Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại thƣ viện quốc gia việt nam

Trong giai đoạn hiện nay, khi Thư viện Quốc gia Việt Nam đang từng bước hiện đại hoá và chuẩn hoá các khâu công tác nghiêp vụ để nâng cao hiệu qủa hoạt động của thư viện thì tác giả lựa

L ỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Chúng ta đang sống trong thế kỉ XXI - thế kỉ của sự bùng nổ thông tin

và nền kinh tế tri thức Nhờ các cuộc cách mạng về khoa học và công nghệ, đặc biệt sự phát triển có tính cách mạng của lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông đã ảnh hưởng tới sự phát triển kinh tế - xã hội nói chung và hoạt động thông tin - thư viện nói riêng Thêm vào đó, những nhu cầu, đòi hỏi của con người trong toàn xã hội cũng ngày một cao hơn, đặc biệt là nhu cầu về thông tin Dù hoạt động trong bất kì lĩnh vực nào con người cũng đều cần đến thông tin, đều phải xử lý thông tin

Một vấn đề nữa mà chúng ta phải đề cập đến ở đây là nguồn thông tin, tri thức mà nhân loại sản sinh ra là rất lớn và ngày một gia tăng với tốc độ chóng mặt Người ta có thể có được thông tin ở mọi lúc, mọi nơi thông qua nhiều phương tiện khác nhau: thông tin trên sách, báo - tap chí, thông tin trên các phương tiện truyền thông (đài, ti vi, internet,…) Tuy nhiên hầu hết các nguồn thông này đều chưa được chọn lọc, xử lý, phân loại,… Do vậy mà tính chính xác, đầy đủ, độ tin cậy của của nguồn tin chưa được đảm bảo Lúc này

ta mới thấy vai trò của các thư viện và cơ quan thông tin là hết sức quan trọng Nhiệm vụ của các cơ quan Thông tin – Thư viện là: thu thập tài liệu, xử lý thông tin, sản xuất ra các sản phẩm thông tin có chất lượng, tổ chức các dịch

vụ phổ biến và tìm kiếm thông tin

Công tác biên mục mô tả là một khâu quan trọng trong chu trình xử lý tài liệu Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp cho các cơ quan thông tin, thư viện

có thể tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu, triển khai các hoạt động phục vụ của mình Biên mục tốt sẽ góp phần mang lại hiệu quả phục vụ cho các thư viện

và trung tâm thông tin Bên cạnh đó, trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay,

tiến hành chuẩn hoá công tác biên mục mô tả còn là cơ sở để các thư viện có

thể chia sẻ trao đổi nguồn thông tin cho nhau Chính vì vậy hoạt động biên

mục mô tả ngày nay đang được nhiều cơ quan thông tin, thư viện quan tâm, chú trọng và không ngừng chuẩn hoá Điều này là hết sức cần thiết đối với bất

kì cơ quan thông tin, thư viện nào nếu muốn nâng cao hoạt động phục vụ, thu hút ngày càng nhiều người dùng tin đến với cơ quan mình Thư viện Quốc gia

Việt Nam là Thư viện khoa học tổng hợp đứng đầu cả nước, là đầu mối, trung tâm cung cấp, nhận lưu chiểu sách báo lớn nhất trong cả nước Trong những năm qua, bên cạnh việc đảm bảo phục vụ người dùng tin, Thư viện luôn dành

sự quan tâm đặc biệt đến các hoạt động nghiệp vụ, trong đó có công tác biên

mục mô tả Thư viện đã không ngừng nghiên cứu và áp dụng những quy tắc,

khổ mẫu mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế Tuy nhiên, việc áp dụng các tiêu chuẩn mới vẫn còn một số khó khăn cần khắc phục Do vậy đòi hỏi phải có sự đầu tư, nghiên cứu, để khắc phục những nhược điểm, đưa ra các giải pháp thích hợp giúp cho công tác biên mục mô

tả của Thư viện ngày càng hoàn thiện và chuẩn hoá Chính vì vậy, tác giả đã

lựa chọn vấn đề: “Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thƣ viện Quốc gia

Vi ệt Nam” làm đề tài khoá luận của mình

2 M ục đích nghiên cứu của đề tài

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác biên mục, khoá luận đi sâu vào tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia nhằm mục đích:

- Tìm hiểu công tác biên mục tại Thư viện Quốc gia, tôi mong muốn có được cái nhìn toàn diện và cụ thể về công tác biên mục mô tả của Thư viện

- Khảo sát công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia, đánh giá ưu nhược điểm trong công tác mô tả tài liệu tại Thư viện

- Đưa ra một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác biên

mục mô tả của thư viện

3 Tình hình nghiên cứu

Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện khoa học tổng hợp lớn

nhất ở nước ta, cũng là một trong những thư viện có hoạt động chuyên môn

nghiệp vụ phát triển Vì vậy từ trước đến nay đã có rất nhiều đề tài khoá luận

của sinh viên các khoá trước cũng như các cán bộ đang làm việc tại trung tâm

thực hiện nghiên cứu về hoạt động thông tin thư - viện tại Thư viện Đề tài nghiên cứu về Thư viện Quốc gia thì nhiều, nhưng chủ yếu lại tập trung vào các vấn đề: sản phẩm và dịch vụ, tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, số hoá tài

liệu mà ít có đề tài nghiên cứu về công tác biên mục tài liệu của Thư viện Đặc biệt nghiên cứu sâu về công tác biên mục mô tả tài liệu thì lại chưa có khoá luận nào thực hiện Trong giai đoạn hiện nay, khi Thư viện Quốc gia

Việt Nam đang từng bước hiện đại hoá và chuẩn hoá các khâu công tác nghiêp vụ để nâng cao hiệu qủa hoạt động của thư viện thì tác giả lựa chọn đề

tài “Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam”

là hoàn toàn phù hợp

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu:

Nghiên cứu phần mềm đang được ứng dụng tại Thư viện Quốc gia, kèm theo đó là các quy tắc mô tả và khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21

5 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu đề tài này tôi sử dụng một số phương pháp:

* Tổng hợp, phân tích tài liệu

* Mạn đàm với cán bộ Thư viện

khẳng định tầm quan trọng của công tác biên mục mô tả

Có cái nhìn khái quát, toàn diện về các chuẩn nghiệp vụ được áp dụng

trong biên mục mô tả tài liệu

Trình bày một số các khái niệm, định nghĩa, chức năng, vai trò… về công tác biên mục cũng như các khái niệm liên quan

* V ề mặt thực tiễn

Khoá luận, đi sâu vào thực trạng công tác biên mục mô tả tại TVQGVN Đưa ra một số nhận xét về những thuận lợi, và khó khăn khi áp dụng các chuẩn biên mục vào công tác biên mục mô tả

Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác biên mục mô

tả nói riêng và hoạt động TT - TV nói chung tại Thư viện

7 B ố cục của đề tài

Ngoài phần mục lục, lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo,

nội dung khoá luận gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về Thư viện Quốc gia

Chương 2: Thực trạng công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện công tác biên mục mô tả

tại Thư viện Quốc gia

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Thư viện Quốc gia là thư viện khoa học Tổng hợp lớn nhất của cả nước,

là thư viện đứng đầu hệ thống thư viện khoa học tổng hợp nhà nước, là thư

viện tiêu biểu cho nền văn hoá dân tộc, trung tâm giao lưu các mối quan hệ

giữa các hệ thống thư viện trong nước và ngoài nước

M ặt tiền Thư viện Quốc gia Việt Nam

- Tên gọi chính thức: THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

- Tên giao dịch quốc tế: NATIONAL LIBRARY OF VIETNAM (NLV)

- Website chính thức: http://www.nlv.gov.vn

Tiền thân của Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện Trung ương Đông Dương trực thuộc Nha (Sở) Lưu trữ và Thư viện Đông Dương, được thành lập theo nghị định ngày 29/11/1917 của A Sarraut, toàn quyền Pháp ở Đông Dương Thực chất đây là một đơn vị văn hoá của chính phủ Pháp đối

với các nước thuộc địa, trong đó có Việt Nam

cửa phục vụ bạn đọc

Ngày 28/02/1935, Thư viện Trung ương Đông Dương đổi tên là Thư

viện Pie Patxkiê (Pierre Pasquier), tên một viên Toàn quyền có nhiều đóng góp cho Thư viện Cách mạng Tháng Tám thành công, Chính phủ lâm thời

Việt Nam Dân chủ Cộng hòa quyết định đổi tên Thư viện Pie Patxkie (Pierre Pasquire) thành Quốc gia thư viện

Tháng 02/1947 Pháp chiếm lại Hà Nội Thư viện lại được đổi tên thành Thư viện Trung ương trực thuộc Phủ cao ủy Pháp tại Sài Gòn

Năm 1953, Thư viện Trung ương sát nhập vào Viện Đại học Hà Nội và đổi tên là Tổng thư viện Hà Nội Giữa năm 1954, trước khi rút chạy khỏi

miền Bắc, thực dân Pháp đã đưa một phần kho sách của Tổng thư viện vào Sài Gòn

Là thư viện do Thực dân Pháp xây dựng, nên chức năng, nhiệm vụ của Thư viện Trung ương Đông Dương cũng nhằm mục đích phục vụ cho công tác xâm lược và khai tác thuộc địa của Thực dân Pháp Vốn tài liệu, hình thức

phục vụ của Thư viện nghèo nàn Đứng đầu Thư viện thường là do những người Pháp đảm nhiệm Sau ngày đất nước ta đánh thắng giặc Pháp xâm lược (1954), năm 1957 Thủ tướng Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra quyết định thành lập TVQGVN Sự kiện này đã đánh dấu một bước tiến vô cùng quan trọng đối với Thư viện Việt Nam

Ngày 29/06/1957, Thủ tướng Chính phủ Việt Nam cho phép đổi tên Thư

viện thành Thư viện Quốc gia Việt Nam

Ngày 28/11/1958, Thư viện chính thức mang tên Thư viện Quốc gia do

Bộ trưởng Bộ Văn hóa quyết định

Năm 1982, Thư viện Quốc gia Việt Nam được Thư viện Liên hiệp quốc công nhận là Thư viện tàng trữ tài liệu Liên hiệp quốc của khu vực Đông dương

Năm 2000, TVQGVN chính thức gia nhập Hiệp hội Thư viện quốc tế IFLA (International Federation of Library Association and Institution)

Thư viện Quốc gia với bề dày gần 90 năm xây dựng và phát triển, qua nhiều giai đoạn lịch sử, từ Thư viện Trung ương đến Thư viện Quốc gia, bao

giờ cũng là thư viện hàng đầu của nước ta Nó chính là thư viện khoa học

tổng hợp lớn nhất trong cả nước và là thư viện đứng đầu trong hệ thống thư

viện khoa học trực thuộc Bộ Văn hóa - Thông tin

1.2 Ch ức năng và nhiệm vụ của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam

Điều 17 Pháp lệnh Thư viện và Điều 5 Nghị định số 72/2002/NĐ-CP ngày 06/08/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Thư viện

đã xác định vị trí, chức năng, nhiệm vụ của TVQGVN Về vị trí TVQGVN là thư viện trung tâm của cả nước

Những năm đầu thế kỉ XXI, TVQG Việt Nam vẫn hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ và bộ máy tổ chức như Quyết định số 579/TC-QĐ ngày 17/3/1997 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin Từ 24/08/2004, TVQGVN

hoạt động theo Quyết định số 81/2004/QĐ-BVHTT của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin Căn cứ vào quyết định này, TVQGVN có những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn chủ yếu như sau:

* V ề chức năng

TVQGVN là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Bộ Văn hoá – Thông tin (nay là Bộ Văn hoá – Thể thao và Du lịch), có trách nhiệm giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc, thu thập, tàng trữ, khai thác và sử dụng chung vốn tài

liệu trong xã hội, các chức năng cụ thể:

Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện Trung tâm của cả nước với

chức năng nhiệm vụ được quy định theo PHÁP LỆNH THƯ VIỆN

Khai thác các tài liệu trong và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu đọc, nghiên cứu của bạn đọc

Nhận lưu chiểu văn hóa phẩm được xuất bản ở Việt Nam theo luật Lưu chiểu; Tàng trữ và bảo quản tất cả các xuất bản phẩm của Việt Nam; Biên

soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia Việt Nam

Tổ chức phục vụ bạn đọc theo quy định

Chịu trách nhiệm hợp tác trao đổi tài liệu với các thư viện trong và ngoài nước

Quản lý các dự án nghiên cứu về khoa học kĩ thuật thuộc lĩnh vực thông tin - thư viện

Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho các cán bộ trong ngành thư viện theo quy định của Bộ Văn hóa Thông tin

* V ề nhiệm vụ

1 Trình bộ trưởng Bộ Văn hoá -Thể thao và Du lịch quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm

của Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

2 Tổ chức phục vụ, tạo điều kiện cho người đọc sử dụng vốn tài liệu

của thư viện theo quy định và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức

3 Xây dựng, bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước ngoài viết về Việt Nam

4 Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ

của công dân Việt Nam bảo vệ ở trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam

5 Hợp tác, trao đổi tài liệu với thư viện trong nước và ngoài nước theo quy định của Pháp luật

6 Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động thư viện

7 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước, Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ

8 Thực hiện hợp tác quốc tế theo kế hoạch của Bộ Văn hoá – Thông tin

và quy địng của Pháp luật

9 Lưu trữ các tài liệu có nội dung tại khoản 1 điều 5 Pháp lệnh Thư

viện và phục vụ cho người đọc theo quy định của Chính phủ

10 Tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí, hoạt động dịch vụ, thu phí phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao; quản lý và sử dụng theo quy

định của Pháp luật

11 Đảm bảo kỉ luật, kỉ cương theo nội quy làm việc của Thư viện; đảm

bảo an toàn, an ninh, cảnh quan khu vực môi trường do Thư viện quản lý

12 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơ tài liệu; thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản

lý theo quy định của Pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng

13 Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định của Pháp luật

14 Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao

1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ Thƣ viện

* Cơ cấu tổ chức

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ đã được Bộ văn hoá, Thể thao và Du

lịch quy định, Thư viện đã có cơ cấu tổ chức hành chính chặt chẽ và khoa học

Hiện nay chức năng nhiệm vụ của Thư viện đã được chuyên môn hoá đến

từng phòng ban chức năng Về cơ cấu tổ chức của TVQGVN bao gồm:

* Ban giám đốc: bao gồm Giám đốc và 3 Phó giám đốc Giám đốc là người

đứng đầu thư viện Phụ trách chung toàn bộ công tác của Thư viện; Chỉ đạo

việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch dài hạn và hàng năm của đơn vị;

Phụ trách trực tiếp công tác tổ chức cán bộ - hành chính, kế toán tài chính, Tin

học và đối ngoại Một Phó giám đốc phụ trách chuyên môn và công nghệ thông tin Một Phó giám đốc Phụ trách về công tác nghiên cứu khoa học, Tạp chí Thư viện Một Phó giám đốc phụ trách khối phục vụ bạn đọc

Sau hơn 90 năm xây dựng và phát triển, hiện nay, TVQGVN có trụ sở

tại 31 Tràng Thi - Hà Nội Tổng diện tích sử dụng của TVQGVN là 18.000 m2, với 14 phòng ban chức năng Tổng số cán bộ của Thư viện là 176 cán bộ, trong đó có 1 cán bộ có trình độ Tiến sĩ, 17 cán bộ có trình độ Thạc sĩ, 134 cán bộ tốt nghiệp Đại học (trong đó có 78 cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành thư viện), 24 cán bộ có trình độ PTTH, trung cấp, cao đẳng

1.4 Cơ sở vật chất trang thiết bị

TVQG đã có hệ thống mạng Intranet được kết nối Internet với đường truyền đủ đáp ứng cho số người dùng Mặt khác, để giúp các thư viện trong hệ

thống TVCC kết nối và chia sẻ biểu ghi thư mục với TVQG, Bộ Văn hoá – Thông tin đã đầu tư Dự án xây dựng TVQG trở thành trung tâm TT-TV của cả nước, bao gồm 1 mạng cục bộ (LAN)

TVQG có hệ thống máy chủ và máy trạm (10 máy chủ, 230 máy trạm)

phục vụ cho các công tác nghiệp vụ, tra cứu thông tin và các dịch vụ bạn đọc…

Có các thiết bị an toàn hệ thống thông tin: thiết bị lưu điện, chống sét, thiết

bị sao lưu dữ liệu, thiết bị bảo vệ, bảo mật

Các thiết bị ngoại vi: Switch, Rounter, máy scan, camera, máy đọc mã

vạch, máy in lazze, Projector…

Bốn đường Internet trực tiếp Leased Line 192 Kbps dành riêng cho

Website và Mail; đường Internet không dây Wifi và đường ADSL 2M dành cho bạn đọc tra cứu Internet, đường ADSL 4M dành cho cán bộ làm việc

Nhìn chung, TVQG đã đảm bảo tương đối tốt về cơ sở vật chất kỹ thuật cho cán bộ thư viện làm việc (chiếm 50%) cũng như nhu cầu thông tin của NDT trong giai đoạn bùng nổ thông tin hiện nay

TVQG đã tạo lập tài liệu điện tử, tài liệu đa phương tiện; các thiết bị liên

do Nhà nước cấp TVQGVN trực thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, hàng năm Thư viện nhận kinh phí cấp phục vụ cho hoạt động của mình là khoảng 11 tỉ đồng Trong đó Thư viện chi khoảng 3.600.000.000 cho hoạt động của các phòng ban chuyên môn, số còn lại phục vụ cho các hoạt động khác của thư viện, nhưng chủ yế là phục vụ cho công tác bảo dưỡng, nâng cấp mua sắm, các trang thiết bị trong thư viện, cụ thể:

7 Báo - Tạp chí 120.000.000

8 Thông tin – Tư liệu 380.000.000

9 Nghiên cứu khoa học 280.000.000

1.6 Ngu ồn tài nguyên thông tin

Theo số liệu thống kê đến tháng 5 năm 2008, tổng số nguồn tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam như sau:

* Tài liệu truyền thống:

- Tài liệu dạng vi phim – vi phích gồm:

+ Phim Pôgitiv (Phim dương bản) gồm có 1345 tên tài liệu với

3150 hộp, ngoài ra Thư viện còn có các bản chụp mới tài liệu báo, tạp chí trước năm 1954

+ Phim Negativ (Phim âm bản) gồm 1712 hộp

* Ngu ồn tài liệu điện tử:

- Các CSDL thư mục gồm có:

+ 5 CSDL Thư mục

+ 411882 biểu ghi thư mục

- Các CSDL toàn văn gồm:

+ Khoảng 1021410 trang tài liệu với khoảng 5488 tên tài liệu

1.7 Người dùng tin và nhu cầu tin trong Thư viện Quốc gia Việt Nam

Nghiên cứu người dùng tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong

hoạt động thông tin – thư viện Một thư viện dù nguồn tài liệu có phong phú,

đa dạng đến mấy, công tác xử lý, phục vụ có tốt đến đâu mà không có người đến sử dụng, thì thư viện ấy cũng trở nên vô ích Do vậy

công tác nghiên cứu NDT để có thể đưa ra những chiến lược, kế hoạch

nhằm nâng cao khả năng đáp ứng và thoả mãn tối đa nhu cầu tin cho NDT NDT và nhu cầu tin trở thành một trong những yếu tố quan trọng cho việc định hướng hoạt động và phát triển của các cơ quan thông tin, thư viện, đặc

biệt là các sản phẩm và dịch vụ mới Để sản phẩm và dịch vụ của thư viện có

chất lượng cao, thu hút được NDT thì các cơ quan thông tin - thư viện phải

nắm vững đặc điểm NDT và NCT, từ đó tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp với nhu cầu của họ

Người dùng tin dù là cá nhân hay tập thể, là cán bộ lãnh đạo, học sinh sinh viên hay các nhà khoa học… cũng đều cần đến thông tin để phục vụ cho công tác chuyên môn của mình Đồng thời người dùng tin cũng chính là người tạo ra các thông tin mới về khoa học cho xã hội và những thông tin bổ ích cho các cơ quan thông tin – thư viện trong quá trình hoạt động của mình, thông qua nhu cầu tin của họ

Hiện nay đối tượng dùng tin của Thư viện, đa dạng về thành phần và trình độ học vấn, bao gồm các cán bộ công tác tại Thư viện và các đối tượng khác: cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy, cán bộ lãnh đạo, quản lý, học sinh, sinh viên, cán bộ hưu trí… trong cả nước

Tính đa dạng của người dùng tin trong Thư viện thể hiện trong sự khác nhau, về nhu cầu thông tin, lứa tuổi nghệ nghiệp… cũng như trình độ hiểu

biết của họ Nhu cầu thông tin của các đối tượng này là rất khác nhau, do vậy

mà phương thức phục vụ bạn đọc của Thư viện cũng rất đa dạng và phong phú để phù hợp với đặc thù của từng người dùng tin

Trước đây Thư viện có hạn chế đối tượng phục vụ, nhưng hiện nay do đòi hỏi của thực tiễn, trong thời đại của xã hội thông tin, nhu cầu tin của con người ngày càng gia tăng, do đòi hỏi của xã hội, mà Thư viện đã mở rộng

phục vụ cho mọi đối tượng bạn đọc, bất cứ ai có mong muốn sử dụng tài liệu

của thư viện đều sẽ được phục vụ Người dùng tin của Thư viện có thể chia thành các nhóm như sau:

B ảng số liệu điều tra mức độ NDT sử dụng tài liệu tại TVQGVN

STT Nhóm Người dùng tin Mức độ NDT sử dụng Thư viện

1 Lãnh đạo, quản lý 2.3 %

2 Cán bộ nghiên cứu giảng dạy 21.2 %

3 Sinh viên, học viên cao học… 71.4 %

Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý Đối với nhóm NDT này thông tin

chính là công cụ quản lý Thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản lý càng đạt

hiệu quả cao Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm NDT này, rất phong phú và đa

dạng Họ cần những thông tin cô đọng và được “nén”; thông tin được cung

cấp phải ngắn gọn, chính xác, logic, có hệ thống và phản ánh khách quan quá trình hoạt động, tổ chức, thông tin đưa ra phải kịp thời Hình thức phục vụ thường là các bản tin nhanh, tóm tắt, tổng quan, tổng luận, phục vụ thông tin

có chọn lọc…

Nhóm 2: Người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy tại các trường

đại học và các viện nghiên cứu, các trung tâm nghiên cứu và phát triển Họ thường xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống các bài giảng, các bài tập, dự

án, đề tài khoa học…; đồng thời họ cũng chính là những NDT Thường xuyên, liên tục của TV Nhu cầu tin của họ sẽ cần: thông tin cần bền vững và chuyên sâu về một lĩnh vực nghiên cứu cụ thể, vừa phải mang tính mới trong khoa

học; nghiên cứu mang tính liên ngành: bên cạnh những thông tin chuyên

cần là các thông tin mang tính chất thời sự, thông tin cập nhật về các thành

tựu kho học – kĩ thuật mới trong và ngoài nước, kết quả các công trình nghiên

cứu khoa học, các đề tài đang được triển khai hoặc mới được nghiệm thu… Thông tin cung cấp phải đầy đủ, ngắn gọn, chính xác; họ có nhu cầu sử dụng thông tin có giá trị gia tăng cao và phải được phân tích, xử lý Hình thức phục

vụ nhóm này là các thông tin chuyên đề, thông tin chọn lọc, thông báo sách

mới…

Nhóm 3: Nghiên cứu sinh, học viên cao học, thực tập sinh, sinh viên

học sinh tại các trường đại học, cao đẳng, các viện nghiên cứu… Đây là

những chủ thể thông tin đông đảo và biến động nhất trong TV Đặc điểm nhu

cầu tin của nhóm này bao hàm các tài liệu trải rộng từ các tài liệu mang tính

chất phục vụ cho công tác học tập như sách giáo khoa, giáo trình đến các tài

liệu mang tính chất giải trí, các kiến thức phổ thông và văn hoá – xã hội…

Đây là nhóm đối tượng sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt vào

dịp chuẩn bị thi, làm đề tài, luận văn, luận án tốt nghiệp… Lúc này nhu cầu tin của họ là cần các thông tin, tài liệu chuyên sâu về một củ đề, các tài liệu mang tính thời sự, cập nhật, thời gian tìm tài liệu không nhiều

Chính vì vậy nhu cầu tin của nhóm đối tượng này rất phong phú đa

dạng, việc tạo lập và phát triển các dịch vụ thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin lại càng trở lên quan trọng và là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của Thư viện Hình thức phục vụ cho họ chủ yếu là các thông tin phổ biến về tri

thức cơ bản dưới dạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo, các bài viết trong các tạp chí, những luận án, luận văn có tính chất cụ thể, trực tiếp phục

vụ cho môn học, ngành học đào tạo

Nhóm 4: Người dùng tin là những người hoạt động trong lĩnh vực sản

xuất kinh doanh như các nhà doanh nghiệp, công nhân kỹ thuật, nông dân, thợ

thủ công, cán bộ hưu trí, hội viên các hội khuyến nông…Đặc điểm nhu cầu tin của họ khá đa dạng phong phú, bao hàm mọi lĩnh vực của đời sống Họ

cần chủ yếu các thông tin dữ kiện, cụ thể, không đòi hỏi sự phân tích tổng hợp

Thông tin cung cấp phải kịp thời, cập nhật, càng mới càng tốt và phải dễ sử

dụng, dễ hiểu

Do đặc điểm NDT đa dạng và phong phú như trên, nên hàng năm TVQG thường tổ chức các lớp bồ dưỡng, đào tạo, cung cấp NDT những hiểu

biết chung về cơ chế, tổ chức hoạt động và các loại hình sản phẩm và dịch vụ

của thư viện Hướng dẫn NDT để họ biết cách sử dụng các công cụ tra cứu và khai thác các sản phẩm và dịch vụ của thư viện một cách có hiệu quả Giúp nâng cao kĩ năng khai thác, tìm tin cho NDT, để họ có thể chủ động tiếp cận

tới nguồn thông tin, tài liệu mà họ cần một cách dễ dàng

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BIÊN MỤC MÔ TẢ TẠI

THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 2.1 Khái niệm biên mục mô tả

Biên mục mô tả (mô tả thư mục) là một bộ phận của quá trình biên mục,

có liệ quan đến nhận dạng một tài liệu và ghi lại những thông tin về tài liệu trên một phiếu mô tả / biểu ghi thư mục, sao cho có thể nhận dạng được tài

liệu ấy một cách chính xác mà không nhầm lẫn với các tài liệu khác, đồng

thời lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập

Biên mục mô tả vừa là công đoạn, vừa là sản phẩm Với tư cách là sản

phẩm người ta gọi đó là chỉ dẫn thư mục hay một tra cứu thư mục Nó bao

gồm tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta một bản mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và được xem như một vật đem tin Với tư cách là một công đoạn, người ta gọi đó là công tác biên mục, đó là bước đầu tiên của xử

lý tài liệu, nhờ đó những chỉ dẫn được rút ra và trình bày theo một quy tắc

và vấn đề tra tìm tài liệu của NDT, thì công tác biên mục mô tả có vai trò hết

các tài liệu đó một cách dễ dàng

Biên mục mô tả giúp NDT có một khái niệm về tư liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng tìm được các tài liệu mà họ quan tâm trong các hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại (mục lục phiếu, CSDL,…)

Biên mục mô tả còn có một vai trò hết sức quan trọng, đó là công dụng

kiểm soát thư mục Như vậy biên mục mô tả là một bộ phận của quá trình biên mục, có liên quan đến việc nhận dạng một tư liệu và ghi lại những thông tin về tư liệu trong một phiếu mô tả / biểu ghi theo các tiêu chuẩn quốc tế sao cho có thể nhận dạng được tài liệu ấy một cách chính xác và không nhầm lẫn

với các tài liệu khác

Ngày nay, trong hoạt động thông tin - thư viện, việc tổ chức và sắp xếp thông tin thư mục sao cho có thể truy cập và trao đổi trong nước và quốc tế

một cách dễ dàng là rất cần thiết, nhất là trong điều kiện thông tin toàn cầu

hiện nay Chính vì vậy mà công tác biên mục mô tả càng trở nên quan trọng

và không thể thiếu trong mọi hoạt động của bất kì một thư viện, trung tâm thông tin nào

2.3 Th ực trạng công tác biên mục mô tả tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam

Biên mục trong đó có biên mục mô tả, là công tác vô cùng quan trọng trong hoạt động thông tin – thư viện Nó ảnh hưởng đến chất lượng chuyên môn nghiệp vụ cũng như chất lượng phục vụ NDT của mỗi cơ quan thông tin

- thư viện Nhận thức rõ được vấn đề này TVQGVN đã tiến hành ứng dụng tin học, áp dụng các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến trên thế giới vào công tác biên

mục nhằm nâng cao chất lượng công tác biên mục, cũng như công tác phục vụ

của Thư viện

Vốn tài liệu của TVQG là vô cùng phong phú với đủ mọi loại hình tài

liệu: Sách, báo - tạp chí, luận án, tranh ảnh, bản đồ…đáp ứng mọi nhu cầu tin cho NDT khi đến sử dụng thư viện Để đảm bảo tính nhất quán trong quá trình mô tả tài liệu Thư viện Quốc gia đã áp dụng quy tắc mô tả của TVQG được xây dựng dựa trên cơ sở Tiêu chuẩn Quốc tế về mô tả thư mục ISBD

trong công tác biên mục mô tả cho tất cả các loại hình tài liệu của mình, do

vậy cũng tuân theo tiêu chuẩn Quốc tế về mô tả thư mục ISBD

2.3.1 Áp dụng mô tả thƣ mục theo Quy tắc mô tả của Thƣ viện Quốc gia

Vi ệt Nam 1994

Để đảm bảo tính nhất quán trong qúa trình mô tả tà liệu thì việc áp

dụng một quy tắc mô tả theo chuẩn đã được quy định là điều bắt buộc đối với

mọi cơ quan thông tin - thư viện Hiện nay, tại Việt Nam chưa có một quy tắc

mô tả tài liệu thống nhất cho toàn bộ hệ thống thư viện trong cả nước Tuỳ thuộc vào điều kiện và khả năng của mình mà từng thư viện đã áp dụng các quy tắc mô tả khác nhau

Mô tả tài liệu phải được thực hiện theo những tiêu chuẩn đã được thống

nhất, để nêu bật được những đặc trưng cơ bản của tài liệu, giúp người cán bộ

có thể nhận dạng và mô tả tài liệu một cách chính xác Chính vì vậy TVQGVN đã xây dựng cho mình một quy tắc mô tả để sử dụng thống nhất về

mô tả thư mục trong Thư viện Quy tắc này được xây dựng trên cơ sở tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục ISBD, vì vậy nó cũng tuân thủ theo các quy định của tiêu chuẩn ISBD

Tiêu chuẩn quốc tế về biên mục mô tả (ISBD) đã được biên soạn từ năm 1969, bởi tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO/TC46 và sự hỗ trợ của hiệp hội các thư viện quốc tế (IFLA) 1976 được tổ chức tiêu chuẩn quốc tế chính thức thông qua với tên gọi “Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục” Mô tả theo ISBD là định ra một trật tự sắp xếp các vùng, các yếu tố mô tả và hệ thống kí

hiệu, dấu đặt trước các mỗi yếu tố mô tả ISBD phân chia các dữ liệu thư mục thành từng vùng và từng yếu tố trong vùng đó với những thuyết minh đầy đủ, chính xác về các vùng đó

Mô tả theo Tiêu chuẩn quốc tế ISBD bao gồm 8 vùng cơ bản:

1 Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm

2 Vùng lần xuất bản

3 Vùng thông tin đặc thù (dùng cho xuất bản phẩm tiếp tục và tài liệu

8 Vùng chỉ số tiêu chuẩn và điều kiện có được tư liệu

* Trình bày tóm tắt một bản mô tả theo ISBD

Mục đích và chức năng của ISBD là cung cấp một mô tả tiêu chuẩn cho các loại hình tư liệu của thư viện, tạo điều kiện giao lưu quốc tế về thông tin thư mục

Nhờ các ưu điểm của mình mà tiêu chuẩn mô tả ISBD nhanh chóng được các thư viện lớn trên thế giới cũng như Việt Nam áp dụng ISBD không

phải là nột tiêu chuẩn mang tính áp đặt mà các thư viện có thể lựa chọn các

yếu tố cần thiết và phù hợp với với công tác biên mục mô tả của mình, cũng như có thể dựa vào đó để biên soạn các tiêu chuẩn biên mục mô tả cho mình

Với những ưu điểm của ISBD Thư viện Quốc gia Viêt Nam đã tiến hành xây dựng quy tắc mô tả tài liệu của mình tuân theo các quy định của ISBD

Nhan đề chính = Nhan đề song song: Thông tin liên quan đến nhan đề / Thông tin trách nhiệm - Lần xuất

b ản - Thông tin đặc thù - Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, năm xuất bản - Mô tả vật lý - (Tùng thƣ)

Ph ụ chú

Ch ỉ số tiêu chuẩn: ISBN: Giá tiền

* V ấn đề lập tiêu đề mô tả

Thư viện tiến hành lập tiêu đề mô tả cho tên tác giả (tác giả cá nhân và tác giả tập thể), khi tài liệu có từ 3 tác giả trở xuống Lập tiêu đề mô tả cho tên tài liệu: khi tài liệu có 3 tác giả nhưng trách nhiệm chỉ là chủ biên, người sưu tầm, dịch, biên soạn…, khi tài liệu có từ 4 tác giả trở lên và khi tài liệu không rõ họ tên hoặc chỉ là bút danh

Đối với tác giả là người Việt Nam hay người châu Á (Trung Quốc,

Nhật Bản, Hàn Quốc…): mô tả theo trật tự thuận

+ Tên không gồm họ thường là biệt danh, bút danh mô tả như ghi trên tài liệu

Ví dụ: Tản Đà → Tản Đà

+ Tên có cấu trúc Họ - Đệm - Tên, mô tả thuận và viết hoá chữ cái đầu

của Họ - Đệm - Tên

Ví dụ: Nguyễn Minh Châu → Nguyễn Minh Châu

+ Đối với tác giả cá nhân là người nước ngoài có cấu trúc Tên - Đêm

Họ, tiến hành mô tả đảo Khi đó Họ của tác giả được đảo lên trước đệm

và tên được viết sau giữa họ và tên có ngăn cách nhau bởi dấu phẩy (,)

Ví dụ: Mác xim Gorki → Gorki, Mác xim

D.J Johnson → Johnson, D.J Sách giáo khoa cho lớp cơ sở, phổ thông, trung học không mô tả theo tên tác giả mà mô tả theo tên sách Đối với sách giáo trình thì mô tả như bình thường

Đối với các tài liệu mà tác giả tập thể là tên cá cơ quan đoàn thể, tổ

chức thì mô tả giống như tên của nó

Ví dụ: Trường Đại học Thuỷ Lợi → Trường Đại học Thuỷ Lợi

Khi tiêu đề là tên pháp lý (đơn vị hành chính lãnh thổ), trật tự mô tả là tên đơn vị lãnh thổ hành chính, đi sau là tên đơn vị tổ chức cách nhau bằng

dấu chấm (.)

Ví dụ: Việt Nam Bộ Ngoại giao

Như vậy trong việc lựa chọn tiêu đề mô tả, Thư viện đã tuân thủ theo các quy định của Quy tắc mô tả của TVQG Tuy nhiên khi lập tiên đề mô tả cho tác giả là người nước ngoài có tên gồm họ, Thư viện đã mô tả đảo và có thêm dấu phẩy ngăn cách giữa họ và tên Cách mô tả này không phải là quy

có sự đổi mới trong việc lập tiêu đề mô tả, và đây cũng chính là một thuận lợi cho thư viện sau này khi chuyển sang áp dụng Quy tắc mô tả theo AACR2

* Ph ần thông tin trách nhiệm trong vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm

- Nếu tài liệu có 2 - 3 tác giả thì lập tiêu đề mô tả cho tác giả đầu tiên

và trong vùng thông tin trách nhiệm ghi đủ cả ba tác giả đó theo trật tự trình bày trong tài liệu

2006 - 282p ; 23cm

Guide to effective coaching: Principles &

practice / B.J> Jones, L.T Wells, R.E Peter, D.J

Johnson - 3rd edi - Boston: WCB/Mc Grow Hill,

1993 - 386p

Tài liệu có 5 tác giả trở lên thì lập tiêu đề mô tả cho tên tài liệu, trong

phần thông tin trách nhiệm ghi 3 tác giả đầu tiên sau đó có dâu ba chấm (…)

Ví dụ

- Nếu là tác giả dịch, biên soạn hoặc sưu tầm…: một tác giả thì ghi tên tác giả đó và ghi chữ dịch ở sau không viết hoa, từ 2 người dịch trở nên thì ghi chữ dịch ở trước viết hoa chữ dịch và thêm hai dấu chấm đằng sau, tương

tự với tác giả là người biện soạn

Ví dụ

Hoàng Bảo Châu dịch

Dịch: Nguyễn Minh Châu, Phan Chí Công

Lâm Vĩnh Thế b.s

B.s.: Hoàng Cầm, Nguyễn Gia Minh…

- Nếu tác giả từ 3 người trở nên với các trách nhiệm khác nhau thì ghi biên soạn ở trước sau đó là dấu hai chấm (B.s.:), sau tên của tác giả thì ghi trách nhiệm của từng người trong dấu ngoặc đơn ( ) Ví dụ:

B.s.: Hồng Hà, Lương Mạnh Cường (ch.b.), Nguyễn Nam Hải (b.s.)

Trong vùng mô tả này có thể thấy các dấu sử dụng trong phần thông tin trách nhiệm và quy tắc mô tả cho tài liệu có từ 3 tác giả trở nên của Thư viện không giống với quy tắc AACR2 (quy tắc chuẩn quốc tế trong biên

mục mô tả) Vì Vậy khi Thư viện muốn chuyển sang mô tả theo AACR2 theo

Các nước và một số lãnh thổ trên thế giới /

Nguyễn Cao Cương, Nguyễn Cường Dũng, Nguyễn Khánh Hoa,…; Hoàng Phong Hà ch.b - H:

chính trị Quốc gia, 1994.- 294 tr

khuyến nghị của vụ Thư viện sẽ gặp một số khó khăn, do nó không tương đồng với AACR2

* Vùng các yếu tố xuất bản

Khi trình bày nơi xuất bản Thư viện đã mô tả theo đúng quy định, là

viết tắt tên thủ đô và thành phố lớn Ví dụ, nhà xuất bản ở Hà Nội thì viết tắt

là H và ở thành phố Hồ Chí Minh thì viết là Tp Hồ Chí Minh

Đối với tên nhà xuất bản, viết đầy đủ như trình bày trên trang tên tài

liệu Với tên các nhà xuất bản lớn, đã quen thuộc với mọi người thì khi mô tả

không cần phải thêm cụm từ “nxb”, đối với các nhà xuất bản mới hoặc tên dễ gây nhầm lẫn thì phải viết thêm cụm từ “nxb” vào trước tên đó

Nhà xuất bản Giáo dục → Giáo dục

Nhà xuất bản Đại học Quốc gia → Đại học Quốc gia

Nhà xuất bản Hải Phòng → Nxb Hải phòng

Trong công tác mô tả thư mục Thư viện đã áp dụng quy tắc mô tả tuân theo đúng Tiêu chuẩn Quốc tế ISBD Các quy định của quy tắc được Thư viện

áp dụng đầy đủ với tám vùng mô tả và các kí hiệu, dấu ngăn cách cũng tuân theo ISBD Để tiến tới sử dụng quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2, trong công tác biên mục mô tả của trung tâm đã xuất hiện một số yếu tố mô tả của quy tắc này Cụ thể là trong phần lập tiêu đề mô tả cho tên tác giả là người nước ngoài của thư viện đã có dấu phẩy (,) ngăn cách giữa họ và tên tác giả Tuy nhiên đối với tác giả là người Châu Á ( trong đó có Việt Nam) thì Thư

viện lại chưa áp dụng quy tắc này Vì vậy trong tương lai để áp dụng AACR2

một cách triệt để thì Thư viện cần phải thay đổi cách mô tả với các nhóm tác

giả này

2.3.2 Áp dụng Phần mềm Ilib vào công tác biên mục mô tả tại Thƣ viện

Qu ốc gia Việt Nam

Thư viện Quốc gia Việt Nam trong những năm gần đây đã nhận thức rõ

vấn đề chuẩn hoá các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của mình là cần thiết

Thư viện cũng nhận định rằng trong quy trình xử lý tài liệu dù theo hình thức truyền thống hay hiện đại thì biên mục mô tả luôn giữ một vai trò quan trọng Sản phẩm của công tác này là tạo ra bộ máy tra cứu tìm tin cho cơ quan thông tin - thư viện Tuy nhiên chất lượng bộ máy tra cứu này lại phụ thuộc vào các tiêu chuẩn biên mục và chuẩn tin học mà Thư viện áp dụng

Nhận thức được tầm quan trọng của việc tin học hoá vào hoạt động thông tin - thư viện, những năm qua Thư viện đã tiến hành biên mục tự động trên phần mềm CDS/ISIS, (Computer Documentation System Intergrated / Set

of Inforamation System), do UNESCO cung cấp và được Cục Thông tin - Tư

liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia Việt hoá đưa vào sử dụng

Phần mền CDS/ISIS có những ưu điểm: tất cả các chương trình đều làm việc theo chế độ hội thoại và có khả năng đối thoại với nhiều ngôn ngữ;

số CSDL không hạn chế, ngôn ngữ tìm tin linh hoạt và mềm dẻo, cho phép

tạo các tệp đảo để truy cập nhanh đến các CSDL, in và sắp xếp các kết quả tìm tuỳ ý (hỗ trợ in phích), trao đổi thuận tiện và dễ dàng

Bên cạnh những ưu điểm đó, CDS/ISIS còn tồn tại rất nhiều hạn chế như: khả năng tính toán, muốn thống kê phải chuyển sang phần mềm khác để

thực hiện; khả năng hỗ trợ mạng diện rộng cũng như mã vạch và thiết bị hiện đại kém; không hỗ trợ NDT những hướng dẫn về cách lập biểu thức tìm và cách sử dụng toán tử; các thông báo lỗi của CDS/ISIS thường khó hiểu, không thân thiện với người sử dụng

Mặc dù cò nhiều hạn chế, nhưng phần mềm CDS/ISIS đã có những đóng góp nhất định tạo cho Thư viện có những bước đi đầu tiên trong công tác tin học hoá, xây dựng được cho Thư viện một CSDL khá lớn

Hàng năm nguồn tài liệu bổ sung về TVQGVN là khá lớn và ngày càng tăng Bên cạnh đó phần mềm CDS/ISIS cũng dần bộc lộ những yếu kém, không còn đáp ứng được yêu cầu của Thư viện Để hoạt động của Thư viện nói chung và công tác biên mục mô tả nói riêng hoạt động có hiệu quả và chất lượng, 2003 TVQG đã nghiên cứu tìm hiểu và mua phần mềm Ilib của công

ty CMC, thay thế cho phần mềm CSD/ISIS hiện nay đã không còn phù hợp

nữa Ilib là phần mềm được sử dụng rộng rãi tại các thư viện khoa học tổng

hợp trong cả nước

Hiện tại TVQG đang sử dụng phần mền Ilib 4.0 và chuyển đổi CSDL

từ phần mền CDS/ISIS sang phần mền mới đồng thời khắc phục dần những tính năng chưa phù hợp của phần mền mới này Giao diện làm việc của Ilib là giao diện Web ứng dụng độc lập trên Windows Qua đó cho phép Thư viện có

thể tích hợp một hay toàn bộ các phân hệ trên môi trường mạng Intranet, Internet trong khi vẫn có thể đảm bảo được những lợi thế về tương tác xử lý

của một phân hệ độc lập

Ilib được thiết kế theo nguyên tắc xuyên suốt toàn bộ chương trình: dễ

sử dụng, đảm bảo tất cả các yêu cầu và tiêu chuẩn về nghiệp vụ thư viện, có

kiến trúc hệ thống hỗ trợ khả năng mở rộng không hạn chế và các kết nối logic trực tiếp giữa các modul, sẵn sàng cho việc khai thác dữ liệu ở tốc độ cao mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật

* T ính năng cơ bản:

√ Công cụ tìm kiếm thân thiện và khá hiệu quả

√ Hỗ trợ đa ngôn ngữ - đặc biệt là khả năng xử lý tiếng Việt, hỗ trợ cả hai

bảng mã Unicode và TCVN

√ Sử dụng tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục ISBD, AACR2, TCVN

4743 - 89, … cũng như các khung phân loại: DDC, BBK, UDC, LCC,…

√ Tra cứu mục lục trực tuyến qua Internet

√ Quản lý dữ liệu số hóa - cho phép số hóa, biên mục, quản lý truy nhập

các dạng tài liệu: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video - hướng đi mới cho thư

viện hiện đại

√ Liên thư viện - nhu cầu thiết yếu cho hệ thống các thư viện trong thời

đại ngày nay

√ Tích hợp mã vạch

√ Nhập/Xuất biểu ghi theo UNIMARC và các loại MARC khác

√ Chuyển đổi các biểu ghi trong các cơ sở dữ liệu xây dựng theo

CDS/ISIS sang khổ mẫu MARC

√ Tất cả các chức năng của chương trình được tích hợp trong một giao

diện cơ sở dữ liệu chung và có thể tùy biến để phù hợp với các điều kiện và tính

chất nghiệp vụ đặc thù của từng thư viện nếu có yêu cầu

√ Mô hình 3 lớp - đầu cuối chỉ cần trình duyệt Web → mọi quy tắc nghiệp

vụ được quản lý tập trung khiến cho cài đặt và bảo trì đơn giản

√ Có thể chạy trên các môi trường hệ điều hành khác nhau: MS Windows

NT, MS Windows 2000, Unix (Sun Solaris, Linux Redhat,…)

Hiện nay trong các phiên bản của phần mềm Ilib có 10 phân hệ chính đó là: Phân hệ tra cứu (OPAC), phân hệ bổ sung, Phân hệ biên mục, Phân hệ quản

lý lưu thông tài liệu, Phân hệ quản lý kho, Phân hệ quản lý xuất bản phẩm nhiều

kỳ (Serials Control), Phân hệ quản lý các dữ liệu số, Phân hệ quản lý tin tức, Phân hệ quản trị hệ thống, Phân hệ mượn liên thư viện Trong đó Thư viện đang

sử dụng 7/10 phân hệ chính:

1 Phân hệ bổ sung

2 Phân hệ biên mục

3 Phân hệ quản lý lưu thông tài liệu

4 Phân hệ tra cứu (OPAC)

5 Phân hệ quản lý kho

6 Phân hệ quản lý tin tức

7 Phân hệ quản trị hệ thống

Những phân hệ này được tích hợp trong một giao diện thống nhất Tuy

nhiên chúng cũng được thiết kế với mức độ độc lập để khi có sự thay đổi cấu trúc CSDL liên quan đến phân hệ này không làm ảnh hưởng đến các phân hệ khác

vi ện Quốc gia Việt Nam

Từ khi áp dụng phần mềm Ilib 4.0, công tác biên mục của Thư viện đã

có nhiều thay đổi Trong quá trình tin học hoá Thư viện rất quan tâm đến các chuẩn về tin học và các chuẩn về biên mục của phần mềm có đáp ứng được yêu cầu chuẩn hoá quốc tế hay không Chính vì vậy mà vấn đề khổ mẫu (Fomat) biên mục rất được trú trọng Để hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ cũng như thoả mãn đến mức tối đa nhu cầu tra tìm tài liệu của NDT, Thư viện

đã tiế hành biên mục tài liệu trên máy và sử dụng khổ mẫu MARC21, nhằm

tiến tới đạt chuẩn quốc tế trong công tác biên mục

Khổ mẫu MARC21 được chính thức ra đời từ năm 1997 Là một khổ mẫu

ra đời sau, song bản chất của MARC21 không thay đổi, nó là bước phát triển

tiếp theo của khổ mẫu MARC của Thư viện Quốc hội Mỹ

MARC21 được áp dụng rộng rãi trên nhiều dạng tài liệu, không ngừng được mở rộng phạm vi ứng dụng và liên kết Khổ mẫu này, có cấu trúc hoàn thiện có những ưu điểm nổi bật Do vậy nó thu hút được sự quan tâm của cộng đồng thư viện thế giới nói chung và của các thư viện Việt Nam nói riêng

Một biểu ghi theo Khổ mẫu MARC21 bao gồm 3 thành phần cơ bản được xây dựng theo tiêu chuẩn quốc gia Mỹ

* Ph ần I: Cấu trúc biểu ghi: bao gồm đầu biểu, các trường dữ liệu, mã xác định nội dung

* Ph ần II: Chỉ định nội dung: Bao gồm các kí tự quy ước những chức

năng của thông tin dữ kiện, trường con và mã trường con, các dấu phân cách, chỉ

thị thực hiện yêu cầu

* Ph ần III: Nội dung dữ liệu của biểu ghi: là các thông tin được cung cấp

thông tin từ các tài liệu thông qua tờ khai Worksheet và nhập máy Khi thông tin

gồm các chữ cái, chữ số và các kí hiệu quy ước

Các quy định của MARC21 được thể hiện cụ thể trong từng phần chính

của biểu ghi:

Để tiện trình bày, người ta phân chúng thành từng khối trường tuỳ theo

chức năng Theo khổ mẫu MARC21 đầy đủ cho dữ liệu thư mục, MARC21 có

10 khối trường chính: bắt đầu từ 0XX đến 9XX Mã trường được xác định bằng

chữ số Ả rập

0XX: Khối trường kiểm soát, chỉ số nhận dạng và phân loại

1XX: Khối trường về tiêu đề chính

2XX: Khối trường nhan đề và thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản 3XX: Khối trường mô tả đặc trưng vật lý

4XX: Khối trường về thông tin tùng thư

5XX: Khối trường phụ chú

6XX: Điểm truy nhập theo chủ đề

7XX: Khối trường tiêu đề bổ sung

8XX: Khối trường tiêu đề tùng thư bổ sung

9XX: Khối trường thông tin cục bộ

Khi áp dụng Khổ mẫu MARC21 vào công tác biên mục mô tả TVQG cúng đã áp dụng đầy đủ các khối trường từ 0XX đến 9XX Tuy nhiên ở mỗi loại hình tài liệu, có sự áp dụng không giống nhau Việc áp dụng khổ mẫu MARC21 vào biên mục mô tả sách của thư viện gần như hoàn chỉnh nhất, còn các dạng tài

liệu khác Thư viện mới chỉ áp dụng rất ít các trường trong MARC21

Worksheet nh ập tin cho sách lẻ tại TVQGVN

300 [ ] [ ] $a Khối lượng vật lý

$b Các chi tiết vật lý khác $c Khổ cỡ

710 [ ] [ ] $a Tiêu đề bổ sung tác giả tập thể

711 [ ] [ ] $a Tiêu đề bổ sung hội nghị

910 [ ] [ ] $a Thông tin về người nhập biểu ghi

$c Thông tin về người hiệu đính

$h Người xử lý biểu ghi

920 [ ] [ ] $a Kí hiệu kho

930 [ ] [ ] $a Số lưu chiểu

1 941 [ ] [ ] $a Đặc điểm tài liệu

$b Môn loại TVQG