Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Hương Thủy

Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Hương ThủyĐề tài tập trung tìm hiểu quy trình bán hàngthu tiền trong sự kết hợp với các hoạt động kiểm soát chủ Đề tài tập trung tìm hiểu quy trình bán hàngthu tiền trong sự kết hợp với các hoạt động kiểm soát chủ Đề tài tập trung tìm hiểu quy trình bán hàngthu tiền trong sự kết hợp với các hoạt động kiểm soát chủ

.ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN CÔNG TY

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN CÔNG TY

CỔ PHẦN HƯƠNG THỦY

Lớp K43B Kế toán – Kiểm toán

Huế, tháng 5 năm 2013

Trường Đại học Kinh tế Huế

Em xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô giáo trong Khoa Kế toán Tài chính nói riêng và các thầy cô giáo trong trường nói chung đã trang bị cho em những kiến thức bổ ích trong 4 năm qua để giúp em vững vàng đi trên con đường mà em đã chọn và những kiến thức đó đã giúp

em hoàn thành bài khóa luận này.

Em xin trân trọng cảm ơn các anh chị ở Công ty Cổ phần Hương Thủy,

mà đặc biệt là chú Lê Văn Xê – Tổng giám đốc Công ty cổ phần Hương Thủy, các anh chị ở phòng Kế Toán, phòng Kinh doanh, các bộ phận bán hàng,…

đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em được tiếp cận với các văn bản, công việc, đã nhiệt tình chỉ bảo giúp đỡ em, sự thành công của bài luận văn này có

sự đóng góp rất to lớn của các anh chị.

Một lần nữa em xin trân trọng cảm ơn.

Sinh viên Trần Lê Kỳ Nam

Trường Đại học Kinh tế Huế

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

TÓM TẮT NGHIÊN CỨU

PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

2.1 Mục tiêu chung 1

2.2 Mục tiêu cụ thể 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

3.1 Đối tượng nghiên cứu: 2

3.2 Phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Cấu trúc của đề tài 3

PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN 4

1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 4

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 4

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 5

1.2 Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp6 1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 8

1.3.1 Môi trường kiểm soát 8

1.3.2 Hệ thống kế toán 11

1.3.3 Các thủ tục kiểm soát 13

1.3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ 14 Trường Đại học Kinh tế Huế

1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 15

1.5 Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền 16

1.5.1 Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu 16

1.5.2 Các phương thức bán hàng 17

1.5.3 Phương thức thanh toán 19

1.6 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp 19

1.6.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 19

1.6.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp 20

1.6.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 24

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƯƠNG THỦY 27

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần Hương Thủy 27

2.1.1 Tóm lược lịch sử hình thành và phát triển 27

2.1.2 Chức năng, lĩnh vực hoạt động 30

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý 30

2.1.4 Tình hình lao động của Công ty qua 2 năm (2011 – 2012) 33

2.1.5 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 3 năm (2009 – 2011) 35

2.1.6 Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 2 năm (2011-2012)Error! Bookmark not defined. 2.1.7 Tổ chức công tác kế toán 377

2.2 Thực trạng HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Hương Thủy 44

2.2.2 Hệ thống kế toán 47

2.2.3 Các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Hương Thủy 50

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƯƠNG THỦY 71

Trường Đại học Kinh tế Huế

3.1 Những ưu điểm và tồn tại của HTKSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty Cổ

phần Hương Thủy: 71

3.1.1 Môi trường kiểm soát 71

3.1.2 Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin 73

3.1.3 Thủ tục kiểm soát 75

3.1.4 Kiểm toán nội bộ 79

3.2 Những đề xuất nhằm tăng cường hiệu quả KSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty Cổ phần Hương Thủy: 79

3.2.1 Đối với môi trường kiểm soát 80

3.2.2 Đối với hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin 80

3.2.3 Đối với kiểm soát nghiệp vụ bán hàng – thu tiền 81

3.2.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ 84

PHẦN 3 KẾT LUẬN 85

1.Kết luận về đề tài nghiên cứu: 85

2 Hướng phát triển của đề tài: 86

Trường Đại học Kinh tế Huế

HĐ GTGT Hóa đơn giá trị gia tăng

HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 31

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 31

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 43

Sơ đồ 2.4: Lưu đồ kiểm soát bán lẻ không giao hóa đơn 51

Sơ đồ 2.5: Lưu đồ kiểm soát bán lẻ không giao hóa đơn có lái xe 52

Sơ đồ 2.6: Lưu đồ kiểm soát bán lẻ có giao hóa đơn (1) 55

Sơ đồ 2.7: Lưu đồ kiểm soát bán lẻ có giao hóa đơn (2) 56

Sơ đồ 2.8: Lưu đồ kiểm soát bán hàng theo hợp đồng 60

Sơ đồ 2.9: Lưu đồ kiểm soát hoạt động nộp tiền mặt tại Công ty 65

Sơ đồ 2.10: Lưu đồ kiểm soát hoạt động thu tiền qua ngân hàng tại Công ty 67

Bảng 2.1: Tình hình lao động của Công ty 33

Bảng 2.2: Bảng tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty 35

Bảng 2.3: Bảng tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 37

Trường Đại học Kinh tế Huế

TÓM TẮT NGHIÊN CỨU

Xây dựng một HTKSNB hữu hiệu cho Công ty nói chung và cho chu trình bán

hàng-thu tiền nói riêng là một việc quan trọng, vì vậy tôi đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu hệ

thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Hương Thủy” để làm đề tài khóa luận Đề tài tập trung tìm hiểu quy trình bán hàng-thu

tiền trong sự kết hợp với các hoạt động kiểm soát chủ yếu nhằm phát hiện và ngăn ngừarủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động của Công ty Cổ phần Hương Thủy Dựa trênnhững vấn đề còn tồn tại đã tìm ra, tôi đã đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện vànâng cao chất lượng công tác kiểm soát chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty

Nội dung chính của đề tài như sau:

Phần I Đặt vấn đề

Phần II Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1 Đề cập đến những vấn đề cơ sở khoa học liên quan đến HTKSNB trong

doanh nghiệp nói chung và HTKSNB trong chu trình bán hàng-thu tiền nói riêng Cụ thểnhư sau: Giới thiệu về khái niệm, mục tiêu, nhiệm vụ và các bộ phận cấu thành HTKSNBcũng như các vấn đề cơ bản về Chu trình bán hàng-thu tiền và các thủ tục kiểm soát tổngquát trong chu trình đó

Chương 2 Tóm lược quá trình phát triển và các thông tin cơ bản của Công ty Cổ

phần Hương Thủy Qua sự tìm hiểu thực tế, trình bày các hoạt động kiểm soát mà Công ty

Cổ phần Hương Thủy đang thực hiện

Chương 3 Nêu ra các ưu và nhược điểm của hoạt động KSNB quy trình bán

hàng-thu tiền của Công ty Cổ phần Hương Thủy Trên cơ sở những tồn tại tìm được, đề xuấtmột số nhóm biện pháp nhằm phòng ngừa và hạn chế những rủi ro trong chu trình bánhàng-thu tiền trong mối tương quan với nguồn lực của Công ty

Phần III Kết luận và kiến nghị

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu

Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý doanhnghiệp và cũng là nhân tố được quan tâm hàng đầu của các kiểm toán viên khi thực hiệnkiểm toán tại mỗi tổ chức và Công ty Hệ thống kiểm soát nội bộ có thể được xem là hệthống “tiền kiểm” góp phần quan trọng cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạtđộng kiểm toán

Công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện ở hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp,đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp thương mại việc bán hàng

và thu tiền xảy ra thường xuyên thì những sai sót, gian lận sẽ làm thay đổi chi phí, doanhthu dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết quả kinh doanh Khi giải quyết những vấn đề này,liệu những hoạt động kiểm soát mà người quản lý lập ra có phù hợp với chu trình nàykhông Vai trò của KSNB nói chung và KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền nóiriêng là rất quan trọng, tuy nhiên hầu hết các doanh nghiệp chưa có sự đầu tư và quan tâmđúng mức, chưa thiết lập hoặc đã có thiết lập hệ thống KSNB nhưng còn nhiều hạn chế

Đó chính là lý do tôi đi đến sự lựa chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình Đề

tài mang tên: “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu

tiền tại công ty cổ phần hương thủy”.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Đánh giá thực trạng HTKSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CổHương Thủy Đồng thời giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bánhàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Hương Thủy.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

Hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần HươngThủy Tập trung chủ yếu vào các công đoạn: Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua;

Xét duyệt bán chịu; Chuyển giao hàng hóa; Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng;

Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền và khoản phải thu khách hàng

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: Công ty cổ phần Hương Thủy

Về thời gian: Thực hiện đề tài nghiên cứu trong khoảng thời gian từ ngày 18/2/2013

đến ngày 10/5/2013

Về nội dung nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về hệ thống KSNB chu trình bán hàng-thu

tiền của Công ty Cổ phần Hương Thủy trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng từnăm 2012 đến đầu năm 2013

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp chứng từ kế toán: đây là phương pháp chứng minh bằng giấy tờ các

nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Cơ sở để sử dụng phương pháp này là sử dụng cácchứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xuất phát từ tài sản và nguồnvốn

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: là phương pháp hỏi trực tiếp những người cung

cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Phương pháp này sử dụng đểthu thập những thông tin cần thiết và số liệu thô có liên quan đến đề tài

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Phương pháp so sánh: vận dụng phương pháp này nhằm đối chiếu các chỉ tiêu, các

hiên tượng kinh tế đã lượng hoá có cùng một nội dung, cùng tính chất tương tự để xácđịnh xu hướng và mức biến động các chỉ tiêu Nó cho phép ta tổng hợp được nét chung,tách ra được nét riêng của các hiện tượng để so sánh, trên cơ sở đó đánh giá được các mặtphát triển hay kém phát triển, hiệu quả hay kém hiệu quả để tìm ra các phương pháp quản

lý tối ưu trong mỗi trường hợp cụ thể

- Phương pháp thống kê phân tích kinh tế: là tổng hợp những thông tin, dữ liệu thu

thập được để hoàn thành công việc nghiên cứu Phương pháp này để chọn lọc và tập hợpnhững thông tin cần thiết cho đề tài

- Phương pháp quan sát: quá trình tri giác (mắt thấy, tai nghe) và ghi chép lại mọi

yếu tố liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu nhằm mô

tả, phân tích, nhận định, đánh giá

5.Cấu trúc của đề tài

Đề tài nghiên cứu Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và

thu tiền tại công ty cổ phần Hương Thủy gồm có ba (3) phần:

Phần I Đặt vấn đề

Phần II Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1 Cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng-thu

tiền

Chương 2 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng-thu tiền tại công

ty cổ phần hương thủy

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán

hàng-thu tiền tại công ty cổ phần hương thủy

Phần III Kết luận và kiến nghị

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN 1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung và quyền lợiriêng của người sử dụng lao động luôn tồn tại song hành Nếu không có kiểm tra, kiểmsoát thì làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm nhữngđiều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm saoquản lý được các rủi ro? Làm thế nào để có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấpdưới một cách chính xác, khoa học mà không phải dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Vì vậy,hoạt động kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và đượcthực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩakhác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này

Theo COSO (Ủy ban bao gồm đại diện của các hiệp hội kế toán, kiểm toán, quản trịHoa Kỳ): Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và cácnhân viên nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảohợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400: Là các qui định và các thủ tục kiểm soát

do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ phápluật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; đểlập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quảtài sản của đơn vị

Trường Đại học Kinh tế Huế

Vậy, có thể hiểu Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của cácđơn vị; là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chínhsách và nỗ lực của mọi thành viên đặt ra một cách hợp lý Nó được tổ chức trên cơ sở xácđịnh rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc và tìm ra các biện pháp để ngăn chặnsai phạm nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra Hay đơn giản hơn, Hệthống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần phải làm đểđạt được những gì mình muốn và tránh những điều mình muốn tránh.

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức có thể hiểu như là các chính sách và thủtục được thiết lập tại đơn vị đó để đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:

Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản

vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng và những mục đích khác nhau hoặc bị hư hạinếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Việc bảo vệ tài sản càng trởnên cần thiết hơn trong quá trình hội nhập và phát triển

Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán

xử lý và tổng hợp và căn cứ quan trọng trong việc hình thành các quyết định của nhà quản

lý Do đó các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác vàtin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu củamọi hoạt động kinh tế

Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định: Hệ thống kiểm soát

nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lýliên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tuân thủ đúng mức

- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọihoạt động của doanh nghiệp.

- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáo tàichính trung thực và khách quan

Đảm bảo tính hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động: Các quá trình kiểm soát

trong một đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra

sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp.Định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp đượcthực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng caokhă năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫnvới nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặccung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệthống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu trên

Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội bộ càng có ý nghĩa quan trọng khi qui mô của đơn vịcàng mở rộng, quyền hạn trách nhiệm được phân chia thành nhiều cấp, mối quan hệ giữacác cấp trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin trở nên khó khăn, tàisản phân tán ở nhiều địa điểm Khi đó hệ thống kiểm soát nội bộ càng phải được xâydựng một cách chặt chẽ và phải ngày càng hoàn thiện

1.2 Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong

doanh nghiệp

1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã có và đangxây dựng hệ thống chứng chỉ ISO Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn cácdoanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vậnTrường Đại học Kinh tế Huế

hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ Đây là một trong các điểm yếu mà các doanhnghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu.

Ở nước ta hệ thống kiểm soát nội bộ chưa có được một quy chế tổ chức và hoạt độngsao cho hiệu quả và thường xuyên chưa tách ra thành một hệ thống độc lập Điều nàyđược thể hiện qua hai điểm như sau :

- Tại các doanh nghiệp, kế toán trưởng thực hiện hai nhiệm vụ chính: Nhiệm vụ tổchức, chỉ đạo công tác kế toán tại đơn vị và nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát về mặt tài chínhkinh tế của cấp trên đối với đơn vị Hai nhiệm vụ đó đối lập nhau nhưng lại cùng được đặtvào một người Điều đó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trườngcho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận

- Hoạt động kiểm tra kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra mang tínhchất hình thức, chưa có quy chế hoạt động và không có trình độ nhân viên tương xứng; bộmáy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng lại không có tính chấtđộc lập, chưa có quy trình và phương pháp kỹ thuật tiến hành riêng, chưa quan tâm đàotạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ thực hiện

Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng tiết kiệm hiệuquả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô nhỏhay lớn Những đòi hỏi, những hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ

hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu Từ đó việc thiết lập một hệ thống kiểmsoát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp

1.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau:

- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải được dựa trên điều kiện thực tế của mỗiđơn vị hoạt động Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tục kiểm soát mới có thểphát huy tối đa tác dụng kiểm soát của nó

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tắc phổ biến nhưnguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền vàphê chuẩn.

- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt độngcho đơn vị, vì thế chi phí để duy trì hệ thống KSNB phải nhỏ hơn lợi ích do hệ thốngkiểm soát nội bộ mang lại

1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Bất kỳ hệ thống nào khi được thiết lập cũng được cấu thành từ những bộ phận có liênquan đến nhau Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ phận của hệ thống kiểmsoát nội bộ, theo Giáo trình Kiểm toán tài chính của GS.TS Nguyễn Quang Quynh – TS.Ngô Trí Tuệ thì HTKSNB thông thường được chia thành bốn nhân tố chính là:

- Môi trường kiểm soát

- Hệ thống kế toán

- Thủ tục kiểm toán

- Bộ phận kiểm toán nội bộ

1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tácđộng đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ Cácnhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ, nhậnthức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp Các nhân tố trong môitrường kiểm soát bao gồm:

1.3.1.1 Môi trường bên trong

Trường Đại học Kinh tế Huế

Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt độngdoanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chínhsách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp.Bởi vì các nhà quản lý là người phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát

sẽ áp dụng tại doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức là một nhân tố đóng vai trò quan trọng đối với việc chỉ đạo và kiểmsoát các hoạt động kinh doanh của đơn vị Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị là việcphân chia nó thành biện pháp với chức năng và quyền hạn cụ thể đồng thời xác định cácmối quan hệ trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận đó Một cơ cấu tổ chức hợp lýphải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ các hoạt động và lĩnh vực của doanhnghiệp Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phảituân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sótlĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách

và bảo quản tài sản

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận đạt được hiệu quả cao nhất tronghoạt động của các bộ phận chức năng

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn lànhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọithủ tục kiểm soát trong đơn vị Vì thế, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chínhsách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhânviên và phải phù hợp với năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức đồng thời phải mangtính kế thừa và liên tiếp

Trường Đại học Kinh tế Huế

 Công tác kế hoạch và dự toán

Công tác lập kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chiquỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…Đặc biệt là kế hoạch tàichính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sựluân chuyển tiền trong tương lai, có ý nghĩa rất lớn trong kiểm soát nội bộ, một khi việclập và thực hiện kế hoạch được tiến hành một cách khoa học, nghiêm túc thì nó sẽ trởthành công cụ kiểm soát hữu hiệu Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâmxem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đãlập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường để xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịp thời

Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vịnhư thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý vànhững chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban này thường có nhiệm vụ vàquyền hạn như sau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

- Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập và làm việc với họ

- Hoà giải mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập với BGĐ

Do có các chức năng quan trọng nêu trên, nên sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt độngcủa uỷ ban kiểm soát là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát

1.3.1.2 Môi trường bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát còn bao hàm nhiều nhân

tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước, các nhân tố tự nhiênTrường Đại học Kinh tế Huế

soát của các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý vànhiểu thủ tục kiểm soát cụ thể.

