Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

Ban lãnh đạo Công ty phải có sự chỉ đạo, yêu cầu phòng Tổ chức Nhân sự thực hiện nghiêmchỉnh, hoàn thiện công tác phân tích công việc và áp dụng các kết quả củaphân tích công việc để phụ

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-

INCONESS

Để phân tích công việc trở thành công cụ đắc lực của quản lý Nhân sựthì công tác này cần được thực hiện hoàn chỉnh và áp dụng hiệu quả Từ thựctrạng công tác phân tích công việc của Công ty PV-INCONESS, em xin mạnhdạn đưa ra một số kiến nghị sau nhằm hoàn thiện công tác này tại Công ty:

3.1 Kiến nghị về vai trò của Ban lãnh đạo Công ty và phòng Tổ chức Nhân sự

3.1.1 Kiến nghị về vai trò củaBan lãnh đạo Công ty

Ban lãnh đạo Công ty đóng vai trò quyết định trong công tác phân tíchcông việc Quan điểm, nhận thức của ban lãnh đạo cấp cao Công tyvề tầmquan trọng của phân tích công việc quyết định mức độ Công ty chú trọng, đầu

tư vào công tác này

Ban lãnh đạo Công ty PV-INCONESS cần thay đổi quan điểm nhìnnhận, nâng cao tầm hiểu biết, nhận thức của mình về phân tích công việc, cầnnắm rõ ảnh hưởng của công tác phân tích công việc tới sự thực hiện công việccủa từng nguời lao động, tới các công tác quản lý nhân sự của Công ty

Ban lãnh đạo Công ty phải quyết định có sự đầu tư hơn nữa về côngsức, thời gian, tài chính cho công tác phân tích công việc Ban lãnh đạo Công

ty phải có sự chỉ đạo, yêu cầu phòng Tổ chức Nhân sự thực hiện nghiêmchỉnh, hoàn thiện công tác phân tích công việc và áp dụng các kết quả củaphân tích công việc để phục vụ cho các công tác khác của hoạt động quản lýnhân sự của Công ty Ban lãnh đạo đề nghị mọi phòng, ban khác, mọi ngườilao động trong Công ty hợp tác, phối hợp và cùng tham gia thực hiện công tácphân tích công việc Ban lãnhđạo cần khuyến khích, tạo điều kiện cho mọi

người lao động, cho các phòng, ban khác hiểu rõ hơn về phân tích công việc

và tham gia, phối hợp chặt chẽ với phòng Tổ chức Nhân sự trong quá trìnhthực hiện phân tích công việc Ban lãnh đạo cần quản lý, đôn đốc, giám sátquá trình thực hiện phân tích công việc của Công ty

Khi Ban lãnh đạo thể hiện được vai trò của mình như trên, đó là mộttrong những điều kiện đảm bảo cho công tác phân tích công việc được tiếnhành tốt hơn, hiệu quả hơn

3.1.2 Kiến nghị về vai trò của phòng Tổ chức Nhân sự

Phân tích công việc là một trong những công tác quản lý nhân sự, nó lànhiệm vụ, trách nhiệm của phòng Tổ chức Nhân sự Phân tích công việc làmột công tác phức tạp, liên quan tới mọi công việc, mọi người lao động và tất

cả các phòng, ban trong Công ty Nó chỉ thực hiện được và thực hiện tốt khi

có sự phối hợp, cùng tham gia của các phòng, ban khác trong Công ty, nhưngvai trò chính phải thuộc về phòng Tổ chức Nhân sự Phòng Tổ chức Nhân sựphải khẳng định được vai trò trung tâm của mình trong phân tích công việc.Phòng Tổ chức Nhân sự có nhiệm vụ:

- Xác định trình tự tiến hành phân tích công việc

Trình tự tiến hành phân tích công việc ở các đợt khác nhau sẽ khácnhau, phòng Tổ chức Nhân sự phải xác định ở mỗi đợt thì phân tích công việc

có trình tự thực hiện cụ thể như thế nào

Với lần đầu tiên Công ty thực hiện công tác phân tích công việc thìphân tích công việc nên thực hiện theo trình tự như sau:

+ Xác định mục đích của phân tích công việc và các công việc cần phảiphân tích

+ Xây dựng mẫu cho văn bản phân tích công tích công việc và lựa chọncán bộ tham gia phân tích công việc, gồm cán bộ phân tích công việc vàngười cung cấp là những người lao động ở các phòng, ban khác

+ Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế các biểu mẫuthu thập thông tin.

+ Tiến hành thu thập thông tin

+ Xây dựng các văn bản phân tích công việc

+ Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ

Với những đợt tiếp theo Công ty thực hiện phân tích công việc thì mẫuvăn bản phân tích công việc đã được xây dựng và cán bộ phân tích công việc

đã được xác định, nên không cần thực hiện bước này Và nếu các biểu mẫuthu thập thông tin đã được xây từ đợt phân tích công việc trước còn phù hợpvới đợt phân tích công việc sau thì ở các đợt sau không nhất thiết phải thiết kếcác biểu mẫu thu thập thông tin khác

- Xác định mục đích của phân tích công việc và các công việc cần phảiphân tích

- Lựa chọn cán bộ phân tích công việc: Phòng Tổ chức Nhân sự cần cửmột nhân viên của phòng kiêm nhiệm công tác phân tích công việc, đó chính

là cán bộ phân tích công việc Công tác phân tích công việc của Công ty từ đó

về sau sẽ do cán bộ này phụ trách Cán bộ phân tích công việc phải thực hiệncác nhiệm vụ:

+ Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, thiết kế biểu mẫuthu thập thông tin

+ Tiến hành thu thập thông tin, giải thích cho người cung cấp thông tinhiểu rõ mục đích của việc thu thập thông tin, hướng dẫn họ cách thức cungcấp thông tin; kiểm tra, thẩm định lại tính chính xác, đầy đủ của thông tin

+ Viết các văn bản phân tích công việc

+ Gửi các văn bản phân tích công việc tới người lao động, người quản

lý các phòng, ban trong Công ty lấy ý kiến đóng góp Tập hợp các ý kiếnđóng góp lại, chỉnh sửa văn bản phân tích công việc cho hợp lý Gửi văn bản

đã được phê duyệt tới các phòng, ban, người lao động.

+ Định kỳ phải kiểm tra, rà soát lại tất cả các công việc trong Công ty

để kiểm tra sự phù hợp của các văn bản phân tích công việc với công việcthực tế

Ngoài ra, ở mỗi đợt phân tích công việc phòng Tổ chức Nhân sự cầnhuy động những người lao động khác cùng tham gia để cung cấp thông tin vàviết văn bản phân tích công việc

- Phòng Tổ chức Nhân sự phải tập huấn, đào tạo cho cán bộ tham giaphân tích công việc

- Tổ chức các cuộc họp, hội thảo(nếu cần) theo yêu cầu đặt ra trong quátrình thực hiện

- Đưa văn bản phân tích công việc vào sử dụng: áp dụng những thôngtin trong văn bản phân tích vào công tác quản lý nhân sự tại Công ty

Như vậy phòng Tổ chức Nhân sự lập kế hoạch, tổ chức thực hiện vàquản lý, điều phối toàn bộ quá trình thực hiện phân tích công việc

3.2 Kiến nghị về sự hợp tác của các phòng, ban khác trong Công ty

Các phòng, ban và mọi người lao động trong Công ty có ảnh hưởng rấtlớn tới công tác phân tích công việc Công tác phân tích công việc rất cần tinhthần ủng hộ, sự phối hợp thực hiện của tất cả các phòng, ban trong Công ty.Các phòng, ban khác và mọi người lao động cần có thái độ hợp tác, tạo điềukiện cho cán bộ phân tích công việc, phòng Tổ chức Nhân sự thực hiện nhiệm

vụ của mình, cần cung cấp đầy đủ, chính xác những thông tin liên quan đếncông việc theo yêu cầu của cán bộ phân tích công việc, tham gia vào việc viếtvăn bản phân tích, góp ý để hoàn thiện văn bản này Đặc biệt, bản tiêu chuẩnthực hiện công việc do chính các Trưởng phòng, ban thảo luận với người laođộng của phòng, ban mìnhđể viết ra Mỗi người lao động trong Công ty cần

áp dụng những văn bản phân tích công việc vào quá trình thực hiện công việc

của mình.

3.3 Kiến nghị về quy trình thực hiện phân tích công việc

Phòng Tổ chức Nhân sự phải xây dựng quy trình phân tích công việcphù hợp với thực tế của Công ty, các bước được xây dựng cụ thể và sắp xếp

rõ ràng, để giúp chính phòng Tổ chức Nhân sự và cán bộ phân tích công việcbiết mình phải làm những gì, theo trình tự nào, tránh cắt bước hay thực hiệnlộn xộn giữa các bước Đây là lần đầu tiên công tác phân tích công việc đượcthực hiện tại Công ty PV-INCONESS, theo em công tác nên được tiến hànhtheo trình tự các bước như sau:

3.3.1 Xác định mục đích củaphân tích công việc và công việc cần phân tích

Phòng Tổ chức Nhân sự cần xác định rõ mục đích của công tác phântích công việc, các thông tin trong văn bản phân tích công việcđược áp dụngvào công tác quản lý nhân sự cụ thể gì tại Công ty Từ mục đích của phân tíchcông việc giúp xác định loại thông tin liên quan đến công việc cần thu thập,mức độ chi tiết cần tìm hiểu của mỗi loại thông tin

Công ty PV-INCONESS mới được thành lập, công tác phân tích côngviệc lần đầu tiên được Công ty thực hiện vì vậy nên tiến hànhphân tích cho tất

cả các công việc trong Công ty và nhằm làm công cụ quản lý nhân sự nóichung, đặc biệt là phục vụ cho việc xây dựng hệ thốngđánh giá thực hiệncông việc, cho việc xây dựng bảng lương hay chocông tác nhân sự hiện tạiđang được Công ty thực hiện nhiều là tuyển dụng nhân sự

Phân tích công việc tại Công ty nên được tiến hành phân tích theo từngchức danh công việc Trước hết, phòng Tổ chức Nhân sự cần xác định hệthống chức danh công việc theo phòng, ban trong Công ty; sau đó tiến hànhđặt mã số cho từng chức danh công việc Việc đặt mã số cho chức danh côngviệc giúp tạo nên hệ thống dễ sử dụng, quản lý.Sau đây em xin ví dụ về bảng

hệ thống và đặt mã số chức danh công việc cho một số phòng, ban trong Công

ty PV-INCONESS:

Bảng 3.1: Bảng hệ thống các chức danh công việc

Mã số chức danh công việc gồm phần chữ và phần số Phần chữ là tênviết tắt của phòng, ban, gồm những chữ cái đầu tiên trong tên phòng, ban;phần số là số thứ tự của chức danh công việc trong phòng, ban

3.3.2 Xây dựng mẫu cho văn bản phân tích công việc và lựa chọn cán

Phòng Tổ chức Nhân

sự

Phó phòng tiền lương và chế độ chính sách TCNS-02

Phó phòng phụ trách nhân sự tại Ninh Bình TCNS-03Nhân viên tuyển dụng

và bảo hiểm xã hội TCNS-04Nhân viên nhân sự tại Ninh Bình TCNS-05

Nhân viên văn thư VPTH-09 Nhân viên hành chính VPTH-10 Nhân viên cấp dưỡng - tạp vụ VPHT-11 Nhân viên Lái xe VPTH-12 Nhân viên Hành chính điện nước VPTH-13

bộ tham gia phân tích công việc

Phòng Tổ chức nhân sự cần xây dựng mẫu trình bày chung cho văn bảnphân tích công việc của tất cả công việc trong Công ty, điều này tạo điều kiện

dễ dàng cho việc quản lý tài liệu và so sánh văn bản phân tích công việc giữacác công việc Phòng Tổ chức Nhân sự có thể thiết kế gộp ba văn bản phântích công việc: bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với ngườithực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, vào chung một văn bản có

tên là “Bảnmô tả công việc” (Xem phụ lục 3)

Cán bộ tham gia phân tích công việc gồm: cán bộ phân tích công việc

và những người lao động ở các phòng, ban khác đóng vai trò là người cungcấp thông tin

Phòng Tổ chức Nhân sự cần phải giao công tác phân tích công việc chomột người lao động trong phòng mình đảm nhiệm, đó chính là cán bộ phântích công việc, người này sẽ chuyên trách công tác phân tích công việc từ nay

về sau của Công ty Cán bộ phân tích công việc nên được chọn là người amhiểu về các công việc trong Công ty Hiện nay, sự hiểu biết về phân tích côngviệc của những người lao động trong phòng Tổ chức Nhân sự còn hạn chế, vìvậy người được chọn là cán bộ phân tích công việc cần được cử đi tham dựmột khoá học, khoá đào tạo để bồi dưỡng, nâng caokiến thức và kỹ năng.Theo em, công tác phân tích công việc nên được giao cho Phó phòng vềtiềnlương và chế độ chính sách đảm nhiệm

Người quản lý trực tiếp các phòng, ban và người lao động thực hiệncông việc sẽ là những người có trách nhiệm cung cấp các thông tin có liênquan đến công việc cần phân tích

3.3.3 Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế mẫu phiếu thu thập thông tin

Cán bộ phân tích công việc dựa trên những căn cứ lựa chọn phươngpháp thu thập thông tin để chọn phương pháp phù hợp nhất hoặc có thể sử

dụng kết hợp một số phương pháp khác nhau Đối với những loại lao độngkhác nhau nên sử dụng phương pháp thu thập thông tin khác nhau, cán bộphân tích công việc có thể tham khảo một số cách sau đây:

 Với lao động gián tiếp

Lao động gián tiếp thường có công việc thuộc về trí não, hoạt động laođộng không biểu hiện ra bên ngoài nhiều, để thu thập thông tin cán bộ phântích công việcnên áp dụng phương pháp bản câu hỏi hoặc phương pháp phỏngvấn

- Phương pháp bản câu hỏi

Cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu bản câu hỏi, phân phát bản câuhỏi tới những người lao động, hướng dẫn cách trả lời và yêu cầu họ trả lờimột cách đầy đủ, chính xác

Để thu thập được thông tin một cách đầy đủ và chính xác thông quabản câu hỏi,cán bộ phân tích công việc nên thiết kế bản câu hỏikhông quá dài,

có thể từ 4 đến 6 trang, phải tập trung vào những thông tin chính, đặt trọngtâm vào các thông tin cần nghiên cứu chi tiết Các câu hỏi được thiết kế thuậntiện cho người trả lời: đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời, câu trả lời ngắn gọn Bảncâu hỏi thường sử dụng câu hỏi lựa chọn hoặc câu hỏi mở

Khi các thông tin thu thập được từ không đầy đủ, rõ ràng, cán bộ phântích công việc phải thảo luận, trao đổi lại với người lao động

Em xin trình bày một mẫu bản câu hỏi (Xem phụ lục 4)

- Phương pháp phỏng vấn

Cán bộ phân tích công việc tiến hành phỏng vấn người thực hiện côngviệc hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp; có thể tiến hành phỏng vấn từngngười hoặc nhóm người thực hiện công việc để tiết kiệm thời gian Để phỏngvấn hiệu quả, cán bộ phân tích công việc phải có kỹ năng phỏng vấn Cán bộphân tích công việc cần:

+ Chuẩn bị sẵn câu hỏi phỏng vấn: cách đặt câu hỏi thích hợp, sắp xếpcâu hỏi hợp lý Phỏng vấn thường sử dụng câu hởi mở.

+ Chọn địa điểm phỏng vấn yên tĩnh, tránh bị người khác cắt ngang.+ Bước vào phỏng vấn, tạo bầu không khí thân mật, thoải mái, giảithích cho người được phỏng vấn về mục đích, tầm quan trọng của buổi phóngvấn, giới thiệu sơ qua về nội dung buổi phỏng vấn

+ Nêu các câu hỏi một cách rõ ràng, có thể hưóng dẫn, gợi ý cho ngườiđược phỏng vấnhiểu và trả lời đúng trọng tâm câu hỏi

Em xin trình bày một mẫu câu hỏi phỏng vấn (Xem phụ lục 5)

 Với lao động trực tiếp

Lao động trực tiếp thường cócông việc chân tay, hoạt động lao độngbiểu hiện nhiều ra ngoài nêndễ dàng quan sát được, cán bộ phân tích côngviệcnên sử dụng phương pháp quan sát để thu thập thông tin

Cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu phiếu quan sát, sau đó trựctiếp quan sát quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chépnhững thông tin cần thiết theo mẫu phiếu Khi quan sát, cán bộ phân tích côngviệc cần quan sát theo chu kỳ hoàn chỉnh của công việc

Một mẫu phiếu quan sát thường gồm các thông tin: các hoạt động củangười lao động; kết quả hoàn thành công việc về số lượng, thời gian; các mốiquan hệ trong công việc; phương tiện, máy móc, công cụ, dụng cụ sử dụng;điều kiện làm việc

Phương pháp quan sát tốn thời gian vì vào một thời điểm cán bộ phântích chỉ quan sát được một người lao động, nếu Công ty muốn tiết kiệm thờigian, chi phí có thể sử dụng phương pháp tự ghi chép Cán bộ phân tích thiết

kế sẵn các mục cần ghi chép cho người lao động, có thể tương tự phiếu quansát, người lao động tự ghi chép lại thông tin theo mẫu đó Với hai phương

pháp này nếu cán bộ phân tích có những thông tin chưa rõ, có những chỗ thắcmắc thì có thể trao đổi, thảo luận với người lao động để được giải đáp.

3.3.4 Tiến hành thu thập thông tin

Cán bộ phân tích công việc và các cán bộ tham gia công tác phân tíchcông việc cần phải được tập huấn trước về phương pháp thu thập, sau đóápdụng phương pháp đã chọn để thu thập các thông tin liên quan đến công việc

Trước khi tiến hành thu thập, cán bộ phân tích công việcgiải thích rõvai trò, mục đích của công tác phân tích công việc và việc thu thập thông tinvới người lao động, để nhận được sự ủng hộ, hợp tác cung cấp thông tin từ

họ Cán bộ phân tích cần hướng dẫn họ cách thức cung cấp thông tin, gợi ý họtrả lời câu hỏi (nếu cần thiết)

Cán bộ phân tích công việc xử lý: phân tích, tổng hợp, phân loại, sắpxếp các thông tin thu thập được Nếu thấy có thông tin chưa đầy đủ, rõ ràngthì cần có biện pháp bổ sung, điều chỉnh, như thảo luận với người cung cấpthông tin

3.3.5 Xây dựng các văn bản phân tích công việc

Khi đã có các thông tin cần thiết, cán bộ phân tích công việc cùng với

sự kếthợp của những người lao động, người quản lý các phòng, ban viết vănbản phân tích công việc hoàn chỉnh theo mẫu “BảnMô tả công việc” đã thiết

kế ở bước 1 Phần tiêu chuẩn thực hiện công việc,cán bộ phân tích công việckhông trực tiếp viết mà là các Trưởng phòng, ban viết trong sự phối hợpcủanhững người lao động ở phòng, ban mình Cán bộ phân tích công việc cótrách nhiệm hướng dẫn cách thức viết, giám sát quá trình viết của họ

Em xin trình bày“BảnMô tả công việc”mà em đã thử thiết kế cho một

số công việc tại Công ty:Thư ký Tổng Giám đốc, nhân viên Tuyển dụng lao

động, nhân viên Lễ tân(Xem phụ lục 6, 7 và 8)

Cán bộ phân tích công việc gửi “bản mô tả công việc” tới các Trưởng

phòng, ban và người lao động để lấy ý kiến đóng góp của họ Ai có ý kiến thì

đề xuất trực tiếp với cán bộ phân tích công việc hoặc phòng Tổ chức Nhân sự.Cán bộ phân tích công việc tập hợp tất cả các ý kiến đóng góp lại, dựa trên đósửa lại “bản mô tả công việc” cho hợp lý

Tiếp theo, Phòng Tổ chức Nhân sự tổ chức một buổi hội thảo với sựtham gia của Ban lãnh đạo cấp cao Công ty, Trưởng các phòng, ban để đưa rađánh giá, nhận xét và góp ý cho“bản mô tả công việc”; theo đó cán bộ phântích công việc sửa lại lần cuối để hoàn thiện “bản mô tả công việc”

Thời gian lấy ý kiến và chỉnh sửa “bản mô tả công việc” từ 3 – 5 ngàyhoặc một tuần, tuỳ khối lượng thực tế phát sinh

Sau khi hoàn thiện “bản mô tả công việc”, Trưởng phòng Tổ chứcNhân sự sẽ phê duyệt và trình Tổng Giám đốc ký duyệt Cán bộ phân tíchcông việc gửi “bản mô tả công việc” đã được Tổng Giám đốc ký duyệttới cácphòng, ban liên quanvà lưu lại Phòng Tổ chức Nhân sự

3.3.6.Đưa vào sử dụng và cập nhật định kỳ

Mỗi phòng, ban và người lao động phải áp dụng “bản mô tả công việc”vào quá trình thực hiện công việc của mình; phòng Tổ chức Nhân sự thì sửdụng cho những mục đích đã xác định từ bước 2

“Bản mô tả công việc” phải đảm bảo luôn chính xác và phù hợp vì nóảnh hưởng đến các hoạt động nhân sự khác tại Công ty Định kỳ cán bộ phântích công việc cần phải kiểm tra, rà soát lại các công việc, để đảm bảo nhữngthông tin trong “bản mô tả công việc” phản ánh đúng công việc hiện tại

Hiện nay công việc được thiết kế theo xu hướng mở rộng hơn, linhhoạt, sự thay đổi trong công việc diễn ra thường xuyên hơn, nên Công ty cóthể định kỳ hai năm kiểm tra, rà soát các công việc một lần để kịp thời cónhững thay đổi, cập nhật phù hợp với thực tế công việc

3.4 Kiến nghị về việc ứng dụng văn bản phân tích công việc vào

công tác quản lý nhân sự tại Công ty PV-INCONESS

Phân tích công việc nhằm phục vụ hoạt động quản lý nhân sự, vì vậyđiều quan trọng là phải áp dụng hiệu quả văn bản phân tích công việc vàohoạt động này, có như vậy thì mới biến phân tích công việc trở thành công cụcủa quản lý nhân sự Phân tích công việc không có ý nghĩa khi các văn bảncủa nó được xây dựng nên nhưng không được sử dụng

3.4.1 Ứng dụng vào kế hoạch hoá nguồn nhân lực

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, dự kiến cầu nhânlực, cung nhân lực, từ đó lập kế hoạch để cân đối giữa cung và cầu nhân lực

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng, giúp Công ty chủ độnghơn, có biện pháp đảm bảo phù hợp cả về số lượng và chất lượng lao động.Công ty PV-INCONESS cần xây dựng kế hoạch nhân lực cụ thể cho từng giaiđoạn dài, trung, ngắn hạn, chứ không phải là những kế hoạch nhân sự ngắnhạn và chung chung, như hiện nay

Từ kế hoạch sản xuất - kinh doanh, Công ty xác định khối lượng côngviệc cần thực hiện Thông tin trong văn bản phân tích giúp Công ty xác địnhbản chất của các công việc cần kế hoạch, yêu cầu của công việc đối với ngườilao động để họ hoàn thành công việc đóvà tiêu chuẩn hoàn thành công việc

Đó là cơ sở để Công ty dự đoán cầu nhân lực: số lượng, chất lượng lao độngcần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất - kinh doanh

3.4.2 Ứng dụng vào tuyển mộ, tuyển chọn nhân sự

Tuyển dụng lao động có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng lao độngcủa tổ chức, bất kỳ một tổ chức nào cũng đều muốn tuyển dụng đúng người.Muốn vậy, tuyển dụng phải được thực hiện tốt từ quá trình tuyển mộ đếntuyển chọn

Khi có nhu cầu tuyển mộ lao động ở vị trí công việc nào thì Công ty lấynhững thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu của công việc đối với

người lao động trong văn bản phân tích để đưa vào thông báo tuyển mộ Đó làcăn cứ để các ứng viên hiểu rõ về công việc và xác định xem mình có phù hợpvới vị trí đang tuyển hay không, có nộp hồ sơ xin việc hay không Điều nàygiúp Công ty sàng lọc được ngay những ứng viên không đạt yêu cầu trongquá trình tuyển mộ, nhưng không vì thế mà số ứng viên nộp hồ sơ ít đi Điều

đó chỉ thêm khẳng định rằng Công ty làm việc chuyên nghiệp, tuyển dụngdựa trên những căn cứ rõ ràng, đảm bảo độ chính xác, tạo ra ấn tượng ban đầutốt đẹp đối với ứng viên về Công ty

Các thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đốivới người thực hiện là cơ sở giúp Công ty xác định các tiêu thức, tiêu chí cụthể, hợp lý, chính xác để đánh giá, sàng lọc ứng viên qua các bước của tuyểnchọn Đồng thời nó cũng giúp xác định với loại công việc, người lao động nàonên thi, phỏng vấn theo hình thức nào, đặt ra những câu hỏi trong đề thi vàphỏng vấn như thế nào cho phù hợp

3.4.3 Ứng dụng vào bố trí nhân lực

- Định hướng nhân lực: các thông tin trong văn bản phân tích được đưavào một chương trình định hướng giúp lao động mới vào Công ty hoặc laođộng được bố trí vào một vị trí công việc mới biết mình cần phải thực hiệnnhững nhiệm vụ, trách nhiệm gì, quyền hạn như thế nào, điều kiện làm việc rasao, kết quả thực hiện công việc cần đạt được Từ đó giúp họ chủ động trongcông việc, rút ngắn thời gian làm quen với công việc

