THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CTCP GIÁM ĐỊNH VINACONTROL CHI NHÁNH HẢI PHÒNG

Sự hình thành phát triển CTCP giám định Vinacontrol và Chi nhánh tại Hải Phòng Ngay sau ngày miền Bắc hoàn toàn giải phóng, công tác XNK được hìnhthành và ngày càng mở rộng để phục vụ ch

THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CTCP GIÁM

ĐỊNH VINACONTROL CHI NHÁNH HẢI PHÒNG

2.1 Giới thiệu khái quát về CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng

2.1.1 Sự hình thành phát triển CTCP giám định Vinacontrol và Chi nhánh tại Hải Phòng

Ngay sau ngày miền Bắc hoàn toàn giải phóng, công tác XNK được hìnhthành và ngày càng mở rộng để phục vụ cho công cuộc xây dựng lại đất nước.Nhà nước ta đã quan tâm đến việc quản lý hàng hóa XNK, vì vậy tháng 4 năm

1955 Phòng Kiểm nghiệm hàng hóa XNK đã ra đời, nằm trong Sở Hải quanTrung Ương Trước tình hình công tác XNK hàng hóa ngày càng phát triểnngày 24/10/1957 Bộ trưởng Bộ Thương Nghiệp (tiền thân của Bộ NgoạiThương sau này)ra Quyết định số514/BTN-TCCB tách Phòng Kiểm nghiệmthuộc Sở Hải quan Trung Ương để thành lập Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNKtrực thuộc Bộ Thương Nghiệp (kiêm Sở giám định hàng hóa XNK)

Hoạt động của Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK nhằm quản lý hàng hóaXNK về chất lượng, số lượng, khối lượng, bao bì đóng gói, ký mã hiệu… vàcấp giấy chứng nhận cho các lô hàng hợp cách xuất khẩu nhằm bảo vệ và giữ uytín hàng hóa XNK của Việt Nam trên thế giới, bảo vệ quyền lợi chính đáng củahai bên mua và bán.Cục Kiểm nghiệm gồm 3 nhiệm vụ lớn là: kiểm nghiệmhàng hóa XNK, giám định hàng hóa XNK và kiểm dịch thực vật cho hàng hóaXNK

Do quá trình phát triển đi lên theo hướng chuyên sâu, năm 1962 Nhànước có quyết định giao nhiệm vụ kiểm dịch thực vật sang Bộ Nông LâmNghiệp quản lý và đến năm 1974 Bộ Ngoại Thương có quyết định số513/BNgT-TCCB ngày 16/7/1974 tách Sở giám định hàng hóa XNK ra khỏiCục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK và đổi tên thành Công ty giám định hàng hóaXNK Việt Nam (Vinacontrol) Từ đó Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK cũngnhư Công ty giám định hàng hóa XNK Vinacontrol ngày càng có điều kiện pháttriển và mở rộng không ngừng

Bước ngoặt mang tính quyết định, thời điểm đánh dấu bước phát triển đặcbiệt quan trọng của Vinacontrol trong cơ chế thị trường là : Ngày 12/11/1988

Bộ trưởng Bộ Kinh Tế Đối Ngoại ra quyết định số 420/KTĐN-TCCB hợp nhấtCông ty giám định hàng hóa XNK và Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK thànhCông ty giám định hàng hóa XNK Việt Nam ( VINACONTROL ).

Để thực hiện theo chủ trương của Nhà nước và quyết định của BộThương Mại, Công ty giám định hàngoá XNK chuyển thành Công ty cổ phầngiám định Vinacontrol Đây là một mốc lớn đánh dấu bước ngoặt quan trọngcủa Vinacontrol, Công ty trở thành tổ chức giám định thật sự độc lập, trung lập,tạo tiền đề vững chắc cho hội nhập quốc tế Từ ngày 01/6/2005 Công ty chínhthức hoạt động theo chế độ sở hữu cổ phần với :

* Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH VINACONTROL

* Tên giao dịch : THE VIET NAM SUPERINTENDENCE AND

INSPECTION JOINT STOK COMPANY

* Tên viết tắt : VINACONTROL

* Địa chỉ : Số 54 – Trần Nhân Tông – Hà Nội

* Giấy phép đăng ký kinh doanh số : 0103008113

* Vốn điều lệ : 78.750.000.000 đồng ( bảy mươi tám tỷ bảy trăm năm mươi

triệu đồng chẵn )

* Người đại diện theo pháp luật của Công ty : Ông Bùi Duy Chinh – Chủ

tịch Hội đồng quản trị

Ngày 21/12/2006, Công ty chính thức niêm yết cổ phiếu trên trung tâm

giao dịch chứng khoán Hà Nội với :

 Mã chứng khoán là VNC

 Khối lượng đăng ký giao dịch : 7.875.000 cổ phiếu

 Giá trị đăng ký giao dịch : 78,75 tỷ đồng

* Về tầm nhìn : VINACONTROL phấn đấu trở thành tổ chức giám định

có uy tín trên thế giới , tiến tới trở thành tập đoàn kinh tế mạnh

* Về sứ mệnh : VINACONTROL chú trọng xây dựng và phát triển đội

ngũ, áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ và khoa học quản lý vào hoạtđộng của Công ty, để tạo ra các dịch vụ và sản phẩm tốt nhất cho khách hàng.Đảm bảo lợi ích cho khách hàng, người lao động, cổ đông và cộng đồng

Hình 1 : Mô hình tổ chức của Vinacontrol

(Nguồn: Kỷ yếu 50 năm thành lập và phát triển Vinacontrol)

P-KỸ THUẬT

TỔNG HỢP

VINACONTROL QUẢNG NINH

VINACONTROL

TP HỒ CHÍ MINH

CTY TNHH THẨM ĐỊNH GIÁ VINACONTROL

CTY TƯ VẤN & THẨM ĐỊNH MÔI TRƯỜNG VINACONTROL

Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng được thành lập ngay từ năm 1957 cùngvới sự hình thành và phát triển Công ty, là đơn vị có truyền thống lâu đời nhấtVinacontrol Đặc biệt là trong nhiều năm qua chi nhánh Công ty cổ phần giámđịnh Vinacontrol Hải Phòng luôn được khách hàng trong và ngoài nước đánhgiá cao trong công tác phục vụ, giám định hàng hóa Chi nhánh luôn hoàn thànhtốt chỉ tiêu kế hoạch về doanh thu, đảm bảo tỷ suất lợi nhuận Công ty giao cho,thu nhập của cán bộ công nhân viên ổn định và được nâng cao

Địa chỉ Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng : Số 56-80, Phạm Minh Đức,Ngô Quyền, Hải Phòng

Năng lực của Vinacontrol

Công ty cổ phần giám định VINACONTROL (tiền thân là Công ty giámđịnh hàng hóa XNK) là tổ chức giám định đầu tiên, lớn nhất, có thương hiệu uytín hàng đầu ở Việt Nam VINACONTROL chuyên cung cấp các dịch vụ giámđịnh, dịch vụ phân tích và thử nghiệm và các dịch vụ khác liên quan cho kháchhàng trong và ngoài nước

VINACONTROL có trụ sở chính tại Hà Nội và địa bàn hoạt động rộngkhắp cả nước bao gồm gần 20 đơn vị trực thuộc đặt tại hầu hết các thành phốlớn, cảng biển, trung tâm thương mại, cửa khẩu của Việt Nam

Đội ngũ cán bộ, giám định viên của VINACONTROL bao gồm khoảng

600 người có trình độ, kiến thức thuộc các lĩnh vực và nghành nghề khác nhau,chuyên nghiệp, thạo nghề và sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu chính đáng và đãthỏa thuận cuả khách hàng

Trang thiết bị của VINACONTROL thường xuyên được bổ sung, nângcấp đáp ứng mọi nhu cầu giám định, phân tích và thử nghiệm của khách hàng.Hiện tại, VINACONTROL có 5 phòng thử nghiệm với trang thiết bị hiện đạiđạt tiêu chuẩn quốc gia ( VILAS )

Quan hệ hợp tác của Vinacontrol

+ Trong nước: VINACONTROL còn là thành viên của một số tổ chức, hiệp hộinhư Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI), Hiệp hội lương thựcViệt Nam (VFA), Hiệp hội chè Việt Nam (VITAS), Hiệp hội hồ tiêu Việt Nam(VPA), Hiệp hội cây điều Việt Nam (VINACAS)……

+ Ngoài nước : VINACONTROL đã thiết lập, duy trì và phát triển mối quan hệhợp tác, ủy thác, đại lý với các tổ chức giám định hàng đầu thế giới như Anh,

Pháp, Mỹ, Nga, Nhật, Thụy Sĩ ,Hàn Quốc, Trung Quốc, Ấn Độ…

Các mối quan hệ hợp tác trên đã và đang mang lại hiệu quả thiết thựctrong việc phát triển, mở rộng dịch vụ giám định, trao đổi kỹ thuật, kinhnghiệm công tác và đào tạo cho nhau những giám định viên thạo nghề

Cam kết hoạt động của Vinacontrol

Mục tiêu của VINACONTROL là giúp khách hàng thỏa mãn mong ướckinh doanh an toàn và hiệu quả

VINACONTROL luôn luôn nỗ lực hết mình để cung cấp cho khách hàngnhững dịch vụ đạt chất lượng cao nhất với chi phí cạnh tranh nhất

Cam kết của VINACONTROL về mặt chất lượng được xác nhận qua sự

nỗ lực không ngừng đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theocác tiêu chuẩn quốc tế :

 Chứng nhận ISO 9001 : 2000 của BVQL Luân Đôn

 Công nhận ISO/IEC 17025 của văn phòng BOA Tổng cục Tiêuchuẩn đo lường chất lượng

Nguyên tắc hoạt động của Vinacontrol

Vinacontrol trung thành với nguyên tắc hoạt động: Độc Trung Khách quan và Vinacontrol luôn tuân thủ phương châm phục vụ : Chính xác- Trung thực-Kịp thời.

lập-Độc lập, trung lập : Không chịu bất kỳ áp lực hoặc sự chi phối, can thiệp

từ bên ngoài có thể ảnh hưởng, tác động tới sự đánh giá, kết quả giám định.Khách quan, không có bất kỳ quyền lợi nào liên quan đến đối tượng giám định

Trung thực, chính xác : Đạo đức nghề nghiệp của Giám định viên : chỉghi nhận sự thật, nói đúng sự thật, hoàn toàn khách quan Xác định, kiểm tra,đánh giá, thẩm định thông qua việc sử dụng kỹ thuật nghiệp vụ giám định kếthợp máy móc thiết bị và các phương pháp khoa học kỹ thuật thích hợp

Hệ thống quản lý chất lượng của Vinacontrol

Hiện tại, VINACONTROL đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượngthích hợp các yêu cầu của 3 tiêu chuẩn quốc tế : ISO 9001 :2000 ; ISO/IEC

17025

Các chứng chỉ Vinacontrol Hải Phòng đã được cấp :

- Chứng chỉ ISO 9001:2000 do BVQI Luân Đôn cấp

- Quyết định số 710/QT-BNN-TT ngày 19/3/2007 của Bộ nông nghiệp và phát

triển nông thôn công nhận về kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa phânbón.

- Sở khoa học và công nghệ Hà Nội chứng nhận về giám định công nghệ (Sốđăng ký: 01-ĐKGĐ ngày 26/12/2006)

- Quyết định số 636/QĐ-TDC ngày 29/5/2007 của Tổng cục tiêu chuẩn đolường chất lượng công nhận khả năng kiểm định phương tiện đo

Chính sách chất lượng của VINACONTROL là luôn cung cấp chokhách hàngnhững dịch vụ có chất lượng phù hợp với các yêu cầu chính đáng và đã thỏathuận của khách hàng với phương châm : Chính xác – Trung thực – Kịp thời.Mỗi thành viên cam kết thực hiện chính sách chất lượng trong công việc củamình đúng ngay từ đầu và bất kỳ thời gian nào

Mục tiêu chất lượng là :

(1) Không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, nâng cao năng lựccủa cán bộ, công nhân viên và cải thiện làm việc nhằm thỏa mãn yêucầu ngày càng cao của khách hàng

(2) Hạn chế đến mức thấp nhất số sai sót trong dịch vụ của mình

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của Vinacontrol

Giám định, theo định nghĩa quốc tế ISO/ IEC 17020 là loại hình dịch vụkhoa học kỹ thuật, dùng các biện pháp khoa học kỹ thuật nghiệp vụ, trên cơ sởcủa sự đánh giá chuyên nghiệp để kiểm tra hàng hóa/ sản phẩm/ quá trình

Chứng thư giám định do VINACONTROL cung cấp là chứng thư kháchquan giúp khách hàng giải quyết có hiệu quả các vấn đề trong kinh doanh như :khiếu nại, thanh toán, giao nhận, xuất xứ, bảo hiểm … ; hoạt động quản lý nhưthông quan, áp thuế, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo vệ môi trường…

* Các dịch vụ giám định của Vinacontrol gồm có :

+ Giám định về quy cách, phẩm chất, tình trạng, số lượng, khối lượng,bao bì đóng gói, ký mã hiệu… đối với mọi loại hàng hóa ( trong đó bao gốm

cả máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ, đá quý, kim loại quý hiếm…….)

+ Giám sát hàng hóa trong quá trình sản xuất, giao nhận, bảo quản, vậnchuyển, xếp dỡ; Giám sát quá trình lắp ráp thiết bị dây chuyền công nghệ; Thẩmđịnh, tư vấn, giám sát công trình xây dựng

+ Giám định các phương tiện vận tải, container; Các dịch vụ giám định vềhàng hải;Giám định an toàn con tàu trước khi xếp hàng, phá dỡ hoặc sửa chữa

+ Dịch vụ lấy mẫu, phân tích và thử nghiệm mẫu.

+ Giám định tổn thất: đại lý giám định tổn thất, phân bổ tổn thất cho cáccông ty bảo hiểm trong nước và quốc tế

+ Các dịch vụ có liên quan: Khử trùng, giám định không phá hủy; Kiểmtra kết hàn các công trình; Kiểm tra các thiết bị và thiết bị đo lường; Kiểm tra vàlập bảng dung tích các loại bồn chứa, sà lan; Kiểm đếm; Niêm phong – cặp chì;Dịch vụ kiểm tra chất lượng hệ thống quản lý theo yêu cầu của khách hàng

+ Giám định theo yêu cầu của mọi đối tượng để cung cấp chứng từ phục

vụ công tác quản lý của Nhà nước thuộc các lĩnh vực như: Xuất xứ hàng hóa;Quản lý chất lượng, an toàn, vệ sinh hàng hóa; Nghiệm thu, quyết toán côngtrình đầu tư; Bảo vệ môi trường (giám định về vệ sinh công nghiệp, giám định

và xử lý nước, nước thải); Các dịch vụ thông quan

+ Dịch vụ thẩm định giá tài sản (bao gồm máy móc thiết bị, dây chuyềncông nghệ, bất động sản, xác định giá trị doanh nghiệp… ) để phục vụ chonhững mục đích như mua bán tài sản, cầm cố, thế chấp, vay vốn ngân hàng,thanh lý tài sản, cổ phần hóa doanh nghiệp, đấu thầu…

+ Tư vấn, đánh giá, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo các tiêuchuẩn quốc tế , tư vấn về chất lượng hàng hóa, về pháp lý thương mại

+ Dịch vụ giám định và dịch vụ khác theo sự ủy thác của mọi tổ chứcgiám định trong nước và quốc tế

+ Dịch vụ khách sạn và cho thuê văn phòng

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

P-Giám định 1 Trưởng phòng

P-Giám định 2 Trưởng phòng

P-Giám định 3 Trưởng phòng

Nhóm Thí nghiệm Nhóm Nông sản, hoá chất Nhóm máy móc, thiết bị Nhóm bông vải sợi, sắt thép Giám định viên hàng hải Nhóm hành chính, tổ chức

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Hải Phòng

Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Hải Phòng

N

(Nguồn: Phòng HC-KT, Vinacontrol Hải Phòng)

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng như sau

+ Phòng giám định 1

Chức năng chuyên giám định các mặt hàng sau:

- Lương thực, nông sản, thực phẩm: Gạo, lạc, sữa, bột mỳ, lúa mỳ, dầu

thực vật, thuốc lá, rượu, các loại đồ uống, chè, rau quả xuất khẩu, đồ hộp……

- Hàng công nghiệp: Dăm gỗ các loại, nhựa thông

- Hoá chất: Tân dược, hạt nhựa, xà phòng, phân bón và hoá chất các loại

- Khoáng sản: Clinker, xi măng, thạch cao, than, nhựa đường, gạch chịu

lửa, vữa chịu lửa, quặng apatite, quặng kim loại…

Phó phòng

Phó phòng

Trưởng phòng

- Xăng dầu các loại: Jet A1, dầu gốc, gas hoá lỏng

+ Phòng giám định 2

- Chuyên giám định các loại mặt hàng sau:

Kim loại và sản phẩm: Sắt, thép các loại

Hàng công nghiệp và tiêu dùng: Vải, giày dép, quần áo, nguyên phụ liệunghành may, giấy các loại, hàng bách hoá, nguyên liệu sản xuất (bông, len, xơ,sợi ), đay tơ

Máy móc, thiết bị, dây chuyền sản xuất

Phương tiện vận tải

- Thẩm định giá: Công trình, nhà xưởng, đất đai, máy móc thiết bị, dâychuyền sản xuất và các loại tài sản cố định khác

- Giám định container

+ Phòng giám định 3

- Chuyên giám định hàng hải với các loại hình sau:

Giám định khối lượng hàng rời bằng phương pháp đo mớn nước tàu,mớn nước xà lan

Giám định khối lượng các loại hàng lỏng trên tàu và trên bồn ( xăngdầu, gas hoá lỏng, nhựa đường, hoá chất, dầu thực vật )

Dịch vụ kiểm đếm

Giám định tình trạng hàng hoá, tình trạng hầm tàu trước khi dỡ hàng Giám sát quá trình dỡ hàng

Giám định bàn giao tàu ( trước khi thuê, trước khi trả)

Giám định an toàn phương tiện vận tải biển

Giám định tổn thất hàng hoá chuyên chở bằng đường biển

Giám định hầm tàu, kín chắc hầm tàu, nhiệt độ hầm tàu

Cặp chì hầm tàu

+ Phòng nghiệp vụ tổng hợp

- Giúp Giám đốc chỉ đạo kỹ thuật nghiệp vụ giám định toàn Chi nhánh

- Giúp Giám đốc nghiên cứu ,phát triển và khai thác thị trường giám định

- Thống kê tổng hợp

- Đào tạo giám định viên

- Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000

+ Phòng hành chính kế toán:

Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính-Kế toán được trình bày cụ thể ởphần 2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ phòng Hành chính-Kế toán, trang 36

Cơ cấu lao động của Chi nhánh như sau:

Hình 3: Bảng kê nhân sự Vinacontrol Hải Phòng

Caođẳng

Sơcấp Khác Nam Nữ >=50

(Nguồn: Phòng HC-KT, Vinacontrol Hải Phòng)

Đối với trình độ đại học, trong đó chuyên môn về:

- Xây dựng, điện tử, kỹ thuật: 39 người

- Cử nhân kinh tế: 16 người

- Cử nhân luật: 2 người

- Cử nhân ngoại ngữ: 9 người

Hình 4: Bảng kê giám định viên Vinacontrol Hải PhòngLĩnh vực giám định

Số lượnggiám địnhviên

Tình trạng làmviệcNông sản và các sản phẩm chế biến 4 Hợp đồng dài hạnSản phẩm công nghiệp nhẹ; thủ công mỹ

nghệ; hàng tiêu dùng

4 Hợp đồng dài hạn

Tài nguyên thiên nhiên và các chế phẩm (dầu

mỏ và các chế phẩm dầu mỏ; khoáng sản và

các sản phẩm khoáng sản; kim loại và các sản

phẩm luyện kim;hoá chất; phân bón; vật liệu

xây dựng)

185

Hợp đồng dài hạnHợp đồng ngắnhạn

Giám định máy móc, phụ tùng thiết bị, dây

chuyền công nghệ, phương tiện giao thông

vận tải

147

Hợp đồng dài hạnHợp đồng ngắnhạn

Giám định các mặt hàng bách hoá giày dép,

bông vải sợi, hàng kim khí

124

Hợp đồng dài hạnHợp đồng ngắnhạn

(Nguồn: Phòng HC-KT, Vinacontrol Hải Phòng)

Năm 2008, Chi nhánh đã tuyển dụng 11 lao động mới, làm thủ tục và kýhợp đồng không xác định thời hạn cho 17 người, giải quyết chế độ nghỉ hưu cho

1 trường hợp, chấm dứt hợp đồng lao động với 2 trường hợp Chi nhánh đã làmthủ tục xét duyệt thực hiện nâng lương cho 35 người Sắp xếp và ổn định lại vịtrí làm việc cho phù hợp với các vị trí công tác Nhiệm kỳ 2 HĐQT năm 2008

đã tái đề cử Giám đốc, Phó Giám đốc, 3 Trưởng phòng, 5 Phó phòng và đề bạt 1Trưởng phòng mới vì trong năm Chi nhánh đã tách bộ phận giám định hang hảicủa phòng Giám định 2 thành lập phòng Giám định 3 Trong năm qua Chinhánh đã tổ chức 4 lớp tự đào tạo tại Chi nhánh với 44 người tham gia, gửi đàotạo trên công ty với 22 lượt người tham gia Ngoài ra, Chi nhánh còn mở lớpđào tạo về sử dụng thiết bị phòng cháy chữa cháy với 41 người tham gia

2.1.4 Kết quả hoạt động của Vinacontrol Hải Phòng

- Khách hàng có doanh thu dưới 50 triệu đồng: có 28 khách hàng, manglại doanh số 3,769 tỷ, chiếm 26,3% doanh thu 2008

- Khách hàng có doanh thu từ 50 - 100 triệu đồng: có 60 khách hàng,mang lại doanh số 1,979 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng khoảng 13,8% doanh thu năm

2008, tăng 39,5% về số lượng khách hàng và 6,5% về tỷ lệ so với doanh thunăm 2007

- Khách hàng có doanh thu từ 100 - 200 triệu đồng: có 32 khách hàng,mang lại doanh số là 2,48 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 17,3% doanh thu, tăng 33,3%

về số lượng khách hàng và tăng 6,2% về tỷ lệ so với doanh thu năm 2007

- Khách hàng có doanh thu từ 200 - 300 triệu đồng là 15 khách hàng,mang lại doanh số 2,002 tỷ , chiếm tỷ trọng 14% doanh thu năm 2008, tăng66,6% về số lượng khách hàng và 10,4% về tỷ lệ so với doanh thu năm 2007.Trong số đó có 1 khách hàng nước ngoài

- Khách hàng có doanh thu trên 300 triệu đồng: là 7 khách hàng, mang lạidoanh số 4,118 tỷ đồng, chiếm 28,6% doanh thu năm 2008 So với năm 2007 sốlượng khách hàng tăng 75% và tỷ lệ so với doanh số tăng 9,4%

+ Về mặt hàng

Mặt hàng có doanh số lớn nhất là máy móc thiết bị và dây chuyền sảnxuất có doanh thu là 6,088 tỷ đồng chiếm 42% tổng doanh số của Chi nhánhnăm 2008

- Giám định hàng nội địa mang lại doanh thu 2,108 tỷ đồng

- Giám định hàng hải mang lại doanh thu 2,310 tỷ đồng

Hình 5 : Bảng so sánh các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận

Chỉ tiêu Thực hiện

năm 2007

Kế hoạchnăm 2008

Thực hiện năm 2008

Tỉ lệ %

so vớiKH

Tlệ % sovới nămtrướcDoanh thu 9.331.255.899 9.900.000.00

(Nguồn: Phòng HC-KT, “Báo cáo tổng kết năm 2008”)

Năm 2008 Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng không những đạt được kếhoạch kinh doanh cao nhất từ trước đến nay mà còn là một bước đột phá vềhoàn thành kế hoạch Chi nhánh đã hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch được giao vềdoanh số thực hiện ngay từ tháng 8 năm 2008 và là đơn vị hoàn thành kế hoạchsớm nhất của Công ty, được Chủ tịch Hội đồng quản trị khen thưởng Cả 3phòng giám định trong Chi nhánh cũng đều hoàn thành vượt mức kế hoạchđược giao Phòng giám định 2 thực hiên kế hoạch vượt mức sớm nhất từ tháng 8năm 2008, phòng giám định 3 thực hiện vượt mức kế hoạch sau một tháng(tháng 9/2008), sau đó là phòng giám định 1 Đây là những tiền đề quan trọng

để Chi nhánh Vinacontrrol Hải Phòng bước sang năm 2009 một năm được dựbáo trước là rất khó khăn do tình hình suy giảm kinh tế đang diễn ra gây trởngại rất nhiều

2.1.4.2 Mặt hạn chế

- Chi nhánh bị một số khách hàng phàn nàn về việc cấp giấy chứng thưchậm, chưa chính xác, thái độ chấp hành kỷ luật của một số giám định viênchưa cao, do đó đã làm ảnh hưởng tới quan hệ của Chi nhánh với khách hàng

- Việc chủ động nâng cao tinh thần phục vụ của một vài giám định viênchưa trở thành ý thức trong họ Trong năm 2008 Chi nhánh đã có bổ sung thêmmột số dịch vụ mới như : thẩm định giá, thẩm định công trình xây dựng, giámđịnh môi trường nhưng chưa được ban lãnh đạo và các giám định viên khai

thác, phát triển mở rộng dịch vụ này.

- Việc quan tâm đến chất lượng công tác trong các phòng giám định củamột số giám định viên vẫn còn coi nhẹ Các sai sót trong chứng thư mặc dùđược cập nhật và tổ chức rút kinh nghiệm song vẫn còn chậm Đôi khi việcduyệt chứng thư chưa hoàn toàn đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng

- Công tác tổ chức đào tạo để nâng cao trình độ của giám định viên cũng

đã được Chi nhánh tổ chức thực hiện nhưng việc tổ chức thực hiện này vẫnchưa được diễn ra thường xuyên

- Bộ phận kế toán của phòng HC-KT chưa chủ động xây dựng đượcchương trình, kế hoạch cụ thể để giảm thiểu nợ đọng của Chi nhánh Nhất là cáckhoản tồn nợ lâu ngày của các khách hàng như : Công ty cấp nước Hà Nam, Nhàmáy tôn mạ màu Việt Pháp, thép Vạn Lợi Trong tình hình suy giảm kinh tế hiệnnay, việc giảm thiểu nợ đọng là một vấn đề trở nên rất khó khăn Mặt khác côngtác tài chinh kế toán vẫn còn bộc lộ những điểm yếu trong việc tham mưu cho lãnhđạo để quản lý việc chi tiêu tiền, quản lý nguồn vốn, kinh doanh có hiệu quả

- Trang thiết bị thí nghiệm của Chi nhánh vẫn còn nghèo nàn và chỉ tậptrung vào một số chỉ tiêu đơn giản Chi nhánh đã đầu tư một hệ thống thiết bịkiẻm tra Gas tương đối hiện đại nhưng hiệu suất hoạt động vẫn chưa cao Docảng Hải Phòng mặc dù là một đầu mối nhập khẩu và kinh doanh Gas lỏngnhưng hầu hết các khách hang kinh doanh nhập khẩu Gas lỏng lại không có yêucầu giám định chất lượng, chủ yếu là giám định về tỷ trọng, vì vậy mà hiệu suấtđầu tư chưa cao Số mặt hàng cần kiểm tra giám định thì nhiều nhưng lại phântán và số lượng ít, do đó Chi nhánh khó có khả năng đầu tư, đổi mới trang thiết

Lượng khách hàng của Vinacontrol nói chung và Vinacontrol Chi nhánhHải Phòng nói riêng là truyền thống lâu năm và luôn giữ được uy tín dối với họ.Mặt khác, đối với khách hàng nước ngoài thì họ chỉ công nhận chứng thư giám

định do Vinacontrol cung cấp hoặc tổ chức giám định nước ngoài cung cấp hoặc

tổ chức giám định trong nước nhưng tầm cỡ và khả năng phải tương đương nhưVinacontrol Như vậy các tổ chức giám định khác rất khó cạnh tranh vơiVinacontrol bởi chữ TÍN rất đảm bảo từ trước đến nay

Trung tâm Phân tích và thử nghiệm 1 của Công ty đặt tại Hà Nội có đủphương tiện để phân tích nhiều loại hàng hóa khác nhau Giám định viên đượctrang bị các phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác giám định theo yêu cầucủa khách hàng Ngoài ra, Vinacontrol Hải Phòng còn được sự hỗ trợ có hiệuquả của các phòng thử nghiệm thuộc các viện nghiên cứu, các trường đại học,các trung tâm thí nghiệm quốc gia của nhiều chuyên ngành trên toàn quốc

Vinacontrol Hải Phòng đặt tại trung tâm thành phố, đây là một trong nhữngtrung tâm thương mại, trung tâm công nghiệp lớn ở miền Bắc cũng như toàn quốc,Hải Phòng có cảng biển rất thuận lợi cho công tác giám định của Chi nhánh

Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 đã tăng trưởng, đây là nguồn độngviên khích lệ cho tất cả cán bộ công nhân viên hăng hái thi đua, lao động sản xuất,phấn đấu đạt doanh thu cao nhất Mặt khác, uy tín và thương hiệu của Vinacontrolnói chung ngày càng được nâng cao trên thị trường trong nước cũng như quốc tế

đã tạo ra vị thế vững chắc cho Chi nhánh trong cơ chế thị trường

* Khó khăn

Hiện nay, tại Hải Phòng có khoảng gần 40 tổ chức giám định, như vậyđối thủ cạnh tranh của Chi nhánh rất nhiều và cạnh tranh ngày càng khó khăn.Bên cạnh đó là tình hình suy giảm kinh tế đất nước trong ảnh hưởng cuộc khủnghoảng kinh tế toàn cầu và chỉ số giá cả không ổn định có tác động không nhỏđến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung, của Chi nhánh nóiriêng Đây là khó khăn chung của cả nền kinh tế

Kể từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2008 số lượng yêu cầu giám định đãgiảm, song kế hoạch doanh thu năm sau ít nhất là bằng hoặc cao hơn năm trước

do đó doanh số của Chi nhánh giảm so với những tháng trước đó

Ngoài ra sức ép từ phía các cổ đông là phải luôn mang lại lợi nhuận lớnnhất cho họ, vì vậy mà đã khó khăn lại chịu sức ép nên việc thực hiện mục tiêudoanh số cũng có ảnh hưởng

2.2 Tổ chức bộ máy phòng Hành chính-Kế toán

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính-Kế toán

- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán và theo dõi tình hình tài chính của Chinhánh, bao gồm : Kế toán tiền mặt, lương, công nợ, các khoản phải trả, cáckhoản phải thu, các khoản chi… Có nhiệm vụ thực hiện đúng chức năng quản

lý nguồn vốn, giám sát sự vận động của vốn trong quá trình kinh doanh, việc sửdụng vốn có mục đích và phải có kết quả thu được cho Công ty Tổ chức chỉđạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê do Nhà nước quy định, nắm bắt và xử

ly các thông tin kinh tế phục vụ cho hoạt động của Chi nhánh Hạch toán đầy

đủ các khoản thu, chi, công nợ và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước Thựchiện công tác mở sổ sách và các biểu, báo cáo đầy đủ, theo dõi phân tích hoạtđộng kinh doanh theo đúng pháp lệnh thống kê kế toán

- Thực công tác tổ chức cho Chi nhánh, chủ yếu là việc tổ chức nhân sự :tuyển lao động, sắp xếp bố trí công việc cho nhân viên, đào tạo, kiểm tra, đánh giáviệc thực hiện công việc của cán bộ, công nhân viên tại Vinacontrol Chi nhánh HảiPhòng

- Thực hiện nhiệm vụ hành chính, đó là làm các công việc sau : mua sắm

và quản lý trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cả Chi nhánh, tiếp khách,giao dịch, công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, công văn, giấy tờ, bảo vệ, lái xe

2.2.2 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Kế toán

Hình 6 : Sơ đồ cơ cấu phòng Hành chính-Kế toán

PHÓPHÒNG

BỘPHẬNHC-TC

BỘPHẬNKẾTOÁNTRƯỞNG

PHÒNG

NV thường trực bảo vệNV hành chínhNV lao công, tạp vụ

Kế toán viên Thủ quỹ

NVLái xe

(Nguồn: Phòng HC-KT, Vinacontrol Hải Phòng)

*Trong đó trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ nhân viên trong phòng như sau:

Trưởng phòng

-Trưởng phòng là người phụ trách chung toàn phòng HC-KT, là người cótrách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của phòng HC-KT vàchịu trách nhiệm về một số công việc mang tính chuyên trách như công tác tổnghợp, kiểm tra, giám sát…

- Quản lý trực tiếp hồ sơ cán bộ, công nhân viên toàn chi nhánh

- Quản lý lao động:

+Tổ chức cán bộ

+Theo dõi tiền lương của CB CNV

- Phụ trách chung công tác:

+ Kế toán tài vụ theo dõi thu phí qua ngân hàng và thông báo cho các chủ nợ

+ Chế độ chính sách, hưu trí người lao động (BHXH)

+ Hành chính quản trị và công tác quân sự Chi nhánh

Trưởng phòng HC-KT có quyền tổ chức, điều hành toàn bộ yếu tố trongphòng cho phù hợp với yêu cầu hoạt động của toàn Chi nhánh Trưởng phòng HC-

KT chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh về kết quả hoạt động của phòngHC-KT

Phó phòng

Phó phòng đóng vai trò là trưởng bộ phận kế toán của phòng HC-KT vàđiều hành các công việc thuộc lĩnh vực kế toán tổng hợp

Phó phòng thực hiện các công việc sau:

- Kế toán máy, in báo cáo tổng hợp công tác kế toán của Chi nhánh tháng,

NV

văn

thư,

lưu trữ

quý, năm theo yêu cầu của Công ty.

- Kế toán theo dõi in phát hành, quản lý hóa đơn bán ra

- Kế toán theo dõi thu giám định phí

- Tổng hợp báo cáo hóa đơn mua vào, bán ra (gồm cả VAT) hang tháng

- Kế toán thu, chi tiền mặt, theo dõi và tính khấu hao giá trị tài sản củaChi nhánh

Bộ phận này gồm các nhân viên và công việc của từng người như sau:

- Nhân viên văn thư: làm nhiệm vụ:

+ Nhân viên văn thư nhận báo, vào sổ công văn trình Giám đốc hoặcngười được Giám đốc uỷ quyền duyệt văn bản

+ Phát công văn đến cho các bộ phận theo quy định, giúp Trưởng phòngtheo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến

+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi và theo dõi gửi văn bản đi theo yêucầu của lãnh đạo

+ In sao, bảo quản các bản lưu để phục vụ cho việc sử dụng, tra cứu.+ Viết phiếu xuất nhập kho vật tư, văn phòng phẩm hàng tháng

+ Bảo quản con dấu và viết giấy đi đường

+ Thực hiện một số công việc đột xuất theo sự phân công của lãnh đạophòng

- Nhân viên thường trực, bảo vệ

+ Thường trực, bảo vệ cơ quan tại số 56 và 80-Phạm Minh Đức và bảo vệmôi trường, cảnh quan của cơ quan

+ Trông coi xe của khách và hướng dẫn khách đến làm việc tại các bộphận

+ Không bỏ vị trí công tác, giữ gìn an ninh trật tự Chi nhánh

+ Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận chấp hành quy định về bảo vệ, an ninhtrật tự trong phạm vi Chi nhánh

- Nhân viên hành chính: thực hiện công việc:

+ Phụ trách công tác hành chính của cơ quan

+ Có kế hoạch đưa đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho khách khi có yêucầu

+ Quản lý và đề xuất công tác sửa chữa cho cơ quan

+ Mua sắm vật tư, văn phòng phẩm khi có yêu cầu

+ Theo dõi quản lý tài sản của phòng và của cơ quan, đề xuất lãnh đạocông tác sửa chữa vật dụng, nhà cửa

+ Thực hiện một số công việc theo sự phân công của Trưởng phòng

- Nhân viên lái xe:

+ Lái xe đảm bảo an toàn, bảo dưỡng và kiểm tra xe an toàn theo đúngđịnh kỳ quy định

+ Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng

- Nhân viên lao công (hợp đồng công nhật)

+ Làm công việc vệ sinh, lao công tạp vụ cơ quan (cả 2 địa điểm 56 & 80– Phạm Minh Đức) hàng ngày, đảm bảo quét dọn giữ vệ sinh sạch sẽ

