THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CUNG CẤP VÀ SỬ DỤNG VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CP XÂY DỰNG LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI

Với bộ máy lãnh đạo tổ chức điều hành gọn nhẹ, đội ngũ cán bộ, côngnhân kỹ thuật được đào tạo toàn diện về nghiệp vụ chuyên môn, cộng vớikinh nghiệm hàng chục năm hoạt động, Công ty CPXâ

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CUNG CẤP VÀ SỬ DỤNG VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CP XÂY DỰNG LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC

HÀ NỘI 2.1 ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

Công ty xây dựng lắp máy điện nước là một doanh nghiệp Nhà nướctrực thuộc Sở xây dựng Hà Nội, có trụ sở tại số 5 ngõ Thông Phong-Tôn ĐứcThắng-Đống Đa-Hà Nội

Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty như sau:

Tháng 10 năm 1967: Công ty thi công điện nước Sở Kiến trúc Hà nội

Tháng 1 năm 1973: Công ty lắp máy điện nước Cục Xây dựng Hà nội

Tháng 3 năm 2005: Quyết định số 928/QĐ-UB của UBND thành phố Hà nội

về việc bổ sung nhiệm vụ cho “Công ty CP Xây dựng Lắp máy điện nước”

Từ tổ chức tiền thân Công ty thi công điện nước Sở kiến trúc Hà Nội(thành lập tháng 10/1967) trải qua các thời kỳ kiện toàn bộ máy và thay đổi tổchức, Công ty được thành lập lại theo quyết định số 751/QĐ-UB, tháng4/1995 của UBND thành phố Hà Nội và chính thức mang tên Công ty xâydựng lắp máy điện nước Hà Nội Đến nay Công ty đã có bề dày thành tíchhoạt động trên 30 năm, trở thành một công ty xây dựng chuyên ngành lớn,phạm vi hoạt động rộng khắp ở Hà nội và các tỉnh phía Bắc

Với bộ máy lãnh đạo tổ chức điều hành gọn nhẹ, đội ngũ cán bộ, côngnhân kỹ thuật được đào tạo toàn diện về nghiệp vụ chuyên môn, cộng vớikinh nghiệm hàng chục năm hoạt động, Công ty CPXây dựng lắp máy điệnnước luôn đảm bảo chất lượng, tiến độ và tạo được uy tín với khách hàngtrong việc thực hiện các công trình xây dựng trên các lĩnh vực:

- Được lập và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư xây dựng

- Lắp đặt máy-thiết bị công trình công nghiệp và dân dụng

- Lắp đặt dây truyền công nghệ xử lý nước, đường ống cấp thoát nước

đô thị

- Lắp đặt điện động lực, điện điều khiển, điện ánh sáng công nghiệp vàdân dụng

- Xây dựng các công trình công cộng, dân dụng và công nghiệp quy

mô vừa và nhỏ - Trang trí nội thất

- Xây dựng và lắp đặt các công trình bưu điện

- Kinh doanh nhà và vật tư thiết bị chuyên ngành

Sản lượng doanh thu hàng năm của Công ty luôn đạt con số hơn 20 đến

50 tỷ đồng

Sau 30 năm xây dựng và trưởng thành công ty CP XD lắp máy điệnnước HN đã dần tìm được vị thế của mình trên thị trường Công ty không chỉtham giá đấu thầu các công trình trong nước mà còn tiến tới tham gia đấuthầu Quốc tế Nếu tính từ năm 2003 thì doanh thu và lợi nhuận đã chứng tỏ

sự phát triển lớn mạnh của Công ty trong thời gian qua

Một số chỉ tiêu Công ty đạt được trong 3 năm 2005, 2006 và 2007

Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy doanh thu tiêu thụ tăng hàng năm.

Từ 12 tỷ năm 2005 đến nay doanh thu hàng năm của công ty đã tăng lên 14

tỷ Nộp ngân sách nhà nước cũng tăng theo từng năm Điều đó chứng tỏ trongnhững năm qua, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng pháttriển

Do chỉ tiêu lợi nhuận ngày một tăng, đời sống cán bộ công nhân viên

đã dần dần được nâng lên Thu nhập bình quân một người từ hiện nay khoảng1500.000 - 2.000.000đ/tháng Sản xuất kinh doanh phát triển, Công ty có điềukiện tăng vốn để mở rộng sản xuất kinh doanh, trang bị thêm TSCĐ

Một số chỉ tiêu tài chính năm 2007 của Công ty như sau:

2.1.2 Đặc điểm quy trình công nghệ, tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty.

Với nhiệm vụ chính là xây dựng nhà ở, lắp máy điện nước, cấp thoátnước đô thị Tổ chức sản xuất của Công ty gồm 6 xí nghiệp với nhiệm vụ cụthể của từng xí nghiệp, song đều có kết hợp hỗ trợ chặt chẽ lẫn nhau trongquá trình sản xuất kinh doanh

Bàn giao

Nghiệm thu

Hoàn thiện

Thân Móng

Dọn mặt

bằng

- Các xí nghiệp 1, 2, 3, 4 có nhiệm vụ thi công, lắp đặt các công trìnhđường ống cấp thoát nước đô thị, nước sinh hoạt, lắp đặt máy công nghiệp,điện ánh sáng công nghiệp và dân dụng điện động lực, điện điều khiển, lắpđặt dây chuyền xử lý nước để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanhđược diễn ra liên tục, ngoài kho vật tư riêng của Công ty mỗi đội thi công vàocác xí nghiệp đều có kho tàng tự quản lý vật tư vật liệu và trang thiết bị riêng

- Xí nghiệp 5 và 6 xây dựng nhà bán, xây dựng các công trình vừa vànhỏ Ngoài ra còn hỗ trợ xây hố ga, bể chứa, sản xuất tấm đan phục vụ chocác công trình cấp thoát nước, trang trí nội thất

Như chúng ta đã biết để sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng, kỹthuật cao, Công ty phải trải qua một quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Tuy nhiên xuất phát từ những đặc điểm của sản phẩm xây lắp có kếtcấu phức tạp bao gồm nhiều bộ phận, nhiều công việc hợp thành Mặt khácngành nghề trong Công ty được đa dạng hoá từ xây nhà đến lắp đặt điện dândụng, cấp thoát nước Do đó để thi công một công trình, Công ty phải sửdụng nhiều công nghệ khác nhau Vì thế ở bài viết này, do mặt hạn chế vềthời gian cũng như hạn chế về kiến thức hiểu biết của một sinh viên thực tập,tôi chỉ có thể đưa ra khái quát của quá trình xây lắp một công trình xây dựngnhà điển hình như sau:

Như vậy quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm là một trong nhữngcăn cứ quan trọng để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm cũng nhưđiều tiết các phần hình thành khác như: vật tư, thiết bị, lao động

Xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đặc điểm quy trình côngnghệ, đồng thời đảm bảo tính tập trung nhất quán của quản lý, đảm bảo pháthuy sáng tạo của cấp bị quản lý, đảm bảo tính cân đối đồng bộ của các phòngban chức năng và số lượng cán bộ quản lý Công ty là đơn vị tổ chức hạchtoán độc lập có tư cách pháp nhân trực thuộc Sở Xây dựng Hà Nội tổ chứcquản lý theo mô hình 1 cấp Ban Giám đốc Công ty lãnh đạo và trực tiếp chỉđạo sản xuất kinh doanh tới các xí nghiệp Các phòng ban chức năng được tổ

Tập kết vật liệu

chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự chỉ đạo trực tiếp vàgiúp việc cho giám đốc, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty thông suốt.

Công ty có 3 phòng ban chức năng đó là:

*Phòng tài vụ:

Phản ánh chính xác hoạt động xây dựng xây lắp của Công ty, thu thập,

xử lý và cung cấp các thông tin kịp thời cần thiết về tình hình của Công ty

Trước kia , xí nghiệp còn có phòng vật tư và gia công cơ khí với nhiệm

vụ lập kế hoạch hợp đồng thu mua theo kế hoạch SXXD của các xí nghiệp.Nhưng từ đầu năm 2007, Công ty đã áp dụng phương thức hạch toán theohình thức khoán thu Do vậy, các xí nghiệp tự mua vật tư theo nhu cầu côngviệc chứ không phải do phòng vật tư của công ty mua và cung cấp Điều đógiúp cho các xí nghiệp tự chủ hơn trong công việc cũng như có ý thức tiếtkiện, tránh lãng phí nguyên vật liệu

Cơ cấu quản lý của công ty bao gồm:

- 1 giám đốc công ty

- 2 phó giám đốc ( phụ trách kỹ thuật, thi công, kế hoạch, việc làm)

- Các phòng ban nghiệp vụ

- Các giám đốc xí nghiệp

CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY

2.1.3 Bộ máy Kế toán ở Công ty

Công ty xây dựng lắp máy điện nước có 7 xí nghiệp thành viên và cácđội sản xuất trực thuộc Để đảm bảo cho công tác hạch toán, quản lí tình hìnhtài chính kế toán ở các đơn vị trực thuộc, Ban giám đốc công ty quyết địnhlựa chọn hình thức kế toán tập trung Toàn bộ Công ty tổ chức một Phòng tài

vụ và áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ Các đội thi công và các xínghiệp trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhânviên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách,hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh củađơn vị đồng thời lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển các chứng từ về Phòng tài

vụ của Công ty để xử lý và tiến hành công việc kế toán Phòng tài vụ có chứcnăng tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho côngtác quản lý, qua đó kiểm tra việc quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảmbảo quyền chủ động sản xuất kinh doanh và chủ động về tài chính của Công

ty Xuất phát từ tình hình thực tế của Công ty, từ yêu cầu quản lý và trình độcủa đội ngũ các bộ kế toán, biên chế nhân sự của Phòng tài vụ có 5 người,đứng đầu là kế toán trưởng, có một kế toán phó giúp việc cho kế toán trưởng.Chức năng nhiệm vụ của các thành viên trong phòng kế toán như sau:

- Kế toán trưởng: Là người giúp cho Giám đốc công ty tổ chức bộ máy

kế toán của công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty, chịu sựkiểm tra về mặt chuyên môn của cơ quan tài chính cấp trên Trách nhiệmhướng dẫn, chỉ đạo, phân công công việc cụ thể cho các thành viên trongphòng Lập báo cáo tài chính của Công ty

- Kế toán phó: Tập hợp chi phí và tính giá thành công trình kiêm tài sản

cố định và tiền mặt: Xác định đúng đối tượng tập hợp chi phí và đối tượngtính giá thành sản phẩm để việc tính giá thành công trình kịp thời, đúng đốitượng, đúng phương pháp Ngoài ra kế toán còn có nhiệm vụ ghi chép vàtheo dõi số liệu và có sự biến động của tài sản cố định trong công ty, tính vàtrích khấu hao TSCĐ, tham gia công tác kiểm kê định kỳ, đánh giá TSCĐ đểgiúp cho việc tính và trích khấu hao TSCĐ đúng đủ hợp lý Là kế toán thanhtoán , kế toán tiền mặt

- 01 kế toán viên theo dõi nguyên vật liệu, vật tư phục vụ cho hoạt độngsản xuất kinh doanh, theo dõi các khoản chi phí (như chi phí bán hàng, )

- 01 kế toán theo dõi chi trả BHXH và KPCĐ: có nhiệm vụ tính toán vàphân bổ hợp lý, chính xác chi phí về tiền công và trích BHXH và KPCĐ chocác đối tượng sử dụng liên quan Theo dõi TSCĐ và công nợ của Công ty

- Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt kiêm viết phiếu xuất vật tư

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY:

2.1.4 Một số đặc điểm về Công tác kế toán của Công ty

Mặc dù công ty có 7 xí nghiệp thành viên nhưng tất cả đều hạch toán phụthuộc hoàn toàn với Công ty Công ty áp dụng phương thức hạch toán khoántrên từng công trình Ví dụ một công trình đạt doanh thu là 10 tỷ đồng thì xínghiệp phải trích nộp lại cho công ty 15% để nuôi bộ máy gián tiếp trên công

ty, đồng thời để chi trả tiền BHXH cho toàn cán bộ 85% còn lại ở xí nghiệp.Hiện nay, Công ty XD lắp máy điện nước HN sử dụng hình thức kế toán

Nhật ký chứng từ Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các hoạt động

kinh tế tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đề được phân loại để ghi vào

Kế toán vật tư

Kế toán

chi phí giá thành

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán NK-CT

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình

tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế(theo tài khoản)

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùngmột sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lýkinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính

Ghi hàng ngày Ghi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Nhật ký chứng

từ số 6, 7

Các Nhật kýchứng từliên quan

Bảng kê số 3

Các loại sổ kế toán mà công ty sử dụng là:

- Nhật ký chứng từ

- Bảng kê

- Sổ cái

- Sổ kế toán chi tiết

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY

2.2.1 Đặc điểm vật liệu tại Công ty

Ở bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng vậy, số lượng và chủngloại vật tư bị quyết định bởi đặc điểm sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp

ấy Với đặc điểm chung của ngành xây dựng là thường xuyên sản xuất lưuđộng, lực lượng sản xuất phân tán không tập trung và thường xuyên là làmvào ban đêm với công việc cụ thể là: lắp đặt máy, thiết bị công trình côngnghiệp và dân dụng, lắp đặt dây chuyền công nghệ xử lý cấp thoát nước đôthị, lắp đặt điện động lực, điện điều khiển, điện ánh sáng công nghiệp và dândụng Xây dựng các công trình công cộng nhà ở trang trí nội thất, với đặcđiểm sản xuất như vậy nên các loại vật tư sử dụng cho việc sản xuất sảnphẩm của Công ty cũng mang tính đặc thù khác nhau

Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý vật liệu của công ty cónhững khó khăn riêng biệt Vấn đề đặt ra cho Công ty là phải đưa ra nhữngbiện pháp quản lý chặt chẽ vật liệu và sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệmnhằm hạ thấp giá thành sản phẩm, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất; đó cũngchính là mục tiêu phấn đấu của Công ty Chính vì vậy ở Công ty đã tiến hànhphân loại vật liệu cũng là một trong những biện pháp góp phần quản lý tốt vậtliệu

2.2.2 Phân loại vật liệu

Do vật liệu của Công ty phong phú và đa dạng bao gồm nhiều chủngloại khác nhau Mỗi loại lại có chức năng công dụng, tính chất lý, hoá khácnhau Muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán chính xác vật liệu thì cần phảitiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý.

Thực tế nguyên vật liệu ở Công ty được phân loại như sau:

Căn cứ vào nội dung kinh tế vật liệu được chia thành các loại sau đây:

- Vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, tham giavào quá trính sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể sảnphẩm Bao gồm: Xi măng, sắt, thép, cát, đá, sỏi

- Trong xi măng lại được chia thành: Xi măng P400, xi măng P500,thép 15, 600

- Vật liệu phụ bao gồm rất nhiều loại khác nhau Tuy không cấu thànhnên thực thể sản phẩm Song vật liệu phụ rất đa dạng và mang tính đặc thùkhác nhau Nguyên vật liệu trong Công ty bao gồm các loại nguyên vật liệuchính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu Mỗi loại nguyên vật liệu lại bao gồmnhiều nhóm

VD: Vật liệu chính trong Công ty gồm các nhóm: Xi măng, sắt, gạch,ngói

Mỗi nhóm vật liệu lại gồm nhiều thứ xi măng gồm: Xi măng trắng, ximăng P500, xi măng P400

Đối với 2 đội thi công 5 và 6 của Công ty với nhiệm vụ chủ yếu là xâydựng nhà ở thì vật liệu chính là xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, cát và đá

Còn 4 Xí nghiệp có nhiệm vụ lắp đặt các công trình đường ống, cấpthoát nước, điện dân dụng thì vật liệu chủ yếu là các loại ống nhựa, ốnggang, ống thép từ 15 đến 600 các loại dây điện, các phụ kiện kèm theo: Tê,van, cút, đai khởi thuỷ

Xét về mặt chi phí, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trongtoàn bộ chi phí sản xuất đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu chính Do đó một

biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng ngay tới giá thành sảnphẩm Do vậy mà Công ty phải có biện pháp thu mua, vận chuyển, bảo quảntốt tránh tình trạng hư hao, mất mát làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất củaCông ty, đồng thời tính toán sao cho chi phí vận chuyển là thấp nhất Cónhững tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất như làm thay đổimàu sắc, vẻ đẹp bên ngoài cho sản phẩm VD: Sơn, dung môi pha sơn

- Nhiên liệu: Là các loại xăng, dầu phục vụ cho quá trình SXKD củaCông ty như các loại xăng, dầu

- Phụ tùng thay thế sửa chữa: Là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị

mà Công ty mua sắm, dự trữ, phục vụ cho việc sửa chữa máy móc, thiết bịnhư: Bu lông, vòng bi, ác quy

- Phế liệu thu hồi: Chủ yếu là những loại vật liệu bị loại ra trong quátrình sản xuất như: Vỏ bao Xi măng, các đầu mẩu sắt, thép

- Giá thực tế của vật liệu (mua ngoài, thuê ngoài, vận chuyển, nhập khogồm giá ghi trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển)

- Giá thực tế vật liệu nhập kho (tự chế) là giá vật liệu xuất kho để giacông, cộng với các chi phí gia công như tiền lương, bảo hiểm xã hội, khấuhao TSCĐ của bộ phận gia công

- Đối với phế liệu thu hồi, giá thực tế của phế liệu thu hồi được tínhbằng giá thực tế của phế liệu có trên thị trường.

Để quản lý vật liệu xuất kho Công ty còn sử dụng phương pháp nhậptrước, xuất trước Theo phương pháp này, dựa trên giả định hàng nào nhậptrước sẽ được xuất trước và trị giá NVL xuất kho sẽ được tính bằng số lượnghàng xuất kho nhân với đơn giá của hàng nhập kho theo thứ tự thời gian từtrước đến sau NVL tồn kho được tính theo số lượng NVL tồn kho và đơn giácủa những lô hàng nhập sau hiện còn

Ví dụ1: trong tháng 1 năm 2007, trên sổ chi tiết tài khoản 152- nguyênliệu vật liệu

Tên vật liệu-Thép cuộn  6LD

- Tồn kho đầu tháng: 2000 kg đơn giá: 4300

2.2.4 Thủ tục nhập xuất kho vật liệu :

Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu nóichung và công tác hạch toán nói riêng, thì trước hết phải dựa trên cơ sở cácchứng từ kế toán để phản ánh chi tiết tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập-xuất vật liệu, chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi chép sổ kế toán

Trong phần hạch toán vật liệu ở Công ty CP xây dựng lắp máy điệnnước Hà Nội sử dụng các chứng từ kế toán sau:

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho.

- Hoá đơn GTGT (mẫu 01- GTGT)

- Hoá đơn GTGT (mẫu 02- GTGT)

Trình tự chứng từ luân chuyển như sau:

2.2.4.1 Thủ tục nhập kho:

Ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội, trước đây vật liệumua ngoài do phòng cung ứng vật tư tiến hành thu mua theo kế hoạch củaCông ty đã đề ra, tuy nhiên từ năm 2007 đến nay, việc mua vật liệu được tiếnhành khoán thu theo từng đơn vị thành viên, từng xí nghiệp Từng xí nghiệptiến hành mua vật liệu theo nhu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị mình.Bên cung cấp viết hoá đơn cho nhân viên vật liệu ở từng xí nghiệp ( hoá đơnmua NVL, bên bán phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu như: chủng loại NVL, đơngiá, số lượng, thành tiền ) Tại các xí nghiệp, nhân viên vật tư tiến hànhtrình hoá đơn lên các cấp lãnh đạo để xem xét tính hợp lý, hợp lệ của hoáđơn, đối chiếu với hợp đồng đã ký trước đây Nếu chấp nhận mua, kế toán vật

tư ở phòng Tài vụ sẽ lập phiếu Nhập kho gồm 3 liên Sau đó nhân viên vật tư

sẽ cầm phiếu nhập kho cùng hoá đơn mua hàng xuống kho giao cho thủ kho.Thủ kho căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho, kiểm nhận số lượng thủ kho vàtình hình thực tế vật tư sau khi tiến hành kiểm nhận số lượng thủ kho sẽ ghivào cột thực nhập cho cả 3 liên của phiếu nhập kho và cùng người giao hàng

ký tên vào 3 liên của phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho được ghi thành 3 liên cụ thể như sau:

- 1 liên : lưu tại phòng Tài vụ

- 1 liên: giao cho nhân viên vật tư

- 1 liên: giao cho thủ kho giữ

Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển cho phòng tài vụ Công ty

để làm căn cứ ghi sổ kế toán Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ

kho và chỉ theo dõi các chỉ tiêu số lượng về nhập, xuất, tồn kho từng loại vậtliệu mà không theo dõi về giá trị của vật liệu.

- Đối với NVL được nhập do tự chế biến, do thu hồi phế liệu: bộ phậnnhập kho phải lập phiếu nhập kho thành 3 liên, sau khi người phụ trách bộphận vật tư ký vào phiếu nhập kho thì người được uỷ quyền mang vật liệucùng phiếu nhập kho đến kho nhập Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ khokiểm nhận vật liệu nhập vào kho theo chỉ tiêu số lượng, ghi sổ thực nhập vàophiếu và cùng người nộp ký vào 3 liên:

- 1 liên lưu tại nơi lập phiếu

- 1 liên giao cho người nhập giữ

- 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển chophòng kế toán để ghi sổ kế toán

Các loại vật liệu mua về Công ty đều được nhập kho theo quy định.Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu hiện có trong kho một cáchkhoa học, hợp lý đảm bảo yêu cầu bảo quản từng thứ, từng loại vật liệu đểtiện cho việc theo dõi quản lý và tiền cho công tác, nhập, xuất kho

Ví dụ2: Trong tháng 1/2007 Công ty có mua một số thép để phục vụcho sản xuất, hoá đơn thuế GTGT do bên bán gửi kèm như sau:

BIỂU SỐ 1:

Mẫu số 01 2LL

HOÁ ĐƠN (GTGT) BV/06-B

(Liên 2 giao cho khách hàng) No.009522

Ngày 4/1/2007 Đơn vị bán hàng: Công ty sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị Chương Dương Địa chỉ: 81/A9 Nguyễn Văn Cừ- Gia Lâm.

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Trí

Đơn vị: Công ty CP Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội

Địa chỉ: 59 Ngõ Thông Phong

Số tiền viết bằng chữ: (bốn triệu năm trăm ngàn, một trăm hai mươi đồng).

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)

Căn cứ vào hoá đơn GTGT do bên bán lập, phòng Tài vụ đã lập phiếunhập kho như sau:

Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Theo chứng từ

Thực nhập

Cộng thành tiền (bằng chữ): (bốn triệu không trăm chín mốt ngàn đồng chẵn).

Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

2.2.4.2 Thủ tục xuất kho :

Công ty Xây dựng lắp máy điện nước Hà Nội bao gồm 7 đơn vị thànhviên Do đó không chỉ có các kho vật tư chung của toàn Công ty mà mỗi xínghiệp, sản xuất đều có kho riêng và bố trí một thủ kho riêng có trách nhiệmtheo dõi nhập, xuất tồn kho vật tư theo chỉ tiêu số lượng ở từng kho xínghiệp

Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất được giao trong kỳ, căn cứ vào địnhmức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm Xí nghiệp kho có nhu cầu về

NVL dùng cho sản xuất thì kế toán xí nghiệp (thống kê) sẽ viết đơn xin lĩnhvật tư: liệt kê các danh mục vật liệu cụ thể về quy cách, phẩm chất (dựa trên

kế hoạch sản xuất và dự toán công trình) Giám đốc xí nghiệp (đội trưởng) kýxác nhận vào đơn xin vật liệu đó

Sau đó kế toán xí nghiệp sẽ mang đơn xin lĩnh vật liệu lên Phòng tài vụCông ty yêu cầu lĩnh vật liệu Căn cứ vào dự toán công trình và đơn xin lĩnhvật tư đã được giám đốc Công ty duyệt phòng kế toán lập phiếu xuất kho chỉghi vào cột yêu cầu Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, sau khi phụ tráchphòng ký vào được giao cho người lĩnh vật liệu mang xuống kho để lĩnh vậtliệu Thủ kho Công ty ghi vào sổ thực xuất sau khi kiểm nghiệm số lượng sốthực xuất và thủ kho ký vào 3 liên của phiếu xuất kho

- 1 liên giao cho phòng Tài vụ

- 1 liên giao cho thủ kho xí nghiệp (đội sản xuất)

- 1 liên thủ kho Công ty giữ sau khi ghi thẻ kho sẽ được chuyển lênphòng kế toán Công ty để làm căn cứ ghi sổ kế toán

Đôi khi ở Công ty có trường hợp xuất kho vật liệu đem bán (vật liệuthừa hoặc phế liệu) phòng Tài vụ Công ty sẽ viết hoá đơn thuế GTGT thành 3liên (đơn giá ghi trên hoá đơn sẽ được chuyển cho giám đốc và kế toántrưởng Công ty ký duyệt, sau đó giao cho khách hàng Nếu khách hàng thanhtoán bằng tiền mặt thì khách hàng đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóngdấu "đã thu tiền"

Vào hoá đơn bán hàng Thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hàng, xuấtkho vật liệu giao cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào 3 liên :

- 1 liên giao cho khách hàng

- 1 liên chuyển cho phòng Tài vụ

- 1 Liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho

Ví dụ3: Ngày 22 tháng 1 năm 2007 Công ty xuất kho vật liệu cho TC5