Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà Xuất Bản Âm Nhạc

+ Sản xuấtbản gốc và in nhân bản Audio,Video,CD, VCD và các phimnhựa Các chương trình nghệ thuật, âm nhạ, phim truyện, chương trình tuyêntruyền thông tin ngoại ngữ phục

Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

tại Nhà Xuất Bản Âm Nhạc

I)Đặc điểm chung:

1) Quá trình hình thành và phát triển của Nhà Xuất Bản Âm Nhạc:

- Tên đơn vị : Nhà Xuất Bản Âm Nhạc

- Tên giao dịch quốc tế : DIHAVINA

a) Ngày thành lập Nhà Xuất Bản Âm Nhạc

Ngày 24- 07- 1957 theo Nghị định số: 47\VH-NĐ do Bộ trưởng Bộ Văn Hóa Hoàng Minh Giám ký Thành lập Nhà Xuất Bản Mỹ Thuật và Âm Nhạc (Tiền thâncủa Nhà Xuất Bản Âm Nhạc ngày nay )

b) Trụ sở tại 61 Lý Thái Tổ – Hà Nội

Điện thoại 8256286 Sè Fax 9360630

+ Năm 1959 Bộ Văn Hóa quyết định tách ra làm 2 Nhà Xuất Bản

- Nhà Xuất Bản Âm Nhạc

- Nhà Xuất Bản Mỹ Thuật

+ Ngày 15-02-1962 theo quyết định số : 836/VH- QĐ hợp nhất ba Nhà xuấtbản Văn hóa Nghệ thuật, Âm nhạc , Mỹ thuật thành Nhà Xuất Bản Văn Hóa NghệThuật

+ Ngày 3-02-1966 quyết định số : 09/VH- QĐ của Bộ Văn Hóa đởi tên NhàXuất bản Văn hóa Nghệ thuật thành Nhà xuất bản Mỹ thuật - Âm nhạc

+ Ngày 28-09-1970 theo quyết định số 76/VH-QĐ của Bộ Văn Hóa đổi tênlại là Nhà xuất bản Văn hóa Nghệ Thuật

+ Ngày 15-06-1971 theo quyết định số 76/VH-QĐ của Bộ Văn Hóa đổi tênlại là Nhà xuất bản Văn hóa thuộc Bộ Văn Hóa

+ Ngày 12-02-1974 theo quyết định so 83/VH-QĐ của Bộ Văn Hóa thànhlập Phòng nghiên cứu sản xuất đĩa hát thuộc Nhà xuất bản Văn Hóa (Tiền thân củaDIHAVINA).

+ Ngày 31-08-1978 theo quyết định số : 15/VHTT của Bộ Văn Hóa Thôngtin hợp nhất ba nhà xuất bản : Nhà xuất bản Văn hóa, Văn hóa Dân tộc và phổthông Vẵn lấy tên là Nhà xuất bản Văn Hóa

+ Ngày 23-09-1978 theo quyết định số : 163 VHTT-QĐ của Bộ Văn HóaThông tin, phòng nghiên cứu sản xuất đĩa hát thành Xưởng Đĩa hát và Băng nhạcthuộc NHà Xuất Bản Văn Hóa

+ Ngày 02-11-1979 theo quyết định số : 161VHTT-QĐ của Bộ Văn HóaThông tinchuyển thành Xí nghiệp Đĩa và Băng âm thanh thuộc Công ty sản xuất vàcung ứng Vật phẩm Văn Hóa và Thông tin (DIHAVINA)

+ Ngày 10-10-1986 theo quyết định số : 256 VH-QĐ của Bộ Văn Hóa hợpnhất Xí nghiệp Đĩa và Băng âm thanh và Ban biên tập âm nhạc Nhà xuất bản Vănhóa thành Nhà xuất bản Âm nhạc và Đĩa hát, tên giao dịch là DIHAVINA trựcthuộc Bộ Văn Hóa

