THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KIỂM TOÁN ERNST YOUNG THỰC HIỆN

1 Mục tiêu kiểm toán khoản mục phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán Ernst & Young thực hiện Khoản mục phải trả nhà cung cấp dùng để phản ánh

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KIỂM TOÁN ERNST YOUNG THỰC HIỆN

1 1 Mục tiêu kiểm toán khoản mục phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán Ernst & Young thực hiện

Khoản mục phải trả nhà cung cấp dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ

Khi kiểm toán khoản mục phải trả nhà cung cấp, Công ty TNHH kiểm toán E&Y Việt Nam chú ý tới việc tôn trọng các quy định trong hạch toán của kế toán Các quy định đó là:

+ Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao

+ Không phản ánh vào khoản mục này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, séc hoặc đã trả qua Ngân hàng)

+ Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực

tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán

+ Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng

Các mục tiêu kiểm toán khoản mục phải trả nhà cung cấp bao gồm

• Hiện hữu: Tất cả các khoản phải trả nhà cung cấp là có thực.

• Đầy đủ: Tất cả các khoản phải trả nhà cung cấp đã được ghi nhận đầy đủ.

• Tính giá: Tất cả các khoản phải trả nhà cung cấp được ghi nhận đúng giá trị.

• Quyền và nghĩa vụ: Các khoản phải trả nhà cung cấp thể hiện nghĩa vụ thanh

• Phân loại và trình bày: Các khoản phải trả nhà cung cấp được phân loại và

trình bày trên báo cáo tài chính một cách đúng đắn và phù hợp với các chuẩn mực kế toán

Trong các mục tiêu kiểm toán trên, Công ty TNHH kiểm toán E&Y Việt Nam đặc biệt chú ý tới mục tiêu đầy đủ và tính giá

1.2 Đặc điểm kế toán khoản mục phải trả nhà cung cấp ở khách thể kiểm toán của Công ty TNHH kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện

Chuyên đề tập trung xem xét cuộc kiểm toán do Công ty TNHH kiểm toán E&Y Việt Nam thực hiện đối với khoản mục phải trả nhà cung cấp của khách hàng là Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam (TEVIL)

TEVIL là một trong những nhà sản xuất hàng may mặc hàng đầu tại Việt Nam, chuyên may quần áo bảo hộ lao động, đồng phục công ty, quần áo trẻ em, áo sơ mi,áo choàng và các sản phẩm may mặc khác cho thị trường Châu Âu Hiện thời công ty có

4 xưởng sản xuất với hơn 1.800 công nhân Với đội ngũ lãnh đạo xuất sắc, giàu kinh nghiệm và thông hiểu môi trường kinh doanh quốc tế, TEVIL đã phát triển được một

hệ thống hoạt động sản xuất hiệu quả và cơ sở khách hàng vững mạnh Điều này giúp công ty đạt được lợi thế về chi phí, khẳng định được vị trí vượt trội so với các đối thủ trong ngành

1.2.1 Kế toán khoản mục phải trả nhà cung cấp

Nhìn chung, cả Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam (TEVIL) có hệ thống kế toán được tổ chức khoa học, hợp lý và có các đặc điểm tổ chức công tác hạch toán các khoản phải trả nhà cung cấp tương đối điển hình

• Chứng từ sử dụng

Phiếu yêu cầu mua hàng

Phiếu yêu cầu mua hàng thường được in trước và được lập bởi bộ phận phát sinh nhu cầu mua hàng Một phiếu yêu cầu mua hàng được coi là hợp lệ khi có chữ

ký của tổ trưởng bộ phận có nhu cầu mua hàng và có chữ ký phê duyệt của người có thẩm quyền,

Đơn đặt hàng

Một yêu cầu bằng văn bản giữa người mua và người bán chứa đựng chi tiết chính xác hàng hóa hoặc dịch vụ được đặt hàng mà người mua gửi tới người bán Đơn đặt hàng sẽ chỉ định điều khoản thanh toán, ngày giao hàng, số lượng, vận chuyển, điều khoản và tất cả các điều kiện và nghĩa vụ khác

Hợp đồng

Là thỏa thuận mang tính chất pháp lý giữa hai bên mua và bán Trong một hợp đồng làm bằng văn bản, các nội dung cần thiết được thể hiện là: tên và thông tin địa chỉ các bên, thông điệp nêu rõ sự đồng ý trên thỏa thuận, nội dung và phạm vi công việc thực hiện/hàng hóa được mua bán, giá cả và số lượng hàng hóa, quy cách hàng hóa, thời điểm và phương thức giao hàng, phương thức giải quyết tranh chấp, luật áp dụng và tòa thụ lý nếu có tranh tụng, bảo mật thông tin, các điều khoản chung và thời hiệu hợp đồng

Hóa đơn

Là một chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể Các hóa đơn thông thường có các mục sau: số và ngày lập hóa đơn, tên và địa chỉ người bán hàng, tên và địa chỉ của người mua và người thanh toán (nếu không là một), các điều kiện giao hàng (theo địa điểm) và các điều kiện thanh toán, danh mục các mặt hàng với số lượng, đơn giá và trị giá của từng mặt hàng theo từng đơn đặt hàng (nếu có) cũng như tổng số tiền phải thanh toán Phần tổng số tiền có thể phải kèm theo phần ghi trị giá bằng chữ

Nếu người mua hàng trả lại một phần hay toàn bộ hàng hóa đã mua thì người bán hàng thông thường sẽ lập một bản ghi nhớ tín dụng với số tiền bằng trị giá của của phần hàng hóa trả lại và sau đó hoàn lại tiền cho người mua hàng

Các hóa đơn cho các dịch vụ theo thời gian (ví dụ các hóa đơn thanh toán cho các luật sư hay các nhà tư vấn theo giờ làm việc) thông thường đưa ra các số liệu từ các bảng kê chi tiết của thời gian và đơn giá dịch vụ

• Sổ sách sử dụng

Là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng loại hàng mua vào của đơn vị như nguyên vật liệu, hàng hóa Nhật ký mua hàng được cập nhật theo ngày.

Sổ cái nhà cung cấp

Là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm các khoản phải trả đối với tất cả các nhà cung cấp, phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối kỳ Sổ cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã khóa sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu

Sổ chi tiết nhà cung cấp

Được lập chi tiết cho từng nhà cung cấp theo dõi công nợ chi tiết của công ty với họ Do tiến bộ của công nghệ, hiện nay các phần mềm kế toán đều cho phép thông tin tự động cập nhật giữa các phần hành, sổ sách với nhau nên việc nhập dữ liệu chỉ cần tiến hành một lần

• Phương pháp hạch toán

Ghi nhận nợ

Các khoản phải trả người bán chính thức được ghi nhận khi quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ chính thức được chuyển giao từ người bán sang người mua Người chịu trách nhiệm ghi chép các khoản phải trả này là kế toán phải trả Để ghi nhận các khoản phải trả này, kế toán cần xem xét việc thống nhất số liệu giữa đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng, hóa đơn về số lượng, chất lượng, đơn giá

Bút toán phản ánh việc ghi nhận hàng hóa đã chuyển giao hàng hóa, dịch vụ đồng thời ghi nhận nợ như sau:

Nợ TK 152 (156, 153, 211,632 ) : Giá trị hàng hóa, dịch vụ

Có TK 331 : Phải trả người bánViệc ghi nhận nợ phải trả được theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp

Nợ TK 331 : Xóa khoản phải trả nhà cung cấp

Có TK 111,112 : Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Đánh giá số dư các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ

Cuối niên độ kế toán, số dư các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng

do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính và hạch toán như sau:

Nếu tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cộng bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính nhỏ hơn

tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán Tài khoản 331 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch

tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 331 : Phải trả cho người bán

Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131, 4132)

Nếu tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cộng bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính lớn hơn tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán Tài khoản 331 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131, 4132)

Có TK 331 : Phải trả cho người bán

1.2.2 Rủi ro thường xảy ra với khoản mục phải trả nhà cung cấp

Đối với khoản mục phải trả nhà cung cấp, trong tài liệu đào tạo và hướng dẫn của E&Y Việt Nam đã chỉ rõ các khả năng sai sót liên quan như sau:

• Sai sót, gian lận trong ghi nhận nợ

+ Các nhà cung cấp không có thực

+ Nghiệp vụ mua hàng được ghi nhận thực tế không phát sinh

+ Bỏ sót nghiệp vụ mua hàng làm khoản mục phải trả nhà cung cấp không phản ánh đầy đủ công nợ của công ty

+ Sai sót trong thời điểm ghi nhận khoản phải trả nhà cung cấp (tính đúng kỳ): Sai sót này thường do sự khác biệt về thời gian ghi nhận giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán và thường xảy ra vào thời điểm chia cắt niên độ kế toán

+ Sai sót trong tính giá: Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thường tiềm ẩn rủi ro

+ Rủi ro về sự cho phép, phê duyệt: Các nghiệp vụ mua hàng cần có sự phê duyệt của người có thẩm quyền.

+ Rủi ro về phân loại: Việc ghi nhận các khoản phải trả nhầm lẫn về đối tượng cung cấp hay nhầm lẫn giữa bản chất các khoản phải trả

• Sai sót trong ghi nhận nghiệp vụ thanh toán

+ Nghiệp vụ thanh toán ghi nhận là không có thực

+ Bỏ sót nghiệp vụ thanh toán đã xảy ra

+ Sai sót trong thời điểm ghi nhận

+ Rủi ro về sự cho phép, phê duyệt: Việc ghi nhận nghiệp vụ thanh toán khi chưa được có sự phê duyệt của người có thẩm quyền

+ Rủi ro trong tính giá: Hạch toán sai số tiền đã thanh toán, các chênh lệch liên quan đến ngoại tệ

+ Rủi ro trong phân loại, trình bày: Ghi giảm khoản phải trả sai đối tượng, sai bản chất

• Sai sót của số dư khoản mục phải trả người bán và cách theo dõi công nợ (theo hướng dẫn của Công ty TNHH Kiểm toán Ernst & Young)

+ Chưa có hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả (người bán,người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc người nhận thầu xây lắp chính, phụ) Chưa thực hiện phân loại các khoản phải trả như phải trả cho bên thứ ba, phải trả tồn lâu ngày hoặc

có vấn đề…

+ Công nợ phải trả quá hạn thanh toán (hoặc lâu ngày chưa được giải quyết)

+ Chưa thực hiện đối chiếu hoặc đối chiếu chưa đầy đủ công nợ với người bán tại thời điểm cuối năm

+ Số dư công nợ phải trả trên sổ kế toán chênh lệch với biên bản đối chiếu công nợ phải trả nhưng chưa được xử lý

+ Các khoản phải trả bị hạch toán sai trong kì

+ Theo dõi công nợ chưa phù hợp: theo dõi trên hai mã cho cùng một đối tượng, không tiến hành bù trừ đối với các khoản công nợ của cùng một đối tượng

+ Không theo dõi chi tiết công nợ theo nguyên tệ đối với công nợ phải trả có gốc ngoại tệ.

+ Cuối kì , chưa đánh giá lại số dư các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch liên NH tại thời điểm lập BCTC

+ Phân loại sai nội dung các khoản phải trả khác vào các khoản phải trả người bán, không phân loại khoản phải trả thương mại và phi thương mại, hạch toán không đúng nội dung kinh tế

+ Không có bảng phân tích tuổi nợ để có kế hoạch thanh toán, các khoản nợ quá hạn chưa được thanh toán

+ Chưa hạch toán tiền lãi phải trả cho người bán nếu mua trả chậm

+ Không hạch toán giảm công nợ phải trả trong trường hợp giảm giá hàng bán hay được hưởng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán

+ Hạch toán xuất nhập khẩu úy thác chưa đúng kì kế toán và theo dõi công nơi với đối tác nước ngoài chưa thích hợp

+ Quản lí và hạch toán công nợ phải trả chưa phù hợp và chặt chẽ Những khoản công nợ phải trả không xác định được chủ nợ đã hạch toán tăng thu nhập khác, nhưng không đủ bằng chứng hợp lệ

+ Bù trừ số dư trả tiền trước cho người bán với số dư phải trả người bán không cùng đối tượng

+ Số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh không khớp nhau

và không khớp với hóa đơn, chứng từ gốc hoặc không khớp với thư xác nhận của Kiểm toán viên

+ Ghi nhận khoản phải trả không trên cơ sở hóa đơn chứng từ hoặc hóa đưn chứng từ không hợp lệ

+ Các khoản phải trả với bên thứ ba không có chứng từ hợp lệ, không được ghi chép, phản ánh, trình bày hoặc phản ánh không hợp lí

+ Số liệu trên sổ tiền mặt và tiền gửi NH với tổng phát sinh Nợ trên tài khoản phải trả không khớp nhau, có chênh lệch lớn

+ Việc thanh toán cho người bán bằng tiền mặt với giá trị lớn thông qua các nhân viên của Công ty thể hiện việc quản lý tiền mặt chưa chặt chẽ, có thể xảy ra rủi ro bất lợi cho Công ty hoặc dẫn đến sự chiếm dụng vốn của Công ty cho các mục đích cá

+ Không hạch toán lãi chậm trả trên những khoản phải trả quá hạn thanh toán.

+ Chưa tiến hành xử lí các khoản phải trả người bán không có đối tượng vào thu nhập khác

+ Trường hợp hàng về nhưng hóa đơn chưa về, đơn vị phản ánh chưa đúng về mặt giá trị và chưa điều chỉnh hoặc điều chỉnh không đúng khi có hóa đơn về

+ Thủ tục nhập kho báo sổ tiến hành chậm hơn so với bút toán trả tiền làm cho tại ngày 31/12 xảy ra TK331 có số dư Nợ nhưng thực chất đây không phải là khoản trả trước cho người bán

+ Khoản giao dịch với số tiền lớn không kí hợp đồng mua hàng với người bán

1.2.3 Kiểm soát nội bộ

Nhằm ngăn chặn việc xảy ra các sai sót trên, các doanh nghiệp xây dựng hệ thống KSNB Hệ thống KSNB này thường bao gồm nhiều chốt kiểm soát

Chốt ngăn ngừa sai sót mang tính hiệu lực

Việc thiết kế chốt kiểm soát này được thực hiện thông qua các thủ tục phê duyệt như chữ ký, con dấu của người có thẩm quyền Ví dụ: việc lựa chọn nhà cung cấp phải được phê duyệt dựa trên việc chọn ra nhà cung cấp có giá cả, chất lượng cung ứng phù hợp nhất với yêu cầu của công ty; việc đặt hàng phải đảm bảo trên đơn đặt hàng có chữ ký của trưởng phòng cung ứng, giám đốc sản xuất; trên phiếu nhận hàng có chữ ký của cán bộ cung ứng, thủ kho Hệ thống phê duyệt vừa đảm bảo ngăn chặn sai sót nhưng cũng gắn với trách nhiệm theo dõi ký duyệt của người có thẩm quyền

Chốt kiểm soát sai sót mang tính hiện hữu

Để đảm bảo việc ghi nhận các khoản phải trả nhà cung cấp là dựa trên các nghiệp vụ có thật; các hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất được đánh số thứ tự trước theo một dãy liên tục Việc huỷ các hoá đơn, chứng từ được theo dõi nghiêm ngặt

Chốt kiểm soát sai sót mang tính đúng kỳ

Các doanh nghiệp thường quy định việc ghi sổ nghiệp vụ tại thời điểm càng gần thời điểm phát sinh càng tốt

Chốt kiểm soát đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Để đảm bảo nguyên tắc này, các công ty thường tách biệt trách nhiệm giữa người phê duyệt, thực hiện, ghi sổ nghiệp vụ Việc làm này có tác dụng giảm khả năng thông đồng và tạo cơ sở cho việc kiểm tra chéo nội bộ các bộ phận.

1.3 Quy trình kiểm toán khoản mục phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán Ernst & Young thực hiện

1.3.1 Chuẩn bị kiểm toán

Trong trường hợp của Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam thì đây là một khách hàng

cũ mà E&Y Việt Nam đã tiến hành kiểm toán năm 2008, do đó các câu hỏi thường liên quan đến các vấn đề của cuộc kiểm toán năm trước

Biểu 1.1 Mẫu câu hỏi xem xét chấp nhận khách hành Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam

MẪU THẨM ĐỊNH CHẤP NHẬN KHÁCH HÀNG ATTEST CLIENT ACCEPTANCE AND CONTINUANCE FORM

Khách hàng : Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam

Địa chỉ : Quốc lộ 5, Hải Dương

1

Có sự thay đổi nào được xem là quan trọng liên quan

đến các điều kiện tài chính của doanh nghiệp trong

2

Cuộc kiểm toán năm trước có phát hiện ra sai phạm

3

Giữa KTV và khách hàng có bất đồng nào liên quan

đến các vấn đề kế toán và kiểm toán trong quá trình

doanh nghiệp năm trước liệu có vượt quá mức cần có

tư vấn không ?

5

Có nảy sinh vấn đề nào nghi vấn đối với tính liêm

Trong quá trình tiến hành kiểm toán có phát sinh vấn

đề gì ảnh hưởng xấu đến quan hệ giữa E&Y Việt Nam

Từ kết quả bảng trả lời thẩm định khách hàng cho thấy khả năng rủi ro kiểm toán thấp, Ban lãnh đạo E&Y Việt Nam quyết định chấp nhận thực hiện cuộc kiểm toán năm 2009 đối với Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam (TEVIL)

1.3.1.2 Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng

Bước công việc này cho phép KTV có sự hiểu biết về quá trình kinh doanh của khách hàng và xác định được các rủi ro trong kinh doanh của doanh nghiệp

Các thông tin mà KTV cần thu thập trong giai đoạn này là

- Loại hình doanh nghiệp

- Sản phẩm, dịch vụ cung cấp

- Thị trường của doanh nghiệp

- Các khách hàng và hợp đồng kinh tế quan trọng của công ty

- Mục tiêu, phương hướng phát triển của doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn

- Hoạt động của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ

- Các tài liệu liên quan các vấn đề pháp lý như: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Biên bản họp của Hội đồng quản trị, Quyết định của Ban giám đốc, Điều lệ công ty

Sau khi thu thập, các thông tin này được lưu trong hồ sơ kiểm toán năm và liên tục được cập nhật.

 Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam (TEVIL)

Quá trình thành lập và kinh doanh

Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam (TEVIL) là một công ty cổ phần được thành lập theo Luật Doanh nghiệp của Việt Nam theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

số 041032000014 do Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương cấp vào ngày 22 tháng 7 năm

2006 Với quy trình công nghệ hiện đại, chuyên môn hóa cho mỗi dòng sản phẩm, công nhân tay nghề cao và liên tục cải tiến trong toàn hệ thống, hiện nay TEVIL đang hoạt động với hiệu quả vượt trội trong ngành

Ngày 25 tháng 9 năm 2008, công ty mua 100% vốn của Công ty TNHH Tevie International (Lào) (“VIL”), là công ty trách nhiệm hữu hạn được thành lập và hoạt động theo luật pháp của nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào với tổng đầu tư là 88.700.050.170 đồng Việt Nam (tương đương với 5.370.878 đô la Mỹ)

Đặc điểm kế toán

Hình thức sổ kế toán áp dụng được đăng ký của công ty là Nhật ký chung Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm Công ty thực hiện việc ghi chép sổ sách kế toán bằng VNĐ

Các báo cáo tài chính hợp nhất bao gồm các báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam và công ty con vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Các công ty con được hợp nhất từ ngày mua, là ngày mà Công ty nắm quyền kiểm soát, và tiếp tục được hợp nhất cho đến ngày quyển kiểm soát đó chấm dứt Các báo cáo tài chính của công ty con được lập cùng kỳ với báo cáo tài chính của Công ty và sử dụng các chính sách kế toán nhất quán Số dư các tài khoản và các giao dịch nội bộ, bao gồm các khoản lợi nhuận chưa thực hiện phát sinh từ các giao dịch này, được loại trừ hoàn toàn Các khoản lỗ chưa thực hiện cũng được loại trừ toàn bộ trừ khi có dấu hiệu giảm giá trị của tài sản được chuyển giao

Các khoản phải trả và trích trước được ghi nhận cho số tiền phải trả trong tương lai liên quan đến hàng hóa và dịch vụ đã nhận được không phụ thuộc vào việc Công ty đã nhận được hóa đơn của nhà cung cấp hay chưa

Nhà cung cấp

Các nhà cung cấp chủ yếu của Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam gồm có các nhà xuất khẩu các loại vải và phụ kiện may mặc ở các nước Châu Âu như Đức, Hà Lan và một số nhà cung cấp khác ở Trung Quốc

Khả năng cạnh tranh

Nhờ áp dụng hiệu quả phương pháp sản xuất tiết kiệm, quản lý hàng tồn kho

và giám sát chất lượng nghiêm ngặt, TEVIL luôn đảm bảo cung cấp sản phẩm chất lượng cao, đúng thời hạn với mức giá cạnh tranh, nhờ thế TEVIL luôn đạt được lợi thế so với các công ty cùng ngành tại Việt Nam, Trung Quốc cũng như Ấn Độ và các nước xung quanh

1.3.1.3 Thực hiện phân tích sơ bộ về khách hàng

KTV không thực hiện phân tích sơ bộ đối với Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam (TEVIL)

1.3.1.4 Xác định mức trọng yếu ban đầu PM (Planning materiality), mức sai sót có thể chấp nhận TE (tolerable error), bảng tổng hợp các chênh lệch kiểm toán SAD (summary of audit differences).

PM là tính trọng yếu xét trên cấp độ toàn bộ BCTC, TE là tính trọng yếu xét trên cấp độ tài khoản SAD là tổng hợp các sai phạm trên một mức nhất định mà khách hàng không đồng ý điều chỉnh Đây là những thông số quan trọng để tiến hành thử nghiệm, chọn mẫu, đưa ra ý kiến kiểm toán

Xác định mức trọng yếu ban đầu cho BCTC (Planning Materiality – PM)

Theo quy định của E&Y Toàn cầu, mức PM được xác định dựa trên ưu tiên đầu tiên là kết quả hoạt động kinh doanh như thu nhập trước thuế, tổng doanh thu Hầu hết trong các cuộc kiểm toán, KTV thiết lập mức PM từ 5% đến 10% thu nhập trước thuế Mức 5% được coi là tỉ lệ lý tưởng

Trong trường hợp KTV sử dụng chỉ tiêu khác để xác định PM thì cần giải trình rõ lý do Điều này đã được ghi rõ trong GAAIT (Chương trình kiểm toán của E&Y toàn cầu) Ví dụ đối với các công ty viễn thông mới đi vào hoạt động, lợi nhuận trước thuế chưa có, KTV có thể thiết lập mức PM dựa trên tổng giá trị TSCĐ do cơ

sở vật chất của các công ty này thường có giá trị lớn

Xác định mức sai sót có thể chấp nhận được TE (Tolerable Error)

Chỉ tiêu này có ý nghĩa đối với mức độ tài khoản, nói cách khác đây là mức trọng yếu được phân bổ cho từng tài khoản Tổng của TE nhỏ hơn hoặc bằng PM

Theo quy đinh của E&Y, với các công ty niêm yết, TE = 50% PM; với các công ty không niêm yết, TE = 75% của PM

Xác định mức danh nghĩa (Khôngminal amount)

Mức danh nghĩa là mức mà nếu sai sót xảy ra dưới mức này dù là sai sót đơn

lẻ hay tổng cộng thì đều không ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC Các sai sót, chênh lệch nếu lớn hơn mức danh nghĩa sẽ được đưa vào bảng tổng hợp các chênh lệch kiểm toán (SAD – Summary of audit differences)

Mức danh nghĩa được công ty E&Y Việt Nam cố định ở mức 5%TE

Trong trường hợp của Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam (TEVIL), các mức

PM, TE, SAD được xác định như sau:

Bảng 1.1 Các chỉ tiêu PM, TE, SAD thiết lập cho của Công ty Cổ phần Tevie

Việt Nam (TEVIL)

Lý do lựa chọn các chỉ tiêu với mức trên được giải thích như sau

+ Cổ phiếu công ty đã được giao dịch trên sàn chứng khoán Hà Nội nên mức TE= 50%PM

+ Cơ sở sản xuất của TEVIL thường xuyên được nâng cấp và là cơ sở hoạt động tốt nhất trong khu vực, cho phép sản xuất tất cả các loại sản phẩm may mặc, từ đơn giản đến phức tạp như quần áo trượt tuyết hay quần áo bảo hộ trong công nghiệp Ngoài việc đầu tư vào cơ sở vật chất, TEVIL rất chú trọng phát triển đội ngũ nhân sự thông qua các hoạt động đào tạo qua các khóa học và trong công việc Do đó,

công ty rất có triển vọng phát triển trong tương lai, khả năng tiếp tục hoạt động của công ty là chắc chắn Cổ phiếu của công ty cũng đã giao dịch trên sàn.

+ Người sáng lập, ông John L Samers, là một tên tuổi lớn trong ngành may mặc Ông có 40 năm kinh nghiệm quản lý các nhà máy may ở các nước Châu Phi và Châu Á Nhờ uy tín và mối quan hệ của ông với khách hàng, doanh thu của công ty luôn ổn định và tăng trưởng Do đó, đầu ra công ty bảo đảm, tình hình tài chính rất lành mạnh

+ Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty được đánh giá là hiệu quả, các ứng dụng công nghệ trong kiểm soát như phần mềm kế toán là tiên tiến và hợp lý

+ Kết quả kiểm toán các năm trước cho thấy ban quản lý công ty là liêm chính, chính sách kế toán thận trọng

1.3.1.5 Tìm hiểu hệ thống KSNB của khách hàng đối với khoản mục phải trả nhà cung cấp

• Hiểu biết quy trình ghi nhận khoản mục phải trả nhà cung cấp của khách hàng

KTV phụ trách kiểm toán khoản mục phải trả nhà cung cấp có nhiệm vụ tìm hiểu quy trình kinh doanh và các yếu tố cua hệ thống kiểm toán nội bộ của khách hàng liên quan Đặc biệt, giai đoạn này yêu cầu KTV phải nắm rõ quy trình hạch toán của khách hàng và mô tả lại

Trên giấy tờ làm việc của KTV, các thông tin được thể hiện như sau

Biểu 1.2 Tìm hiểu chung quy trình ghi nhận khoản phải trả người bán

Quy trình Ghi nhận khoản phải trả người bán

Người liên quan Kế toán chi phí, kế toán phải trả

Mục tiêu của quy trình

Các cơ sở dẫn liệu

• Đảm bảo tính đầy đủ, hiện hữu và tính giá của các khoản phải trả nhà cung cấp Các mục tiêu về hiệu quả hoạt động (Chi phí/Thời gian/Chất lượng)

• Quá trình được thiết kế để đảm bảo (1) Hàng hóa đặt mua đã nhận được, dịch

vụ đã chuyển giao đầy đủ đúng thời hạn và (2) Hàng mua về đã được ghi nhận và thanh toán đúng hợp đồng

Mục tiêu về tuân thủ

• Tuân theo các chuẩn mực về kế toán và trình bày BCTC

• Tuân theo các điều khoản về khế ước vay nợ

• Ghi nhận giao dịch trong hệ thống kế toán

Với Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam (TEVIL), do là khách hàng cũ nên việc tìm hiểu chu trình đã được tiến hành từ năm trước, nhiệm vụ trong năm nay chỉ là tìm hiểu các thay đổi và cập nhật lại dữ liệu Việc cập nhật những thay đổi này được thực hiện và ghi chép lại trong giấy tờ làm việc của KTV Do quy mô của Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam (TEVIL) chỉ vào mức trung bình nên công nghệ áp dụng trong quy trình này cũng tương đối đơn giản

Trong năm trước, việc ghi nhận quy trình ghi nhận khoản phải trả nhà cung cấp đã được thực hiện dựa trên các phương pháp kỹ thuật như quan sát, phỏng vấn, xem xét tài liệu

Biểu 1.3 Tìm hiểu chu trình ghi nhận khoản phải trả nhà cung cấp của Công ty Cổ

phần Tevie Việt Nam (TEVIL)

Đầu vào/đầu ra của chu trình Đầu vào/đầu ra của hệ thống phần mềm hỗ trợ

T Các nghiệp vụ chủ chốt trong quy trình

Được thực hiện bởi Sự hỗ trợ

của IT Khái quát

Căn cứ vào nhu cầu thực tế, Bộ phận

bán hàng chuẩn bị một yêu cầu chính

thức đính kèm với tất cả các chi tiết của

hàng hoá / dịch vụ cần mua Yêu cầu

mua này có chữ ký của trưởng bộ phận

và sau đó được chuyển giao cho Ban

giám đốc phê duyệt vào loại và số lượng

mua Sau khi yêu cầu được phê duyệt,

yêu cầu này được gửi đến Bộ phận mua

bộ phận bán hàng (Mr Sơn)

Không

#4

Xem xét tính chính xác của hóa đơn và

tờ khai hải quan nhận về

Kế toán tổng hợp (Ms Hoàn) Microsoft Excel

Excel

• Đánh giá rủi ro có sai sót trong ghi nhận khoản phải trả nhà cung cấp

Kết quả của giai đoạn này có tác dụng đánh giá hệ thống KSNB và là căn cứ

để đưa ra cách tiếp cận cuộc kiểm toán một cách phù hợp Hai cách tiếp cận phổ biến

là Control base approach và Substantive base approach, trong đó khi sử dụng cách

tiếp cận thứ nhất, KTV sẽ giảm việc tiến hành thử nghiệm cơ bản dựa trên sự tin cậy vào hệ thống KSNB để tiến hành thử nghiệm kiểm soát.

Biểu 1.4 Đánh giá rủi ro có sai sót trong ghi nhận khoản phải trả nhà cung

cấp

Những quy trình liên quan

• Mua hàng và phải trả

• Thanh toán

Các tài khoản có thể ảnh hưởng và rủi ro liên quan

Các tài khoản có thể ảnh hưởng :

Ghi nhận nghiệp vụ mua hàng nhưng hàng hoá / dịch vụ chưa nhận được

Thanh toán hai lần được thực hiện đối với một hàng hóa / dịch vụ

Ghi nhận giá và lượng mua không thống nhất với hoá đơn

Nghiệp vụ mua hàng không được ghi đúng kỳ nhận hàng hoá / dịch vụ

Hàng hóa / Dịch vụ nhận được nhưng không được ghi nhận trong kho hay chi phí

và tài khoản phải trả người bán

Phải trả người bán bị ghi nhầm sang tài khoản phải trả khác, phải trả nội bộ

Sổ cái và sổ chi tiết không thống nhất

1.3.2 Thực hiện kiểm toán

1.3.2.1 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát

KTV xác định các rủi ro có thể xảy ra đối với hệ thống kiểm soát liên quan khoản mục phải trả nhà cung cấp Các rủi ro đó là

+ Rủi ro về hệ thống kế toán không cập nhật được thông tin về mua hàng+ Rủi ro trong việc hạch toán giá trị hàng mua vào

+ Rủi ro trong cập nhật thông tin liên quan đến tỷ giá

+ Rủi ro về chưa ghi sổ với hàng hóa đã nhận được

Biểu 1.5 Các rủi ro liên quan đến hệ thống KSNB

Rủi ro về hệ thống kế toán không cập nhật được thông tin về mua hàng

E-1.1 Bút toán tự động cập nhật trên hệ

E-1.2 Cuối tháng, một kế toán chiết xuất dữ

liệu để kiểm tra, so sánh các thông tin Hàng tháng Thủ công B4.401.02

Rủi ro trong việc hạch toán giá trị hàng mua vào

E-2.1 Hạn chế các cá nhân được phép đăng

ký, truy cập, sửa đổi số liệu về đơn giá, số

lượng hàng mua vào

Hàng

B4.401.03

E-2.2 Một cá nhân xem xét, đối chiếu các

mã hàng, đơn giá, ngày tháng, nhà cung

cấp với bảng giá nhà cung cấp

Hàng

B4.401.04

Rủi ro ghi nhận trùng lặp các nghiệp vụ mua hàng từ nhà cung cấp

E-3.1 Một cá nhân chịu trách nhiệm so sánh

giữa dữ liệu khoản phải trả với các yêu cầu

mua để chắc chắn không xảy ra việc ghi

nhận trùng lặp hay thiếu sót

Hàng

E-3.2 Kế toán trưởng kiểm tra sổ nhật ký,

Rủi ro trong cập nhật thông tin liên quan đến tỷ giá

E-4.1 Một cá nhân kiểm tra sự đúng đắn

trong ghi nhận tỷ giá hàng ngày Hàng ngày Thủ công

Rủi ro về chưa ghi sổ với hàng hóa đã nhận được

E-5.1 Kế toán công nợ xem xét các hóa đơn,

kiểm tra lại và lên danh sách các đơn đặt

hàng cần ghi sổ trong ngày

Biểu 1.6 Thử nghiệm xem xét hiệu quả của hệ thốngKSNB

đặt hàng

Phiếu nhận hàng

• Tiến hành thử nghiệm Walk-through (Thử nghiệm từ đầu đến cuối)

Mục đích của giai đoạn này là nhằm khẳng định những hiểu biết ban đầu của KTV về quy trình nghiệp vụ và những thiết kế và hoạt động của hệ thống KSNB nhằm ngăn chặn những sai sót có thể xảy ra

Đồng thời thông qua thực hiện thử nghiệm từ đầu đến cuối KTV có thể xác định các khả năng sai sót của quy trình (What could go wrongs – WCGWs), những sai sót này có thể ảnh hưởng trọng yếu đến những cơ sở dẫn liệu của BCTC liên quan đến những khoản mục có tính trọng yếu cao Cũng từ đó mà KTV khẳng định khả năng dựa vào hệ thống KSNB để thực hiện cuộc kiểm toán

Với mỗi quy trình (significant flow), KTV chọn một nghiệp vụ và tiến hành

“walking” cho đến khi nghiệp vụ kết thúc, từ giai đoạn phê duyệt đến lúc báo cáo Khi tiến hành thử nghiệm walk-through đối với một nghiệp vụ chưa đủ sức khẳng định các hiểu biết của KTV thì KTV có thể chọn thêm nghiệp vụ khác để kiểm tra

Khi tiến hành thử nghiệm walk-through thì KTV sẽ phỏng vấn các nhân viên của khách hàng liên quan đến các chốt kiểm soát trong quy trình ghi nhận các khoản phải trả nhà cung cấp KTV đặc biệt phải chú ý đến các trường hợp ngoại lệ bởi các trường hợp ngoại lệ thường chứa đựng khả năng gian lận và sai sót Nói chung, đối với quy trình ghi nhận khoản mục phải trả nhà cung cấp, KTV khi tiến hành thử nghiệm walk-through cần chú ý đến các vấn đề như sau

+ Sự phân công phân nhiệm của các nhân viên tham gia quy trình từ lúc nảy sinh nhu cầu mua tới lúc ghi nhận khoản phải trả nhà cung cấp

+ Các sai sót gặp phải và cách xử lý sai sót, của khách hàng

+ Khi có sự thay đổi trong chu trình nghiệp vụ cần đánh giá bản chất của sự thay đổi

+ Những vấn đề chưa phù hợp trong quá trình tiến hành thử nghiệm through ở đơn vị khách hàng

walk-Cụ thể giai đoạn tiến hành thử nghiệm walk-through ở Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam (TEVIL), để khẳng định được những hiểu biết của mình về cách thức ghi nhận khoản phải trả người bán, KTV đã tìm hiểu một nghiệp vụ mua hàng theo cách thức “từ đầu đến cuối”

Biểu 1.7 Giấy làm việc của KTV khẳng định lại hiểu biết về quy trình ghi nhận khoản

phải thu của Công ty Cổ phần Tevie Việt Nam (TEVIL)

STT Các nghiệp vụ chủ chốt trong quy trình Được thực hiện bởi WP Ref

Căn cứ vào nhu cầu thực tế, Bộ phận bán hàng chuẩn bị một

yêu cầu chính thức đính kèm với tất cả các chi tiết của hàng

hoá / dịch vụ cần mua Yêu cầu mua này có chữ ký của trưởng

bộ phận và sau đó được chuyển giao cho Ban giám đốc phê

duyệt vào loại và số lượng mua Sau khi yêu cầu được phê

duyệt, yêu cầu này được gửi đến Bộ phận mua hàng

bộ phận bán hàng (Mr Sơn)

B4.201.C1

#4 Xem xét tính chính xác của hóa đơn và tờ khai hải quan nhận về Kế toán tổng hợp (Ms Hoàn) B4.201.C2 A,B

#7 Kiểm tra các nghiệp vụ trong tháng Kế toán trưởng (Ms Ngọc) Kế toán tổng

hợp (Ms Hoàn)Trong lúc thực hiện walk-through, KTV đã phát hiện các vấn đề về hệ thống KSNB như sau