THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ BƯU PHẨM TÍCH HỢP (TRUNG TÂM DATAPOST)

Hiện tại Bưu điện Tp.Hồ Chí Minh có trên 3.000 CB-CNV được đào tạochuyên nghiệp trong lĩnh vực Bưu chính, với 186 Bưu cục, 1.850 Đại lý, 41 ĐiểmBưu điện Văn hóa xã, phủ kín từ Trung tâm

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ BƯU PHẨM TÍCH HỢP (TRUNG TÂM DATAPOST)

2.1 Giới thiệu sơ nét về Trung tâm Dịch vụ Bưu phẩm Tích hợp:

2.1.1 Giới thiệu chung về Bưu điện Tp.Hồ Chí Minh:

Bưu điện Tp.Hồ Chí Minh trực thuộc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam(VietNam Post), thành viên của Tập đoàn Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam (VNPT)được thành lập theo quyết định số 580/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 02/12/2007 của Hộiđồng Quản trị Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam sau khi thực hiện chia táchBưu chính – Viễn thông

Hiện tại Bưu điện Tp.Hồ Chí Minh có trên 3.000 CB-CNV được đào tạochuyên nghiệp trong lĩnh vực Bưu chính, với 186 Bưu cục, 1.850 Đại lý, 41 ĐiểmBưu điện Văn hóa xã, phủ kín từ Trung tâm Thành phố đến các xã, nông thôn, vùngsâu, vùng xa của Thành phố; Đội xe vận chuyển chuyên dụng trên 100 chiếc

Thời gian chính thức đi vào hoạt động là ngày 01/01/2008.

Tên giao dịch : Bưu điện Tp.Hồ Chí Minh

Tên giao dịch quốc tế : HoChiMinh City Post Tên viết tắt : HCMC PostTrụ sở chính : 125 Hai Bà Trưng, phường Bến Nghé, quận 1, Tp.Hồ ChíMinh

Điện thoại : (84 – 8) 8.270.888/ 8.270.999 – Fax: 8.270.777

 Mô hình tổ chức:

Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức Bưu điện Tp.Hồ Chí Minh

2.1.2 Giới thiệu tổng quan về Trung tâm Dịch vụ Bưu phẩm Tích hợp:

2.1.2.1 Cơ sở thành lập:

- Dịch vụ Datapost đã thực hiện tại nhiều nước trên thế giới, ở Việt Nam lần đầutiên ra đời vào ngày 30/08/2000 và cũng là dịch vụ đầu tiên được Công ty Bưuchính Liên tỉnh & Quốc tế (VPS) triển khai và đưa vào hoạt động tại Chi nhánhDatapost trực thuộc Trung tâm Bưu chính Liên tỉnh & Quốc tế Khu vực II (nay làTrung tâm Khai thác Vận chuyển) Hiện nay, dịch vụ Datapost đã tách ra và thành

lập thành một Trung tâm riêng với tên gọi Trung tâm Dịch vụ Bưu phẩm Tích

hợp (Trung tâm Datapost).

- Trung tâm Dịch vụ Bưu phẩm Tích hợp được thành lập trên cơ sở sắp xếp, tổ chứclại chi nhánh Datapost của Trung tâm Khai thác Vận chuyển thuộc Bưu điện thànhphố Hồ Chí Minh

- Trung tâm được thành lập theo quyết định số 1536/QĐ-VNPOST-TCLĐ ngày31/12/2008 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam trên là đơn vịtrực thuộc, hạch toán phụ thuộc Bưu điện Tp.Hồ Chí Minh; là một bộ phận cấuthành trong hệ thống tổ chức, hoạt động của Bưu điện thành phố, hoạt động kinhdoanh và công ích trên mạng Bưu chính công cộng của Bưu điện thành phố quảnlý

2.1.2.2 Ngành nghề kinh doanh:

Phòng Tổ chức Cán bộ Lao động Phòng Tài chính kế toán

05 Bưu điện Trung tâm:

- Bưu điện TT Sài Gòn

- Bưu điện TT Chợ Lớn

- Bưu điện TT Gia Định

- Bưu điện TT Thủ Đức

- Bưu điện TT Nam Sài Gòn

03 Bưu điện Huyện:

- Bưu điện Hóc Môn

- Bưu điện Củ Chi

- Bưu điện Bình Chánh

Trung tâm Khai thác Vận chuyển

Trung tâm Dịch

vụ Bưu phẩm Tích hợp (Trung tâm Datapost)

 Tổ chức, xây dựng, quản lý, vận hành, khai thác và phát triển các dịch vụ trênmạng Bưu chính công cộng, dịch vụ Datapost.

 Kinh doanh các dịch vụ khác được Bưu điện thành phố giao trên mạng Bưuchính

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức:

Tổng số nhân sự: 50 người (tính đến ngày 01/07/2011)

- Khối chức năng: 20 người

- Khối sản xuất: 30 người

Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức của Trung tâm Dịch vụ Bưu phẩm Tích hợp.

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

 Chức năng và nhiệm vụ Ban Giám đốc Trung tâm:

- Hoạch định, xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh, báo cáo kếtquả hoạt động của Trung tâm

- Tổ chức và điều hành hoạt động SXKD của Trung tâm

- Quản trị nguồn nhân lực

 Chức năng và nhiệm vụ phòng Kinh doanh:

- Nghiên cứu phát triển thị trường.

- Tổ chức hệ thống kinh doanh - Bán hàng.

- Chăm sóc khách hàng.

 Chức năng và nhiệm vụ phòng Kỹ thuật:

- Nghiên cứu, thiết kế, tạo mẫu sản phẩm

- Đào tạo, hướng dẫn kỹ thuật sản xuất, triển khai sản xuất sản phẩm.

- Quản lý chất lượng sản phẩm, kiểm soát và đánh giá xác định chất lượng vật tư,

thiết bị sản xuất phù hợp nhu cầu sử dụng

 Chức năng và nhiệm vụ phòng Kế toán:

- Tổ chức thực hiện công tác thống kê, công tác kế toán.

- Tổ chức thực hiện công tác tài chính.

- Tổ chức thực hiện công tác quản lý kho, quỹ

 Chức năng và nhiệm vụ phòng Tổng hợp:

- Quản lý tài sản

- Quản lý nhân sự, tiền lương

- Công tác hành chánh – văn thư, công tác kế hoạch

 Chức năng và nhiệm vụ Xưởng sản xuất:

- Tiếp nhận và tổ chức triển khai thực hiện sản xuất theo lệnh sản xuất, đảm bảo

đúng yêu cầu kỹ thuật, chất lượng sản phẩm và thời hạn giao hàng

- Bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị, cơ sở hạ tầng.

- Quản lý và điều động nhân sự hiệu quả và theo đúng qui định liên quan tổ chức

nhân sự của Trung tâm

 Chức năng và nhiệm vụ Bưu cục Khai thác:

- Vận hành máy quay tem, máy cắt giấy

- Hỗ trợ bộ phận kinh doanh trong việc thực hiện các đơn hàng

- Đóng túi gói trao đổi với Bưu cục trên mạng lưới đối với khách hàng sử dụng dịch

vụ chuyển phát qua đường bưu chính

2.1.3 Môi trường kinh doanh của Trung tâm:

2.1.3.1 Môi trường vĩ mô:

 Môi trường kinh tế:

- Hiện tại, nước ta vẫn còn là một nước nghèo, bình quân thu nhập năm 200 chỉ vào

khoảng 400USD/người Mặc dù, xu hướng toàn cầu hóa một cách toàn diện, baogồm tự do hóa thương mại, và tốc độ tăng trưởng của Việt Nam trong mười nămqua là khá cao nhưng Việt Nam vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn; nhất là trong bốicảnh quốc tế và khu vực trong thời gần đây có nhiều biến đổi không thuận lợi, nềnkinh tế thế giới có xu hướng suy thoái, nền an ninh, chính trị có nhiều biến động,điều này ít nhiều gây ảnh hưởng tiêu cực cho sự phát triển của các doanh nghiệp ởViệt Nam

- Đồng tiền ngày càng mất giá, trong khi giá cả vật chất leo thang từng ngày khiến

đời sống của người lao động khó khăn nay lại càng khó khăn hơn khi chính cácdoanh nghiệp lại cắt bớt các khoản chi như: chi phí ngoài giờ, các khoản phúclợi… nhằm tạo cắt giảm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận

 Môi trường chính trị và pháp luật:

- Pháp luật lao động quy định quyền và nghĩa vụ của người lao động và của ngườisử dụng lao động, các tiêu chuẩn lao động, các nguyên tắc sử dụng và quản lý laođộng, góp phần thúc đẩy sản xuất, vì vậy có vị trí quan trọng trong đời sống xã hội

và trong hệ thống pháp luật của quốc gia

- Bộ luật lao động bảo vệ quyền làm việc, lợi ích và các quyền khác của người laođộng, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người sử dụng lao động, tạođiều kiện cho mối quan hệ lao động được hài hoà và ổn định, góp phần phát huy trísáng tạo và tài năng của người lao động trí óc và lao động chân tay, của ngườiquản lý lao động, nhằm đạt năng suất, chất lượng và tiến bộ xã hội trong lao động,sản xuất, dịch vụ, hiệu quả trong sử dụng và quản lý lao động, góp phần côngnghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước vì sự nghiệp dân giàu, nước mạnh, xã hội côngbằng, văn minh

- Ngoài những quyền và nghĩa vụ thông thường như mọi lao động khác khi tham gia

quan hệ lao động, những người lao động có hoàn cảnh đặc biệt được hưởng thêmnhững quy định ngoại lệ khác của pháp luật lao động Đây là những quy địnhnhằm giúp họ khắc phục những khó khăn khách quan trong quá trình tìm việc,tham gia quan hệ lao động hay chấm dứt hợp đồng lao động Điều này cũng thểhiện quan điểm nhân văn của Nhà nước Việt Nam trong chính sách lao động việclàm

 Môi trường dân số - lao động:

- Dân số, lao động tăng nhanh chóng ở các đô thị bắt nguồn từ hai dòng di cư:

+ Lao động từ các nông thôn đổ về để tìm việc làm

+ Sinh viên các trường đại học, cao đẳng sau khi học xong ở lại đô thị hoặc đếncác đô thị khác kiếm việc làm, sinh viên ra trường không thể tìm việc ở nông thôn

- Điều này, làm cho tốc độ đô thị hóa cao hơn, góp phần làm giàu cho nông thôn,phát triển kinh tế xã hội của đất nước Bên cạnh mặt tích cực, thì lại phát sinh một

số mặt tiêu cực: làm mất sự cân bằng giữa cung và cầu các dịch vụ đô thị, các chiphí xã hội đô thị tăng, , thất nghiệp đô thị cũng gia tăng

- Mặc dù, thị trường lao động ở Việt Nam rất dồi dào nhất là tại các thành phố lớnnhư: thành phố Hồ Chí Minh; đây có thể nói là ưu thế của Việt Nam trong việcphát triển kinh tế mọi lĩnh vực Do đó, nguồn lao động để được tuyển vào làm việccho Trung tâm rất nhiều Nhưng vấn đề vướn mắc ở đây là dư mà thiếu Vì vậy,

số lượng nhân viên trước đây được tuyển dụng vào Trung tâm đúng chuyên mônnghiệp vụ Bưu chính Viễn thông – dịch vụ Datapost lại ít, và nếu có họ cũng rất íthoặc chưa qua kinh nghiệm thực tế Cho nên, sau quá trình tuyển dụng, Trung tâmphải sắp xếp người có kinh nghiệm hướng dẫn để nhân viên mới được đào tạophục vụ tốt cho công việc của họ, đáp ứng được tiêu chuẩn của Trung tâm mongmuốn

 Môi trường văn hóa – xã hội:

- Văn hóa Việt Nam và một số thông lệ tại các doanh nghiệp buộc phải thực hiện đểcạnh tranh được hiệu quả hơn có thể không đi đôi với nhau

 Môi trường khoa học – kỹ thuật:

- Công nghệ cho phép các nhân viên trong một công ty có thể liên lạc và làm việcvới nhau dễ dàng hơn, vượt qua những ranh giới truyền thống trong nội bộ doanhnghiệp và trên thế giới

- Nền khoa học – kỹ thuật phát triển cho phép nhân viên làm việc hiển nhiên có đủcái được và cái mất, nếu doanh nghiệp áp dụng thành công cơ chế làm việc linhhoạt sẽ có nhiều lợi thế hơn trong việc thu hút nhân tài

 Môi trường tự nhiên:

- Môi trường tự nhiên thuận lợi sẽ thu hút nguồn nhân lực đến làm việc tại cácdoanh nghiệp tại nơi đó

- Môi trường tự nhiên chính là môi trường sống bao quanh con người, ảnh hưởngtrực tiếp đến đời sống và sức khỏe con người

- Toàn bộ nhân viên Trung tâm đều làm việc trong điều kiện hoàn toàn tốt, mỗi nhânviên đều được trang bị đầy đủ máy vi tính và dụng cụ làm việc Môi trường thoángmát, sạch sẽ, gọn gàng, luôn được bảo vệ an ninh

- Để đảm bảo môi trường vệ sinh, điều kiện làm việc an toàn, công tác phòng chốngcháy nổ được tốt, nhân viên ở mỗi phòng ban đều được tham gia học tập, trang bịđầy đủ kiến thức liên quan thông qua khóa đào tạo về “an toàn vệ sinh lao động vàphòng chống cháy nổ”

2.1.3.2 Môi trường vi mô:

 Khách hàng:

Với thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt, quyết liệt hơn, nhu cầu của kháchhàng cũng ngày càng nâng cao, đòi hỏi nhiều sự lựa chọn, chất lượng dịch vụ caonhưng với giá cước thấp, chính sách hậu mãi phải cao

- Khách hàng sử dụng dịch vụ Datapost đều các doanh nghiệp lớn và vừa thường

xuyên muốn truyền tải thông tin của mình đến với khách hàng

- Hiện tại, khách hàng chủ lực của Datapost bao gồm 11 Viễn thông tỉnh, thành phố

với số lượng trang in và giấy báo cước chiếm tỷ lệ đáng kể, cụ thể như sau:

Bảng 2.1: Tình hình doanh thu 06 tháng đầu năm 2010 – 2011.

Tương đối (%)

(3) / (1) 1

Viễn thông Bà Rịa – Vũng Tàu

Viễn thông Bến Tre

Viễn thông Bình Dương

Viễn thông Bình Phước

Viễn thông Lâm Đồng

Viễn thông Long An

Viễn thông Đồng Nai

Viễn thông Đồng Tháp

TTTH - Viễn thông Đồng Nai

Viễn thông Tây Ninh

Trung tâm HTKH&QLC

TTKT Vận chuyển

C.ty Friesland Campina V.Nam

C.ty Bảo hiểm nhân thọ DaiIchi

Ngân hàng ANZ

Các Bưu điện Trung tâm – huyện

Tổng C.ty Bảo hiểm nhân thọ

Số khách hàng lẻ còn lại

698.229.828 350.527.897 1.068.454.626 292.040.812 488.895.559 505.931.130 701.589.563 616.624.858 627.105.310 752.379.163 4.353.522.063 409.243.628 448.954.793 944.309.275 690.500.000 804.638.995 376.078.628 1.557.720.680

867.264.110 353.759.749 1.078.139.876 292.762.544 490.234.091 551.157.621 722.111.890 624.451.625 636.596.149 760.175.691 1.1797.598.530 780.864.700 532.503.254 706.175.691 708.749.149 1.124.761.220 230.633.493 1.251.701.117

169.034.282 3.231.853 9.685.251 721.732 1.338.532 45.226.491 20.522.328 7.826.767 9.490.840 7.796.529 (2.555.923.533

) 371.621.072 83.548.461 (238.133.584) 18.249.149 320.122.226 (145.445.135) (306.019.563)

24,21 0,92 0,91 0,25 0,27 8,94 2,93 1,27 1,51 1,04 (58,71) 90,81 18,61 (25,22) 2,64 39,78 (38,67) (19,65)

Tổng cộng: 15.686.746.805 13.509.640.500

(Nguồn: phòng Kinh doanh)

Nhận xét:

 Hầu hết, doanh thu 06 tháng đầu năm 2011 so với năm 2010 đều tăng, chỉ có một

số ít doanh nghiệp sử dụng dịch vụ Datapost giảm, điển hình như:

1 Viễn thông Bà Rịa – Vũng Tàu: tăng 169.034.282 đồng tương ứng 24,21%.

Nguyên nhân:

- Số lượng giấy báo cước của Viễn thông tăng.

- Các hình thức quảng cáo dịch vụ của Viễn thông như: tờ rơi – quảng cáo gấp lồng

chung với giấy báo cước, quảng cáo vào mặt sau giấy báo cước gia tăng

2 Trung tâm Khai thác Vận chuyển: tăng 371.621.072 đồng tương ứng 90,81%.

3 Các Bưu điện Trung tâm – huyện: tăng 320.122.226 đồng tương ứng 39.78% Nguyên nhân:

Trong năm 2011, Trung tâm đã có kế hoạch và đã thực thi được một số mặt hàngcung cấp nội bộ cho các Bưu điện Trung tâm và Trung tâm Khai thác Vận Chuyểnnhư:

- Vật liệu, ấn phẩm nghiệp vụ Bưu chính

- Giấy A4 mang thương hiệu Datapost

- Decal các loại, băng keo các loại

Với khả năng trên, Datapost có thể sẽ mở rộng thêm thị trường, cung cấp các mặthàng trên đến các Bưu điện Tỉnh

4 Công ty Friesland Campina Việt Nam: tăng 83.548.461 tương ứng 18,61% Nguyên nhân: công ty có nhiều chương trình tặng quà cho khách hàng thân thiết

vào các dịp sinh nhật khách hàng, bằng việc gửi quà tặng đến với khách hàngthông qua dịch vụ chuyển phát tại Trung tâm Datapost

5 Trung tâm HTKH&QLC: giảm 2.3555.923.533 tương ứng 58,71%

Nguyên nhân: Số lượng giấy báo cước của Trung tâm HTKH&QLC rất lớn

(chiếm hầu hết các thuê bao cố định trên Tp.Hồ Chí Minh), với chi phí gấp lồnggiấy báo cước hàng năm cao, nên Trung tâm cũng đã đầu tư các hệ thống máy gấplồng, sản xuất phong bì, nên đã lấy lại số lượng giấy báo một số quận, huyện màtrước đây Trung tâm Datapost gấp lồng và chuyển phát Điều này, khiến doanh thucủa Trung tâm Datapost giảm một cách đáng kể

6 Công ty Bảo hiểm nhân thọ DaiIchi: giảm 238.133.584 đồng tương ứng

- Nhằm tiết kiệm chi phí, các công ty Bảo hiểm đã tặng quà đến khách hàng thông

qua các đại lý Bảo hiểm tại địa phương khách hàng ở chứ không gửi chuyển phátqua đường Bưu điện

Tóm lại, khách hàng là một yếu tố quan trọng, bởi vì khách hàng là nguồn tạodoanh thu cho doanh nghiệp Chính từ nguồn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụchứng tỏ doanh nghiệp đã sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ được người tiêudùng chấp nhận về mặt khối lượng, giá trị sử dụng, chất lượng và giá cả phù hợp vớithị hiếu của người tiêu dùng và sử dụng dịch vụ Không những thế nguồn doanh thubán hàng và cung cấp dịch vụ này là nguồn vốn để doanh nghiệp trang trải các khoảnchi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh, trả lương, trả thưởng, trích Bảo hiểm xãhội, nộp các khoản thuế theo luật định

 Các đối thủ cạnh tranh:

