TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI DNTN VẠN PHÚC

Doanh nghiệp Vạn Phúc là một doanh nghiệp tư nhân - giám đốc doanhnghiệp là bà Nguyễn Thị Vinh, người đứng đầu bộ máy quản lý của doanh nghiệp.Tiền thân của doanh nghiệp là một của hàng

TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ

XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI DNTN VẠN PHÚC

I MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ DNTN VẠN PHÚC

1 Quá trình hình thành và phát triển.

Doanh nghiệp Vạn Phúc là một doanh nghiệp tư nhân - giám đốc doanhnghiệp là bà Nguyễn Thị Vinh, người đứng đầu bộ máy quản lý của doanh nghiệp.Tiền thân của doanh nghiệp là một của hàng với qui mô hoạt động buôn bán nhỏ,nhưng do nhu cầu phát triển ngày 26/2/1998 theo quyết định số 3416GP/TLDNcủa UBND thành phố Hà Nội doanh nghiệp Vạn Phúc được thành lập

Trụ sở giao dịch của doanh nghiệp đặt tại: 46 đường Sân Bay, phườngKhương Mai - Quận Thanh Xuân - Hà Nội

Hiện nay, Doanh nghiệp Vạn Phúc đang là một trong những doanh nghiệpđược biết đến trong khối cộng đồng các doanh nghiệp vừa và nhỏ với chức năngkinh doanh: Buôn bán hàng tư liệu sản xuất chủ yếu là sắt thép và vật liệu xâydựng, đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá, gia công sản xuất cấu kiện phi tiêu chuẩn.Thị trường của doanh nghiệp là Hà Nội và các tỉnh lân cận Doanh nghiệp là đơn vịhạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng và chịu trách nhiệm về tình hình hoạtđộng kinh doanh, kết quả tài chính của mình trước pháp luật Doanh nghiệp thựchiện đầy đủ nghĩa vụ của mình đối với Nhà nước

2 Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp:

Bộ máy quản lý của doanh nghiệp gồm có:

Giám đốc doanh nghiệp: Là người chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt độngkinh doanh, đại diện của doanh nghiệp trước pháp luật và là người đưa ra quyếtđịnh cuối cùng liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

PHÒNG TÀI VỤ BỘ PHẬN SẢN XUẤT GIÁM ĐỐC DOANH NGHIỆP

Bộ phận cắt bản mã tôn

Bộ phận SX phi tiêu chuẩn

PHÒNG KINH DOANH

Bộ ph ận

- Phòng tài vụ: Là bộ phận quản lý trong doanh nghiệp thực hiện hạch toán kếtoán thống kê của doanh nghiệp và cung cấp thông tin tài chính cho Ban giám đốc;ngoài ra phòng kế toán còn có nhiệm vụ lập và báo cáo tài chính theo qui định

- Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm về hoạt động mua bán hàng hoá củadoanh nghiệp và lập kế hoạch cho toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp

- Bộ phận sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất, đảm bảo cấp phát đủ chủng loạivật tư phục vụ cho các phân xưởng bộ phận, trực tiếp thực hiện sản xuất để hoànthành sản phẩm

Sơ đồ 12: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của DNTN Vạn Phúc

3 Tổ chức bộ máy kế toán tại DNTN Vạn Phúc

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và kinh doanh, DN Vạn Phúc áp dụnghình thức kế toán tập trung để phù hợp với điều kiện và trình độ của cán bộ kế toán

THỦ QUỸ KẾ TOÁN MÁY

KẾ TOÁN TRƯỞNG Kiêm kế toán tổng hợp

KẾ TOÁN HÀNG HOÁ CÔNG NỢ

và quản lý Bộ máy kế toán của DN gồm có 4 người, mỗi người chịu trách nhiệmđộc lập đối với công việc của mình

 Kế toán trưởng : Là người có vai trò chính trong bộ máy kế toán của DN.Ngoài việc theo dõi tổng hợp về vật liệu, hàng hoá và công nợ, tổng hợp lập báocáo tài chính của doanh nghiệp

 Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý thu chi tiền mặt tại doanh nghiệp Hàngngày lập báo cáo quỹ đối chiếu với các kế toán khác trong doanh nghiệp

 Kế toán hàng hoá, công nợ: Theo dõi một cách chi tiết về hàng hoá, nguyênvật liệu và theo dõi công nợ cuả khách hàng Chịu trách nhiệm về quản lý kho cũngnhư theo dõi sổ sách chi tiết về tình hình nhập xuất vật liệu, hàng hoá tại kho

 Kế toán máy: Là người chịu trách nhiệm nhập toàn bộ hoá đơn, chứng từcủa các nghiệp vụ phát sinh trong ngày vào máy tính mà kế toán tổng hợp và kếtoán chi tiết đưa lên

Sơ đồ 13: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp

Nhận xét: Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán, hiện nay tại DN vẫn áp

dụng song song đồng thời cả kế toán máy và kế toán tay Điều này chưa đem lạihiệu quả công việc cao và lãng phí thời gian vì phải tiến hành hạch toán, ghi sổ hailần trong khi đó thì chỉ cần một lần là đủ Việc ghi chép chứng từ, số liệu vào các

sổ cũng như nhập vào máy tính chưa được tiến hành kịp thời trong khi có thể khắcphục bằng cách phân mảng công việc cho mỗi người bằng cách ứng dụng trực tiếptrên phần mềm kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Một số chỉ tiêu kinh tế mà DNTN Vạn Phúc đạt được trong những năm qua:

Nhận xét: Thông qua các chỉ tiêu trên đã phản ánh được phần nào tình hình

hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp

Mặc dù tổng doanh thu của Doanh nghiệp là tăng đều qua các năm, tuy vẫn ởmức chưa cao nhưng trong cơ chế thị trường hiện nay, việc làm ăn buôn bán là rấtkhó khăn, đặc biệt là đối với một DN nhỏ, mới đi vào hoạt động lại chuyên kinhdoanh những mặt hàng mang tính cạnh tranh cao Do vậy để tồn tại và duy trì đượchoạt động kinh doanh của mình, đảm bảo đời sống cho hơn 45 lao động cũng là

một sự cố gắng không ngừng của giám đốc, cũng như toàn bộ đội ngũ nhân viêncủa DN

Đến nay, chỉ căn cứ trên một số chỉ tiêu của 6 tháng cuối năm 2002, có thểthấy rõ một bước tiến đi lên đáng kể, thể hiện rõ nhất là việc tăng lên về lợi nhuận

đi đôi với việc giảm bớt những khoản chi phí so với hai năm trước 2000-2001 điềunày chứng tỏ DN ngày càng chú trọng hơn nữa đến những chiến lược phát triểncủa DN (ví dụ như: làm phong phú chủng loại mặt hàng kinh doanh, áp dụngnhững mức giá hợp lý, quan tâm nhiều đến chất lượng hàng hoá, các dịch vụ saubán hàng )

Tóm lại, Doanh nghiệp đã định hướng quản lý và đầu tư cho hoạt động kinhdoanh của mình đúng hướng nên qui mô hoạt động kinh doanh của DN ngày càng

mở rộng, doanh thu được nâng cao đem lại lợi nhuận lớn, đảm bảo tốt đời sốngcông nhân viên của Doanh nghiệp và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC

ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ (XĐKQTT)TẠI DNTN VẠN PHÚC

1 Chế độ kế toán và một số phương pháp áp dụng trong công tác tiêu thụ hàng hoá tại DNTN Vạn Phúc.

Doanh nghiệp tổ chức kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hànhtheo quyết định số 1141TC/QĐ-CĐKT do Bộ Tài Chính ban hành ngày01/01/1995

Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Doanh nghiệp báo cáo kế toán theo quí

Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán

- Kết quả hoạt động kinh doanh.

- Thuyết minh báo cáo tài chính

2 Trình tự ghi sổ kế toán tiêu thụ hàng hoá và XĐKQTT ở DN:

Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung Theo hình thức nàythì hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ kế toán lưu chuyển hàng hoá, căn cứ vàocác chứng từ gốc như: Hoá đơn GTGT, PXK…kế toán tiến hành vào Sổ chi tiếtcác TK 156,632,511,641,642 đồng thời vào Nhật ký chung và Nhật ký bán hàng(nếu có) Định kỳ (3,5,7 ngày) trên cơ sở Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung kế toánlập Sổ cái cho các TK liên quan TK156,511,632,641,642,911 Cuối tháng kế toántổng hợp dựa vào các thông tin trên Sổ cái để lập ra Bảng cân đối số phát sinh.Ngoài ra các Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ chi tiết) còn được dùng đểđối chiếu với các Sổ cái làm căn cứ để kế toán có thể lập được các Báo cáo kế toáncuối kỳ

Ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung có ưu điểm là đơn giản, phù hợp vớiviệc sử dụng kế toán máy tuy nhiên có sự trùng lắp trong việc ghi chép nên nếu sửdụng kế toán thủ công trong điều kiện doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ kinh tếphát sinh thì công việc kế toán sẽ vất vả

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Hoá đơn GTGT, chứng từ gốc khác

Sổ chi tiết TK511,TK131,TK156…

Sổ tổng hợp chi

tiết TK511,131,156,TK111,112111,112

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra

3 Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại DNTN Vạn Phúc.

Nhiệm vụ đặt ra cho công tác hạch toán tiêu thụ tại DN là phải theo dõi, phảnánh và hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời quá trình tiêu thụ hàng hoá, doanh thubán hàng, tình hình thanh toán và thu tiền bán hàng, tình hình thanh toán với ngânsách nhà nước về các loại thuế Thông qua đó giám sát tình hình thực hiện kếhoạch mua bán hàng hoá (về số lượng, giá cả, thanh toán ) để xác định chính xáckết quả hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp

Công tác tổ chức hạch toán tiêu thụ của doanh nghiệp được thể hiện thôngqua nội dung trình bày sau đây:

3.1 Kế toán doanh thu bán hàng:

Doanh thu bán hàng: Là tổng giá trị thực hiện được do việc bán hàng, cung

cấp lao vụ dịch vụ cho khách hàng

Hiện nay doanh thu tiêu thụ của doanh nghiệp bao gồm doanh thu từ :

Doanh thu thực hiện được từ việc bán hàng hoá: (Chủ yếu là sắt thép và vậtliệu xây dựng) Tức là bên mua cử đại diện đến kho của Doanh nghiệp để nhậnhàng Doanh nghiệp xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện bên mua Saukhi đại diện bên mua nhận đủ hàng thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, khi đóhàng được xác định là tiêu thụ Đây là nguồn doanh thu chính để thực hiện kếhoạch lợi nhuận

Công thức xác định theo doanh thu hàng hoá kinh doanh:

x

x Đơn giá bán

- Doanh thu từ thành phẩm: Tức là từ nguyên vật liệu mua về như sắt, thép,tôn…được đưa vào bộ phận sản xuất để sản xuất ra sản phẩm đó là các cấu kiệnphi tiêu chuẩn

a) Công tác tiêu thụ hàng hoá tại doanh nghiệp:

Doanh nghiệp thực hiện việc tiêu thụ hàng hoá theo phương thức trực tiếp.Theo phương thức này, sản phẩm được bán trực tiếp cho người mua Việc thoảthuận về giá cả, phương thức thanh toán được diễn ra giữa doanh nghiệp và kháchhàng mà chủ yếu là thanh toán trực tiếp tại doanh nghiệp.

b) Phương pháp hạch toán:

Các tài khoản sử dụng:

* Nhóm tài khoản chính:

Bao gồm các tài khoản : TK155, TK156, TK5111, TK5112, TK632,

* Nhóm tài khoản liên quan đến công tác thanh toán tiền hàng:

+ Các tài khoản công nợ : TK 331, TK 131, TK138, TK 333

+ Các tài khoản vốn bằng tiền: TK 111,TK 112, TK 113

Chứng từ kế toán trong công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá :

Chứng từ là những minh chứng bằng giấy tờ về nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá

đã phát sinh hay đã hoàn thành dựa trên nguyên tắc qui định của nhà nước:

Hệ thống chứng từ được sử dụng tại doanh nghiệp :

- Hoá đơn GTGT (Biểu số 1)

- Phiếu xuất kho.(Biểu số 14)

- Phiếu thu tiền mặt, giấy báo có, giấy nhận nợ (Biểu số 2)

c) Hệ thống sổ, phương pháp hạch toán và trình tự ghi chép các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và các khoản doanh thu:

- Sổ chi tiết giá vốn hàng hoá.

- Sổ cái doanh thu

- Sổ cái các tài khoản liên quan

- Sổ theo dõi thuế GTGT

- Sổ theo dõi công nợ của khách hàng

Tại kho: Hiện nay, Doanh nghiệp có 3 kho hàng tại trụ sở 199 – TrườngChinh Khi có nghiệp vụ bán hàng, phòng kế toán sẽ viết hoá đơn, thủ kho của cáckho hàng tương ứng sẽ tiến hành xuất kho khi có lệnh xuất kho Do DN là đốitượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khi viết hoá đơn bán hàng

sẽ sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu số 01.GTKT – 3LL BK.01-B của Bộ Tài

chính ban hành ngày 16/7/1998 theo quyết định số 885/1998/QĐ Hoá đơn đượcđặt giấy than viết một lần làm 3 liên.

Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho do bộ phận bán hàng viết để giao chokhách theo đúng như số lượng hàng trên phiếu xuất kho Cuối ngày thủ kho cónhiệm vụ nộp toàn bộ phiếu xuất kho lên phòng kế toán để làm căn cứ đối chiếuvới phiếu bán hàng, phiếu bán Nợ, kế toán hàng hoá công nợ có nhiệm vụ ghi chépvào sổ chi tiết của TK156 và TK 131 Doanh nghiệp sử dụng hoá đơn GTGT vàphiếu xuất kho làm hoá đơn thanh toán

- Tại phòng kế toán :

Căn cứ vào phiếu xuất kho để viết hoá đơn thuế GTGT nếu khách hàng cóyêu cầu

Hoá đơn thuế GTGT của doanh nghiệp sẽ được lập thành 3 liên:

+ Liên gốc : Lưu lại phòng kế toán

+ Một liên : Giao cho khách hàng

+ Một liên: Làm căn cứ để thanh toán

Đồng thời tiến hành hạch toán tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm dựa trên "Phiếubán hàng, phiếu bán Nợ." Kế toán hàng hoá, công nợ có nhiệm vụ ghi chép vào sổchi tiết của TK156, TK155 và TK131

Trường hợp khách hàng trả tiền làm nhiều lần trong cùng kỳ hạch toán vàtổng các lần trả bằng với số tiền phải trả.

Nợ TK 111, 112: 1.381.500

Nợ TK 131: 1.381.500

Có TK 511 : 2.631.428

Có TK 3331 : 131.572Tuy nhiên ở trường hợp này phải ghi chú trên hoá đơn các lần trả tiền

Khi khách hàng trả trước tiền hàng:

Nợ TK 111,112: 20.000.000

Có TK 131: 20.000.000

Để có thể hiểu rõ được quá trình hạch toán, ta hãy nghiên cứu hai nghiệp vụứng với hai phương thức bán hàng thu tiền ngay và phương thức thanh toán chậm

Phương thức bán hàng thu tiền ngay: Trường hợp này áp dụng cho khách hàng

là nhóm đối tượng cá nhân mua hàng với số lượng nhỏ

Mặc dù bán hàng khách hàng thanh toán tiền hàng khi mua hàng nhưngdoanh nghiệp vẫn hạch toán qua công nợ (TK131) Sau đó làm phiếu thu tiền hàngthông qua thu công nợ (TK131)

Ví dụ : Ngày 21/12/2002 trên hoá đơn GTGT 88988 Doanh nghiệp bán cho Công

Đơn vị bán hàng: DOANH NGHIỆP TN VẠN PHÚC

Địa chỉ: 199 TRƯỜNG CHINH Số tài khoản Điện thoại: Mã số

Họ tên người mua hàng: Anh Hùng

Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng: 2.631.428 Thuế suất thuế GTGT: 5 % 131.572 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.763.000Cộng thành tiền: (Bằng chữ): Hai triệu bảy trăm sáu mươi ba nghìn đồng.Công ty 307 thanh toán ngay bằng tiền mặt

Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 88988 kế toán định khoản:

Nợ TK 131: 2.763.000

Có TK 511: 2.631.428

Có TK 3331: 131.572Sau đó kế toán căn cứ trên phiếu thu số 47

Biểu số 2

Căn cứ trên phiếu thu số 47 kế toán định khoản:

Nợ TK 111: 2.763.000

Có TK 131: 2.736.000

Từ hoá đơn GTGT kế toán vào sổ chi tiết, sổ cái TK511, TK632, TK131 bảng kê thuế, từ phiếu thu kế toán vào sổ quĩ tiền mặt

Biểu số 1: Hoá đơn GTGT

Biểu số 2: Phiếu thu

Biểu số 3: Sổ quĩ tiền mặt

Biểu số 4: Sổ chi tiết TK511

Quyển số

Số: 47

Biểu số 5: Sổ cái TK511Biểu số 6: Bảng kê thuế.

- Hiện nay, việc theo dõi doanh thu của hàng hoá chỉ được theo dõi trên hoáđơn bán hàng (số chứng từ) và được phản ánh trực tiếp trên sổ cái TK 511( đối với

kế toán máy), còn kế toán tay thì toàn bộ số tiền về doanh thu thu được đều đượcphản ánh thông qua sổ sách về công nợ của từng nhóm khách hàng mà doanhnghiệp đã phân sẵn, khách hàng của DN chủ yếu là khách hàng quen có quan hệlàm ăn lâu năm

Phương thức thanh toán chậm: Trường hợp này áp dụng cho nhóm đối tượng làkhách hàng quen thuộc là các cá nhân, tập thể mua với số lượng lớn Khi giaohàng hoá xong doanh nghiệp lập một biên bản cam kết thanh toán với khách hàng

đó là giấy khất Nợ Tại cửa hàng sẽ theo dõi công nợ của khách trả chậm trênphiếu bán Nợ

vật tư HN

Thép vuông hộp các loại

Thép I từ 80 -120 Anh Đức 4.209 5.362 22.568.658Thép tròn trơn Anh Đức 156,1 4.813 751.340

23.520.000

Ví dụ: Ngày 22/06/2001 Doanh nghiệp bán cho công ty Thép và vật tư HNmột số mặt hàng sau:

Trên hoá đơn GTGT 88994

Biểu số 1 - Hoá đơn giá trị gia tăng

Đơn vị bán hàng: DOANH NGHIỆP TN VẠN PHÚC

Địa chỉ: 199 TRƯỜNG CHINH Số tài khoản Điện thoại: Mã số

Họ tên người mua hàng:

Đơn vị : Công ty thép và vật tư HN

Địa chỉ Số tài khoản

Từ hoá đơn GTGT số 88994 kế toán định khoản:

Nợ TK 131 : 23.520.000

Có TK511 : 22.399.999

Có TK 3331 : 1.120.001

Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán nhập số liệu vào máy tính để lên Sổ cáiTK511 Căn cứ vào biên bản giao hàng kiêm giấy khất Nợ, kế toán vào sổ theo dõichi tiết công nợ khách hàng TK131.

Biểu số 4: Sổ chi tiết TK511

Biểu số 5 : Sổ cái TK 511

Biểu số 7: Sổ chi tiết TK 131

Biểu số 8: Sổ cái TK131

- Kế toán dựa vào giấy khất nợ và hoá đơn GTGT phản ánh vào bên Nợ TK

131 Khi khách hàng thanh toán nợ với DN, căn cứ vào phiếu thu tiền mặt, kế toánphản ánh vào bên Có TK131 Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên sổ theo dõicông Nợ của khách hàng để xác định số nợ phát sinh trong kỳ, tổng số tiền kháchhàng đã thanh toán và số chưa thanh toán còn tồn đến cuối kỳ của mỗi khách hàng

3.1 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:

Từ khi thành lập cho đến nay Doanh nghiệp không hạch toán hai khoản giảmgiá hàng bán và hàng bán bi trả lại trên TK532, TK531

Nhưng trên thực tế thì hai khoản này vẫn tồn tại, việc mua bán được diễn radưới hình thức "thuận mua vừa bán" Người mua có thể thoả thuận, mặc cả để muađược giá thấp hơn so với bảng giá định sẵn của Doanh nghiệp Nếu được sự đồng ýthì việc hạch toán giảm giá sẽ được tiến hành ngay trên hoá đơn GTGT, giá thoảthuận đựơc xem như giá bán, kế toán hạch toán bình thường

Trong quá trình bán hàng, đôi khi phát sinh một số trường hợp khách hàngtrả lại hàng do công trình của khách hàng bị ngừng lại hoặc dự toán không sát vớithực tế, khách hàng muốn trả lại hàng cho Doanh nghiệp Khi phát sinh nghiệp vụnày, khách hàng giao lại hoá đơn đỏ cho phòng kế toán Thủ kho lập phiếu nhậpkho và nhập toàn bộ số hàng bị trả lại Kế toán chi tiết căn cứ vào phiếu nhập kho,ghi vào sổ chi tiết số hàng hoá bằng cánh ghi ngược lại định khoản đã ghi: