TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY DỆT 8-3

Công ty có nhiệm vụ kinh doanh hàng dệt, may mặc theo kếhoạch, quy hoạch của Tổng Công ty, theo nhu cầu thị trường, từ đầu tư, sảnxuất, cung ứng đến tiêu thụ sản phẩm, xuất nhập khẩu ngu

TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU

ĐỘNG TẠI CÔNG TY DỆT 8/3.

I-/ MỘT SỐ HÌNH ẢNH SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY DỆT 8/3

Tên đơn vị : Công ty Dệt 8/3

Tên giao dịch : Eight March Textile Company

Tên viết tắt : EMTEXCO

Địa chỉ : 460 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội

1-/ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

Với chủ trương khôi phục kinh tế sau chiến tranh đưa miền Bắc tiến lênXHCN, đầu năm 1959, Chính phủ ta quyết định cho xây dựng nhà máy liên hợpsợi - dệt - nhuộm Nhà máy có công suất thiết kế ban đầu là 35 triệu mét vảithành phẩm mỗi năm và có quy mô loại I trong nền kinh tế quốc dân

Từ năm 1960 đến năm 1965 là giai đoạn hình thành những nền móng banđầu của nhà máy Trong thời gian này, được sự giúp đỡ của Chính phủ nướcCộng hoà nhân dân Trung Hoa, những phân xưởng đầu tiên của nhà máy đã lầnlượt ra đời Ngày 8/3/1965, nhà máy được cắt băng khánh thành và chính thứcmang tên Nhà máy Dệt 8/3

Kể từ ngày thành lập và trong suốt thời kỳ chống Mỹ cứu nước, Nhà máyDệt 8/3 luôn đi đầu trong phong trào thi đua sản xuất cung cấp kịp thời nhu cầu

về vải cho tiền tuyến, đồng thời làm tốt công tác hậu cần địa phương vừa sảnxuất vừa sẵn sàng chiến đấu Chỉ tính từ năm 1965 đến năm 1985, nhà máy đãsản xuất được 106.087 tấn sợi, 5.920.502 triệu mét vải thành phẩm Năm 1985,nhà máy vinh dự được Quốc hội và Hội đồng Nhà nước trao tặng Huân chươnglao động hạng nhất

Trong những năm đầu bước sang kinh tế thị trường, Nhà máy đã gặp phảirất nhiều khó khăn do hầu hết máy móc, trang thiết bị, công nghệ đều cũ kỹ, lạc

1

hậu nên sản phẩm của nhà máy không thể cạnh tranh với hàng liên doanh Trướcthực trạng đó, được sự giúp đỡ của Nhà nước, nhà máy đang từng bước đổi mớiquy trình công nghệ, tổ chức lại phương thức sản xuất và bộ máy quản lý đểnâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm Cho nên trong những năm gầnđây, sản phẩm của Nhà máy ngày càng có uy tín trên thị trường.

Sau 40 năm xây dựng và trưởng thành, nhà máy dệt 8/3 đã trải qua ba lầnđổi tên: từ Nhà máy Dệt 8/3, xí nghiệp liên hợp dệt 8/3 và hiện nay gọi là Công

ty Dệt 8/3 (theo Nghị định 388, tháng 7/1994) Đây là một doanh nghiệp Nhànước có quy mô vào bậc nhất trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm ngành dệt maycủa Việt Nam Công ty đã giải quyết việc làm cho một bộ phận lao động ở Thủ

đô, đặc biệt là lao động nữ, góp phần thúc đẩy Hà Nội trở thành trung tâm kinh

tế của cả nước

2-/ Vai trò, nhiệm vụ của Công ty Dệt 8/3.

Công ty Dệt 8/3 là doanh nghiệp Nhà nước, thành viên hạch toán độc lậpcủa Tổng Công ty Dệt may Việt Nam, với phương thức hạch toán: Cân đối thu -chi, bảo đảm có lãi Công ty Dệt 8/3 hoạt động theo luật doanh nghiệp Nhànước, theo các quy định của pháp luật, theo điều lệ tổ chức và hoạt động củaTổng Công ty Công ty có nhiệm vụ kinh doanh hàng dệt, may mặc theo kếhoạch, quy hoạch của Tổng Công ty, theo nhu cầu thị trường, từ đầu tư, sảnxuất, cung ứng đến tiêu thụ sản phẩm, xuất nhập khẩu nguyên vật liệu, phụ kiện,thiết bị phụ tùng, sản phẩm dệt, may mặc và các hàng hoá khác liên quan đếnngành dệt, may mặc

Với thị trường tiêu thụ rộng lớn, Công ty Dệt 8/3 nhanh chóng có nhiềumặt hàng đáp ứng nhu cầu, thị hiếu người tiêu dùng với các sản phẩm chủ yếusau: sợi toàn bộ, sợi bán, vải mộc, vải thành phẩm, vải xuất khẩu Bên cạnh đó,Công ty cũng đã và đang khai thác thị trường nước ngoài bằng các sản phẩm vảixuất khẩu, may xuất khẩu nhằm thu hút sự chú ý, đầu tư của các đối tác nước

ngoài và mở rộng thị trường Công ty có quan hệ mua bán với rất nhiều nướctrên thế giới như Italia, Đức, Nhật, Trung Quốc

3-/ Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty Dệt 8/3.

a, Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty Dệt 8/3.

Công ty Dệt 8/3 là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, trựcthuộc Tổng Công ty Dệt - may Việt Nam Đứng đầu Công ty là Ban Giám đốcchỉ đạo trực tiếp xuống từng phòng ban, xí nghiệp thành viên Giúp việc choBan giám đốc là các phòng chức năng và các phòng nghiệp vụ

Ban Giám đốc của Công ty bao gồm 4 người: 1 Tổng Giám đốc, 3 PhóTổng Giám đốc

- Tổng giám đốc: là người đứng đầu bộ máy lãnh đạo của Công ty, chịutrách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý và chịu trách nhiệm trước cơ quanchủ quản cấp trên Ngoài việc uỷ quyền cho các Phó Tổng giám đốc điều hànhcác công việc của Công ty, Tổng giám đốc còn trực tiếp điều hành các phòng:

Kế toán - Tài chính, tổ chức lao động, xuất nhập khẩu

- Phó Tổng giám đốc kỹ thuật: là người phụ trách về kỹ thuật sản xuất,công nghệ sản xuất trong Công ty và chỉ đạo trực tiếp phòng kỹ thuật - Đầu tư

- Phó Tổng giám đốc sản xuất và tiêu thụ: là người phụ trách và điều hànhphần sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, chỉ đạo trực tiếp các phòng: kế hoạch tiêuthụ, kho, bảo vệ - quân sự và các giám đốc của các xí nghiệp thành viên

- Phó Tổng giám đốc trung tâm thí nghiệm - kiểm tra chất lượng: là ngườiphụ trách về việc kiểm tra chất lượng sản phẩm và chỉ đạo trực tiếp phòng KCS.Các phòng ban chức năng nghiệp vụ: Được tổ chức theo yêu cầu quản lýsản xuất kinh doanh, chịu sự lãnh đạo của Ban Giám đốc và trợ giúp cho BanGiám đốc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh Các phòng ban cónhiệm vụ chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chỉ tiêu kế hoạch, các chế

3

độ chính sách của Nhà nước, các nội quy của Công ty và các mệnh lệch củaGiám đốc Ngoài ra các phòng ban còn có nhiệm vụ đề xuất với ban Giám đốcnhững biện pháp giải quyết những khó khăn vướng mắc gặp phải trong quá trìnhsản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý của Công ty Cácphòng ban nghiệp vụ của Công ty gồm:

- Phòng kỹ thuật đầu tư: có nhiệm vụ đầu tư, chuẩn bị về kỹ thuật cho sảnxuất từ khâu thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ đến khâu nhập kho thànhphẩm

- Phòng kế hoạch tiêu thụ: Có chức năng xây dựng kế hoạch tháng, quý,năm Điều hành sản xuất kinh doanh trên cơ sở tiêu thụ sản phẩm Cụ thể: căn

cứ vào các nhu cầu và các thông tin trên thị trường phòng xây dựng kế hoạch giáthành, kế hoạch giá thành, kế hoạch sản lượng nhằm thu lợi nhuận cao nhất, đảmbảo cung ứng vật tư kịp thời với giá cả thấp nhất

- Phòng xuất - nhập khẩu: Giúp Ban lãnh đạo trong việc tìm kiếm thịtrường để tiêu thụ sản phẩm Phòng có nhiệm vụ xuất những sản phẩm do Công

ty sản xuất ra khi có khách hàng và nhập vật tư, hoá chất, máy móc, thiết bị cầncho sản xuất, gọi vốn đầu tư của nước ngoài, xây dựng các phương án đầu tư

- Phòng KCS: Đảm bảo cho công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm củatoàn Công ty

- Phòng tổ chức lao động: Có nhiệm vụ quản lý nhân lực trong Công ty,đảm bảo chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên, theo dõi ban hành cácđịnh mức lao động, tiền lương, tiền thưởng, tổ chức công tác nâng bậc cho côngnhân viên

- Phòng kế toán - tài chính: Giúp lãnh đạo Công ty trong công tác hạch toáncác chi phí sản xuất kinh doanh và báo cáo tài chính của Công ty Đồng thời,phòng còn có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính của Công ty, xác định nhucầu về vốn, tình hình hiện có và sự biến động của các loại tài sản trong Công ty

- Phòng bảo vệ quân sự: Có chức năng quản lý trật tự an ninh trong Côngty.

Giám đốc các xí nghiệp thành viên: chịu sự chỉ đạo của cấp trên Các Giámđốc này có trách nhiệm quản lý, bảo toàn, phát triển nguồn vốn, tài sản và cácnguồn lực khác do Công ty giao Giúp việc cho Giám đốc xí nghiệp là 1 hoặc 2Phó giám đốc xí nghiệp, trưởng ca hoặc trưởng ngành, tổ trưởng các tổ nghiệp

vụ kinh tế - kỹ thuật, các tổ sản xuất

(Xem sơ đồ trang sau)

5

b, Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh:

Công ty Dệt 8/3 có một cơ cấu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh hoànchỉnh bao gồm các xí nghiệp sản xuất chính và các xí nghiệp sản xuất phụ

Các xí nghiệp sản xuất chính: có tổng diện tích 51.380 mét vuông với 3280công nhân, bao gồm:

- Xí nghiệp sợi: Có diện tích 21.000 mét vuông với 1.650 công nhân, cónhiệm vụ chuyên sản xuất sợi để cung cấp cho dệt vải mộc hoặc cung cấp chothị trường

- Xí nghiệp Dệt: Có diện tích 19.000 mét vuông với 1.097 công nhân, cónhiệm vụ nhận sợi từ xí nghiệp sợi và tiến hành sản xuất vải mộc

- Xí nghiệp nhuộm: Có diện tích 9.800 mét vuông với 351 công nhân, cónhiệm vụ nhận vải từ xí nghiệp Dệt và tổ chức nhuộm, in hoa

Các xí nghiệp sản xuất phụ:

- Xí nghiệp cơ điện bao gồm 2 bộ phận:

+ Động lực: làm nhiệm vụ cung cấp nước, năng lượng điện, hơi nước chotoàn Công ty

+ Phụ tùng: làm nhiệm vụ sửa chữa máy móc, thiết bị của Công ty

- Xí nghiệp may, dịch vụ: Có diện tích 1.580 mét vuông với 182 công nhân,

có nhiệm vụ may quần áo các loại, túi, khăn là bộ phận sản xuất kinh doanhphụ tận dụng các điều kiện hiện có của công ty để tạo ra công ăn việc làm, tăngthu nhập cho người lao động

(Xem sơ đồ trang sau)

4-/ Kết quả sản xuất một số năm gần đây của Công ty Dệt 8/3.

Với sự cố gắng vươn lên của toàn thể cán bộ và công nhân viên, Công ty Dệt8/3 đã đạt được những thành tựu đáng kể Theo báo cáo tổng kết 2 năm 1998 -

1999, ta có thể đánh giá kết quả hoạt động của Công ty thông qua các chỉ tiêu sau:

BẢNG KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY DỆT 8/3.

7

ngành dệt của ta đang gặp phải rất nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh với cácdoanh nghiệp liên doanh, trong việc tìm kiếm khách hàng cũng như nâng caochất lượng sản phẩm Nhà nước đang tích cực hỗ trợ cho ngành Dệt - may ViệtNam nói chung và Công ty Dệt 8/3 nói riêng, các cán bộ, công nhân viên Công

ty Dệt 8/3 đang nỗ lực hết mình để nuôi đứa con đầu lòng của ngành dệt mayViệt Nam lớn mạnh

5-/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán của Công ty Dệt 8/3.

a, Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán ở Công ty Dệt 8/3

Để phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổchức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh và tình hình thực

tế đơn vị mình

Xuất phát từ cơ cấu tổ chức quản lý và việc sắp xếp các xí nghiệp trựcthuộc, Công ty Dệt 8/3 áp dụng hình thức kế toán tập trung Nghĩa là toàn bộcông tác kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán tài chính từ khâu thu nhậnchứng từ, ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo, phân tích vàtổng hợp Ở Công ty Dệt 8/3, ngoài 17 nhân viên ở phòng kế toán tài chính, dướicác xí nghiệp thành viên còn bố trí các nhân viên hạch toán kinh tế nhằm giúpcho phòng một số công việc nhất định (lập bảng tính lương, tập hợp các phiếunhập kho, phiếu xuất kho)

Đứng đầu bộ máy kế toán là trưởng phòng kế toán tài chính: là người điềuhành, giám sát toàn bộ hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm vềnghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của Công ty Trưởng phòng kế toán tàichính thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định củaNhà nước về lĩnh vực kế toán, tài chính của Công ty

Phó phòng kế toán tài chính kiêm kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ trợ giúp

kế toán trưởng phụ trách các hoạt động của phòng, đồng thời có trách nhiệmtổng hợp các chứng từ, bảng kê, nhật ký chứng từ do các kế toán viên cung cấp

vào cuối tháng, quý, năm Sau đó, kế toán tổng hợp sẽ vào sổ cái cho từng tàikhoản rồi lập báo cáo theo quy định chung của Bộ Tài chính và các báo cáo nội

bộ theo yêu cầu của cấp trên

Kế toán quỹ: Giám sát việc thu - chi qua các chứng từ gốc, theo dõi và sửdụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả, đồng thời theo dõi tình hình thanh toán vớikhách hàng, thanh toán tạm ứng Kế toán quỹ phụ trách tài khoản 111, 131, 141

và các sổ chi tiết của nó Cuối tháng, lập bảng kê số 1 và nhật ký chứng từ số 1.Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty Hàng ngày căn cứvào các phiếu thu, chi hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ, cuối ngày đốichiếu với kế toán quỹ, nếu có sai sót phải sửa chữa kịp thời Khi có yêu cầu củacấp trên, thủ quỹ và các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê lại quỹ tiền mặthiện có Nếu thiếu hụt sẽ phải tìm nguyên nhân và đề ra biện pháp xử lý

Kế toán tiền ngân hàng: Thực hiện toàn bộ những giao dịch thu chi, thanhtoán với ngân hàng Phụ trách tài khoản 112, 311 và các sổ chi tiết Cuốitháng, lập bảng kê số 2 và nhật ký chứng từ số 2

Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ: Phụ trách tài khoản 152, 153 hạch toánchi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Cuối tháng, tổng cộng số liệu, lậpbáo cáo vật liệu cùng với các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại khovật tư, đối chiếu với sổ sách kế toán Nếu thiếu hụt sẽ phải tìm nguyên nhân và

có biện pháp xử lý ghi trong “biên bản kiểm kê”

Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Phụ trách các TK 334, 338, (3382,

3383, 3384), 627, 641, 642 Kế toán lương và BHXH có nhiệm vụ theo dõiviệc tính toán tiền lương, BHXH và các khoản phụ cấp khác cho cán bộ côngnhân viên trong Công ty Cuối tháng, lập bảng thanh toán tiền lương, lập bảngphân bổ số 1 và bảng tập hợp chi phí

Kế toán tài sản cố định và nguồn vốn: Phụ trách các tài khoản 211, 214,

411, 414, 415 Phân loại tài sản cố định hiện có của Công ty và tính khấu hao

9

theo phương pháp tuyến tính Cuối tháng, lập bảng phân bổ số 3, nhập ký chứng

từ số 9

Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: Căn cứ vào các phiếuxuất vật tư, bảng thanh toán lương, hợp đồng sản xuất, phiếu xuất kho thànhphẩm kế toán tiến hành tính toán, tập hợp chi phí và kiểm tra số liệu do nhânviên hạch toán kinh tế ở các xí nghiệp thành viên gửi lên Từ đó, xác định chínhxác khối lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ, thực hiện tính giá thành Kế toán chiphí và tính giá thành sản phẩm phụ trách các tài khoản: 621, 622, 627, 154

Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi quátrình nhập xuất kho thành phẩm và xác định chính xác các kết quả sản xuất kinhdoanh của Công ty Phụ trách các tài khoản 155, 157, 511, 512, 641, 642

Các nhân viên hạch toán kinh tế ở các xí nghiệp thành viên: Có nhiệm vụtheo dõi từ khâu đưa nguyên vật liệu vào sản xuất đến khi sản xuất ra thành phẩmnhập kho, tổ chức tập hợp số liệu, chứng từ gửi về phòng kế toán của Công ty.Các thành viên của bộ máy kế toán tuy có nhiệm vụ kế toán khác nhau songgiữa các bộ phận đó lại có sự kết hợp chặt chẽ mật thiết trong phạm vi chức năng

và nhiệm vụ của mình Bộ máy kế toán của Công ty Dệt 8/3 được thể hiện qua sơđồ:

(Xem sơ đồ trang sau)

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Nhật ký chứng từ

Sổ cái

Báo cáo tài chính

Thẻ và sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê

b, Tổ chức sổ kế toán ở Công ty Dệt 8/3.

Xuất phát từ điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh kết hợpvới việc tìm hiểu, nghiên cứu những ưu nhược điểm của hình thức tổ chức sổ kếtoán, kế toán Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán theo kiểu nhật kýchứng từ Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánhtrên các sổ chi tiết, các bảng phân bổ, các bảng kê và các nhật ký chứng từ Cuốitháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào các bảng kê và các nhật ký chứng từ để ghivào sổ cái và lập báo cáo

Hiện tại, Công ty đang sử dụng 10 nhật ký chứng từ, 11 bảng kê, 4 bảngphân bổ, 6 sổ chi tiết và sổ cái tài khoản Điều này hoàn toàn phù hợp với quyđịnh chung về sổ sách trong hình thức nhật ký chứng từ

- Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ

- Hệ thống tài khoản Công ty đang áp dụng là hệ thống tài khản trong chế

độ kế toán mới

- Chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty đều đượclập chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ, hợp pháp Các chứng từ gốc là cơ sở để kế toánphần hành tiến hành ghi vào sổ chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NKCT

CỦA CÔNG TY DỆT 8/3

11

Chứng từ gốc:

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

Thẻ kho Bảng liệt kê CT nhập-xuất

Sổ số dư Bảng tổng hợp NXT

Bảng phân bổ số 2

Bảng kê số 4, 5, 6

Nhật ký chứng từ số 7 NKCT số 5NKCT lq số 1,2,3

Đối chiếu, kiểm tra

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN VẬT LIỆU THEO HÌNH THỨC

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ TẠI CÔNG TY DỆT 8/3

II-/ THỰC TẾ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT 8/3

1-/ Đặc điểm vật liệu tại Công ty Dệt 8/3.

Công ty Dệt 8/3 là doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn, sản phẩm đầu ranhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng Do vậy, nguyên vật liệucủa Công ty cũng hết sức đa dạng, số lượng mỗi loại tương đối lớn, có nhiều đặcđiểm và đơn vị tính khác nhau

Nguyên vật liệu chính dùng để sản xuất của Công ty là bông, ngoài ra cóthể là bán thành phẩm mua ngoài như sợi Bông có đặc điểm dễ hút ẩm ngoàikhông khí nên thường được đóng thành kiện Trọng lượng của bông thường thayđổi theo điều kiện khí hậu, điều kiện bảo quản Do đặc điểm này, nên Công tycần tính toán chính xác độ hút ẩm của bông khi nhập, khi xuất bông để làm cơ

sở đúng đắn cho việc thanh toán và phân bổ chi phí vật liệu để tính giá thành Mặt khác, để bảo quản tốt bông, công ty cần phải đề ra những yêu cầucần thiết đối với trang thiết bị tại kho, bông phải được đặt ở những nơi khô ráothoáng mát

Hệ thống kho dự trữ của Công ty chia thành 6 loại gồm 12 kho:

- Kho chứa nguyên vật liệu chính: kho bông

- Kho chứa vật liệu phụ, gồm:

- Kho chứa phụ tùng bao gồm:

+ Kho cơ kiện sợi

+ Kho cơ kiện dệt

- Kho chứa nhiên liệu: kho xăng, dầu

13

- Kho chứa công cụ, dụng cụ bao gồm:

+ Kho công cụ

+ Kho cơ điện

- Kho chứa phế liệu: Kho phế liệu

Các kho dự trữ của Công ty được sắp xếp hợp lý, gần các phân xưởng sảnxuất, do đó, thuận tiện cho việc chuyên trở và có thể đáp ứng kịp thời vật tư chosản xuất với chi phí nhỏ nhất từ kho đến nơi sản xuất Các kho đều được trang bịcác thiết bị cần thiết cho việc bảo quản Do đó mà chất lượng vật tư luôn đượcbảo quản tốt

Tại đơn vị sản xuất lớn như Công ty Dệt 8/3, với đặc điểm vật liệu, công cụdụng cụ đa dạng, phức tạp thì khối lượng công việc hạch toán vật liệu là rất lớn

Do vậy, việc hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do ba cán bộ kế toán đảmnhiệm Một người phụ trách kế toán vật liệu chính (bông), công cụ dụng cụ Mộtngười phụ trách vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiên liệu và phế liệu Ngườicòn lại kiêm lập các báo biểu tổng hợp có liên quan

Việc hạch toán chi tiết và tổng hợp vật liệu chủ yếu thực hiện theo hình thức

sổ NKCT trên máy vi tính Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra cácchứng từ như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho Sau đó định khoản, đối chiếu với

sổ sách của thủ kho (các thẻ kho) rồi nhập dữ kiện vào máy, máy sẽ tự động tínhcác chỉ tiêu còn lại như: hệ số giá, trị giá vật liệu xuất kho, trị giá vật liệu tồn cuối

kỳ Cuối kỳ, máy tính in ra các số liệu, bảng biểu cần thiết như: Bảng tổng hợpnhập - xuất - tồn vật liệu, các báo cáo khác theo yêu cầu phục vụ cho công táchạch toán vật liệu

2-/ Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 8/3.

Vật liệu sử dụng trong Công ty bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau vềcông dụng, tính năng lý, hoá học, phẩm cấp, chất lượng Mặt khác, vật liệu lạithường xuyên biến động, do đó để quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng

hợp cũng như chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu, kế toán cần phải phân loạinguyên liệu, vật liệu Căn cứ vào công dụng kinh tế của từng loại nguyên vậtliệu, kế toán đã phân loại thành những nhóm sau:

- Nguyên vật liệu chính: đó là các loại bông: bông Việt Nam, bông gầm ý,bông Liên Xô cấp I, bông Liên Xô cấp II, bông xơ N

- Vật liệu phụ: các loại thuốc tẩy, thuốc nhuộm, bông chế thử, băng vảitrắng, dây nilon, dây emay, băng dính, keo dán eboxi

- Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu các loại như: xăng, dầu điêzel, dầu phụ dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới để vận chuyển, chuyên trở vật liệu hoặc chocác cán bộ lãnh đạo Công ty hay các phòng ban đi liên hệ công tác

- Phụ tùng thay thế: là chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị Công

ty đang sử dụng: các loại vòng bi, bánh răng

- Phế liệu: Đó là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất có thể

sử dụng hay bán ra ngoài như: bông hầm PE, bông dầu, bông quét nhà, bông hạt,bông chải chém, sợi rối, sợi sóng ngắn, sợi sóng dài, sợi rối màu

Để phục vụ cho yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu,ngoài việc phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, Công ty còn lập sổ

“danh điểm vật tư” Sổ này được lưu trên máy tính, nó giúp việc tra cứu, theodõi chi tiết nguyên vật liệu dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian lao động kế toán

15

SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ.

152 005 Bông Liên Xô II

3-/ Công tác tính giá nguyên vật liệu.

a, Đối với nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ

Vật liệu của Công ty Dệt 8/3 do Phòng Xuất - nhập - khẩu đảm nhiệm, chủyếu là mua từ bên ngoài Giá nhập kho vật liệu là giá ghi trên hoá đơn cộng vớicác chi phí liên quan

Cụ thể:

Giá thực tế vật liệu Giá ghi trên hoá đơn Chi phí

mua ngoài nhập kho = của nhà cung cấp + liên quan

Trong đó:

+ Giá ghi trên hoá đơn của nhà cung cấp là giá chưa có thuế VAT đầu vào

vì Công ty Dệt 8/3 tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ

+ Chi phí liên quan bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bảo quản,chi phí bảo hiểm, chi phí hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, phí giacông trước khi nhập kho, phí chọn lọc tái chế

Đối với những loại vật liệu nhập kho do Công ty tự sản xuất thì được tínhnhư sau:

Giá trị nhập kho Giá vật liệu Chi phí thực tế phátsinh

thực tế của vật liệu thực tế xuất kho trong quá trình chế biếnĐối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập kho là:

Giá thực tế vật liệu thu hồi = Giá ước tính có thể sử dụng

b, Đối với nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ:

Việc hạch toán nguyên vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế là mộtviệc hết sức phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức vì thường xuyên phảitính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho

mà nghiệp vụ nhập xuất kho thường diễn ra một cách liên tục Để khắc phục khókhăn nói trên và đơn giản công việc hạch toán vật liệu hàng ngày, Công ty Dệt8/3 đã áp dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá vật liệu xuất kho Cuốitháng, kế toán điều chỉnh giá vật liệu từ giá hạch toán về giá thực tế thông qua

+ Cuối kỳ, trên cơ sở các phiếu xuất kho, các hoá đơn và các khoản tiền chitrả thực tế, kế toán tính ra giá thực tế vật liệu xuất kho thông qua hệ số giá.

Cụ thể: Ta xem xét cách tính giá xuất kho một loại bông (Bông Liên Xô

Xuất 7/3 Lô 3: 26184,8 kg x 17391,15 = 455.382.527 đ

Xuất 9/3 Lô 1: 18532,6 kg x 16290 = 301.885.205 đ

Xuất 10/3 Lô 37: 60047,9 kg x 15798 = 1.074.540.712 đ

ta số liệu:

- Tổng lượng xuất : 150.806,8 kg

- Giá hạch toán Bông Liên Xô cấp I xuất kho: 2.467.794.200 đ

Cuối kỳ, căn cứ vào các phiếu xuất kho, các hoá đơn và các khoản tiền chitrả thực tế cho nhà cung cấp, kế toán tính ra giá thực tế Bông Liên Xô cấp I xuấtkho thông qua hệ số giá Bảng tính giá thực tế vật liệu xuất kho tháng 3 năm

2000 ( xem trang 62) cho ta biết:

Hệ số giá = 1,004

Như vậy, giá thực tế Bông Liên Xô cấp I xuất kho:

2.467.794.200 x 1,004 = 2.477.665.377 đGiá thực tế Bông Liên Xô cấp I tồn kho cuối kỳ:

2.713.286.690 x 1,004 = 2.724.139.837 đ

4-/ Các chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ:

a, Khi mua và nhập kho nguyên vật liệu:

Tuỳ theo kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho sản xuất và yêu cầu dự trữcủa Công ty, phòng xuất - nhập - khẩu thăm dò, tìm kiếm thị trường nguyên vậtliệu sao cho phù hợp nhất Khi hàng về, đối với các loại vật tư cần kiểm nghiệmthì công ty sẽ thành lập Ban kiểm nghiệm, kết quả kiểm nghiệm được ghi vàbiên bản kiểm nghiệm

19

HOÁ ĐƠN (GTGT)

Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 2 tháng 3 năm 2000

Đơn vị bán hàng: Công ty Dệt Tiến Đạt

Họ tên người mua hàng:

Đơn vị: Công ty Dệt 8/3

Địa chỉ: 460 - Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Số TK:

Hình thức thanh toán: Theo HĐ số 000428 Mã số:

Ngày 16/12/1999

STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

01 Bông Liên Xô cấp I kg 98854 17391,15 1.719.184.724Cộng tiền hàng

Thuế suất GTGT 10%

Tổng tiền thanh toán

1.719.184.724171.918.4721.891.103.196

Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ tám trăm chín mươi mốt triệu một trăm linh ba nghìn một trăm chín mươi sáu đồng.

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đơn vị : Công ty Dệt 8/3

Bộ phận: Kho Bông

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Ngày 2 tháng 3 năm 2000

- Căn cứ vào quy định số 15 ngày 19 tháng 7 năm 1998 về kiểm nghiệm vật

tư của Tổng Giám đốc

- Ban kiểm nghiệm bao gồm:

- Đã kiểm nghiệm các loại:

STT Tên vật tư Mã số

Phương thức kiểm nghiệm

ĐVT

Số lượng theo chứng từ

Kết quả kiểm nghiệm

Số lượng đúng quy cách

Số lượng không đúng quy cách

01 Bông Liên Xô cấp

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm:

Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng Ban

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm vật tư và các chứng từ liênquan khác (nếu có), phòng xuất - nhập khẩu sẽ lập phiếu nhập kho

Đơn vị: Công ty Dệt 8/3

Ngày 2 tháng 3 năm 2000 Nợ: 152.1

21

Có: 331

Họ tên người giao hàng: Anh Thanh - Phòng Xuất nhập khẩu

Chứng từ số:

Biên bản kiểm nghiệm

Nhập tại kho: Bông

Thủ kho Người nhập Phụ trách cung tiêu

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, có thể lập cho một hoặc nhiều thứnguyên vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận và cùng một kho

Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán, thủ kho và bộ phận cung ứng cùngtiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho Sau đó, thủ kho ghi số thực nhập và cộtthực nhập trên phiếu nhập kho Trong trường hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa,thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phảibáo ngay cho phòng xuất nhập khẩu, đồng thời cùng người giao hàng lập biênbản để kế toán có chứng từ ghi sổ

Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký của người giao hàng, nhận hàng,thủ kho phải gửi một liên kèm theo biên bản thừa, thiếu nếu có về phòng xuấtnhập khẩu, một liên cùng hoá đơn đỏ sẽ được gửi lên cho kế toán thanh toán với

người bán để ghi sổ và theo dõi, liên còn lại thủ kho dùng làm căn cứ ghi thẻkho, sau đó, chuyển lên cho kế toán vật liệu định khoản và đưa dữ liệu vào máy.Đối với vật liệu tự chế nhập kho, vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệuthừa qua kiểm kê, phế liệu thu hồi thì chứng từ nhập kho của Công ty vẫn làphiếu nhập kho, được lập thành 3 liên và do bộ phận có vật liệu nhập kho lập:một liên giao cho người nộp, một liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư, liêncòn lại giao cho thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán.

b, Khi xuất kho nguyên vật liệu.

Đối với vật liệu xuất kho, chứng từ kế toán Công ty sử dụng là phiếu xuấtkho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu xin lĩnh vật tư,

xí nghiệp lập phiếu xuất kho với sự cho phép của người phụ trách vật liệu Sau

đó, phiếu xuất kho được chuyển lên cho bộ phận cung tiêu duyệt Sau đó ngườinhận sẽ cùng thủ kho xuống kho nhận hàng Thủ kho sẽ ghi số lượng thực xuấtvào phiếu xuất kho, số lượng này sẽ không được lớn hơn số lượng yêu cầu và cóthể nhỏ hơn số lượng yêu cầu nếu kho không đủ

Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu cùngloại, cùng một kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, 1 liên lưu lại trên cuốn

sổ của xí nghiệp, 2 liên còn lại thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuyển cho phòng

kế toán Kế toán vật liệu dùng 1 liên để ghi sổ, liên còn lại giữ để cuối tháng gửicùng với tệp: Bảng liệt kê các chứng từ nhập xuất, báo cáo nhập xuất tồn riêngcho từng kho để thủ kho đối chiếu với thẻ kho và gửi xuống cho các xí nghiệp

để đối chiếu

Đối với vật liệu xuất bán, kế toán sử dụng chứng từ là hoá đơn kiêm phiếuxuất kho Căn cứ vào thoả thuận với khách hàng phòng kế hoạch tiêu thụ củaCông ty lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Phiếu này được lập làm 3 liên, 1 liêngiao cho khách hàng, 1 liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển chophòng kế toán, liên còn lại giao cho phòng xuất nhập khẩu

III-/ HẠCH TOÁN CHI TIẾT QUÁ TRÌNH NHẬP, XUẤT KHO VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT 8/3.

Để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho tàng của Công ty và để công tác kếtoán vật liệu đạt hiệu quả cao, tránh công việc bị trùng lắp, Công ty đã hạch toánchi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư

Tại kho: Mỗi kho thủ kho mở thẻ kho, thẻ này được mở cho cả năm tàichính, cho từng loại vật liệu Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuấtkho, thủ kho ghi vào thẻ kho, ghi số lượng, cuối mỗi ngày cộng số tồn trên thẻ

kho Sau khi ghi thẻ kho xong, cuối ngày thủ kho tập hợp các chứng từ nhậpxuất gửi cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ.

xuất, kế toán vật liệu kiểm tra chứng từ, định khoản rồi nhập số liệu vào máytính Máy sẽ tự tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp giá hạch toán Cuốitháng, kế toán in ra:

+ Bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất vật liệu

+ Báo cáo nhập xuất tồn kho vật liệu

+ Sổ số dư cho từng kho

Bảng tổng hợp nhập - xuất tồn kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiếtcho từng loại vật liệu, từng danh điểm vật tư, từng lô hàng, mỗi lô hàng đượctheo dõi trên một dòng của bảng Bảng này theo dõi cả về mặt số lượng và giá trịcủa từng loại vật liệu nhập - xuất - tồn kho trong tháng.

Số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu cùng với

số liệu trên bảng liệt kê các chứng từ nhập xuất vật liệu trên bảng liệt kê cácchứng từ nhập xuất vật liệu được kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho củathủ kho

Từ số liệu trên thẻ kho, kế toán vật liệu lập sổ số dư vào cuối tháng Sổ số dưđược lập để theo dõi cho một năm, mỗi tháng được theo dõi trên một cột với haichỉ tiêu: số lượng và số tiền Mỗi danh điểm vật tư được theo dõi trên một dòng.Khi lập xong sổ số dư, kế toán đối chiếu với bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn

27