THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHHĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG Việc thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại côn

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH

ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG

Việc thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu

Tư và Xây Dựng Thành Long được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên kế toán

có trình độ nên công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty được tổ chức rấtkhoa học Quá trình tổ chức chứng từ, tổ chức hạch toán chi tiết, tổ chức hạchtoán tổng hợp, ghi chép, lập báo cáo được lựa chọn theo hình thức phù hợpvới đặc điểm nguyên vật liệu, trình độ nhân viên kế toán của công ty và quyđịnh chung của Nhà nước

I- ĐẶC ĐIỂM, PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG

1- Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long

1.1- Đặc điểm nguyên vật liệu

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XDCB, một lĩnh vực màsản phẩm là những công trình, hạng mục công trình, vật kiến trúc…có quy môlớn, phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian thi công kéo dài, giá trị côngtrình lớn… Do vậy, ngay từ ngày mới thành lập , Thành Long đã áp dụnghình thức phổ biến ở các doanh nghiệp xây lắp hiện nay là cơ chế khoán gọnkhoản mục phí Nhưng sau một thời gian, cơ chế khoán gọn khoản mục phícủa công ty đã bộc lộ những hạn chế như không kiểm soát chung từ chi phí,không kiểm soát được một số khoản công nợ, ảnh hưởng tới việc tập hợp chiphí sản xuất cũng như hạch toán kế toán chi phí sản xuất Mặt khác, trong thờigian hoạt động vừa qua Thành Long cũng đã tìm được một số nhà cung cấpvật liệu xây dựng với giá rẻ, chất lượng đảm bảo Chính vì lí do đó, công ty

đã chuyển từ hình thức khoán gọn các khoản mục chi phí chuyển sang hình

thức công ty chỉ khoán cho các đội công trình chi phí nhân công và chi phímáy thi công còn công ty sẽ chủ động lo NVL cho các công trình Việc tìmnguồn mua NVL và đảm bảo cung ứng cho thi công được thực hiện bởi phòngvật tư – thiết bị Các đội thi công chỉ thực hiện thi công đúng thiết kế đồngthời nếu phát sinh một số khoản chi phí vật tư phụ, giá trị thấp, chi phí lặt vặt

có thể cho phép các đội tự mua, tự chi và thanh quyết toán với kế toán thanhtoán trên cơ sở hoá đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ

Vì các công trình hiện nay đều tập trung ở khu vực miền Trung, xa trụ

sở công ty cho nên hầu hết NVL mà công ty mua phục vụ cho công trình đềuđược cung cấp bởi các công ty VLXD ở các tính Đối với mỗi công trình,công ty sẽ cử hai hoặc nhiều hơn cán bộ phòng vật tư – thiết bị xuống phụtrách việc cung ứng NVL cho công trình đồng thời sẽ chịu trách nhiệm quản

lý kho công trình Tuỳ theo quy mô từng công trình mà phòng TC – KT sẽ cửmột hoặc nhiều kế toán viên đến phụ trách công trình đó Kế toán công trường

sẽ thường trực ở công trình chịu trách nhiệm thiết lập các chứng từ ghi chépban đầu, tập hợp chứng từ ở công trường rồi chuyển cho kế toán Công ty theođịnh kì hoặc theo từng công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành

Chính sự thay đổi này đã làm cho NVL được cung ứng ổn định, chấtlượng và giá cả đảm bảo, NVL được mua ở các tỉnh (nơi thi công) nên đẫgiảm được chi phí vận chuyển, giảm được giá thành công trình một cách đángkể

Nguyên vật liệu của công ty tuy có làm thủ tục nhập kho nhưng vì NVLcủa ngành XDCB nên khối lượng lớn, khá cồng kềnh có lúc tập kết ở công

một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tácđộng của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chấtban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm…

Hơn nữa, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trongtổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm từ 60%-70% Vì vậy công tácquản lí và kế toán nguyên vật liệu tương đối phức tạp, khối lượng công việclớn và có ý nghĩa vô cùng quan trọng

1.2 Phân loại nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty có nhiều loại, nhiều thứ có vaitrò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện

đó, đòi hỏi công ty phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lí vàhạch toán NVL

Trong thực tế của công tác quản lí và hạch toán ở công ty, công ty sửdụng cách phân loại theo vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuấtkinh doanh Theo đặc trưng này, NVL ở công ty được phân ra các loại sauđây:

 Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC) : là nguyên liệu, vật liệu

mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sảnphẩm Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa quachế biến công nghiệp Nguyên vật liệu chính tại công ty TNHH đầu tư và xâydựng Thành Long bao gồm: xi măng, sắt thép, gạch, cát vàng, cát đen, nhựađường…

 Vật liệu phụ (VLP) là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trìnhsản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nângcao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm chocông cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu

kĩ thuật, nhu cầu quản lí Vật liệu phụ mà công ty sử dụng như : vôi, ve, sơn,cồn…

 Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo nhiệt năng Nhiên liệu trong công

ty sử dụng chủ yếu là các loại dầu phục vụ cho máy thi công hoạt động nhưxăng, dầu, dầu diezen…

 Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa,bảo dưỡng TSCĐ

 Nguyên vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật tư công ty

sử dụng phục vụ cho hoạt động XDCB

2- Tính giá nguyên vật liệu tại công ty

Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long tính thuế GTGT theophương pháp khấu trừ, nguyên vật liệu tại công ty được tính theo giá thực tếđích danh

2.1- Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Khi công ty chúng thầu một công trình xây dựng, dựa trên hợp đồnggiao nhận thầu, phòng kế hoạch lập thiết kế thi công và cải tiến kỹ thuật nhằm

hạ giá thành và sau khi được phòng tài chính thông qua, kế hoạch thi công sẽđược giao cho các đội công trình thực hiện Phòng vật tư -thiết bị tìm nguồn

và chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư, cung cấp để sửa chữa thiết bị, cótrách nhiệm theo dõi, giám sát việc xuất nhập vật tư cho công trình

Giá vật tư nhập kho được tính như sau:

Giá thực tế vật liệu Giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí thu mua = là giá chưa có thuế + vận chuyển nhập kho GTGT bốc dỡ

Ví dụ : Ngày 05/10/2005 Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng ThànhLong mua 100 m3 cát vàng với đơn giá chưa có thuế là 76.000đ/m3 và 50 m3

đá dăm với đơn giá chưa có thuế là 99.000đ/m3 theo hoá đơn GTGT số 1478của công ty Vạn Phúc cho thi công công trình đường ven sông Lam, gói thầuĐ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An

Vì vậy, giá thực tế của lượng hàng nhập kho:

100 x 76.000 + 50 x 99.000 = 12.550.000(đ)

2.2- Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Đối với NVL do công ty cung cấp, khi có nhu cầu xuất NVL cho thicông, đội trưởng sẽ sử dụng phiếu xin lĩnh vật tư để xuất vật tư Nguyên vậtliệu xuất kho để thi công tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng ThànhLong được tính theo giá thực tế đích danh tức là giá xuất đúng bằng giá nhậpcủa NVL đó

Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá NVL được thực hiệnkịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõiđược thời hạn bảo quản của từng lô NVL

Ví dụ : Ngày 12/10/2005 công ty xuất 100 m3 cát vàng và 50 m3 đádăm đã mua ngày 05/10/2005 cho sản xuất:

Giá xuất của lô hàng này là : 100 x 76.000 + 50 x 99.000 = 12.550.000(đ)

II- HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG

1-Thủ tục, chứng từ nhập – xuất nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu

Tư và Xây Dựng Thành Long

1.1- Thủ tục và chứng từ nhập NVL

 Đối với NVL mua ngoài

- NVL do phòng vật tư – thiết bị của Công ty tự mua sắm cho các độicăn cứ vào kế hoạch xây dựng và các hợp đồng Khi đó, phòng vật tư - thiết bị

hoạch mua sắm NVL cho BGĐ duyệt Được sự đồng ý của BGĐ, phòng vật

tư – thiết bị sẽ cử người đi báo giá ở nhiều nơi, sau khi báo giá xong sẽchuyển đến cho kế toán trưởng duyệt Nếu được duyệt, phòng vật tư – thiết bị

sẽ tiến hành mua NVL Khi NVL được chuyển về, phòng KCS sẽ tiến hànhkiểm nghiệm để nhập kho công trường Ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành lập

“Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá”(Bảng 1.2) nếu đạt tiêu chuẩn thì dựa vào hoá đơn GTGT (Bảng 1.1) để nhân viên phòng vật tư – thiết bị làm phiếu nhập kho (Bảng1.3) “Phiếu nhập kho” Phiếu nhập kho được lập thành

2 liên:

- Liên 1: Giữ lại phòng kế hoạch vật tư

- Liên 2: Dùng để luân chuyển nội bộ đây là căn cứ để thủ kho ghi thẻkho Sau đó liên này được chuyển về phòng kế toán để ghi sổ kế toán

Kế toán công ty còn dựa vào các hoá đơn, chứng từ lập “Bảng chi tiết

tạm ứng” (Bảng 1.4), “Tờ kê khai thanh toán hoá đơn, chứng từ, phiếu nhập kho” (Bảng 1.5) và sau đó định kỳ lập bảng kê thanh toán tiền tạm ứng để

mua NVL

NVL của công ty mua hầu hết là mua chịu nhà cung cấp để quản lý sốphải trả nhà cung cấp, công ty còn sử dụng “báo cáo chi tiết TK 331 theo từng

nhà cung cấp” ( Bảng 1.6)

 Đối với NVL thu hồi trong quá trình thanh lý: phòng VTTB- máy

móc cũng lập phiếu nhập kho như các trường hợp khác dựa trên số NVL thuhồi

 Đối với trường hợp NVL xuất dùng không hết nhập lại kho công

Bảng 1.1

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao khách hàng Ngày 05 tháng 10 năm 2005

Họ tên người bán hàng: Công ty Vạn Phúc Số hoá đơn:1478Địa chỉ:

Tài khoản

Điện thoại

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hải

Tên đơn vị: Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long

Sốlượng

Đơn giá Thành tiền

TT đơn vị KT trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho

Ban kiểm nghiệm gồm:

Đã kiểm nghiệm các loại:

Đơnvịtính

Số lượngtheochứng từ

Kết quả kiểmnghiệm

Ghichú

Số lượngđúng quycách,phẩmchất

Số lượngkhôngđúng quycách,phẩmchất

Số: 052142Nợ: TK 152Có: TK 141

- Họ tên người giao hàng: nguyễn văn hải

- Theo hoá đơn số 1478 ngày 5 tháng 10 năm 2005

- Nhập tại kho: Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6

Đơ

n vịtính

Số lượng Đơn

giá

Thành tiền

Theochứngtừ

Thựcnhập

(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

0200 02/10 - Xuất tiền mặt tạm ứng cho Nguyễn

Văn Hải (phòng vật tư) để mua NVL

Đơn vị : đội thi công công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6

(Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An Tháng 10 năm 2005

Hoá đơn

Phiếu nhập

Tổngsố tiềnGhi có TK141

Ghi nợ các TK Đối

tượng sửdụngSố

Côngtrìnhđườngven sôngLamCộng 53.625.000 48.750.00

0

0 4.875.000

Tồnđầu kì Lĩnh

Sửdụng

Tồncuốikì

1.2- Thủ tục và chứng từ xuất NVL

 Xuất NVL cho sản xuất

Trong quá trình thi công khi có nhu cầu về nguyên vật liệu phụ trách cácđội, tổ công trình căn cứ vào kế hoạch xây dựng đã được duyệt viết giấy đềnghị lĩnh nguyên vật liệu Giám đốc và phụ trách phòng kế hoạch vật tư,phòng kế toán sẽ căn cứ vào nhu cầu thực tế, dự toán nguyên vật liệu và phiếu

đề nghị xuất nguyên vật liệu để ký duyệt lệch xuất nguyên vật liệu

- Nếu NVL đã được công ty xây dựng định mức hao phí thì sẽ lập

“Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” Phiếu này được lập trên hạn mức đượcduyệt trong tháng do Phòng kĩ thuật lập cho từng loại vật liệu Thường rất ít

sử dụng trong công ty

- Nếu NVL chưa có định mức tiêu hao thì sẽ lập “ Phiếu xuất kho”

Liên 2: Thủ kho vào thẻ kho chuyển cho kế toán nguyên vật liệu vào sổ

kế toán lưu tại phòng kế toán

Liên 3: Người nhận nguyên vật liệu giữ

 Xuất cho nội bộ các đội công trình

Công ty sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” (Bảng 1.9).

Phiếu này công ty ít sử dụng bởi đặc thù của ngành xây dựng là vật liệu mua

về dùng luôn cho công trình không dư trữ, mặt khác các công trình của công

ty thường rất xa nhau nên công ty chỉ sử dụng phiếu xuất kho kiêm vậnchuyển nội bộ khi kết thúc một công trình mà NVL vẫn còn thừa hoặc lý dođột xuất thì xuất sang các công trình khác Phiếu này do phòng kế hoạch vật

Bảng 1.8

Công ty TNHH đầu tư và xây dựng

Thành Long

Địa chỉ: 8B/2 Láng Hạ - Thành Công - Ba Đình – Hà Nội

PHIẾU XUẤT KHO Ngày 12 tháng 10 năm 2005

Số:005216Nợ: TK 621Có: TK 152

- Họ và tên người nhận hàng: Lê Anh Tâm

Đơ

n vịtính

Số lượng

Đơngiá Thành tiền

Theochứngtừ

Thựcxuất

Phụ trách bộ Phụ trách Người nhận Thủ kho

phận sử dụng cung tiêu

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Căn cứ vào lệnh điều động số 107 ngày 20 tháng 11 năm 2005 của

Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Đức Quyết

Phương tiện vận chuyển: ô tô

Xuất tại kho: kho công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 Km18+500), tỉnh Nghệ An

(Km17-Nhập tại kho: Kho công trình đường nối QL 47- QL 48, tỉnh Nghệ An,gói thầu Đ4 (Km18-Km23)

đơnvịtính

Số lượng đơn giá Thành tiền

Yêu cầu

Thực xuất

Xuất, ngày 20 tháng 11 năm 2005 Nhập, ngày 25 tháng 11 năm 2005

Người viết phiếu

Phiếu nhập

Phiếu xuất

Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn

Thẻ kho

2- Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đang áp dụng tại công ty

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày

01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ

tài chính, các chứng từ kế toán về vật tư hàng hoá bao gồm :

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá

Ngoài các chứng từ bắt buộc phải sử dụng trên Công ty còn sử dụng thêm

các chứng từ hướng dẫn :

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức

- Biên bản kiểm nghiệm

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

Công tác kế toán chi tiết NVL tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng

Thành Long được tiến hành theo phương pháp thẻ song song

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu

Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuấtNVL để ghi “Thẻ kho” (mở theo từng danh điểm trong từng kho) Kế toánNVL cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính thànhtiền NVL nhập, xuất vào “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với thẻkho) Cuối kì, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “ Sổ kế toán chi tiết vậtliệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “ Sổ kếtoán chi tiết vật liệu”, kế toán lấy số liệu để ghi vào “ Bảng tổng hợp nhập –xuất – tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại NVL để đối chiếu với sốliệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu

Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản trong khâu ghi chép, đốichiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất vàtồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác

VD: Trên cơ sở phiếu nhập, xuất thủ kho vào thẻ kho( Bảng1.10) Còn

kế toán chi tiết vào sổ chi tiết (Bảng1.11) Cuối tháng đối chiếu giữa sổ chi tiết và thẻ kho, sau đó vào “bảng tổng hợp Nhập – Xuất - Tồn” (Bảng 1.12)

Bảng 1.11

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU

Tên vật liệu: Xi măng Hoàng Thạch Tháng 10/2005

Bảng 1.12

BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN KHO VẬT LIỆU

(Trích) Tháng 10/2005 đvt:

Hàng tồn kho tại Công ty bao gồm NVL, CCDC, hạch toán hàng tồn khotại Công ty được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên Đây làphương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tụccác nghiệp vụ nhập kho, xuất kho của vật tư hàng hoá trên các tài khoản kếtoán hàng tồn kho

Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long tính thuế GTGT theophương pháp khấu trừ Theo phương pháp này, giá trị thực tế của NVL muangoài là giá chưa tính thuế GTGT

+ Giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho do mua ngoài

+ Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại

+ Giá thực tế nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

- Bên Có ghi :

+ Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ cho sản xuất

+ Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua;

+ Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại;

+ Giá thực tế nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê

- Số dư Nợ : phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ

TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại nguyênvật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trịdoanh nghiệp, bao gồm :

- TK 1521 – Nguyên vật liệu chính

- TK 1522 – Vật liệu phụ

- TK 1523 – Nhiên liệu