THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ BẢO ĐẢM VẬT TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DACCTĐMB

Ban được uỷ quyền tiếp nhận từ chủ đầu tư để quản lý và thanh toán cho các tổ chức tư vấn các đơn vị xây lắp cung ứng vật tưthiết bị, chi phí cho các công việc của ban QLDA kể cả việc th

THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ BẢO ĐẢM VẬT TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DACCTĐMB

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN vµ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BQLDACCTĐMB.

Thực hiện quyết định 315/HĐBT ngày 1/9/1990 về việc chấn chỉnhlại sản xuất kinh doanh trong khu vực kinh tế quốc doanh Ngày 15/7/1995Tổng giám đốc công ty Điện lực Việt Nam đã ký quyết định số 492 ĐVN/TCCB-LĐ về việc thành lập ban QLDACCTĐMB trên cơ sở sát nhập BanQuản lý công trình đường dây 500 KV cùng một phần lực lượng banQLCCT Điện

Trụ sở của ban QLDACCTĐMB đặt tại 1111D đường Hồng Hà Quận Hoàn kiếm Hà Nội

-Ban QLDA CCTĐMB là một tổ chức sự nghiệp kinh tế trực thuộcTổng Công ty Điện lực Việt nam là đơn vị có tư cách pháp nhân được mởtài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, được sử dụng con dấu riêng

để ký kết hợp đồng liên quan đến thực hiện dự án theo nhiệm vụ và phâncấp củaTCT(1) Vì vậy vốn hoạt động của Ban là vốn do Nhà nước cấp.Trách nhiệm của ban là sử dụng nguồn vốn đó sao cho có hiệu quả, tiếtkiệm và hợp lý nhất Ban được uỷ quyền tiếp nhận từ chủ đầu tư để quản

lý và thanh toán cho các tổ chức tư vấn các đơn vị xây lắp cung ứng vật tưthiết bị, chi phí cho các công việc của ban QLDA kể cả việc tham gia với

tư cách hoạt động tư vấn, được quản lý và sử dụng có hiệu quả các loạivốn đó

(1)(1) Tổng công ty Điện lực Việt Nam

Nhiệm vụ của ban QLDACCTĐ là quản lý các dự án lưới điện cóđiện áp từ 110 KV trở lên và các công trình điện khác theo phân cấp củaTCT giao được quy định trong Nghị định 117-CP ngày 20/10/1994 củaChính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng, cụ thể là:

- Tổ chức quản lý và công tác cung ứng vật tư thiết bị trong nước vànước ngoài đã nhập khẩu cho các công trình điện quản lý và sử dụng bảoquản vật tư thiết bị có hiệu quả

- Tổ chức quản lý và tư vấn công tác xuất nhập khẩu vật tư cho cáccông trình điện

- Quản lý và tư vấn thực hiện các công tác đầu tư xây dựng cơ bản,công tác quản lý dự án, các thủ tục xin giấy chứng nhận quyền sử dụngđất, giấy phép xây dựng công trình, công tác đền bù và giải phóng mặtbằng, công tác kế hoạch và công tác sản xuất khác

- Quản lý và tư vấn phần dự toán công trình đầu tư xây dựng cơ bản

- Quản lý công tác kỹ thuật bảo đảm chất lượng công trình xây dựng

từ chuẩn bị đầu tư đến kết thúc đầu tư

- Quản lý về lĩnh vực kinh tế tài chính, thực hiện công tác hạch toán

kế toán các công trình điện, thống kê kế toán tài chính, công tác quản lý dự

án, tư vấn và sản xuất khác

1 Bộ máy quản lý của Ban QLDACCTĐMB:

Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình Do đặc điểm quản lýcủa ban, mô hình tổ chức và mối quan hệ về nhiệm vụ giữa các bộ phậntrong tổ chức và nội bộ các bộ phận với nhau được tổ chức như sau:

+ Ban giám đốc: Bao gồm một chủ nhiệm và phó chủ nhiệm

- Chủ nhiệm ban: Là đại diện pháp nhân, là người điều hành cao nhất mọihoạt động của Ban và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Tổng giám đốcTCT trong các hoạt động của quá trình chuẩn bị thực hiện đầu tư, cũng như kếtthúc xây dựng đưa dự án vào khai thác và sử dụng.

- Các phó chủ nhiệm: Là người giúp việc cho Chủ nhiệm được chủnhiệm giao quản lý và điều hành một số lĩnh vực theo phân công cụ thể vàchịu trách nhiệm trước chủ nhiệm và trước pháp luật các lĩnh vực đượcgiao

- Xây dựng kế hoạch lao động tiền lương, thực hiện hợp đồng laođộng, báo cáo lao động và tiền lương

- Quản lý công văn giấy tờ, làm lịch công tác, phổ biến các văn bảnpháp quy, chế độ chính sách

- Quản lý tài sản cơ sở vật chất của Ban

- Làm tốt công tác bảo vệ nội bộ

b Phòng kế hoạch (P2)

- Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, xây dựng nội bộ và kế hoạchsản xuất khác

Soạn thảo hợp đồng kinh tế (trừ hợp đồng uỷ thác nhập khẩu).

- Nhận các hồ sơ khảo sát, thiết kế kỹ thuật, đơn hàng, bản vẽ thicông, dự toán các công trình gửi cho các đơn vị liên quan

- Thanh toán các khối lượng xây lắp cho các công trình

- Thanh quyết toán A+B và thanh lý hợp đồng

- Làm thủ tục xin cấp giấy phép sử dụng đất, cấp đất, giấy phép xâydựng các công trình

- Tổ chức công tác đền bù tài sản

c Phòng tài chính kế toán (P3 )

- Lập kế toán năm - quý

- Đảm bảo vốn cho nhu cầu theo kế hoạch

- Tổ chức bộ máy kế toán và chế độ hạch toán kế toán

- Cấp phát đủ vốn cho các đơn vị theo hợp đồng

- Thanh toán các nhu cầu chi phí cho bộ máy hoạt động của Ban.Lập các thống kê tài chính kế toán theo qui định của tổng công ty

- Tổ chức quyết toán các công trình

- Tham gia với các đơn vị về công tác đấu thầu

d Phòng vật tư (P4)

- Thực hiện công tác đấu thầu : chọn thầu, gia công cột sắt, dây sứ,phụ kiện sản xuất trong nước

- Cung cấp vật tư thiết bị cho công trình

- Chỉ đạo các kho trong việc bảo quản sắp xếp, vận chuyển, cấp phátvật tư, lập quy trình kho tàng

- Tổ chức chỉ đạo duy tu, vận tải vật tư.

- Giám sát việc sử dụng vật tư thiết bị do A cấp cho B sử dụng vàocông trình

- Đối chiếu thanh quyết toán vật tư

-Thực hiện chế độ báo cáo kiểm kê vật tư định kỳ

- Tham gia với các đơn vị khác về công tác đấu thầu

e Phòng Tư vấn Giám sát kỹ thuật (P5):

- Xem xét và trình duyệt đề cương báo cáo nghiên cứu khả thi, đềcương khảo sát

- Lập dự toán chi phí quản lý kỹ thuật

- Chịu trách nhiệm về bản tiền lương công trình

- Xem xét phương án tổ chức xây dựng của thiết kế

- Tổ chức ra tuyến đường dây và trạm cho đơn vị trúng thầu

- Giám sát kỹ thuật xây lắp đúng thiết kế, tiêu chuẩn

- Nghiệm thu hạng mục công trình và công trình khi hoàn thành

- Cùng B lập tiền lương hoàn công, tập hợp các bàn giao công trìnhcho C

- Đảm nhận công tác kỹ thuật an toàn của Ban

g Kho Thượng Đình

Ban QLDACCTĐ có kho chứa vật tư là kho Thượng Đình

Kho Thượng Đình rộng 13000 m2

Nhiệm vụ của kho :

- Quản lý đất đai nhà cửa kho tàng trong phạm vi kho

- Tiếp nhận vật tư thiết bị nhập kho

- Cấp phát vật tư thiết bị khi có lệnh

KỸ THUẬT

PTB PCN KINH

TẾ

TRƯỞNG BAN CHỦ NHIỆM

- Sắp xếp bảo quản VTTD tại kho

- Tổ chức bảo vệ an toàn cho kho

- Công nhân và lao động thủ công 10 người

Nhìn chung, trình độ quản lý và nghiệp vụ của cán bộ trong ban làcao

Sơ đồ tổ chức quản lý tại Ban QLDACCTĐ

PHÒNG VẬT TƯ

(P4)

KHO

PTB PCN KINH

TẾ

II NHỮNG ĐẶC ĐIỂM VỀ MẶT KINH TẾ KỸ THUẬT CỦA VẬT

TƯ VÀ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI BAN QLDACCTĐ

Với chức năng thay mặt chủ đầu tư tổ chức đấu thầu xây lắp, đấuthầu xây lắp vật tư, thiết bị, ký hợp đồng tư vấn hoặc tự làm theo giấyphép hành nghề về giám sát chất- lượng vật tư, thiết bị kỹ thuật và chấtlượng thi công đến công tác nghiệm thu công trình Ban QLDACTĐMBphải đảm nhiệm một khối lượng công việc rất lớn, là đầu mối của việcquản lý kỹ thuật và vật tư của các công trình điện từ 110KV đến 500KV.Nên việc bảo đảm vật tư thiết bị đầy đủ, đồng bộ, đúng chủng loại cho cáccông ty xây lắp (bên B) trước khi khởi công là một vấn đề rất quan trọngđòi hỏi bộ máy tổ chức quản lý vật tư của Ban phải làm việc rất năngđộng, tích cực, khoa học thì mới thực sự có hiệu quả Bởi vì vật tư thiết bịcủa ngành điện rất đưa dạng, phức tạp mỗi loại có tính chất sử dụng khácnhau, do đó có tính chất kỹ thuật khác nhau Tất cả các vật tư thiết bị đưavào sử dụng đều phải đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng và các yêu cầu

kỹ thuật Ngoài ra đối với một số thiết bị như máy biến áp, máy ngắt,chống sét v.v Phải đảm bảo tiêu chuẩn cách điện theo từng cấp điện áp

Do yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật như vậy vật tư thiết bị ngànhđiện phải được bảo quản trong điều kiện tương đối ngặt nghèo như độ ẩmtrong kho phải thấp, môi trường không có chất hoá học, chất ăn mòn, chấtA-xít v v Vì chủ yếu những vật tư thiết bị này được mua ở nước ngoài

mà Ban QLDACCTĐMB đã từng quan hệ là :

- Hãng Simen của Đức

- Hãng Shanghai của Nam Triều Tiên

- Ucraina (của Nga cũ)

- Hãng Xicamex của Pháp

- Hãng Aegpld của Singapore

Các loại vật tư này thường là máy biến thế, máy ngắt điện, cầu daođiện, cầu dao cách ly, các loại tủ, bảng điện, các loại thu lôi v.v

Tuy nhiên để giảm giá thành công trình và phát huy được việc sảnxuất trong nước Ban vẫn tổ chức mua một số mặt hàng mà yêu cầu kỹthuật không mà trong nước sản xuất như cấu kiện cột, các loại phụ kiện bắtdày, ắc quy v.v của các cơ sở như Máy cơ khí Yên Viên, Nhà máy chếtạo thiết bị điện Đông Anh v.v

Tóm lại, vật tư thiết bị của ban chủ yếu là nhập ngoại nên phòng vật

tư của ban chỉ làm nhiệm vụ nhận theo mã hàng cấp phát cho B nhận theocông trình Ban chỉ cho phép các bên mua những vật tư thiếu chưa nhậpkịp

Bộ máy bảo đảm vật tư của xí nghiệp bao gồm :

a) Phòng kinh tế đối ngoại (P6)

Có nhiệm vụ:

- Tổ chức tư vấn lập hồ sơ mời thầu cung cấp vật tư thiết bị nhậpngoại cho công trình

- Tổ chức gọi thầu và xét thầu

- Theo dõi thực hiện hợp đồng đã ký

- Tham gia cùng các ban của Tổng công ty để chủ động nắm đượcnguồn vật tư cung cấp và sử dụng tại các công trình do ban ký hợp đồngxây lắp chủ yếu là nguồn vật tư trong nước với hai nội dung tiến độ vàchất lượng (nếu được phân công)

- Quyết toán vật tư công trình

c Kho: Chịu trách nhiệm xuất nhập và bảo quản vật tư thiết bị.

d Công tác vận tải : Công tác tiếp nhận và xuất vật tư thiết bị không

thể không nhờ tới vận chuyển vật tư thiết bị điện thường có khối lượng lớn

vì vậy, khối lượng vật tư cần vận chuyển rất lớn nên các bạn hàng vậnchuyển vật tư thiết bị cho ban là các xí nghiệp giao nhận vận chuyển xínghiệp vận tải hạng nặng

Nếu vật tư trong nước hoặc hàng nhẹ không cồng kềnh thì có thểdùng ngay phương tiện vận tải của ban hoặc thuê phương tiện vận tải

III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN QLDACTĐMB

1 Xác định nhu cầu :

Xác định đúng, chính xác nhu cầu tiêu dùng của các đơn vị sản xuấtkinh doanh Chỉ có trên cơ sở nắm chắc được nhu cầu thì doanh nghiệpmới thực hiện tốt việc bảo đảm vật tư được với đặc trưng là quản lý làm Acho các đơn vị xây lắp nên nhu cầu vật tư cho xây dựng cơ bản được tínhbằng phương pháp sau :

*Phương pháp hiện vật:

Nhu cầu vật tư (N) =(Khối lượng xây lắp )x(định mức vật tư chomột đơn vị xây dựng)

Phương pháp này đòi hỏi công trình xây lắp cụ thể khối lượng côngviệc phải chính xác và vì vậy phải làm tốt công tác thiết kế kỹ thuật vàthiết kế thi công

*Phương pháp giá trị.

Nhu cầu vật tư (N) = (khối lượng công việc xây lắp tính theo 1000đ)

x (mức vật tư cho 1000đ giá trị xây lắp) phương pháp này nhanh gọnnhưng ít chính xác, thường được sử dụng để tính nhu cầu vật tư cho cáccông trình lớn trên phạm vi rộng

*Nhu cầu về vật tư dự trữ

Dự trữ vật tư ở các doanh nghiệp được xây dựng bao gồm 2 bộ phận:

dự trữ ở chân công trình và ở các kho

Dự trữ ở chân công trình được xác định bằng phương pháp:

T= Trọng tải của phương tiện vận tải

Mức tiêu thụ bình quân 1 ngày đêm

D: đại lượng dự trữ thường xuyên tối đưa tính theo đơn vị hiện vật

P : Mức tiêu thụ bình quân trong một ngày đêm

* Dự trữ vật tư ở kho:

Dự trữ ở kho đối với những loại vật tư chịu ảnh hưởng của điều kiện

tự nhiên có giá trị lớn Nó bao gồm 3 bộ phận :

-Dự trữ thường xuyên ( Dtx, tcb, Gtx ) được tính giống nh dự trữ tạichân công trình

- Dự trữ chuẩn bị ( Dcb, tcb, Gcb) được tính căn cứ vào thời gian cầnthiết để chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất mà xác định

- Dự trữ bảo hiểm: có tác dụng bảo hiểm vật tư cho sản xuất, trongmọi tình huống nó được xác định bằng 30% dự trữ thường xuyên

Tóm lại đối với dự trữ sản xuất, việc xác định đúng đắn các mức dựtrữ có ý nghĩa rất lớn trong các doanh nghiệp Chúng cho phép giảm mứcchi phí về bảo quản hàng hoá, giảm hao hụt mất mát, bảo đảm cho cho cácdoanh nghiệp có đủ những vật tư hàng hóa cần thiết trong sản xuất để thựchiện được những nhiệm vụ đề ra ngăn ngừa việc hình thành quá mức lựclượng dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn, phát hiện và cóbiện pháp giải quyết các hàng hoá ứ đọng của doanh nghiệp

2 Kiểm tra nhu cầu và xác định lượng hàng đặt mua

Kiểm tra nhu cầu để xác định chính xác lượng hàng đặt mua cũngnhư để chuẩn bị cấp phát cho các công ty xây lắp (các bên) tiến hành thicông xây dựng các công trình điện Ban quản lý dự án công trình điệnMiền bắc với tư cách là đơn vị được uỷ quyền thay mặt chủ đầu tư tiếpnhận vốn sẽ căn cứ vào thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán đã được duyệt để

tổ chức thực hiện dự án đảm bảo chất lượng kỹ thuật, tiến độ và giá thànhcông trình

Để kiểm tra nhu cầu BQLDACTĐ cũng công ty xây lắp thi công,chủ nhiệm thiết kế đến khảo sát thực tế (gọi là giao tuyến công trình) vàlập biên bản giao tuyến công trình điện.

Để xác định chính xác lượng hàng đặt mua, phòng vật tư dựa trênbản dự toán công trình, biên bản giao tuyến (gọi là bản tiền lương vật tư)

để mua sắm

3 Lựa chọn người cung ứng:

Quá trình lựa chọn người cung ứng thực chất là quá trình tìm hiểucặn kẽ, so sánh đặc điểm những nguồn hàng mà doanh nghiệp sẽ mua sắm.Trong nền kinh tế thị trường rất nhiều người bán nên đòi hỏi người làmcông tác vật tư phải chọn lựa những nơi có nguồn hàng có lợi như:

- Giá thành phải hợp lý, phù hợp với hàng hóa và giá cả trên thịtrường (phải thấp hơn hoặc bằng giá xây lắp theo dự toán)

Là đơn vị được ủy quyền thay mặt chủ đầu tư cung ứng thiết bị chocác công ty xây lắp Nên vật tư thường dùng là vật liệu có khối lượng chấtlượng cao mang đặc trưng của ngành điện và phần lớn phải nhập đặt mua

ở nước ngoài như một số mặt hàng đã nêu ở trên (Simen của Đức,Sicamex của Pháp.v.v

Tuy nhiên, đôi khi Ban QLDACTĐ vẫn chọn mua một số loại hàng

ở các doanh nghiệp trong nước để giảm giá thành Nhưng Doanh nghiệpnày có những lợi thế riêng tất nhiên hàng hoá của họ cũng phải đảm bảonguyên tắc trên và thường là các Doanh nghiệp cùng ngành như: Cáp điệnmua ở nhà máy cơ khí Yên viên, Xí nghiệp cung ứng vật tư Hà Nội, sứHoàng Liên Sơn, Đông Anh Cột ở bê tông Chèm, bê tông Thịnh Liệt Đó

là những đơn vị cung ứng truyền thống, đã được ngành và Tổng cục chấtlượng kiểm tra.

Sau khi thực hiện các bước trên quy trình nghiệp vụ tiếp theo củaphòng vật tư sẽ là:

a Đối với hàng nhập khẩu:

Lệnh giao hàng: Phòng Vật tư nhận từ kho hàng 6 bản thực hiện vàluân chuyển như sau:

- Kiểm định và nhận hàng theo lệnh giao hàng ký hoá đơn quyết toán

lô hàng, quyết toán tầu Khi quyết toán xong còn một bản gốc lưu phòng vật tư(P4) sao 2 bản gửi phòng tài chính và phòng Vật tư ngoại (P6)

- Biên bản kiểm hoá tại cảng: Được thành lập cùng với Hải quan đểhoàn thành thủ tục Hải quan hoặc lập với cảng Khi giao nhận hàng códiễn giải chi tiết Khi thực hiện xong còn một bản gốc lưu P4 sao 2 bản lưuP3 và P6

- Chứng thư giám định hàng

Trường hợp này đổ vỡ, hư hỏng không đúng hợp đồng, Ban mời cơquan có tư cách pháp nhân giám định và lập thư giám định để giải quyếtbồi thường hàng hóa

- Đối với các hợp đồng do công ty điện lực ký, A có hợp đồng ủythác thì P4 không phải thực hiện các nhiệm vụ trên mà chỉ tổ chức theo dõigiám sát

b Đối với hãng gia công chế tạo hoặc mua trong nước

Tổ chức nghiệm thu hàng gia công:

- Căn cứ hợp đồng gia công hoặc phân công của Tổng công ty, P4 tổchức nghiệm thu hàng hóa tại vị trí gia công (có quỹ tính riêng) trước khinhận hàng giao cho B (các công ty xây lắp).

- Cán bộ tiếp liệu khi nhận hàng đã có nghiệm thu, ký phiếu hóa đơntài chính với cơ quan sản xuất khi giao xong cho B, sao cho P4 liên giaocho P2 để làm thủ tục thanh toán tiền hàng

Biên bản được gửi cho: