ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP

- Kế toán trưởng Trưởng phòng: Do Giám đốc bổ nhiệm, có nhiệm vụ chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác tài chính kế toán trong toàn công ty; - Phó phòng 1- Tổ trưởng tổ 1 Kế toán tổng

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP

I Tổ chức bộ máy kế toán

Tại Công ty CP Xây Dựng số 9, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán “nửa tập trung, nửa phân tán”, thực hiện chức năng hạch toán độc lập Theo mô hình này, những đơn vị thành viên có mức độ phân cấp quản

lý cao sẽ tổ chức bộ máy hạch toán riêng, còn đối với những đơn vị phụ thuộc

có mức độ phân cấp quản lý thấp chỉ cần một vài nhân viên kế toán với nhiệm

vụ thu thập chứng từ và xử lý một vài nghiệp vụ cơ bản cụ thể.

Phòng kế toán tài chính Vinaconex 9 có tất cả 11 nhân viên, bao gồm: 1

kế toán trưởng (trưởng phòng), 3 phó phòng, 5 kế toán viên và 2 kế toán viên tập sự.

Sơ đồ 2.1: Tổ chức của phòng tài chính kế toán

Kế toán trưởng

Tổ trưởng tổ 1(Phó phòng, KT tổng hợp)

Tổ trưởng tổ 2(Phó phòng, KTVT, công nợ…)

Tổ trưởng tổ 3(KTQLDA)

KT Thanh toán

KT Ngân h ngàThủ kho, Thủ quỹ

KT Thuế vật tưCNợ

KT KH- TKê

KT viên tập sự

KT các tổ, đội,

xí nghiệp

- Kế toán trưởng (Trưởng phòng): Do Giám đốc bổ nhiệm, có nhiệm

vụ chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác tài chính kế toán trong toàn công ty;

- Phó phòng 1- Tổ trưởng tổ 1 (Kế toán tổng hợp): Có nhiệm vụ theo

dõi, tổng hợp toàn bộ chi phí và phản ánh lên giá thành công trình; lập các Báo cáo tài chính định kỳ, Báo cáo nhanh, Báo cáo đột xuất; đôn đốc các đơn vị trực thuộc hoàn thành quyết toán nội bộ và đối chiếu công nợ; điều hành công việc khi Trưởng phòng đi vắng;

- Phó phòng 2- Tổ trưởng tổ 2 (phụ trách TSCĐ, VTư, CCDC, Thuế, Công nợ, KH-TKê): Phụ trách công tác Kế hoạch- Thống kê; Kế toán TSCĐ- Vật

tư- CCDC như ghi chép, phản ánh về số lượng, mẫu mã, chủng loại, tăng giảm tồn kho vật liệu, CCDC, tài sản…; kế toán công nợ, trực tiếp đôn đốc công tác thu hồi công nợ, thanh toán công nợ tại các đơn vị trực thuộc;

- Phó phòng 3- Tổ trưởng tổ 3 (Kế toán quản lý Dự án): Chuyên

quản các Dự án đầu tư, các Dự án xây lắp chủ yếu thông qua công tác kiểm tra chứng từ hoàn ứng của các đơn vị cấp dưới, lập tờ kê hạch toán chuyển cho Kế toán tổng hợp kiểm tra để tiến hành ghi sổ Nhật ký chung;

KT các tổ, đội,

xí nghiệp

KT viên thực tập

KT KH- TKê

KT Thuế vật tư

Thủ kho, Thủ quỹ

KT Ngân

Phó phòng (KTVT, công nợ,thuế, KHTK)

Phó phòng (KT tổng hợp)

Kế toán trưởng (Trưởng phòng)

- Kế toán thanh toán: Thanh toán lương cho CNV, thanh toán BHXH,

quyết toán chi BHXH, chi khác; đôn đốc CNV hoàn chứng từ sau khi tạm ứng tiền mặt;

- Kế toán ngân hàng: Theo dõi, báo cáo thu chi tiền vay, tiền gửi ngân

hàng, báo cáo tiền séc; ghi Sổ nhật ký chung chứng từ thu, chi tiền gửi, tiền vay ngân hàng; báo cáo kinh phí đã cấp cho các công trình trọng điểm;

- Thủ quỹ, thủ kho Công ty kiêm văn thư, lưu trữ văn phòng: Lập

báo cáo thu, chi tiền mặt hàng tuần;

- Kế toán thuế, vật tư, công nợ: Phụ trách thủ tục nhập- xuất, kê khai

VAT chứng từ vật tư; đăng ký kê khai thuế với các địa phương; đôn đốc các đơn vị nội bộ kê khai VAT, tổng hợp và kê khai thuế với Cục thuế Hà Nội; phân

bổ lương; ghi sổ Nhật ký chung chứng từ quỹ, chứng từ hoàn ứng các đơn vị thuộc Tổ 1 chuyển quản;

- Kế toán Kế hoạch- Thống kê, ghi sổ nhật ký chung: Thực hiện công

tác kế hoạch, thống kê như: lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, Báo cáo thống kê định kỳ; hạch toán và ghi sổ Nhật ký chung chứng từ hoàn ứng; ghi sổ Nhật ký chung chứng từ vật tư và chứng từ hoàn ứng các đơn vị thuộc

tổ 2 chuyên quản.

II Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung tại doanh nghiệp.

2.1 Chính sách kế toán áp dụng:

Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng

Bộ Tài chính, chính sách kế toán được áp dụng tại Công ty như sau:

- Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 dương lịch hàng năm;

- Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng Đối với trường hợp có nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ, doanh nghiệp phải sử dụng tỉ giá thực tế

bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh để hạch toán;

- Phương pháp hạch toán và kế toán chi tiết hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên, ghi nhận giá trị hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh;

- Phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho: Được xác định theo giá trị khối lượng thực hiện đã được nghiệm thu và chấp nhận thanh toán của các đơn vị thi công;

- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao tuyến tính;

- Phương pháp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ;

- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung trên máy vi tính.

2.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống tài khoản:

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính.

Với loại hình Công ty Cổ phần và đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh riêng, Công ty đã sử dụng 79 tài khoản trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp trừ các tài khoản: 158, 161, 441, 461, 466, 611,

TK 131, 331: Công ty mở chi tiết theo từng khách hàng.

Đối với hệ thống tài khoản ngoài bảng, Công ty sử dụng 4 tài khoản sau: 001, 003, 004, 007.

2.3 Đặc điểm hệ thống chứng từ kế toán:

Hệ thống chứng từ kế toán tại công ty áp dụng theo quy định của Luật

kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính Phủ bao gồm:

- Chứng từ ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp gồm 5 chỉ

tiêu:

+ Lao động, tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Giấy đi đường, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Hợp đồng giao khoán, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương…;

+ Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá, Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá, Bảng kê mua hàng, Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ;

+ Bán hàng: Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi, Thẻ quầy hàng;

+ Tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng kiểm kê quỹ, Biên lai thu tiền, Bảng kê chi tiền…;

+ Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.

- Chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác: Danh sách

người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản, Hoá đơn GTGT, Danh sách người nghỉ ốm hưởng BHXH, Bảng kê thu mua hàng hoá vào không có hoá đơn…

2.4 Đặc điểm hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán:

Hệ thống sổ kế toán của công ty được áp dụng theo quy định về sổ kế

toán trong Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005.

Hệ thống sổ kế toán bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết.

- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, Sổ nhật ký mua hàng, Sổ Cái…

- Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ, Sổ tài sản cố định, Thẻ kho, Sổ chi tiết thanh toán với người mua, Sổ chi tiết tiền vay, sổ chi tiết đầu tư chứng khoán…

Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức kế toán nhật ký

chung có hỗ trợ hình thức kế toán trên máy vi tính

Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung: Trong kỳ, khi phát

sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán dựa vào các chứng từ phản ánh các nghiệp

vụ vào Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt và các sổ, thẻ chi tiết có liên quan Sau đó, kế toán căn cứ vào các số liệu đã ghi chép trên Sổ nhật ký chung phản ánh vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Cuối tháng hoặc định kỳ, kế toán phản ánh các nghiệp vụ trên Sổ nhật ký đặc biệt vào Sổ cái sau đó tổng hợp số liệu, đồng thời đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) Kế toán lập tiếp Bảng cân đối số phát sinh từ các Sổ cái tài khoản, sau đó từ Sổ cái, Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh, kế toán lập các báo cáo tài chính.

Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính: Hàng

ngày, kế toán dựa vào chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ để xác định các tài khoản ghi Nợ, ghi Có, sau đó nhập dữ liệu vào máy theo phần mềm đã cài sẵn Cuối tháng, kế toán tiến hành khoá sổ và lập Báo cáo tài chính Phần mềm

sẽ tự động thực hiện đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết để đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin đã được nhập trong kỳ Cuối tháng, cuối năm, kế toán tiến hành in ra Sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

- Báo cáo kế toán quản trị

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính

Ghi chú:

- Nhập số liệu h ng ng y:à à

- In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm:

- Đối chiếu, kiểm tra:

BÁO CÁO TÀI CH NH Í

Sơ đồ 2.2: Hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung

Ghi chú:

Ghi h ng ng y: à à

Ghi cuối tháng hoặc định kì:

Quan hệ đối chiều:

2.5 Đặc điểm hệ thống báo cáo tài chính.

Hàng năm, vào cuối niên độ tài chính, Công ty phải lập 4 loại báo cáo tài chính năm, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.

Đầu năm 2007, Công ty đã bắt đầu gia nhập sàn chứng khoán OTC Chính vì vậy, ngoài việc phải lập báo cáo năm, kế toán còn phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ bao gồm: Bảng cân đối kế toán giữa niên độ (dạng đầy đủ), BCKQHĐKD giữa niên độ (dạng đầy đủ), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng đầy đủ), Bản thuyết minh báo cáo tài chính chọn lọc.

Ngoài ra, đối với một Công ty cổ phần, kế toán còn phải lập hệ thống báo cáo quản trị nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ.

III Đặc điểm một số phần hành kế toán cơ bản tại doanh nghiệp.

3.1 Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp.

- Tài khoản sử dụng: 621, 622, 623, 627, 154 (mở chi tiết cho từng loại

chi phí, từng công trình, hạng mục công trình); và một số tài sản khác có liên quan như: 111, 141, 334, 336, 338, 632…

- Chứng từ sử dụng:

+ Phiếu xuất kho, thẻ kho vật tư, hoá đơn GTGT

+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

+ Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, tiền làm thêm giờ

+ Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…

- Sổ kế toán: Bảng kê chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí

nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung, Sổ cái các tài khoản 621, 622, 623, 627, 154…, Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…

- Tóm tắt quá trình luân chuyển chứng từ:

Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tại các tổ, đội dựa vào các chứng từ có liên quan tiến hành lập các bảng kê chi tiết cho từng tài khoản chi phí (621, 622, 623, 627) Định kỳ cuối tháng, những kế toán này lập bảng tổng hợp chi phí sau đó tập hợp chứng từ, các bảng chi tiết và tổng hợp gửi lên phòng kế toán Công ty Tại đây, từ các chứng từ và các bảng kê, các nhân viên

kế toán tiến hành lập Nhật kí chung, Sổ chi tiết và các Sổ cái các tài khoản 621,

622, 623, 627, sau đó tổng hợp vào Sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 154 để tính giá thành công trình, hạng mục công trình.

Sơ đồ 2.4: hạch toán tổng hợp chi phí tính giá thành:

TK 621 TK 154 TK 111, 138, 152

Kết chuyển chi phí nguyên Các khoản ghi giảm

vật liệu trực tiếp chi phí sản xuất chung

Kết chuyển chi phí Tổng giá thành thực tế của CT,

sản xuất chung (cuối kì) HMCT hoàn thành chờ tiêu thụ

3.2 Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.

- Tài khoản sử dụng: 111, 112, 141, 131, 331, 511, 621,627,…và các tài khoản có liên quan.

- Chứng từ sử dụng:

+ Giấy uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, Phiếu thu, Phiếu chi

+ Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tiền tạm ứng + Biên lai thu tiền, Bảng kê chi tiền

+ Nhật kí thu tiền, chi tiền + Bảng kiểm kê quỹ

- Sổ kế toán: Sổ cái TK 111,112, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi

ngân hàng…

- Tóm tắt quá trình luân chuyển chứng từ:

Khi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng phát sinh, kế toán các tổ đội tập hợp chứng từ, xử lí sơ bộ sau đó ghi vào các bảng kê chi tiết của các tài khoản khác có liên quan như : 152, 331, 131, 621 , đồng thời phản ánh vào sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Định kì hoặc cuối tháng, các kế toán này nộp chứng từ và các bảng kê có liên quan lên phòng

kế toán của công ty Tại đây, các nhân viên kế toán sẽ tiến hành lập các sổ nhật

kí chung, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản…

515 635

Vay ngắn hạn, dài hạn Nhận góp vốn, vốn cấp bằng tiền Doanh thu thu nhập khác bằng tiền Lãi Lỗ

Chi phí phát sinh bằng tiền Thanh toán nợ bằng tiền

133

Mua vật tư hàng hoá, công cụ TSCĐ Đầu tư ngắn hạn, dài hạn bằng tiền Chi tạm ứngkí cược, kí quỹ bằng tiền

IV Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP Xây Dựng số 9 Vinaconex.

4.1 Khái quát chung về NVL.

Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thông qua ba yếu tố

đó là: tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động NVL chính là đối tượng lao động, là cơ sở chủ yếu để hình thành nên thực thể sản phẩm, được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc…

NVL của Công ty CP Xây dựng số 9 khá đa dạng gồm các loại sắt, thép,

xi măng, cốp pha, cừ thép…

Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.

4.2 Vị trí và vai trò của NVL.

Trong các doanh nghiệp xây lắp, chi phí NVL thường chiếm tỉ trọng lớn

từ 50- 67% trong chi phí sản xuất nên một sự biến động nhỏ về chi phí NVL cũng ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng như: giá thành sản phẩm, doanh thu, thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp Ngoài ra, yếu tố chất lượng của NVL cũng rất quan trọng, NVL kém chất lượng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công trình, làm giảm uy tín của công ty cũng như các mối làm ăn lâu dài sau này.

Vì vậy, đối với các doanh nghiệp xây lắp nói chung và đối với Công ty CP Xây Dựng số 9 nói riêng, việc tổ chức công tác hạch toán vật liệu là điều kiện không thể thiếu để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, sử dụng hợp lý những vật liệu cần thiết cho công tác thi công công trình, có dự trữ hợp lý, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát, lãng phí vật tư trong tất cả các khâu của quá trình thi công.

NVL là tài sản lưu động của Công ty, quản lý sử dụng tốt nguồn tài sản này giúp Công ty ổn định sản xuất, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao nhất, giúp Công ty nâng cao sức tranh trong nền kinh tế thị trường nhất là trong giai đoạn nước ta hội nhập WTO như hiện nay.

4.3 Phương pháp quản lý NVL

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP Xây dựng số 9, Công ty đã có biện pháp quản lý tương đối chặt chẽ NVL ở các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ nhằm tuân thủ theo đúng tiêu chuẩn đánh giá chất lượng ISO 9000 Công ty đã áp dụng; nguồn nhân lực cũng được bố trí hợp lý giúp cho việc hạch toán chính xác các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho

- Tại khâu thu mua: Hoạt động thu mua vật tư phải tuân thủ theo quy

trình nghiêm ngặt nhằm đảm bảo yêu cầu về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh và đáp ứng được khối lượng của đơn đặt hàng;

- Tại khâu bảo quản: Công ty có hệ thống kho tàng, bến bãi rộng rãi,

khang trang, thoáng mát, được trang bị đầy đủ phương tiện phục vụ cho việc bảo quản như cân, đong, đo, đếm…, điển hình là kho chính của Công ty tại Ninh Bình, các kho của chi nhánh Ninh Bình và TPHCM Điều này giúp NVL được dự trữ, bảo quản hợp lý, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu, tránh được tình trạng thất thoát, hao mòn, giảm phẩm chất;

toán chi phí sát với thực tế thi công nhằm sử dụng hợp lý, tiết kiệm NVL, giảm chi phí NVL, giảm giá thành công trình, nâng cao thu nhập, tích luỹ cho Công ty;

loại vật liệu, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không

bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng do dự trữ quá nhiều.

4.4 Phân loại NVL:

NVL được dùng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại với vai trò và công dụng hết sức khác nhau Muốn quản lý và hạch toán tốt thì NVL phải được phân loại và sắp xếp theo một đặc trưng nhất định phù hợp Trong thực

tế đặc trưng dùng để phân loại vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất Theo đặc trưng này, vật liệu ở Công ty CP Xây Dựng

số 9 được phân ra thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là

cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản Công ty bảo quản, dự trữ các loại NVL chính như: sắt, thép, clanke, xi măng…tại kho Ninh Bình, riêng các loại vật liệu như: cát, đá, sỏi… thì được mua và đưa thẳng trực tiếp đến chân công trình.

- Nguyên vật liệu phụ: Chỉ có tác dụng phụ trong quá trình thi công,

được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng của sản phẩm, hoặc có tác dụng hoàn thiện, nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm, hoặc được sử dụng để bảo quản CCDC… như: sơn, đinh, que hàn

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than

bùn, củi… (nhiên liệu rắn), xăng, dầu… (nhiên liệu lỏng) Thực chất nhiên liệu

là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc

sử dụng nhiên liệu đóng một vai trò quan trọng trong công tác thi công công trình như: nhiên liệu cho chạy máy thi công, phương tiện vận tải…nhất là đối với lĩnh vực chủ yếu thi công cốp pha trượt dùng nhiều máy móc; đồng thời nhiên liệu cũng có yêu cầu kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác so với các vật liệu phụ thông thường Trong Công ty CP Xây Dựng số 9, nhiên liệu chủ yếu là xăng, dầu như: dầu Therima, dầu FO, dầu Diezen, xăng A92, A95…

- Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng

sửa chữa, khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ như: mũi khoan, xăm lốp ôtô,… Vì nguồn TSCĐ rất quan trọng, ảnh hưởng đáng kể tới hoạt động thi công nên Công ty luôn có kế hoạch mua sắm, dự trữ phụ tùng thay thế một cách hợp lý và tiết kiệm.

hết hoặc thu hồi phế liệu từ quá trình sản xuất, thu hồi do thanh lý TSCĐ để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.

Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu

Hiện nay Công ty có kho của công ty hoặc tại các chi nhánh Ninh Bình, TPHCM được phân thành những khu chứa chủng loại vật tư khác nhau, riêng kho của các tổ đội, do điều kiện vật chất và lượng NVL sử dụng ít hơn nên thường để chung.

4.5 Phương pháp tính giá NVL.

Trong công tác tổ chức hạch toán, tính giá NVL là một công tác quan trọng Qua phương pháp tính giá, NVL được biểu hiện giá trị của chúng Đối với Công ty CP Xây Dựng số 9 cũng như trong hầu hết các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế.

NVL của Công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng chủ yếu

là mua ngoài, Công ty sử dụng giá thực tế xác định theo nguồn nhập Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế nên giá thực tế không bao gồm thuế GTGT.

+ Đối với NVL nhập kho mua ngoài:

Ta có công thức tính giá như sau:

Như vậy yêu cầu của phương pháp này là: khi lập hoá đơn phải giữ đầy

đủ , đúng các yếu tố quy định và ghi rõ giá bán chưa có thuế kể cả phụ thu và phí ngoài giá bán nếu có , thuế GTGT, tổng giá thanh toán.

Ví dụ 1: Theo hoá đơn mua hàng số 0060980 ngày 04/06/2007 thì giá

mua thực tế của thép φ20 và φ22 là 17.200.000 đồng, chi phí thu mua doanh nghiệp phải chịu là 300.000 đồng (chưa bao gồm VAT).

Do đó:Giá thực tế của thép φ20 và φ22 là:

17.200.000 + 300.000= 17.500.000 (đồng)

+ Đối với NVL luân chuyển trong nội bộ Công ty:

Giá nhập kho là giá thực tế xuất kho của NVL ở các xí nghiệp chuyển lên kho Công ty.

Ví dụ 2: Nhập đầu nối ty kích D32 và D25 từ đội xây dựng số 1 lên đội

xây dựng số 3 là 2.000.000 đồng của lần nhập ngày 12/04/2007.

Do đó: Giá thực tế của đầu nối ty kích là 2.000.000 đồng.

+ Đối với NVL nhập kho do Công ty thuê ngoài gia công chế biến:

Giá nhập kho là giá vật liệu xuất kho cộng với chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi thuê chế biến và từ đó về Công ty cộng với số tiền phải trả cho người nhận chế biến.

Ví dụ 3: Phiếu xuất kho ngày 05/03/2007 Công ty xuất để gia công chế

biến 25 ống thép mạ nhúng kẽm đơn giá 150.000 đồng/ống, chi phí vận chuyển

cả lúc đem đi gia công và lúc nhập về là 200.000 đồng, chi phí phải trả người nhận gia công chế biến là 300.000 đồng.

Do đó: Giá thực tế nhập kho là:

150.000 x 25+120.000+ 300.000 =4.250.000(đồng)

Đơn giá là: 4.250.000/25=170.000(đồng/ống)

+ Đối với NVL thu hồi từ SXKD:

Giá thực tế nhập kho là giá ước tính có thể sử dụng được.

NVL xuất kho của Công ty chủ yếu là dùng để thi công các công trình xây dựng công nghiệp với công nghệ cốp pha trượt.

Việc tính giá xuất kho có rất nhiều phương pháp khác nhau, đó là các phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), nhập sau xuất trước (LIFO), phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân sau mỗi lần nhập, phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Công

ty CP Xây Dựng số 9 dùng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá NVL xuất kho Theo phương pháp này, NVL được xác định giá trị theo đơn chiếc hoặc từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng Khi xuất NVL nào sẽ tính theo giá thực tế nhập kho của NVL đó.

Trị giá vốn

NVL xuất kho

= Số lượng NVL xuất kho

+ Đơn giá thực tế NVL nhập

kho theo từng lần nhập

Ví dụ 4: Theo phiếu xuất kho ngày 06/06/2007 xuất 35 tấn xi măng

Nghi Sơn PCB40 cho sử dụng ở trạm trộn bê tông, đơn giá là 836363,63 đồng/tấn.

Do đó: Trị giá xi măng PCB40 xuất kho là:

a Thủ tục và chứng từ nhập kho:

*NVL nhập kho từ mua ngoài:

- Trường hợp NVL về kèm theo hoá đơn GTGT:

+ Các chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận hàng hoá, Hoá đơn GTGT…

+ Sơ đồ luân chuyển chứng từ:

Sơ đồ 2.6: Quá trình luân chuyển chứng từ NVL nhập kho

Phòng KT- QLDA Giám Đốc Người giao h ng à Người kiểm nhận

Kế toán vật tư Thủ kho

Kế toán vật tư Bảo quản v l à ưu Lệnh nhập vật tư Duyệt Hoá đơn GTGT BBản kiểm nhận Phiếu nhập kho Nhập kho (thẻ kho) Nhập số liệu v o MT à

+ Thủ tục mua hàng nhập kho:

Trước hoặc trong thời gian thi công công trình, trưởng ban điều hành công trình, Giám đốc các xí nghiệp, tổ đội…có nhu cầu nhập vật tư thì sẽ viết đơn đề nghị cung ứng sản phẩm, sau đó trưởng phòng TC-KT sẽ xem xét đơn và

kết hợp với phòng KT-QLDA, thủ kho kiểm tra lượng hàng tồn và dự trữ tối thiểu, nếu thiếu thì phó phòng KT-QLDA sẽ lập “ Lệnh nhập vật tư”, trình Giám đốc xét duyệt Khi hàng đã mua về, trước khi nhập kho, vật tư phải qua phòng quản lý chất lượng để kiểm tra chất lượng và lập biên bản kiểm nghiệm, sau đó chuyển tất cả các chứng từ lên phòng kế toán bao gồm hóa đơn GTGT, giấy duyệt giá của GĐ, biên bản kiểm nghiệm Kế toán căn cứ vào các chứng từ này tiến hành lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được viết theo thứ tự gồm 3 liên, trong đó cán bộ mua vật tư giữ một liên để chuyển cho kế toán thanh toán cùng hóa đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán cho khách hàng Thủ kho giữ một liên để làm căn cứ ghi thẻ kho, phòng kế toán giữ một liên để làm căn cứ ghi sổ, sau đó kế toán cập nhật chứng từ vào máy.

Dưới đây là 2 mẫu Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập kho:

Biểu 1: Hoá đơn GTGT

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL

Liên 2: giao khách hàng 0069377 Ngày 12 tháng 07 năm 2007.

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH XNK & Đầu tư Xây dựng Địa chỉ: Số 72 Chùa Bộc Hà Nội.

Số tài khoản: 0021000893491 NH Ngoại thương, chi nhánh Thành Công Điện thoại: 045672302 Mã số thuế: 0101329055

Họ và tên khách hàng: Đơn vị: Công ty CP Xây Dựng số 9 VINACONEX Điạ chỉ: Nhà D9 Khuất Duy Tiến –Thanh Xuân – Hà Nội

Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM+CK Mã số: 0101051096

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng cộng tiền thanh toán 43831491

Số tiền bằng chữ: Bốn mươi ba triệu tám trăm ba mươi mốt ngàn bốn trăm chín mươi mốt đồng

(Kí, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Biểu 2: Phiếu nhập kho

Đơn vị: Cty CPXD số 9

Đội XDCT số 3 PHIẾU NHẬP KHONgày 18 tháng 06 năm

2007 Số: 63

Mẫu số: 01-VT Theo QĐ số: 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01-11-1995 của BTC

NỢ: 1331: 2087213 1521:41744278 CÓ: 331:43831491

Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thị Chuyên

Theo: Hoá đơn hàng số 0069377 ngày 12 tháng 06 năm 2007 của: Cty TNHH XNK và đầu tư xây dựng

Nhập tại kho: Đội – Nhà hát ca múa nhạc Việt Nam.

nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật

tư (sản

phẩm, hàng hoá)

Mã số Đơn vị

Theo chứng từ

Thực nhập

6 Thép φ

22

61 Thép φ

10

11 Thép φ

20

0

THUẾ SUẤT THUẾ GTGT: 5% CỘNG TIỀN HÀNG: TIỀN THUẾ GTGT:

TỔNG CỘNG TIỀN THANH TOÁN:

41744278 2087213 43831491

Số tiền bằng chữ: Bốn mươi ba triệu tám trăm ba mươi mốt ngàn bốn trăm chín mươi mốt đồng.

Phụ trách cung

tiêu

hàng

Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

- Trường hợp NVL mua về không kèm theo hoá đơn:

(Theo quy định, NVL mua về có giá trị trên 100.000 đồng phải có hoá đơn GTGT)

+ Chứng từ sử dụng: Ngoài những chứng từ như trong trường hợp trên, kế toán sử dụng thêm Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn, Phiếu đề nghị nhập kho…

+ Thủ tục tiến hành:

Thủ kho yêu cầu cán bộ vật tư lập phiếu đề nghị nhập kho, ghi rõ họ tên

và đơn vị mua, ghi rõ số lượng, đơn giá, thành tiền.

Nếu cán bộ vật tư không lập “Phiếu đề nghị nhập kho”, thủ kho không cho phép vật tư đó vào kho.

Như vậy, khi hàng đã nhập kho, thủ kho cập nhật phiếu nhập, xuất kho theo số phiếu phát hành, hàng ngày lên báo cáo nhập, xuất, tồn kho để cuối tháng đối chiếu với sổ kế toán.

Ngoài trường hợp mua bằng hình thức trả chậm hoặc trả ngay bằng tiền, NVL thường được mua bằng phương thức tạm ứng Trên cơ sở kế hoạch sản xuất của Công ty hoặc tại các tổ đội, nhân viên thu mua làm đơn xin tạm ứng, số tiền tạm ứng đó thường dùng cho nhiều lần mua hàng Khi NVL về, người mua phải viết giấy “Giấy đề nghị thanh toán”, sau đó kế toán thanh toán tại các tổ đội sẽ lập “Giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng” đính kèm theo Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận hàng hoá, phiếu thu, hợp đồng, thanh lý hợp đồng (trường hợp giá trị hàng hoá lớn hơn 10 triệu đồng) sau đó nộp lên phòng kế toán.

Căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, số lần mua vật liệu…kế toán vật tư tại công ty sẽ trừ dần vào số tiền tạm ứng cho tổ đội đó Khi hết số tiền tạm ứng, mỗi tổ đội sẽ được tạm ứng số tiền mua vật liệu mới