Xây dựng bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc tại công đoạn test thuộc quy trình sản xuất camera model của công ty wonderful sài gòn electrics

Đề tài “Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc tại công đoạn Test thuộc quy trình sản xuất Camera module của công ty Wonderful Sài gòn electrics” được thực hiện với mục

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HỒ CHÍ MINH

-oOo -PHAN THỊ PHƯƠNG THẢO

XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG ĐOẠN TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN XUẤT

CAMERA MODULE CỦA CÔNG TY

WONDERFUL SÀI GÒN ELECTRICS

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2014

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HỒ CHÍ MINH

-oOo -PHAN THỊ PHƯƠNG THẢO

XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG ĐOẠN TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN XUẤT

CAMERA MODULE CỦA CÔNG TY

WONDERFUL SÀI GÒN ELECTRICS

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÃ SỐ: 60340102

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS.TS VÕ THANH THU

TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2014

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

***

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc tại công đoạn Test thuộc quy trình sản xuất Camera module của công ty Wonderful sài gòn electrics” là kết quả của quá trình học tập, nghiên cứu độc lập và

nghiêm túc của tôi Các thông tin, dữ liệu mà tôi sử dụng trong nghiên cứu này là hoàntoàn trung thực và có nguồn gốc rõ ràng Nếu có bất kỳ sai phạm nào, tôi xin hoàn toànchịu trách nhiệm

TP Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 10 năm 2014

Tác giả

Phan Thị Phương Thảo

MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

DANH MỤC HÌNH VẼ

TÓM TẮT ĐỀ TÀI 1

CHƯƠNG 1 TỔNG Q N CƠ Ở LÝ LUẬN CỦ ĐỀ TÀI 2

1.1 Ý NGHĨA VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 2

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 4

1.3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 4

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 4

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 4

1.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 4

1.4.1 Nguồn thông tin 4

1.4.2 Phương pháp thực hiện 5

1.5 CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC 6

1.5.1 Khái niệm phân tích công việc 6

1.5.2 Các lợi ích có được khi phân tích công việc 6

1.6 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC – BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC 9

1.6.1 Bản mô tả công việc (Job Description) 9

1.6.1.2 Bản mô tả công việc thườ c c ội dung chủ yếu: 9

1.6.2 Bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification) 9

1.6.2.1 Khái niệm 9

1.6.2.2 Bản tả c v ệc thườ c c ộ u chủ ếu: 9

1.7 QUI TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 10

1.8 NHỮNG THÔNG TIN CẦN THU THẬP TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 12 1.8.1 Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc 12

1.8.2 Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc 12 1.8.3 Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có 12 1.8.4 Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc 12

1.8.5 Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên 13

1.9 ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 13

1.10 CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (KPI) 16

1.10.1 Khái niệm KPI 16

1.10.2 Những lợi ích khi đo lường chỉ số đánh giá thực hiện công việc: 16

CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG ĐOẠN TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN XUẤT CAMERA MODULE CỦA CÔNG TY WONDERFUL SÀI GÒN ELECTRICS 17

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY WONDERFUL SÀI GÒN ELECTRICS 17

2.1.1 Giới thiệu tổng quát 17

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 17

2.1.3 Sản phẩm, qu trình công nghệ chính và đối thủ cạnh tranh 18

2.1.3.1 Sản phẩm chính 18

2.1.3.2 Thị trường 19

2.1.3.3 Đối thủ cạnh tranh chính 19

2.1.3.4 Quy trình công nghệ chính 19

2.1.4 Sơ đồ tổ chức và nh n sự của công t 21

2.1.5 Tóm tắt hiện trạng công tác quản lý nhân sự tại công ty Wonderful Sài gòn electrics 22

2.1.5.1 Công tác tuyển dụng 22

2.1.5.2 Đà tạo và phát triển 23

2.1.5.3 Chí h s ch lươ – thưởng 24

2.2 TÓM TẮT THÔNG TIN VỀ CÔNG ĐOẠN TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN XUẤT CAMERA MODULE 26

2.2.1 Vai trò của công đoạn Test 26

2.2.2 Sơ đồ tổ chức công đoạn Test 27

2.2.3 Dòng công việc 29

2.3 XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG ĐOẠN TEST 30

2.3.1 Phân tích công việc 31

2.3.1.1 X c định mục đích của phân tích công việc 31

2.3.1.2 Xe xét c c th t có l ê qu đến công việc 32

2.3.1.4 Thu thập thông tin dữ liệu về công việc 35

2.3.1.5 Thẩ định thông tin phân tích công việc 42

2.3.1.6 Hoàn thành bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc 44

2.3.2 Kết quả phân tích công việc 44

2.3.2.1 Bản mô tả công việc - tiêu chuẩn công việc chức h Trưởng bộ phận 52 2.3.2.2 Bản mô tả công việc - tiêu chuẩn công việc vị trí Fukushunin 53

2.3.2.3 Bản mô tả công việc - tiêu chuẩn công việc chức h Trưởng ca 62

2.3.2.4 Bảng mô tả công việc - tiêu chuẩn công việc vị trí Leader 70

2.3.2.5 Bản mô tả công việc - tiêu chuẩn công việc vị trí công nhân 78

CHƯƠNG 3 KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 99

3.1 KẾT LUẬN 99

3.1.1 Đóng góp của đề tài đối với doanh nghiệp 99

3.1.2 Ý nghĩa đề tài đối với bản th n người thực hiện 100

3.1.3 Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện đề tài luận văn .100

