Tuy nhiên hiện nay, Công ty giám định bảo hiểm trong nước được thành lập ngày một nhiều, mặt khác Công ty giám định quốc tế mở rộng thị trường hoạt động tại Việt Nam và đã xuất hiện sự c
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
-
TR ẦN VĂN CÔNG
QU ẢN TRỊ TINH GỌN
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
CHƯƠNG TRÌNH ĐỊNH HƯỚNG THỰC HÀNH
Hà Nội – 2017
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
-
TR ẦN VĂN CÔNG
QU ẢN TRỊ TINH GỌN
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài luận văn “Quản trị tinh gọn tại Công ty TNHH Giám định và Tư vấn kỹ thuật” là do cá nhân tôi nghiên cứu, dưới
sự hỗ trợ hướng dẫn của TS Nguyễn Đăng Minh Các thông tin và số liệu trong đề tài nghiên cứu hoàn toàn lấy từ thực tế, có nguồn gốc trích dẫn cụ
thể, rõ ràng và không trùng lặp với các đề tài khác
Tác giả luận văn
Trần Văn Công
Trang 4L ỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu, Phòng đào tạo sau đại học, Khoa Quản trị kinh doanh, cùng các thầy cô đã giảng dạy lớp Cao học K22 khóa 2013 -2015, chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Kinh
Tế - Đại học Quốc gia Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu
Tôi cũng xin tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc đến TS Nguyễn Đăng Minh đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo để tôi có thể hoàn thành công trình nghiên
cứu này
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo Công ty TNHH Giám định và tư vấn
kỹ thuật đã tạo điều kiện, tham gia và hỗ trợ tôi trong quá trình nghiên cứu
thực tiễn
Tôi xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đến gia đình, người thân và đồng nghiệp những người luôn động viên, giúp đỡ về mọi mặt để tôi có thể hoàn thành công việc nghiên cứu của mình
Mặc dù tôi đã nỗ lực tìm hiểu, nghiên cứu để hoàn thiện luận văn, tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những đóng góp tận tình của các thầy cô và các bạn
Hà Nội, tháng 1 năm 2017
Tác giả luận văn
Trần Văn Công
Trang 5MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT i
DANH MỤC BẢNG BIỂU ii
DANH MỤC HÌNH vi
PHẦN MỞ ĐẦU 7
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN 11
1.1 Tổng quan về tình hình nghiên cứu 11
1.2 Cơ sở lý luận về quản trị tinh gọn 11
1.2.1 Khái niệm 11
1.2.2 M ục tiêu của quản trị tinh gọn 15
1.2 3 Các công cụ và phương pháp trong quản trị tinh gọn 16
1.2 4 Các đặc điểm của phương pháp quản trị tinh gọn 23
1.3 Lợi ích của việc áp dụng quản trị tinh gọn vào hoạt động kinh doanh 32
1.3.1 M ối liên hệ giữa tư duy quản trị tinh gọn và hiệu quả kinh doanh: 32 1.3.2 L ợi ích đạt được khi doanh nghiệp áp dụng quản trị tinh gọn 32
Kết luận chương 1 34
CHƯƠNG 2:THIẾT KẾ VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨUError! Bookmark not defin 2.1 Phương pháp nghiên cứu: Error! Bookmark not defined.
2.2 Phương pháp điều tra, khảo sát: Error! Bookmark not defined.
2.2.2 Phương pháp thu thập thông tin: Error! Bookmark not defined.
2.2.3 Quy trình điều tra khảo sát: Error! Bookmark not defined.
2.3 Phương pháp nghiên cứu thực chứng: Error! Bookmark not defined.
Kết luận chương 2 Error! Bookmark not defined.
Trang 6CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TINH GỌNError! Bookmark not defined.
3.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Giám định và Tư vấn kỹ thuật.Error! Bookma
3.1.1.Quá trình hình thành và phát triển Error! Bookmark not defined.
3.1.2 Ngành nghề kinh doanh và Các hoạt động của Công tyError! Bookmark not def 3.1.3 Đối tượng khách hàng Error! Bookmark not defined.
3.1.4 Nhân lực Error! Bookmark not defined.
3.1.6 Cơ cấu tổ chức Error! Bookmark not defined.
3.1.7 Quy trình thực hiện Error! Bookmark not defined.
3.2 Thông tin về đối tượng tham gia khảo sátError! Bookmark not defined.
3.3 Thực trạng và nguyên nhân các loại lãng phí trong quá trình sản xuất,
kinh doanh tại RACO Error! Bookmark not defined.
3.3.2 Nguyên nhân lãng phí hữu hình Error! Bookmark not defined.
Kết luận chương 3 Error! Bookmark not defined.
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY QUẢN TRỊ TINH GỌNError! Bookmark not defi
4.1 Đề xuất một số giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn nhằm cắt giảm các
loại lãng phí tại RACO Error! Bookmark not defined.
4.1.1 Lãng phí hữu hình Error! Bookmark not defined.
4.1.2 Lãng phí vô hình Error! Bookmark not defined.
4.2 Mô hình áp dụng quản trị tinh gọn tại RACOError! Bookmark not defined.
4.2.1 Đề xuất các giai đoạn triển khai áp dụng quản trị tinh gọn tại RACOError! Bookm 4.2.2 Các nhân tố đảm bảo hiệu quả triển khai áp dụng Quản trị tinh gọnError! Bookm 4.2.3 Cơ cấu tể chức thực hiện QTTG Error! Bookmark not defined.
4.3 Lưu ý khi áp dụng các công cụ của Quản trị tinh gọn.Error! Bookmark not defined.
4.3.1 Cách thức triển khai 5S tập trung vào yếu tố 5S (Tâm thế)Error! Bookmark n
Trang 74.3.2 Cách thức triền khai Kaizen tại Công ty RACO với “Tâm thế” là
y ếu tố cốt lõi Error! Bookmark not defined.
KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined.
TÀI LIỆU THAM KHẢO 31
PHỤ LỤC
Trang 9ii
DANH MỤC BẢNG BIỂU
1 Bảng 3.1 Doanh thu và lợi nhuận của RACO qua các năm 40
2 Biểu đồ 3.1 Thống kê đối tượng tham gia khảo sát theo độ
3 Biểu đồ 3.2 Thống kê đối tượng tham gia khảo sát theo số
4 Biểu đồ 3.3 Thống kê đối tượng tham gia khảo sát theo bộ
5 Biểu đồ 3.4 Thống kê đối tượng tham gia khảo sát theo văn
6 Biểu đồ 3.5 Kết quả khảo sát “Anh/Chị có tắt máy tính khi
hết giờ làm việc và rời khỏi văn phòng?” 46
7 Biểu đồ 3.6
Kết quả trả lời câu hỏi “Anh/Chị có đóng cửa ra vào văn phòng mỗi khi ra vào hoặc thấy cửa đang mở không?”
47
8 Biểu đồ 3.7
Kết quả trả lời câu hỏi “Là người cuối cùng rời văn phòng, anh/chị có kiểm tra và tắt điện hệ thống chiếu sáng, điều hòa nhiệt độ, hệ thống Wifi không?”
48
9 Biểu đồ 3.8
Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Anh/Chị có mất nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu, văn bản liên quan do chúng không được đặt ở thư mục hoặc nơi quy định?”
Trang 10iii
11 Biểu đồ 3.10
Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Anh/chị có mất nhiều thời gian để xác định đúng phiên bản tài liệu, phiên bản mã nguồn mà mình đang cần tìm do lưu nhiều phiên bản nhưng không có chú thích về tài liệu không?”
53
14 Biểu đồ 3.13
Kết quả khảo sát câu hỏi “Anh/Chị có thường gặp trường hợp thực hiện một công việc sai so với yêu cầu do người đưa ra yêu cầu truyền đạt thông tin thiếu chính xác?”
56
17 Biểu đồ 3.16 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “ Anh/chị có thời
gian rảnh trong công việc không ?” 57
18 Biểu đồ 3.17 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Thời gian rảnh
Anh/Chị có đọc tài liệu nghiên cứu không?” 58
Trang 11iv
20 Biểu đồ 3.19
Kết quả kháo sát cho câu hỏi “ Anh/chị có bao giờ mất nhiều thời gian để làm một giải pháp, phát triển một chức năng, sau đó anh/chị phát hiện ra rằng, một nhóm dự án khác đã làm giải pháp, phát triển chức năng, tương tự”
59
21 Biểu đồ 3.20
Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Anh/chị có thường xuyên kiểm tra, kiểm soát sản phẩm của mình trước khi phát hành không?”
60
22 Biểu đồ 3.21
Kết quả cho câu hỏi “Anh/chị có gặp trường hợp đang rất bận với một vụ việc, tuy nhiên khách hàng lại yêu cầu xử lý lỗi gấp với một sản phẩm
62
24 Biểu đồ 3.23
Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Anh/chị có bao giờ đề xuất với lãnh đạo các cách để cải thện quy trình sản xuất, kinh doanh để giảm lãng phí
về thời gian, nguồn nhân lực không?”
62
25 Biểu đồ 3.24
Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Anh/chị có đồng
ý với quan điểm cho rằng quy trình thực hiện, kiểm soát chất lượng dịch vụ hiện tại chưa hợp
lý, hay lãng phí nguồn nhân lực không?”
63
26 Biểu đồ 3.25 Kết qủa khảo sát cho câu hỏi:“Nếu anh/chị
không tắt máy tính khi ra về, lý do là gì?” 64
Trang 12v
28 Biểu đồ 3.27 Kết quả khảo sát cho câu hòi “Theo anh/chị, lý do
tại sao nhiều sản phẩm của Công ty chưa tốt?” 65
29 Biểu đồ 3.28
Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Nếu không hiểu sâu về các điều khoản điều kiện của Hợp đồng bảo hiểm, lý do của anh/chị là gì?”
66
30 Biểu đồ 3.29 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Nếu hiểu sai ý của
người đưa ra yêu cầu, theo anh/chị lý do là gì? 67
31 Biểu đồ 3.30
Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Nếu không biết cách sử dụng các công cụ hỗ trợ công việc như Quản lý công việc, Quản lý dự án, phần mềm
dự toán…, theo anh/chị lý do là gì?”
68
32 Biểu đồ 3.31
Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Nếu người khác đang chờ anh/chị để phối hợp công việc nhưng anh/chị lại đang bận một việc khác thì lý do thường là gì?
69
33 Biểu đồ 3.32 Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Nếu anh/chị có
thời gian rảnh trong công việc, lý do là gì?” 70
34 Biểu đồ 3.33 Kết quà khảo sát cho câu hỏi “Nếu anh/chị làm
một việc mà người khác đã làm rồi, lý do là gì?” 71
35 Biểu đồ 3.34
Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Nếu một số sản phẩm của RACO gặp lỗi sau khi phát hành, theo anh/chị lý do là gì?”
71
36 Biểu đồ 3.35
Kết quả khảo sát câu hỏi “Nếu anh/chị không kiểm tra đầy đủ các chức năng với sản phẩm của mình trước khi chuyển giao, lý do có thể là gì?”
72
37 Biểu đồ 3.36
Kết quả khảo sát cho câu hỏi “Theo anh/chị, đâu là lý do khiến công ty ít có sáng kiến áp dụng trong công việc?”
73
38 Bảng 4.1 Giải pháp cắt giảm lãng phí 76
Trang 1326
8 Hình 3.2 Các Văn phòng của công ty RACO 38
9 Hình 3.3 Quy trình xử lý một sản phẩm 42
10 Hình 3.4 Giám định viên đang tìm hồ sơ 50
11 Hình 3.5 Một tài liệu có nhiều phiên bản 51
12 Hình 4.1 Mô hình áp dụng quản trị tinh gọn trong công ty
13 Hình 4.2 Mô hình cơ cấu tổ chức thực hiện QTTG tại RACO 90
14 Hình 4.3 Mô hình triển khai 5S tại RACO 91
15 Hình 4.4 Mô hình áp dụng triết lý Kaizen trong công ty
Trang 14PHẦN MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Trước xu thế hội nhập kinh tế thế giới như hiện nay, xây dựng cơ sở hạ
tầng vững chắc là thiết yếu đối với nước ta Bên cạnh đó, từ khi Việt Nam tham gia vào WTO, ngày càng có nhiều nhà đầu tư nước ngoài đến đầu tư vốn hay
trực tiếp xây dựng các công trình, dự án Hiện nay những hiểm họa thiên tai, lũ
lụt và cả những rủi ro do con người gây ra như cháy nổ, sai sót trong thiết kế, thi công đã gây những thiệt hại kinh tế thật khó lường Nhận thức sự cần thiết phải
bảo hiểm cho những rủi ro này, các nhà đầu tư đã đến với các doanh nghiệp bảo
hiểm Khi đó triển vọng với ngành bảo hiểm nói chung và thị trường bảo hiểm tài sản kỹ thuật nói riêng đã thực sự mở ra Đây cũng là mối quan tâm lớn của các doanh nghiệp bảo hiểm Việt Nam
Song hành và phát triển cùng các doanh nghiệp bảo hiểm, không thể thiếu các Công ty Giám định bảo hiểm Công ty Giám định bảo hiểm là đơn vị trọng tài có chuyên môn nhằm điều chỉnh tổn thất theo nội dung hợp đồng bảo hiểm
đã giao kết và kết quả đưa ra luôn trung thực khách quan không phương hại đến quyền lợi giữa Doanh nghiệp Bảo hiểm và Người mua bảo hiểm
Tuy nhiên hiện nay, Công ty giám định bảo hiểm trong nước được thành lập ngày một nhiều, mặt khác Công ty giám định quốc tế mở rộng thị trường hoạt động
tại Việt Nam và đã xuất hiện sự cạnh tranh trong việc tìm kiếm dịch vụ, vì vậy Công
ty giám định bảo hiểm sẽ đối mặt với một số vấn đề như sau:
- Trong bối cảnh kinh tế thị trường đang khó khăn, số lượng các Công ty
giám định bảo hiểm tăng lên và sự cạnh tranh giữa các Công ty giám định bảo
hiểm với nhau, dẫn đến Công ty giám định bảo hiểm sẽ phải tính toán kỹ lưỡng các
chi phí đầu tư, chi phí quản lý để tăng tính hiệu quả
- Sự thắt chặt hoạt động khai thác và hạn chế cung cấp dịch vụ bảo hiểm
đối với các lĩnh vực bảo hiểm có nguy cơ rủi ro cao đã làm suy giảm khối lượng công việc và doanh thu của Công ty giám định bảo hiểm Vì vậy, các Công ty giám
Trang 15định cần tận dụng các lợi thế của mình để cung cấp các dịch vụ có tính năng vượt
trội, giúp duy trì và gia tăng doanh thu
- Xu hướng phát triển của các Doanh nghiệp bảo hiểm hiện nay là bán cổ
phần cho các Doanh nghiệp nước ngoài, vì vậy chất lượng dịch vụ yêu cầu đối với
các Công ty giám định bảo hiểm đòi hỏi cao và khắt khe hơn
Công ty TNHH Giám định và Tư vấn kỹ thuật (Tên viết tắt: RACO) là
một Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giám định bảo hiểm để cung cấp cho các Doanh nghiệp Bảo hiểm phi nhân thọ tại thị trường Việt Nam và Quốc
tế Với những vấn đề đặt ra của thị trường Bảo hiểm phi nhân thọ đã nêu, việc nghiên cứu và áp dụng các phương pháp quản trị một cách khoa học, giúp giảm các chi phí lãng phí tại RACO là rất cần thiết để duy trì và phát triển lợi nhuận trên thị trường giám định bảo hiểm tại Việt Nam
Trong các lý thuyết về quản trị sản xuất và tác nghiệp, thì quản trị tinh
gọn là một phương pháp quản lý hữu ích, hỗ trợ doanh nghiệp cắt giảm các lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh thông qua các công cụ và phương pháp (5S, Kaizen, Quản lý trực quan…), từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất
và lợi nhuận Quản trị tinh gọn không những được áp dụng rộng rãi trong lĩnh
vực sản xuất mà ngày càng phổ biến trong ngành dịch vụ Với tính ưu việt cao,
quản trị tinh gọn sẽ mở ra một hướng đi mới trong tư duy quản lý và điều hành
hoạt động cho các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp sản
suất vừa và nhỏ Đó là lý do tác giả chọn đề tài “Quản trị tinh gọn tại Công ty TNHH Giám định và Tư vấn kỹ thuật” làm đề tài luận văn thạc sỹ của mình
Các kết quả nghiên cứu này sẽ hữu ích cho Công ty TNHH giám định và Tư vấn
kỹ thuật, bởi vì nó sẽ giúp giảm chi phí lãng phí, qua đó làm tăng lợi nhuận cho Công ty
Đề tài tập trung trả lời các câu hỏi sau:
- Các vấn đề lãng phí đang tồn tại trong hoạt động của Công ty? Thực
trạng triển khai, tổ chức sản xuất tại RACO hiện nay như thế nào?
- Quản trị tinh gọn cần được triển khai như thế nào để phù hợp với đặc
Trang 16- Với nhiệm vụ quan trọng đầu tiên của đề tài là nghiên cứu lý thuyết
quản trị hướng tinh gọn dựa trên sự hỗ trợ cần thiết của hoạt động kinh doanh
để đảm bảo chức năng phản ánh và cung cấp thông tin cho doanh nghiệp mà không làm bộ máy bị cồng kềnh
- Nghiên cứu việc vận dụng lý thuyết quản trị theo hướng tinh gọn vào hoạt động của Công ty Đề xuất các giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn nhằm cắt giảm lãng phí và đưa ra các ý tưởng để nâng cao năng suất, hiệu quả công tác
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Các quy trình và tổ chức sản xuất tại Công ty TNHH
Giám định và tư vấn kỹ thuật
Ph ạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứ về nội dung: Nghiên cứu việc áp dụng quản trị tinh
gọn trong công tác quản trị nhân lực tại Công ty TNHH Giám định và tư vấn kỹ thuật
- Phạm vi nghiên cứu về không gian: Các nghiên cứu, khảo sát được tiến hành tại Công ty TNHH Giám định và tư vấn kỹ thuật
+ Văn phòng RACO Hà Nội: P1008, tầng 10 tòa nhà VET – 98 Hoàng
+ Văn phòng RACO tại TP HCM: Tòa nhà văn Tầng 5, Tòa nhà số 10A
- Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Từ năm 2010 đến năm 2014
4 Nh ững đóng góp của luận văn nghiên cứu
- Góp phần hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị tinh gọn trong doanh nghiệp
Trang 17- Giúp cắt giảm lãng phí tại công ty, từ đó góp phần giảm chi phí và tăng
lợi nhuận
- Là tài liệu để Công ty TNHH Giám định và tư vấn kỹ thuật tham khảo
để nâng cao kết quả hoạt động và năng lực cạnh tranh, giúp doanh nghiệp phát triển
5 K ết cấu của luận văn
Ph ần mở đầu
Chương 1: Tổng quan về tình hình nghiên cứu và cơ sở lý luận về quản trị tinh
gọn
Chương 2: Thiết kế và Phương pháp nghiên cứu
Chương 3:Thực trạng quản trị tinh gọn
Chương 4: Giải pháp thúc đẩy quản trị tinh gọn
K ết luận
Trang 18CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ
LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN
1.1 Tổng quan về tình hình nghiên cứu
Quản trị tinh gọn là phương pháp quản trị hướng tới đáp ứng tối đa nhu cầu
của khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức thông qua cắt giảm
tối đa lãng phí (Worack, 1990; Rao, 1999)
John Shock – “Kacho” (quản lý) người Mỹ lần đầu tiên làm việc tại tập đoàn Toyota Nhật Bản, hiện là chuyên gia làm việc tại Viện Nghiên cứu Lean
tại Anh quốc – định nghĩa “tinh gọn” là “một triết lý sản xuất rút ngắn thời gian
từ khi nhận được đơn hàng của khách háng đến khi giao hàng bằng cách cắt giảm lãng phí” (Liker, 2004)
Thuật ngữ “Lear manufacturing” lần đầu xuất hiện năm 1990, trong cuốn
“The Machine that Changed the World” (Cỗ máy làm thay đổi thế giới) của tác giả Daniel Jones, James Womack và Danile Roos Lần đầu tiên Lean được sử dụng làm tên gọi cho hệ phương pháp sản xuất tinh gọn, liên tục cải tiến các quy trình kinh doanh
Các cấp độ khách nhau của Quản trị tinh gọn là:
- Lean Manufacturing – Sản xuất tinh gọn
- Lean enterprise – doanh nghiệp tinh gọn
- Lean thinking – Tư duy tinh gọn
Quản trị tinh gọn đã được TS Nguyễn Đăng Minh nghiên cứu và đề xuất mô hình áp dụng để phù hợp với văn hóa, đặc thù sản xuất kinh doanh tại Việt Nam
trong cuốn Quản trị tinh gọn tại Việt Nam – Đường tới thành công Hà Nội: Nhà
xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội tác giả TS Nguyễn Đăng Minh, 2015
1.2 Cơ sở lý luận về quản trị tinh gọn
1.2 1 Khái niệm
Trang 19Quản trị tinh gọn là tư duy quản trị tạo ra lợi nhuận (giá trị gia tăng) cho doanh nghiệp bằng cách dùng trí tuệ của con người cắt giảm tối đa chi phí lãng phí Tư duy này có thể được diễn giải thông qua hệ công thức dưới đây:
L ợi nhuận = Doanh thu - Chi phí
Trong đó: Chi phí = Chi phí thực + Chi phí lãng phí
Chi phí lãng phí = Chi phí lãng phí hữu hình + Chi phí lãng phí vô hình
Minh, 2015)
Chi phí lãng phí tồn tại dưới hai hình thức là chi phí lãng phí hữu hình và chi phí lãng phí vô hình Chi phí lãng phí vô hình gồm chi phí lãng phí trong tư duy và trong phương pháp làm việc, chi phí lãng phí này được cho là nhiều hơn
rất nhiều so với các chi phí lãng phí hữu hình mà chúng ta thường đề cập như quên không tắt đèn, tắt van nước, hàng hỏng phế phẩm…
Quản trị tinh gọn là tư duy quản trị mới, xuất phát từ phương pháp sản
xuất tinh gọn – một phương pháp đang được rất nhiều các doanh nghiệp sản
xuất lớn trên thế giới áp dụng
Quản trị tinh gọn cung cấp các công cụ, phương pháp (5S, Kaizen, Quản
lý trực quan) giúp doanh nghiệp nhận thức được những lãng phí đang tồn tại trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó tiến tới loại bỏ các lãng phí này để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình Đây là triết lý quản lý đã được nhiều doanh nghiệp nổi tiếng trên thế giới áp dụng thành công, điển hình là các nhà sản xuất lớn như: Honda, Toyota, Nissan, GM, Ford … Các nhà bán lẻ như Seven Eleven, Family mart Quản trị tinh gọn sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện
và loại trừ hiệu quả các loại lãng phí trong cả sản xuất và kinh doanh Đặt con người làm trung tâm của sự sáng tạo cải tiến, tạo ra môi trường lao động với tâm thế tốt làm việc hiệu quả cao Hệ thống quản lý này sẽ giúp doanh nghiệp
sử dụng tối ưu các nguồn lực bao gồm cả con người, nguyên vật liệu, thời gian
và vốn, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh cũng như lợi nhuận cho doanh nghiệp phát triển bền vững
Trang 20Quản trị tinh gọn thông qua phương pháp cải tiến liên tục, hướng đến
phục vụ chính xác các nhu cầu của khách hàng đồng thời tăng năng suất và
giảm chi phí sản xuất Hiểu được những gì khách hàng mong muốn, phản hồi là điểm xuất phát của quản trị tinh gọn Phương pháp này định hình các giá trị mà khách hàng mong muốn nhận được bằng cách phân tích sản phẩm và tối ưu hóa quy trình sản xuất từ góc nhìn của khách hàng
Trong một doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh có thể được chia thành ba nhóm sau đây:
Các hoạt động tạo ra giá trị gia tăng (value - added activities): là các hoạt
động chuyển hóa vật tư trở thành đúng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu
Các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng (nonvalue - added activities):
là các hoạt động không cần thiết cho việc chuyển hóa vật tư thành sản phẩm mà khách hàng mong muốn Những gì làm tăng thêm thời gian, công sức hay chi phí không cần thiết đều được xem là không tạo ra giá trị tăng thêm Một cách nhìn khác về sự lãng phí đó là bất kỳ vật tư hay hoạt động mà khách hàng không sẵn lòng trả tiền mua Ví dụ như thử nghiệm và kiểm tra nguyên vật liệu cũng được xem là lãng phí vì chúng có thể được loại trừ trong trường hợp quy trình sản xuất
được cải thiện để loại bỏ các khuyết tật
Các hoạt động cần thiết nhưng không tạo ra giá trị tăng thêm (necessary nonvalue - added avtivities): là các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm từ quan điểm của khách hàng nhưng lại cần thiết trong việc sản xuất
ra sản phẩm Dạng lãng phí này có thể được loại trừ về lâu dài chứ không thể thay đổi trong khoảng thời gian ngắn Chẳng hạn như mức tồn kho cao được yêu cầu dùng làm kho “đệm” dự phòng có thể dần dần được giảm thiểu khi hoạt động sản xuất trở nên ổn định hơn
Vì vậy, có thể hiểu lãng phí là bất cứ gì làm hao tổn thời gian, vật liệu
hoặc nhà xưởng mà không làm tăng thêm giá trị cho sản phẩm hoặc dịch vụ
phục vụ cho khách hàng Khách hàng là người quyết định giá trị của sản phẩm,
Trang 21nếu họ không muốn chi trả cho phần nào hay tính năng, giá trị nào của sản
phẩm thì đó chính là lãng phí Bất cứ doanh nghiệp nào cũng tồn tại những lãng phí trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh Do đó, việc đầu tiên là cần nhận
thức được những yếu tố nào làm gia tăng giá trị sản phẩm, dịch vụ, yếu tố nào không làm gia tăng giá trị từ góc độ khách hàng
Để tìm và loại bỏ mọi yếu tố lãng phí trong sản xuất, Taiichi Ohno, phó
chủ tịch Toyota đã đưa ra 7 loại lãng phí cơ bản Tuy nhiên, danh sách này đã được điều chỉnh và mở rộng bởi những người thực hành sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing), nhìn chung bao gồm các loại lãng phí sau:
cả khi khách hàng yêu cầu, bất kỳ loại tồn kho nào đều là lãng phí
tiếp theo, cất trữ đều là lãng phí vì nó không gia tăng giá trị
điểm sản xuất, giữ lại hàng hóa nhiều hơn 1 lần
hàng tồn, hàng đang sản xuất dở dang được cất trong kho mà không tạo ra được giá trị gia tăng
+ Motion (thao tác): Các thao tác của máy móc hoặc con người mà
không tạo ra giá trị cho quá trình sản xuất
+ Overprocessing (gia công thừa): Việc sản xuất thừa nhiều so với số
lượng sản phẩm khách hàng yêu cầu
Trong thời gian áp dụng sau đó, một số loại lãng phí khác đã được bổ sung thêm:
được làm lại bởi vì nó không được làm đúng trong lần đầu tiên Quá trình này không chỉ gây nên việc sử dụng lao động và thiết bị kém hiệu quả mà còn làm gián đoạn luồng sản xuất thông thoáng dẫn đến những ách tắc và đình trệ trong
Trang 22quy trình Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến sửa chữa thường tiêu tốn một khối lượng thời gian đáng kể của cấp quản lý và vì vậy làm tăng thêm chi phí quản lý
sản xuất chung
hợp khi thông tin và kiến thức không có sẵn tại nơi hay vào lúc được cần đến Ở đây cũng bao gồm thông tin về các thủ tục quy trình, thông số kỹ thuật và cách
thức giải quyết vấn đề Thiếu những thông tin chính xác thường gây ra phế phẩm
và tắc nghẽn luồng sản xuất Ví dụ, thiếu thông tin về công thức phối trộn nguyên
liệu, pha màu có thể làm đình trệ toàn bộ quy trình sản xuất hoặc tạo ra các sản
phẩm lỗi do các lần thử sai tốn rất nhiều thời gian
Với JIT (Just In Time), các vật tư, nguyên liệu chỉ đến đúng vị trí sử dụng vào đúng thời điểm cần thiết trong công đoạn sản xuất, do đó giúp giảm thiểu lượng sản phẩm tồn kho chưa hoàn thiện cũng như sự hao phí thời gian và khâu
chờ đợi máy móc Các công đoạn của quá trình sản xuất được duy trì liên tiếp nhau tạo thành luồng sản xuất liên tục Việc sắp xếp các dây chuyền sản xuất, các khu nhà xưởng của từng công đoạn gần nhau có thể loại trừ hao phí do di chuyển và giảm thiểu thời gian của cả quá trình
Kaizen - người Nhật Bản sử dụng thuật ngữ này để chỉ quá trình cải tiến liên tục nhằm đạt được những hiệu quả cao hơn
Việc áp dụng cùng lúc và phù hợp cả Kaizen và JIT một cách chiến lược
có thể đem đến sự hiệu quả lớn trong giảm thiểu tối đa các loại hao phí đã nêu ở trên, đồng thời gia tăng sự linh hoạt trong chuỗi sản xuất và tạo điều kiện cho sự
cải tiến liên tục các sản phẩm
1.2.2 Mục tiêu của quản trị tinh gọn
Quản trị tinh gọn là một hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí trong quá trình sản xuất, kinh doanh Lợi ích chính của hệ thống này là giảm chi phí sản xuất, quản lý, tăng hiệu quả hoạt động Cụ thể hơn, các mục tiêu bao gồm:
