Ngoài ra, để thuận lợicho công tác kế toán, Công ty đã thực hiện chi tiết các tài khoản thành các tàikhoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và đặc điểmkinh doanh
Trang 1VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG (VMS)
3.1 Đánh giá thực trạng về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại Công ty Thông tin di động.
3.1.1 Những ưu điểm
3.1.1.1 Về hệ thống chứng từ
Hệ thống chứng từ của Công ty sử dụng tuân theo mẫu của quyết định15/2006/QĐ – BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính Đồng thời, Công ty cũng đãxây dựng được một hệ thống các chứng từ đặc thù phù hợp với đặc điểm hoạtđộng kinh doanh cung cấp dịch vụ thông tin di động
Về quy trình luân chuyển chứng từ, đối với các trung tâm và xí nghiệpthiết kế, chứng từ được tập hợp từ các đại lý, các khách hàng, phát sinh trongquá trình giao dịch và được chuyển về lưu tại Trung tâm Sau khi lập báo cáo,các Trung tâm sẽ gửi báo cáo lên Công ty kèm theo “ Báo cáo thanh toán vớiCông ty” Như vậy, các chứng từ này được luân chuyển theo một quy trình hợp
lý tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản lưu trữ và kiểm tra kiểm soát,đáp ứng được yêu cầu cung cấp đầy đủ thông tin cho kế toán hạch toán
3.1.1.2 Về hệ thống tài khoản
Công ty Thông tin di động sử dụng hệ thống tài khoản theo đúng quyđịnh của Bộ Tài chính (Quyết định 15/2006/QĐ - BTC) Ngoài ra, để thuận lợicho công tác kế toán, Công ty đã thực hiện chi tiết các tài khoản thành các tàikhoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và đặc điểmkinh doanh của Công ty Trong việc chi tiết tài khoản, Công ty cũng đã rất chú
Trang 2ý đến vấn đề nhất quán giữa số hiệu tài khoản chi tiết phản ánh doanh thu và tàikhoản chi tiết phán ánh kết quả.
3.1.1.3 Về hệ thống sổ kế toán
Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán máy Sunsystem, đây
là phần mềm kế toán được sử dụng thống nhất trong toàn Công ty từ các trungtâm, xí nghiệp thiết kế đến văn phòng Công ty Việc sử dụng phần mềm kếtoán giúp cho công việc kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, kịpthời, tiết kiệm được thời gian cho kế toán viên đảm bảo cho sự liên kết giữa cácphần hành Phần mềm này cũng thường xuyên được bảo trì, nâng cấp nhằmgiảm thiểu những sai sót xảy ra trong quá trình xử lý số liệu Bên cạnh đó,Công ty cũng thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, nâng cao kỹ năng sửdụng phần mềm kế toán máy Sunsystem cho các nhân viên ở phòng kế toán ởcác Trung tâm, xí nghiệp thiết kế và văn phòng Công ty Điều này đảm bảo choviệc sử dụng một các hiệu quả nhất kế toán máy trong công tác kế toán củatoàn Công ty
Hiện tại, Công ty thông tin di động đang sử dụng hình thức kế toánChứng từ - ghi sổ Đây là một hình thức thích hợp cho đặc điểm kinh doanh và
mô hình tổ chức của Công ty và đặc biệt phù hợp với việc áp dụng kế toán máytrong công tác kế toán
Đối với hệ thống sổ Cái, Công ty sử dụng sổ Cái đối với mỗi tài khoảnchi tiết Ví dụ như đối với tài khoản 154, Công ty sử dụng sổ Cái cho tất cả cáctài khoản chi tiết của TK 154 bao gồm: sổ Cái TK 15411, 15412, 15421,
15422, 1543, 1544, 1545, 1546, 15471, 15472, 15473, 15474, 15475, 15476,
