Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ kinh doanh – tình huống tại trung tâm bán lẻ công ty thương mại và XNK viettel

Chính vì thế việc đặt ra yêu cầu phân tích đánh giá thường xuyên để đưa racác quyết định, điều hành một cách nhanh nhất, kịp thời nhất là vô cùng quantrọng.Tuy nhiên với hệ thống báo cáo

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-o0o -PHAN THỊ NGỌC TÚ

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ KINH DOANH – TÌNH HUỐNG TẠI TRUNG TÂM BÁN LẺ - CÔNG TY THƯƠNG MẠI

VÀ XNK VIETTEL

LUẬN VĂN THẠC SĨ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG

Hà Nội, 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-o0o -PHAN THỊ NGỌC TÚ

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ KINH DOANH – TÌNH HUỐNG TẠI TRUNG TÂM BÁN LẺ - CÔNG TY THƯƠNG MẠI

VÀ XNK VIETTEL

Chuyên ngành: Tài chính và Ngân hàng

Mã số: 60.34.20

LUẬN VĂN THẠC SĨ TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐẶNG ĐỨC SƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT i

DANH MỤC BẢNG BIỂU ii

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ iii

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 5

1.1 Tổng quan về kế toán quản trị và báo cáo kế toán quản trị 5

1.1.1 Khái niệm kế toán quản trị

5 1.1.2 Bản chất của kế toán quản trị

6 1.1.3 Phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị

7 1.1.4 Đối tượng và phương pháp nghiên cứu kế toán quản trị

9 1.2 Các yếu tố tác động đến việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp 11

1.2.1 Quyết định quản trị 11

1.2.2 Tổ chức kế toán quản trị (KTQT) trong doanh nghiệp 14

1.3 Phân loại chi phí trên các báo cáo và phân bổ chi phí cho các bộ phận 17

1.3.1 Phân loại chi phí trên các báo cáo 17

1.3.2 Phân bổ chi phí cho các bộ phận 17

1.4 Hệ thống báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp thương mại 20

1.4.1 Hệ thống các báo cáo dự toán 20

1.4.2 Hệ thống báo cáo trách nhiệm 28

1.4.3 Báo cáo thực hiện 321.4.4 Báo cáo phân tích 34

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH ÁP DỤNG BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ KINH DOANH– TÌNH HUỐNG TẠITRUNG TÂM BÁN LẺ - CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀXNK VIETTEL 36

2.1 Tổng quan về Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel 36

2.1.1 Lịch sử hình thành 36

2.1.2 Mô hình tổ chức của Trung tâm 38

2.1.3 Công tác tổ chức kế toán tại Trung tâm 40

2.1.4 Hệ thống kế toán tại Trung tâm 41

2.2 Thực trạng áp dụng báo cáo kế toán quản trị tại doanh nghiệp 42

2.2.1 Về tổ chức kế toán quản trị của doanh nghiệp 42

2.2.2 Báo cáo kế toán trách nhiệm tại Trung tâm bán lẻ 42

2.2.3 Hệ thống báo cáo dự toán đang áp dụng 45

2.2.4 Hệ thống báo cáo thực hiện 46

2.2.5 Báo cáo phân tích 49

2.2.6 Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng báo cáo kế toán quản trị 51

2.3 Đánh giá chung 51

2.3.1 Ưu điểm 51

2.3.2 Nhược điểm 52

2.3.3 Nguyên nhân: 53

CHƯƠNG 3 : HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ PHỤC VỤ KINH DOANH –TÌNH HUỐNG TẠI TRUNG TÂM BÁN LẺ - CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀXNK VIETTEL 55

3.1 Quan điểm xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị 55

3.2 Mục tiêu của doanh nghiệp từ nay đến năm 2015 55

3.3 Các quyết định và nhu cầu thông tin của doanh nghiệp 55

3.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị 56

3.4.1 Một số yêu cầu trong việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị 56 3.4.2 Xây dựng các Trung tâm trách nhiệm tại Trung tâm bán lẻ 57

3.4.3 Tổ chức bộ máy báo cáo và phân tích kế toán quản trị 58

3.4.4 Tăng cường ứng dụng CNTT cho kế toán quản trị 59

3.4.5 Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị 59

KẾT LUẬN 74

TÀI LIỆU THAM KHẢO 75 PHỤ LỤC

9 KPI Chỉ số đánh giá thực hiện công việc

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Bảng 1.1 Ví dụ về dự toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm 23

4 Bảng 1.4 Ví dụ về dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý 25

doanh nghiệp

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

3 Sơ đồ 2.1 Mô hình tổ chức Trung tâm bán lẻ 39

iii

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Cùng với xu thế hội nhập, phát triển toàn cầu như hiện nay, ngành kinh doanhbán lẻ đang ngày càng phát triển đặc biệt với các nước đang phát triển như Việt Nam

Cũng nằm trong xu thế đó, Trung tâm bán lẻ - Công ty Thương mại và XNKViettel, một trong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ thiết

bị đầu cuối viễn thông đang đứng trước nhiều khó khăn, thách thức trước sự cạnhtranh khốc liệt của thị trường và đối thủ

Chính vì thế việc đặt ra yêu cầu phân tích đánh giá thường xuyên để đưa racác quyết định, điều hành một cách nhanh nhất, kịp thời nhất là vô cùng quantrọng.Tuy nhiên với hệ thống báo cáo kế toán tài chính sẽ không đáp ứng được yêucầu của điều hành trong doanh nghiệp.Vì vậy, việc xây dựng một hệ thống báo cáoquản trị cho doanh nghiệp này là cấp thiết

Hệ thống báo cáo kế toán quản trị đã được áp dụng nhiều trong các doanhnghiệp nước ngoài, tuy nhiên với doanh nghiệp trong nước nói chung và Trungtâm bán lẻ - Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel nói riêng thì vẫn cònmanh mún, chưa được coi trọng phát triển, tất cả chỉ mới ở giai đoạn sơ khai.Trong quá trình làm việc trực tiếp tại Phòng Kế hoạch – Trung tâm bán lẻ - Công

ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel, tác giả đã kịp thời nhận ra những ưuđiểm cũng như các vấn đề còn tồn tại trong hệ thống báo cáo quản trị của doanhnghiệp Chính vì lẽ đó, với mong muốn doanh nghiệp ngày càng phát triển, dựavào những kiến thức tài chính đã được học trong bộ môn: Kế toán quản trị và

phân tích tài chính doanh nghiệp, tác giả lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống

báo cáo kế toán quản trị phục vụ kinh doanh – Tình huống tại trung tâm bán lẻ

vọng, nghiên cứu của mình sẽ đóng góp thêm vào hoàn thiện hệ thống báo cáo kế

toán quản trị cho Trung tâm bán lẻ - Công ty Thương mại và xuất nhập khẩu

Viettel giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn và hiểu rõ tầm quan trọng

của hệ thống báo cáo này, giúp cho việc kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng phát triển và đạt được các mục tiêu đặt ra.

2 Tình hình nghiên cứu

Đã có nhiều bài viết, đề tài luận văn nghiên cứu về việc xây dựng hệ thốngbáo cáo kế toán quản trị của các doanh nghiệp như:

“Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại Công ty cổ phần may 10”, luận

văn của tác giả Nguyễn Thị Kim Dung hoàn thành năm 2009 đã hệ thống hóa được các vấn

đề lý thuyết liên quan đến hệ thống báo cáo kế toán quản trị, trình bày được thực trạng vậndụng báo cáo kế toán quản trị tại Công ty cổ phần may 10 và đề xuất giải pháp hoàn thiện

hệ thống báo cáo kế quản quản trị cho Công ty cổ phần may 10

“Hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty vận tải quốc tế I.T.I”,

luận văn của Dương Thị Cẩm Nhung hoàn thành năm 2007, luận văn tập trung vàophân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm tại Công ty

“Hoàn thiện công tác kế toán quản trị tại công ty phân bón miền Nam”, luận

văn của Nguyễn Bích Liên hoàn thành năm 2007 đã hệ thống hóa các vấn đề lýthuyết kế toán quản trị, ngoài ra trình bày được thực trạng vận dụng báo cáo củaCông ty phân bón miền Nam trong đó tập trung vào hoàn thiện hệ thống dự toán và

hệ thống kế toán trách nhiệm

“Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị cho hệ thống Siêu thị Mediacare”, luận

văn của Hoàng Kim Sơn hoàn thành năm 2007 cũng nêu được các lý luận chung vềcác vấn đề lý luận liên quan đến hệ thống báo cáo kế toán quản trị, trình bày đượcthực trạng kế toán và hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại hệ thống Siêu thịMediacare và từ đó cũng đề xuất xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị cho hệthống Siêu thị Mediacare

Các luận văn trên đều đã khái quát được lý luận chung về báo cáo kế toánquản trị, trình bày thực trạng vận dụng hệ thống báo cáo quản trị tại doanh nghiệp từ

đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại doanh nghiệp

đó Tuy nhiên với ba luận văn đầu tiên là công ty sản xuất khác hẳn với mô hình củachuỗi kinh doanh bán lẻ mà luận văn đang hướng tới do vậy

2

hệ thống báo cáo kế toán quản trị sẽ tập trung chủ yếu vào các báo cáo phân tích chiphí chưa đi sâu vào phân tích doanh thu và các vấn đề liên quan khác.

Trong khi đó luận văn của tác giả Hoàng Kim Sơn cũng đề cập đến nội dungtương tự, đi sâu vào hoàn thiện báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp kinhdoanh bán lẻ theo chuỗi – Hệ thống Siêu thị Mediacare tuy nhiên khoảng thời gianphân tích tương đối xa (từ năm 2007) đồng thời quy mô không lớn (10 Siêu thị tậptrung ở thành phố Hồ Chí Minh)

Việc lựa chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ

kinh doanh – Tình huống tại trung tâm bán lẻ - Công ty thương mại và XNK Viettel” vừa cần phải cập nhật theo đúng nhu cầu thông tin thời điểm hiện tại của

doanh nghiệp đồng thời phải đề xuất các báo cáo quản lý phù hợp quy mô rất rộngcủa doanh nghiệp với 172Siêu thị trải dài trên toàn quốc

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích: Trả lời câu hỏi nghiên cứu: Các báo cáo kế toán quản trị có đáp

ứng nhu cầu quản lý tài chính của doanh nghiệp?

Nhiệm vụ: Để trả lời được câu hỏi nghiên cứu trên luận văn tập trung nghiên

cứu 03 vấn đề chính:

- Hệ thống hóa lý luận về hệ thống báo cáo kế toán quản trị nói chung

- Nghiên cứu, đánh giá thực trạng hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại Trung tâm bán lẻ - Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel

- Đưa ra những kiến nghị để hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại Trung tâm bán lẻ - Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống báo cáo kế toán quản trị của Trung tâm

bán lẻ - Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel

Phạm vi nghiên cứu: Do nội dung của kế toán quản trị rất đa dạng và phong

phú nên phạm vi nghiên cứu của luận văn chỉ giới hạn trong việc nghiên cứu cácbáo cáo kế toán quản trị của Trung tâm bán lẻ - Công ty Thương mại & Xuất nhậpkhẩu Viettel đang sử dụng trong năm 2012, 2013, đầu năm 2014

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu chủ đạo trong luận văn là phương pháp nghiên cứucase study: Nhằm có thể đạt được những yêu cầu mà đề tài đã đặt ra, tác giả đã trựctiếp làm việc thực tế tại doanh nghiệp, những kiến thức thực tế cộng với thu thập,thống kê, chọn lọc, tổng hợp thông tin từ hoạt động thực tiễn của Trung tâm bán

lẻ - Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel và tham khảo thêm các nguồn

dữ liệu khác (các giáo trình, đề tài luận văn tương tự )

6 Những đóng góp của luận văn

Trong sự cạnh tranh gay gắt của các chuỗi bán lẻ trên thị trường, việc đưa raquyết định nhanh, hiệu quả đòi hỏi phải có các báo cáo kịp thời, chính xác, phù hợpvới quyết định của các nhà quản trị Thông qua luận văn, tác giả mong muốn gópphần hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán quản trị cho doanh nghiệp, giúp lãnh đạođưa ra các quyết định chính xác và đúng đắn cho doanh nghiệp, đóng góp một phầnkhông nhỏ vào sự phát triển của doanh nghiệp

Việc hoàn thiện báo cáo quản trị đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên theonhu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp tuy nhiên với việc hoàn thiện các yếu tố nềntảng: hệ thống phần mềm; hoàn thiện hệ thống nhân sự và các loại báo cáo tráchnhiệm được đề cập trong luận văn, việc hoàn thiện hệ thống báo cáo sau này sẽ dễdàng và hiệu quả hơn

7 Bố cục luận văn

Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo,kết cấu luận văn gồm 3 chương:

- Chương 1: Lý luận chung về báo cáo kế toán quản trị

- Chương 2: Thực trạng tình hình áp dụng báo cáo kế toán quản trị phụ vụ kinh doanh -Tình huống tại Trung tâm bán lẻ - Công ty Thương mại và XNK Viettel

- Chương 3: Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ kinh doanh – Tình huống tại Trung tâm bán lẻ - Công ty Thương mại vàXNK Viettel

4

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

1.1 Tổng quan về kế toán quản trị và báo cáo kế toán quản trị

1.1.1 Khái niệm kế toán quản trị

Lịch sử phát triển của kế toán gắn liền với quá trình phát triển của xã hội loàingười, qua các hình thái kinh tế xã hội Cùng với sự phát triển của kinh tế hàng hóa

và kinh tế thị trường ngày nay, kế toán ngày càng hoàn thiện và phát triển trên mọiphương diện, nó thực sự trở thành công cụ không thể thiếu trong quản trị, kiểm tra,kiểm soát và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính của bất kỳ đơn vị nào

Chức năng của kế toán nói chung là cung cấp thông tin về hoạt động kinh tếtài chính của một số tổ chức cho các đối tượng sử dụng thông tin với các mục tiêu:Cung cấp các báo cáo kế toán theo quy định phục vụ cho các đối tượng bên ngoài vàbên trong đơn vị, hoạch định các chính sách dài hạn, ngắn hạn của đơn vị phục vụcác đối tượng bên trong tổ chức; kiểm soát hoạt động của các đơn vị phục vụ cácđối tượng bên trong tổ chức

Trong đó, kế toán tài chính chủ yếu cung cấp thông tin cho các đối tượng sửdụng bên ngoài doanh nghiệp, còn kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu thông tin bêntrong doanh nghiệp (nhà quản trị các cấp) phục vụ cho các hoạt động, đề ra quyếtđịnh nhằm đạt được các mục tiêu tối ưu

Như vậy, kế toán quản trị chính là một bộ phận cấu thành của hệ thống thông tin kếtoán nói chung trong các doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường, nguyên nhân sự pháttriển của kế toán quản trị là do sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, tập đoàn, quốc gia củatổng thể nền kinh tế Nhưng trong bất kỳ một doanh nghiệp nào thì thông tin kế toán quảntrị với chức năng cơ bản là công cụ hữu hiệu để các cấp lãnh đạo đưa ra quyết định điềuhành mọi hoạt động nhằm hướng tới các mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Việc nghiên cứu kếtoán quản trị được xem xét từ nhiều quan điểm và góc độ khác nhau

Theo GS.Robert S.Kaplan, trường đại học Havard, trường phái kế toán quảntrị của Mỹ: “Kế toán quản trị là một bộ phận của hệ thống thông tin quản trị trong

các tổ chức mà nhà quản trị dựa vào đó để hoạch định và kiểm soát các hoạt độngcủa tổ chức”.

Như vậy theo quan điểm này, kế toán quản trị là công cụ gắn liền với hoạtđộng quản trị của các tổ chức Nó có vai trò quan trọng cho các tổ chức xây dựngcác dự toán, hoạch định các chính sách và kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức

Theo GS H.BOUQUIN, đại học Paris Dauphin, trường phái kế toán quản trịcủa Pháp: “Kế toán quản trị là một hệ thống thông tin định lượng cung cấp cho cácnhà quản trị đưa ra quyết định điều hành các tổ chức nhằm đạt hiệu quả cao”

Với trường phái này, kế toán quản trị là công cụ cung cấp thông tin cho cácnhà quản trị, dựa vào thông tin đó các nhà quản trị đưa ra quyết định điều hành cáchoạt động nhằm đạt hiệu quả kinh tế tối ưu

Theo luật kế toán Việt Nam “Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý phântích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu của quản trị và quyết địnhkinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”

Theo quan điểm này, ngoài việc nhấn mạnh vai trò của kế toán quản trị làthông tin hữu ích phục vụ các cấp quản lý khi đưa ra các quyết định còn cho biếtquy trình nhận diện thông tin kế toán quản trị trong các tổ chức hoạt động

Từ các phân tích trên ta có thể đưa ra khái niệm kế toán quản trị như sau: Kếtoán quản trị lả bộ môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin định lượngkết hợp với các định tính về hoạt động của một đơn vị cụ thể Các thông tin đó giúpcác nhà quản trị trong quá trình ra quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổchức thực hiện, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vịnhằm tối ưu hóa các mục tiêu

1.1.2 Bản chất của kế toán quản trị

Kế toán quản trị là một bộ phận cấu thành của kế toán nói chung trong các tổchức kinh tế, đặc biệt các doanh nghiệp kinh doanh

Thông tin kế toán quản trị chủ yếu cung cấp cho các nhà quản trị doanhnghiệp đưa ra các quyết định điều hành các hoạt động kinh doanh Các cấp quản trị

6

từ tổ trưởng tổ sản xuất, quản đốc phân xưởng, trưởng các phòng ban đến Ban Giámđốc và hội đồng quản trị của doanh nghiệp.

Thông tin kế toán quản trị thường cụ thể và mang tính chất định lượng nhiều

vì gắn liền với các hoạt động kinh doanh cụ thể cuả doanh nghiệp

Thông tin kế toán quản trị được cụ thể hóa thành các chức năng cơ bản củacác nhà quản trị như xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, phân tích, đánh giá và raquyết định

Như vậy bản chất thông tin kế toán quản trị chính là hệ thống thông tin quản

lý của doanh nghiệp Thông tin kế toán quản trị có chức năng quan trọng nhằm tăngcường hoạt động quản lý hoạt động SXKD trong môi trường kinh doanh luôn luônbiến động và phức tạp.Thực chất đó là một hệ thống thông tin quản trị hữu ích, một

hệ thống thông tin quan hệ lợi ích, trách nhiệm trong nội bộ doanh nghiệp

1.1.3 Phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị

1.1.3.1 Điểm giống nhau

Kế toán tài chính và kế toán quản trị có nhiều điểm giống nhau và là hai bộ phậnkhông thể tách rời của kế toán doanh nghiệp Những điểm giống nhau cơ bản là:

Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều đề cập đến các sự kiện kinh tế trongdoanh nghiệp và đều quan tâm đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn sở hữu, doanhthu, chi phí, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, quá trình lưu chuyển tiền tệ củadoanh nghiệp Một bên phản ánh tổng quát và một bên phản ánh chi tiết, tỉ mỉ củacác vấn đề đó

Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều dựa trên hệ thống ghi chép ban đầucủa kế toán Hệ thống ghi chép ban đầu là cơ sở để kế toán tài chính soạn thảo cácbáo cáo tài chính định kỳ, cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài Đối với kế toánquản trị, hệ thống đó cũng là cơ sở để vận dụng, xửlý nhằm tạo ra các thông tinthích hợp cho việc ra quyết định của các nhà quản trị Kế toán quản trị sử dụng rộngrãi các ghi chép hàng ngày của kế toán tài chính, mặc dù có khai triển và tăng thêm

số liệu cũng như nội dung của các thông tin

Kế toán quả trị và kế toán tài chính đều biểu hiện trách nhiệm của người quản

thể hiện trách nhiệm của nhà quản lý các cấp bên trong doanh nghiệp Nói cáchkhác kế toán tài chính và kế toán quản trị đều dự phần vào quản lý doanh nghiệp

1.3.3.2 Điểm khác nhau

Do đối tượng sử dụng thông tin khác nhau, mục đích sử dụng thông tin kháchnhau nên giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính có nhiều điểm khác biệt

- Đối tượng sử dụng thông tin:

Với kế toán quản trị đối tượng sử dụng thông tin là các thành viên bên trongdoanh nghiệp: các chủ sở hữu, Ban giám đốc, Quản lý viên, Giám sát viênvv Trong khi thông tin kế toán tài chính chủ yếu lại cung cấp cho các đối tượng bênngoài doanh nghiệp như cổ đông, người cho vay, khách hàng, nhà cung cấp vàchính phủ (các cơ quan thuế, cơ quan quản lý tài chính)

- Nguyên tắc trình bày và cung cấp thông tin:

Thông tin kế toán tài chính phải tuân thủ nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ hiệnhành về kế toán của từng quốc gia, kể cả các nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế về kế toánđược các quốc gia công nhận Trái lại,trong nền kinh tế thị trường, do yêu cầu phảinhạy bén và nắm bắt nhanh các cơ hội kinh doanh đa dạng nên thông tin kế toán quảntrị cần linh hoạt, nhanh chóng và thích hợp với từng quyết định cụ thể của nguời quản

lý, không buộc phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực của kế toán chung Các quyđịnh của Nhà nước về kế toán quản trị (nếu có) cũng chỉ mang tính chất hướng dẫn

- Tính pháp lý của kế toán:

Kế toán tài chính có tính pháp lệnh (và tới đây sẽ tuân thủ theo luật kế toán),nghĩa là hệ thống sổ, ghi chép, trình bày và cung cấp thông tin của kế toán tài chínhđều phải tuân theo các quy định thống nhất nếu muốn được thừa nhận Ngược lại, tổchức công tác quản trị lại mang tính nội bộ, thuộc thẩm quyền của từng doanhnghiệp phù hợp với các đặc thù quản lý, điều kiện và khả năng quản lý cụ thể củatừng doanh nghiệp

- Đặc điểm thông tin:

Thông tin của kế toán tài chính chủ yếu dưới hình thức giá trị Còn thông tincủa kế toán quản trị được biểu hiện cả hình thái hiện vật và hình thái giá trị

8

Thông tin của kế toán tài chính là thông tin thực hiện về những nghiệp vụ đã phátsinh, đã xảy ra Trong khi đó, thông tin của kế toán quản trị chủ yếu đặt trọng tâmcho tương lai vì phần lớn nhiệm vụ của nhà quản trị là lựa chọn phương án, đề áncho một sự kiện hoặc một quá trình chưa xảy ra.

Thông tin kế toán tài chính chủ yếu là các thông tin kế toán thuần túy, được thuthập từ các chứng từ ban đầu về kế toán Trong kế toán quản trị, thông tin được thuthập nhằm phục vụ cho chức năng ra quyết định của nhà quản lý và thường không cósẵn, nên ngoài việc dựa vào hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán, kế toán quản trị cònphải kết hợp với nhiều ngành khoa học khác như thống kê hạch toán nghiệp vụ, kinh tếhọc, quản lý để tổng hợp, phân tích và sử lý thông tin thành dạng có thể sử dụng được

- Hình thức báo cáo sử dụng:

Báo cáo được sử dụng trong kế toán tài chính là các báo cáo kế toán tổng hợp(gọi là các báo cáo tài chính) phản ánh tổng quát về sản nghiệp, kết quả hoạt động củadoanh nghiệp trong một thời kỳ (gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt độngsản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính)

Báo cáo của kế toán quản trị đi sâu vào từng bộ phận, từng khâu công việccủa doanh nghiệp (như báo cáo chi phí sản xuất và giá thành, báo cáo nợ phải trả,báo cáo nhập xuất tồn kho vv )

- Kỳ báo cáo:

Kỳ báo cáo của kế toán quản trị thường xuyên hơn và ngắn hơn kỳ báo cáocủa kế toán tài chính Báo cáo của kế toán tài chính được soạn thảo theo định kỳ,thường là năm, còn báo cáo của kế toán quản trị được soạn thảo thường xuyên theoyêu cầu quản trị doanh nghiệp

1.1.4 Đối tượng và phương pháp nghiên cứu kế toán quản trị

1.1.4.1 Đối tượng

Kế toán quản trị là một phân hệ của kế toán trong các tổ chức hoạt động,được thể hiện rõ nét nhất trong các doanh nghiệp kinh doanh, các đơn vị tự chủ tàichính, do vậy kế toán quản trị cũng có đối tượng nghiên cứu chung của kế toán làtài sản, nguồn vốn gắn với các quan hệ tài chính của tổ chức hoạt động Sư vận

động của tài sản, nguồn vốn gắn với các quan hệ tài chính vì mục tiêu lợi nhuận của

kế toán quản trị coi trọng hàng đầu

Bên cạnh đó, kế toán quản trị còn nghiên cứu những đối tượng đặc thù và cụthể hóa nhằm cung cấp các thông tin nhanh, chính xác cho các cấp quản trị đạt đượcmục tiêu tối đa hóa lợi nhuận:

- Nghiên cứu sâu hơn về chi phí của doanh nghiệp theo các góc độ khácnhau như phân loại chi phí, dự toán chi phí, xây dựng định mức chi phí, phân tích mối quan

hệ giữa chi phí, sản lượng, lợi nhuận… nhằm mục tiêu kiểm soát và quản lý chi phí chặt chẽ

và dự toán chi phí chính xác để tối thiểu hóa chi phí

- Kế toán quản trị các yếu tố sản xuất như lao động, hàng tồn kho và tàisản cố định nhằm khai thác tối đa các yếu tố sẵn có, đảm bảo chi phí thấp nhất và lợinhuận cao nhất, đồng thời thỏa mãn nhu cầu của thị trường

- Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, doanh thu, lợi nhuận thông qua hệ

thống báo cáo kết quả kinh doanh trong việc hình thành các quyết định điều hành hoạt động của doanh nghiệp

- Xây dựng các trung tâm trách nhiệm, phân tích chi phí, doanh thu, lợinhuận theo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp để đưa ra các quyết định cần

đầu tư thêm hay thu hẹp hoặc chấm dứt hoạt động cuả từng bộ phận nhằmphát triển và bảo đảm an toàn vốn kinh doanh Đồng thời xác định trách nhiệm

cá nhân, bộ phận trong tổng thể doanh nghiệp

- Kiểm soát việc thực hiện từng khâu công việc, làm rõ các nguyênnhân gây ra sự biến động giữa chi phí theo dự toán và thực tế, từ đó phát huy

những thế mạnh trong hoạt động kinh doanh và có các biện pháp ngăn chặn những điểm yếu nhằm nâng cao hiệu quả từng hoạt động kinh doanh

- Cung cấp các thông tin cần thiết nhằm sáng tỏ việc đưa ra các quyết địnhkinh doanh hiện tại và tương lai Xây dựng các dự toán chi phí, doanh thu và kết quả tàichính nhằm dự báo các kết quả kinh doanh diễn ra theo kế hoạch

- Phân tích và lựa chọn các phương án đầu tư ngắn hạn và dài hạn để đảm bảo an toàn và phát triển vốn trong hoạt động kinh doanh có hiệu quả nhất

10

1.1.4.2 Phương pháp hỗ đoán

Để xử lý các thông tin phục vụ việc ra quyết định kinh doanh, kế toán quảntrị ngoài việc sử dụng các biên pháp truyền thống tương tự như kế toán tài chínhnhư: Phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá,phương pháp tổng hợp cân đối kế toán

Ngoài ra, kế toán quản trị còn sử dụng một số phương pháp đặc thù để làmsáng tỏ thông tin kế toán phục vụ nhu cầu quản lý:

- Phương pháp phân loại chi phí: Phân chia thành biến phí, định phí; Hoặc chi phí có thể kiểm soát, không thể kiểm soát…

- Phương pháp mô hình: Để đánh giá trách nhiệm của các trung tâm đầu

tư cũng thường sử dụng mô hình Dupont để phân tích các nhân tố ảnh hưởngđến chỉ tiêu ROI từ đó có quyết định thích hợp và xác định trách nhiệm củanhà quản trị

- Phương pháp đồ thị: Phương pháp này cũng được sử dụng khá thôngdụng Đồ thị là cách thể hiện dễ thấy nhất, chính xác nhất cho thấy mối quan hệ và xu hướngbiến động của các thông tin do kế toán quản trị cung cấp và xử lý

1.2 Các yếu tố tác động đến việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp

Một trong các yếu tố quan trọng tác động đến xây dựng hệ thống báo cáo kếtoán quản trị của 1 doanh nghiệp chính là hệ thống Quyết định của nhà quản trị và

tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp

- Các quyết định ngắn hạn thường bao gồm: + Quyết định nên tự sản xuất haymua ngoài? + Quyết định chấp nhận hay từ chối đơn hàng?

+ Quyết định duy trì hoạt động đầu tư hay chấm dứt đầu tư?

+ Các quyết định trong trường hợp doanh nghiệp bị chi phối bởi các yếu tốgiới hạn

- Tiêu chuẩn lựa chọn các quyết định ngắn hạn:

+ Tiêu chuẩn về kinh tế: Mục tiêu lựa chọn và ra quyết định ngắn hạn trongsản xuất kinh doanh là mang lại lợi ích kinh tế cao nhất Bởi vậy, khi ra quyết định ngắnhạn trong điều hành, nhà quản trị cần phải cẩn trọng, đắn đo xem xét nhiều

phương án Phải tính đến việc giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tiếtkiệm vốn và sử dụng vốn cho hợp lý nhất

+ Tiêu chuẩn về tính kịp thời của các quyết định ngắn hạn: Tiêu chuẩn này

có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc ra quyết định Điều đó thể hiện ở chỗ: Khithời cơ đến, quản trị doanh nghiệp phải biết chớp lấy thời cơ, giải quyết các vấn đềkinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất phải nhanh, chính xác và đúng thời điểm,

có như vậy mới đem lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp

+ Ngoài những tiêu chuẩn trên, khi đưa ra quyết định nhà quản trị cần phảiquan tâm đến tiêu chuẩn phi kinh tế như: Bảo vệ môi trường, chống ô nhiễm, giảiquyết công ăn việc làm cho người lao động, đạo đức nghề nghiệp

- Đối với doanh nghiệp thương mại, các quyết định ngắn hạn thường liên quanđến: Các quyết định có nên nhập hàng hay dừng nhập hàng, nhập hàng khi nào ; Cácquyết định về chính sách giá bán, về chương trình xúc tiến bá hàng; Các quyết định cónên tiếp tục kinh doanh cửa hàng đó hay ngừng khi cửa hàng hoạt động lỗ

- Quyết định dài hạn có nhiều cách thức phân loại nhưng tác giải tập trung phân tích theo 1 tiêu chí là nội dung kinh tế, các quyết định dài hạn bao gồm:

+ Quyết định cắt giảm chi phí: Có nên trang bị máy móc thiết bị mới để giảm

chi phí lâu dài hay không?

+ Quyết định mở rộng sản xuất kinh doanh: Các quyết định này thường liên

quan đến việc tăng quy mô của quá trình SXKD, có nên mở rộng thêm kho tàng,

thêm văn phòng, thêm máy móc thiết bị không?

+ Quyết định về lựa chọn máy móc thiết bị: Máy móc, thiết bị sản xuất hay quy trìnhcông nghệ tiên tiến có trình độ kỹ thuật cao có thể có nhiều loại, vậy nhà quản trị

phải có thông tin để tính toán và lựa chọn loại nào để đạt hiệu quả kinh tế cao nhất

+ Quyết định nên mua sắm hay thuê máy móc thiết bị sản xuất có lợi hơn:

+ Quyết định nên thay đổi quy trình công nghệ sớm hay chờ thêm một thời gian nữa

- Đối với doanh nghiệp thương mại, các quyết định dài hạn chủ yếu là việc

lựa chọn có mở rộng sản xuất kinh doanh hay không: Có mở thêm ngành hàng hay

ngừng kinh doanh 1 ngành hàng trong tương lai, dự kiến cách thức tổ chức bán hàng

thế nào trong điều kiện doanh nghiệp bị đối thủ cạnh tranh khốc liệt

1.2.1.3 Mô hình ra quyết định

Ra quyết định là một quá trình bao gồm nhiều bước có liên quan đến việc

hình thành vấn đề, xác định và lựa chọn phương án thông qua và văn bản hóa quyết

định Mô hình thể hiện quá trình ra quyết định được thể hiện như sau:

Việc hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị càng đầy đủ thông tin,chính xác sẽ giúp các nhà lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định đúng, hiệu quả cao chodoanh nghiệp Ngược lại, báo cáo quản trị không đầy đủ thông tin hoặc thông tin sailệch sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

1.2.1.4 Nguyên tắc của việc ra các quyết định

Những nguyên tắc chung về quản trị cũng là những nguyên tắc về việc raquyết định, tuy nhiên trong việc ra quyết định người ta thường đặc biệt chú trọngthực hiện các nguyên tắc sau:

- Gắn chặt quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm

- Tạo ra sự năng động sáng tạo trong tổ chức

1.2.2 Tổ chức kế toán quản trị (KTQT) trong doanh nghiệp

1.2.2.1 Tổ chức KTQT trong doanh nghiệp theo chức năng thông tin kế toán

Trong các DN, thông tin kế toán quản trị thường được tổ chức theo 2 nộidung: Thu nhận thông tin, phân tích và xử lý thông tin

- Thu nhận thông tin thường được tiến hành tại các bộ phận: phân xưởng,Siêu thị, tổ sản xuất… Thông tin kế toán gồm có thông tin hiện tại và thông tin

tương lai Thông tin hiện tại chính là các chi phí kinh tế, tài chính chi tiết thuộc các

bộ phận như hàng tồn kho, chi phí, doanh thu và kết quả đang xảy ra trong hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp Thông tin tương lai là hệ thống thông tin quantrọng mà các nhà quản trị cần phải dự đoán, phán đoán những hoạt động kinh doanh

14

sắp xảy ra dựa trên những cơ sở khoa học hiện tại và quá khứ Độ tin cậy của thôngtin tương lai phụ thuộc vào trình độ quản lý của các cấp quản trị và ảnh hưởng đếnhiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp.

- Tổ chức phân tích thông tin kế toán quản trị Trên cơ sở những thông tin thunhận được ở trên, các chuyên gia kế toán tiến hành so sánh, đối chiếu giữa thực té

và định mức, dự toán, kế hoạch để từ đó xác định được những nhân tố ảnh hưởngđến các chiều hướng tích cực và tiêu cực từ đó đưa ra các biện pháp nhằm nâng caohiệu quả của các hoạt động Mặt khắc quá trình phân tích cũng thường sử dụng cáccông cụ hiện đại để dự đoán những hoạt động kinh doanh có khả năng xảy ra, từ đócác quyết định ứng xử kịp thời

1.2.2.2 Tổ chức KTQT trong doanh nghiệp theo chu trình kế toán

Chu trình thông tin kế toán thường được thể hiện qua những khâu cơ bản: tổchức hạch toán thông tin ban đầu thông qua hệ thống chứng từ, tổ chức tài khoản kếtoán, tổ chức tính giá và tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị

- Tổ chức hạch toán thông tin KTQT ban đầu thông qua hệ thống chứng

từ Chứng từ là phương tiện ghi nhận và phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtrong doanh nghiệp Tổ chức chứng từ thường dựa vào hệ thống chứng từ bắt buộc vàhướng dẫn của Bộ Tài chính quy định Tuy nhiên, xuất phát từ yêu cầu quản trị khi tổchức chứng từ ta có thể bổ sung thêm các chỉ

tiêu phù hợp với tình hình thực tế của các doanh nghiệp Mặt khác có thể thiết

kế mới những mẫu chứng từ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của từng doanhnghiệp nhằm cung cấp thông tin nhanh và chính xác cho từng cấp quản trị

- Tổ chức tài khoản kế toán quản trị Tài khoản kế toán và sổ kế toán cómối quan hệ mật thiết với nhau Thực chất sổ kế toán là phương tiện thể hiện tài khoản kếtoán Do vậy khi tổ chức tài khoản kế toán cần xuất phát từ nhu cầu của các nhà quản trịgắn với thực tiễn kinh doanh để mở các tài khoản, hệ

thống sổ cho phù hợp

- Tổ chức hệ thống báo cáo quản trị Báo cáo kế toán quản trị chính làsản phẩm cuối cùng của các chuyên gia kế toán trong quá trình thu thập, xử lý

thông tin cung cấp cho nhà quản lý Báo cáo kế toán quản trị cũng đa dạng vàphong phú, xuất phát từ nhu cầu, sự am hiểu thông tin của các nhà quản trị để

từ đó xây dựng chỉ tiêu, thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với từng cấp quản trịnhằm đảm bảo phân tích, đánh giá đưa ra quyết định hiệu quả cao trong cáctình huống hoạt động kinh doanh hàng ngày

Một hệ thống báo cáo kế toán quản trị tốt sẽ giúp cho các nhà quản trị đưa racác quyết đinh đúng đắn, do vậy tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải đảmbảo yêu cầu:

- Hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng nhà quản trị cụ thể

- Thông tin của báo cáo kế toán quản trị phải đầy đủ, đảm bảo tính so

sánh được phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra quyết định của nhà quản trị các cấp

- Các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải đảm bảo tínhphù hợp, trung thành, nhất quán giữa các báo cáo định hướng, báo cáo kết quả thực hiện vàbáo cáo phân tích biến động giữa số liệu dự toán và số liệu thực hiện

Để phục vụ cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản trị thực hiện chứcnăng qu ản trị doanh nghiệp, hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải thiết kế baogồm các loại báo cáo sau:

- Hệ thống báo cáo dự toán, kế hoạch, các chỉ tiêu kế hoạch để chuẩn bị cácđiều kiện đảm bảo và tổ chức triển khai trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanhnghiệp, là thước đo đánh giá kết quả thực hiện

- Hệ thống báo cáo thực tế: Hệ thống báo cáo cung cấp thông tin về tìnhhình thực hiện của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên các lĩnh vực hoạt

động kinh doanh là cơ sở để nhận định, kiểm soát, đánh giá, điều chỉnh tình hình thực hiện

- Hệ thống báo cáo phân tích kết quả và nguyên nhân của các hoạt độngkinh doanh: hệ thống báo cáo biến động kết quả và nguyên nhân của các hoạt động kinhdoanh phản ánh các thông tin chênh lệch giữa thực hiện với dự toán và các

16

nguyên nhân gây nên sự chênh lệch để giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp kiểmdoát, đánh giá tình hình, xác định được nguyên nhân dẫn đến sự biến động.

1.3 Phân loại chi phí trên các báo cáo và phân bổ chi phí cho các bộ phận

Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động trong doanh nghiệp thương mại:

1.3.1 Phân loại chi phí trên các báo cáo

1.3.1.1 Chi phí mua hàng

Chi phí mua hàng là những chi phí liên quan đến quá trình thu mua hàng hóa như chi phí vận chuyển, bốc dỡ bảo quản hàng hóa từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp; các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa; chi phí thuê kho, thuê bến bãi; chi phí bảo hiểm hàng hóa…

1.3.1.2 Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm,hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm những chi phí về chào hàng, giới thiệu, quảngcáo sản phẩm; chi phí phải trả cho nhân viên bán hàng;các chi phí liên quan đếnviệc bảo quản, đóng gói, vận chuyển; chi phí khuyến mãi; chi phí khấu hao các tàisản cố định có liên quan…

1.3.1.3 Chi phí quản lý doanh nghiệp (quản lý hành chính)

Chi phí quản lý hành chính là những chi phí phát sinh trong họat động quản

lý chung của doanh nghiệp như chi phí phải trả cho nhân viên bộ phận quản lýdoanh nghiệp (lương, phụ cấp, các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…); chi phívật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lýdoanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi;các dịch vụ mua ngoài (như điện, nước, điện thọai, fax, internet, bảo hiểm tài sản,chi phí phòng cháy chữa cháy…) và các dịch vụ bằng tiền khác (như công tác phí,tiếp khách, hội nghị…)

1.3.2 Phân bổ chi phí cho các bộ phận:

1.3.2.1 Các bộ phận trong doanh nghiệp

Các bộ phận trong một doanh nghiệp có thể được chia thành hai nhóm:

- Nhóm bộ phận hoạt động chức năng: là những bộ phận trực tiếp thực hiệnhoạt động chức năng của doanh nghiệp, hay nói một cách khác là các bộ phận thực hiệnmục tiêu trọng tâm của doanh nghiệp.Trong một công ty thương mại bộ phận này là cácSiêu thị, quầy hàng của nó.

- Nhóm bộ phận phục vụ: là những đơn vị không trực tiếp thực hiện hoạt độngchức năng của doanh nghiệp nhưng hoạt động của nó rất cần thiết cho các bộ phận chứcnăng, phục vụ và tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận này hoạt động.Ví dụ như phòng tàichính, phòng thu mua hàng hoá, phòng hành chính nhân sự…

1.3.2.2 Phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ cho các bộ phận chức năng

Tuy các bộ phận phục vụ không gắn trực tiếp với các hoạt động chức năngcủa doanh nghiệp nhưng hoạt động của chúng phục vụ cho các bộ phận chức năng,

do đó chi phí của các bộ phận này phải được phân bổ cho các bộ phận chức năng

việc kiểm soát Trường hợp theo chi phí kế hoạch, các khoản chi phí thường mangtính chất hỗn hợp do vậy có thể phân thành biến phí và định phí, biến phí sẽ phân bổ

tỷ lệ theo mức độ hoạt động dựa trên kế hoạch hay dự toán của doanh nghiệp

- Phân bổ trước khi hoạt động sẽ cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạchcòn phân bổ sau khi hoạt động sẽ giúp cho đánh giá chênh lệch thực tế với kế hoạch

nguồn gốc chung do vậy cần chọn tiêu chức phân bổ cho phù hợp.

b) Yêu cầu của các tiêu thức phân bổ

Khi thực hiện việc phân bổ chúng ta cần phải xác định các tiêu thức phân bổcho hợp lý.Thông thường mỗi loại chi phí cần phân bổ sẽ có những tiêu thức phân

bổ riêng.Tuy nhiên các tiêu thức này cần phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Tiêu thức đó phải đảm bảo tính đại diện của chi phí cần phân bổ, có nghĩa

là khi sử dụng tiêu thức đó độ chính xác của chi phí sẽ cao hơn lựa chọn của cáctiêu thức khác Do vậy cần phải hiểu bản chất của chi phí phát sinh từ đâu, nhân tốnào ảnh hưởng tới, khi đó mới lựa chọn tiêu chí phân bổ

- Tiêu thức phân bổ cần thuận tiện cho quá trình tính toán và thống nhất trong

cả kỳ hạch toán.Ngoài ra còn phải xem xét mối quan hệ giữa chi phí cố định với từng bộphận và định phí chung

- Hình thức phân bổ nhiều bước: Theo phương pháp này chi phí được phân

bổ từ bộ phận có mức độ hoạt động nhiều nhất đến bộ phận hoạt động ít nhất Như

vậy các chi phí luân chuyển nội bộ được thừa nhận cho các bộ phận tiếp theo trừ bộphận phục vụ đầu tiên Trong quá trình tính toán cần loại trừ chi phí của các bộ phận

có thu nhập tương ứng để tránh trùng số liệu Phương pháp này có ưu điểm là chínhxác hơn nhưng công việc tính toán phức tạp

- Hình thức phân bổ lẫn nhau: Theo phương pháp này kế toán phải phân bổchi phí của các bộ phận phục vụ lẫn nhau, không phân biệt mức phát sinh chi phí

của các bộ phận Để xác định mức chi phí phục vụ lẫn nhau giữa các bộ phận ta cothể sử dụng phương pháp đại số để giải bài toán chi phí Sau đó xác định chi phí ởcác bộ phận phục vụ và xác định phần phục vụ cho bộ phận chính Phương phápnày giúp cho nhà quản trị phân bổ chính xác chi phí của bộ phận phục vụ cho bộphận sản xuất chính song công việc tính toán cũng phức tạp.

1.4 Hệ thống báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp thương mại

Hệ thống báo cáo kế toán quán trị trong doanh nghiệp thương mại chủ yếubáo gồm hai loại báo cáo chính là báo cáo dự toán và báo cáo trách nhiệm, ngoài ratheo yêu cầu của quản trị doanh nghiệp còn có thể lập thêm 1 số loại báo cáo chi tiếtthực hiện để đánh giá trách nhiệm quản lý ở các trung tâm trách nhiệm hay còn gọi

là báo cáo tình hình hoạt động của doanh nghiệp như báo cáo công nợ, báo cáo tồnkho,… (là 2 mảng cần quan tâm trong loại hình doanh nghiệp bán lẻ) và các báo cáophân tích mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí, lợi nhuậ, phân tích các biến động cácbiến động khác của doanh nghiệp ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanhnghiệp

1.4.1 Hệ thống các báo cáo dự toán

1.4.1.1 Khái niệm của dự toán

Dự toán là những dự kiến, những phối hợp chi tiết chỉ rõ cách huy động và

sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và được biểu diễn bằng một

hệ thống chỉ tiêu dưới dạng số lượng và giá trị

Dự toán phải được gắn liền với điều kiện về thời gian cụ thể trong tương lai,

do vậy dự toán thường được lập theo tháng, quý, năm

1.4.1.2 Tác dụng của dự toán

Các doanh nghiệp dù hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận thìviệc lập dự toán sản xuất kinh doanh vẫn là công việc quan trọng hàng đầu Dự toángiúp các nhà qu ản trị có được nhiều thời gian để hoạch định chiến lược kinh doanhtrước khi hoạt động của doanh nghiệp bắt đầu Khi các mục tiêu đã được xác lập cácnhà quản trị sẽ đánh giá được kết quả thực hiện với kế hoạch đưa ra và kiểm soátđược sự phát sinh nguồn lực trong doanh nghiệp Do đó, dự toán có ý nghĩa quantrọng trong quản lý doanh nghiệp, được thể hiện qua những điểm sau:

20

- Xác định mục tiêu phát triển của doanh nghiệp làm căn cứ đánh giá việcthực hiện kế hoạch sau này Bản dự toán đã cụ thể hóa kế hoạch hoạt động của doanhnghiệp thành con số cụ thể Việc so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch đề

ra, nhà quản trị sẽ dễ dàng thấy được bộ phận nào trong doanh nghiệp không hoànthành chỉ tiêu đề ra, từ đó tìm hiểu nguyên nhân vì sao hoạt động của bộ phận khônghiệu quả và có biện pháp hữu hiệu để khắc phục Ngoài ra từ việc xây dựng mụctiêu, xác định các điều kiện để đảm bảo để đạt được các mục tiêu đặt ra

- Kết hợp hoạt động của toàn doanh nghiệp bằng các kế hoạch hoạt độngcủa các bộ phận phối hợp nhịp nhàng đạt mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp Các nhàquản trị các cấp trong doanh nghiệp thường có những quyền hạn, năng lực riêng khácnhau Quá trình lập dự toán đã tăng cường dự hợp tác, tham gia trao đổi công việc giữacác thành viên trong doanh nghiệp Nhờ đó dự toán đảm bảo hoạt

động của các bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp

- Dự toán giúp các nhà quản trị phát hiện điểm mạnh, điểm yếu từ đó sẽ cónhững cơ sở phân tích, lường trước được khó khăn trước khi chúng xảy ra để có nhữngbiện pháp đúng đắn khắc phục kịp thời

- Dự toán là cơ sở xây dựng và đánh giá trách nhiệm quản lý của các cấpquản trị doanh nghiệp Qua kết quả thực hiện so với dự toán sẽ đánh giá hiệu quả

hoạt động của các bộ phận cũng như nhà quản lý bộ phân Từ đó sẽ có mức thưởng,phạt theo quy định dựa trên kế quả thực hiện dự toán của các bộ phận Dự toán làbức tranh tổng thể về hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, thông qua dựtoán các nhà quản trị sẽ có trách nhiệm hơn trong công tác quản lý của mình

1.4.1.3 Hệ thống dự toán hàng năm của một doanh nghiệp thương mại

Bản thân mỗi một doanh nghiệp đều đặt ra những mục tiêu mà doanh nghiệpcủa mình cần đạt được Để đạt được những mục tiêu đã đề ra đó thì doanh nghiệpcần phải thực hiện theo các bước và công việc cụ thể của mình Đối với một doanhnghiệp thuộc loại hình thương mại để đạt được mục tiêu lợi nhuận ngày càng caothông qua hoạt động mua bán hàng hoá thì hệ thống dự toán của nó sẽ bao gồmnhững nội dung và trình từ lập thể hiện ở sơ đồ sau:

Dự toán sản xuất Dự toán CPBH,

CPQL

Dự toán hàng tồn

kho

Dự toán giá vốnhàng bán

Dự toán tiền

Dự toán BC

KQKD

Dự

toán bảngCĐKT

Sơ đồ 1.2: Dự toán sản xuất kinh doanh

Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân

và sẽ là căn cứ để lập các dự toán tiếp theo Khi lập dự toán thường dựa vào những cơ sởsau:

+ Kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của kỳ trước, nhằm xác định giới hạn hoạt động của doanh nghiệp

+ Dự toán tiêu thụ kỳ trước

22

+ Căn cứ vào kết quả nghiên cứu nhu cầu thị trường về sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp.

+ Căn cứ vào thị phần tiêu thụ của đối thủ cạnh tranh

+ Căn cứ vào các chương trình quảng cáo, khuyến mại

+ Căn cứ thu nhập dự kiến trong tương lai

+ Căn cứ chính sách, chế độ của Nhà nước…

Dự toán tiêu thụ = Sản lượng x đơn giá bán dự kiến

Bảng 1.1: Ví dụ về dự toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm (ĐVT:

Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân

năng thu tiền hàng.Nó là căn cứ để xác định luồng tiền thu dự kiến và tình hình công nợ sẽphát sinh trong quá trình bán hàng.Dự toán này được lập trên

cơ sở dự toán doanh thu, thông tin thực tế và dự báo về các đối tượng muahàng cũng như những quy định về thanh toán của doanh nghiệp Đối với các

23

- Dự toán mua hàng và tồn kho: Dự toán này được lập dựa trên dự toán

doanh thu để xác định giá trị cũng như lượng hàng hoá cần phải mua vào và tồn kho cần thiết

để đảm bảo thực hiện các mục tiêu doanh thu đề ra một cách thuận lợi Khi lập dự toán này cần

phải chú ý đến định mức tồn trữ, quy trình mua hàng của doanh nghiệp cũng như xem xét đến

các yếu tố chi phí đặt

hàng, lưu kho, vận chuyển cũng như sự biến động của thị trường

Sản lượng sp cần mua = Sản lượng tiêu thu dự kiến + Sản lượng tồn cuốikỳ - Sản lượng tồn đầu

Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân

- Dự toán giá vốn hàng bán: được lập dựa trên dự toán tiêu thụ, dự

toán mua hàng Khi lập dự toán này cần chú ý đến phương pháp xác định giá

hàng tồn kho Dự toán này sẽ là cơ sở để xác định dự toán kết quả kinh doanh

của doanh nghiệp

Giá vốn hàng bán = Sản lượng sp cần mua x đơn giá đơn vị sản

24

- Dự toán thanh toán tiền mua hàng: Trên cơ sở dự toán mua hàng và tồn kho

được lập ở trên, dự toán thanh toán tiền mua hàng để xác định khả năng và tiến độ thanh toán từ

đó tính được luồng tiền dự kiến chi để thanh toán cho các khoản công nợ phát sinh do quá trìnhthu mua hàng hoá và dự trữ tồn kho.Khi lập dự toán này cần chú ý đến quy trình thanh toán, khảnăng thanh

toán của doanh nghiệp cũng như chính sách bán hàng của các nhà cung cấp để cân đối cho phù hợp

các dự toán cho các khoản chi phí ước tính sẽ phát sinh trong kỳ kế hoạch ở

lĩnh vực bán hàng và quản lý doanh nghiệp

+ Chi phí bán hàng: ước tính được dựa trên dự toán doanh thu, chính

sách bán hàng, định mức chi phí và đặc điểm của doanh nghiệp.Nó là nhữngchi phí sẽ phát sinh trong quá trình bán hàng hoá và là cơ sở để xác định luồngtiền dự kiến chi cho hoạt động này

