Các nhân tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn phần mềm kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại bình định

các tính năng phần mềm kế toán, môi trường và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin,tính tin cậy nhà cung cấp.Yếu tố nhu cầu người sử dụng: Các phần mềm đáp ứng tốt nhu cầu hiện tại và dễ dà

VÕ THỊ NGỌC ÁNH

CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ LỰACHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN CỦA CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TẠI

BÌNH ĐỊNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2016

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

VÕ THỊ NGỌC ÁNH

CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ LỰACHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN CỦA CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TẠI

BÌNH ĐỊNH

Chuyên ngành: Kế Toán

Mã số: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:PGS.TS MAI THỊ HOÀNG MINH

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2016

dẫn của PGS.TS Mai Thị Hoàng Minh Các số liệu, kết quả nghiên cứu trong luậnvăn là hoàn toàn trung thực Tất cả những phần kế thừa từ các nghiên cứu trước tôiđều trích dẫn và trình bày nguồn cụ thể trong các mục tài liệu tham khảo.

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2016

Người thực hiện luận văn

Võ Thị Ngọc Ánh

TRANG PHỤ BÌA

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC HÌNH

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Câu hỏi nghiên cứu 2

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Kết cấu của luận văn 3

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU 4

1.1 Tổng quan nghiên cứu nước ngoài 4

1.2 Tổng quan nghiên cứu trong nước 10

1.3 Xác định khoảng trống cần nghiên cứu và hướng nghiên cứu của tác giả 15

1.3.1 Xác định khoảng trống cần nghiên cứu 15

1.3.2 Hướng nghiên cứu của tác giả 15

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 15

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 16

2.1.Giới thiệu tổng quan phần mềm kế toán 16

2.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán 16

2.1.2 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 16

2.1.3 Phân loại phần mềm kế toán 17

2.1.4 Vai trò phần mềm kế toán 18

2.1.5 Tính ưu việt của phần mềm kế toán 20

2.2.Phần mềm kế toán áp dụng doanh nghiệp nhỏ và vừa 20

2.2.3 Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán 23

2.3.Các lý thuyết có liên quan đến đề tài 24

2.3.1 Thuyết hành động hợp lý TRA 24

2.3.2 Mô hình chấp nhận công nghệ TAM 25

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 26

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 27

3.1 Thiết kế nghiên cứu 27

3.2 Quy trình nghiên cứu 28

3.3 Các phương pháp nghiên cứu 30

3.3.1 Phương pháp nghiên cứu định tính 30

3.3.2 Phương pháp nghiên cứu định lượng 30

3.3.3 Phương pháp thu thập dữ liệu nghiên cứu 31

3.3.4 Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu 32

3.4 Mô hình nghiên cứu và thang đo 34

3.4.1 Mô hình nghiên cứu và thang đo dự thảo 34

3.4.2 Kết quả nghiên cứu định tính và hiệu chỉnh thang đo 38

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 40

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ BÀN LUẬN 41

4.1 Kết quả nghiên cứu 41

4.1.1 Kết quả nghiên cứu định tính 41

4.1.2 Kết quả nghiên cứu định lượng 41

4.1.2.1 Thống kê mô tả mẫu 41

4.1.2.2 Kiểm định và đánh giá thang đo Cronbach’s Alpha 44

4.1.2.3 Phân tích nhân tố khám phá EFA 48

4.1.2.4 Phân tích hồi quy 53

4.2 Bàn luận 62

KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 64

5.1 Kết luận 65

5.2 Kiến nghị 66

5.2.1 Kiến nghị đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa 66

5.2.2 Kiến nghị đối với nhà cung cấp phần mềm kế toán 68

5.2.3 Kiến nghị đối với cơ quan chức năng có liên quan 69

5.3 Hạn chế của luận văn và hướng nghiên cứu tiếp theo 70

5.3.1 Những hạn chế của luận văn 70

5.3.1 Hướng nghiên cứu tiếp theo 70

KẾT LUẬN CHƯƠNG 5 71

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

Mô hình chấp nhận công nghệ

Bảng 1.1 Tổng hợp các nghiên cứu nước ngoài 8

Bảng 1.2 Tổng hợp các nghiên cứu trong nước 13

Bảng 3.1 Bảng tổng hợp các nhân tố dự thảo 34

Bảng 3.2 Thang đo hiệu chỉnh sau nghiên cứu định tính 38

Bảng 4.1 Thống kê mô tả theo giới tính 42

Bảng 4.2 Thống kê mô tả theo chức vụ 42

Bảng 4.3 Thống kê mô tả theo loại hình hoạt động 42

Bảng 4.4 Thống kê mô tả theo quy mô nguồn vốn 43

Bảng 4.5 Thống kê mô tả theo sản phẩm phần mềm 43

Bảng 4.6 Kết quả kiểm định thang đo “Yêu cầu của người sử dụng” 44

Bảng 4.7 Kết quả kiểm định thang đo “Tính năng của phần mềm” 44

Bảng 4.8 Kết quả kiểm định thang đo “Tính tin cậy NCC phần mềm kế toán” 45

Bảng 4.9 Kết quả kiểm định thang đo “Khả năng hỗ trợ DN của NCC PMKT” 46

Bảng 4.10 Kết quả kiểm định thang đo “Giá phí của phần mềm” 46

Bảng 4.11 Kết quả kiểm định thang đo “Dịch vụ sau bán hàng” 47

Bảng 4.12 Kết quả kiểm định thang đo “Sự lựa chọn phần mềm kế toán” 48

Bảng 4.13 Kết quả kiểm định KMO and Bartlett's Test của các biến độc lập 48

Bảng 4.14 Tổng phương sai trích của các biến độc lập 49

Bảng 4.15 Kết quả phân tích nhân tố các biến độc lập sau khi xoay 50

Bảng 4.16 Kết quả kiểm định KMO, Bartlett's Test của các biến phụ thuộc 51

Bảng 4.17 Tổng phương sai trích của các biến phụ thuộc 52

Bảng 4.18 Kết quả phân tích nhân tố biến phụ thuộc 52

Bảng 4.19 Ma trận tương quan của các nhân tố 53

Bảng 4.20 Tóm tắt mô hình hồi quy 54

Bảng 4.21 Phân tích phương sai (ANOVA) các nhân tố 55

Bảng 4.22 Hệ số hồi quy (Coefficients) của các nhân tố 55

Bảng 4.23: Kết quả kiểm định giả thuyết của mô hình 58

Hình 2.2 Mô hình chấp nhận công nghệ (TAM) 26

Hình 3.1 Quy trình nghiên cứu của đề tài 28

Hình 3.2 Mô hình nghiên cứu 37

Hình 4.1 Mô hình hồi quy sau nghiên cứu định lượng 59

Hình 4.2 Đồ thị phân tán Scatterplot 60

Hình 4.3 Đồ thị Histogram 61

Hình 4.4 Đồ thị Q-Q Plot 61

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Trong những năm qua, cùng với quá trình phát triển kinh tế xã hội là sự pháttriển mạnh mẽ của công nghệ thông tin Sự xuất hiện của nhiều hệ thống thông tin

và phần mềm ứng dụng góp phần thành công vào việc quản lý các nguồn lực, qua

đó tăng tính cạnh tranh và giúp doanh nghiệp sống sót và phát triển trong thời hộinhập Đi đôi với sự phát triển của hệ thống thông tin là việc tin học hóa công tác kếtoán Một trong những ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là ứngdụng phần mềm kế toán Phần mềm kế toán là công cụ đắc lực hỗ trợ cho người làm

kế toán trong quá trình thu thập, ghi nhận, xử lý dữ liệu kế toán và cung cấp thôngtin kế toán hữu ích theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và cho các đơn vị bênngoài doanh nghiệp (cơ quan thuế, sở chứng khoán, nhà đầu tư, chủ nợ,…) Nhu cầuđối với các gói phần mềm đáng tin cậy và chất lượng được liên tục tăng lên Để đápứng nhu cầu khách hàng, các công ty sản xuất phần mềm đã cho ra đời các sảnphẩm phần mềm có thể tùy chỉnh và cải tiến, đáp ứng các nhu cầu cụ thể của doanhnghiệp Tuy nhiên, việc tìm hiểu, đánh giá, lựa chọn và ứng dụng các phần mềmthích hợp là một thách thức rất lớn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là với các doanhnghiệp nhỏ và vừa Vì thị trường cung cấp các dịch vụ, phần mềm, hệ thống thôngtin đa dạng, với nhiều nhà cung cấp khác nhau, nhiều phiên bản khác nhau, kèmtheo sự đa dạng về các tiêu chí lựa chọn cũng như các yêu cầu của khách hàng cũngkhác nhau, đã tạo nên sự phức tạp trong tiến trình ra quyết định cho các doanhnghiệp (Jadhav & Sonar, 2009) Thách thức lớn nhất trong việc lựa chọn phần mềm

kế toán cho doanh nghiệp là tính hiệu quả và khả năng đáp ứng các mục tiêu riêngcủa mỗi doanh nghiệp Lựa chọn phần mềm kế toán không phù hợp sẽ gây thiệt hại

về tài chính và ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp (Abu Musa,Ahmad A., 2005) Một câu hỏi mà hầu hết các doanh nghiệp đều đặt ra là lựa chọnsản phẩm của nhà cung cấp nào là phù hợp nhất đối với doanh nghiệp của mình, làmsao để chọn được gói phần mềm kế toán phù hợp với đặc thù tổ chức đang trở thànhmột trong nhưng quyết định quan trọng của các doanh nghiệp Đây cũng chính là lý

do tôi thực hiện đề tài: “Các nhân tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn phần

mềm kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Bình Định”.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn phần mềm kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Bình Định

Đo lường mức độ tác động của từng nhân tố đến quyết định lựa chọn phần mềm kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Bình Định

3 Câu hỏi nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu của đề tài, nội dung nghiên cứu nhằm trả lời các câu hỏi như sau:

Câu hỏi nghiên cứu 1: Những nhân tố nào ảnh hưởng đến sự lựa chọn phần

mềm kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa?

Câu hỏi nghiên cứu 2: Các nhân tố này tác động như thế nào đến sự lựa chọn

phần mềm kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa?

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Các nhân tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn phần mềm kế

toán

Phạm vi nghiên cứu:

Không gian nghiên cứu: Các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Bình Định

Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu và khảo sát được thực hiện từ tháng 8 đến tháng 10 năm 2016

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng đồng thời hai phương pháp nghiên cứu định tính và địnhlượng

Phương pháp nghiên cứu định tính được dùng để khái quát hóa, mô tả các lýthuyết, các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước về những nhân tố ảnh hưởngđến sự lựa chọn phần mềm kế toán Từ đó, tác giả xây dựng mô hình nghiên cứu vàthang đo Đồng thời, tác giả thực hiện phỏng vấn các chuyên gia để hiệu chỉnh môhình và thang đo ban đầu Sau đó, tác giả thiết lập bảng câu hỏi cho phân tích địnhlượng

Phương pháp nghiên cứu định lượng: Tác giả tiến hành khảo sát ý kiến của cácdoanh nghiệp nhỏ và vừa thông qua bảng câu hỏi chính thức, kết hợp với sử dụngphần mềm SPSS để kiểm định các nhân tố đã được tổng hợp, nhằm xác định rõ mức

độ ảnh hưởng của từng nhân tố làm cơ sở cho các đề xuất của luận văn

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và phụ lục, luận văn gồm 5 chương:

• Chương 1: Tổng quan nghiên cứu

• Chương 2: Cơ sở lý thuyết

• Chương 3: Phương pháp nghiên cứu

• Chương 4: Kết quả nghiên cứu và bàn luận

• Chương 5: Kết luận và kiến nghị

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU

Chương này trình bày các nghiên cứu có liên quan đến đề tài được thực hiện ởnước ngoài và trong nước Từ đó, tác giả đưa ra nhận xét và hướng nghiên cứu tiếptheo của đề tài

1.1 Tổng quan nghiên cứu nước ngoài

Nghiên cứu của Parry và cộng sự (2001)

Parry và cộng sự trong nghiên cứu “Giá trị khách hàng và các mối quan hệgiữa các công ty phần mềm nhỏ và vừa” Tác giả đã đưa ra các thuộc tính giá trịkhách hàng của các công ty phần mềm nhỏ và vừa thông qua các yếu tố: Giá cả,chức năng phần mềm, vị trí địa lý công ty phần mềm, chất lượng phần mềm, truyềnthông, khả năng am hiểu khách hàng, khả năng song ngữ của phần mềm, mối quan

hệ, dịch vụ sau bán hàng, sự chuyên nghiệp, sự tin tưởng, khả năng chuyên môn củanhân viên

Nghiên cứu của Ajay Adhikaria và cộng sự (2004)

Ajay Adhikaria và cộng sự tiến hành nghiên cứu “Đặc điểm doanh nghiệp và

và sự lựa chọn phần mềm kế toán quốc tế” Nhóm tác giả thực hiện việc điều tra,khảo sát các công ty tại Hoa Kỳ về việc lựa chọn phần mềm kế toán quốc tế Kếtquả khảo sát cho thấy các mối quan hệ giữa đặc điểm, tính năng và tiêu chí lựa chọnphần mềm tùy thuộc vào qui mô công ty và mức độ quốc tế hóa Mối quan hệ giữađặc điểm công ty và tiêu chí lựa chọn chung – như hỗ trợ và bảo mật, phần cứng vànền tảng điều hành, tính linh hoạt và chi phí là không đáng kể Từ kết quả nghiêncứu cho thấy: Đặc điểm công ty là một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn vàthiết kế phần mềm kế toán quốc tế

Nghiên cứu của Abu Musa, Ahmad A., (2005)

Trong một nghiên cứu “Các yếu tố quyết định lựa chọn phần mềm kế toán: Môhình đề xuất” Abu Musa, Ahmad A., đã phát triển một khuôn khổ tích hợp các yếu

tố chính tác động đến quyết định lựa chọn phần mềm kế toán Tác giả đưa ra 4 yếu

tố chính cho việc lựa chọn phần mềm kế toán bao gồm: Nhu cầu người sử dụng,

các tính năng phần mềm kế toán, môi trường và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin,tính tin cậy nhà cung cấp.

Yếu tố nhu cầu người sử dụng: Các phần mềm đáp ứng tốt nhu cầu hiện tại và

dễ dàng thích ứng với các nhu cầu của doanh nghiệp trong tương lai Doanh nghiệpnên xem xét số người sử dụng phần mềm, kể cả số người bổ sung khi mở rộng vi

mô kinh doanh Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm phù hợp với loại hình kinhdoanh của doanh nghiệp và có kế hoạch lựa chọn phần mềm kế toán 3-5 năm để đápứng nhu cầu chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai

Yếu tố các tính năng phần mềm kế toán: Tính năng quan trọng trong việc lựachọn phần mềm kế toán là tính năng tùy biến và lập báo cáo tài chính Bên cạnh đócần phải xem xét các tính năng như: Cấu trúc tài khoản kế toán, tính năng web vàthương mại điện tử, báo cáo bằng đồng ngoại tệ, hỗ trợ cơ sở dữ liệu, an toàn dữliệu, bảo mật thông tin và các tính năng khác của phần mềm

Yếu tố môi trường và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: Trước hết doanhnghiệp cần lựa chọn phần mềm đáp ứng nhu cầu của công ty, sau đó mới tìm nhữngphần cứng tốt nhất để chạy phần mềm Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần cứngthì có thể nâng cấp hệ thống để tương thích với hệ thống phần mềm mới

Yếu tố tính tin cậy nhà cung cấp: Nhà cung cấp cần tư vấn và hỗ trợ dịch vụcho doanh nghiệp Do vậy, khi lựa chọn phần mềm kế toán cần chọn những nhàcung cấpđáng tin cậy, có nguồn lực đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và luôn sẵnsàng hỗ trợ doanh nghiệp khi cần thiết

Nghiên cứu đã đề xuất một mô hình với các yếu tố ảnh hưởng đến quyết địnhlựa chọn phần mềm kế toán và đưa ra các phương pháp thực nghiệm để thực hiện.Tuy nhiên, mô hình đề xuất này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp mua mới phầnmềm kế toán hoặc chuyển từ kế toán thủ công sang sử dụng phần mềm

Nghiên cứu của Sharad K Maheshwari and Michael P McLain(2006)

Theo nghiên cứu của Sharad K Maheshwari and Michael P McLain về “Lựachọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ theo phương pháp AHP (AnalyticalHierarchy Process)” được thực hiện theo hai tiêu chí: Nhu cầu người sử dụng và

đánh giá/so sánh các gói phần mềm Nghiên cứu đề xuất một mô hình kết hợp nhucầu người sử dụng và đánh giá phần mềm khi lựa chọn gói phần mềm cho doanhnghiệp Các tác giả chia quá trình ra quyết định theo nhiều cấp độ Mô hình đượcthiết lập gồm bốn cấp độ tương ứng với bốn gia đoạn chính của quá trình ra quyếtđịnh trong việc lựa chọn phần mềm kế toán của doanh nghiệp nhỏ Cấp độ 1 – Lựachọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ Cấp độ 2 – Xem xét các tiêu chí:Chi phí, tính năng, hỗ trợ và hiệu suất Cấp độ 3 – Đánh giá các tính năng kế toán,tính năng kỹ thuật, và chi phí hỗ trợ gián tiếp Cấp độ 4 – Tiêu chí dễ sử dụng.

Nghiên cứu của Elikai và cộng sự (2007)

Nhóm tác giả thực hiện nghiên cứu “Lựa chọn phần mềm kế toán và và sự hàilòng của người sử dụng” thông qua khảo sát, đối chiếu ý kiến giữa của người sửdụng và nhà cung cấp phần mềm trong việc quyết định lựa chọn phần mềm kế toán.Kết quả nghiên cứu cho thấy chức năng của phần mềm là yếu tố quan trọng nhấttrong việc lựa chọn, giữ lại hoặc thay thế phần mềm kế toán Kế đến là yếu tố chiphí và khả năng tương thích

Yếu tố chức năng của phần mềm: Chức năng chính của phần mềm là tính linhhoạt Tính linh hoạt bao gồm các chức năng: Xử lý thời gian thực, thân thiện vớingười dùng, bảo mật, sự cải tiến Trong đó, chức năng được đánh giá quan trọngnhất là sự cải tiến

Yếu tố chi phí bao gồm: Chi phí mua ban đầu và chi phí hoạt động hàng nămđược đánh giá quan trọng hơn chi phí cài đặt và chi phí đào tạo

Yếu tố khả năng tương thích: Khả năng tương thích với hệ điều hành được đánhgiá có ý nghĩa hơn so với khả năng tương thích với phần cứng hoặc phần mềm khác

Nghiên cứu cho thấy sự khác biệt trong sự lựa chọn phần mềm kế toán giữangười sử dụng và nhà cung cấp Qua đó, tác giả đưa ra các giải pháp để giúp nhàcung cấp hiểu được nhu cầu khách hàng, nâng cao chất lượng phần mềm và tăng sựhài lòng của người dùng Tuy nhiên, các nhân tố mà tác giả đưa ra cũng dựa trên cácnghiên cứu trước nên có thể các nhân tố chưa phù hợp với dữ liệu hiện tại thu được

do mỗi nghiên cứu được thực hiện trên những loại phần mềm khác nhau

Nghiên cứu của Anil Jadhav and R Sonar (2009)

