MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VẬT LIỆU Ở CÔNG TY XÂY DỰNG LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI

Là một thành viên trực thuộc Sở Xây dựng Hà nội, một đứa con trong gia đình của ngành XDCB, công ty cũng luôn cố gắng thực hiện tốt những qui chế quản lý của ngành nói chung và đối với c

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VẬT LIỆU Ở CÔNG TY XÂY DỰNG LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI. 3.1 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC

Công tyCP xây dựng lắp máy điện nước Hà nội qua nhiều năm phát triển đến nay công ty đã có nhiều những bước tiến rõ rệt Sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân ngày một khá hơn, thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ đối với nhà nước Công ty luôn chú ý tới việc nâng cao tay nghề, cấp bậc thợ cho công nhân cũng như nâng cao trình độ cho cán bộ quản lý Hơn thế nữa, công ty đã tìm cho mình một hướng đi đúng đắn, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, thi công, không những tăng cường vốn đầu tư vào việc mua sắm máy móc và trang thiết bị hiện đại để bắt kịp với xu hướng phát triển của thị trường Đến nay công ty đã có một chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường xây dựng, là một doanh nghiệp luôn có uy tín đã và đang thi công nhiều công trình trên khắp mọi miền đất nước

Là một thành viên trực thuộc Sở Xây dựng Hà nội, một đứa con trong gia đình của ngành XDCB, công ty cũng luôn cố gắng thực hiện tốt những qui chế quản lý của ngành nói chung và đối với công tác quản lí, nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư nói riêng Mục tiêu lâu dài của công ty cũng chính là tuân theo xu hướng của tất cả các ngành kinh tế khác tồn tại trong nền kinh tế quốc dân.Đó

là ,bảo đảm đúng mục tiêu chiến lược phát triển kinh tế xã hội trong từng thời kỳ theo định hướng XHCN Thực hiện chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại hoá, đẩy nhanh tốc độ phát triển kinh tế, nâng cao đời sống

vật chất tinh thần của nhân dân

Để tiến hành sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả, ở bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào cũng cần đến một nguồn đối tượng lao động ( nguyên nhiên vật

liệu, bán thành phẩm ) dồi dào Những đối tượng lao động nói trên nếu xét về hình thái hiện vật gọi là các tài sản lưu động, còn xét về hình thái giá trị được gọi

là vốn lưu động của doanh nghiệp.Trong điều kiện kinh tế thị trường, công tác quản lí vốn lưu động nói chung và nhiệm vụ giám sát, theo dõi quá trình vận động không ngừng qua các chu kỳ sản xuất kinh doanh, luôn được biểu hiện dưới hình thái ban đầu là vốn tiện tệ, sau chuyển sang hình thái vốn vật tư hàng hoá rối lại quay trở về hình thái ban đầu là vô cùng cần thiết và cấp bách

Vật liệu là một bộ phận quan trọng của vốn lưu động trong khâu dự trữ Nó phản ánh một lượng vốn lưu động nhất định được doanh nghiệp xác định và duy trì cho mọi quá trình sản xuất kinh doanh Là một doanh nghiệp xây lắp, công tyCP

XD lắp máy điện nước Hà nội luôn quan tâm đến việc duy trì một lượng vốn trong khâu dự trữ vừa đủ để phục vụ cho các nhiệm vụ đặc thù của ngành mình

Đơn vị: đồng

Năm 2005 Năm 2006 Nguyên vật liệu 1.430.700.890 1.290.530.600

Công cụ dụng cụ 780.984 750.400

Vốn lưu động 10.321.537.945 12.879.120.650

Tổng số vốn 13.913.933.891 20.466.969.090

Vốn LĐ/ số vốn(%) 78,18 62,92

Vốn dự trữ/Vốn LĐ(% 13,86 10,02

Giá trị NVL/ Vốn LĐ 13,86 10,02

( trích Báo cáo Tài chính 2005,2006 )

Theo tính toán số liệu của 2 năm gần đây, giá trị vốn lưu động chiếm trên tổng số vốn của công ty đang có xu hướng giảm ( 62,92%- 78,18% =

-15,26%, tương ứng với tỉ lệ là -24,25% ).

Trong khi đó, giá trị vốn dự trữ chủ yếu là giá trị vật tư chiếm trên tổng vốn lưu động cũng giảm, cụ thể:

10,02% - 13,86% = -3,84%, tương ứng với tỉ lệ là -38,32%.

Riêng đối với nguyên vật liệu, so sánh giữa 2 năm tỉ trọng này cũng đang có xu

hướng giảm -3,84%, tương ứng với tỉ lệ là -38,32% Điều này phản ánh giá trị

nguyên vật liệu tồn trong kho của doanh nghiệp năm sau ít hơn năm trước, trong khi đó tổng số vốn lưu động của doanh nghiệp năm 2006 lại tăng mạnh so với năm

2005 Tuy nhiên công ty vẫn đảm bảo một lượng vật liệu tồn kho dự trữ vừa đủ Bởi vì nếu công ty tăng lượng dự trữ vật liệu tồn kho sẽ dẫn đến việc tăng thêm các chi phi bổ sung như : chi phí bảo quản, chi phí bảo hiểm kho hoặc những rủi ro làm giảm chất lượng vật liệu tồn kho Như vậy, trong chiến lược phát triển mới của mình, mục đích của công ty là hạn chế đến mức tối thiểu có thể số nguyên vật liệu tồn kho, tránh để một lượng nguyên vật liệu lớn hơn nhiều so với nhu cầu sản xuất kinh doanh của mình luôn bị ứ đọng, dẫn đến tồn đọng vốn, phần nào làm giảm tốc

độ luân chuyển của vốn lưu động

Qua tính toán ta thấy được sự phân bố của giá trị vật tư chiếm trong tổng số vốn lưu động của công ty, từ đó nhận ra những nhu cầu vốn về vật tư cho từng năm cũng có sự biến động khá mạnh Nếu xác định đúng đắn, chính xác được nhu cầu

về vật tư thì công ty sẽ nâng cao hiệu quả kinh tế,tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, đặt biệt đối với vốn lưu động là vật tư dự trữ tránh tình trạng ứ động vốn, sử dụng vốn không hợp lý, vỏ bọc giả tạo về nhu cầu vật tư

Đặt trong tình hình thực tế của công ty CP XD lắp máy điện nước HN, tỉ trọng vật tư chiếm trên tổng số vốn lưu động trong 2 năm gần đây giảm, tuy nhiên xét trong hoàn cảnh thực tế sản xuất kinh doanh của công ty và tình hình cung cấp vật tư trên thi trường thì điều này lại là tín hiệu tốt Thật vậy, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp trong ngành xây lắp đều có mức dự trữ vật tư trong kho càng ít càng tốt Nhu cầu dự trữ thường xuyên cho các công trình, nhu cầu dự trữ thời vụ vào cuối năm như trước kia hiện nay không còn nữa Các nhà cung cấp vật tư cho công

ty luôn sẵn sàng cung ứng , đáp ứng không những vế số lượng mà cả về chất lượng Các nguyên vật liệu chính phục vụ chủ yếu trong các công trình xây dựng, lắp đặt như: sắt, thép các loại, gạch, xi măng luôn sẵn có trên thị trường Ngoài ra

công ty còn có một mạng lưới kho tàng tập kết vật tư tốt, hạn chế hao hụt trong khâu bảo quản Chu kỳ giao hàng , thời gian vận chuyển từ nơi cung ứng đến chân công trình hay về kho đều được rút ngắn đến mức tối thiểu Mặt khác, tỉ trọng vật liệu so vốn lưu động giảm cho thấy vòng quay vật liệu tại công ty ngày càng nhanh, công ty chỉ tập trung một lượng vốn nhất định vừa đủ vào việc dự trữ vật liệu là sự mạnh dạn, táo bạo trong sản xuất kinh doanh Bởi vì, công ty muốn có thêm một lượng vốn bằng tiền, các khoản vốn đầu tư ngắn hạn, các khoản vốn trong thanh toán để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh khác của công ty

Gắn với nhiệm vụ kế toán vật liệu và các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại công ty, cụ thể là :Huy động và sử dụng có hiệu quả cao nhất các nguồn vật liệu hiện có, giảm thiểu lượng vốn rót vào những vật tư thực sự chưa cần thiết Nâng cao vai trò lao động, sản xuất tiết kiệm, khuyến khích tinh thần say mê nghiên cứu tìm tòi, đưa ra những phát hiện,sáng kiến nhằm đẩy nhanh năng xuất lao động, hạ thấp chi phí , hạ thấp giá thành sản phẩm

Về mặt tổ chức kế toán, cũng như nhiều doanh nghiệp khác, công ty đang áp dụng hệ thống kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định của Bộ Tài chính, nhanh chóng tiếp cận và áp dụng Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam ( 01/2002) Đây là chế độ kế toán được xây dựng trên nguyên tắc và thông lệ kế toán các nước phát triển Qua thời gian thực tập tại Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước, em thấy công tác kế toán vật liệu ở công ty có những nét nổi bật:

3.1.1 Những mặt ưu thế

- Nhìn chung công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch mua nguyên vật liệu.Với khối lượng NVL sử dụng lớn, chủng loại đa dạng mà công ty vẫn cung cấp đầy đủ cho nhu cầu sản xuất giúp cho quá trình thi công được tiến hành liên tục, ít bị gián đoạn cho thấy tinh thần trách nhiệm cao và sự nỗ lực của các đơn vị,

cá nhân của toàn công ty là rất cao

- Về tổ chức kho bảo quản: các kho NVL được sắp xếp một cách có hệ thống

và hợp lý, đội ngũ thủ kho có tinh thần trách nhiệm nên công việc tổ chức, bảo quản , giao nhập NVL tiến hành khá tốt

- Nhân viên kinh tế tại các xí nghiệp, các đội đã thực hiện khá tốt việc theo dõi tình hình sử dụng vật liệu tại các công trình, giao đầy đủ chứng từ cho kế toán vật tư và kế toán giá thành

- Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức phù hợp với yêu cầu công việc, phù hợp với trình độ khả năng chuyên môn của từng người Do việc tổ chức công tác hạch toán và vận dụng những cải tiến mới trong hạch toán được tiến hành một cách kịp thời và thích ứng với điều kiện của công ty

- Kế toán vật tư thực hiện tương đối tốt, phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi, tính toán và phân bổ chính xác cho từng đối tượng sử dụng Kế toán vật tư đã tập hợp đầy đủ sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ nhập kho vật tư

3.1.2 Những mặt hạn chế

Tuy nhiên, do đặc thù là một doanh nghiệp của ngành XDCB, sản phẩm xây lắp là công trình hoặc hạng mục công trình dở dang, các công trình dân dụng,các công trình lắp đặt điện nước Hầu hết các sản phẩm này đều có qui mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài, giá trị lớn, có tính tổng hợp về kinh tế, chính trị, kỹ thuật,nghệ thuật Mặt khác, quá trình thi công lại được chia làm nhiều giai đoạn: chuẩn bị điều kiện cho thi công, xây dựng, lắp đặt kết cấu, thiết bị công nghệ

và các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho các đối tượng sử dụng Mỗi giai đoạn thi công lại bao gồm rất nhiều công việc khác nhau, khối lượng thi công chủ yếu được tiến hành ngoài trời nên chịu ảnh hưởng rất nhiều của điều kiện thiên nhiên như: nắng, mưa, gió, bão Do đó, quá trình và điều kiện sản xuất thi công không ổn định, có tính lưu động cao Điều này làm cho việc quản lí và nâng cao hiệu quả sử dụng vật

liệu nói riêng và công tác hạch toán kế toán nói chung ở công ty cũng có một số khó khăn, cụ thể là:

- Việc tổ chức quản lý vật liệu ở các xí nghiệp đội thi công đặc biệt vật tư mua được chuyển thẳng đến chân công trình còn chưa chặt chẽ Vì việc giao nhận các loại vật liệu này không được cân đong đo đếm, lại để ngay tại chân công trình nên công tác quản lý bảo vệ số lượng vật tư này có phần thiếu sót gây lãng phí và thất thoát một lượng vật liệu đáng kể

- Về bộ máy kế toán: Hiện nay bộ máy kế toán tại công ty đã được tổ chức một cách khoa học và khá hiệu quả nhưng có một số mặt còn hạn chế Với quy mô

và sự phát triển của công ty ngày càng lớn mạnh các công trình ngày càng nhiều, nghiệp vụ phát sinh tương đối lớn thì đội ngũ kế toán của công ty chỉ gồm 5 người phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán theo dõi các nghiệp vụ của 7 đơn vị thành viên Do đó bộ máy kế toán rất vất vả trong công tác hạch toán NVL nhất là lúc tổng hợp cuối kỳ

- Do đặc điểm của ngành thi công xây lắp, các công trình thi công ở các địa điểm khác nhau, thường xa công ty nên cuối tháng hoặc đầu tháng sau các xí nghiệp mới hoàn thành chứng từ lên phòng kế toán công ty Nhưng thực tế, việc hoàn thành chứng từ thường chậm trễ kéo dài ảnh hưởng đến việc tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán không kịp thời

- Hệ thống sổ sách kế toán của công ty vẫn chưa khoa học do chưa áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý kế toán dẫn đến hệ thống sổ sách của phòng

kế toán còn rườm rà

3.2 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP

3.2.1 Ý kiến thứ nhất: Tổ chức quản lý vật liệu

Công ty nên tiến hành phân tích tình quản lý sử dụng vật liệu để đảm bảo cho việc đánh giá chính xác, cụ thể các kết quả của quá trình quản lý sử dụng nguyên vật liệu Xác định rõ nguyên nhân các nhân tố cụ thể ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm vật liệu để có biện pháp khắc phục đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục

Theo tôi Công ty nên phân tích tình hình cung cấp về tổng khối lượng nguyên vật liệu dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế hoạch về tổng khối lượng NVL Ngoài

ra Công ty cần sử dụng tỷ lệ hoàn thành cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu

để phân tích tình hình cung cấp về các loại nguyên vật liệu chủ yếu Mặt khác cần phân tích mức đảm bảo từng NVL chủ yếu và xem xét khoảng cách giữa các lần nhập Cần quan tâm đến việc phân tích tình hình khai thác các nguồn NVL trên cơ

sở đó Công ty sẽ tính toán được lợi ích kinh tế và đi đến quyết định khai thác hay huỷ bỏ

Như đã nói ở trên, việc quản lý vật liệu hiện nay ở Công ty CP xây dựng lắp máy điện nước là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu Tuy nhiên, trên thực tế ở các xí nghiệp và đội thi công, việc quản lý này còn một vài thiếu sót gây lãng phí vật liệu là đối với những vật tư không nhập kho mà chuyển thẳng đến chân công trình như: cát, đá, sỏi để thuận tiện cho việc sử dụng Chỗ để các loại vật liệu này thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này không được cân đong đếm kỹ lưỡng nên dẫn đến việc thất thoát một

số lượng vật tư đáng kể Vì vậy công ty nên chuẩn bị chỗ để vật tư sao cho dễ bảo

vệ, thuận tiện cho quá trình thi công, cần cử người bảo vệ để tránh việc thất thoát vật liệu

3.2.2 Ý kiến thứ hai: Việc hoàn chứng từ của các xí nghiệp

Hiện nay, các hoạt động đi mua vật liệu hàng ngày thường được mua bằng tiền tạm ứng Căn cứ vào định mức một số vốn để thi công, vào cuối tháng, hoặc đầu tháng sau các đội, xí nghiệp phải hoàn các chứng từ hoá đơn lên phòng Tài vụ

Thực tế, việc hoàn chứng từ này thường chậm trễ và kéo dài, có khi đến cuối tháng sau mới hoàn đủ chứng từ Điều này gây khó khăn cho công tác kế toán trong việc

sử lý số liệu và lập báo cáo kế toán Vì vậy, công ty nên quy định cho các xí nghiệp thời hạn hoàn chứng từ chính xác cụ thể để tránh tình trạng như hiện nay, đảm bảo việc phản ánh số liệu một cách kịp thời Hơn nữa, việc trao đổi giữa thủ kho và kế toán không thường xuyên, chỉ định kỳ vào cuối tháng, do đó khi có sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng Tài vụ gặp rất nhiều khó khăn Vì vậy, khi phát sinh sai sót

ở khâu nào thủ kho phải báo ngay cho phòng kế toán biết để xử lý, khắc phục những sai sót

3.2.3 Ý kiến thứ 3: Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán

Bằng cách áp dụng công nghệ thông tin vào hạch toán, giảm bớt số lượng sổ sách, giúp cho việc quản lý được thuận tiện

