Quản trị dự án công nghệ thông tin tại sở tư pháp thành phố hà nội

Nghiên cứu về quản trị dự án công nghệ thông tin, các giai đoạn của dự án,các nội dung quản trị, nghiên cứu thực trạng quản trị dự án CNTT tại Sở Tƣ phápthành phố Hà Nội qua đó đề ra giả

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

Hà Nội – 2019

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn “QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI SỞ TƢ PHÁP THÀNH PHỐ HÀ NỘI” là công trình nghiên cứu khoa

học của bản thân tôi đƣợc đúc kết từ quá trình nghiên cứu, học tập, xuất phát từ yêucầu công việc trong suốt thời gian qua

Hà Nội, ngày 11 tháng 11 năm

2019

Tác giả luận văn

Lã Hoàng Hƣng

LỜI CẢM ƠN

Luận văn tốt nghiệp cao học với đề tài “Quản trị dự án công nghệ thông tin tại Sở Tư pháp thành phố Hà Nội” được hoàn thành trong quá trình học tập

và nghiên cứu tại Viện Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Kinh tế - Đại học

Quốc gia Hà Nội Để hoàn thành luận văn này, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đếnThầy PGS.TS Nguyễn Đăng Minh đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viếtluận văn tốt nghiệp

Tôi xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong Trường Đại học Kinh tế - Đạihọc Quốc gia Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức trong những năm tôi học tập

và nghiên cứu bậc Cao học Kiến thức tiếp thu được trong quá trình học không chỉ

là nền tảng cho quá trình nghiên cứu luận văn mà còn là hành trang quý báu để tôihoàn thành tốt nhiệm vụ công tác tại cơ quan

Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Lãnh đạo cơ quan và các đồng nghiệp đãtạo điều kiện giúp đỡ, góp ý, cung cấp số liệu và các tài liệu nghiên cứu cần thiếtliên quan để tôi có thể hoàn thành luận văn của mình

Cuối cùng tôi xin kính chúc quý Thầy, Cô sức khỏe và thành công trong sựnghiệp Chúc các Lãnh đạo và đồng nghiệp sức khỏe và hoàn thành tốt nhiệm vụ

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 11 tháng 11 năm

2019

Tác giả luận văn

Lã Hoàng Hưng

TÓM TẮT NGHIÊN CỨU

Ngày nay, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động củacác tổ chức Các dự án công nghệ thông tin với quy mô khác nhau đã, đang và sẽđƣợc triển khai tại các tổ chức Làm thế nào để hoàn thiện quy trình Quản trị dự áncông nghệ thông tin là thách thức cho các tổ chức

Nghiên cứu về quản trị dự án công nghệ thông tin, các giai đoạn của dự án,các nội dung quản trị, nghiên cứu thực trạng quản trị dự án CNTT tại Sở Tƣ phápthành phố Hà Nội qua đó đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình quản trị dự ánCông nghệ thông tin, hoàn thiện quy trình 5 giai đoạn, 8 nội dung quản trị dự ánCNTT tại Sở Tƣ pháp thành phố Hà Nội là mục tiêu chính của nghiên cứu này

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT i

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU ii

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ iii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 4

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu 4

1.1.1 Tình hình nghiên cứu trên thế giới: 4

1.1.2 Tình hình nghiên cứu trong nước: 7

1.2 Cơ sở lý luận về quản trị dự án công nghệ thông tin 11

1.2.1 Khái niệm quản trị dự án CNTT: 11

1.2.2 Các giai đoạn của dự án CNTT: 15

1.2.3 Các nội dung của dự án CNTT: 29

1.2.4 Một số nhân tố ảnh hưởng đến quản trị dự án CNTT: 33

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 35

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 36

2.1 Quy trình nghiên cứu 36

2.2 Thu thập dữ liệu 36

2.3 Xử lý, phân tích dữ liệu 39

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 39

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ CÁC DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI SỞ TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HÀ NỘI 40

3.1 Tổng quan về Sở Tư pháp thành phố Hà Nội 40

3.2 Thực trạng quản trị các dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội 41

3.2.1 Một số dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội: 41

3.2.2 Kết quả khảo sát quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội: 49

3.2.3 Thực trạng quản trị giai đoạn và nội dung: 52

3.2.4 Các văn bản pháp luật về quản trị dự án CNTT: 60

3.3 Đánh giá chung về quản trị các dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội 62

3.3.1 Kết quả đạt được 62

3.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 63

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 67

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN TRỊ DỰ ÁN CNTT TẠI SỞ TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HÀ NỘI 68

4.1 Mục tiêu và định hướng quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội 68

4.2 Một số giải pháp hoàn thiện quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội 69

4.3 Một số kiến nghị, đề xuất: 74

4.3.1 Đối với các cơ quan Trung ương và UBND thành phố Hà Nội 75

4.3.2 Đối với Sở Tư pháp thành phố Hà Nội 76

KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 77

KẾT LUẬN 78

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 79

ii

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Quản trị dự án đặc biệt là các dự án có vốn đầu tư công là công việc nhiềuthách thức, khó khăn, vướng mắc Nhiều dự án đầu tư công thất bại vì những lý dogiống các dự án của khu vực tư nhân Bên cạnh đó, dự án đầu tư công thất bại bởinhững lý do đặc thù Quản trị dự án đầu tư công đòi hỏi không chỉ các kiến thứccủa quản trị dự án nói chung mà cần sự sáng tạo, khả năng giao tiếp, khả năng tổchức, quản trị xung đột, xử lý các mối quan hệ và nỗ lực hoàn thành công việc

Trong những năm qua, Đảng, Chính phủ luôn quan tâm, coi trọng thực hiệncác dự án CNTT, đặc biệt là dự án CNTT trong các cơ quan nhà nước Thành phố

Hà Nội cũng xác định rõ triển khai các dự án CNTT là một nhiệm vụ quan trọng,được ưu tiên hàng đầu trong chiến lược phát triển của Thành phố và có kế hoạch,triển khai các dự án CNTT hàng năm và dài hạn Hà Nội là địa phương đi đầu trong

cả nước về đầu tư, triển khai dự án CNTT, giúp rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơhành chính, giảm chi phí hoạt động; tăng tính minh bạch của cơ quan nhà nước, tạothuận tiện cho người dân, doanh nghiệp

Sở Tư pháp thành phố Hà Nội chủ trương ứng dụng CNTT vào công tácquản lý nhà nước, cải cách hành chính, phục vụ người dân, doanh nghiệp ngày mộttốt hơn thông qua việc triển khai các dự án CNTT, các dịch vụ công trực tuyến trêntrang thông tin điện tử của Sở Tư pháp, của Thành phố

Tuy nhiên, việc triển khai các dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội còn nhiềuhạn chế, một số dự án được triển khai từ nhiều năm chưa hoàn thành; Nguồn nhân lựcthực hiện các dự án CNTT chưa phát triển kịp thời cả về số lượng và chất lượng; đầu

tư cho CNTT chưa tương xứng với tiềm năng; công tác quản lý đôi lúc còn hình thức.Một số dự án đã được thực hiện, tuy nhiên người dân và doanh nghiệp còn gặp nhiềukhó khăn khi sử dụng do chất lượng còn hạn chế Một số dự án không phù hợp vớithực tế và nhu cầu, gây khó khăn cho việc triển khai phục vụ người dân và doanhnghiệp Quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội chưa khoa học, chưa

1

chuyên nghiệp Đến nay, tuy đã có một số nghiên cứu, đề án có liên quan, tuy nhiên,mức độ nghiên cứu và các giải pháp đƣa ra còn chƣa đầy đủ và toàn diện.

Vì vậy, Đề tài: “Quản trị dự án công nghệ thông tin tại Sở Tư pháp thành phố Hà Nội” đã đƣợc tác giả chọn làm luận văn thạc sỹ, nhằm góp phần hệ thống

hóa cơ sở lý luận, đề ra những giải pháp để hoàn thiện quy trình quản trị dự ánCNTT trong đó tập trung hoàn thiện quy trình 5 giai đoạn, 8 nội dung quản trị dự ánCNTT tại Sở Tƣ pháp thành phố Hà Nội

Để hoàn thành nghiên cứu nêu trên, luận văn sẽ tập trung giải quyết câu hỏinghiên cứu

Câu hỏi thứ nhất: Thực trạng quy trình quản trị các dự án công nghệ thôngtin tại Sở Tƣ pháp Hà Nội, thực trạng quy trình 5 giai đoạn, 8 nội dung quản trị dự

án CNTT hiện nay nhƣ thế nào ?

Câu hỏi thứ hai: Giải pháp để hoàn thiện quy trình quản trị các dự án côngnghệ thông tin trong đó tập trung hoàn thiện quy trình 5 giai đoạn, 8 nội dung quảntrị dự án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội là gì ?

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

a Mục đích:

Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện quy trình quản trị các dự án CNTT trong

đó tập trung hoàn thiện quy trình 5 giai đoạn, 8 nội dung quản trị dự án CNTT tại

Sở Tƣ pháp Hà Nội

b Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị dự án CNTT

- Đánh giá thực trạng và những yếu tố tác động đến quy trình quản trị các dự

án CNTT trong đó tập trung hoàn thiện quy trình 5 giai đoạn, 8 nội dung quản trị dự

án CNTT tại Sở Tƣ pháp Hà Nội

- Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện quy trình quản trị các dự án CNTTtrong đó tập trung hoàn thiện quy trình 5 giai đoạn, 8 nội dung quản trị dự án CNTTtại Sở Tƣ pháp Hà Nội

2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

Quy trình quản trị dự án CNTT tập trung vào 5 giai đoạn, 8 nội dung quản trị

4 Những đóng góp của luận văn

Luận văn đã trình bày một cách cơ bản nhất các vấn đề lý luận về quản trị dự

án tập trung vào 5 giai đoạn, 8 nội dung cũng như thực trạng quản trị dự án CNTTtại Sở Tư pháp Hà Nội hiện nay Qua đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiệnquy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp thành phố Hà Nội trong thời gian tới

5 Cấu trúc Luận văn

Luận văn gồm: Phần mở đầu, phần kết luận và các chương

- Phần mở đầu

- Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu và Cơ sở lý luận chung về quảntrị các dự án công nghệ thông tin

- Chương 2: Phương pháp nghiên cứu

- Chương 3: Thực trạng quy trình quản trị các dự án công nghệ thông tin tại

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu

1.1.1 Tình hình nghiên cứu trên thế giới:

Có nhiều nghiên cứu về quản trị dự án Về quản trị dự án công nghệ thông tinđặc biệt quản trị dự án CNTT tại một tổ chức cụ thể số lượng ít hơn Trong phạm

vi nghiên cứu của luận văn này, tác giả chỉ nêu một số:

(1) – Pankaj Jalote, 2002, Software Project Management in Practice.

Tác giả đã nghiên cứu các quy trình được Công ty Infosys, một công ty pháttriển phần mềm tầm cỡ thế giới quản trị hiệu quả các dự án phần mềm Tác giả đãnghiên cứu các quy trình quản trị dự án tại Infosys từ lập kế hoạch, thực hiện đến kếtthúc dự án Tác giả đi sâu phân tích các nội dung: ước lượng, dự toán, lập kế hoạchquản trị rủi ro, thu thập các số đo, thiết lập các mục tiêu chất lượng, sử dụng các phép

đo để giám sát một dự án, … Công trình nghiên cứu này có tính ứng dụng cao, rất phùhợp cho các nhà quản trị dự án phần mềm bận rộn, cần một cuốn cẩm nang tiện dụng

(2) – David W.Wirick, Wiley, 2009, Public Sector Project Management.

Tác giả tập trung nghiên cứu nền tảng của quản trị các dự án đầu tư công baogồm: những vấn đề phát sinh của các dự án, tại sao các dự án đầu tư công thất bại,các chuẩn mực trong các dự án và quản trị các dự án, giá trị của quản trị các dự ánđối với các tổ chức công, mặt trái của quản trị các dự án, những yếu tố quan trọngquyết định sự thành công của các dự án công, các mô hình quản trị các dự án cóchất lượng tốt trong khu vực công, những phương pháp đo lường quản trị các dự

án, việc sử dụng phần mềm trong quản trị các dự án Quyển sách là một tài liệunghiên cứu quan trọng và có chất lượng trong quản trị các dự án đầu tư công, một

số kiến thức về quản trị các dự án có thể được áp dụng Tuy nhiên, hạn chế củacông trình nghiên cứu này là nó chỉ tập trung vào quản trị các dự án đầu tư công,không đi sâu vào nghiên cứu quản trị các dự án đầu tư công công nghệ thông tin

4

(3) – Scott Coplan, David Masuda, 2011, Project Management for

Healthcare Information Technology.

Đây là một nghiên cứu chuyên sâu về quản trị dự án CNTT trong lĩnh vựcchăm sóc sức khỏe lấy bối cảnh phân tích là nước Mỹ Cuốn sách tập trung vào giảiquyết các thách thức về chi phí và chất lượng khám chữa bệnh tại nước Mỹ Cuốnsách mang đến các giải pháp cho các thách thức đó Mặc dù cuốn sách tập trung vàoquản trị dự án, CNTT, dược, y, tuy nhiên bài học rút ra được từ quản trị dự ánCNTT trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe cũng sẽ có ích cho đồng nghiệp ở các lĩnhvực khác Tuy nhiên, cuốn sách không đi sâu phân tích về quản trị dự án, quản trịcông nghệ hay quản trị sự thay đổi Người đọc muốn tìm hiểu thêm về các lĩnh vực

đó thì nên tìm đến các cuốn sách, nghiên cứu khác

(4) – Carol V.Brown, Daniel W.Dehayes, Jeffrey A.Hoffer, E.Wainright

Martin, William C.Perkins, Prentice Hall, 2012, Managing Information Technology (7 th Edition).

Mục đích tổng thể của công trình nghiên cứu là cung cấp một nghiên cứutoàn diện về quản trị hệ thống thông tin và các xu hướng công nghệ cho học viêncao học, nghiên cứu sinh và các nhà quản trị Công trình khoa học này mang đếncác nội dung mới cập nhật các thành tựu mới về công nghệ và nhiều tình huốngnghiên cứu Cuốn sách cung cấp một công cụ hữu hích cho các giảng viên để nghiêncứu và giảng dạy và cho các học viên cao học, nghiên cứu sinh đang chuẩn bị chocông việc trong lĩnh vực quản trị kinh doanh, quản trị hệ thống thông tin và chuyêngia hệ thống thông tin Công trình nghiên cứu gồm 4 phần: Công nghệ thông tin,Ứng dụng Công nghệ thông tin, Xây dựng hệ thống thông tin và Hệ thống thông tinquản lý Công trình nghiên cứu này có ưu điểm là đã phân tích kỹ về công nghệthông tin gồm: phần cứng và phần mềm, các hệ thống và dữ liệu Tuy nhiên, phầnnghiên cứu về quản trị dự án CNTT còn hạn chế

(5) – Joseph Heagney, 2014, Quản trị dự án - Những nguyên tắc căn bản.

Những nội dung được tác giả nghiên cứu gồm: Phạm vi; lập kế hoạch; Quảntrị rủi ro; Giám sát; Quản lý nhóm dự án; Xây dựng chiến lược, tầm nhìn, mục tiêu;

5

Hoạch định dự án; Sơ đồ phân rã công việc; Xây dựng lịch trình khả thi; Phân tíchkết quả thu được; Kiểm soát và đánh giá tiến độ của mỗi giai đoạn và cách thức xâydựng, triển khai các quy trình quản trị dự án.

(6) – Jack T Marchewka, Wiley, 2016, Information Technology Project

Management - Providing Measureable Organizational Value (5 th Edition)

Đây là công trình nghiên cứu khoa học có chất lượng cao về quản trị dự áncông nghệ thông tin Tác giả đã nghiên cứu một cách toàn diện về quản trị dự ánCNTT bao gồm: Những đặc điểm của dự án CNTT, các phương pháp và các quytrình của các dự án, đo lường các giá trị cho tổ chức Tác giả tập trung nghiên cứusâu về giai đoạn lập kế hoạch dự án bao gồm: xây dựng hạ tầng dự án, xác địnhphạm vi và cấu trúc phân chia công việc, lên lịch biểu và ngân sách Ngoài ra, tácgiả cũng phân tích về quản trị rủi ro dự án, quản trị quan hệ với các các chủ đầu tư,các tổ chức, cá nhân liên quan và truyền thông, quản trị chất lượng dự án, lãnh đạođội dự án, quản trị sự thay đổi, sự phản kháng và xung đột trong tổ chức và hoànthành dự án Có thể nhận thấy công trình nghiên cứu khoa học này có giá trị thựctiễn và ứng dụng hiệu quả cho việc đo lượng các giá trị mà việc quản trị các dự ánCNTT đem lại cho tổ chức Tuy nhiên, công trình nghiên cứu này thiếu cái nhìntổng thể về quản trị dự án nói chung, một số quy trình, nội dung của quản trị các dự

án CNTT chưa được tập trung phân tích kỹ Phần lập kế hoạch dự án đã được tậptrung phân tích, nghiên cứu kỹ lưỡng, tuy nhiên, phần thực hiện và kiểm soát dự ánchưa được nghiên cứu đầy đủ

(7) – Kathy Schwalbe, Cengage, 2018, Information Technology Project Management (8 th edition).

Đây là công trình nghiên cứu khoa học đầy đủ nhất về quản trị các dự ánCNTT Tác giả đã phân tích một cách đầy đủ nhất, toàn diện nhất về quản trị các dự

án CNTT bao gồm: quản trị các quy trình của dự án: sự thống nhất, phạm vi, thờigian, chi phí, chất lượng, nguồn nhân lực, truyền thông, rủi ro, thuê ngoài, chủ đầu

tư và người có quyền lợi liên quan, sử dụng phần mềm quản trị dự án MicrosoftProject 2013 Tuy nhiên, do tính chuyên nghiệp khác cao nên một số nội dung và

6

quy trình quản trị dự án CNTT trong tài liệu này khó có thể áp dụng được vào đặcthù của một tổ chức công như Sở Tư pháp thành phố Hà Nội.

1.1.2 Tình hình nghiên cứu trong nước:

Có nhiều sách, luận văn nghiên cứu về quản trị dự án Về quản trị dự án côngnghệ thông tin số lượng sách, luận văn, bài viết ít hơn Về quản trị dự án công nghệthông tin tại một số cơ quan, đơn vị cụ thể có một số nghiên cứu, tuy nhiên, sốlượng không nhiều, trong khuôn khổ luận văn này, tác giả chỉ nêu một số nghiêncứu có tính thực tiễn, ứng dụng cao:

(1) – Trường Đại học Công nghệ thông tin, Thành phố Hồ Chí Minh, 2010,

Quản lý dự án công nghệ thông tin.

