THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI XÍ NGHIỆP DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG II

Như sử dụng kênh phân phối gián tiếp 2 cấp: Cấp 1: Công ty Dược phẩm TWI, các bệnh viện trung ương, các nhàthuốc, các cửa hàng bán buôn , các công ty dược phẩm các tỉnh huyện với sốlượng

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM

VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI XÍ NGHIỆP

DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG II

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG

II

1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN.

Xí Nghiệp Dược Phẩm Trung ương II là một doanh nghiệp Nhà nướcthuộc tổng công ty dược Việt Nam, do Bộ Y tế quản lý Trụ sở đặt tại số 9Trần Thánh Tông – Hà Nội

Xí Nghiệp Dược Phẩm Trung ương II tiền thân là một xưởng bào chếQuân dược thuộc cục quân y thuộc Bộ quốc phòng, thành lập năm 1947 tạiViệt Bắc Năm 1954 xưởng bào chế Quân dược được chuyển về Hà Nội tiếptục được Đảng và Nhà nước đầu tư, xây dựng thành xí nghiệp dược phẩm

”Mùng sáu Tháng Giêng”

Ngày 1 tháng 6 năm 1960 Chính Phủ đã quyết định chuyển giao xí nghiệp

“6-1” sang Bộ y tế, đổi tên thành Xí Nghiệp Dược Phẩm số II Do hoàn thành tốtcác chỉ tiêu Nhà Nước giao và có nhiều thành tích xuất sắc nên ngày 29/5/1985 Xínghiệp được phong tặng danh hiệu: “ Đơn vị anh hùng” Đây là một mốc lớn,đánh dấu sự trưởng thành của xí nghiệp

Tháng 5-1993 theo quyết định QĐ388/HBT của Hội đồng bộ trưởngcông nhận xí nghiệp dược phẩm số II là doanh nghiệp Nhà Nước đồng thời làmột đơn vị được hạch toán độc lập, và cũng từ đó mang tên Xí Nghiệp DượcPhẩm Trung ương II

Vào những ngày đầu thành lập, xí nghiệp chỉ là một xưởng nhỏ với máymóc thiết bị đơn sơ và số lượng công nhân vài ba chục người Nhưng đến nay, xínghiệp đã có công nghệ hoàn thiện và quy mô được mở rộng với số lượng côngnhân lên đến 510 người Xí nghiệp luôn chú ý đầu tư thay đổi trang thiết bị nhằm

hiện đại hoá dây chuyền sản xuất, tối thiểu hoá chi phí, hạ giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm dứng vững và cạnh trong cơ chế thị trường.

Hiện nay, xí nghiệp đã có một cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại vào bậc nhất củangành Dược Việt Nam, với quy trình công nghệ khép kín, sản xuất trong môi trường vô trùng, kỹ thuật xử lý nước tinh khiết, các công đoạn sản xuất nhanh,các công đoạn kiểm tra lý hoá với mức dộ chính xác cao, đáp ứng được yêu cầucủa sản xuất và chất lượng sản phẩm Qua hơn 40 năm hoạt động xí nghiệp đãsớm tìm được bước đi đúng đắn và vững chắc trên thương trường tạo dựng đượcmột uy tín trong ngành dược và luôn hoàn thành tốt các nghĩa vụ với Nhà nướcnhư nộp ngân sách, đầu tư tích luỹ

Những hoạt động kinh doanh chủ yếu của Xí nghiệp bao gồm: Sản xuấtkinh doanh các loại thuốc tân dược đặc biệt có liên quan đến sức khoẻ và tínhmạng của người tiêu dùng: đó là các loại thuốc chữa bệnh dưới dạng thuốc tiêm,thuốc viên và hoá chất Ngoài ra Xí nghiệp còn kinh doanh cho thuê các kiốt Trong quá trình hình thành và phát triển, Xí nghiệp đã từng khó khăn ởkhâu tiêu phân phối sản phẩm Nhưng đến nay Xí nghiệp đã xây dựng một hệthống khá hoàn chỉnh phủ kín khắp các địa phương và các bệnh viện ở cáctỉnh Như sử dụng kênh phân phối gián tiếp 2 cấp:

Cấp 1: Công ty Dược phẩm TWI, các bệnh viện trung ương, các nhàthuốc, các cửa hàng bán buôn , các công ty dược phẩm các tỉnh huyện với sốlượng tiêu thụ 30% sản phẩm

Cấp 2: Là những khách hàng phân phối sản phẩm của Xí nghiệp và liên

hệ trực tiếp với đại lý cấp 1 bao gồm: Bệnh viện tỉnh huyện, đại lý tỉnh huyện,hiệu thuốc huyện xã Các thành viên cấp 2 của kênh tiêu thụ là những ngườitrực tiếp đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng

Trong nền kinh tế thị trường, việc buôn bán giao dịch với nước ngoài càngtrở nên cần thiết, khi mà một số nguyên liệu chính đẻ sản xuất thuốc cần phải

nhập khẩu từ nước ngoài, do vậy xí nghiệp còn mang tên quốc tế làDOPHARMA.

Một số chỉ tiêu tài chính của Xí nghiệp đã đạt được trong ba năm gần đây

Biểu số 1: Đơn vị tính: đồng

1 Doanh thu 77.430.755.029 69.336.943.791 76.973.205.155 2.Lợi nhuận 629.029.020 912.557.764 1.002.993.541

2 THỊ TRƯỜNG BÁN SẢN PHẨM CỦA XÍ NGHIỆP.

Để đảm bảo được tính liên tục của quá trình sản xuất và tính ổn định, kịpthời của quá trình cung ứng thì các doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tốtkhâu tiêu thụ Nếu khâu công việc này bị ứ đọng, tất yếu dẫn đến sự ngưng trệcủa hai khâu công việc nói trên Như vậy yêu cầu đặt ra với bất kỳ doanhnghiệp nào là phải luôn duy trì và phát triển các thị trường truyền thống bêncạnh việc triển khai, nghiên cứu các thị trường tiềm năng

Hiện nay, Xí nghiệp có 20 cửa hàng đại lý, hơn 100 khách hàng lớn từ Trung- Nam

Bắc-Từ phía Thanh Hoá trở ra (như Lào Cai, Yên Bái, Lạng Sơn, Hoà Bình,Quảng Ninh, Hải Phòng, Nam Định, Thanh Hoá, ) có tới 50 đơn vị là kháchhàng thường xuyên của Xí nghiệp với lượng mua của khách hàng lớn nhất là

300 triệu/tháng, trung bình là 100 triệu/ tháng

Khu vực từ Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Quảng Trị, Đà Nẵng cókhoảng 24 đơn vị, với lượng mua trung bình là 150 triệu / tháng.

Tại Thành phố Hồ Chí Minh Xí nghiệp có 2 khách hàng thường xuyên

đó là Chi nhánh của Công ty dược phẩm TW1 và Quầy 54- Quận 10

Tại Hà Nội, Xí nghiệp có 4 cửa hàng Kinh doanh sản phẩm của mình là

Số 31 láng Hạ, Số 7 Ngọc Khánh, Số 8 Ngọc Khánh, Giới thiệu sản phẩm vànhóm tiếp thị

+ Giám đốc: Là người chỉ đạo trực tiếp thông qua các phó giám đốc, các

trưởng, phó phòng mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp Là

người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể người lao động về kết quảhọat động của xí nghiệp

+ Phó giám đốc: Là người giúp Giám đốc trong việc quản lý xí nghiệp

Có hai phó giám đốc, một phó giám đốc phụ trách khoa học công nghệ và mộtphó giám đốc phụ trách sản xuất

+ Phòng tài chính- kế toán: Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc với

nhiệm vụ hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ Thống kê, lưu trữ,cung cấp số liệu, thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ về tình hình sản xuấtkinh doanh của xí nghiệp ở mọi thời điểm cho Giám đốc và các bộ phận liênquan nhằm phục công tác quản lý kinh tế

+ Phòng tổ chức lao động: Trực thuộc Giám đốc có nhiệm vụ giúp

Giám đốc trong công tác quản lý, thực hiện các chế độ chính sách về ngườilao động, xây dựng và tham mưu cho xí nghiệp về tiêu chuẩn lương, thưởng,đảm bảo chế độ lương thưởng cho người lao động, xem xét về bộ máy tổ chứccủa xí nghiệp, bố trí lại lao động của xí nghiệp

+ Phòng kế hoạch cung ứng: Có nhiệm vụ: lập kế hoạch sản xuất, tiêu

thụ sản phẩm và kế hoạch lao động, tiền lương cho các phân xưởng và toàndoanh nghiệp; thu mua, quản lý phải đảm bảo nguyên liệu, vật tư, bao bì, đủtiêu chuẩn phục vụ sản xuất kinh doanh; đối với những thuốc độc phải thườngxuyên kiểm tra và đảm bảo nguyên tắc chặt chẽ

+ Phòng thị trường: Trực thuộc Giám đốc, phải có trách nhiệm tiêu thụ

các sản phẩm đã nhập kho theo các quyết định tài chính của Nhà nước cũngnhư của xí nghiệp; có nhiệm vụ quảng cáo sản phẩm, nghiên cứu trên thịtrường để nắm bắt mẫu mã; phòng này có mối quan hệ gần nhất với phòng tàichính - kế toán và phòng cung ứng

+ Nhóm Markting: Thăm dò thị trường, cố vấn cho sản xuất của xí nghiệp.

+ Phòng đảm bảo chất lượng: Xây dựng ra các tiêu chuẩn hóa về chất lượng

sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng mỹ thuật của sảnphẩm hoàn thành từ đó đưa ra các kiến nghị để thay đổi mẫu mã sản phẩm

+ Phòng nghiên cứu triển khai: Có 2 nhiệm vụ: Nghiên cứu ra quy trình

để sản xuất ra sản phẩm mới; khi sản phẩm mới ra đời rồi thì phải có tráchnhiệm thường xuyên xem xét tuổi thọ của nó; phải phối hợp chặt chẽ vớinhóm Marketinh và phòng thị trường để thường xuyên nắm bắt được nhu cầuthị hiếu của khách hàng

+ Phòng kiểm tra chất lượng (KCS): Kiểm tra về chất lượng, hàm lượng

nguyên vật liệu đưa vào pha chế, và kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khiđưa vào nhập kho hoặc tiêu thụ trực tiếp

+ Phòng hành chính quản trị: Điều hành bộ máy hành chính, các công việc

chung phục vụ cho vấn đề xã hội cũng như đời sống tinh thần của xí nghiệp

+ Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ toàn bộ tài sản của xí nghiệp + Phòng y tế: Thực hiện việc khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ công

nhân viên chức

+ Phòng đầu tư xây dựng cơ bản: Xây dựng theo định hướng, qui định của

xí nghiệp, xây dựng các dự án như: dự án đầu tư xí nghiệp, dự án đầu tư dâychuyền; sữa chữa nhỏ và thường xuyên sửa chữa các hư hỏng nhỏ của xí nghiệp

+ Các phân xưởng sản xuất: Gồm phân xưởng chính (phân xưởng Tiêm,

Phân xưởng viên, Phân xưởng Hóa), phân xưởng phụ (phân xưởng cơ điện),trong đó phân xưởng viên là phân xưởng chuyên sản xuất các loại thuốc nhưAmpicilin (nén), Penicilin,VitaminB1, B6, B12, C, thuốc sốt rét, thuốc giảmđau ,Tertacilin ; Phân xưởng Tiêm: chuyên sản xuất cácloại thuốc tiêm ,dịchchuyền như các loại Vitamin,thuốc bổ , kháng sinh, thuốc giảm đau ,glucoza;Phân xưởng Hóa (chế phẩm ): sản xuất các hóa chất ,tinh dầu ,thuốc nhỏ mũithuốc giảm đau, các loại cao xoa ; phân xưởng cơ điện: chuyên phục vụ sửachữa định kỳ, thường xuyên, phục vụ điện nước và sản xuất hơi cho các phânxưởng sản xuất chính

4 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN

4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo mô hình kế toán tập

trung, đứng đầu là kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo của giám đốc và chịu tráchnhiệm trước giám đốc về tình hình tài chính kế toán của Xí nghiệp, dưới kếtoán trưởng là một phó phòng phụ trách, và các nhân viên kế toán.

Mỗi phòng ban, phân xưởng có những chức năng riêng biệt nhưng lại có mốiliên hệ với nhau khi thực hiên nhiệm vụ của mình Các phòng ban phânxưởng

được quản lý theo chức năng thông qua các trưởng phòng, quản đốc rồi đếncác nhân viên.

Phòng tài chính - kế toán có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các mặt liênquan đến tình hình tài chính, kế toán và thống kê trong và ngoài Xí nghiệp.Phòng tài chính - kế toán gồm 7 nhân viên dưới sự quản lí của mộttrưởng phòng và một phó phòng Ngoài ra còn có 4 nhân viên kinh tế phânxưởng (ứng với 4 phân xưởng: phân xưởng tiêm, phân xưởng viên, phânxưởng hóa, phân xưởng cơ điện) có nhiệm vụ thu nhập thông tin tại từng phânxưởng cho kế toán trưởng, 4 nhân viên này ngoài chịu sự quản lí của kế toảntrưởng còn chịu sự quản lý của các quản đốc phân xưởng

Chức năng nhiệm vụ của từng cán bộ trong phòng :

 Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động trong

phòng cũng như các phân xưởng, chủ yếu là phần tài chính, chịu trách nhiệmtrước Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính của xí nghiệp Phụ trách giámsát chung, chỉ đạo thực hiện phương thức hạch toán, tạo nguồn vốn cho xínghiệp, tham mưu về tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho Giám đốc vềtình hình sản xuất kinh doanh của xí nghịêp Ngoài ra kế toán trưởng còn đảmnhiệm phần hành kế toán tài sản cố định vì thiếu nhân viên

 Kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng): Có nhiệm vụ tổng hợp thông tin

từ các nhân viên kế toán để lên cân đối, báo cáo cuối kỳ Phó phòng phụ tráchđiều hành kế toán viên liên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụkinh tế phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp như các nghiệp vụ kho, thanh

toán, giá thành, tiêu thụ sản phẩm

 Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ, thu chi theo kế hoạch được duyệt.

Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê quỹ và khóa sổ

 Thu ngân: Hàng ngày có nhiệm vụ thu tiền bán hàng từ dưới cửa hàng

của xí nghiệp và nộp tiền cho thu quỹ

 Kế toán lương: có nhiệm vụ tính toán lương, thưởng cho toàn bộ cán

bộ nhân viên trong xí nghiệp dựa trên các chế độ chính sách và phương pháptính lương phù hợp với các đối tượng Kế toán lương có liên quan chặt chẽvới phòng tổ chức lao động về các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảohiểm y tế, kinh phí công đoàn

 Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ giá thành kế hoạch và

giá thành thực tế của các mặt hàng và các quy cách Kế toán giá thành còn cónhiệm vụ tập hợp chi phí để tính giá thành của các loại sản phẩm được sản xuấttại từng phân xưởng trong từng thời kỳ tính giá thành Định kỳ lập báo cáo giáthành theo khoản mục, yếu tố

 Kế toán tiêu thụ: Trong phần việc này kế toán chia thành hai bộ phận

Kế toán thành phẩm: có mhiệm vụ theo dõi, tập hợp các chứng từ có liên

quan đến việc thành phẩm nhập xuất kho theo các mục đích khác nhau và Kế

toán tiêu thụ: có nhiệm vụ tập hợp các loại hóa đơn, chứng từ có liên quanđến việc bán hàng, tiêu thụ sản phẩm để ghi sổ Hàng tháng, trước 10 ngàyphải lập báo cáo thuế giá trị gia tăng đầu tháng, đồng thời dựa trên báo cáothuế giá trị gia tăng đầu vào của kế toán thanh toán với người bán để lên báocáo tổng hợp thuế giá trị gia tăng phải nộp

Với từng phần hành kế toán cụ thể, mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệmtừng phần hành không chỉ làm thủ công mà song song với việc kế toán thủcông còn phải làm cả kế toán máy Hiện nay xí nghiệp đã áp dụng chươngtrình kế toán máy Fast nhưng mới chỉ áp dụng được một số phần hành kế toánnhư: kế toán vốn bằng tiền, mua hàng, công nợ phải thu, phải trả, kế toán tiêuthụ, vì vậy chương trình vẫn chưa tự tổng hợp chi tiết để lên tổng hợp mà việctổng hợp đó kế toán tổng hợp phải tổng hợp để nhập vào

Kế toán lươngKế toán giá thànhKế toán tiêu thụKế toán thanh toánKế toán kho

(NVL)

Nhân viên kinh tế phân xưởng tiêmNhân viên kinh tế phân xưởng viênNhân viên kinh tế phân xưởng chế phẩmNhân viên kinh tế phân xưởng cơ điện

Sơ đồ 22: tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp

3.2 Vận dụng chế độ kế toán tại xí nghiệp.

+ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Xí nghiệp thành lập hệ

thống tài khoản dựa theo quyết định QĐ 1864/1998/ QĐ-BTC ngày 16 tháng

12 năm 1998, ngoài ra để phục vụ yêu cầu quản lý xí nghiệp còn mở thêm tài

khoản cấp 2, 3

+ Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ: Xí nghiệp sử dụng hầu hết các

chứng từ theo quy định bắt buộc của chế độ chứng từ kế toán bao gồm:

- Lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương,bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã

hội

- Bán hàng: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn tiềnđiện, hóa đơn tiền nước

- Hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu lĩnh vật tư, phiếu xuất kho, phiếuxuất vật tư theo định mức, biên bản kiểm nghiệm vật tư

- Tiền tệ: phiếu chi, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiềntạm ứng biên lai thu tiền

- Tài sản cố định: biên bản giao nhận TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấuhao TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ

- Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán

* Sổ kế toán tổng hợp

- Nhật ký chứng từ

- Sổ cái các tài khoản

+ Hệ thống báo cáo kế toán

- Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính

- Báo cáo quản trị

II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM, XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI XÍ NGHIỆP DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG II

1 PHƯƠNG THỨC TIÊU THỤ.

Hiện nay, Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II sử dụng các phương thứctiêu thụ chủ yếu là: Giao bán trực tiếp, bán theo hợp đồng và gửi bán qua cáccửa hàng (Không sử dụng phương thức bán hàng qua đại lý ký gửi)

+ Phương thức giao bán trực tiếp hoặc bán hàng theo hợp đồng:Tại xí

nghiệp thực chất hai phương thức này tương tự nhau, điểm khác biệt cơ bản là

phương thức bán hàng theo hợp đồng thường được áp dụng khi các hiệuthuốc, các cửa hàng thuốc ở các tỉnh đến ký hợp đồng mua hàng với Xínghiệp thường ký hợp đồng mua hàng theo thời hạn 1 năm hoặc 6 tháng Còntrường hợp tiêu thụ trực tiếp thường ký hợp đồng cho từng lần mua hàng.Theo phương thức này khách hàng đến mua hàng có thể trả tiền ngay hoặc trảchậm, số hàng đã bán được không còn thuộc sở hữu của Xí nghiệp Vớiphương thức này đối tượng phân phối sản phẩm của Xí nghiệp là các Công tydược phẩm, các bệnh viện trung ương, các cửa hàng bán buôn,…đó chính làkênh phân phối gián tiếp cấp 1

