CÁC GÓP Ý VÀ GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC PTCV TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I

Ban lãnh đạo phải nắm rõ các thông tin liên quan đến công việc, tình hình thực hiện công việc của các nhân viên như phương pháp làm việc, ngoài ra còn phải nhận thức ra các công việc đòi

CÁC GÓP Ý VÀ GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC PTCV TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I

I GÓPÝ:

Để nâng cao hiệu quả QTNNL thì một trong những công việc quan trọng cần phải được thực hiện đó là PTCV PTCV cóý nghĩa quan trọng và là công cụ cơ bản nhất trong mọi giai đoạn của QTNNL Vì vậy công ty nên xây dựng một hệ thống các bản MTCV, YCCV, TCTHCV Công ty đang có rất nhiều thuận lợi: cơ cấu tổ chức ổn định, nhiệm vụ của các phòng ban rõ ràng, công việc trong công

ty ít biến động, đội ngũ nhân lực làđiểm mạnh của công ty…làđiều kiện thuận lợi để thực hiện PTCV Mặc dù thiếu vắng hệ thống PTCV chưa cóảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của công ty song nó cũng đãảnh hưởng không tốt đến một số hoạt động QTNL (đãđược trình bày ở Phần II) Hơn nữa, công ty đang từng bước phấn đấu để trở thành công ty tư vấn có tầm cỡ khu vực thì PTCV là một trong những việc làm cần thiết

Tuy nhiên để thực hiện được tốt công tác này không phải là một vấn đềđơn giản bởi vì nó không chỉđòi hỏi sự am hiểu mà còn mất rất nhiều thời gian và tốn kém về chi phí nên công tác này thường được các công ty làm một cách qua quít và sơ sài Đối với công ty tư vấn xây dựng điện I công tác này nên để cho phòng TCCB-LĐ chịu trách nhiệm chính trong toàn bộ quá trình thực hiện vì phòng chịu trách nhiệm về công tác nhân sự trong công ty Phòng TCCB-LĐ sẽ tham mưu cho giám đốc về cách thức tiến hành PTCV, từ việc thu thập, xử lí thông tin đến việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện Để có thể thực hiện tốt công tác PTCV cũng cần phải có sự phối hợp của phòng với trưởng các phòng ban để quá trình PTCV được thực hiện một cách chính xác, nhanh chóng vàđơn giản hơn

Các góp ýđưa ra trên đây nhằm mục đích giúp công ty hòan thiện hơn tất cả các hoạt động QTNL.

II KIẾNNGHỊVÀGIẢIPHÁP:

1 Kiến nghị:

1.1 Kiến nghị với ban lãnh đạo:

Ban lãnh đạo của công ty phải luôn quan tâm giám sát chặt chẽ và tạo mọi điều kiện để phòng chức năng thực hiện nhiệm vụ QTNL Ban lãnh đạo phải nắm rõ các thông tin liên quan đến công việc, tình hình thực hiện công việc của các nhân viên như phương pháp làm việc, ngoài ra còn phải nhận thức ra các công việc đòi hỏi loại lao động nào thực hiện nó, các đặc điểm về trình độ chuyên môn, biết cách sử dụng nhân viên một cách tối ưu nhất Chỉ có sự quan tâm giám sát chặt chẽ của ban lãnh đạo công ty thì mới đảm bảo các hoạt động quản trị nguồn nhân lực được thực hiện một cách đầy đủ, nghiêm túc Khi ban lãnh đạo nắm vững được đặc điểm của công việc và con người trong công ty thì

sẽ hiểu được những vấn đề tồn tại trong công tác QTNL để từđó có biện pháp chỉđạo cho phòng chức năng hoàn thiện hơn nữa hay sửa chữa các sai sót xảy ra nếu có Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ của mình phòng chức năng chắc chắn sẽ gặp phải những khó khăn nhất định vì vậy cần được tạo điều kiện của ban lãnh đạo công ty Các nhà lãnh đạo công ty sử dụng các bản MTCV vào phân công công việc, đánh giá thực hiện đối với các nhân viên mà mình quản lí, yêu cầu những người lãnh đạo bộ phận sử dụng các bản MTCV để làm các công việc tương tự, có như thế công tác PTCV mới phát huy được đầy đủ tác dụng của nó

Ban lãnh đạo cũng cần phải có kế hoạch hoàn thiện hơn nữa bộ máy tổ chức của công ty Hiện nay cơ cấu tổ chức của công ty đã rất rõ ràng về chức năng nhiệm vụ của các bộ phận nhưng phân công lao động của mỗi bộ phận còn chưa

thật hợp lí, ví dụ như phòng TCCB-LĐ Một số kiến nghịđể kiện toàn phân công lao động trong nội bộ phòng như sau:

Trưởng phòng Phụ trách chung về mọi vấn đề của

phòngPhó phòng Phụ trách về công tác bộ máy, cơ cấu

bộ máyChuyên viên phụ trách vềđào tạo Theo dõi về công tác đào tạo: lập kế

hoạch đào tạo, theo dõi việc tổ chức thực hiện, theo dõi kinh phíđào tạo ở tất cả các lớp: ngắn hạn, dài hạn, tại chức, sau Đại học, Tiến sĩ, các lớp đào tạo công nhân, ngoại ngữ, tin học, đào tạo trong và ngoài nước

Chuyên viên phụ trách về hồ sơ nhân

sự

Theo dõi toàn bộ mảng hồ sơ nhân sự: căn cứ theo các giấy tờ hợp lệ trong hồ sơđể nhập trang hồ sơ trong máy vi tính, sử dụng chương trình tựđộng trên máy vi tính, khi cần đọc

Chuyên viên phụ trách về BHXH Theo dõi về công tác BHXH, BH Y

tế và các chếđộ bảo hiểm khác

Chuyên viên phụ trách về công tác

bảo hộ lao động

Theo dõi về công tác bảo hộ trong toàn công ty, phối hợp với chuyên viên phụ trách vềđào tạo xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm cho CBCNV về an toàn lao động

Chuyên viên phụ trách về công tác

tiền lương

Theo dõi về kế hoạch nghiệm thu, duyệt quyết toán hàng quí, hàng năm cho toàn công ty; làm các đơn giá tiền lương, phụ trách về chia lương cho khối sản xuất

1.2 Kiến nghị về việc thành lập tổ thực hiện công tác PTCV:

Tổ thực hiện công tác này sẽ do lãnh đạo công ty xem xét thành lập Đối với công ty, tổ công tác này nên gồm các thành viên sau:

∗ Phó phòng TCCB-LĐ là tổ trưởng tổ công tác vì phó phòng là người chịu trách nhiệm về cơ cấu bộ máy của toàn công ty, là người soạn thảo 47 qui trình hướng dẫn trong hệ thống văn bản thực hiện quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 do đó phó phòng là người am hiểu công việc của các phòng ban trong công ty

∗ Các thành viên khác của tổ công tác bao gồm: chuyên viên phụ trách về vấn đềĐT PTNNL của công ty, chuyên viên phụ trách về vấn đề thù lao lao động và trưởng các phòng, ban trong công ty

Sở dĩ lựa chọn hai chuyên viên trên vì hai chuyên viên được đào tạo về chuyên ngành Kinh tế lao động của trường Đại học Kinh tế quốc dân do đó họsẽ nắm bắt khá dễ dàng những kiến thức về PTCV nói riêng và QTNL nói chung trong thời đại mới Hơn nữa trong quá trình thực hiện công việc hiện tại công

việc của mình, hai chuyên viên này cũng là người nắm rõđược công việc của CBCNV Đối với chuyên viên phụ trách về công tác ĐT PTNNL trong khi thực hiện công việc luôn phải phối hợp với các phòng ban khác để xác định nhu cầu đào tạo, cán bộđược đào tạo… Đối với chuyên viên hiểu rõ công việc của từng loại lao động để làm căn cứ tính tiền lương.

