Bản chất tổ chức lao động trong doanh nghiệp

Theo giáo trình tổ chức lao động khoa học thì: Tổ chức lao động là tổ chức quá trình hoạt động của con người, trong sự kết hợp giữa ba yếu tố cơ bản của quá trình lao động và các mối qua

Bản chất tổ chức lao động trong doanh nghiệp

I.1 Khái niệm và vai trò của tổ chức lao động khoa học

I.1.1 Khái niệm

Đầu tiên chúng ta cần nắm rõ những khái niệm liên quan đến đề tài này Đề tài nghiên cứu hoàn thiện tổ chức lao động tại chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng vậy ta cần hiểu rõ tổ chức lao động là gì?

Theo giáo trình tổ chức lao động khoa học thì: Tổ chức lao động là tổ chức quá trình hoạt động của con người, trong sự kết hợp giữa ba yếu

tố cơ bản của quá trình lao động và các mối quan hệ qua lại giữa những người với nhau nhằm đạt được mục đích của quá trình đó

Khái niệm trên gồm ba yếu tố đó là người lao động, đối tượng lao động và công cụ lao động Trong ba yếu tố trên theo tôi yếu tố người lao động là quan trọng nhất vì một quá trình sản xuất dù là tiên tiến, các công cụ có hiện đại đến mấy nếu không có người lao động thì sẽ không thể tiến hành hoạt động được Người lao động ở đây đó chính là các nhân viên, các cán bộ quản lý tại Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng Họ là các cá nhân đơn lẻ phối hợp với nhau trong quá trình làm việc để hoạt động kinh doanh được tiến hành một cách thuận lợi Còn yếu tố đối tượng lao động và yếu tố công cụ lao động có hiện đại, tiên tiến hay không cũng vô cùng cần thiết Một công cụ lao động tiên tiến hiện đại sẽ giúp cho năng suất lao động được tăng lên, khối lượng sản phẩm được sản xuất ra nhiều hơn, giảm bớt những áp lực công việc giúp hạn chế những căng thẳng trong quá trình làm việc Trong lĩnh vực kinh doanh đối tượng lao động là những sản phẩm hữu hình đó là nguồn vốn cần huy động được, các doanh số mua bán một

số ngoại tệ chủ yếu, các nguồn vốn cho vay … Công cụ lao động ở đây chính là các giấy tờ sổ sách, máy tính, máy in, máy fax, và các trang thiết bị khác …

Hiểu rõ khái niệm về tổ chức lao động được nêu ra bên trên sẽ giúp cho việc nghiên cứu dễ dàng, đơn giản hơn Từ đó ta sẽ hiểu hoàn thiện

tổ chức lao động là gồm những gì, và việc hoàn thiện như thế nào?

Tổ chức lao động khoa học được hiểu là tổ chức lao động dựa trên

cơ sở phân tích khoa học các quá trình lao động và điều kiện thực hiện chúng, thông qua việc áp dụng vào thực tiễn những biện pháp được thiết kế dựa trên những thành tựu khoa học và kinh nghiệm sản xuất tiên tiến

Để đạt được mục đích nào đó mà người lao động sử dụng công cụ lao động để tác động vào đối tượng lao động Hoạt động đó sẽ có hiệu quả nếu như quá trình tổ chức lao động là hợp lý Chẳng hạn đối với quá trình gửi tiết kiệm của khách hàng, nếu quá nhiều khâu trung gian không cần thiết một mặt sẽ khiến cho khách hàng không hài lòng, mặt khác sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động của Chi nhánh vì có nhiều khâu không cần thiết khiến vừa tốn thời gian, vừa tốn sức người … Do đó trong quá trình tổ chức lao động, người tổ chức cần phát hiện ra những mặt, những khâu thừa đó để giúp cho quá trình làm việc diễn ra nhanh gọn Để làm được điều này, phải thông qua các khảo sát hiện trường tại Chi nhánh, các kinh nghiệm làm việc tiên tiến đang áp dụng tại các cơ

sở kinh doanh khác Bên cạnh đó phải thường có những sáng kiến mới

mà các doanh nghiệp khác không có, và thử nghiệm, áp dụng các sáng kiến vào thực tế

