Những vấn đề cơ bản của công tác hành chính tổng hợp nhằm phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học tại một đơn vị đào tạo luật chất lượng cao từ thực tiễn khoa luật

Tuy nhiên, để phục vụ tốt cho công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học thì các hoạt động phục vụ cho đào tạo cũng cần được quan tâm đúng mức và việc đổi mới công tác hành chính tổng hợp

NHỮNG VẤN ĐỀ Cơ BẢN CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH TổNG

NHẰM PHỤC VỤ ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN cứu KHOA HỌC TẠI MỘT ĐƠN VỊ ĐÀO TẠO LUẬT CHẤT LƯỢNG CAO

(T ừ th ự c tiễn c ủ a K h o a L u ậ t trự c th u ộ c Đ H Q G H N )

' OAI H O C Q U Ố C G IA HA NỌ!

rP(JNG TÂM THÕNG TIN THƯ VIỆN

i ~ f ) T i U £

M Ụ C L Ụ C■ ■

Chương 1 Cơ sở iý luận của công tác hành chính tổng hợp trong một đơn

vị đào tạo chất lượng cao

1.1 Khái niệm, vai trò của công tác hành chính tổng hợp

1.2 Các lĩnh vực quản lý trong công tác hành chính tổng hợp trong một đơn vị đào tạo luật chất lượng cao

7.2.7 Công tác tổ chức cán bộ

1.2.2 Công tác hành chính-quản trị và cơ sở vật chất

1.2.3 Công tác kếtoán-tài vụ

1.2.4 Công tác văn thư

1.2.5.Công tác thư viện giáo trình

1.2.6 Công tác đối ngoại

1.2.7 Công tác thanh tra, thi đua khen thưởng

1.2.7.1 C ôn g tác thanh tra

1.2.7.2 Công tác thi đua khen thưởng !

Chương 2 Thực trạng công tác hành chính tổng họp tại một cơ sở đào tạo luật chất lượng cao (Từ thực tiễn Khoa Luật trực thuộc ĐHQGHN) 2.1 Thực trạng công tác tổ chức cán bộ

2.2 Thực trạng công tác quản lý cơ sở vật chất, thư viện, giáo trình 7 7 .

2.3 Thực trạng công tác tài chính-kế toán

2.4 Thực trạng công tác văn thư

2.5 Thực trạng công tác quan hệ quốc tế

2.6 Thực trạng công tác thanh tra, thi đua-khen thưởng

2.6.1 Công tác thi đua khen thưởng

2.6.2 Công tác thanh tra

Chương 3 Một sô giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hành chính tổng hợp trong một đơn vị đào tạo luật chất lượng cao 3.1 Giải pháp về công tác tổ chức, cán bộ-nhân sự

3.2 Giải pháp về công tác (nề nếp) hành chính

3.3 Giải pháp về mối quan hệ hành chính giữa thủ trưởng với các đơn vị và giữa các đơn vị với nhau trong Khoa

T r a n g P h ầ n m ở đ ầ u

3.4 Giải pháp về công tác văn thư 3.5 Giải pháp về cơ sở vật chất

3.6 Giải pháp về công tác tài chính

3.7 Giải pháp về công tác thanh tra và thanh tra nhân dân 3.8 Giải pháp về công tác quan hệ quốc tế

Phần kết lu ận

Tài liệu tham khảo

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài.

N hiệm vụ cơ bản và quan trọng nhất của m ột cơ sở đào tạo nói chung và đào tạo luật nói riêng đó là nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học nhằm đáp ứng nguồn nhân lực (nhân tài), nguồn lao động trí thức cho đất nước Để thực hiện nhiệm vụ đó đòi hỏi mỗi cơ sở đào tạo phải không ngừng đổi mới phương pháp, nâng cao năng lực giảng dạy và nghiên cứu khoa học tại cơ sở mình, đồng thời liên kết với các cơ sở đào tạo có uy tín trong và ngoài nước để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm (công nghệ đào tạo) và hoàn thiện chính mình, điều đó là hoàn toàn phù hợp đối với m ột cơ sở đào tạo ỉuật chất lượng cao như Khoa Luật trực thuộc Đại học Q uốc gia Hà Nội Tuy nhiên, để phục vụ tốt cho công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học thì các hoạt động phục vụ cho đào tạo cũng cần được quan tâm đúng mức và việc đổi mới công tác hành chính tổng hợp (tên gọi phòng hiện hành tại K hoa) là tất yếu trong sự nghiệp đổi mới giáo dục hiện nay, tầm quan trọng đó được đã được thể hiện bằng chính cơ cấu tổ chức của Phòng hành chính tổng hợp của K hoa Luật trực thuộc Đại học Q uốc gia Hà Nội, bao gồm các

bộ phận: Tổ chức cán bộ-nhân sự; Hành chính-quản trị, văn thư và cơ sở vật chất;

K ế toán-tài vụ; Thông tin-tư liệu; Công tác giáo trình; Q uan hệ quốc tế; Quản trị mạng nội bộ.

N hư vậy, để xây dựng một cơ sở đào tạo và nghiên cứu khoa học có uy tín

và chất lượng thì các hoạt động phục vụ cần chuyên nghiệp, cơ cấu tổ chức hợp

lý, năng động và sáng tạo trong giải quyết công việc, phù hợp với m ôi trường đào tạo cạnh tranh Trong bối cảnh hiện nay, cải cách hành chính đang được thực hiện trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị đã và đang trở thành m ột vấn đề quan trọng và bức thiết Đ ảng và N hà nước ta đã giao nhiệm vụ cho Đ ại học Q uốc gia

Hà Nội là xây dựng Đại học Quốc gia Hà Nội thành m ột trung tâm đào tạo đa

1

ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao của cả nước, đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước.

Là m ột đơn vị thành viên trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, và để khẳng định uy tín và truyền thống là một cơ sở đào tạo luật đầu tiên, có chất lượng cao và đã được thực tiễn công nhận, K hoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà N ội đã và đang không ngừng đổi mới phương thức đào tạo, phương pháp giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học Để tạo điều kiện cũng như động lực cho đà phát triển đó đòi hỏi chúng ta cũng phải chú trọng đến các công việc phục

vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học mà trong đó chủ yếu do Phòng Hành chính Tổng hợp đang trực tiếp đảm nhiệm.

Thực tiễn công tác hành chính tổng hợp trong các đơn vị đào tạo hiện nay nói chung, còn tồn tại nhiều bất cập, cơ chế hoạt động chồng chéo, chưa phân công rõ nhiệm vụ và tránh nhiệm; giữa các bộ phận, lĩnh vực hoạt động chưa có

sự phối hợp chặt chẽ; tác phong làm việc còn mang nặng tính quan liêu Điều đó,

đã dẫn đến việc giải quyết các công việc (hoặc sự vụ) còn chậm , còn gây khó khăn cho sinh viên, học viên và giảng viên, đã ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình đào tạo và nghiên cứu khoa học cũng như hợp tác quốc tế về các lĩnh vực nói trên Những khiếm khuyết đó là hoàn toàn thực tế vì nó đã được m inh chứng bằng 6 yếu kém trong Kết luận của Bộ Giáo dục và Đào tạo về tình hình thực

lượng đào tạo giáo dục đại học, cao đẳng nói chung còn thấp, chưa đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực có chất lượng cao Đặc biệt chất lượng đào tạo không chính quy và chất lượng đào tạo thạc sỹ, tiến sỹ còn thấp, sự chuyển động của các trường để nâng cao chất lượng đào tạo với đối tượng này chưa rõ ràng, chưa mạnh mẽ; Hai là, sinh viên ra trường còn yếu về kỹ năng thực hành nghề nghiệp, thiếu

kỹ năng làm việc theo nhóm , dẫn đến tình trạng các doanh nghiệp khó tuyển được người, trong khi sinh viên ra trường lại khó xin việc Chương trình đào tạo

thực sự tạo ra phân loại các trường trong hệ thống, chủ yếu việc đánh gía, phân loại các trường chỉ mới tập trung vào các kết quả đầu vào như kết quả tuyển sinh, đội ngũ cán bộ giảng dạy, chưa chú ý đánh giá sản phẩm đầu ra như kết quả

phương pháp đánh giá thi và kiểm tra còn chậm đổi mới, còn đơn điệu, chưa đảm bảo được độ tin cậy và tính chính xác Cơ sở vật chất, thiết bị hỗ trợ giảng còn

công lập chưa thực sự dựa trên hiệu quả công việc, chưa khuyến khích người giỏi cống hiến tốt, sàng lọc những người không đạt chuẩn trình độ đào tạo, không đáp ứng yêu cầu hiện nay; và Sáu là, việc chấp hành ch ế độ báo cáo định kỳ và báo cáo tình hình theo yêu cầu của cơ quan quản lý của các trường rất k ém 1.

Thiết nghĩ từ những thông tin phân tích và tư liệu nói trên việc lựa chọn đề

tạo và nghiên cứu khoa học tại một đơn vị đào tạo luật chất lượng cao (Từ thực tiễn của Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nộiy là hoàn toàn cần thiết.

2 M ục tiêu và phạm vi nghiên cứu.

Thông qua việc nghiên cứu giữa cơ sở lý luận và thực tiễn nhằm đánh giá thực trạng công tác hành chính-tổng hợp hiện nay tại K hoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà N ội và kiến nghị một số giải pháp nhằm từng bước hoàn thiện công tác hành chính tổng hợp theo hướng chuyên nghiệp hóa, phục vụ tốt nhất cho công tác đào tạo luật chất lượng cao ở K hoa Luật hiện nay.

Đề tài được nghiên cứu từ thực tiễn của K hoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.

3 Phương pháp nghiên cứu.

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi chủ yếu chủ yếu sử dụng các phương pháp nghiên cứu: Duy vật biện chứng và duy vật lịch sử nhằm giải quyết

1 Xem.: Báo Khuyến học và Dân trí Sò 35 (410), -Tr.6 ngày 30/8/2007.

3

vấn đề đặt ra m ột cách khách quan, toàn diện và khoa học; ngoài ra là phương pháp phân tích, so sánh; phương pháp tổng hợp v.v nhằm giải quyết các vấn đề

mà đề tài đặt ra Tư liệu được dùng trong nghiên cứu là các văn bản quy phạm pháp luật, các ấn phẩm khoa học đã được công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng, công báo, trên các tạp chí, trong các tài liệu giảng dạy, trong các báo cáo hoặc thống kê của K hoa Luật trực thuộc Đại học Q uốc gia Hà Nội, hoặc của các cơ quan, đơn vị m à có liên quan đến đề tài N goài ra, có sử dụng đến các văn kiện của Đ ảng và N hà nước.

4 Đ óng góp c ủ a đề tà i.

Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể dùng làm tư liệu tham khảo cho lãnh đạo K hoa trong việc quản lý và điều hành K hoa đê từng bước đưa K hoa phát triển theo hướng: nội bộ đoàn kết; cán bộ viên chức tự nguyện tuân thủ kỷ cương hành chính; giải quyết nhanh, gọn, dứt điểm các công việc phục vụ; thực hiện tốt hơn công tác tham mun, các quy trình và các tác nghiệp cũng như các nhiệm vụ khác mà Ban chủ nhiệm giao nhằm phục vụ cho nhiệm vụ chung của Khoa là đào tạo và nghiên cứu khoa học.

Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của đề tài còn có thể được sử dụng để làm tài liệu tham khảo cho các đơn vị đào tạo khác là thành viên Đại học Quốc gia Hà Nội.

5 Bô cục c ủ a đề tài.

Căn cứ vào m ục đích và phạm vi nghiên cứu của đề tài, ngoài các phần Mở đầu, Kết luận và Danh m ục tài liệu tham khảo Nội dung của đề tài được chia làm

3 chương như sau:

Chư ơ ng 1 : C ơ s ở ỉỷ luận của công tá c hành chính tổn g hợp tron g m ột đơn

vị đ à o tạ o lu ật ch ấ t lượng cao. Chương này được nghiên cứu m ột cách khái quát

lý luận về các m ảng công việc của các bộ phận thuộc Phòng hành chính tổng hợp Khoa Luật trực thuộc Đại học Q uốc gia Hà Nội như: Khái niệm , vai trò của cồng tác hành chính tổng hợp; Các lĩnh vực quản lý trong công tác hành chính tổng

hợp trong m ột đơn vị đào tạo luật chất lượng cao (bao gồm: Công tác tổ chức cán bộ; Công tác hành chính-quản trị và cơ sở vật chất; Công tác k ế toán-tài vụ; Công tác văn thư; Công tác thư viện giáo trình; Công tác đối ngoại; Công tác thanh tra, thi đua-khen thưởng);

luật chất lượng cao (Từ thực tiễn Khoa Luật trực thuộc ĐHQGHN). Trong chương này, đề tài tập trung đánh giá thực trạng các m ảng công việc mà Phòng hành chính tổng hợp phụ trách (như: thực trạng công tác tổ chức cán bộ; thực trạng công tác quản lý cơ sở vật chất, thư viện, giáo trình; thực trạng công tác tài chính-kế toán; thực trạng công tác văn thư; thực trạng công tác quan hệ quốc tế; thực trạng công tác thanh tra, thi đua-khen thưởng), qua đó đánh giá những mặt mạnh, những điểm yếu hoặc còn bất cập chưa thực sự hợp lý để kiến nghị các biện pháp khắc phục nhằm đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với yêu cầu của thị trường nguồn nhân lực.

tổng hợp trong một đơn vị đào tạo luật chất lượng cao. Trên cơ sở đánh giá thực trạng tại chương 2, trong chương 3 tập trung vào việc kiến nghị các giải pháp tương ứng với từng vấn đề đã được đánh giá thực trạng nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học tại một đơn vị đào tạo chất lượng cao như Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.

5

C h ư ơ n g 1

Cơ sở lý luận của công tác hành chính tổng hợp trong m ột đơn vị đào tạo luật chất lượng cao.

1.1 K hái niệm , vai trò của công tác hành chính-tổng hợp.

K hông giống như nền hành chính nhà nước, vì đó là hệ thống tổ chức nhà nước bao gồm bộ m áy nhân sự và thể chế nhà nước về tổ chức và cơ chế hoạt động có chức năng thực thi quyền hành pháp bằng hoạt động quản lý hành chính nhà nước, tức là quản lý công việc hàng ngày của nhà nước còn được gọi là hành chính công hay hành chính công quyền.

Vậy, khái niệm hành chính (adm inistration) được hiểu như th ế nào, nhiều nhà khoa học trên thế giới đã đưa ra định nghĩa hành chính theo phương pháp loại trừ, tức là, trong số các hoạt động của N hà nước, thì hoạt động nào không phải là hoạt động lập pháp, không phải là hoạt động điều hành và cũng không phải là hoạt động xét xử thì được xem là hoạt động hành chính Theo R Drago (Pháp) thì cho rằng, các nhiệm vụ của cơ quan hành chính không bao giờ mang tính khởi đầu m à bao giờ cũng mang tính nối tiếp; nội dung của hoạt động hành chính là thực hiện những công việc do các cơ quan quyền lực nhà nước giao Từ

đó, chúng ta có thể hiểu rằng, hành chính là toàn bộ các phương tiện cho phép thực hiện các quyết định của quyền lực chính trị'.

Trong thực tiễn, đôi khi khái niệm hành chính được hiểu dưới góc độ tổ

nước), khi đó khái niệm hành chính được người ta định nghĩa thông qua những nhiệm vụ m à cơ quan hành chính phải thực hiện, bao gồm nhiệm vụ chuẩn bị và thực thi những chính sách được quyết định bởi những người được bầu m ột cách dân chủ để nắm giữ quyền lực, và nhiệm vụ thực hiện m ột số dịch vụ công (như giáo dục, y tế v.v ) trong khuôn khổ pháp luật.

1 R Drago Khoa học hành chính Paris Giáo trình luật, 1992.

Theo điều 109 H iến pháp Việt N am năm 1992 (đã được sửa đổi, bổ sung theo N ghị quyết số 51/2001/Q H 10 ngày 25/12/2001 của Q uốc hội) thì cơ quan hành chính cao nhất của V iệt Nam là Chính phủ.

N gày nay, trên th ế giới đã xuất hiện thêm kiểu ‘Vỡ' quan hành chính độc lập”. Cùng với sự xuất hiện của cơ quan hành chính này thì m ột số chức năng điều tiết của N hà nước đã được thực hiện hiệu quả hơn và đương nhiên cũng được

cơ quan không chịu sự chỉ đạo và quản lý của quyền lực chính trị (ví dụ trong lĩnh vực kinh tế v.v ) Trên cơ sở phân tích đó, chúng ta thấy rằng, khái niệm hành chính có thể được hiểu theo phương pháp loại trừ là phù hợp và khoa học hơn cả, vì ngay cả khi cơ quan hành chính có được m ột quyền nào đó trong bộ máy nhà nước thì quyền này cũng không bao giờ có thể là quyền tối cao Thực tế

đã minh chứng rằng, chỉ có Nghị viện là cơ quan quyền lực tối cao theo hiến định, tòa án và cơ quan hành pháp cũng được trao m ột phần quyền lực nhà nước theo luật định, nhưng riêng cơ quan hành chính thì về bản chất khồng bao giờ có quyền tối cao.

Trở lại với công tác hành-chính tổng hợp ở một đơn vị đào tạo chất lượng cao như tại K hoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội hiện nay, chắc chắn một điều rằng, trong hoạt động, nó không giống như các khái niệm về hành chính nói trên, m à ngược lại nó có đặc thù riêng, nó bao gồm m ột tập hợp các chức năng, nhiệm vụ được quy định cụ thể trong các Bộ phận thuộc Phòng nhằm phục

vụ cho các hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học m à đã được quy định cụ thể trong Quy ch ế tổ chức và hoạt động của K hoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội (được ban hành kèm theo Q uyết định số 192/HCTH-KL ngày 12/8/2003 của Chủ nhiệm Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia H à Nội) (sau đây gọi là Q uy chế-2003) với tên gọi là Phòng hành chính tổng hợp Theo đó Phòng bao gồm nhiều bộ phận với các chức năng nhiệm vụ riêng và tạo thành một Phòng hành chính tổng hợp đặc thù thuộc K hoa (nó không giống như Phòng

7

hành chính tổng hợp của các trường đại học) và có thể nó sẽ còn tồn tại cho đến khi K hoa Luật được “b iến ” thành m ột trường thành viên thuộc Đại học Quốc gia

Hà Nội.

Các Bộ phận thuộc Phòng hành chính tổng hợp hiện nay bao gồm: Tổ chức cán bộ-nhân sự; H ành chính-quản trị, văn thư và cơ sở vật chất; K ế toán-tài vụ; Thông tin-tư liệu; Công tác giáo trình; Quan hệ quốc tế; Q uản trị mạng nội b ộ 1 Như vậy, với 7 (bảy) bộ phận nói trên hợp thành Phòng hành chính tổng hợp đã minh chứng Phòng có đặc thù riêng và có tính phức tạp Đôi khi, chúng ta có thể hiểu đó là m ột dạng siêu phòng chức năng (hoặc Phòng đa chức năng) vì có quá nhiều bộ phận với rất nhiều các công việc khác nhau, và tất nhiên, theo chúng tôi, việc Phòng sẽ được tách ra thành một số phòng chức năng khi Khoa Luật phát triển thành m ột trường đại học thành viên Đại học Q uốc gia Hà Nội sẽ là điều tất yếu.

Nếu đứng trên góc độ của một đơn vị đào tạo và nghiên cứu khoa học như Khoa Luật hiện nay, chúng ta có thể tạm hiểu về Phòng hành chính tổng hợp là một phòng chức năng trực tiếp tham mun và giúp việc cho Ban chủ nhiệm Khoa

và thực hiện tất cả các m ảng công việc khác nhau phục vụ cho hoạt động đào tạo

và nghiên cứu khoa học trừ các công việc m à Phòng quản lý Đào tạo và Khoa học đảm nhiệm

X uất phát từ chức năng và nhiệm vụ của Phòng hành chính tổng hợp hiện nay cho thấy, Phòng đóng vai trò rất quan trọng trong các hoạt động của Khoa Luật Điều đó đã được khẳng định bằng 7 (bảy) bộ phận cấu thành Phòng hành chính tổng hợp nói trên Phòng đã, đang và sẽ thực hiện trực tiếp nhiều m ảng công việc có tính chất vừa tham mưu, vừa tác nghiệp tại m ột đơn vị đào tạo và nghiên cứu khoa học Tương ứng với từng m ảng công tác m ột là m ột Bộ phận

1 Xem: Quy chế “Về tổ chức và hoạt động cùa Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà nội” (được ban hành kèm theo Quyết định sô' 192/HCTH-KL ngày 12/8/2003 của Chù nhiệm Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia

Hà Nội) Hà Nội-2003, Tr.26.

thuộc Phòng m à chúng tôi sẽ trình bày vào từng mục cụ thể có liên quan trong

Đề tài.

1.2 Các lĩnh vực quản lý trong công tác hành chính tổng hợp trong một

đơn vị đào tạo luật chất lượng cao.

và kỷ luật theo các quy định chung của Nhà nước, của Đại học Q uốc gia Hà Nội

và của Khoa; Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến công tác tổ chức cán bộ-nhân sự theo yêu cầu của Ban chủ nhiệm K hoa

Chúng ta biết rằng, công tác tổ chức cán bộ-nhân sự luôn có tầm quan trọng đặc biệt trong m ọi cơ quan tổ chức, quyết định trực tiếp đến sự thành, bại của đơn vị Do đó, công tác cán bộ cần được đặc biệt chú trọng, xây dựng m ột đội ngũ cán bộ, viên chức ổn định, chuyên m ôn hóa, cơ cấu hợp lý, có phẩm chất

và năng lực là yếu tố quyết định cho sự thành bại của mọi tổ chức nói chung và Khoa Luật trực thuộc Đại học quốc gia Hà Nội nói riêng Cán bộ lãnh đạo phải được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức toàn diện, về chính trị, về quản lý nhà nước, quản lý kinh tế-xã hội, việc bố trí và điều động đảm nhiệm các chức vụ hoặc vị trí công tác trong K hoa phải phù hợp yêu cầu nhiệm vụ, vì sự phát triển của mỗi các nhân và vì lợi ích chung toàn Khoa.

9

Để khuyên khích các cán bộ, viên chức làm việc và cống hiến, cần nghiên cứu lựa chọn để bổ nhiệm các chức danh cán bộ chủ chốt phù hợp với năng lực của họ và nếu ở những vị trí đòi hỏi chuyên m ôn thì nhất thiết phải có chuyên môn phù hợp theo luật định, ngoài ra phải có khả năng tập hợp quần chúng đê tránh trường hợp bố trí cán bộ không đúng sẽ gây m ất đoàn kết nội bộ, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác, quyền và lợi ích chung của cá nhân và của Khoa.

Cần quy định chặt chẽ, đúng người, đúng đối tượng, các chế độ tiêu chuẩn của cán bộ các cấp lãnh đạo trong Khoa, với tinh thần tiết kiệm , công bằng, chống lãng phí, trách đặc quyền, đặc lợi.

Theo Q uy định hiện hành của Khoa Luật, thì các công việc của Bộ phận hành chính-quản trị và cơ sở vật chất thuộc Phòng hành chính tổng hợp bao gồm nhiều công việc khác nhau, như: Quản lý trực tiếp công tác hành chính hàng ngày của Khoa, đảm bảo vệ sinh nơi làm việc, giảng đường nề nếp công tác, theo dõi việc chấm công, chấp hành kỹ luật lao động, thời gian và ch ế độ làm việc của cán bộ, viên chức trong Khoa; Cùng với Phòng quản lý Đào tạo và Khoa học lập

kế hoạch lao động chung của Khoa hàng tuần, tháng, học kỳ và năm học trên cơ

sở phối hợp với k ế hoạch chung của Đại học Q uốc gia Hà Nội, của các bộ môn

và trình Chủ nhiệm K hoa thông qua, đồng thời thông báo cho người có trách nhiệm , liên quan biết về k ế hoạch đó; Chuẩn bị nội dung giao ban hàng tháng, tổ chức các hoạt động chung và các buổi họp (trừ các buổi họp m à nội dung liên quan đến công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học); Trực tổng đài điện thoại, tiếp khách giáo viên mời, sinh viên và nếu cần thiết thì hướng dẫn đến các bộ phận hoặc những người phụ trách các mảng công tác tương ứng để giải quyết theo thẩm quyền; Q uản lý và bảo quản tài sản, trang thiết bị văn phòng của K hoa phục

vụ hoạt động hàng ngày, nhận m ua và cấp phát vãn phòng phẩm; Thực hiện các

nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính quản trị và cơ sở vật chất khi Ban chủ nhiệm K hoa yêu c ầ u 1.

Ngoài công tác hành chính thuần túy, chúng ta biết rằng, ở Khoa Luật hiện nay, việc quản lý, m ua sắm tài sản đã được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước, của Đại học Q uốc gia Hà N ội và của K hoa, hàng năm Hội đổng m ua sắm

cơ sở vật chất K hoa Luật đều tham mưu giúp việc cho Ban chủ nhiệm Khoa về lĩnh vực này và cuối m ỗi năm tài chính Khoa đều thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản, mọi việc làm của các ban này đều có lưu biên bản và tuyệt đối tuân theo các quy định của pháp luật, của Đại học Quốc gia H à Nội và của Khoa.

Các công việc khác như, bảo dưỡng, bảo trì m áy tính, m áy in, máy điểu hòa và thực hiện thủ tục m ua sắm trang thiết bị thường có k ế hoạch từ đầu năm theo sự đề nghị của các đơn vị thuộc Khoa và viêc thực hiện các công việc đó đều nằm trong k ế hoạch m à Khoa đã làm dự toán trình và đã được Đại học Quốc gia

Hà Nội phê duyệt N hững trường hợp đột xuất, thì được thực hiện theo lộ trình đó

là Trưởng các đơn vị thuộc K hoa để xuất bằng văn bản về Phòng hành chính tổng hợp, lãnh đạo phòng trình ra Hội đồng, sau khi Hội đồng phê duyệt thì Phòng hành chính tổng hợp sẽ tiến hành thực thi k ế hoạch đó.

Về công tác giảng đường phục vụ cho đào tạo tại Khoa Luật luôn là vấn đê thời sự Vấn đề này không chỉ được lãnh đạo K hoa quan tâm m à còn được toàn thể cán bộ chủ chốt chú ý, trong đó nhiệm vụ nặng nề nhất là Bộ phận Cơ sở vật chất thuộc Phòng hành chính tổng hợp là đơn vị thực thi Do đặc thù của Khoa Luật hiện nay, cơ sở vật chất chưa thể đảm bảo đủ chỗ ngồi cho không chỉ sinh viên, học viên m à cả các cán bộ viên chức của Khoa, nên việc liên hệ thuê địa điểm ngoài K hoa để đủ phòng học cho các đối tượng nói trên đang là một vấn đề bức xúc và việc thực hiện nó là cố gắng lớn cần được ghi nhận của Bộ phận này.

1 Quy chế'2003 đã dản -Tr.27.

11

N hư vậy, chúng ta có thể khẳng định rằng công tác hành chính-quản trị và

cơ sở vật chất có chức năng và vai trò quan trọng, tác động trực tiếp đến chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học ở mọi đơn vị đào tạo

ỉ 2.3 C ô n g tá c k ế to á n - tà i vụ

Có thể nói rằng, không có m ột đơn vị nào có thể thực hiện nhiệm vụ mà lại không có kinh phí (không có tài chính) và Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia cũng không phải là trường hợp ngoại lệ Để thực hiện tốt công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học tại m ột đơn vị sự nghiệp có thu thì công tác tài chính luôn

có vai trò quyết định Thực tiễn đã minh chứng rằng, dù có xây dựng k ế hoạch và công tác tổ chức có tốt đến đâu mà không có nguồn tài chính kịp thời thì mọi sự chuẩn bị trước đó đều là vô nghĩa, thậm trí có những công việc dù đã có dự toán nhưng việc thanh quyết toán không đúng thời gian quy định đã tác động không nhỏ đến quan hộ giữa các cán bộ, viên chức trong đơn vị với nhau nói chung và với những cá nhân và đối tác ngoài đơn vị có liên quan nói riêng Do đậc thù đó, nên việc ban hành cụ thể và chỉ đạo thực thi chức năng và nhiệm vụ của Bộ phận

kế toán-tài vụ là đặc biệt quan trọng, vì hoạt động của Bộ phận này tác động trực tiếp đến mọi hoạt động của K hoa và phục vụ trực tiếp cho việc hoàn thành các nhiệm vụ trên giao hay còn gọi là nhiệm vụ chính trị của đơn vị.

Theo Q uy định hiện hành của Khoa Luật thì Bộ phận này có các nhiệm vụ: 1) Làm dự toán thu-chi hàng tháng, học kỳ và năm trên cơ sở k ế hoạch đào tạo chi tiết do Phòng hành chính tổng hợp và Phòng quản lý Đào tạo và K hoa học lập

đã được Ban chủ nhiệm K hoa thông qua; Căn cứ vào thống kê về giờ giảng, coi thi, hỏi thi, chấm thi, tham gia đề tài nghiên cứu khoa học do Phòng quản lý Đào tạo và Khoa học chuyển lên để tính các mức tiền cụ thể và thanh toán một cách kịp thời, đơn giản và gọn nhẹ cho các cán bộ giảng dạy, giảng viên kiêm nhiệm

và cộng tác viên của K hoa đã tham gia thực hiện các nhiệm vụ về đào tạo và nghiên cứu khoa học tại Khoa; Đón đốc cống tác thu học phí kịp thời và phối hợp với Phòng quản lý Đ ào tạo và Khoa học và các giáo viên chủ nhiệm của lớp tổ

chức thực hiện các quy định về chế độ học phí; Bảo đảm việc trích nộp cho Đại học Q uốc gia H à N ội đúng quy định và giải quyết công việc liên quan đến công tác tài vụ trong quan hệ với các đơn vị khác; Bảo đảm thu-chi đúng chế độ quy định của nhà nước, của Đ ại học Q uốc gia H à Nội và của K hoa theo đúng thủ tục tài chính, quản lý phiếu thu, phiếu chi, chịu trách nhiệm lập hệ thống sổ sách tài

vụ một cách khoa học, rõ ràng và chính xác; N gày cuối cùng hàng tháng phải báo cáo Chủ nhiệm K hoa về quyết toán tháng Q uyết toán tháng, học kỳ, năm phải dựa trên cơ sở dự toán tương ứng và hệ thống sổ sách, chứng từ rõ ràng về thực tế thu chi; Thực hiện tài chính công khai theo tháng, học kỳ, năm học trên cơ sở các quy định chung của pháp luật hiện hành; Tham mưu, giúp việc cho Ban chủ nhiệm Khoa trong công tác tài chính, cơ sở vật chất và xây dựng cơ bản theo đúng quy định của Đại học Quốc gia Hà Nội; Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động tài chính khi Ban chủ nhiệm K hoa yêu cầu 2) Người làm thủ quỹ phải chịu trách nhiệm thu, giữ và chi tiền theo phiếu và hệ thống sổ sách

do K ế toán trưởng lập theo đúng quy định nghiệp vụ; 3) V iệc thu-chi và tạm ứng tiền phải đúng quy trình sử dụng kinh phí do luật định Phiếu thu phải có chữ ký của k ế toán, phiếu chi hoặc giấy tạm ứng tiền phải có đầy đủ các chữ ký của bổn

người: k ế toán trưởng, trưởng phòng hành chính tổng họp (hoặc trưởng phòng quản lý đào tạo và khoa học hay Phó chủ nhiệm K hoa được phân công phụ trách mảng công tác tương ứng) và Chủ nhiệm Khoa Phương thức cất giữ nguồn tiền phải được thực hiện theo đúng chế độ về quản lý tiền mặt; và 4) Chuyên viên phụ trách Bộ phân k ế toán-tài vụ (kế toán trưởng), phải chấp hành sự phân công, điều hành trực tiếp của Trưởng phòng hành chính tổng hợp và sự chỉ đạo của Ban chủ nhiệm K hoa (khi cần thiết) để hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời chịu trách nhiêm trước thủ trưởng cơ quan với tích chất là chủ tài khoản trong việc thực hiện các nhiệm vụ của m ìn h 1.

1 Quy chế-2003 đã dản -Tr.27-28.

13

Theo quy định hiện hành của pháp luật, của Đ ại học Q uốc gia Hà Nội và của K hoa về công tác tài chính, Bộ phận k ế toán-tài vụ đã hoàn thành các nhiệm

vụ chuyên m ôn của m ình như: làm các báo cáo quyết toán theo Thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 và Thông tư số 03/2004/TT-BTC ngày 13/01/2004 của Bộ Tài chính về hướng dẫn k ế toán các đơn vị sự nghiệp có thu thực hiện theo luật ngân sách nhà nước và khoán chi hành chính Qua các kỳ kiểm tra của Ban k ế hoạch-tài chính, Đại học Quốc gia Hà Nội đều có kết luận vể

sổ sách rõ ràng, đầy đủ đúng quy định, các chứng từ lưu giữ khoa học dễ tra cứu.

Từ tháng 7/2000, K hoa Luật là m ột đơn vị dự toán độc lập, được nhận kinh phí nhà nước cấp theo hạn mức được duyệt Từ năm 2002 đến nay, K hoa Luật là một trong 21 đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội được thực hiện theo cơ chế tự chủ tài chính được quy định trong các Nghị định của Chính phủ như: Nghị định 43 và Thông tư 71 (trước đây là Nghị định 10 và Thông tư 25).

Các nguồn tài chính của K hoa chủ yếu được cấp từ ngân sách nhà nước và

từ nguồn thu bổ sung từ học phí, lệ phí các loại Các nguồn tài trợ và viện trợ ít

N hư vậy, K hoa L uật là m ột đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm một phần kinh phí, hàng năm kinh phí nhà nước cấp đạt khoảng 40-45% tổng kinh phí.

Theo sự phân tích nói trên, chúng ta có thể thấy rằng công tác tài chính luôn đóng vai trò đặc biệt quan trọng và có tính quyết định đối với các hoạt động của K hoa Luật hiện nay.

1.2.4 Công tác văn thư

Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, gồm văn bản của gia đình, dòng họ, thể nhân, pháp nhân và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ này được dùng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Q uốc và sau đó du nhập vào Việt N am , vào thời N guyễn chúng được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước Ngày nay, vãn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, N hà nước, các tổ chức chính trị-xã hội, các

tổ chức kinh tế v.v dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các m ặt công tác trong cơ quan, tổ chức Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ v.v Tất các các công việc đó gọi là công tác vãn thư, chính vì nguyên do đó m à ngày nay công tác văn thư đã trở nên m ột thuật ngữ thông dụng và quen thuộc đối với cán bộ, công chức, viên chức ở mọi cơ quan, tổ chức Xuất phát từ nhận thức trên, công tác văn thư có thể được hiểu như sau:

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ các công việc có liên quan đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ cho các hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.

Trên cơ sở phân tích nói trên, chúng ta thấy rằng công tác văn thư có những mục đích và ý nghĩa riêng, là một công việc quan trọng, đảm bảo sự thông suốt cho công tác điều hành, quản lý cơ quan, đơn vị và công tác này được thể hiện ở các m ặt sau:

Một là, công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý điều hành của cơ quan đơn vị Trong hoạt động quản lý của các cơ quan thì từ việc đề

ra chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình k ế hoạch công tác cho đến việc phản ánh tình hình, nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc

cụ thể nào đó nói chung đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của cơ quan càng đạt hiệu quả cao Thực tiễn đã m inh chứng rằng, để đưa ra được các quyết định quản lý đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần phải nắm hiểu đầy đủ và chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên quan; các cán bộ, viên chức để làm tốt trách nhiệm của m ình trong việc giúp thủ trưởng cơ quan đơn vị, theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn

15

thảo văn bản về những vấn đề, sự việc được phân công, tất yếu phải tiến hành thu thập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan.

V í dụ, tại K hoa Luật trực thuộc Đại học Q uốc gia H à Nội, để soạn thảo

m ột báo cáo tổng kết công tác năm học của đơn vị thì cán bộ được phân công viết

dự thảo phải thu thập và xử lý các nguồn thông tin như: V ăn bản giao chỉ tiêu kế hoạch đào tạo cho K hoa Luật của Đại học Q uốc gia Hà Nội; k ế hoạch công tác năm của K hoa Luật; các báo cáo tình hình thực hiện công tác tháng, quý, 6 tháng của các đơn vị trực thuộc K hoa Luật; Các văn bản chỉ đạo của các cơ quan cấp trên như: của Bộ G iáo dục và Đào tạo, của Ban Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội, của các Ban chuyên m ôn Đại học Quốc gia Hà Nội và của các đơn vị trực thuộc Đại học Q uốc gia H à Nội khác có liên quan trong năm học và trong quá trình K hoa Luật thực hiện các nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học mà Đại học Quốc gia Hà Nội giao.

Đ ặc biệt chú ý là, việc ra các quyết định quản lý và giải quyết những vấn

đề, sự việc liên quan đến chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước thì điều bắt buộc là phải nghiên cứu kỹ các văn kiện của Đ ảng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan, các quy định hiện hành của cấp trên và của đơn vị m ình, để trên cơ sở đó ban hành các văn bản chỉ đạo điều hành trong đơn vị cho phù hợp với tình hình thực tế và không xung đột với các quy định của văn bản cấp trên Có thể nói việc thu thập và xử lý thông tin là lao động tất yếu

và m ang tính thường xuyên của những người tham gia công tác quản lý, từ thủ trưởng cho đến cán bộ, viên chức trong K hoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia

Hà Nội N hư vậy, có thể khẳng định rằng, thông tin là đối tượng lao động của hoạt động quản lý, đồng thời cũng là sản phẩm của hoạt động này.

Hai là, nếu làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác của cơ quan Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị nói chung và K hoa Luật trực thuộc Đại học Q uốc gia Hà Nội nói riêng thì văn bản luôn là cãn cứ, là cơ sở để giải quyết các công việc nhằm thực hiện chức năng

nhiệm vụ của m ình, m à cụ thể ở đây là phục vụ trực tiếp cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học N hư vậy, hiệu xuất và chất lượng công tác của mỗi cán bộ, viên chức và của cả K hoa Luật đều có quan hộ chặt chẽ với công tác vãn thư M ột điều chắc chắn rằng, nếu các khâu công tác văn thư làm tốt (tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản kịp thời; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi, đến được rõ ràng và đúng đắn; lập các hồ sơ hiện hành một cách hợp lý; chấp hành tốt các quy định hiện hành về quản lý văn bản) thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các hoạt động quản lý và sẽ nâng cao chất lượng và hiệu xuất công tác của Khoa Đ ặc biệt hiện nay, khi mà công tác văn thư đang từng bước tin học hóa và thực hiện theo Đề án 112 của Chính phủ, bên cạnh đó là việc tập làm quen với cách thức xử lý văn bản theo Đề

án 112 của lãnh đạo, viên chức K hoa thì chắn chắn hiệu xuất và chất lượng hoạt động quản lý của K hoa sẽ nhanh hơn, kịp thời hơn và nâng cao hơn;

Ba là, nếu làm tốt công tác văn thư chắn chắn sẽ có tác dụng chống tệ quan lưu giấy tờ Q uan lưu trong lĩnh vực này của thời hiện đại được dùng để chỉ cái biểu hiện xa rời thực tế, thiếu sâu sát quần chúng và cơ sở, ngồi m ột chỗ ra lệnh cấp dưới thực hiện, giải quyết công việc không qua các công đoạn điều tra, xác minh, nghiên cứu cụ thể, đưa ra các quyết định quản lý không phù hợp với thực tiễn và không có khả năng thực thi Tệ quan lưu trong cơ quan thường gắn liền với việc lạm phát giấy tờ, tức là ban hành văn bản trong trường hợp không thực

sự cần thiết hoặc có thể thay th ế bằng m ột hình thức khác để truyền đạt thông tin hoặc chỉ đạo hướng dẫn thì khi đó có thể thuận tiện và đạt hiệu quả cao hơn Quan liêu và giấy tờ có thể xem là bạn đồng hành và có quan hệ m ật thiết vì tác phong làm việc quan liêu ắt sẽ dẫn đến việc lạm phát giấy tờ, ngược lại lạm phát giấy tờ là chính là biểu hiện của bệnh quan lưu Tác hại của căn bệnh này là rất lớn, nó làm giảm hiệu quả và năng xuất công việc, làm cho thiếu gắn kết trong các mối quan hệ công tác giữa các thành viên trong đơn vị hoặc giữa lãnh đạo điều hành với các cán bộ, viên chức thuộc quyền Tệ quan lưu, giấy tờ là một

17 ĐAI H O C Q U Ố C G IA HA NOI

TRUNG TÂM THÔNG TIN THU VIỆN

phạm trù lịch sử, tồn tại cùng với nhà nước và chỉ có thể thực sự chấm dứt khi không dùng văn bản làm phương tiện cho hoạt động quản lý Chính vì nguyên do

đó m à khi làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng tích cực đối với việc phòng chống tộ quan liêu, giấy tờ Việc chuyển giao kịp thời các văn bản, giấy tờ và các thông tin quản lý đến đúng đối tượng có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời, soạn và ban hành các quyết định chính xác và phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước Đ ây cũng là m ột vấn đề bức xúc nên Đảng và N hà nước ta đã, đang đặc biệt quan tâm và đã được thể hiện bằng chương trình cải cách hành chính của chính phủ Do đó, việc đổi mới công tác văn thư trong K hoa L uật cũng là một việc cần làm, tức là cần khảo sát, đánh giá lại các văn bản, các quy định hiện hành trong K hoa, phải tổ chức lấy ý kiến các cán bộ, viên chức toàn K hoa theo một trong các hình thức dân chủ đã được quy định để tiến hành sửa đổi cho phù hợp để nâng cao năng lực quản lý điểu hành của Khoa Nhưng cần khẳng định rằng khi làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa cãn bệnh quan liêu, giấy tờ vì bên cạnh đó m uốn xóa bỏ triệt để căn bệnh này còn phụ thuộc vào các yếu tố khác như cơ chế tổ chức bộ m áy cơ quan, phẩm chất đạo đức của cán bộ lãnh đạo, quản lý v.v ;

Bốn là, làm tốt công tác văn thư góp phần giữ bí m ật cơ quan Đ iều đó đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí m ật nhà nước (năm 2000) gồm: bí mật nhà nước là những tin về vụ việc, tài liệu, vật, địa điểm , thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc các lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác m à nhà nước không công bố hoặc chưa công bố m à nếu bị tiết lộ sẽ gây nguy hại cho nhà nước Việc bảo vệ

bí mật cơ quan có liên quan trực tiếp đến công tác văn thư, vì tất cả các bí mật đó

dù bằng cách này hay cách khác đều được văn bản hóa, tức là đều được phản ánh trong các vãn bản của cơ quan, đơn vị Như vậy, công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với việc bảo vệ bí m ật nhà nước nói chung và trong cơ quan đơn

vị nói riêng, nếu công việc đó được tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiên hành các khâu của công tác vãn thư, thì sẽ đảm bảo an toàn tài liệu, góp phần bảo mật các thông tin không bị rò ri ra ngoài nhằm đảm bảo tốt hơn trong khâu điều hành quản lý cơ quan, đơn vị (điều này đã được m inh chứng bằng thực tiễn giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo v.v của cán bộ, viên chức trong K hoa và việc cung cấp đủ các loại tài liệu có liên quan khi Đại học Q uốc gia H à Nội xuống K hoa để giải quyết các vụ việc có liên quan trong thời gian qua);

Năm là , làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Theo quy định, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan sau khi đã giải quyết song, đối với những tài liệu còn giá trị nghiên cứu, sử dụng thì cần lập hồ

sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan để phục vụ cho công tác nghiên cứu, tra cứu

Vì vậy, tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho lưu trữ cơ quan Do đó giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau và do đó muốn cho công tác lưu trữ được tiến hành tốt thì phải làm tốt công tác văn thư mà

cụ thể ở đây là phải làm tốt các khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành vào giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Nếu như, văn bản được soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức văn bản được thê hiện đầy đủ

và đúng đắn, thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao và sẽ góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ và tất nhiên tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu sử d ụ n g 1.

Tóm lại, dù trong bất cứ cơ quan, đơn vị nào thì công tác văn thư luôn có một vai trò quan trọng đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị mình Đây là một công việc có quan hệ m ật thiết với việc ban hành chủ trương, chương trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện của đơn vị, công tác này mang cả tính nghiệp vụ kỹ thuật và có tính chính trị cao cần được lãnh đạo các đơn vị nói chung và K hoa Luật trực thuộc Đ ại học Q uốc gia H à Nội nói riêng đặc biệt quan tâm và coi trọng đúng mức.

' Đọc thêm.: Vương Đình Quyển Lý luận và Phương pháp công tác văn thư N X B Đ H Q G H N , 2005, -Tr 10-23.

19

Q ua phân tích, chúng ta thấy rằng công tác vãn thư đóng vai trò đặc biệt quan trọng cho công tác điều hành, cho đào tạo và nghiên cứu khoa học của một

đơ vị đào tạo như K hoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.

1 2.5 C ô n g tá c th ư viện g iá o trình

Trong m ột đơn vị đào tạo và nhất là đơn vị đào tạo chất lượng cao như

K hoa Luật trực thuộc Đ ại học Quốc gia Hà Nội thì công tác giáo trình phải được đặc biệt trú trọng, điều đó còn là một trong các tiêu chí để đánh giá, so sánh thứ bậc giữa các cơ sở đào tạo luật với nhau, cũng như thang bậc trình độ của thầy và trò K hoa Luật khi đem so sánh với các cơ sở đào tạo luật khác Theo Quy chế-

2003, Bộ phận này thuộc Phòng hành chính tổng hợp, có chức năng thực hiện các nhiệm vụ như: Lập và trình Chủ nhiệm K hoa phê duyệt k ế hoạch biên soạn, sửa chữa, bổ sung hoặc tái bản giáo trình, sách chuyên khảo trên cơ sở đề xuất của các Bộ m ôn vào đầu mỗi học kỳ, năm học; Làm các thủ tục liên quan đến việc in

ấn và xuất bản giáo trình, quản lý kho sách và thủ tục xuất-nhập sách giáo trình; Trực tiếp phát hành sách cho các cơ sở và hiệu sách theo giá và phí phát hành theo quy định chung của Khoa và cho các đối tượng có nhu cầu, hàng tháng phải

có báo cáo về tình hình số lượng sách, giáo trình đã phát hành cho Ban chủ nhiệm K hoa biết; Thường xuyên kiểm tra các cơ sở, hiệu sách để nắm bắt được mức độ tiêu thụ và đôn đốc công nợ, kiểm kê kho sách và đối chiếu sổ sách với

k ế toán để báo cáo Ban chủ nhiệm Khoa; Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác giáo trình khi Ban chủ nhiệm K hoa yêu c ầ u 1.

Công tác giáo trình của K hoa Luật luôn được K hoa chú trọng và ưu tiên nhằm phục vụ cho hoạt động đào tạo Việc thực hiện công tác giáo trình và các

ấn phẩm khoa học tại K hoa được thực hiện trên cơ sở Hợp đồng được ký kết giữa Khoa với các chủ biên G iáo trình và các ấn phẩm khoa học phục vụ trực tiếp cho công tác đào tạo đồng thời cũng là nguồn tài liệu quan trọng phục vụ cho bạn đọc Để đạt được điều đó trong môi trường đào tạo cần có m ột thư viện theo đúng

1 Quy chế-2003 đã dẫn -Tr.29-30.

nghĩa của nó, vừa phục vụ thầy, vừa phục vụ trò, vừa phục vụ cho các độc giả quan tâm và phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học nói chung Điều đó không chỉ giúp cho thầy, trò có thêm điều kiện để học tập và nghiên cứu mà còn tạo ra môi trường đào tạo, giúp cho người học có thêm điều kiện để tự học, tự tích lũy kiến thức phục vụ cho công tác sau khi ra trường N hư vậy, điều đó đã khẳng định vai trò của thư viện trong công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học

1.2.6 C ô n g tá c đ ố i n goại

Trước đây, Bộ phận quan hệ quốc tế là m ột Bộ phận thuộc Phòng hành chính tổng hợp và công tác quan hệ quốc tế có các chức năng được quy định tại Đ.6 Quy chế-2003 của Chủ nhiệm Khoa Luật trực thuộc Đại Học Quốc gia Hà Nội) đó là: X ây dựng các hồ sơ hợp tác quốc tế của Khoa, làm tờ rơi giới thiệu về Khoa; Thu thập, tổng hợp, dịch và phân tích các tài liệu, văn bản về quan hệ quốc

tế của Khoa, dịch các tài liệu, văn bản phục vụ cho công tác đối ngoại của Khoa; Xây dựng chương trình làm việc của các chuyên gia, giáo sư nước ngoài, đón họ đến giảng dạy, làm việc tại K hoa và đưa họ về nước; Gửi thiếp chúc mừng nhân những ngày lễ trọng đại của các đối tác trong và ngoài nước; Tham gia làm việc trong các buổi đàm phán, xây dựng các dự án hợp tác quốc tế giữa Khoa với đối tác nước ngoài; Tham mưu, giúp việc cho Ban Chủ nhiệm K hoa trong công tác hợp tác quốc tế theo quy định của Đại học Q uốc gia H à Nội; Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hợp tác quốc tế khi Ban Chủ nhiệm Khoa yêu c ầ u 1.

H iện nay, Bộ phận này đã được chuyển thành m ột Bộ phận thuộc Ban Chủ nhiệm Khoa, do m ột Phó Chủ nhiệm tạm thời phụ trách, nhưng vẫn sinh hoạt hành chính tại Phòng hành chính tổng hợp

Về tổ chức nhân sự hiện nay Bộ phận này chưa thực sự ổn định, có một số cán bộ đang làm việc theo dạng hợp đồng lao động cấp K hoa và thực sự chưa tương xứng đúng với chức năng và nhiệm vụ hoạt động của Bộ phận này.

1 Quy chế-2003 đã dản Đ6, -Tr.30.

21

Hợp tác quốc tế về đào tạo hiện nay tại K hoa Luật luôn được xác định là

m ũi nhọn trong việc nâng cao chất lượng đào tạo, đặc biệt là việc tiếp thu chương trình, phương pháp và công nghệ đào tạo của m ột số trường đại học tiên tiến trên

th ế giới để đưa vào công tác đào tạo tại Khoa Xuất phát từ tinh thần đó, Khoa Luật đã có quan hệ hợp tác quốc tế về đào tạo và nghiên cứu khoa học với các quốc gia như: M ỹ, N hật Bản, Nga, Bỉ, Trung Quốc, H à Lan, Singapore, Hà Quốc, Lào v.v Trong đó, K hoa Luật đã tham gia chương trình liên kết đào tạo và nghiên cứu khoa học với Cộng hòa Pháp, tham gia tổ chức Pháp ngữ trong việc đào tạo các thạc sĩ và tiến sĩ luật học do phía Pháp cấp bằng; với N hật Bản, đào tạo cử nhân luật học văn bằng 2 với sự giúp đỡ của tổ chức JICA Ngoài ra, Khoa Luật còn tổ chức các buổi hội thảo khoa học quốc tế, các buổi nói chuyện chuyên

đề và mời các chuyên gia nước ngoài thuyết trình, tham gia các chương trình trao đổi chuyên gia, giảng viên, sinh viên v.v

1.2.7 C ô n g tá c thanh tra , th i đua-khen thưởng

ỉ 2 7 1 C ô n g tá c thanh tra.

Thanh tra K hoa Luật hiện nay vẫn đang sinh hoạt trong Phòng hành chính tổng hợp K hoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, do đó đề tài này sẽ tập trung đề cập đến m ột số vấn đề chủ yếu của công tác này trong một đơn vị đào tạo luật như K hoa Luật hiện nay Chúng ta biết rằng, Luật Thanh tra đã thông qua tại kỳ họp lần thứ năm , Quốc hội khóa XI, ngày 15/6/2004, và có hiệu lực từ ngày 01/10/2004 (sau đây gọi là Luật Thanh tra-2004) thay th ế Pháp lệnh Thanh tra năm 1990' Đ ây là văn bản pháp luật hết sức quan trọng tạo cơ sở pháp lý cho quá trình đổi mới tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác thanh tra trong việc phòng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật; phát

' Pháp lệnh Thanh tra 1990 đã được thực hiện trong 14 năm, mặc dù đã đáp ứng dược đòi hỏi cùa sự nghiệp đổi mới đất nước nhưng vẫn còn nhiều bất câp như: hiệu lực và hiệu quả của công tác thanh tra chưa cao: tổ chức hệ thống các cơ quan thanh tra nhà nước còn nhiều bất cập nhất là ờ những ngành, lĩnh vực có hoạt động thanh tra chuyên ngành; chức năng, nhiệm vụ quyển hạn của thanh tra còn chưa rõ ràng, phương thức hoạt động thanh tra còn nhiều điểm bất hợp lý cần phải dược nghiên cứu và tổng kết để có những định hướng đổi mới vé thể chế thanh tra cho phù hợp với yêu cầu đổi mới và hội nhập kinh tế quốc tế nên Nhà nước đã ban hành Luật Thanh tra nãm 2004.

hiện những sơ hở trong cơ ch ế quản lý, chính sách pháp luật để kiến nghị khắc phục, phát huy nhân tố tích cực; góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước, bảo vệ lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới đất nước.

Tại Đ iều 1 Luật Thanh tra-2004 đã ghi rõ hai loại hình thanh tra đó là thanh tra nhà nước và thanh tra nhân dân, và hiện tại trong K hoa Luật trực thuộc Đại học Q uốc gia Hà N ội cũng hiện diện cả hai loại hình thanh tra này là thanh tra thủ trưởng và thanh tra nhân dân Thanh tra thủ trưởng thực hiện thanh tra các hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học cũng như các hoạt động phục vụ cho các công tác đó Trong thực tế, thanh tra nhân dân là m ột loại hình đã có từ lâu và

đã hỗ trợ có hiệu quả cho công tác thanh tra của các tổ chức thanh tra nhà nước, điều đó đã được khẳng định trong Nghị Q uyết số 26 ngày 15/02/1984 của Hội đồng Bộ trưởng về việc tăng cường tổ chức thanh tra và nâng cao hiệu lực thanh tra, mà theo đó thì thanh tra nhân dân vừa là tổ chức thực hiện quyền kiểm tra, giám sát của nhân dân cơ sở vừa là tổ chức thực hiện quyền kiểm tra, thanh tra có tính chất nhà nước của hộ hống cơ quan hành pháp đối với việc chấp hành chính sách, pháp luật của cấp trên đối với cấp dưới trong hệ thống quản lý.

Theo Luật Thanh tra-2004 (Đ59) thì nhiệm vụ truyền thống của Ban Thanh tra nhân dân là “giám sát, phát hiện, kiến nghị”, v ề giám sát, đây có thể coi là công việc chủ yếu của Ban Thanh tra nhân dân, nó được thể hiện ở các mặt về đối tượng và nội dung Về đối tượng giám sát của thanh tra nhân dân rất rộng, bao gồm các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm tại địa phương và cơ sở Về nội dung giám sát gồm: G iám sát việc thực hiện chính sách, pháp luật, các quy định của hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân, xã, phường, thị trấn; Giám sát việc thực hiện chính sách, pháp luật, ch ế độ nội quy của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước; Giám sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của ủy ban nhân dân, xã, phường, thị trấn, của người đứng đầu cơ quan nhà nước, đơn vị

sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước; Giám sát tổ chức, cá nhân có trách nhiệm

23

trong địa phương, cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện kiến nghị, quyết định về thanh tra Q ua đó chúng ta thấy rằng, pháp luật hiện hành đã quy định chức năng chủ yếu của Ban Thanh tra nhân dân là chức năng giám sát.

V ậy, nếu theo quy định của pháp luật thì Ban Thanh tra nhân dân sẽ kiến

xử lý khi phát hiện có vi phạm pháp luật và giám sát việc thực hiện kiến nghị đó;

Hai là , kiến nghị ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn, thủ trưởng cơ quan, đom

vị hoặc cấp có thẩm quyền khen thưởng những cá nhân có thành tích; Ba là, kiến nghị với chủ tịch ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, người đứng đầu cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền, khắc phục sơ hở, thiếu sót; xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm pháp luật.

N hư vậy, tựu trung lại chúng ta có thể thấy rằng, hoạt động của thanh tra nhân dân vẫn thể hiện được mục đích chung như m ọi hoạt động thanh tra, kiểm tra khác Đó là phòng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật; pháp hiện những sơ hở trong cơ chế quản lý, chính sách, pháp luật để kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền các biện pháp khắc phục; phát huy nhân tố tích cực; góp phần nâng co hiệu lực, hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước; bảo vệ lợi ích của nhà nước; quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân (Đ3).

Thanh tra K hoa và thanh tra nhân dân ở K hoa Luật hiện nay chủ yếu thực hiện các nhiệm vụ của m ình theo luật định, nhằm m ục đích chung nhất đó là cùng với tập thể lãnh đạo của Khoa hoàn thành nhiệm vụ chính trị m à Đ ảng và Nhà nước giao về đào tạo và nghiên cứu khoa học cũng như các công việc khác

có liên quan.

1.2.7.2 Công tác thỉ đua, khen thưởng:

Tại sao lại nói rằng, khen thưởng là chức năng quan trọng của N hà nước?

Vì, thưởng và phạt đương nhiên là chức năng quan trọng của mọi N hà nước, phạt

là trừng trị kẻ phạm tội và răn đe giáo dục m ọi người phải tuân thủ theo pháp luật Vậy, như th ế nào là khen và thưởng? Khen ỉà sự nhận xét, đánh giá tốt về

m ột người nào đó, tổ chức nào đó, về cái gì, việc gì đó với ý hài lòng; Thưởng là cho tiền hoặc hiện vật với ý khen ngợi và khuyến khích, khích lộ người có công hay đã làm m ột việc gì đó xuất sắc Khen và thưởng của N hà nước là việc khen thưởng m ột cách chính thức có quyết định của cơ quan N hà nước có thẩm quyền.

K hen thưởng là tuyên dương công trạng của những người gương mẫu và có thành tích cống hiến cho việc chung của đất nước và nêu gương để cho mọi người noi theo, là sự cảm ơn của N hà nước đối với việc làm tốt của họ (là biểu hiện văn hóa thuần phong m ỹ tục của một quốc gia) và là biện pháp để xây dựng con người mới N hư vậy, tổng thể những vấn đề nói trên cho thấy, khen thưởng là công cụ quản lý của m ọi N hà nước.

Đ iều đó, cần được m inh chứng bằng các luận cứ sau đây:

T h ứ n h ấ t, chính xuất phát từ bản năng, tính cách và tâm lý của con người

mà người làm công tác quản lý phải biết tâm lý đó mới hướng họ, chỉ đạo họ làm những việc tốt hoặc làm việc theo ý mình;

T h ứ h ai, đã là con người ai cũng có niềm kiêu hãnh, có sĩ diện và có niêm

tự hào Nhưng trong m ỗi con người đểu có m ặt tốt, m ặt xấu Bác Hồ đã dạy rằng:

“T rong m ỗi con người a i cũng có m ặt thiện và m ặ t á c, nhiệm vụ củ a chủng ta là làm cho m ặ t thiện sinh s ô i n ẩy n ỏ như m ùa xuân, m ặ t á c p h ả i đ ẩ y lùi

Thứ ba, niềm kiêu hãnh và tự hào của m ỗi con người đã hiện hữu từ lúc còn là em nhỏ lẫm trẫm bước đi đến khi đã là m ột cụ già sắp qua đời.

Do đó, nếu biết khơi dậy và phát huy m ạnh niềm kiêu hãnh đó, niềm tự hào đó của con người thì mọi người đểu mang hết sức m ình đóng góp cho xã hội

và xã hội sẽ phát triển nhanh theo chiều tốt đẹp M ột em bé bị vấp ngã nếu được

mẹ b ế dậy, nâng niu, khen ngoan thì em bé đỡ khóc; nếu la m ắng, trách phạt thì

em bé càng khóc to hơn; m ột cụ già hấp hối trên giường bệnh nếu được ca ngợi những đức tính tốt đẹp và nói với cụ về những gì tốt đẹp mà cụ đã làm thì cụ sẽ

25

tươi tỉnh và khỏe khoắn hơn M ột người nào đó làm việc tốt, dù việc ấy rất nhỏ nhưng cũng m uốn người khác biết đến, nếu được lãnh đạo biết đến thì họ càng sung sướng hơn và làm tốt hơn Người lãnh đạo giỏi là người hiểu tâm lý về niềm kiêu hãnh, tự hào (sĩ diện, thể diện có ở mọi người) đó và biết sử dụng nhuần nhuyễn công cụ khen thưởng: A i làm việc tố t p h ả i b iế t độn g viên, khen thưởng;

A i làm v iệ c xấu h o ặ c không tố t p h ả i b iế t g ó p ý, p h ê bình, thậm ch í p h ả i trách

p h ạ t. Có như vậy công việc đề ra mới được hoàn thành đến nơi đến chốn.

K hen thưởng là biện pháp giáo dục xây dựng con người, để tuyên dương và làm cho mọi người noi theo, mang tính giáo dục đạo đức của m ột xã hội, Khen thưởng để hạn ch ế và bớt đi mọi sự tiêu cực, cùng nhau xây dựng xã hội tốt đẹp hơn Nếu quản lý con người mà lúc nào cũng nhìn vào m ặt xấu của họ để chê bai, trách phạt thì chúng ta sẽ làm cho họ thối chí, thui chột đi m ặt tốt của họ.

K hen thưởng là m ột nghệ thuật, là tác phong văn hóa của người quản lý (lãnh đạo) và là nghệ thuật của người quản lý Lúc nào khen, lúc nào thưởng, lúc nào khen và thưởng, khen bằng cách nào (hình thức khen), thưởng cái gì, giá trị như thế nào, khen cho ai, thưởng cho ai vào lúc nào (đối tượng, nội dung khen thưởng) là việc làm rất quan trọng trong công tác quản lý của người lãnh đạo.

Thưởng và phạt không đúng, không kịp thời, không đúng đối tượng thì thường phản tác dụng, xã hội tốt đẹp là xã hội khen thưởng nhiều hơn trách phạt Nguyễn Trãi nói “N h à nước nào thưởng p h ạ t nghiêm m inh ỉà N h à nước vững

m ạnh, N h à nước m à thưởng nhiều hơn p h ạ t ỉà N h à nước p h ồ n vinh, N hà nước

m à p h ạ t nhiều hơn thưởng ỉà nhà nước suy tà n ”

Còn công tác thi đua được hiểu như thế nào? Chúng ta biết rằng đã là con người ai cũng vươn lên để tự hoàn thiện chính m ình, sự vươn lên của mỗi người luôn m ang lại lợi ích cho chính m ình và lợi ích cho xã hội Do đó, cần phải được

tổ chức, khơi dậy và tạo điều kiện cho họ phát huy Ai cũng đua nhau vươn lên thì xã hội mới phát triển, sự đua nhau vươn lên là động lực phát triển của mọi xã hội Việc tổ chức cho mọi người đua nhau vươn lên theo m ột m ục đích, theo một

thời gian (có phạm vi không gian, thời gian, có đích) gọi là thi đua M ọi người cùng tham gia đua, có người về đích trước, người về sau, có nhận xét đánh giá,

đó chính là thi đua (vì khác các cuộc thi khác ở chỗ thi đua có đối tượng rộng,

m ục tiêu rộng và nhiều) Vì vậy, có thể định nghĩa thi đua yêu nước một cách ngắn gọn hơn như sau: Trong m ột phạm vi không gian, thời gian nhất định, mọi người cùng nhau đem hết tài năng, sức lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ nhanh nhất, tốt nhất m ang lại hiệu quả kinh tế-xã hội, mang lại lợi ích cho chính mình, cho tập thể và đóng góp cho lợi ích xã hội cao nhất Nếu ở chế độ tư bản chủ nghĩa thì cạnh tranh là động lực phát triển, thì ở chủ nghĩa xã hội thi đua là động lực phát triển, m ột xã hội không có sự đua chen vươn lên của con người thì xã hội

đó là xã hội chết hoặc dẫm chân tại chỗ.

N hư vậy, thi đua phải có hình thức, nội dung và đối tượng Phải chọn phương pháp để thi đua, chọn m ục tiêu, nhiệm vụ, ấn định đúng thời gian để phát động và kết thúc, phải theo sát tình hình, diễn biến và động viên kịp thời những gương nổi bật trong tháng, quý, năm Sử dụng tốt cổng cụ khen thưởng, để có tác dụng khen thưởng đẩy m ạnh thi đua, coi trọng công tác tuyên truyền vận động Phải có tổng kết đánh giá đúng mức, tránh hình thức, phô trương, coi trọng hiệu quả thiết thực để m ọi người thấy rõ và công khai thấy rõ hiệu quả của thi đua Người thủ trưởng các cấp phải là người đứng ra phát động và tổng kết thi đua và phối kết hợp với các tổ chức chính trị-xã hội cùng tham gia chỉ đạo thực hiện.

Trở lại với công tác thi đua, khen thưởng tại K hoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà N ội, chúng ta khẳng định rằng công tác này đã được tiến hành hàng năm theo Luật thi đua khen thưởng nãm 2003 (đã được Q uốc hội khóa XI kỳ họp thứ 4 thông qua ngày 26/11/2003), theo các quy định của Đại học Quốc gia Hà Nội và quy ch ế của K hoa Luật về thi đua khen thưởng Theo Luật Thi đua khen thưởng năm 2003 (sửa đổi, bổ sung năm 2005), đã phân định thành công tác thi đua và công tác khen thưởng Thi đua là hoạt động có tổ chức với sự tham gia tự nguyện của cá nhân, tập thể nhằm phấn đấu đạt được thành tích tốt nhất trong

27

xây dựng và bảo vệ Tổ quốc (k l,Đ 3 ); và K hen thưởng là việc ghi nhận, biểu dương, tôn vinh công trạng và khuyến khích bằng lợi ích vật chất đối với cá nhân, tập thể có thành tích trong xây dưng và bảo vệ Tổ quốc (k.2,Đ 3) Dựa trên cơ sở của Luật này, Đ ại học Q uốc gia H à Nội đã ban hành Quy định về tiêu chuẩn và quy trình xét duyệt thi đua, khen thưởng của Đại học Quốc gia Hà Nội (Được ban hành kèm theo Q uyết định 55/CT-HSSV ngày 23/5/2005 của Giám đốc Đại học Quốc gia H à N ội) K hoa Luật cũng đã cụ thể công tác thi đua, khen thưởng của đơn vị m ình bằng Q uy ch ế “Về các tiêu chuẩn và quy trình bình xét các danh hiệu thi đua, khen thưởng của Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà N ội” (Được ban hành kèm theo Q uyết định số 196/HCTH-KL ngày 19/8/2003 của Chủ nhiệm K hoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội).

N hư vậy, thi đua là m ột hình thức tự nguyện của cá nhân và tập thể, mà điều đó được thể hiện bằng hình thức tự nguyên đăng ký thi đua vào đầu mỗi năm học, và K hoa Luật tiến hành bình chọn các danh hiệu thi đua cho cá nhân và tập thể sau khi kết thúc mỗi năm học Hàng năm , sau khi kết thúc năm học theo quy định của Đ ại học Q uốc gia Hà Nội, K hoa Luật đều tiến hành bình xét các danh hiệu thi đua như: lao động tiến tiến; chiến sỹ thi đua cấp cơ sở; chiến sĩ thi đua cấp Đại học Q uốc gia Hà Nội; danh hiệu tập thể lao động xuất xắc và danh hiệu cho tập thể toàn Khoa Bên cạnh đó là các hình thức khen thưởng như: Giấy khen của Chủ nhiệm Khoa; bằng khen của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội; bằng khen của Thủ tướng Chính phủ v.v và huân, huy chương các loại.

N hìn chung, các danh hiệu thi đua, khen thưởng được thực hiện một cách kịp thời đã động viên tinh thần lao động của cán bộ, viên chức, các đơn vị thuộc Khoa và toàn thể cán bộ, viên chức Khoa Luật yên tâm phấn đấu, công tác tốt hoàn thành các nhiệm vụ về đào tạo và nghiên cứu khoa học mà cấp trên giao Công tác thi đua, khen thường cũng là hình thức ghi công xứng đáng đối với cá nhân và tập thể có nhiều đóng góp cho Khoa sau m ột năm cồng tác, đồng thời

cũng là nguồn động viên tinh thần, khích lệ người lao động cống hiến nhiều hơn trí tuệ cho sự nghiệp trồng người.

N hư vậy, dù trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, đơn vị hay đơn vị sự nghiệp nào thì vai trò và tác động của công tác thanh tra, của công tác thi đua khen thưởng đều rất có ý nghĩa, và điều đó lại càng có ý nghĩa hơn khi công tác đó lại được thực hiện trong m ột cơ sở đào tạo và nghiên cứu khoa học, tác động trực tiếp đến trí tuệ của đội ngũ trí thức, các thầy cô tham gia trực tiếp vào sự nghiệp trồng người cho xã hội.

29

Công tác tổ chức cán bộ-nhân sự của Khoa ngày càng được chú trọng, đội ngũ cán bộ, viên chức kể cả quản lý và chuyên m ôn đã được củng cố và tùy thuộc vào tình hình cụ thể của K hoa trong từng thời điểm m à có sự tuyển dụng và điều động cán bộ cho phù hợp để đảm bảo cho các hoạt động của Khoa N hiều cán bộ, viên chức của K hoa đã được tạo điều kiện để nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ M ột số cán bộ, viên chức của K hoa đã được cử đi học các lớp lý luận chính trị cao cấp, học để thi giảng viên chính, chuyên viên chính, học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn, học cao học và nghiên cứu sinh, tham gia học chương trình giáo dục đại học cho các cán bộ giảng dạy Tổ chức để các cán bộ, viên chức của Khoa tham gia các chương trình đào tạo hoặc khóa học trong và ngoài nước Tuy nhiên, việc đánh giá cán bộ chưa được tiến hành thường xuyên, liên tục, còn có một số cán bộ, viên chức chưa chấp hành nghiêm kỷ luật và giờ giấc lao động hành chính, hoặc thực hiện chưa tốt các nhiệm vụ khi được phân công, đặc biệt

có cả những trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ trong năm.

1 Xem.: Khuyến học và Dàn trí Số 35(410) -Tr.6 Ngày 30/8/2007.

K hoa đã xây dựng Bản Quy định-2006 ‘V ế định mức lao động chung hưởng lương của cán bộ, viên chức và quy đổi giờ chuẩn cho những nhiệm vụ (công việc) tương ứng trong các hoạt động đào tạo, khoa học và quản lý tại Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội”. Vãn bản này đã góp phần thúc đẩy thêm việc tham gia nghiên cứu khoa học của cán bộ, viên chức toàn Khoa, đặc biệt là đối với khối cán bộ giảng dạy, cũng như đảm bảo sự công bằng về lợi ích trong cán bộ, viên chức toàn Khoa.

N hìn chung, K hoa thực hiện công tác cán bộ theo đúng quy định (quy hoạch) của N hà nước, của Đ ại học Quốc gia Hà Nội và của K hoa, trên cơ sở phù hợp với nhu cầu thực tiễn nhằm đảm bảo lợi ích chung và sự đoàn kết của tất cả các bộ, viên chức trong Khoa Đảm bảo thực hiện đúng ch ế độ, chính sách và sự công bằng đối với từng đối tượng người lao động tương ứng với mức độ hoàn thành nhiệm vụ, ý thức tổ chức kỹ luật, tinh thần xây dựng tập thể và phù hợp với từng bộ phận, đơn vị trong Khoa.

2.2 Thực trạng còng tác quản lý cơ sở vật chất, thư viện, giáo trình.

Cơ sở vật chất , thiết bị hỗ trợ giảng dạy còn thiếu, không đồng bộ” là một trong 6 yếu kém của giáo dục đại học, cao đẳng được ghi nhận trong Kết luận của Bộ G D & Đ T nói trên.

Cơ sở vật chất (giảng đường, trang thiết bị V V ) phục vụ giảng dạy, học tập còn chưa đáp ứng được yêu cầu; cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho cán

bộ của K hoa chưa phù hợp với quy mô và điểu kiện hiện có của Khoa Việc sử dụng cơ sở vật chất còn lãng phí, việc đầu tư trang thiết bị và cơ sở vật chất cần

có định hướng lâu dài nhằm nâng cao hiệu quả đầu tư, tránh lãng phí Có những tài sản được m ua sắm nhưng thời gian sử dụng chưa nhiều đã bị hỏng, bị thay đổi mục đích, bị lạc hậu hoặc chưa được sử dụng m ột cách có hiệu quả (máy ảnh, đầu vidio, cam era v.v ).

N hư vậy, có thể nói rằng thực trạng vể cơ sở vật chất của K hoa Luật là chưa có trụ sở làm việc độc lập, còn đang sử dụng chung diện tích với các đơn vị

31

khác trong Đ ại học Q uốc gia Hà N ội (Đại học K inh tế; V iện Vi sinh vật và Công nghệ Sinh học; và Đại học Công nghệ) Giảng đường, sân bãi còn thiếu rất nhiều (hiện có khoảng hơn 1600m 2 giảng đường, trong đó giảng đường thuê ngoài là hơn 830m 2 phải thuê ngoài, chưa kể diện tích sân bãi cho sinh viên học giáo dục thể chất) chưa đáp ứng đủ cho yêu cầu cho đào tạo các hệ của Khoa Trang thiết

bị phục vụ cho công tác học tập về cơ bản vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của người dạy và học (chỉ có 2 phòng m áy tính với diện tích khoảng 126 m 2); Thư viện là diện tích dùng chung trong thư viện của Đ ại học Q uốc gia Hà Nội nên chưa tương xứng với m ột đơn vị đào tạo để có thể so sánh với các trường trong và ngoài nước, K hoa hiện nay có m ột phòng tư liệu với diện tích khá khiêm tốn hơn

60 m 2 với hơn 7420 đầu sách các loại, 120 đầu sách giáo trình và sách tham khảo; Diện tích phòng làm việc dành cho cán bộ, viên chức cũng trong tình trạng tương tự, chỉ có khoảng 830m 2 chia cho các phòng làm việc và phòng hội thảo tương ứng Đ ây chính là vấn đề cấp thiết mà Khoa Luật cần lưu tâm để giải quyết trong thời gian tới.

2.3 Thực trạng công tác tài chính-kê toán

Lãnh đạo K hoa đã chỉ đạo Bộ phận tài chính-kế toán thuộc Phòng hành chính tổng hợp, quản lý và sử dụng các nguồn thu của K hoa theo đúng các quy định của N hà nước, của Đại học Quốc gia Hà N ội và của K hoa (Pháp lệnh K ế toán trước đây và nay là Luật K ế toán, Q uyết định số 70/1998/Q Đ ngày 31/3/1998 của Thủ tướng Chính phủ về thu và sử dụng học phí ở các cơ sở giáo dục và đào tạo công lập thuộc hệ giáo dục quốc dân, Thông tư Liên tịch số 54/1998/TTLT của Bộ G iáo dục và Đào tạo và Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Các văn bản số 66/K H T C ngày 25/5/2000 và số 15/KHTC ngày 10/01/2001 hướng dẫn về công tác quản lý tài chính của Đại học Q uốc gia H à Nội, Quy ch ế -

2003 và Quy chế-2005 của Khoa) Duy trì tốt công tác thu học phí và lệ phí các

hệ có sự linh hoạt cho phù hợp với đặc thù đào tạo các hệ của Khoa Đảm bảo thu đúng thu đủ theo quy định Các thủ tục thanh toán đảm bảo nhanh, gọn các

khoản chi sau khi đã có đủ các điều kiện và các chứng từ hợp lệ Xác nhận và hướng dẫn giải quyết các thủ tục về bảo hiểm y tế cho sinh viên Phục vụ tốt cho các đợt kiểm tra báo cáo quyết toán, kiểm tra tài chính của Khoa Công tác đối chiếu, xác nhận việc thu nộp học phí các hệ đào tạo tại K hoa được phối hợp thường xuyên với phòng đào tạo, để trên cơ sở đó có sự điều chỉnh công tác thu nộp học phí còn tồn đọng và chưa được giải quyết triệt để Đã làm tốt công tác thống kê thu nhập hàng năm của cán bộ, viên chức toàn Khoa để phục vụ cho công tác kiểm tra của Tổng cục th u ế về thuế thu nhập cá nhân và doanh nghiệp.

Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn m ột số vấn đề cần phải khắc phục như việc thu chi đôi khi còn khó khăn do thiếu các quy định cụ thể của Khoa, m ột số hoạt động dịch vụ có thu việc chi tiêu còn chưa thật hợp lý, thu nhập từ các hoạt động này còn tập trung chủ yếu ở những đơn vị, bộ phận thường xuyên được tham gia M ột số phần việc còn có sự thanh toán chồng chéo không phân biệt rõ nhiệm vụ thường xuyên phải làm và nhiệm vụ được hỗ trợ thêm.

Để phục vụ tốt cho các hoạt động của Khoa, Ban chủ nhiệm Khoa cần chỉ đạo Bộ phận tài ch ín h -k ế toán thuộc Phòng hành chính tổng hợp tăng cường quản

lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn đầu tư đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học, hoàn thiện cơ chế tự chủ tài chính phù hợp với Nghị định số 43/2006/N Đ -C P của Chính phủ, gia tăng tỷ trọng nguồn thu bổ sung so với tổng kinh phí hoạt động thường xuyên để đầu tư cho các nhiệm vụ ưu tiên của Khoa Đ ổi mới phương thức phân bổ ngân sách theo nhiệm vụ, đảm bảo tính thống nhất giữa lập k ế hoạch, dự toán và phân bổ ngân sách, đầu tư chiều sâu

có trọng tâm , trọng điểm để phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học, ứng dụng và chuyển giao công nghệ chất lượng cao.

Hoàn thiện hệ thống văn bản công tác k ế hoạch tài chính theo hướng dẫn của Đại học Q uốc gia Hà Nội, quản lý tốt nguồn vốn, không để xẩy ra thất thoát, lãng phí, tiêu cực.

33

H iện nay, K hoa đã xây dựng xong Quy chế chi tiêu nội bộ 2007, đã trình Đại học Q uốc gia H à N ội và đang chờ Phê duyệt, đó là sự k ế thừa có chọn lọc từ các Q uy ch ế trước đó (Quy chế-2003, Q uy chế-2005) và sửa đổi theo các quy định hiện hành về ch ế độ tài chính của N hà nước và Hướng dẫn của Đại học Quốc gia Hà Nội.

N hư vậy, thực trạng bức tranh tài chính của K hoa được thể hiện trên các mặt: Một là, K hoa L uật là m ột đơn vị dự toán độc lập, được nhận kinh phí Nhà nước cấp theo hạn mức được duyệt Từ năm 2002 đến nay, K hoa Luật là một trong 21 đơn vị trực thuộc Đ ại học Q uốc gia Hà Nội được thực hiện theo cơ chế

tự chủ tài chính theo các văn bản pháp quy của Chính phủ (trước là Nghị định 10

và Thông tư 25 và nay là Nghị định 43 và Thông tư 71); Hai là, các nguồn tài chính của K hoa chủ yếu là được cấp từ ngân sách N hà nước và từ thu bổ sung từ học phí, lệ phí các loại, trong đó các nguồn tài trợ và viện trợ rất ít; Ba là, Khoa

là đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm một phần kinh phí, trong đó kinh phí Nhà nước cấp đạt khoảng 40-45% tổng kinh phí trong năm.

2.4 Thực trạng công tác văn thư

Công tác văn thư ở K hoa Luật cũng như ở các cơ quan, đơn vị khác, đều có những đặc thù riêng nhưng nhìn chung đều có nội dung, tính chất và đặc điểm tương tự như nhau C húng ta biết rằng, vì văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu công tác văn thư Vậy, công tác văn thư tại K hoa Luật cũng bao gồm các công việc chính sau đây:

Một là, Soạn thảo văn bản:

Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản thông thường phải thực hiện theo các công đoạn:

+ T hảo văn bản;

+ D uyệt văn bản;

+ Đ ánh m áy, sao in văn bản;

+ Ký văn bản để ban hành.

Hai là, Q uản lý và giải quyết văn bản, bao gồm:

+ T iếp nhận, vào sổ (đăng ký) và chuyển giao văn bản đến;

+ V ào sổ và chuyển giao văn bản đi;

+ G iải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản.

Ba là, Q uản lý và sử dụng con dấu; và

Bốn là, Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

X uất phát từ các nội dung nói trên chúng ta thấy thợc trạng công tác văn thư của m ọi cơ quan, tổ chức nói chung và Khoa Luật nói riêng đều có chung những tính chất và đặc điểm sau đây:

a) Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật, do đó để làm tốt công tác này đòi hỏi người làm công tác văn thư phải nắm vững lý luận và phương pháp tiến hành các nghiệp vụ có liên quan như: kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ bằng các phương pháp truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin (ví dụ như đề án 112 của Chính phủ v.v );

b) Công tác văn thư m ang tính chính trị cao vì những nội dung của công tác văn thư đều nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, tức là phục vụ trực tiếp cho

chức điều hành thực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước nói chung và của các cơ quan, đơn vị nói riêng;

c) Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan,

tổ chức, đơn vị vì phần lớn cán bộ, viên chức trong cơ quan, đơn vị khi thực hiện các công việc (hoặc các tác nghiệp) hàng ngày của m ình thì hoặc là nhiều (hoặc ít) đều có liên quan đến các loại văn bản, tức là đã làm một phần việc của cống tác văn thư C hẳng hạn như, tại Khoa Luật trực thuộc Đại học Q uốc gia Hà Nội, lãnh đạo K hoa hàng ngày phải duyệt và ký văn bản, các chuyên viên, thư ký hoặc các trợ lý giúp việc phải soạn thảo, giải quyết vãn bản; các cán bộ văn thư chuyên trách phải làm nhiệm vụ tiếp nhận, chuyển giao văn bản, vào sổ văn bán

35

đi, đến và theo dõi việc giải quyết văn bản v.v Do đó, trong m ột cơ quan, tổ chức cứ khi nào m ột người nào đó làm m ột trong những công việc nói trên đều đã tham gia vào các công đoạn khác nhau của công tác văn thư hay còn gọi là công tác công văn, giấy tờ và có thể gọi những người này là cán bộ làm công tác công văn giấy tờ H iện nay, thuật ngữ “cán bộ vãn thư” đã trở nên thông dụng trong tất

cả các cơ quan, đơn vị, là m ột cụm từ dùng để chỉ những cán bộ, viên chức chuyên trách làm m ột số phần việc của công tác văn thư như soạn thảo các văn bản quy định, hướng dẫn công tác văn thư; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư trong cơ quan, đơn vị; tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, đến; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký; bảo quản, sử dụng con dấu cơ quan, tổ chức Có thể khẳng định rằng, bất cứ trong m ột cơ quan, tổ chức nào cũng có m ột (hoặc một vài) người được bố trí làm công tác văn thư và tất nhiên theo quy định của nhà nước họ cũng được xếp vào ngạch công chức (hoặc viên chức trong các đơn vị sự nghiệp; và

d) Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động riêng biệt của nhà nước hay của các tổ chức chính trị-xã hội hoặc các đơn vị sự nghiệp, m à đó chính là những công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với các hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức Khi hiểu về bản chất vấn đề như vậy, chúng ta thấy rằng điểu này hoàn toàn khác với công tác văn thư lưu trữ là m ột ngành hoạt động của nhà nước hoặc rộng hơn là của xã hội Tuy nhiên, để làm tốt công tác văn thư, cần có sự quản lý và chỉ đạo thống nhất về tổ chức cũng như chuyên m ôn nghiệp vụ trong từng cơ quan, tổ chức, đơn

vị Điều đó cũng hoàn toàn phù hợp với công tác văn thư ở Đại học Quốc gia Hà Nội nói chung và các đơn vị thành viên của Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng.

Trong K hoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội hiện nay, thông tin phục vụ cho công tác quản lý điều hành gồm nhiều loại hình và được cung cấp từ các nguồn khác nhau, cụ thể là: