và biểu lộ nét mặt thiện chí,

quan tâm khuyến khích người nói.

 Tránh những hoạt động, cử chỉ lơ đễnh

 Đặt câu hỏi khi chưa nghe rõ, chưa hiểu rõ

 Làm rõ ý để kiểm tra độ chính xác của thông tin

nghe được

 Tránh không cắt lời người nói

 Phối hợp nghe và nói để rút ngắn khoảng cách giữa người nghe và người nói

Tập luyện lắng nghe:

Nên làm Không nên

- Bày tỏ mối quan tâm

- Giúp người nói phát

triển năng lực, động cơ

- Lên giọng khuyên bảo

- Vội vàng kết luận

Khi lắng nghe, nên:

40

 Viết là hành động đặt chữ, biểu tượng, số, từ,

ý lên giấy (hoặc màn hình máy vi tính) theo quy luật, cấu trúc của ngôn ngữ

 Một bài viết tốt là bài viết rõ ràng, xúc tích, đúng ngữ pháp và cú pháp, đúng hình thức trình bày, người đọc có thể dễ dàng hiểu

đúng và chính xác ý tưởng, mục đích của

người viết

Viết và rèn kỹ năng viết

 Chuẩn bị:

+ Đầu tiên là phải xác định đối tượng đọc

+ Thứ hai là xác định nội dung bài viết

+ Thứ ba, xác định văn phong của bài viết

+ Thứ tư, xác định hình thức trình bày

Các bước soạn thảo một văn

bản

 Thực hiện viết:

+ Đầu tiên phải viết bản thảo:

++ Phần giới thiệu nói về chủ đề viết

++ Phần chính gồm các đoạn giải thích các ý của bài viết

++ Phần kết luận tổng kết các ý và nhấn mạnh

thông điệp muốn gửi

+ Chỉnh sửa bài viết

• Hoàn thiện bài viết: chỉnh sửa, thêm, bớt thông

tin, hình thức nếu cần.

 Thông tin được truyền bởi các kênh truyền thông tin như nói, viết, ngôn ngữ cơ thể

 Muốn nhận thông tin tốt chúng ta phải rèn

luyện các kỹ năng truyền và nhận thông tin

Kỹ năng truyền đạt thông

tin

 Nói to, rõ ràng, có sức thuyết phục

 Giao tiếp bằng mắt với người nghe

 Nói ngắn gọn và tập trung vào chủ đề

 Liên hệ với kinh nghiệm sẵn có của người

nghe

 Chuẩn bị dàn ý cho bài nói của mình

 Lắng nghe ý kiến phản hồi của người nghe

 Chú ý phản ứng của người nghe

Lưu ý khi truyền đạt thông

tin

Sơ đồ tóm tắt kỹ năng lắng nghe, truyền đạt thông tin và

các yếu tố ảnh hưởng

 Kỹ năng nói hiệu quả là khả năng biểu đạt

bằng lời nói (khẩu ngữ) để truyền đạt thông

tin, biểu đạt tư tưởng, tình cảm một cách

 Sự phát âm có đặc trưng về cao độ (giọng cao, thấp), trường độ (dài, ngắn) và cường độ

(mạnh, yếu).

 Khả năng diễn đạt liên quan đến cách phát âm, khuyết tật ở cơ quan phát âm, sự bất cẩn trong khi nói, điểm mạnh, yếu của tiếng địa phương

 Phát âm chính xác liên quan đến các từ khó

phát âm, phát âm lẫn lộn cần lấy tiếng phổ

thông của một quốc gia làm chuẩn.

 Chuẩn bị bài nói

- Mở đầu/ Đặt vấn đề bằng một hoạt động gây

hứng thú, một câu chuyện được kể, một câu hỏi gợi suy nghĩ hoặc đưa ngay nội dung khái quát buổi nói chuyện

Các bước cho một bài nói

- Nội dung cần lựa chọn các nội dung chính,

nổi bật thứ nhất, thứ hai, thứ ba… và viết ra

giấy, sau đó sắp xếp các nội dung đó theo thứ

tự rồi viết thành các đoạn văn, chuẩn bị số liệu thống kê hỗ trợ, chuẩn bị giai thoại, câu

chuyện vui, câu trích dẫn, lời nói đùa, hình ảnh minh họa…

- Phần kết luận phải nhấn mạnh ý tưởng chủ đạo của bài nói, thông điệp chính một lần nữa Dừng bài nói ở một câu trích dẫn hay, chọn

lọc, kịch tính…làm đẹp buổi nói chuyện

 Khi nói: áp dụng nguyên tắc 7C

+ Consistency (nhất quán): giữa các ý, các phần

+ Cautions (cẩn trọng): cân nhắc trước khi nói, viết

 Tư thế đứng cần thoải mái, tự nhiên, hai chân đứng trên khoảng cách bằng vai, tránh đứng gò bó như nghiêng người, ngả về phía trước

 Tay cử động vừa phải, minh họa bằng các ngón tay và bàn tay, tránh vung tay, cử động thái quá Nếu đứng không có bục hai bàn tay ở trước bụng, ngang thắt

lưng, tránh chắp tay ngang hông hoặc khoanh tay trước ngực

 Khi nói với ai nên nhìn vào mặt họ, nói với đám đông thì nhìn bao quát với con mắt thân thiện, miệng luôn tươi.

Ngôn ngữ cơ thể

khi nói