- Quản trị nguồn nhân lực trong giai đoạn hiện nay không chỉ đơn thuần là việc thựchiện các thủ tục hành chính liên quan đến con người, mà cần được xem như mộtchiến lược phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào trong môi trường cạnh tranh vàhội nhập Quản trị nguồn nhân lực hiện đại không cho phép người chủ doanhnghiệp xem lao động chỉ là yếu tố chi phí đầu vào, không thể xem mối quan hệ vớingười lao động chỉ là mối quan hệ thuê mướn Họ cần phải nhận thức rằng conngười là vốn quí giá nhất trong tổ chức của mình, là nguồn lực cần được đầu tưphát triển và có chiến lược duy trì nguồn nhân lực như là việc duy trì bất kỳ cácmối quan hệ chiến lược khác của tổ chức vì quan hệ giữa người lao động và ngườisử dụng lao động là mối quan hệ hợp tác đôi bên cùng có lợi Từ lý luận và thựctiễn cho thấy việc duy trì bất kỳ mối quan hệ nào cũng sẽ ít tốn kém hơn việc xâydựng mối quan hệ đó Chúng ta tìm kiếm một khách hàng sẽ khó khăn hơn việclàm thoả mãn một khách hàng hiện tại để có được nhiều số lần bán hàng về sau

- Trong bối cảnh luật Đầu tư và luật Doanh nghiệp được nhà nước ban hành trongtháng 12/2005 với nhiều điều khoản thông thoáng, thuận lợi cho môi trường đầu tư

và kinh doanh, có hiệu lực từ 01/07/2006 thì các tổ chức đầu tư và các DoanhNghiệp trong nước, quốc tế đang và sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ trên đất nước ta

cả về quy mô và số lượng Nhất là sau khi Việt Nam tổ chức thành công Hội nghịAPEC 14 (2006) và trở thành thành viên chính thức của WTO, Việt Nam càng trở

thành điểm đến hấp dẫn đối với các nhà đầu tư, các công ty nước ngoài và các tậpđoàn kinh tế đa quốc gia Tình hình đó dẫn tới “cuộc chiến” giành giựt nhân sựgiỏi, lao động tay nghề cao giữa các doanh nghiệp Đó cũng là cơ sở phát sinh sựchuyển dịch lao động không chỉ ở các doanh nghiệp mà còn cả trong lực lượngcông chức nhà nước.

2.1.3.3 Môi trường nội bộ:

 Nề nếp tổ chức:

- Tất cả nhân viên trong Trung tâm đều làm việc hết mình, luôn hăng say trong côngviệc, khi chuyển sang công việc mới nhân viên luôn cố gắng học hỏi, khả năngthích ứng công việc của nhân viên tương đối tốt

- Các nhân viên luôn có sự giúp đỡ lẫn nhau trong công tác nghiệp vụ, tạo được sựthân thiết và cùng phấn đấu vì mục tiêu chung của tổ chức

- Bên cạnh đó, bầu không khí văn hóa của Trung tâm khá tốt, hòa đồng quan hệ giữalãnh đạo và các cấp bộ phận bình đẳng, đúng chức trách, tin tưởng lẫn nhau Đây

là điều kiện thuận lợi hỗ trợ cho những nhân viên được đào tạo, khi phòng ban củaTrung tâm có nhân viên cử đi học, không gây nên sự xáo trộn Nếu nhân viên phảihọc trong giờ làm việc cũng không đáng lo ngại, vì những nhân viên còn lại sẽphân công giải quyết công việc, hỗ trợ với nhau đến mức có thể

 Sứ mạng và mục tiêu của Trung tâm:

- Tháng 09/2011 vừa qua, Trung tâm đã đạt được mục tiêu đề ra về việc cấp Giấychứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

- Ngoài mục tiêu đã đạt được trong việc cấp chứng nhân Iso vừa qua, và mục tiêuhoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm đề ra cần hướng tới để đạt được.Trung tâm còn đưa ra mục tiêu đào tạo cần hướng tới nhằm cấp chứng nhân ISO

27001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý bảo mật thông tin (ISMS)

 Chính sách nhân sự của Trung tâm:

Những chính sách về đãi ngộ, thăng tiến, chính sách đào tạo không được thựchiện rõ ràng, công bằng gây bất mãn cho nhân viên Nếu chính sách đào tạo của Trungtâm không được thường xuyên quan tâm, nhân viên không có điều kiện để phát triển

cá nhân, họ sẽ cảm thấy chán nản với công việc Một số chính sách liên quan đến đàotạo nhân sự của Trung tâm đã được thực hiện là:

- Mọi nhân viên đều có cơ hội đào tạo phát triển công bằng và hợp lý.

- Nhân viên vẫn được trả lương theo quy định khuyến khích nhân viên học tập

- Các chính sách về hỗ trợ chi phí đào tạo được thanh toán 100% là:

+ Trường hợp đào tạo do Bưu điện Tp.Hồ Chí Minh cử đi học thuộc lĩnh vựcchuyên môn nghiệp vụ

+ Trường hợp đào tạo vận hành máy móc thiết bị phục vụ cho công tác làm việc

 Yếu tố nhu cầu tâm sinh lý của nhân viên:

- Theo hệ thống phân cấp nhu cầu của Maslow, nhu cầu của con người phân thành 5bậc: sinh lý, an toàn, xã hội, tôn trọng, tự khẳng định mình Với xã hội ngày càngphát triển như hiện nay, mỗi cá nhân luôn luôn phấn đấu để đạt được những mụctiêu mới cho bản thân mình Chính vì vậy, đòi hỏi Trung tâm phải tạo điều kiện để

họ được đào tạo và phát triển năng lực của mình hơn nữa Nhu cầu này của cánhân ảnh hưởng khá nhiều đến việc lập kế hoạch đào tạo thông qua xác định nhucầu đào tạo

- Hiện tại, công tác đào tạo nhân sự của Trung tâm chưa thật sự chú ý đến sự ảnhhưởng của yếu tố này Do đó, Trung tâm sẽ phải đầu tư nhiều vào các chương trìnhđào tạo và phát triển nhân sự, tạo điều kiện tối đa để phát huy năng lực tiềm tàngcủa các nhân viên và đạt mục tiêu của Trung tâm dễ dàng hơn

2.1.4 Kết quả sản xuất kinh doanh từ năm 2009 – năm 2010:

 Tình hình doanh thu:

Thống kê tình hình doanh thu qua các năm như sau:

Bảng 2.2: Tình hình doanh thu năm 2009 và năm 2010.

(3) = (2) – (1)

Tương đối (%);

(3) / (1)

Doanh thu 27.085.365.343 32.574.413.375 5.489.048.032 20,27 Chi phí 23.690.172.630 29.821.697.730 6.131.525.100 25,88 Lợi nhuận 3.395.192.713 2.752.715.645 (642.477.068) (18,92)

(Nguồn: phòng Kinh doanh)

 Tình hình sử dụng chi phí:

Chi phí tại Trung tâm Datapost thống kê qua các năm như sau:

Bảng 2.3: Tình hình chi phí cụ thể năm 2009 và năm 2010.

STT

Năm Tên chỉ tiêu

2.106.456.215 12.799.487.569 126.784.597 3.361.487.947 555.654.154 457.154.814 3.421.567.489 861.579.845

2.999.276.357 15.186.385.759 264.117.512 3.988.351.285 659.274.700 742.406.821 4.059.634.693 1.522.250.603 Tổng cộng: 23.690.172.630 29.821.697.730

(Nguồn: phòng Kinh doanh)

Nhận xét:

Nhìn vào bảng trên ta thấy:

 Về doanh thu: năm 2010 có tăng cao hơn năm 2009 là 5.489.048.032 đồng tương

ứng 20,27% là do nhu cầu khách hàng về dịch vụ tăng, ngoài ra Trung tâm còn thu

hút thêm được một số khách hàng mới như: Trung tâm thông tin di động khu vực

II, Công ty Friesland Campina Việt Nam – Hà Nam, Ngân hàng ANZ… Điều nàychứng tỏ năm 2010 sản xuất đã có hiệu quả hơn và Trung tâm đã tăng cường côngtác quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi và những chính sách chăm sóc khách hàng đãđược quan tâm hơn trước

 Về chi phí: năm 2010 cũng tăng cao hơn năm 2009 là 6.131.525.100 đồng tương

ứng 25,88% chủ yếu là do chi phí vật liệu tăng cao, kế đến là giá vốn phong bìtăng, chi phí dụng cụ sản xuất và chi phí mua ngoài cũng tăng làm cho tổng chi phítăng mạnh, kể cả chi phí tiền lương và chi phí bằng tiền khác cũng tăng lên Vìthực tế hầu hết nguyên vật liệu đầu vào đều phải sử dụng hàng ngoại nhập nên giárất cao, chẳng hạn như: keo, mực, giấy sản xuất phong bì, giấy in…

 Về lợi nhuận năm 2009 là: 3.395.192.713 đồng.

 Về lợi nhuận năm 2010 là: 2.752.715.645đồng

 Năm 2009 và năm 2010, đều có lợi nhuận; mặc dù doanh thu năm 2010 cao hơnnăm 2009; nhưng lợi nhuận năm 2010 lại giảm so với năm 2009 là: 642.477.068

đồng tương ứng 18,92% là do chi phí tăng cao Chi phí các nguồn nguyên vật liệungoại nhập tăng mạnh kéo theo các chi phí khác tăng theo như: giá vốn phong bìtăng; đồng thời do tình hình thị trường lạm phát cũng khiến chi phí tiền lươngtăng; chi phí bảo trì, bảo dưỡng các máy móc thiết bị cũng tăng, trong khi giá bán

ra không tăng Điều này, khiến cho lợi nhuận năm 2010 giảm

2.2 Thực trạng công tác quản trị nhân sự tại Trung tâm:

2.2.1 Tình hình quản trị nhân sự tại Trung tâm:

 Về cơ cấu tổ chức:

(Xem sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức của Trung tâm Dịch vụ Bưu phẩm Tích hợp)

- Cơ cấu tổ chức tại Trung tâm theo mô hình trực tuyến, Ban Giám đốc có thể chỉđạo trực tiếp công tác của các bộ phận sản xuất và bộ phận chức năng Cơ cấu này

đã tạo ra sự bình đẳng trong quan hệ giữa các bộ phận

- Ưu điểm của mô hình tổ chức của Trung tâm là bất kỳ thành viên nào của Trungtâm có thể biết thủ trưởng trực tiếp và duy nhất của mình một cách chính xác, nênluôn xác định được nghĩa vụ của mình một cách mạch lạc và rõ ràng

- Việc chỉ đạo công việc được chuyên môn hóa, được giao cho các trưởng bộ phận,

do đó việc chỉ đạo sẽ đúng đắn hơn và khoa học hơn

- Trung tâm tổ chức quản lý theo mô hình này tạo cho Trung tâm hoạt động mộtcách đồng bộ và nhịp nhàng Các nhân viên dễ xác định được trách nhiệm và nghĩa

vụ của mình mà không phải bận tâm trước những trách nhiệm quá nhiều mâuthuẫn nhau giữa các cấp trên giao cho họ Đồng thời người trưởng bộ phận cũngkhông phải quá bề bộn trước nhiều trách nhiệm công việc

 Ma trận SWOT về nguồn nhân sự tại Trung tâm:

2 Nền kinh tế mở cửa,

phá bỏ thế độc quyềntrong ngành Bưu chínhViễn thông Vì thế, ngườilao động có điều kiện làmviệc và phát triển khảnăng của mình

3 Các cấp lãnh đạo

ngày càng quan tâm đếnchế độ, chính sách đàotạo nhân viên

4 Nhu cầu thông tin

liên lạc ngày càng cao

THÁCH THỨC (T)

1 Môi trường làm việc

mang tính cạnh tranh cao,nhân viên dễ bị đào thải.Lực lượng lao động thaythế bổ sung còn hạn chế

2 Yêu cầu trình độ của

nhân viên ngày càng cao

để thích ứng với môitrường kinh doanh mới

và sự phát triển nhanhchóng của khoa học kỹthuật

3 Cơ chế tuyển dụng

còn chưa hoàn thiện làmcho nguồn lao động đầuvào được chọn chưa đảmbảo chất lượng

4 Khách hàng kỳ vọng

ngày càng cao, đòi hỏichất lượng dịch vụ phảinhanh chóng, tiện lợi,chính xác

5 Thách thức từ chiến

lược phát triển và chínhsách đào tạo của đối thủcạnh tranh

2 Mục tiêu của Trung

tâm: “luôn luôn duy trì và

cải tiến Hệ thống quản lý

chất lượng theo tiêu chuẩn

5 Thời gian làm việc của

nhân viên được tận dụng

triệt để và làm theo công

việc không kể giờ quy

định làm việc

Phối hợp S/O

 S1, S3 + O1, O2, O4:

Tận dụng môi trườngkinh doanh và nguồnnhân lực để nâng caonăng lực cạnh tranh

 S2 + O2, O6, O7, O8:

Xây dựng chính sáchnhân sự hợp lý, nâng caonăng suất lao động

 S4 + O4, O5: Cơ hộithăng tiến cho nhân viên

 S2, S5 + O3: Nhân viên

có điều kiện phát huy khảnăng làm việc

Phối hợp S/T

 S1, S3, S5 + T1, T3:Phát huy thế mạnh nhân

sự hiện có trước những

áp lực cạnh tranh vàkhách hàng

 S1, S4 + T1, T3: Nhânviên từng bước khẳngđịnh mình đáp ứng yêucầu công việc

 S3 + T5: Cạnh tranhnhờ vào tinh thần làmviệc của nhân viên

 S2 + T4: Với phươngchâm hoạt động củaTrung tâm cũng như nhânviên: “đảm bảo chấtlượng dịch vụ tối đa”

ĐIỂM YẾU (W)

1 Nhân viên chưa đủ

kinh nghiệm và kiến thức

trong môi trường làm

3 Năng suất lao động,

hiệu quả công việc chưa

cao, chăm sóc và giao

tiếp khách hàng còn hạn

chế

Phối hợp W/O

 W2 + O5, O6, O7:

Nâng cao năng suất laođộng thông qua các chínhsách về nhân sự

 W1 + O1, O2: Tậndụng trang thiết bị côngnghệ hỗ trợ nhân viênlàm việc

 W2, W3 + O3, O4:

Thông qua chính sáchnhân sự giúp nhân viênnâng cao năng lực làmviệc

Phối hợp W/T

 W1 + T1, T3: Đào tạo

đa kỹ năng để đối phóvới môi trường cạnhtranh cao

 W3 + T4: Nâng caokiến thức của nhân viên

về chăm sóc và giao tiếpvới khách hàng

 W2 + T3, T2, T5: Thựchiện các chương trìnhđào tạo bồi dưỡng, cậpnhật kiến thức cho nhânviên

 Về nguồn nhân lực:

 Cơ cấu lao động theo độ tuổi :

- Nhìn chung, nguồn nhân lực tại Trung

tâm Datapost hầu hết là lực lượng trẻ,

năng động sáng tạo, vừa có đội ngũ lao

động trung niên, và đội ngũ lao động

lớn tuổi (tuy không nhiều) nhưng tinh

thần làm việc đầy nhiệt huyết hướng

dẫn tận tình cho lớp trẻ nhiều kinh

nghiệm quý báu góp phần xây dựng

Trung tâm ngày càng vững mạnh

hơn Vì vậy việc kế thừa và phát huy thành quả của thế hệ trước luôn được pháthuy tại Trung tâm

- Nhân viên có tinh thần làm việc cao, trách nhiệm, niềm say mê và sáng tạo của

những nhân viên mới tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyênnghiệp nhằm khẳng định mình đồng thời thể hiện là những con người đầy tinh thần

Bi

ểu đồ 2.1 : Kết cấu lao động theo độ tuổi.

20 - 30 73%

31 - 40 22%

41 - 50 5%

Độ tuổi

học hỏi trao dồi kiến thức và tích lũy kinh nghiệm nâng cao trình độ chuyên môn.Đây là yếu tố then chốt trong quản trị nhân lực giúp Trung tâm phát triển nhanh vàmạnh, đồng thời có khả năng thích ứng tốt khi thị trường Bưu chính Viễn thông tự

do cạnh tranh diễn ra Mức độ cạnh tranh sẽ cực kỳ khốc liệt cùng với sự hội nhậpngày càng nhiều của các doanh nghiệp mới trong và ngoài nước vào thời gian tới,lực lượng lao động trẻ này đầy bản lĩnh, dám đương đầu với mọi thử thách Nhưngcũng chính vì nguồn lực trẻ nên cũng tạo yếu điểm là họ có thể bị các Doanhnghiệp cùng ngành dựa vào lợi thế của mình thu hút nhân tài về phía họ Nhânviên trẻ luôn khao khát học hỏi, phát triển cá nhân, họ rất dễ dàng rời bỏ Trungtâm nếu Trung tâm không quan tâm sâu sát đến mong muốn của nhân viên Nhữngkinh nghiệm còn non kém của nhân viên trẻ chưa thể đủ khả năng để chủ động giảiquyết công việc, tình huống xảy ra và đối đầu với những khó khăn, sức ép của đốithủ tạo ra

- Lao động trong độ tuổi 31-40 chiếm 22%, nhân viên thuộc độ tuổi này đã qua giai

đoạn học hỏi kinh nghiệm Họ đã tích lũy, trang bị kiến thức cho mình tương đốiđầy đủ và vững chắc cho công việc Vì thế, sự cống hiến và hiệu quả làm việc đạtmức khá cao

- Đội ngũ lao động trên 40 tuổi chiếm tỷ lệ khá nhỏ (5%) Đây là lượng lao động lớn

tuổi nên sẽ nắm vững trình độ nghiệp vụ của Trung tâm, gắn bó với Trung tâm, cókinh nghiệm để hướng dẫn tốt cho nhân viên mới và còn yếu kém kỹ năng làmviệc Tuy nhiên, trong tương lai, lực lượng này sẽ đến giai đoạn nghỉ hưu khôngcòn làm việc nữa, nên Trung tâm cần có chính sách dự trù về đào tạo lao độngtrong những năm sắp tới nhằm đáp ứng một lực lượng lao động có chuyên môn,lành nghề, có phẩm chất, làm chủ công nghệ, kỹ thuật hiện đại, vững vàng về quản

lý kinh tế Muốn vậy, biện pháp chủ yếu là đào tạo và đào tạo lại đội ngũ hiện có,đào tạo đón đầu thích hợp với các mục tiêu phát triển

- Ngoài ra, tại Trung tâm chưa có chính sách đãi ngộ, trọng dụng để khuyến khích

người lao động Vấn đề tiền lương cũng là một vấn đề hết sức quan trọng, vì thếcần có sự thay đổi trong quy chế phân phối thu nhập

 Cơ cấu lao động theo trình độ :

Đại học 34%

Cao đẳng 16%

Trung cấp 44%

Sơ cấp 4% Trên đại học 2%

Biểu đồ 2.2: Kết cấu lao động theo trình độ năm 2011.

- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ (trung cấp chiếm 44%) tương đối cao, đa phầnnhân viên đều đã qua trường lớp đào tạo, học tập Lực lượng lao động của Trungtâm có trình độ kỹ thuật cao, có khả năng tiếp thu những thành tựu khoa học kỹthuật Đây là thế mạnh của Trung tâm Tuy nhiên, cũng cần có sự chú trọng đếncông tác đào tạo đặc biệt là thường xuyên đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ đápứng nhu cầu công việc

- Trình độ cao đẳng, đại học chiếm tỷ lệ tương đối cao (cao đẳng chiếm 16%, đạihọc chiếm 34%) do hiện nay đã có nhiều nhân viên tự nâng cao trình độ và do cơchế học tập ngày càng được mở rộng

 Cơ cấu lao động theo loại hình :

 Nguồn lao động chính thức:

- Là lực lượng lao động chuyên chính có

trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu

công việc

- Là nguồn lao động được ký kết hợp đồng

lao động trực tiếp với Giám đốc Bưu

điện Tp.Hồ Chí Minh, dưới dạng không

xác định thời hạn và có thời hạn

Lao động chính thức 45%

Lao động thời vụ 55%