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp: dự kiến sẽ phát sinh nhằm phục vụ chocông tác quản lý doanh nghiệp cũng sẽ là căn cứ để xác định luồng tiền chi racho hoạt động này.Dự toán này được lập trên cơ sở mục tiêu hoạt động vàdoanh thu của doanh nghiệp, các định mức có liên quan cũng như các dự toánhoạt động khác.Lưu ý khi xây dựng dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp cũng cần chú ý đến những điều kiện và khả năng tiết kiệm chiphí đối với hai loại khoản mục chi phí này

Bảng 1.4: Ví dụ về dự toán CPBH và CPQL doanh nghiệp

1 Số lượng SP tiêu thụ 20.000 45.000 60.000 35.000 160.000

quản lý đơn vị sp (sp)

3 Tổng biến phí bán 160.000 360.000 480.000 280.000 1.280.000hàng và quản lý (=1x2)

4 Định phí bán hàng và 380.000 380.000 380.000 380.000 380.000

TT Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm

quản lý(đồng)

-Lương nhân viên

-Chi quảng cáo

-Bảo hiểm tài sản

Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân

toán thu tiền bán hàng, dự toán thanh toán tiền mua hàng, dự toán chi phí bánhàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.Mục đích của dự toán này là nhằm cânđối các khoản thu chi trong kỳ kế hoạch, nhu cầu dự trữ cuối kỳ từ đó có thểxác định được nhu cầu vay vốn phát sinh nếu có hoặc đầu tư ngắn hạn để cânđối tốt nhất kế hoạch thu chi của doanh nghiệp

doanh nghiệp dự kiến trong kỳ kế hoạch.Dự toán này được lập dựa trên cơ sở

các bảng dự toán doanh thu, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán mua hàng vàtồn kho, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, các bảng

dự toán khác và dựa trên những quy định về chế độ quản lý tài chính, kế toáncũng như thuế hiện hành Đây là một tài liệu làm cơ sở so sánh đánh giá quátrình thực hiện sau này của doanh nghiệp

26

- Dự toán bảng cân đối kế toán: Dự toán này được lập từ các bảng dự

toán kể trên nhằm cân đối tài sản của doanh nghiệp, xác định tổng số tài sản

cần thiết và các nguồn hình thành của chúng nhằm đảm bảo nhu cầu vốn để

thực hiện được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra và cần phải đạt được

Để đạt được hiệu quả khi xây dựng dự toán ngân sách thì hệ thống các

dự toán ngân sách thì hệ thống các dự toán kể trên cần được thực hiện ở mọi

cấp trong doanh nghiệp theo nguyên tắc xây dựng từ cấp cơ sở đến cấp quản

lý cao nhất dựa trên mục tiêu chiến lược đã xác định và khả năng của từng cấp

cơ sở

Bảng 1.5: Dự toán bảng cân đối kế toán(ĐVT: đồng)

A.Tài sản ngắn hạn 1.509.500 A.Nợ phải trả 300.000

Định mức chi phí là những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa liên

quan đến việc sản xuất và kinh doanh một đơn vị sản phẩm, dịch vụ ở điều kiện

nhất định

Định mức chi phí được hiểu là chi phí đơn vị ước tính được sử dụng làm tiêu

chuẩn cho việc thực hiện của yếu tố chi phí

Định mức chi phí là căn cứ để xây dựng dự toán sản xuất kinh doanh Địnhmức chi phí và dự toán cùng giống nhau là ước tính hoạt động của doanh nghiệptrong tương lai.Nếu định mức chi phí được xây dựng để xác định chi phí tiêu haocho sản xuất một sản phẩm thì dự toán được xây dựng trên tổng sản lượng sản phẩmcủa từng bộ phận và toàn doanh nghiệp Do đó định mức và dự toán có mối liên hệchặt chẽ với nhau, định mức chi phí là cơ sở để xây dựng dự toán Nếu định mức chiphí không được xây dựng chính xác thì dự toán của doanh nghiệp cũng không cótính khả thi.Dự toán là cơ sở đánh giá, kiểm tra xem xét định mức đã được xây dựnghợp lý hay chưa từ đó có những biện pháp hoàn thiện định mức trong tương lai.

Định mức chi phí có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, giúp các nhàquản trị ước tính trước sự biến độ chi phí trong tương lai, chủ động trong việc địnhhướng phát triển, sử dụng điều kiện sản xuất một cách tối ưu Căn cứ vào định mứcchi phí các bộ phận thực hiện tốt trong việc kiểm soát và tiết kiệm chi phí

Các loại định mức chi phí trong doanh nghiệp:

- Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Định mức chi phí nhân công trực tiếp

- Định mức chi phí sản xuất chung

- Định mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp thương mại, định mức chi phí chủ yếu là Định mứcchi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

1.4.2 Hệ thống báo cáo trách nhiệm

Hệ thống báo cáo thực hiện trong kế toán quản trị chủ yếu thực hiện dướidạng báo cáo trách nhiệm Để tìm hiểu về hệ thống báo cáo trách nhiệm trước hết tatìm hiểu về trung tâm trách nhiệm:

1.4.2.1 Các trung tâm trách nhiệm

Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong một tổ chức mà nhà quản lý của

nó chịu trách nhiệm đối với kết quả hoạt động của chính bộ phận do mình phụ trách.Trong một doanh nghiệp có 4 loại trung tâm trách nhiệm là:

28

- Trung tâm doanh thu: Trung tâm doanh thu thường phát sinh tại các

bộ phận bán hàng như Siêu thị, Siêu thị, phòng kinh doanh… Trung tâm trách

nhiệm doanh thu gắn với trách nhiệm của các Siêu thị trưởng, trưởng bộ phậnbán hàng, trưởng phòng kinh doanh Mục tiêu của trung tâm doanh thu là tối

đa hóa doanh thu trên các thị trường Đầu vào của Trung tâm doanh thu đó là

số lượng và chất lượng hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ chuẩn bị mang đi tiêu thụ.Đầu ra của Trung tâm đó là các chỉ tiêu doanh thu bán hàng, tổng số tiền thu

về thể hiện bằng thước đo giá trị

tiêu cho kinh doanh.Kết quả hoạt động của nó được xác định bởi mức thực hiện và dưtoán của các khoản chi phí có liên quan Được xếp vào loại trung tâm này là các phòngban chức năng trong doanh nghiệp

doanh thu.Lợi nhuận chính là chênh lệch giữa doanh thu và chi phí thực hiện trongkỳ.Kết quả hoạt động của trung tâm này được đánh giá trên cơ sở mức lợi nhuận mà từngtrung tâm đạt được so với dự toán đã đề ra Các bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp,Phòng Tài chính, Phòng Kinh doanh được xếp vào loại trung tâm trách nhiệm này

doanh thu, chi phí, lợi nhuận thì nó còn phải chịu trách nhiệm về vốn đầu tư đểtạo ra lợi nhuận đó.Việc đánh giá kết quả hoạt động và trách nhiệm của trungtâm đầu tư được thực hiện trên mức lợi nhuận đạt được và mối quan hệ giữalợi nhuận và vốn đầu tư bỏ ra để đạt được mức lợi nhuận đó

1.4.2.2 Đánh giá kết quả và hiệu quả của Trung tâm trách nhiệm

Kết quả và hiệu quả hoạt động của mỗi trung tâm trách nhiệm được tổng hợptrên các báo cáo kết quả Báo cáo trình bày một cách hệ thống các chỉ tiêu dự toán

và thực tế của mỗi trung tâm Như trung tâm chi phí tập trung các chi phí thực tếphát sinh và chi phí dự toán, trung tâm doanh thu phản ánh tình hình kinh doanh sovới các chỉ tiêu doanh số đề ra