+ Phục vụ nước phòng khách, phòng họp, phòng Giám đốc, Phó giám đốc

Bộ phận kế toán

Bộ phận này do Phó phòng làm trưởng bộ phận, chịu trách nhiệm trướcTrưởng phòng Bộ phận kế toán thực hiện các nhiệm vụ: thủ quỹ, kế toán tài vụ.Trong đó Phó phòng đảm nhiệm công tác kế toán tổng hợp

- Công việc của nhân viên thủ quỹ:

+ Quản lý kho văn phòng phẩm và hóa chất

+ Cấp phát vật tư, VPP, sắp xếp vệ sinh kho hàng tuần

+ Quản lý thu phí giám định bằng tiền mặt, chi tiền mặt

+ Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng

- Công việc của kế toán viên:

+ Thực hiện nghiệp vụ kế toán tổng hợp

+ Nhập các số liệu, dữ liệu kế toán đầy đủ, chính xác

+ Lập bảng kê tổng hợp để báo cáo cho Trưởng phòng

+ Thực hiện một số công việc theo sự phân công của Trưởng phòng

2.2.3 Điều kiện làm việc của phòng

* Bố trí phòng làm việc

Việc bố rí phòng làm việc có ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả, chấtlượng công việc Vì vậy mỗi cơ quan, doanh nghiệp có sự bố trí khác nhau tuỳtheo điều kiện của mỗi cơ quan, doanh nghiệp đó sao cho phù hợp, tận dụng tối

đa diện tích mặt bằng các phòng làm việc

+ Yêu cầu bố trí văn phòng:

- Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích vănphòng

- Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận củavăn phòng

- Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên, giúp họ hoàn thànhcông việc với năng suất cao nhất

- Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác thu thập và xử lý thông tin

- Tiết kiệm chi phí lắp đặt

- Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động

Phòng HC-KT của Vinacontrol Hải Phòng được bố trí theo không gian đóng gồm 3 phòng làm việc: 1 phòng làm việc của Trưởng phòng, 1 phòng làmviệc của nhân viên thuộc bộ phận hành chính ở trụ sở 56-Phạm Minh Đức và 1phòng làm việc của Phó phòng cùng các nhân viên kế toán ở trụ sở 80-PhạmMinh Đức Riêng nhân viên văn thư được bố trí bàn làm việc ngay bên ngoàicửa phòng làm việc của Trưởng phòng

mở-Không gian làm việc của cả 3 phòng không rộng lắm, do Chi nhánh có 2địa điểm và diện tích mặt bằng cũng không phải là rộng nên việc bố trí như vậy

đã tận dụng tối đa cơ sở vật chất kỹ thuật và mặt bằng

Phòng làm việc của Phó phòng và các nhân viên kế toán được bố trí theokhông gian mở, có nghĩa là bàn làm việc của Phó phòng và các nhân viên kê sátnhau để thuận tiện cho trao đổi giữa các nhân viên với nhau và thuận lợi choPhó phòng quản lý, trao đổi với nhân viên Vì không khí làm việc thoải mái, cởi

mở tạo sự hứng khởi làm việc, thư giãn khi căng thẳng nên tâm lý làm việc củamọi người không bị ảnh hưởng nhiều

Với việc bố trí một phòng làm việc riêng cho Trưởng phòng giúp Trưởngphòng tập trung cao trong công việc, hạn chế được sự ảnh hưởng các tác độngbên ngoài, đảm bảo những thông tin mật chuyển cho Trưởng phòng

Các phòng đều được bố trí tủ đựng hồ sơ, tài liệu, văn bản để thuận tiện

cho việc tìm kiếm và lưu trữ Riêng phòng làm việc của Trưởng phòng được bốtrí tới 3 tủ đựng hồ sơ.

Có 2 bộ bàn ghế tiếp khách: 1 được đặt tại phòng làm việc của các nhânviên thuộc bộ phận hành chính và 1 bộ được bố trí tring phòng làm việc củaTrưởng phòng Ở trụ sở 80-Phạm Minh Đức có bàn ghế dành cho khách chờđược đặt tại hành lang ngay cạnh bàn làm việc của nhân viên thường trực, bảo

vệ Còn ở trụ sở 56 Phạm Minh Đức không có bàn ghế dành cho khách chờ, khi

có khách đến làm việc ở đây thường đứng đợi

Vì Vinacontrol Hải Phòng có 2 trụ sở làm việc nên việc phòng HC-KT phảichia mỗi bộ phận ở một địa điểm cũng là để thuận lợi làm việc với các phòngban khác và đảm bảo hoạt động của toàn Chi nhánh luôn được diễn ra thôngsuốt Song việc bố trí bàn ghế tiếp khách như vậy dễ làm ảnh hưởng tới côngviệc của Trưởng phòng, nhân viên hoặc gián đoạn giao tiếp với khách Đặc biệt,

sự tập trung vào công việc của họ sẽ giảm và khách không thoải mái trong khitrao đối

Ngoài ra, diện tích phòng làm việc của Trưởng phòng vừa nhỏ lại bố trí tới

3 tủ đựng hồ sơ, 1 bộ bàn ghế tiếp khách nên không gian càng chật hẹp Mặtkhác, phòng có một cửa sổ lớn nhưng lúc nào cũng đóng kín cả cửa gỗ và cửakính nên hoàn toàn sử dụng ánh sáng điện, như vậy không tiết kiệm được điện

do không sử dụng ánh sáng tự nhiên

* Trang thiết bị làm việc:

Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp Việc tổchức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơquan, doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển Và hiện đạihoá công tác văn phòng là một đòi hỏi cấp thiết của thời đại, trong đó yếu tốtrang thiết bị làm việc là yếu tố chính của hiện đại hoá công tác văn phòng và hỗtrợ hoàn thành công việc đạt hiệu quả cao nhất

Vinacontrol Hải Phòng hoạt động kinh doanh dịch vụ giám định nên yếu

tố trang thiết bị kỹ thuật, máy móc hiện đại để phục vụ cho công tác giám địnhcũng như quản lý điều hành đều được Ban Giám đốc chú trọng đầu tư hợp lý

Vì điều này sẽ tạo tác động tích cực tới tâm lý làm việc của nhân viên, trong đóphải kể đến trang thiết bị văn phòng tương đối đầy đủ để đáp ứng được yêu cầucông việc

- Trang thiết bị văn phòng

Hình 7: Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng (tháng 12/2008)

STT Loại thiết bị Số lượng (chiếc)

(Nguồn: Phòng HC-KT, “Bảng kê trang thiết bị văn phòng”)

2.3 Nội dung cơ bản hoạt động hành chính văn phòng ở Vinacontrol Hải Phòng

2.3.1 Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin

* Khái niệm: Có một số khái niệm thông tin như sau:

- Thông tin là nội dung các sự kiện được đưa đến giúp con người nhậnbiết được nội dung của sự kiện đó

- Thông tin là dữ liệu có ý nghĩa, được sử dụng để biểu thi những vấn đề

cụ thể giúp đối tượng tiếp nhận thông tin ra được những quyết định đúng đắnnhằm đạt được mục tiêu mong muốn

Như vậy, thông tin hiểu theo một cách khái quát nhất là quá trình trao đổigiữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sựkiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết

Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thứcvận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống

đó với môi trường xung quanh

* Vai trò của thông tin

Thông tin trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp có vai trò quan trọng và được

ví như là mạch máu hoạt động có liên quan đến kết quả hoạt động, sự thành bạihay quy mô phát triển mở rộng phạm vi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

đó Vì vậy vai trò của thông tin được thể hiện như sau:

- Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của cơ quan, doanhnghiệp nhằm đạt mục tiêu chung

- Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý ra các quyết định và là phương tiệnđặc trưng của hoạt động quản lý

- Thông tin vừa là đối tượng vừa là công cụ đắc lực của nhà quản trị, vai trònày được thể hiện thông qua:

+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu+ Lập kế hoạch

+ Tổ chức và quản lý các nguồn lực+ Lựa chọn, đánh giá bổ nhiệm cán bộ+ Lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn thực hiện kế hoạch+ Kiểm tra hoạt động

- Thông tin là một dạng tiềm năng cũng quan trọng như các tiềm năng khác

- Thông tin là nhu cầu thường xuyên trong cuộc sống và của các cơ quan,doanh nghiệp

- Thông tin là của cải quý và đặt trong quản lý kinh tế-xã hội

- Thông tin là để phát triển dân trí

* Yêu cầu về tổ chức thu thập và xử lý thông tin của Vinacontrol Hải Phòng+ Thông tin phải phù hợp với yêu cầu Vinacontrol Hải Phòng đặt ra

Từ các nguồn dữ liệu và các hình thức khác nhau thông tin truyền vàoChi nhánh rất phong phú, phức tạp Do đó, người tiếp nhận thông tin (chính làphòng HC-KT) cần phải xử lý ngay từ khi thu thập rồi phân loại thông tin theocác kênh tổng hợp, xác định được những thông tin nào phù hợp với yêu cầu đãđặt ra của Chi nhánh, phục vụ cho công tác quản lý của Chi nhánh nói chung,của các phòng ban chức năng nói riêng

+ Thông tin phải đảm bảo tính thống nhất

Tuỳ theo mục đích sử dụng mà phòng HC-KT khi tiếp nhận thông tin phảisắp xếp thông tin thành từng khối, từng tệp dữ liệu Việc sắp xếp này nhằm mụcđích tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm thông tin và phục vụ kịp thời nhu cầu cungcấp thông tin cho giám đốc, phó giám đốc, và các trưởng phòng khác Đồng thời

có tác dụng kiểm tra, kiểm soát được thông tin, nhằm loại bỏ những thông tin sai

+ Thông tin phải đảm bảo chất lượng

Chất lượng thông tin được phản ánh qua các tiêu chí sau:

- Tính chính xác: Bởi vì thông tin là cơ sở để ban lãnh đạo của Chi nhánhVinacontrol Hải Phòng phân tích, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh củaChi nhánh sao cho có hiệu quả nhất, do đó phải đảm bảo tính chính xác củathông tin Nếu thông tin bị sai lệch sẽ làm cho kết quả phân tích không chínhxác dẫn đến việc ra quyết định có thể sai lệch, kéo theo đó là hậu quả xấu sẽ xảyra

- Tính đầy đủ: Thông tin có đầy đủ thì mới mô tả được trọn vẹn về sự vật,hiện tượng, quá trình Nếu thông tin không đầy đủ sẽ làm cho nhà quản lý (Bangiám đốc Chi nhánh) nhận biết sai lệch về hiện tượng, sự vật, kết quả phân tíchkhông chính xác

- Tính kịp thời: Bởi vì, nếu thông tin không kịp thời thì sẽ không có giátrị trong việc ra quyết định của ban lãnh đạo, nhất là trong thời đại ngày nay các

tổ chức, doanh nghiệp đều chạy đua để tìm kiếm thông tin thì việc tìm kiếmthông tin kịp thời càng tỏ ra quan trọng

- Tính hệ thống và tổng hợp: Khi thông tin truyền vào Chi nhánh khôngchỉ đòi hỏi đầy đủ về lượng mà còn phải xây dựng, sắp xếp thông tin theo hệthống có logic Qua đó khi cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo có hệ thống,mang tính tổng hợp sẽ giúp cho nhân viên thuộc bộ phận hành chính, tổ chứctiết kiệm được thời gian, chi phí

- Tính đơn giản, dễ hiểu: Để tránh hiểu sai, hiểu lầm dẫn đến kết luận sai,làm sai thì thông tin càng đơn giản, dễ hiểu, càng rõ ràng, mạch lạc bao nhiêuthì người tiếp nhận thông tin đó càng dễ nhớ, dễ thực hiện bấy nhiêu Nhất làcác thông tin về chuyên môn, kỹ thuật ở các Phòng Giám định 1, 2, 3 cần phảigiải thích rõ ràng, ghi chú đầy đủ để hiệu quả công tác giám định của Chi nhánhđảm bảo chính xác, giữ được uy tín với khách hàng , đối tác

+ Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật của Chi nhánh

Những tài liệu thuộc nội bộ doanh nghiệp, những tài liệu theo quy địnhcủa Nhà nước phải đảm bảo bí mật, tránh trường hợp những thông tin đó thấtthoát ra ngoài sẽ gây những hậu quả xấu không lường trước được

+ Thông tin phải đảm bảo tính hiệu quả, tiết kiệm