I.1.2 Vai trò của tổ chức lao động

Trong một doanh nghiệp tổ chức lao động là một khâu vô cũng quan trọng không thể tách rời, đó là điều kiện tất yếu của hoạt động sản xuất Một doanh nghiệp dù trình độ kỹ thuật và phương tiện sản xuất có hiện đại đến mấy nhưng nếu thiếu một trình độ tổ chức lao động phù hợp thì cũng không đem lại hiệu quả được Không những thế dù cơ sở vật chất rất bình thường nhưng tổ chức lao động tốt cũng có thể tạo ra hiệu quả

cao Điều này có thể làm được nhờ giảm những tổn thất và hao phí thời gian không cần thiết Do đó, cần có biện pháp hoàn thiện tổ chức lao động được hợp lý hơn

Việc tổ chức lao động tốt sẽ dẫn đến quá trình lao động trong tổ chức được nhịp nhàng, mối liên hệ giữa các cá nhân được thông suốt, họ sẽ phối hợp với nhau một cách ăn ý, tránh sự chồng chéo làm lãng phí nguồn lực, giảm những hao phí về thời gian, và công sức Từ đó nâng cao năng suất lao động của nhân viên, giúp họ hăng say với công việc, giúp cho hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hiệu quả hơn

Ngoài ra tổ chức lao động tốt còn có tác dụng giảm thiểu các yếu tố độc hại, nâng cao an toàn lao động, đảm bảo sức khoẻ người lao động

Vì tổ chức lao động khoa học nghiên cứu những cách thức làm việc tốt nhất, an toàn nhất và ít mệt mỏi nhất trong quá trình lao động

Từ những điều trên ta thấy được vai trò rất cần thiết của tổ chức lao động, vậy tổ chức lao động có những nội dung chủ yếu gì Chúng ta sẽ

đi sang những phần tiếp theo để tìm hiểu kỹ hơn

I.2 Các nội dung chính của tổ chức lao động trong doanh nghiệp

I.2.1 Phân công và hiệp tác lao động

Đây là một nội dung vô cùng quan trọng trong tổ chức lao động, sau khi đã tìm được nhân viên trong công ty Phân công lao động đó là quá trình chia nhỏ các công việc của công ty, doanh nghiệp ra thành từng nhóm nhỏ rồi giao cho từng người hoặc từng nhóm người chịu trách nhiệm hoàn thành Tuỳ từng khả năng, mỗi người sẽ được giao cho một công việc phù hợp để tiến hành làm việc

Để tìm được nhân viên cho công ty của mình, nhà tổ chức cần đăng

ký tuyển người Có hai hình thức chủ yếu là tuyển nhân viên ngay trong công ty, và tuyển ngoài công ty Có thể qua việc thông báo trên tivi, báo đài, qua truyền miệng, qua mạng internet đến những công việc và những đòi hỏi của công ty đang có nhu cầu Người xin việc sẽ xem xét

trình độ của mình có đạt những yêu cầu đòi hỏi không để tiến hành xin việc Sau khi tuyển được những nhân viên đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra, việc tiếp theo cần phải làm đó là sắp xếp công việc một cách hợp lý cho những nhân viên đó

Quá trình tuyển mộ gồm các bước sau:

Bước một là tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ Các ứng viên sẽ trải qua một vài câu hỏi của người phỏng vấn để xác định xem có tố chất khả năng phù hợp với công việc hay không

Bước hai là sàng lọc qua đơn xin việc thông qua mẫu đơn xin việc nhà tuyển dụng sẽ phần nào nắm cụ thể các thông tin thiết yếu như họ tên, ngày tháng năm sinh, hộ khẩu, trình độ của các ứng viên, các công việc đã làm trước đó… Từ đó đưa ra những kết luận để tuyển chọn tiếp các bước tiếp đối với các ứng viên hay không

Bước ba trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn Các hình thức trắc nghiệm hay được áp dụng là trắc nghiệm IQ, trắc nghiệm riêng về trình

độ, trắc nghiệm phẩm chất cá nhân Hình thức trắc nghiệm riêng về trình độ là những câu hỏi liên quan về nghiệp vụ mà người tham gia phỏng vấn muốn xin vào công việc đấy, trắc nghiệm phẩm chất cá nhân

sẽ tìm ra được những phẩm chất: chăm chỉ, trung thực, có tinh thần trách nhiệm với công việc, có trung thành với công ty hay không…

Bước bốn phỏng vấn tuyển chọn: quá trình này sẽ giúp cho bên xin việc và công ty hiểu rõ thêm về nhau hơn Đối với người phỏng vấn: những thông tin thu thập được từ các ứng viên sẽ kỹ càng hơn Đối với người được phỏng vấn: họ có cơ hội để hiểu thêm về công ty: những đãi ngộ, những kế hoạch đào tạo trong tương lai, những dự định sắp tới của công ty trong tương lai như sáp nhập, cổ phần hoá, mở rộng công ty…

Bước năm khám sức khoẻ và kiểm tra thể lực của ứng viên Mỗi một nghề, một vị trí công việc sẽ đòi hỏi một tình trạng sức khoẻ khác nhau

Đối với công việc nặng thì không thể để người có sức khoẻ yếu làm việc

ở vị trí đó như: khai thác hầm mỏ, công nhân bốc vác,…

Bước sáu phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp Thông qua bước này sẽ hạn chế sự không logic giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động Đây là bước người phụ trách trực tiếp sẽ tiến hành phỏng vấn người lao động

Bước bảy thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn Bước này nhằm mục đích đánh giá tính xác thực từ các thông tin thu được Kết quả thu được từ các thông tin thẩm định lại sẽ giúp cho nhà tuyển dụng có được những quyết định cuối cùng

Bước tám tham quan công việc Nhà tuyển dụng sẽ giới thiệu, giải thích cặn kẽ về công việc mà sau khi người được tuyển dụng vào làm việc: họ phải làm những gì, mức độ phức tạp của công việc ra sao, tình hình thu nhập…

Bước chín ra quyết định tuyển chọn Sau một loạt các bước trên người tuyển dụng sẽ tìm được người thích hợp nhất cho công việc đang cần Người lao động và người sử dụng lao động sẽ tiến hành ký kết hợp đồng lao động

Việc phải làm của phân công lao động: đó là người tổ chức cần xác định những yêu cầu đòi hỏi của công việc, từ đó xây dựng một bảng danh mục các công việc của toàn bộ chi nhánh, cuối cùng là bố trí nhân viên vào các công việc phù hợp Bản danh mục nghề nghiệp thường gồm:

Nội dung nghề nghiệp: trong nghề nghiệp đó có những yêu cầu gì về

kỹ thuật, những nguyên nhiên vật liệu phải sử dụng, chất lượng sản phẩm làm ra thế nào…

Sức khoẻ và tâm sinh lý người lao động: đòi hỏi sức khoẻ ra làm sao Đối với những công việc nặng nhọc đòi hỏi sự dẻo dai, sức chịu đựng tốt…

Khả năng tiếp tục bồi dưỡng trình độ văn hoá.

Khả năng tiếp tục bồi dưỡng trình độ chuyên môn

Yêu cầu về trình độ văn hoá

Thời gian đào tạo

Việc phân công lao động đòi hỏi phải thật chính xác, tránh tình trạng phân công sai trình độ nhân viên với yêu cầu công việc, khiến cho nhân viên không có động lực làm việc vì không thành thạo, năng suất lao động sẽ kém và hiệu quả làm việc không cao

Hiệp tác lao động là sự phối hợp giữa các nhân viên trong cùng phòng ban hay giữa các phòng ban với nhau trong quá trình làm việc Sau khi phân công từng công việc giao cho các cá nhân đảm nhiệm, người tổ chức lao động cần tiến hành phối hợp các dạng lao động nhỏ

đó với nhau

I.2.2 Tổ chức và phục vụ nơi làm việc

Trong quá trình làm việc, để công việc tiến hành được và diễn ra một cách thuận lợi đòi hỏi phòng tổ chức cần tổ chức và phục vụ nơi làm việc được đầy đủ, thiết kế bố trí nơi làm việc, sắp xếp các trang thiết bị một cách hợp lý Trang bị đầy đủ các trang thiết bị, các máy móc, dụng

cụ cần thiết để tiến hành quá trình lao động như hệ thống thoáng khí, hệ thống ánh sáng, các phương tiện phục vụ sinh hoạt như điện nước, trang phục bảo hộ lao động… Đó là những công việc của tổ chức phục

vụ nơi làm việc Việc bố trí trang thiết bị cần gọn gàng, đẹp mắt, tạo kích thích trong quá trình làm việc của người lao động

Mỗi một công việc, mỗi một nghề có những hình thức phục vụ khác nhau như: phục vụ các trang thiết bị, dụng cụ, phục vụ sinh hoạt, phục

vụ bốc dỡ, vận chuyển, phục vụ năng lượng, phục vụ điều chỉnh và sửa chữa thiết bị, phục vụ kiểm tra…

Tổ chức phục vụ đòi hỏi cần nhanh nhẹn, chính xác, đáp ứng kịp thời những đòi hỏi của người lao động, để giúp hạn chế thời gian hao phí

trong quá trình chờ đợi phục vụ, hoặc đưa sai thiết bị dụng cụ yêu cầu Làm tốt được công việc này sẽ đóng góp một phần đáng kể trong việc nâng cao năng suất lao động cho người lao động

I.2.3 Điều kiện lao động và chế độ làm việc nghỉ ngơi

Điều kiện lao động là những yếu tố có tác động tích cực, hoặc tiêu cực đến quá trình lao động như chiếu sáng trong sản xuất, nhiệt độ, độ

ẩm, tiếng ồn, vi khí hậu, màu sắc trong sản xuất… Điều kiện lao động là các yếu tố thuộc môi trường sản xuất có ảnh hưởng đến sức khoẻ và khả năng làm việc của người lao động Đối với tổ chức lao động cần hạn chế, giảm thiểu những yếu tố tiêu cực có khả năng ảnh hưởng xấu đến sức khoẻ và khả năng làm việc của người lao động Tăng cường các yếu tố tích cực, thuận lợi tác động đến người lao động

Cải thiện điều kiện lao động có ý nghĩa rất lớn đối với người lao động Làm việc trong môi trường thuận lợi tạo tiền đề nâng cao năng suất lao động, yên tâm với công việc, tạo những hứng thú cho người lao động Không những thế, sẽ tiết kiệm những chi phí phải đền bù cho người lao động sức khoẻ giảm xút do môi trường độc hại mang lại Bên cạnh đó giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp, công ty trên thị trường cũng như toàn xã hội

Nghỉ ngơi vui chơi, giải trí là một trong những hoạt động không thể thiếu được trong các cơ quan, xí nghiệp Mỗi một con người có những mức độ chịu đựng nhất định với công việc, khi làm việc vượt quá mức

độ đó sẽ khiến người lao động xuất hiện dấu hiệu mệt mỏi, hiệu quả, năng suất làm việc giảm sút Việc nghỉ ngơi thư giãn đầu óc sau những ngày làm việc căng thẳng sẽ giúp cho người lao động thoải mái hơn để bước vào những ngày làm việc tiếp theo Ngoài ra việc tổ chức các cuộc

dã ngoại sẽ giúp cho các nhân viên hiểu nhau hơn, thắt chặt tình đoàn kết trong công ty

I.2.4 Kích thích vật chất và tinh thần

Việc kích thích vật chất và tinh thần có tác dụng níu giữ người tài, điều đó được thể hiện bằng tiền lương, các khuyến khích, và các phúc lợi xã hội

Tiền công, tiền lương đó chính là phần thu lao lao động mà người lao động nhận được, nó là phần thù lao cơ bản, cố định người lao động nhận được trong tổ chức Vậy tiền lương là gì, tiền công là gì?

Tiền lương: là số tiền trả cho người lao động một cách cố định thường xuyên theo một đơn vị thời gian ( tuần, tháng, năm ) Tiền lương thường được trả cho các cán bộ quản lý và các nhân viên chuyên môn

kỹ thuật

Tiền công: là số tiền trả cho người lao động tuỳ thuộc vào số lượng thời gian làm việc thực tế ( giờ, ngày ), hay số lượng sản phẩm được sản xuất ra, hay tuỳ thuộc vào khối lượng công việc đã hoàn thành Tiền công thường được trả cho công nhân sản xuất, các nhân viên bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhân viên văn phòng

Đối với các doanh nghiệp ngoài việc áp dụng thang bảng lương do Nhà nước quy định có thể tự xây dựng thang bảng lương riêng cho công ty mình, tuy nhiên vẫn phải ràng buộc theo quy định của Pháp luật

để tránh tình trạng rối loạn trong công tác trả lương

Các khuyến khích tài chính như tiền thưởng, tiền hoa hồng, tiền phân chia lợi nhuận … Đó là các khoản tiền được trả cho những thành tích tốt, các cá nhân xuất sắc, cố gắng trong công việc, năng suất cao, đem lại hiệu quả cho công ty

Đối với phúc lợi xã hội, đó là các khoản thù lao gián tiếp, có tác dụng

hỗ trợ cuộc sống người lao động khi họ gặp khó khăn, những tai biến, như bảo hiểm xã hội, tiền lương hưu, tiền trả cho những ngày nghỉ lễ, Tết, chi trả cho những chuyến nghỉ mát, dã ngoại cho các công nhân viên trong công ty…

Tiền lương, tiền công, các khuyến khích tài chính và các phúc lợi xã hội có tác dụng rất lớn trong việc nâng cao tinh thần làm việc cho các công nhân viên Điều này là vô cùng quan trọng có tinh thần hăng hái thi đua cao sẽ giúp cho năng suất làm việc cao hơn, chính xác hơn, tránh những sai lầm do tâm lý không thoải mái mà công việc mang lại Để làm được công tác này người tổ chức lao động cần phải xác định một cách chính xác, và công bằng trong công tác tính tiền lương, tiền thưởng, và các phúc lợi xã hội, một mặt tránh những chi phí không thích đáng, mặt khác gây nên sự ghen tị giữa các nhân viên trong công ty, mất đoàn kết trong nội bộ sẽ dẫn đến hiệu quả làm việc không cao

I.3 Sự cần thiết hoàn thiện tổ chức lao động trong doanh nghiệp

Từ vai trò quan trọng của tổ chức lao động trong doanh nghiệp, việc

tổ chức lao động ngày càng hoàn thiện là điều không thể thiếu trong xã hội ngày càng phát triển ngày nay Vì xã hội ngày càng phát triển do đó

để đáp ứng được yêu cầu đó hoàn thiện tổ chức lao động là điều tất yếu

Việc tổ chức lao động không hợp lý sẽ gây khó khăn trong quá trình làm việc, người lao động sẽ không có động lực làm việc, làm giảm hiệu quả trong quá trình hoạt động Từ đó khiến cho doanh nghiệp không thể cạnh tranh được trên thị trường Việc áp dụng các biện pháp hoàn thiện

tổ chức lao động có ý nghĩa rất lớn, về mặt kinh tế giúp nâng cao năng suất lao động, tăng cường hiệu quả sản xuất nhờ tiết kiệm những chi phí, hạn chế thời gian hao phí do quá trình tổ chức làm việc chính xác Ngoài ra nhờ tổ chức lao động tốt, cũng sẽ tiết kiệm được chi phí đầu tư

cơ bản vì vẫn đảm bảo tăng năng suất lao động dựa trên những công nghệ hiện có