1.3.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là toàn bộ các thủ tục cho phép phản ánh đo lường, tính toán, phânloại, tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị Hệ thống kế toán khôngnhững cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọngtrong việc kiểm soát các hoạt động của đơn vị

Một hệ thống kế toán được đánh giá là hữu hiệu khi đạt được các mục tiêu tổngquát sau:

- Tính có thật: Những số liệu kế toán ghi chép là những số liệu có thực, kế toán

không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế toán của đơn vị

- Sự phê chuẩn: Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải bảo đảm

rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lý

- Sự đầy đủ: Không bỏ sót, giấu bớt hoặc để ngoài sổ sách bất kỳ một nghiệp vụ

kinh tế phát sinh nào

- Quyền và nghĩa vụ: Tài sản thể hiện trên sổ sách kế toán thuộc quyền sở hữu của

đơn vị, công nợ được phản ánh trên sổ sách kế toán thì doanh nghiệp phải có nghĩa vụ chitrả

- Sự tuân thủ: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng

các chính sách và chế độ kế toán

- Tính đúng kỳ: Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ, đảm bảo sự

phù hợp giữa chi phí bỏ ra để có được doanh thu tương ứng trong kỳ

- Tính phân loại: Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại theo đúng

theo sơ đồ hạch toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách liên quan

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu từ chứng từ ghi vào các sổ trung gian,

sổ tổng hợp phải chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinhdoanh của đơn vị

Xét về mặt quy trình, hệ thống kế toán bao gồm ba bộ phận:

1.3.2.1 Chứng từ kế toán

Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng

và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung Vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việclập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánhtrung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệ thống chứng từ kế toán nếu được đơn vịxây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho nhàquản lý đơn vị thì sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm trong quá trình ra quyết địnhcủa các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị

1.3.2.2 Sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghichép, phân loại, tính toán, tổng hợp để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trênbáo cáo Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, vàđóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở để kiểm tra, truycập chứng từ

1.3.2.3 Báo cáo kế toán

Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sáchthành những chỉ tiêu trên báo cáo Các báo cáo này phải phản ánh trung thực tình hình tàichính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải tuân thủ đúng các chuẩn mực

kế toán, những quy định, chế độ hiện hành Hệ thống báo cáo có ý nghĩa quan trọng trongcông tác quản lý, điều hành đơn vị Nó rất đa dạng và linh hoạt tùy theo quy mô, loại hìnhhoạt động, yêu cầu quản lý, cơ cấu tổ chức của đơn vị

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.3.3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát được hiểu là các chính sách, các thủ tục, quy định do nhà quản lýđơn vị thiết lập nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Cácthủ tục kiểm soát được thiết kế tùy thuộc vào những nét đặc thù của cơ cấu tổ chức, củahoạt động kinh doanh

1.3.3.1 Các loại thủ tục kiểm soát

Thường có năm loại thủ tục kiểm soát sau:

- Kiểm soát trực tiếp: Là các thủ tục, quy chế, quá trình kiểm soát được thiết lập nhằm

trực tiếp đáp ứng các mục tiêu chi tiết của kiểm soát

- Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: Là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm bảo

đảm an toàn về tài sản và các thông tin trong đơn vị như:

+ Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin

+ Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận tài sản, thông tin củanhững người không có trách nhiệm

- Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm soát đặt ra để trong quá trình xử lý ghi sổ các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh đảm bảo được rằng cá nghiệp vụ đó xảy ra và ghi vào sổ kế toán làđúng đắn

- Kiểm soát quản lý: Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc

lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành

- Kiểm soát tổng quát: Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công

việc khác nhau

1.3.3.2 Nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị được thiết lập dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ cóliên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Cụ thể nhưkhông được bố trí kiêm nhiệm giữa các nghiệp vụ: phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ, kếtoán, bảo quản tài sản; hay không thể có sự kiêm nhiệm chức năng thực hiện và chứcnăng kiểm soát

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều

bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sựchuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xay ra thường dễ phát hiện do có

sự kiểm soát chéo

Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấpdưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định.Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thốngphân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanhnghiệp Còn sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại:

- Sự phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung

về những mặt hoạt động cụ thể cho các bộ phận cấp dưới tuân thủ

- Sự phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quyđịnh chứng từ sổ sách phải đầy đủ, kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách và kiểmsoát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

1.3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị, tiến hành côngTrường Đại học Kinh tế Huế

kiểm toán nội bộ cung cấp những quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt độngcủa doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế, vận hành các chính sách vàthủ tục kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp cóđược những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp kể cả chấtlượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh, bổ sung các quy chế kiểm soátthích hợp và hiệu quả.

1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kỳ đơn vị nào, hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu thìcũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra vì hiệu quả thật sựcủa nó tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làmviệc và đáng tin cậy của lực lượng nhân sự Hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạnchế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có những hạn chế tiềm tàng xuất phát từ nhữngnguyên nhân sau đây:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánhgiá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới

- Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự thông đồngcủa một người trong BGĐ hay các nhân viên với những người khác ở bên ngoài đơn vị.Hành vi này rất khó có thể phát hiện vì sự hợp lý hóa các chứng từ đã được tạo ra để chedấu sai phạm

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh

mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong cácnghiệp vụ thường hay bị bỏ qua

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt độngkiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát lạm dụng quyền hạn củamình nhằm thực hiện cho mưu đồ riêng

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát khôngcòn phù hợp

1.5 Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền

1.5.1 Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu

1.5.1.1 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:

Chu trình bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là một khâu quan trọng trong toàn bộ quá trìnhsản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại Đó làquá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanhnghiệp và khách hàng, quá trình này nhằm chuyển đổi hình thái vốn của doanh nghiệp vàtạo ra lợi nhuận Đây chính là mục tiêu chính của hầu hết các doanh nghiệp, bất kì mộtdoanh nghiệp kinh doanh nào muốn thu được lợi nhuận đều phải thực hiện khâu tiêu thụ

và thúc đẩy quá trình này thực hiện càng nhanh càng tốt, như vậy vốn của doanh nghiệp

sẽ được quay vòng nhanh hơn khả năng tạo ra lợi nhuận cao hơn

Hiện nay, có hai phương thức bán hàng trong các doanh nghiệp là phương thức bánbuôn và phương thức bán lẻ Với mỗi phương thức bán hàng có trình tự bán diễn ra khácnhau Tuy nhiên, việc ghi nhận doanh thu của mỗi phương thức đều phải tuân theo quyđịnh của Chuẩn mực kế toán Việt Nam về doanh thu (Chuẩn mực 14 - Doanh thu và thunhập khác), doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu khi nghiệp vụ bán hàng thỏa mãn nhữngđiều kiện sau đây:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữusản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hànghóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

1.5.1.2 Đo lường doanh thu tiêu thụ:

Doanh thu tiêu thụ được xác định tuỳ thuộc vào phương pháp tiêu thụ, đối với nhữngphương pháp tiêu thụ khác nhau thì cách xác định doanh thu tiêu thụ cũng khác nhau Cóthể phân thành các phương pháp xác định doanh thu như sau:

- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả một lần: doanh thu bánhàng là tổng số lượng hàng hoá đã tiêu thụ nhân với giá bán chưa thuế nếu doanh nghiệptính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc đơn giá đã có thuế nếu doanh nghiệptính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả góp: doanh thu bán hàngđược xác định theo giá bán trả một lần, không bao gồm lãi trả chậm Số lãi trả chậm đượctính vào doanh thu hoạt động tài chính

- Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng đại lý: doanh thu bán hàngđược xác định bằng tổng của đơn giá doanh nghiệp giao cho đại lý nhân với số lượng sảnphẩm đại lý đã bán được

1.5.2 Các phương thức bán hàng

1.5.2.1 Phương thức bán buôn

Phương thức bán buôn hàng hóa là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại,các doanh nghiệp để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra Đặc điểm củahàng hóa bán buôn là hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vựctiêu dùng, do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện Hàng hóađược bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn, giá bán thường phụ thuộc vào khốilượng hàng bán và phương thức thanh toán Trong bán buôn thường tiến hành theo cáchình thức sau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng đã

được ký kết, tiến hành chuyển và giao hàng cho người mua tại địa điểm hai bên đã thoảthuận trong hợp đồng Hàng hoá được xác định tiêu thụ khi doanh nghiệp giao xong hàngcho người mua và người mua ký vào chứng từ giao hàng Phương thức này được áp dụngđối với những khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên với doanh nghiệp

- Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ đến nhận

hàng tại kho của doanh nghiệp Sau khi giao hàng xong, bên mua ký vào chứng từ bánhàng, hàng hoá được xác định tiêu thụ Vì vậy, mọi tổn thất hàng hoá trong quá trình vậnchuyển hàng người mua phải chịu

- Hình thức hàng đổi hàng: Đây là hình thức tiêu thụ mà trong đó người bán đem

hàng hóa của mình để đổi lấy hàng hóa của người mua Giá trao đổi là giá thoả thuận hoặcgiá bán của hàng hóa đó trên thị trường

1.5.2.2 Phương thức bán lẻ

Phương thức bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc cácđơn vị kinh tế mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Đặc điểm của phương thức này làhàng hóa ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng

đã được thực hiện Hàng hóa được bán với số lượng nhỏ, giá bán ổn định Phương thứcbán lẻ được thực hiện theo các hình thức sau:

- Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung

- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp

1.5.3 Phương thức thanh toán

Nghiệp vụ thanh toán cũng khá đa dạng Tuỳ theo từng chính sách bán hàng hoặc tìnhhình tài chính của khách hàng hay của chính doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể chokhách hàng của mình thanh toán khoản tiền mua hàng theo các hình thức khác nhau:

- Mua hàng thanh toán ngay

- Ứng tiền trước khi mua hàng

- Mua hàng tín dụng

1.6 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp

1.6.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

2 Tính đầy đủ

(trọn vẹn)

Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, số tiền thu được và các khoảnphải thu khách hàng đều được ghi sổ và không được bỏ sót bất cứnghiệp vụ nào

3 Sự phê chuẩn

Các nghiệp vụ bán hàng phải được phê chuẩn đúng đắn, cácnghiệp vụ phát sinh phải được phê duyệt đầy đủ của những cánhân có thẩm quyền liên quan thì mới được coi là hợp lệ

1.6.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp

Trong chu trình bán hàng - thu tiền ở mỗi doanh nghiệp, mỗi bước công việc bao gồmnhiều nghiệp vụ với các chứng từ minh chứng tương ứng Việc kiểm soát từng khâu, từngnghiệp vụ nhằm ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm, rủi ro xảy ra là việc hết sức quantrọng Nếu đơn vị không xây dựng được hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối vớinghiệp vụ bán hàng và nợ phải thu khách hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợcủa khách hàng là điều khó tránh khỏi Trong nghiệp vụ bán hàng, đối với những phươngthức giao dịch khác nhau, phương thức thanh toán khác nhau cũng như các điều kiệntrong hợp đồng khác nhau thì quy trình xử lý công việc cũng khác nhau Song chung nhất,chu trình bán hàng - thu tiền có thể được cụ thể hóa thành các khâu xử lý công việc và cácthủ tục kiểm soát tương ứng như:

1.6.2.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua

Quá trình bán hàng - thu tiền thường được bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của kháchhàng thông qua ĐĐH Đặt hàng của người mua có thể là ĐĐH, là phiếu yêu cầu muahàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại, thư điện tử sau đó là hợp đồng về mua - bánhàng hóa, dịch vụ Về mặt pháp lý, đây có thể được xem là một đề nghị sẵn sàng muahàng hóa theo những điều kiện xác định Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xemxét để đưa ra quyết định bán (qua phiếu bán hàng) sau khi xem xét khả năng cung ứng củadoanh nghiệp và lập lệnh bán hàng

Doanh nghiệp phải thiết lập cơ chế kiểm tra, kiểm soát để theo dõi, giám sát ở giaiđoạn lập lệnh bán hàng như sau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Sự đồng bộ về sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách phải kiểmsoát được tối đa các nghiệp vụ bán hàng.

- Đánh số thứ tự các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục

có tác dụng đề phòng được việc bỏ sót, gian lận vừa tránh được việc trùng lắp các khoảnphải thu, các khoản ghi sổ với khách hàng

1.6.2.2 Xét duyệt bán chịu

Trước khi bán hàng, căn cứ vào ĐĐH và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoàiđơn vị, những người có thẩm quyền (bộ phận phụ trách bán chịu) cần đánh giá về khảnăng thanh toán của khách hàng để xét duyệt về bán chịu Quyết định này có thể đồngthời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệmua bán cùng với những điều kiện khác như: phương thức thanh toán, giá cả, chiết khấu,phương thức và thời gian giao nhận Việc xét duyệt bán chịu có thể được tính toán cụ thểtrên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh để đượchưởng chiết khấu thanh toán

1.6.2.3 Chuyển giao hàng hóa

Sau khi lệnh bán hàng đã lập thì bộ phận kho hàng sẽ tiến hành xuất kho hàng hóacho bộ phận phụ trách chuyển hàng Hầu hết hàng hóa được chuyển giao cho khách hàngthông qua các nhà vận chuyển đường sắt, đường bộ, hàng không Trong quá trình này,các chứng từ vận chuyển như hóa đơn vận chuyển, vận đơn sẽ được lập

Bộ phận giao hàng sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gởi hàng cho khách hàng Chứng

từ chuyển hàng là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các thông tin về quy cách,chủng loại hàng hóa, số liệu và dữ liệu có liên quan Khi xuất hàng, ngoài sự kiểm tra củathủ kho và của người nhận, lượng hàng hóa được giao còn cần có sự kiểm soát của bộphận bảo vệ

1.6.2.4 Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng

Trường Đại học Kinh tế Huế

Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa baogồm giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế GTGT Nhưvậy, hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền họ phải trả và thời hạnthanh toán, vừa là căn cứ để ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.Trước khi hóa đơn được gửi cho khách hàng, cần kiểm tra lại số liệu ghi trên hóa đơn.Tổng cộng hóa đơn phát hành hàng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng hợp trên Sổ Cái.Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi công nợ phảithu của từng khách hàng.

1.6.2.5 Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền và khoản phải thu khách hàng

Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng thì tiến hànhthu tiền và theo dõi nợ phải thu đối với từng khách hàng chưa thanh toán Tiền mặt đượcghi vào sổ Nhật ký thu tiền, còn các khoản phải thu theo dõi trên Sổ chi tiết theo dõi cáckhoản phải thu theo đúng số tiền và đúng kỳ

Để tiện theo dõi thanh toán, cần phải liệt kê các khoản nợ theo từng nhóm tuổi để từ

đó lập kế hoạch thu nợ, thường kế hoạch này do bộ phận bán chịu đảm trách Ngoài ra đểgiảm thiểu các sai phạm thì phải đảm bảo độc lập giữa nhân viên phụ trách về kế toán chitiết công nợ và kế toán tổng hợp Tuy nhiên, gian lận vẫn có thể xảy ra nếu có sự thôngđồng giữa các nhân viên này với nhau

Đối với những nghiệp vụ thu tiền ngay, trong thực tế tiền mặt là khoản dễ xảy ra saisót và gian lận nhất nên quá trình kiểm soát nội bộ thường rất chặt chẽ trong việc quản lýtiền:

- Các chứng từ phải được đánh số trước: Các phiếu thu tiền mặt được đánh số trướctheo thứ tự để tránh hiện tượng viết phiếu thu cho khách hàng song không có tiền mặt trên

số do người thu tiền đã biển thủ tiền, đồng thời tránh được việc trùng lắp trong việc lậpphiếu thu

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Chọn một số phiếu thu của kế toán tiền mặt, kiểm tra chuỗi thứ tự của số phiếu thu

đó đặc biệt chú ý tới những số bị sai sót, bị thiếu hoặc nằm ngoài thứ tự bình thường

1.6.2.6 Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu

Nếu khách hàng không hài lòng về số hàng nhận được do sai quy cách hay kém phẩmchất, họ có thể gửi trả lại cho doanh nghiệp Vì thế, các doanh nghiệp cần có bộ phận độclập chịu trách nhiệm về xét duyệt, tiếp nhận cũng như khấu trừ các khoản công nợ liênquan đến số hàng này Đối với giảm giá hàng bán phải có sự phê chuẩn của người cóthẩm quyền trong doanh nghiệp, chiết khấu chỉ được thực hiện khi thanh toán trong thờigian được hưởng chiết khấu, giảm giá với khách hàng mua nhiều hoặc hàng hóa có chấtlượng kém mà sau khi kiểm tra lại, doanh nghiệp thấy đúng với thực tế, đặc biệt là hàng

đã bán bị trả lại, mỗi nghiệp vụ đều có sự phê chuẩn của trưởng Phòng Kinh doanh hoặcngười có thẩm quyền về lý do trả lại hàng

1.6.2.7 Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi

Để đảm bảo nguyên tắc thân trọng trong kinh doanh và chuẩn bị cho việc khóa sổ kếtoán phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính, đơn vị phải tiến hành đánh giá các khoảnphải thu không có khả năng thu hồi và tiến hành lập dự phòng cho các khoản phải thunày, như vậy mới có thể đề phòng được những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chếnhững biến động về kết quả kinh doanh của kỳ kế toán

Để lập dự phòng phải thu khó đòi, doanh nghiệp cần có những bằng chứng đáng tincậy như: khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản và mất khả năngthanh toán, doanh nghiệp đã tiến hành đòi nợ nhiều lần nhưng không đòi được

1.6.2.8 Xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được

Công việc này được thực hiện trong trường hợp khách hành không chịu thanh toánhoặc mất khả năng thanh toán Không còn hy vọng thu hồi được các khoản nợ phải thukhách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩmquyền cho phép được xóa sổ các khoản nợ này Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghiTrường Đại học Kinh tế Huế

chép vào sổ sách Việc xóa sổ phải được thực hiện theo đúng nguyên tắc và chế độ kếtoán hiện hành.

1.6.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

1.6.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đềuphải lập chứng từ kế toán Nội dung của chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ thực tế phát sinh, mỗi nghiệp vụ xảy ra chỉ đượclập chứng từ một lần duy nhất Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh nghiệp vụphát sinh trong thực tế, do đó chứng từ không được tẩy xóa, viết tắt hay lập khống Đồngthời, trên các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền

Trong chu trình bán hàng - thu tiền, các chứng từ thường được sử dụng bao gồm:

- Đơn đặt hàng của khách hàng

- Hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa khách hàng và đơn vị

- Lệnh bán hàng

- Hóa đơn bán hàng hoặc Hóa đơn GTGT

- Hóa đơn vận chuyển

- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, Quyết toán cung cấp hàng hóa, dịch vụ

- Phiếu thu, giấy báo Có, các bảng sao kê, Sổ phụ ngân hàng

- Các chứng từ liên quan khác

1.6.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nội dung kinh tế,

từ đó phản ánh vào sổ kế toán liên quan Tùy thuộc vào mục đích của việc theo dõi nộidung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ mở các tài khoản và các loại sổ kế toán chiTrường Đại học Kinh tế Huế

tiết cho từng đối tượng cụ thể Đối với các loại sổ kế toán tổng hợp thì phụ thuộc vào hìnhthức kế toán mà đơn vị đang sử dụng.

Sổ sách và tài khoản kế toán phải đúng quy định về mẫu sổ và tên gọi của các tàikhoản, sổ kế toán phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt

 Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền:

- Sổ chi tiết theo dõi doanh thu

- Bảng tổng hợp doanh thu

- Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Bảng tổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Sổ chi tiết công nợ phải thu

- Bảng tổng hợp công nợ phải thu

 Các loại sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có những loại sổphù hợp Ví dụ: Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê, Nhật kýchứng từ, Sổ cái các tài khoản

 Các tài khoản kế toán đươc sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền:

- TK 111, TK 112: Vốn bằng tiền

- TK 131, TK 138: Các khoản phải thu

- TK 155, TK 156: Hàng tồn kho

- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 521, TK 531, TK 532, TK 3333, TK 3332: Các khoản giảm trừ doanh thu

- TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

- Các TK liên quan khác

1.6.3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Trường Đại học Kinh tế Huế

Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dưới thước đogiá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả hoạt độngkinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời kỳ nhất định Thông qua hệ thống báocáo kế toán, nhà quản lý đơn vị sẽ nắm bắt được một cách toàn diện về tình hình hoạtđộng kinh doanh của đơn vị, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh hợp lý nhằm nâng caohiệu quả hoạt động của đơn vị mình.

Các báo cáo kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền như sau:

- Báo cáo tổng hợp doanh thu

- Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu

- Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn

Trường Đại học Kinh tế Huế

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

HƯƠNG THỦY 2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần Hương Thủy

2.1.1 Tóm lược lịch sử hình thành và phát triển

2.1.1.1 Lịch sử hình thành

Trước năm 1992, trên địa bàn huyện Hương Thủy có hai Công ty làm nhiệm vụ kinhdoanh thương mại đó là Công ty Thương nghiệp và Công ty Vật tư Tổng Hợp HuyệnHương Thủy Hai Công ty này có nhiều mặt hàng kinh doanh trùng nhau như kinh doanhxăng dầu và các mặt hàng tạp hoá khác Điều này làm giảm hiệu quả kinh doanh, do haiCông ty cùng cạnh tranh nhau trên một địa bàn

Để tập trung được vấn đề kinh doanh, tập trung sự lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh trên mộtđịa bàn vào một đầu mối thống nhất, từ đó mở rộng được mạng lưới kinh doanh, cạnh tranh

có hiệu quả với các thành phần kinh tế khác, ổn định giá cả những mặt hàng thiết yếu, phục

vụ tốt nhu cầu sản xuất và đời sống của nhân dân trên địa bàn, đồng thời theo chủ trưong củaNhà nước về việc cắt giảm một số đơn vị làm ăn kém hiệu quả

Xuất phát từ những yêu cầu trên, thường vụ Huyện uỷ và UBND Huyện Hương Thủy

đã ra quyết định xác nhập hai Công ty trên thành “Công ty thương mại tổng hợp HươngThủy” theo Quyết định số 189/QĐ-UB ngày 14/08/1992 của UBND Huyện Hương Thủy.Tháng 11 năm 1994, Công ty được UBND Tỉnh quyết định thành lập DNNN theo quyếtđịnh số 1701/QĐ_UB của UBND Tỉnh Thừa Thiên Huế Đến tháng 09 năm 2002 Công tyđược cổ phần hoá theo quyết định của UBND Tỉnh v/v phê duyệt hồ sơ xin nhận giao Công

ty Thương mại tổng hợp Hương Thủy cho tập thể người lao động tại doanh nghiệp số:2160/QĐ_UB ngày 26/08/2002 và đổi tên thành Công ty Cổ phần thương mại tổng hợpHương Thủy Đến ngày 22 tháng 10 năm 2006 Công ty lại được đổi tên một lần nữa theoTrường Đại học Kinh tế Huế

quyết định của UBND Tỉnh TT-Huế thành “Công ty Cổ phần Hương Thủy” và được giữtên này cho đến nay.

Nhiệm vụ của Công ty

- Đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng, nhu cầu hàng hoá, vật tư, nguyên liệu phục vụ yêucầu tiêu dùng, sản xuất kinh doanh

- Thực hiện tốt vai trò thương mại, làm lành mạnh hoá thị trường nông thôn, kinhdoanh đúng ngành nghề đã đăng ký kinh doanh, sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh

- Khi kinh doanh phải mang lại hiệu quả kinh tế cao, tích luỹ và bảo tồn vốn kinhdoanh, nâng cao đời sống cán bộ, công nhân viên Đơn vị có trách nhiệm cung ứng đầy đủhàng hoá của các cửa hàng, quầy hàng buôn bán, giám sát thị trường, nhanh nhạy với mọidiễn biến phức tạp của thị trường để điều chỉnh giá cả hợp lý; đáp ứng nhu cầu tiêu dùngcủa người lao động

- Không để thất thoát vật tư, tiền vốn, tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ trên sổ sách

kế toán, thống kê hàng tháng, quý, năm để có quyết toán chính xác

2.1.1.2 Quá trình phát triển của Công ty

Qua một thời gian hoạt động Công ty đã dần dần ổn định và ngày càng khẳng định vịthế của mình trên thị trường

Giai đoạn từ năm 1992-1995: Tình hình Công ty trong giai đoạn này gặp nhiều khókhăn, nguồn vốn kinh doanh ít, chủ yếu kinh doanh bằng nguồn vốn vay ngân hàng trong

đó còn có một phần vốn là hàng hoá tồn kho của hai Công ty để lại Các ngành hàng chủyếu của Công ty là: Thực phẩm, vật tư nông nghiệp, vật tư xây dựng, sắt thép

Đến năm 2001: Qua 5 năm hoạt động, Công ty đã cắt giảm những ngành hàng làm ănkém hiệu quả như thực phẩm, để tập trung nguồn vốn vào kinh doanh vật liệu xây dựng,sắt thép và đầu tư cho việc kinh doanh thêm mặt hàng mới là xăng dầu Bước đầu mặthàng mới (xăng dầu) này đã đem lại cho Công ty một kết quả đáng khích lệ, doanh thu đạtTrường Đại học Kinh tế Huế

được của mặt hàng này trong 4 tháng cuối năm 2001 là hơn 7,5 tỷ đồng và là mặt hàng cómức doanh thu trung bình cao nhất.

Ngày 26/08/2002 Công ty được cổ phần hoá theo quyết định số 2160/QĐ-UB củaUBND Tỉnh TT-Huế Ban lãnh đạo Công ty đã mạnh dạn xác định phương hướng kinhdoanh, lấy mặt hàng xăng dầu làm mặt hàng chủ chốt trong kinh doanh, từng bước củng

cố Công ty, mở rộng địa bàn kinh doanh, nêu cao ý thức “Tự cứu mình, không trông chờ

ỷ lại cấp trên” Qua một thời gian hoạt động hiện nay các mặt hàng của Công ty đã có chỗđứng trên thị trường, giữ được mối quan hệ uy tín với khách hàng, mở rộng thêm mạnglưới kinh doanh trải khắp trên địa bàn các Huyện trong Tỉnh và các Tỉnh lân cận Có thểđiểm qua một vài địa điểm như sau:

- Cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng Thuỷ Phù - Xã Thuỷ Phù

- Cây xăng dầu 5 sao Xã Thuỷ Phù

- Cây xăng dầu 3 sao Thuỷ Phương

- Cửa hàng vật liệu trung tâm Phú Bài, Thị xã Hương thủy

- Cây xăng dầu Trung tâm Phú Bài, Thị xã Hương thủy

- Cửa hàng vật liệu Thanh Lam – Thuỷ Phương

- Cây xăng dầu Thanh Lam – Thuỷ Phương

- Xưởng Huế tôn ở Thủy Phương

- Xưởng cán tôn Tứ Hạ

- Xưởng cán tôn Quảng Bình

- Xưởng cán tôn Thuận An

- Xưởng cán tôn A Lưới

Để ngày càng hoàn thiện hơn trong lĩnh vực kinh doanh, tạo thêm công ăn việc làmcho công nhân, Ban lãnh đạo Công ty đã mạnh dạn thành lập 2 Công ty con là:

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Công ty TNHH Bách Việt: Trụ sở đóng tại Phú Bài – TT Huế, Công ty này chuyênxây dựng, thiêt kế, tư vấn các công trình xây dựng.

- Xí nghiệp cơ khí Huế Tôn: Trụ sở đóng tại xã Thuỷ Phương – TT Huế, xí nghiệpnày chuyên sản xuất gia công lắp đặt kết cấu thép

2.1.2 Chức năng, lĩnh vực hoạt động

Công ty Cổ phần Hương Thủy thực hiện những chức năng chủ yếu sau:

- Tổ chức kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng, nông lâm, hải sản, vật tư nôngnghiệp, vật liệu xây dựng, tham gia công tác chế biến hàng hoá, dịch vụ, buôn bán xăngdầu Diezel, Xi măng, Sắt thép

- Tổ chức lưu thông hàng hoá từ các nguồn hàng trong và ngoài tỉnh đến lĩnh vựctiêu dùng

- Chủ động nắm giữ hàng kinh doanh trong những lúc cao điểm, góp phần ổn địnhgiá cả thị trường, tạo điều kiện ổn định đời sống nhân dân

- Dự trữ và phân phối những mặt hàng chủ yếu theo chỉ thị của nhà nước

- Khai thác tiềm năng về lao động, tiền vốn, vật tư sản xuất, chế biến hàng hoá mởrộng quan hệ hợp tác, trao đổi hàng hoá với các tỉnh bạn trong nước

- Thông qua hoạt động kinh doanh, góp phần giao lưu hàng hoá, tổ chức mạng lướibán buôn, bán lẻ của Công ty xuống vùng dân cư

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Với tính chất gọn nhẹ, hiệu quả, tuỳ điều kiện và khả năng kinh doanh của Công tytrong thời kỳ tăng trưởng để bố trí lao động và mở rộng quy mô kinh doanh của doanhnghiệp Bộ máy Công ty được sắp xếp, bố trí thích ứng với tình hình kinh doanh và quản

lý của Công ty Bộ máy của Công ty được sắp xếp như sau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH

DOANH

PHÒNG TỔ CHỨCHÀNH CHÍNH

PHÓ T.GIÁM ĐỐCTÀI CHÍNH

PHÓ T.GIÁM ĐỐCKINH DOANH

Quan hệ trao đổi

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Trường Đại học Kinh tế Huế