Hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại viễn thông tây ninh

Lý do chọn đề tài: Trong giai đoạn cạnh tranh ngày càng gay gắt hiện nay, các doanh nghiệpkhông ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh để tồn tại và phát triển, điều đó đòi hỏicác doanh nghi

Trang 2

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS LÊ ĐÌNH TRỰC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH NĂM 2014

Trang 3

hoạt động tại Viễn Thông Tây Ninh” là kết quả của quá trình học tập, nghiên cứu

khoa học độc lập và nghiêm túc của tác giả Mọi số liệu trong luận văn đều cónguồn gốc rõ ràng, đáng tin cậy và được xử lý khách quan, trung thực

Tác giả: Đỗ Trọng Nhân

Trang 4

Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục bảng biểu

Danh mục hình và đồ thị

PHẦN MỞ ĐẦU: 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2.Tổng quan nghiên cứu: 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Đóng góp mới của đề tài 4

7 Cấu trúc của luận văn 4

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1 Khái niệm cơ bản về hệ thống kiểm soát và hệ thống kiểm soát hoạt động 6

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát 6

1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát hoạt động 6

1.1.3 Chức năng của hệ thống kiểm soát hoạt động 7

1.2 Hệ thống kiểm soát hoạt động 7

1.2.1 Hệ thống các dự toán 8

1.2.1.1 Dự toán và lợi ích của việc lập dự toán 8

1.2.1.2 Dự toán tĩnh 10

1.2.1.3 Dự toán linh hoạt 11

Trang 5

1.2.3 Báo cáo bộ phận 14

1.2.3.1 Khái niệm bộ phận 14

1.2.3.2 Báo cáo bộ phận 14

1.3 Kiểm soát hoạt động bằng công cụ phân tích các chênh lệch 17

1.3.1 Phân tích ảnh hưởng của chênh lệch tổng thể đối với lợi nhuận 18

1.3.2 Phân tích ảnh hưởng của chênh lệch lượng bán đối với lợi nhuận 19

1.3.3 Phân tích ảnh hưởng của chênh lệch dự toán linh hoạt đối với lợi nhuận 18

1.3.4 Phân tích báo cáo bộ phận 19

1.3.4.1 Đánh giá kết quả bộ phận 19

1.3.4.2 Đánh giá thành quả quản lý bộ phận 20

Kết luận chương 1 21

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TẠI VIỄN THÔNG TÂY NINH 22

2.1 Giới hiệu khái quát về Viễn Thông Tây Ninh 22

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 22

2.1.2 Đặc điểm kinh doanh của Viễn thông Tây Ninh 24

2.1.2.1 Dịch vụ điện thoại di động 24

2.1.2.2 Dịch vụ điện thoại cố định 24

2.1.2.3 Dịch vụ truyền hình tương tác MyTV 25

2.1.2.4 Dịch vụ trên thuê bao băng rộng 25

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 27

Trang 6

2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát hoạt động tại Viễn Thông Tây Ninh 42

2.2.1 Công tác lập dự toán chi phí và kiểm soát chi phí 43

2.2.1.1 Dự toán chi phí sản xuất và kiểm soát chi phí sản xuất 43

2.2.1.1.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 44

2.2.1.1.2 Chi phí nhân công trực tiếp 47

2.2.1.1.3 Chi phí nhân sản xuất chung 48

2.2.1.2 Kế hoạch giá thành và công tác kiểm soát giá thành 54

2.2.2 Dự toán doanh thu, lợi nhuận và công tác kiểm soát doanh thu, lợi nhuận 56

2.3 Đánh giá về hệ thống kiểm soát hoạt động tại Viễn Thông Tây Ninh 60

2.3.1 Ưu điểm 60

2.3.2 Hạn chế 61

2.3.2.1 Quy trình lập dự toán 61

2.3.2.2 Hệ thống báo cáo kiểm soát hoạt động 61

2.3.2.3 Đánh giá thành quả hoạt động các bộ phận 61

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TẠI VIỄN THÔNG TÂY NINH 65

3.1 Quan điểm hoàn thiện 65

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại Viễn thông Tây Ninh 65

3.2.1 Xây dựng quy trình lập dự toán 65

3.2.1.1 Các bước lập dự toán 65

3.2.1.2 Xây dựng báo cáo dự toán 71

3.2.2 Xây dựng hệ thống báo cáo kiểm soát hoạt động 84

Trang 7

với lợi nhuận dự toán linh hoạt (Chênh lệch dự toán linh hoạt): 84

3.2.2.3 Báo cáo phân tích chênh lệch giữa lợi nhuận dự toán linh hoạt với lợi nhuận dự toán tĩnh 84

3.2.3 Phân tích báo cáo bộ phận 102

3.2.3.1 Đánh giá kết quả bộ phận 102

3.2.3.2 Đánh giá thành quả quản lý bộ phận 105

3.3 Kiến nghị: 106

KẾT LUẬN CHUNG 108 Tài liệu tham khảo

CÁC PHỤ LỤC

Phụ lục 1: Ví dụ minh họa về dự toán linh hoạt và cách thức xây dựng

dự toán linh hoạt

Phụ lục 2: Ví dụ minh họa về phân tích chênh lệch lợi nhuận thực tế

với dự toán tĩnh, dự toán linh hoạt tại công ty M

Trang 8

Bảng 1.1: Phân tích kết quả hoạt động của công ty X năm 20X5 13

Bảng 1.2: Báo cáo kết quả kinh doanh của một công ty 16

Bảng 2.1: Định mức chi phí vật liệu phát triển thuê bao 46

Bảng 2.2: Bảng dự toán chi phí vật liệu phát triển thuê bao 46

Bảng 2.3: Bảng kế hoạch chi phí lao động 48

Bảng 2.4: Bảng kế hoạch chi phí khấu hao 49

Bảng 2.5: Bảng kế hoạch chi phí sửa chữa tài sản 50

Bảng 2.6: Bảng kế hoạch chi phí thuê thu cước 50

Bảng 2.7: Bảng kế hoạch chi phí hoa hồng phát triển thuê bao 51

Bảng 2.8: Bảng kế hoạch chi phí hạ tầng mạng 52

Bảng 2.9: Bảng kế hoạch chi phí điện, nước, nhiên liệu 53

Bảng 2.10: Bảng kế hoạch chi phí lao nguyên, vật liệu. 53

Bảng 2.11: Bảng kế hoạch chi phí thường xuyên khác. 54

Bảng 2.12: Bảng kế hoạch tổng hợp chi phí năm 2013. 55

Bảng 2.13: Bảng kế hoạch doanh thu, chi phí nội bộ dịch vụ cố định. 56

Bảng 2.14: Bảng kế hoạch doanh thu, chi phí nội bộ dịch vụ di động. 58

Bảng 2.15: Bảng kế hoạch doanh thu, chi phí nội bộ dịch vụ MyTV 59

Bảng 2.16: Bảng kế hoạch doanh thu, chi phí nội bộ dịch vụ băng rộng. 59

Bảng 2.17: Bảng tổng hợp kế hoạch doanh thu, chi phí, lợi nhuận năm 2013. 60

Bảng 3.1: Bảng dự toán kết quả kinh doanh cho từng Trung tâm năm 2013 72

Trang 9

Viễn thông Thị Xã 75

Bảng 3.4: Bảng dự toán kết quả kinh doanh Trung Tâm

Viễn thông Châu Thành 76

Viễn thông Gò Dầu 77

Viễn thông Hòa Thành 78

Viễn thông Dương Minh Châu 79

Viễn thông Bến Cầu 80

Viễn thông Trảng Bàng 81

Viễn thông Tân Biên 82

Viễn thông Tân Châu 83

Bảng 3.12: Bảng báo cáo chênh lệch số dư dịch vụ

cố định theo dự toán tĩnh 85

di động theo dự toán tĩnh 86

Băng rộng theo dự toán tĩnh 87

MyTV theo dự toán tĩnh 88

Bảng 3.16: Bảng báo cáo phân tích lợi nhuận theo dự toán tĩnh 89

Trang 10

theo thực tế và dự toán linh hoạt 92

Bảng 3.19: Bảng báo cáo chênh lệch số dư dịch vụ băng rộng

Bảng 3.20: Bảng báo cáo chênh lệch số dư dịch vụ MyTV

Bảng 3.21: Bảng báo cáo chênh lệch lợi nhuận theo thực tế

và dự toán linh hoạt 95

Bảng 3.22: Bảng báo cáo chênh lệch số dư dịch vụ cố định

theo dự toán linh hoạt và dự toán tĩnh 96

Bảng 3.23: Bảng báo cáo chênh lệch số dư dịch vụ di động

Bảng 3.24: Bảng báo cáo chênh lệch số dư dịch vụ băng rộng

Bảng 3.25: Bảng báo cáo chênh lệch số dư dịch vụ MyTV

Bảng 3.26: Bảng báo cáo chênh lệch lợi nhuận theo dự toán

linh hoạt và dự toán tĩnh 100

Bảng 3.27: Bảng kết quả kinh doanh theo từng trung tâm

năm 2013 103

Bảng 3.28: Bảng phân tích một số chỉ tiêu trên báo cáo bộ phận 104

Trang 11

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức và bộ máy hoạt động của Viễn thông

Trang 12

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Trong giai đoạn cạnh tranh ngày càng gay gắt hiện nay, các doanh nghiệpkhông ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh để tồn tại và phát triển, điều đó đòi hỏicác doanh nghiệp phải kiểm soát tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.Ngoài các công cụ quản lý khác thì kế toán là một công cụ quản lý quan trọng giúpdoanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp Các nghiên cứu trên thế giới cũng đã chỉ ra rằng, để doanh nghiệp phát triểntoàn diện và bền vững thì kiểm soát hoạt động là một trong những công cụ để cácdoanh nghiệp thực hiện được mục tiêu trên Để kiểm soát tốt hoạt động của doanhnghiệp, các nhà quản trị thường tiến hành thông qua các công cụ: lập dự toán tĩnh,

dự toán linh hoạt; định mức các khoản chi phí; phân tích biến động, chênh lệch vàđánh giá thành quả hoạt động của các bộ phận và toàn doanh nghiệp thông qua cácbáo báo kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng, hàng quý và cuối năm, để từ đókiểm soát tốt chi phí, nguồn lực của doanh nghiệp và có những ứng xử điều chỉnhphù hợp, kịp thời Với hiện thực của bối cảnh kinh tế nêu trên thì Viễn thông TâyNinh cũng không là ngoại lệ Viễn thông Tây Ninh là một đơn vị hạch toán phụthuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam- một Tập đoàn nhà nước Hiện tạiVNPT Tây Ninh có nhiều Trung tâm hoạt động tại các huyện Hàng năm VNPTnhận kế hoạch từ Tập đoàn và tiến hành giao kế hoạch SXKD cho các Trung tâm.Tiến tới VNPT Tây Ninh sẽ chuyển sang mô hình Công ty TNHH một thành viên,

tự cân đối thu chi và hạch toán độc lập, để đạt được mục tiêu này thì việc nâng caohiệu quả hoạt động và xây dựng một hệ thống kiểm soát hoạt động hiệu quả là mộtvấn đề cần phải đặt lên hàng đầu Tuy nhiên các công cụ để kiểm soát hoạt độngcòn hạn chế, công tác lập dự toán còn chung chung chưa có sự chuẩn bị khoa học,chủ yếu là điền các số liệu cho đủ những biểu mẫu theo yêu cầu của Tập đoàn màkhông có sự phân công giữa các phòng ban chuyên môn, các trung tâm trực thuộccùng tham gia thu thập thông tin để lập dự toán Các dự toán chủ yếu là dự toán tĩnh

Trang 13

mà chưa xây dựng dự toán linh hoạt nên chưa đánh giá đầy đủ những nhân tố nàolàm ảnh hưởng đến kết quả lợi nhuận thực hiện không như dự toán đề ra Chưaphân loại các khoản mục chi phí ra thành biến phí và định phí để lập báo cáo kếtquả theo mô hình số dư đảm phí, vì thông qua báo cáo kết quả theo mô hình số dưđảm phí sẽ giúp phân tích được mối liên hệ giữa chi phí, khối lượng tiêu thụ và lợinhuận trong kỳ Chưa xây dựng các báo cáo bộ phận và phân tích báo cáo kết quảcủa các trung tâm trực thuộc để có thể đánh giá thành quả hoạt động và thành quảquản lý của các nhà quản trị cấp cơ sở, nhằm có cơ sở đánh giá, bổ nhiệm, đề bạtcán bộ và quyết định đầu tư vào những khu vực mang lại hiệu quả cao Điều đó chothấy Viễn thông Tây Ninh cần hoàn thiện hơn nữa hệ thống kiểm soát hoạt động của

mình Vì vậy luận văn chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát họat động tại

Viễn thông Tây Ninh” để làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của trường Đại học Kinh

tế Thành phố Hồ Chí Minh

2 Tổng quan nghiên cứu:

Trên thế giới có nhiều công trình nghiên cứu về kiểm soát, chẳng hạn nhưtrong tác phẩm: Cost Management: A Strategic Emphasis, 3rd Edition (2005) của batác giả: Edward Blocher, Kung Chen và Thomas Lin đã viết về cách thức và phươngpháp quản lý chi phí để các nhà quản trị của doanh nghiệp quản lý hiệu quả cáckhoản chi phí và các nguồn lực của mình, các ví dụ chủ yếu tập trung vào các doanhnghiệp sản xuất Bên cạnh đó trong tác phẩm Advanced Management Accounting,

3rd Edition (2005) của hai tác giả Robert S.Kaplan và Anthony A.Atkinson cũng đã

đề cập đến các nghiên cứu mới về kế toán quản lý nhằm tiếp cận một cách có hệthống các quan điểm quản lý tiến bộ

Tại Việt Nam, kiểm soát cũng được đề cập dưới nhiều khía cạnh khác nhaunhư công trình nghiên cứu của PGS.TS Phạm Văn Dược và nghiên cứu sinh TrầnVăn Tùng đã bàn về “Một số giải pháp kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quảhoạt động trong doanh nghiệp”, trong đó nêu lên sự cần thiết phải kiểm soát chi phí,cách thức phân loại chi phí, phương pháp phân tích chênh lệch và xây dựng địnhmức để kiểm soát chi phí trong hoạt động của doanh nghiệp đăng trên tạp chí kế

Trang 14

toán cập nhật ngày 01/12/2008 Ngoài ra Thạc sĩ Nguyễn Thị Ngọc Lan cũng đãnghiên cứu về “ Vận dụng phương pháp phân loại chi phí nhằm góp phần kiểm soáthoạt động của doanh nghiệp” đăng trên tạp chi kế toán cập nhật ngày 13/10/2008.

Tuy nhiên các nghiên cứu trên chưa đề cập đến công tác lập dự toán cũngnhư tầm quan trọng của dự toán và xây dựng các báo cáo kết quả để phân tích, đánhgiá thành quả hoạt động của nhà quản trị trong kiểm soát hoạt động của doanhnghiệp

3 Mục tiêu nghiên cứu:

Luận văn hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến hệ thốngkiểm soát hoạt động của doanh nghiệp như: tổng quan về kiểm soát hoạt động, cáccông cụ kiểm soát hoạt động, phân tích biến động… Vận dụng những vấn đề cơ bảnnày đi vào khảo sát hệ thống kiểm sóat hoạt động, đặc điểm hoạt động của Viễnthông Tây Ninh, tìm ra những mặt mạnh và mặt còn hạn chế để từ đó đưa ra một sốgiải pháp giúp đơn vị hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động nhằm hoàn thànhmục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, để có thể phát triển một cách toàndiện và bền vững

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu quy trình kiểm soát hoạtđộng, các công cụ kiểm soát hoạt động như: công tác lập dự toán, công tác kiểmsoát dự toán, kiểm soát chi phí, doanh thu, lợi nhuận Các báo cáo đánh giá kết quảhoạt động

- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề về thực trạng

hệ thống kiểm soát hoạt động của Viễn thông Tây Ninh tại các trung tâm trực thuộc

và tại Viễn thông Tây Ninh Số liệu minh họa cho đề tài là số kế hoạch năm 2013 vàkết quả thực hiện năm 2013

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài:

Trang 15

Luận văn sử dụng phương pháp định tính để thực hiện nhằm đạt được mụctiêu của đề tài, thông qua việc phân loại, đánh giá và chọn lọc các tài liệu nghiêncứu chuyên sâu trong và ngoài nước, khai thác các thông tin thứ cấp liên quan đến

hệ thống kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp theo các chủ điểm về nội dung vàmục tiêu nghiên cứu để lý giải, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp

Ngoài ra luận văn còn sử dụng phương pháp quan sát, phỏng vấn cán bộchuyên trách về công tác kiểm soát hoạt động như: lập dự toán, kiểm soát dự toán,kiểm soát nguồn lực, đánh giá kết quả hoạt động…cũng được thực hiện để giảiquyết vấn đề

6 Đóng góp mới của đề tài:

Về cơ sở lý luận: Luận văn hệ thống hóa những vấn đề lý luận liên quan đến

hệ thống kiểm soát và hệ thống kiểm soát hoạt động Các công cụ dùng để kiểm soáthoạt động của doanh nghiệp như: Quy trình lập dự toán, các dự toán, công tác kiểmsoát dự toán, kiểm soát chi phí Đánh giá thành quả hoạt động và phân tích báo cáokết quả hoạt động

Về ý nghĩa thực tiễn: (1) Đánh giá xem hệ thống kiểm soát hoạt động củaViễn thông Tây Ninh về những điểm mạnh, điểm yếu; (2) Chỉ ra những vấn đề cầnhoàn thiện về công tác lập dự toán, công tác kiểm soát nguồn lực…; (3) Đưa ranhững giải pháp cụ thể và cách thức thực hiện giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hoạtđộng của mình như: Quy trình lập dự toán, lập báo cáo kiểm soát hoạt động, phântích báo cáo bộ phận và phân tích kết quả hoạt động của toàn doanh nghiệp

7 Cấu trúc của luận văn:

Luận văn được tổ chức thành 3 chương không kể phần mở đầu và kết luận:

Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát hoạt động trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát hoạt động tại Viễn thông Tây

Ninh

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại Viễn

thông Tây Ninh

Trang 16

Ngoài ra luận văn còn có hai phụ lục:

Phụ lục 1: Ví dụ minh họa về dự toán linh hoạt và cách thức xây dựng dự toán linh hoạt

Phụ lục 2: Ví dụ minh họa về phân tích chênh lệch lợi nhuận thực tế với dự toán tĩnh, dự toán linh hoạt

Trang 17

CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát và hệ thống kiểm soát hoạt động:

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát:

Kiểm soát là quá trình so sánh kết quả thực hiện với dự toán và đánh giá việcthực hiện dự toán đó Việc kiểm soát phụ thuộc vào dự toán, nếu không có dự toánthì doanh nghiệp sẽ không có cơ sở để so sánh và đánh giá kết quả thực hiện đó.Kiểm soát cũng là một trong những chức năng của nhà quản trị Nó đảm bảo chomọi hoạt động của tổ chức đi đúng mục tiêu Chức năng kiểm soát của nhà quản trịchính là việc so sánh kết quả thực hiện và kế hoạch để kịp thời phát hiện những saisót, khuyết điểm nhằm điều chỉnh, giúp cho các thành viên trong tổ chức hoàn thànhnhiệm vụ (Kế toán quản trị, 2011 Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh)

Bên cạnh đó kiểm soát là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị,

do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt độngkiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức

Để thực hiện chức năng này nhà quản trị phải xây dựng hệ thống những công

cụ, báo cáo, phương pháp…nhằm đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức với mụctiêu, chiến lược, kế hoạch mà nhà quản trị mong muốn đạt được

Do đó, hệ thống kiểm soát là toàn bộ những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…

do nhà quản lý và các nhân viên trong tổ chức thực hiện nhằm giám sát các hoạtđộng và đạt được các mục tiêu của tổ chức, qua đó sẽ cung cấp những thông tinphản hồi về tính hiệu quả và chất lượng hoạt động của một tổ chức

1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát hoạt động

Theo Edward Blocher và cộng sự, 2005 thì kiểm soát hoạt động là sự đánh giá của nhà quản trị cấp trung đối với những thành quả hoạt động của nhân

Trang 18

viên/người lao động Dựa vào hệ thống kiểm soát hoạt động, nhà quản trị cấp caohơn có thể đánh giá được năng lực của nhân viên dưới quyền thông qua việc đánhgiá và kiểm soát những thành quả hoạt động của họ.

Kiểm soát hoạt động liên quan đến các công cụ và phương pháp mà các tổchức sử dụng để theo dõi việc hoàn thành mục tiêu Quá trình kiểm soát thường baogồm việc đặt ra các mục tiêu thành quả, đo lường thành quả, so sánh thành quả vớimục tiêu, tính toán sự khác biệt hay biến động giữa thành quả đạt được với mụctiêu, và đưa ra các hành động để xử lý các chênh lệch

1.1.3 Chức năng của hệ thống kiểm soát hoạt động:

- Cung cấp thông tin phản hồi về tính hữu hiệu và hiệu quả hoạt động của tổchức, doanh nghiệp Thông qua việc đánh giá hoạt động bằng cách so sánh kết quảhoạt động thực tế đạt được với kế hoạch, mục tiêu đề ra qua đó tìm ra những chênhlệch đáng kể nào làm cho tổ chức, doanh nghiệp thành công hay thất bại trong việcđạt được mục tiêu mong muốn đã được thiết lập

- Hệ thống kiểm soát hoạt động là công cụ dùng để đo lường kết quả và đánhgiá thành quả hoạt động ngắn hạn của những nhà quản lý như so sánh kết quả thực

tế với kế hoạch, dự toán thông qua các thước đo tài chính và phi tài chính

- Hệ thống kiểm soát hoạt động giúp cho nhân viên/ người lao động kiểmsoát và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao thông qua các dự toán, định mức… đã ban hành

- Hệ thống kiểm soát hoạt động hỗ trợ cho việc lập kế hoạch, dự toán hoạtđộng, kiểm soát nguồn lực thông qua các công cụ kiểm soát đã được thiết lập Vìvậy nó giúp cho nhà quản trị đưa ra những quyết định tốt hơn cho hoạt động của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai

1.2 Các công cụ sử dụng trong kiểm soát hoạt động:

Trang 19

Để kiểm soát hoạt động trong doanh nghiệp, các nhà quản trị tiến hành thựchiện thông qua các công cụ như: hệ thống các dự toán, chi phí định mức và phươngpháp phân tích chênh lệch.

Trước tiên ta tiến hành tìm hiểu về hệ thống các dự toán:

1.2.1 Hệ thống các dự toán:

1.2.1.1 Dự toán và lợi ích của việc lập dự toán (Business edge, 2006)

Dự toán: Dự toán là một kế hoạch hành động được lượng hóa và chuẩn bị

trước cho một khoản thời gian cụ thể trong tương lai dưới dạng kết quả tài chính

Lợi ích của việc lập dự toán: Việc lập dự toán tuy mất nhiều thời gian nhưng

nó rất hữu ích:

 Dự toán giúp cho công ty thống nhất được mục tiêu;

 Dự toán giúp cho công ty chủ động được nguồn lực;

 Dự toán giúp cho công ty dự đoán được rủi ro;

 Dự toán giúp tạo chuẩn mực đánh giá hoạt động thực của công ty;

 Dự toán giúp kiểm soát chi phí của công ty;

 Thông qua dự toán và phân tích giúp đánh giá năng lực của đội ngũ

quản lýNgoài ra, việc lập dự toán còn giúp cho nhân viên có ý thức tiết kiệm, đề caotinh thần tập thể, trao đổi thông tin giữa các cấp quản trị

Trong các chức năng của quản trị, lập kế hoạch là chức năng quan trọngkhông thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp Kế hoạch là xây dựng mục tiêu củadoanh nghiệp và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đã đặt ra Dự toáncũng là một loại kế hoạch nhằm liên kết các mục tiêu cụ thể, chỉ rõ các tài nguyênphải sử dụng, đồng thời dự tính kết quả thực hiện trên cơ sở các kỹ thuật dự báo

Theo nghĩa hẹp dự toán là việc ước tính toàn bộ thu nhập, chi phí của doanhnghiệp trong một thời kỳ để đạt được một mục tiêu nhất định Theo nghĩa rộng dựtoán được hiểu là dự kiến các công việc, nguồn lực cần thiết để thực hiện các mụctiêu trong một tổ chức

Trang 20

Dự toán chính là công cụ phục vụ cho chức năng hoạch định và kiểm soáttrong hoạt động kinh doanh của nhà quản trị Kiểm soát hoạt động phụ thuộc vào dựtoán, nếu không có dự toán thì doanh nghiệp sẽ không có cơ sở để đánh giá kết quảthực hiện dự toán Trong dự toán các mục tiêu của doanh nghiệp được cụ thể hóa,

do đó nó làm căn cứ để đánh giá mức độ thực hiện sau này

Ngoài ra dự toán còn là cơ sở định hướng và chỉ đạo mọi hoạt động kinhdoanh cũng như phối hợp các chương trình hành động của các bộ phận; Là cơ sở đểkiểm tra kiểm soát các nội dung chi phí cũng như nhiệm vụ của từng bộ phận

Dự toán phải được xây dựng từ cấp có trách nhiệm thấp nhất đến cấp có tráchnhiệm cao nhất Nhà quản trị thường có khả năng hoàn thành một bảng dự toán dochính họ lập ra hơn là phải hoàn thành một dự toán áp đặt từ cấp trên xuống Nếukhông hoàn thành những gì do mình đặt ra thì họ phải tự chịu trách nhiệm Ngượclại, khi nhận một dự toán áp đặt từ trên xuống, họ cho rằng không thực tế, khônghợp lý và không thể thực hiện được

Có nhiều loại dự toán khác nhau tùy theo cách phân loại:

- Phân loại theo chức năng bao gồm:

+ Dự toán hoạt động;

+ Dự toán tài chính

- Phân loại theo mức độ hoạt động bao

gồm: + Dự toán tĩnh;

+ Dự toán linh hoạt

- Phân loại theo thời gian bao gồm:

+ Dự toán ngắn hạn;

+ Dự toán dài hạn

Trong phạm vi đề tài này chúng ta sẽ tập trung vào nghiên cứu dự toán theo mức độ hoạt động bao gồm: dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt

Trang 21

1.2.1.2 Dự toán tĩnh:

Theo Edward Blocher và cộng sự, 2005 thì dự toán tĩnh là dự toán được xây dựng duy nhất ở một mức độ hoạt động, thường được lập trước mỗi kỳ và mức độchi tiết của nó thể hiện tất cả các mặt của hoạt động

Mục tiêu ngắn hạn quan trọng của doanh nghiệp là đạt được lợi nhuận hoạtđộng dự toán trong kỳ Cuối mỗi kỳ, nhà quản trị muốn biết doanh nghiệp có đạtđược lợi nhuận hoạt động mong muốn đã được thiết lập hay không? Việc so sánhkết quả hoạt động thực tế và dự toán tĩnh sẽ cho biết được kết quả hoạt động trong

kỳ và trả lời cho câu hỏi doanh nghiệp có đạt được yêu cầu mong muốn hay không.Tuy nhiên nó không có ý nghĩa trong quản lý vì nó không chỉ ra một cách rõ ràngrằng doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hay không?

Hệ thống dự toán tĩnh trong doanh nghiệp bao gồm các dự toán sau:

+ Dự toán bán hàng hoặc dự toán tiêu thụ

+ Dự toán sản xuất

+ Dự toán chi phí vật tư và cung ứng vật tư cho sản xuất

+ Dự toán lao động trực tiếp

+ Dự toán chi phí sản xuất chung

Trang 22

vậy, cần xây dựng một loại dự toán có thể đáp ứng được yêu cầu phân tích trongtrường hợp mức hoạt động thực tế khác với mức hoạt động dự toán, đó chính là dựtoán linh hoạt

1.2.1.3 Dự toán linh hoạt:

Dự toán linh hoạt là dự toán được xây dựng cho những mức hoạt động khácnhau trong phạm vi phù hợp của doanh nghiệp (Kế toán quản trị, 2011 Đại họcKinh tế Thành phố Hồ Chí Minh)

Vì vậy, dự toán linh hoạt được xây dựng dựa trên một phạm vi hoạt độngthay vì một mức hoạt động như dự toán tĩnh, dự toán linh hoạt thường được xâydựng cho ba mức: thông thường, suy thoái và thịnh vượng Dự toán linh hoạt có thểđược lập trước, trong và sau mỗi kỳ kế toán

Dự toán linh hoạt khác với dự toán tĩnh ở hai điểm cơ bản Thứ nhất, dự toán

linh hoạt không dựa trên một mức hoạt động mà dựa trên một phạm vi hoạt động

Thứ hai là kết quả thực hiện không phải so sánh với số liệu dự toán ở mức hoạt

động dự toán Nếu mức hoạt động thực tế khác với mức hoạt động dự toán, một dựtoán mới sẽ được lập ở mức hoạt động thực tế để so sánh với kết quả thực hiện

+ Trình tự lập dự toán linh hoạt:

Dự toán linh hoạt được xây dựng dựa trên mô hình ứng xử của chi phí Trình

tự lập dự toán linh hoạt có thể khái quát qua các bước như sau:

Bước 1: Xác định phạm vi phù hợp cho đối tượng được lập dự toán.

Bước 2: Xác định ứng xử của chi phí, tức phân loại chi phí thành biến phí,

định phí Đối với chi phí hỗn hợp, cần phân chia thành biến phí và định phí

Bước 3: Xác định giá trị đơn vị dự toán Trong đó:

Tổng giá trị dự toán

= Tổng mức hoạt động dự toán

-Giá đơn vị

dự toán

Trang 24

- Đối với biến phí:

Tổng biến phí đãđiều chỉnh

- Đối với định phí: định phí không thay đổi vì doanh nghiệp vẫn nằm

trong phạm vi hoạt động liên quan

- Đối với doanh thu:

Tổng doanh thu đã

- Đối với số dư đảm phí:

Tổng số dư đảm phí

đã điều chỉnh

Để hiểu rõ hơn về dự toán linh hoạt và cách lập ta xét ví dụ minh họa tại

công ty XYZ (Xem bảng 1.1 tại phụ lục 01)

1.2.2 Phương pháp phân tích chênh lệch:

Có nhiều phương pháp phân tích chênh lệch như: phương pháp phân tích hai

chênh lệch, phân tích ba chênh lệch và phương pháp phân tích bốn chênh lệch

Trong khuôn khổ bài viết này tác giả sử dụng phương pháp phân tích hai chênh

lệch Đó là chênh lệch dự toán linh hoạt và chênh lệnh về lượng bán để phân tích

chênh lệch về lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp (Kế toán quản trị, 2011 Đại

học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh)

1.2.2.1 Chênh lệch dự toán linh hoạt:

Chênh lệch dự toán linh hoạt là sự chênh lệch giữa kết quả hoạt động thực tế

và dự toán linh hoạt đã được điều chỉnh về mức hoạt động thực tế Chênh lệch dự

Trang 25

toán linh hoạt đo lường tính hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực để đạt được kếtquả hoạt động trong kỳ.

Chênh lệch dự toán linh hoạt = Kết quả thực tế - Dự toán linh hoạt

1.2.2.2 Chênh lệch về lượng bán:

Chênh lệch về doanh số bán là sự chênh lệch giữa dự toán linh hoạt và dựtoán tĩnh Chênh lệch doanh số bán đo lường sự ảnh hưởng của doanh số bán đếndoanh thu, chi phí, số dư đảm phí hoặc lợi nhuận hoạt động trong kỳ

Chênh lệch về lượng bán = Dự toán linh hoạt – Dự toán tĩnh

Để hiểu rõ hơn ta xem ví dụ minh họa tại bảng 1.1:

BẢNG 1.1 PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY X NĂM 20X5

Tổng chênh lệch lợi nhuận = 128.000-200.000=72.000 (Bất lợi)

Chênh lệch dự toán linh hoạt =

128.000 – 123.000 = 5.000 (Thuận lợi)

Chênh lệch lượng bán = 123.000 –200.000 = 77.000 (Bất lợi)

Trang 26

Theo ví dụ trên thì tổng chênh lệch lợi nhuận trong kỳ giữa thực tế so với dựtoán giảm 72.000 ngàn đồng, đây là yếu tố bất lợi cho doanh nghiệp Việc giảm lợinhuận hoạt động này do ảnh hưởng của lượng bán thực tế giảm 220 đơn vị so với dựtoán, điều này làm cho lợi nhuận giảm 77.000 ngàn đồng Tuy nhiên chênh lệch lợinhuận của dự toán linh hoạt lại tăng 5.000 ngàn đồng có thể là do giá bán tăng nêndoanh thu tăng 15.600 ngàn đồng, biến phí giảm 50 ngàn đồng làm cho số dư đảmphí tăng 15.600 ngàn đồng.

Tóm lại do ảnh hưởng của chênh lệch lượng bán làm cho lợi nhuận giảm77.000 ngàn đồng và chênh lệch dự toán linh hoạt tác động tăng lợi nhận 5.000 ngàđồng, cả hai nhân tố này là cho tổng lợi nhuận giảm 72.000 ngàn đồng so với dựtoán

1.2.3 Báo cáo bộ phận:

1.2.3.1 Khái niệm bộ phận:

Bộ phận là bất kỳ thành phần hoặc hoạt động nào liên quan đến một tổ chức

mà có thể xác định được riêng biệt thu nhập và chi phí Bộ phận có thể là từng nhàmáy, từng trung tâm dịch vụ, từng địa bàn kinh doanh, từng khách hàng, từng loạisản phẩm… (Kế toán quản trị, 2011 Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh)

1.2.3.2 Báo cáo Bộ phận:

1.2.3.2.1 Khái niệm báo cáo bộ phận:

Báo cáo bộ phận là báo cáo kết quả kinh doanh được lập chi tiết cho từng bộphận riêng biệt

Để có ích, báo cáo bộ phận phải cung cấp được thông tin đáp ứng được hainhu cầu sau:

- Đánh giá sự đầu tư các nguồn lực của công ty cho các bộ phận;

- Đánh giá thành quả quản lý của các nhà quản trị bộ phận

Trang 27

Trong báo cáo bộ phận có một số loại chi phí có thể liên quan đến một bộphận, nhưng nó có thể hoàn toàn nằm ngoài ảnh hưởng của nhà quản trị bộ phận đó.

Để đánh giá chính xác bộ phận như là một sự đầu tư nguồn lực của công ty,các chi phí không kiểm soát được nên được trình bày trong báo cáo bộ phận Tuynhiên trong việc đánh giá thành quả của các nhà quản trị, các chi phí này nên đượcloại trừ, do nhà quản trị bộ phận không kiểm soát nó

1.2.3.2.2 Đặc điểm của báo cáo bộ phận:

Báo cáo bộ phận thường có ba đặc điểm sau:

- Các báo cáo bộ phận được trình bày theo hình thức số dư đảm phí;

- Định phí bộ phận và định phí chung được trình bày riêng biệt để tính số

dư bộ phận;

- Định phí bộ phận có thể kiểm soát và định phí bộ phận không thể kiểmsoát được trình bày riêng biệt Ở các báo cáo bộ phận, chi phí không chỉđược trình bày theo mô hình ứng xử của chi phí với khối lượng hoạtđộng, mà còn được trình bày theo mối quan hệ với khả năng kiểm soátcủa nhà quản trị bộ phận Cách trình bày này nhất quán với kế toán tráchnhiệm

1.2.3.2.3 Mối quan hệ giữa các chỉ tiêu trên báo cáo bộ phận: (Kế toán quản trị,

2011 Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh)

- Định phí bộ phận:

Định phí bộ phận là định phí liên quan trực tiếp đến từng bộ phận cụthể Khi bộ phận không còn tồn tại thì định phí bộ phận cũng sẽ mất đi

Định phí bộ phận được tách thành định phí bộ phận có thể kiểm soát

và định phí bộ phận không thể kiểm soát tùy thuộc vào quyền kiểm soát của nhàquản trị bộ phận

- Định phí chung:

Trang 28

Định phí chung là định phí không liên quan trực tiếp đến bất kỳ bộphận cụ thể nào, dù cho các bộ phận có tồn tại hay không, định phí chung luôn luôntồn tại với sự tồn tại của doanh nghiệp.

- Số dư bộ phận:

Số dư bộ phận là phần còn lại của số dư đảm phí do bộ phận tạo ra saukhi bù đắp các định phí bộ phận Số dư bộ phận góp phần bù đắp các định phí chung

và đóng góp vào lợi nhuận chung

Khi định phí bộ phận được tách thành định phí bộ phận có thể kiểmsoát và định phí bộ phận không thể kiểm soát, số dư bộ phận được tính sau khi xácđịnh số dư bộ phận có thể kiểm soát

Để hiểu rõ hơn về báo cáo bộ phận ta xem ví dụ tại bảng 1.2:

Bảng 1.2 Báo cáo kết quả kinh doanh tháng của một công ty

Công ty có hai khu vực X và Y, cùng kinh doanh ba loại sản phẩm A,B,C

Bộ phận: khu vực

Diễn giải

Doanh thu thuần

Biến phí sản xuất của hàng bán

Định phí chung không phân bổ

(4) Lợi nhuận hoạt động

Trang 29

C đóng góp 29 triệu đồng chiếm 15%.

1.3 Kiểm soát hoạt động bằng công cụ phân tích các chênh lệch:

Một công cụ tài chính được sử dụng lâu đời và rộng rãi trong kiểm soát hoạt động chính là phân tích chênh lệch Phân tích chênh lệch là quá trình so sánh mức

Trang 30

lợi nhuận, doanh thu hoặc chi phí mong muốn với mức được thực hiện để tính rachênh lệch Chệnh lệch là dấu hiệu cho biết rằng các giả định của kế hoạch tài chính

đã không thực hiện được Các nhà phân tích nghiên cứu những chênh lệch, đặc biệt

là những chênh lệch bất lợi để tìm hiểu nguyên nhân tại sao những mong đợi khôngđược đáp ứng, và có những hành động ứng xử kịp thời với những chênh lệch đượcghi nhận đó (Edward Blocher và cộng sự, 2005)

Phân tích chênh lệch lợi nhuận:

Lợi nhuận được sử dụng phổ biến nhất trong việc đo lường thành quả củadoanh nghiệp Thông qua việc đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệmbằng việc đo lường lợi nhuận, các nhà quản lý cấp cao hy vọng rằng sẽ thúc đẩyđược mục tiêu thích hợp giữa các trung tâm trách nhiệm và doanh nghiệp bằng việctập trung vào khả năng sinh lời ( Robert S.Kaplan và Anthony A.Atkinson, 1998)

Mục tiêu quan trọng ngắn hạn của doanh nghiệp là đạt được lợi nhuận hoạtđộng kế hoạch Cuối kỳ, nhà quản trị muốn biết hoạt động của doanh nghiệp trong

kỳ có đạt được mức lợi nhuận đã mong muốn hay không Do đó điều trước tiên làcần xác định tổng chênh lệch lợi nhuận thực tế đạt được và lợi nhuận dự toán tĩnh

1.3.1 Phân tích ảnh hưởng của chênh lệch tổng thể đối với lợi nhuận.

Sự khác nhau giữa lợi nhuận thực tế và lợi nhuận dự toán tĩnh chính là chênhlệch lợi nhuận hoạt động trong kỳ Nó đo lường kết quả hoạt động trong kỳ củadoanh nghiệp hay nói cách khác doanh nghiệp có đạt được mục tiêu mong muốnhay không? Chênh lệch lợi nhuận hoạt động được xác định như sau:

Tổng chênh lệch LN hoạt động = LN hoạt động thực tế - LN hoạt động dự toán tĩnh

Tuy nhiên, tổng chênh lệch lợi nhuận chỉ cho biết một cách tổng quát màchưa nói lên được nguyên nhân vì sao có sự chênh lệch này, do ảnh hưởng của sảnlượng tiêu thụ, biến phí hay định phí Tức là chưa cho biết hoạt động của doanhnghiệp có đạt hiệu quả hay không thông qua xem xét các nhân tố còn lại tác động

Trang 31

như thế nào đến kết quả lợi nhuận thực tế đạt được Xem Bảng 1.1 tại phụ lục 2 sẽminh họa rõ hơn.

Để khắc phục nhược điểm này ta sẽ đi vào phân tích chênh lệch lượng bán vàchênh lệch dự toán linh hoạt

1.3.2 Phân tích ảnh hưởng của chênh lệch lượng bán đối với lợi nhuận:

Chênh lệch lượng bán trong kỳ là sự chênh lệch giữa dự toán linh hoạt và dựtoán tĩnh Chênh lệch lượng bán đo lường sự ảnh hưởng của sản lượng tiêu thụ đến

sự thay đổi của doanh thu, chi phí, số dư đảm phí hay lợi nhuận hoạt động trong kỳ(Edward Blocher và cộng sự, 2005)

Chênh lệch lượng bán = LN hoạt động dự toán linh hoạt - LN hoạt động dự toán

tĩnh

Bảng 1.3 tại phụ lục 02 sẽ minh họa rõ hơn về chênh lệch này

1.3.3 Phân tích ảnh hưởng của chênh lệch dự toán linh hoạt đối với lợi nhuận:

Chênh lệch dự toán linh hoạt là sự chênh lệch giữa kết quả hoạt động thực tế

và dự toán linh hoạt đã điều chỉnh tại mức sản lượng thực tế Chênh lệch dự toánlinh hoạt đo lường hiệu quả sử dụng nguồn lực đầu vào để đạt được kết quả hoạtđộng trong kỳ (Edward Blocher và cộng sự, 2005) Chênh lệch dự toán lợi nhuậnhoạt động linh hoạt bị tác động bởi các nhân tố giá bán, biến phí và định phí

Chênh lệch dự toán linh hoạt = LN hoạt động thực tế - LN hoạt động dự toán linh hoạt

Bảng 1.2 tại phụ lục 02 sẽ minh họa rõ hơn về chênh lệch này

1.3.4 Phân tích báo cáo bộ phận: (Kế toán quản trị, 2011 Đại học Kinh tế Thànhphố Hồ Chí Minh)

Phân tích báo bộ phận nhằm đạt được các mục tiêu sau:

- Đánh giá kết quả bộ phận;

- Đánh giá thành quả quản lý của các nhà quản trị bộ phận

1.3.4.1 Đánh giá kết quả bộ phận:

Trang 32

Thông qua phân tích báo cáo bộ phận, các nhà quản trị có thể đánh giá khảnăng sinh lợi ngắn hạn và khả năng sinh lợi dài hạn của từng bộ phận để đưa ra cácquyết định thích hợp.

- Đánh giá khả năng sinh lời ngắn hạn:

Để đánh giá khả năng sinh lời ngắn hạn, chúng ta có thể sử dụng các chỉ tiêunhư: số dư đảm phí, tỷ lệ số dư đảm phí Số dư đảm phí có ích trong việc dự đoánảnh hưởng của những thay đổi khối lượng hoạt động đến lợi nhuận hoạt động.Những thay đổi về lợi nhuận hoạt động có thể được tính toán một cách nhanh chóngbằng cách nhân chênh lệch khối lượng sản phẩm tiêu thụ với số dư đảm phí đơn vịhoặc bằng cách nhân chênh lệch doanh thu với tỷ lệ số dư đảm phí

Số dư đảm phí đơn vị còn có ích đối với những quyết định liên quan đếnnhững thay đổi khối lượng hoạt động ngắn hạn như: định giá những đơn đặt hàngđặc biệt và sử dụng năng lực hiện có

- Đánh giá khả năng sinh lời dài hạn:

Số dư bộ phận là phần còn lại của số dư bộ phận có thể kiểm soát sau khi trừ

đi định phí không thể kiểm soát của nhà quản trị bộ phận Số dư bộ phận cũng chính

là phần còn lại của số dư đảm phí bộ phận sau khi trừ đi tất cả định phí bộ phận baogồm cả định phí bộ phận có thể kiểm soát và định phí bộ phận không thể kiểm soátcủa nhà quản trị bộ phận Chính vì vậy mà số dư bộ phận có thể được xem như làmột chỉ tiêu kinh tế phản ánh thành quả của việc đầu tư vào một bộ phận Do đó số

dư bộ phận có ích đối với những quyết định dài hạn như: thay đổi tiềm lực sản xuấtkinh doanh, định giá sản phẩm trong dài hạn

1.3.4.2 Đánh giá thành quả quản lý bộ phận:

Theo Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2011 thì số dư bộ phận có thể kiểm soát làphần còn lại của số dư đảm phí sau khi trừ đi định phí có thể kiểm soát của nhàquản trị bộ phận Chỉ tiêu này phản ánh thành quả quản lý của nhà quản trị bộ phận,

và do đó chỉ tiêu này là thước đo thành quả quản lý của nhà quản trị bộ phận

Trang 33

Kết luận chương 1

Thông qua chương 1, chúng ta đã tìm hiểu tổng quan về hệ thống kiểm soáthoạt động, đã biết được những công cụ và phương pháp để kiểm soát, đánh giáthành quả hoạt động của các nhà quản trị cấp dưới và những nhân viên dưới quyền

Để kiểm soát hiệu quả hoạt động cần lập các dự toán một cách chi tiết, đầy đủ vàkhoa học như dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt để có cơ sở đánh giá Tiếp theo cần

có các báo cáo thống kê kết quả thực hiện của từng bộ phận và toàn đơn vị để làm

cơ sở phân tích các chênh lệch nhằm tìm ra các biến động bất thường về chi phí,doanh thu… để có những điều chỉnh kịp thời Thông qua việc phân tích báo cáo bộphận sẽ biết được bộ phận nào đang hoạt động hiệu quả để có hướng đầu tư mởrộng hay thu hẹp kinh doanh bộ phận đó, đồng thời biết được nhà quản trị nào làmtốt, chưa tốt để đề bạt bổ nhiệm cán bộ được khách quan hơn Tiếp theo chương 2chúng ta sẽ tìm hiểu về thực trạng hệ thống kiểm soát hoạt động tại Viễn thông TâyNinh, để từ đó đề ra những giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hoạt động củamình nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp

Trang 34

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TẠI

VIỄN THÔNG TÂY NINH 2.1 Giới thiệu khái quát về Viễn thông Tây Ninh:

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:

Viễn Thông Tây Ninh được thành lập trên cơ sở tách ra từ Bưu điện tỉnh TâyNinh cũ mà nòng cốt là Công ty Điện Báo Điện thoại (một đơn vị trực thuộc Bưuđiện Tây Ninh cũ) Chia tách Bưu chính-Viễn Thông là nhu cầu khách quan của sựphát triển kinh tế thị trường và phù hợp với xu thế chung của thế giới, việc chia táchnày sẽ tạo điều kiện cho Viễn thông thực hiện tự do hoá thương mại, còn Bưu chính

có điều kiện để cải cách, nâng cao chất lượng dịch vụ

Viễn Thông Tây Ninh chính thức đi vào hoạt động vào ngày 01/01/2008 theoquyết định số 681/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 06/12/2007 của Tập đoàn Bưu chínhViễn thông Việt Nam v/v thành lập Viễn thông Tây Ninh – đơn vị kinh tế trực thuộcTập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam và theo Giấy chứng nhận đăng ký hoạtđộng chi nhánh và đăng ký thuế số 4516000139 ngày 24/12/2007 do Sở Kế hoạch

và Đầu tư tỉnh Tây Ninh cấp

- Tên giao dịch: Viễn thông Tây Ninh

- Tên viết tắt : VNPT Tây Ninh

- Tên giao dịch quốc tế : Tay Ninh Telecommunicatinons

- Địa chỉ: Số 01– Đường Phạm Công Khiêm - Khu phố 1- Phường 3- Thị xã Tây Ninh- Tỉnh Tây Ninh

- Điện thoại : 066.3822432 Fax: 066.3822888

Hoạt động chính của Viễn thông Tây Ninh bao gồm:

- Tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành, lắp đặt, khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa mạng viễn thông trên địa bàn tỉnh;

Trang 35

- Tổ chức, quản lý, kinh doanh và cung cấp các dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin;

- Sản xuất, kinh doanh, cung ứng, đại lý vật tư, thiết bị viễn thông - công nghệ thông tin theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị và khách hàng;

- Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các công trình viễn thông - công nghệ thông tin;

- Kinh doanh dịch vụ quảng cáo, dịch vụ truyền thông;

- Mua bán bất động sản, cho thuê văn phòng;

- Tổ chức phục vụ thông tin đột xuất theo yêu cầu của cấp ủy Đảng, chính quyền địa phương và cấp trên;

- Kinh doanh các ngành nghề khác khi Tập đoàn cho phép

VNPT Tây Ninh hoạt động kinh doanh và công ích cùng các đơn vị thànhviên khác trong cả nước có mối liên hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lưới, lợiích kinh tế, tài chính, phát triển dịch vụ Viễn thông để thực hiện những mục tiêu, kếhoạch do Tập đoàn giao

Quản lý trên 200 trạm BTS VinaPhone, tất cả các tuyến cáp quang, cáp đồng,

2 đài host tại Thị xã và Gò dầu

Hiện VNPT Tây Ninh có hơn 105.000 thuê bao điện thoại cố định hữu tuyến,14.000 thuê bao điện thoại vô tuyến, 17.000 thuê bao MegaVNN, 28.500 thuê baođiện thoại di động trả sau và các thuê bao thuê kênh riêng, FTTH

- Đơn vị có 398 nhân viên Trong đó:

Trang 36

2.1.2 Đặc điểm kinh doanh của Viễn thông Tây Ninh:

Sản phẩm dịch vụ viễn thông không tồn tại dưới hình thái vật chất, không cósản phẩm dỡ dang cuối kỳ và cũng không có tồn đọng và lưu kho

Hiện tại Viễn thông Tây Ninh đang cung cấp những sản phẩm dịch vụ sau

2.1.2.1 Dịch vụ điện thoại di động:

Hiện Vinaphone và MobiFone đang là một trong số doanh nghiệp dẫn đầu vềcung cấp dịch vụ gia tăng với khoảng 40 dịch vụ được cung cấp trên nền thoại baogồm: gọi số tắt, gọi quốc tế, chuyển vùng quốc tế, chuyển vùng trong nước, chuyểntiếp cuộc gọi, chặn cuộc gọi, giữ cuộc gọi, chờ cuộc gọi, hộp thư thoại, fax data,Funring, cấm hiển thị số, hiển thị số, Datasafe, USSD, EasyTopup dịch vụ SMS

và trên nền SMS bao gồm nhắn tin thông thường, nhắn tin đến các tổng đài 996,

và điện thoại quốc tế

Ngoài ra, còn có dịch vụ GPhone: là loại dịch vụ cố định nhưng sử dụngsóng di động GSM, ở bất cứ địa chỉ nào có phủ sóng di động của Vinaphone, kháchhàng có thể đăng ký lắp đặt điện thoại mà không cần chờ kéo cáp

Khách hàng sử dụng dịch vụ GPhone được đảm bảo chất lượng liên lạc tạiđịa chỉ đăng ký sử dụng Ngoài ra, trong một phạm vi hẹp xung quanh vùng phục

vụ, thuê bao vẫn có thể thực hiện liên lạc

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ Gphone:

Trang 37

- Ưu điểm của GPhone là chất lượng sóng ổn định, giá cước bằng với cướcđiện thoại cố định của VNPT.

- Lắp đặt nhanh chóng, không phải kéo cáp, bàn giao máy ngay tại quầy, tại địa chỉ khách hàng

- Chuyển dịch dễ dàng

- Chi phí lắp đặt và cước phí sử dụng thấp

- Tiện ích phong phú: nhắn tin, hiển thị số, chờ cuộc gọi

2.1.2.3 Dịch vụ truyền hình tương tác MyTV:

Dịch vụ truyền hình tương tác MyTV là dịch vụ truyền hình qua giao thứcInternet của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam-VNPT cung cấp tới kháchhàng dựa trên công nghệ IPTV (Internet Protocol Television), tín hiệu truyền hìnhđược chuyển hóa thành tín hiệu IP, truyền qua hạ tầng mạng băng thông rộng củaVNPT đến thiết bị đầu cuối STB (Set – top – box : bộ giải mã tín hiệu truyền hình)

và tới TV của khách hàng

Sự khác biệt và ưu việt giữa dịch vụ Truyền hình của MyTV so với các dịch

vụ truyền hình truyền thống trước đây đó là khách hàng có thể sử dụng các tínhnăng:

- Khóa các kênh, chương trình không phù hợp với trẻ em (Parental Lock) Ghi lại khi có nhu cầu lưu trữ và xem lại các chương trình truyền hình (nPVR)

- Xem lại (TVoD) các chương trình truyền hình đã phát trước đó Tua đi, tualại, tạm dừng (TimeShift) khi đang xem lại một chương trình truyền hình hay xemcác dịch vụ theo yêu cầu (phim, ca nhạc…)

Ngoài ra, hàng loạt dịch vụ tương tác đặc sắc khác như Đấu giá ngược, Tỷphú MyTV, Nhắn tin, Bình chọn… trên MyTV đang và sẽ thể hiện được Sức mạnhcủa dịch vụ Truyền hình theo yêu cầu

2.1.2.4 Dịch vụ trên thuê bao băng rộng:

- Dịch vụ MegaVNN: Là dịch vụ truy nhập Internet băng rộng qua mạngVNN do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) cung cấp, dịch vụ này

Trang 38

cho phép khách hàng truy nhập Internet với tốc độ cao dựa trên công nghệ đường dây thuê bao số bất đối xứng ADSL Tốc độ Download lên đến 8 Mbps.

- Dịch vụ FiberVNN: Là dịch vụ truy nhập Internet tốc độ cao băng thôngđối xứng thông qua cổng Ethernet của mạng MAN-E và đôi cáp sợi quang Tốc độtối đa lên đến 100 Mbps

Hình 2.1: Cơ cấu doanh thu của Viễn thông Tây Ninh năm 2012

Nguồn phòng Kế toán TKTC – VNPT Tây Ninh

Trang 39

P.Mạng dịch vụ

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức và bộ máy hoạt động của Viễn thông Tây Ninh

Nguồn Phòng Tổ chức – Hành chính – VNPT Tây Ninh

2.1.3.1 Chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý:

2.1.3.1.1 Phòng Tổ chức - Hành chính:

Chủ trì xây dựng, triển khai, kiểm tra giám sát bộ máy tổ chức quản lý sảnxuất và chức năng, nhiệm vụ của hệ thống Viễn thông Tây Ninh Chủ trì xây dựng,triển khai, kiểm tra giám sát việc thực hiện các cơ chế, chính sách về hoạt độngquản lý, điều hành

Xây dựng, triển khai, kiểm tra giám sát việc thực hiện cơ chế tiền lương, thunhập và các chính sách liên quan đến người lao động và các chính sách xã hội khác

Trang 40

Tổ chức quản lý lao động, định mức, định biên lao động Thực hiện công táccán bộ: đánh giá, qui hoạch, bổ nhiệm, điều động, ….

Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng Tổ chức thực hiện công tác nânglương, thi nâng ngạch viên chức chuyên môn nghiệp vụ, thi nâng bậc nghề…

Tổ chức thực hiện công tác đào tạo của đơn vị; theo dõi và quản lý các khóađào tạo: dài hạn, bồi dưỡng, tập huấn ngắn hạn theo kế hoạch được Tập đoàn Bưuchính Viễn thông Việt Nam phê duyệt hàng năm

Tổ chức thực hiện công tác y tế: chăm sóc sức khỏe cho người lao động, phốihợp thực hiện công tác kiểm tra bảo hộ lao động

Tổ chức khai thác các loại văn bản gửi đến trình Ban Giám đốc; Phát hànhvăn bản đi (trong và ngoài đơn vị) khi được phê duyệt của Ban Giám đốc; Thựchiện công tác lưu trữ các loại văn bản theo qui định

Tổ chức quản lý, triển khai thực hiện các công tác lĩnh vực hành chánh như:điện, nước, xe, bảo vệ, nhà khách, nhà ăn, tiếp khách, vệ sinh khuôn viên xanh sạchđẹp,… Tổng hợp, mua, cung cấp văn phòng phẩm (VPP) sử dụng cho Khối quản

lý Viễn thông Tây Ninh;

Quản lý, bảo quản, sửa chữa tài sản Khối quản lý Viễn thông Tây Ninh, kể cả

hệ thống PCCC

Quản lý việc sử dụng con dấu của Viễn thông Tây Ninh; được quyền thừalệnh Giám đốc ký sử dụng con dấu của Viễn thông Tây Ninh và chịu trách nhiệm vềnội dung ký trên các loại văn bản: giấy giới thiệu đến các cơ quan trong tỉnh, giấy điđường của cán bộ công nhân viên và sao y các văn bản nội bộ và đối tác đến liên hệcông tác

Chịu trách nhiệm quản lý các văn bản gốc có tính pháp lý: giấy phép kinhdoanh của Viễn thông Tây Ninh và các đơn vị trực thuộc, các Quyết định thànhlập…

2.1.3.1.2 Phòng Kế hoạch – Đầu tư:

Định dạng
Số trang	162
Dung lượng	319,07 KB