Tác giả đã nghiên cứu, phân tích chi tiết về quản lý dự án CNTT từ kháiniệm chung về dự án, dự án CNTT, đặc trưng của một dự án, phân loại dự án, quản

lý dự án, các bên liên quan đến dự án Cuốn sách chia một cách chi tiết chu trình dự

án và quản lý dự án theo giai đoạn: xác định, phân tích, thiết kế, thực hiện, kiểmthử, vận hành Bên cạnh đó, tác giả cũng phân tích một số kỹ năng quản lý dự án:ước lượng, lập lịch, quản lý rủi ro, kiểm soát dự án, nhân sự, đánh giá tài chính vàhiệu quả dự án, phần mềm hỗ trợ quản lý dự án Mặc dù, các giai đoạn của dự ánđược liệt kê ra tương đối nhiều, tuy nhiên, một số giai đoạn có thể nhập lại vớinhau như: xác định, phân tích, thiết kế có thể nhập lại vào giai đoạn lập kế hoạch;thực hiện, kiểm thử hệ thống và kiểm thử chấp nhận, vận hành và khai thác hệ thống

có thể nhập lại thành giai đoạn thực hiện Ngoài ra, giai đoạn kiểm soát dự án vàđánh giá tài chính và hiệu quả dự án lại được đưa vào phần các kỹ năng quản lý dự

án, trong khi, đó là giai đoạn kiểm soát và kết thúc dự án

(2) – Lê Văn Phùng, Trần Nguyên Hương, Lê Hương Giang, 2015, Quản lý

dự án công nghệ thông tin.

Với mong muốn phục vụ công tác quản lý dự án công nghệ thông tin có hiệuquả hơn, nhóm tác giả do TS Lê Văn Phùng làm chủ biên, đã tiến hành biên soạncuốn sách này trên cơ sở các tài liệu sưu tập được và từ chính kinh nghiệm mà cáctác giả đã trải qua trong quá trình thực hiện và quản lý dự án CNTT ở Việt Nam

7

Cuốn sách gồm 5 chương: 1 Dự án và quản lý dự án; 2 Lập kế hoạch dự án CNTT; 3.Các phương tiện phục vụ quản lý dự án; 4 Tổ chức triển khai, giám sát và điều chỉnh

kế hoạch dự án; 5 Quản lý các hoạt động kết thúc dự án Cuốn sách là tài liệu thamkhảo hữu ích Tuy nhiên, cuốn sách có phần hạn chế do tập trung chủ yếu vào các dự ánphần mềm nói riêng mà không có sự bao quát vào các dự án CNTT nói chung

(3) – Đào Thị Hải Yến, 2015, Quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Cục Công nghệ thông tin và thống kê hải quan.

Luận văn đã nêu được một số khái niệm cơ bản về quản lý dự án công nghệthông tin, các khái niệm, nội dung và kinh nghiệm quản lý các dự án CNTT Luậnvăn cũng nêu được môt số quy định của pháp luật và đánh giá thực trạng về côngtác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại Cục CNTT và thống kê hải quan, kếtquả đạt được, một số tồn tại và nguyên nhân Luận văn cũng đã đề xuất một số giảipháp hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại Cục CNTT vàthống kê hải quan trong đó có các giải pháp về mặt tổ chức, về môi trường chínhsách, về cơ sở hạ tầng, về mối quan hệ giữa các bên tham gia dự án

(4) – Hoàng Thành Sơn, 2015, Quản lý các dự án về công nghệ thông tin ở Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam.

Luận văn đã nêu khái niệm, các thuộc tính của dự án, khái niệm quản lý dự án, cácđặc điểm quản lý dự án CNTT trong lĩnh vực ngân hàng, mục tiêu, các giai đoạn, các bêntham gia trong dự án Bên cạnh đó, luận văn cũng đưa ra các tiêu chí đánh giá quản lý dự

án CNTT tại các ngân hàng thương mại như tuân thủ quy trình, hoàn thành mục tiêu, hiệuquả sử dụng nguồn lực, năng lực của cán bộ, chi phí thực hiện dự án, mức độ hài lòng củakhách hàng, sự phối hợp giữa các bộ phận Luận văn cũng đề cập đến các nhân tố ảnhhưởng và các kỹ năng cần có trong quản lý dự án như các nhân tố vĩ mô, vi mô, các kiếnthức, kỹ năng cần thiết trong quản lý dự án; các lĩnh vực quản lý: phạm vi, thời gian, chiphí, chất lượng Luận văn cũng nêu thực trạng Ngân hàng TMCP Công thương Việt Namnhư lịch sử phát triển, tình hình hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức, thực trạng và đánhgiá chung về công tác quản lý dự án CNTT Luận văn cũng đề xuất một số kiến nghị vàgiải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án CNTT tại

8

Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam căn cứ vào định hướng về phát triểnCNTT, định hướng về công tác quản lý các dự án CNTT, giải pháp hoàn thiện côngtác quản lý dự án về phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, kiểm tra, giám sát dự

án, một số kiến nghị với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

(5) – Lưu Đức Trung, 2016, Quản lý dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Luận văn tập trung phân tích thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư ứngdụng CNTT tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam giai đoạn 2012-2015, đề xuấtgiải pháp, kiến nghị hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT tạiBảo hiểm xã hội Việt Nam Luận văn có phân tích các giai đoạn của dự án bao gồm:lập dự án, chuẩn bị dự án, thực hiện dự án và kết thúc dự án Tuy nhiên, giai đoạnkiểm soát dự án chưa được quan tâm nghiên cứu, phân tích kỹ Luận văn cũng cóhạn chế là trích dẫn nhiều văn bản quy phạm pháp luật trong khi ít trích dẫn cáccông trình nghiên cứu khoa học Phần Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản lý dự ánđầu tư ứng dụng CNTT còn hạn chế, các nội dung quản lý dự án chưa được nghiêncứu, phân tích đầy đủ

(6) – Nguyễn Trung Thành, 2015, Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước ở Việt Nam.

Tác giả tập trung vào nghiên cứu, phân tích, đề xuất chính sách chung để đẩymạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước ở Việt Nam trongthời gian tới; Khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT trong hoạt động của một số cơquan nhà nước; Đề xuất một số giải pháp cơ bản cần thực hiện để tăng cường ứngdụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước ở Việt Nam trong giai đoạn tới.Tuy nhiên, luận văn thiếu những nghiên cứu, phân tích, đề xuất những hành động cụthể để thực hiện các dự án CNTT

(7) – Tạ Ngọc Mạnh, 2016, Ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động quản lý, điều hành tại Ngân hàng Nhà nước.

Tác giả đã nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT trong các hoạt động quản lý, điều hành tại Ngân hàng Nhà nước hiện nay như thế nào ? Giải pháp ứng dụng CNTT

9

phù hợp cho các hoạt động quản lý, điều hành để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nướctại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam là gì ? Tác giả đi sâu vào các hoạt động quản lý,điều hành thông qua chương trình quản lý văn bản hành chính, theo dõi hồ sơ côngviệc, trao đổi thông tin trên mạng giữa các cơ quan trong hệ thống, xây dựng chươngtrình công nghệ thông tin thành công cụ quản lý của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

(8) – Ngô Bá Đủ, 2015, Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tài chính ở tỉnh Hà Giang.

Tác giả phân tích một số vấn đề lý luận chung về CNTT và ứng dụng CNTTtrong hoạt động quản lý tài chính Tác giả đã phân tích thực trạng và một số yếu tốtác động đến ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý tài chính ở địa bàn tỉnh HàGiang Qua đó, đề xuất một số giải pháp nhằm thúc đẩy ứng dụng CNTT phục vụhoạt động quản lý tài chính ở tỉnh Hà Giang

(9) – Phạm Thanh Tân, 2014, Ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống

cơ quan quản lý nhà nước ở tỉnh Quảng Bình.

Tác giả đã phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong khối các cơ quan nhànước trên địa bàn tỉnh Quảng Bình Qua đó, đề xuất một số giải pháp để tăngcường ứng dụng CNTT trong khối các cơ quan nhà nước ở tỉnh Quảng Bình baogồm: Nâng cao trình độ và nhận thức CNTT, Hoàn thiện cơ chế chính sách và giảipháp tổ chức, Đào tạo nguồn nhân lực ứng dụng CNTT, Tăng cường ứng dụngCNTT phục vụ công tác quản lý, điều hành, Huy động tài chính, đầu tư phù hợpcho ứng dụng CNTT Có thể thấy rằng công trình nghiên cứu này có tính ứng dụngcao trong hệ thống cơ quan nhà nước ở tỉnh Quảng Bình Nghiên cứu này cũng cóthể giúp cho các nghiên cứu khác với đối tượng là ứng dụng CNTT trong các cơquan nhà nước tham khảo Tuy nhiên, nghiên cứu chỉ phân tích một phần rất nhỏtrong quản trị các dự án CNTT đó là quản trị nguồn nhân lực và chi phí Ngoài racác nội dung khác của quản trị dự án chưa được quan tâm đến Phạm vi nghiên cứu

và ứng dụng cũng chỉ trong các cơ quan nhà nước của tỉnh Quảng Bình

Mặc dù đã có nhiều công trình nghiên cứu về quản trị dự án CNTT ở cả trongnước và nước ngoài, trong đó có một số công trình có chất lượng cao, tuy

