Tình hình thực tế và công tác kế toán TSCĐ tại công ty tư vấn thiết kế kiến trúc việt nam

2.Liên hệ chức năng: Là liên hệ giữa các phòng với nhau, giữa các phòngvới các xí nghiệp, đội trực thuộc trong quá trìng chuẩn bị quyết định cho Ban giấmđốc; Là liên hệ giữa các phòng ch

Tình hình thực tế và công tác kế toán TSCĐ tại công ty tư vấn thiết kế kiến

trúc việt nam

1 đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

1.1 lịch sử hình thành và phát triẻn

Công ty tư vấn và thiết kế kiến trúc Việt nam được thành lập theo quyết định

số 2847/QĐ/UB ngày 11/12/1996 của UBND Thành phố Hà nội và thông báochuyển đổi công ty số 111/TB-ĐKKD ngày 02 tháng 6 năm 2000 do Sở kế hoạch

& đầu tư Hà nội cấp

Ngày 19 tháng 12 năm 1996 Công ty được Sở kế hoạch đầu tư Hà nội cấpgiấy đăng ký kinh doanh số 0466053 & đăng ký kinh doanh chuyển đổi số

0103000058 ngày 7 tháng 6 năm 2000 của Sở kế hoạch & đầu tư Hà nội Chứngchỉ hành nghề số 82/BXD-CSXD của Bộ xây dựng cấp ngày 26 tháng 3 năm 1997

Công ty có trụ sở đặt tại: Số 101-A7 Phố Mai dịch-Phường Mai Dịch- QuậnCầu giấy-Thành phố Hà nội

Trước năm 1996 Công ty tiền thân là một xưởng thiết kế và xây dựng trangtrí nội ngoại thất công trình trực thuộc Công ty Kiến trúc Việt nam-Hội kiến trúc

sư Việt nam Xưởng này có tên gọi là:Văn phòng kiến trúc và xây dựng- Công tykiến trúc Việt nam

Sau một quá trình phát triển thì xưởng này đã tách ra và thành lập Công ty

Tư vấn và thiết kế kiến trúc Việt nam.Với mục đích hoạt động là nhằm khai tháctriệt để các khả năng, tri thức và kinh nghiệm cuả đội ngũ khoa học kỹ thuật, cán

bộ quản lý, kinh doanh và đội ngũ xây dựng trang trí nội ngoại thất công trình

1.2 ngành nghề kinh doanh

Với nội dung ngành nghề :

- Trang trí nội ngoại thất công trình

- Thiết kế và tư vấn xây dựng

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi

- Khảo sát địa hình, địa chất công trình, địa chất thuỷ văn.

- Kiểm định đánh giá chất lượng công trình, đánh giá và xử lý các tác độngcủa môi trường

- Xử lý chống mối, chống thấm và các tác nhân sinh hoá ảnh hưởng tới côngtrình

- Tư vấn đầu tư xây dựng; Hợp tác đào tạo và nghiên cứu khoa học trong lĩnh vựcxây dựng

ty sản xuất, không ngừng đầu tư đổi mới trang thiết bị, nâng cao trình độ quản lýcủa cán bộ, tay nghề kỹ sư, kiến trúc sư và công nhân Chính nhờ có đường lốiđúng đắn đi đôi với các biện pháp thích hợp, nên doanh thu, lợi nhuận,đóng gópcho ngân sách Nhà nước, vốn chủ sở hữu, lương cán bộ công nhân của công tykhông ngừng đựoc nâng cao Đến nay Công ty đã thực sự đứng vững được trongmôi trường cạnh tranh khốc liệt của ngành xây dưng

1.5 kết quả kinh doanh một số năm gần đây

Tình hình hoạt động kinh doanh-Tài chính của công ty Tư vấn và thiết kếkiến trúc Viêt nam có thể được thể hiện khấi quát qua một số chỉ tiêu

Sau đây là một số chỉ tiêu cơ bản của doanh nghiệp trong 3 năm gần đây

2.1 cơ cấu tổ chức quản lý

Công ty có 8 xưởng hoạt động dưới sự lãnh đạo của Giám đốc và 3 phógiám đốc chủ trì phụ trách về chuyên môn cùng tham gia với các kiến trúc sư, kỹ

sư và cử nhân kinh tế Công ty có 86 cán bộ có trình độ đại học và 50 công nhân.Sau đây gồm có các xưởng hoạt động với các lĩnh vực :

- Xưởng 1 : Thiết kế quy hoạch, công trình giao thông

- Xưởng 2 : Thiết kế công trình dân dụng

- Xưởng 3 : Thiết kế công trình công nghiệp thuỷ lợi

- Xí nghiệp1: Xây dựng các công trình ;Trang trí nội ngoại thất công trình

- Đội 5 : Đội khảo sát đo đạc khảo sát địa chất, kiểm định chất lượng

- Đội 6 : Thi công cơ giới

- Đội 7 : Đội cơ khí

+ Có mục tiêu chiến thuật thống nhất

+ Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm cân xứng vớinhau

+ Bảo đảm tăng hiệu quả trong kinh doanh của Công ty.

Công ty được quản lý theo cơ cấu trực tuyến - chức năng Ban giám đốcCông ty được sự giúp đỡ của các phòng chức năng, các trợ lý trong việc suy nghĩ,nghiên cứu tìm các giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp Những quyết địnhquản lý do các phòng chức năng nghiên cứu đề xuất, khi được Giám đốc thông qua

sẽ biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từ trên xuống dưới các xí nghiệp, các đội

có liên quan Các phòng chức năng không có quyền ra mệnh lệnh cho các xínghiệp, các đội, xưởng sản xuất Đây là kiểu tổ chức rất phù hợp với Công ty hiệnnay, Nó phát huy năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảoquyền chỉ huy thống nhất của Giám đốc Công ty

Trong cơ cấu tổ chức quản lý Công ty cơ bản có 2 mối liên hệ :

1 Liên hệ trực thuộc: Là liên hệ giữa Ban giám đốc Công ty với cán bộ lãnhđạo các phòng nghiệp vụ, các xí nghiệp và các đội trực thuộc; Là liên hệ giữa chỉhuy các bộ phận với các nhân viên công nhân của bộ phận đó

2.Liên hệ chức năng: Là liên hệ giữa các phòng với nhau, giữa các phòngvới các xí nghiệp, đội trực thuộc trong quá trìng chuẩn bị quyết định cho Ban giấmđốc; Là liên hệ giữa các phòng chức năngvới cán bộ công nhân viên chức năng cấpdưới, nhằm hướng dẫn, giúp đỡ về nghiệp vụ chuyên môn: Phòng kỹ thuật - Cán

bộ kỹ thuật ở xí nghiệp, đội; Phòng kế toán - nhân viên kế toán xí nghiệp, kế toânđội

Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

2.2 chức năng nhiệm vụ các phòng ban

Ban giám đốc Công ty ký kết hợp đồng xây dựng, sau đó giao nhiệm vụ sảnxuất cho đội xây dựng

Phòng kỹ thuật cùng cán bộ giám sát của đội tổ chức nghiệm thu,thực hiệnbảo hành công trình

Phòng kế hoạch kết hợp với phòng kế toán tài chính thực hiện công tácthanh quyết toán với bên A

3 tổ chức hạch toán kế toán

3.2 tổ chức bộ máy kế toán.

3.2.1 cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Toàn bộ Công ty là một đơn vị hạch toán Bộ máy kế toán của Công ty đảmnhiệm những chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán trong Công ty

Dựa trên cơ cấu quản lý của toàn Công ty, bộ máy kế toán được tổ chức theo

mô hình tập trung hay còn gọi là tổ chức kế toán một cấp Công ty chỉ mở một bộ

sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán

ở mọi phần hành kế toán Phòng kế toán của Công ty là toàn bộ công tác kế toán

từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp củađơn vị Các xưởng, Xí nghiệp không có bộ máy và sổ sách kế toán riêng mà chỉ cónhân viên kế toán cơ sở có nhiệm vụ hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ

Việc tổ chức bộ máy kế toán của Công ty đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Đảm bảo sự chỉ đạo toàn diện, thông nhất và tập trung công tác kế toán,thống kê và hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đề cóliên quan đến kế toán hoặc thông tin kinh tế

- Gọn nhẹ hợp lý theo hướng chuyên môn hoá, đúng năng lực của kế toánviên

- Phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công tyĐồng thời qua thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty mấy năm qua,

bộ máy kế toán đã chứng tỏ được tính hợp lý về mặt tổ chức Bộ máy kế toán củaCông ty đã hoàn thành các nhiệm vụ của mình

- Thực hiện công tác kế toán theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước

- Giúp ban Giám đốc Công ty hướng dẫn, chỉ đạo các phòng xưởng thựchiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ, đúng phương pháp, kiểm tra việc thựchiện chế độ, thể lệ quản lý kinh tế, tài chính trong toàn Công ty

- Giúp ban Giám đốc Công ty tổ chức công tác thông tin kinh tế, hạch toánkinh tế, phân tích các hoạt động kinh tế và quyết toán

- Lưu trữ bảo quản tốt hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu

kế toán thống kê và cung cấp các số liệu đó cho các cơ quan quản lý cấp trên theoquy định

- Bộ máy kế toán của Công ty gọn nhẹ, đảm bảo thực hiện đầy đủ các phầnhành kế toấn, phát huy hiệu quả là việc của mỗi thành viên kế toán Phòng kế toáncủa Công ty có 4 nhân viên Dưới mỗi xưởng có 1 nhân viên kế toán cơ sở Mỗi

nhân viên kế toán ở phòng kế toán thường được đảm nhiệm 1 đến 2 phần hành kếtoán :

+ Nhân viên kế toán tổng hợp; đảm nhận phần hành kế toán tổng hợp, thanhtoán và phần hành kế toán vốn, quỹ

+ Nhân viên kế toán lương - chi phí - giá thành: Đảm nhiệm phần hành kếtoán tiền lương, bảo hiểm xã hội, y tế và phần hành kế toán chi phí sản xuất, giáthành sản phẩm

+ Nhân viên kế toán quỹ tiền mặt - Tiền gửi ngân hàng

+ Nhân viên kế toán ở các xưởng, đội: ở mỗi xưởng đều có 1 nhân viên kếtoán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng, đảm nhiệm phần hành kế toáncủa đơn vị cơ sở

Quan hệ giữa các lao động trong bộ máy kế toán của Công ty được thể hiệntheo kiểu trực tuyến Kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toánphần hành không thông qua khâu trung gian (quan hệ dọc ) Giữa các kế toán phầnhành là quan hệ ngang, mang tính nghiệp vụ, Các kế toán phần hành đều có tráchnhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp, để hoàn thành ghi sổ tổng hợp và lập báo cáođịnh kỳ chung Kế toán xưởng cung cấp các số liệu ban đầu của xưởng cho kế toánphần hành

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán tổng hợp tài chính Kế toán tài sản cố định vật tư Kế toán lương, chi phí, giá thành Kế toán quỹ tiền mặt , ngân hàng

Kế toán xưởng đội trực thuộc

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

tại Công ty Tư vấn và thiết kế kiến trúc VN

3.2.2 chức năng nhiệm vụ của các kế toán phần hành

Công tư vấn thiết kế kiến trúc Việt nam là doanh nghiệp thiết kế và xây

dựng trang trí nội ngoại thất công trình, xây dựng công trình thực nghiệm có quy

mô hoạt động sản xuất - kinh doanh vừa Đối tượng hạch toán là các công trình,

các hạng mục công trình, giai đoạn chuẩn bị đầu tư và giai đoạn thực hiện đầu tư

ban đầu đối với những công trình thiết kế và từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, tới khi

công trình hoàn thành đưa vào sử dụng thì đối với những công trình xây dựng,

trang trí nội ngoại thất công trình Bộ phận kế toán được tổ chức chuyên trách, hay

còn gọi là kế toán phần hành Mỗi phần hành kế toán có khối lượng công tác kếtoán như sau:

Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước Nhà nước, giám đốc về mặt nghiệp vụ

đó là công tác tài chính kế toán Tổ chức điều hành công tác hạch toán kế toán củacông ty

Kế toán lao động tiền lương: Có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng

hợp số liệu về lao động, thời gian lao động và kết quả lao động ; Tính lương,BHXH, các khoản phụ cáp, trợ cấp .; Phân bổ chi phí lao động cho các đối tượngtập hợp chi phí và tính giá thành ; Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên kế toánxưởng thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu, mở sổ sách cần thiết về laođộng, tiền lương; Lập các báo cáo cung cấp các số liệu về lao động tiền lương chocác kế toán phần hành có liên quan khác

Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về

số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và dichuyển tài sản cố định ; Kiểm tra việc sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng tài sản cốđịnh ; Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng kỳ cho các đối tượng hạch toánchi phí ; Tham gia lập dự toán sửa chữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý, nhượngbán TSCĐ; Hướng dẫn, kiểm tra các xưởng, phòng thực hiện đầy đủ các chứng từghi chép ban đầu, mở các sổ sách cần thiết về TSCĐ; Tham gia kiểm kê, lập báocáo phân tích tình hình trang bị, bảo quản và sử dụng TSCĐ nhằm nâng cao hiệuquả kinh tế của TSCĐ

Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về

tình hình thu mua, vận chuyển, nhập, xuất, tồn, tính giá thành thực tế của các loạivật liệu, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch về cung ứng vật liệu về số lượng,chấtlượng, chủng loại hướng dẫn kiểm tra các xưởng thực hiện ghi chép ban đầu, mở

sổ sách cần thiết về vật liệu nhất là những vật liệu phụ ; Kiểm tra việc chấp hành

chế độ bảo quản, nhập, xuất vật liệu, các định mức hao hụt, đề xuất biện pháp xử lývật tư thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất, xác định chính xác số lượng, giá trị vật

tư tiêu hao và phân bổ hợp lý chi phí này cho các đối tượng hạch toán chi phí;Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu, lập báo cáo về vật tư và tiến hànhphân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư

Kế toán chi phí giá thành: Đây là phần hành kế toán thuộc loại phức tạp, đặc

biệt trong lĩnh vực xây dựng cơ bản Kế toán viên thực hiện phần hành này đòi hỏiphải có kiến thức nhất định về công nghệ thi công cũng như tổ chức sản xuất củaCông ty Công việc đầu tiên của phần hành kế toán là xác định được đối tượnghạch toán chi phí, đối tượng tính giá thành, áp dụng các phương pháp thích hợp tậphợp, phân bổ chi phí và tính giá thành Do sản phẩm xây dựng có đặc thù là sảnphẩm đơn chiếc, nên tuỳ theo tính chất xây dựng, cơ chế quảnlý của mỗi côngtrình, hạng mục công trình mà xác định đối tượng tính giá thành cho phù hợp.Nhiệm vụ khác của kế toán chi phí - giá thành là tổ chức ghi chép phản ánh, tổnghợp chi phí sản xuất theo từng hạng mục công trình, từng đội;

tham gia vào việc xây dựng chỉ tiêu hạch toán nội bộ và giao chỉ tiêu đó cho từngcông trình, từng xưởng, đội Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính gía thànhthực tế của công trình hoàn thành, tổng hợp kết quả hạch toán kinh tế của cácxưởng, đội, kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thànhcông trình thiết kế và xây dựng; Hướng dẫn kiểm tra các xưởng, tính toán, phânloại chi phí nhằm phục vụ cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành chomỗi sản phẩm thiết kế cũng như xây dựng được khoa học, nhanh chóng; Lập cácbáo cáo về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn thành (Kế toán phầnhành này của Công ty phải lập thêm các báo cáo kế toán quản trị về chi phí, giáthành để phục vụ kịp thời cho Ban giám đốc và Hội đồng quản trị )Phân tích tìnhhình thực hiện kế hoạch giá thành, từ đó tìm ra được biện pháp giảm chi phí, hạ giáthành sản xuất

Kế toán tổng hợp - Tài chính: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, tổng hợp số

liệu về các hợp đồng nhận thầu, thanh quyết toán các phần công việc, công trình đãhoàn thành với bên giao thầu, về các loại vốn, các quỹ của Công ty;Xác định kếtquả lãi lỗ của từng công trình, từng kỳ hạch toán, theo dõi thanh toán với ngânsách, với ngân hàng, với người bán và trong nội bộ công ty; Ghi chép sổ cái, lậpcác báo cáo tài chính theo quy định, kiểm tra lại tính chính xác của các báo cáo củaCông ty trước khi Giám đốc ký duyệt, giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản vềcông tác kế toán trình Giám đốc để ban hành áp dụng trong Công ty như: Quy định

về việc luân chuyển chứng từ, quan hệ cung cấp số liệu kế toán giữa các phòng, xínghiệp, đội trực thuộc; Kiểm tra thường xuyên việc thực hiện các chế độ quản lýkinh tế tài chính trong Công ty; Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toấn,thông tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan kể cả cho bênngoài

Kế toán quỹ tiền mặt - tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tổng

hợp số liệu về tình hình thu - chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tồn quỹ tiền mặtgiao dịch với ngân hàng cắt chuyển séc, nộp séc vào ngân hàng, lập kế hoạch sửdụng tiền mặt, lĩnh tiền mặt tư ngân hàng định kỳ tham gia kiểm quỹ tiền mặt

Kế toán xưởng, đội trực thuộc: Có nhiệm vụ ghi chép, thu thập tổng hợp số liệu

về sử dụng công nhân, vật tư máy móc trong phạm vi xí nghiệp, đội trực thuộc;tham gia kiểm kê đánh giá công trình dở dang, cung cấp các tài liệu thuộc phầnviệc của mình cho các kế toán phần hành của Công ty

3.3 tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ tại đơn vị.

Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các công trình, hạng mục công trình do đó

hệ thống chứng từ kế toán mang tính đặc thù sau :

- Chứng từ kế toán với vật liệu

+ Phiếu nhập kho: Nhằm xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm nhập kho làmcăn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liênquan và ghi sổ kế toán

+ Phiếu xuất kho: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư sản phẩm, hàng hoáxuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toán chi phísản xuất tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêuhao vật tư

+ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá: nhằm xác định số lượng,chất lượng và giá trị vật tư, sản phẩm hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làmcăn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, sản phẩm, hàng hoáthừa thiếu và ghi sổ kế toán

- Chứng từ tiền lương

+ Bảng chấm công: Theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc ngừngviệc, nghỉ bảo hiểm xã hội để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lươngcho từng người, và quản lý lao động trong đơn vị

+ Phiếu làm thêm giờ: Là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiềnlàm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính trả lương cho ngườilao động

+ Bảng thanh toán lương: Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lươngphụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người laođộng làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, đồng thời là căn cứ để thống

kê về lao động tiền lương

- Chứng từ thanh toán tiền mặt

+ Phiếu thu: Xác định số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc đá quý thực tế nhậpquỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu cóliên quan