15477, 15478, 15481, 15482, 15474, 15478 Do Công ty sử dụng việc phânloại sổ cái này nên việc ghi chép các nghiệp vụ vào sổ cái sẽ ghi theo tài khoảnchi tiết mà không ghi theo tài khoản tổng hợp nên việc hạch toán tài khoản sẽphản ánh được gần sát và chính xác hơn nghiệp vụ phát sinh Khi nhà quản trị
Trang 3yêu cầu loại thông tin gì thì các báo cáo cũng được thiết lập một cách nhanhchóng chính xác và kịp thời dựa trên các sổ cái đã được chi tiết này Đồng thời,việc này sẽ giúp cho việc thông tin kế toán trong toàn Công ty được thể hiệnmột cách rõ ràng chi tiết và cụ thể nhất, tăng khả năng đáp ứng yêu cầu minhbạch thông tin tài chính kế toán của Công ty trong điều kiện Công ty sắp gianhập vào thị trường chứng khoán trong năm 2009
Bên cạnh hệ thống sổ cái đầy đủ của các tài khoản chi tiết, Công ty còn
sử dụng hệ thống sổ chi tiết để theo dõi cụ, thể chi tiết và phản ánh chính xáchơn nữa thông tin tài chính kế toán Đối với mỗi một tài khoản, Công ty sửdụng các chỉ tiêu khác nhau để theo dõi chi tiết các tài khoản Công ty thựchiện được điều này là do Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán máySunsystem, là phần mềm do Công ty có uy tín về lĩnh vực thiết kế phần mềm
kế toán thực hiện Phần mềm này cho phép Công ty có thể thực hiện được việctheo dõi chi tiết một tài khoản theo nhiều chỉ tiêu khác nhau, tạo điều kiện chitiết thông tin của đơn vị
3.1.1.4 Về hệ thống báo cáo kế toán
Hiện tại, Công ty thông tin di động đang thực hiện lập và nộp các báocáo kế toán tài chính theo đúng quy định của Bộ Tài chính về phương pháp vàthời hạn lập
Ngoài ra, để tăng sự quản lý của Công ty đối với các đơn vị thành viên
và cung cấp đầy đủ hơn thông tin tài chính, Công ty còn sử dụng thêm 23 mẫubáo cáo nội bộ Các báo cáo của Công ty được quy định rõ thời hạn hoàn thành
và gửi các báo cáo kế toán nội bộ như sau:
- Báo cáo kế toán tháng được gửi chậm nhất là sau 5 ngày (đối với cácđơn vị) và sau 10 ngày (đối với Công ty) kể từ ngày kết thúc tháng
- Báo cáo kế toán quý được gửi chậm nhất là sau 10 ngày (đối với cácđơn vị) và sau 20 ngày (đối với Công ty) kể từ ngày kết thúc quý
Trang 4- Báo cáo kế toán năm được gửi chậm nhất là sau 20 ngày (đối với cácđơn vị) và sau 25 ngày (đối với Công ty) kể từ ngày kết thúc năm.
Việc quy định rõ thời hạn hoàn thành các báo cáo sẽ giúp cho việcchuyển số liệu từ Trung tâm lên Công ty được thông suốt, giảm bớt sự chậm trễtrong việc hoàn thành báo cáo số liệu để chuyển lên cấp trên
3.1.2 Những tồn tại và nguyên nhân
3.1.2.1 Về hệ thống chứng từ
Việc ghi chép hóa đơn bán hàng các nghiệp vụ phát sinh tại Trung tâmcòn có các hóa đơn, chứng từ ghi sai, ghi thiếu thông tin về địa chỉ, mã số thuế,của Công ty, ghi tổng tiền thanh toán mà không ghi thuế GTGT…Sở dĩ nhưvậy là do Công ty sử dụng nhiều hóa đơn, chứng từ đặc thù trong ngành kinhdoanh dịch vụ thông tin di động nên quy định ghi chép các Hóa đơn, chứng từnày đôi khi chưa thống nhất và chưa được phổ biến rộng rãi Bên cạnh đó, cũng
do nhân viên bán háng viết hóa đơn chưa nắm chắc nghiệp vụ chưa nắm chắccác thông tin về Công ty, một phần do nhân viên của các đại lý kiểm tra chưachặt chẽ, không phát hiện sai sót dẫn đến phải hủy hóa đơn viết lại hoặc phảiviết hóa đơn điều chỉnh vào tháng sau
3.1.2.2 Về hệ thống tài khoản sử dụng trong việc hạch toán chi phí, doanh thu
và xác định kết quả.
