Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của phòng tư liệu khoa thông tin thư viện trường đại học khoa học xã hội và nhân văn đhqghn

Đặc biệt là ở các trường đại học, thông tin là yếu tố không thể thiếu, là công cụ của hoạt động học tập - nghiên cứu, đào tạo - quản lý,...Vì vậy, các trường đại học cần phải xây dựng cá

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN

-

TRẦN THỊ HỒNG VÂN

TÌM HIỂU SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ CỦA PHÕNG

TƯ LIỆU KHOA TT - TV TRƯỜNG ĐHKHXH&NV

- ĐHQGHN THEO PHƯƠNG THỨC ĐÀO TẠO

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DV TT - TV Dịch vụ thông tin - thƣ viện

ĐHKHXH&NV Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Các cơ quan thông tin - thư viện đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho xã hội, là nơi lưu trữ, thu thập và phổ biến thông tin Các trung tâm Thông tin - Tư liệu đã trở thành chìa khóa vàng

mở ra thế giới thông tin tri thức khổng lồ của nhân loại Đặc biệt là ở các trường đại học, thông tin là yếu tố không thể thiếu, là công cụ của hoạt động học tập - nghiên cứu, đào tạo - quản lý, Vì vậy, các trường đại học cần phải xây dựng các trung tâm Thông tin - Tư liệu để cung cấp thông tin cho các hoạt động của mình

Ngày nay, các cơ quan thông tin - thư viện với sự hỗ trợ của CNTT

đã tạo ra nhiều hoạt động phục vụ cho quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và được thể hiện qua các sản phẩm và dịch vụ TT - TV Đây

là nhân tố quan trọng để cung cấp thông tin cho người dùng tin, là cơ sở

để phát triển hoạt động thông tin tại cơ quan mình, thông qua đó phản ánh

sự phong phú và đa dạng nguồn thông tin

ĐHQGHN là hệ thống đào tạo trọng điểm gồm các trường đại học thành viên về nhiều ngành, lĩnh vực khoa học khác nhau Trong đó, trường ĐHKHXH&NV là cơ sở đào tạo các chuyên ngành khoa học xã hội và nhân văn có uy tín, chất lượng cao

Để đạt hiệu quả cao trong hoạt động nghiên cứu khoa học và đào tạo của mình, nhà trường đã và đang xây dựng, tổ chức và đưa vào hoạt động hệ thống các phòng Thông tin - Tư liệu chuyên ngành các khoa/ bộ môn của trường Bộ phận này góp một phần không nhỏ vào việc cung cấp thông tin cho hoạt động nghiên cứu khoa học và đào tạo của từng khoa/ bộ môn của nhà trường

Hiện nay, trường ĐHKHXH&NV có 14 khoa và 3 bộ môn trực thuộc, mỗi khoa/ bộ môn đều có một phòng tư liệu chuyên ngành phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học, giảng dạy Các phòng tư liệu được xây dựng ngay khi khoa/ bộ môn được thành lập Có những phòng tư liệu có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời đến vài chục năm cùng với lịch sử hình thành và phát triển của trường Đại học Tổng hợp trước đây, có những phòng tư liệu chỉ mới thành lập trong những năm gần đây Ví dụ như phòng Tư liệu khoa Sử, phòng Tư liệu khoa Văn được thành lập và phát triển cùng với Đại học Tổng hợp, bên cạnh phòng Tư liệu khoa Quốc tế học, phòng Tư liệu khoa Tâm lý học chỉ mới thành lập những năm gần đây

Một vài phòng tư liệu đã được đầu tư xây dựng, tổ chức và đi vào hoạt động theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ, áp dụng công nghệ thông tin, đạt hiệu quả cao như: Phòng Tư liệu khoa Lịch sử, phòng Tư liệu khoa Báo chí, phòng Tư liệu khoa Quốc tế học, phòng Tư liệu khoa Văn học,

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ tin học và viễn thông trong các cơ quan TT-TV, các sản phẩm và dịch vụ TT - TV ngày càng trở nên phong phú và đa dạng đã đáp ứng nhu cầu của người dùng tin trong công tác giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học trong trường ĐHKHXH&NV nói chung và khoa Thông tin -Thư viên nói riêng trong phương thức đào tạo theo tín chỉ hiện nay

Chính vì vậy, tôi đã chọn đề tài:“Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của phòng

tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - ĐHQGHN” nhằm tìm hiểu thực trạng sản phẩm và dịch vụ

TT - TV của phòng tư liệu Khoa, từ đó đưa ra những giải pháp trong thời gian tới của phòng tư liệu Khoa, để phục vụ tốt đáp ứng nhu cầu của giảng

viên và sinh viên

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu, nghiên cứu, khảo sát, đánh giá các sản phẩm và dịch vụ

TT - TV của phòng Tư liệu khoa TT - TV

Đưa ra một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ TT - TV của phòng Tư liệu khoa TT - TV, đáp ứng nhu cầu thông tin trong hoạt động nghiên cứu khoa học, học tập và đào tạo của khoa

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài “ Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của phòng Tư liệu Khoa TT -

TV trường ĐHKHXH&NV - ĐHQGHN” đã đưa ra những nội dung về

thực trạng SP - DV của phòng Tư liệu Khoa TT - TV, từ đó đóng góp những ý kiến, những giải pháp phát triển các SP - DV của phòng Tư liệu Khoa

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Hiện nay, SP - DV TT - TV tại các trường đại học và cao đẳng đang được phát triển mạnh mẽ, đề tài nghiên cứu vấn đề này được nhiều người quan tâm, chú ý Đặc biệt là đối với các phòng Tư liệu khoa ở các trường Đại học, Cao đẳng, SP - DV TT - TV có vai trò rất quan trọng, nó góp phần thúc đẩy sự phát triển của các phòng Tư liệu Đối với phòng Tư liệu Khoa TT - TV cũng vậy, SP - DV TT - TV được xem như thành tố quan trọng để thúc đẩy phát triển phòng Tư liệu

Vì thế, tôi đã chọn đề tài: “Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ của phòng tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện trường đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn - ĐHQGHN” làm đề tài nghiên cứu của mình

Quá trình thực hiện đề tài này tôi đã tham khảo nhiều tài liệu, các

đề tài về SP - DV TT - TV ở một số trường đại học đã có và thông qua quá trình thực tập tốt nghiệp của tôi vừa qua Mặc dù đề tài về SP - DV

TT - TV đã có rất nhiều người nghiên cứu, nhưng đề tài của tôi có rất nhiều điểm mới so với các đề tài trước đó là: nội dung triển khai, cách nhìn nhận đánh giá, những nhận xét và đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện SP - DV của phòng Tư liệu Khoa TT - TV trường ĐHKHXH&NV

Qua kết quả nghiên cứu, tôi mong muốn đóng góp một số giải pháp nhằm nâng cao, hoàn thiện các SP - DV TT - TV của phòng Tư liệu Khoa

TT - TV nói riêng và các khoa/ bộ môn trong trường ĐHKHXH&NV nói chung, đóng góp và nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học và đào tạo theo phương thức tín chỉ của nhà trường

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là các sản phẩm và dịch vụ TT - TV tại phòng Tư liệu Khoa TT - TV trường đại học KHXH&NV

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài: các khía cạnh có liên quan trực tiếp đến các sản phẩm và dịch vụ của phòng Tư liệu khoa TT - TV từ khi thành lập đến nay

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp quan sát

SP - DV đó có trong phòng Tư liệu Khoa TT - TV

6.2 Đóng góp về thực tiễn

Phản ánh thực trạng phát triển các SP - DV tại phòng Tư liệu Khoa

TT - TV trong thời gian qua, phân tích những mặt đạt được cũng như hạn chế trong việc xây dựng và sử dụng các SP - DV thông tin Từ đó đưa ra các giải pháp cần thiết nhằm khắc phục những hạn chế để phòng Tư liệu ngày càng phát triển và phục vụ đắc lực công tác giáo dục và đào tạo của Khoa và Trường trong thời kỳ đổi mới

Chương 2 Thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại phòng

Tư liệu Khoa Thông tin- thư viện trường ĐHKHXH&NV

Chương 3 Một số giải pháp phát triển sản phẩm và dịch vụ TT -

TV của Phòng Tư liệu Khoa trong thời gian tới

Từ năm 1973, ngành Thông tin - Thư viện đã đào tạo tại khoa Lịch

sử trường Đại học Tổng hợp (nay là Đại học Quốc gia Hà Nội)

Ngày 26 tháng 8 năm 1996 khoa Thông tin - Thư viện đã trở thành

Bộ môn trực thuộc trường Đại học khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội

Ngày 26 tháng 8 năm 2004 bộ môn Thông tin - Thư viện đã được Giám đốc ĐHQGHN kí quyết định trở thành khoa Thông tin - Thư viện trong trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Khoa có nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và đào tạo bậc đại học và sau đại học chuyên ngành Thông tin - Thư viện với các hệ : chính quy, tại chức, chuyên tu, các lớp ngắn hạn…Ngoài ra Khoa Thông tin - Thư viện còn được nhà trường giao nhiệm vụ đào tạo tin học cơ sở và ứng dụng cho sinh viên toàn trường các hệ

1.1.2 Đội ngũ cán bộ

- Ban chủ nhiệm Khoa gồm có:

+ Chủ nhiệm Khoa: PGS.TS Trần Thị Quý

+ Phó chủ nhiệm Khoa: ThS.GVC.Trần Hữu Huỳnh

- Các bộ môn thuộc Khoa:

+ Bộ môn Thông tin -Tư liệu:

Chủ nhiệm bộ môn là PGS.TS Trần Thị Quý

+ Bộ môn Thư viện -Thư mục:

Chủ nhiệm bộ môn: TS Nguyễn Huy Chương

+ Bộ môn Tin học cơ sở và ứng dụng:

Chủ nhiệm bộ môn: ThS Vũ Thị Hồng Vân

Trình độ của cán bộ kiêm nhiệm: 2 Phó giáo sư.Tiến sĩ, 9 Thạc sĩ,

14 nghiên cứu viên và thạc sĩ

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

CƠ CẤU TỔ CHỨC KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN

1.2 Tổ chức và hoạt động của phòng Tư liệu Khoa TT - TV

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của phòng Tư liệu Khoa

Sự hình thành và phát triển của Phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện gắn liền với sự ra đời và trưởng thành của Khoa Năm 1996, Bộ môn Thông tin - Thư viện thuộc trường ĐHKHXH&NV - ĐHQGHN được tái lập và đến năm 2004 chính thức được công nhận là Khoa Thông

tin - Thư viện

- Phòng tư liệu nằm trên tầng 4 nhà A thuộc trường Đại học khoa học xã hội và Nhân văn (phòng 409 nhà A)

- Phòng tư liệu khoa do Thạc sĩ Đào Thị Uyên phụ trách

- Phòng mở cửa phục vụ các ngày thứ 2 và thứ 5 trong tuần

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của Phòng Tư liệu Khoa:

Phòng Tư liệu Khoa có chức năng cung cấp và đảm bảo nguồn thông tin phục vụ cho các hoạt động nghiên cứu và học tập của các cán

bộ, giảng viên và sinh viên Khoa Thông tin - Thư viện trường ĐHKHXH&NV - ĐHQGHN

Thu thập, bổ sung và trao đổi các tài liệu cần thiết đồng thời thu nhận những ấn phẩm do Khoa xuất bản cũng như: Báo cáo khoa học, niên luận, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên các khóa bảo vệ tại Khoa

Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của Khoa

Tổ chức phục vụ thông tin tư liệu cho giảng viên, sinh viên trong Khoa và ngoài khoa sử dụng thuận lợi hiệu quả

1.2.3 Cơ sở vật chất và vốn tài liệu

1.2.3.1 Cơ sở vật chất

- Diện tích phòng khoảng 24 m2 được thiết kế thoáng mát Được chia làm hai phòng nhỏ: Phòng xử lý nghiệp vụ và kho; Phòng phục vụ bạn đọc

Phòng xử lý nghiệp vụ và kho là dạng kho kín, chỉ có cán bộ phòng

Tư liệu mới được phép vào phòng này để tìm kiếm tài liệu

Phòng phục vụ bạn đọc ở dưới dạng kho mở, bạn đọc có thể đến tra tìm tài liệu, đọc tại chỗ tài liệu đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu

- Phòng tư liệu khoa Thông tin- Thư viện có cơ sở vật chất khá đầy đủ: Phòng có 3 máy tính đã nối mạng LAN và mạng INTERNET, có 5 giá sách, 1 tủ trưng bày báo, tạp chí, 4 bộ bàn ghế, 1 máy điều hòa nhiệt độ, phần mềm quản lý thư viện WinISIS

Như vậy, phòng tư liệu đã trang bị đầy đủ cơ sở vật chất nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu phục vụ bạn đọc

1.2.3.2 Vốn tài liệu

- Tài liệu chuyên ngành TT - TV: Đây là tài liệu cần thiết phục vụ cho bạn đọc để bạn đọc có thể nghiên cứu và học tập Những tài liệu chủ yếu là tài liệu chuyên ngành TT - TV và các ngành khoa học khác có liên quan như Công nghệ thông tin, Lưu trữ học,

Số lượng sách và các loại tài liệu khác ở phòng tư liệu khoa khá phong phú và đa dạng gồm các loại sách khổ lớn, nhỏ, và khổ vừa Đó vừa

là sách tham khảo vừa là giáo trình

- Tài liệu thực hành cho sinh viên: Bao gồm tất cả các sách báo bằng tiếng Việt, tiếng Nga, tiếng Anh về tất cả các lĩnh vực như: Toán học, Vật lý, Văn học, Các sách về Chính trị học, phục vụ việc thực hành các kỹ năng xử lý thông tin của sinh viên

Ngoài những tài liệu trên, phòng Tư liệu còn có một lượng tài liệu xám với số lượng lớn gồm các công trình nghiên cứu khoa học của sinh viên chuyên ngành TT - TV như Niên luận, Khóa luận, các công trình nghiên cứu khoa học,

1.2.4 Người dùng tin

1.2.4.1 Người dùng tin

Bất kể hệ thống thư viện nào cũng đều phải phát triển với sự tham khảo ý kiến của người dùng tin vì họ là một trong những thành tố cấu thành nên hệ thống TT - TV Người dùng tin là yếu tố cơ bản giữ vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin, họ vừa là khách hàng đồng thời cũng là người sản sinh ra thông tin mới

Phòng Tư liệu Khoa TT - TV có đối tượng người dùng tin là tất cả cán bộ, giảng viên, sinh viên khoa TT - TV trường ĐHKHXH&NV và các bạn đọc ở ngoài khoa

Từ năm 2005, khoa TT - TV bắt đầu đào tạo hệ cao học thì phòng

Tư liệu còn có nhiệm vụ phục vụ các học viên cao học, vì vậy trong môi trường mới mà đối tượng phục vụ có trình độ cao như vậy đòi hỏi cao hơn

về tài liệu cũng như phương thức phục vụ

1.2.4.2 Nhu cầu tin của người dùng tin

Bạn đọc đến phòng Tư liệu Khoa hầu hết là sinh viên Khoa TT -

TV và các thầy cô giáo trong Khoa với các nhu cầu chủ yếu sau:

Phòng Tư liệu Khoa có nguồn tài liệu xám rất phong phú với các báo cáo khoa học, niên luận, khóa luận của sinh viên các khóa vì vậy bạn đọc đến phòng Tư liệu để khai thác các tài liệu xám có giá trị để học tập, đúc rút kinh nghiệm của người đi trước nhằm tạo hướng nghiên cứu mới cho mình và đề tài của mình được thiết thực hơn

Hơn nữa, phòng Tư liệu còn có nhiều tài liệu chuyên ngành TT -

TV như các bảng phân loại BBK, DDC, đề mục chủ đề, định từ khóa, bạn đọc đến phòng Tư liệu Khoa để có thể mở rộng và nâng cao trình độ chuyên môn của mình

Ngoài ra, bạn đọc đến phòng Tư liệu còn để đọc các báo, tạp chí ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng để mở rộng kiến thức về kinh tế, văn hóa, chính trị xã hội, nắm bắt được những thông tin cập nhật về ngành nghề TT - TV

Các sinh viên trong khoa còn có nhu cầu cần có một không gian yên tĩnh, đủ rộng để nghiên cứu và được thực hành các kỹ năng chuyên môn

cấp được những tài liệu chuyên ngành và các tài liệu giúp sinh viên có thể thực hành một cách hiệu quả nhất

Hiện nay bạn đọc đến phòng Tư liệu Khoa thường phải tra tìm trên các phiếu danh mục khóa luận, niên luận hay nghiên cứu khoa học, việc này mất rất nhiều thời gian và công sức, vì nhu cầu tin của người dùng tin

là việc tra tìm tài liệu phải được tiến hành nhanh chóng và chính xác Đặc biệt là sinh viên năm 3 và 4, sinh viên được học và nghiên cứu về nhiều môn chuyên ngành, làm niên luận, khóa luận tốt nghiệp nên nhu cầu tin của họ rất cao Sinh viên thường tra cứu tìm tin bằng hình thức truyền thống như: sử dụng danh mục tài liệu của phòng, đọc tài liệu tại chỗ,

Hơn nữa trong thời đại ngày nay, đổi mới phương pháp giáo dục trong nhà trường từ đào tạo niên chế sang phương thức đào tạo theo tín chỉ, thực hiện quá trình dạy học thành quá trình tự học của sinh viên Đối với giảng viên, cần cung cấp cho sinh viên những tài liệu cần thiết có liên quan đến nội dung bài giảng để sinh viên tự nghiên cứu bổ sung kiến thức

Do vậy để đáp ứng được tốt nhất nhu cầu tin của người dùng tin là một nhiệm vụ quan trọng của mỗi thư viện nói chung và của phòng Tư liệu Khoa nói riêng Phòng Tư liệu đã và đang cố gắng phục vụ một cách tốt nhất, nhanh chóng nhất các nhu cầu ngày càng phong phú và đa dạng của bạn đọc

1.2.5 Quy trình nghiệp vụ và nhân sự

1.2.5.1 Nhân sự

Hiện nay, phòng Tư liệu Khoa chỉ có một cán bộ có học vị thạc sĩ chuyên ngành TT - TV vừa làm trợ lý đào tạo chính quy, vừa làm cán bộ chuyên trách làm tất cả các công việc của phòng Tư liệu

Phòng Tư liệu là một phòng tổng hợp tập trung toàn bộ các công đoạn của Thư viện như: bổ sung, đăng ký, mô tả, phân loại, phục vụ bạn

đọc, vì vậy cán bộ thư viện phải đảm nhiệm toàn bộ các công đoạn của dây chuyền thông tin tư liệu Việc này gây khó khăn cho cả phòng Tư liệu lẫn cán bộ vì cán bộ phải làm quá nhiều việc của phòng hơn nữa công việc trợ lý đào tạo chiếm gần hết thời gian cho công việc chuyên môn Do vậy, cần bổ sung thêm cán bộ chuyên trách đảm nhiệm công việc của phòng Tư liệu Khoa, phòng Tư liệu Khoa mới có trở thành phòng Tư liệu đúng nghĩa, phục vụ đông đảo cho sinh viên và cán bộ của khoa cũng như đáp ứng được nhu cầu tin của tất cả bạn đọc trong và ngoài khoa

1.2.5.2 Quy trình nghiệp vụ

Phòng Tư liệu Khoa tập trung tất cả các công việc của một thư viện,

đó là các công việc như: Tiếp nhận tài liệu mới (Bổ sung tài liệu), Vào sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, xử lý tài liệu, phân loại tài liệu, mô tả tài liệu theo tiêu chuẩn ISBD, lưu trữ tài liệu (Xếp giá) và đưa vào phục

vụ Tất cả các khâu trên đều được thực hiện như một chu trình khép kín

Chu trình đường đi của tài liệu tại phòng Tư liệu Khoa TT - TV

Trong quy trình nghiệp vụ thì khâu xử lý và biên mục tài liệu là rất quan trọng, đây là khâu giúp tài liệu đến được với NDT Thông tin chỉ có giá trị khi đã được xử lý và được đưa vào tìm kiếm sử dụng

Xử lý thông tin là một khâu nghiệp vụ quan trọng quyết định hiệu quả và chất lượng của phòng Tư liệu Khoa Việc xử lý thông tin chính xác, nhất quán sẽ đem lại các sản phẩm thông tin có giá trị, giúp NDT tiếp cận, khai thác và sử dụng kho tin một cách dễ dàng

Với số lượng tài liệu ngày càng gia tăng như hiện nay, NDT gặp khó khăn trong việc lựa chọn tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình Vì vậy, công tác xử lý thông tin sẽ giúp NDT nắm bắt được thông tin cơ bản của tài liệu, từ đó có thể lựa chọn nhanh chóng và chính xác tài liệu phù hợp với yêu cầu của mình Công tác xử lý tài liệu là cầu nối giữa NDT và các nguồn tin, giúp cho họ định hướng được chiến lược tìm tin, tiếp cận đến tài liệu một cách nhanh chóng và kịp thời

Đối với phòng Tư liệu Khoa TT - TV khi chuyển đổi phương thức phục vụ NDT từ truyền thống sang hiện đại thì công tác xử lý thông tin ngày càng trở nên quan trọng và cấp thiết

Tất cả các tài liệu sau khi nhập vào kho qua công tác bổ sung sẽ được tiến hành xử lý tài liệu Sau khi tiến hành phân loại sơ bộ, xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức, xử lý nội dung và cuối cùng là xếp giá để phục vụ bạn đọc

Đầu tiên trong công tác xử lý tài liệu của phòng Tư liệu Khoa là công tác xử lý kỹ thuật, trong đó việc tiếp nhận tài liệu là công đoạn đầu tiên, sau đó là đăng ký tài liệu Quá trình này bao gồm đăng ký tổng quát

và đăng ký cá biệt, đây là việc làm cần thiết hết sức quan trọng giúp cho phòng Tư liệu quản lý được tài liệu và thực hiện chế độ báo cáo kịp thời

cho các cấp quản lý, lãnh đạo biết rõ hiện trạng vốn tài liệu đang được lưu giữ trong kho

+ Đăng ký tổng quát: Là đăng ký theo từng lô sách, từng đợt sách

bổ sung hoặc nhập vào phòng Tư liệu theo chứng từ và được vào sổ đăng

ký tổng quát Các thông tin được biết qua sổ đăng ký tổng quát là: Tổng số tài liệu có trong kho tư liệu ở một thời điểm nhất định; tổng số tiền của toàn bộ vốn tài liệu của phòng Tư liệu; số lượng tài liệu có trong kho theo từng môn loại, ngôn ngữ

+ Đăng ký cá biệt: Là đăng ký từng tài liệu riêng biệt được nhập

vào phòng Tư liệu, mỗi tài liệu được tính là một đơn vị độc lập Các thông tin được biết qua sổ đăng ký cá biệt là: Thông tin cụ thể về từng cuốn sách: Tên sách, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, giá tiền, dùng kiểm kê hàng năm để từ đó người cán bộ thư viện biết được tài liệu nào còn hay bị mất trong kho

Việc đăng ký tài liệu tại phòng Tư liệu Khoa được thực hiện bằng

sổ đăng ký cá biệt Các thao tác và nguyên tắc tiến hành đăng ký tài liệu trong sổ đăng ký cá biệt tuân thủ theo đúng quy định Mỗi cuốn tài liệu đăng ký theo một dòng, mỗi trang đăng ký 25 cuốn tài liệu, mỗi sổ đăng

ký 2.000 cuốn bao gồm các thông tin: Ngày đăng ký, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, kiểm kê, giá tiền, ghi chú Mỗi loại tài liệu có một sổ đăng ký cá biệt Hiện tại, phòng Tư liệu Khoa có 6 quyển đăng ký cá biệt riêng biệt: Sổ đăng ký cá biệt Sách khổ lớn, sổ đăng ký cá biệt Sách khổ vừa, sổ đăng ký cá biệt Sách khổ nhỏ, sổ đăng ký cá biệt Niên luận, sổ đăng ký cá biệt Khóa luận, sổ đăng ký cá biệt Báo cáo khoa học

Tiếp đến là xử lý vật lý Gồm các công đoạn: Đóng dấu, ghi chỉ số xếp giá vào trang tên sách và trang thứ 17 In và dán nhãn (Ký hiệu kho) Nhãn tài liệu tại phòng Tư liệu Khoa TT - TV mang tên khoa và trường Nhãn tài liệu được dán vào gáy tài liệu với khoảng cách 2.5cm từ đáy dưới

chiều cao của tài liệu Có tài liệu quá mỏng như báo cáo khoa học, niên luận của sinh viên thì nhãn được dán vào mặt sau của tài liệu Nhãn tài liệu chứa các thông tin về cơ quan lưu giữ tài liệu, ngôn ngữ, dạng tài liệu

và số đăng ký cá biệt của tài liệu, đó cũng là vị trí xếp giá của tài liệu Ký hiệu xếp giá dựa theo khổ cỡ kết hợp số đăng ký cá biệt

VL

32

Ký hiệu xếp giá cho sách tiếng Việt khổ vừa

Ký hiệu xếp giá cho Khóa luận

Ký hiệu xếp giá cho Niên luận

TRƯỜNG ĐHKHXH&NV

KHOA TT - TV PHÕNG TƯ LIỆU

VV

136

TRƯỜNG ĐHKHXH&NV

KHOA TT - TV PHÕNG TƯ LIỆU

NL

515

Ký hiệu xếp giá cho Báo cáo khoa học

Thứ hai là quy trình xử lý thông tin Quy trình này gồm hai công đoạn đó là xử lý hình thức và xử lý nội dung

Xử lý hình thức là quá trình nhận dạng và lựa chọn những đặc trưng hình thức của tài liệu, trình bày chúng theo một trật tự nhất định nhằm tổ chức kho tin, biên soạn thư mục, bổ sung, đăng ký và thiết lập các điểm khai thác tin theo tiêu đề mô tả

Phòng Tư liệu Khoa đã sử dụng quy tắc mô tả tài liệu theo ISBD để biên mục mô tả tài liệu Phòng Tư liệu đã sử dụng để mô tả những loại tài liệu cụ thể Mô tả công trình, tài liệu nghiên cứu khoa học (Khóa luận tốt nghiệp, Niên luận, Báo cáo khoa học)

Mô tả theo ISBD được thể hiện như sau:

Nhan đề chính = Nhan đề song song: Thông tin liên quan đến nhan đề/ Thông tin về trách nhiệm.- Thông tin về lần xuất bản/ Thông tin trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản.- Nơi xuất bản: Cơ quan xuất bản, Năm xuất bản.- Số trang: Hình bản; khổ cỡ + Tài liệu kèm theo

Phụ chú

ĐKCB

TRƯỜNG ĐHKHXH&NV

KHOA TT - TV PHÕNG TƯ LIỆU

BCKH

432

Ví dụ: Phiếu mô tả cho Khóa luận:

Công đoạn thứ hai trong quy trình xử lý thông tin là xử lý nội dung

Xử lý nội dung là quá trình phân tích nội dung tài liệu, đây là khâu khó khăn và phức tạp nhất gồm các công đoạn như: Phân loại, định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt Mục đích của việc xử lý nội dung tại phòng Tư liệu Khoa là giúp cho NDT nắm bắt được nội dung chính của tài liệu; giúp cho việc sắp xếp, lưu giữ thông tin, tìm kiếm tài liệu; giúp cho tiến hành lựa chọn để duy trì hay thanh lý tài liệu một cách chính xác

Kết quả của quá trình xử lý về hình thức và nội dung của tài liệu tại phòng Tư liệu Khoa đã tạo ra các biểu ghi thư mục, mục lục tra cứu và các CSDL,đó là các SP TT - TV

Quy trình xử lý và biên mục tài liệu là khâu chính trong chu trình đường đi của tài liệu, đây cũng là khâu quan trọng nhất của quá trình Do vậy, phòng Tư liệu Khoa luôn luôn chú trọng đến vấn đề này, ngày càng

có những giải pháp để cải thiện, đổi mới quy trình này, có làm tốt quy trình này mới có thể có được những SP - DV mang chất lượng tốt nhất, phục vụ hiệu quả nhu cầu tin ngày một đa dạng, phong phú của NDT

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI PHÒNG TƯ LIỆU KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐHKHXH&NV

2.1 Sản phẩm thông tin thư viện

2.1.1 Vai trò của sản phẩm thông tin- thư viện

Đã từ lâu vấn đề SP - DV thông tin của một cơ quan TT - TV luôn nhận được sự quan tâm chú ý Chất lượng của SP - DV TT - TV là một trong những yếu tố đánh giá chất lượng công tác phục vụ bạn đọc của một

cơ quan TT - TV đó

SP - DV là kết quả trực tiếp của hoạt động TT - TV Mỗi cơ quan

có sản phẩm và dịch vụ riêng nhằm kết nối giữa bạn đọc và tài liệu Do vậy nó có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động TT - TV

Có thể định nghĩa SP TT - TV như sau: “Sản phẩm thông tin, thư viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin, do một cá nhân/ tập thể nào

đó thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu người dùng tin.”

Cũng giống như thuật ngữ sản phẩm, dịch vụ là một thuật ngữ được

sử dụng trước tiên và chủ yếu trong lĩnh vực kinh tế học và thực tiễn hoạt động của nhiều lĩnh vực trong xã hội DV TT - TV được định nghĩa như

sau: “Dịch vụ thông tin thư viện bao gồm những hoạt động nhằm thỏa

mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng các cơ

quan thông tin thư viện.”

Từ định nghĩa trên cho thấy các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện luôn gắn với hoạt động TT - TV cũng như các hoạt động xã hội khác

Do vậy, vai trò của sản phẩm và dịch vụ TT - TV đóng góp dưới nhiều góc độ khác nhau:

+ Xét theo mục đích sử dụng: Sản phẩm và dịch vụ TT - TV được xem là tập hợp công cụ, phương tiện, kết quả hoạt động do cơ quan thông tin tạo ra để thực hiện việc xác định, truy nhập, khai thác, quản lý các nguồn nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin

+ Đối với người dùng tin: Các sản phẩm và dịch vụ TT - TV giúp

họ lựa chọn thông tin mà mình cần, biết thông tin đó có ở thư viện hay không và cách khai thác nó như thế nào Người dùng tin thông qua những công cụ tra cứu mà họ được thỏa mãn nhu cầu tin

Đối với phòng Tư liệu Khoa TT - TV trường ĐHKHXH&NV, sản phẩm và dịch vụ TT - TV không chỉ giúp bạn đọc tìm kiếm thông tin mà

nó còn giúp cho cán bộ thư viện, quản lý, kiểm soát nguồn tin và cung cấp chúng tới người dùng tin Sản phẩm và dịch vụ TT - TV còn là công cụ để phòng Tư liệu phổ biến, giới thiệu và bổ sung những tài liệu chưa đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin

2.1.2 Các sản phẩm thông tin- thư viện tại phòng Tư liệu Khoa TT - TV trường ĐHKHXH&NV

2.1.2.1 Tài liệu nội sinh:

- Tài liệu chuyên ngành thông tin- thư viện

Đây là tài liệu cần thiết cho bạn đọc để nghiên cứu và học tập Những tài liệu này chủ yếu là về lĩnh vực thông tin - thư viện và các ngành khoa học có liên quan như: Công nghệ thông tin, Lưu trữ học, Số lượng sách và các loại tài liệu khác ở phòng tư liệu khoa khá phong phú

và đa dạng gồm các loại sách khổ lớn, nhỏ và khổ vừa Đó vừa là sách tham khảo vừa là giáo trình Tài liệu chuyên ngành gồm:

- Tài liệu thực hành cho sinh viên: Bao gồm tất cả các sách báo bằng tiếng Việt, tiếng Nga, tiếng Anh về tất cả các lĩnh vực như: Toán học, Vật lý, Văn học, các sách về chính trị học, phục vụ việc thực hành các kỹ năng

xử lý thông tin của sinh viên Đến mỗi giờ thực hành, sinh viên có thể lên lấy sách trên phòng Tư liệu để thực hành, phục vụ cho bài học của mình

- Khóa luận: 883 bản

- Niên luận: 587 bản

- Báo cáo khoa học: 590 bản

- Kỷ yếu hội nghị khoa học của khoa và của Trường

- Danh mục các công trình nghiên cứu khoa học

2.1.2.2 Cơ sở dữ liệu

Khi nói đến SP TT hiện đại chúng ta nhận thấy sự có mặt của

máy tính đã làm thay đổi phương thức, cách thức hoạt động của một thư viện truyền thống Nhờ có điều này mà đã tạo ra hiệu quả to lớn, tiết kiệm đáng kể công sức, thời gian của cán bộ thư viện và NDT Tại các thư viện lớn trên thế giới thì SP - DV thông tin hiện đại đã rất phát triển và ở Việt Nam một số thư viện lớn cũng đã xây dựng được nhiều SP TT hiện đại, đa dạng và phong phú như: CSDL, tài liệu điện tử, mục lục trực tuyến, mục lục đọc máy, trang chủ Đó là các thư viện như: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm TT - TV ĐHQGHN, Trung tâm TT - TV trường Đại học Bách Khoa Hà Nội,

Hiện nay, phòng Tư liệu Khoa TT - TV đang trong quá trình ứng dụng CNTT và phát triển các SP TT hiện đại Phòng Tư liệu đã bắt đầu ứng dụng tự động hóa trong hoạt động TT - TV với nguyên tắc "xử lý một lần, sử dụng nhiều lần" cho phép sử dụng kết quả của quá trình xử lý thông tin để tạo ra những sản phẩm thông tin hiện đại, đa dạng và phong phú tùy theo mục đích sử dụng thông tin và nhu cầu của NDT

Phòng Tư liệu đã tạo lập được cơ sở dữ liệu CDS/ ISIS về báo cáo Khoa học, Niên luận, Khóa luận

Phòng Tư liệu Khoa sử dụng phần mềm CDS/ ISIS FOR WINDOWS miễn phí của UNESCO Đây là phần mềm lưu trữ và tìm tin truyền thống, phổ biến, hợp lý, hạn chế chi phí tốn kém Phòng Tư liệu đã

và đang tiến hành xây dựng CSDL, nhập biểu ghi cho tài liệu để lưu trữ và tìm tin trên máy tính Sau khi đã điền đầy đủ thông tin vào phiếu nhập tin (phiếu tiền máy), cán bộ thư viện tiến hành nhập tin trên phần mềm WIN/ ISIS để tạo CSDL phục vụ lưu trữ và tìm tin Phòng Tư liệu Khoa đã xây dựng được 3 CSDL với hơn 1.000 biểu ghi cho Khóa luận, Niên luận, Báo cáo khoa học Trong đó :

Phần mềm Win/ISIS hiển thị các biểu ghi nhƣ sau:

- Biểu ghi Khóa luận:

- Biểu ghi Báo cáo Khoa học:

- Biểu ghi Niên luận:

Các biểu ghi này có trong các CSDL để người dùng tin tra cứu, tìm tài liệu nhanh chóng trên máy tính hoặc được in ra cho vào các hộp phích tra cứu xếp trong các tủ mục lục Hiện nay, do phòng chưa có diện tích và kinh phí nên chưa xây dựng đuợc các tủ phích mục lục mà chỉ sử dụng các danh mục Khóa luận, Niên luận, Báo cáo khoa học của các khóa ( Từ K40 trở lại đây)

2.1.2.3 Tài liệu ngoại sinh:

Đó là các ấn phẩm được các cơ quan, các tổ chức thư viện tặng cho phòng Tư liệu như sách, báo, tạp chí,

Đây là loại tài liệu có được sự trao đổi, tặng biếu của những cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có mối quan hệ hợp tác với khoa Loại tài

liệu có số lượng lớn trong kho do các cơ quan như: Tạp chí Thông tin - Tư liệu, Tạp chí Khoa học, Bản tin điện tử của ĐHQGHN,

Ngoài ra, nguồn tài liệu được biếu tặng từ các công trình được xuất bản của cán bộ, giảng viên, sinh viên đang công tác và học tập tại khoa, như những tài liệu của các Phó Giáo sư, Tiến sĩ như: PGS.TS Vũ Văn Nhật, PGS.TS Trần Thị Quý, TS Nguyễn Huy Chương,

Ngoài các nguồn biếu tặng, phòng Tư liệu còn mua thêm tài liệu Đây là phương thức bổ sung tài liệu chủ động, thường xuyên Kinh phí được Ban chủ nhiệm Khoa ký duyệt để mua những tài liệu phục vụ cho nhu cầu tin của người dùng tin Hàng năm, số lượng mua tài liệu cũng không nhiều lắm, khoảng 20 đến 50 cuốn cho một tài liệu Ví dụ, phòng

Tư liệu đặt mua 50 cuốn “Người giữ lửa tình yêu”, và đặt mua định kỳ các

số báo, tạp chí chuyên ngành thường xuyên và đều đặn

Phòng Tư liệu Khoa đã được kết nối mạng INTERNET và mạng LAN trong phạm vi toàn trường, đây là nguồn tin điện tử chứa cả một kho tin khổng lồ của nhân loại Thông qua mạng INTERNET và mạng LAN này, phòng Tư liệu Khoa sẽ có thể trao đổi, chia sẻ, khai thác thông tin của các phòng Tư liệu khác trong trường ĐHKHXH&NV và trung tâm TT

- TV ĐHQGHN

2.1.2.4 Hệ thống mục lục

Hệ thống mục lục nằm trong hệ thống tra cứu truyền thống, còn được gọi là mục lục truyền thống Mục lục truyền thống là danh mục các tài liệu của cơ quan TT - TV được thể hiện trên các tờ phiếu, được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh vốn tài liệu của một cơ quan đó Thông thường hệ thống mục lục là những phiếu in của tài liệu được đóng thành quyển hoặc để trong các hộp phích (mục lục phích tra cứu) NDT