HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT 8-3

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT 8/3 I-/ MỘT SỐ NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TY DỆT 8/3 Nhìn chung Công ty Dệt 8/3 có một bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban được phân

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

DỆT 8/3

I-/ MỘT SỐ NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TY DỆT 8/3

Nhìn chung Công ty Dệt 8/3 có một bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, cụ thể

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty còn có các mặt chưa đạt như mong muốn nhưng trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay khi mà có biết bao doanh nghiệp Nhà nước, Công ty TNHH giải thể thì sự đứng vững của Công

ty là một điều đáng khen ngợi

Tuy gặp nhiều khó khăn nhưng Công ty Dệt 8/3 luôn cố gắng phấn đấu vươn lên, đảm bảo đầy đủ công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, phát động phong trào thi đua nhằm khắc phục mặt yếu, phát huy những điểm mạnh sẵn có để qua đó tìm được những hướng đi mới phù hợp với quy luật phát triển Trong những năm tới, Công ty đã có những định hướng rất tích cực như kiện toàn bộ máy tổ chức, mở rộng thêm một số hoạt động sản xuất kinh doanh, hạn chế tối đa những sai lầm mắc phải nhằm đem lại nhiều thuận lợi hơn cho Công

ty Với những điều kiện như hiện nay chắc chắn trong một ngày không xa Công

ty sẽ đạt được những gì mà Công ty mong muốn

Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng được hoàn thiện cho phù hợp với quy mô sản xuất của Công

ty Có thể thấy rõ điều đó qua những mặt sau:

Thứ nhất: Về bộ máy kế toán của Công ty.

Với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty, với tình hình phân cấp quản lý, khối lượng công việc nhiều , bộ máy kế toán của Công

ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán, ở các xí nghiệp thành viên và ở các bộ phận trực thuộc (phòng XNK) không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân

viên hạch toán thống kê làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện việc hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi xí nghiệp, bộ phận đơn vị của mình, phục vụ yêu cầu quản lý

xí nghiệp, lập các báo cáo kế toán nghiệp vụ (như báo cáo nguyên vật liệu, báo cáo kho thành phẩm ) Định kỳ chuyển các chứng từ cùng các báo cáo đó về phòng kế toán Công ty để xử lý và tiến hành công việc kế toán trong toàn bộ Công ty Vận dụng hình thức này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung đối với công tác

kế toán của Công ty, đảm bảo cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh đầy đủ, kịp thời, chính xác

Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán và thích hợp với điều kiện cụ thể của Công ty về tổ chức sản xuất, tính chất, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, sự phân cấp quản lý và phù hợp với trình độ chuyên môn kế toán của Công ty

Thứ hai: Về hình thức sổ kế toán.

Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ để hạch toán, đây là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với một Công ty lớn Các sổ sách nhật ký và các bảng biểu kế toán Công ty thực hiện tương đối đầy đủ, ghi chép cẩn thận, rõ ràng, chính xác, các tài khoản kế toán được vận dụng một cách phù hợp

Thứ ba: Về hệ thống chứng từ kế toán và phương pháp kế toán.

Hiện nay, Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính Các chứng từ được kiểm tra, luân chuyển một cách thường xuyên và phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Về phương pháp kế toán hàng tồn kho, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên Vì phương pháp này hoàn toàn phù hợp với loại hình kinh doanh của Công ty Công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho, vì điều này có ảnh hưởng lớn tới giá trị vật liệu xuất kho cũng như việc tiết

kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, góp phần ngày càng hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.

Thứ tư: Về việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán

Hình thức sổ NKCT mà công ty đang áp dụng có nhiều ưu điểm : Hầu hết

sổ được kết cấu theo một bên của tài khoản ( trừ một số tài khoản thanh toán ) nên đã giảm được một nửa khối lượng ghi sổ Mặt khác các sổ được kết cấu theo kiểu bàn cờ nên có tính chất đối chiếu kiểm tra cao Hơn thế nữa , nhiều chỉ tiêu quản lý được kết hợp ghi sẵn trên sổ kế toán NKCT , đảm bảo cung cấp thông tin tức thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn Tuy nhiên , nhược điểm lớn nhất của hình thức này là phức tạp về kết cấu , quy mô sổ lớn

về lượng và loại nên khó vận dụng phương tiện máy tính vào xử lý số liệu kế toán , đòi hỏi trình độ kế toán phải cao Tuy nhiên ,Công ty đã mạnh dạn vi tính hoá công tác kế toán Việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở Công ty

đã góp phần nâng cao năng suất lao động cho bộ phận kế toán, từ đó tác động đến năng suất lao động và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty Thông qua việc vi tính hoá, khối lượng công việc cho lao động kế toán đã được giảm nhẹ (về mặt tính toán, ghi chép, thời gian tập trung và tổng hợp số liệu kế toán) So với trước khi sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán, hiệu quả công tác kế toán ở Công ty đã được nâng cao

Thứ năm: Về công tác kế toán nguyên vật liệu.

Công tác kế toán vật liệu được tiến hành khá nề nếp theo một quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ, thể hiện nhiều điểm sáng tạo trong việc tổ chức hạch toán vật liệu Các số liệu, trên các sổ sách có tính đối chiếu cao

Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán vật liệu nói riêng của Công ty Dệt 8/3 còn có những hạn chế nhất định Do

đó, Công ty cần phải cải tiến và hoàn thiện hơn nữa Với góc độ là sinh viên

thực tập, em xin đưa ra một số kiến nghị sau nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán vật liệu tại Công ty.

II-/ NHỮNG Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY DỆT 8/3.

Yêu cầu quản lý đặt ra cho các doanh nghiệp phải ngày càng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán Hoàn thiện có nghĩa là việc thay đổi và bổ sung để công việc được tiến hành tốt hơn, hiệu quả hơn Do vậy, việc hoàn thiện

đó đòi hỏi cũng phải tuân theo những nguyên tắc nhất định Hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt 8/3 phải dựa trên các yêu cầu ban hành của Bộ Tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, các tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng sao cho phù hợp với tình hình sản xuất của Công ty

1-/ Về công tác tính giá vật liệu xuất kho:

Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho mà Công ty đang áp dụng phương pháp giá hạch toán Sở dĩ Công ty lựa chọn phương pháp tính giá này là vì: đối với vật liệu mua ngoài nhập kho có nhiều chi phí thu mua phát sinh nhưng đến cuối tháng kế toán mới tập hợp được những chi phí này để tính ra giá thực tế của vật liệu Do vậy mà toàn bộ vật liệu biến động trong tháng đều được tính theo giá hạch toán Tuy nhiên, giá hạch toán mà Công ty sử dụng không phải giá kế hoạch hay một loại giá ổn định trong kỳ mà là giá ghi trên hoá đơn của mỗi lô hàng nhập (chưa bao gồm các chi phí thu mua như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ

và chi phí bảo hiểm ) Điều này đã làm cho công tác tính giá vật liệu của Công

ty trở nên phức tạp Theo ý kiến của em, Công ty nên lựa chọn một loại giá ổn định để làm giá hạch toán, có thể là giá kế hoạch, giá tạm tính hoặc giá thực tế đầu kỳ Điều đó có thể làm cho việc tính giá vật liệu của Công ty đơn giản hơn

mà độ chính xác lại cao

2-/ Về cách luân chuyển chứng từ.

Đối với phiếu xuất kho không cần thiết phải lưu hai liên dưới các xí nghiệp sản xuất mà chỉ cần lưu 1 liên, liên còn lại nên giao cho phòng vật tư để theo dõi tình hình xuất vật tư trong kỳ.

Phiếu xuất kho lập làm 3 liên: 1 liên giao cho người nhận, 1 liên giao cho phòng vật tư, liên còn lại thủ kho ghi thẻ kho xong chuyển cho kế toán ghi sổ và lưu.Cuối tháng, kế toán chỉ cần chuyển cho các xí nghiệp sản xuất bảng liệt kê các chứng từ xuất vật liệu Xí nghiệp sản xuất dựa vào các phiếu xuất kho lưu ở đơn vị để đối chiếu với bảng kê chi tiết này

Như vậy, cách luân chuyển chứng từ này tạo điều kiện theo dõi, đối chiếu một cách chính xác và khoa học các nghiệp vụ xuất kho vật tư giữa xí nghiệp sản xuất, phòng vật tư, phòng kế toán Dựa vào đó kế toán vật liệu có thể hạch toán chính xác các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu và phòng cung tiêu có thể có được những thông tin kịp thời để lập kế hoạch mua sắm vật tư đáp ứng cho nhu cầu sản xuất trong kỳ

3-/ Về hạch toán chi tiết vật liệu.

Trong công tác hạch toán chi tiết vật liệu, phương pháp mà công ty đang sử dụng là phương pháp sổ số dư Thực chất phương pháp sổ số dư không yêu cầu

kế toán phải lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu, nên chăng Công ty thay bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu bằng bảng luỹ kế nhập xuất tồn và đồng thời lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất Như vậy, công việc hạch toán chi tiết vật liệu sẽ mang tính đối chiếu cao hơn

Hiện nay thông thường ở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, sử dụng kế toán máy, hầu hết đều hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phương pháp này vừa thuận tiện cho công tác hạch toán vật liệu tại phòng kế toán bằng kế toán máy (theo dõi cả về số lượng và giá trị), vừa giảm nhẹ công việc của thủ kho ở kho (chỉ cần theo dõi số lượng)

Cho nên Công ty cũng có thể xem xét:

- Thay thế tên gọi từ phương pháp sổ số dư về phương pháp thẻ song song.

- Kế toán không in ra sổ số dư nữa

- Lập thêm sổ chi tiết vật liệu

- Giữ nguyên bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất để phục vụ cho kế toán vật liệu dễ đối chiếu, kiểm tra với các chứng từ nhập, xuất trong tháng

- Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kế toán chỉ cần theo dõi phần giá trị

Khi lập sổ chi tiết vật liệu thì mỗi tài khoản của kho được kế toán theo dõi trên một sổ, mỗi nghiệp vụ phát sinh được kế toán theo dõi trên một dòng của

sổ, số dư đầu kỳ được lấy từ số dư cuối kỳ của tháng trước Cuối kỳ kế toán cộng lại để làm cơ sở cho việc ghi bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn

- Thay đổi quan hệ đối chiếu giữa kế toán vật liệu và thủ kho cho phù hợp với phương pháp này Sổ chi tiết vật liệu được dùng để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho về mặt số lượng

+ Tại kho: Thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng, hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán

+ Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán xuống kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, hàng ngày nhận được phiếu nhập, xuất, kế toán định khoản rồi đưa số liệu vào máy tính, cuối kỳ in ra các sổ sách cần thiết (bảng nhập xuất tồn, bảng phân

bổ vật liệu )

Do sử dụng cách lập thêm sổ chi tiết vật liệu cho từng tài khoản của từng kho thì khi lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn rất dễ dàng, không cần phải cộng số lượng trên bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất như trước rất mất thời gian, hay nhầm mà lại không có tính chất đối chiếu cao

(Xem mẫu sổ trang sau )

Trích:

BẢNG 13 - SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU

Tháng 3/2000

TK 152.1Kho: BôngTên vật tư: Bông Liên Xô CI

Xuất trong tháng Tồn cuối tháng

152004 Bông Liên Xô CI 3.470.550.906 1.731.254.306 2.477.665.377 2.724.139.837

152005 Bông Liên Xô CII 5.488.090.035 6.051.020.134 5.499.184.964 6.039.925.205

Cộng 18.295.611.361 9.914.804.154 11.495.103.507 16.715.312.008 4-/ Sổ chi tiết số 2 nên lập cho từng nhà cung cấp:

Công ty có những nhà cung cấp thường xuyên, nhiều lần trong tháng, do vậy, kế toán thanh toán nên theo dõi riêng cho từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết

số 2 Khi kế toán thanh toán nhận được hoá đơn đỏ cùng với phiếu nhập kho, kế toán thanh toán vào sổ chi tiết số 2 của nhà cung cấp đó, mỗi phiếu được theo dõi trên một dòng của sổ

Khi kế toán thanh toán cho nhà cung cấp nào thì phải vào ngay sổ chi tiết thanh toán của nhà cung cấp đó

Khi lập NKCT số 5, kế toán lấy số dư đầu tháng, cuối tháng của từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết số 2 để ghi vào dòng dư đầu tháng, cuối tháng trên NKCT số 5, như vậy sẽ có tính đối chiếu cao

5-/ Về mẫu sổ Nhật ký - Chứng từ số 5.

Trên Nhật ký chứng từ số 5 của Công ty do kế toán thanh toán lập để theo dõi tình hình thanh toán với người bán Kế toán không theo dõi riêng số phát sinh trong tháng cho từng nhà cung cấp, mà chỉ biết cuối tháng cộng tổng nợ còn bao nhiêu Cho nên, khi lập sổ Cái TK 331 không lấy ngay được số liệu trên nhật ký chứng từ số 5 mà phải cộng lại nên rất mất thời gian Do vậy, Nhật ký chứng từ số 5 ở đây chỉ là hình thức mà không có giá trị ghi sổ tiếp theo

Hơn nữa, mẫu sổ Nhật ký chứng từ số 5 mà công ty sử dụng không đúng với mẫu sổ quy định hiện hành Do đó, công ty nên xem xét lập lại Nhật ký chứng từ số 5 theo mẫu sau:

Số dư đầu tháng của từng người bán trên Nhật ký chứng từ số 5 được lấy từ cột số dư đầu tháng của sổ chi tiết số 2, số dư cuối tháng trên Nhật ký chứng từ

số 5 sẽ lấy từ số dư cuối tháng cộng lại của từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết số

2 Khi ghi Nhật ký chứng từ số 5 kế toán thanh toán phải cộng sổ, số liệu tổng

cộng của Nhật ký chứng từ số 5 sẽ được dùng để kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái

TK 331 Cách lập như vậy sẽ đảm bảo cho Nhật ký chứng từ số 5 của công ty đúng với yêu cầu của chế độ kế toán và lại có giá trị cho việc ghi sổ tiếp theo.(Xem mẫu sổ trang sau )

Số dư cuối kỳ 3.076.200.000

6-/ Về công tác hạch toán tổng hợp vật liệu

Thứ nhất: Kế toán nên mở thêm tài khoản 151 - Hàng đi đường chưa về

nhập kho và được theo dõi trên nhật ký chứng từ số 6

Thứ hai: Hình thức sổ kế toán mà công ty sử dụng là Nhật ký chứng từ

Nhưng mẫu sổ cái kế toán lập lại giống mẫu sổ cái của Nhật ký chung Cho nên công ty cần thay đổi lại mẫu sổ cái theo đúng chế độ quy định hiện hành

Trích:

BẢNG 17 - SỔ CÁI Tài khoản: 152 Năm 2000

Số dư đầu năm

Thứ ba: Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Hàng tồn kho nói chung cũng như nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản lưu động thường có biến động giá theo thời gian Đối với một doanh nghiệp thường xuyên phải mua nguyên vật liệu ngoài như công ty Dệt 8/3 thì giá mua lại càng không ổn định Vì vậy, để phòng tránh những rủi ro mang lại từ những

sự sụt giá hàng tồn kho nói chung, nguyên vật liệu nói riêng, Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Vì:

- Xét trên phương diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá mà bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản

- Xét trên phương diện tài chính: Do dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ nên doanh nghiệp tích lũy được một số vốn đáng lẽ đã được phân chia Số vốn này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực

sự phát sinh và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã được dự phòng khi các khoản

đó phát sinh ở niên độ sau này Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu độg trước khi sử dụng thật sự

- Xét về phương diện thuế: Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi tức phát sinh để tính ra số lợi tức thực tế

7-/ Hoàn thiện công tác phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu, vốn lưu động và công tác phân tích kinh tế nói chung tại công ty.

Mọi hoạt động kinh tế của doanh nghiệp đều nằm trong thế tác động liên hoàn với nhau Bởi vậy, chỉ có thể tiến hành phân tích các hoạt động kinh doanh một cách toàn diện mới có thể giúp cho doanh nghiệp đánh giá đầy đủ mặt mạnh, mặt yếu trong công tác quản lý doanh nghiệp

Mặt khác, không có phân tích kinh tế, số liệu hạch toán kế toán và thống kê

sẽ trở nên vô nghĩa về tự thân số liệu chưa nói lên điều gì