- Với bố trí lại lao động: Văn bản phân tích giúp Công ty bố trí laođộng thích hợp, sắp xếp đúng người, đúng việc, giúp Công ty sửa chữa nhữngsai sót trong bố trí lao động trước đây của mình Dựa trên sự so sánh giữangười lao động hiện tại và công việc mà họ thực hiện với thông tin trong vănbản phân tích để Công ty bố trí lại họ vào những vị trí thích hợp hơn

3.4.4 Ứng dụng vào đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá thực hiện công việc là đánh giá tình hình thực hiện công việccủa mỗi người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn thực hiệncông việc đã được xây dựng trước Đánh giá thực hiện công việc là cơ sở chohoạt động đào tạo và phát triển nhân lực, thù lao, khen thưởng, thăng tiến, kỷluật , nó ảnh hưởng đến sự thực hiện công việc, thái độ làm việc của ngườilao động Vì vậy Công ty PV-INCONESS cần phải xây dựng cho mình một

hệ thống đánh giá thực hiện công việc chính xác, công bằng

Để xây dựng được hệ thống đánh giá thực hiện công việc, Công ty phảithiết lập hệ thống “các tiêu chuẩn thực hiện công việc” và các tiêu thức đánhgiá trong phương pháp đánh giá Các thông tin về công việc trong văn bảnphân tích công việc giúp Công ty xây dựng nên hệ thống tiêu thức, tiêu chíđánh giá, như về khối lượng, chất lượng, thời gian, hành vi, thái độ trong thựchiện công việc Các tiêu chuẩn thực hiện công việc trong văn bản phân tíchcông việc là mốc chuẩn trong thực hiện công việc, dựa trên đó Công ty đolường thực tế thực hiện công việc của người lao động Các tiêu chuẩn thựchiện công việc của hệ thống đánh giá được xây dựng từ những thông tin trongvăn bản phân tích đảm bảo sự đầy đủ, hợp lý và khách quan

3.4.5 Ứng dụng vào thù lao lao động

Sự công bằng trong thù lao là yếu tố chính quyết định tới sự hài lòngtrong công việc, ảnh hưởng tới thực hiện công việc của người lao động, Công

ty PV-INCONESS cần xây dựng cho mình một hệ thống thù lao đảm bảocông bằng, chính xác

Giá trị công việc là yếu tố cơ bản để xây dựng hệ thống thù lao củaCông ty Để có thể thực hiện một chương trình đánh giá công việc có hệthống thì Công ty cần có các văn bản phân tích công việc được viết một cáchchi tiết, đầy đủ, chính xác Dựa vào những thông tintrong văn bản phân tíchcông việc, Công ty phân tích và xác định: mức độ quan trọng, phức tạp của

những nhiệm vụ, trách nhiệm trong công việc, những yêu cầu đối với ngườilao động, điều kiện lao động ; từ đó xác định giá trị của công việc.

Sau khi đã xác định được giá trị các công việc, Công ty tiến hànhxácđịnh cácngạch tiền lương/tiền công và ấn định khoảng tiền lương/tiền côngcho từng ngạch Để khuyến khích người lao động thực hiện công việc tốt hơn,Công ty chia ngạch lương thành các bậc lương với hệ số tăng lương luỹ tiến

3.4.6 Ứng dụng vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiện nay được các tổchức ngày càng quan tâm vì chất lượng nguồn nhân lực đã trở thành lợi thếcạnh trạnh của tổ chức; hoạt động đào tạo, phát triển nguồn nhân lực là hoạtđộng giúp Công ty duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của mình

Xác định nhu cầu đào tạo là xác định vị trí công việc, số lượng người,kiến thức, kỹ năng cần đào tạo Công ty so sánh giữa thực tế thực hiện côngviệc của người lao động với tiêu chuẩn thực hiện trong văn bản phân tích đểxác định xem người lao động có hoàn thành công việc hay không, nếu khôngcần xác định xem nguyên nhân là do đâu Nếu nguyên nhân do trình độ ngườilao động không đáp ứng đòi hỏi của công việc thì cần có biện pháp đào tạongười lao động Công tytiến hành so sánh giữa kiến thức, kỹ năng thực tếngười lao động có với các yêu cầu người lao động cần có trong văn bản phântích, từ đó xác định ra những kiến thức, kỹ năng còn thiếu của người laođộng, hoặc xác định sự chênh lệch, khoảng cách giữa thực tế và yêu cầu, đểCông ty có biện pháp đào tạo bổ sung, nâng cao cho người lao động

3.4.7 Ứng dụng vào kỷ luật lao động và an toàn lao động

Các văn bản phân tích là cơ sở để Công ty xây dựng nên các điềukhoản quy định về hành vi của người lao động trong quá trình làm việc, như:tiêu chuẩn thực hiện công việc về số lượng, chất lượng mà người lao động cầnđạt được, thời gian làm việc

Các thông tin về điều kiện làm việcnêu trong văn bản phân tích giúpCông ty có những biện pháp đảm bảo vệ sinh, an toàn chongười lao động nhưcải thiện điều kiện làm việc, cung cấp các phương tiện bảo hộ lao động,tránhcác yếu tố nguy hiểm, có hại cho sức khoẻ người lao động.

Như vậy, kết quả của phân tích công việc – các văn bản phân tích côngviệc – có thể được Phòng Tổ chức Nhân sự áp dụng vào rất nhiều các hoạtđộng quản lý nhân sự khác, nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lýnhân sự nói chung tại Công ty

Kết luận

Việt Nam đã gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), nền kinh

tế Việt Nam đang hội nhập sâu sắc với nền kinh tế thế giới, điều đó đặt ra chomỗi doanh nghiệp trong nước những yêu cầu mới, sức ép cạnh tranh giữa cácdoanh nghiệp Việt Nam với các doanh nghiệp nước ngoài ngày càng gay gắthơn Các doanh nghiệp của chúng ta đang đứng trước cả những cơ hội vàthách thức lớn khi tham gia vào sân chơi quốc tế Để có thể phát triển đượctrong một môi trường như thế, nguồn nhân lực trong doanh nghiệp đóng vaitrò vô cùng quan trọng

Các doanh ngiệp hiện nay đều đã nhận thức được tầm quan trọng củahoạt động quản lý nhân sự đối với mình Phân tích công việc là công cụ cơbản của quản lý nhân sự, nó tác động đến mọi công tác khác của quản lý nhân

sự Muốn hoạt động quản lý nhân sự đạt hiệu quả thì công tác phân tích côngviệc phải được hoàn thiện

Tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS, công tác phân tích côngviệc chưa được Công ty quam tâm, đầu tư đúng mức; công tác này còn chứađựng nhiều tồn tại, bất cập và đã có những ảnh hưởng không tốt tới hoạt độngquản lý nhân sự nói chung của Công ty Hy vọng rằng trong thời gian ngắn tớicông tác phân tích công việc của Công ty sẽ có những thay đổi tích cực, tạomột trong những cơ sở vững chắc để Công ty phát triển vững bền

PHỤ LỤC

Phụ lục 1 Báo cáo công tác tổ chức và nhân sự năm 2007

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PV-INCONESS CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày _ tháng 12 năm 2007

BÁO CÁO CÔNG TÁC TỔ CHỨC

VÀ NHÂN SỰ NĂM 2007

KÍNH GỬI: TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY

Kết thúc năm dương lịch 2007, Phòng TCNS báo cáo Tổng Giám đốc công tác tổ chức và nhân sự năm 2007:

I/ CÁC SỐ LIỆU CƠ BẢN THỰC HIỆN NĂM 2007:

1 Công tác lao động: Lao động cuối kỳ 122 người

2 Công tác tiền lương:

3 Công tác BHXH: 30 CBCNV tham gia BHXH, trung bình mỗi quý tăng 8

4 Chi phí khác:

Trang phục bảo hộ lao động và đồng phục cho bảo vệ là: 44.660.000 đồng

Tổng chí phí về chế độ chính sách cho người lao động năm 2007 là:

2.831.375.963 đồng II/ CÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÂN SỰ:

1 Công tác tổ chức: Phòng TCNS đang tiếp tục phối hợp với các phòng ban

để kiện toàn bộ máy tổ chức; quy định chức năng nhiệm vụ cho các bộ phận, phòng ban cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty.

2 Công tác nhân sự:

- Công tác đánh giá cán bộ: Chưa triển khai thực hiện

- Sắp xếp, điều chuyển CBCNV: Thực hiện chưa rõ nét

- Công tác tuyển dụng:

+ Thuận lợi: Công ty có điều kiện cơ sở vật chất tốt đồng thời là Chủ đầu tư của

2 Dự án lớn cho nên có nhiều thuận lợi trong việc thu hút các ứng viên đến với Công ty.

+ Khó khăn: Nhân sự của Công ty trong năm 2007 không ổn định cho nên cũng gặp nhiều khó khăn trong công tác tuyển dụng nhân sự.

II/ KẾ HOẠCH NĂM 2008:

Căn cứ vào tiến độ thực hiện công việc chung của hai Dự án của Công ty.

Năm 2008, Phòng TCNS tập trung vào các công việc chính là kiện toàn nhân sựđối

với các đối tượng là cán bộ quản lý, lao động phổ thông để thực thi 2 Dự án

Xây dựng kế hoạch đào tạo và tuyển dụng chi tiết đối với lao động là con em địa phương của vùng dự án đối với từng thời điểm cụ thể.

Trên đây là báo cáo công tác thực hiện năm 2007

Kính đề nghị Tổng Giám đốc cho ý kiến góp ý và chủ trương chỉ đạo để Phòng thực hiện nhiệm vụ được tốt hơn./.

TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ

Bùi Mạnh Hiếu

Phụ lục 2 Kế hoạch nhân sự năm 2008

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PV-INCONESS CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày _ tháng 01 năm 2008

KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG, ĐÀO TẠO NHÂN SỰ

VÀ TỔNG CHI PHÍ TIỀN LƯƠNG VÀ CHẾ ĐỘ CHÍNH SÁCH CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG NĂM 2008

KÍNH GỬI: TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY

Căn cứ vào kế hoạch chung của Công ty năm 2008, Phòng TCNS lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự và tổng quỹ tiền lương năm 2008 như sau:

A/ KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG:

Kế hoạch tuyển dụng như sau:

1 Lao động quản lý và Lao động chuyên môn nghiệp vụ: Tiếp tục thực hiện theo nhu cầu quản lý thực tế

2 Công nhân kỹ thuật và lao động phổ thông: Riêng công nhân kỹ thuật và lao động phổ thông được lập thành kế hoạch, xây dựng chiến lược tổng thể để thực thi Dự án.

I/ VỊ TRÍ TUYỂN DỤNG:

- Nhân viên bảo vệ

- Công nhân xây dựng.

- Công nhân trồng cỏ, chăm sóc cỏ sân golf.

- Công nhân vận hành các loại máy trên sân golf (máy rắc cát, máy cắt cỏ, );

- Công nhân điện, nước công nhân lái xuồng

- Nhân viên phục vụ: Nhặt bóng sân golf (caddie)

- Nhân viên phục vụ khác: Nhân viên lễ tân, nhân viên thu ngân

II/ MỤC ĐÍCH:

- Tạo công ăn việc làm cho người dân vùng Dự án.

- Chuyển đổi cơ cấu việc làm từ nông nghiệp sang dịch vụ.

III/ SỐ LƯỢNG TUYỂN DỤNG:

Tuyển dụng dần dần căn cứ vào tình hình thực tế của công việc (Theo kế

hoạch T4/2008 xong 9 lỗ Golf đầu tiên đưa vào khai thác sử dụng).

Đợt 1 (Từ 01/01/2008 đến 30/4/2008): Dự kiến 60 người.

Đợt 2: (Từ 01/5/2008 đến hết 31/12/2008):Dự kiến 100 người.

IV/ ĐỐI TƯỢNG ĐƯỢC ƯU TIÊN TUYỂN DỤNG TRƯỚC:

1 Con, em các CBCNV có đất thuộc diện giải phóng, đền bù thuộc 4 xã:

- Xã Yên Thành, Yên Thắng, Yên Đồng huyện Yên Mô, tỉnh Ninh Bình

- Xã Đông Sơn, Phường Trung Sơn, Thị xã Tam Điệp, tỉnh Ninh Bình.

2 Con, em gia đình chính sách: Thương binh, liệt sỹ.

3 Lao động đã qua đào tạo (có chứng chỉ, bằng nghề, bằng cấp khác )

V/ YÊU CẦU TUYỂN DỤNG:

- Có sức khoẻ, có tư cách đạo đức tốt.

- Cần cù, chăm chỉ, chịu khó Ý thức trách nhiệm trong công việc cao.

- Tuổi đời: Trên 18 tuổi.

VI/ HÌNH THỨC TUYỂN DỤNG:

Vòng 1: Nộp hồ sơ: Căn cứ vào hồ sơ, Công ty sẽ lựa chọn đối tượng ưu tiên

và sắp xếp lịch phỏng vấn.

Vòng 2 Phỏng vấn: Sau khi phỏng vấn nếu đạt yêu cầuthì thử việc

Vòng 3: Thử việc: Thử việc trong vòng 6 ngàyđối với lao động phổ thông.

Sau khi thử việc nếu đạt yêu cầu thì người lao động sẽ được tuyển dụng chính thức.

V/ CÁC CÔNG TY THÀNH VIÊN SỦ DỤNG LAO ĐỘNG:

1 Công ty THHH Phát triển vật nuôi và cây trồng.

2 Công ty CP Xây dựng và phát triển hạ tầng Đồng Thái

3 Công ty TNHH Golf Đất Mẹ

B/ KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO:

Kế hoạch đào tạo như sau:

1 Lao động quản lý và lao động chuyên môn nghiệp vụ Đào tạo và thăm quan khảo sát tại nước ngoài, thăm quan mô hình quản lý các Dự án Sân Golf khác; Tham gia các khoá đào tạo ngắn hạn, đào tạo tại chỗ

2 Nhân viên phục vụ sân golf, nhân viên lễ tân: Lựa chọn lao động có kinh nghiệm tại Sân golf khác để đào tạo lại, đào tạo tại chỗ; Phối hợp với các Trường dạy nghề để đào tạo nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ (lựa chọn hình thức ký kết hợp đồng đào tạo)

3 Nhân viên bảo vệ: Phối hợp với các Công ty vệ sỹ chuyên nghiệp để đào tạo đội ngũ bảo vệ nề nếp, chính quy, văn minh và lịch sự

C/ CHI PHÍ VỀ TỔNG QUỸ LƯƠNG VÀ CHẾ ĐỘ KHÁC

2 Chi phí về quỹ lương năm 2008: 7.481.730.000đ

(Bảng kê kèm theo – Riêng chi phí cho Nhân viên trực tiếp thi công khu nhà

C, nhà Câu lạc bộ không tính vào chi phí của PV-INCONESS)

Trong đó:

- Lương cho lao động quản lý: 3.604.438.000đ

- Lương cho chuyên gia nước ngoài: 1.320.000.000đ

- Chi phí BHLĐ, ATLĐ; Chi phí về đồng phục cho nhân viên (bảo vệ,

Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Chức danh công việc: Mã số công việc: Phòng/Ban: Nơi làm việc: Báo cáo cho:

Số người dười quyền (nếu có): Người thay thế khi vắng mặt (nếu có):

 Các mối quan hệ trong thực hiện công việc

- Trong Công ty:

- Ngoài Công ty:

 Điều kiện làm việc

- Môi trường làm việc:

- Thời gian làm việc:

- Phương tiện, máy móc, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ sử dụng:

 Yêu cầu của công việc đối với người thực hiện

- Hiểu biết, kiến thức:

- Kỹ năng:

- Trình độ đào tạo: