THỰC TRẠNG VỀ TÌNH HÌNH QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 525

trong quá trình thi công thì nguyên vật liệu của công ty có thể chia thành các loạinhư sau thông qua bảng số liệu: Bảng 8: Bảng phân loại nguyên vật liệu của công ty - Các loại dầu hỏa,

THỰC TRẠNG VỀ TÌNH HÌNH QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 525

I Đặc điểm về nguyên vật liệu cách phân loại của công ty

1 Đặc điểm của nguyên vật liệu của công ty

a Khái niệm nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được biểu hiện dưới hình thái vậtchất, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, đối tượng lao động,sức lao động là cơ sở cấu thành nên thực thể sản phẩm

b Đặc điểm nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu của công ty phần lớn là có thể mua được ngay trong thịtrường của nước ta và cũng có một số ít được nhập khẩu từ nước ngoài nhưngnhìn chung nguyên vật liệu của công ty rất phong phú và đa dạng về chủng loại Các nguyên vật liệu của công ty sẽ tham gia trực tiếp vào xây dựng vàsản xuất kinh doanh nên một số ít có thể thay đổi về hình thái không giữ nguyênđược trạng thái ban đầu chính vì thế công tác quản lý và bảo quản nguyên vậtliệu tại công ty cần được quan tâm nhiều hơn

Dù nguyên vật liệu của công ty được thu mua ở đâu thì khi về đến công

ty đều không được phép hao hụt, thanh toán và vận chuyển theo đúng số lượngthực tế nhập kho với chất lượng quy cách của vật liệu phải hợp với yêu cầu sảnxuất, với kế hoạch của phòng kinh doanh

Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu phục vụ cho xây dựng các công trìnhcầu và đường bộ

2 Phân loại nguyên vật liệu của công ty

Nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại thếnên việc phân loại nguyên vật liệu là rất khó khăn.Vì mỗi loại công trình thì cầnnhững mỗi loại nguyên vật liệu chính phụ khác nhau để hoàn thành công trình đó

là khác nhau Tuy nhiên công ty đã căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu

trong quá trình thi công thì nguyên vật liệu của công ty có thể chia thành các loạinhư sau thông qua bảng số liệu:

Bảng 8: Bảng phân loại nguyên vật liệu của công ty

- Các loại dầu hỏa, dầu máy, dầu thủy lực…

- Các loại cốp pha, dây xích, ốc vít và một số thiết bị thi công…

(Nguồn: Phòng vật tư thiết bị)

Ngoài ra công ty còn phân loại nguyên vật liệu căn cứ theo một số tiêu thứckhác như:

+ Căn cứ vào nguyên vật liệu nhập trong nước và nước ngoài

+ Căn cứ vào mục đích cũng như nội dung quy định phản ánh các chi phívật liệu trên các tài khoản kế toán vật liệu của doanh nghiệp được chia thànhnguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, nguyên vật liệudùng cho nhu cầu như quản lý phân xưởng, bán hàng, quản lý doanh nghiệp…

II Nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty

1 Xây dựng định mức tiêu dùng của công ty

Việc xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong công ty chính xác

và đưa mức đó vào áp dụng trong sản xuất là biện pháp quan trọng nhất để thựchiện tiết kiệm nguyên vật liệu và có cơ sở để quản lý chặt chẽ việc sử dụngnguyên vật liệu Mức tiêu dùng nguyên vật liệu còn là căn cứ để tiến hành kếhoạch hóa cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu tạo điều kiện cho hach toán kinh

tế và thúc đẩy phong trào thi đua và thực hiện tiết kiệm trong công ty

1.1 Phương pháp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của công ty

Phương pháp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có ý nghĩa quyết địnhđến chất lượng các mức đã được xác định Hiện nay có rất nhiều phương pháp

định mức tiêu dùng nguyên vật liệu nhưng đa số các doanh nghiệp xây dựng ViệtNam sử dụng 3 phương pháp sau:

+ Phương pháp định mức theo thống kê kinh nghiệm

+ Phương pháp thực nghiệm

+ Phương pháp phân tích

Dựa vào đặc điểm kinh tế kỹ thuật và các điều kiện về sản xuất kinh doanhcủa công ty Công ty đã lựa chọn phương pháp phân tích để định mức tiêu dùngnguyên vật liệu cho công ty Khi thực hiện phương pháp này công ty phải biết kếthợp việc tính toán về kỹ thuật với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới việctiêu hao nguyên vật liệu của công ty Vì vậy khi thực hiện phương pháp này công

ty đã tiến hành theo 2 bước:

Bước 1: Công ty tiến hành thu thập và nghiên cứu các tài liệu về định mức,đặc biệt là về thiết kế sản phẩm, đặc tính của nguyên vật liệu, chất lượng máymóc thiết bị…

Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sửdụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch

Nhìn chung công ty đã áp dụng phương pháp này tương đối tốt Phươngpháp này mang lại cho công ty được sự chính xác và đưa ra được một mức tiêudùng hợp lý nhất Khi áp dụng phương pháp này thì định mức tiêu dùng trongcông ty luôn nằm trong trạng được cải tiến Ngoài ra khi áp dụng phương phápnày công ty cũng gặp phải một ít khó khăn đó là khi áp dụng phương pháp này

nó đòi hỏi một lượng thông tin tương đói lớn toàn diện và chính xác mà đặc điểmcủa công ty là các công trình xây dựng ở xa và khác nhau nên khi tổng hợp thôngtin tương đối khó khăn và gặp nhiều trở ngại Nhưng với đội ngũ xử lý thông tin

có trình độ và năng lực cao thì công ty vẫn thực hiện được công tác xây dựngđinh mức tiêu dùng hợp lý nhất

2 Bảo đảm nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh

Đảm bảo toàn vẹn số lượng và chất lượng nguyên vật liệu là một điều rấtcần thiết tại công ty vì nó là nơi tập trung thành phần của công ty trước khi đưavào sản xuất và tiêu thụ.

2.1 Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng

Sự đa dạng của sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi công trình là khácnhau nên để đảm bảo cho quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm của công ty,công ty phải sử dụng một khối lượng vật liệu cần dùng tương đối lớn đa dạng vềchủng loại.Đối với những công trình khác nhau thì nguyên vật liệu cần dùng làkhác nhau

+ Cách xác định số lượng nguyên vật liệu cần dùng của công ty:

Trước khi tiến hành thi công thì phòng thiết kế sẽ thiết kế bảng vẽ thicông sau khi bảng thiết kế được duyệt và dựa trên bảng thiết kế đó công ty sẽ đưa

ra bảng khối lượng nguyên vật liệu cần dùng cho công trình đó

Việc xác định trước lượng nguyên vật liệu cần dùng sẽ giúp cho công ty cóthể chuẩn bị trước ( mua về ) để chuẩn bị cho công việc thi công tránh tình trạngthất thoát và gián đoạn trong thi công

Đối với các công trình về cầu đường thì nguyên vật liệu chính là xi măng,sắt thép, gạch đá…Sau đây là một số nguyên vật liệu mà công ty đưa ra để phục

vụ cho công trình cầu Bà Rén mà công ty đang thi công

Bảng 9: Bảng một số nguyên vật liệu cần dùng cho công trình(T2/2011) Đvt: Đồng

Bảng khối lượng nguyênvật liệu cần dùng

(Nguồn: Phòng vật tư thiết bị)

Với đội ngũ nhân viên lành nghề và cùng với sự chỉ đạo chính xác của banlãnh đạo thì nhìn chung công ty đã thực hiện rất tốt việc xác định số lượngnguyên vật liệu phục vụ cho các công trình khác nhau đảm bảo cho tiến trình thicông tránh các tình trạng chậm trễ làm giảm tiến độ thi công và thất thoátnguyên vật liệu Tuy nhiên trong quá trình thi công thì sẽ không tránh khỏi phátsinh những nguyên vật liệu khác nên việc xác định nguyên vật liệu cần dùng gặpkhông ít những khó khăn

2.2 Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ

Tại công ty các sản phẩm chủ yếu là các công trình cầu, đường và có địabàn khác nhau… nên khi các công trình được khởi công thì khối lượng nguyênvật liệu thường được chuyển thẳng tới các công trình để đưa vào trực tiếp thicông Tuy nhiên để tránh sự biến động của nguyên vật liệu nên việc dự trữ một

số nguyên vật liệu cần dùng lâu dài là vô cùng cần thiết đối với công ty

Tại công ty để xác định những nguyên vật liệu cần dự trữ thì công ty chianguyên vật liệu thành 2 loại:

- Vật tư luân chuyển: Là các loại vật tư dùng trong thời gian dài từcông trình này đến công trình khác như các loại vật tư U, I… Chính

vì thế những vật tư này công ty thường nhập về kho

- Vật tư tiêu hao: Là loại vật tư tiêu hao hết trong quá trình sản xuấtnên loại vật tư này công ty thường chuyển thẳng đến những côngtrình đang thi công như các loại sắt thép, gạch, đá…

Bảng 10: Bảng tổng hợp một số nguyên vật liệu dự trữ tại công ty

Nguồn:(Phòng vật tư thiết bị)

Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy được lượng nguyên vật liệu được dự trữtrong kho của công ty tương đối lớn và tăng lên so với năm trước điều này cónghĩa tình hình hoạt động của công ty ngày càng phát triển và đạt được nhiềuhợp đồng thi công hơn Để có được điều này ban lãnh đạo công ty đã chỉ đạosáng suốt cùng với đó là sự nổ lực phấn đấu làm việc của đội ngũ nhân viên đãtạo đà cho công ty ngày càng được phát triển và tạo được niềm tin đến các côngtrình thi công mà công ty đang thực hiện Tuy nhiên việc xác định lượng nguyênvật liệu cần dự trữ của công ty còn gặp những khó khăn và thiếu sót như: Dohoạt động của công ty là xây dựng nên việc xác định những nguyên vật liệu cần

dự trữ còn gặp nhiều khó khăn ( nguyên vật liệu dự trữ sẽ phục vụ cho công trìnhnào, số lượng công trình nhiều hay ít….)

2.3 Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng, quý và sổ nhu cầu vật tư được xét

duyệt phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợpđảm bảo nguồn vật liệu đúng chất lượng, hợp lý về giá cả

Với đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm nên việc xác định số lượngnguyên vật liệu cần mua cho công trình của công ty là rất tốt

Khi xác định số lượng nguyên vật liệu cần dùng để đảm bảo cho quá trìnhthi công thì công ty sẽ lên kế hoạch để tiến hành thu mua số lượng nguyên vậtliệu đó

3 Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu.

Do lĩnh vực hoạt động của công ty chủ yếu là xây dựng và ở nhiều địađiểm khác nhau nên việc phải xây dựng một kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu

là rất cần thiết cho công ty

Từ bản vẽ thiết kế thi công công trình công ty sẽ xác định khối lượngnguyên vật liệu cần dùng và dự trữ cho công trình và sau đó công ty sẽ xây dựng

kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu qua từng tháng

Hiện tại với sự chỉ đạo của ban giám đốc và đội ngũ nhân viên có kinhnghiệm công ty đã thực hiện tốt việc tìm hiểu thị trường nguyên vật liệu trongnước cũng như ngoài nước và các nhu cầu nguyên vật liệu của các công trìnhđang thi công từ đó công ty đã đưa ra những kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu

là cần mua những nguyên vật liệu gì và mua ở đâu là hợp lý nhất để đảm bảo choviệc thi công không bị gián đoạn và đảm bảo nguồn vốn của công ty được chitiêu hợp lý nhất Cùng với những kế hoạch hiện tại thì ban lãnh đạo công ty cũng

đã xây dựng những kế hoạch mua sắm nguyên vật cho công ty trong tương laidựa vào những khả năng và kế hoạch kinh doanh của công ty từ đó công ty đã cónhững hợp đồng mua sắm nguyên vật liệu dài hạn với các công ty như: Công tythép Nhân Luật, Công ty Kim Khí miền trung…khi thực hiện kế hoạch này sẽđảm bảo khi thi công các công trình thì sẽ không xảy ra những trường hợp bịthiếu nguyên vật liệu làm cho công việc bị gián đoạn dẫn tới giảm lợi nhuận vàmất uy tín của công ty Tuy nhiên việc thực hiện xây dựng kế hoạch mua sắmnguyên vật liệu còn có những thiếu sót và khó khăn như: Số lượng nguyên vậtliệu dư thừa, nguyên vật liệu mua ở công ty đó không có( nhiều nguyên vật liệuphải ra nước ngoài mua…)

Bảng 11: Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu của công ty tháng 1,2 năm 2011

CÔNG TY CỔ PHẦN XDCT

ĐƠN VỊ: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

KẾ HOẠCH MUA SẮM NGUYÊN VẬT LIỆU THÁNG 1, 2 NĂM 2011

Đơn vị sử dụng: Công ty cổ phần xây dựng công trình 525

Mục đích sử dụng: Xây dựng

Đối tượng phục vụ (Công trình, số lượng công trình…): Cầu Nam ÔNguyên vật liệu cần mua:

Đvt: đồng ST

T Tên vật tư, thiết bị

Xuất xứ

Đv t

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Số lượn

g duyệt

họ tên)

Khi xác định xong kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu thì công ty sẽ tiến hành cửngười đi thu mua và tiến hành tiếp nhận nguyên vật liệu

4 Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu

Sơ đồ 2: Hoạt động kinh doanh về mặt nguyên vật liệu của công ty Cổ

phần Xây dựng Công trình 525

Nguyên vật liệu mua trong nước Nguyên vật liệu mua ngoài nước

Nhập kho tại công ty

(Nguồn: Phòng vật tư thiết bị)

Qua sơ đồ hoạt động kinh doanh về mặt nguyên vật liệu của công ty ta có thểnhận thấy rõ nguyên vật liệu của công ty sau khi mua ở trong hay ngoài nước đềuđược chuyển các công trình dưới 2 hình thức là chuyển thẳng đến công trìnhđang thi công và chuyển về kho của công ty sau đó sẽ xuất kho chuyển đến cáccông trình đang thi công Khi thực hiện 2 hình thức này công ty đã tiết kiệmđược thời gian và tránh được tình trạng thất thoát nguyên vật liệu và đảm bảo chocông trình thi công không bị gián đoạn

4.1 Tổ chức thu mua

Trước khi nguyên vật liệu được chuyển về kho hay chuyển thẳng đến các

công trình đang thi công thì công ty phải tiến hành tiềm kiếm và xác định nguyênvật liệu sẽ được mua ở đâu ( phần lớn những hợp đồng mua nguyên vật liệu củacông ty là những hợp đồng mua từ những doanh nghiệp khác quen biết và quan

hệ hợp tác lâu dài…) sau đó công ty và bên doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra

về chất lượng và số lượng nguyên vật liệu mà trong hợp đồng đã ký để tránh tìnhtrạng thiếu sót và những hiểu nhầm dẫn tới mối quan hệ giữa công ty và doanhnghiệp không tốt đẹp Sau khi hợp đồng và việc kiểm tra nguyên vật liệu đượchoàn thành công ty sẽ tiến hành chuyển nguyên vật liệu về công trình đang thicông hoặc chuyển về nhà kho của công ty Như vậy công ty đã thực hiện tươngđối tốt công tác tổ chức thu mua và thực hiện các công kiểm tra theo đúng quytrình thu mua của công ty đề ra

4.2 Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu

Các đội thi công trựcthuộc

Việc tiếp nhận chính xác số lượng và chủng loại nguyên vật liệu theo đúnghợp đồng giao hàng, phiếu vận chuyển công ty sẽ tránh được tình trạng thất thoát

và có những nguyên vật liệu không đúng quy cách Mặc dù công ty đã thực hiệnkiểm tra và thực hiện các quy trình cần thiết trước khi nguyên vật liệu đượcchuyển về công ty nhưng khi nguyên vật liệu được chuyển về kho hay chuyểnthẳng đến công trình thì công ty vẫn thực hiện tiếp nhận nguyên vật liệu một cáchnghiêm túc Các tiêu thức công ty áp dụng khi tiếp nhận nguyên vật liệu là:

+ Mọi vật tư hàng hóa đều phải có giấy tờ hợp lệ

+ Mọi vật liệu tiếp nhận phải đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm

+ Kiểm tra, xác định chính xác số liệu, chất lượng và chủng loại

+ Phải có biên bản xác nhận có hiện tượng thừa thiếu, hỏng sai quy cách Nhìn chung công tác tiếp nhận nguyên vật liệu của công ty là tương đối tốt

và hoàn thiện Nhưng phần lớn các công trình thi công của công ty ở xa và nhiềuđịa điểm khác nhau nên khi tiếp nhận nguyên vật liệu vẫn còn khó khăn và cònxảy ra hiện tượng thất thoát nguyên vật liệu

Bảng 11: Bảng nguyên vật liệu cấp cho công trình cầu Nam Ô T2/2011

Đvt: đồng

lượng Đơn giá Thành tiền I/ Vật tư kết cấu

Ximăng HV PCB 40 tấn 10,00 1.235.000 12.350.000

II/ Vật tư phục vụ thi công

Dây điện 3 pha 3x50+1x35 M 30,00 265.000 7.950.000

Cọc ván thép (13,06m) Kg 994,00 7.194 7.150.836Ván khuôn (39,53m20 Kg 1534,00 10.379 15.921.386

Tổng cộng toàn bộ từ khởi công đến 28/2/2011 1.351.909.594

6 Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu

Vì là công ty xây dựng nên khi mua nguyên vật liệu đa số được chuyểnthẳng đến công trình Tuy nhiên cũng có một số nguyên vật liệu được nhập vào