Trong nghiên cứu về lĩnh vực “Đánh giá và lựa chọn các gói phần mềm”.Nhóm tác giả đã tổng hợp các nghiên cứu trước và đưa ra một phương pháp baogồm các bước cơ bản để lựa chọn bất kỳ gói phần mềm nào Hệ thống, công cụ,những kỹ thuật, tiêu chí để đánh giá và lựa chọn các gói phần mềm Kết quả nghiêncứu cung cấp một cơ sở để cải thiện quy trình đánh giá và lựa chọn các gói phầnmềm Nhóm tác giả đã đưa ra các tiêu chí để lựa chọn phần mềm kế toán bao gồm:Chất lượng phần mềm, nhà cung cấp phần mềm, chi phí và lợi ích, đặc điểm đầu racủa gói phần mềm, ý tưởng thiết kế phần mềm

Nghiên cứu mang tính tổng quát, áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừatrên thế giới, nhưng nghiên cứu chưa bao gồm các kết quả nghiên cứu thực nghiệmtại Việt Nam

Nghiên cứu của Edison và cộng sự, (2012)

Nghiên cứu “Đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn tin học hóa hệthống thông tin kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Chinhoyi” đưa ra một

số lợi ích mà việc tin học hóa hệ thống thông tin kế toán mang lại cho các doanhnghiệp nhỏ và vừa: Nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động của tổ chức, giúpdoanh nghiệp ứng biến linh hoạt hơn khi đối mặt với những thay đổi không ngừngcủa môi trường kinh doanh, tin học hóa quá trình kinh doanh, cung cấp dữ liệu đúngthời gian thực, cải thiện chất lượng thông tin ra quyết định

Nghiên cứu cũng đưa ra kết luận rằng các nhân tố ảnh hưởng đến việc khôngứng dụng tin học hóa hệ thống thông tin kế toán bao gồm: Lợi ích và chi phí, thiếu

sự hỗ trợ của chính phủ, khó khăn về tài chính, sự phức tạp của hệ thống thông tin

kế toán Các tác giả đã đưa ra các đề xuất để thúc đẩy việc ứng dụng hệ thống thôngtin kế toán: Nhà cung cấp phần mềm cung cấp các gói sản phẩm phù hợp với nhucầu của doanh nghiệp nhỏ và vừa, tổ chức các hội thảo để tư vấn về những lợi íchphần mềm mang lại; chính phủ cần có những chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệpnhỏ và vừa trong việc ứng dụng hệ thống thông tin kế toán

Bảng 1.1 Tổng hợp các nghiên cứu nước ngoài

Tên tác giả (Năm)

(2006)

Elikai vàcộng sự(2007)

AnilJadhavand R.Sonar,(2009)

Edison

và cộng

sự,

(2012)

1.2 Tổng quan nghiên cứu trong nước

Nghiên cứu của Trần Phước (2007)

Trong nghiên cứu “Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức phần mềm

kế toán doanh nghiệp Việt Nam” tác giả đã tiến hành nghiên cứu về thực trạng việcthiết kế và tổ chức sử dụng các phần mềm kế toán doanh nghiệp hiện nay qua cácphiếu khảo sát và thống kê kinh nghiệm bản thân từng thiết kế cũng như sử dụngnhiều loại phần mềm kế toán khác nhau Nghiên cứu đưa ra những giải pháp tổ chức

sử dụng hiệu quả phần mềm kế toán, đề xuất quy trình lựa chọn phần mềm kế toánphù hợp với quy mô, đặc điểm của doanh nghiệp, đưa ra phương pháp thiết kế bộ

mã hóa thông tin kế toán phục vụ cho kế toán tài chính và kế toán quản trị Đồngthời, tác giả còn đề xuất giải pháp cung ứng và tổ chức thiết kế phần mềm kế toán

Nghiên cứu của Nguyễn Văn Thông (2009)

Tác giả đã tiến hành nghiên cứu“Tổ chức hệ thống kế toán doanh nghiệp trongđiều kiện tin học hóa” Kết quả khảo sát cho thấy 90% doanh nghiệp quan tâm đếnphần mềm phù hợp với đặc điểm, quy mô của doanh nghiệp, 78% doanh nghiệpquan tâm đến dịch vụ tư vấn triển khai, 65% doanh nghiệp quan tâm đến giá cả,50% quan tâm đến phần mềm dễ sử dụng Đồng thời, tác giả đưa ra những đề cầnquan tâm khi lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp như: Quy môkinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, các phân hệ cần dùng, dịch vụ hỗ trợ sau bánhàng, nguồn lực tài chính, tham khảo ý kiến chuyên gia - đồng nghiệp, phần mềm

dễ sử dụng và phù hợp với đội ngũ kế toán hiện có, phần mềm phải tương thích với

hệ thống kỹ thuật hiện tại của doanh nghiệp Tác giả đã đưa ra một số giải pháp tổchức hệ thống kế toán trong điều kiện tin học hóa Tuy nhiên mẫu khảo sát bao gồm

cả doanh nghiệp nhỏ, vừa và doanh nghiệp lớn nên các giải pháp mà tác giả đưa racòn khá chung chung, chưa phù hợp với tưng loại hình doanh nghiệp và khó ápdụng trong thực tế

Nghiên cứu của Lương Đức Thuận (2012)

Theo kết quả khảo sát của nghiên cứu “Các tiêu chí lựa chọn phần mềm kếtoán của các đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn TP.Hồ Chí Minh” cho thấy các

tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán của các đơn vị sự nghiệp có thu như: Phù hợpvới đặc điểm quy mô của đơn vị, thân thiện và dễ sử dụng, tính linh hoạt và kiểmsoát của phần mềm, giá phí của phần mềm Tác giả đưa ra những kiến nghị về việclựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán của các đơn vị sự nghiệp có thu là phải quantâm các tiêu chí: Đáp ứng yêu cầu người dùng, phần mềm có tính kiểm soát cao,tính linh hoạt của phần mềm, tính phổ biến và tính ổn định, giá phí của phần mềm.Bài nghiên cứu của tác giả chỉ giới hạn ở một số đơn vị sự nghiệp y tế và giáo dụctrên điạ bàn TP.Hồ Chí Minh.

Nghiên cứu của Thái Ngọc trúc phương (2013)

Trong nghiên cứu “Các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán áp dụng phù hợpcho doanh nghiệp nhỏ và vừa – nghiên cứu trên địa bàn quận Tân Phú, Thành phố

Hồ Chí Minh” Tác giả đưa ra 2 nhóm tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán là: Phùhợp các yêu cầu của người sử dụng và có khả năng đáp ứng các tính năng

Tiêu chí phù hợp các yêu cầu của người sử dụng: Phần mềm kế toán phải hỗtrợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của nhà nước về kế toán, phần mềmphải hỗ trợ tốt nhất cho người sử dụng, phần mềm thân thiện dễ sử dụng

Tiêu chí phần mềm kế toán có thể đáp ứng các tính năng: Tính linh hoạt củaphần mềm; độ tin cậy, chính xác của phần mềm; bảo mật và an toàn; tính phổ biếncủa phần mềm; cam kết bảo hành, bảo trì; chi phí đầu tư và sử dụng

Nghiên cứu của tác giả đã xác lập các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phùhợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa và đưa ra định hướng những phần mềm kếtoán có thể áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng như hướng đầu tư nhữngphần mềm kế toán thích hợp Tuy nhiên, phạm vi nghiên cứu còn hạn chế, mẫu lấythuận tiện nên tính đại diện còn thấp, khả năng khái quát chưa cao

Nghiên cứu của Nguyễn Văn Điệp (2014)

Tác giả Nguyễn Văn Điệp trong nghiên cứu “Lựa chọn phần mềm kế toán phùhợp với doanh nghiệp trong ngành giao thông vận tải” của đã đề cập 4 nội dung cơbản: Phần mềm kế toán và mô hình hoạt động, các tiêu chí lựa chọn phần mềm kếtoán, thực trạng sử dụng phần mềm kế toán hiện nay và một số hạn chế thường gặp

của phần mềm kế toán Trong đó, tác giả đưa ra các tiêu chí cơ bản khi lựa chọnphần mềm kế toán bao gồm:

Thứ nhất, nguồn gốc xuất xứ

Thứ hai, các vấn đề liên quan đến quá trình sử dụng: Các khoản chi phí đầu tưliên quan (chi phí giấy phép sử dụng, chi phí triển khai, chi phí tư vấn, chi phí bảotrì), tính dễ sử dụng khả năng cảnh báo, tài liệu cho người sử dụng

Thứ 3, những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật: Thờigian và sự dễ dàng trong triển khai, khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng,thiết kế và cấu trúc của phần mềm, lỗi lập trình

Thứ 4, khả năng hỗ trợ tích hợp cho các cải tiến trong tương lai: Khả năngphát triển, thiết kế và khả năng nâng cấp, khả năng kết nối với các phần mềm khác.Nghiên cứu cho thấy những hạn chế cơ bản của các phần mềm kế toán hiệnnay Qua đó giúp cho các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp, giúpnhà cung cấp phần mềm có thể khắc phục được những hạn chế Tuy nhiên, nghiêncứu được thực hiện ở một lĩnh vực là ngành giao thông vận tải nên có thể nhữngtiêu chí lựa chọn không phù hợp với các doanh nghiệp khác về loại hình hoạt động

Nghiên cứu của Võ Văn Nhị, Nguyễn Bích Liên, Phạm Trà Lam (2014)

Các tác giả thực hiện nghiên cứu về “Định hướng lựa chọn phần mềm kế toánphù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam” Các tác giả đã xác địnhcác tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán quan trọng mà các doanh nghiệp nhỏ và vừanên áp dụng thông qua việc đo lường mức độ thỏa mãn của doanh nghiệp trong ứngdụng phần mềm kế toán Phạm vi nghiên cứu được giới hạn trong các tiêu chí chấtlượng phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ trong quá trình ứng dụng phần mềm Kỹthuật phân tích hồi quy bội được sử dụng trong nghiên cứu Kết quả nghiên cứu chothấy có hai nhân tố chính tác động đến mức độ thỏa mãn của doanh nghiệp nhỏ vàvừa khi sử dụng phần mềm kế toán bao gồm: Khả năng hỗ trợ doanh nghiệp của nhàcung cấp phần mềm kế toán, tính khả dụng của phần mềm kế toán Trong đó, nhân

tố dịch vụ hỗ trợ sử dụng phần mềm kế toán và khả năng tạo mối quan hệ tốt giữanhà cung cấp phần mềm kế toán với doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán

tác động động mạnh đến mức độ thỏa mãn của doanh nghiệp hơn là nhân tố liênquan đến bản thân chất lượng phần mềm kế toán Nhóm tác giả đề xuất một số giảipháp mang tính định hướng cho việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp DNNVV.

Bảng 1.2 Tổng hợp các nghiên cứu trong nước

Tên tác giả (Năm)

TrầnPhước(2007)

Nguyễn

Văn

Thông(2009)

Thuận(2012)

Phương

(2013)

NguyễnVănĐiệp(2014)

Võ Văn

Nhị và

cộng sự

(2014)

1.3 Xác định khoảng trống cần nghiên cứu và hướng nghiên cứu của tác giả 1.3.1 Xác định khoảng trống cần nghiên cứu

Xem xét các nghiên cứu nước ngoài cho thấy, nhiều nghiên cứu đã đưa ra môhình về những nhân tố tác động ảnh hưởng đến việc lựa chọn phần mềm kế toán,đưa ra các phương pháp cần thiết để thực hiện Tuy nhiên, với những đặc thù về thểchế chính trị, pháp lý, kinh tế, văn hóa và kể cả trình độ nguồn nhân lực của mỗiquốc gia khác nhau nên không thể áp dụng hoàn toàn tại Việt Nam

Trong khi đó, đánh giá các nghiên cứu trong nước, có thể thấy nhiều nghiêncứu tập trung vào việc nghiên cứu và định hướng lựa chọn phần mềm kế toán chocác doanh nghiệp nhỏ, vừa và cả doanh nghiệp lớn Các nghiên cứu chỉ ra nhữngkhó khăn trong việc lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán Tuy nhiên, các nghiêncứu còn chưa đi sâu vào tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn phần mềm

kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa

1.3.2 Hướng nghiên cứu của tác giả

Trên quan điểm kế thừa những nghiên cứu trước, hướng nghiên cứu của luậnvăn như sau:

Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn phần mềm kế toán và đolường mức độ tác động của từng nhân tố

Đề xuất các giải pháp thích hợp để hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọnphần mềm kế toán phù hợp

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương này trình bày khái quát các nghiên cứu có liên quan đến các phầnmềm kế toán đã được thực hiện ở nước ngoài và trong nước Trên cơ sở kế thừa vàphát triển các nghiên cứu trước, tác giả sẽ chọn lọc những quan điểm, những nộidung phù hợp tham khảo để làm rõ chủ đề nghiên cứu của mình Chương tiếp theo

sẽ trình bày các cơ sở lý thuyết có liên quan đến đề tài nghiên cứu

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Chương 2 trình bày cơ sở lý thuyết của nghiên cứu bao gồm: (1) giới thiệutổng quan về phần mềm kế toán, (2) phần mềm kế toán áp dụng cho doanh nghiệpnhỏ và vừa và (3) các lý thuyết có liên quan đến đề tài

2.1 Giới thiệu tổng quan phần mềm kế toán

2.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán

Thông tư 103/2005/TT-BTC (2005, trang 1) có giải thích thuật ngữ phần mềm

kế toán như sau: “Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý cácthông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loạichứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đếnkhâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.”

Tác giả Trần Phước (2007, trang 35) cũng đã đề cập đến khái niệm phần mềm

kế toán như sau: “Phần mềm kế toán là bộ chương trình, là phần mềm ứng dụng trênmáy tính của kế toán trong đó xử lý tự động các thông tin đầu vào của kế toán theomột quá trình nhất định và cung cấp thông tin đầu ra là các báo cáo kế toán theo yêucầu của người sử dụng thông tin.”

Tóm lại qua các khái niệm trên thì phần mềm kế toán được hiểu đơn giản làmột công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào làcác chứng từ gốc Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độban hành Mục đích là cung cấp các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị cho người sửdụng

2.1.2 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:

- Công đoạn nhận dữ liệu đầu vào: Trong công đoạn này người sử dụng phải

tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhậpbằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể Các chứng từsau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng mộthoặc nhiều tệp dữ liệu

- Công đoạn xử lý: Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin,

tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhậptrong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong côngđoạn sau Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tinchứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán) phần mềm sẽ tiến hànhtrích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liênquan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quảcân đối của từng tài khoản

- Công đoạn kết xuất dữ liệu đầu ra: Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán

trong công đoạn xử lý, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế,

sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in

ấn hoặc kết xuất dữ liệu để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trịhoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác Tùy theo nhu cầu của người sử dụngthực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm,bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị

2.1.3 Phân loại phần mềm kế toán

Có nhiều cách phân loại phần mềm kế toán và theo tác giả Nguyễn Văn Điệp(2014) thì phần mềm kế toán được chia như sau:

• Phân loại phần mềm theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Phần mềm kế toán bán lẻ: Phần mềm kế toán bán lẻ là các phần mềm hỗ trợ

cho công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho kháchhàng Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêmphần kiểm tra hàng tồn kho Nhìn chung phần mềm này có tính năng đơn giản vàcác báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng

và báo cáo tồn kho Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào cho phần mềm

kế toán tài chính quản trị

Phần mềm kế toán tài chính quản trị: Phần mềm kế toán tài chính quản trị

(hay phần mềm kế toán phía sau văn phòng - Back Office Accounting) dùng để

nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tài chính.

• Phân loại phần mềm kế toán theo nguồn gốc và mục đích hình thành

Nhóm phần mềm kế toán đóng gói được thiết kế sẵn và được sử dụng cho nhiều đối tượng: Các phần mềm này được thiết kế dựa trên những đặc điểm chung

nhất của một hệ thống kế toán xử lý trong môi trường máy tính và có thể sử dụngcho nhiều đối tượng Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và phổbiến trên thị trường vì giá thành rẻ; tính ổn định của phần mềm cao; nâng cấp, cậpnhật nhanh chóng; chi phí triển khai rẻ; thời gian triển khai ngắn và dễ dàng Nhưngnhược điểm của loại phần mềm này không đáp ứng được yêu cầu đặc thù và cụ thểcủa từng doanh nghiệp

Nhóm phần mềm kế toán được thiết kế theo yêu cầu riêng biệt của doanh nghiệp khách hàng bao gồm phần mềm kế toán tự viết và thuê viết Đặc điểm chung

của loại phần mềm này là không phổ biến; có giá thành cao; khó cập nhật và nângcấp Trường hợp thuê viết thì doanh nghiệp có thể phải đặt mối quan hệ lâu dài vớinhà cung cấp phần mềm, thông thường đây là phần mềm sử dụng trong các doanhnghiệp có qui mô lớn, có nhiều đặc điểm xử lý và yêu cầu thông tin đặc thù mà mộtphần mềm kế toán thiết kế sẵn khó có thể đáp ứng được

2.1.4 Vai trò phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán có vai trò quan trọng đối với công tác kế toán tại các doanhnghiệp như vai trò thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán bằng thủ công

và vai trò số hoá thông tin Cụ thể như sau:

Vai trò thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán bằng thủ công

Nhận định của Trần Phước (2007, trang 35) “Phần mềm kế toán đã thay thếtoàn bộ hay một phần công việc ghi chép, tính toán, xử lý bằng thủ công của ngườilàm kế toán.” Phần mềm kế toán là hỗ trợ cho người làm kế toán trong quá trình thuthập, ghi nhận, xử lý dữ liệu kế toán và cung cấp thông tin kế toán hữu ích theo yêucầu quản lý Bên cạnh đó, phần mềm kế toán giúp cho việc kiểm tra, giám sát tìnhhình sử dụng vốn và khả năng huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh

nghiệp nhanh hơn, chính xác hơn Căn cứ vào thông tin do phần mềm kế toán cungcấp, các nhà quản lý đề ra các quyết định kinh doanh và điều chỉnh các kế hoạchhoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp của một cách nhanh chóng Hơnnữa, phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp ứng biến linh hoạt hơn khi đối mặt vớinhững thay đổi không ngừng của môi trường kinh doanh, cung cấp dữ liệu đúngthời gian thực, cải thiện chất lượng thông tin ra quyết định (Edison và cộng sự,2012) Như vậy, phần mềm kế toán thay thế công việc kế toán bằng thủ công và trởthành công cụ đắc lực nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động của tổ chức

Vai trò số hóa thông tin

Theo quan điểm của Trần Phước (2007, trang 36) “Phần mềm kế toán tham giavào việc cung cấp thông tin được số hoá để hình thành nên một xã hội thông tin điện

tử, thông tin của kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính cho nên dễdàng số hoá để trao đổi thông tin thông qua các báo cáo trên mạng nội bộ hayinternet” Chẳng hạn như các nhà đầu tư có thể tìm kiếm thông tin của doanh nghiệpqua các trang web của từng doanh nghiệp hoặc trên trang web của công ty chứngkhoán (nếu các công ty đang được niêm yết) Như vậy, thay vì đọc và gửi thông tin

kế toán bằng các giấy tờ qua đường bưu điện, fax…thì người sử dụng thông tin cóthể có được thông tin từ công cụ trao tin điện tử như mail, internet…

Hiện nay các doanh nghiệp thực hiện kê khai và nộp thuế trực tuyến trên trangweb của Tổng cục Thuế Việt Nam Đối với các công ty đại chúng, quyết định563/QĐ-UBCK vừa có hiệu lực ngày 25 tháng 09 năm 2013, về việc ban hành quychế hướng dẫn công ty đại chúng sử dụng hệ thống công bố thông tin của Uỷ banChứng khoán Nhà nước Quyết định yêu cầu dữ liệu của báo cáo liên quan đến việcthực hiện công bố thông tin như bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động kinhdoanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ được định dạng file Excel

Như vậy thông tin kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy vi tínhdần trở thành một yêu cầu bắt buộc nhằm thực hiện mục tiêu xây dựng và phát triểnChính phủ điện tử; xây dựng và phát triển doanh nghiệp điện tử; phát triển giao dịch

và thương mại điện tử

2.1.5 Tính ưu việt của phần mềm kế toán

Tính chính xác: Dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một

nguồn duy nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên kết quả được cung cấp bằngphần mềm kế toán mang tính nhất quán và chính xác cao Với sự hỗ trợ của phầnmềm, người sử dụng có thể tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổsách, báo cáo kế toán

Tính hiệu quả: Phần mềm kế toán là ứng dụng tự động hóa hoàn toàn các công

đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự vàthời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán Chính điềunày đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, phần mềm kếtoán cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng,giúp cho doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn

Tính chuyên nghiệp: Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống

sổ sách của đơn vị được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo cácchuẩn mực quy định

Tính cộng tác: Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần

hành kế toán từ nguồn kinh phí, tiền mặt, tiền gửi, cho tới lương, tài sản cố định

và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu

kế toán Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể

là số liệu đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo

ra một môi trường làm việc cộng tác, chuyên nghiệp và tích cực hơn

2.2 Phần mềm kế toán áp dụng doanh nghiệp nhỏ và vừa

2.2.1 Khái quát doanh nghiệp nhỏ và vừa

Khoản 1, điều 3, Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ban hành ngày 30/6/2009 vềtrợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa có đề cập đến khái niệm doanh nghiệpnhỏ và vừa Doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanhtheo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy môtổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong

bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm (tổng

nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên), cụ thể như sau:

III.Thương mại vàdịch vụ

2.2.2 Các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán

Theo Nguyễn Phước Bảo Ấn và cộng sự (2012, trang 186) “Dù là phần mềm

tự viết hay thương phẩm, một phần mềm kế toán phải đáp ứng những tiêu chuẩn

nhất định để đảm bảo hoàn thành được chức năng của nó Các tiêu chuẩn này có thể

khác nhau khi đứng dưới góc độ khác nhau, ví dụ vấn đề giá cả của phần mềm rất

quan trọng đối với người quản lý, nhưng không phải là một tiêu thức quan trọng đối

với người sử dụng bằng tính chất kiểm soát của phần mềm Tuy nhiên, việc hiểu

biết về các tiêu chuẩn tổng quát của một phần mềm sẽ giúp ích nhiều cho công việc

của mỗi bên.”

Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã ban hành ngày 24/11/2005

về "Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán" Thông tư này

hướng dẫn cho doanh nghiệp 4 tiêu chuẩn khi đánh giá/ lựa chọn phần mềm kế toán

- Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của

Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất,

nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.

- Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phùhợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có

- Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán

- Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệuTheo Nguyễn Phước Bảo Ấn và cộng sự (2012, trang 189), khi đánh giá, lựachọn phần mềm, doanh nghiệp cần lưu ý các các tiêu chí sau đây:

- Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng: Một phần mềm kế toán phải đáp ứng

yêu cầu của người làm kế toán và của doanh nghiệp bao gồm (1) phù hợp với cácqui định của pháp luật và chính sách, chế độ của doanh nghiệp đã đăng ký, (2) phùhợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, (3) phùhợp với qui mô doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của doanhnghiệp, (4) phù hợp với yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin kế toán, (5) phù hợpvới yêu cầu tích hợp dữ liệu và hợp nhất báo cáo tài chính, (6) phù hợp với yêu cầu

về tốc độ, thời gian xử lý, thời điểm cung cấp thông tin, (7) phần mềm phải hỗ trợtốt nhất cho người dùng trong quá trình làm việc, (8) phần mềm phải thân thiện, dễ

sử dụng, dễ kiểm tra, dễ truy xuất thông tin

- Phần mềm phải có tính kiểm soát cao: Tính kiểm soát của một phần mềm kế

toán được đánh giá thông qua các giải pháp bảo mật - kiểm soát truy cập hệ thống,các giải pháp sao lưu dự phòng dữ liệu, các giải pháp tạo ra các dấu vết ghi nhậnquá trình truy xuất, chỉnh sửa số liệu, các giải pháp kiểm soát nhập liệu, xử lý dữliệu

- Tính linh hoạt của phần mềm: Phần mềm phải đáp ứng các khả năng cập

nhật khi có các thay đổi, ví dụ khi có thay đổi chế độ kế toán phần mềm phải giúpngười dùng thêm, sửa các tài khoản Đồng thời, phần mềm phải có khả năng chophép người dùng điều chỉnh phần mềm

- Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao: Tính phổ biến và ổn định

của phần mềm thể hiện thông qua các khách hàng hiện có của phần mềm, sự phùhợp, sự tương thích giữa phần mềm với phần cứng và các chương trình ứng dụngkhác, khả năng liên kết dữ liệu với các phần mềm ứng dụng thông dụng nhưMicrosoft Excel, Access,…Tính ổn định của phần mềm còn thể hiện thông qua cáccam kết cập nhật, nâng cấp, bảo hành, bảo trì, huấn luyện cho người dùng mới, hộinghị khách hàng,…của nhà cung cấp phần mềm sau khi bán Đồng thời, một phầnmềm kế toán có thể phải tích hợp với các hệ thống khác, do đó nhà cung cấpphầnmềm phải có các giải pháp hỗ trợ thích hợp

- Giá phí của phần mềm: Giá cả cũng là một trong những tiêu chí quan trọng.

Tuy nhiên, khi đánh giá về giá phí của phần mềm, cần quan tâm giá của phần mềmbao gồm các nội dung gì: giá phí phần mềm, chi phí cài đặt, chi phí huấn luyện, chiphí về tài liệu phần mềm, chi phí nhập liệu ban đầu…

2.2.3 Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán

Nhằm đạt được hiệu quả cao trong việc tổ chức lựa chọn phần mềm kế toán,doanh nghiệp trước tiên cần xác định các yêu cầu để lựa chọn phần mềm, kế đến tìmhiểu tính năng, giá phí các phần mềm kế toán đang có mặt trên thị trường, cuối cùngthực hiện đánh giá và lựa chọn phần mềm kế toán

Theo Abu-Musa, Ahmad A (2005) thì trước hết doanh nghiệp cần lựa chọnphần mềm đáp ứng nhu cầu của công ty, sau đó mới tìm những phần cứng tốt nhất

để chạy phần mềm Nếu doanh nghiệp đã có sẵn và đang sử dụng phần cứng thì cóthể nâng cấp hệ thống để tương thích với hệ thống phần mềm mới

Theo tác giả Nguyễn Phước Bảo Ấn và cộng sự (2012) thì quy trình lựa chọn phần mềm kế toán như sau:

- Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm: Cơ sở để xác định yêu cầu lựa

chọn phần mềm kế toán là các yêu cầu về dữ liệu, xử lý, báo cáo, kiểm soát đượcxác định trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống kế toán, cũng như phải lưu ýđến các qui định của cơ quan quản lý chức năng đối với phần mềm kế toán Các yêucầu để lựa chọn phần mềm kế toán cần được phân loại thành hai nhóm, các yêu cầu

bắt buộc (ví dụ báo cáo tài chính) và các yêu cầu mong muốn được đáp ứng (ví dụcác yêu cầu về kiểm soát) Các yêu cầu này cũng có thể được xếp hạng theo thứ tự

ưu tiên hoặc tầm quan trọng để thuận lợi cho việc lựa chọn phần mềm kế toán saunày

- Thu thập các phần mềm kế toán: Sau khi xác định được các yêu cầu lựa chọn

phần mềm, doanh nghiệp sẽ tiến hành thu thập các phần mềm kế toán hiện có cũngnhư các nhà cung cấp phần mềm tương ứng Để đảm bảo việc lựa chọn được phầnmềm phù hợp với đặc điểm kinh doanh, qui mô hoạt động, doanh nghiệp sẽ khảo sátphần mềm hiện đang sử dụng tại các doanh nghiệp cùng ngành nghề kinh doanh cóqui mô tương ứng

- Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm: Căn cứ vào yêu cầu

đã được xác định, doanh nghiệp sẽ tiến hành khảo sát và đánh giá từng phần mềm

đã thu thập

- Đánh giá, lựa chọn phần mềm: Doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá các phần

mềm kế toán do các nhà cung cấp tư vấn lựa chọn dựa trên các tiêu chí mà doanhnghiệp đề ra

Việc quyết định lựa chọn phần mềm kế toán nào sẽ ảnh hưởng nghiêm trọngđến hệ thống kế toán sau này Trước khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp phảichuẩn bị các tài liệu kế toán, các mẫu biểu thiết kế và các thông tin chi tiết về hệthống cũng như các chính sách kế toán để trao đổi với nhà cung cấp phần mềm Tất

cả những yêu cầu điều chỉnh phần mềm, những sai sót hay các tính năng đặc thù,nhà cung cấp phần mềm phải cam kết thực hiện Doanh nghiệp có thể đánh giánhiều phần mềm cho đến khi chọn được phần mềm phù hợp nhất

2.3 Các lý thuyết có liên quan đến đề tài

2.3.1 Thuyết hành động hợp lý TRA

Thuyết hành động hợp lý TRA (Theory of Reasoned Action) được Ajzen vàFishbein xây dựng từ năm 1975 và được xem là học thuyết tiên phong trong lĩnhvực nghiên cứu tâm lý xã hội Thuyết hành động hợp lý giải thích cho một hànhđộng thực tế xuất phát từ những ý định hành vi của một cá nhân

Thái độ

Xu hướng hành vi

Chuẩn chủ quan

Hình 2.1 Thuyết hành động hợp lý (TRA)

(Nguồn: Fishbein và Ajzen, 1975)

Theo thuyết hành động hợp lý thì hành vi được quyết định bởi ý định thực hiệnhành vi đó Hai yếu tố chính ảnh hưởng đến ý định là thái độ và chuẩn chủ quan

Thái độ của một cá nhân được đo lường bằng niềm tin và sự đánh giá về các

thuộc tính của sản phẩm

Chuẩn chủ quan là nhận thức của những người ảnh hưởng sẽ nghĩ rằng cá

nhân đó nên thực hiện hay không thực hiện hành vi

Ứng dụng lý thuyết vào đề tài nghiên cứu:

Trong mô hình thuyết hành động hợp lý TRA thì niềm tin của mỗi cá nhân vềcác thuộc tính của sản phẩm hay tính tin cậy vào thương hiệu của nhà cung cấp sẽảnh hưởng đến thái độ hướng tới hành vi Thái độ hướng tới hành vi sẽ ảnh hưởngđến xu hướng mua sản phẩm Do đó thái độ sẽ giải thích được lý do dẫn đến xuhướng ứng dụng phần mềm kế toán của doanh nghiệp

2.3.2 Mô hình chấp nhận công nghệ TAM

Mô hình chấp nhận công nghệ TAM (Technology Acceptance Model) dưạ trênnền tảng của lý thuyết hành động hợp lý TRA cho việc thiết lập các mối quan hệgiữa các biến để giải thích hành vi của cá nhân về việc chấp nhận sử dụng côngnghệ thông tin Mô hình chấp nhận công nghệ (TAM) giải thích các yếu tố liên quanđến sự chấp nhận công nghệ và ý định sử dụng công nghệ Mục đích chính củaTAM là cung cấp một cơ sở cho việc khảo sát tác động của các yếu tố bên ngoài vàcác yếu tố bên trong là niềm tin, thái độ đến ý định của người sử dụng công nghệ

Nhận thức sự hữu ích: là mức độ mà một người tin rằng việc sử dụng một hệ

thống đặc thù sẽ nâng cao kết quả công việc của họ

Nhận thức tính dễ sử dụng: là mức độ mà một người tin rằng việc sử dụng

một hệ thống đặc thù thì họ sẽ không cần nhiều nỗ lực

Ứng dụng lý thuyết vào đề tài nghiên cứu:

Khi người sử dụng nhận thức được sự hữu ích, hiệu quả từ các thuộc tính của

hệ thống phần mềm kế toán mang lại giúp nâng cao kết quả công việc và tính dễdàng sử dụng thì sẽ thúc đẩy thái độ hướng tới cách sử dụng (niềm tin vào thuộctính sản phẩm phần mềm và tính tin cậy nhà cung cấp) Thái độ hướng tới sử dụng

sẽ ảnh hưởng đến ý định sử dụng phần mềm kế toán

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Chương 2 đề cập đến cơ sở lý thuyết với một số vấn đề chung về phần mềm kếtoán như khái niệm, mô hình hoạt động, phân loại, vai trò, tính ưu việt của phầnmềm kế toán; đặc điểm phần mềm kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ vàvừa; các lý thuyết có liên quan đến đề tài như thuyết hành động hợp lý (TRA), mô

nền tảng để làm cơ sở cho các phân tích, đánh giá của đề tài.