Cơ sở lý luận về hệ thống đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo l

Cơ sở lý luận về hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

I.1- Các khái niệm cơ bản.

I.1.1- Khái niệm công việc

Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động

Công việc có thể coi là kết quả của sự phân chia lao động trong nội bộ tổ chức, với mỗi một cá nhân hay một nhóm đảm nhận một công việc cụ thể, phù hợp với trình độ chuyên môn tay nghề của từng người, từng nhóm lao động Công việc là một đơn vị mang tính tổ chức nhỏ nhất trong một công ty

Công việc là cơ sở để các doanh nghiệp tổ chức quản lý Với mỗi một công việc cụ thể là một hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện bởi một người họăc một nhóm lao động Một công ty có nhất nhiều công việc, nên cũng cần rất nhiều người Để Doanh nghiệp có thể hoạt động tốt thì buộc các doanh nghiệp phải tổ chức quản lý tốt việc sản xuất kinh doanh Điều đó sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển

Công việc ảnh hưởng trực tiếp tới người lao động: Người lao động vào doanh nghiệp họ phải bỏ ra thể sức, trí lực để làm việc với mục đích là kiếm tiền để trang trải cho cuộc sống Số tiền này được các doanh nghiệp trả cho người lao động dưới hình thức tiền lương, tiền thưởng Ngoài ra người lao động làm việc tốt để đạt được sự thoả mãn công việc

I.1.2- Khái niệm thực hiện công việc.

Thực hiện công việc và việc người lao động vận dụng các yếu tố sức khoẻ, kinh nghiệm, hiểu biết…kết hợp với máy móc, công nghệ để làm ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường

Trong con người luôn tồn tại một nguồn năng lượng nuôi sống cơ thể, nguồn năng lượng này có được nhờ việc ăn uống và người lao động cần phải rèn luyện cho mình một sức khoẻ để duy trì sự sống Làm việc chính là một hoạt động để tăng sức khoẻ cho cơ thể Chính vì vậy con người đã vận dụng những cái vốn có của cơ thể kết hợp với máy móc để thực hiện quá trình sản xuất đem lại những sản phẩm thoả mãn nhu cầu hang ngày của con người

Việc thực hiện công việc phải dựa trên các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Hai bản này sẽ giúp cho người lao động định hình được công việc họ cần phải làm và các yêu cầu thực hiện công việc

I.2- Hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

I.2.1- Khái niệm hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động

Bất kỳ một tổ chức nào cũng vậy việc đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quản trị nhân lực quan trọng và luôn luôn tồn tại trong tổ chức Nếu một tổ chức không tiến hành việc đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức ắt sẽ dẫn đến việc quản lý không hiệu quả, các quyết định nhân sự không đúng đắn, không tạo động lực cho người lao động, công việc ì trệ…Điều đó tất yếu sẽ dẫn tới việc phá sản của doanh nghiệp

Đánh giá thực hiện công việc phục vụ các mục tiêu quản lý, tác động tới người lao động và tổ chức Nếu doanh nghiệp tổ chức đánh gia thực hiện công

việc thì các nha quản lý sẽ thấy được những thông tin cần thiết về tình hình thực hiện công việc của người lao động từ đó có những quyết định nhân sự đúng đắn Đánh giá thực hiện công việc tác động cả tới người lao động và tổ chức Nếu đánh giá đúng sẽ thúc đẩy người lao động hăng say làm việc điều đó sẽ có lợi cho doanh nghiệp Nếu đánh giá sai sẽ gây tâm lý cho người lao động, từ đó làm ảnh hưởng tới niềm tin của họ và họ sẽ làm việc không đúng với thực lục của họ

I.2.2- Cấu trúc hệ thống đánh giá công việc

Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc thông thường bao gồm 3 yếu

tố là:

 Các tiêu chuẩn thực hiện công việc

 Đo lường sự thực hiện công việc

 Thông tin phản hồi

Các yếu tố này có quan hệ mật thiết với nhau, và cùng tạo nên một hệ thống đánh giá thực hiện công việc hoàn chỉnh

Đánh giá thực hiện công việc Thông tin phản hồi Thực tế thực hiện công việc

Đo lường sự thực hiện công việc

Tiêu chuẩn thực hiện công việc

Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu

của đánh giá thực hiện công việc.

I.2.2.1- Các chỉ tiêu/tiêu chuẩn thực hiện công việc.

Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí để thực hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt số lượng và chất lượng

Mỗi một doanh nghiệp đều xây dựng cho mình một bản tiêu chuẩn thực hiện công việc riêng và cách thể hiện có thể giống nhau hoặc khác nhau Cách thể hiện có thể là bằng miệng, bằng các điều khoản nhưng chủ yếu là bằng các văn bản Tuy nhiên, với tất cả các doanh nghiệp bản tiêu chuẩn cần được xây dựng một các hợp lý và khách quan, phản ánh được các kết quả và hành vi

Đối với các công việc sản xuất, tiêu chuẩn chủ yếu của thực hiện công việc chính là các mức lao động Nghĩa là các tiêu chuẩn này đánh giá chủ yếu vào mức số lượng sản phẩm hoàn thành, chất lượng sản phẩm, khối lượng công việc hoàn thành…Và các mức tiêu chuẩn này thường gắn liền với hệ thống khuyến khích sự thực hiện vượt mức, có thể là các chương trình khen thưởng, trả công theo khối lượng sản phẩm hoàn thành

Bảng 1: Ví dụ

(nguồn: công ty sứ Hải Dương)

Tuy nhiên bản tiêu chuẩn phải cho thấy những gì người lao động phải làm, làm như thế nào và kết quả phải như thế nào Các tiêu thức phải được xây dựng sao cho phù hợp với đặc điểm công việc mà người lao động đảm nhận Tránh trường hợp các tiêu chuẩn không phù hợp với khả năng làm việc của người lao động như về khối lượng công việc hoàn thành, tiêu chuẩn chất lượng

Đối với các công việc quản lý và chuyên môn nghiệp vụ, việc xác định các tiêu chuẩn thực hiện công việc thường khó hơn Ngoài việc xác định các tiêu chuẩn thông qua định lượng số lượng chúng ta còn có thể xác định các tiêu thức thông qua các tiêu chí đánh giá của doanh nghiệp hoặc của khách hang

Bảng 2: Ví dụ

Tiêu chuẩn thực hiện công việc của nhân viên sản xuất bát Gốm sứ Hải

Dương

(Trong 1 tháng)

 Hoàn thành 1500 sản phẩm

 Sản phẩm đạt tiêu chuẩn chiếm 98%

 Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc

 Không làm hao hụt quá 1% số lượng bát được giao

 Có ý thức giữ gìn tài sản Công ty

Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc được sử dụng rất nhiều trong các chức năng nguồn nhân lực như: trong lập kế hoach nguồn nhân lực, tuyển mộ, tuyển chọn…Trong đánh giá thực hiện công việc thì bản tiêu chuẩn có thể được

dử dụng để xác định các tiêu thức và mục đích thực hiện công việc mà căn cứ vào đó người lao động được đánh giá

I.2.2.2- Các phương pháp đo lường.

Đây là một yếu tố trung tâm trong hệ thống đánh giá Đó chính là việc đưa ra các đánh giá có tính quản lý về mức độ “tốt hay kém” về việc thực hiện công việc của người lao động trong suất quá trình họ làm việc Các tổ chức, doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một công cụ đo lường tốt và nhất quán sao cho tất cả mọi người quản lý đều được duy trì được những tiêu chuẩn đánh giá có thể so sánh được

Để đo lường được sự thực hiện công việc của người lao động thì đòi hỏi

tổ chức phải xác định được cái gì cần được đo lường trong công việc của người lao động và đo bằng những tiêu thức nào Các tiêu thức có thể là số lượng, hành

vi thực hiện công việc của người lao động, thái độ làm việc của người lao động

I.2.2.3- Thông tin phản hồi.

Tiêu chuẩn thực hiện công việc của nhân viên phục vụ bàn

(Trong 1 tháng)

 Trang phục làm việc phải đúng với quy định của Nhà hang

 Không được quá 2% số khách hang phàn nàn về cách phục vụ của bản thân

 Không làm đổ vỡ quá 1% số bát, đĩa, ly…

 Có ý thức giữ gìn tài sản nhà hàng

Có thể thực hiện một lần khi việc đánh giá thực hiện công việc kết thúc hoặc có thể thực hiện công việc nhiều lần trong suất quá trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, điều này phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm của công việc

Ngoài ra một số công ty còn có hòm thư góp ý, đây chính là một trong những cách để người lao động có thể phản ánh gián tiếp những việc cảm thấy chưa hài long về công tác đánh giá Thông thường những người lao động thường dung cách này để phản ánh, vì theo cách này các nhà quản lý không thể biết được ai đã viết, nên không gây tâm lý lo lắng cho người lao động

Thông tin phản hồi sẽ giúp cho các nhà quản lý biết được mức độ chính xác của kết quả đánh giá, từ đó sẽ có những giải pháp nhằm cải thiện lại hệ thống đánh giá cũng như quy trình đánh giá thực hiện công việc của công ty

I.3- Tiến trình tiến hành đánh giá thực hiện công việc.

I.3.1 Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá

Việc thiết kế và lựa chọn phương pháp đánh giá phải phụ thuộc vào mục đích của đánh giá, tính chất, đặc điểm của công việc từ đó thiết kế nội dung cho phù hợp

Các nhà quản lý cần nắm rõ được đặc điểm công việc,mặt hang sản xuất kinh doanh của công ty để từ đó lựa chọn những phương pháp thích hợp, từ đó xây dựng những tiêu chí đánh giá cho phù hợp với đặc điểm, tính chất của công việc

Có rất nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc

 Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ

Theo phương pháp này người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá về sự thực hiện công viêc của đối tượng đánh giá dựa trên ý kiến chủ quan của mình theo một thang đo từ thấp đến cao

Ưu điểm của phương pháp: phương pháp này tương đối đơn giản, không phức tạp, dễ hiểu, dễ sử dụng… Kết quả đánh giá của một công nhân có thể

đem so sánh với các công nhân khác thông qua các điểm số, điều ấy sẽ giúp các nhà quản lý có các quyết định trong quản lý tốt nhất

Nhược điểm của phương pháp: Việc sử dụng các thang đo đồ hoạ cũng dễ

bị ảnh hưởng bởi nhiều lỗi do chủ quan của người đánh giá như lỗi thiên vị, thành kiến, định kiến, xu hướng trung bình…dẫn đến việc đánh giá không chính xác Mặt khác các tiêu thức đánh giá không phù hợp hay không sát với công việc sẽ dẫn đến việc các tiêu thức này bù cho tiêu thức khác và kết quả đánh giá

sẽ sai Vì vậy cần đánh giá đúng tầm quan trọng tương đối của mỗi tiêu thức cần được xem xét cẩn thận và có thể cho chúng các trọng số thích hợp

Bảng 3: Mẫu phiếu đánh giá 1

Phiếu đánh giá

Tên nhân viên:

Chức danh công việc:

Bộ phận:

Tên người đánh giá:

Ngày đánh giá:

sắc

bình

Ghí chú:

Chữ ký người đánh giá Chữ ký người giám sát

Phiếu đánh giá

Họ tên công nhân:

Công việc:

Bộ phận công tác:

Đánh giá từ ngày… đến ngày…

Khối lượng công việc hoàn thành  Tốt

 Trung bình

Chất lượng thực hiện công việc  Tốt

 Trung bình

Hành vi, tác phong công việc  Tốt

 Trung bình

 Trung bình

Ghi chú:

Chữ ký người đánh giá Chữ ký người giám sát

Bảng 4: Mẫu phiếu đánh giá 2

 Phương pháp ghi chép sự kiện quan trọng.

Theo phương pháp này thì các cán bộ quản lý, người đánh giá cần phải ghi lại những mặt tốt và mặt xấu trong quá trình làm việc của công nhân theo từng yếu tố của công việc Từ những tài liệu ghi chép đó kết hợp với các yếu tố khác để đánh giá kết quả thực hiện công việc của công nhân

Ưu điểm của phương pháp: Từ những ghi chép có thể chỉ cho người lao động những sai phạm của họ để họ có thể sửa sai và đồng thời khuyến khích những mặt tích cực mà người lao động đạt được

Nhược điểm của phương pháp: Đòi hỏi tốn nhiều thời gian và đôi khi gây không khí không thoải mái cho người lao động vì họ luôn nghĩ là có người giám sát họ

Theo phương pháp này thì các cán bộ quản lý, người đánh giá cần phải ghi lại những mặt tốt và mặt xấu trong quá trình làm việc của công nhân theo từng yếu

tố của công việc Từ những tài liệu ghi chép đó kết hợp với các yếu tố khác để đánh giá kết quả thực hiện công việc của công nhân

Phiếu đánh giá

Tên công nhân:

Chức danh công việc:

Bộ phận:

Tên người đánh giá:

Thời gian đánh giá từ… đến …

Ghi chú

Chữ ký người đánh giá Chữ ký người giám sát

Bảng 5: Mẫu phiếu đánh giá 3

 Phương pháp so sánh

Theo phương pháp này thì người lao động này sẽ so sánh với người lao động khác về các tiêu thức cũng như tình hình thực hiện công việc của từng người Có một số phương pháp so sánh chính như sau:

 Phương pháp xếp hạng: Theo phương pháp này các nhân viên được xếp hạng từ thấp đến cao theo mức độ hoàn thành công việc của từng người

 Phương pháp phân phối bắt buộc: Theo phương pháp này thì người đánh giá sẽ có một chỉ tiêu sẵn và người đánh giá phải phân loại các nhân viên theo đúng các chỉ tiêu đó theo một tỷ lệ nhất định Theo phương pháp này

sẽ hạn chế được việc mắc lỗi xu hướng trung bình hay quá dễ dãi hoặc nghiêm khắc của người đánh giá

 Phương pháp cho điểm: Theo Phương pháp này người đánh giá sẽ phải chấm điểm cho từng công nhân trong tổ hoặc nhóm theo mức điểm khác nhau sao cho bằng tổng số điểm đã quy định (thường là 100 điểm or 1000 điểm).Phương pháp này sẽ cho chúng ta thấy được mức độ khác nhau của từng công nhân trong tổ hoặc trong nhóm, nó sẽ thuận lợi cho việc đánh giá người tốt nhất hoặc người thấp nhất Tuy nhiên, phương pháp này sẽ dễ mắc lỗi thiên vị dẫn đến việc cho điểm sai

 Phương pháp so sánh cặp: Là việc so sánh từng nhân viên với tất cả nhân viên trong tổ hoặc nhóm theo từng cặp theo mức mức điểm cụ thể với mỗi hạng mục đánh giá

Bảng 6: Mẫu phiếu đánh giá.

 Phương pháp danh mục kiểm tra

Theo phương pháp này thì người lao động được đánh giá theo các tiêu thức đã được thiết kế trong bảng danh mục kiểm tra về các vấn đề số lượng, chất lương, thái độ làm việc…

Ưu điểm của phương pháp: Phương pháp này dễ thực hiện và tránh được các lỗi xu hướng trung bình hoặc sự dễ dãi trong đánh giá

Phiếu đánh giá

Tên tổ:

Công việc:

Bộ phận:

Người đánh giá:

Ngày đánh giá:

Ghi chú:

Chữ ký người đánh giá Chữ ký người giám sát

Nhược điểm: Các câu trong danh mục đánh giá phải thiết kế phù hợp với đặc điểm của công việc, mang tính chất cụ thể với từng công việc

Bảng 7: Mẫu phiếu đánh giá

I.3.2- Lựa chọn người đánh giá.

Lựa chọn người đánh giá phù hợp luôn là vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp Thông thường thì người đánh giá là người đứng đầu cơ quan hoặc

Phiếu đánh giá

Tên nhân viên:

Chức danh công việc:

Bộ phận công tác:

Tên người đánh giá:

Ngày đánh giá:

ST

T

1 Hoàn thành số lượng công

việc

2 Tính hợp tác trong làm việc

3 Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc

4 Sáng tạo trong làm việc

5 Có ý thức bảo vệ tài sản công

ty

6 Tham gia hoạt động tập thể

của công ty

Ghi chú

Chữ ký người đánh giá Chữ ký người giám sát

người đứng đầu từng bộ phận Tuy nhiên, một số cán bộ, cá nhân khác cũng có khả năng tham gia đánh giá, ý kiến của họ thường thường để tham khảo

I.3.3- Xác định chu kỳ đánh giá.

Chu kỳ đánh giá tuỳ thuộc vào tính chất, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Thông thường các công ty Nhà nước thì chu kỳ đánh giá là 1 năm/ lần Còn đối với các công ty ngoài nhà nước thì là 3 tháng, 6 tháng hoặc từng đợt sản xuất

Với mỗi một công ty chúng ta cần phải xác đinh được chu kỳ đánh giá sao cho phù hợp với công ty nhất, sao cho thời gian đánh giá cũng không quá dài hay quá ngắn Vì nếu thời gian đánh giá quá ngắn sẽ tốn kém thời gian Những nếu thời gian đánh giá quá dài thì kết quả đánh giá không chuẩn, phức tạp trong quá trình đánh giá vì số liệu nhiều…

I.3.4- Đào tạo người đánh giá.

Đây cũng là một bước quan trọng trong công tác đánh giá Việc đào tạo người đánh giá giúp cho việc đánh giá thuận lợi, chuẩn xác Mục đích của công tác đào tạo là cần đào tạo cho họ hiểu về hệ thống đánh giá, mục đích của việc đánh giá, cách đánh giá, các lỗi cần chú ý trong đánh giá…

Chúng ta có thể áp dụng các hình thức đào tạo như sau:

 Cung cấp các văn bản hướng dẫn

 Tổ chức các lớp đào tạo

 Cử đi học ở các lớp đào tạo tại các trường đại học, cao đẳng

I.3.5- Phỏng vấn đánh giá.

Đây chính là khâu cuối cùng trong tiến trình đánh giá thực hiện công việc của người lao động Đó là cuộc nói chuyện Trực tiếp giữa người lãnh đạo công

ty với những công nhân viên được đánh giá Để xem xét toàn bộ tình hình thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên; cung cấp các thông tin liên quan đến quá trình làm việc; các tiềm năng trong tương lai; các biện pháp để hoàn thiện

sự thực hiện công việc của họ