Chuyên đề: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG ĐĂNG KÝ, QUẢN LÝ HỘ TỊCH VÀ XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ

Với tinh thần đó, Luật đã xác định Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là cơ sở dữ liệu ngành, được lập trên cơ sở tin học hóa công tác đăng ký hộ tịch Khoản 4 Điều 4, toàn bộ thông tin về các

Chuyên đề: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG ĐĂNG KÝ, QUẢN LÝ HỘ TỊCH VÀ XÂY DỰNG

CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ

Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp

Ngày 20/11/2014 đánh dấu sự kiện tại Kỳ họp thứ 8 Quốc hội Việt Nam khóa XIII thông qua Luật Hộ tịch Đây là lần đầu tiên Việt Nam có văn bản ở tầm Luật để điều chỉnh riêng về lĩnh vực hộ tịch sau rất nhiều năm điều chỉnh bằng các Nghị định của Chính phủ Có thể nói, so với các quy định của pháp luật hộ tịch trước đây, với việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch, Luật Hộ tịch đã được ban hành với nhiều nội dung

có tính chất đột phá, cải cách mạnh mẽ, tạo thuận lợi lớn cho người dân cũng như cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong công tác đăng ký, quản lý

hộ tịch nói riêng và công tác quản lý dân cư nói chung.

Chuyên đề này sẽ giúp học viên nắm được một cách khái quát chủ trương, chỉ đạo cũng như những định hướng cơ bản của Đảng và Nhà nước trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, quản lý hộ tịch và xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

1 Giới thiệu chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký

các địa phương trên toàn quốc Với mục tiêu “tạo nền tảng để đến năm 2020

nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại” và nhiệm vụ

“đẩy mạnh cải cách hành chính, nhất là thủ tục hành chính liên quan đến tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp, sinh hoạt của nhân dân” đã được quyết

nghị tại Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI Đảng Cộng sản ViệtNam, Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ đã đưa ra 06nhóm nhiệm vụ trọng tâm để thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành

chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020 trong đó xác định “Ứng dụng công nghệ

thông tin - truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công” là một trong những yêu cầu quan trọng

để hoàn thành nhiệm vụ hiện đại hóa nền hành chính từ nay đến năm 2020 Bêncạnh đó, mới đây, Nghị quyết 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị vềđẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển

bền vững và hội nhập quốc tế cũng đã xác định “Công nghệ thông tin là một

công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phát triển mới và bảo vệ Tổ quốc trong tình hình mới; là một trong những động lực quan trọng phát triển kinh tế tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia” đồng thời “Ưu tiên ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính, cung cấp dịch vụ công…”.

Nhằm hiện thực hóa chủ trương nói trên của Đảng và Nhà nước trong việcphải tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cải cách hành chính,Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 đã được Quốc hội Việt Nam khóa XIII thôngqua tại Kỳ họp thứ 8 ngày 20/11/2014 và có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2016 Sovới các quy định của pháp luật về hộ tịch trước đây, Luật Hộ tịch hiện hành córất nhiều điểm mới tích cực và được đánh giá là một “cuộc cách mạng” trongcông tác đăng ký, quản lý hộ tịch nói riêng và công tác quản lý dân cư nóichung Bên cạnh những quy định mới về nội dung, thẩm quyền đăng ký, quản lý

hộ tịch, việc miễn phí đăng ký hộ tịch, vấn đề cắt giảm các giấy tờ, tạo thuận lợitối đa cho người dân khi đăng ký hộ tịch… một trong những nội dung mới gópphần tạo nên điểm đột phá của Luật Hộ tịch đó chính là lần đầu tiên Quốc hộiViệt Nam đưa ra các định hướng về ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng

ký, quản lý hộ tịch thông qua việc quy định xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện

tử Đây không những là một bước đột phá của riêng Luật Hộ tịch mà còn làbước đột phá của công tác xây dựng pháp luật nói chung để hướng đến xây dựngChính phủ điện tử Cụ thể:

Thứ nhất, trên cơ sở xác định tầm quan trọng của dữ liệu về hộ tịch trong

công tác quản lý nhà nước, trong việc hoạch định các chính sách phát triển kinh

tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, cũng như trong việc hoạch định cácchính sách về dân số, kế hoạch hóa gia đình, Luật Hộ tịch đã được Quốc hộidành riêng một mục tại Chương V để quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch Trong

đó, ngoài Cơ sở dữ liệu hộ tịch là sổ giấy (sổ hộ tịch), Luật đã quy định việc xâydựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử nhằm mục đích tăng cường ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, góp phần xây dựng mộtnền hành chính hiện đại, hiệu quả, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý nhànước trong thời kỳ mới, đúng như tinh thần Nghị quyết Đại hội lần thứ XI củaĐảng đã đề ra

Với tinh thần đó, Luật đã xác định Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là cơ sở

dữ liệu ngành, được lập trên cơ sở tin học hóa công tác đăng ký hộ tịch (Khoản

4 Điều 4), toàn bộ thông tin về các sự kiện hộ tịch của mỗi cá nhân được đăng

ký tại Cơ quan đăng ký hộ tịch phải được cập nhật đầy đủ và chính xác từ Sổ hộtịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (Khoản 5 Điều 5 và Khoản 1 Điều 60);cung cấp các thông tin đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (Khoản 6

Điều 5); Cơ sở dữ liệu hộ tịch là tài sản quốc gia (Khoản 1 Điều 57), được quản

lý, bảo mật, bảo đảm an toàn; chỉ những cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩmquyền mới được tiếp cận và khai thác theo quy định của pháp luật (Khoản 1Điều 61) Đồng thời, quy định những vấn đề mang tính nguyên tắc, định hướngcho công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, quản lý hộ tịch như

“Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được lập để lưu giữ, cập nhật, quản lý, tra cứu thông tin hộ tịch, phục vụ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến; được kết nối để cung cấp, trao đổi thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư” và giao “Chính phủ quy định sự phối hợp giữa các bộ, cơ quan ngang bộ và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong việc quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; thủ tục, trình tự đăng ký hộ tịch trực tuyến; việc kết nối, cung cấp, trao đổi thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và

Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư” (Khoản 1, 2 Điều 59).

Thứ hai, đây là lần đầu tiên một dự án Luật được Quốc hội quy định trực

tiếp cho phép người dân có thể yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộtịch, cá nhân nộp hồ sơ qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến bên cạnh cáchình thức nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi hồ sơ qua hệthống bưu chính (Khoản 1 Điều 9) Đây sẽ là căn cứ pháp lý hết sức quan trọng

để các cơ quan đăng ký hộ tịch trên toàn quốc có thể triển khai các dịch vụ côngtrực tuyến mức độ 3, 4 đối với các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch, gópphần tạo nền tảng phát triển Chính phủ điện tử

Thứ ba là quy định cấp bản sao trích lục hộ tịch (bao gồm bản sao trích

lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch đượcchứng thực từ bản chính) về sự kiện hộ tịch đã đăng ký không phụ thuộc vào nơi

cư trú Đây là chủ trương đúng đắn của Nhà nước nhằm tạo thuận lợi tối đa chongười dân khi cần được cấp bản sao trích lục các sự kiện hộ tịch đã đăng ký màkhông cần phải trở về nơi đã đăng ký sự kiện hộ tịch Theo đó, tại Điều 63 của

Luật quy định “cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ

quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký” Nếu việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được

triển khai một cách rời rạc tại mỗi tỉnh, thành phố và không có sự kết nối, chia

sẻ thông tin thì việc cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc nơi cư trú sẽ

là bất khả thi Vì vậy, trong định hướng xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tửtại Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc” được Bộ trưởng Bộ Tư phápPhê duyệt theo Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015 Bộ Tư pháp xác

định “Xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc theo hướng hình thành

Hệ thống thông tin với sự quản lý tập trung, thống nhất tại Bộ Tư pháp, có sự phân cấp, phân quyền hợp lý cho Ủy ban nhân dân các cấp…” Với việc xây

dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc theo mô hình tập trung, việc cấpbản sao trích lục hộ tịch không những có thể triển khai thực hiện được không

phục thuộc vào nơi cư trú mà hoàn toàn có thể triển khai cung cấp dịch vụ côngtrực tuyến mức độ 4.

Thứ tư, việc Luật Hộ tịch được Quốc hội thông qua còn là kết quả cụ thể

của việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ tại Đề án tổng thể đơn giản hóa thủtục hành chính, giấy tờ công dân và các cơ sở dữ liệu liên quan đến quản lý dân

cư giai đoạn 2013 – 2020 (Đề án 896) đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệttại Quyết định số 896/QĐ-TTg ngày 08/06/2013 nhằm đạt được mục tiêu tổngquát đó là thông qua việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư1 “tạo sự

đổi mới căn bản về tổ chức, hoạt động quản lý nhà nước về dân cư theo hướng hiện đại, phù hợp với điều kiện của Việt Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa và thông lệ quốc tế; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp, nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm giấy tờ công dân, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội”

Hiện thực hóa chủ trương tại Đề án 896, một trong những điểm mới kháccủa Luật Hộ tịch có liên quan mật thiết đến việc triển khai ứng dụng công nghệthông tin trong đăng ký, quản lý hộ tịch đó chính là quy định cấp Số định danh

cá nhân khi đăng ký khai sinh (Điều 14) Theo quy định của Luật Căn cước công

- Những trường hợp đã đăng ký khai sinh từ trước ngày 01/01/2016 sẽđược cấp Số định danh cá nhân khi đi làm Thẻ căn cước và Số định danh cánhân cũng đồng thời là Số trên Thẻ căn cước công dân

Vì vậy, có thể nói quy định cấp Số định danh cá nhân cho công dân đăng

ký khai sinh từ ngày 01/01/2016 chính là điểm đặc biệt kết nối hai đạo Luật Căncước công dân và Hộ tịch cũng như kết nối hai Cơ sở dữ liệu mang tầm quốc giađược quy định trong hai đạo Luật nói trên

Bên cạnh đó, tại Khoản 6 Điều 5, Khoản 1 Điều 59 của Luật Hộ tịch vàsau này là tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 137/2015/NĐ-CP ngày 31/12/2015của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Căncước công dân Quốc hội và Chính phủ cũng đã xác định rõ Cơ sở dữ liệu hộ tịch

cư là tập hợp thông tin cơ bản của tất cả công dân Việt Nam được chuẩn hóa, số hóa, lưu trữ, quản lý bằng cơ sở

(bao gồm cả Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử) là nguồn cung cấpthông tin cơ bản về công dân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư Do đó, vềnguyên tắc, nội dung trong Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là thôngtin gốc, làm cơ sở để xác định, điều chỉnh các sai lệch về thông tin nhân thântrong các giấy tờ, cơ sở dữ liệu khác, vì vậy, Khoản 2 Điều 60 Luật Hộ tịch quy

định: “Trường hợp thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu

quốc gia về dân cư khác với thông tin trong Sổ hộ tịch thì phải điều chỉnh cho phù hợp với Sổ hộ tịch”.

Việc xây dựng, triển khai Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và đồng bộ dữ liệuvới Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trên toàn quốc mặc dù là chủ trương hoàntoàn đúng đắn của Đảng và Nhà nước, tuy nhiên việc này cần có lộ trình và phải

a Thực trạng công tác quản lý hộ tịch hiện nay trên toàn quốc

Ở Việt Nam, đến nay hầu hết các địa phương trên toàn quốc vẫn áp dụng

mô hình xác lập, thu thập và lưu trữ thông tin dữ liệu hộ tịch theo phương pháptruyền thống: đăng ký các sự kiện hộ tịch, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch thôngqua hệ thống biểu mẫu, sổ sách, hồ sơ giấy, việc ứng dụng công nghệ thông tinmới chỉ dừng ở mức in một số biểu mẫu hộ tịch từ máy tính, ở cấp độ cao hơn là

sử dụng phần mềm đăng ký hộ tịch đăng ký riêng lẻ từng loại việc, chưa có sựliên thông giữa các loại việc hộ tịch của cùng một cá nhân cũng như sự kết nốigiữa các cơ quan đăng ký hộ tịch với nhau và với cơ quan quản lý cấp trên

Qua báo cáo, đánh giá của Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương cho thấy thực trạng quản lý, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch ở nước

ta hiện tại còn nhiều bất cập, hạn chế, cụ thể:

- Cơ sở dữ liệu hộ tịch hiện nay chủ yếu là thông tin hộ tịch được lưu giữtrên hệ thống sổ hộ tịch bằng giấy Ngoài ra còn có hồ sơ, giấy tờ lưu cho từngloại việc đăng ký hộ tịch như: Giấy chứng sinh, Tờ khai đăng ký khai sinh (đốivới việc đăng ký khai sinh); Tờ khai đăng ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạnghôn nhân (đối với việc đăng ký kết hôn); Bản thỏa thuận cho, nhận con nuôi,Biên bản cử giám hộ (đối với việc nuôi con nuôi, đăng ký giám hộ) v.v… màngười đi đăng ký hộ tịch khai và nộp cho cơ quan đăng ký hộ tịch Việc lưu giữ

Cơ sở dữ liệu hộ tịch “giấy” có ưu điểm là bảo quản được dữ liệu gốc, có tínhbền vững tương đối cao, khó bị sửa chữa, tẩy xóa một cách tùy tiện, không bịnguy cơ tấn công phá hoại bởi virus máy tính hoặc bị thất thoát, rò rỉ dữ liệu do

bị trộm cắp, “đánh cắp” dữ liệu như cơ sở dữ liệu điện tử Tuy nhiên, hình thứclưu giữ thông tin này đã thể hiện rõ rất nhiều bất cập, như:

+ Việc lưu trữ cồng kềnh, tốn nhiều không gian, diện tích;

+ Việc bảo quản gặp nhiều khó khăn, nhất là trong điều kiện môi trườngkhắc nghiệt, thay đổi thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, có thể bị mối mọt, hỏng hóc;

+ Các giấy tờ hộ tịch được cấp cho cá nhân chỉ có nội dung ghi về một sựkiện hộ tịch đã được đăng ký nên khi cần chứng minh tình trạng hộ tịch, ngườidân phải nộp cùng một lúc tất cả các loại giấy tờ hộ tịch có liên quan được cấp;

+ Dữ liệu hộ tịch của mỗi cá nhân bị phân tán, thiếu tính đồng bộ, thốngnhất, không có tính xâu chuỗi/kết nối dẫn đến những khó khăn không nhỏ chocác cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trong việc tra cứu, khai thác thông tin (thờigian đáp ứng lâu, thậm chí bỏ lọt, không tìm thấy dữ liệu do phải tra cứu thủcông; cơ quan đăng ký hộ tịch này không thể biết sự kiện hộ tịch đã được đăng

ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch nào khác hay chưa, dẫn đến nhiều trường hợptrùng lặp, nhiều trường hợp cố ý đăng ký hộ tịch sai quy định pháp luật đểhưởng lợi bất chính, thậm chí gây hậu quả nghiêm trọng2);

+ Việc kết nối Cơ sở dữ liệu hộ tịch bằng giấy với các cơ sở dữ liệu liênquan đến quản lý dân cư khác theo yêu cầu về quy mô, tốc độ đáp ứng hiện nay

là không thể thực hiện được; dẫn đến việc sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch bằnggiấy vào các mục đích quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học là rất hạn chế

Với những hạn chế, bất cập còn tồn tại trong công tác quản lý hộ tịch nêutrên, phương thức khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch theo phương thứctruyền thống như hiện nay đã và đang không tạo được thuận lợi cho người dâncũng như không đáp ứng được yêu cầu của một nền hành chính hiện đại theohướng cung cấp dịch vụ, lấy người dân làm trung tâm phục vụ Chính vì vậy,việc nghiên cứu đổi mới một cách căn bản và đồng bộ phương thức đăng ký,quản lý hộ tịch là hết sức cần thiết mà trong đó, theo xu hướng chung, việc đưaứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đăng ký, quản lý hộ tịch là giải phápđược xem xét ưu tiên hàng đầu

b Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch

Việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đăng ký và quản lý

hộ tịch ở Việt Nam đã được tiến hành ở nhiều địa phương và ở nhiều cấp độkhác nhau Tuy nhiên, nhìn chung đều thiếu tính đồng bộ, chưa đáp ứng đượcyêu cầu đăng ký hộ tịch của người dân, yêu cầu quản lý của nhà nước và nhucầu khai thác, chia sẻ, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch của các cơ quan, tổ chức, cánhân, cụ thể:

lại, Giấy chứng sinh cũng có thể được cấp lại, do không có sự kết nối liên thông, thống nhất nên Ủy ban nhân dân xã này không biết được việc khai sinh, kết hôn đã được thực hiện tại Ủy ban nhân dân xã khác nên dẫn đến đăng ký khai sinh và cấp Giấy khai sinh 02 lần, đăng ký kết hôn cho người đang có vợ/có chồng, vi phạm pháp

- Chỉ có 14 tỉnh, thành phố trang bị cho 100% công chức tư pháp - hộ tịchcấp xã máy tính có kết nối internet phục vụ riêng công tác đăng ký, quản lý hộtịch; 11 tỉnh đã trang bị cho trên 55% số công chức tư pháp - hộ tịch trên địa bànmáy tính có kết nối internet phục vụ riêng cho công tác đăng ký, quản lý hộ tịch;

- Có 40/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tin học hóa công tácđăng ký hộ tịch, xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; có 05 tỉnh, thành phốđang xây dựng và triển khai ứng dụng phần mềm trong đăng ký và quản lý hộtịch Có 08 địa phương trang bị phần mềm chuyên dụng về hộ tịch, ứng dụngtrên địa bàn toàn tỉnh, kết nối liên thông 3 cấp bao gồm: Bạc Liêu, Bắc Ninh,Đồng Tháp, Vĩnh Phúc, Hòa Bình, Phú Yên, Bà Rịa Vũng Tàu, thành phố HồChí Minh;

- Một số địa phương đã có phần mềm chuyên dụng về hộ tịch, áp dụngtrên toàn tỉnh, nhưng chưa kết nối giữa các cấp gồm: An Giang, Lạng Sơn, ThừaThiên Huế, Lai Châu, Long An, Hà Giang, Sóc Trăng, Tây Ninh, Lâm Đồng (10địa phương) Thành phố Hà Nội cũng đã triển khai ứng dụng công nghệ thôngtin trên địa bàn thành phố từ năm 2008 theo Đề án ứng dụng công nghệ thông tintrong quản lý hành chính, nhưng mới chỉ ở mức độ trang bị máy tính và cài đặtphần mềm quản lý hộ tịch phục vụ việc lưu trữ, in ấn giấy tờ hộ tịch, chưa kếtnối thông tin giữa các cấp

Bên cạnh đó, do việc triển khai thiếu quy hoạch, kế hoạch thống nhất nêndẫn đến tình trạng các phần mềm được xây dựng và triển khai từ nhiều nhà cungcấp, theo nhiều nền tảng công nghệ khác nhau, thiếu sự kết nối giữa các cơ quan

sử dụng3 Việc ứng dụng và cài đặt các phần mềm này mới chỉ dừng lại ở mức

độ hỗ trợ công chức thực hiện nghiệp vụ đăng ký hộ tịch, đáp ứng yêu cầu cungcấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 1, mức độ 24 và chưa có sự kết nối thông tinnhằm đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay về việc phát triển Chính phủđiện tử - cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 45

dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu; gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.

giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng Việc thanh toán

lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc cho phép người sử dụng thanh toán lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tuyến Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến người sử dụng.

1.2.2 Nhu cầu tất yếu phải thiết lập một Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thống nhất toàn quốc

Hiện nay, với tổng số dân trên cả nước lên tới hơn 90 triệu người, như đãphân tích ở trên, việc đăng ký và quản lý hộ tịch chủ yếu bằng phương pháp thủcông trên hồ sơ giấy đã bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt trong việc tra cứu, xácminh thông tin nhân thân khi cần (thông tin được lưu trữ rời rạc trong nhiều Sổ

Hộ tịch, nhiều cơ quan quản lý thông tin, số lượng Sổ được lưu trữ lớn…).Trước nhu cầu bức thiết cần phải sớm cải thiện, nâng cao hiệu quả và chất lượngtrong công tác Hộ tịch, theo kết quả khảo sát của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứngthực tại Hội nghị toàn quốc triển khai thi hành Luật Hộ tịch, tính đến nay đã cótrên 40/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã tiến hành nghiên cứu vàtriển khai đưa vào sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch và bước đầu thuđược những kết quả đáng ghi nhận Tuy nhiên, việc các địa phương tự nghiêncứu, xây dựng và triển khai, đưa vào sử dụng phần mềm hộ tịch của riêng mình

sẽ dẫn đến Cơ sở dữ liệu về hộ tịch của các địa phương thiếu tính thống nhất vàkhông có tính kết nối

Theo quy định tại Điều 5 của Luật Hộ tịch, thông tin khai sinh là đầu vàocủa Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đồng thời những thông tin hộ tịch khácnhư kết hôn, ly hôn, thay đổi cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lạigiới tính, khai tử cũng phải được cập nhật sau đó, kết nối với bản ghi về khaisinh đã có trong cơ sở dữ liệu hộ tịch và phải được được cập nhật tiếp vào Cơ sở

dữ liệu quốc gia về dân cư Do đó, với tình hình triển khai ứng dụng công nghệthông tin trong công tác hộ tịch thiếu tính đồng bộ như đã nêu, việc triển khai,kết nối chia sẻ thông tin cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ rất khó khăn

Với yêu cầu như trên, nhằm khắc phục các hạn chế, bất cập của công tácđăng ký, quản lý hộ tịch, cần thiết phải xây dựng một Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện

tử thống nhất trên toàn quốc để kết nối các thông tin hộ tịch của cá nhân và chia

sẻ, đồng bộ thông tin giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch (không phụ thuộc cơquan đăng ký hộ tịch, không phụ thuộc loại việc hộ tịch), từ đó mới có một Hệthống thông tin quản lý hộ tịch đầy đủ, toàn diện, thống nhất, không trùng lặpđảm bảo kết nối và cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Đổi mới công tác đăng ký và quản lý hộ tịch theo hướng hiện đại chính làđổi mới phương thức thiết lập Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch Sửdụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch thống nhất trên toàn quốc sẽkhắc phục được những hạn chế của việc đăng ký và quản lý hộ tịch thủ công,đáp ứng được yêu cầu thực tiễn về công tác đăng ký, quản lý, tra cứu thông tin,thống kê hộ tịch cũng như bảo đảm thực hiện quyền cơ bản của công dân, xâydựng và hoạch định chính sách phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng…

Trước tình hình đó, việc cấp thiết đặt ra là phải sớm nghiên cứu xây dựng

và đưa vào sử dụng một Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch thống

nhất trên toàn quốc, nhằm kết nối thông tin, chia sẻ dữ liệu giữa cơ sở dữ liệu hộtịch điện tử của tất cả các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cũng như củacác cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài Nhận thức rõ điều này, một tưtưởng chung, xuyên suốt của Luật Hộ tịch đó là cần phải xây dựng Hệ thốngthông tin đăng ký và quản lý hộ tịch toàn quốc, đồng thời, tại Điểm b Khoản 2Điều 65 của Luật đã giao trách nhiệm cho Chính phủ thống nhất quản lý nhà

nước về hộ tịch và giao nhiệm vụ này cho Bộ Tư pháp (khoản 3 Điều 66): Xây

dựng và quản lý thống nhất Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; hướng dẫn, chỉ đạo địa phương trong việc quản lý, sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch,

Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho

Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

CÂU HỎI THẢO LUẬN

1 Hãy nêu và phân tích những khó khăn, bất cập trong công tác đăng ký,quản lý hộ tịch mà các anh, chị đang gặp phải trong thực tiễn, từ đó đềxuất những phương án khắc phục

2 Xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

2.1 Quan điểm chỉ đạo xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

Nhằm hiện thực hóa chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trongviệc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và quản lý

hộ tịch nói riêng và trong công tác quản lý thông tin dân cư nói chung, ngày11/12/2015 tại Quyết định số 2173/QĐ-BTP, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã phêduyệt Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”, trong đó đã thể hiện rõquan điểm của Chính phủ cũng như của Bộ Tư pháp trong việc xây dựng Cơ sở

dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc cụ thể:

- Thứ nhất, việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc phải

bảo đảm phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước

về cải cách hành chính nói chung và trong lĩnh vực hộ tịch nói riêng theo hướnghiện đại

- Thứ hai, thúc đẩy hiện đại hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên

cơ sở xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, nhằm thiết lập hệ thốngthông tin quản lý hộ tịch đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký, quản lý

hộ tịch trên toàn quốc, bảo đảm việc kết nối để chia sẻ, cung cấp thông tin hộtịch cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngànhkhác, bảo đảm tối đa lợi ích của người dân

- Thứ ba, ưu tiên kế thừa nguồn lực, dữ liệu hộ tịch điện tử, phần mềm

đăng ký hộ tịch sẵn có tại các địa phương nhằm tránh lãng phí, phù hợp với yêu

cầu đăng ký và quản lý hộ tịch theo quy định của Luật hộ tịch; huy động nguồnlực của doanh nghiệp, cá nhân bảo đảm triển khai Đề án có hiệu quả.

Về phạm vi thực hiện của Đề án: Triển khai xây dựng Cơ sở dữ liệu hộtịch điện tử trong phạm vi toàn quốc, trên cơ sở ứng dụng đồng bộ công nghệthông tin vào công tác đăng ký, quản lý hộ tịch tại tất cả các cơ quan đăng ký,quản lý hộ tịch trong nước, các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diệnlãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài

Việc Bộ Tư pháp xây dựng Cơ sở dữ liệu điện tử hộ tịch toàn quốc sẽ làmtiền đề thực hiện cơ chế liên thông giữa các ngành trong việc giải quyết yêu cầugiải quyết thủ tục hành chính của người dân như: Khai sinh - đăng ký hộ khẩu -cấp bảo hiểm y tế - kết hôn - bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ phương tiện -khai tử qua đó góp phần vào công cuộc cải cách hành chính và xây dựngChính phủ điện tử đang được Chính phủ chỉ đạo triển khai hết sức quyết liệt

2.2 Những nhiệm vụ trọng tâm để đảm bảo xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc được Bộ trưởng Bộ Tưpháp phê duyệt thực hiện theo lộ trình gồm 03 giai đoạn với các nhiệm vụ trọngtâm của từng giai đoạn như sau:

và biện pháp thi hành Luật căn cước công dân và Thông tư số 15/2015/TT-BTPngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp Quy định chi tiết thi hành một số điều củaLuật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 củaChính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch Đặcbiệt, tại Thông tư số 15, lần đầu tiên Bộ Tư pháp ban hành quy định về Mẫuphôi giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn không có nội dung Việc này sẽđảm bảo khắc phục các vấn đề in lệch dòng, chồng lấn ký tự… khi in giấy khaisinh, giấy chứng nhận kết hôn từ phần mềm vẫn thường mắc phải trong nhữnggiai đoạn trước đây

(2) Triển khai xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung và vận hành Hệ thống thông tin quản

lý hộ tịch điện tử, trong đó:

- Phần mềm chuẩn dùng chung về đăng ký, quản lý hộ tịch được xây dựngtrên cơ sở tin học hóa các quy định về trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh, khai

tử, kết hôn và các việc hộ tịch khác theo quy định của Luật hộ tịch và các vănbản quy định chi tiết thi hành.

- Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc được thiết lập trên cơ sở thuthập, số hóa, cập nhật thông tin đăng ký hộ tịch từ các phần mềm đăng ký, quản

lý hộ tịch tại tất cả các cấp chính quyền

Bộ Tư pháp xác định nhiệm vụ này cần được thực hiện theo 2 phân kỳ:+ Phân kỳ thứ nhất: Áp dụng thí điểm trên địa bàn một số tỉnh/thành phốtrực thuộc Trung ương để thực hiện đăng ký hộ tịch điện tử theo quy định củaLuật hộ tịch, trên cơ sở bảo đảm đầy đủ chức năng theo tiêu chuẩn chung (đăng

ký hộ tịch tại UBND cấp xã và cấp huyện theo thẩm quyền, có sự phân quyềnquản lý; việc kiểm soát, kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên; cơ chế điềuchỉnh, sửa đổi dữ liệu đã đăng ký trong trường hợp có sai sót; chức năng tra cứuthông tin, thống kê dữ liệu, báo cáo theo các tiêu chí yêu cầu)

+ Phân kỳ thứ hai: Sơ kết thí điểm, rút kinh nghiệm, tiếp tục hoàn thiệnphần mềm chuẩn dùng chung về đăng ký, quản lý hộ tịch để triển khai áp dụngchung trên phạm vi rộng

Triển khai thực hiện nhiệm vụ này, từ 01/01/2016 Bộ Tư pháp đã lần lượtthực hiện các nội dung như sau:

Thứ nhất, nhằm đảm bảo thực hiện quy định tại Khoản 1 Điều 14 của

Luật Hộ tịch và Khoản 1 Điều 4 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP người đăng kýkhai sinh từ ngày 01/01/2016 được cấp Số định danh cá nhân, căn cứ trên hiệntrạng hạ tầng kỹ thuật tại hai Bộ Tư pháp và Công an, tháng 12/2015, Cục Cảnhsát đăng ký, quản lý cư trú và dữ liệu quốc gia về dân cư (Tổng cục Cảnh sát –

Bộ Công an) và Cục Công nghệ thông tin, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực(Bộ Tư pháp) đã thống nhất triển khai thí điểm Phân hệ đăng ký khai sinh và cấp

Số định danh cá nhân cho 05 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cụ thể:

- Từ ngày 01/01/2016, triển khai thí điểm cấp Số định danh cá nhân cho

dữ liệu đăng ký khai sinh phát sinh mới tại 04 thành phố gồm: Hà Nội, HảiPhòng, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh và huyện Quế Phong tỉnh Nghệ An,đồng thời, đây sẽ là dữ liệu chính thức trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử6;

- Số định danh cá nhân được cấp từ thời điểm này là số định danh chínhthức sẽ sử dụng trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và khi cấp Thẻ căn cướccông dân sau này

Thứ hai, thống nhất với Bộ Công an, Bộ Ngoại giao và Bộ Thông tin và

Truyền thông về các bộ mã danh mục chuẩn (dân tộc, quốc tịch, quốc gia, đơn vịhành chính…) sẽ được dùng trên phần mềm hộ tịch, đảm bảo cơ sở để đồng bộ,kết nối trao đổi thống nhất dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

nhân thêm cho 7 tỉnh gồm: An Giang, Đồng Tháp, Hà Nam, Hà Tĩnh, Sóc Trăng, Quảng Ninh và Vĩnh Long.

Thứ ba, trên cơ sở kết quả của của việc triển khai thí điểm nói trên, ngày

30/5/2016 Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký Quyết định số 1147/QĐ-BTP sửa đổi,

bổ sung Điều 1 của Quyết định số 1897/QĐ-BTP ngày 30/10/2015 của Bộtrưởng Bộ Tư pháp về việc phê duyệt Dự án đầu tư “Thí điểm thiết lập Hệ thốngthông tin đăng ký và quản lý hộ tịch”, dự kiến từ năm 2016 đến tháng 6 năm

2017, Bộ Tư pháp (Cục Công nghệ thông tin) sẽ triển khai thí điểm đầy đủ Phầnmềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung và Hệ thống thông tin quản lý hộ tịchtại 4 tỉnh/thành phố là Hải Phòng, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh và Nghệ An,nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm trước khi chính thức triển khai Cơ sở dữ liệu hộtịch điện tử trên diện rộng (toàn quốc)

(3) Xây dựng, công bố chuẩn cấu trúc dữ liệu hộ tịch điện tử; tiêu chuẩn phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung.

Về nhiệm vụ này, Bộ Tư pháp sẽ phối hợp với Bộ Thông tin và Truyềnthông và các Bộ, ngành liên quan xây dựng và đảm bảo công bố thông tin trongvòng 06 tháng kể từ khi Hệ thống chính thức đi vào hoạt động ổn định, theođúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông tại Thông tư số 25/2014/TT-BTTTT ngày 30/12/2014 Quy định về triển khai các hệ thống thông tin có quy

mô và phạm vi từ Trung ương đến địa phương

(4) Khảo sát, đánh giá về cơ sở vật chất, hạ tầng để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch tại Bộ Ngoại giao, các Cơ quan đại diện; chuẩn bị để triển khai trên phạm vi toàn quốc (số lượng, chất lượng máy tính, hạ tầng mạng, phần mềm đang sử dụng; trình độ của đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch ) Đối với những địa phương chưa được trang bị máy tính, kết nối internet thì dự kiến kinh phí để mua sắm hoàn thiện cơ sở hạ tầng.

(5) Xây dựng kế hoạch chỉnh sửa phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch hiện

có tại các địa phương, bảo đảm cung cấp dữ liệu chuẩn cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc; chuẩn hóa và tích hợp dữ liệu từ các cơ quan đăng ký hộ tịch trên cả nước vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

Đối với các nhiệm vụ (4) và (5), ngày 27/6/2016 Bộ Tư pháp (Cục Côngnghệ thông tin) đã có Công văn số 345/CNTT-HTTT&CSDL về việc triển khaiphần mềm hộ tịch tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Sở Tư phápcác tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trên toàn quốc trong đó lưu ý cáctỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trên toàn quốc 03 vấn đề chính:

Thứ nhất, thông báo chủ trương Bộ Tư pháp sẽ từng bước triển khai miễn

phí Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung và Hệ thống thông tin quản

lý hộ tịch tại tất cả các địa phương trên toàn quốc

Thứ hai, cách thức triển khai Phần mềm dùng chung và Hệ thống thông

tin quản lý hộ tịch cho các địa phương không được triển khai thí điểm

Thứ ba, lưu ý một số vấn đề đối với các địa phương tiếp tục sử dụng phần

mềm đăng ký và quản lý hộ tịch hiện có

(6) Xây dựng và phê duyệt Dự án khả thi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc trên cơ sở kết quả thí điểm, kết hợp với kết quả khảo sát, đánh giá về

cơ sở vật chất, hạ tầng để phục vụ công tác đăng ký, quản lý hộ tịch ở các địa phương Đây là nhiệm vụ nền tảng để việc triển khai Đề án bước sang giai đoạn

thứ 2, giai đoạn mở rộng phạm vi triển khai Phần mềm dùng chung và Hệ thốngthông tin ra toàn quốc

2.2.2 Giai đoạn 2: dự kiến từ 7/2017 – 31/12/2019

Đề án tiếp tục xác định 06 nhiệm vụ trọng tâm lần lượt là:

(1) Xây dựng Nghị định quy định việc quản lý, khai thác, sử dụng và vậnhành Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến (liên thôngmột số thủ tục đăng ký hộ tịch có liên quan như cấp Giấy chứng sinh - đăng kýkhai sinh, cấp Giấy báo tử - đăng ký khai tử…), phân cấp, phân quyền khai thác,

sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; cơ chế kết nối, chia sẻ, cung cấp thông tin

từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác; việc bảo đảm an toàn, bảo mật thông tincủa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

(2) Triển khai thực hiện Dự án khả thi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toànquốc

(3) Bố trí đầy đủ trang thiết bị, phương tiện phục vụ xây dựng, quản lý Cơ

sở dữ liệu hộ tịch điện tử tại các cơ quan đăng ký hộ tịch địa phương; chỉnh sửaphần mềm đang sử dụng tại các địa phương bảo đảm tương thích, kết nối với Cơ

sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc; trang bị cho các địa phương chưa sử dụngphần mềm; đào tạo nhân lực để sử dụng, cập nhật, khai thác phần mềm, Cơ sở

dữ liệu hộ tịch điện tử theo yêu cầu quản lý

(4) Cài đặt, kết nối, vận hành phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùngchung trên toàn quốc (theo lộ trình xác định trong Dự án khả thi); thực hiện kếtnối, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan đăng ký và quản lý hộ tịch, giữa Cơ sở

dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo quy định củaLuật hộ tịch, Luật căn cước công dân

(5) Cập nhật dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy (hiện đang được lưu trữ tại BộNgoại giao, Các cơ quan đại diện, các địa phương) vào Cơ sở dữ liệu hộ tịchđiện tử toàn quốc

(6) Tổng kết việc thực hiện Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc,tiếp tục duy trì, phát triển và hoàn thiện Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốctrong giai đoạn tiếp theo

Các nhiệm vụ (1), (2), (4) và (6) được giao cho Bộ Tư pháp chủ trì, phốihợp với phối hợp với các Bộ, ngành có liên quan, Uỷ ban nhân dân các tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương Còn các nhiệm vụ (3) và (5) do UBND các

tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Bộ Ngoại giao và Các cơ quan đại diệnngoại giao của Việt Nam chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp thực hiện.

2.2.3 Giai đoạn 3: dự kiến từ 01/01/2020 trở đi

Duy trì vận hành, củng cố, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thốngnhất trên toàn quốc và các cơ quan đại diện nhằm bảo đảm đăng ký, quản lý hộtịch theo hướng hiện đại theo quy định của Luật Hộ tịch; triển khai quản lý, khaithác, sử dụng an toàn, hiệu quả

2.3 Mô hình tổng thể Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

Căn cứ các yêu cầu của Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc,nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động đăng ký, quản lý

hộ tịch, góp phần tạo nền tảng xây dựng Chính phủ điện tử, triển khai cung cấpdịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 4 tại các cơ quan đăng ký hộ tịch theo quyđịnh của Luật Hộ tịch; đảm bảo tính kế thừa, kết nối với các ứng dụng côngnghệ thông tin hiện có… dưới đây là mô hình tổng thể Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện

tử toàn quốc:

PHẦN MỀM ĐĂNG KÝ, QUẢN LÝ HỘ TỊCH

DÙNG CHUNG

CSDL Tiếp nhận ĐP/CQĐD n

CÁN BỘ HỘ TỊCH

….

CSDL Tiếp nhận ĐP/CQĐD 2

CSDL Tiếp nhận ĐP/CQĐD 1

Internet WAN/LAN

CSDL CÔNG DÂN

(đăng ký trên

PM Hộ tịch)

CSDL QUẢN LÝ THỐNG KÊ

HỘ TỊCH

Tổng hợp số liệu

ĐK Hộ tịch

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỘ TỊCH

Các thông tin

cơ bản của Công dân

CSDL NGƯỜI DÙNG

& QTHT

Chuyển thông tin ĐK Khai sinh, Khai tử & Nhận số Định danh cá nhân

CÁN BỘ QUẢN TRỊ NGƯỜI DÙNG

CÁN BỘ QUẢN TRỊ NGƯỜI DÙNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ CSDL NGƯỜI DÙNG HỘ TỊCH

Internet WAN/LAN

Phân hệ tiếp nhận hồ sơ đăng ký trực tuyến

Phân hệ quản

lý thông tin đăng ký khai sinh, khai tử

Phân hệ quản

lý thông tin các nghiệp vụ đăng ký hộ tịch khác

CSDL ĐKKS/KT ĐP/CQĐD n

….

CSDL ĐKKS/KT ĐP/CQĐD 2

CSDL ĐKKS/KT ĐP/CQĐD 1

CSDL ĐKHT Khác ĐP/CQĐD n

….

CSDL ĐKHT Khác ĐP/CQĐD 2

CSDL ĐKHT Khác ĐP/CQĐD 1

HT Cấp Mã Định danh CD

Kết nối DL tiếp nhận và kết quả xử lý với HT 1 cửa của Địa phương

HỆ THỐNG QL

CƯ TRÚ

BỘ CA

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BHYT

BỘ Y TẾ

Liên thông

ĐK KS + BHYT + Cư trú

CSDL THỐNG KÊ NGÀNH TƯ PHÁP Cung cấp thông tin thống kê

Hình 1: Mô hình thiết kế tổng thể Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc hay Hệ thống thông tin tổng thể

Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý

hộ tịch toàn quốc là một hệ thống thông tin tổng thể, trong đó cho phép các côngdân, cơ quan, tổ chức có liên quan, các hộ tịch viên, cán bộ quản lý hộ tịch… cóthể truy cập để tra cứu, tìm hiểu thông tin và đăng ký hộ tịch trực tuyến; tạo lập

Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; xử lý thông tin nghiệp vụ theo quy định đồng thờithực hiện chế độ báo cáo thống kê, theo dõi các biến động về hộ tịch theo phâncấp đơn vị hành chính cũng như trên toàn quốc Hệ thống này được thiết lập trên

cơ sở 04 hệ thống thông tin và phần mềm thành phần gồm có:

(1) Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch: Triển khai cho các cơ quan quản

lý cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm Bộ Tư pháp (Cục Hộ tịch, quốc tịch,chứng thực), Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự), UBND các tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương (Sở Tư pháp), UBND cấp huyện (Phòng Tư pháp), UBNDcấp xã và các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt

Nam ở nước ngoài nhằm cung cấp một công cụ hỗ trợ các cơ quan này trongcông tác quản lý dữ liệu công dân đăng ký hộ tịch, biến động dữ liệu hộ tịchphục vụ theo dõi, thống kê, báo cáo và hoạch định chính sách phát triển kinh tế -

xã hội… trong phạm vi mình quản lý

(2) Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung: Triển khai cho các

cơ quan đăng ký hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch gồm UBND cấp huyện,UBND cấp xã trên toàn quốc và các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đạidiện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, nhằm mục đích cung cấp một phầnmềm nghiệp vụ chuẩn, dùng chung cho tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch, đảmbảo tính kết nối, chia sẻ thông tin, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Luật Hộ tịch

và các văn bản quy định chi tiết thi hành

(3) Hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến: Đây là công cụ trợ giúp triển

khai, cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 trong lĩnh vực hộ tịch và sẽđược triển khai cho tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch trên toàn quốc cũng nhưcác Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài

Các phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung, hệ thống đăng ký hộtịch trực tuyến sẽ được triển khai mở, cung cấp các chuẩn thông tin cho phép kếtnối, chia sẻ hoặc tích hợp thông tin với các Hệ thống thông tin một cửa tại các

cơ quan đăng ký hộ tịch Việc này sẽ đảm bảo tính kế thừa cũng như tạo cơ chế

xử lý thông tin một cách thông suốt, tránh cho người dùng khỏi phải cập nhật lạicùng một thông tin trên nhiều phần mềm

(4) Phần mềm quản lý người dùng tập trung: Phần mềm này sẽ được

triển khai tới các các Sở Tư pháp, Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao nhằm hỗ trợ,tăng cường các biện pháp cho các Sở Tư pháp, Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giaotrong việc quản lý, theo dõi hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơquan đăng ký hộ tịch thuộc phạm vi mình quản lý

Về mặt tổ chức dữ liệu: Các thành phần chính làm nên Cơ sở dữ liệu hộ

tịch điện tử toàn quốc chính là Cơ sở dữ liệu đăng ký khai sinh, khai tử và Cơ sở

dữ liệu đăng ký hộ tịch khác của các địa phương và các Cơ quan đại diện ngoạigiao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Cơ sở dữ liệu côngdân, Cơ sở dữ liệu thống kê hộ tịch Các thành phần Cơ sở dữ liệu khác như Cơ

sở dữ liệu đăng ký hộ tịch trực tuyến, Cơ sở dữ liệu tiếp nhận hồ sơ đăng ký trựctuyến, Cơ sở dữ liệu người dùng là những thành phần bổ trợ, góp phần làm nên

Hệ thống thông tin tổng thể Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

Mặc dù mỗi cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch tham gia hệ thống sẽ phải

sử dụng ít nhất hai hệ thống, phần mềm, cụ thể::

- Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực - Bộ Tư pháp, Cục Lãnh sự - BộNgoại giao và Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trên toànquốc tham gia sử dụng Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch và Phần mềm quản lýngười dùng tập trung;

- Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã trên toàn quốc và các Cơ quanđại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài thamgia sử dụng Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch và Phần mềm đăng ký, quản lý

hộ tịch dùng chung;

Tuy nhiên, trong quá trình đưa vào sử dụng một trong những yêu cầu cơbản đó là các hệ thống, phần mềm phải được triển khai “trong suốt” với ngườidùng, tích hợp trong một địa chỉ duy nhất và phải được áp dụng cơ chế đăngnhập một lần

2.4 Những ảnh hưởng và tác động về kinh tế - xã hội

2.4.1 Về kinh tế - xã hội

Sau khi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được hoàn thành và đưa vào sửdụng, các thông tin hộ tịch của công dân sẽ được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộtịch điện tử điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nên khi có yêu cầu thựchiện các thủ tục hành chính tiếp theo, công dân chỉ cần cung cấp số định danh cánhân, không cần phải xuất trình tất cả các giấy tờ cá nhân như hiện nay Các thủtục hành chính, đặc biệt là thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch sẽđược đơn giản hóa về thành phần hồ sơ, rút gọn về trình tự, thời hạn giải quyết

và do đó chi phí thực hiện thủ tục hành chính (bao gồm cả lệ phí) sẽ giảm7

Bên cạnh đó, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi

cư trú của người yêu cầu đăng ký hộ tịch; người dân có thể yêu cầu đăng ký hộtịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch tại bất cứ cơ quan đăng ký hộ tịch nào, khôngphụ thuộc vào nơi cư trú Đặc biệt là việc xin cấp bản sao trích lục, người dân cóthể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào thực hiện, thờigian đáp ứng nhanh Người dân cũng có thể thực hiện việc đăng ký trực tuyếntheo các cấp độ 3, 4, giảm đáng kể chi phí, thời gian đi lại

Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ giúp giảm chi phí cho tổng điều tra dân

số Hiện nay, chi phí dành cho các cuộc tổng điều tra về dân số đang rất lớn(lĩnh vực Thống kê, lĩnh vực Y tế, các lĩnh vực khác) Vì vậy, việc sử dụng các

chứng sinh, Tờ khai theo mẫu, các thông tin khác về quan hệ hôn nhân, nơi cư trú, các thông tin hộ tịch của cha, mẹ, cơ quan đăng ký hộ tịch đã nắm được qua Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử nên không phải nộp, xuất trình, nhập

dữ liệu Về mức cắt giảm chi phí thực hiện thủ tục hành chính, đề nghị xem Báo cáo đánh giá thủ tục hành chính của dự án Luật Hộ tịch và kết quả đơn giản hoá thủ tục hành chính khi thực hiện thủ tục.

hệ thống thông tin hành chính trong việc quản lý thông tin công dân như hệthống Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ dễ dàng nhận được số liệu/dữ liệu thống

kê về công dân thay thế (với phạm vi, nội dung thay thế tùy theo điều kiện thựctế) các cuộc tổng điều tra dân số là cần thiết để đảm bảo tiết kiệm, tránh lãnh phínguồn lực cả về nhân lực và tài chính Đối với Việt Nam, Cơ sở dữ liệu hộ tịchđiện tử sẽ hỗ trợ rất tốt và làm cơ sở cho tổng điều tra dân số bằng cách cungcấp thông tin về hộ tịch công dân cho tổng điều tra dân số theo nhiều tiêu chíthống kê khác nhau Nhờ vậy, sẽ giúp giảm chi phí tổng điều tra dân số

Ngoài ra, theo Đề án 896, Luật Hộ tịch, Luật Căn cước công dân, Cơ sở

dữ liệu hộ tịch điện tử là thông tin đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.Bên cạnh đó, những thông tin hộ tịch khác về kết hôn, ly hôn, thay đổi cải chính

hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, khai tử được cập nhật vào

hệ thống dữ liệu, được coi là thông tin “Sống” Vì vậy, khi Cơ sở dữ liệu hộ tịchđiện tử điện tử được kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơquan quản lý dân cư không phải nhập lại thông tin cơ bản của công dân (thôngtin đầu vào) cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tiết kiệm đáng kể thời gian,chi phí và nhân lực cho công tác này Các cơ quan, ban, ngành khác ở các cấpkhông phải tự thiết lập hệ thông tin về người dân mà có thể kết nối với Cơ sở dữliệu quốc gia về dân cư để sử dụng những thông tin này, tạo lập cơ sở dữ liệucho ngành, đồng thời cập nhật thông tin có liên quan vào Cơ sở dữ liệu quốc gia

về dân cư theo quy định Ngoài việc cung cấp một số trường thông tin cơ bảncho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu điện tử còn lưu giữ gần cáctrường thông tin khác liên quan đến tình trạng hộ tịch của cá nhân, đáp ứng yêucầu tra cứu, đăng ký hộ tịch, xác minh thông tin hộ tịch của cá nhân; cấp tríchlục hộ tịch; đảm bảo quyền và nghĩa vụ trong giao dịch dân sự của người dân, cógiá trị phục vụ cho công tác thống kê, dự báo, xây dựng và hoạch định chínhsách phát triển kinh tế, dân số, giáo dục, y tế, quốc phòng; giúp các cơ quan Nhànước có nguồn thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời để đưa ra những điềuchỉnh, phản ứng chính sách hợp lý góp phần tạo bước chuyển mạnh mẽ trongviệc xây dựng một nền hành chính phục vụ, công khai, minh bạch, hiện đại vàvăn minh

Việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cũng góp phần hoàn thiện các

hệ thống cơ sở dữ liệu lớn quan trọng của quốc gia, thúc đẩy việc xây dựngChính phủ điện tử tại Việt Nam

2.4.2 Về mặt quản lý nhà nước về công tác hộ tịch:

Thứ nhất, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ giúp các cơ quan, cán bộ, công

chức ngành Tư pháp đang làm việc trong lĩnh vực quản lý hộ tịch khắc phụcđược cách làm thủ công trong hoạt động nghiệp vụ vể quản lý hộ tịch; sử dụngtối đa năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức đang đảm nhiệm công tác hộ tịch,

đồng thời góp phần thúc đẩy việc nâng cao trình độ tin học cho đội ngũ cán bộ,công chức ngành Tư pháp.

Thứ hai, việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc là cơ sở

trung tâm để kết nối, tiếp nhận, liên thông với toàn bộ cơ sở hộ tịch điện tử từcác địa phương trên cả nước - nhằm lưu giữ tập trung, kết nối, chia sẻ và cungcấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là yêu cầu cốt lõi, là điềukiện không thể thiếu mà bất cứ phần mềm đăng ký hộ tịch nào cũng phải đápứng được Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử lưu trữ đầy đủ thông tin, sắp xếp khoahọc, với phần mềm đăng ký có nhiều tính năng sẽ giúp cho cơ quan đăng ký,quản lý hộ tịch thực hiện công tác lưu trữ, tra cứu, thống kê, báo cáo một cáchkhoa học, nhanh gọn, chính xác và toàn diện

Thứ ba, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tạo điều kiện để nhiệm vụ quản lý

nhà nước trong lĩnh vực quản lý hộ tịch được thực hiện thống nhất từ Trungương đến địa phương, với sự phân quyền, phân cấp hợp lý giữa các cơ quanđăng ký hộ tịch theo đơn vị hành chính hoặc theo cấp quản lý; bảo đảm bí mậtthông tin công dân nhằm đáp ứng yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính và hiệnđại hóa công tác đăng ký hộ tịch, tiến tới đăng ký trực tuyến; bảo đảm kết nối đểcung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của công dân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia vềdân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành có liên quan

Thứ tư, xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ nâng cao cơ sở hạ tầng

thông tin của ngành Tư pháp thông qua việc đầu tư xây dựng một hạ tầng kỹthuật phục vụ lĩnh vực quản lý hộ tịch hiện đại tập trung thống nhất, tránh việc

để các địa phương đầu tư chồng chéo, dàn trải, lãng phí

CÂU HỎI THẢO LUẬN

1 Theo anh chị, việc chưa có một phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịchdùng chung, thống nhất trên toàn quốc như hiện nay sẽ gây ra những khókhăn như thế nào đối với các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch?

2 Trong phạm vi hiểu biết của mình, anh chị hãy nêu, phân tích và cảnh báocho Bộ Tư pháp những khó khăn, vướng mắc khi triển khai thống nhấtmột phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung trên toàn quốc

3 Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch

3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý hộ tịch

Để hiểu rõ thế nào là hệ thống thông tin quản lý hộ tịch và nó có vai trònhư thế nào trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, trước hết ta cần nắm được

ba khái niệm cơ bản có liên quan đó là khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin và

hệ thống thông tin quản lý Trên thế giới hiện nay có rất nhiều định nghĩa mô tả

về ba khái niệm này, tuy nhiên, tựu chung lại các định nghĩa đó đều thống nhất ởcác điểm chính như sau:

3.1.1 Khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin

và các yếu tố đầu ra (output)

Hệ thống thông tin là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, phân tích, xử lý,

lưu trữ và truyền thông tin đến các đối tượng cần sử dụng thông tin

Hoạt động của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chấtlượng của thông tin mà nó cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau:

(1) Độ tin cậy: Thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác Thông

tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ

(2) Tính đầy đủ của thông tin: Thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng

yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ cóthể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tìnhhình thực tế

(3) Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin cần mạch lạc, thích ứng với

người nhận và không nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa nhằmhạn chế tối đa những thiệt hại có thể gây ra do việc tạo ra những thông tin không

sử dụng được hoặc là ra những quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết

(4) Tính được bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức.

Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếpcận tới thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệthại lớn cho tổ chức

(5) Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được

bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sửdụng vào lúc cần thiết

Ngày nay, hệ thống thông tin thường được trang bị các công cụ tính toánđiện tử và các phương pháp chuyên dụng để biến đổi các dòng thông tin nguyênliệu ban đầu thành các dòng thông tin kết quả Bên cạnh đó, các hệ thống thôngtin có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý kinh tế Làm thế nào để cómột hệ thống thông tin hoạt động có hiệu quả cao là một trong những công việccủa bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào

3.1.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin quản lý hộ tịch

Hệ thống thông tin quản lý có thể hiểu một cách đơn giản là hệ thống

cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý của tổ chức Hay nói cáchkhác, đó là hệ thống có chức năng thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ và phân