Việc đưa trưởng các phòng, ban là thành viên của tổ công tác là cần thiết vì

họ là những người hiểu rõ công việc của nhân viên trong phòng mình nhất

Tổ công tác này làm việc dưới sự chỉđạo của ban giám đốc Tuy các thành viên của tổ là những người rất am hiểu công việc của CBCNV trong công ty nhưng lại chưa được đào tạo chính thức về công tác PTCV nên công ty cần mời chuyên gia về tập huấn ngắn hạn cho các thành viên của tổđể họ nắm được tiến trình PTCV vàáp dụng cho công ty của mình Công ty có thể mời các giảng viên khoa Kinh tế lao động và Dân số của trường Đại học Kinh tế quốc dân đến tập huấn cho tổ thực hiện công tác PTCV

1.3 Kiến nghị về phương pháp thu thập thông tin PTCV:

Căn cứ vào đặc điểm công việc để lựa chọn phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp Đối với lao động trực tiếp sản xuất nên kết hợp phương pháp bảng hỏi và quan sát Đối với lao động quản lí nên kết hợp phương pháp bảng hỏi và phỏng vấn

1.3.1 Phương pháp phỏng vấn:

Đối với lao động quản lí thì do tính chất công việc là lao động bằng trí tuệ cho nên sử dụng phương pháp phỏng vấn là thích hợp nhất vì nhà phân tích nhiều khi không thể quan sát được họ thực hiện công việc như thế nào

1.3.2 Phương pháp bảng hỏi:

Đây là phương pháp thu thập thông tin thích hợp với cả hai loại lao động, nó cho phép nhà phân tích thu thập được thông tin chính xác và chi tiết Bảng câu hỏi mẫu sẽđược trình bày trong phần Giải pháp

1.3.3 Phương pháp quan sát:

Việc quan sát nên giao cho trưởng các đơn vị thực hiện Trưởng các đơn vị sẽ quan sát trực tiếp công nhân tại công trường và ghi chép các hoạt động lao động của họ

Các bước quan sát được tiến hành như sau:

a Chuẩn bị:

− Xác định mục đích của quan sát là quan sát công nhân làm việc tại công trường để xem họ phải thực hiện những nhiệm vụ gì, họ thực hiện công việc như thế nào từđó thu được những thông tin cần thiết để tiến hành công tác PTCV

− Lựa chọn đối tượng quan sát: là những công nhân làm việc tại công trường

− Giải thích cho công nhân hiểu rõ mục đích của việc quan sát này

− Nghiên cứu về tình hình tổ chức lao động, tổ chức sản xuất, xác định nội dung công việc vàđặc điểm công việc, những điều kiện tổ chức kĩ thuật thực hiện công việc

− Chọn vị trí quan sát và chuẩn bị các phương tiện quan sát

Chuẩn bị một mẫu phiếu quan sát có các nội dung sau:

Phiếu quan sát

Ngày:

Tên cán bộ nghiên cứu:

Tên công nhân:

Tên công việc:

Điều kiện phục vụ tổ chức nơi làm việc:

c Phân tích và tổng hợp số liệu:

Sau khi ghi chép đầy đủ vào phiếu quan sát, cán bộ nghiên cứu sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin đã ghi chép, xác định độ dài thời gian hao phí của từng nội dung quan sát bằng cách lấy thời gian kết thúc trừđi thời gian bắt đầu công việc Sau cùng là lập biểu tổng hợp về hao phí thời gian và bảng cân đối hao phí thời gian

Việc thu thập thông tin bằng cách kết hợp từng cặp phương pháp đó cóưu điểm là: phương pháp bảng hỏi có thểáp dụng rộng rãi với mọi đối tượng, phương pháp quan sát sẽ bổ sung cho nhà phân tích những thông tin không thu được qua bảng hỏi vì nó cho phép nhà phân tích thu được những thông tin chính xác và chi tiết Phương pháp phỏng vấn sẽ cho những thông tin chi tiết bổ sung cho phương pháp bảng hỏi

2 Giải pháp:

1 Xây dựng bảng câu hỏi mẫu dùng thu thập thông tin PTCV tại công ty Tư vấn xây dựng điện I :

Tổng công ty điện lực Việt Nam

Công ty Tư vấn xây dựng điện I

BẢNGCÂUHỎIĐểđạt được các mục tiêu chiến lược trong thời gian tới, công ty Tư vấn xây dựng điện I đang tiến hành một số công việc nhằm hoàn thiện tất cả các hoạt động của công ty Công ty rất mong nhận được sựủng hộ và tham gia của anh chị

Xin anh chị vui lòng trả lời các câu hỏi dưới đây:

2 Anh chị có thể vui lòng mô tả lại nhiệm vụ chính của anh chị?

3 Anh chị có thể vui lòng mô tả lại các nhiệm vụ khác của anh chị?

4 Anh chị có thể vui lòng liệt kê các trang thiết bị cần dùng cho công việc này

và mức độ sử dụng chúng:

Tên trang thiết bị Mức độ sử dụng

Hàng ngày Hàng tháng Hàng quí Hàng năm

Trên Đại học Đại học

Tên chương trình tin học Trình độ

d Khả năng giao tiếp, thuyết phục:

e Các kĩ năng khác:

11 Anh chị có thể vui lòng cho biết những lỗi có thể gặp phải khi thực hiện công việc?

Anh chị có thể vui lòng cho biết công việc này có cần sự kiểm tra hướng dẫn thường xuyên của cấp trên hay không?

Rất cần thiết Cần thiết

Thỉnh thoảng Không cần thiết

13 Theo anh chị có cần những phương pháp thích hợp hay sáng kiến sáng tạo khi thực hiện công việc hay không?

Cần thiết Thỉnh thoảng Không cần thiết

Theo anh chịđể hoàn thành các nhiệm vụ trên thì kinh nghiệm tối thiểu cần phải có là:

Dưới 1 năm 1- 2 năm 3- 5 năm

5- 7 năm 8-10 năm Trên 10 năm

Anh chị có thể cho biết khi thực hiện công việc này cần phải trao đổi thông tin với những thông tin với những nhân viên nào trong và ngoài công ty:

a Trong công ty:

2 Xây dựng bản MTCV, YCCV, TCTHCV cho một số công việc cụ thể :

Sau khi tham khảo kết quả PTCV ở một số công ty em thấy các công ty đóđều gộp 3 bản trên thành một bản duy nhất gọi là bản MTCV do đó em cũng xin đưa

ra kết quả PTCV là bản MTCV:

Bản MTCV cho các công việc khác nhau đều có nội dung như sau:

•Chức danh công việc:

•Bộ phận:

•Người viết:

•Ngày viết:

• Mã số:

• Số trang:

• Chức danh người lãnh đạo trực tiếp:

• Số người lãnh đạo dưới quyền:

I.Tóm tắt công việc:

1 Các nhiệm vụ: ………

………

………

2.Trách nhiệm: ………

………

3.Quyền hạn: ………

4.Điều kiện làm việc: • Phương tiện vật chất kĩ thuật: ………

• Tiếng ồn: ………

•ánh sáng: ……….…

• Nhiệt độ: ………

II Yêu cầu của công việc với người thực hiện:

1.Yêu cầu hiểu biết:………

2.Trình độđào tạo: ………

3.Chuyên ngành đào tạo: ………

4.Kinh nghiệm: ………

5.Các kĩ năng cần có: ………

6.Mối quan hệ: a.Trong công ty: ………

b.Ngoài công ty: ………

7.Người thay thế: ………

8.Có thể thay thế: ………

III Tiêu chuẩn thực hiện công việc: ………

………

Xác nhận của: Trưởng phòng TCCB-LĐ Giám đốc

2.1 Bản mô tả công việc cho chức danh công việc trưởng phòng:

• Chức danh công việc:Trưởng

•Người lãnh đạo trực tiếp: Giám đốc

•Số người lãnh đạo dưới quyền: 07

I.Tóm tắt công việc:

Tham mưu, đề xuất các cải tiến về chính sách, chếđộ, qui trình, qui định liên quan đến lĩnh vực hành chính nhân sự

−Đề xuất với giám đốc những giải pháp, cơ chế chính, chính sách liên quan đến lĩnh vực quản lí nhân lực, góp phần đắc lực vào hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty

− Tổ chức và quản lí các hoạt động trong phòng một cách có hiệu quả

− Giám sát việc tuân thủ các qui định, qui trình, thủ tục, tiêu chuẩn mà Tổng công ty và công ty đãđề ra ở các bộ phận khác đểđảm bảo nề nếp, trật tự

− Tham gia rà soát các mặt mạnh, mặt yếu trong hoạt động quản trị nhân lực trong công ty, xác định nguyên nhân và tham mưu cho ban giám đốc các

biện pháp nhằm cải tiến, chấn chỉnh, hỗ trợ hoặc phát huy các mặt mạnh của công ty.

− Thực hiện các biện pháp phòng ngừa, phát hiện kịp thời mọi vi phạm qui chế, qui định hoặc tiêu cực gây lãng phí, thiệt hại, ngăn chặn vàđề xuất các biện pháp xử lí phù hợp

− Thực hiện kịp thời chương trình công tác hàng quí, 6 tháng, hàng năm của phòng

− Thiết lập các mối quan hệ tốt với các phòng ban, các đơn vị trực thuộc, các đối tác có liên quan để hoàn thành nhiệm vụ

2.Trách nhiệm:

− Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về kết quả làm việc của các nhân viên trong phòng

− Chịu trách nhiệm về những sai sót xảy ra nếu có về các văn bản hướng dẫn

về chuyên môn, nghiệp vụ mà mình tham gia hoặc chủ trì nghiên cứu soạn thảo

− Thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện và phân tích hiệu quả công việc của nhân viên trong phòng nhằm kịp thời bổ sung hoặc chấn chỉnh

− Tuân thủ các nguyên tắc, qui chế, qui định của công ty khi thực hiện công việc và luôn đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu

− Tích cực có những sáng kiến cải tiến phương pháp làm việc để nâng cao hiệu quả công việc chung

3 Quyền hạn:

− Kí duyệt các thông báo, hướng dẫn thực hiện thuộc phạm vi hành chính nhân sự, kế hoạch làm việc, báo cáo về kết quả của phòng TCCB-LĐ

−

công ty theo đúng các nội dung, qui chế khen thưởng, kỉ luật của Tổng công

ty và công ty

−Được quyền sử dụng các phương tiện giao thông của công ty khi đi công tác

4 Điều kiện làm việc:

• Phương tiện vật chất kĩ thuật:

− Một phòng làm việc riêng với đầy đủ trang thiết bị: bàn, ghế, tủ, máy điều hòa, điện thoại, máy fax, máy in, giấy, bút…

− 1 bộđồ bảo hộ lao động theo đúng tiêu chuẩn khi đi công tác

• Làm việc trong điều kiện đủánh sáng, yên tĩnh và không khí thoáng mát

II Yêu cầu của công việc với người thực hiện:

1.Yêu cầu hiểu biết:

− Hiểu được các văn bản qui định về chếđộ tiền lương mới ban hành của Nhà nước

− Hiểu được các phương pháp tổ chức lao động và kiến thức về quản trị nhân lực trong thời đại mới

− Hiểu được các qui định, quyết định, qui chế, nội qui lao động và các phương án tổ chức của công ty

2 Yêu cầu trình độ:

Đại học hoặc trên đại học

3 Chuyên ngành đào tạo:

− Tốt nghiệp hệĐại học chính qui trở lên chuyên ngành Kinh tế lao động hoặc quản trị nhân lực

− Có trình độ chính trị sơ cấp trở lên về quản lí kinh tế hoặc quản lí hành chính

4 Kinh nghiệm: