Tìm hiểu tổ chức và hoạt động tại thư viện quận hoàn kiếm – hà nội

Nghiên cứu công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện nhằm phát triển những yếu kém tồn tại giúp cho cán bộ lãnh đạo ngành văn hóa, cán bộ quản lý thư viện, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ x

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thế kỷ XXI, là thế kỷ của thời đại xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức Trong đó, thông tin và tri thức là nguồn lực cho sự phát triển của nền kinh tế xã hội Thông tin trở thành nguồn lực quan trọng, đặc biệt trong thời đại cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ thì thông tin khoa học đã trở thành một lĩnh vực hoạt động có khả năng thúc đẩy sự phát triển của đất nước

Ngay nay, xu thế hòa nhập “xã hội thông tin” đã và đang là vấn đề đặc biệt quan tâm của nhiều quốc gia, nó không chỉ là vấn đề của các nước đang phát triển Khoảng cách giữa các quốc gia hiện nay vẫn là vấn đề tạo nguồn và khai thác nguồn thông tin Theo nhận định của các nhà khoa học: hiện nay chúng ta

có 3 tiềm lực để phát triển đó là “con người, tài nguyên thiên nhiên và thông tin khoa học công nghệ” Trong đó, Thông tin khoa học là quyền lực, người nắm được thông tin khoa học thì người đó có quyền lực Thông tin phản ánh các quan

hệ trong hệ thống vật chất cũng như phản ánh các mặt trật tự và tổ chức của các

hệ thống đó Với xu thế phát triển như hiện nay, việc kiểm soát thông tin và khai thác tốt các nguồn thông tin sẽ góp phần to lớn đến sự phát triển của đất nước Thông tin là nền cho quá trình quản lý, điều khiển và phát triển Một quốc gia thiếu thông tin, không nắm được thông tin sẽ tụt hậu về kinh tế - xã hội Như vậy thông tin khoa học là tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia, nó trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên những ưu thế kinh tế và chính trị của mỗi nước

Theo số liệu thống kê, năm 1996 – cứ 1 phút trên thế giới xuất hiện 2.000 trang in, sau 1 ngày có 2 tờ tạp chí ra đời… Số lượng các trang in của nửa cuối thế kỷ XX bằng cả một nghìn năm trước đó Riêng Thư viện Quốc hội Mỹ đã có tới 102 triệu tài liệu, Thư viện quốc gia Nga hơn 50 triệu tài liệu

Với khối lượng tài liệu lớn như vậy thì không một cá nhân hay tập thể các nhà khoa học nào lại có thể có đủ thời gian để đọc và lựa chọn đầy đủ những kiến thức cần thiết đã trình bày trong các loại tài liệu đã được xuất bản Do vậy, nếu không có sự chỉ dẫn và định hướng nhất định của thư viện thì việc lựa chọn

và sử dụng tài liệu của người dùng tin sẽ gặp nhiều khó khăn đó là điều tất yếu

Nhận thấy tầm quan trọng của thông tin trong quá trình đổi mới đất nước, tiến lên công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Đảng và Nhà nước đã rất chú trọng đến việc phát triển khoa học và công nghệ, đặc biệt là công tác “thông tin

tư liệu” Hệ thống các cơ quan thông tin – thư viện ở nước ta ngày càng phát triển mạnh mẽ theo hướng hiện đại hóa, trở thành một ngành giữ vai trò to lớn trong công cuộc xây dựng đất nước Thư viện là công cụ truyền bá tri thức một cách tĩnh lặng, không chỉ là hình thức cho người đọc mượn một cuốn sách, hay cung cấp một sản phẩm thông tin, mà nhiệm vụ của thư viện chính là chuyển tải những tri thức đến với người đọc những thông tin cần thiết và bổ ích trong việc

tự học tập của mỗi người

Đứng trước những đòi hỏi này, yêu cầu đặt ra cho các hệ thống thư viện công cộng nói chung, sự nghiệp Thư viện quận Hoàn Kiếm nói riêng, cần có bước đi đúng đắn và phù hợp, điều đó đòi hỏi phải tiến hành nghiên cứu các hoạt động, đề ra các giải pháp tối ưu, xác lập phương án khả thi, sát thực tế ở địa phương, hòa nhập vào xu thế của thời đại

Nghiên cứu công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện nhằm phát triển những yếu kém tồn tại giúp cho cán bộ lãnh đạo ngành văn hóa, cán bộ quản lý thư viện, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ xác định được hướng đi sắp tới của Thư viện quận Hoàn Kiếm Trên cơ sở đó xác định các giải pháp cụ thể, đặt kế hoạch tạo nguồn lực cho hoạt động Thư viện, đáp ứng chức năng xã hội của Thư viện… là nhiệm vụ của người làm công tác Thư viện Vì vậy, tôi đã quyết định

chọn đề tài “Tìm hiểu tổ chức và hoạt động tại Thư viện quận Hoàn Kiếm –

Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu cho Khóa luận của mình

2 Tình hình nghiên cứu của đề tài

Có thể nói, tìm hiểu về tổ chức và hoạt động là một vấn đề không còn mới trong các Khóa luận của các khoá trước Đã có các đề tài nghiên cứu về vấn đề này như Khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Chinh (2009) hay

“Tổ chức hoạt động của Thư viện Khoa học Tổng hợp tỉnh Thái Nguyên” của tác giả Lưu Thị Thắng (2002)

Tìm hiểu về công tác tổ chức và hoạt động Thư viện quận Hoàn Kiếm -

Hà Nội cho đến nay chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến, vì vậy đây là

đề tài hoàn toàn mới

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Mục đích nghiên cứu

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của Thư viện, nâng cao hiệu quả phục vụ, đáp ứng nhu cầu ngày một tốt hơn cho NDT

Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của Thư viện quận Hoàn Kiếm

- Xác định rõ đặc điểm NDT và nhu cầu tin của Thư viện quận Hoàn Kiếm

- Nghiên cứu chức năng và nhiệm vụ Thư viện quận Hoàn Kiếm

- Nghiên cứu công tác tổ chức và hoạt động tại Thư viện quận Hoàn Kiếm

- Đánh giá những ưu điểm, nhược điểm và hạn chế của Thư viện, từ đó xác định rõ nguyên nhân và đề xuất các giải pháp về công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện quận Hoàn Kiếm trong thời gian tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu

Công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện quận Hoàn Kiếm - Hà Nội

Phạm vi nghiên cứu

Về mặt không gian: Tại Thư viện quận Hoàn Kiếm - Hà Nội

Về mặt thời gian: Trong giai đoạn hiện nay

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Phương pháp luận

Khóa luận dựa trên cơ sở phép biện chứng duy vật lịch sử, quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác thư viện; các chỉ thị và nghị quyết của Đảng và Nhà nước về đường lối phát triển sự nghiệp thông tin – thư viện

Phương pháp cụ thể

Để hoàn thành Khóa luận này tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp nghiên cứu, hệ thống hóa tài liệu

- Phương pháp quan sát trực tiếp, mạn đàm, trao đổi trao tiếp

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê

6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của Khóa luận

Về mặt lý luận: Khóa luận đưa ra cái nhìn mang tính tổng quát về thực

trạng tổ chức và hoạt động Thư viện quận Hoàn Kiếm, khẳng định tầm quan trọng của công tác này trong quá trình phục vụ công tác học tập, nghiên cứu, giải trí của NDT tại địa phương

Về mặt thực tiễn: Phân tích, đánh giá những kết quả đã đạt được của Thư

viện trong giai đoạn hiện nay và chỉ ra những mặt còn hạn chế cần khắc phục Kết quả nghiên cứu này sẽ góp phần đáng kể vào việc tăng cường hiệu quả hoạt động của Thư viện quận Hoàn Kiếm

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN QUẬN HOÀN KIẾM TRONG QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN VĂN HÓA, KINH TẾ - XÃ HỘI CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI

1.1 Vai trò tổ chức và hoạt động Thư viện quận Hoàn Kiếm đối với sự nghiệp phát triển văn hóa, kinh tế - xã hội của Thành phố Hà Nội

Tổ chức có vai trò rất quan trọng, quyết định sự thành bại của cơ quan,

đơn vị, một quốc gia “Hãy cho chúng tôi một tổ chức những người cách mạng,

chúng tôi sẽ đảo lộn cả nước Nga” [20, tr.7] Câu nói bất hủ ấy của V.I Lênin

cho chúng ta hiểu rõ tổ chức và vai trò của tổ chức Công tác tổ chức cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của các cơ quan thông tin – thư viện Tổ chức nhằm thiết lập một cơ cấu thích hợp cho sự tồn tại và phát triển của thư viện như: xây dựng phòng ban, mua sắm trang thiết bị phù hợp với yêu cầu của đơn vị, lập kế hoạch đào tạo cán bộ, bố trí, sắp xếp cán bộ hợp lý phù hợp với năng lực của họ để nâng cao trình độ, hướng dẫn nghiệp vụ tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phong phú… giúp cho Thư viện quận Hoàn Kiếm

có thể đáp ứng nhu cầu của xã hội Từ đó, giúp người dùng tin khám phá những vấn đề trong giới tự nhiên và xã hội, hình thành nhân cách, lối sống trong mỗi cá nhân và mối quan hệ trong đời sống xã hội

Tổ chức lao động khoa học, sắp xếp cán bộ phù hợp sẽ tăng năng suất lao động, tiết kiệm kinh phí, thời gian, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của

Thư viện

Bất kỳ một cơ quan, một đơn vị hay một quốc gia nào muốn tồn tại và

phát triển phải luôn luôn không ngừng hoạt động và đối với một cơ quan thông tin – thư viện cũng vậy, hoạt động đóng một vai trò hết sức quan trọng đối với sự

phát triển của cơ quan Ngày nay, khi mà thông tin đang trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp và tiềm lực khoa học công nghệ thì hoạt động thông tin – thư viện càng thể hiện rõ vai trò của nó Đặc biệt là đối với Thư viện quận Hoàn Kiếm hoạt động là yếu tố then chốt quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Thư viện Nghị quyết Hội nghị lần thứ hai của Ban Chấp hành Trung ương Đảng

(khóa VIII) đã khẳng định: “Hoạt động thông tin, tuyên truyền, phổ cấp kiến

thức khoa học và công nghệ là một trong những giải pháp quan trọng để thực hiện thành công chiến lược công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước” [5, tr.20]

Nhờ có phương thức hoạt động tiến bộ mà Thư viện quận Hoàn Kiếm đã từng bước nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của NDT

1.1.1 Khái quát Nhà Văn hóa quận Hoàn Kiếm

Quận Hoàn Kiếm là trung tâm hành chính, văn hoá, thương mại, dịch vụ

và du lịch của Thủ Đô, quận Hoàn Kiếm được biết đến với "36 phố phường" trong khu phố cổ, nhiều tuyến phố kinh doanh sầm uất, hàng chục chợ và siêu thị lớn, hàng trăm khách sạn, nhà hàng có uy tín và chất lượng phục vụ cao, cùng nhiều dịch vụ, ngành nghề thủ công truyền thống… đang trên đà phát triển, hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế Hoàn Kiếm còn là nơi hội tụ tinh hoa văn hóa, nghệ thuật Thủ đô với nhiều di tích lịch sử văn hoá, di tích cách mạng kháng chiến, nơi có trình độ dân trí cao, tập trung đông đảo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật, văn nghệ sĩ … Lịch sử và truyền thống quận Hoàn Kiếm luôn gắn liền với lịch sử và truyền thống ngàn năm văn hiến của Thăng Long - Hà Nội

Nhà Văn hóa quận Hoàn Kiếm là đơn vị sự nghiệp của Ủy ban Nhân dân Quận Hoàn Kiếm, có trụ sở đặt tại 42 Phố Nhà Chung – Phường Hàng Trống -

Quận Hoàn Kiếm Thành phố Hà Nội Được thành lập theo quyết định số 2429 /

QĐ - TC ngày 09 / 06 / 1987 của Ủy ban Nhân dân Thành Phố Hà Nội về việc thành lập Nhà văn hoá Quận Hoàn Kiếm Nhà Văn hóa đến nay gần 30 năm xây

dựng và phát triển.Trong suốt thời gian qua, dưới sự lãnh đạo của Quận uỷ Quận Hoàn Kiếm - Nhà Văn hóa Quận Hoàn Kiếm đó đạt nhiều thành tựu đáng kể, được xác định là nền tảng tinh thần, là động lực, nhân tố góp phần thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Với vai trò là nơi để người dân tham gia các hoạt động đời sống văn hóa tinh thần, tuyên truyền giáo dục cũng như đáp ứng nhu cầu thụ hưởng và sáng tạo văn hóa của quần chúng, bảo tồn và phát huy các giá trị truyền thống văn hóa của dân tộc …

Với sự nỗ lực không ngừng của cán bộ công nhân viên Nhà Văn hóa cùng với sự quan tâm của Thành phố, Quận uỷ Quận Hoàn Kiếm, trong những năm qua Nhà Văn hóa quận Hoàn Kiếm đó đạt nhiều thành tựu đáng ghi nhớ, tiêu

biểu là:

- Góp phần động viên các tầng lớp nhân dân phấn đấu thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ kinh tế, văn hoá, xã hội; giải quyết những vấn đề bức xúc, những yêu cầu thiết yếu nhất của cộng đồng dân cư:

- Giải quyết việc làm, giảm hộ nghèo, tăng hộ giàu thông qua việc vay vốn quỹ quốc gia, "Phụ nữ giúp nhau phát triển kinh tế gia đình", "Nhóm phụ nữ tiết kiệm", hỗ trợ nhau về vốn, tạo điều kiện phát triển sản xuất, dịch vụ, thu hút lao động Nhờ vậy, sản xuất, dịch vụ được phát triển, đời sống nhân dân được cải thiện

- Giải quyết một số vấn đề bức xúc trong cộng đồng dân cư như: giữ gìn

vệ sinh môi trường, nâng cấp cải tạo ngõ phố, sân chơi, nước sinh hoạt, nước thải, đèn công cộng, hoà giải mâu thuẫn trong nội bộ nhân dân, phòng chống tệ nạn ma tuý…

- Chăm lo, phát triển sự nghiệp giáo dục, đào tạo, khuyến học, khuyến tài, xây dựng xã hội học tập, nâng cao dân trí, thực hiện công tác dân số, gia đình và trẻ em, chăm sóc sức khoẻ nhân dân, thực hiện phong trào đền ơn đáp nghĩa, nhân đạo từ thiện Các gia đình chính sách, người già cô đơn, trẻ em mồ côi, trẻ

em có hoàn cảnh khó khăn đặc biệt, người tàn tật không nơi nương tựa được quan tâm chăm lo về vật chất, tinh thần thường xuyên cũng như trong dịp lễ tết Hoạt động nhân đạo, từ thiện ủng hộ đồng bào vùng bị thiên tai, nạn nhân nhiễm chất độc da cam, các nước bị động đất, sóng thần… được cán bộ, nhân dân, các

cơ quan đơn vị, tổ chức xã hội nhiệt tình hưởng ứng Quận Hoàn Kiếm được Trung ương, Thành phố tặng Bằng khen về vận động các loại quỹ và bằng ghi công xoá xong nhà dột nát cho người nghèo

- Góp phần thực hiện "Quy chế dân chủ" ở cơ sở, thực hiện nguyên tắc

"Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra", nhân dân tự bàn bạc, quyết định giải quyết những vấn đề nẩy sinh trong cuộc sống trên cơ sở pháp luật và những quy ước do chính nhân dân trong số nhà, tổ dân phố quy định Các vấn đề liên quan đến quyền và nghĩa vụ của nhân dân từng bước được thực hiện dân chủ công khai như: quản lý và thu thuế, huy động các loại quỹ, thực hiện nghĩa vụ quân

sự, phòng ngừa đấu tranh chống tiêu cực, tham nhũng

- Khối đại đoàn kết toàn dân được tăng cường, tạo sự đồng thuận và nhất trí về chính trị, củng cố lòng tin của nhân dân vào công cuộc đổi mới dưới sự

lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội ở từng địa bàn

- Phát huy vai trò của nhân dân trong việc tham gia xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền, mặt trận tổ quốc, các đoàn thể trong sạch vững mạnh; đồng thời cuộc vận động là môi trường phát huy vai trò lãnh đạo của các chi bộ Đảng ở khu dân cư; Các ban chi uỷ, ban công tác mặt trận đã lấy việc tổ chức thực hiện cuộc vận động là một nội dung sinh hoạt chi bộ, đoàn thể, coi đó là trách nhiệm, là điều kiện tốt để rèn luyện cán bộ, đảng viên là tiêu chuẩn đánh giá chi bộ, đảng viên hàng năm và là cơ sở để thu hút, tập hợp đoàn viên, hội viên và các tầng lớp nhân dân

Để thực hiện tốt chức năng văn hóa cho toàn nhân dân địa phương, Nhà Văn hóa đã không ngừng phấn đấu, nỗ lực vượt mọi khó khăn Trong đó công tác đào tạo cán bộ đồng thời nâng cao hiểu biết cho nhân dân đóng vai trò và có động lực hết sức quan trọng trong sự nghiệp phát triển văn hóa Cùng với sự phát triển của xã hội trong thời đại bùng nổ thông tin và trước nhu cầu của con người là không ngừng nâng cao kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ và nâng cao tầm hiểu biết của con người Nhận thấy thông tin có tầm quan trọng và gắn bó mật thiết với văn hóa, là bộ phận không thể tách rời, Thư viện của Nhà Văn hóa quận Hoàn Kiếm ra đời

1.1.2 Quá trình hình thành Thƣ viện quận Hoàn Kiếm

Trong những năm qua, hệ thống thư viện ở nước ta phát triển mạnh mẽ ở nhiều ngành, nhiều cấp và nhiều hình thức khác nhau cùng với nhu cầu hiểu biết của con người ngày càng cao Cùng với tiến trình Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, Thư viện quận Hoàn Kiếm ( gọi tắt Thư viện) được thành lập từ những năm 1987, Thư viện đã không ngừng hoàn thiện và phát triển trong mọi hoạt động nhằm tạo điều kiện thuận lợi người dùng tin (NDT) tìm hiểu về các kiến thức xã hội

- Là quận trung tâm của Thành phố, dân số đông, dân trí cao, nhu cầu về sách báo lớn nên hoạt động thư viện luôn được sự quan tâm của Thành phố, quận, đặc biệt là các cấp Đảng, chính quyền cơ sở là điều kiện thuận lợi để nâng cao chất lượng phục vụ NDT

Bên cạnh đó, Thư viện cũng gặp phải một số khó khăn nhất định:

- Do địa bàn quận đất chật người đông rất khó khăn để bố trí địa điểm Thư viện riêng biệt Phần lớn thư viện phường phải chung với câu lạc bộ hoặc trong đình, đền, chùa hoặc chung với địa điểm Ủy ban Nhân dân phường

Mặc dù có những thuận lợi và khó khăn nhất định nhưng được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo quận và sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp

vụ của Thư viện Hà Nội, Thư viện đã không ngừng phát triển Trải qua biết bao

biến động trong thời kỳ chiến tranh ác liệt chống đế quốc Mỹ cũng như trong giai đoạn chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường… mặc dầu còn gặp rất nhiều khó khăn về mọi mặt: cơ sở vật chất nghèo nàn, trụ sở làm việc chật chội … Song Thư viện vẫn duy trì được hoạt động, không những thế ngày càng phát triển, góp phần không nhỏ trong công cuộc xây dựng đời sống mới, đưa sách báo cách mạng với nội dung lành mạnh, bổ ích đến với quần chúng nhân dân và dần dần hình thành được phong trào đọc sách báo sâu rộng, mạnh mẽ trong mọi tầng lớp nhân dân Thư viện đã thực sự trở thành địa chỉ văn hoá không thể thiếu được đối với học sinh, cán bộ, công nhân và nhân dân trong quận

1.2 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của họ

Với mục đích không ngừng nâng cao khả năng đáp ứng và thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin của NDT Nghiên cứu NDT và nhu cầu tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong nội dung hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện NDT và nhu cầu tin trở thành nhu cầu thiết yếu cho việc định hướng hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện, đặc biệt là quá trình tạo lập các sản phẩm và dịch vụ mới

Hiện nay NDT tại Thư viện rất đa dạng và phong phú NDT luôn được cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng NDT là một bộ phận quan trọng nhất không thể tách rời của bất kỳ hệ thống nào NDT luôn được coi

là yếu tố cơ bản nhất giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ hệ thống thông tin –

thư viện Điểm xuất phát của việc truyền thông bắt đầu dựa vào NDT Nhờ có họ thì nguồn tin quý giá của Thư viện mới được sử dụng có hiệu quả, mới phát huy được hết tác dụng trong quá trình phát triển mọi mặt của đất nước và người dùng tin chính là thước đo đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống thư viện

Từ các tính chất của NDT, từ đặc điểm địa lý môi trường sống mà ta có thể chia nhóm NDT thành 3 nhóm:

Nhóm 1: Nhóm người dùng tin từ 60 tuổi trở lên

Nhóm 2: Nhóm người dùng tin từ 18 tuổi đến 59 tuổi

Nhóm 3: Nhóm người dùng tin dưới 18 tuổi

1.2.1 Nhóm 1: Nhóm người dùng tin từ 60 tuổi trở lên

Là các cán bộ hưu trí Nhóm NDT này chiếm nhiều nhất trong khâu phục

vụ NDT của Thư viện (chiếm 40%) Đây là nhóm NDT đã hết tuổi lao động, nên

họ có nhiều thời gian rảnh rỗi, vì thế họ có nhu cầu đến Thư viện thường xuyên Nhóm NDT này trước đây họ công tác ở nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau,

có những người công tác trong lĩnh vực nghiên cứu nên họ có nhu cầu thông tin mang tính chuyên sâu, họ thường đến các Thư viện chuyên ngành…

Nhóm NDT này nhu cầu tin của họ không phức tạp, chủ yếu là các tài liệu

có nội dung dễ hiểu Họ đến thư viện với mục đích giải trí, nghỉ ngơi, khám phá, tìm hiểu, nâng cao tri thức trong mọi lĩnh vực đời sống

Đặc điểm nhu cầu tin:

+ Nhu cầu tin mang tính tổng hợp

+ Nhu cầu tin mang tính giải trí

+ Nhu cầu tin rộng, thông tin không cần chuyên sâu nhưng phải đầy đủ + Hình thức thông tin: Sử dụng loại hình tài liệu dưới dạng tài liệu in ấn

1.2.2 Nhóm 2: Nhóm người dùng tin người từ 18 tuổi đến 59 tuổi

Đây là nhóm NDT trong độ tuổi học tập và lao động, họ có nhu cầu tin đa dạng và phong phú về nội dung và hình thức, họ công tác ở nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau Có thể chia nhỏ nhóm NDT này thành 4 đối tượng

Cán bộ lãnh đạo, quản lý

Là những người đưa ra chính sách, xây dựng các kế hoạch phát triển của Nhà Văn hóa nói chung và Thư viện nói riêng Họ thường có rất ít thời gian đến

để khai thác tài liệu ở Thư viện Do đó, thông tin để phục vụ đối tượng này cần được cung cấp đến tận nơi ở hoặc nơi làm việc của họ

Đặc điểm nhu cầu tin:

+ Cần thông tin chung về các vấn đề như nguồn nhân lực, nguồn tài chính, mối quan hợp tác với bên ngoài, các thành tựu đạt được trong nghiên cứu khoa học, thông tin về cơ cấu tổ chức…

+ Thông tin cung cấp cần đảm bảo tính chính xác, logic

+ Đảm bảo tính kịp thời của thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định của họ

Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy

Là những có nhu cầu cao và bền vững vì thông tin là tiềm năng hoạt động khoa học và giảng dạy của họ Đối tượng NDT này chỉ chiếm 1% trong tổng số NDT của Thư viện

Đặc điểm nhu cầu tin:

+ Nhu cầu tin mang tính tổng hợp và chuyên sâu

+ Nhu cầu tin mang tính logic: Thông tin họ cần là thông tin đầy đủ, ngắn gọn, chính xác và có tính hệ thống, logic

+ Thông tin cung cấp cho họ phải đảm bảo tính giá trị khoa học

+ Hình thức thông tin: Sử dụng nhiều loại hình tài liệu nhưng chủ yếu là tài liệu điện tử

Người lao động, sản xuất

Bao gồm các cán bộ công nhân viên trong các cơ quan, nhà máy, xi nghiệp nằm trên địa bàn quận Đối tượng này ít đến Thư viện do không có thời gian rảnh rỗi (chiếm 8%)

Đặc điểm nhu cầu tin của đối tượng này:

+ Cần các thông tin phục vụ cho việc lao động sản xuất

+ Các thông tin mang tính giải trí

+ Hình thức thông tin: Sử dụng loại hình tài liệu dưới dạng in ấn

Đặc điểm nhu cầu tin:

+ Thông tin phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu, đặc biệt là tài liệu liên quan đến chuyên ngành học của họ Ngoài ra, các thông tin phục vụ nhu cầu giải trí cũng được họ quan tâm nhiều

+ Nhu cầu tin rộng, thông tin không cần chuyên sâu nhưng phải đầy đủ + Hình thức thông tin: Sử dụng nhiều loại hình tài liệu khác nhau nhưng chủ yếu dưới dạng tài liệu in ấn

1.2.3 Nhóm 3: Nhóm người dùng tin dưới 18 tuổi

Các em có nhu cầu đọc truyện tranh với các hình ảnh trực quan sinh động, màu sắc tươi sáng và các tình tiết biến nhanh, do vậy có thể nói truyện tranh là loại sách phù hợp nhất với lứa tuổi các em

Những tài liệu phù hợp với học sinh tiểu học là: truyện cổ tích, truyện dân gian, truyện tranh, các loại sách về khoa học thường thức, sách về lịch sử…

Học sinh bậc trung học cơ sở

Ở độ tuổi này, học sinh có nhiều biến đổi về sinh lý và tâm lý so với lứa tuổi học bậc tiểu học Những biến đổi này ảnh hưởng khá lớn tới sự hình thành, phát triển nhu cầu và hứng thú đọc sách của các em

Hứng thú đọc sách ở lứa tuổi này đa dạng và hài hòa hơn lứa tuổi học sinh tiểu học Cũng có những đề tài, những thể loại được các em ưa thích chú ý như truyện cổ tích, sách viết về đề tài tình bạn Tuy nhiên, với đặc điểm hiếu động, thích tự lập thì truyện trinh thám với những tình tiết bất ngờ, ly kỳ, mạo hiểm được các em đặc biệt quan tâm Ngoài ra, các em còn có nhu cầu các tài liệu viết

về đề tài lịch sử và khoa học

Những tài liệu các em có nhu cầu là: sách khoa học, thường thức, truyện trinh thám, các loại sách bổ trợ môn học…

H ọc sinh bậc trung học phổ thông

Đây là độ tuổi mà các em đã có sự phát triển tương đối đầy đủ về thể chất

và tinh thần Bên cạnh công việc học tập, các em còn quan tâm tới nhiều vấn đề khác như giao lưu bạn bè và hướng nghiệp

Ở độ tuổi này, ngoài những sách bổ trợ cho công việc học tập, các em còn rất thích đọc những sách viết về tình yêu và truyện trinh thám Giai đoạn này, hứng thú đọc của các em tương đối ổn định

Những tài liệu các em có nhu cầu là: sách bổ trợ các môn học, sách hướng nghiệp, các sách về khoa học tự nhiên và khoa học xã hội…

Người dùng tin chính là yếu tố quan trọng tác động đến công tác tổ chức

và hoạt động của Thư viện quân Hoàn Kiếm nói riêng và các cơ quan thư viên nói chung Nhiệm vụ đặt ra cho Thư viện là không ngừng nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức, hoạt động để đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin cho NDT

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TẠI THƯ VIỆN QUẬN HOÀN KIẾM – HÀ NỘI

2.1 Thực trạng công tác tổ chức tại Thư viện quận Hoàn Kiếm

Nhiệm vụ

1 Tổ chức phục vụ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người đọc sử dụng vốn tài liệu Thư viện, tổ chức các hình thức phục vụ, mở cửa Thư viện theo ngày, giờ nhất định phù hợp với điều kiện công tác, sản xuất và sinh hoạt của nhân dân địa phương; không đặt ra các quy định làm hạn chế quyền sử dụng Thư viện của NDT

2 Xây dựng vốn tài liệu phù hợp với trình độ, nhu cầu của nhân dân, với đặc điểm và yêu cầu phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương

3 Tăng cường vốn tài liệu Thư viện thông qua việc tiếp nhận sách luân chuyển từ thư viện tỉnh hoặc thực hiện việc mượn, trao đổi tài liệu với các thư viện khác trên địa bàn

4 Thường xuyên tổ chức các hoạt động thông tin, tuyên truyền giới thiệu sách, báo để thu hút NDT đến sử dụng vốn tài liệu Thư viện; tổ chức các đợt vận động đọc sách, báo; xây dựng phong trào và hình thành thói quen đọc sách, báo trong nhân dân địa phương

5 Thư viện phải trở thành Thư viện kiểu mẫu về nghiệp vụ kỹ thuật trong phạm vi quận, thường xuyên tổng kết, đúc kết kinh nghiệm và phổ biến kinh nghiệm tiên tiến, giúp đỡ nghiệp vụ cho các thư viện phường, trường học, phối hợp hoạt động với các thư viện các ngành khác

6 Thực hiện việc thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu không còn giá trị sử dụng theo quy định của Bộ Văn hóa - Thông tin;

7 Tổ chức các dịch vụ thông tin - thư viện phù hợp với chức năng, nhiệm

vụ theo quy định của pháp luật

2 1.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

Cơ cấu tổ chức

Chúng ta biết rằng tổ chức là sự sắp đặt, bố trí các mối quan hệ với các bộ phận với nhau, là công việc hạt nhân khởi đầu dẫn tới việc hình thành một cơ quan xí nghiệp, đồng thời cũng luôn luôn song song tồn tại và phát triển trong đời sống xã hội Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào trong suốt tiến trình hình thành

và phát triển, muốn thực hiện tốt mọi hoạt động một cách khoa học thì tất yếu đầu tiên phải xây dựng một cơ cấu tổ chức chặt chẽ, vững mạnh, phải có sự phân công trách nhiệm, sắp xếp tổ chức rõ ràng, có sự cân nhắc kỹ lưỡng giữa các cán

bộ và sự phối hợp hoạt động thống nhất trong cơ quan Cơ cấu tổ chức của một thư viện gồm các bộ phận có chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng luôn thống nhất nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của cơ quan Để nâng cao công tác quản

lý các hoạt động thì các bộ phận phải có sự phân công rõ rệt Hiện nay Thư viện quận Hoàn Kiếm là một đơn vị hoạt động sự nghiệp chịu sự quản lý của Ủy ban

Nhân dân Quận Hoàn Kiếm mà trực tiếp là Nhà Văn hoá quận Theo ngành dọc Thư viện chịu sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Thư viện Hà Nội

Căn cứ Quyết định số 49/2006/QĐ-BVHTT ngày 05/05/2006 của Bộ trưởng

Bộ Văn hóa – Thông tin về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của thư viện huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, căn cứ vào chức năng, nhiệm

vụ tổ chức và hoạt động của Thư viện, Thư viện quận Hoàn Kiếm với cơ cấu tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện quận Hoàn Kiếm

Ban Giám đốc

Ban Giám đốc là bộ máy chỉ huy toàn bộ hoạt động của Thư viện, có vai trò lãnh đạo, tổ chức, quản lý nhân sự, nguồn tài chính cũng như mọi công việc của đơn vị mình

Giám đốc: Có nhiệm vụ xác định phương hướng và mục tiêu hoạt động

cho đơn vị mình, đồng thời xây dựng những kế hoạch dài hạn, ngắn hạn để đạt được mục tiêu đề ra Giám đốc có trách nhiệm về mục tiêu quản lý, bổ sung, thu

Bộ phận chỉ đạo phong trào cở sở

thập và xử lý tài liệu, phân công lao động và bố trí hợp lý đối với từng nhân viên trong cơ quan mình Không những vậy mà giám đốc còn tạo điều kiện giúp mỗi cán bộ phát huy hết khả năng, sáng tạo và nâng cao hiểu biết khoa học, trình độ chuyên môn của họ

Phó Giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc trong việc lãnh đạo, tổ

chức quản lý công tác trong cơ quan, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những

bộ phận công tác được giám đốc ủy quyền giải quyết Phó Giám đốc cùng với

Giám đốc phân công những công việc cụ thể cho cán bộ cho từng cán bộ để tổ chức lao động khoa học nhất, hoàn thiện nhiệm vụ chung của cơ quan

Phòng nghiệp vụ: Phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ bổ sung, phát triển vốn tài

liệu, xử lý tài liệu…

Phòng hành chính: Thực hiện các công tác hành chính, kế toán, bảo vệ

nhằm đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của Thư viện, đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân viên trong Nhà Văn hóa nói chung và Thư viện nói riêng

Bộ phận phục vụ tại chỗ: Gồm ba người, công tác phục vụ NDT được chia

làm ba phòng chính: phòng đọc, phòng mượn, phòng thiếu nhi

+ Phòng đọc sách, báo và tạp chí: Phục vụ NDT có thẻ đọc ở Thư viện, phòng này còn cấp thẻ cho tất cả các cán bộ, công nhân các cơ quan trong quận,

kể cả học sinh, sinh viên các trường cao đẳng trung học có hộ khẩu tại quận có nhu cầu làm thẻ thư viện

+ Phòng mượn: Cấp thẻ cho các cán bộ, công nhân… có hộ khẩu ở quận Hoàn Kiếm

+ Phòng thiếu nhi: Phục vụ tất cả các em từ phổ thông cơ sở đến hết phổ thông trung học cơ sở quận Hoàn Kiếm đã có thẻ

Bộ phận chỉ đạo phong trào cơ sở: Có nhiệm vụ chỉ đạo các thư viện cơ sở

đồng thời Thư viện quận Hoàn Kiếm còn có nhiệm vụ luân chuyển sách xuống các thư viện cơ sở Hiện tại Thư viện có 18 thư viện phường, 13 thư viện trường

học tiểu học và 07 thư viện trường trung học cơ sở Ngoài ra còn có thư viện các ban nghành đoàn thể trong quận như: Thư viện Công An Quận, Thư viện Hội Liên hiệp phụ nữ Quận

Đội ngũ cán bộ

Hiền tài là nguyên khí quốc gia Nguyên khí vượng thì nước mạnh, nguyên khí yếu thì đất nước suy vi (Thân Nhân Trung) Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã

dạy: “Cán bộ là cái gốc của cách mạng” Cán bộ cũng là vấn đề then chốt trong

hoạt động Thông tin – Thư viên Một trong 4 yếu tố quan trọng và không thể thiếu để cấu thành nên thư viện chính là cán bộ thư viện – cầu nối trung gian đưa tri thức đến với NDT và phục vụ NDT một cách tốt nhất Trong tuyên ngôn năm

1999 của UNESCO đã nhấn mạnh vai trò to lớn của cán bộ thư viên: “Cán bộ

thư viện là người môi giới tích cực giữa NDT và nguồn lực Việc đào tạo đòi hỏi tất yếu để nâng cao trình độ phục vụ”[5, tr.12]

Cán bộ thư viện chính là người tổ chức, tạo điều kiện tối ưu cho việc phối hợp thành công mối quan hệ giữa con người với thông tin, làm cho việc khai thác, sử dụng thông tin có hiệu quả, làm tăng giá trị của thông tin Đặc biệt, vai trò của cán bộ thư viện trong xã hội thông tin ngày càng trở nên quan trọng Dưới tác động của công nghệ thông tin, thư viện chuyển từ quản lý tài liệu sang quản lý tri thức, cán bộ thư viện chuyển thành người dẫn đường tới tri thức Hay nói cách khác, họ chính là những kỹ sư tri thức mở cánh cửa vào thế giới thông tin và văn hóa vô tận của loài người

Hiện nay, tổng số cán bộ của Thư viện gồm có 03 cán bộ, các cán bộ ở đây đều tốt nghiệp đại học ngành thông tin - thư viện Thư viện với một đội ngũ cán

bộ thư viện trẻ, dễ dàng tiếp thu những cái mới, có trình độ chuyên môn ngày càng được nâng cao, có khả năng nắm bắt nhanh sự phát triển của khoa học kỹ thuật, biết sử dụng thành thạo các trang thiết bị của Thư viện, có tinh thần thái độ phục vụ nhiệt tình, biết tư vấn, hướng dẫn thông tin cho NDT

2.1.3 Cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin

Cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với các cơ quan thông tin – thư viện Nó thể hiện sự vững mạnh của các cơ quan này trong tiến trình hoạt động

Diện tích của Thư viện là 3 tầng tổng cộng 1200 m2 trong đó có 01 tầng hầm để xe và một vườn hoa trước và sau thư viện khoảng 6000 m2 được bố trí như sau:

- Phòng đọc sách – báo tạp chí tại chỗ

- Phòng mượn sách tự chọn

- Phòng đọc và mượn sách thiếu nhi tự chọn

- Phòng trưng bầy – triển lãm

- Hội trường rộng 70 m 2

- Một số phòng chức năng khác

Thư viện được trang bị một số thiết bị mới hoàn toàn gồm:

Máy tính gồm 03 bộ, giá sách 02 mặt có 12 chiếc, giá sách 01 mặt gồm 22 chiếc, giá báo 15 ô Thư viện có 03 chiếc, giá báo 35 ô có 01 chiếc Thư viện có

20 chiếc bàn và 80 chỗ ngồi, có 04 chiếc tủ trưng bày và 01 bộ âm thanh nói chuyện

Ngoài ra còn có thiết bị sân khấu, bục tượng Bác, bục phát biểu, máy hút

ẩm, điều hòa , quạt …

Mặc dù cơ sở vật chất và trang thiết bị đã được đầu tư, song vẫn chưa đáp ứng được những đòi hỏi để gìn giữ, bảo quản và khai thác các tài liệu một cách đầy đủ, toàn diện

Ứng dụng công nghệ thông tin

Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện là một

xu thế tất yếu của thư viện, đang diễn ra với tốc độ ngày càng nhanh Trong khu

vực và thế giới, hoạt động thông tin – thư viện biến đổi sâu sắc, toàn diện Tại Việt Nam, hoạt động này cũng đang dần biến đổi và từng bước hiện đại hóa Hầu hết các thư viện ở nước ta hiện nay đã ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình Xu thế của thư viện Việt Nam hiện nay đó là sự xuất hiện của thư viện số, thư viện điện tử, thư viện ảo trong tương lai Việc ứng dụng công nghệ thông tin tác động rất lớn tới công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện quận Hoàn Kiếm nói riêng và các thư viện công cộng nói chung Hiện nay, Thư viện đang ứng dụng phần mềm Inforlib 5.1

Inforlib 5.1 là phiên bản được nâng cấp từ phần mềm EsysLib 5.0, phiên bản Inforlib 5.1 được bổ sung, thay thế nhiều các tính năng hữu ích tiện dụng hơn so với phiên bản EsysLib 5.0 ( Nâng cấp giao diện, nâng cấp quản lý danh mục nhà xuất bản, nâng cấp bổ sung chức năng kiểm tra trạng thái của tài liệu trong kho trước khi bạn đọc mượn tài liệu, nâng cấp chức năng tra cứu tìm tin theo đề mục chủ đề, phân kho, đăng ký tài liệu tự động, tự động gán chỉ số Cutter theo từng tên sách…) phần mềm được tích hợp các giải pháp công nghệ quản lý nhằm tự động hóa hoạt động của thư viện, được Công ty Cổ phần và tư vấn Giải pháp và Phát triển Phần mềm Việt Nam kết hợp cùng Thư Viện Quân Đội phát triển từ năm 2004

Inforlib 5.1 có thể được triển khai trên nhiều mô hình khác nhau, các thư viện này có thể là thư viện đóng hoặc mở từ những thư viện khoa học tổng hợp, thư viện các trường đại học, thư viện chuyên ngành, trung tâm thông tin…

Inforlib 5.1 có khả năng quản lý được các loại ấn phẩm đa dạng với số lượng lớn, có thể lên tới hàng triệu bản ghi, Inforlib 5.1 được chuẩn hóa thông qua tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện Việt Nam và Thư viện Quốc tế cũng như tuân thủ các tiêu chuẩn Quốc tế như: ISO 2709, biên mục chuẩn MACR21, chuẩn UNIMARC của tổ chức IFLA, USMARC

Inforlib 5.1 hỗ trợ đa ngôn ngữ: Tiếng Anh, Pháp, Đức, Trung, sử dụng bảng mã UNICODE hỗ trợ tiếng việt một cách đầy đủ, cho phép tìm kiếm và sắp xếp theo bảng mã và các dấu tiếng Việt

Inforlib 5.1 trao đổi dữ liệu với các CSDL khác và các CSDL đang hoạt động trong các phần mềm CDS/ ISIS và các phần mềm quản lý thư viện theo chuẩn nghiệp vụ MARC21

Inforlib 5.1 được thiết kế trên công nghệ khách/ chủ, giao diện được lập trình bằng Visual Studio NET, sử dụng bảng mã UNICODE hỗ trợ đa ngôn ngữ Inforlib 5.1 bao gồm 7 phân hệ nhưng Thư viện quận Hoàn Kiếm mới ứng dụng Phân hệ Biên mục

Với vai trò là bộ não trong hoạt động thư viện, phân hệ biên mục là phân hệ được chú ý phát triển một cách toàn diện Phân hệ Biên mục là công cụ cho phép phân kho, đăng ký tài liệu tự động đồng thời thiết lập các worksheet nhập tin, nhập các dữ liệu của tài liệu Phân hệ thực hiện cả công việc in nhãn và in chỉ số cutter…

2.1.4 Công tác tổ chức kinh phí

Kinh phí của Thư viện quận Hoàn Kiếm được lấy từ nguồn ngân sách của UBND Quận cấp cho Nhà Văn hoá hàng năm Nhà Văn hoá đảm bảo 100% kinh phí Nguồn kinh phí được Thư viện tổ chức những nội dung sau:

- Kinh phí để xây dựng và phát triển vốn tài liệu

- Kinh phí mua báo tạp chí

- Kinh phí mua sắm trang thiết bị, sửa chữa nhỏ, bảo quản kho sách

- Kinh phí tổ chức nói chuyện giới thiệu sách

- Kinh phí tổ chức các hội thi tuyên truyền giới thiệu sách của thiếu nhi, thi cán bộ thư viện giỏi, thi tìm hiểu và những hoạt động khác do thành phố chỉ đạo

để phục vụ nhiệm vụ chính trị của Thủ Đô

- Kinh phí mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho mạng lưới thư viện cơ sở

- Kinh phí dành cho đào tạo cán bộ và các hoạt động nghiệp vụ khác

- Kinh phí để hoạt động phong trào cơ sở

Từ năm 1990, sau khi Bộ Văn hoá thông tin – Thể thao và Du lịch – Bộ

Tài chính ra thông tư liên bộ (Thông tư 97) “Hướng dẫn chế độ quản lý tài chính

và chính sách đầu tư của Nhà nước đối với thư viện công cộng” thì Sở Văn hoá -

Thông tin và Thư viện Hà Nội đã phối hợp với Sở Tài chính thống nhất đưa ra văn bản quy định cấp kinh phí cho hoạt động thư viện quận, huyện đã xếp hạng theo hướng dẫn của thông tư Kinh phí được quy đổi theo giá thành sách báo và giá thành các dịch vụ thư viện thời điểm đó Cụ thể:

- Thư viện hạng 4 được cấp từ 8 – 10 triệu đồng / năm

- Thư viện hạng 5 được cấp từ 7 – 8 triệu đồng / năm

Năm 2008 được sự quan tâm của Thành phố, Quận uỷ quận đã đầu tư sửa chữa và trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ thư viện, đầu tư thêm nhiều đầu sách mới, với tổng kinh phí trên 2 tỷ đồng

Kinh phí hoạt động của Thư viện năm 2009 được cấp là 350 triệu đồng để hoạt động Kinh phí năm 2010 được cấp là 450 triệu đồng ( không kể lương của

03 cán bộ thư viện)

2.2 Thực trạng hoạt động Thƣ viện quận Hoàn Kiếm

2.2.1 Công tác bổ sung vốn tài liệu

Vốn tài liệu là cơ sở cho sự hình thành và phát triển của thư viện Vốn tài liệu là đối tượng để cho cán bộ thư viện làm việc Công tác bổ sung vốn tài liệu

là vô cùng quan trọng, đảm bảo cho nguồn tài liệu trong kho ổn định, phù hợp với yêu cầu của người dùng tin Hoạt động bổ sung là khởi đầu tiên quyết định chất lượng hoạt động của thư viện Nếu bổ sung tốt chất lượng tài liệu trong kho

sẽ tốt, khả năng đáp ứng nhu cầu NDT sẽ cao, thu hút được sự quan tâm đông

Với chức năng một thư viện công cộng, Thư viện quận Hoàn Kiếm cũng như tất cả các thư viện phải giải quyết hai nhiệm vụ cơ bản

Thứ nhất: Phải bổ sung, thu thập đầy đủ mọi môn loại tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu, học tập, giải trí của nhân dân Đó là các loại sách, báo, chính trị, khoa học kỹ thuật, văn học nghệ thuật

Thứ hai: Đáp ứng yêu cầu thông tin ngày càng gia tăng của các tầng lớp nhân dân trong quận

Việc thực hiện trọn vẹn, hài hòa hai nhiệm vụ cơ bản trên là hết sức phức tạp và công phu

Việc bổ sung có hệ thống và có kế hoạch kho sách trên cơ sở bám sát các yêu cầu về phát triển kinh tế, xã hội và văn hóa của quận là điều kiện quan trọng nhất, nhằm phục vụ một cách kịp thời với nhiều loại sách báo Tuy nhiên, muốn nhập sách, báo và các ấn phẩm, phòng bổ sung phải cùng với các phòng khác như phòng phục vụ phát hiện những nhu cầu đọc để thư viện đạt mua chúng Đồng thời đảm bảo việc điều tra nhập chúng một cách đầy đủ nhất, hợp lý nhất Với mục đích đáp ứng tốt nhu cầu học tập, nghiên cứu, giải trí của cán bộ, học sinh, sinh viên và người cao tuổi, Thư viện đã bổ sung những loại hình tài liệu chủ yếu sau đây:

Sách: Đây là loại hình tài liệu được bổ sung nhiều nhất của bất kì cơ quan

thông tin – thư viện nào, đáp ứng phần lớn nhu cầu của NDT Trong hơn 20 năm qua (1987-2011), Thư viện đã bổ sung được hơn 15.000 cuốn với hơn 23.000 bản bao gồm các lĩnh vực: Sách về chính trị xã hội chiếm khoảng 20%, sách về văn học chiếm khoảng 50% Các đầu sách này được Thư viện đặt mua và các đơn vị tặng biếu

Báo, tạp chí: Là những xuất bản phẩm định kỳ hàng ngày, hàng tuần, hàng

tháng, hoặc theo từng quý Phản ánh những thông tin mang tính thời sự, cập nhật, tuyên truyền, giới thiệu những thành tựu khoa học công nghệ mới nhất,

phản ánh các hoạt động trong đời sống, trong sản xuất kinh doanh… Hiện nay Thư viện đang lưu giữ 70 tên báo, tạp chí Những báo và tạp chí này đem đến cho NDT những thông tin mới nhất về tình hình kinh tế, chính trị, khoa học công nghệ, giúp cho NDT nắm bắt được các đường lối, tư tương, chủ trương của Đảng

và Nhà nước ta

Các loại báo, tạp chí Thư viện thường xuyên bổ sung, cập nhật là: báo sức khỏe và đời sống, báo nhân dân, báo an ninh, báo phụ nữ Việt Nam, pháp luật, tạp chí sức khỏe và đời sống…

Thư viện quận Hoàn Kiếm bổ sung tài liệu từ 2 nguồn cơ bản, đó là: nguồn

bổ sung phải trả tiền và nguồn bổ sung không phải trả tiền thông qua các hình thức như mua, nhận lưu chiểu, trao đổi, biếu tặng…nhằm làm phong phú, đa dạng và đầy đủ vốn tài liệu, đáp ứng yêu cầu của người dùng tin trong điều kiện kinh phí bổ sung có hạn

Nguồn bổ sung phải trả tiền

Nguồn bổ sung phải trả tiền hay còn gọi là nguồn mua Công việc mua sách

có ý nghĩa quan trọng Nếu sách mua về có nội dung không đáp ứng được nhu cầu của người dùng, hoặc nếu mua trùng bản sẽ gây lãng phí ngân sách, chi phí kho và diện tích bảo quản

Nguồn mua là nguồn bổ sung chủ yếu của Thư viện Việc mua thông qua các Nhà xuất bản và các công ty Phát hành sách…

Các tài liệu Thư viện mua ở các Nhà xuất bản trong nước như: Nhà xuất bản Phụ nữ, Nhà xuất bản Giáo dục, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia…

Nguồn mua có ưu điểm là giúp Thư viện chủ động tiến hành công tác bổ sung Về thời gian, thư viện có thể thu thập tài liệu vào bất cứ thời điểm nào tuỳ theo ý muốn của mình dựa trên nguồn kinh phí được cấp Về không gian, Thư viện cũng quyết định việc thu thập tài liệu ở đâu thoả mãn các yêu cầu của mình

Về nội dung, loại hình tài liệu thì xem xét bổ sung tài liệu gì, thuộc lĩnh vực nào,

thể loại nào cũng do Thư viện lựa chọn và quyết định trên cơ sở đã nghiên cứu thành phần vốn tài liệu Tuy nhiên, nhược điểm của phương thức này là Thư viện phải phụ thuộc vào nguồn ngân sách, kinh phí, đòi hỏi Thư viện thường xuyên

có ngân sách ổn định

Nguồn bổ sung không phải trả tiền

Bên cạnh nguồn bổ sung phải trả tiền, Thư viện còn có nguồn bổ sung không phải trả tiền, bao gồm nguồn tặng biếu và nguồn lưu chiểu

Hàng năm Thư viện thường nhận được sách, báo, tạp chí tặng biếu của các

cá nhân và các cơ quan đóng trên địa bàn quận

Nguồn bổ sung không phải trả tiền có vai trò rất quan trọng Đây là nguồn

bổ sung được Thư viện khai thác để tăng cường nguồn lực thông tin cho Thư viện mình Qua nguồn này, Thư viện có thể thu nhận những tài liệu không có trên thị trường và đạt hiệu quả cao về mặt kinh tế

2.2.2 Công tác xử lý tài liệu

Công tác xử lý diễn ra từ khi tiếp nhận tài liệu Tài liệu sau khi được bổ sung về sẽ được chuyển lên Phòng nghiệp vụ Trước tiên cán bộ Thư viện sẽ tiến hành xử lý tài liệu trước khi đưa ra phục vụ NDT với ba công đoạn sau: xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức và xử lý nội dung

X ử lý kỹ thuật

Là giai đoạn xử lý sơ lược cho tài liệu gồm các công đoạn sau:

- Vào sổ đăng ký tổng quát cho tổng số tài liệu, vào sổ đăng ký cá biệt cho từng tên tài liệu

- Đóng dấu của Thư viện vào trang tên sách và vào trang 17

- In nhãn và in mã vạch, dán nhãn, dán mã vạch và ghi vào sổ đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17

Giai đoạn xử lý kỹ thuật tương đối đơn giản, không phức tạp, nhưng yêu cầu cẩn thận, chuẩn xác, nhất là khi tiến hành vào sổ đăng ký cá biệt Sổ đăng ký

cá biệt giúp Thư viện kiểm soát nguồn tài liệu của mình

Tại Thư viện quận Hoàn Kiếm, công đoạn xử lý nội dung mới chỉ dừng lại

ở mức: phân loại tài liệu, định từ khóa

P hân loại tài liệu

Thư viện quận Hoàn Kiếm đang sử dụng khung phân loại DDC cho công tác phân loại tài liệu Đây là bước ngoặt lớn trong công tác xử lý tài liệu của Thư viện, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ có điều kiện nghiên cứu sâu về cấu trúc

và cách sử dụng khung phân loại Do đó, giúp đẩy nhanh tốc độ và nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu nói chung và phân loại tài liệu nói riêng

Công tác phân loại tài liệu góp phần vào việc tổ chức kho tài liệu theo mô hình kho tài liệu mở

Định từ khóa/ định chủ đề

Việc định chủ đề trong xử lý tài liệu mới thật sự phát triển trong khoảng mười năm gần đây dưới hình thức sử dụng ngôn ngữ từ khóa (tự do hoặc có kiểm soát) và tạo đề mục chủ đề tự do là chính Thư viện sử dụng Bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia Việt Nam và Bảng đề mục chủ đề của Thư viện Quốc hội

MỸ Nhìn chung, hệ thống từ khóa, đề mục chủ đề của Thư viện đã phản ánh được nội dung chủ yếu của tài liệu mà mang tính thông dụng với NDT Tại Thư viện định từ khóa tự do vẫn là chính Ưu điểm của ngôn ngữ từ khóa tự do là

khối lượng từ phong phú và đảm bảo cao nhất về tính thời sự, cập nhật, công việc xử lý tiến triển nhanh

2.2.3 Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu

Công tác tổ chức kho

Với thư viện truyền thống, kho đóng được biết đến là một kho chứa sách, một kho tài liệu được xếp theo số đăng ký cá biệt (không phân biệt môn loại, ngôn ngữ ) Tài liệu được xếp theo số đăng ký cá biệt trên giá sách, theo số thứ

tự từ nhỏ đến lớn, từ trái sang phải, để mượn được tài liệu trong kho đóng, người dùng tin phải mất nhiều thời gian và công sức để tra tìm tài liệu trên máy tính, trên hệ thống mục lục phân loại sau đó ghi phiếu yêu cầu, gửi cán bộ thư viện

đi lấy sách Tuy vậy, nhiều khi sách không đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin vì sách bận và người dùng tin cũng không thể tìm được một cuốn khác

có nội dung liên quan Người dùng tin không trực tiếp tiếp xúc với kho sách, vì vậy hiệu quả phục vụ kho đóng chưa cao Hình thức phục vụ kho đóng tuy rất phổ biến, nhưng cũng có những ưu khuyết điểm nhất định, bảo quản được sách, hạn chế sự thất thoát tài liệu, tiết kiệm được không gian nhưng lại không thoả mãn được nhu cầu của người dùng tin

Hiện nay xu thế tổ chức kho mở (tạo điều kiện cho người dùng tin được trực tiếp vào kho tiếp cận, chọn và lựa chọn tài liệu mà họ cần) trên quy mô lớn (cho tất cả các kho tài liệu) đã được áp dụng, triển khai tại nhiều thư viện ở nước ta thuộc nhiều loại hình khác nhau: Hệ thống thư viện công cộng, Thư viện chuyên ngành, Thư viện đa ngành… Ưu điểm của việc tổ chức kho mở là rất rõ ràng, ngoài việc thoả mãn tối đa nhu cầu của người dùng tin, người dùng tin sẽ hứng thú hơn, sử dụng thư viện nhiều hơn, vòng quay của tài liệu và tần suất phục vụ

ở kho mở sẽ lớn hơn kho đóng, mặt khác tạo độ tin cậy, thông cảm lẫn nhau giữa

người dùng tin và cán bộ thư viện

Thư viện quận Hoàn Kiếm tổ chức hệ thống kho như sau:

Kho đọc sách, báo và tạp chí: Do diện tích của Thư viện có hạn nên kho

đọc sách, báo và tạp chí được Thư viện bố trí ở một phòng (tầng1) Kho được phục vụ theo hình thức kho mở, sách trong kho xếp theo môn loại phục vụ NDT đọc tại chỗ Điều này tạo điều kiện cho NDT có thể lựa chọn các tài liệu theo mong muốn đồng thời cán bộ thư viện không mất thời gian tìm kiếm tài liệu cho NDT

Nhằm phục vụ cho việc đọc báo và tạp chí, tại Thư viện đang lưu giữ hơn

70 tên báo và tạp chí bằng tiếng Việt, trong đó có những tên báo và tạp chí đã đình bản Báo và tạp chí được xếp theo tên Tài liệu ở đây có tính thời sự cao, đòi hỏi phải phục vụ kịp thời nên Thư viện phục vụ theo hình thức tự chọn, hết năm đóng bìa cứng để lưu nhiều tên báo, tạp chí được bảo quản từ năm 1970 đến nay

Ký hiệu xếp giá của Thư viện tại phòng mượn và phòng đọc sách khá đơn giản, ký hiệu xếp giá được sử dụng để tập hợp các tài liệu có cùng một chủ đề

về cùng vị trí trên giá Các yếu tố của ký hiệu xếp giá bao gồm tên của Thư viện, chỉ số phân loại Dewey (DDC) và ký hiệu kho cùng với số đăng ký cá biệt (ĐKCB) Trên tài liệu, ký hiệu xếp giá được viết trên nhãn gáy tài liệu

Ký hiệu kho (kho mượn) và số ĐKCB

Kho phòng mượn: Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho NDT mượn tài liệu về

nhà tranh thủ học tập tham khảo, nghiên cứu giải trí sách báo, Thư viện quận Hoàn Kiếm đã bố trí phòng mượn

Nhằm giúp NDT nhanh chóng tìm và lựa chọn những tài liệu cần thiết, phòng mượn được tổ chức theo hình thức kho mở Tại kho mở NDT được trực tiếp tiếp xúc với tài liệu

Điều này giúp NDT dễ dàng tiếp cận với tài liệu họ cần Khi tổ chức kho mở, nhiệm vụ của Thư viện là phải bố trí sao để có thể giới thiệu tài liệu trực tiếp với NDT, giúp người dùng tin định hướng và chọn những tài liệu mà họ cần mà không gặp bất kỳ trở ngại nào

Sách trong Kho Mở được sắp xếp theo môn loại, Thư viện sử dụng Khung phân loại DDC

Kho sách thiếu nhi: Với vị trí là cơ quan thông tin, khoa học và giáo dục,

bằng vốn sách phong phú của mình, thư viện giúp các em nâng cao sự hiểu biết,

mở mang trí tuệ, bổ sung thêm các kiến thức ở trong nhà trường Ngoài ra, sách báo còn giáo dục, bồi dưỡng tư tưởng, tâm hồn, tình cảm, giúp các em sống đẹp hơn, nhân ái hơn Từ nhận thức đó ngày từ đầu mới thành lập Thư viện đã chú ý đến việc tổ chức phòng đọc, phòng mượn dành riêng cho thiếu nhi Hàng năm,

Thư viện đã bổ sung một khối lượng sách đáng kể để phục vụ cho các em thiếu nhi

Tổ chức phục vụ tại phòng thiếu nhi cũng dựa trên nguyên tắc như bất kỳ phòng đọc nào của Thư viện Song, điểm khác biệt của phòng này đối với các phòng phục vụ khác là đối tượng phục vụ NDT ở đây không mang tính chất đa dạng về thành phần mà chủ yếu là thiếu nhi

Phòng phục vụ thiếu nhi được tổ chức theo hình thức tự chọn Tài liệu trong kho được sắp xếp theo môn loại Đầu mỗi giá sách và ngoài bìa của từng trang sách được ghi ký hiệu tên loại hình cụ thể của sách nhằm giúp các em dễ phân biệt và lựa chọn tài liệu đúng nhu cầu của mình một cách nhanh chóng

Ví dụ: - Sách văn học thiếu nhi Việt Nam: ĐV 13

- Sách văn học thiếu nhi nước ngoài: ĐN (…)1

- Truyện cổ tích: ĐV 17

Và nếu ngăn sách nào tập trung riêng một tên sách nhiều tập thì trên mỗi ngăn sách được ghi tiêu đề như: “Tứ Quái”, “Đôremon’, “Đội đặc nhiệm nhà C21”…