+ Phương thức gửi bán qua các cửa hàng: Phương thức gửi bán qua

các cửa hàng không giống với phương thức bán hàng đại lý, ký gửi Xí nghiệpxuất giao cho các cửa hàng phụ thuộc dưới hình thức giao khoán Các nhânviên của 4 cửa hàng thuộc biên chế chính thức của Xí nghiệp, hưởng lươngtheo ngạch bậc qui định và nếu bán được nhiều hàng hơn mức qui định sẽđược thưởng Các cửa hàng này có thể được coi như các “vệ tinh” bán hàngcủa Xí nghiệp Cuối tháng các cửa hàng phải nộp tiền kèm hoá đơn bán hàng,

“Báo cáo tiêu thụ sản phẩm” và “Bảng kê bán lẻ hàng hoá” tiền Xí nghiệp.Với phương thức này đối tượng phân phối sản phẩm của Xí nghiệp chính làcác cửa hàng trực tiếp phân phối đến tay người tiêu dùng

2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN.

Bên cạnh việc áp dụng các phương thức bán hàng, xí nghiệp còn áp dụnghình thức thanh toán linh hoạt và hiệu quả như:

- Bán hàng thanh toán ngay: Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặthoặc tiền gửi ngân hàng

- Bán hàng trả chậm: Xí nghiệp cho khách hàng thanh toán chậm trongmột thời gian nhất định

Tuỳ thuộc vào khách hàng mà xí nghiệp áp dụng hình thức thanh toán khácnhau

3.KHÁI QUÁT HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM, XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI XÍ NGHIỆP.

Việc bán hàng ở xí nghiệp diễn ra một cách thường xuyên liên tục với doanh số lớn Công tác kế toán tiêu thụ chủ yếu được căn cứ trên hoá đơnGTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, các chứng từ thanh toán nhưphiếu thu, séc uỷ nhiệm chi (UNC) Đồng thời để theo dõi phản ánh và giámđốc tình hình tiêu thụ có năng suất và hiệu quả xí nghiệp sử dụng một số TK sau:

TK 5111 “Doanh thu bán hàng hoá”, TK 5112 “Doanh thu bán thành phẩm”, TK

531, TK 532, TK 6321, TK 6322, TK 911, và một số TK khác liên quan

Quá trình hạch toán tiêu thụ thành phẩm xí nghiệp sử dụng các sổ kế toánchi tiết: Sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết hàng gửi bán, bảng kê chứng từtiêu thụ: Được sử dụng để theo dõi doanh thu bán hàng, giảm khoản phải thu,thuế GTGT đầu ra, sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, bảng kê số 5

Bên cạnh đó để kế toán tổng hợp tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quảtiêu thụ, còn mở các sổ tổng hợp: Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn thành phẩm,bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng gửi bán, bảng kê 11, NKCT số 8, Sổ cáiTK: 155, 157, 5111, 5112, 6321, 6322, 641, 642, 911…, Báo cáo tiêu thụsản phẩm : báo cáo về tình hình tiêu thụ do các cửa hàng nộp

Công việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại phòng tàichính- Kế toán ở Xí nghiệp do 2 nhân viên kế toán đảm nhận Có thể kháiquát qui trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Xí nghiệpDược phẩm Trung ương II qua sơ đồ sau:

Sơ đồ23: Qui trình hạch toán chi tiết, tổng hợp tiêu thụ thành phẩm tại

Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II

DT,

VAT đầu ra

Ghi chú:

- Đối chiếu, kiểm tra :

- Ghi hàng ngày :

- Ghi cuối tháng :

4 KẾ TOÁN GIÁ VỐN HÀNG BÁN

4.1 Hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán

4.1.1 Hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán theo phương thức bán trực tiếp hoặc bán hàng theo hợp đồng tại Xí nghiệp.

Công tác phản ánh giá vốn thành phẩm tiêu thụ theo phương thức ở Xínghiệp diễn ra một cách liên tục Để phản ánh kế toán sử dụng Hoá đơnGTGT làm gốc, đây chính là căn cứ để kế toán thành phẩm hạch toán giá vốnhàng bán theo phương thức tiêu thụ này

Trình tự luân chuyển chứng từ: Khi khách hàng đến mua hàng, khách

hàng phải đến phòng thị trường, phòng thị trường căn cứ vào yêu cầu củakhách hàng và tình hình thành phẩm tồn kho để yêu cầu kế toán thành phẩmviết Hoá đơn GTGT , tiếp đó khách hàng lên phòng Kế toán- tài chính gặp Kếtoán trưởng , sau khi thoả thuận phương thức thanh toán, kế toán trưởng kýhoá đơn: Trường hợp nếu như khách hàng thanh toán ngay thì thì phải cóđóng dấu “Đã thu tiền” của thủ quỹ, nếu như khách hàng xin nợ thì kế toántrưởng ghi vào hoá đơn GTGT thời hạn thanh toán và ghi thêm “ Giấy xinkhất nợ” có chữ ký của 2 bên để kế toán trưởng quản lý khách hàng xin nợ.Sau đó khách hàng cầm Hoá đơn GTGT xuống kho để nhận hàng Thủ khocăn cứ vào Hoá đơn để xuất hàng cho khách hàng Trong trường hợp này Xínghiệp sử dụng hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho Nếu khách hàng muavới khối lượng nhiều sẽ được khuyến mại hàng , lúc đó phòng thị trường yêucầu kế toán thành phẩm viết hoá đơn khuyến mại

Hiện nay, tại Xí nghiệp đang sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu 01GTKT

- 3LL do Bộ tài chính phát hành

Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên :

Liên 1: Lưu tại kho

Liên 2: Giao cho khách hàng

Liên 3: Dùng để thanh toán

Mẫu Hoá đơn GTGT

Biểu số 4: HOÁ ĐƠN ( GTGT)

Liên 3 ( Dùng để thanh toán ) 02- B Ngày 01 tháng 01 năm 2003 DR 76295

Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương II Địa chỉ : Số 9 – Trần Thánh Tông Số Tài khoản: Điện thoại : 04.8211966 Mã số:

Họ tên người mua: Dược sỹ Hồng

Địa chỉ : Công ty cổ phần dược phẩm Nghệ An Hình thức thanh toán: Mã số: STT Tên hàng, dịch vụ Đơn vị

Số tiền bằng chữ: Năm ba triệu không trăm mười hai nghìn bốn trăm đồng

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu,họ tên)

Người viết hoá đơn Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

+ Hoá đơn GTGT là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho - chỉ tiêu số lượngthành phẩm xuất

+ Hoá đơn GTGT là chứng từ nguồn để kế toán thành phẩm vào sổ chi tiết thành phẩm cột số lượng

+ Dòng cộng của tiền hàng, tiền thuế gtgt là cơ sở để kế toán tiêu thụ lênbảng kê chứng từ TK5111, 5112, 3331.

Trình tự hạch toán chi tiết giá vốn thành phẩm xuất kho bán trực tiếp.

Hàng ngày sau khi nhận được liên 3 “ Hoá đơn GTGT ”, kế toán thànhphẩm tiến hành phân loại hàng xuất theo từng mặt hàng vào sổ kế toán chi tiếtthành phẩm.Việc vào sổ chi tiết thành phẩm được thực hiện song song cả kếtoán tay và máy

Kế toán thành phẩm mở “Sổ chi tiết thành phẩm” theo dõi số lượngnhập, xuất, tồn thành phẩm của Xí nghiệp trong tháng “Sổ chi tiết thànhphẩm” được mở chi tiết theo từng từng loại thành phẩm của từng nhóm thànhphẩm (Hoá, Kháng sinh, sốt, tiêm, viên )

Chú giải “ Sổ chi tiết thành phẩm” (Biểu số 5)

- Số tồn đầu tháng là số tồn cuối tháng trước

- Phần “ Nhập” : Hàng ngày kế toán kế toán thành phẩm lấy các chứng

từ nhập (Phiếu nhập kho) để ghi vào phần này

- Phần “ xuất” : Căn cứ vào “ Hoá đơn GTGT ” để vào phần xuất vềmặt số lượng, và cuối tháng tính ra đơn giá xuất để vào cột giá trị

- Số tồn cuối tháng : Số thành phẩm tồn cuối tháng được tính thông qua

số tồn đầu tháng, số nhập và xuất trong tháng

Số tồn cuối tháng được tính bằng công thức:

Tồn cuối tháng= tồn đầu tháng + nhập trong tháng - xuất trong tháng

Đối với lượng hàng bán bị trả lại số lượng được ghi theo số lượng thựcnhập còn đơn giá là giá thực tế bình quân giá quyền kỳ trước

Định kỳ kế toán thành phẩm phải tiến hành đối chiếu về lượng nhập,xuất, tồn thành phẩm với “thẻ kho” của thủ kho

172 838 639 + 369 946 531

993 000 + 2 260 000 = 166,85 ( đồng/viên)

Cuối tháng, kế toán thành phẩm tổng hợp số liệu trên “Sổ chi tiết thành phẩm” cho biết số lượng và thành phẩm tồn đầu tháng, nhập trong tháng và sốlượng xuất trong tháng, căn cứ vào phần tồn đầu và nhập trong tháng để tính

ra giá xuất trong tháng theo phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền.

Tổng giá trị xuất trong tháng bao gồm cả giá vốn hàng bán trực tiếp , giá trịhàng gửi bán tại các cửa hàng và số ít là hang khuyến mại hoá đơn

Ví dụ: Ở biểu số 5 , Sản phẩm Ampicillin 0,25g (lọ) , đơn vị tính viên, cócác thông số tổng cộng:

Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng

Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị

993 000 172 838 639 2 260 000 369 946 531 2 217 000

Kế toán thành phẩm tiến hành tính giá xuất của sản phẩm Ampicillin0,25g (lọ) theo phương pháp bình quân gia quyền

Đơn giá xuất Ampicillin 0,25g (lọ) trong tháng là

Số lượng Ampicillin 0,25g (lọ) đã xuất trong tháng là 2.217.000 viên, vậy giátrị Ampicillin 0,25g (lọ) đã xuất trong tháng là:

2 217 000 x 166,856 đồng/viên = 369 921 524 (đồng)

Mẫu “ Sổ chi tiết thành phẩm” _ Biểu số 5

Cuối tháng, kế toán thành phẩm căn cứ vào số liệu tổng cộng nhập, xuất,tồn của “Sổ chi tiết thành phẩm” để lên “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn (NXT)thành phẩm” Mỗi sản phẩm được ghi một dòng trên “Bảng tổng hợp nhập-

xuất- tồn thành phẩm” (biểu số 6)

Cuối tháng, kế toán tiêu thụ căn cứ vào các Bảng tổng hợp NXT để tính

ra giá vốn hàng bán trực tiếp tại Xí nghiệp bằng cách lấy tổng xuất trong “ Bảng tổng hợp NXT thành phẩm”(biểu số 6) trừ đi tổng nhập của tất cả các

“Bảng tổng hợp NXT hàng gửi bán” của 4 cửa hàng (Mẫu của các cửa hàng

còn lại giống như biểu số 8).

Giá vốn hàng = 7 344 267 894 - 924 268 509 = 6 419 998 985 (đồng)xuất bán trực tiếp