Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin tại thư viện trường đại học y hà nội

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy, cô giáo trong khoa Thông Tin- Thư Viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn Hà Nội đã giúp đỡ em trong suốt thời gian em học tập và n

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện đề tài, do thời gian có hạn, trình độ chuyên môn

nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài khóa luận tốt

nghiệp chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót, em rất mong

nhận được sự góp ý của các thầy, cô và các bạn sinh viên để khóa luận được

hoàn chỉnh hơn

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới ThS Trần Hữu Huỳnh, người đã tận

tình chỉ bảo, giúp đỡ và hướng dẫn em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy, cô giáo trong khoa Thông

Tin- Thư Viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn Hà Nội đã

giúp đỡ em trong suốt thời gian em học tập và nghiên cứu tại trường

Em xin gửi lời cảm ơn tới các cô, các anh, các chị công tác tại Thư viện

Trường đại học Y Hà Nội Đặc biệt là cô ThS Nguyễn Thị Cẩm Nhung đã tạo

điều kiện giúp đỡ em trong quá trình em thực tập tại thư viện

Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè đã tạo mọi điều kiện

thuận lợi để em hoàn thành khóa luận này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 02 năm 2012 Sinh viên thực hiện

Ngô Thị Hà

Tiêu chuẩn Quốc tế về

thông tin

thông tin về sách giữa các thư viện

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 5

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .5

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

4 Phương pháp nghiên cứu 6

5 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài 6

6 Đóng góp của khoá luận 6

7 Bố cục của khoá luận 7

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 8 1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của trường đại học Y Hà Nội 8

1 2 Quá trình hình thành và phát triển Thư viện trường đại học Y Hà Nội 11

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện trường ĐHYHN 11

1.2.2 Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức 12

1.2.3.Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 16

1.2.4 Phương thức phục vụ người dùng tin 17

1.2.5.Cơ sở vật chất và hạ tầng thông tin 18

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 20

2.1 Nguồn lực thông tin tại Thư viện Đại học Y Hà Nội 20

2.2 Sản phẩm thông tin 22

2.2.1 Khái niệm về sản phẩm 22

2.2.2 Sản phẩm thông tin tại Thư viện đại học Y Hà Nội 24

2.2.2.1.Hệ thống mục lục 24

2.2.2.2 Ấn phẩm thông tin 29

2.2.2.3 Cơ sở dữ liệu 32

2.3 Dịch vụ thông tin tại Thư viện 37

2.3.1 Khái niệm về dịch vụ thông tin 37

2.3.2 Các hoạt động dịch vụ thông tin tại Thư viện đại học Y Hà Nội 38

2.3.2.1 Dịch vụ cung cấp tài liệu 38

2.3.2.2 Dịch vụ sao chụp tài liệu 40

2.3.2.3 Dịch vụ dịch tài liệu (Dịch tài liệu, phiên dịch) 41

2.3.2.4 Khai thác tài liệu vi dạng, nghe nhìn 41

2.3.2.5 Dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại (CAS) 42

2.3.2.6 Dịch vụ tìm tin 42

2.3.2.7 Dịch vụ trao đổi thông tin 44

2.3.2.8 Dịch vụ tư vấn thông tin y dược 44

2.4 Đánh giá chung 45

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 48

3.1 Tạo nguồn và phát triển nguồn tin 48

3.2 Phát triển hoàn thiện các sản phẩm thông tin 49

3.3 Đa dạng hóa các loại hình dịch vụ thông tin – thư viện 51

3.3.1 Nâng cao chất lượng các dịch vụ hiện có 51

3.3.2 Phát triển các dịch vụ thông tin mới 53

3.4 Nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ thông tin – thư viện 53

3.5 Phát triển và hoàn thiện hạ tầng cơ sở thông tin 55

3.6 Đào tạo đội ngũ người dùng tin sử dụng sản phẩm và dịch vụ thông tin 56

3.7 Hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin trong và ngoài nước 57

KẾT LUẬN 58

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

PHỤ LỤC 60

MỘT SỐ HÌNH ẢNH PHỤC VỤ CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 67

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Sự phát triển mạnh mẽ và không ngừng về số lượng, tốc độ của thông

tin đã tạo nên sự bùng nổ thông tin trong kỷ nguyên mới Những năm gần

đây, ước tính có hơn 3 triệu tài liệu kể cả tài liệu công bố và tài liệu không

công bố được xuất bản hàng năm trong mọi lĩnh vực Đó là một thách thức

không chỉ đối với cơ quan cung cấp thông tin mà còn đối với người dùng tin

(NDT)

Sản phẩm và dịch vụ thông tin là công cụ cơ bản để thoả mãn nhu cầu

của NDT, là các chỉ số quan trọng để đánh giá hoạt động của các cơ quan

thông tin- thư viện (TT-TV) Ngày nay các cơ quan thông tin- thư viện, đặc

biệt là tại thư viện, trung tâm thông tin –thư viện các trường đại học đang

đứng trước cơ hội và thách thức lớn trong việc tạo ra và phát triển các sản

phẩm và dịch vụ thông tin (SP&DVTT) nhằm thỏa mãn nhu cầu NDT Đồng

thời thông qua đó, khẳng định vai trò của mình đối với quá trình nghiên cứu

khoa học, giáo dục và đào tạo nguồn nhân lực của đất nước

Trường đại học Y Hà Nội có chức năng chính trong công tác đào tạo

đội ngũ nguồn nhân lực cán bộ y khoa cho đất nước, trong công tác nghiên

cứu khoa học và giáo dục đào tạo Thư viện đại học Y Hà Nội có vai trò quan

trọng trong hoạt động thông tin y học cho cán bộ lãnh đạo quản lý, cán bộ

giảng dạy, học viên cao học, nghiên cứu sinh và sinh viên thông qua các sản

phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện Với những lý do trên, tôi đã chọn đề

tài: “Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện trường đại học Y

Hà Nội.” làm khoá luận tốt nghiệp của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

+ Mục đích: Khảo sát thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư

viện trường đại học Y Hà Nội

+ Nhiệm vụ: Trên cơ sở thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin

(SP&DVTT) tại Thư viện trường đại học Y Hà Nội, tôi muốn khẳng định vai

trò quan trọng của chúng, những ưu điểm và hạn chế trong hoạt động TT-TV

của Thư viện trường Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất

lượng SP&DVTT trong thời gian tới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu:

Hiện trạng và giải pháp về SP&DVTT tại Thư viện Y Hà Nội

* Phạm vi nghiên cứu:

Một số SP&DVTT ở Thư viện đại học Y Hà Nội hiện có

4 Phương pháp nghiên cứu

- Nghiên cứu lý thuyết

- Phân tích tổng hợp tài liệu

- Thống kê

- Quan sát, tìm hiểu nhằm đưa ra giải pháp cho những vấn đề đặt ra

5 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Đối với Thư viện trường Đại học Y Hà Nội đã có một số đề tài nghiên

cứu viết về công tác phục vụ NDT, nghiên cứu nhu cầu tin, quy tắc mô tả tài

liệu

Vấn đề sản phẩm và dịch vụ thông tin là một khía cạnh được nhiều tác

giả lựa chọn nghiên cứu tại nhiều cơ quan thông tin thư viện Tuy nhiên, theo

tôi được biết vào thời điểm hiện nay thì chưa có một công trình nghiên cứu

nào về vấn đề sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện trường Đại học Y

Hà Nội,

6 Đóng góp của khoá luận

Về mặt lý luận:

Khoá luận góp phần làm rõ thêm vai trò và ý nghĩa của SP&DVTT trong

hoạt động TT-TV trong công tác nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo của

nhà trường đại học

Về lý luận thực tiễn:

Khoá luận đưa ra những nhận xét, đánh giá về việc tạo lập và cung cấp

SP&DVTT Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm phát triển thêm các

SP&DVTT, nâng cao tính hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu tin của NDT

Tham gia vào quá trình phát triển các SP&DVTT tại Thư viện đại học Y

Hà Nội nói riêng và tại thư viện thông tin chuyên ngành nói chung

7 Bố cục của khoá luận

Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham

khảo Khoá luận gồm 3 chương:

Chương 1 Khái quát về Thư viện trường Đại học Y Hà Nội

Chương 2.Hiện trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện trường

Đại học Y Hà Nội

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch

vụ thông tin trong thời gian tới của Thư viện trường Đại học Y Hà Nội

Trong quá trình thực hiện đề tài do thời gian có hạn, trình độ nghiên cứu

khoa học của bản thân cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, nên khoá

luận không thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong được sự đóng góp của thầy cô,

bạn bè để tôi hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp

Một lần nữa tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô trong

khoa đã truyền đạt cho tôi những kiến thức, những kinh nghiệm quý giá trong

bốn năm theo học tại khoa Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ThS.GVC.Trần

Hữu Huỳnh, cùng các cán bộ tại Thư viện trường Đại học Y Hà Nội đã giúp

đỡ tôi trong quá trình tôi thực tập, cung cấp cho tôi những tài liệu, thu thập

những số liệu và những kinh nghiệm thực tế để viết khóa luận

Xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1

KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI

1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của trường đại học Y Hà Nội

Trường Đại học Y Hà Nội (ĐHYHN) được thành lập ngày 27/2/1903,

từ một trường của Pháp trải qua bao thăng trầm của lịch sử cách mạng Việt

Nam, trường Đại học Y Hà Nội đã phát triển thành một trường đại học hàng

đầu đào tạo cán bộ y tế có trình độ cao cho đất nước Cùng với sự phát triển

của đất nước, trường Đại học Y Hà Nội đã và đang phấn đấu vươn lên để

xứng danh một trường trọng điểm quốc gia, với bề dày lịch sử hơn 100 năm

của trường, công tác nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo của nhà trường

đang được kế thừa và phát huy

Giáo dục đào tạo luôn gắn liền với việc giải quyết những vấn đề của xã

hội, đây chính là truyền thống của nhà trường với xã hội trong công tác giáo

dục đào tạo Có thể khẳng định giáo dục – đào tạo là chìa khoá mở đuờng cho

sự phát triển kinh tế- xã hội, là cơ sở để đảm bảo an ninh chính trị quốc gia

Với ý nghĩa đó giáo dục- đào tạo xứng đáng là quốc sách hàng đầu trong hệ

thống chính sách phát triển của mỗi quốc gia Những kết quả của đề tài

nghiên cứu đã được ứng dụng và có tác động đến những vấn đề xã hội với

quy mô lớn của đất nước Nghiên cứu khoa học gắn liền với công tác đào tạo

đại học và sau đại học, đây là truyền thống gắn nghiên cứư với đào tạo, các đề

tài nghiên cứu cấp cơ sở, cấp bộ, cấp nhà nước là nguồn phong phú phục vụ

cho việc hướng dẫn sinh viên làm khóa luận tốt nghiệp bác sĩ, bác sĩ nội trú

bệnh, luận văn cao học và luận án nghiên cứu sinh Những năm gần đây, kinh

phí đầu tư cho khoa học và công nghệ tăng lên đáng kể đã tạo điều kiện thuận

lợi gắn nghiên cứu khoa học với đào tạo đại học và sau đại học Phát huy

truyền thống trường ĐHYHN đã và đang tiến bước mạnh mẽ vào khoa học

công nghệ để đáp ứng được những đòi hỏi cấp bách của xã hội trong công

cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước Nhiệm vụ cơ bản giai đoạn đổi

mới giáo dục đào tạo của trường là:

- Đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, xây dựng chương

trình đào tạo, biên soạn chương trình, giáo trình, tổ chức đề ra các nhiệm vụ

nghiên cứu, chọn lọc ứng dụng khoa học công nghệ vào triển khai các đề án,

dự án đào tạo đại học và sau đại học

- Tư vấn cho các cấp quản lý của Bộ, Sở Y tế xây dựng chính sách y tế,

đổi mới nội dung phương pháp đào tạo, cải cách giáo dục

- Đào tạo đội ngũ bác sĩ, cán bộ y tế có tay nghề chất lượng cao cho tất

cả các bậc học, chuyên ngành học từ trình độ cử nhân điều dưỡng, y tế công

cộng và kỹ thuật y học đến thạc sỹ, bác sỹ chuyên khoa cấp II và tiến sỹ

- Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học của nhà trường

- Mở rộng hợp tác quốc tế về giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học

với các trường đại học y của cả nước và thế giới

Với chức năng và nhiệm vụ cơ bản trên đây, trường đại học Y Hà Nội đã

và đang đóng một vai trò quan trọng trong sự nghiệp đổi mới và phát triển

giáo dục đào tạo y tế nhà nước

Thực chất của công cuộc đổi mới giáo dục ở trường ĐHYHN là đổi

mới về mục tiêu, chương trình nội dung, phương pháp đào tạo, quản lý bồi

dưỡng đội ngũ bác sỹ và cán bộ quản lý Từ năm học 2006-2007 mục tiêu đào

tạo của nhà trường được xác định là: hoàn thiện các chương trình đào tạo, bổ

sung và cập nhật các loại hình đào tạo, đặc biệt là các chương trình chuyển

đổi, các chuyên khoa, các bậc đào tạo; đổi mới phương pháp giảng dạy, đổi

mới hình thức kiểm tra, đánh giá; biên soạn giáo trình cơ bản

Đổi mới giáo dục ở trường ĐHYHN đã triển khai từ nhiều năm qua và

thu được một số kết quả về các mặt:

- Về công tác đào tạo sau đại học: Nhà trường ban đầu chỉ có một số bộ

môn cơ bản, đến nay nhà trường đã có tới 74 đơn vị trực thuộc gồm 2 khoa, 8

bộ môn khoa học cơ bản, 12 bộ môn y học cơ sở, 23 bộ môn y học lâm sàng,

18 phòng ban với đầy đủ các ngành đào tạo chính quy, hàng năm nhà trường

tuyển sinh hơn 800 sinh viên thuộc 6 ngành đào tạo

- Về nội dung chương trình đào tạo: Những năm qua học tập kinh

nghiệm của các nước tiên tiến trong khu vực và trên thế giới, nhà trường đã

đề ra được mô hình đào tạo ngày càng đáp ứng được sự phát triển của đất

nước trong thời kỳ công nghiệp hoá - hiện đại hóa Nhà trường đã chủ động

đổi mới khung chương trình đào tạo cho phù hợp, cập nhật các thành tựu của

thế giới, biên soạn được nhiều giáo trình, đầu sách giáo khoa và sách tham

khảo Hiện nay, trường đại học Y Hà Nội đã có 230 loại giáo trình tương đối

hoàn chỉnh, cập nhật (chương trình đào tạo đại học, sau đại học, nghiên cưú

sinh) mở rộng hợp tác với các nước trong khu vực và trên thế giới Phần lớn

cán bộ giảng dạy và cán bộ nghiên cứu khoa học của nhà trường tham gia

hoặc chủ trì biên soạn sách giáo khoa phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu

khoa học

- Về nghiên cứu khoa học: Công tác nghiên cứu khoa học của nhà trường

đã phục vụ hiệu quả nhiệm vụ đào tạo của ngành và của hệ thống y tế Trong

năm học qua, nhà trường đã tiến hành trên 100 đề tài nghiên cứu khoa học (có

01đề tài cấp nhà nước nằm trong chương trình CK.04.21 đề tài cấp Bộ và 4 đề

tài của sinh viên đạt giải thưởng Vifotec; 2 đề tài hợp tác theo dạng nghị định

thư với Nhật và Italia).Tổng kinh phí của nghiên cứu khoa học năm 2010 do

Nhà nước cấp là 14.560 tỷ

- Về xây dựng đội ngũ cán bộ: Nhận rõ vai trò của đội ngũ cán bộ nói

chung và của cán bộ giảng dạy nói riêng trong việc đổi mới phương thức

giảng dạy nâng cao chất lượng đào tạo, trong những năm qua nhà trường quan

tâm tạo mọi điều kiện để nâng cao trình độ của cán bộ về mọi mặt Nhà

trường đưa ra quy chế tuyển dụng cán bộ phù hợp với tình hình phát triển mới

của đất nước, cán bộ giảng dạy là thạc sỹ và có đủ điều kiện để học lên tiến

sỹ, các cán bộ phòng ban phải được đào tạo đúng chuyên ngành phù hợp với

nhiệm vụ đang đảm nhiệm và tốt nghiệp từ khá giỏi trở lên

- Về cơ sở vật chất trang thiết bị: Bên cạnh đổi mới chương trình và nội

dung đào tạo, nhà trường tập trung xây dựng bệnh viện thực hành có tính khả

thi, xây dựng kế hoạch đào tạo cơ bản khoa học và công nghệ có trình độ cao

ở các cơ sở trong nước

1.2 Quá trình hình thành và phát triển Thư viện trường đại học Y Hà Nội

Thư viện trường đại học Y Hà Nội (TVĐHYHN) là một trong những thư

viện lớn nhất và có sớm nhất trong số các thư viện đại học trong cả nước,

thành lập từ năm 1903 trải qua hơn 100 năm hoạt động, TVĐHYHN đã từng

bước xây dựng và phát triển vững chắc

Tiền thân của TVĐHYHN là thư viện đại học Y - Dược khoa Việt Nam,

nhiệm vụ chính của thư viện là phục vụ đào tạo bác sỹ, dược sỹ và chuyên gia

cao cấp về y học, dược học cho nền y tế Việt Nam và Đông Dương thuộc

Pháp Địa điểm ban đầu của đại học Y -Dược khoa Hà Nội là nhà số 13 phố

Lê Thánh Tông, Hà Nội

Từ năm 1962, cùng với việc hình thành đại học Y - Dược khoa, thư

viện đại học Y- Dược Hà Nội tách thành hai thư viện: thư viện đại học y

Khoa Hà Nội và thư viện đại học dược khoa Hà Nội

Năm 1969, TVĐHYHN lại chia tách một lần nữa, phần lớn cơ sở vật

chất và nhân lực chuyển sang thư viện Y học Trung ương, nay là Viện Thông

tin Y học Trung ương do Bộ Y tế quản lý; phần còn lại là do ĐHYHN quản

lý, chính là TVĐHYHN ngày nay

Từ năm 1980, cơ sở chính của ĐHYHN chuyển về số 1 phố Tôn Thất

Tùng, quận Đống Đa, Hà Nội Từ đây, Thư viện trường đại học Y Hà Nội có

điều kiện tăng cường cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ ngày càng lớn mạnh về

lượng và chất Nguồn tư liệu được bổ sung ngày càng đa dạng phong phú

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện trường ĐHYHN

Thư viện trường đại học Y Hà Nội (TVĐHYHN) có các chức năng

nhiệm vụ sau:

TVĐHYHN có chức năng thu thập, xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản tài

liệu, xây dựng hệ thống tra cứu cung cấp thông tin và tư liệu về chuyên ngành

y học nhằm đáp ứng nhu cầu nghiên cứu giảng dạy học tập của đội ngũ cán bộ

giảng viên và sinh viên trong trường, đồng thời là đầu mối quan trọng trong

hợp tác quốc tế của Bộ Y Tế Việt Nam với các tổ chức y tế nước ngoài

TVĐHYHN có những vụ chính sau đây:

- Sưu tầm, bổ sung, xử lý, lưu trữ các tài liệu có liên quan đến lĩnh vực

y- dược học để đáp ứng nhu cầu tin cho cán bộ giảng dạy và sinh viên trong

nhà trường

- Tổ chức hoạt động thư mục, giới thiệu sách báo, tạp chí y-dược học cho

người dùng tin khai thác và sử dụng

- Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như: phân loại, biên mục, mô tả ấn

phẩm, xây dựng bộ máy tra cứu tin thích hợp, thiết lập mạng lưới truy cập và

tìm kiếm thông tin tự động hóa

- Tổ chức phòng đọc, phòng mượn, hướng dẫn người dùng tin tra cứu

tìm tài liệu trên máy tính hoặc trong mục lục, cung cấp thông tin chính xác,

nhanh chóng và phù hợp

- Tiến hành các hoạt động trao đổi thông tin, nâng cao trình độ đội ngũ

cán bộ tại thư viện

1.2.2 Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức

* Đội ngũ cán bộ

Cán bộ thông tin thư viện được coi là linh hồn của thư viện bởi mọi hoạt

động của thư viện đều gắn vói cán bộ thư viện

Hiện nay TVĐHYHN có tổng số 13 cán bộ viên chức, cán bộ tốt nghiệp

đại học chuyên ngành là 08 người (trong đó có 2 người có trình độ thạc sĩ), 02

cán bộ tốt nghiệp đại học khác, 01 cán bộ tốt nghiệp trung học chuyên nghiệp,

01 cán bộ tốt nghiệp trường ĐHY và nhân viên phục vụ là 02 cán bộ có trình

độ sơ cấp

Đội ngũ cán bộ của TVĐHYHN được phân chia thành 06 phòng ban

hoạt động với những nhiệm vụ riêng biệt nhưng liên kết rất chặt chẽ thành bộ

máy khép kín Số lượng cán bộ được phân chia vào mỗi phòng ban như sau:

- Trưởng phòng: 01 người ( ThS.Nguyễn Thị Cẩm Nhung)

- Phòng đọc: 04 người

- Phòng giáo trình: 02 người

- Phòng ngoại văn: 02 người

- Phòng máy tinh: 02 người

- Phòng thư mục: 02 người

* Tổ chức bộ máy hoạt động

TVĐHYHN là một đơn vị trực thuộc Ban Giám hiệu nhà trường và

Bộ Y tế Cơ cấu tổ chức của TVĐHYHNcó thể khái quát như sau:

- Phòng biên mục: là phòng đảm nhiệm và thực hiện công tác nghiệp vụ

của Thư viện bao gồm:

+ Thu thập, bổ sung các loại hình tài liệu mới được nhập về Thư viện từ

nhiều nguồn khác nhau

+ Xử lý các loại tài liệu đó về nội dung và hình thức: phân loại, đinh từ

Phòng máy tính

Phòng giáo trình

Phòng đọc sinh viên

Phòng đọc ngoại văn

+ Xây dựng các mục lục Thư viện và các CSDL trên máy tính

+ Tổ chức phục vụ bạn đọc, phục vụ công tác tra cứu thông tin, tài liệu

- Phòng máy tính: TVĐHYHN đã được nhà trường trang thiết bị cho

phòng máy tính với 2 máy chủ và 40 máy trạm được kết nối mạng với nhau

và mạng Internet đang giúp NDT tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác

thông qua nhiều nguồn tin khác nhau

Phòng máy tính đảm nhận nhiệm vụ:

+ Xây dựng vận hành mạng thông tin máy tính của thư viện

+ Phục vụ NDT khai thác thông tin y dược và các thông tin khác thông

qua mạng máy tính

+ Lưu trữ và khai thác thông tin trên CSDL MEDLINE

- Phòng đọc sinh viên: nhiệm vụ cung cấp các tài liệu như: luận văn,

luận án, các bài báo, tạp chí, các loại từ điển… chuyên ngành y dược nhằm

đáp ứng nhu cầu của người dùng tin (NDT) trong và ngoài nhà trường Phòng

đọc sinh viên tổ chức dưới hình thức các kho phục vụ, thuận lợi việc tổ chức,

quản lý và khai thác tài liệu Sử dụng hình thức này, NDT tiếp xúc với hệ

thống tra cứu mục lục và cán bộ thư viện là người phục vụ

Phòng đọc sinh viên với 200 chỗ ngồi, phục vụ cả ngày, buổi tối và thứ

7 hàng tuần Kho có đủ các dạng tài liệu tiếng Anh, Việt, Pháp, luận văn, luận

án, tài liệu tham khảo Trung bình số lượng độc giả ở đây là 35.000 lượt

đọc/năm Hình thức khai thác là người đọc đưa phiếu yêu cầu, cán bộ thư viện

lấy tài liệu trong kho ra phục vụ, người đọc phải tra cứu ở tủ mục lục hoặc tra

cứu trên máy tính, mỗi lần mượn tối đa 3 bản, sau đó cần thiết đổi lại

- Phòng đọc ngoại văn: (hình thức kho mở tự chọn) Là nơi cung cấp

sách, tạp chí nước ngoài chủ yếu là tiếng Anh và tiếng Pháp cho tất cả các đối

tượng trong và ngoài nhà trường Tại đây, NDT được tiếp xúc trực tiếp với

tài liệu, nhờ đó họ có thể lựa chọn thông tin cần thiết và đọc nội dung tài liệu

ngay tại chỗ.Với hình thức này, TVĐHYHN đã sắp xếp tài liệu theo chuyên

khoa y học

Tài liệu chủ yếu là sách, báo, tạp chí ngoại văn với nhiều thông tin cập

nhật từ các nước tiên tiến trên thế giới, nội dung đa dạng, phong phú các

chuyên ngành Có thể đây là kho tài liệu có giá trị sử dụng cao, NDT đọc tại

chỗ, khi cần có dịch vụ sao chụp nhanh chóng và tiện lợi Hình thức khai thác

kho mở này mang lại một lợi ích dịch vụ không nhỏ cho Thư viện

Thực tế cho thấy NDT đến khai thác kho này là những người có trình độ

chuyên môn, ngoại ngữ cao, chủ yếu giáo sư, tiến sĩ, cán bộ giảng dạy, học

viên sau đại học Đặc biệt còn có những độc giả ở khắp mọi miền tổ quốc

cũng có nhu cầu tra cứu tin tại kho phòng đọc này Đây là một kho tài liệu có

giá trị tri thức lớn của Thư viện

- Phòng mượn cán bộ: Là nơi cung cấp các tài liệu cho đối tượng NDT

là cán bộ trong nhà trường Tại đây, người mượn tài liệu về nhà thông qua thẻ

mượn, đối tượng mượn là các cán bộ trong trường, thời gian tối đa là 1 tháng

Tài liệu lưu giữ trong kho chủ yếu là tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp

Đặc biệt với 500 loại tạp chí Latinh đủ chuyên ngành được lưu giữ tại đây, có

nhiều tạp chí từ những năm 1960 đến nay như: The New England Journal of

Medicine, Jama…Những năm gần đây số lượng cán bộ đến khai thác tài liệu

kho này ít, với lý do Thư viện đã triển khai phòng đọc mở, các tài liệu nước

ngoài được cập nhật, bổ sung, tặng biếu thì được ưu tiên chuyển ngay vào kho

mở, nếu số lượng nhiều bản thì mới chuyển vào các phòng phục vụ khác

Sách giáo trình và tài liệu tham khảo ít người đọc, vì đối tượng là cán bộ

giảng dạy mà chính họ là những người đã biên soạn ra tài liệu đó Tuy nhiên

việc khai thác thông tin trong các tài liệu ở kho này cũng mang lại những kết

quả nhất định

- Phòng giáo trình: Chủ yếu phục vụ sách giáo trình cho, sinh viên, học

viên sau đại học mượn về nhà Hình thức phục vụ là cho mượn trên thẻ với

một phần tiền thuê nhỏ (đối với sinh viên) và một phần cược đối với học viên

sau đại học để hồi cố lại tài liệu bị rách nát sau quá trình mượn đọc, tránh

được tình trạng người đọc mượn sách quá lâu ảnh hưởng đến các khoá sau

không có tài liệu học tập

Hình thức phục vụ này được duy trì từ khi có thư viện cho tới nay, đáp

ứng kịp thời việc học tập của sinh viên, học viên sau đại học, Thư viện đã tổ

chức cho mượn theo từng học trình và lịch học cụ thể của phòng đào tạo gửi,

từ đó phân phối tài liệu hợp lý tránh tình trạng thiếu tài liệu

1.2.3.Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

NDT là một cá nhân hay một tập thể nào đó có nhu cầu về thông tin

nhằm thực hiện một chức năng lao động xã hội Do tính chất phong phú đa

dạng của NDT mà mỗi một cơ quan thông tin thư viện cần phải xác định rõ

đối tượng NDT để từ đó xây dựng nên chiến lược tổ chức hoạt động thông tin

một cách hiệu quả nhất làm cho nguồn tin trở thành tài nguyên thông tin

Là một trường đại học hàng đầu trong lĩnh vực đào tạo y trong nước, do

đó NDT tại TVĐHYHNbao gồm:

- Cán bộ nghiên cứu /giảng viên

- Những người làm công tác lãnh đạo, quản lý

- Nghiên cứu sinh và học viên sau đại học

- Sinh viên

Từ đó xác định đặc điểm của NDT của TVĐHYHN:

- Có trình độ chuyên sâu hoặc hiểu biết về lĩnh vực y học

- NDT là người được xác định rõ cụ thể và thực hiện một nghĩa vụ xã hội

cụ thể là giảng dạy và học tập

- Có tri thức và kiến thức tuơng ứng để tiếp nhận thông tin, là khách

hàng vừa là người sản xuất ra thông tin

- Có nhiều thời gian và chủ động điều chỉnh thời gian công việc của

mình Có trình độ hiểu biết rộng đối với các lĩnh vực liên quan Có khả năng

tự tìm kiếm, phân tích, và tổng hợp tư liệu để lấy thông tin cho công việc của

minh Có năng lực sử dụng các công cụ tra cứu truyền thống và hiện đại

- Có khả năng tiếp cận nguồn thông tin nhanh chóng

* Nhu cầu tin

Thành phần người dùng tin chủ yếu của TVĐHYHN rất đa dạng về trình

độ ở nhiều cấp khác nhau.Có thể khái quát thành những nhóm cơ bản sau:

- Nhóm cán bộ quản lý: bao gồm Ban Giám hiệu nhà trường, các trưởng,

phó khoa, bộ môn, các phòng ban chức năng, các tổ chức trực thuộc trường

Tuy số lượng không lớn nhưng đặc biệt quan trọng, họ vừa là người dùng tin,

vừa là chủ thể thông tin Họ vừa thực hiện chức năng quản lý giáo dục đào

tạo, vừa là người xây dựng các chiến lược phát triển của nhà trường

- Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy: có 425 người là cán bộ giảng dạy

Họ có trình độ cao, có học hàm học vị tham gia trực tiếp công tác giảng dạy

và nghiên cứu khoa học theo từng chuyên ngành Hàng năm nhóm NDT này

có nhu cầu sử dụng hàng triệu trang tài liệu các loại trên các vật mang tin

khác nhau góp phần thúc đẩy đào tạo nguồn nhân lực phục vụ sự nghiệp y tế

nước nhà

- Nhóm sinh viên và học viên sau đại học: đây là nhóm người dùng tin

đông đảo nhất, là người đang theo học các chương trình đào tạo của trường

(74 đơn vị trực thuộc gồm 2 khoa, 8 bộ môn khoa học cơ bản, 12 bộ môn y

học cơ sở, 23 bộ môn y học lâm sàng, 18 phòng ban với đầy đủ các ngành đào

tạo chính quy, hàng năm nhà trường tuyển sinh hơn 800 sinh viên thuộc 6

ngành đào tạo), bao gồm sinh viên hệ chính quy, tại chức, cao đẳng, lớp liên

thông, học viên sau đại học về các vấn đề chuyên ngành y học đang theo học

Nhóm NDT này rất đa dạng mang tính chất chuyên sâu và luôn bám sát

chương trình học tập như giáo trình, bài giảng và nghiên cứu khoa học chuyên

ngành mà họ tham gia

1.2.4 Phương thức phục vụ người dùng tin

Các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ thông tin phục vụ bạn đọc

(người dùng tin) có ý nghĩa cực kỳ quan trọng việc nâng cao chất lượng giảng

dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của nhà trường Bên cạnh đó, việc tổ

chức các hoạt động thông tin- thư viện, hướng tới NDT là một điều hết sức

cần thiết đôí với cán bộ thư viện

Phòng đọc và phòng mượn là hai phòng phục vụ cho tất cả các đối

tượng Đến nay, TVĐHYHN đã đề ra phương thức hoạt động các phòng phục

vụ đặc thù theo từng đối tượng bạn đọc:

- Phòng đọc sinh viên: phục vụ tài liệu đọc tại chỗ cho sinh viên

- Phòng mượn giáo trình và sách tham khảo cho đối tượng bạn đọc là

sinh viên

- Phòng phục vụ giáo viên: phục vụ mượn đọc tại chỗ và về nhà cho giáo

viên, cán bộ, học viên và nghiên cứu sinh

- phòng ngoại văn : phục vụ cho tất cả bạn đọc có nhu cầu sử dụng sách,

tạp chí…nước ngoài

Đến nay TVĐHYHN áp dụng hình thức phòng đọc mở đối với phòng

ngoại văn và phòng đọc sinh viên với thời gian phục vụ từ 7h30 đến 11h30

và từ 1h30 đến 16h30 hàng ngày Ngoài ra phòng đọc sinh viên còn mở vào

các buổi tối từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần với thời gian từ 6h đến 9h30 Kho

mượn được tổ chức mượn giáo trình theo kỳ học, sách tham khảo tự chọn

Ngoài ra còn mở thêm phòng máy tính giúp tra cứu trực tuyến, truy cập

Internet

1.2.5 Cơ sở vật chất và hạ tầng thông tin

TVĐHYHN được xây dựng trên khuôn viên đẹp với diện tích 1.500

m2, bao gồm 2 tầng và 7 phòng Với hệ thống trang thiết bị: 02 máy chủ và

52 máy trạm (Phòng đọc 05 máy, phòng máy tính 40 máy, phòng ngoại văn 2

máy, phòng thư mục 3 máy) máy phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin của sinh

viên, học viên cao học và 2 máy tính cho cán bộ làm việc; 03 lục mục lục

truyền thống; 02 máy in, 02 máy photocopy và 01 máy scan tài liệu phục vụ

việc in ấn, sao chụp; các máy đọc đĩa laze

Ngoài ra, còn có hệ thống máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt

thông gió, bàn ghế, tủ, quầy được trang bị đúng yêu cầu của thư viện hiện đại

Với hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật như vậy của TVĐHYHN đã góp

phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển hoạt động chuyên môn nghiệp

vụ thông tin-thư viện của cán bộ và đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin

tại thư viện

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN

TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 2.1 Nguồn lực thông tin tại Thư viện Đại học Y Hà Nội

Ngày nay, thông tin được coi là nguồn tài nguyên vô giá, là động lực để

phát triển kinh tế -xã hội Bước đầu tiên trong hoạt động SP&DVTT là phải

tạo được một nguồn lực thông tin đủ mạnh là điều không thể thiếu và rất quan

trọng Xuất phát từ quan điểm đó, ngay tư đầu TVĐHYHN đã tập trung vào

công tác tạo và bổ sung nguồn tin

* Tài liệu truyền thống

Theo mức độ phổ biến của tài liệu, nguồn tài liệu truyền thống của

TVĐHYHN được chia làm làm hai loại:

+ Tài liệu công bố

Tài liệu công bố còn gọi là tài liệu xuất bản bao gồm các sách, báo, tạp

chí Loại tài liệu này thường do các nhà xuất bản phát hành và thường được

đánh chỉ số ISBN hoặc ISSN được phân phối qua kênh phát hành chính thức

Đối với các cơ quan thông tin thư viện nói chung và TVĐHYHN nói riêng

nguồn tài liệu công bố là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng đối với

người dùng tin Vì vậy, nguồn tài liệu công bố thường cũng chiếm một tỷ lệ

lớn so với tài liệu không công bố

Vốn tài liệu của TVĐHYHN tương đối phong phú bao gồm:

- Sách giáo trình có 218 tên với 35.965 bản; Sách tham khảo tiếng Việt

có 3.832 với 7.537 bản

- Sách ngoại văn: khoảng 5.000 đầu sách với số bản 5.833 bản

- Tạp chí tiếng Việt có 238 tên tạp chí với 5.000 bản; Tạp chí tiếng nước

ngoài có 417 tên với 70.000 bản

- Tài liệu tra cứu có 315 đầu sách với 1.000 bản

* Tài liệu không công bố

Tài liệu không công bố được gọi là tài liệu “xám”, tuy không xuất bản

nhưng tài liệu này ngày càng thu hút sự quan tâm của NDT y dược học tại

trường ĐHYHN

Thư viện trường ĐHYHN có khoảng 7.237 cuốn luận án, bao gồm luận

án tiến sĩ, thạc sĩ, bác sĩ chuyên khoa cấp 1, bác sĩ chuyên khoa cấp 2, bác sĩ

nội trú Đó là các công trình nghiên cứu khoa học được tổ chức bảo vệ tại

trường Các tài liệu này góp phần không nhỏ vào việc làm tăng khối lượng

thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng của NDT

+ Tài liệu điện tử

Nguồn tài liệu điện tử là nguồn tài liệu mới được xuất bản dưới dạng

điện tử và được truyền trong các mạng máy tính để phục vụ khách hàng của

mình Đó là các loại hình sách, báo, tạp chí trên đĩa, máy tính và các nguồn

lực thông tin trên các mạng thông tin máy tính Thư viện trường đại học Y Hà

Nội đã quan tâm đến việc xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin điện tử

Tại Thư viện hiện nay, nguồn tài liệu điện tử bao gồm: các CSDL, CD-

ROOM, mạng nhà trường Internet, trong đó các CSDL chiếm phần lớn của

nguồn lực này Vì vậy có thể nói CSDL đóng vai trò quan trọng của nguồn

lực thông tin điện tử tại thư viện

Hiện nay nguồn tài liệu điện tử của TVĐHYHN hiện có:

- 3 CSDL là: CSDL sách với 9.796 biểu ghi; CSDL luận án, luận văn

với 5.553 biểu ghi; CSDL giáo trình với 300 biểu ghi

- CSDL bài trích báo- tạp chí với 27.097 biểu ghi

- Đĩa Medline: khoảng 460 đĩa với 6.900 triệu biểu ghi (do Thư viện

Quốc hội Mỹ cung cấp)

- Băng hình các ca phẫu thuật của các bệnh viện: trên 50 băng

- Băng học ngoại ngữ chuyên ngành: trên 40 băng

2.2 Sản phẩm thông tin

2.2.1 Khái niệm về sản phẩm

Sản phẩm trước tiên được sử dụng trong kinh tế học và hoạt động thực

tiễn như: vật phẩm, hàng hoá Quá trình lao động để tạo ra sản phẩm thông tin

chính là quá trình xử lý thông tin( gồm: biên mục, phân loại, định từ khoá,

tóm tắt, chú giải, biên soạn tổng quan…các quá trình phân tích tổng hợp

khác)

Sản phẩm thông tin (SPTT) là kết quả của quá trình xử lý thông tin do

một cá nhân hoặc tập thể nào đó thực hiện nhằm thoả mãn nhu cầu của NDT

Sản phẩm thông tin là kết quả của việc xử lý- phân tích- tổng hợp các tài

liệu khoa học do một cơ quan thông tin khoa học thực hiện nhằm mục đích

cung cấp cho các nhà khoa học, chuyên gia thông tin về các thành tựu khoa

học, kỹ thuật và sản xuất trong và ngoài nước

Sản phẩm thông tin tra cứu là các tài liệu mục đích cung cấp nhanh

chóng thuộc lĩnh vực KHCN hay hoạt động thực tiễn Các thông tin là kết quả

tổng hợp, khái quát lý luận, các dữ kiện khoa học cơ bản, đặc tính quá trình

sản xuất…Sản phẩm có tri thức cao là sản phẩm đáp ứng được yêu cầu của

khách hàng về cả nội dung và kiểu dáng

Sản phẩm thông tin có chất lượng cao là sản phẩm thoả mãn nhu cầu tin

với số vòng quay nhiều lần và thoả mãn tối đa nhu cầu trong điều kiện chi phí

về thời gian, sức lực, kinh phí nhất định

Thông qua hệ thống các SP&DVTT có thể xác định được mức độ đóng

góp của cơ quan thông tin vào quá trình phát triển kinh tế- xã hội Nhờ vậy,

các cơ quan này khẳng định được vai trò và vị trí của mình trong xã hội

Chất lượng sản phẩm thông tin chính là tri thức chứa trong sản phẩm đó,

đứng trên góc độ nghiên cứu khác nhau chất lượng sản phẩm có nhiều cách

hiểu khác nhau Tuy nhiên trên phương diện nghiên cứu, học tập và giảng dạy

y học chúng ta có thể hiểu chất lượng sản phẩm thông tin là tổng hợp những

tri thức mang tính định hướng, cung cấp, kế hoạch, biện pháp nhằm phát triển

sản phẩm trên cơ sở cải tiến toàn bộ hệ thống chỉ tiêu chất xám trong sản

phẩm Có ý kiến cho rằng: “Đối với một sản phẩm thông tin thì chất lượng

thông tin có trong sản phẩm là tốt nhất.” Mặt khác có ý kiến: “Chất lượng là

cái đạt trình độ chất lượng thị trường hoặc đạt chất lượng cao nhất trong điều

kiện nhất định”

Khi công nghệ thông tin phát triển, chất lượng sản phẩm thông tin là

tổng hợp những đặc tính bên trong sản phẩm có thể đo được hoặc so sánh

được, phản ánh giá trị sử dụng và chức năng của sản phẩm đó đáp ứng những

nhu cầu định trước cho nó trong điều kiện xác định về kinh tế - xã hội

Nếu quan niệm chất lượng sản phẩm thông tin theo định hướng người

dùng tin thì chất lượng sản phẩm chính là mức độ thỏa mãn nhu cầu một cách

phù hợp với đòi hỏi của khách hàng Mức độ thỏa mãn nhu cầu tin ở những

sản phẩm thông tin là rất khác nhau, các sản phẩm thư mục có khả năng thỏa

mãn nhu cầu tra cứu thông tin về tài liệu; các sản phẩm thông tin dạng dữ

kiện, toàn văn, tổng luận… có khả năng thoả mãn nhu cầu về chính bản thân

thông tin

Trong các tài liệu về hoạt động thông tin thư viện gần đây đã xuất hiện

phổ biến thuật ngữ sản phẩm thông tin, dịch vụ thông tin…về nguyên tắc các

thuật ngữ được tạo ra trên cơ sở vận dụng các khái niệm đã từng phổ biến

trong các lĩnh vực kinh tế, thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh của xã

hội Sản phẩm thông tin được xác định là kết quả của quá trình xử lý thông tin

và là các công cụ giúp cho việc tìm kiếm thông tin

Một thư viện đại học phải xác định đáp ứng các loại nhu cầu tin:

- Học tập, nghiên cứu của sinh viên từ xa, tại chỗ

- Giảng dạy

- Nghiên cứu khoa học của giảng viên, nghiên cứu sinh

- Quản lý trường đại học: quản lý công tác đào tạo, nghiên cứu của trường

Người quản lý thư viện phải biết thiết kế các dòng sản phẩm thông tin

tương ứng với các nhu cầu, trên cơ sở đó xác định nhu cầu thường xuyên,

nhiệm vụ trọng tâm của thư viện cần thực hiện Nguồn lực của cơ quan thông

tin và thư viện là hữu hạn nên người cán bộ quản lý phải biết lựa chọn một số

loại nhu cầu thông tin được coi là quan trọng nhất để tạo ra một dòng sản

phẩm đáp ứng đúng nhu cầu thông tin

Sơ đồ quan hệ giữa NDT-NCT-SPTT

2.2.2 Sản phẩm thông tin tại Thƣ viện đại học Y Hà Nội

2.2.2.1.Hệ thống mục lục

HTML là tập hợp các đơn vị/ phiếu mục lục được sắp xếp theo một trình

tự nhất định, phản ánh nguồn tin của cơ quan thông tin thư viện

Mục lục là một tập hợp có thứ tự các điểm truy nhập cùng các mô tả thư

mục tới nguồn tài liệu của một nhóm cơ quan thư viện cụ thể Mục lục là sản

phẩm chủ yếu của quá trình biên mục là công cụ tra cứu quan trọng giúp

người NDT xác định vị trí lưu trữ tài liệu trong kho

Hiện nay, hệ thống mục lục tại TVĐHYHN đang được số hoá cùng với

việc phát triển thư viện điện tử Hệ thống mục lục không còn ở dạng mô tả

dưới dạng phiếu trên giấy truyền thống như trước đây

Hệ thống mục lục tại TVĐHYHN bao gồm:

+ Mục lục chủ đề

Người dùng tin

Nhu cầu tin

Do tính chất chuyên ngành của thư viện do đó mục lục được phân theo

chủ đề, điều này tạo điều kiện cho cán bộ TVĐHYHN tìm kiếm tài liệu cũng

như các thao tác với tài liệu được nhanh chóng và dễ dàng, không mất quá

nhiều thời gian tìm kiếm danh mục tài liệu cũng như ký hiệu xếp giá của tài

liệu

+ Mục lục chữ cái

Đây là mục lục để xây dựng hầu hết ở các thư viện, là mục lục phổ biến

nhất và là công cụ đối với bạn đọc khi sử dụng tìm tài liệu

Mục lục chữ cái là mục lục mà trong đó các phiếu mô tả tài liệu được sắp

xếp phân loại theo trật tự chữ cái họ tên của tác giả, qua đó ta có thể xác định

được cuốn sách cụ thể hoặc một công trình nghiên cứu nào đó có trong thư

viện hay không?

Mục lục chữ cái là phương tiện tra cứu thông dụng nhất đối với bạn đọc,

giúp cán bộ thư viện trong công tác bổ sung trao đổi, chỉ dẫn thư mục, thông

tin trả lời nhu cầu của bạn đọc Mục lục chữ cái có ở phòng đọc sinh viên và

phòng mượn cán bộ

Tại phòng đọc sinh viên: Mục lục chữ cái phản ánh toàn bộ số tài liệu có

ở phòng đọc sinh viên, bao gồm: sách, giáo trinh, tài liệu tham khảo, luận

án…bằng ngôn ngữ tiếng Việt, Anh, Pháp…

Tại phòng mượn cán bộ mục lục chữ cái phản ánh toàn bộ kho tư liệu

hiếm có như: sách, báo, tạp chí…

Mục lục chữ cái có cấu tạo đơn giản phần chủ yếu là các phiếu mô tả

được sắp xếp theo vần chữ cái, họ và tên tác giả, nhan đề tài liệu Đây là loại

mục lục dễ tổ chức, dễ sử dụng, phù hợp với tâm lý, thói quen của hầu hết

người dùng tin

Mục lục chữ cái được sử dụng để trả lời câu hỏi khi chúng ta biết tác giả

hoặc nhan đề như: sách, báo,luận văn, tạp chí…Các phiếu trong mục lục chữ

cái được sắp xếp theo vần chữ cái tác giả và tên tài liệu, các phiếu được chia

theo ngôn ngữ và được sắp xếp theo vần chữ cái của ngôn ngữ Phiếu tên tác

giả cá nhân được sắp xếp theo họ tên tác giả Các tài liệu có cùng tác giả được

sắp xếp theo tuyển tập, sau đó đến các tác phẩm riêng lẻ của tác giả đó Đối

với phiếu tác giả tập thể thì bắt đầu bằng tên của tác giả đầu tiên trong cuốn

sách đó

Hiện nay, công tác mô tả tài liệu tại TVĐHYHN được tiến hành thống

nhất theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD đối với mọi loại hình tài liệu Do đó, việc

sắp xếp phiếu trong mục lục chữ cái cũng thực hiện thống nhất theo nguyên

tắc: Họ tên đệm, tên tác giả đối với tài liệu tiếng Việt cũng như tài liệu nước

ngoài

Trong mục lục chữ cái phiếu mô tả chính giữ vai trò quan trọng Thông

qua đó NDT có thể tim được tất cả các chỉ dẫn trong các thư mục như: tên tác

giả, tên tài liệu, …để tìm tài liệu mình cần

Tại TVĐHYHN phiếu mô tả được in vi tính sau đó ép plastic, có kích

thước 12.5cm x 7.5cm Trên phiếu có vạch kẻ dọc thứ nhất 1cm, có kẻ từ 8

đến 10 hàng ngang Từ vạch dọc thứ nhất trở về tay trái ta ghi khoảng mô tả

của tài liệu, góc bên trái ghi ký hiệu kho và ký hiệu xếp giá Đó là phiếu mô tả

tác giả cá nhân, tác giả tập thể, mô tả tên sách

Ví dụ:

Phiếu mô tả theo tên tác giả

Tìm tài liệu của tác giả Phan Thị Phi Phi ta có mẫu phiếu sau:

MVA 639 PHAN THỊ PHI PHI

Phát hiện, đánh giá các chất chống ưng thư / Phan Thị Phi Phi.- Trung tâm nghiên cứu chất lượng cao đào tạo cán

bộ y tế, 1990 - 64tr

M ẫu phiếu mô tả của mục lục chữ cái

+ Mục lục phân loại

Mục lục phân loại được xây dựng trên cơ sở bảng phân loại áp dụng

cho công tác phân loại tài liệu của thư viện Trong mục lục truyền thống thì

mục lục phân loại là một trong các bộ máy tìm tin quan trọng nhất của thư

viện là tấm gương phản chiếu kho tài liệu của Thư viện theo các lĩnh vực

khoa học Chính vì vậy, việc tổ chức hệ thống tra cứu trong đó có mục lục

phân loại trong thư viện là điều rất quan trọng và cần thiết Theo điều tra khảo

sát, mục lục phân loại tại TVĐHYHN được nhiều NDT ưu thích hay sử dụng

(chiếm hơn 85%) vì đây là một hệ thống rất dễ tra cứu Qua hệ thống này nếu

cần tìm kiếm một tài liệu về một bộ môn khoa học nào đó, thì chỉ cần tra cứu

một lần là được nhiều thông tin nhất về các tài liệu chuyên ngành bằng các

loại ngôn ngữ có trong kho sách của Thư viện Do đo mục lục phân loại có 2

chức năng cơ bản là chức năng giáo dục và chức năng thông tin

Mục lục phân loại có nhiệm vụ giới thiệu thành phần, nội dung của

kho tài liệu Mục lục phân loại của TVĐHYHN được xây dựng trên cơ sở của

“ Bảng phân loại Thư viện y dược học” (Classification of national library of

medicine) của Viện Thông tin - Thư viện y học trung ương, có tác dụng giới

thiệu nội dung vốn tư liệu theo hệ thống bộ môn tri thức, hướng dẫn người

đọc một cách có hệ thống, đi sâu nghiên cứu cụ thể hoàn chỉnh

Khung phân loại chủ đề do TVĐHYHN biên soạn gồm 100 đề mục

chính, trong đó mỗi đề mục chính lại chia thành các đề mục nhỏ hơn, phản

ánh trình tự logic của các đề mục Các lớp chính trong khung phân loại tiếp

theo, mục lục phân loại chi tiết cho mỗi ngành

Ví dụ: một số chuyên ngành được phân loại như sau:

Cách phân loại này có các ưu điểm và nhược điểm sau:

Ưu điểm: Đơn giản, dễ sử dụng đối với người dùng tin không biết

chuyên môn về y dược và có thể mượn được tài liệu vì vậy rất phổ biến

Nhược điểm: Rất mất thời gian, công sức cho người phục vụ để chia sẻ

nguồn lực thông tin với các thư viện khác và gặp khó khăn vì không có sự

thống nhất, không chuẩn hoá quốc gia và quốc tế.( xem phụ lục 1)

+ Mục lục OPAC

Là mục lục chủ yếu được dùng tại TVĐHYHN tra cứu trực tuyến là

cổng thông tin chung cho một đối tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ

thư viện theo cách riêng phù hợp với từng cá nhân Là môi trường giao tiếp và

trao đổi thông tin giữa bạn đọc khác nhau, giữa bạn đọc và thư viện và giữa

bạn đọc với các thư viện khác

TVĐHYHN đã sử dụng phân hệ OPAC của phần mềm ILib 4.0 bắt đầu

từ năm 2010 trong việc tạo nên sản phẩm mục lục truy cập trực tuyến với các

khả năng cho phép của phân hệ như sau:

- Tích hợp trên mạng Intranet/Internet để tạo ra môi trường phục vụ bạn

đọc tra cứu và sử dụng thông tin do thư viện cung cấp

- Thông quan giao thức Z39.50 với tính năng tra cứu liên thư viện giúp

thư viện có thể kết nối khai thác, chia sẻ nguồn tài nguyên tạo nên sản phẩm

mới, làm phong phú thêm sản phẩm thông tin

- Mang đến cho bạn đọc không chỉ là ấn phẩm ở dạng truyền thống mà

còn cả những ấn phẩm ở dạng điện tử, đặc biệt là khả năng tìm kiếm tài liệu

toàn văn

- Các tính năng hỗ trợ bạn đọc đặt mượn, giữ chỗ, gia hạn; cho phép bạn

đọc tự tìm mục lục thông báo sách mới phù hợp yêu cầu

- Các tiện ích đi kèm như tra cứu từ điển, hội thoại, diễn đàn điện tử giúp

bạn đọc tìm và chia sẻ thông tin

Thực tế tại TVĐHYHN đã ứng dụng phân hệ tra cứu OPAC hỗ trợ bạn

đọc tìm kiếm dữ liệu thư mục về các ấn phẩm có trong thư viện, qua đó xác

định tài liệu trong các kho sách, biết loại nào được mượn về hay đọc tại chỗ

Đối tượng phục vụ của OPAC là tất cả các đối tượng bạn đọc bao gồm

giáo viên, học viên, nghiên cứu sinh và sinh viên

Tuy nhiên hiện nay NDT tại TVĐHYHN tìm tin trên OPAC không nhiều

do nhiều nguyên nhân, chủ yếu là họ chưa tiếp cận với mục lục tra cứu trực

tuyến mà vẫn quen với cách tiếp cận truyền thống, mặt khác các biểu thức tìm

cũng còn xa lạ với họ Vì vậy cần có sự hướng dẫn của cán bộ thư viện

2.2.2.2 Ấn phẩm thông tin.

Trong hệ thống sản phẩm thông tin, ấn phẩm thông tin giữ vai trò quan

trọng Nó là sản phẩm truyền thống của bất kỳ một cơ quan thông tin- thư

viện nào với một loạt đặc tính: dễ tiếp cận người dùng tin, hàm lượng thông

tin cao, có thể sử dụng được trong mọi điều kiện, đối tượng phục vụ rộng

khắp, rất thuận lợi cho viêc phổ biến thông tin, thời gian bỏ ra tìm tài liệu ít

Ấn phẩm thông tin hiện nay vẫn đóng vai trò quan trọng

Các ấn phẩm thông tin bao gồm:

 Danh mục

TVĐHYHN đã in các loại danh mục tài liệu tham khảo, danh mục tài

liệu luận án, luận văn được lưu trữ, danh mục thông báo sách mới được bổ

sung có trong Thư viện

 Thư mục thông báo

 Sản phẩm thông tin trên giấy

* Ấn phẩm thông tin dạng hình tài liệu như: Sách, giáo trình; Báo, tạp

chí; Luận văn; Luận án; Đề tài khoa học; Báo cáo hội thảo, hội nghị …

TVĐHYHN rất chú trọng việc bổ sung nguồn tin trên giấy, ngân sách

đầu tư cho bổ sung giáo trình và tài liệu tham khảo không ngừng được tăng

cường Hiện nay, sách giáo trình có 218 tên với 35.965 bản; Sách tham khảo

tiếng Việt có 3.832 với 7.537 bản; Sách ngoại văn: khoảng 5.000 đầu sách với

số bản 5.833 bản; Tài liệu tra cứu có 315 đầu sách với 1.000 bản Trong đó

70% là sách chuyên ngành y gồm: sách giáo khoa, giáo trình và 30% là sách

tham khảo Đây là nguồn tin giúp sinh viên có điều kiện tham khảo về chuyên

ngành của mình Các tài liệu này đều do giáo sư, tiến sĩ, cán bộ nghiên cứu,

giảng dạy thuộc các bộ môn chuyên ngành trong trường nghiên cứu và biên

soạn

Các tạp chí tiếng Việt có 238 tên tạp chí với 5.000 bản; Tạp chí tiếng

nước ngoài có 417 tên với 70.000 bản rất phong phú, đa dạng về thể loại như:

tạp chí y học thực hành, tạp chí y dược Mỗi loại tạp chí có nội dung chuyên

ngành, liên quan đến đào tạo của nhà trường ( xem sơ đồ sau)

* Ấn phẩm thông tin theo ngôn ngữ

Hiện tại ở TVĐHYHN ngôn ngữ chủ yếu là tiếng Việt, do tính chất

chuyên ngành của trường là học tập và giảng dạy do đó mà các ấn phẩm bằng

tiếng Việt chiếm tỉ lệ lớn Tuy nhiên không thể thiếu những ấn phẩm thông tin

bằng ngôn ngữ khác Ngôn ngữ nước ngoài chính bao gồm: tiếng Anh, tiếng

trình

Luận án ĐTKH HT

Số đầu ấn phẩm theo dạng hình tài liệu

0 20000 40000 60000 80000 100000 120000 140000 160000 180000 200000

vie eng fre rus ger

S? b?n ph?m theo ngôn ng? tài li?u

2.2.2.3 C ơ sở dữ liệu

Xuất phát từ thực tế là lượng thông tin ngày càng nhiều, số lượng tài liệu

trong kho tư liệu ngày càng cao Mặt khác trước xu thế công nghệ thông tin

ngày càng phát triển, khả năng ứng dụng đã phát triển sâu rộng trong mọi lĩnh

vực, yêu cầu tin của NDT ngày càng đòi hỏi cao hơn Đó không chỉ còn là

những sản phẩm thông tin trên giấy thông thường mà còn là những sản phẩm

thông tin đã được số hoá, lưu trữ trên máy tính điện tử, trên đĩa mềm,

CD-ROM, có khả năng trao đổi qua mạng máy tính, tra cứu thông tin nhanh,

chính xác, in ấn được… tiết kiệm thời gian và công sức Chính vì vậy mà việc

ứng dụng công nghệ thông tin để tạo ra các sản phẩm thông tin là hết sức

quan trọng và trở thành xu thế chung

Để làm được điều này việc xây dựng CSDL là vấn đề được đầu tư xây

dựng và phát triển

TVĐHYHN với việc áp dụng phần mềm ILib 4.0 trong công tác tổ chức

và tạo lập, xây dựng thông tin thì đã cho phép việc quản lý kho tư liệu của

Thư viện từng bước số hoá Đồng thời việc phổ biến và trao đổi trong mạng

lưới thông tin chuyên dạng Y với các cơ quan thông tin khác trong và ngoài

nước thuận tiện, tiết kiệm về không gian, thời gian, tiền của và công sức

CSDL được xây dựng dựa trên 3 chức năng chính đó là:

- Mô tả dữ liệu

- Cập nhật dữ liệu: Thông tin có trong CSDL có thể được cập nhật thông

tin thường xuyên

- Tìm kiếm dữ liệu trên CSDL ưu việt hơn hẳn công cụ tra cứu thủ công

Việc tìm kiếm thông tin mang tính độc lập theo mỗi thông tin Quá trình tìm

rất nhanh chóng đặc biệt có thể tìm đối với các CSDL ở xa (tìm kiếm online)(

xem phụ lục 2)

* Hệ thống CSDL tại Thư viện đại học Y Hà Nội

Sau khi nguồn tin được xử lý thông qua viết phiếu nhập tin sẽ được nhập

vào các CSDL Nhập tài liệu vào CSDL là rất quan trọng có sự tham gia của

máy tính

Để sản phẩm đầu ra là các bản thư mục, bản tin điện tử…đúng với yêu

cầu chất lượng thì công tác xử lý trên máy là rất quan trọng Để xử lý nội

dung tài liệu nhập vào CSDL Thư viện đã sử dụng Bảng phân loại Thư viện Y

dược học của Viện Thông tin – Thư viện y học trung ương và đặc biệt khi sử

dụng việc tin học hoá vào công tác xử lý áp dụng các chuẩn quốc tế trong

phân loại tài liệu như: MARC 21, ISBD, AACR2… Từ khoá được xử lý theo

phương pháp tự do, có tham khảo bảng tra cứu thuật ngữ theo vần

Hệ thống CSDL tra cứu dữ kiện gồm:

- CSDL trên MTĐT

- CSDL trên CD-ROM

Hệ thống CSDL dữ liệu thư mục

Hệ thống thư mục là hệ thống được xây dựng trên CSDL trên CD-ROM

dành cho NDT khai thác trên máy tính độc lập Ngoài ra còn có hệ thống mục

lục được lưu trữ trên máy tính, trên mạng thông tin khai thác theo chế độ trực

tuyến

Thư mục tại TVĐHYHN là dạng ấn phẩm thư mục và CSDL thư mục

được xử lý mô tả theo ISBD, điều này cho phép người dùng tin tìm theo tìm

kiếm nâng cao Ngoài ra còn dưới dạng tìm kiếm đơn giản, tìm kiếm chi tiết

Thư mục chủ yếu là dữ liệu thư mục chuyên ngành y do tính chất của

Thư viện là phục vụ giáo dục và đào tạo về y dược Thư mục chủ yếu là thư

mục hiện tại, mặt khác có các thư mục hồi cố và được xây dựng theo chuẩn

chung theo nội dung tài liệu tức là tìm theo nhan đề Tuy nhiên vẫn cho phép

NDT tìm kiếm theo ngôn ngữ hoặc tên tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản

(xem phụ lục 3)

Một số CSDL tại TVĐYHN:

CSDL thư mục:

- CSDL sách với 9.796 biểu ghi

- CSDL luận án, luận văn với 5.553 biểu ghi

- CSDL giáo trình với 300 biểu ghi

- CSDL bài trích báo- tạp chí với 27.097 biểu ghi

- Đĩa Medline: khoảng 460 đĩa với 6.900 triệu biểu ghi (do Thư viện

Quốc hội Mỹ cung cấp)

- Băng hình các ca phẫu thuật của các bệnh viện: trên 50 băng

- Băng học ngoại ngữ chuyên ngành: trên 40 băng

CSDL toàn bộ

CSDL toàn bộ của Thư viện là CSDL tích hợp chứa đựng nguồn thông tin

về tất cả các loại tài liệu như: Dữ liệu thư mục sách; Dữ liệu thư mục giáo

trình; Dữ liệu thư mục luận văn; Dữ liệu thư mục đề tài khoa học; Dữ liệu thư

mục bài tạp chí; Dữ liệu thư mục sưu tập số; Dữ liệu thư mục tài liệu điện tử;

Dữ liệu thư mục toàn văn; Dữ liệu thư mục đề mục

Biểu ghi được cấu tạo dựa trên nguyên tắc mô tả thư mục của ISBD bao

gồm các trường: Trường nhan đề; Trường tác giả; Trường nhà xuất bản;

Trường ký hiệu phân loại; Trường ngôn ngữ; Trường từ khoá

Với tính năng này NDT có thể tra cứu bất kỳ dạng ấn phẩm nào bằng

cách đặt ra điều kiện tìm kiếm trên những biểu mẫu được thiết kế sẵn ở các

mức khác nhau (xem phụ lục 4 và phụ lục 5 )

CSDL sách, giáo trình

CSDL này của TVĐHYHN đã tương đối được hoàn chỉnh được dùng

cho NDT mà không cần phải đến thư viện, với chiếc máy tính nối mạng bạn

đọc có thể truy cập trực tuyến vào trang của Thư viện trường để tìm kiếm

danh mục thư mục tài liệu CSDL này đã tích hợp những đặc điểm và tác

dụng của mục lục truyền thống như: mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục

lục chủ đề, mục lục bài trích báo tạp chí Bạn đọc có thể tìm kiếm và tiếp cận

thông tin trên diện rộng

- Đối tượng phục vụ: chủ yếu là học viên và sinh viên bởi đây là lớp đối

tượng tiếp thu thông tin nhằm phục vụ cho việc hiểu bài giảng của giáo viên,

do đó tài liệu tham khảo là chủ yếu

- CSDL sách bao gồm các trường sau: Nhan đề; Tập; Tác giả; Nhà xuất

bản; Năm xuất bản; Ký hiệu phân loại; Ngôn ngữ; Từ khoá

* Ví dụ về tìm kiếm tài liệu trên CSDL sách:

Tìm tất cả các sách có tiêu đề “bệnh viêm phổi cấp”

Buớc 3: Từ màn hình sẽ hiện ra kết quả tìm kiếm tài liệu cần tìm, bạn đọc

chỉ cần nhấp chuột vào tài liệu mình cần để xem thông tin chi tiết của biểu

ghi, xác định vị trí sách trong kho và tình trạng sách bận hay rỗi để có thể

mượn đọc.Hình thức tra tìm CSDL giáo trình thực hiện như CSDL sách (xem

phụ lục 6)

CSDL luận án, luận văn

Đây là CSDL có 5.553 biểu ghi có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin

cho bạn đọc

Cơ sở dữ liệu này phản ánh các luận văn tiến sĩ, thạc sĩ của học viên, bác

sĩ nội trú Sản phẩm đầu ra của CSDL này là thư mục tóm tắt luận án tiến sĩ

và luận văn thạc sĩ Đối tượng phục vụ: Bao gồm học viên và nghiên cứu sinh

trong đó học viên chiếm tỉ lệ cao

với chức năng tìm kiếm nâng cao hoặc đơn giản bạn đọc chỉ cần điền thông