Tiểu luận chuyên viên chính Nâng cao chất lượng hoạt động của bộ phận Tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên

Trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước, Đảng ta đã chỉ rõ sự cần thiết phải tiến hành cải cách hành chính, coi đây là một giải pháp quan trọng góp phần đạt được các mục tiêu phát triển kinh tế xã hội. Cải cách hành chính ở nước ta được triển khai trên nhiều nội dung, trong đó cải cách thủ tục hành chính là một khâu quan trọng và được đặt ra ngay từ giai đoạn đầu của tiến trình cải cách. Thủ tục hành chính liên quan không chỉ đến công việc nội bộ của một cơ quan, một cấp chính quyền, mà còn đến các tổ chức, công dân trong mối quan hệ với Nhà nước. Các quyền và nghĩa vụ của công dân được quy định trong Hiến pháp và các văn bản pháp luật khác có được thựa hiện hay không, thực hiện như thế nào, về cơ bản đều phải thông qua thủ tục hành chính do các cơ quan, các cấp chính quyền nhà nước quy định và trực tiếp giải quyết.Việc cải cách theo hướng đơn giản hóa thủ tục hành chính gắn với việc thực hiện cơ chế “một cửa” được triển khai mạnh trong quá trình thực hiện chương trình tổng thể cải cách thủ tục hành chính nhà nước. Quyết định số 1812003QĐTTg ngày 0492003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương và Quyết định số 932007QĐTTg ngày 2262007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương đã tạo ra bước đột phá trong cách thức giải quyết công việc hiệu quả cho công dân, tổ chức, đã thể chế hóa mối quan hệ giữa chính quyền và công dân thông qua việc thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông”.Triển khai thực hiện Quyết định số 932007QĐTTg của Thủ tướng Chính phủ, tỉnh Thái Nguyên đã tích cực, khẩn trương ban hành văn bản chỉ đạo, quán triệt, triển khai Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, bố trí, thành lập các cơ quan, đơn vị chủ trì, chỉ đạo các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương nghiêm túc triển khai thực hiện. Trong đó thành phố Thái Nguyên với vị trí, vai trò là trung tâm kinh tế xã hội của cả tỉnh cũng như vai trò quan trọng trong việc tạo động lực thúc đẩy phát triển kinh tế của vùng trung du miền núi Bắc bộ thì cần tập trung hơn nữa việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính, đảm bảo bộ phận “một cửa” của thành phố thực sự là kênh giao tiếp hàng ngày trực tiếp nhất giữa tổ chức, nhân dân với chính quyền. Do đó, tăng cường hiệu quả tại bộ phận này chính là điều kiện cần thiết để tăng cường củng cố mối quan hệ giữa chính quyền và nhân dân, tăng cường sự tham gia quản lý Nhà nước của nhân dân, góp phần tích cực để phát triển và xây dựng thành phố Thái Nguyên văn minh, giàu đẹp.Trong thời gian qua, việc thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” ở Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận như: giảm việc đi lại cho người dân, doanh nghiệp, giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính, số hồ sơ giải quyết đúng hẹn đạt tỷ lệ cao, công khai, minh bạch, bình đẳng, tạo thuận lợi cho công dân, các nhà đầu tư, các doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực; nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương; gắn kết và tạo lòng tin của công dân với chính quyền…Tuy nhiên bên cạnh những kết quả, thành tựu đạt được, việc thực hiện cơ chế “một cửa”, một cửa liên thông” tại Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên vẫn còn những hạn chế chủ yếu như: tổ chức và công dân còn mất nhiều thời gian xếp hàng chờ đợi lấy mẫu tờ khai có liên quan, phải đi lại chỉnh sửa, bổ sung nhiều lần mới hoàn thiện được hồ sơ hành chính theo quy định; cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ khối lượng lớn, vào sổ theo dõi nhiều, tiếp liên tục nhiều công dân trong ngày, dẫn đến có nhầm lẫn trong theo dõi, chuyển giao hồ sơ; một số cán bộ, công chức có năng lực, chuyên môn nhưng tinh thần trách nhiệm chưa cao;...Trước thực trạng đó, để góp phần đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính giai đoạn 20112020, thực hiện và nâng cao hơn nữa chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” tại Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên, để Thái Nguyên thực sự trở thành một tỉnh công nghiệp theo hướng hiện đại vào năm 2020, tôi đã lựa chọn đề tài: “Nâng cao chất lượng hoạt động của bộ phận Tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên” làm tiểu luận tốt nghiệp chương trình Trung cấp LLCT – HC.

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước, Đảng ta đã chỉ rõ sự cầnthiết phải tiến hành cải cách hành chính, coi đây là một giải pháp quan trọng gópphần đạt được các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội Cải cách hành chính ở nước

ta được triển khai trên nhiều nội dung, trong đó cải cách thủ tục hành chính là mộtkhâu quan trọng và được đặt ra ngay từ giai đoạn đầu của tiến trình cải cách Thủtục hành chính liên quan không chỉ đến công việc nội bộ của một cơ quan, một cấpchính quyền, mà còn đến các tổ chức, công dân trong mối quan hệ với Nhà nước.Các quyền và nghĩa vụ của công dân được quy định trong Hiến pháp và các vănbản pháp luật khác có được thựa hiện hay không, thực hiện như thế nào, về cơ bảnđều phải thông qua thủ tục hành chính do các cơ quan, các cấp chính quyền nhànước quy định và trực tiếp giải quyết

Việc cải cách theo hướng đơn giản hóa thủ tục hành chính gắn với việc thựchiện cơ chế “một cửa” được triển khai mạnh trong quá trình thực hiện chương trìnhtổng thể cải cách thủ tục hành chính nhà nước Quyết định số 181/2003/QĐ-TTgngày 04/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơchế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương và Quyết định số93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quychế thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” tại cơ quan hành chính nhànước ở địa phương đã tạo ra bước đột phá trong cách thức giải quyết công việchiệu quả cho công dân, tổ chức, đã thể chế hóa mối quan hệ giữa chính quyền vàcông dân thông qua việc thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông”

Triển khai thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chínhphủ, tỉnh Thái Nguyên đã tích cực, khẩn trương ban hành văn bản chỉ đạo, quántriệt, triển khai Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, bố trí, thành lập các cơ quan,đơn vị chủ trì, chỉ đạo các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương nghiêm túctriển khai thực hiện Trong đó thành phố Thái Nguyên với vị trí, vai trò là trungtâm kinh tế - xã hội của cả tỉnh cũng như vai trò quan trọng trong việc tạo động lực

thúc đẩy phát triển kinh tế của vùng trung du miền núi Bắc bộ thì cần tập trung hơnnữa việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước đặc biệt làcải cách thủ tục hành chính, đảm bảo bộ phận “một cửa” của thành phố thực sự làkênh giao tiếp hàng ngày trực tiếp nhất giữa tổ chức, nhân dân với chính quyền.

Do đó, tăng cường hiệu quả tại bộ phận này chính là điều kiện cần thiết để tăngcường củng cố mối quan hệ giữa chính quyền và nhân dân, tăng cường sự tham giaquản lý Nhà nước của nhân dân, góp phần tích cực để phát triển và xây dựng thànhphố Thái Nguyên văn minh, giàu đẹp

Trong thời gian qua, việc thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” ở

Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên đã đạt được những kết quả đáng ghi nhậnnhư: giảm việc đi lại cho người dân, doanh nghiệp, giảm thời gian giải quyết thủtục hành chính, số hồ sơ giải quyết đúng hẹn đạt tỷ lệ cao, công khai, minh bạch,bình đẳng, tạo thuận lợi cho công dân, các nhà đầu tư, các doanh nghiệp trên nhiềulĩnh vực; nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan hành chính nhà nước ởđịa phương; gắn kết và tạo lòng tin của công dân với chính quyền…

Tuy nhiên bên cạnh những kết quả, thành tựu đạt được, việc thực hiện cơ chế

“một cửa”, một cửa liên thông” tại Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên vẫncòn những hạn chế chủ yếu như: tổ chức và công dân còn mất nhiều thời gian xếphàng chờ đợi lấy mẫu tờ khai có liên quan, phải đi lại chỉnh sửa, bổ sung nhiều lầnmới hoàn thiện được hồ sơ hành chính theo quy định; cán bộ, công chức tiếp nhận

hồ sơ khối lượng lớn, vào sổ theo dõi nhiều, tiếp liên tục nhiều công dân trongngày, dẫn đến có nhầm lẫn trong theo dõi, chuyển giao hồ sơ; một số cán bộ, côngchức có năng lực, chuyên môn nhưng tinh thần trách nhiệm chưa cao;

Trước thực trạng đó, để góp phần đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chínhgiai đoạn 2011-2020, thực hiện và nâng cao hơn nữa chất lượng, hiệu quả hoạtđộng của cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” tại Ủy ban nhân dân thành phốThái Nguyên, để Thái Nguyên thực sự trở thành một tỉnh công nghiệp theo hướng

hiện đại vào năm 2020, tôi đã lựa chọn đề tài: “Nâng cao chất lượng hoạt động

của bộ phận Tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên” làm tiểu luận tốt nghiệp chương trình Trung cấp LLCT – HC.

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu về hoạt động của bộ phận Tiếp nhận và trả hồ sơhành chính tại Uỷ ban nhân dân thành phố Thái Nguyên trong giai đoạn hiện nay

“một cửa” và tại các phòng, ban, đơn vị có liên quan trong việc giải quyết hồ sơhành chính của công dân, tổ chức, xây dựng và củng cố niềm tin của nhân dân vàdoanh nghiệp vào bộ máy hành chính nhà nước phục vụ cho quá trình phát triểnkinh tế- xã hội của thành phố

4 Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài được thực hiện dựa trên nền tảngphương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử Bên cạnh

đó, trong quá trình phân tích, đánh giá vấn đề, đề tài đã kết hợp sử dụng cácphương pháp như: phương pháp phân tích, thu thập số liệu, liệt kê mô tả, tổng hợp

so sánh và khảo sát thực tiễn, …

5 Kết cấu của tiểu luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung tiểu luận gồm 3 chương:

- Chương I Cơ sở lý luận về cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông”

- Chương II Thực trạng hoạt động của bộ phận Tiếp nhận và trả hồ sơ hành

chính tại Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên

- Chương III Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của bộ phận Tiếp

nhận và trả hồ sơ hành chính tại UBND thành phố Thái Nguyên

NỘI DUNG Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CHẾ “MỘT CỬA” VÀ “MỘT CỬA LIÊN THÔNG

1 Khái quát về cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông”

a Về cơ chế “một cửa”

Cơ chế “một cửa” là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối duy nhất là Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của cơ quan đó (sau đây gọi tắt là bộ phận “một cửa”) Cơ chế “một cửa” ra đời đã tạo ra một phương

thức giải quyết công việc hiệu quả cho tổ chức, công dân, thay vì việc công dânmuốn giải quyết hồ sơ hành chính phải tự mình đi liên hệ với nhiều bộ phậnchuyên môn khác nhau, qua nhiều đầu mối giải quyết công việc, thì nay công dân,

tổ chức chỉ cần đến bộ phận “một cửa” nộp hồ sơ hành chính và nhận phiếu hẹnngày trả kết quả, còn các công việc làm việc với các phòng, ban chuyên môn thuộctrách nhiệm của cơ quan hành chính tiếp nhận hồ sơ đó

b Về cơ chế “một cửa liên thông”

Nếu việc thực hiện cơ chế “một cửa” tạo nên đột phá đầu tiên trong cải cáchhành chính thì bước đột phá tiếp theo là thực hiện cơ chế “một cửa liên thông” theoQuyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ “Mộtcửa liên thông” là hình thức của cơ chế “một cửa” ở mức độ phát triển cao hơn,góp phần thực hiện có hiệu quả trong giải quyết công việc hành chính của tổ chức

công dân tại các cơ quan hành chính nhà nước Thực chất, cơ chế “một cửa liên

thông” là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp hoặc giữa các cấp hành chính từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối duy nhất là Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của cơ quan đó.

2 Nguyên tắc thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông”

Việc tuân thủ các nguyên tắc trong quá trình thực hiện cơ chế “một cửa” và

“một cửa lên thông” là rất cần thiết và không thể thiếu nhằm đảm bảo thực hiệnthống nhất, chính xác, có hiệu quả cơ chế này

Các nguyên tắc đó là:

- Thứ nhất: Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật

- Thứ hai: công khai các thủ tục hành chính, mức thu phí, lệ phí, giấy tờ, hồ sơ

và thời gian giải quyết công việc của tổ chức cá nhân

- Thứ ba: Nhận yêu cầu và trả kết quả tại bộ phận “một cửa”

- Thứ tư: Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức,

Chương II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN

VÀ TRẢ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN

1 Khái quát chung về bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên

a Về cơ cấu tổ chức hoạt động

Thành phố Thái Nguyên được xếp vào mạng lưới đô thị trung tâm cấp vùngcủa cả nước theo định hướng Quy hoạch tổng thể phát triển đô thị Việt Nam đếnnăm 2020 tầm nhìn 2050 của Thủ tướng Chính phủ (ban hành tại Quyết định số445/QĐ-TTg ngày 4/5/2009) Thành phố có chức năng là một trong những trungtâm kinh tế có vai trò quan trọng trong việc tạo động lực thúc đẩy phát triển kinh tế

của vùng trung du miền núi Bắc bộ theo Nghị quyết 37-NQ/TW ngày 1/7/2004 của

Bộ Chính trị về xây dựng thành phố Thái Nguyên

Trong sự phát triển chung của thành phố, công tác cải cách hành chính đã gópphần quan trọng tạo nên nền hành chính hiện đại, khoa học, hiệu quả Trong đó, bộphận “Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính” (gọi tắt là bộ phận “Một cửa”)chính là “bộ mặt” của thành phố Được thành lập và đi vào hoạt động từ năm 2007theo Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ.Sau 5 năm triển khai thực hiện, năm 2011, UBND thành phố kiện toàn bộ phận

“một cửa” theo Quyết định số 14181/QĐ-UBND ngày 12/10/2011 của Chủ tịchUBND thành phố Thái Nguyên

Đến nay, hầu hết các thủ tục hành chính liên quan đến tổ chức, doanh nghiệp,công dân đều được thực hiện giao dịch tại bộ phận “Một cửa”, tạo sự tin cậy giữachính quyền và nhân dân Nên có thể nói hiệu quả hoạt động của bộ phận “Mộtcửa” chính là phản ảnh quan trọng nhất đến hiệu quả cải cách hành chính củaUBND thành phố Thái Nguyên

Quy chế tổ chức và hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hànhchính thuộc Văn phòng HĐND và UBND thành phố Thái Nguyên quy định: Bộphận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính thuộc Văn phòng HĐND và UBNDthành phố và chịu sự quản lý của Văn phòng HĐND và UBND, do lãnh đạo Vănphòng HĐND&UBND TP phụ trách Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếpnhận và trả kết quả hồ sơ hành chính chịu sự quản lý của Văn phòng HĐND vàUBND thành phố, trong thời gian thực hiện nhiệm vụ tại Bộ phận tiếp nhận và trảkết quả hồ sơ hành chính Nhiệm vụ cụ thể của cán bộ công chức làm việc tại Bộphận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính do Chánh Văn phòng HĐND vàUBND thành phố phân công

Về cơ cấu tổ chức của bộ phận “Một cửa” hiện nay gồm: 01 Chánh Vănphòng HĐND và UBND thành phố điều hành chung mọi hoạt động của bộ phận

“Một cửa”, 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách trực tiếp việc tiếp nhận, chuyển

giao, trả kết quả thủ tục hành chính tại các lĩnh vực; có 08 cán bộ, công chứcchuyên môn trực thường xuyên hàng ngày (từ thứ 2 đến hết ngày thứ 7 hàng tuần)tại bộ phận “Một cửa” thực hiện 06 lĩnh vực, chịu trách nhiệm tiếp nhận và trả kếtquả thủ tục hành chính, hướng dẫn công dân, tổ chức hoàn thiện các thủ tục hồ sơhành chính theo quy định Cán bộ công chức tại bộ phận “một cửa” được hưởnglương và các khoản chi bồi dưỡng theo quy định.

b Về những nội dung thực hiện tại bộ phận Tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố

* Những nội dung thực hiện theo cơ chế “một cửa”:

- Chứng thực bản sao từ bản chính tiếng nước ngoài; Chứng thực chữ ký của

người dịch; Thay đổi cải chính hộ tịch, Xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính;Cấp lại bản chính giấy khai sinh; Cấp bản sao từ sổ gốc hộ tịch

- Đăng ký kinh doanh (bao gồm cấp mới đăng ký kinh doanh cho hộ cá thể,HTX và thay đổi nội dung kinh doanh)

- Cấp giấy phép xây dựng và sửa chữa nhà ở riêng lẻ (từ 6 tầng trở xuống)

- Mua bán nhà, chuyển nhượng quyền sử dụng đất; chuyển mục đích sử dụng đất

- Chứng nhận đối tượng chính sách người có công và đối tượng chính sách xã hội

- Bảo lãnh, thế chấp, xoá thế chấp quyền sử dụng đất

* Những nội dung thực hiện theo cơ chế “một cửa liên thông”

- Lĩnh vực đất đai:

+ Chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền vớiđất của hộ gia đình

+ Cấp giấy CN QSD đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đấtcho

hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài đc

sở hữu nhà ở tại Việt Nam

- Lĩnh vực Tư pháp:

+ Thủ tục cấp lại bản chính giấy khai sinh

+ Thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giớitính, bổ sung hộ tịch.

+ Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính bằng tiếng nước ngoài

Sơ đồ quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tạo bộ phận “một cửa”

Theo sơ đồ nêu trên, cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu thực hiện thủ tụchành chính nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòngHĐND&UBND thành phố Cán bộ tiếp nhận tại đây sẽ phân loại hồ sơ, nhập dữliệu vào phần mềm tiếp nhận hồ sơ trên hệ thống mạng, đồng thời vào sổ theo dõi

và chuyển cho các phòng chuyên môn theo quy trình giải quyết hồ sơ đã quy định.Đội ngũ chuyên viên các phòng chuyên môn tiến hành nghiên cứu, tham mưu giảiquyết hồ sơ, sau đó chuyển lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND thành phố tiếp tục

có ý kiến trình lãnh đạo UBND thành phố Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch UBNDthành phố có ý kiến hoặc ký văn bản chuyển trở lại bộ phận Tiếp nhận – Trả kếtquả để bộ phận này thực hiện trả kết quả cho cơ quan, tổ chức, công dân theo quy

Tổ chức – công dân

Bộ phận tiếp nhận

Lãnh đạo VP HĐND&UBND TP

định Như vậy, hồ sơ của cơ quan, tổ chức trải qua 6 bước luân chuyển rất khoahọc và đã đạt nhiều hiệu quả tích cực.

d Về cơ sở vật chất

- “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” được UBND thành phố sắp xếp, bố trí ở

vị trí thoáng mát và dễ tìm, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức đến liên hệcông tác, diện tích 160m2

- Đầu tư trang, thiết bị: 08 Máy vi tính, 08 máy in dành cho cán bộ tiếp nhận

và trả hồ sơ; 01 máy vi tính cho công dân tra cứu hồ sơ; 01 máy bấm số xếp hàng

tự động; hệ thống camera giám sát, điện thoại cố định, bàn làm việc, ghế ngồi, tủđựng tài liệu, quạt, điều hòa và các trang thiết bị khác cơ bản đáp ứng nhu cầu làmviệc

đ Về ứng dụng công nghệ thông tin

Hiện nay, 100% máy vi tính tại bộ phận một cửa được nối mạng Internet, hệthống máy xếp hàng tự động, máy tra cứu thông tin, hệ thống camera giám sát vàmáy điều hoà để phục vụ cho người dân và tổ chức đến liên hệ công việc Tại bộphận “một cửa” thành phố đã được trang bị phần mềm hiện đại tiếp nhận và xử lý

hồ sơ hành chính nâng cấp trang thông tin điện tử của thành phố thành cổng thôngtin điện tử giúp cho công tác quản lý, phục vụ ngày càng tốt hơn tổ chức và côngdân đến làm việc

e Trách nhiệm của cơ quan Văn phòng HĐND&UBND thành phố trong việc quản lý bộ phận “một cửa”

- Quản lý cán bộ, công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơhành chính

- Nắm tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của cán bộ, công chức thuộc

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính; Phối hợp với Thủ trưởng cácđơn vị chuyên môn kịp thời giải quyết những vấn đề vướng mắc xảy ra (nếu có),đặc biệt là những hồ sơ thuộc trách nhiệm giải quyết của nhiều đơn vị liên quan

- Kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc chấp hành nội quy, quy chế của Bộ phậntiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính; chấn chỉnh về tác phong, lề lối, thái độlàm việc của cán bộ, công chức; kịp thời chấn chỉnh những sai sót trong quá trìnhgiao dịch, giải quyết công việc đối với tổ chức, công dân.

- Nhận xét, đánh giá đối với cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trảkết quả hồ sơ hành chính theo quy định Báo cáo lãnh đạo UBND thành phố xemxét, xử lý đối với những cán bộ, công chức không thực hiện đúng nội quy, quy chếhoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính

- Báo cáo lãnh đạo UBND thành phố định kỳ hàng tháng, quý, năm về tìnhhình và kết quả thực hiện công tác của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hànhchính Đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm không ngừng nâng cao chất lượng vàhiệu quả hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính

- Đảm bảo cơ sở vật chất và điều kiện làm việc cho bộ phận tiếp nhận và trảkết quả hồ sơ hành chính

g Trách nhiệm của các phòng, ban, đơn vị liên quan đến giải quyết hồ sơ hành chính tại bộ phận “một cửa” thành phố

- Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị chuyên môn liên quan có trách nhiệmphân công cán bộ, công chức vào sổ theo dõi, cập nhật dữ liệu vào phần mềm giảiquyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” các hồ sơ đã được ký xác nhận do

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính chuyển đến của tổ chức và côngdân, ký xác nhận với cán bộ, công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ

sơ hành chính

- Giải quyết hồ sơ hành chính đảm bảo đúng thời gian hẹn và quy trình giảiquyết thủ tục hành chính do UBND thành phố ban hành

- Nếu hồ sơ không giải quyết được, hoặc bổ sung, cần phải xem xét lại thì đơn

vị chuyên môn phải có văn bản (do lãnh đạo đơn vị ký, đóng dấu) gửi về Bộ phậntiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính để trả lời tổ chức và công dân theo đúngthời gian quy trình đã quy định

- Trường hợp trong khi giải quyết hồ sơ của công dân và tổ chức liên quanđến nhiều phòng, ban chuyên môn thì phòng ban nào chịu trách nhiệm chính phảitrực tiếp liên hệ với các phòng, ban chuyên môn khác để giải quyết và hoàn thànhcác thủ tục cần thiết.

- Các đơn vị chuyên môn không được trực tiếp nhận và trả các hồ sơ thuộccác lĩnh vực giải quyết theo cơ chế “một cửa” của tổ chức, công dân Hồ sơ không

có phiếu tiếp nhận và chữ ký xác nhận của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơhành chính thành phố được coi là hồ sơ không hợp lệ

- Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức được phâncông làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính

- Báo cáo lãnh đạo UBND thành phố nguyên nhân, lý do những hồ sơ khônggiải quyết đúng quy trình đã quy định, đề xuất biện pháp giải quyết

h Trách nhiệm của cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính

- Cán bộ thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, chuyển và trả hồ sơ hành chính làmviệc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của thành phố, chịu sựquản lý về thời gian và phân công công việc của lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND thành phố Cán bộ tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính chịu tráchnhiệm trước công dân, tổ chức và pháp luật về toàn bộ quá trình hướng dẫn, nhậnchuyển và trả kết quả hồ sơ hành chính và các công việc khác được phân công

- Tiếp các tổ chức, công dân tại nơi làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kếtquả hồ sơ hành chính khi có yêu cầu giải quyết công việc trong phạm vi, thẩmquyền của UBND thành phố được quy định giải quyết theo cơ chế một cửa

- Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hànhchính có trách nhiệm kiểm tra, xem xét hồ sơ của tổ chức, công dân trước khi tiếpnhận đảm bảo đúng các bước theo quy trình, thủ tục

- Trường hợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc thẩm quyền giảiquyết thì hướng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết

- Hướng dẫn công dân và tổ chức về thủ tục, hồ sơ theo quy định; kiểm tra,cập nhật các dữ liệu vào phần mềm giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “mộtcửa” của thành phố và vào sổ theo dõi; in phiếu tiếp nhận đối với các hồ sơ đượcthụ lý Đối với các hồ sơ chưa hoàn chỉnh thì hướng dẫn một lần cụ thể để tổ chức,công dân bổ sung hoàn chỉnh theo quy định.

- Đối với các loại công việc theo quy định giải quyết trong ngày làm việckhông được ghi giấy hẹn thì tiếp nhận và giải quyết ngay, sau đó trình lãnh đạo cóthẩm quyền ký, trả kết quả cho tổ chức, công dân và thu phí, lệ phí đối với nhữngcông việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật

- Đối với các loại công việc theo quy định có giấy biên nhận, hẹn ngày trả kếtquả thì in giấy biên nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả theo đúng quy trình, chuyển

hồ sơ đến cơ quan chức năng có liên quan giải quyết, trả kết quả cho tổ chức, côngdân; Thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định củapháp luật Trường hợp chưa giải quyết được, bổ sung hoặc không giải quyết thìyêu cầu các phòng, ban trả lời bằng văn bản cho công dân và tổ chức biết

- Trực tiếp liên hệ với các phòng, ban, đơn vị chuyên môn thành phố có liênquan để giải quyết hồ sơ

- Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hànhchính phải nâng cao tinh thần trách nhiệm trong giải quyết công việc của tổ chức

và công dân, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về quy chế văn hoá công sở,quy chế làm việc, nội quy, quy chế của cơ quan Trong giờ hành chính phải mặctrang phục chỉnh tề, đeo thẻ cán bộ, công chức để thuận tiện cho công dân và tổchức khi đến giao dịch

- Có thái độ giao tiếp với tổ chức và công dân đúng mực Tuyệt đối nghiêmcấm các hành vi gây khó khăn hoặc tiêu cực trong giải quyết công việc của tổ chức

và công dân

- Chịu trách nhiệm về chất lượng tiếp nhận hồ sơ hành chính theo lĩnh vựcđược phân công; Căn cứ vào chất lượng tiếp nhận để đánh giá hiệu quả công việc

và phân công nhiệm vụ được phân công của từng cán bộ trong quá trình tổ chứcthực hiện.

- Trong quá trình giải quyết công việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ

sơ hành chính nếu có khó khăn, vướng mắc trong việc thực hiện nhiệm vụ thì cán

bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính cótrách nhiệm báo cáo ngay với lãnh đạo phụ trách bộ phận nhằm không ngừng nângcao chất lượng và hiệu quả hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơhành chính

2 Thực trạng hoạt động của bộ phận Tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên hiện nay

a Kết quả đạt được

Các hoạt động tại Bộ phận “Một cửa” thuộc Văn phòng HĐND&UBNDthành phố Thái Nguyên được sự chỉ đạo thống nhất từ UBND thành phố đếnđơn vị thực hiện là Văn phòng HĐND&UBND thành phố và các đơn vị có liênquan là phòng Nội vụ, phòng Tài nguyên và Môi trường thành phố, phòng Laođộng Thương binh và xã hội, phòng Tư pháp, phòng Tài chính – Kế hoạch,phòng Quản lý đô thị Do đó, đã tạo sự phối hợp đồng bộ trong các quy trìnhgiải quyết công việc của từng lĩnh vực, trong đó phân rõ trách nhiệm của từngđơn vị để có cơ sở đôn đốc giải quyết công việc đúng quy định cũng như kiểmđiểm trách nhiệm trong quá trình thực hiện

Thực tế tại thành phố năm 2012 có 18 thủ tục hành chính thuộc 5 lĩnh vực làTài nguyên và Môi trường, Tư pháp, Lao động thương binh và xã hội, Quản lý đôthị và và Tài chính kế hoạch giải quyết tại bộ phận “Một cửa” Năm 2013 rà soátđưa lên 30 thủ tục hành chính Năm 2014, rà soát đưa lên 52 thủ tục hành chínhđược giải quyết tại bộ phận “Một cửa” của UBND thành phố

Hiện nay, tổng số 52 thủ tục hành chính liên quan đến tổ chức và công dân,trên các lĩnh vực đang thực hiện tại bộ phận “Một cửa” thành phố đã được Chủ

tịch UBND thành phố ký quyết định ban hành quy trình giải quyết theo hệ thốngquản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008:

+ Lĩnh vực Tài nguyên Môi trường: có 10 thủ tục

+ Lĩnh vực Đăng ký kinh doanh : có 16 thủ tục

+ Lĩnh vực xây dựng, quy hoạch, giao thông: có 16 thủ tục

+ Lĩnh vực Tư pháp, hộ tịch: có 08 thủ tục

+ Lĩnh vực Chính sách xã hội: có 02 thủ tục

* Kết quả giải quyết hồ sơ hành chính từ năm 2011-2014 như sau:

- Trong năm 2011, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đạt như sau:

+ Hồ sơ chứng thực, hộ tịch: đã giải quyết đúng hạn: 850/1.136 hồ sơ tiếpnhận, trả lại 282 hồ sơ không đủ điều kiện thụ lý; hồ sơ giải quyết quá hạn: 04+ Hồ sơ đăng ký kinh doanh: đã giải quyết đúng hạn 2.304/2.304 hồ sơ tiếpnhận, không có hồ sơ giải quyết quá hạn

+ Hồ sơ đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất: đã giải quyết đúng hạn5.625/5.625 hồ sơ tiếp nhận, không có hồ sơ giải quyết quá hạn

+ Hồ sơ chính sách xã hội, đăng ký thang bảng lương: đã giải quyết đúng hạn897/897 hồ sơ tiếp nhận, không có hồ sơ giải quyết quá hạn

+ Hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất: đã giải quyết 8552/8845; hồ sơ trả về bổ sung: 75, hồ sơ quá hạn: 35

+ Hồ sơ cấp phép xây dựng nhà ở: đã giải quyết đúng hạn 1239/ 1297 hồ sơ

tiếp nhận, trả lại 56 hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, hồ sơ quá hạn: 02

- Trong năm 2012, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đạt như sau:

+ Hồ sơ chứng thực, hộ tịch: đã giải quyết đúng hạn: 1.774/1.774 hồ sơ tiếpnhận; không có hồ sơ giải quyết quá hạn

+ Hồ sơ đăng ký kinh doanh: đã giải quyết đúng hạn 3.553/3.553 hồ sơ tiếpnhận, không có hồ sơ giải quyết quá hạn

+ Hồ sơ đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất: đã giải quyết đúng hạn5.346/5.346 hồ sơ tiếp nhận, không có hồ sơ giải quyết quá hạn

+ Hồ sơ chính sách xã hội, đăng ký thang bảng lương: đã giải quyết đúng hạn528/528 hồ sơ tiếp nhận, không có hồ sơ giải quyết quá hạn.

+ Hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng đất: đã giải quyết 6.933/7.142; hồ sơtrả về bổ sung: 209, không có hồ sơ quá hạn

+ Hồ sơ chuyển mục đích sử dụng đất: Hồ sơ đã giải quyết: 541/731; Hồ sơtrả lại bổ sung: 190; không có hồ sơ quá hạn

+ Hồ sơ cấp phép xây dựng nhà ở: đã giải quyết đúng hạn 1.214/1.302 hồ sơtiếp nhận, trả lại 86 hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, hồ sơ quá hạn: 02

- Trong năm 2013, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đạt như sau:

+ Hồ sơ chứng thực, hộ tịch: đã giải quyết đúng hạn: 2736/2758 hồ sơ tiếpnhận, trả lại 22 hồ sơ không đủ điều kiện thụ lý (do thông tin hồ sơ không khớpvới sổ gốc đăng ký khai sinh, không cấp lại được; Bản sao giấy khai sinh khôngđúng với sổ gốc lưu tại phòng tư pháp); không có hồ sơ giải quyết quá hạn

+ Hồ sơ đăng ký kinh doanh: đã giải quyết đúng hạn 3633/3633 hồ sơ tiếp

nhận, không có hồ sơ giải quyết quá hạn

+ Hồ sơ đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất: đã giải quyết đúng hạn

6087/6087 hồ sơ tiếp nhận, không có hồ sơ giải quyết quá hạn.

+ Hồ sơ chính sách xã hội, đăng ký thang bảng lương: đã giải quyết đúng hạn511/511 hồ sơ tiếp nhận, không có hồ sơ giải quyết quá hạn

+ Hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng đất: đã giải quyết 5562/6182 (Trongđó: Đúng hạn: 5507; Quá hạn: 51; Hồ sơ sai quy trình: 4); Hồ sơ trả lại: 146; Hồ sơ

tự xin rút: 27

+ Hồ sơ chuyển mục đích sử dụng đất: đã giải quyết 197/256 (Trong đó: đúnghạn: 189; Quá hạn: 8); Hồ sơ tự xin rút: 6; Hồ sơ trả lại: 53(Trong đó: Hồ sơ bổsung: 1; Hồ sơ vào quy hoạch: 33; Hồ sơ trả lại do chưa có quy hoạch kế hoạch sửdụng đất: 19)

+ Hồ sơ cấp phép xây dựng nhà ở: đã giải quyết đúng hạn 1610/ 1706 hồ sơ

tiếp nhận, trả lại 96 hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, không có hồ sơ giải quyếtquá hạn

- Trong năm 2014, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đạt như sau:

+ Hồ sơ chứng thực, hộ tịch: đã giải quyết đúng hạn: 3797/3809 hồ sơ tiếpnhận, trả lại 12 hồ sơ không đủ điều kiên, không có hồ sơ giải quyết quá hạn

+ Hồ sơ đăng ký kinh doanh: đã giải quyết đúng hạn 3313/3313 hồ sơ tiếpnhận, không có hồ sơ giải quyết quá hạn

+ Hồ sơ đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất: đã giải quyết đúng hạn6762/6762 hồ sơ tiếp nhận, không có hồ sơ giải quyết quá hạn

+ Hồ sơ chính sách xã hội, đăng ký thang bảng lương: đã giải quyết đúng hạn274/274 hồ sơ tiếp nhận, không có hồ sơ giải quyết quá hạn

+ Hồ sơ chuyển mục đích, chuyển nhượng quyền sử dụng đất: đã giải quyếtđúng hạn 5516/5517 hồ sơ tiếp nhận, có 01 hồ sơ giải quyết quá hạn

+ Hồ sơ cấp phép xây dựng nhà ở: đã giải quyết đúng hạn 1907/1963 hồ sơtiếp nhận, trả lại 56 hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, không có hồ sơ giải quyếtquá hạn

Bảng So sánh kết quả giải quyết hồ sơ hành chính từ năm 2011-2014 STT Tổng hồ sơ Năm 2011 Tỷ lệ % Năm 2012 Tỷ lệ % Năm 2013 Tỷ lệ % Năm 2014 Tỷ lệ %

1

Tổng số hồ sơ tiếp

nhận 20104 100% 20376 100% 21133 100% 22338 100% 2

Hồ sơ giải quyết

đúng hạn 19173 95% 19607 96.2% 20165 95% 21575 97% 3

Hồ sơ giải quyết