+ Ngày 22-06-1993 theo quyết định số : 784 VH-QĐ của Bộ Văn HóaThông tin thành Nhà Xuất Bản Âm Nhạc

+ Ngày 06-07-1995 theo quyết định số : 2343 TC-QĐ của Bộ Văn HóaThông tin hợp nhất Nhà xuất bản Âm nhạc và Công ty Video Việt Nam thành NhàXuất Bản Âm Nhạc Tên giao dịch quốc tế DIHAVINA

Căn cứ vào định hướng và kế hoạc của Bộ Văn Hóa Thông Tin Xây dựng vàtổ chức thực hiện kế hoạc dài hạn và hàng năm về các loại xuất bản phẩm âm nhạccủa Nhà Xuất Bản Âm Nhạc

Nhiệm vụ của Nhà Xuất Bản :

+ Biên tập và xuất bản : Các sản phẩm in trên giấy, nhạc nốt tờ roi, tập cakhúc, nhạc không lời, dân ca các dân tộc Việt Nam và nước ngoài

+ Các loại sách âm nhạc: Nhạc lý, kỹ thuật thanh nhạc, nhạc khí, các côngtrình nghiên cứu âm nhạc, lịch sử âm nhạc, sách phổ thông âm nhạc, giáo trình âmnhạc các văn hóa phẩm âm nhạc.

+ Sản xuất(bản gốc và in nhân bản Audio,Video,CD, VCD và các phimnhựa) Các chương trình nghệ thuật, âm nhạ, phim truyện, chương trình tuyêntruyền thông tin ngoại ngữ phục vụ trong nước nhất là miền núi, biên giới, hải đảovà xuất khẩu

+ Làm chươn trình gốc, sản xuất và kinh doanh các loại đĩa (băng) âm thanh,đĩa(băng) hình

+ Tổ chức các dịch vụ nghệ thuật và dịch vụ kỹ thuật trong nước và nướcngoài về: nhạc in, thu thanh, thu hình, Audio và Video VCD

+ Được liên doanh, liên kết với các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nướcnhằm nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như tiêu thụ sản phẩm của Nhà xuất bản + Tổ chức kinh doanh các loại thiết bị âm thanh, ánh sáng nhạc cụ phục vụbiểu diễn nghệ thuật các loại thiết bị nghe nhìn

2) Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh:

Phòng biên tập băng đĩa: Có nhiệm vụ chọn lọc sắp xếp các chương trìnhtuyển lưah các giọng ca ca sỹ để thu thanh Sau đó cắt dựng thành băng gốc

Phân xưởng sản xuất băng đĩa: được chia làm 3 bộ phận:

+ Bộ phận cắt băng: Có nhiệm vụ cắt băng theo độ dài của từng gốc,bảođảm không thừa không thiếu

+ Bộ phận in băng : Có nhiệm vụ in các chương trình từ băng gốc sangcác băng do bộ phận cát băng chuyển sang

+ Bộ phận in đĩa: Có nhiệm vụ in từ đĩa gốc sang

Ban biên tập sách nhạc: Có nhiệm vụ lựa chọn sắp xếp các bản nhạc phù hợpvới giấy mực, ảnh bìa để tạo ra một quyển sách hoàn chỉnh Vì ban biên tập sách

nhạc là một bộ phận của Nhà xuất bản nên không có bộ phận in ấn, do đó phải đithuê ngoài.

Các phân xưởng này đều dưới sự lãnh đạo của Ban Giám Đốc thông qua cáctrưởng phó phòng ban Loại hình sản xuất của Nhà xuất bản la sản xuất liên tục,hàng loạt

Quy mô sản xuất của Nhà Xuất Bản Âm Nhạc thuộc loại vừa , các sản phẩmtạo ra nhằm đáp ứng riêng nhu cầu thị hiếu âm nhạc lành mạnh, mang tính nghệthuật cao, đậm đà bản sắc dân tộc của nền văn hóa truyền thống

3) Đặc điểm tổ chức quản lý :

Bộ máy quản lý của Nhà xuất bản Âm nhạc được tổ chức theo kiểu gọn nhẹ,đảm bảo sẵn sàng xuất bản có hiệu quả và quản lý tốt nhất Nhà xuất bản Âm nhạcthực hiện chế độ một thủ trưởng, đứng đầu là Giám đốc Giám đốc là người cóquyền lực cao nhất, chịu mọi trách nhiệm với Nhà nước với tập thể CBCNV Nhàxuất bản Phó giám đốc, kế toán trưởng có nhiệm vụ giúp việc cho Giám đốc Chức năng của từng phòng ban:

Phòng Tổ chức hành chính: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc về các vấn đềquản lý hồ sơ và nhân sự của Nhà xuất bản, văn thư, y tế, quản trị đời sống, hộinghị, tiếp khách, định mức lao động tiền lương

Phong kế hoạch cung tiêu co nhiệm vụ cung ứng vật tư, ký kết hợp đồng kinhtế, làm thủ tục thanh toán các hợp đồng kinh tế Viết lệnh sản xuất và theo dõithành phẩm của Nhà xuất bản Lập kế hoạc dài hạn hàng năm của Nhà xuất bản.Phòng kinh doanh có nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ và giới thiệu các xuất bảnphẩm của Nhà xuất bản

Phòng Kế hoạch sản xuất

Phòng kinh doanh

Phòng tài chính kế toán

Ban biên tập nhạc

Phân

xưởng

sản

xuất

Bộ

phận

in

đĩa

Bộ

phận

in

băng

Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức Nhà Xuất Bản Âm Nhạc :

4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Theo hình thức kế toán tập trung

Ban Giám Đốc

Tổ chức hànhchính

Ban biên tậpbăng đĩa-nhạc

Phòng thu thanh

B

Các văn phòng đại diện do có quy mô nhỏ nên chỉ thực hiện hạch toán banđầu theo chế độ báo sổ, toàn bộ khối lượng công việc kế toán được thực hiện ởphòng kế toán của Nhà xuất bản.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán :

4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:

+ Kế toán trưởng: Theo dõi chi tiết việc bán hàng và cấp, phát hoá đơn: Phụ

trách quản lý chung công việc kế toán của phòng và trực tiếp làm công tác tàichính

+ Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng kiêm kiểm kª,thñ quỹ kiêm kếtoán tiền lương

+ Kế toán thanh toán công nợ và các dịch vụ khác

+ Kế toán tổng hợp làm các loại báo cao tài chính,quyết toán thuếGTGT

4.2 Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức nhật ký chung

Chứng từ gốc

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký đặc biệt

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo Tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết Hình thức Nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu

Hệ thống sổ sách kế toán đã được thiết kế và định sẵn, đảm bảo thực hiện theođúng chế độ kế toán hiện hành

4.3 Danh mục Tài khoản sử dụng:

Hệ thống tài khoản sử dụng: TK154, 632, 131, 641, 511, 333, 911… và mởchi tiết cho từng Chi nhánh đại điện của Nhà xuất bản

II) Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại

đơn vị :

1) Đặc điểm hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng:

Hiện nay Nhà xuất bản dùng phương thức bán hàng chủ yếu là: Bánhàng theo phương thức bán hàng trực tiếp, cụ thể là: bán trực tiếp cho ngườimua thông qua phòng kinh doanh hoặc qua các siêu thị trên toàn quốc, kháchhàng thanh toán bằng tiền ngay

Để đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm đồng thời cũng để phù hợp với khả năngthanh toán của mọi khách hàng, Nhà xuất bản đã đa dạng hoá các phương thứcthanh toán để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng Các phương thức bánhàng chủ yếu của Nhà xuất bản là: bán hàng thu tiền ngay và bán hàng cho các siêuthị trả tiền theo từng đợt hàng

Bán hàng thu tiền ngay áp dụng đối với trường hợp bán trực tiếp Tiền thuđược có thể là tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Bán hàng trả tiền theo từng đợt hàng là áp dụng đối với khách hàng có quanhệ thường xuyên và có độ tin cậy ở Nhà xuất bản, chủ yếu áp dụng với các đại lý,siêu thị Khi nhận được hàng, khách hàng chưa trả hoặc trả một phần tiền hàng vàghi nợ

2) Các đối tượng quản lý liên quan đến phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Các đối tượng quản lý liên quan đến phần hành này tại Nhà xuất bản

gồm:

Danh mục chứng từ gồm: hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có

Danh mục tài khoản: TK131 (Phải thu của khách hàng), TK511 (Doanhthu bán hàng), TK632 (Giá vốn hàng hoá), TK 641 (Chi phí bán hàng),

TK642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK911 (Xác định kết quả kinhdoanh).

Danh mục vật tư, hàng hoá: Danh mục này quản lý cả vật tư, thiết bị,hàng hoá của Nhà xuất bản

Danh mục khách hàng: Danh mục này quản lý danh sách khách hàng của

Nhà xuất bản

3) Kế toán doanh thu bán hàng

Chứng từ sử dụng: Chứng từ gốc chủ yếu được sử dụng trong kế toán doanh

thu tiêu thụ là hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng

Hoá đơn GTGT: Nhà xuất bản là doanh nghiệp chuyên kinh doanhbăng đĩa nhạc nên không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, nhưngchứng từ gốc được sử dụng trong phần hành kế toán này vẫn là hoá đơnGTGT Hoá đơn được sử dụng làm căn cứ để lập bảng kê định khoản kế toánbán hàng và các sổ kế toán liên quan, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kếtoán liên quan Hoá đơn GTGT do kế toán doanh thu lập và chia thành baliên: một liên là khách hàng giữ, một liên phòng kế toán giữ, liên còn lạiđược lưu giữ tại quyển gốc

Phiếu thu: Được lập khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt Phiếu thu

được chia làm hai liên: một liên giao cho khách hàng giữ, liên còn lại lưu tạiphòng kế toán

Giấy báo có của Ngân hàng: Khi người mua chuyển tiền hàng qua tài

khoản tiền gửi ngân hàng, công ty sẽ nhận được giấy báo có của Ngân hàng

Tài khoản sử dụng: Để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các tài

khoản sau:

TK5111 - Doanh thu bán hàng

Trong đó: TK51111 - Doanh thu bán hàng của Nhµ xuÊt b¶n tại Hà Nội

TK51112 - Doanh thu bán hàng của Chi nh¸nh Hồ Chí Minh TK51113 - Doanh thu bán hàng của Chi nh¸nh Buôn Mê Thuột TK51114 - Doanh thu bán hàng của Chi nh¸nh Đà Nẵng

TK131 - Phải thu của khách hàng

Trong đó: TK1311 - Phải thu của khách hàng của Nhµ xuÊt b¶n tại Hà Nội

TK1312 - Phải thu của khách hàng của Chi nh¸nh Hồ Chí Minh TK1313 - Phải thu của khách hàng của Chi nh¸nh Buôn Mê Thuột TK1314 - Phải thu của khách hàng của Chi nh¸nh Đà Nẵng

và một số tài khoản liên quan khác như: TK111, TK112

Biểu số 2.6: Mẫu hoá đơn bán hàng được sử dụng trong kế toán bán hàng HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ngày 12 tháng 02 năm 2008 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Anh Thư

Tên đơn vị: Công ty TNHH Ph¬ng Nam

Địa chỉ: 66 - Hồng Bàng - Hải Phòng

Số tài khoản:………

Hình thức thanh toán: Tiền mặt….……… MS: 0100120833

ST

T Tên hàng hoá dich vụ

Đơn vị

tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Đĩa CD tuyển chọn tiếng hát

Thanh Thanh Hiền 434 30.000 13.020.000

Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu kh«ng tr¨m hai m¬i ngµn đồng

Mẫu số: 01GTKT-LL GP/2004B 0094436

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

Khái quát trình tự ghi sổ quá trình bán hàng tại Nhà xuất bản :

Căn cứ vào bảng giá cố định và hợp đồng kinh tế đã ký với người mua khinhận được phiếu báo giá của phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán doanh thukiểm tra giá bán hoặc theo hợp đồng xem có đúng không Nếu đúng thì phòng Tàichính kế toán xuất hoá đơn GTGT cho khách hàng Nếu thấy giá sai thì phải điềuchỉnh lại cho đúng Hàng ngày sau khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng sẽ được ghitrực tiếp vào hoá đơn GTGT Sau khi viết hoá đơn xong và khách hàng ký vào cả

ba liên thì giao liên 2 cho khách hàng để khách hàng giữ Hai liên do phòng kếtoán giữ và là cơ sở căn cứ để cập nhật vào sổ

Biểu số 2.7: Sổ chi tiết tài khoản 51111

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 51111 DOANH THU BÁN HÀNG CỦA Nhà xuất bản TẠI HÀ NỘI

Đĩa CD ghita hòa tấu:

Cửa hàng 42 Hàng

76 25/03 0094456

CD Chat với Moza:

Cửa hàng Thế giới

77 31/03 Kết chuyển doanh thuthuần 9111 969.750.000

Cộng phát sinh cuối

Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

4)Kế toán khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

Do đặc thù sản phẩm của Nhà xuất bản là các đĩa nhạc nên các khoảngiảm trừ doanh thu là rất hiếm xảy ra vì giá bán sản phẩm đó đã được niêm yết trêntoàn quốc

5)Kế toán thanh toán với khách hàng.

Trong vấn đề tiêu thụ sản phẩm, bên cạnh việc theo dõi doanh thu bán hàng,các khoản giảm trừ doanh thu thì việc theo dõi các khoản phải thu của khách hànglà rất quan trọng Có khách hàng thì công ty mới tiêu thụ được sản phẩm tuy nhiênkhông phải khách hàng nào cũng chấp nhận thanh toán ngay Do vậy, kế toán cũngphải theo dõi và đôn đốc công nợ phải thu

Chứng từ sử dụng:

Căn cứ để kế toán ghi sổ phải thu của khách hàng là: :

Hoá đơn GTGT

Phiếu thu: Được lập khi khách hàng trả nợ bằng tiền mặt

Giấy báo có của Ngân hàng: Được lập khi khách hàng trả nợ bằng chuyểnkhoản hoặc bằng séc

Tài khoản kế toán

Tài khoản mà kế toán nhµ xuÊt b¶n sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán vớikhách hàng là TK 131 - Phải thu của khách hàng và mở chi tiết đối với từng vănphòng đại diện của Nhà xuất bản Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hìnhbiến động của các khoản phải thu của khách hàng

TK131 - Phải thu của khách hàng

Trong đó: TK1311 - Phải thu của khách hàng của Nhà xuất bản tại Hà Nội

TK1312 - Phải thu của khách hàng của Chi nhánh Hồ Chí MinhTK1313 - Phải thu của khách hàng của Chi nhánh Buôn Mê ThuộtTK1314 - Phải thu của khách hàng của Chi nhánh Đà NẵngNgoài ra kế toán cũng sử dụng một số tài khoản khác như: TK5111 - Doanh thubán hàng, TK 111 - Tiền mặt, TK112 - Tiền gửi ngân hàng…

Sổ kế toán

Để theo dõi chi tiết tới từng khách hàng trong việc thanh toán tiền hàng, kế toántheo dõi trên sổ công nợ khách hàng tài khoản 131 Đồng thời để phản ánh tổnghợp hình hình công nợ kế toán sử dụng sổ cái tài khoản 131

Quy trình thanh toán: