Báo cáo thực tập tốt nghiệp công chứng viên đơn vị thực tập phòng công chứng số 6, thành phố hồ chí minh

Học phần đầu tiên liên quan đến nội dung tìm hiểu cơ cấu tổ chức,chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng, tôi đã chủđộng đăng ký kiến tập tại Phòng Công chứng s

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

-HỌC VIỆN TƯ PHÁP

BÁO CÁO THỰC TẬP

Họ và tên: NGUYỄN VĂN TRUNG.

Lớp: Công chứng viên Khóa 23A (Buổi tối).

SBD: 254.

Đơn vị thực tập: Phòng Công chứng Số 6, thành phố Hồ Chí Minh.

Thời gian: Từ ngày 17/7/2020 đến ngày 24/7/2020.

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 06 tháng 8 năm 2020

Mục lục

Mục lục

Nhật ký thực tập

Phiếu nhận xét kết quả thực tập

Phiếu đánh giá kết quả thực tập

Lời mở đầu 1

I TÓM TẮT SƠ LƯỢC QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 3

II CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ, QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 6 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 4

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 4

2.2 Cơ cấu tổ chức 6

2.2.1 Bộ máy tổ chức 7

2.2.2 Cơ sở vật chất 9

2.3 Quy chế hoạt động và cách thức quản trị của Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí Minh 10

2.3.1 Phân công nhiệm vụ 10

2.3.2 Mối quan hệ công tác 13

III.HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CÔNG CHỨNG 14

3.1 Qúa trình hoạt động cung cấp dịch vụ công chứng 13

3.2 Mặt làm được 15

3.3 Mặt tồn tại 16

IV NỘI DUNG THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ 18

4.1 Việc thực hiện các quyền của Phòng Công chứng Số 6 184.2 Việc thực hiện các nghĩa vụ của Phòng Công chứng số 6 214.3 Nhận xét, đánh giá về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của PhòngCông chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí Minh 22

V KINH NGHIỆM THỰC TIỄN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 24 Danh mục tài liệu tham khảo

Phụ lục I

LỜI MỞ ĐẦU

Từ thời điểm xã hội có sự phân chia giai cấp, con người bắt đầu xuất hiệnchế độ tư hữu về tư liệu sản xuất, nhu cầu trao đổi, lưu thông hàng hóa từ nhữnghàng hóa, tài sản mang tính chất giản đơn đến những tài sản, hàng hóa có giá trịlớn cần có người đứng ra bảo đảm các giao dịch giữa con người với con ngườitrong xã hội được tôn trọng Giai đoạn đầu, công chứng là một nghề tự do trong xãhội, phục vụ cho nhu cầu tự nhiên, tự bảo vệ của dân chúng khi thiết lập các văn

tự, khế ước và công chứng viên sơ khai là những người có kinh nghiệm, có uy tín,

có kiến thức, được tôn trọng và cử ra để giữ nhiệm vụ làm chứng cho các chủ thểtham gia vào giao dịch

Ở Việt Nam, từ thời phong kiến“…Việc thực hiện các quan hệ, giao dịch

dân sự của cá nhân mang tính tự phát Sự điều chỉnh của nhà nước đối với các giao dịch dân sự ở cơ sở thông qua việc thực hiện quyền hành của các cá nhân có chức sắc quản lý về hành chính theo địa hạt làng, xã (lý trưởng)…”1 Kể từ thời

kỳ Pháp thuộc, hoạt động công chứng chủ yếu phục vụ co chính sách cai trị củaPháp, cụ thể Pháp ban hành Sắc lệnh ngày 24 tháng 8 năm 1931 Sau khi CáchMạng Tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã ban hành nhiều sắc lệnh quy định

về thị thực giấy tờ, thể lệ trước bạ về việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đấtđược giao cho Uỷ ban kháng chiến hành chính (nay là Uỷ ban nhân dân) các cấpthực hiện việc chứng nhận

Một thời gian dài sau đó Nhà nước không tổ chức hoạt động công chứng,chứng thực; đến ngày 10/10/1987, Bộ Tư pháp đã cho ra đời Thông tư số574/QLTPK đánh dấu sự tái lập của hoạt động công chứng, nhằm đáp ứng yêu

1 Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng, NXB Tư pháp, Tr 22.

cầu của công cuộc đổi mới toàn diện đất nước, từ đó, Phòng công chứng nhà nướctại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh được thành lập.

Nhằm mục tiêu trang bị những kiến thức về hoạt động công chứng tại ViệtNam tôi đã tham gia Lớp đào tạo nghiệp vụ Công chứng khóa 23 tại Học viện Tưpháp – Cơ sở TP Hồ Chí Minh, trong chương trình đào tạo có chương trình 6 họcphần kiến tập Học phần đầu tiên liên quan đến nội dung tìm hiểu cơ cấu tổ chức,chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng, tôi đã chủđộng đăng ký kiến tập tại Phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ Chí Minh Trongsuốt thời gian kiến tập tại Phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ Chí Minh tôi đãtiếp cận và tìm hiểu về các nội dung cơ bản như: lịch sử hình thành và phát triển,

cơ cấu tổ chức, hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng; chức năng, nhiệm

vụ, quá trình thực hiện các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng,công chứng viên; từ đó đúc kết một số bài học kinh nghiệm cho bản thân để trang

bị những kiến thức thực tế áp dụng vào thực tiễn hoạt động công chứng sau này

I TÓM TẮT SƠ LƯỢC QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

Ngày 17 tháng 7 năm 2020, tôi liên hệ Phòng Công chứng Số 6, thành phố

Hồ Chí Minh, địa chỉ số 47A Nguyễn Văn Đậu, phường 6, quận Bình Thạnh,thành phố Hồ Chí Minh và được Trưởng Phòng công chứng Số 6, thành phố HồChí Minh chấp thuận kiến tập tại đơn vị

Trong thời gian kiến tập theo lịch thực tập của Học viện Tư pháp, từ ngày

17 tháng 7 năm 2020 đến ngày 24 tháng 7 năm 2020, tôi được trực tiếp ông ĐỗThiện Căn - Công chứng viên đồng thời là Trưởng Phòng công chứng Số 6 thànhphố Hồ Chí Minh hướng dẫn kiến tập tại đơn vị

Tại các buổi tham gia thực tập thực tế, tôi được ông Đỗ Thiện Căn giớithiệu sơ nét về quá trình hình thành và phát triển của Phòng Công chứng số 6,thành phố Hồ Chí Minh, tổng quan về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và tổchức hoạt động của từng chức và từng bộ phận tại Phòng Công chứng Ngoài ra,được Công chứng viên hường dẫn tra cứu thông tin liên quan đến Phòng Côngchứng Số 6 tại Trang Web: www.congchung6.gov.vn đề tìm hiểu về các nội dunghoạt động của Phòng Công chứng, trong đó đặc biệt là các trình tự, thủ tục côngchứng tại Phòng Công chứng Số 6 Đồng thời, bản thân cũng được cung cấp cácQuyết định thành lập, các quy chế tổ chức hoạt động cũng như các nội quy tại đơnvị

Điều quan trọng hơn là bằng sự hướng dẫn rất tận tình của Công chứng viên

Đỗ Thiện Căn, cũng như sự hỗ trợ từ các anh chị em trong Phòng Công chứng, tôiđược tìm hiểu và nghiên cứu một cách nghiêm túc về lịch sử hình thành và pháttriển của nghề công chứng tại Việt Nam nói chung và Phòng Công chứng số 6,thành phố Hồ Chí Minh nói riêng Được nhìn nhậ một cách rõ nét cơ cấu tổ chức,

cách thức quản lý và vận hành từng con người, tùng bộ phận của Phòng Côngchứng số 6 Ngoài việc được tìm hiểu các nội dung liên quan đến cơ cấu tổ chức

và hoạt động, bản thân còn được tiếp thu những kiến thức sơ khai về các kỹ năngmềm trong việc giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp, kỹ năng tiếp nhận và xử lý

hồ sơ công chứng, kỹ năng phân tích, tổng hợp các văn bản pháp luật có liên quantrong suốt quá trình công chứng…Đặc biệt được tiếp cận rất nhiều quy trình côngchứng liên quan đến các giao dịch, hợp đồng tại Phòng Công chứng số 6, thànhphố Hồ Chí Minh

Trong suốt khoảng thời gian 06 ngày thực tập tại Phòng Công chứng số 6,thành phố Hồ Chí Minh bản thân lần đầu tiên được tiến cận môi trường thực tiễntrong lĩnh vực công chứng giúp tôi có những cái nhìn cơ bản nhất, cô đọng nhất vềmột mô hình trong tổ chức hành nghề công chứng tại Việt Nam theo Luật Côngchứng năm 2014 Đây có thể được xem là những trải nghiệm, kiến thức quý báu

hỗ trợ rất nhiều cho bản thân tôi sau này khi bước chân vào môi trường côngchứng tại Việt Nam

II CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ, QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ CÁCH THỨC QUẢN TRỊ CỦA PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 6 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Hoạt động công chứng xuất hiện khá sớm ở Việt Nam, kể từ khi thực dânPháp xâm lược nước ta Hoạt động chủ yếu phục vụ cho chính sách cai trị củaPháp tại Đông Dương nói chung và Việt Nam nói riêng Tiêu biểu là sắc lệnhngày 24 tháng 8 năm 1931 của Tổng thống Cộng hòa Pháp về tổ chức công chứng(được áp dụng ở Đông Dương theo quyết định ngày 7 tháng 10 năm 1931 củaToàn quyền Đông Dương P.Pasquies) Theo đó, người thực hiện công chứng là

công chứng viên mang quốc tịch Pháp do Tổng thống Pháp bổ nhiệm và giữ chức

vụ suốt đời Khi đó Việt Nam chỉ có một văn phòng công chứng ở Hà Nội, ba vănphòng công chứng ở Sài Gòn2, Ngoài ra ở các thành phố Hải Phòng, Nam Định,

Đà Nẵng thì việc công chứng do Chánh lục sự Tòa án sơ thẩm kiêm nhiệm

Tại Thành phố Hồ Chí Minh, Phòng Công chứng số 1 được xem là Tổ chứchành nghề công chứng lâu đời nhất, được thành lập theo quyết định số 182/QĐ-

UB ngày 21/9/1988 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh Trên cơ sở kếthừa giá trị tiên phong cũng như nhằm đáp ứng các nhu cầu ngày một tăng của xãhội, ngày 21 tháng 02 năm 2006 Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quyết định

số 28/2006/QĐ-UBND về thành lập Phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ ChíMinh

Căn cứ Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND ngày 21 tháng 02 năm 2006 của

Ủy ban nhân dân Thành phố, quy định: “Nay thành lập Phòng Công chứng số 6

trực thuộc Sở Tư pháp Phòng Công chứng số 6 là đơn vị có tư cách pháp nhân,

có tài khoản và con dấu riêng, được cấp kinh phí theo quy định của Nhà nước Trụ sở của Phòng Công chứng số 6 đặt tại số 45AG1 và 47AF4 đường Nguyễn Văn Đậu, phường 6, quận Bình Thạnh” 3 Như vậy, về địa vị pháp lý thì Phòng

Công chứng số 6 là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp thành phố

Hồ Chí Minh thực hiện các nhiệm vụ về công chứng, chứng thực theo quy định

Do tại thời điểm thành lập Phòng Công chứng số 6, Luật Công chứng năm 2006vẫn chưa có hiệu lực thi hành nên việc thành lập và tổ chức hoạt động của PhòngCông chứng số 6 được thực hiện đảm bảo theo quy định tại Nghị định số

2 Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng, NXB Tư pháp, Tr 22.

3 Điều 1 Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND ngày 21 tháng 02 năm 2006 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh,

75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ, theo đề nghị thànhlập của Bộ Tư pháp tại Công văn số 983/TP-HCTP ngày 04 tháng 5 năm 2005.Tại thời điểm thành lập, các yếu tố về địa điểm, trụ sở, tư cách pháp nhân, condấu, tài khoản của Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí Minh đều đảm bảotuân thủ quy định tại Điều 26 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm

2000 của Chính phủ Đồng thời đối chiếu các quy định của Luật Công chứng hiệnhành thì Phòng Công chứng số 6 vẫn đảm bảo các điều kiện quy định tại Điều 19Luật Công chứng năm 2014

Về phương châm hoạt động trong suốt quá trình lịch sử hình thành, tồn tại

và phát triển, Phòng Công chứng Số 6 vẫn giữ vững phương châm: “Phục vụ tận

tình, hiệu quả, an toàn và đúng pháp luật”4 “Phòng Công chứng Số 6, thành phố

Hồ Chí Minh luôn luôn phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, luôn luôn cung cấp dịch vụ công chứng nhanh chóng, thuận tiển, chính xác, an toàn về pháp luật, đảm bảo tối đa quyền lợi của khách hàng, tạo niềm tin vũng chắc cho khách hàng khi tham gia hợp đồng, giao dịch, chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên Phòng, tăng cường công tác cải cách hành chính, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho khách hàng”5 Phươngchâm vừa ngắn gọn, cô đọng và dễ ghi nhớ nhưng sâu bên trong hàm chứa nhữngnội dung thiết thực, thể hiện thái độ phục vụ, cách thức làm việc, tôn trọng quyền

và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch và đặt biệt là tính thượng tôn phápluật

2.2 Cơ cấu tổ chức

4 www.Congchung6.gov.vn.

5 www.Congchung6.gov.vn.

2.2.1 Bộ máy tổ chức

Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Quyết định số 28/2006/QĐ-UBND ngày 21

tháng 02 năm 2006 của Ủy ban nhân dân Thành phố, quy định: “Phòng Công

chứng số 6 do Trưởng phòng phụ trách, có một số Phó Trưởng Phòng giúp việc cho Trưởng phòng và các công chứng viên…” Như vậy, xét về quy định cơ cấu tổ

chức của Phòng Công chứng số 6 bao gồm các chức danh cơ bản: Trưởng Phòng,Phó Trưởng phòng và các công chứng viên phụ trách lĩnh vực chuyên môn Tínhđến thời điểm hiện tại, Phòng Công chứng số 6 có tổng cộng 25 thành viên, gồm:

01 Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng, trong đó có 07 công chứng viên (gổm cảTrưởng phòng và Phó Trưởng phòng), 03 chuyên viên nghiệp vụ, bộ phận kế toán,lưu trữ, thu ngân, hành chính và văn thư…

Nội dung này một lần nữa được được quy định cụ thể tại Quyết định số 128/

QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 của Trưởng phòng Công chứng số 6 Thành phố HồChí Minh về ban hành Quy chê làm việc của Phòng Công chứng số 6, Thành phố

2.7 Bộ phận bảo vệ” 6

Bộ phận lênh đạo Phòng Công chứng số 6, thănh phố Hồ Chí Minh gồm có:Trưởng Phòng Công chứng số 6 thănh phố Hồ Chí Minh lă ông Đỗ Thiện Căn lămột công chứng viín vă được Chủ tịch Ủy ban nhđn dđn Thănh phố Hồ Chí Minhquyết định bổ nhiệm chức danh Trưởng phòng, đảm nhận tư câch lă người đạidiện theo phâp luật của Phòng Công chứng số 6 thănh phố Hồ Chí Minh Bíncạnh Trưởng Phòng lă 02 Phó Trưởng phòng gồm bă Huỳnh Thị Hồng Hoa vẵng Trương Vũ An, cả hai Phó Trưởng phòng đều lă Công chứng viín, đượcGiâm đốc Sở Tư phâp Thănh phố Hồ Chí Minh quyết định bổ nhiệm trín cơ sở ủyquyền của Chủ tịch Ủy ban nhđn dđn Thănh phố Hồ Chí Minh, câc Phó Trườngphòng được bổ nhiệm với vai trò giúp Trưởng Phòng quản lý câc lĩnh vực đượcphđn công, chịu trâch nhiệm trước phâp luật vă trước Trưởng phòng về nhiệm vụcủa mình

Bộ Phận Nghiệp vụ của Phòng Công chứng số 6 thănh phố Hồ Chí Minhbao gồm câc công chứng viín vă câc chuyín viín thư ký nghiệp vụ Hiện Phòngcông chứng số 6 có tổng 07 công chứng viín, trong đó có 04 Công chứng viínđảm nhận công tâc nghiệp vụ bao gồm: ông Nguyễn Quốc Phụng, bă Phan ThịHồng Phấn, ông Lí Hoăng Hiệp, ông Trần Bảo Thoa Câc công chứng viín điềuđược bổ nhiệm theo đúng trình tự, thủ tục của phâp luật công chứng, có kinhnghiệm nhiều năm trong lĩnh vực công chứng Đối với câc chuyín viín thư kýnghiệp vụ của Phòng Công chứng đều lă những người đê ít nhất đạt trình độ cửnhđn luật, có thời gian công tâc trong môi trường phâp luật với kinh nghiệm ít

6 Điều 2 Quyết định số 128/QĐ ngăy 21 thâng 5 năm 2020 của Trường phòng Công chứng số 6, thănh phố Hồ Chí Minh.

nhất từ 02 năm và nhiều nhất lên đến 07 năm, họ là những người được ký hợpđồng với Phòng công chứng để đảm nhận vai trò nghiên cứu hồ sơ, dự thảo các hồ

sơ công chứng tham mưu cho Công chứng viên phụ trách Phần lớn họ đã và đangtham gia các lớp đào tạo nghiệp vụ công chứng viên do Học viện Tư pháp tổ chức

Bên cạnh đó, Phòng Công chứng Số 6 thành phố Hồ Chí Minh còn nhânviên phụ trách tại bộ phận lưu trữ, kế toán, hành chính, Bộ phận dịch thuật, bảovệ… tất cả đều có bằng tốt nghiệp về chuyên ngành liên quan đáp ứng được cáctiêu chuẩn vị tri việc làm mà họ được phân bổ

Nhìn chung, bộ máy tổ chức của Phòng Công chứng số 6 Thành phố HồChí Minh được lập đảm bảo theo quy định tại Luật Công chứng năm 2014 Đơn vịđảm bảo có các chức danh Trưởng phòng đảm bảo đáp ứng đủ tiêu chuẩn bổnhiệm theo Luật Công chứng năm 2014 và là người đại diện theo pháp luật củađơn vị, các Phó trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng và các Công chứngviên trực tiếp thực hiện nhiệm vụ chứng nhận tính xác thực, hợp pháp, không tráiđạo đức xã hội của hợp đồng giao dịch, tính chính xác thực và hợp pháp, khôngtrái đạo đức của bản dịch

2.2.2 Cơ sở vật chất

Trụ sở Phòng Công chứng số 6 Thành phố Hồ Chí Minh đặt tại số 47ANguyễn Văn Đậu, phường 6, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh, có condấu và tài khoản riêng Như vậy, trước hết Phòng Công chứng số 6 thành phố HồChí Minh là đơn vị đảm bảo yếu tố về trụ sở theo quy định của Luật Công chứngnăm 2014, đảm bảo đầy đủ tư cách pháp lý của một pháp nhân theo Điều 74 BộLuật dân sự năm 2015

Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí Minh có bố trí các phòng làmviệc riêng của lãnh đạo phòng, phòng họp, hội nghị, bộ phận kế toán- tài vụ riêng,văn thư-lưu trữ riêng biệt, có các bộ phận dành cho các công chứng viên thực hiệnnghiệp vụ, bộ phận tiếp nhận hồ sơ luôn đảm bảo sự có mặt thường trực của cácchuyên viên thư ký nghiệp vụ Nhìn chung, Phòng Công chứng Số 6 có đội ngũnhân sự rất chuyên nghiệp, làm việc theo đúng chuyên môn, không có vị trí kiêmnhiệm, tinh thần làm việc trách nhiệm cao, mức độ tập trung vào công việc củatừng vị trí không bị chi phối bởi các lý do khác nhau, điều này giúp cho chấtlượng và độ chính xác của công việc gần như tuyệt đối Bên cạnh đó, với tinh thầnchia sẻ, hỗ trợ nhiệt tình, tận tuỵ, có trách nhiệm mà mọi công việc đều được cácthư ký nghiệp vụ thực hiện có kết quả tốt mặc dù có thể hồ sơ đó không được tiếpcận ngay từ đầu.

Ngoài ra, Phòng công chứng Số 6 còn có đội ngũ hỗ trợ như: nhân viên phụtrách phô tô, nhân viên bảo vệ, nhân viên tạp vụ…cũng góp phần rất lớn cho hoạtđộng của Phòng công chứng được suôn sẻ và an toàn, làm bật lên hình ảnh củamột Phòng công chứng với sứ mệnh cung cấp dịch vụ công chứng chất lượng cao,

an toàn, chính xác, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu côngchứng ngày càng được khẳng định

2.3 Quy chế hoạt động và cách thức quản trị của Phòng Công chứng Số

6 Thành phố Hồ Chí Minh

2.3.1 Phân công nhiệm vụ

Nhằm mục tiêu đảm bảo tính pháp lý trong việc phân công công tác, cũngnhư rõ ràng trong việc phân định trách nhiệm của mỗi thành viên, mỗi bộ phận,Trường Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quyết định số

128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 về ban hành Quy chế làm việc của PhòngCông chứng số 6 Thành phố Hồ Chí Minh Theo đó, mỗi chức danh, mỗi bộ phận

có chức trách, nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Trưởng Phòng Công chứng đảm nhận 11 trách nhiệm: “Quản lý toàn bộ

hoạt động của Phòng, điều hành và chủ động thực hiện công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ Phòng theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm trước Sở

Tư pháp về kết quả và mức độ hoàn thành nhiệm vụ Phòng được giao; Triển khai nhiệm vụ, kế hoạch công tác hàng năm và đột xuất…; Xây dựng chiến lược, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm của Phòng…; Tuyển dụng viên chức, người lao động…Điều động viên chức, người lao động…Quyết định trả lương…; Là chủ tài khoản tại Ngân hàng, đại diện cho Phòng trong quan hệ đối ngoại với các cơ quan và tổ chức khác” 7 Nhìn chung, Trưởng Phòng Công chứng số 6 là người

đảm nhận vai trò đầu tàu, quản lý, điều hành, phân công cho các thành viên cònlại, là người chịu trách nhiệm chung về hoạt động của Phòng Công chứng trước cơquan nhà nước có thẩm quyền, là người giữ tư cách đại diện theo pháp luật choPhòng Công chứng

- Phó Trưởng phòng là: “…người giúp việc cho Trưởng phòng, được

Trưởng phòng phân công phụ trách một số mặt công tác…; Các Phó Trưởng phòng có trách nhiệm tham mưu giúp Trưởng phòng giải quyết những vấn đề mới nảy sinh…” 8

7 Điều 3 Quyết định số 128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 của Trưởng Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí

Minh.

8 Điều 4 Quyết định số 128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 của Trưởng Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí

Minh.

- Nhiệm vụ, quyền hạn của Công chứng viên: “Công chứng viên thực hành

các quyền và nhiệm vụ của mình theo quy định tại Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản pháp luật có liên quan” 9

- Nhiệm vụ của chuyên viên thư ký nghiệp vụ: “Các chuyên viên thực hiện công tác nghiệp vụ công chứng được Trưởng phòng phân công giúp việc cho các Công chứng viên” 10

- Nhiệm vụ của bộ phận hành chính - quản trị: Đối với Văn thư - đóng dấu

thực hiện nhiệm vụ “Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật về

sử dụng con dấu; tiếp nhận công văn đến, gửi công văn đi, phân phối lưu trữ công văn…”; Bộ phận đánh máy thực hiện nhiệm vụ: “…đánh máy các văn bản do lãnh đạo phòng và các Công chứng viên yêu cầu; dánh máy, in ấn các biểu mẫu, công văn, tài liệu cơ quan…”; Bộ phận quản trị có trách nhiệm “Bảo quản tài sản cơ quan…, quản lý và cấp phát văn phòng phẩm…”; nhiệm vụ của Kế toán, tài vụ, thủ quỷ “Thực hiện thu lệ phí công chứng theo quy định, quản lý thu chi,

sổ sách kế toán…, lập dự trù kinh phí, quản lý quỹ cơ quan,…phân công phụ trách nhân sự” 11

- Nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ: “Hàng ngày tiếp nhận những hồ sơ công chứng lưu từ bộ phận văn thư, đóng dấu; Thực hiện lưu trữ các chứng từ một

9 Điều 6 Quyết định số 128/QĐ ngày 21 tháng 5 năm 2020 của Trưởng Phòng Công chứng Số 6 Thành phố Hồ Chí

12