Ngoài ra trong thu nhập của người lao động còn bao gồm các khoản khác như : Trợ cấp BHXH , tiền thưởng , tiền tăng ca… Thông qua tiền lương , các khoản tiền lương và các khoản trích theo
Trang 1NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNGVÀ
CÁC KHOẢN PHẢI TRÍCH THEO LƯƠNG
TRONG CÁC DOANH NGHIỆP.
1.1 Vai trò tổ chức lao động và kế toán tiền lương trong quá trình tái sản xuất sản phẩm xã hội và trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động , đối tượng lao động và tư liệu lao động) trong
đó lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc của con người sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động , biến đổi các đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích nhằm phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình.
Mặt khác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là 1 việc làm hết sức cần thiết đối với doanh nghiệp Đây là tiền đề để hạ giá thành sản phẩm của doanh nghiệp và cũng là tiền đề để đưa doanh nghiệp đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh ở điểm lợi nhuận cao nhất Tổ chức sử dụng lao động hợp
lý cùng với việc hạch toán kế toán là công cụ sắc bén không thể thiếu trong công tác quản lý nền kinh tế , nhất là trong nền kinh tế thị trường Vì nếu ta hạch toán đúng , đủ , hợp lý giúp cho công tác trả lương cho người lao động kịp thời , chính vì vậy mà người lao động sẽ có trách nhiệm cao với công việc của mình Đồng thời sẽ kích thích người lao động quan tâm đến thời gian , kết quả và chất lượng lao động , chấp hành kỷ luật và nâng cao năng suất lao động góp phần tiết kiệm chi phí , hạ giá thành , tăng lợi nhuận , tạo điều kiện nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động Tiền lương (tiền công) tạo ra niềm say mê công việc và họ không ngừng nâng cao , bồi dưỡng về trình độ nghiệp vụ , chuyên môn cũng như tư cách đạo đức Thông qua công tác trả lương người quản lý có thể theo dõi giám sát người lao động làm việc.
1.2 Khái niệm và bản chất , ý nghĩa của tiền lương:
1.2.1 Khái niệm về tiền lương.
Tiền lương (Tiền công) là biểu hiện bằng tiền phần sản xuất xã hội mà người chủ sử dụng lao động phải trả cho người lao động tương ứng với thời gian lao động , chất lượng lao động và kết quả lao động của người lao động
Trang 21.2.2 Bản chất của tiền lương.
Trong mọi thời đại lao động là điều kiện cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của loài người Để cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục và thường
xuyên thì vấn đề dặt ra là phải tái sản xuất sức lao động ”Tái sản xuất sức lao động “ là bù đắp sức lao động đã hao phí trong quá trình sản xuất kinh
doanh có tích luỹ để sản xuất liên tục Vì vậy , các đơn vị kinh tế , doanh nghiệp phải trả thù lao cho người lao động , thù lao này được trả bằng hiện vật hay bằng giá trị gọi là tiền lương
Ngày nay quan điểm cũ về tiền lương đã không còn phù hợp với điều kiện của nền sản xuất hàng hoá Đòi hỏi phải có nhận thức đúng đắn hơn
”bản chất” của tiền lương theo quan điểm đổi mới của Đảng và Nhà nước ta:
“ Tiền lương là 1 bộ phận thu nhập quốc dân , là giá trị mới được tạo ra do người sử dụng lao động trả cho người lao động , phù hợp với giá trị sức lao động đã hao phí trong quá trình sản xuất ”, từ đó có thể
nói:
Tiền lương là giá trị của sức lao động , dựa trên cơ sở của sức lao động ,
là số tiền thù lao lao động mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động , bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
1.2.3 Ý nghĩa của tiền lương
Trong nền kinh tế thị trường , sức lao động là hàng hoá mà giá cả của nó được biểu hiện bằng hình thức tiền lương
Tiền lương là khoản thu nhập chính của người lao động Ngoài ra trong thu nhập của người lao động còn bao gồm các khoản khác như : Trợ cấp BHXH , tiền thưởng , tiền tăng ca…
Thông qua tiền lương , các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương chúng ta có thể đánh giá sự hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và giúp cho nhà nước hoạch định các chính sách tiền lương thích hợp giúp người sủ dụng lao động chọn quy chế trả lương thích hợp.
1.4 Các hình thức tiền lương , quỹ lương và các khoản trích theo lương:
1.4.1 Các hình thức tiền lương
Trang 3Các doanh nghiệp hiện nay thực hiện tuyển dụng lao động theo chế độ hợp đồng lao động Người lao động phải tuân thủ các điều cam kết trong hợp đồng lao động , còn doanh nghiệp phải đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong đó có tiền lương và các khoản trích theo lương theo đúng quy định trong hợp đồng.
Các hình thức tiền lương được lựa chọn và vận dụng 1 cách linh hoạt trong các doanh nghiệp Tuỳ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh , tính chất công việc và trình độ quản lý cụ thể mà doanh nghiệp tính lương phù hợp.
Việc tính lương cho người lao động trong các doanh nghiệp được thực hiện trong các hình thức trả lương như sau:
1.4.1.1 Hình thức trả lương theo thời gian.
Theo hình thức này tiền lương trả cho người lao động được tính theo thời gian làm việc , cấp bậc kỹ thuật hoặc chức danh và thang bậc lương theo quy định của nhà nước.
Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp , tính trả lương theo thời gian có thể thực hiện theo 2 cách sau:
• Tiền lương thời gian giản đơn : Là tiền lương được tính theo
thời gian là việc và đơn giá lương thời gian.
Công thức tính:
Tiền lương Thời gian làm việc Đơn giá tiền lương thời gian
= X thời gian thực tế ( mức lương thời gian)
Tiền lương thời gian giản đơn bao gồm:
• Tiền lương tháng : Là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ
sở hợp đồng lao động hoặc trả cho người lao động theo thang bậc lương quy định Hình thức lương này được áp dụng chủ yếu để trả lưong cho công nhân viên làm công việc quản lý hành chính và nhân viên quản lý kinh tế.
Công thức tính:
Mi = Mn x Hi + PC
Trang 4Trong đó: Hi : Hệ số lương bậc i
Mn : Bậc lương tối thiểu
PC : Phụ cấp lương , là các khoản phải trả người lao động chưa được tính vào lương chính.
• Tiền lương phụ cấp bao gồm 2 loại:
Loại 1: Tiền lương phụ cấp = Mn x Hệ số phụ cấp
Loại 2: Tiền lương phụ cấp = Mn x Hi x Hệ số phụ cấp
Tiền lương tuần : Là tiền lương trả cho 1 tuần làm việc
Công thức tính:
Tiền lương tuần Tiền lương tháng x 12 tháng
=
• Tiền lương ngày: Là tiền lương trả cho một ngày làm việc và là
căn cứ để tính trợ cấp BHXH phải trả cho cán bộ công nhân viên , trả lương cho cán bộ công nhân viên những ngày hội họp , học tập
và lương hợp đồng.
Công thức tính:
Tiền lương tháng Tiền lương ngày = Số ngày làm việc theo chế độ
Trang 5• Tiền lương công nhật: Là tiền lương tính theo ngày làm việc và
mức tiền lương ngày trả cho người lao động tạm thời chưa xếp vào thang bậc lương.
Mức tiền lương công nhật do người lao động và người sử dụng lao động thoả thuận với nhau.
Hình thức tiền lương công nhật áp dụng với lao động tạm thời tuyển dụng
• Hình thức tiền lương thời gian có thưởng : Là hình thức tiền
lương kết hợp giữa hình thức tiền lương thời gian giản đơn với chế độ tiền thưởng trong sản xuất.
Công thức tính :
Tiền lương thời gian Tiền lương thời gian Tiền thưởng
= +
có thưởng giản đơn có tính chất lương
• Hình thức trả lương theo thời gian có ưu điểm , nhược điểm như sau:
Ưu điểm : Đã tính đến thời gian làm việc thực tế , dễ làm , dễ tính toán ,
có thể lập bảng tính sẵn.
Nhược điểm : Hình thức tiền lương thời gian chưa đảm bảo nguyên tắc
phân phối theo lao động , chưa gắn liền tiền lương với kết quả lao động Vì vậy doanh nghiệp cần kết hợp với các biện pháp khuyến khích vật chất , kiểm tra , chấp hành kỷ luật lao động nhằm làm cho người lao động tự giác làm việc với
kỷ luật lao động và năng suất hiệu quả lao động cao.
1.4.1.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm:
Là hình thức trả lương theo khối lượng , số lượng sản phẩm công nhân
đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng quy định và đơn giá tiền lương tính cho 1 đơn vị sảm phẩm tốt.
Trang 6Đây là hình thức trả lương dựa vào kết quả lao động , số lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật Mỗi sản phẩm hoàn thành ở từng cấp , từng loại đều có đơn giá quy định mức tiền lương theo bảng giá kế hoạch của nhà nước mà doanh nghiệp đã duyệt.
Công thức tính :
Khối lượng sản phẩm Đơn giá
hoàn thành tiền lương
Tuỳ theo mỗi đơn vị xây dựng đơn giá tiền lương tính theo tổng loại sản phẩm công việc1 cách hợp lý và yêu cầu quản lý về nâng cao chất lượng sản phẩm tăng nhanh , sản lượng sản phẩm mà doanh nghiệp có thể thực hiện theo các hình thức tiền lương sản phẩm như sau:
• Hình thức tiền lương sản phẩm trực tiếp: Là hình thức trả
lương cho người lao động được tính theo lương sản phẩm hoàn thành đúng quy cách , phẩm chất và đơn giá tiền lương sản phẩm
Công thức tính :
Khối lượng sản phẩm Đơn giá
hoàn thành sản phẩm hoàn thành
Hình thức tiền lương sản phẩm trực tiếp không hạn chế số lượng sản phẩm hoàn thành , áp dụng đối với công nhân sản xuất trực tiếp.
• Hình thức tiền lương sản phẩm gián tiếp : Là tiền lương được
áp dụng cho người lao động hay bộ phận lao động gián tiếp phục
vụ sản xuất Căn cứ vào kết quả lao động của công nhân sản xuất chính để tính trả lương cho công nhân phụ việc.
Công thức tính :
Tiền lương Đơn giá Số lượng sản phẩm
Trang 7sản phẩm = tiền lương x hoàn thành
hoàn thành gián tiếp của công nhân
gián tiếp sản xuất chung
1.4.1.3 Hình thức trả lương theo sản phẩm luỹ tiến:
Là hình thức tiền lương trả cho người lao động bao gồm tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp và tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp , tiền thưởng tính theo tỷ lệ luỹ tiến , căn cứ vào mức độ vượt định mức lao động đã quy định.
Tiền lương sản phẩm luỹ tiến kích tích mạnh mẽ việc tăng nhanh năng suất Nó áp dụng ở nơi cần thiết phải đẩy mạnh tiến độ sản xuất để đảm bảo sản xuất cân đối hoặc hoàn thành kịp thời đơn đặt hàng.
1.4.1.4 Hình thức tiền lương khoán theo khối lượng sản phẩm hoặc công việc:
Là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng sản phẩm , công việc Hình thức tiền lương này được áp dụng trong những công việc lao động giản đơn , công việc có tính chất đột xuất.
1.4.2 Quỹ tiền lương , BHXH , BHYT , KPCĐ:
1.4.2.1 Quỹ tiền lương :
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý.
• Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm:
◊ Tiền lương thời gian , tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán
◊ Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm trong phạm vi chế độ quy định.
◊ Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan , trong thời gian được điều động công tác làm theo nghĩa vụ theo chế độ quy định , thời gian nghỉ phép , thời gian đi học.
Trang 8◊ Các loại phụ cấp làm thêm , làm thêm giờ
◊ Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên
Quỹ tiền lương kế hoạch trong doanh nghiệp còn được tính cả các khoản trợ cấp , BHXH trong thời gian người lao động ốm đau , thai sản , tai nạn lao động
Trong doanh nghiệp để phục vụ cho công tác hạch toán nói riêng và quan lý nói chung, quỹ tiền lương được chia làm 2 loại:
• Tiền lương chính: Là khoản tiền lương trả cho người lao động
trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính , bao gồm tiền lương cấp bậc và các khảon phụ cấp ( Phụ cấp làm đêm , phụ cấp làm thêm giờ…)
• Tiền lương phụ : Là khoản tiền lương trả cho người lao động
trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiện vụ chính của họ như : Thời gian lao động nghỉ phép , nghỉ lễ , nghỉ tết , hội họp , họp dân quân tự vệ và ngừng sản xuất vì nguyên nhân khách quan…được hưởng lương theo chế độ.
1.4.2.2 Quỹ BHXH , BHYT , KPCĐ:
Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH):
Quỹ BHXH được sử dụng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp BHXH trong trường hợp nghỉ mất sức
Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương (gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp khác như phụ cấp trách nhiệm , phụ cấp đắt đỏ , phụ cấp thâm niên - của công nhân thực
tế phát sinh trong tháng) phải trả cho cán bộ công nhân viên trong kỳ.Theo chế
độ hiện hành,hàng tháng doanh nghiệp phải trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 20% trên tổng số lương thực tế phải trả cho công nhân viên trong tháng.Trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất ,5% trừ vào thu nhập của người lao động
Nội dung chi BHXH gồm:
o Trợ cấp cho công nhân viên nghỉ ốm đau,sinh đẻ,mất sức
lao động …
Trang 9o Trợ cấp cho công nhân viên bị tai nạn lao động ,bệnh nghề
nghiệp.
o Trợ cấp cho công nhân viên nghỉ mất sức.
o Chi công tác quản lý quỹ BHXH
Theo chế độ hiện hành, toàn bộ số trích BHXH nộp lên cơ quan BHXH quản lý.
Hàng tháng doanh nghiệp trực tiếp chi trả BHXH cho công nhân viên đang làm việc bị ốm đau,thai sản…trên cơ sở chứng từ nghỉ hưởng BHXH.Cuối tháng(Quý)doanh nghiệp quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH số thực chi BHXH tại doanh nghiệp
Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT):
Quỹ BHYT được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ BHYT trong các hoạt động chăm sóc và khám chữa bệnh.
Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng
số tiền lương phải trả cho công nhân viên
Theo chế độ hiện hành,doanh nghiệp trích quỹ BHYT theo tỷ lệ 3% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho cán bộ công nhân viên Trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất ,người lao động đóng góp 1% thu nhập Doanh nghiệp tính trừ vào lương của người lao động.
Kinh phí công đoàn(KPCĐ):
KPCĐ được trích lập để phục vụ cho hoạt động cho tổ chức công đoàn nhằm chăm lo,bảo vệ quyền lợi cho người lao động
KPCĐ được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả cho công nhân viên trong kỳ.Theo chế độ hiện hành hàng tháng doanh nghiệp trích 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên trong tháng và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.Trong đó 1% đã trích nộp cho cơ quan công đoàn cấp trên phần còn lại chi tại công đoàn cơ sở.
Ngoài ra còn chế độ tiền ăn giữa ca.
1.5 Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
1.5.1 Chứng từ và sổ kế toán sử dụng
Trang 10Hạch toán tiền lương là 1 công việc rất quan trọng trong các doanh nghiệp Để đánh giá được 1 cách chính xác kết quả lao động của công nhân viên trong doanh nghiệp thì trước tiên phải hạch toán được lao động
1.5.2 Tính lương và các khoản trợ cấp BHXH
Nguyên tắc tính lương: Phải tính lương cho từng người lao động Việc tính
lương và các khoản trợ cấp BHXH và các khoản phải trả cho người lao động được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp
Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ như “Bảng chấm công”, “Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành”, “Hợp đồng giao khoán”…Kế toán tính
tiền lương thời gian,tiền lương sản phẩm ,tiền ăn ca cho người lao động và
phản ánh vào “Bảng thanh toán tiền lương” lập cho từng tổ,đội sản xuất ,
phòng ban của doanh nghiệp.Trong các trường hợp cán bộ công nhân viên ốm đau thai sản,tai nạn…đã tham gia đóng góp BHXH thì được hưởng trợ cấp BHXH và được tính theo công thức
Số BHXH = Số ngày nghỉ x Lương x Tỷ lệ %
Phải trả tính BHXH cấp bậc tính BHXH
Căn cứ vào các chứng từ “Phiếu nghỉ hưởng BHXH”_(MS 03_LĐTL),
“Biên bản điều tra tai nạn lao động" _(MS 09_LĐTL), kế toán tính trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên và phản ánh vào “Bảng thanh toán BHXH”_(MS 04_LĐTL)
• Trình tự Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
Hàng tháng, hàng quý, doanh nghiệp thường phát sinh các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương như sau:
1 Hàng tháng,tính tiền lương phải trả cho công nhân viên và phân bổ cho các đối tượng Kế toán ghi:
Nợ TK 622 - Tiền lương phải trả cho công nhân viên trực tiếp sản xuất
Nợ Tk 627 (6271) - Tiền lương phải trả cho công nhân viên quản
lý và phục vụ phân xưởng
Trang 11Nợ TK 641(6411) - Tiền lương phải trả cho công nhân viên bán hàng
Nợ TK 642(6421) - Tiền lương phải trả cho công nhân viên quản
lý doanh nghiệp
Có TK 334- Tổng số tiền phải trả cho công nhân viên
2 Tiền thưởng phải trả cho công nhân viên
Nợ TK 431(4311) - Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng
Nợ TK 622,627,641,642 - Thưởng tính vào chi phí sản xuất kinh doanh
Có TK 334 - Tổng số tiền thưởng phải trả
4 BHXH phải trả cho công nhân viên
Trường hợp trong doanh nghiệp được giữ lại 1 phần BHXH để trực tiếp chi tại doanh nghiệp thì số đã chi Kế toán ghi :
Nợ TK 338 (3383)
Có TK 334- Phải trả công nhân viên Trường hợp doanh nghiệp phải nộp tất cả BHXH lên cấp trên,doanh nghiệp có thể chi ứng hộ công nhân viên và thanh toán khi nộp các khoản kinh phí này đến các cơ quan quản lý, Kế toán ghi:
Nợ TK 138(1388) - Phải thu khác
Có TK 334 -Phải trả công nhân viên
5 Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động Kế toán ghi :
Nợ TK 334 - Tổng số các khoản khấu trừ
Có TK 333(3334)-Thuế Thu nhập Doanh nghiệp