10

nhiên, chưa có một công trình nghiên cứu đầy đủ, cụ thể và có tính ứng dụng cao vềquy trình quản trị dự án CNTT tập trung vào 5 giai đoạn và 8 nội dung quản trị dự

án CNTT tại Sở Tư pháp thành phố Hà Nội

1.2 Cơ sở lý luận về quản trị dự án công nghệ thông tin

1.2.1 Khái niệm quản trị dự án CNTT

Quản trị dự án hiện đại gắn liền với sự phát triển của sơ đồ GANTT (doGantt khởi xướng vào đầu những năm 1900 dùng để quản lý dự án đóng tầu trongThế chiến thứ II), quản lý quân sự Mỹ năm 1950 (sử dụng để phát triển hệ thống tênlửa) Sau này ngành công nghiệp xây dựng Mỹ cũng đã sáng lập ra phương phápđường găng (PERT/CPM) để quản lý các dự án xây dựng

Quản trị dự án đã trở thành một môn khoa học vì nó đã theo kịp được thựctiễn ngày càng phát triển và đã trở thành kiến thức chung toàn cầu cho các nhà quảntrị dự án Nhiều tổ chức đã sử dụng phương pháp quản trị bằng dự án tức là chianhỏ chương trình thành các dự án, chia nhỏ dự án thành các tiểu dự án để quản lýnhằm giảm thiểu rủi ro

Theo định nghĩa của Viện Quản lý dự án (PMI), “dự án là một nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm, một dịch vụ hoặc một kết quả duy nhất” (PMBOK

Guide, Viện Quản lý dự án, 2008, trang 5) Theo định nghĩa này, một dự án chỉđược triển khai một lần Còn nếu việc đó được lặp lại, thì nó không thể được coi làmột dự án nữa Một dự án cần có điểm bắt đầu và điểm kết thúc cụ thể, một khoảnngân sách (chi phí), một phạm vi hoặc quy mô được xác định rõ ràng và các yêucầu cụ thể cần đạt được

Theo định nghĩa của PMBOK Guide: “Quản trị dự án là hoạt động áp dụng các kiến thức, các kỹ năng, các công cụ và kỹ thuật để lên kế hoạch hành động nhằm đạt được các yêu cầu của dự án” Công việc quản trị dự án được tiến hành

trong suốt quá trình của dự án từ lúc chuẩn bị dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện

dự án, kiểm soát dự án và kết thúc dự án Một dự án được quản trị tốt là khi kếtthúc phải thỏa mãn được chủ đầu tư về thời hạn, chi phí và chất lượng kết quả

11

Công nghệ thông tin giúp các công ty khác biệt hóa sản phẩm và dịch vụ của họ

so với các đối thủ cạnh tranh Các ứng dụng CNTT có thể giúp nhân viên bán hàng cóđược thông tin giúp họ phục vụ tốt hơn 1 khách hàng cụ thể, cá biệt; cung cấp kịp thờihàng hóa căn cứ vào dữ liệu tồn kho chứ không cần phải đợi đến khi có đơn đặt hàng.Internet giúp công ty tiếp cận với các nhà cung cấp và các khách hàng ở khắp nơi trênthế giới Các máy tính đa dạng về kích cỡ, tốc độ xử lý, các chi tiết khác, từ chiếc máytính nhỏ, đơn giản trị giá vài triệu đồng đến siêu máy tính trị giá hàng trăm tỷ đồng.Máy tính để bàn và máy tính xách tay được sản xuất bởi nhiều công ty trên khắp thếgiới Sau 6 đến 12 tháng, máy tính rẻ hơn, tốc độ xử lý nhanh hơn, khả năng kết nốiinternet nhanh hơn, bảo vệ chống lại virus máy tính tốt hơn, nhỏ hơn, nhẹ hơn và dễdàng mang vào các cuộc họp hay các chuyến công tác Nhiều công ty lớn đầu tư vàoviệc xây dựng hệ thống riêng của doanh nghiệp để chia sẻ dữ liệu, xử lý công việc kịpthời Các ứng dụng cũng được lập trình, đăng tải để tải về dễ dàng Trong kho ứngdụng của Apple có hơn 85.000 ứng dụng để hàng triệu người dùng Iphone có thể tải về

sử dụng Một xu hướng nữa là sự phát triển của các phần mềm xã hội như Facebook,LinkedIn, Wikis, Twitter với hàng tỷ người tham gia Có thể khẳng định rằng phầnmềm máy tính đang trở lên tích hợp hơn, dễ tải về hơn và mang tính xã hội nhiều hơn.Công nghệ vệ tinh và di động đã kết nối khách hàng và người bán hàng từ khoảng cáchrất xa Công nghệ không dây đã giúp các quốc gia đang phát triển tiết kiệm được rấtnhiều tiền, thời gian, nhân lực để không phải đầu tư vào việc kéo dây cáp viễn thông.Một ứng dụng công nghệ nữa là việc sử dụng máy chủ và kho lưu trữ từ công nghệđiện toán đám mây với các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ, quản lý, khai thác các ứngdụng từ xa thông qua các hợp đồng thuê dịch vụ giúp các công ty có thể lưu trữ, xử lýđược khối lượng thông tin khổng lồ đặc biệt vào giai đoạn cao điểm Máy vi tính cóthể giúp giảm chi phí các sản phẩm và dịch vụ bằng cách tự động hóa các giao dịch, rútngắn thời gian của các công đoạn và cung cấp dữ liệu để ra quyết định quản trị tốt hơn

Ví dụ như: phần mềm máy tính giúp thiết kế sản phẩm nhanh hơn, đẹp hơn, tốt hơn;phần mềm máy tính cũng có thể tối ưu hóa việc bố

12

trí mặt bằng của nhà máy hoặc cửa hàng; phần mềm máy tính có thể thay đổi nhanhchóng, kịp thời dây chuyền sản xuất cho phù hợp với thông tin về doanh số bán hàng.

Các tổ chức ngày càng phụ thuộc vào các hệ thống và các ứng dụng côngnghệ thông tin để xử lý các giao dịch và hỗ trợ việc ra quyết định quản trị Tươnglai của các tổ chức phụ thuộc rất lớn vào khả năng tận dụng sức mạnh của côngnghệ thông tin và quản trị các dự án công nghệ thông tin Sự phụ thuộc vào CNTTđòi hỏi các nhà quản trị CNTT phải biết cách lên kế hoạch và quản trị hiệu quả cácnguồn lực CNTT của tổ chức cũng như có chiến lược về CNTT Có 3 nguồn lực vềCNTT: Hạ tầng CNTT, Nhân lực CNTT và các mối quan hệ CNTT và Kinh doanh.Quản trị hạ tầng CNTT bao gồm việc lập kế hoạch, xây dựng và điều hành hoạtđộng của hạ tầng máy tính và truyền thông, một thể thống nhất về thông tin giúpnhà quản trị và các nhân viên có được thông tin cần thiết khi cần, bất cứ lúc nào, bất

cứ nơi nào Quản trị CNTT cũng bao gồm việc xác định các công nghệ mới để đầu

tư vào và cách thức để ứng dụng các giải pháp mới đó để cải thiện cách thức màcông ty kinh doanh Nhu cầu về nhân sự CNTT không chỉ đòi hỏi giỏi về CNTT màcần có cả kiến thức kinh doanh và các kỹ năng giao tiếp Với vai trò phân tích kinhdoanh và phân tích hệ thống đòi hỏi nhân sự phải hiểu được các nhu cầu về CNTTcủa bộ phận marketing, kế toán, sản xuất, và các bộ phận kinh doanh khác cũng nhưnhững kiến thức về ngành ví dụ như tài chính, chăm sóc sức khỏe, bất động sản

Quản trị CNTT không chỉ là có được hạ tầng CNTT hiện đại, các nhà quảntrị và chuyên gia CNTT giỏi mà quan trọng là phải có sự tham gia chủ động, tíchcực của các nhà quản trị kinh doanh để tạo nên tài sản quan trọng của doanh nghệp

là mối quan hệ phối hợp giữa CNTT và Kinh doanh để đầu tư vào các ứng dụngCNTT mới phục vụ các yêu cầu cụ thể của kinh doanh, giúp biến lợi nhuận tiềmnăng thành lợi nhuận thực tế

13

Nguồn nhân lực

Cấu trúc

của tổ chức

Công nghệthông tin

Các quy trình kinh doanh

Hình 1.1.: Các yếu tố cấu thành quan trọng của một tổ chức

(Nguồn: Carol V.Brown, Daniel W.Dehayes, Jeffrey A.Hoffer, E.Wainright

Martin, William C.Perkins, Prentice Hall, 2012, Managing Information Technology (7 th Edition).)

“Quản trị dự án CNTT là hoạt động áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công

cụ, kỹ thuật để chuẩn bị, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát, kết thúc dự án nhằm đạt được các yêu cầu cụ thể của dự án CNTT.”

(Nguồn: Kathy Schwalbe, Cengage, 2018, Information Technology Project Management (8 th edition).)

Các dự án CNTT liên quan đến việc sử dụng phần cứng, phần mềm và các hệthống để tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả Các dự án CNTT có thể rất đa dạngnhư: Một nhóm sinh viên tạo ra một ứng dụng trên điện thoại thông minh và bánsản phẩm đó trực tuyến; Một công ty phát triển xe tự lái; Một trường đại học nângcấp hệ thống internet không dây phủ khắp toàn trường; Chính phủ phát triển mộtứng dụng để tổng điều tra dân số và nhà ở;

Các dự án CNTT rất đa dạng Một số dự án liên quan đến một nhóm nhỏ càiđặt một số phần cứng và phần mềm kèm theo Một số dự án liên quan đến hàng

14

trăm người từ phân tích quy trình nghiệp vụ đến phát triển hệ thống phần mềm mới

để đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu của người sử dụng Ngay cả một dự ánphần cứng có quy mô nhỏ cũng liên quan đến một loạt máy tính cá nhân, máy chủ,thiết bị mạng, máy tính xách tay, điện thoại thông minh Hệ thống mạng có thể là códây hoặc không dây Các dự án phát triển phần mềm còn phức tạp hơn dự án phầncứng Dự án phần mềm có thể đơn giản như ứng dụng Microsoft Excel đến phứctạp như hệ thống thương mại điện tử toàn cầu sử dụng nhiều ngôn ngữ lập trình vàchạy trên nhiều nền tảng công nghệ Các dự án CNTT nhằm phục vụ yêu cầu đặcthù về nghiệp vụ Dự án CNTT của ngành thuế sẽ khác ngành tư pháp

Trong các tài liệu tham khảo, tác giả luận văn nhận thấy công trình nghiên

cứu Information Technology Project Management (8 th edition) của tác giả Kathy

Schwalbe của Nhà xuất bản Cengage xuất bản 2018 là công trình nghiên cứu khoahọc đầy đủ nhất về quản trị các dự án CNTT Tác giả đã phân tích một cách đầy đủnhất, toàn diện nhất về quản trị các dự án CNTT bao gồm 5 giai đoạn và 8 nội dungquản trị dự án Tác giả luận văn sử dụng khung lý thuyết này làm cơ sở lý luậnchính cho luận văn của mình, ngoài ra, một số lý luận, hình ảnh, bảng biểu của cáctài liệu tham khảo khác cũng được tác giả luận văn chọn lọc sử dụng làm cơ sở lýluận, nội dung cụ thể như sau:

1.2.2 Các giai đoạn của dự án CNTT

Quá trình xây dựng và thực hiện dự án CNTT thường phân ra thành các giaiđoạn cụ thể, khác nhau, được xác định và phân biệt một cách rõ ràng bởi nhữngđiểm mốc chính, các thời điểm, sự kiện và các sản phẩm phải được hoàn thànhtrong giai đoạn đó, để xác định một giai đoạn cụ thể đã hoàn thành hay chưa Điềunày giúp việc theo dõi đánh giá tiến độ thực hiện dự án Một số dự án CNTT có thểchỉ gồm 3 giai đoạn: Thực hiện, Giám sát, Kết thúc Một số dự án CNTT có thể gồm

4 giai đoạn Lập Kế hoạch, Thực hiện, Giám sát, Kết thúc Các Dự án CNTT nóichung có thể được chia thành 5 giai đoạn:

15

(Nguồn: David W.Wirick, Wiley, 2009,

Public Sector Project Management.)

Giai đoạn chuẩn

bị dự án:

Bao gồm việcxác định, định nghĩa vàtạo căn cứ, cho phépmột dự án hoặc một giaiđoạn của dự án Giaiđoạn, quá trình chuẩn bịdiễn ra trong mỗi giaiđoạn của dự án Ví dụnhƣ trong giai đoạn kếtthúc dự án, quá trìnhchuẩn bị đƣợc sử dụng

để bảo đảm đội dự án hoàn thành tất cả côngviệc, bài học kinh nghiệm rút ra và khách hàngchấp nhận sản phẩm.

Xác định mục đích và mục tiêu dự án.Mục đích là những mô tả dự án sẽ đạt tới Mụctiêu là các tập hợp con của mục đích Việc đạttới một mục tiêu sẽ nói lên việc đạt các mụcđích tổng thể của dự án đến mức nào Mục đích

và mục tiêu cần được viết rõ ràng trong tài liệuphác thảo dự án Phác thảo dự án là sự thốngnhất của người quản lý dự án, khách hàng,người sử dụng và chủ đầu tư dự án về các mụcđích và mục tiêu Phác thảo dự án phải đượccác cấp có thẩm quyền phê duyệt

Giai đoạn lập kế hoạch dự án:

Bao gồm việc đặt ra và duy trì một kếhoạch công việc để bảo đảm rằng dự án giảiquyết được các nhu cầu của tổ chức Dự án baogồm nhiều kế hoạch như:

16

quản trị phạm vi, quản lý tiến độ, quản lý chi phí và quản lý thuê ngoài Các kếhoạch đó xác định mỗi lĩnh vực, nội dung quản trị liên quan đến dự án ở mỗi thờiđiểm cụ thể Một kế hoạch dự án tổng thể sẽ liên kết và bao gồm thông tin của tất cảcác kế hoạch thành phần.

Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án Có nhiều người tham gia vào dự ánvới vai trò và trách nhiệm khác nhau Mỗi vai trò đều có ảnh hưởng đến dự án, gópphần làm cho dự án tiến hành được thuận lợi hay bị trì hoãn Về cơ bản, có nhữngthành viên chính sau: người quản lý dự án, người tài trợ dự án, tổ dự án, khách hàng,ban lãnh đạo, ban điều hành, các nhóm hỗ trợ Lựa chọn công nghệ thực hiện dự án làmột phần trong tài liệu mô tả dự án CNTT Công việc này giúp cho việc xác định: Cácyêu cầu chuyên môn đối với những thành viên; Môi trường phát triển phần mềm; Cáccông việc cần chuẩn bị cho việc bảo trì hệ thống Xây dựng tài liệu phác thảo dự án đểxác định phạm vi của dự án và trách nhiệm của những người tham dự, là cơ sở đểthống nhất ý kiến của những bên tham gia dự án về các mục đích, mục tiêu của dự án,

về trách nhiệm ai phải làm việc gì, cụ thể như sau: Mô tả dự án gồm: Bối cảnh thựchiện dự án; Căn cứ pháp lý để lập dự án; Hiện trạng sử dụng CNTT trước khi có dự án;Nhu cầu phải ứng dụng CNTT; Một số đặc điểm của hệ thống CNTT sẽ xây dựng; Xâydựng từ đầu hay kế thừa một hệ thống tin học có sẵn; Xây dựng toàn bộ hệ thống haychỉ một bộ phận Mục đích và mục tiêu của dự án: Mục đích tổng thể của hệ thốngCNTT; Mục tiêu của hệ thống; Khối lượng công việc mà hệ thống phải xử lý; Nhữnghoạt động nghiệp vụ được tin học hóa; Lợi ích thu được sau khi áp dụng hệ thốngCNTT Ước lượng công việc: Cách thức để hoàn thành mục đích và mục tiêu là tạo rabảng công việc, xây dựng các ước lượng thời gian, xây dựng lịch trình thực hiện, phân

bố lực lượng, tính chi phí và quản lý rủi ro Bảng công việc gồm các yếu tố sau: Danhsách các sản phẩm, Danh sách các xử lý theo từng công việc, Phân bố lực lượng, tàinguyên, Tính chi phí, Kiểm soát rủi ro Ước lượng thời gian cho mỗi công việc nhỏ, từ

đó có cơ sở để ước lượng toàn bộ thời gian cho dự án Ước lượng thời gian là cơ sở đểđánh giá tiến độ của quá trình thực hiện dự án Khi ước lượng thời gian, cần xác địnhluôn

17

công việc nào quan trọng hơn công việc nào, công việc nào phải làm trước công việcnào Đó là cơ sở để xây dựng lịch biểu thực hiện dự án Có nhiều kỹ thuật ước lượngthời gian như: Ước lượng theo kinh nghiệm, Ước lượng theo kỹ thuật PERT Lập lịchbiểu về tiến độ thực hiện dự án: Việc lập lịch biểu về tiến độ thực hiện dự án nhằmnhiều mục đích: Cho biết trật tự thực hiện các công việc; Cho biết ngày bắt đầu, kếtthúc cho mỗi công việc; Làm cơ sở để quản lý và kiểm soát tiến độ thực hiện dự án; Ápđặt một kỷ luật lên dự án; Tăng cường ý thức tập thể: việc trước chưa xong thì chưathể làm việc sau; Cho biết việc sử dụng tài nguyên trong từng giai đoạn, do đó cần huyđộng đầy đủ tài nguyên (người, vật tư) trước khi một công việc bắt đầu; Cho phép xácđịnh công việc nào là chủ chốt, không chủ chốt, do đó tập trung sức người và tiền chocác công việc chủ chốt Một số phương pháp cơ bản để lập lịch biểu về tiến độ thựchiện dự án gồm: Sơ đồ GANTT; Sơ đồ hình hộp; Sơ đồ PERT Ước lượng tài nguyên:

Có 3 loại tài nguyên quan trọng: lao động, trang thiết bị, vật tư Ý tưởng chung khiphân bổ tài nguyên: Ưu tiên cho các công việc trên đường găng; Ưu tiên cho côngviệc phức tạp trong những công việc có độ thư giãn Ước lượng chi phí và nhân lựccho dự án: Ước lượng chi phí cho dự án Chi phí cho dự án CNTT gồm: Chi phí xâylắp, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn, chi phí khác, chi phí dựphòng Có một số cách tính chi phí như sau: Chi phí ước tính, chi phí ngân sách, chiphí dự phòng, chi phí thực tế, chi phí ước lượng khi hoàn tất Ước lượng nhân lực cho

dự án được dựa trên ước lượng công việc Để ước lượng nhân lực tốt, người ta sửdụng một công cụ hữu hiệu là biểu đồ phụ tải nguồn lực Lập kế hoạch phân phốinguồn lực cho dự án bằng phương pháp ưu tiên: Công việc phải thực hiện trước cầnđược ưu tiên trước; Ưu tiên công việc có nhiều công việc găng đi sau; Ưu tiên chocông việc có nhiều công việc đi sau nhiều nhất; Ưu tiên những công việc cần thời gianthực hiện ngắn nhất; Ưu tiên công việc có thời gian dự trữ tối thiểu; Ưu tiên công việcđòi hỏi mức độ nguồn lực lớn nhất Ước lượng chất lượng dự án: Quản lý chất lượng

dự án là tập hợp các hoạt động của chức năng quản lý, là một quá trình bảo đảm cho dự

án thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu đề ra Quản lý chất lượng dự án bao gồmviệc xác định các

18

chính sách chất lượng, mục tiêu, trách nhiệm và việc thực hiện chúng thông qua các hoạtđộng như lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát và bảo đảm chất lượng trong hệ thống Ướclượng rủi ro dự án: Rủi ro là một sự kiện có thể đe dọa và cản trở việc thực hiện dự án theotiến độ thời gian Việc kiểm soát rủi ro nhằm ngăn chặn và giảm thiểu những tổn thất do rủi

ro gây ra cho dự án Các nhân tố ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng dự án CNTT:Năng suất cá nhân; Độ phức tạp của hệ thống CNTT; Độ phức tạp của nghiệp vụ; Cách tiếpcận hệ thống; Thời gian được phép; Độ ổn định của các yêu cầu; Công nghệ sử dụng; Môitrường làm việc; Sự đào tạo huấn luyện của tổ chức; Kỹ năng quản lý; Các rủi ro có thểxảy ra; Các hạn chế của kỹ thuật viên CNTT mới Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro là một

hệ thống các công việc từ hoạt động xác định, nhận diện rủi ro đến phân tích đánh giá mức

độ rủi ro, đề ra những giải pháp, chương trình để phòng và chống rủi ro và cuối cùng làquản lý các hoạt động quản lý rủi ro Các phương tiện phục vụ quản lý dự án Hồ sơ dự ángồm: Hồ sơ quản lý dự án; Biểu mẫu; Biên bản; Báo cáo Thư viện dự án gồm các tài liệusau: Các ấn bản của riêng cơ quan, sách, báo chí, hồ sơ dự án, tài liệu phác thảo dự án, cácthủ tục dự án, tài liệu kỹ thuật, các bản ghi nhớ, thủ tục làm việc, độ đo đánh giá Hộithảo/Họp: có ý nghĩa nhất định với công tác quản lý dự án, đem lại sự thống nhất trí tuệcủa các thành viên và phát huy được tính sáng tạo của tập thể Phần mềm MicrosoftProject hỗ trợ lập kế hoạch; điều phối nguồn lực; giám sát dự án và cập nhật tiến độ; điềuchỉnh kế hoạch; xem báo cáo

Giai đoạn thực hiện dự án:

Bao gồm việc kết hợp con người và các nguồn lực khác để thực hiện các kếhoạch khác nhau và tạo ra các sản phẩm, các dịch vụ và các kết quả của dự án haygiai đoạn của dự án Một số công việc của thực hiện dự án như:

Lập văn phòng dự án là nơi chỉ huy và kiểm soát của dự án Phần lớn cáchoạt động và quyết định quản lý dự án đều xuất hiện tại đây Đây là nơi cung cấpcác tài nguyên dự án, nơi tổ chức các cuộc họp quan trọng, nơi làm việc chính củaBan quản lý dự án và nhà quản lý dự án Dự án càng lớn thì văn phòng dự án cànglớn Văn phòng dự án cần có: Phần mềm quản lý dự án; Văn kiện dự án; Hồ sơ quản

lý dự án; Thư viện dự án; Các sơ đồ thanh (sơ đồ GANTT); Sơ đồ tổ chức; Các bản

19

đồ; Bảng tiến độ công việc; Các nội dung thông báo quan trọng khác Lập tổ dự án: baogồm nhiều tổ, làm việc dưới sự quản lý của người quản lý dự án, thông qua các tổtrưởng Nhà quản lý dự án cần xây dựng một số thủ tục làm việc trong dự án Mỗi thủtục là một quy trình bắt buộc các thành viên dự án phải tuân theo Việc áp đặt các thủtục là cần thiết để: Tạo ra một chuẩn mực dùng cho trao đổi, làm việc trong nhóm mộtcách hiệu quả; Giúp tập trung suy nghĩ, hành động của các thành viên trong tổ theocùng một hướng; Giúp tăng năng suất công việc (mọi việc quy định rõ ràng, không mấtthời gian hỏi nhau) Cần có các thủ tục: Kiểm soát thay đổi; Sử dụng thiết bị; Dùng cácbiểu mẫu; Quy chế báo cáo; Trách nhiệm của một số người trong dự án; Họp hành;Mua sắm vật tư, thiết bị Việc xây dựng thủ tục do người quản lý dự án chịu tráchnhiệm chính Đánh giá tiến độ, độ ổn định và chất lượng của việc phát triển phần mềm.

Quản lý các công việc của dự án: bao gồm quản lý và thực hiện các côngviệc đã được mô tả trong kế hoạch dự án Phần lớn thời gian và ngân sách của dự

án được dành cho phần thực hiện dự án, các sản phẩm cũng được đội dự án tạo ratrong quá trình thực hiện dự án Người quản trị dự án cần tập trung vào việc lãnhđạo đội dự án và xử lý mối quan hệ với cổ đông, chủ đầu tư để thực hiện dự án mộtcách thành công Nhiều tình huống bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình thực hiện

dự án, vì vậy người quản lý dự án cần linh hoạt và sáng tạo trong việc xử lý nhữngtình huống đó Kế hoạch dự án và thực hiện dự án phải đan xen và không thể táchrời Tốt nhất là người nào làm công việc nên tham gia vào việc lập kế hoạch côngviệc đó Một sự lãnh đạo quyết liệt và một văn hóa tích cực là hết sức quan trọngtrong quá trình thực hiện dự án Nếu người quản lý dự án thực hiện tốt công việccủa dự án theo đúng kế hoạch thì đó là tấm gương để thành viên dự án noi theo.Thực hiện các công việc của dự án đòi hỏi các kỹ năng và công cụ như: Đánh giácủa chuyên gia, các cuộc họp, hệ thống thông tin quản lý

Nguồn lực sử dụng cho dự án bao gồm thời gian, tài chính, lao động, máytính thiết bị truyền thông, thông tin,… Trong đó, yếu tố thời gian được xem lànguồn lực rất quan trọng, đặc biệt, khi xem xét mối quan hệ giữa thời gian với cácyếu tố nguồn lực khác Tiến độ dự án sẽ được thực hiện đúng nếu có đủ các nguồn

20

lực cần thiết Vấn đề bù trừ thiếu hụt giữa các loại nguồn lực thường diễn ra trong dự

án Trong quá trình thực hiện dự án, người ta thường dùng một số phương pháp phânphối các nguồn lực như điều chỉnh đều nguồn lực, phương pháp ưu tiên để quản lýnguồn lực Kỹ thuật xây dựng mạng PERT, sơ đồ GANTT, biểu đồ phụ tải nguồn lực làcông cụ hữu hiệu trong việc phân tích và quản lý nguồn lực Tính thời gian dự trữ củacác công việc; Phân phối nguồn lực dự án theo sơ đồ triển khai sớm Phương pháp điềuchỉnh nguồn nhân lực dự án khi bị hạn chế số lượng nguồn lực theo các bước sau: Xâydựng sơ đồ PERT; Xác định thời gian bắt đầu muộn và hoàn thành muộn, thời gian dựtrữ của các công việc Liệt kê nhu cầu nguồn lực của các công việc; Xây dựng biểu đồphụ tải nguồn lực; Lựa chọn công việc để ưu tiên bố trí nguồn lực Vào lúc bắt đầu dự

án và lúc thay đổi nguồn lực khi một công việc nào đó đã hoàn thành, xác định cáccông việc cùng cạnh tranh nguồn lực và lựa chọn một công việc để bố trí nguồn lực.Phương pháp giải quyết tình trạng thiếu hụt nguồn lực như sau: Thực hiện các côngviệc với mức sử dụng các nguồn lực thấp hơn dự kiến; Chia nhỏ các công việc; Sửa đổi

sơ đồ mạng; Sử dụng nguồn lực khác thay thế; Đánh đổi giữa các nguồn lực Phươngpháp lập biểu phân phối nguồn lực hạn chế để điều chỉnh kế hoạch như sau: Vẽ sơ đồPERT; Lập bảng với cấu trúc cột liệt kê các công việc của dự án theo trật tự tăng dầncủa việc đánh số các sự kiện và logic của mạng công việc

Những công việc trên đường găng phải được hoàn thành đúng thời hạn đãđịnh Nếu chỉ một công việc bị chậm thì thời gian toàn bộ dự án bị kéo dài Nếumuốn rút ngắn thời hạn hoàn thành dự án, trước hết cần tập trung rút ngắn đượcđường găng, điều này tương đương với việc rút ngắn công việc găng Có 2 biệnpháp chính để rút ngắn đường găng: Thay đổi thời hạn làm các công việc bằng cáchphân phối lại tài nguyên từ việc không găng sang việc găng; Sửa lại cơ cấu sơ đồmạng lưới: áp dụng biện pháp thi công mới hoặc sửa đổi về tổ chức sẽ dẫn tới sửađổi cơ cấu sơ đồ làm giảm thời hạn

Nhà quản trị dự án là người chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án, cóvai trò và trách nhiệm chính trong việc tuân thủ các mục đích và mục tiêu, xây dựng

kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án, bảo đảm dự án được thực hiện có hiệu lực và

21

hiệu quả Chủ đầu tư dự án là đơn vị hay tổ chức cấp tiền cho dự án hoạt động, thiếtlập các mục tiêu nghiệp vụ của dự án và bảo đảm rằng những mục tiêu này đượcđáp ứng, thường xuyên đánh giá xem dự án thực hiện có tốt hay không Các nhóm

hỗ trợ là tập thể hỗ trợ cho người quản lý dự án để thực hiện thành công dự án Cónhững nhóm người có năng lực quản lý và nhóm người có trình độ nghiệp vụ.Khách hàng là tập thể hoặc cá nhân thụ hưởng kết quả dự án Trong dự án CNTTkhách hàng chính là người sử dụng cuối của hệ thống thông tin được tin học hóa

Tổ dự án bao gồm những người có trình độ và kinh nghiệm Tổ dự án có nhiệm vụ:

hỗ trợ nhà quản trị dự án thực hiện dự án; cung cấp thông tin để lập kế hoạch thựchiện dự án; báo cáo hiện trạng cho nhà quản trị dự án; xác định những thay đổi ngaykhi xuất hiện Ban lãnh đạo là cá nhân hoặc tập thể có quyền bổ nhiệm Người quản

lý dự án và Tổ dự án, tham gia vào hình thành và xây dựng dự án Ban điều hànhchịu trách nhiệm: đưa ra các chỉ đạo cho tổ dự án; kiểm điểm tình hình thực hiện dựán; bảo đảm dự án thực hiện trong phạm vi đã xác định; hướng dẫn về các vấn đề

có liên quan tới quản lý rủi ro; xem xét và giải quyết các yêu cầu; xem xét và tư vấnnhững yêu cầu thay đổi dự án Giám đốc dự án trước hết phải là người có nghệthuật giao tiếp Tiếp đó là kỹ năng quản lý dự án, tài tổ chức và cuối cùng là trình độchuyên môn Nếu Giám đốc dự án hiểu được ngôn ngữ của các nhà kỹ thuật CNTTthì sẽ rất thuận lợi cho công việc Giám đốc dự án đôi khi phải biết từ chối các đềnghị thay đổi giữa chừng từ phía khách hàng, thông báo quyết định đẩy lùi thời hạn

dự án, đưa mọi người vào nề nếp,…Giám đốc phải biết các cán bộ tham gia dự án,các chính sách và thủ tục của bên cơ quan khách hàng cũng như cơ quan mình.Những công việc như vậy đòi hỏi các kỹ năng về lãnh đạo, đàm phán, ngoại giao.Phó Giám đốc kỹ thuật là vị trí thứ hai trong dự án Công việc của Phó Giám đốcnặng về chuyên môn vì thế nên chọn trong số các chuyên gia giỏi Phó Giám đốcphải là người bao quát được chi tiết toàn bộ dự án, không bị xa đà vào những việcvụn vặt Giám đốc phải có Phó Giám đốc trước khi viết đề cương dự án, vì có rấtnhiều chi tiết trong đề cương dự án sẽ do Phó Giám đốc điều tra cung cấp PhóGiám đốc cũng phải có kỹ năng giao tiếp tốt Chính Phó Giám đốc là người tiến

22

hành phỏng vấn người sử dụng và là người hàng ngày giám sát công việc của lậptrình viên, kỹ thuật viên Phó Giám đốc phải biết tổ chức, phân công công việc, biếtgiữ tiến độ Phó Giám đốc phải có đủ tín nhiệm về mặt chuyên môn để có thể lãnhđạo, giúp đỡ các cán bộ thiết kế cũng như lập trình Cán bộ lập trình: Chọn cán bộlập trình trước hết theo năng lực của họ, sau đó đến kinh nghiệm lập trình mà họ đã

có trong lĩnh vực phần mềm tương ứng Những ứng viên không có kinh nghiệm thìkiến thức cơ bản về các phần mềm ứng dụng phải được xem xét Trong số lập trìnhviên cũng có thể có các chuyên gia rất giỏi và các lập trình viên mới vào nghề Cónhiều người tham gia vào dự án với vai trò và trách nhiệm khác nhau Mỗi vai tròđều có ảnh hưởng đến dự án, góp phần làm cho dự án tiến hành được thuận lợi hay

bị trì hoãn Ban lãnh đạo dự án phải thường xuyên gần gũi, tiếp xúc với nhân viên

Một số việc cần thực hiện để quản trị rủi ro: Sửa lại các ước lượng thời gian,chi phí; Đề xuất kế hoạch, kinh phí dự phòng; Tận dụng sự tham gia, phối hợp củamọi người vào việc hạn chế rủi ro; Tập trung vào kiểm soát các công việc trọng yếunhất, có ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công của dự án; Giám sát các bảng phântích rủi ro Để kiểm soát rủi ro dự án, người ta sử dụng bảng phân tích rủi ro đã xâydựng khi làm kế hoạch phòng ngừa rủi ro Với những sự cố đã xảy ra mà không có

dự kiến được, cần ghi lại nhật ký Chương trình quản lý rủi ro đã được thống nhấttrong thời kỳ lập kế hoạch quản lý rủi ro nhưng trong thời kỳ thực hiện cần đượcđánh giá lại thường xuyên Để ngăn ngừa thiệt hại cần xác định đúng và đủ nguồngốc thiệt hại Chú ý đến hai nguồn gốc chính là môi trường và nội tại dự án Một sốbiện pháp ngăn ngừa như phát triển hệ thống an toàn bảo mật, sao lưu, dự phòng,phân quyền sử dụng, tường lửa, đào tạo nhân lực,… Khi xảy ra thiệt hại, ngườiquản lý dự án sử dụng các biện pháp đo lường, phân tích, đánh giá lại rủi ro mộtcách liên tục và xây dựng kế hoạch đối phó làm giảm mức độ thiệt hại Tuy nhiên,khi mức độ thiệt hại nghiêm trọng và không thể liên kết với nhiều bên khác đểchung chịu rủi ro thì việc áp dụng biện pháp này là không phù hợp Khi nảy sinhthiệt hại mới, cần xác định lại thiệt hại, số lượng, nguyên nhân,… và chuẩn bịchương trình mới thích hợp với tình hình mới để quản lý rủi ro

23

Quản lý việc lập hợp đồng bảo đảm có đủ các thành phần sau: Ngày, tháng,năm, địa điểm ký; Người ký; Nhà cung cấp; Nguồn lực; Mục đích; Thỏa thuận;Trách nhiệm công việc; Điều khoản và điều kiện hợp đồng; Quản lý thực hiện hợpđồng: Xác định rõ khâu nào đòi hỏi bên ngoài thực hiện; Xác định danh sách cácđơn vị có khả năng làm khoán ngoài, gửi bản mời thầu cho từng nhà cung cấp; Phântích lý lịch và chọn nhà cung cấp có uy tín, có trách nhiệm, có kinh nghiệm; Xâydựng bản hợp đồng với nhà cung cấp được chọn và xây dựng yêu cầu công việc banđầu; Xác định các sản phẩm sẽ nhận được từ nhà cung cấp; Điều phối tiến độ đãxác định bởi nhà quản lý dự án và người quản lý dự án; Kiểm thử các sản phẩmcông việc đã chuyển giao rồi chấp nhận hay đệ trình lại để sửa chữa hay gỡ lỗi; Sảnphẩm công việc được chấp thuận dựa trên điều khoản của hợp đồng và bản phácthảo công việc; Bảo trì như đặc tả trong bản thỏa thuận Quản lý các nhà cung cấpgồm: Họp và kiểm điểm nhà cung cấp; Kiểm điểm sản phẩm công việc của nhàcung cấp; Kiểm soát thay đổi nhà cung cấp; Quản lý cấu hình sản phẩm của nhàcung cấp; Bảo đảm chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp Quản lý thay đổi vớinhà cung cấp gồm: Mọi thay đổi với yêu cầu sản phẩm đều phải được trao cho nhàcung cấp bằng văn bản viết; Nhà cung cấp phải tuân theo các thủ tục kiểm soát thayđổi và đánh giá tác động của thay đổi; Người quản lý nhà cung cấp phải kiểm điểmviệc phân tích thay đổi của nhà cung cấp và truyền đạt sự chấp thuận công nghệ tiếnhành thay đổi; Số lượng các thay đổi phải được điều phối và làm tư liệu rõ ràng.Kiểm soát các tài liệu dự án có ý nghĩa quan trọng: Tiêu chuẩn xem xét và đánh giátài liệu: Tính chính xác; Tính rõ ràng; Tính đầy đủ; Tính nhất quán; Mức độ chi tiết.Một số tài liệu chính cần có trong quá trình thực hiện dự án: Tài liệu về kế hoạchphát triển hệ thống CNTT; Tài liệu xác định, phân tích yêu cầu; Tài liệu đặc tả dữliệu và xử lý Tài liệu thiết kế phải bảo đảm nội dung sau: Xác định kiến trúc của hệthống; Phân rã yêu cầu; Quy trình vận hành hệ thống; Mô tả đơn vị chương trình.

Những người có quyền lợi liên quan có thể yêu cầu, phê chuẩn, từ chối, ủng

hộ, chống lại dự án Nhà quản trị dự án và đội dự án phải có sự trao đổi thườngxuyên và giải quyết những vấn đề phát sinh để làm hài lòng người có quyền lợi liên

24

quan Các dự án thường làm thay đổi tổ chức, một số người có thể mất việc khi dự ánhoàn thành Một dự án có thể tạo ra một hệ thống mới khiến một số công việc đã có trởthành không cần thiết Một số người sẽ coi nhà quản trị dự án như kẻ thù vì dự án ảnhhưởng tiêu cực đến họ Ngược lại, một số người sẽ xem nhà quản trị dự án như đồngminh vì dự án mang lại cho họ lợi nhuận, công việc mới Trong bất kỳ tình huống nào,nhà quản trị dự án phải xác định, hiểu, và làm việc với người có quyền lợi liên quan.

Có 4 quy trình trong quản trị người có quyền lợi liên quan đến dự án gồm: Xác địnhnhững người có quyền lợi liên quan bao gồm tất cả những người có liên quan đến hay

bị ảnh hưởng bởi dự án và xác định những cách tốt nhất để quản trị mối quan hệ với

họ Lập kế hoạch quản trị người có quyền lợi liên quan bao gồm xác định các chiếnlược để gắn kết một cách hiệu quả người có quyền lợi liên quan trong các hành động

và quyết định của dự án căn cứ vào nhu cầu, mối quan tâm và tác động có thể có Quảntrị sự tham gia của người có quyền lợi liên quan bao gồm việc trao đổi và làm việc vớingười có quyền lợi liên quan để thỏa mãn các nhu cầu và kỳ vọng của họ, giải quyếtcác vấn đề và củng cố sự gắn kết trong các hành động và quyết định của dự án

Giai đoạn kiểm soát dự án:

Bao gồm việc thường xuyên đo lường và quan sát để bảo đảm đội dự án đápứng được các mục tiêu của dự án Nhà quản trị dự án và các nhân viên quan sát và

đo lường kết quả công việc theo các kế hoạch đã có

Giám sát và đánh giá hiện trạng dự án: Giám sát dự án là quá trình kiểm tra theodõi dự án về tiến độ thời gian, chi phí và tiến trình thực hiện nhằm đánh giá thườngxuyên mức độ hoàn thành và đề xuất những biện pháp hành động cần thiết để thực hiệnthành công dự án Việc giám sát dự án giúp nhà quản lý dự án: Quản lý tiến độ thờigian, bảo đảm yêu cầu kế hoạch; Giữ cho chi phí trong phạm vi ngân sách được duyệt;Phát hiện kịp thời những tình huống bất thường nảy sinh và đề xuất biện pháp giảiquyết Đánh giá hiện trạng dự án: Để giám sát và đánh giá đúng được tiến trình dự án,chúng ta cần thu thập dữ liệu, đánh giá hiện trạng thực hiện dự án Thu thập hiện trạng

là quá trình dùng mọi cách để xác định xem các công việc nói riêng và toàn bộ dự ánnói chung hiện đang tiến triển như thế nào Các bước thực hiện: Thu thập

25

các dữ liệu về hiện trạng theo định kỳ 1 hoặc 2 tuần và công bố cho các thành viênbiết; Thu thập dữ liệu hiện trạng từ mọi thành viên của tổ dự án; Tránh đưa ra đánhgiá vội vã khi thu thập dữ liệu, cần phân tích kỹ lưỡng.

Giám sát thay đổi và chỉnh sửa kế hoạch: Thực tế cho thấy kế hoạch và thực

tế bao giờ cũng có độ vênh nhất định vì vậy cần kiểm soát thay đổi Trong thực tếnhững người gây ra thay đổi là: khách hàng, các cơ quan liên quan, tổ dự án, ngườitài trợ, chính người quản lý dự án Sự thay đổi thường được phân thành 3 loại:quan trọng, nhỏ, mang tính sửa chữa Chỉnh sửa kế hoạch được tiến hành khi: Việcthực hiện dự án không diễn ra theo kế hoạch hoặc khi chất lượng sản phẩm, côngviệc chưa đạt yêu cầu; Chi phí cho dự án có nguy cơ tăng lên; Chất lượng côngviệc, sản phẩm có nguy cơ giảm Khi việc thực hiện dự án không diễn ra theo kếhoạch thì cần: Điều chỉnh lại lịch biểu thời gian; Tìm thêm nhân viên mới; Muahoặc thuê thiết bị tốt hơn; Hợp lý hóa, cải tiến phong cách làm việc; Hạ thấp yêucầu công việc; Tập trung cho các công việc đường găng; Làm thêm giờ; Hạn chếnghỉ phép; Khen thưởng, Phê bình; Đào tạo, huấn luyện, nâng cấp nhân viên; Xemlại cách thức hợp tác, trao đổi thông tin trong nhóm Cần phải làm lại kế hoạch khi:Phát hiện ra những lỗi lớn trong kế hoạch đang thực hiện; Gặp những thay đổi quálớn, nếu không làm lại kế hoạch thì không thể làm tiếp được Làm lại kế hoạch cónghĩa là có thể thay đổi tất cả các nội dung đã xây dựng: mục đích, mục tiêu, mô tảsản phẩm, ước lượng thời gian, kinh phí, lịch biểu,… Cần tận dụng những kết quả,kinh nghiệm đã có trong lần lập kế hoạch trước để có được kế hoạch tốt hơn; Xácđịnh rõ những lý do, nguyên nhân phải lập lại kế hoạch; Xác định rõ những thay đổitrong kế hoạch; Phải được sự đồng thuận của nhà quản lý dự án, khách hàng

Kiểm soát chi phí là việc kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thayđổi so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để quản lý hiệu quả chi phí dự

án bao gồm: Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kếhoạch; Ngăn cản những thay đổi không được phép, không đúng so với đường chi phí

cơ sở; Thông tin cho cấp có thẩm quyền về những thay đổi được phép Kiểm soát chiphí thực tế phát sinh trong thực tế thực hiện dự án, lập bảng theo dõi chi tiêu

26

thực tế, cập nhật liên tục, qua đó, biết được tình trạng chi tiêu cho mỗi công việc:lạm chi hoặc chi còn dư Xác định chi phí ước lượng khi hoàn tất là để tính toántiền đã tiêu và tiền còn phải tiếp tục tiêu, tại mỗi thời điểm giữa chừng của dự án.

Kiểm soát chất lượng dự án được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự

án Nhóm kiểm soát chất lượng phải có kiến thức về quản lý chất lượng bằng phươngpháp thống kê, phương pháp lấy mẫu và xác suất để đánh giá kết quả giám sát chấtlượng Quản lý chất lượng dự án xây dựng hệ thống thông tin được xem xét theo quátrình phát triển hệ thống, từ khảo sát, xây dựng mô hình nghiệp vụ đến phân tích, thiết

kế, mã hóa, cài đặt, bảo trì Mỗi giai đoạn có những yêu cầu quản lý chất lượng khácnhau Để quản lý tốt dự án cần phải vẽ sơ đồ đặc tả chi tiết nội dung quản lý chấtlượng theo tiến trình phát triển hệ thống Kiểm soát thông tin bao gồm việc theo dõi vàkiểm soát các thông tin dự án nhằm bảo đảm nhu cầu của chủ đầu tư về thông tin đượcđáp ứng Kiểm soát sự gắn kết với người có quyền lợi liên quan bao gồm giám sát mốiquan hệ với người có quyền lợi liên quan và điều chỉnh các kế hoạch và chiến lược đểgắn kết người có quyền lợi liên quan khi cần thiết

Giai đoạn kết thúc dự án:

Điều kiện kết thúc dự án: Dự án kết thúc đúng hạn nếu đã hoàn thành các yêucầu của dự án Dự án kết thúc sớm với các nguyên nhân sau: Kinh phí đã hết, khôngthể cấp thêm; Thời hạn đã hết, không thể kéo dài; Ban quản lý hoặc nhà tài trợ quyếtđịnh dừng lại vì những lý do nào đó; Có những lý do đặc biệt khác như được phép

bỏ bớt các hạng mục; Hoàn thành xuất sắc, vượt kế hoạch Dự án kết thúc muộn vớicác nguyên nhân sau: Được tổ chức cấp cao hơn yêu cầu thêm công việc và đượccấp thêm kinh phí; Do hoàn cảnh khách quan chưa hoàn thành nhưng được phépkéo dài thời gian Công việc cần tiến hành khi kết thúc dự án: Hoàn chỉnh hồ sơ dự

án, hoàn thiện sổ sách kế toán, đóng gói sản phẩm, đánh giá dự án, viết báo cáo tổnghợp; Tổ chức nghiệm thu, hoàn thiện sản phẩm, hồ sơ, hoàn thiện báo cáo tổng hợp;Thống kê lại dữ liệu; Rút bài học kinh nghiệm; Kiểm điểm sau khi bàn giao; Thanhquyết toán tài chính; Bàn giao phần mềm, hướng dẫn sử dụng; Giải phóng lao động

và thiết bị; Đóng dự án Đánh giá dự án là xác định, phân tích

27