Tại Công ty Thông tin di động thực hiện có hai loại hình kinh doanh đượcthực hiện, đó là: kinh doanh dịch vụ thông tin di động chiếm tỷ trọng chủ yếu vàkinh doanh hàng hóa chiếm tỷ trọng nhỏ Do vậy, TK 6321 – Giá vốn hoạt độngkinh doanh, được tạo thành từ hai bộ phận đó là: chi phí sản xuất kinh doanh củahoạt động cung cấp dịch vụ di động và giá vốn của hàng hóa đã bán Tuy nhiên,tại Công ty hiện nay chưa thực hiện chi tiết tài khoản này mà hai khoản chi phínày vẫn được theo dõi chung trên TK 6321 Điều này sẽ gây khó khăn cho việc
Trang 5quản trị chi phí, xác định chính xác phần chi phí bỏ ra cũng như phần lợi nhuậnđóng góp của mỗi loại hình kinh doanh của doanh nghiệp.
3.1.2.3 Về hệ thống sổ sách sử dụng trong kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả.
Như đã đề cập ở trên, hiện nay Công ty đang sử dụng hệ thống sổ cái chocác tài khoản chi tiết mà không sử dụng sổ cái cho các tài khoản tổng hợp Nhưchúng ta đã biết, tài khoản tổng hợp là căn cứ chủ yếu để lập bảng cân đối kếtoán Do đó, việc sử dụng hệ thống sổ sách như vậy bên cạnh ưu điểm như trênthì nó có nhược điểm là không cho biết được số tổng cộng, chưa cho biết đượccái nhìn tổng quan về thông tin tài chính, kinh tế cũng như gây mất thời gianhơn, phức tạp hơn cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu để phát hiện ra sai sót(nếu có), cũng như công tác quản trị của nhà quản lý
3.1.2.4 Về hệ thống báo cáo sử dụng trong kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả.
Hiện này tại Công ty Thông tin di động mới thực hiện việc lập các báocáo chi phí, doanh thu của từng Trung tâm và của toàn Công ty (số tổng cộngcủa tất cả các Trung tâm) mà chưa thực hiện việc lập báo cáo doanh thu, chi phícủa toàn Công ty trong đó có số chi tiết của từng Trung tâm Do vậy, khi xemxét báo cáo của toàn Công ty (theo mẫu mà Công ty hiện này đang áp dụng), nhàquản lý sẽ phải kết hợp xem xét thêm các báo cáo của từng Trung tâm Điều này
là không hợp lý bởi vì Công ty đã có đầy đủ các thông tin của toàn Công ty cũngnhư từng Trung tâm, việc lập báo cáo của toàn Công ty có chi tiết của từngTrung tâm là hoàn toàn có thể thực hiện được Điều này sẽ giúp cho việc Công
ty có được báo cáo hợp lý, hiệu quả và mang nhiều thông tin hơn cung cấp chonhà quản lý
3.1.2.5 Những tồn tại khác
Về công tác hạch toán kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả.
Trang 6Thứ nhất, theo mục ta thấy rằng, tại các Trung tâm khi phát sinh nghiệp
vụ bán bộ trọn gói và thẻ nạp tiền, kế toán tại các Trung tâm hạch toán
Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 3387 Doanh thu chưa thực hiện
Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp
Mục đích của việc sử dụng TK 3387 trong hạch toán mà không sử dụng
TK 511312 là để giảm bớt sự không chính xác khi ghi nhận trước khoản doanhthu nhận trước của khách hàng Tuy nhiên, tại văn phòng Công ty khi phát sinhnghiệp vụ bán bộ trọn gói, thẻ nạp tiền thì kế toán ở Công ty lại hạch toán:
Thứ hai, tại các Trung tâm và tại Công ty, vào cuối kỳ kế toán, toàn bộ
doanh thu trả trước chưa thực hiện (sau khi trừ đi doanh thu cước IDD thu hộVNPT và cước 108 thu hộ bưu điện tỉnh) được hạch toán chuyển sang TK
511312 để ghi nhận toàn bộ doanh thu trả trước mà không tính đến lượng cướcphí mà khách hàng sử dụng trong tháng là bao nhiêu Tức là doanh thu từ dịch
vụ trả trước được ghi nhận căn cứ vào số tiền trên thẻ trả trước đã bán ra Cáchhạch toán này không phù hợp với Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 về doanhthu và thu nhập khác do Bộ Tài chính ban hành là doanh thu được ghi nhận khidịch vụ đã được cung cấp cho khách hàng
Thứ ba, về hạch toán kế toán các khoản giảm trừ doanh thu, tại các Trung
tâm, cuối kỳ kế toán thực hiện việc kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu đểxác định doanh thu thuần:
Nợ TK 511, 512
Trang 7Có TK 521, 531, 532
Đồng thời, thực hiện kết chuyển doanh thu thuần (doanh thu sau khi đãtrừ đi các khoản giảm trừ doanh thu) sang TK 33611 – phải thu về SXKD đốivới Công ty:
Nợ TK 511, 512
Có TK 33611
Trong khi đó, tại Công ty, khi nhận được báo cáo doanh thu và các khoảngiảm trừ doanh thu của các Trung tâm và xí nghiệp thiết kế, Công ty lại hạchtoán kết chuyển lần lượt tổng doanh thu (doanh thu chưa trừ đi các khoản giảmtrừ doanh thu) và các khoản giảm trừ doanh thu từ TK 13611 sang rồi sau đómới thực hiện kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu để tính doanh thu thuần:
số liệu trong nghiệp vụ từ Công ty đến Trung tâm
Thứ tư, tại Công ty khi hạch toán nghiệp vụ có thêm khách hàng mới đăng
ký dịch vụ thông tin di động, Công ty xác định toàn bộ doanh thu vào hoạt độngcung cấp dịch vụ thông tin di động Tuy nhiên, khi cung cấp dịch vụ thông tin diđộng cho khách hàng bao giờ cũng đi kèm với một bộ simcard (được Công tyxem là hàng hóa) Trong khi đó, giá vốn của bộ simcard này lại được hạch toán
Trang 8kết chuyển thẳng vào tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán, giống như các loại hànghóa khác, chứ không qua TK 154 – chi phí sản xuất kinh doanh để xác định cácchi phí sản xuất kinh doanh Như vậy, giữa doanh thu và chi phí từng hoạt độngcủa Công ty đã có sự không nhất quán
Thứ năm, tại Công ty khi hạch toán nghiệp vụ phản ánh chi phí thu mua
hàng hóa, kế toán hạch toán:
Nợ TK 15478 Chi phí dịch vụ mua ngoài khác
Nợ TK 133 Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 331…
Điều này là chưa hợp lý vì chi phí mua hàng là chi phí phát sinh củanghiệp vụ mua bán hàng hóa, nó tạo nên giá vốn của hàng hóa đã bán chứ khôngphải chi phí sản xuất kinh doanh của hoạt động cung cấp dịch vụ di động
Về tổ chức bộ máy kế toán
Tuy Công ty đã quy định cụ thể thời hạn lập và nộp các báo cáo kế toántuy nhiên vẫn xảy ra hiện tượng các báo cáo do các Trung tâm nộp về Công tykhông đúng thời hạn quy định Điều này là do quy mô hoạt động của các Trungtâm lớn dẫn đến số lượng thông tin phát sinh nhiều, kế toán không đủ thời gian
để kịp thời tổng hợp số liệu báo cáo Mặt khác cũng do nhân viên các phòng bankhác cung cấp chứng từ, báo cáo bán hàng… không đúng tiến độ quy định nên
kế toán viên không có chứng từ để cập nhập số liệu, không có số liệu để hạchtoán, xác định kết quả kinh doanh trong kỳ Một nguyên nhân khác nữa là Công
ty chưa đề ra được các chính sách thưởng phạt phù hợp để tạo động lực cho cácCBCNV hoàn thành các báo cáo đúng thời hạn quy định
Khi có các nghiệp vụ bất thường mới phát sinh ở các Trung tâm đều phảibáo cáo lên Công ty và từ Công ty mới xin ý kiến hướng dẫn chỉ đạo từ Tậpđoàn Quá trình này thường kéo dài từ 10 đến 15 ngày gây nên sự chậm trễ trongviệc hạch toán ở các Trung tâm và việc tổng hợp số liệu ở Công ty
Trang 9Về công tác kế toán quản trị
Tuy Công ty đã sử dụng một số báo cáo kế toán nội bộ để phục vụ chonhu cầu quản lý nhưng ở Công ty Thông tin di động vẫn đang thiếu vắng một
mô hình kế toán quản trị bên cạnh bộ máy kế toán tài chính Trên thế giới, côngtác kế toán quản trị đặc biệt là kế toán quản trị doanh thu, chi phí đã và đangphát triển rất mạnh mẽ đặc biệt là trong điều kiện thông tin cần chính xác, minhbạch và kịp thời như hiện nay Tuy nhiên ở Việt Nam việc xây dựng một bộ máy
kế toán quản trị để nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp là một vấn đề cònrất mới trong công tác kế toán, tài chính Công tác kế toán mới chỉ dừng lại ởmục đích chủ yếu là cho những người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp như: cơquản lý và những nhà đầu tư…Tuy nhiên, những người sử dụng thông tin kếtoán bên trong doanh nghiệp cũng là rất quan trọng và họ yêu cầu cách tiếp cậnthông tin khác với những người sử dụng bên ngoài Do vậy, công tác kế toánquản trị cần được xây dựng và tạo thành một thông lệ, có những quy định rõràng về những báo cáo kế toán quản trị cần lập Đó cũng chính là những yêu cầuhiện nay đối với Công ty Thông tin di động
3.2 Hoàn thiện kế toán, chi phí doanh thu và xác định kết quả tại Công ty Thông tin di động (VMS).
3.2.1 Kiến nghị về chứng từ kế toán.
Để hạn chế tình trạng ghi chép sai hóa đơn, chứng từ tại các Trung tâm
và từ các đơn vị nhận đại lý, Công ty nên có những biện pháp sau:
- Công ty nên tổ chức những khoá đào tạo, hướng dẫn về nghiệp vụ, cáchghi hoá đơn, chứng từ đặc thù của ngành cho những nhân viên bán hàng
và kế toán tại các đại lý và các Trung tâm
- Công ty cũng nên phổ biến những quy định cụ thể về thời hạn và thủ tụctập hợp hoá đơn, chứng từ chuyển lên cho Công ty
Trang 10- Ngoài ra, Công ty cũng nên áp dụng các biện pháp về xử phạt và khenthưởng đối với những trường hợp ghi sai hoá đơn, chứng từ tái phạmnhiều lần, đặc biệt là đối với những hoá đơn tẩy xoá, ghi sai số tiền đểcác nhân viên ghi hoá đơn có trách nhiệm hơn khi thực hiện công việc và
để hạn chế việc ghi sai hoá đơn
3.2.2 Kiến nghị về tài khoản
Để cung cấp thông tin cụ thể chi tiết hơn về từng khoản mục chi phí củaCông ty trong giá vón hàng bán, Công ty nên thực hiện mở chi tiết đối với TK
632 theo hướng mở chi tiết như đối với TK 511 – doanh thu bán hàng và cungcấp dịch vụ Hiện nay, Công ty đang mở chi tiết TK 632 thành các TK sau:
- TK 6321 – Giá vốn hoạt động kinh doanh
- TK 6321 – Giá vốn hoạt động kinh doanh dịch vụ thông tin di động
- TK 6322 – Giá vốn hoạt động bán hàng hóa