3.1.4 Hạn chế của đề tài 101

3.2 ĐỀ XUẤT TRIỂN HAI THỰC HIỆN 101

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1

PHỤ LỤC 3

Phụ lục 1 Bảng câu hỏi phân tích công việc cho vị trí công nhân sản xuất 3

Phụ lục 2 Bảng câu hỏi phân tích công việc cho các vị trí quản lý (Trưởng bộ phận, Fukushunin, Trưởng ca, Leader) 7

Phụ lục 3 Biểu mẫu bản mô tả công việc 13

Phụ lục 4 Biểu mẫu bản tiêu chuẩn công việc 16

Phụ lục 5 DANH SÁCH ĐỐI TƯỢNG ĐƯỢC CHỌN ĐỂ THỰC HIỆN THUTHẬP THÔNG TIN 17

BẢNG TỔNG HỢP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 18

Phụ lục 6 Bảng tổng hợp thông tin phân tích công việc vị trí Trưởng bộ phận (bảngcâu hỏi được phát cho 1 Trưởng bộ phận) 18

Phụ lục 7 Bảng tổng hợp thông tin phân tích công việc vị trí Fukushunin (bảng câuhỏi được phát cho 1 Fukushunin) 27

Phụ lục 8 Bảng tổng hợp thông tin phân tích công việc vị trí Trưởng ca (bảng câuhỏi được phát cho 2 Trưởng ca) 35

Phụ lục 9 Bảng tổng hợp thông tin phân tích công việc vị trí Leader (bảng câu hỏiđược phát cho 2 Leader) 45

Phụ lục 10 Bảng tổng hợp thông tin phân tích công việc công nhân thao tác Test1(bảng câu hỏi được phát cho 2 công nhân) 54

Phụ lục 11 Bảng tổng hợp thông tin phân tích công việc công nhân thao tác Cố địnhlens (bảng câu hỏi được phát cho 3 công nhân) 60

Phụ lục 12 Bảng tổng hợp thông tin phân tích công việc công nhân thao tác Test 2(bảng câu hỏi được phát cho 3 công nhân) 67

Bảng 1.1: Ưu và nhược điểm của các phương pháp thu thập thông tin 14

Bảng 2.2: Số lượng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc của các chức danh

tại công đoạn Test 44

DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1: Sơ đồ phân tích công việc – công cụ quản lý tài nguyên nhân sự cơ bản

nhất 8

Hình 1.2 Qui trình phân tích công việc 10

Hình 2 1 Các sản phẩm chính của Công t Wonderful Sài G n Electrics 19

Hình 2 2 Qu trình sản xuất Camera môdule 20

Hình 2 3 Sơ đồ tổ chức của công t Wonderful Sài G n Electrics 21

Hình 2 4 Đồ thị biểu thị kết quả tuyển dụng nhân viên chi tiết theo từng yêu cầu 22

Hình 2.5 Sơ đồ tổ chức công đoạn Test 27

Hình 2.6 Dòng công việc tại công đoạn Test 29

Hình 2.7 Quy trình phân tích công việc sử dụng cho đề tài nghiên cứu 31

Đề tài “Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc tại công đoạn Test thuộc quy trình sản xuất Camera module của công ty Wonderful Sài gòn electrics” được thực hiện với mục tiêu xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu

chuẩn công việc và từ cơ sở đó đề xuất một số chỉ số KPI nhằm đánh giá hiệu quả thựchiện công việc của công nhân viên thuộc công đoạn Test – một trong những công đoạnquan trọng của quy trình sản xuất sản phẩm chủ lực của công ty là Camera module.Mục tiêu của đề tài này gắn liền với thực tế và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp

Để hoàn thành mục tiêu trên, đề tài đã ứng dụng cơ sở lý thuyết về phân tíchcông việc, chỉ số đo lường hiệu suất ( PI) được trình bày trong các sách chuyên viết vềquản trị nguồn nhân lực của một số tác giả như: Trần Kim Dung, Nguyễn Hữu Thân,Business Edge, David Parmenter và một số tác giả Bên cạnh đó tác giả còn tham khảomột số tài liệu liên quan như: Luận văn, tài liệu Internet, bài báo trong kỷ yếu hội nghịkết hợp với hiện trạng doanh nghiệp

Đề tài sử dụng phương pháp thiết kế bảng câu hỏi mở, kết hợp với phỏng vấn

s u để thu thập thông tin phân tích công việc Thực hiện việc thẩm định thông tin để cóđược thông tin đáng tin cậy và kết quả của đề tài này thể hiện ở các bản mô tả côngviệc, bản tiêu chuẩn công việc của tất cả các chức danh trong công đoạn Test

Từ kết quả của đề tài này, cùng với những phát sinh khi thực hiện đề tài sẽ làmcăn cứ cho các kiến nghị mang tính hợp lý, khả thi về việc ứng dụng kết quả đề tài vàothực tiễn, đồng thời cũng nhằm mở rộng phạm vi áp dụng đề tài này cho các chức danhcòn lại và các phòng ban trong doanh nghiệp

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VÀ CƠ SỞ LÝ

LUẬN CỦA ĐỀ TÀI

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân

sự, phân tích công việc mở đầu cho công tác tuyển dụng, là cơ sở cho bố trí người laođộng sao cho phù hợp với vị trí công việc Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng

nh n viên, đặt đúng người vào đúng vị trí nếu không biết phân tích công việc

Khi xét về thực trạng quản lý nhân sự của các cơ quan và doanh nghiệp ViệtNam thì công cụ phân tích công việc vẫn còn khá mới mẻ, trong khi đó bản mô tả côngviệc và bản tiêu chuẩn công việc đã trở thành công cụ quản lý nhân sự phổ biến ở cácnước công nghiệp phát triển trên thế giới Theo Tổ chức Lao động thế giới (ILO) thìcuối năm 2010 Việt Nam có khoảng 540 nghìn doanh nghiệp vừa và nhỏ Thế nhưng,một tình trạng mà chúng ta vẫn thường thấy ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ là hiệntượng tị nạnh giữa người lao động trong công việc do không có bản mô tả công việc cụthể cho từng vị trí Hoặc nếu các doanh nghiệp nà đã có bản mô tả công việc thì bản

mô tả công việc vẫn chưa thực sự mô tả được công việc Đối với các công ty có quy

mô tương đối lớn hoặc các công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam thì đã dầnthấy được tầm quan trọng của phân tích công việc, các công t nà đã và đang áp dụngcông cụ này vào thực tế doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả quản trị của mình

Điển hình trong số các công t đó là công t Wonderful Sài G n Electrics – mộtcông t có qu mô tương đối lớn, với đội ngũ nh n lực khoảng 1.200 người, thế nhưngcông ty vẫn chưa có bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cụ thể cho người laođộng khiến công ty gặp không ít khó khăn trong công tác quản lý nhân lực của mình.Thực tế cho thấy công tác tuyển dụng đã giảm dần hiệu quả qua các năm trong khi nhucầu nhân lực công t ngà càng tăng, tình trạng số người bỏ việc trong giai đoạn thử việcngày càng nhiều Xét riêng năm 2012 so với năm 2013 thì tỉ lệ ứng viên đạt nhưngnghỉ trong khi thử việc/tổng số ứng viên phỏng vấn đạt đã tăng từ 10% lên đến 20%, tỉ

lệ ứng viên ký hợp đồng chính thức/tổng số yêu cầu đã giảm từ 70% xuống 60%, tìnhtrạng công việc bị sai sót không biết truy cứu trách nhiệm chính cho ai vẫn xảy ra Vớitình trạng đó thì việc xem xét và hoàn thiện lại quy trình tuyển dụng cũng như công tácquản lý nhân lực nói chung là việc làm thật sự cần thiết và cấp bách Và để tiến tới mụctiêu đó thì việc đầu tiên nên làm là cần có một nền tảng vững chắc, cụ thể là phải tiếnhành phân tích công việc cho từng vị trí cụ thể và trên kết quả đó cho ra đời bản mô tảcông việc và bản tiêu chuẩn công việc Tiếp theo là công tác đánh giá kết quả công việccủa công nhân viên phải được thực hiện vì nó là cơ sở quan trọng để làm nền tảng choviệc đào tạo, lương thưởng, kích thích, động viên.

Với hiện trạng công tác quản trị nhân lực của doanh nghiệp nói chung như đãnêu trên, nhưng do thời gian hạn chế nên tác giả đã quyết định chọn riêng công đoạn

Test để thực hiện đề tài “XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU

CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG ĐOẠN TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN XUẤT CAMERA MODULE CỦA CÔNG TY WONDERFUL SÀI GÒN ELECTRICS” Đ là

một trong những công đoạn rất quan trọng của quy trình sản xuất sản phẩm chủ lực củacông t là Camera module, công đoạn quyết định chất lượng sản phẩm cuối cùng đến tay khách hàng

Đề tài nghiên cứu sẽ giúp cho các công nhân viên tại bộ phận Test xác địnhđược các nhiệm vụ, kỹ năng, năng lực cần thiết để thực hiện công việc từ đó có thểphát triển nghề nghiệp của mỗi cá nh n Đồng thời tránh hiện trạng tị nạnh nhau trongcông việc

Bên cạnh đó, đề tài còn góp phần hỗ trợ nhà quản lý trong việc: Đánh giá chínhxác yêu cầu của các công việc, tuyển đúng người cho đúng vị trí, đánh giá năng lựcthực hiện công việc của công nhân viên, tiết kiệm thời gian và sức lực trong việc sắpxếp công nhân viên, giảm chi phí đào tạo và giảm thời gian học việc, tạo cơ sở trảlương, kích thích kịp thời và chính xác

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là:

Phân tích công việc của tất cả các chức danh tại công đoạn Test để làm cơ sởcho việc tiến hành xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cho cácchức danh này

Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cho từng chức danhtại công đoạn Test

Đề xuất một số chỉ số đánh giá thực hiện công việc ( PI) được nêu trong bản mô

tả công việc

1.3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho các chức danh tạicông đoạn Test thuộc quy trình sản xuất Camera module của công ty Wonderful SàiGòn Electrics

Do thời gian, khả năng giới hạn và nhằm nâng cao tính khả thi của đề tài nên tácgiả chỉ tập trung vào việc xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc chocác chức danh tại công đoạn Test

1.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Thông tin về tổng quan doanh nghiệp, lịch sử hình thành và phát triển, sản phẩm

và qui trình công nghệ chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sơ đồ tổ chức vànhân sự, các thông tin này giới thiệu tổng quát về công ty

Thông tin về sơ đồ tổ chức và nhân sự, dòng công việc tại công đoạn Test nhằmgiới thiệu về công đoạn.

Thông tin thứ cấp được sử dụng cho mục đích x dựng bản mô tả công việc vàtiêu chuẩn công việc cho các chức danh được thu thập bằng cách tham khảo từ cácnguồn sau: Phần mềm nhân sự, tiến trình công việc, sơ đồ tổ chức của công đoạn, phiếuyêu cầu tuyển dụng, trình tự thao tác

Thông tin sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp phỏng vấn trực tiếp mặtđối mặt kết hợp với bảng câu hỏi bán cấu trúc Các thông tin sơ cấp là các thông tinnhằm phục vụ cho việc xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, cụthể:

 Bản mô tả công việc: Các thông tin về nhận dạng công việc, tóm tắt công việc,quan hệ trong công việc, trách nhiệm và nhiệm vụ chính, nhiệm vụ phụ, quyền hạn,phương tiện và điều kiện làm việc

 Bản tiêu chuẩn công việc: Các thông tin về trình độ học vấn, kiến thức cần có, kinh nghiệm, kỹ năng và phẩm chất cá nhân cần có

Tác giả tiến hành thu thập thông tin bằng phương pháp như sau:

Phươ ph p phâ tích tổng hợp: Được d ng để thu thập và ph n tích các thông

tin về dòng công việc tại công đoạn Test, sơ đồ tổ chức công việc tại các vị trí nhằmthu thập thông tin tổng quát về mối quan hệ trong công việc từ cấp quản lý cao nhất của

bộ phận tới công nhân, tiến trình công việc nhằm phân tích độ dài của dòng công việc,điểm bắt đầu và điểm kết thúc

Phươ ph p phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp kết hợp bảng câu hỏi bán cấu trúc

nhằm thu thập các thông tin có trong nội dung bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩncông việc

dụng – đào tạo thuộc phòng hành chính – nhân sự, với cấp trên trực tiếp của nhữngchức danh công việc đang ph n tích trước khi tiến hành nghiên cứu và trong quá trìnhthẩm định kết quả nghiên cứu để có được những thông tin hữu ích hoàn thiện công tácnghiên cứu

TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC

Theo Nguyễn Hữu Th n (2008) thì “Ph n tích công việc là một tiến trình xácđịnh một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các côngviệc trong một tổ chức” C n theo Business Edge, tác giả của quyển “Ph n tích côngviệc - giảm thiểu những tị nạnh trong công việc” (2006) thì cho rằng: “Ph n tích côngviệc là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về công việc một cách có hệthống”

Một quan niệm khác về khái niệm “Ph n tích công việc” được Trần Kim Dung(2009) đưa ra, đó là “quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiệntiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩmchất, kỹ năng nh n viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc”

Theo Business Edge (2006) thì phân tích công việc sẽ mang lại cho doanhnghiệp các lợi ích sau: Doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân sựcần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất, tuyển dụng và lựachọn người phù hợp với công việc, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn,xây dựng một chế độ lương thưởng công bằng và chương trình đào tạo thiết thực hơn,phân công công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự chồng chéo công việc giữa các

bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp

Có thể nói “Ph n tích công việc” là một công cụ quản trị tài nguyên nhân sự cơ bản nhất, đƣợc thể hiện trong sơ đồ sau:

Đào tạo và phát triển

Mô tả công việc

iến thức ỹ năng

hả năng

Tu ển dụng bình đẳng

Hình 1.1: Sơ đồ ph n tích công việc – công cụ quản lý tài ngu ên nh n sự cơ bản nhất

(Nguyễn Hữu Thân, 2008)

1.6 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC – BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC

Theo Business Edge (2006) thì khi phân tích công việc xong cần xây dựng đượchai tài liệu cơ bản là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc có các nội dung

1.6.1.2 Bản mô tả công việc thường o g m các nội dung chủ yếu:

Xác định chức danh công việc, mô tả ngắn gọn chức năng và trách nhiệm chính củacông việc, liệt kê các nhiệm vụ chính và phụ của công việc, liệt kê các mối quan hệcông tác, xác định phạm vi qu ền hạn của người thực hiện công việc

1.6.2.1 Khái niệm

Bản tiêu chuẩn công việc là tài liệu trình bày các yêu cầu về kiến thức, các kỹ năng

và năng lực mà một cá nhân cần có để có thể hoàn thành tốt công việc

Trình độ học vấn, kiến thức chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm và/hoặc đào tạo,phẩm chất cá nhân (nếu cần), hành vi ứng xử và giao tiếp, tuổi tác, thể lực và khả năngthích ứng đối với điều kiện làm việc

1.7 QUI TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Nội dung và trình tự phân tích công việc thường không giống nhau trong các

doanh nghiệp Tuy nhiên, tiến trình phân tích công việc thường được các nhà phân tích

tiến hành theo sáu bước sau:

Viết các tài liệu về công việc

phân tích

Bước 5 Thẩm định thông tin phân tích

Tiến hànhBước 4 Thu thập thông tin dữ liệu về công việc phân tích

Bước 3

Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu

Chuẩn bịBước 2 Xem xét các thông tin có liên quan đến công việc phân tíchBước 1 Xác định mục đích của việc phân tích công việc

Hình 1.2 Qui trình ph n tích công việc

(Business Edge, 2006)

Bước 1: Xác định mục đích của việc phân tích công việc

Trước khi tiến hành phân tích công việc, cần xác định thông tin phân tích công

việc sẽ được sử dụng cho mục đích gì? Nắm rõ mục đích của việc phân tích công việc

sẽ giúp xác định những thông tin về công việc cần thu thập và thiết kế biểu mẫu thu

thập thông tin phù hợp

Thông báo mục đích của phân tích công việc tới những người có liên quan, nhất

là đối với người tham gia trực tiếp (những người thực hiện và giám sát công việc) đểtránh sự hiểu lầm và thái độ bất hợp tác

Bước 2: Xem xét các thông tin có liên quan đến công việc

Trước khi tiến hành phân tích công việc, cần phải tìm hiểu cơ cấu tổ chức củadoanh nghiệp Một bản sơ đồ tổ chức có thể giúp ta nhìn thấy các công việc khác nhautrong tổ chức có quan hệ với nhau như thế nào.

Có thể nghiên cứu biểu đồ qui trình công việc mà chúng ta sẽ phân tích Biểu đồ

có thể thấ được đầu vào và đầu ra của công việc Dựa trên những thông tin này có thểxác định: những yếu tố đầu vào cần phải được cung cấp để có thể thực hiện công việc?

ai (cá nhân hay bộ phận nào) sẽ là người cung cấp những yếu tố đầu vào này? Côngviệc sẽ tạo ra những yếu tố đầu ra (hoặc kết quả) nào?, ai sẽ là người sử dụng các yếu

tố đầu ra (hoặc kết quả) này?

Cũng có thể xem xét các thông tin phân tích công việc trước đ (nếu có)

Bước 3: Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu

Chúng ta sẽ chọn ai sẽ là người để chúng ta quan sát hoặc phỏng vấn để phântích công việc? Liệu đó là người thực hiện công việc ở mức xuất sắc hay mức đạt yêucầu? Hay mức nào khác?

Bước 4: Thu thập thông tin dữ liệu về công việc:

Trong bước này chúng ta cần phải thực hiện các công việc sau: xác định các

thông tin về công việc cần thu thập, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin, lựa chọn

phương pháp thu thập thông tin

Bước 5: Thẩm định thông tin phân tích

Cần phải thẩm định những thông tin thu thập được với những người thực hiệnkhác và người quản lý (hay giám sát) công việc này Việc thẩm định sẽ giúp ngườinghiên cứu: khẳng định tính chính xác và đầ đủ của thông tin về công việc, bổ sungnhững thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch, nhận được sự nhất trícủa người thực hiện về những thông tin và kết luận phân tích công việc

Bước 6: Viết các tài liệu về công việc: Viết bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công

việc

đ trong ph n tích công việc:

1.8.1 Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc

Điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khenthưởng, tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệsinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượngtrong quá trình làm việc…

1.8.2 Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc

Các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cáchthức làm việc với khách hàng, cách thức làm việc với các nhân viên khác, cách thức thuthập, xử lý các loại số liệu và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹthuật

1.8.3 Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có

Trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời,ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khithực hiện công việc…

1.8.4 Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc

Số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và tính năng tác dụng của các trang bị

kỹ thuật, cách sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc

1.8.5 Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên

Bao gồm cả các qu định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc

1.9 ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG

TIN TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Bảng 1.1 Ưu và nhược điểm của các phương pháp thu thập thông tin

- Thông tin toàn diện với sự giải thích rõ ràng, cụthể

- Có thể mang tính chủ quan của người

- Phát hiện được nhiều thông tin về các hoạt động

phỏng vấn cũng như người bị phỏng vấnPhỏng vấn và các mối quan hệ quan trọng trong công việc

- Tốn nhiều thời gian làm việc với từng

- Cho người phỏng vấn cơ hội giải thích các yêu

nhân viêncầu và chức năng của công việc

- Thông tin chính xác

- Cung cấp thông tin nhanh hơn và dễ thực hiện

Bảng câu hỏi hơn so với hình thức phỏng vấn - hông cho cơ hội để tìm rõ hơn

- Chi phí thấp

những thông tin quan trọng về công việc

- Có thể thu thập thông tin từ nhiều nguồn khácnhau

- Tránh được lỗi do người thực hiện công việc bỏ

Quan sát sót hoặc thổi phồng khi được phỏng vấn hoặc trả lời - Có thể cung cấp thông tin thiếu chính

- Thu thập được các thông tin ban đầu, chân thực

- Có thể thu hút nhiều người tham gia cung cấp - Người viết

thông tin nhanh chóng

công việc

nhật ký làm việc có thểthực những lỗi sai do chủtrong quá trình thực hiện

1.10 CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (KPI)

Parmenter (2009) đã đưa ra định nghĩa về khái niệm PI: “Là chỉ số hiệu suất cốtyếu (chỉ số đánh giá thực hiện công việc) cho biết bạn phải làm như thế nào để làmtăng hiệu suất lên một cách đáng kể Biểu thị một tập hợp các chỉ số đo lường hướngvào các phương diện hoạt động khác nhau của tổ chức”

Giao nhiệm vụ bằng các chỉ tiêu cụ thể, kiểm soát (mục tiêu công việc, năngsuất nh n viên, năng suất bộ phận và năng suất công ty), đánh giá hiệu suất (kết quảcông việc) của nhân viên/ phòng ban/ công ty, kết quả PI làm căn cứ để đãi ngộ (tạođộng lực, khen thưởng, kỷ luật, quản lý nhân tài )

Lợi ích của việc thể hiện mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc theo chỉ số PI là xácđịnh rõ ràng mức độ thường xuyên thực hiện từng nhiệm vụ, tầm quan trọng từngnhiệm vụ, kết quả cần đạt được và năng lực tương ứng cần có để thực hiện nhiệm vụ.Chính vì lợi ích nà mà trong đề tài nghiên cứu này tác giả sẽ đề xuất một số tỉ sốKPI trong bản mô tả công việc của các chức danh thực hiện công việc

CHƯƠNG 2

XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG ĐOẠN TEST THUỘC QUY TRÌNH

SẢN XUẤT CAMERA MODULE CỦA CÔNG TY

WONDERFUL SÀI GÒN ELECTRICS

 Tên công ty: Wonderful Sài Gòn Electrics (WSE)

 Tên tiếng anh: Wonderful Saigon Electrics, Co, LTD

 Địa chỉ: 16 đường số 10, Khu công nghiệp Việt Nam – Singapore, huyện Thuận

An, tỉnh Bình Dương

 Diện tích : 47.000 m2

 Vốn điều lệ: 41.932.800.000VNĐ

 Tọa lạc tại vị trí đẹp của Khu công nghiệp VSIP I tỉnh Bình Dương, Wonderful

Saigon Electrics (WSE) thuộc tập đoàn Sun – S Nhật Bản, là doanh nghiệpchuyên sản xuất các sản phẩm camera module hoàn chỉnh cung cấp cho các đốitác hàng đầu trên thế giới, sản xuất gia công và lắp ráp các loại bo mạch, linhkiện và thiết bị điện, điện tử; nghiên cứu và chế tạo máy móc, thiết bị, dụng cụphục vụ cho ngành cơ khí, điện tử, cơ điện tử, thiết kế theo ý tưởng của kháchhàng

 WSE thành lập ngà 25/10/2005 đến tháng 5/2006 đã hoàn thành nhà má 1 sản xuất camera module (d ng cho điện thoại di động)

 Tháng 3/2007 hoàn thành nhà má 2 và đưa vào hoạt động

 Tháng 2/2008, công t đạt chỉ tiêu ISO 9001 : 2000, và tháng 3/2008 sản xuất LCD – TV tại nhà máy 1

 Tháng 7/2009 hoàn thành nhà máy 3 và sản xuất SMT – THM

 Tháng 10/2009, công t đạt Cúp vàng tiêu biểu về phát triển công nghệ, thân thiện với môi trường và con người

 Tháng 5/2010 hoàn thành sản phẩm LCD – TV tại nhà máy 1

 Tháng 9/2012 đạt giải thưởng Việt Nam Golden FDI

 Tháng 11/2012, công t đạt tiêu chuẩn ISO 14001: 2004 do chứng nhận Châu âu TUV Rheinland cấp

 Tháng 7/2013, công t đạt chỉ tiêu ISO 9001 : 2008 do chứng nhận Châu âu TUVRheinland cấp

 Định hướng chiến lược của tập đoàn SUN-S là phát triển đầu tư trên nhiều lĩnhvực và trong tương lai gần, WSE tại Việt Nam sẽ là trung tâm kinh tế khu vực Châu Ácủa tập đoàn

2.1.3.1 Sản phẩm chính

Các đối tác của công ty là các tập đoàn hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất điện tửnhư NO IA, SHARP, SONY ERICSION, SANYO…Vì thế để giữ chân những kháchhàng lớn và khó tính nà thì công t đã không ngừng thực hiện các hoạt động nhằm cảitiến và nâng cao chất lượng sản phẩm Một số sản phẩm chính của công ty là :

 Camera module d ng cho điện thoại di động từ 8.0 trở xuống

 Lens, Kiban sử dụng làm các bo mạch điện tử, Flash memory, IC, Chip sử dụngcho máy bán dẫn, TV – LCD, STM & THM (linh kiện điện tử được hàn trực tiếp lên bềmặt của bo mạch)

Trong các sản phẩm liệt kê trên thì sản phẩm chủ yếu và cũng là thế mạnh củadoanh nghiệp đó là camera module với sản lƣợng khoảng 1.300.000 sản phẩm/tháng.Mục tiêu của công ty là phấn đấu trở thành nhà máy sản xuất camera điện thoại di độngđứng đầu Đông Nam Á Sau đ là một số hình ảnh sản phẩm:

Hình 2.1 Các sản phẩm chính của Công t Wonderful Sài G n Electrics

T

à

l ệu c c h

ul

à G

2.1.3.4 Quy trình công nghệ chính

Một số quy trình công nghệ chính của công ty là: camera module, gia công máybán dẫn, sản xuất Kiban, STM&THM, TV – LCD Trong các qu trình đƣợc nêu trên thìquy trình sản xuất camera module là quy trình dài và phức tạp nhất Quy trình sản xuấtcamera module gồm các công đoạn sau:

2 IQC: Kiểm tra vật tƣ đầu vào

3 Marking: In mark lên mạch in

4 Dicing: Cắt mạch in, cắt chíp

5 Component mounting: Gắn các linh kiện điện tử lênmạch in

6 Die boding: Gắn chíp từ đĩa chip đã cắt lên mạch in

7 Wire boding: Kết nối dây vùng giữa chip và mạch in

8 Holder mount: Gắn holder

9 Lens attachment: Gắn Lens (thấu kính)

10 FPC Loading: Hàn camera

11 Testing: Kiểm tra hình ảnh

12 Inspection: Kiểm tra ngoại quan

13 Packing: Đóng gói

14 Shipping: Xuất hàng

Packing Shipping

Hình 2.2 Qu trình sản xuất Camera môdule

Tà l ệu quy tr h c hệ chí h củ C t er ul à G Electr cs, 2013)

21

2.1.5 Tóm tắt hiện trạng công tác quản lý nhân sự tại công ty Wonderful Sài gòn electrics

2.1.5.1 Công tác tuyển dụng

Xét năm 2012 và 2013 thì hiệu quả của công tác tuyển dụng đƣợc thể hiện qua hình sau:

( ả

ết quả tuyển dụng nhân viên chi tiết theo từng yêu cầu, 2012 &2013)

Ghi chú:

 a là Tỉ lệ ứng viên phỏng vấn đạt/ Tổng số ứng viên yêu cầu

 b là Tỉ lệ ứng viên đúng hạn/ Số ứng viên yêu cầu

 d Tỉ lệ ứng viên ký hợp đồng chính thức/Tổng số yêu cầu

 Tỉ số b của năm 2013 cao hơn 2012, cho ta thấ được tính đáp ứng về mặt sốlượng kịp thời có khu nh hướng tốt, nhưng vẫn không khả thi khi ta chưa xét về mặt chấtlượng.

 Tỉ số c, đến đ ta phải su nghĩ rằng liệu ứng viên nghỉ việc trong thời gian họcviệc là do nguyên nhân nào? Công việc quá khó ha quá đơn giản không phù hợpvới khả năng của họ? Chúng ta nên xem xét cách thức phỏng vấn và khả năngđánh giá sự phù hợp đối với ứng viên của người phỏng vấn Năm 2013 tỉ lệ nàcao hơn 2012, sự gia tăng nà thể hiện sự không hiệu quả của tuyển dụng

 Tỉ lệ d có chiều hướng giảm dần từ 2012 sang 2013, sự dịch chuyển nà đáng được quan t m, đ có thể là tín hiệu xấu cho hoạt động quản lý nhân sự

Nhìn chung hiệu quả tuyển dụng của doanh nghiệp chưa cao, tình hình nh n sựchưa ổn định, cần có giải pháp kịp thời nhằm cải tiến hoạt động này

2.1.5.2 Đào tạo và phát triển

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực luôn được công ty khuyến kích và hỗ trợ.Hiện tại, công t có các chương trình đào tạo sau: đào tạo hội nhập, đào tạo chuyênmôn, đào tạo cho các vị trí quản lý nhằm nâng cao kỹ năng thao tác, nắm vững kỹ thuật

đã có, nắm vững phương pháp quản lý

Nội dung đào tạo liên quan đến chất lượng, môi trường, an toàn vệ sinh, nghiệp

vụ và thao tác, nhiệm vụ

Một số phương pháp đào tạo đã được sử dụng: đào tạo qua thông tin, đào tạonơi làm việc, học tại công ty, học tập bên ngoài, hội thảo – chu ên đề.

Để cung cấp và đáp ứng nguồn nhân lực phù hợp cho hiện tại và hướng pháttriển trong tương lai, công t đã hỗ trợ chi phí cho các công nhân viên có triển vọng pháttriển năng lực để sang Nhật học tập và làm việc từ 6 tháng đến 1 năm Bên cạnh đó, c ntạo điều kiện cho nh n viên đi dự các hội thảo chu ên môn trong nước để nâng cao kiếnthức của mình

Tuy nhiên, công tác đào tạo và phát triển vẫn tồn tại một số nhược điểm sau:

 Công nhân viên mới nhận việc vẫn không biết trước các nội dung sẽ được đàotạo mà chỉ được đào tạo tuần tự bắt đầu từ đào tạo hội nhập kế đến là các nội dungchuyên môn khi chính thức tiếp cận với từng nhiệm vụ cụ thể khiến cho công nhân viênmới có thể bị động trong quá trình đào tạo

 Thiết kế chương trình đào tạo c n chưa quan t m nhiều đến đối tượng tiếp thu

về trình độ, kỹ năng và thời gian làm việc

 Thực tế đào tạo vẫn còn có sự chênh lệch tương đối lớn so với kế hoạch vì cácyếu tố liên quan đến công việc của người được đào tạo như: do họp đột xuất, bị điềuđộng hỗ trợ sản xuất tại công đoạn khác, do người thực hiện đào tạo bận việc đột xuất

 Đào tạo c n chưa được sắp xếp hợp lý theo thứ tự ưu tiên của các chức năng và nhiệm vụ

2.1.5.3 Chính sách lương – thưởng

Đối với công nh n, công t có chính sách lương - thưởng như sau:

 Lương cơ bản (LCB): 2.550.000 (trình độ =<12/12), 2.750.000(có bằng nghề)

 Trợ cấp xăng xe (200.000/tháng), nhà trọ (150.000/tháng), chuyên cần (200.000/tháng), đi ca (30.000/ngà ), ca đêm (30%*LCB)

 Trợ cấp A, B, C: 200.000 (mức A), 150.000(mức B), 100.000(mức C)

 Trợ cấp công đoạn (CĐ): CĐ 1(300.000), CĐ 2(250.000), CĐ 3(200.000)

 Tăng ca ngà thường được 150%*LCB, làm ngày chủ nhật 200%*LCB, làm ngày lễ 300%*LCB

Riêng đối với vị trí từ nhân viên trở lên mức lương cơ bản và các khoản trợ cấpcạnh tranh, linh hoạt phù hợp đối với từng cấp bậc Một số nhược điểm tồn tại đối vớichính sách lương – thưởng như sau:

 Đối v i công nhân: khoản trợ cấp vẫn chưa được phản ánh đúng thực tế mức độ

nguy hiểm và phức tạp của công việc Ví dụ, khi hỏi công nhân về mức trợ cấp công đoạncủa công t đối với công việc tại thao tác Cố định lens (1 thao thác

thuộc công đoạn Test của qui trình sản xuất camera module) thì công nhân chorằng mức trợ cấp là 250.000 (CĐ 2) là không hợp lý vì tại công đoạn này mức

độ nguy hiểm cao như: khả năng bị cận, khả năng vô sinh do hóa chất và khi hỏicấp quản lý trực tiếp là Leader thì vấn đề nà được xác định là đúng sự thật Đểtrợ cấp được thỏa đáng cho công nh n tại tất cả các thao tác nói chung và tạithao tác cố định lens nói riêng thì doanh nghiệp cần phải tiến hành phân tíchcông việc cho từng vị trí công việc cụ thể

 Đối v i vị trí từ nhân viên trở lên: vẫn còn phân biệt lương thưởng giữa người

Việt Nam và người Nhật đối với cùng một vị trí Bên cạnh đó, vẫn chưa có tiêu chí đánhgiá hiệu quả làm việc rõ ràng từ đó tạo ra sự chênh lệch mức lương không hợp lý nên đ làmột nguyên nhân chính và quan trọng dẫn đến tình trạng thôi việc của các vị trí từ nhânviên trở lên

Với những phân tích trên, tác giả đã nêu lên được những mặt hạn chế còn tồnđọng trong công tác quản lý nhân sự của công ty nói chung và của bộ phận Test nóiriêng

Tu nhiên, trước khi tiến hành xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn côngviệc để góp phần khắc phục những hạn chế nêu trên tại riêng bộ phận Test thì tác giả sẽtóm tắt đôi nét về công đoạn Test để có thể thấ được tầm quan trọng của công đoạn nàđối với sản phẩm của doanh nghiệp, cũng như việc tóm tắt sơ đồ tổ chức, dòng côngviệc trong công đoạn sẽ cung cấp những thông tin rất hữu ích làm cơ sở thực tế cho quátrình nghiên cứu của tác giả.

2.2 TÓM TẮT THÔNG TIN VỀ CÔNG ĐOẠN TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN XUẤT CAMERA MODULE

Là công đoạn rất quan trọng trong quy trình sản xuất camera module (xem hình3.2), quyết định chất lượng sản phẩm trước khi cung cấp đến khách hàng thông quaviệc kiểm tra hàng loạt đặc tính của sản phẩm như: độ rung, độ đàn hồi, trọng lượng,

Hình 2.5 Sơ đồ tổ chức công đoạn Test

(Tài liệu trình tự nghiệp vụ c đ ạn Test, 2013)

Giải thích :

 Các chức danh công việc được thể hiện từ cao đến thấp trên sơ đồ trên

 Đứng đầu công đoạn Test là Trưởng bộ phận, dưới Trưởng bộ phận là Fukushunin (tạm dịch là Phó chủ nhiệm)

 Fukushunin sẽ quản lý các nhóm A, B, C

 Về bản chất công việc thì nhóm A, B, C hoàn toàn giống nhau Mỗi trưởng ca sẽquản lý 1 nhóm, trong mỗi nhóm lại chia thành 3 nhóm nhỏ hơn và mỗi leader sẽ quản

lý một nhóm nhỏ đó, việc chia theo nhóm là vì trong 24 giờ thì công ty sẽ chia thành 3

ca (mỗi ca 8 tiếng) và mỗi nhóm cứ lu n phiên tha đổi ca làm việc

 Tổng công nh n trong công đoạn Test là 240 công nhân sẽ được phân bổ vào 3 nhómtrên Mỗi người lao động có cùng chức danh công việc thì bản chất công việc