Xây dựng, quản lý và khai thác nguồn tài liệu số nội sinh tại thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội

Trong khuôn khổ luận văn này, trên cơ sở nghiên cứu kinh nghiệm số hóa tài liệu của một số trường đại học tiêu biểu, tác giả lựa chọn một số luận án tiến sĩ kinh tế được bảo vệ tại Trườ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

- -

VŨ NGỌC MINH

XÂY DỰNG, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC

NGUỒN TÀI LIỆU SỐ NỘI SINH TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Hà Nội - 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

- -

VŨ NGỌC MINH

XÂY DỰNG, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC

NGUỒN TÀI LIỆU SỐ NỘI SINH TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

CHUYÊN NGÀNH: KHOA HỌC THƯ VIỆN

MÃ SỐ: 60 32 20

LUẬN VĂN THẠC SỸ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS TS ĐOÀN PHAN TÂN

Hà Nội - 2014

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến PGS.TS Đoàn Phan Tân - người thầy đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt thời gian nghiên cứu và thực hiện đề tài

Tôi xin được tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến các giảng viên và cán bộ khoa Sau đại học Trường Đại học KHXH & NV đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu tại trường

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới tập thể cán bộ Trung tâm Thông tin Thư viện - Trường Đại học Thương Mại, đã tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu

Cuối cùng tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn đến những người thân trong gia đình và bạn bè, đồng nghiệp đã luôn khuyến khích động viên tôi trong suốt thới gian qua để tôi hoàn thành được luận văn này

Luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, tác giả rất mong nhận được

sự đóng góp chân thành của các thầy, cô giáo và các bạn đồng nghiệp

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Vũ Ngọc Minh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 6

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ NGUỒN TÀI LIỆU SỐ NỘI SINH PHỤC VỤ ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 16

1.1 Nguồn tài liệu nội sinh 16

1.1.1 Khái niệm tài liệu nội sinh 16

1.1.2 Vai trò của tài liệu nội sinh 16

1.1.3 Các yếu tố tác động đến công tác phát triển nguồn tài liệu nội sinh 18

1.2 Nguồn tài liệu số 19

1.2.1 Khái niệm tài liệu số 19

1.2.2 Đặc trưng của tài liệu số 20

1.3 Các thuật ngữ về xây dựng, quản lý và khai thác tài liệu số nội sinh 23

1.4 Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội trước yêu cầu đào tạo theo tín chỉ 25

1.4.1 Trường Đại học Thương Mại Hà Nội trong giai đoạn chuyển đổi phương thức đào tạo theo tín chỉ 25

1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội 27

1.4.3 Cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin của Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội 31

1.4.4 Đặc điểm nhu cầu thông tin của người dùng tin trong giai đoạn chuyển đổi sang đào tạo theo tín chỉ tại Trường Đại học Thương mại Hà Nội 34

1.5 Vai trò của tài liệu số nội sinh đối với công tác đào tạo theo tín chỉ tại Trường Đại học Thương mại Hà Nội 37

1.5.1 Tài liệu số nội sinh hỗ trợ công tác nghiên cứu và giảng dạy cho

cán bộ, giảng viên 38

1.5.2 Tài liệu số nội sinh hỗ trợ việc học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh 39

1.6 Kinh nghiệm số hóa nguồn tài liệu của một số thư viện trường đại học tiêu biểu 40

1.6.1 Kinh nghiệm số hóa tài liệu tại trường Đại học Sư phạm Hà Nội 41

1.6.2 Kinh nghiệm số hóa tài liệu của Trường Đại học Hà Nội 46

1.6.3 Kinh nghiệm số hóa tài liệu của Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội 48

CHƯƠNG 2:HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ, KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU NỘI SINH VÀ CÔNG TÁC SỐ HÓA NGUỒN TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 50 2.1 Sự hình thành nguồn tài liệu nội sinh tại Trường Đại học Thương mại Hà Nội 50

2.2 Hiện trạng nguồn tài liệu nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội 51

2.2.1 Số lượng các loại tài liệu nội sinh hiện có 51

2.2.2 Chất lượng nguồn tài liệu nội sinh 55

2.3 Quản lý nguồn tài liệu nội sinh 55

2.3.1 Xây dựng bộ máy tra cứu 55

2.3.2 Công tác lưu trữ và bảo quản 61

2.4 Số hóa nguồn tài liệu nội sinh 63

2.4.1 Thu thập và lựa chọn tài liệu nội sinh 63

2.4.2 Lựa chọn công nghệ số hóa 64

2.4.3 Các bước tiến hành số hóa tài liệu 66

2.5 Xây dựng các bộ sưu tập tài liệu số nội sinh 67

2.5.1 Lựa chọn phần mềm và chuẩn biên mục 67

2.5.2 Xây dựng các bộ sưu tập số nội sinh toàn văn 72

2.6 Khai thác nguồn tài liệu nội sinh 72

2.6.1 Khai thác nguồn tài liệu nội sinh truyền thống 72

2.6.2 Khai thác nguồn tài liệu số nội sinh 76

2.7 Đánh giá mức độ thoả mãn nhu cầu tin tại Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội 79

2.8 Nhận xét về công tác quản lý và khai thác nguồn tài liệu nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội 83

2.8.1 Quản lý và khai thác nguồn tài liệu nội sinh 83

2.8.2 Về công tác xây dựng, quản lý và khai thác nguồn tài liệu số nội sinh 86

CHƯƠNG 3:ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU SỐ NỘI SINH TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 88

3.1 Xây dựng cơ sở pháp lý về số hóa nguồn tài liệu nội sinh 88

3.1.1 Ban hành quy chế thu nộp tài liệu nội sinh tại trường Đại học Thương mại Hà Nội 88

3.1.2 Phổ biến luật sở hữu trí tuệ và các văn bản của nhà nước về số hóa tài liệu 88

3.2 Tiếp tục hoàn thiện công nghệ và quy trình số hóa tài liệu 91

3.2.1 Lựa chọn công nghệ Scan và OCR tiên tiến 91

3.2.2 Hoàn thiện quy trình số hóa tài liệu 100

3.3 Tiếp tục xây dựng các bộ sưu tập tài liệu số nội sinh toàn văn 105

3.4 Tăng cường bảo mật, phân quyền và quản lý truy cập 105

3.5 Tăng cường quảng bá, giới thiệu các bộ sưu tập tài liệu số nội sinh tại Thư viện 107

3.6 Giải pháp đảm bảo về cơ sở vật chất và kỹ thuật 108

3.6.1 Tăng cường kinh phí, đầu tư 108

3.6.2 Tăng cường cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin 108

3.7 Giải pháp đảm bảo nguồn nhân lực 109

3.7.1 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ Thư viện 109

3.7.2 Đào tạo người dùng tin 110

3.7.3 Xây dựng thử nghiệm bộ sưu tập số nội sinh toàn văn luận án tiến sĩ bằng phần mềm Greenstone 111

KẾT LUẬN 114

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 116

PHỤ LỤC 121

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 1.Tiếng Anh

1 AACR2 Anglo-American Cataloguing Rules

( Quy tắc biên mục Anh- Mỹ)

2 DDC Dewey Decimal Classification

(Bảng phân loại thập phân Dewey)

3 MACR Machine-Readable Cataloguing

(Khổ mẫu biên mục đọc máy)

4

OPAC Online Public Access Catalogue

(Mục lục tra cứu cộng cộng trực tuyến)

2 Tiếng Việt

5 CNTT Công nghệ thông tin

6 CSDL Cơ sở dữ liệu

7 NCKH Nghiên cứu khoa học

8 NDT Người dùng tin

10 TT-TV Thông tin – Thư viện

MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Hòa nhập với xu thế toàn cầu hoá trên thế giới, Việt Nam đang từng bước đẩy mạnh quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước, trong đó thách thức lớn nhất là nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo, phát huy nguồn lực con người để đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn nhất đưa nước ta tiến kịp với các nước phát triển trong khu vực và trên thế giới

Trước yêu cầu đổi mới giáo dục và đào tạo, đặc biệt là việc chuyển đổi từ đào tạo theo niên chế sang học chế tín chỉ, đây là một trong những biện pháp quan trọng trong đổi mới cách dạy và học trong trường đại học, theo hướng tạo cho sinh viên chủ động hơn trong tiếp thu kiến thức, lấy tự học, tự nghiên cứu làm hoạt động quan trọng trong hoạt động học; giảng viên thay đổi cách dạy, cách chuẩn bị bài giảng, Phương pháp đào tạo theo tín chỉ trở thành nhiệm vụ trọng tâm của các trường đại học nước ta hiện nay Tuy nhiên để đào tạo theo tín chỉ, mọi hoạt động của trường đại học phải có những thay đổi nhiều mặt, trong đó có hoạt động thông tin - thư

viện Việc phát triển học liệu phục vụ đào tạo theo tín chỉ của nhà trường trở

thành một nhiệm vụ trọng tâm của các thư viện trường đại học nước ta hiện nay Điều kiện để đào tạo theo tín chỉ, ngay trong QĐ số 31/2001 của Bộ GD&ĐT, đã nêu, ngoài những điều kiện về chương trình đào tạo, đội ngũ giảng viên, các cơ sở

đào tạo phải có điều kiện về học liệu: “có đủ sách tham khảo, tài liệu học tập”

Các đơn vị đào tạo có nhiệm vụ cụ thể hóa điều kiện về học liệu trong các hướng dẫn về đào tạo theo tín chỉ của đơn vị mình [3, tr 1]

Từ năm học 2006-2007, Trường Đại học Thương mại đã chính thức chuyển đổi sang hình thức đào tạo theo tín chỉ, theo đó, Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Thương mại có vai trò và nhiệm vụ hết sức quan trọng đó là đáp ứng đầy đủ tài liệu tham khảo bắt buộc và tài liệu tham khảo khuyến khích cho các học phần của Nhà trường Thư viện đã tiến hành rà soát lại toàn bộ giáo trình, tài liệu tham khảo hiện có

Tuy nhiên, trên thực tế thì Thư viện mới chỉ đáp ứng được khoảng 70%, và sau một năm tập trung cho công tác bổ sung, cũng chỉ đáp ứng được khoảng 85% số tên tài liệu tham khảo cho các học phần [27], tuy nhiên số lượng bản sách cũng rất

ít, không đáp ứng Vấn đề này cũng có nhiều nguyên nhân cả khách quan lẫn chủ quan, nhưng nguyên nhân chính đó là một số lượng lớn tài liệu, giáo trình được yêu cầu đã quá cũ, xuất bản nhiều năm về trước nên hiện không còn bán trên thị trường,

và một số giáo trình cũ do trường biên soạn đã lâu không được tái bản, hiện đã cũ nát, xuống cấp Trong khi đó, một nguồn tin được đánh giá là có tầm quan trọng rất lớn, đó chính là nguồn tin nội sinh được tạo nên từ các hoạt động đào tạo, nghiên cứu Nguồn tin này phản ánh đầy đủ, hệ thống về các thành tựu cũng như tiềm lực, cũng như định hướng phát triển của trường đại học [26, tr 1] Tại trường Đại học Thương mại Hà Nội, nguồn tin nội sinh của nhà trường đặc biệt là các khóa luận, luận văn, luận án, tạp chí chuyên ngành, giáo trình, bài giảng qua thống kê của thư viện cho thấy mức độ sử dụng và vòng quay của tài liệu rất lớn nhưng số lượng bản sách lại rất ít, một số loại như khóa luận, luận văn, luận án chỉ có độc bản Hơn nữa, Nhà trường cũng chưa có quy định bằng văn bản cho việc thu nộp về Thư viện đối với loại hình tài liệu này, (hiện tại việc thu nộp một số loại mới chỉ mang tính "tự giác") Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin và ứng dụng của nó trong công tác thư viện thì nguồn tài nguyên thông tin số đã và đang đóng vai trò quan trọng, có nhiều ưu thế vượt trội so với tài liệu truyền thống như cung cấp khả năng truy cập từ xa, người dùng không còn phụ thuộc vào không gian và thời gian, không hạn chế số lượng người truy cập, thông tin phong phú, đa dạng, nhanh chóng, chính xác, là xu hướng phát triển tất yếu của thư viện trên thế giới, [5], [24] và trên hết

là có thể đáp ứng tốt được yêu cầu cấp thiết về tài liệu tham khảo cho các học phần của Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội Ở Việt Nam hiện nay đã có rất nhiều Trung tâm Thông tin, Thư viện trường đại học đã và đang làm tốt công tác phát triển nguồn tài liệu số, có thể kể ra đây một số đơn vị điển hình như: ở phía Nam có Thư viện Trường Đại học Khoa học Tự nhiên TP.HCM, Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM, Thư viện Trường Đại học Bách khoa TP.HCM, Thư viện Phú

Yên, và phía Bắc có Trung tâm học liệu Đại học Thái Nguyên, Đại học Ngoại Thương, Đại học Quốc gia Hà Nội, Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia,

Cho đến nay, cơ sở vật chất của nhà Trường và của Thư viện cũng đã được nâng cấp tương đối tốt như: hệ thống máy chủ tại Trung tâm Quản trị mạng của Nhà trường có cấu hình cao, đường truyền Internet cáp quang tốc độ 8MB, đường truyền Internet Leased line, phục vụ cho sinh viên đăng ký tín chỉ và học tập, tại Thư viện,

dự án nâng cấp trang thiết bị năm 2012 đã trang bị một máy chủ và các máy trạm cấu hình cao, nâng cấp phần mềm quản trị Thư viện ILIB từ 3.0 lên 6.0 Tuy nhiên, Thư viện hiện mới bước đầu tiến hành số hóa và chưa xây dựng các bộ sưu tập số toàn văn Khi đề cập đến vấn đề nghiên cứu xây dựng quy trình số hóa tài liệu và phát triển nguồn tài liệu số với ban Giám đốc Thư viện tôi cũng nhận được sự ủng

hộ, và việc nghiên cứu triển khai một dự án số hóa nguồn tài liệu nội sinh (trước tiên là nguồn tài liệu nội sinh và sau đó là đến các nguồn tài liệu khác) cũng là mong muốn hiện thời của Ban Giám đốc Thư viện

Xuất phát từ ý nghĩa thực tiễn và tầm quan trọng đó, tôi đã chọn đề tài “Xây dựng, quản lý và khai thác nguồn tài liệu số nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội" làm đề tài cho luận văn Thạc sĩ của mình Trong khuôn

khổ luận văn này, trên cơ sở nghiên cứu kinh nghiệm số hóa tài liệu của một số trường đại học tiêu biểu, tác giả lựa chọn một số luận án tiến sĩ kinh tế được bảo vệ tại Trường Đại học Thương mại và đã được thu nộp cả bản in và file mềm được lưu trong đĩa CD-ROM được nộp kèm để tiến hành xây dựng thử nghiệm một bộ sưu tập toàn văn tài liệu số nội sinh luận án tiến sĩ bằng phần mềm Greenstone và đưa vào sử dụng

2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU THEO HƯỚNG CỦA ĐỀ TÀI

* Tình hình nghiên cứu về vấn đề số hóa tài liệu tại thư viện trường đại học ở nước ngoài có các bài viết đăng trên tạp chí như:

+ Nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập thông qua chia sẻ tài nguyên học tập (Promoting high quality teaching and learning through sharing academic

resources, D Osberg; D Pinto; S Docherty; & C Still, South African Journal of

Higher Education, (1)12, 1998, p 141–148)

+ Hệ thống kiến thức tổ chức cho thư viện số (Systems of Knowledge

organization for Digital Libraries, Hodge Gail, Washington D.C., Digital Library

Federation and the Council on Library and information resources, 2001, 37 pages, địa chỉ: http://www.sims.monash.edu/subjects/ims2603/resources/Assignment2Papers/SKOforDigLib.pdf)

+ Khởi đầu với thư viện số (The digital libraries initiative: Update and

discusion, Fox A Edward, 1999), Website https://asis.org/Bulletin/Oct-99/fox.html,

Truy cập ngày 04/12/2012, địa chỉ: https://asis.org/Bulletin/Oct-99/fox.html

 Các bài viết đã đề cập đến các vấn đề từ tổ chức Thư viện trường Đại học với việc đổi mới và nâng cao phương pháp giảng dạy, cùng các vấn đề về

cách tiếp cận với Thư viện số và các kinh nghiệm xây dựng Thư viện số

* Theo hướng nghiên cứu của đề tài, đã có một số luận văn cao học đề cập đến vấn đề số hóa tài liệu từ năm 2000 đến nay gồm có:

+ Luận văn Thạc sĩ Khoa học thư viện có: “Phát triển nguồn tài liệu số hóa

toàn văn tại Trường Đại học Hà Nội” của Lê Thị Vân Nga bảo vệ năm 2009 [13];

Luận văn "Nghiên cứu xây dựng và quản lý nguồn tài nguyên số nội sinh tại Trung

tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia" của Phạm Văn Hùng bảo vệ năm

2009 [7]; Luận văn "Nghiên cứu việc tạo lập, khai thác và bảo quản tài liệu số tại

Thư viện Quốc gia Việt Nam" của Vũ Nguyệt Mai (bảo vệ năm 2009) [10] Luận

văn "Tổ chức và khai thác tài liệu số tại Thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học

Bách khoa Hà Nội" của Trần Thị Thanh Thủy bảo vệ năm 2012 [24]

 Các luận văn đi vào phân tích thực trạng tạo lập tài liệu số như: Việc lập

kế hoạch phát triển tài liệu số, các nguyên tắc và tiêu chí liên quan đến số hóa tài liệu, các bước tiến hành số hóa, thu nhận lưu chiểu tài liệu số hóa, phần mềm số hóa và việc lưu trữ, bảo quản tài liệu số Quy trình chuyển đổi băng cassette sang CD-ROM tại thư viện Trường Đại học Hà Nội

 Đã trình bày ba công đoạn chủ yếu trong quy trình số hóa nguồn tài liệu số nội sinh tại Trung tâm TT KHCN Quốc gia bằng phương thức số hóa tài liệu truyền thống bằng máy scanner

 Tìm hiểu đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin, và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác tài liệu số tại thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

* Các bài viết được đăng trên các tạp chí chuyên ngành thông tin thư viện như:

+ "Nguồn tin nội sinh của trường đại học - Thực trạng và các giải pháp phát

triển" của tác giả Trần Mạnh Tuấn đăng trên tạp chí Thông tin và Tư liệu, số 3 năm

2005 tr 1-4 [26]

+ "Tài liệu nội sinh: Bảo vệ bản quyền để khai thác mang lại nguồn thu cho

thư viện" của tác giả Đồng Phước Vinh đăng trên Bản tin thư viện - Công nghệ

thông tin tháng 8/2012, tr 30-34 [28]

+ "Sử dụng tài liệu nội sinh tại Thư viện trường Đại học Khoa học tự nhiên"

của Thư viện ĐH KHTN-ĐHQG TPHCM đăng trên Bản tin thư viện - Công nghệ thông tin tháng 11/2011, tr 26-27 [17]

+ “Vấn đề phát triển và chia sẻ nguồn lực thông tin số hóa tại Việt Nam” của

tác giả Nguyễn Hữu Hùng đăng trên Tạp chí Thông tin và Tư liệu, số 1 năm 2006,

tr 5-10 [6]

+ “Vài thách thức đối với Thư viện số và những chiến lược đối phó” của tác

giả Vũ Thị Nha trên tạp chí Thư viện Việt Nam, số 2 năm 2008, tr 19-24 [16]

+ “Quy trình tổ chức số hóa tài liệu” của tác giả Lê Đức Thắng trên tạp chí

Thư viện Việt Nam, số 3 năm 2009, tr 24-30 [21]

+ “Thư viện số: Hai thập kỷ phát triển trên thế giới, bài học kinh nghiệm và

định hướng phát triển cho Việt Nam” của tác giả Nguyễn Hoàng Sơn trên Tạp chí

Thông tin và Tư liệu, số 2 năm 2011, tr 2-20 [18]

+ “Số hóa với hệ thống Kirtas” của tác giả Đỗ Như Thơ, Trần Đức Trung trên

Tạp chí Thông tin và Tư liệu, số 2 năm 2011, tr 24-27 [23]

+ "Thư viện trường đại học với công tác phát triển học liệu phục vụ đào tạo

theo tín chỉ" của tác giả Nguyễn Văn Hành trên tạp chí Thông tin và Tư liệu, số 1

năm 2011, tr 30-34 [3]

+ "Số hóa tài liệu và xây dựng một số cơ sở dữ liệu toàn văn tại Trung tâm

Học liệu – Đại học Thái Nguyên" của tác giả Trần Hồng Anh đăng trên website

của Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên năm 2012 [1]

 Các bài viết đã khái quát thư viện số trên thế giới và Việt Nam, sự thay đổi của thư viện số dưới sự tác động của công nghệ web, các yếu tố và giải pháp phát triển thư viện số Việt Nam, cách tiếp cận chu trình nghiên cứu - đào tạo - triển khai

 Việc số hóa và sử dụng tài liệu số nội sinh tại thư viện

 Trình bày các khái niệm, luận chứng và vai trò trung tâm của tài nguyên thông tin số Giới thiệu 3 kịch bản tạo lập tài nguyên số như: Số hóa toàn phần, số hóa hồi cố, và song song tồn tại tài nguyên số và tư liệu

 Đề cập đến ba thách thức quan trọng và chiến lược đối phó giúp cho các thư viện cung cấp các dịch vụ tốt hơn, đó là: Lưu trữ nguồn thông tin số hóa, vấn đề bản quyền, và việc hỗ trợ người dùng tin, cùng việc giới thiệu kinh nghiệm của Cục Thông tin KH&CN Quốc gia trong khai thác vận hành thiết bị của hãng Kirtas (Mỹ) trong số hóa tài liệu

* Một số bài trong các cuộc hội thảo về số hóa tài liệu đã được tổ chức tiêu biểu như:

Hội thảo "Vai trò của Thư viện Quốc gia và các cơ quan thông tin thư viện

trong việc tạo lập bộ sưu tập tài nguyên số Quốc gia của Việt Nam" tổ chức tại Thư

viện Quốc gia ngày 30/11/2012 Với các bài viết: "Chính sách về quản lý, bảo quản, truy cập trong tạo lập, khai thác bộ sưu tập tài nguyên số" của Vũ Trí Tĩnh (2012),

Kỷ yếu hội thảo Vai trò của Thư viện Quốc gia và các cơ quan thông tin thư viện trong việc tạo lập bộ sưu tập tài nguyên số Quốc gia của Việt Nam, Thư viện Quốc

gia Việt Nam, Hà Nội, tr 203-206; "Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng ứng dụng khổ mẫu biên mục Dublin core tại Việt Nam" của Nguyễn Văn Thiên,

Kiều Kim Ánh (2012), Kỷ yếu hội thảo Vai trò của Thư viện Quốc gia và các cơ

quan thông tin thư viện trong việc tạo lập bộ sưu tập tài nguyên số Quốc gia của Việt Nam, Thư viện Quốc gia Việt Nam, Hà Nội, tr 178-187.; "Một vài kinh

nghiệm từ Dự án "Thư viện số" tại Đại học Ngoại thương" của Trần Thị Kiều

Hương (2012), Kỷ yếu hội thảo Vai trò của Thư viện Quốc gia và các cơ quan

thông tin thư viện trong việc tạo lập bộ sưu tập tài nguyên số Quốc gia của Việt Nam, Thư viện Quốc gia Việt Nam, Hà Nội, tr 107-118

 Các bài viết trong các cuộc hội thảo đã cũng đã đi sâu vào phân tích những thuận lợi, khó khăn trong quá trình số hóa tài liệu Các khâu chuẩn bị cũng như các bước tiến hành số hóa tài liệu, các công nghệ hỗ trợ số hóa tiên tiến hiện nay cùng với các giải pháp về lưu trữ, bảo quản, phân quyền và khai thác tài liệu số

* Các khía cạnh tiếp cận nghiên cứu liên quan đến Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội gồm có:

+ Luận văn Thạc sỹ Khoa học Thư viện “Hiện đại hoá công tác tại Thư viện

Trường Đại học Thương Mại” của Phạm Thị Tâm (bảo vệ năm 2000) tại Trường

Đại học Văn hóa Hà Nội [19]

+ Khóa luận tốt nghiệp “Tăng cường nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông

tin Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội” của Nguyễn Tiến Đức (bảo vệ

năm 2003) tại trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia, Hà Nội [2]

 Hai đề tài nghiên cứu liên quan đến Thư viện trường Đại học Thương mại

Hà nội, một đề tài nghiên cứu các giải pháp tăng cường nguồn lực thông tin tại trung tâm, một đề tài nghiên cứu về việc hiện đại hóa công tác Thư viện tại Thư viện trường

Tuy nhiên, chưa có một công trình nghiên cứu hay luận văn khoa học nào

nghiên cứu đến đề tài này, đặc biệt là trong bối cảnh đổi mới và nâng cao chất

lượng giáo dục đại học và chuyển đổi sang hình thức đào tạo theo tín chỉ

Chính vì vậy, đề tài: "Xây dựng, quản lý và khai thác nguồn tài liệu số nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội" là đề tài hoàn toàn mới,

không trùng lặp với đề tài nào trước đây

3 MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

- Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu hiện trạng nguồn tài liệu nội sinh và quá trình xây dựng và khai thác nguồn tài liệu số nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Thương mại Đưa ra những nhận xét, đánh giá về công tác quản lý, khai thác và từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý và khai thác nguồn tài liệu số nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Thương mại bao gồm các công đoạn thu thập tài liệu nội sinh, lựa chọn tài liệu, lựa chọn công cụ, phương tiện để số hóa, xây dựng quy trình

số hóa, quản lý và tổ chức khai thác bộ sưu tập số, đề tài nhằm khai thác một cách

có hiệu quả nguồn tài liệu nội sinh góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập của cán bộ, sinh viên trong trường trong giai đoạn chuyển đổi sang đào tạo theo tín chỉ

- Nhiệm vụ nghiên cứu

+ Khảo sát thực trạng nguồn tài liệu nội sinh tại thư viện Trường,

+ Nghiên cứu nhu cầu tin về tài liệu nội sinh tại thư viện Trường, đặc biệt trong giai đoạn đào tạo theo tín chỉ,

+ Nghiên cứu kinh nghiệm số hóa nguồn tài liệu của một số Thư viện tiêu biểu + Nghiên cứu quy trình xây dựng bộ sưu tập tài liệu số nội sinh,

+ Nghiên cứu việc tổ chức, quản lý bộ sưu tập tài liệu số nội sinh,

+ Nghiên cứu việc khai thác nguồn tài liệu số nội sinh (bao gồm các dịch vụ cung cấp thông tin, cơ chế quản lý người dùng tin, quảng bá…)

+ Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng quản lý và khai thác nguồn tài liệu số nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội

4 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Luận văn nghiên cứu hiện trạng, công tác quản lý và khai thác nguồn tài liệu nội sinh tại trường và đề xuất giải pháp nâng

cao chất lượng quản lý và khai thác bộ sưu tập tài liệu số nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội

5 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Phạm vi thời gian: từ năm 2008 đến nay

Phạm vi không gian: giới hạn nghiên cứu về nguồn tài liệu nội sinh và giải pháp số hóa nguồn tài liệu nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội

6 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

- Phương pháp luận:

Đề tài được nghiên cứu dựa trên phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin (phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử), quan điểm của Đảng và Nhà nước ta về phát triển sự nghiệp thông tin - thư viện đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục và đào tạo để nghiên cứu quy trình xây dựng, phát triển nguồn tài liệu số nội sinh

- Phương pháp cụ thể:

+ Thu thập, nghiên cứu, phân tích và tổng hợp tài liệu

+ Khảo sát thực tiễn

+ Thống kê số liệu

+ Phỏng vấn trực tiếp, điều tra bằng bảng hỏi

7 GIẢ THUYẾT NGHIÊN CỨU

Hiện nay, tại Trung tâm Thông tin Thư viện tại Trường Đại học Thương mại chưa xây dựng và phát triển nguồn tài liệu số, nên vấn đề đặt ra là cần xây dựng và phát triển một kho dữ liệu số gồm các bộ sưu tập tài liệu số nội sinh từ quy trình xây dựng, quản lý và khai thác và các yếu tố chi phối như chính sách, kinh phí, nhân lực, cơ sở hạ tầng Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ giúp khai thác một cách có hiệu quả nguồn tài liệu nội sinh góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập của cán bộ, sinh viên trong trường trong giai đoạn chuyển đổi sang đào tạo theo tín chỉ

8 Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ ỨNG DỤNG CỦA ĐỀ TÀI

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về nguồn tài liệu số nội sinh

phục vụ đào tạo theo tín chỉ của Thư viện Trường Đại học Thương mại

Hà Nội

Chương 2: Hiện trạng quản lý, khai thác nguồn tài liệu nội sinh và

công tác số hóa nguồn tài liệu nội sinh tại Thư viện Trường Đại học

Thương mại Hà Nội

Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng quản lý và khai

thác nguồn tài liệu số nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Thương mại

Hà Nội

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ NGUỒN TÀI LIỆU SỐ NỘI SINH PHỤC VỤ ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

1.1 Nguồn tài liệu nội sinh

1.1.1 Khái niệm tài liệu nội sinh

Nguồn lực thông tin phản ánh tiềm lực của mỗi thư viện và cơ quan thông tin trong quá trình xây dựng và phát triển Đặc biệt đối với các trường đại học, chính trong quá trình hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, nhà trường đã tạo ra một khối lượng tài liệu có giá trị Nguồn tin này phản ánh đầy đủ, hệ thống về các thành tựu và tiềm lực, định hướng phát triển của trường Đại học

Nguồn tin nội sinh thường được biết đến là những tài liệu không có bán trên thị trường hoặc chỉ mới được phổ biến ở mức độ rất hẹp Nó còn thuộc loại tài liệu không công bố tạo thành một kênh phân phối riêng với số lượng rất hạn chế nhưng lại thu hút được rất nhiều sự chú ý của những người làm khoa học và công tác Thông tin thư viện, nguồn tài liệu này thường được in ra với mục đích làm tài liệu nội bộ của cơ quan tổ chức hay cá nhân tạo ra nó

Như vậy, trong phạm vi luận văn này, nguồn tin nội sinh của Trường Đại học Thương mại Hà Nội là những luận án, luận văn, khóa luận, tiểu luận, giáo trình, công trình nghiên cứu khoa học của giảng viên và sinh viên, báo cáo kỷ yếu hội nghị, hội thảo, các xuất bản phẩm định kỳ, bản tin nội bộ…được Nhà trường biên soạn và xuất bản

1.1.2 Vai trò của tài liệu nội sinh

- Nguồn tài liệu nội sinh tại các trường đại học đang dần khẳng định vị thế là một nguồn tài nguyên thông tin quan trọng, đặc biệt cần thiết cho những người làm công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học Tài liệu nội sinh cũng cho người ta thấy cái nhìn vừa tổng quan lại vừa chuyên sâu về một chuyên ngành, lĩnh vực, chủ đề

cụ thể do bản thân tài liệu nội sinh thường tập trung vào một ngành, chuyên môn nào đó

- Thông tin của tài liệu nội sinh thường mang tính linh hoạt cao, cập nhật, cung cấp nhiều thông tin và kiến thức mới về lĩnh vực mà nó nghiên cứu Và nguồn tin này không có trong tài liệu công bố, hơn nữa chúng có nội dung chân thực, nhiều thông tin quý giá, chất lượng cao, cung cấp nhiều thông tin và kiến thức mới

về lĩnh vực mà nó nghiên cứu Do đó, sẽ tiết kiệm được một nguồn kinh phí rất lớn trong việc nghiên cứu khoa học, bổ sung nguồn tài liệu quý vào thư viện Bên cạnh

đó, nó còn góp phần bổ sung vào nguồn tài nguyên thông tin miễn phí cho cộng đồng người sử dụng, đặc biệt là ở các nước đang và kém phát triển

- Có thể thấy, dù tồn tại dưới hình thức nào, thì sự hình thành nên nguồn tài liệu nội sinh của mỗi trường đại học cũng đều có vai trò rất quan trọng của bản thân đội ngũ cán bộ, giảng viên tại đó Nói cách khác, về bản chất, chất lượng và số lượng nguồn tài liệu nội sinh phản ánh chất lượng nguồn nhân lực khoa học và tiềm năng đào tạo của nhà trường Nhóm các giáo trình được sử dụng chính thức tại trường được phát triển theo xu hướng: được tạo nên/được viết bởi chính đội ngũ giảng viên của trường, đồng thời được các trường công bố, phổ biến dưới các dạng thức khác nhau như xuất bản phẩm, các nguồn tin số hoá trên mạng Đây là xu hướng rất rõ rệt và phổ biến tại nhiều trường đại học trên thế giới, nhất là tại những nơi đã sử dụng phương thức đào tạo trực tuyến Trên thực tế, trên hầu hết các website của các trường, nguồn giáo trình đã được tập hợp trong một vùng thông tin, dạng một thực đơn của website đó và có thể thực hiện các chức năng như của một website độc lập Hệ thống giáo trình có ý nghĩa quan trọng trong việc phản ánh chất lượng đào tạo của trường Đồng thời, một đặc tính cần được chú ý của loại tài liệu này là chúng đòi hỏi liên tục được cập nhật thông tin Điều đó phản ánh những yếu

tố đổi mới không ngừng trong hoạt động đào tạo tại trường, phù hợp với xu thế phát triển chung của công tác giáo dục, đào tạo, cũng như nhịp độ phát triển nhanh chóng của các ngành khoa học Đề cương bài giảng được sử dụng tại các trường cũng ngày càng được chú trọng tạo lập, phát triển và phổ biến Có thể thấy, mức độ cập nhật thông tin trong loại tài liệu là đề cương bài giảng là rất cao, đồng thời chúng phụ thuộc chặt chẽ vào từng cá nhân giảng viên

Việc quản lý, lưu giữ, khai thác nguồn tài liệu nội sinh tại các trường hiện cũng gặp một số vấn đề khá phức tạp, gây hạn chế đến hiệu quả quản lý, lưu giữ, khai thác nguồn tin này Rõ ràng, nếu các trường không sớm nghiên cứu để hình thành các chính sách và giải pháp hợp lý để quản lý tốt nguồn tin này thì tính đầy

đủ, hệ thống của chúng rất dễ bị tổn hại Vấn đề này cần được nhìn nhận trên căn bản quan điểm chính sách, một chính sách đủ kích thích và tạo môi trường tốt cho

sự phát triển nguồn tài liệu Và để đạt được điều đó, chính sách được thực thi phải hài hoà giữa quyền lợi và nghĩa vụ của mọi chủ thể có liên quan: người tạo ra nguồn học liệu (các giảng viên) - người sử dụng, khai thác nguồn học liệu (các sinh viên, nghiên cứu sinh) - người quản lý, môi giới và cung cấp nguồn học liệu đến người dùng (đội ngũ cán bộ TT-TV chuyên nghiệp) Quyền và mức được phép khai thác,

sử dụng các nguồn học liệu từ phía người dùng tin cũng đã được xác định và chỉ dẫn một cách rõ ràng

1.1.3 Các yếu tố tác động đến công tác phát triển nguồn tài liệu nội sinh

* Xây dựng chính sách phát triển riêng cho nguồn tin nội sinh

Xây dựng một số đề án phát triển nguồn tin nội sinh, xây dựng chính sách khuyến khích cán bộ, giảng viên biên soạn giáo trình, bài giảng và NCKH, xây dựng chính sách phát triển bộ sưu tập số các nguồn tin nội sinh như: bộ sưu tập các luận án, luận văn, chương trình, kết quả nghiên cứu, số liệu điều tra, giáo trình, kỷ yếu hội nghị, hội thảo, đề tài nghiên cứu khoa học…

 Quy trình thu thập nguồn tin nội sinh

Do nguồn gốc phong phú và bản chất thuộc loại tài liệu không công bố nên rất khó tìm kiếm được tài liệu nội sinh Người ta có thể tìm tài liệu nội sinh thông qua các cơ quan, tổ chức, đơn vị có khả năng xuất bản loại tài liệu đó nhiều nhất Ví

dụ như để tìm tài liệu nội sinh về kinh tế, người ta có thể vào các website của các trường đào tạo chuyên ngành kinh tế, các viện kinh tế… Việc tìm kiếm tài liệu nội sinh trên mạng cũng làm người dùng tốn rất nhiều thời gian do phải tra cứu giữa các nguồn thông tin khổng lồ

Do đó, cần hoàn thiện hơn nữa quy trình thu thập tài liệu để nguồn tin nội sinh ngày càng đa dạng phong phú, bao quát đầy đủ các mặt hoạt động của nhà

trường Tăng cường các sản phẩm và dịch vụ thông tin, tuyên truyền giới thiệu thành phần, nội dung nguồn tin nội sinh để bạn đọc được biết và tích cực sử dụng phục vụ cho học tập và nghiên cứu Phát triển nguồn lực thông tin nói chung và phát triển nguồn tin nội sinh nói riêng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của Thư viện nhằm phục vụ một cách hiệu quả mục tiêu đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường

* Phối hợp liên kết hoạt động thông tin trong trường

Phối hợp với các Phòng, Ban chức năng trong trường nhằm thu thập đầy đủ nguồn tin nội sinh Thường xuyên có mối liên hệ mật thiết với các khoa đào tạo bởi các khoa vừa là nơi có nhu cầu thông tin cao, vừa là nơi tập trung những sản phẩm thông tin có giá trị Đó là những tài liệu có tính chuyên môn sâu, những giáo trình, tài liệu tham khảo, các công trình khoa học, bài tham luận của các giảng viên tại các hội nghị khoa học Bên cạnh đó, Thư viện cần giữ mối quan hệ với các viện nghiên cứu, các trung tâm… để thu thập nguồn tin nội sinh có trong Thư viện phản ánh toàn diện các mặt hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường

* Xây dựng bộ sưu tập số hóa cho những tài liệu có giá trị

Xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn cho những tài liệu nội sinh có giá trị không chỉ hỗ trợ tích cực cho bạn đọc trong quá trình sử dụng thông tin mà còn tạo điều kiện thuận lợi để Thư viện phát triển sản phẩm dịch vụ thông tin, trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin với các Thư viện và cơ quan thông tin khác

1.2 Nguồn tài liệu số

1.2.1 Khái niệm tài liệu số

Cho đến nay, đã có không ít định nghĩa về tài liệu số hoá được đưa ra Điểm chung của các định nghĩa này đều cho rằng: tài liệu số hoá là tài liệu mà thông tin chứa đựng trong đó đã được biểu diễn dưới dạng mã nhị phân, tức là mã chỉ gồm hai số 0 và 1 Nói cách khác, những thông tin về tài liệu, một phần hay toàn bộ nội dung của tài liệu đã được chuyển thành các bit thông tin dữ liệu và được lưu trữ, khai thác trên máy vi tính, với sự hỗ trợ của một hay một vài thiết bị chuyên dụng, phần mềm ứng dụng và hệ thống mạng máy tính Như vậy, tài liệu được tạo lập trực tiếp từ máy vi tính, được lưu trữ thành các tệp dữ liệu (file), với những định dạng

khác nhau như: doc, pdf, jpg…, và các tài liệu có nội dung là kết quả của quá trình số hoá các loại hình tài liệu khác: giấy, ảnh, phim… đều là tài liệu số hoá Với cách hiểu đó, có thể coi nguồn tài liệu số hoá là tập hợp có tổ chức những bộ sưu tập thông tin số và thông tin trong tài liệu đã được số hoá

Việc sử dụng kỹ thuật số để biểu diễn thông tin đã dẫn đến việc ra đời một nguồn thông tin mới, đó là nguồn thông tin điện tử (Electronic information resources) hay còn gọi là nguồn thông tin số (Digital information resources) Có thể

coi “thông tin điện tử là tất cả các thông tin được xử lý, lưu trữ và truy cập trên

máy tính hay trên mạng máy tính Thông tin điện tử được trình bày và lưu trữ trên các vật mang tin điện tử Đó là các băng từ, đĩa từ, đĩa quang Chúng tạo thành nguồn tài liệu điện tử” [20, tr 38]

Theo từ điển giải nghĩa của Mindwrap, thì tài liệu số là những tài liệu được lưu giữ bằng máy tính Tài liệu số có thể được tạo lập bởi máy tính như việc xử lý các file văn bản, các bảng biểu hoặc chúng có thể được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng khác Tài liệu số cũng được đề cập đến như là tài liệu điện tử

1.2.2 Đặc trưng của tài liệu số

 Mật độ thông tin cao

Những bước tiến dài trong công nghệ thông tin, đặc biệt là công nghệ nén và lưu trữ thông tin trên các vật mang tin số, đã khiến cho tài liệu số hoá có khả năng lưu trữ một dung lượng thông tin cực lớn Một số thiết bị lưu trữ thông tin dưới dạng số phổ biến hiện nay như: đĩa CD- ROM, đĩa DVD, đĩa Bluray, ổ cứng Đây

là các thiết bị lưu trữ thông tin dưới dạng số, được coi là một loại tài liệu số hoá và được sử dụng để lưu trữ các dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau: văn bản, âm thanh, hình ảnh, đồ hoạ… Theo tiêu chuẩn ISO 9660, mỗi CD - ROM được sản xuất theo quy trình công nghệ chuẩn có khả năng lưu trữ lượng thông tin lên tới 650MB, (tương đương 300.000 trang văn bản khổ A4), đĩa DVD có thể lưu dữ liệu gấp 7 lần CD-ROM hoặc hơn (khoảng 4,7GB), đĩa Bluray có thể lưu khoảng 25GB,

ổ cứng có thể lưu đến 5TB (Terabyte)

 Tính cập nhật

Thông tin chứa trong tài liệu số hoá có thể được cập nhật nhanh chóng, thường xuyên và kịp thời với một mức chi phí hợp lý và thao tác không quá phức tạp, chiếm nhiều thời gian và công sức như khi cập nhật, sửa đổi thông tin trên các loại tài liệu truyền thống Ngày nay, với yêu cầu cập nhật thông tin, người ta có thể đổi mới nội dung thông tin của tài liệu số hoá hàng giờ, thậm chí với những thông tin số hoá có khả năng được cập nhật tự động như thông tin trên website, blog thì thời gian để có tin tức mới chỉ còn tính bằng phút, bằng giây

 Tính đa truy

Tài liệu số hoá có khả năng được truy cập theo nhiều dấu hiệu khác nhau, bởi nhiều người dùng ở cùng một thời điểm mà không bị giới hạn về thời gian hay vị trí

địa lý Bởi vậy, có thể coi nguồn tài liệu số hoá là một hệ thống đa truy

(multi-access) Rất nhiều dấu hiệu khác nhau được sử dụng trong khi tra cứu, truy cập

nguồn tài liệu này: tác giả, nhan đề, từ khoá, năm xuất bản… Mặc dù hiện nay, chỉ khoảng 10% trong tổng số trên 200 trường của MARC21 (không kể trường con) đang được thường xuyên sử dụng trong quá trình biên mục tài liệu, con số đó đã đủ

để người dùng tin có thể tìm kiếm theo hàng chục dấu hiệu liên quan đến tài liệu Bên cạnh đó, người dùng tin có thể tra cứu tài liệu từ xa ngay tại nhà mình, tại phòng làm việc, trường học… bất kể lúc nào họ cần mà không phải đến tận nơi lưu trữ nguồn tin, theo nguyên tắc 24/7 (nguồn tin sẵn có suốt 24 giờ mỗi ngày và 7 ngày trong tuần) Đồng thời, trong cùng một lúc, nhiều người dùng từ khắp nơi trên thế giới có thể truy cập tới một nguồn tin mà không phải xếp hàng dài chờ đợi, chỉ cần có kết nối mạng internet

 Tính sinh động, hấp dẫn của thông tin

Tài liệu số hoá có thể lưu trữ thông tin theo nhiều định dạng khác nhau: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video… Điều này giúp cho thông tin trở nên hấp dẫn hơn, sinh động hơn và làm cho người dùng tin dễ thu nhận thông tin hơn Thay vì ngồi hàng giờ trước cuốn sách giáo trình truyền thống, cố nhồi nhét kiến thức vào đầu, lúc này người dùng tin chỉ cần một tài khoản cho phép truy cập nguồn giáo trình số hoá và một thiết bị đọc tài liệu đa phương tiện là có thể thoải mái nghe bài giảng

của một giáo sư danh tiếng, thậm chí có thể nhìn thấy hình ảnh vị giáo sư đang giảng bài với các ví dụ trực quan sinh động được đưa ra trong bài giảng

 Thông tin phản hồi đa chiều

Tài liệu số hoá tạo ra một kênh thông tin phản hồi đa chiều, giúp người dùng tin có thể liên hệ trực tiếp với tác giả hay người tổ chức nguồn tin (thường được biết đến với vai trò quản trị viên hay Admin của nguồn tin), cũng như hỗ trợ người dùng tin tham gia vào các diễn đàn học thuật để trao đổi thông tin và chia sẻ cảm nhận với những người dùng tin khác Bằng việc sử dụng các kết nối linh hoạt được tạo sẵn từ tài liệu số hoá, người dùng có thể liên hệ với các tác giả đã sáng tạo ra nguồn tin hoặc người tổ chức nguồn tin qua địa chỉ email của họ, hoặc theo các đường liên kết (link) để tới với các bài viết khác của cùng tác giả, tới các thông tin cùng chủ đề được viết bởi các tác giả khác nhau, hoặc liên kết tới các nguồn tham khảo hay các tác giả khác đã trích dẫn công trình Với khả năng đó, dường như mỗi thông tin trong tài liệu số hoá không phải là một thông tin đơn thuần, mà là thông tin ẩn chứa trong đó những thông tin tiềm năng khác Tạo lập các kết nối trên tài liệu số hoá và

sử dụng các kết nối ấy chính là một cách để mở rộng phạm vi tìm kiếm, mở rộng phạm vi kho tàng kiến thức nhân loại Điều đó cho thấy, mỗi tài liệu số hoá (nếu được tạo nhiều liên kết hữu ích) có thể được mở rộng đến vô hạn, chứ không phải chỉ bó hẹp tại kho tin của một thư viện, trung tâm thông tin hay cơ quan lưu trữ riêng lẻ của một quốc gia riêng lẻ

 Các ưu điểm vượt trội của tài liệu số

- Khả năng kiểm soát tài nguyên thông tin ở tài liệu số rất mạnh, thông tin được kiểm soát ở nhiều cấp độ khác nhau trong hệ thống thông tin

- Tiết kiệm diện tích không gian kho lưu trữ Việc lưu trữ, quản lý và khai thác thông tin trên máy tính và hệ thống mạng một mặt giúp thu hẹp tối đa diện tích không gian kho lưu trữ, mặt khác giúp phân quyền và quản lý chặt chẽ quá trình sử dụng và truy cập của người dùng tin

- Tài liệu số giúp bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc, đặc biệt là các tài liệu quý hiếm, đơn bản, tài liệu in ấn có giá trị, giá thành cao

-

 Một số hạn chế của tài liệu số

- Tính ổn định của nguồn tài liệu số hoá không cao, độ bền vững không đồng nhất Có một số tài liệu ổn định, tồn tại lâu dài như các tài liệu được ghi trên các CD - ROM và được bảo quản cẩn thận Ngược lại, cũng có những thông tin có vòng đời rất ngắn như một số bản tin, bài báo được xuất bản trên mạng Internet hay một số diễn đàn học thuật sau khi mở ra, có quá ít tài khoản tham gia và phải ngừng hoạt động sau một thời gian ngắn Để khắc phục tình trạng này, ngay từ đầu cần xác định những nguồn tin nào có giá trị sử dụng cao và lâu dài để có biện pháp thu thập,

xử lý và lưu trữ thích hợp, không để đến khi thông tin mất đi rồi mới tiến hành tìm kiếm lại

- Tính an toàn thông tin của nguồn tài liệu số hoá đôi khi rất kém, do việc sao chép thông tin từ nguồn này tương đối dễ dàng, nhanh chóng Có rất nhiều thông tin trên mạng Internet dễ bị vi phạm bản quyền, thậm chí bị làm sai lệch nội dung, gây nên hiện tượng nhiễu tin, tạp tin, tin xấu Cá biệt, có nhiều thông tin bị huỷ hoại hoàn toàn do những vi phạm sơ ý hay cố tình của người dùng tin Đó là hiện tượng các thông tin bị hacker phá hoại bằng nhiều cách: đột nhập và chỉnh sửa hay xoá bỏ thông tin, phát tán virus gây hại Đến nay, chưa có cách thức ngăn chặn

và đối phó hoàn hảo để tránh tuyệt đối bị xâm phạm an toàn thông tin theo kiểu này Những biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro là tăng cường các lớp khoá bảo mật dữ liệu, thường xuyên cập nhật phiên bản mới của các chương trình diệt virus, phân quyền người dùng hợp lý và kiểm soát việc sử dụng quyền truy cập của người dùng, tuyên truyền và đào tạo để nâng cao ý thức sử dụng thông tin trong tài liệu số hoá của cộng đồng người dùng tin…

Những đặc trưng trên cho thấy, tài liệu số hoá có nhiều điểm ưu việt và trong tương lai, sẽ có thêm nhiều kho tài liệu số hoá được hình thành, được sẻ chia, góp phần thúc đẩy hoạt động thông tin – thư viện ngày càng phát triển và vươn đến một tầm cao mới

1.3 Các thuật ngữ về xây dựng, quản lý và khai thác tài liệu số nội sinh

Trong phạm vi luận văn này, công tác xây dựng, quản lý và khai thác nguồn tài liệu số nội sinh được coi là các công việc tạo lập tài liệu số, xử lý tài liệu số, tổ

chức các bộ sưu tập số (tài liệu số nội sinh chính là một bộ sưu tập số), lưu trữ và bảo quản và công tác khai thác tài liệu số bao gồm chính sách khai thác, các hình thức khai thác và quản lý việc truy cập của người dùng tin trong môi trường điện tử

Việc tạo lập tài liệu số hay thuật ngữ số hóa tài liệu được sử dụng để chỉ quá trình chuyển đổi thông tin trong các đối tượng thực sang dạng điện tử Trong xã hội, đối tượng thực phổ biến chứa thông tin bao gồm các dạng tài liệu, văn bản, tranh vẽ, bản đồ, băng hình, băng ghi âm kết quả của việc số hóa các đối tượng nguồn tin thực được chuyển sang các dạng tệp dữ liệu Số hóa được coi là một phương thức tạo lập tài nguyên thông tin điện tử (Tài nguyên thông tin điện tử là tập hợp có tổ chức những bộ sưu tập thông tin kiến thức được số hóa, được lưu trữ theo các công nghệ đặc biệt mà có thể truy cập, chia sẻ, khai thác theo các giao thức và thủ tục tiêu chuẩn xác định trong môi trường điện tử) Tài liệu số được xây dựng thông qua hai kênh:

Kênh 1: Tạo lập tài liệu gốc bằng máy tính thông qua việc xử lý các file văn bản, hình ảnh, bảng biểu

Kênh 2: Tạo lập tài liệu số thông qua hình thức chuyển đổi định dạng các tài liệu đã được tạo lập ở dạng khác như scan, ghi âm

Bộ sưu tập số theo từ điển giải nghĩa các thuật ngữ khoa học của trường Đại học Baylor

"Bộ sưu tập số là bộ sưu tập của thư viện hoặc các tài liệu lưu trữ được chuyển đổi sang định dạng thuật ngữ máy tính nhằm mục đích bảo quản hoặc phục

vụ truy cập điện tử"

Như vậy, bộ sưu tập số chính là một "tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã

được số hóa dưới nhiều hình thức khác nhau (văn bản, hình ảnh, âm thanh ) về một chủ đề Mặc dù mỗi loại hình tài liệu có sự khác nhau về cách thể hiện, nhưng

nó đều cung cấp một giao diện đồng nhất mà qua đó các tài liệu có thể truy cập dễ dàng"

Thuật ngữ quản lý, khai thác nguồn tài liệu số nội sinh:

Quản lý nguồn tài liệu nội sinh là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể là các cơ quan thông tin, thư viện tới đối tượng quản lý là nguồn tin nội sinh nhằm đạt mục tiêu là làm sao để nguồn tin này được khai thác và sử dụng một cách

tốt nhất, lâu dài nhất, cho nhiều mục đích, một cách bình đẳng giữa mọi người và việc khai thác cần tuân thủ các quy định của pháp luật cũng như các thông lệ khác Hiện nay, trong các trường đại học ở nước ta, đầu mối quản lý nguồn tài liệu nội sinh chủ yếu là thư viện của trường Điều này có thuận lợi vì các thư viện đại học có nguồn tài liệu nội sinh phong phú và đa dạng, hầu hết các thư viện đại học đã được hiện đại hóa, có khả năng phục vụ được cả nguồn tài liệu truyền thống và hiện đại như tài liệu điện tử, tài liệu số hóa

Quản lý và khai thác nguồn tài liệu số nội sinh: Là việc sử dụng một phần mềm chuyên nghiệp có tổ chức để quản lý, lưu trữ nguồn tin nội sinh đã được số hóa giúp người dùng tin dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung toàn văn của chúng từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện truyền thông Đây chính là việc đổi mới phương thức phục vụ cho người dùng tin, đảm bảo hiệu quả, chất lượng cho đối tượng phục vụ Quá trình tin học hóa này được thực hiện hầu như không tách rời với các thư viện truyền thống và các chuẩn đã định về

mô tả và các công cụ thư mục theo chuẩn quốc tế

Việc khai thác nguồn tài liệu số nội sinh cần phải tuân theo các chính sách khai thác và hình thức khai thác mà thư viện đã xây dựng nên như: Cho phép khai thác miễn phí hay có trả phí, thông qua các máy tính nối mạng internet trong phạm

vi của nhà trường hay ngoài trường, thời gian khai thác, có hoặc không được phép download

1.4 Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội trước yêu cầu đào tạo theo tín chỉ

1.4.1 Trường Đại học Thương Mại Hà Nội trong giai đoạn chuyển đổi phương thức đào tạo theo tín chỉ

Trường Đại học Thương mại ngày nay có tiền thân là Trường Thương nghiệp Trung ương (1960-1979), Trường Đại học Thương nghiệp (1979-1994) và từ năm

1994 đến nay được đổi tên là Trường Đại học Thương mại Hà Nội theo quyết định

số 203/TTg ngày 02 tháng 5 năm 1994 của Thủ tướng Chính phủ

Trải qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển, Trường Đại học Thương mại Hà Nội hiện nay đã trở thành trường đại học đạt chuẩn quốc gia và có uy tín với

xã hội và quốc tế trong đào tạo cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ khối ngành Kinh tế - Quản lý

- Kinh doanh trong các lĩnh vực thương mại hiện đại với quy mô trên 700 cán bộ, giáo viên và hơn 20 nghìn sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh Theo số liệu thống kê tháng 5 năm 2010 đội ngũ cán bộ, giảng viên gồm có 01 Giáo sư, 24 Phó giáo sư, 72 Tiến sĩ, 171 Thạc sĩ, nhiều giáo viên đang theo học các chương trình đào tạo sau đại học

Cơ cấu tổ chức của nhà trường gồm 3 khối như sau:

- Khối hành chính gồm 9 phòng chức năng: Phòng Tổ chức Cán bộ, Phòng Thanh tra, Phòng Hành chính tổng hợp, Phòng Kế hoạch Tài chính, Phòng Đào tạo, Phòng Công tác chính trị và sinh viên, Phòng Khoa học Đối ngoại, Phòng Quản trị , Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng

- Khối đào tạo gồm 17 khoa và 38 bộ môn trực thuộc khoa: Khoa Quản trị doanh nghiệp, Khoa Khách sạn Du lịch, Khoa Marketing, Khoa Kế toán – Kiểm toán , Khoa Thương mại Quốc tế , Khoa Kinh tế, Khoa Tài chính Ngân hàng , Khoa Thương mại điện tử, Khoa Kinh doanh thương mại, Khoa Tiếng anh, Khoa Luật thương mại, Khoa Tin học thương mại , Khoa Quản lý nguồn nhân lực, Khoa Đào tạo Quốc tế, Khoa Lý luận chinh trị, Khoa Sau đại học, Khoa Tại chức

- Các đơn vị trực thuộc có 9 đơn vị: Tạp chí Khoa học thương mại, Trung tâm Nghiên cứu và phát triển hàng thực phẩm, Trung tâm Nghiên cứu và triển khai

kỹ nghệ thương mại, Trung tâm Thông tin thư viện, Trung tâm Thương hiệu, Trung tâm Quản trị mạng thông tin, Trung tâm Hướng nghiệp sinh viên và quan hệ doanh nghiệp,Trạm y tế, Ban quản lý Khu nội trú sinh viên, Bộ môn Thể dục Quân sự [9,

tr 23]

Nhiều năm trước đây, nhà trường chỉ có phương thức đào tạo duy nhất đó là đào tạo theo niên chế áp dụng cho tất cả sinh viên chính quy cũng như tại chức là đều phải hoàn thành các môn học trong chương trình của từng chuyên ngành được quy định cứng của Nhà trường và phải đạt điểm chuẩn các môn thi mới được dự kỳ thi tốt nghiệp Những năm gần đây, do yêu cầu cần thay đổi cho phù hợp với xu thế

thời đại cũng như yêu cầu cải cách giáo dục đại học, từ năm học 2006-2007, Nhà trường chính thức chuyển đổi sang phương thức đào tạo theo hệ thống tín chỉ Đây

là phương thức đào tạo tiên tiến hiện đại trên cơ sở đề cao tính tự chủ và khả năng lựa chọn của sinh viên trên cơ sở một thiết kế chương trình đào tạo, các mô đun đào tạo, các cấu trúc tín chỉ của mỗi học phần các chuẩn đầu ra về kiến thức, kỹ năng và hành vi của sinh viên mỗi chuyên ngành, và quản lý bằng phần mềm đào tạo đến từng tài khoản của sinh viên và bộ môn, và khi sinh viên tích lũy đủ số tín chỉ quy định sẽ được xét tốt nghiệp Do vậy, Nhà trường đã và đang thực hiện chương trình khung với 200 đơn vị học trình/130 tín chỉ cho tất cả các chuyên ngành đào tạo, xác định rõ hơn năng lực công tác của sinh viên tốt nghiệp từng chuyên ngành, trên cơ

sở quy định hợp lý hơn nội dung và thời lượng của từng học phần, trong đó có học phần bắt buộc, có học phần sinh viên được lựa chọn

Điều kiện để đào tạo theo tín chỉ, ngay trong QĐ số 31/2001 của Bộ Giáo dục và Đào tạo, đã nêu, ngoài những điều kiện về chương trình đào tạo, đội ngũ

giảng viên, các cơ sở đào tạo phải có điều kiện về học liệu: “có đủ sách tham khảo, tài liệu học tập” [3] Do đó, việc phát triển học liệu phục vụ đào tạo theo tín chỉ của

Nhà trường trở thành một nhiệm vụ trọng tâm của Thư viện

1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội

Thư viện Trường Đại học Thương mại được thành lập năm 1965 cùng lúc Trường được giao nhiệm vụ đào tạo bậc Đại học Khi mới thành lập Thư viện là một tổ công tác gồm hai bộ phận: Thư viện và Tư liệu giáo trình do phòng Giáo vụ trực tiếp chỉ đạo và quản lý Trong giai đoạn này Thư viện có khoảng 8.000 quyển sách các loại Từ năm 1974 Thư viện trở thành đơn vị độc lập dưới sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu Từ đây Thư viện được đầu tư xây dựng thêm về cơ sở vật chất và nguồn tài liệu, đội ngũ cán bộ cũng không ngừng được phát triển do đó chất lượng hoạt động được nâng cao hơn Thư viện đã bước đầu đáp ứng được yêu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường Tính đến tháng 10 năm 1980 Thư viện có 15.307 loại sách, tạp chí, giáo trình với tổng số 206.000 cuốn

Năm 2002 thư viện được tiếp nhận chương trình dự án “Giáo dục đại học”, Nhà trường đã quyết định dành dự án mức A cho Thư viện với tổng kinh phí là 490.500 USD với nội dung: Hoàn thiện trang thiết bị kỹ thuật; Bổ sung tài liệu; Đào tạo đội ngũ cán bộ; Trang bị phần mềm ILIB; Tập huấn người dùng tin,…Đây là bước đột phá cơ bản trong quá trình hình thành và phát triển của Thư viện Trường

từ thư viện truyền thống lên thư viện hiện đại

Từ năm học 2006 - 2007, Trường Đại học Thương mại Hà Nội đã chính thức chuyển đổi sang hình thức đào tạo theo tín chỉ, theo đó, Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Thương mại có vai trò và nhiệm vụ hết sức quan trọng đó là đáp ứng đầy đủ tài liệu tham khảo bắt buộc và tài liệu tham khảo khuyến khích cho các học phần của Nhà trường

* Chức năng nhiệm vụ

Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của Trường Đại học Thương mại, Thư viện đã có những đóng góp nhất định trong sự nghiệp giáo dục của Nhà trường và ngày càng thể hiện rõ chức năng nhiệm vụ của mình Trước đây, Thư viện có chức năng lưu trữ, quản lý kho tài liệu truyền thống và phục vụ bạn đọc Ngày nay, trong tình hình phát triển mới, thư viện đã không ngừng được cải tiến, đổi mới nội dung, phương thức hoạt động cho phù hợp với yêu phát triển chung của nhà trường và thư viện trường đại học Do đó Thư viện có chức năng và nhiệm vụ rất quan trọng để phù hợp với yêu cầu mới

- Chức năng

Cũng như các thư viện khác, Thư viện trường thực hiện 4 chức năng cơ bản của mọi thư viện nói chung là: Chức năng văn hóa, giáo dục, thông tin, giải trí, trong đó 2 chức năng chính là: chức năng giáo dục và chức năng thông tin hỗ trợ cho việc giảng dạy, học tập, nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ, giảng viên

và sinh viên trong Trường Bên cạnh đó Thư viện còn là trung tâm văn hóa, giải trí cung cấp kiến thức xã hội và nâng cao tầm hiểu biết cho người dùng tin Ngoài ra với đặc thù riêng Thư viện còn có chức năng: Tham mưu cho Hiệu trưởng về quản

lý, lưu trữ và phát triển tài nguyên, tư liệu, thông tin của trường Tổ chức thu thập,

xử lý, lưu trữ và cung cấp tài nguyên thông tin kinh tế - xã hội về chuyên ngành đào

tạo của trường Đồng thời tổ chức, hướng dẫn khai thác thư viện có hiệu quả phục

vụ công tác đào tạo và nghiên cứu của Nhà trường

- Nhiệm vụ

Xây dựng vốn tài liệu đủ lớn về số lượng, chất lượng và phong phú về loại hình đảm bảo cho hoạt động nghiên cứu của cán bộ, giáo viên, sinh viên các hệ và chương trình đào tạo của Nhà trường Chủ động trong việc đa dạng hóa, phát triển các nguồn tin và kênh thu thập các tài liệu, các thông tin một cách hiệu quả, phù hợp với chương trình và định hướng mà Nhà trường đang nghiên cứu và giảng dạy

Nghiên cứu và áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ, các tiêu chuẩn quốc tế về xử lý thông tin vào công tác xử lý tài liệu, tạo tiền đề cho việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin

Tổ chức, quản lý và khai thác có hiệu quả các loại tài nguyên thông tin thuộc trung tâm quản lý, nhằm phục vụ tốt yêu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu của cán

bộ, giảng viên và sinh viên

Tích cực phát triển và mở rộng các sản phẩm và dịch vụ thông tin, lấy việc đáp ứng tốt nhu cầu tin của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong toàn trường làm mục tiêu và động lực để phát triển

Từng bước nâng cấp hiện đại hóa Thư viện, đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Thư viện Tự động hóa các khâu công việc trong hoạt động của Thư viện

Mở rộng quan hệ với các thư viện trong và ngoài nước, các tổ chức liên quan đến lĩnh vực thư viện nhằm tăng cường sự trao đổi và hợp tác Tiến tới trở thành đầu mối khai thác, cung cấp, chia sẻ thông tin với các thư viện khác trong khu vực

và trên thế giới

Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc nâng cao trình độ nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho đội ngũ nhằm khai thác tối ưu các trang thiết bị và tài nguyên hiện có để phục vụ bạn đọc

 Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức

- Hiện nay, đội ngũ cán bộ của Thư viện đã được tăng cường về số lượng, đảm bảo về chất lượng với tổng số 15 cán bộ Về trình độ, hiện có 01 cán bộ là

Thạc sỹ Thư viện, 02 cán bộ đang theo học sau đại học Khoa học thư viện, 12 cử nhân chuyên ngành thông tin thư viện, 01 cán bộ là cử nhân Đại học Thương mại

- Thư viện có cơ cấu tổ chức gồm 4 bộ phận:

+ Ban giám đốc: Gồm 1 giám đốc và 1 Phó giám đốc, trong đó Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp trước Hiệu trưởng về thực hiện chức năng nhiệm vụ của Thư viện và điều hành chung mọi hoạt động của đơn vị Phó giám đốc được phân công quản lý một số công tác cụ thể như: Công tác nghiệp vụ thư viện, công tác quản lý cơ sở vật chất trang thiết bị

+ Bộ phận nghiệp vụ:

Bổ sung trao đổi: do 1 cán bộ phụ trách, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, thực hiện việc bổ sung, trao đổi tài liệu trên cơ sở bám sát mục tiêu đào tạo của Nhà trường Kết hợp với bộ phận phục vụ và các khoa để nắm bắt nhu cầu tài liệu của cán bộ, giảng viên và sinh viên làm cơ sở bổ sung tài liệu Liên hệ với các khoa, bộ môn trong trường

để thu nhận luận án, luận văn, các công trình khoa học nhập về Thư viện

Biên mục: do 3 cán bộ phụ trách, có nhiệm vụ tiếp nhận đầy đủ nguồn tài liệu từ phòng bổ sung về Thư viện sau đó xử lý hình thức, xử lý nội dung cho tài liệu

Thông tin thư mục: do 01 cán bộ phụ trách, có nhiệm vụ chính là biên soạn những thư mục chuyên đề, thư mục giới thiệu sách mới, thư mục bài trích báo, tạp chí, tổ chức hệ thống phiếu mục lục Phát hiện, tìm kiếm nguồn thông tin mới nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin

Bộ phận phục vụ: gồm 8 cán bộ, có nhiệm vụ phục vụ bạn đọc mượn trả các loại hình tài liệu, giới thiệu nguồn tài liệu của Thư viện, hướng dẫn bạn đọc tra cứu tìm tin, khai thác cơ sở dữ liệu online qua 7 phòng chức năng là: Phòng đọc; Phòng mượn; Phòng đọc sau đại học; Phòng Báo tạp chí, luận văn; Phòng đọc ngoại văn; Phòng Đa chức năng

Bộ phận dịch vụ gồm: dịch vụ cấp thẻ, dịch vụ sao chụp tài liệu; Phòng bán giáo trình và tài liệu tham khảo

Bộ phận máy chủ và mạng máy tính: Gồm 1 máy chủ và 40 máy trạm, được cài đặt phần mềm quản lý thư viện ILIB 6.0

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học

Thương mại được thể hiện trong hình 1.1

* Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật

Năm 2002 Thư viện trường được tiếp nhận chương trình dự án “Giáo dục đại học mức A” với tổng kinh phí là 490.500 USD, trong nội dung chương trình dự

án thì các trang thiết bị tại Thư viện ngày một được hoàn thiện, Thư viện được bố trí tại vị trí độc lập là khu nhà 2 tầng giữa khuôn viên trường với tổng diện tích sử dụng khoảng 2.600 m2, chia thành 12 phòng chức năng, các phòng phục vụ rộng rãi, thoáng mát với khoảng 400 chỗ ngồi Ngoài ra, Thư viện còn được trang bị các thiết bị văn phòng như hệ thống bàn ghế làm việc, hệ thống tủ quầy, tủ hồ sơ tài liệu, giá , kệ để sách, xe chở sách, tủ trưng bày, điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, máy hút bụi, 05 máy in, 02 máy photo, 01 máy scan, 01 máy chiếu,…

Photo tài liệu

Biên mục

Bổ sung trao đổi

về nhà

Phòng Báo, tạp chí, luận văn

Phòng

Đa chức năng

Phòng đọc sau đại học

Phòng Ngoại văn

Về thiết bị tin học: Hiện nay Thư viện được trang bị 01 máy chủ và 40 máy trạm với cấu hình mạnh, kết nối mạng internet tốc độ cao, được cài đặt phần mềm quản lý thư viện ILIB 6.0 do công ty CMC phát triển, với giao diện thuận lợi cho người dùng, cho phép quản lý toàn bộ tài liệu của thư viện, tự động hóa quản lý thư viện từ các khâu bổ sung, biên mục, quản lý bạn đọc, mượn - trả tài liệu, với mục lục tra cứu trực tuyến OPAC, có khả năng truy cập từ xa, liên thông và liên kết với các thư viện khác Ngoài ra, Thư viện còn được trang bị một bộ điều khiển Camera với các đầu camera giám sát và quản lý nhân sự cũng như quá trình đọc và mượn tài liệu trong thư viện

Nhìn chung, trong những năm gần đây Thư viện đã nhận được sự quan tâm, đầu tư về cơ sở vật chất trang thiết bị của Nhà trường, về cơ bản các trang thiết bị

và cơ sở vật chất đã đáp ứng được yêu cầu công tác

 Nguồn lực thông tin

Thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình, mọi hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Thương mại luôn bám sát với yêu cầu của công tác giáo dục và đào tạo của trường Chính vì vậy nguồn lực thông tin của Thư viện chủ yếu là các tài liệu chuyên ngành và liên quan đến các ngành đào tạo của trường

- Nguồn lực thông tin dạng truyền thống:

Nguồn lực thông tin truyền thống của Thư viện hiện nay khá đa dạng, phong phú chiếm tỷ lệ lớn trong cơ cấu vốn tài liệu tại Thư viện, được thể hiện dưới dạng các tài liệu, ấn phẩm in Qua quá trình bổ sung liên tục bằng nhiều nguồn khác nhau như nguồn mua từ kinh phí bổ sung, nguồn đầu tư từ dự án, nguồn tài trợ, nguồn biếu tặng…Hiện nay, Thư viện có một vốn tài liệu rất lớn gần 30.000 tên tài liệu với trên 105.000 cuốn, trong đó có 974 tên sách ngoại văn với 5.446 cuốn, số lượng còn lại là sách, giáo trình, tài liệu tham khảo, các luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo, báo tạp chí Việt văn và ngoại văn về các chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán quản trị, kinh doanh, khách sạn du lịch…Các tài liệu được bổ sung và cập nhật thường xuyên hàng năm (năm học 2012-2013 bổ sung mới 733 tên sách, hàng năm cập nhật khoảng gần 1.000 biểu ghi tài liệu mới Các loại báo, tạp chí được cập nhật theo ngày, tháng, quý) phục vụ

tốt nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của các nhóm đối tượng người dùng tin trong trường

- Nguồn lực thông tin điện tử:

So với nguồn lực thông tin truyền thống, nguồn lực thông tin điện tử tại Thư viện còn rất hạn chế, mới bước đầu bổ sung các CSDL toàn văn ngoại văn với số lượng ít và do trình độ ngoại ngữ của người dùng tin còn hạn chế nên lượng truy cập ít dẫn đến hiệu quả khai thác sử dụng nguồn lực thông tin này chưa cao Nguồn lực thông tin điện tử được thể hiện dưới dạng thức các CSDL Hiện tại, Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp ILIB 6.0 để xây dựng CSDL thư mục, quản lý và khai thác tài liệu, quản lý dữ liệu bạn đọc và quản lý lưu thông Cho đến nay, Thư viện đã xây dựng được các CSDL thư mục giúp tra cứu trực tuyến với số liệu như sau:

+ CSDL sách tiếng Việt: 15.538 biểu ghi

+ CSDL sách ngoại văn: 974 biểu ghi

+ CSDL luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo 1.230 biểu ghi

+ CSDL bài trích báo tạp chí

+ Các CSDL toàn văn với: 4 CSDL ngoại văn gồm 1.570 đĩa CD-ROM với 472.000 biểu ghi tóm tắt và toàn văn cung cấp thông tin về lĩnh vực kinh tế thương mại, 1.6 triệu luận án, luận văn tóm tắt từ các trường đại học danh tiếng trên thế giới, 01 gói sách điện tử online gồm 75 tên sách về các chuyên ngành kinh tế, kế toán, quản trị kinh doanh…

Số lượng cụ thể các loại hình tài liệu hiện có trong Thư viện tính đến tháng 6 năm 2013 được thể hiện trong bảng 2.1 dưới đây

Bảng 2.1: Số lượng tài liệu bổ sung từ nguồn mua từ năm 2003 đến 6/2013

Báo, Tạp chí Việt

Số đầu Báo, Tạp chí ngoại

Số đầu tên sách

Số bản sách

Số đầu tên sách

Số bản sách

Việc chuyển đổi hình thức đào tạo từ niên chế sang học chế tín chỉ cùng với những yêu cầu đổi mới về nội dung phương pháp giảng dạy đòi hỏi người học phải chủ động hơn, sáng tạo hơn trong cách tiếp cận tới thông tin, tri thức, khuyến khích người học phải tự học, tự nghiên cứu và đặt ra những câu hỏi về các vấn đề được học Khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, nhu cầu thông tin của NDT ngày càng

đa dạng và phong phú Chất lượng của việc đáp ứng nhu cầu thông tin phụ thuộc vào sự nắm bắt nhu cầu tin và thói quen sử dụng thông tin của họ

Người dùng tin ở Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Thương mại Hà Nội trong gian đoạn chuyển đổi sang đào tạo theo tín chỉ là toàn thể cán bộ công nhân viên, giảng viên, cán bộ nghiên cứu khoa học, nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên các hệ đào tạo trong trường và một số lượng nhỏ NDT là bạn đọc ngoài trường

Để tìm hiểu đặc điểm NDT và nhu cầu thông tin tại Trường Đại học Thương mại Hà Nội, tác giả đã tiến hành khảo sát thông qua phiếu khảo sát (mẫu phiếu khảo sát trong phần phụ lục 1), với cơ cấu số phiếu như sau: Tổng số phiếu gửi đi 400 phiếu, trong đó 100 phiếu (25%) gửi cho đội ngũ cán bộ, giảng viên, cán bộ quản lý; 300 phiếu (75%) gửi cho sinh viên các hệ đào tạo Số phiếu thu về là 362 phiếu đạt tỉ lệ 90,5%, trong đó có 76 phiếu của cán bộ, giảng viên, cán bộ quản lý đạt tỉ lệ 20,99%, và 286 phiếu của sinh viên, học viên và nghiên cứu sinh đạt tỉ lệ 79,0% Trên cơ sở thống kê, phân tích phiếu khảo sát, kết hợp với khảo sát thực tiễn qua nghiên cứu tài liệu để xác định được thành phần NDT và nhu cầu thông tin của họ cũng như mức độ thỏa mãn thông tin của NDT

Người dùng tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Thương mại gồm ba nhóm chính như sau:

- Nhóm cán bộ làm công tác quản lý (cán bộ quản lý)

- Nhóm cán bộ tham gia giảng dạy, nghiên cứu

- Nhóm sinh viên – học viên cao học, nghiên cứu sinh

* Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý

Nhóm NDT là cán bộ quản lý đến Trung Thông tin - Thư viện trường Đại học Thương Hà Nội không nhiều, nhưng lại là những người có ảnh hưởng lớn tới sự phát triển của Trường, của ngành giáo dục Những NDT thuộc nhóm này vừa làm công tác quản lý, vừa tham gia nghiên cứu khoa học và tham gia giảng dạy ở nhiều nơi Họ có thể là cán bộ quản lý ở các trường đại học, các trường thuộc hệ thống giáo dục quốc dân nói chung và thậm chí họ là cán bộ quản lý thuộc các Sở giáo

dục, phòng giáo dục ở các địa phương Thực chất của việc quản lý là ra quyết định

và định hướng mục tiêu chiến lược phát triển của ngành, của trường

Số phiếu khảo sát thu về của nhóm này là 24/362 phiếu chiếm 6,62% Nhu cầu tin của nhóm này tập trung vào các thông tin mang tính định hướng, thông tin

về đường lối, chủ trương, chiến lược về giáo dục, đào tạo, đặc biệt là các tài liệu về các ngành kinh tế mũi nhọn Mảng thông tin này thường tập trung trong các báo cáo tổng kết đề tài nghiên cứu, trong các tạp chí, luận án luận văn

Một đặc điểm về nhu cầu tin của nhóm người dùng tin này là họ thường ít có thời gian tới thư viện để mượn và đọc tài liệu, vì vậy, phục vụ thông tin số qua mạng cho nhóm người dùng tin này là hình thức rất phù hợp

 Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng dạy, nghiên cứu

Cán bộ giảng dạy - nghiên cứu là những người có vai trò quan trọng đối với chất lượng giáo dục đào tạo của trường, của hệ thống giáo dục Họ cũng là những người có ảnh hưởng tích cực tới công cuộc đổi mới giáo dục của nước nhà Cán bộ giảng dạy - nghiên cứu đến Trung tâm là nhóm người dùng tin tích cực, họ vừa là những người sáng tạo ra thông tin (bằng việc trực tiếp tham gia nghiên cứu khoa học, viết giáo trình…) vừa là những người chuyển giao thông tin, tri thức tới người học

Số phiếu khảo sát thu về của nhóm này là 52/362 phiếu chiếm 14,36% Đặc điểm nhu cầu thông tin của nhóm này là tập trung vào các vấn đề khoa học mới, về phương pháp giảng dạy trong các bộ môn, các chuyên ngành đào tạo của Nhà trường Những thông tin này thường nằm trong các báo cáo hội nghị, hội thảo, báo cáo kết quả đề tài nghiên cứu, trong các tạp chí mới,các loại tài liệu tra cứu,… Để phục vụ cho nhóm người dùng tin này có hiệu quả thì việc số hóa các nguồn tài liệu trên là rất cấn thiết

 Nhóm người dùng tin là học viên, sinh viên, nghiên cứu sinh

Với đặc điểm là một trường đại học lớn, NDT thuộc nhóm này phần lớn là sinh viên, một số ít là học viên cao học, nghiên cứu sinh tại trường

Số phiếu khảo sát thu về của nhóm này là 286/362 phiếu chiếm 79,0% Nhóm NDT này hiện chiếm tới trên 80% số người dùng tin của Trung tâm Thông

tin thư viện nhà trường Do vậy đây phải là đối tượng được quan tâm đặc biệt trong quá trình đổi mới phương thức phục vụ của Trung tâm

Với việc chuyển sang đổi hình thức đào tạo theo tín chỉ, ngoài giờ học trên lớp, sinh viên cần tự học qua nghiên cứu tài liệu và chủ yếu họ tìm tài liệu từ Thư viện, tuy nhiên với số lượng sinh viên quá đông so với số lượng tài liệu có trong Thư viện có hạn thì việc cung cấp tài liệu cho sinh viên cũng chưa đáp ứng được Vấn đề này chỉ có thể được giải quyết trong trường hợp tài liệu được số hóa Nhu cầu thông tin dưới dạng số của nhóm người dùng tin này rất cao, đó là mảng giáo trình, đề cương bài giảng, luận án, luận văn, với tỉ lệ 67,8% số phiếu cho rằng việc

số hóa tài liệu là rất cần thiết

1.5 Vai trò của tài liệu số nội sinh đối với công tác đào tạo theo tín chỉ tại Trường Đại học Thương mại Hà Nội

Nhu cầu đào tạo tín chỉ đối với các trường đại học hiện đại đang trở thành một xu thế tất yếu, đồng thời có những đòi hỏi nhất định về thời gian sử dụng và cách thức khai thác thông tin đối với các nhóm người dùng tin

Với các yêu cầu của việc đào tạo theo tín chỉ, nguồn lực thông tin số sẽ có những ưu điểm nổi trội trong tạo khả năng tiếp cận các nguồn tin, đó là:

- Giáo viên có thể cung cấp cho sinh viên các nguồn thông tin số và hướng dẫn cách thức, nguồn tìm kiếm để sinh viên nhanh chóng tiếp cận được thông tin cần thiết

- Việc xây dựng, thu thập, phân loại, hướng dẫn sử dụng các tài liệu sẽ dễ dàng hơn khi giáo viên khai thác được thế mạnh của cách thức tổ chức các cơ sở dữ liệu để tạo nên những tổ hợp tài liệu cần thiết cho sinh viên một cách nhanh chóng,

dễ sử dụng

- Các nguồn tài liệu giáo viên cung cấp có thể được mở rộng bởi khả năng tìm kiếm hỗ trợ từ các công cụ tìm kiếm, được thực hiện bởi sinh viên, có thể tham khảo những tài liệu tìm kiếm phát sinh để mở rộng diện nghiên cứu

- Thời gian khai thác, truy cập các dạng tài liệu sẽ được rút ngắn Các bộ tìm kiếm đủ mạnh với các chỉ dẫn từ giáo viên sẽ giúp sinh viên sử dụng thời gian của mình một cách chủ động và hiệu quả