Công tyCP XD lắp máy điện nước Hà nội, việc trang bị máy vi tính cho phòng kế toán hiện nay chưa đi sâu vào chiều sâu Công ty cần nhận thức rõ hơn vai trò của tin học trong công tác kế toán Hơn nữa hạch toán vật tư ở công ty có rất nhiều chủng loại rất phức tạp, nếu cứ làm bằng tay thì khó tránh khỏi sai sót, khó đảm bảo tính chính xã trong công tác hạch toán Vì vậy trong thời gian tới công ty nên có riêng một chương trình phần mềm kế toán chuyên dụng, phù hợp với tình hình thực tể công ty Đối với công tác hạch toán vật tư, với chủng loại vật liệu công cụ dụng cụ đa dạng, việc mã hoá tên các loại vật tư, nhằm giảm bớt gánh nặng cho các nhân viên kế toán khi nạp số liệu vào máy Kế toán vật liệu có thể mở từng tệp để quản lí từng nhóm, loại vật liệu theo dạng hình cây Hằng ngày khi có chứng từ nhập-xuất của từng thứ loại nào thì kế toán vào số liệu cho từng thứ, loại vật liệu đó Hằng ngày, máy vi tính sẽ tự động tính toán số lượng nhập, xuất và tồn, vì vậy sẽ đáp ứng kịp thời nhu cầu chính xã về số lượng các thông tin về vật liệu

3.2.4 Ý kiến thứ 4 : Công ty nên mở sổ danh điểm vật liệu

Do tính phong phú về chủng loại vật liệu tại công ty mà hiện nay vẫn chưa được mã hoá, theo em công ty nên mở sổ danh điểm vật liệu được chia thành loại, nhóm, thứ và được mã hoá bằng các kí hiệu thay thế tên gọi, nhãn hiêu, qui cách của vật liệu

Sổ này được lập dựa trên cơ sở phân loại vật liệu ở công ty Mỗi loại vật liệu

sử dụng một số trang trong sổ để ghi đủ các nhóm, thứ vật liệu Số hiệu của loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thhuộc vào số lượng hiện có của nó tại công ty Mẫu sổ dưới đây có thể coi như một gợi ý:

SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU

Loại : Nguyên vật liệu chính

( Kí hiệu TK 1521 )

Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Đơn vị tính

VT 1521.01

152.02

152.01.1 152.01.2

152.02.1 152.02.2

Thép Thép  12 Thái nguyên Thép  12 Liên Xô

Sắt Sắt LD Sắt L100

kg kg

kg kg

3.2.5 Ý kiến thứ 5: Công ty nên mở bảng kê tính giá vật liệu xuất kho

Hiện tại công ty tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp Nhập trước- Xuất trước Theo phương pháp này việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi kế toán phải theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu Bên cạnh đó việc tính toán việc tính toán lại phụ thuộc vào nhiều nhân tố Sở

dĩ như vậy vì mỗi lần nhập lại có một đơn giá vật liệu khác nhau, điều này có thể

do biến động giá cả thị trường, do tính khan hiếm của chủng loại vật liệu , sẽ kéo theo sự thay đổi trị giá thực tế vật liệu xuất kho Trên cơ sở phân tích đó, để khắc phục mặt hạn chế này công ty có thể áp dụng phương pháp tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, khối lượng công việc của kế toán có thể giảm bớt, việc tính toán giá thực tế vật liệu xuất kho có thể tiến hành dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn Bảng kê tính giá thực tế vật liệu xuất kho có thể theo mẫu sau:

Đơn vị tính: đồng

Tên vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ

Thép 6LD 2000 8600 1684 7774 2952` 4444 13118688 732 3253008

Trong đó :

Đơn giá bình quân Số tiền tồn ĐK + Số tiền nhập TK

gia quyền Số lượng tồn ĐK + Số lượng nhập TK

=( 8.600 000+ 7.774.050 )/ ( 2.000 + 1.684 ) = 16.374.050/ 3.684 = 4 444

Trị giá thực tế thép xuất kho = Đơn giá bình quânSố lượng xuất tk

= 4.444  2952 = 13.118.688

Trị giá thép tồn ck = Đơn giá bình quân  Số lượng tồn ck

= 4.444  732 = 3.235.008

3.2.6 Ý kiến thứ 6 : Công ty nên mở các Tài khoản loại 6

Trên thực tế, việc hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động XDCB ở công ty đều được định khoản như sau:

Nợ TK 154 Giá trị nguyên vật liệu xuất kho