Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động của trung tâm thông tin khoa học tại cục quản lý khoa học công nhệ và môi trường, bộ công an

Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường thuộc Bộ Công an là cơ quan có nhiệm vụ quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học kỹ thuật phục vụ cho toàn ngành Công an trong sự nghiệp bả

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

HÀ HỒNG ANH

NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC

TẠI CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ

MÔI TRƯỜNG, BỘ CÔNG AN

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Khoa học Thư viện

HÀ NỘI, 2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

HÀ HỒNG ANH

NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC TẠI CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ

MÔI TRƯỜNG, BỘ CÔNG AN

MỤC LỤC

BẢNG TỪ VIẾT TẮT

LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU

PHẦN NỘI DUNG

1 Tính cấp thiết của đề tài 9

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 10

3 Tình hình nghiên cứu 11

4 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu 12

5 Phương pháp nghiên cứu 12

6 Giả thuyết nghiên cứu 13

7 Những đóng góp của đề tài 13

8 Dự kiến kết quả nghiên cứu 13

9 Bố cục của Luận văn 14

CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC TRƯỚC NHIỆM VỤ CỦA CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG, BỘ CÔNG AN 1.1 Khái niệm chung 15

1.1.1 Khái niệm tổ chức hoạt động 15

1.1.2 Khái niệm tổ chức hoạt động thông tin thư viện 16

1.2 Vai trò của công tác tổ chức hoạt động nói chung và tổ chức hoạt động thông tin thư viện nói riêng 17

1.2.1 Vai trò tổ chức hoạt động 17

1.2.2 Vai trò tổ chức hoạt động thông tin thư viện 18

1.3 Các yếu tố tác động đến hiệu quả công tác tổ chức hoạt động thông tin thư viện 20

1.3.1 Cơ chế chính sách 20

1.3.2 Trình độ nguồn nhân lực 21

1.3.3 Quy trình tổ chức hoạt động 22

1.3.4 Cơ sơ vật chất và trang thiết bị 23

1.3.5 Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin 23

1.3.6 Thực hiện các chuẩn nghiệp vụ 24

1.3.7 Kinh phí đầu tư 25

1.3.8 Nguồn lực thông tin 25

1.3.9 Trình độ và nhu cầu của người dùng tin 27

1.4 Khái quát về Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường 28

1.4.1 Sơ lược lịch sử ra đời và phát triển 28

1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ 29

1.4.3 Cơ cấu tổ chức 31

1.5 Khái quát về Trung tâm Thông tin Khoa học 31

1.5.1 Sơ lược lịch sử ra đời và phát triển của Trung tâm 31

1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm 32

1.5.3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm 34

1.5.4 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin của Trung tâm 35

1.6 Đặc điểm về người dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm 37

1.6.1 Đặc điểm người dùng tin 37

1.6.2 Đặc điểm nhu cầu tin 39

1.7 Vai trò tổ chức hoạt động thông tin thư viện tại Trung tâm 44

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC, CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG, BỘ CÔNG AN 2.1 Công tác phát triển nguồn tin tại Trung tâm 46

2.1.1 Diện bổ sung 46

2.1.2 Nguồn bổ sung 51

2.1.3 Kinh phí bổ sung vốn tài liệu 54

2.1.4 Công tác thanh lý tài liệu 56

2.2 Công tác xử lý thông tin tại Trung tâm 57

2.2.1 Công tác xử lý hình thức 59

2.2.2 Công tác xử lý nội dung 59

2.3 Công tác tổ chức kho và bảo quản tài liệu 62

2.3.1 Công tác tổ chức kho 62

2.3.2 Công tác bảo quản tài liệu 63

2.4 Công tác tổ chức phục vụ người dùng tin tại Trung tâm 64

2.4.1 Các sản phẩm thông tin 65

2.4.2 Các dịch vụ thông tin 67

2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm 68

2.6 Đánh giá hiệu quả tổ chức hoạt động tại Trung tâm 69

2.6.1 Những ưu điểm 69

2.6.2 Những hạn chế 73

2.6.3 Nguyên nhân 76

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC, CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG, BỘ CÔNG AN 3.1 Nhóm giải pháp về con người 78

3.1.1 Nâng cao trình độ cán bộ 78

3.1.2 Đào tạo người dùng tin 81

3.2 Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất và công nghệ thông tin 81

3.2.1 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất 81

3.2.2 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 82

3.3 Nhóm giải pháp khác 85

3.3.1 Cần áp dụng các chuẩn nghiệp vụ mới 85

3.3.2 Tăng cường kinh phí vốn đầu tư 87

3.3.3 Tăng cường chia sẻ thông tin 89

3.3.4 Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện 91

KẾT LUẬN 95

TÀI LIỆU THAM KHẢO 97

PHỤ LỤC 99

Hệ thống tra cứu Khoa học kỹ thuật và công nghệ Người dùng tin

Sản phẩm thông tin Thông tin - Thư viện Vốn tài liệu

TiÕng Anh

CDS/ISIS Computerized Documenttation System

Intergrated Set of Information System ISBN International Standard Book Number

ISSN International Standard Serial Number

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong xã hội hiện đại, thông tin - tri thức là nguồn lực tiềm tàng và không cạn kiệt, được coi là nhân tố động lực cho phát triển Nhà bác học N Wiener, người sáng lập ngành Xibernetic, đã từng khẳng định: “Sống có hiệu quả là sống với thông tin” Các đại gia kinh tế ở Phố Wall (Hoa Kỳ) thì coi thông tin

là “thứ hàng hoá có giá trị nhất mà họ biết” Là một khoa học liên ngành, thông tin học giúp xã hội tìm kiếm các giải pháp để tăng trưởng và phát huy nguồn lực này Cơ sở lý thuyết và các nguyên lý quản trị thông tin có thể ứng dụng trong các hoạt động thực tiễn: Quản lý, nghiên cứu, giáo dục và đào tạo, sản xuất và kinh doanh Nếu công tác thông tin được tổ chức tốt, chúng ta có thể xếp hạng các đối tượng, “đo lường” được năng suất, đánh giá được năng lực và chất lượng, giám sát hiệu quả các hoạt động, nâng cao năng lực của hệ thống đổi mới, tiết kiệm các nguồn lực, ra các quyết định phù hợp Các nguyên lý của hoạt động thông tin được áp dụng nhiều trong các lĩnh vực hoạt động thực tiễn như: Xây dựng các hệ thống thông tin, quản trị thông tin, tổ chức các cơ quan thông tin, nâng cao năng lực tra cứu, chỉ dẫn và phản biện, phát triển các hoạt động giáo dục và đào tạo, báo chí và truyền thông, thư

viện, văn thư - lưu trữ, xuất bản, bảo tàng

Trong thời đại ngày nay, thời đại mà khoa học và công nghệ ngự trị

trong đời sống của tất cả mọi người thì Thông tin – yếu tố tiếp sinh khí cho

nó – giữ vai trò cực kỳ trọng yếu Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo tổ chức, quản

lý phải đưa ra những phương thức tổ chức, hoạt động thông tin một cách có khoa học, hợp lý, để phổ biến thông tin một cách phù hợp đáp ứng cho sự phát triển của mỗi quốc gia, mỗi cơ quan, mỗi tổ chức và nó liên tục được phát triển cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật công nghệ hiện nay

Từ những vấn đề trên ta có thể nhận thấy rằng, việc đảm bảo tốt cho hoạt động thông tin là một yếu tố cấp bách và không thể thiếu nhằm xây dựng

và phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay

Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường thuộc Bộ Công an là

cơ quan có nhiệm vụ quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học kỹ thuật phục vụ cho toàn ngành Công an trong sự nghiệp bảo vệ an ninh và trật tự xã hội Xuất phát từ nhiệm vụ đó, cuối năm 2009, Cục Quản lý Khoa học Công

nghệ và Môi trường đã ra quyết định thành lập Trung tâm Thông tin Khoa

học để đảm bảo công tác thông tin phục vụ công tác nghiên cứu và quản lý khoa học của đơn vị Tuy nhiên hiện nay, do Trung tâm mới được thành lập nên công tác tổ chức hoạt động thông tin vẫn còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng lớn đến công tác phục vụ người dùng tin tại đây Bởi vậy, việc chọn đề tài :

“Nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động tại Trung tâm Thông tin Khoa

học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường – Bộ Công an” để

có điều kiện nhận diện đúng thực trạng tổ chức hoạt động thông tin tại đây để

có cơ sở khoa học nhằm đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả phục vụ, thoả mãn nhu cầu tin của người dùng tin thuộc Bộ Công an

2 Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động thông tin tại Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hoạt động thông tin tại đây,

từ đó góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ của đơn vị trong điều kiện mới

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để đạt được mục đích nghiên cứu đề tài, có các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau:

- Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài

- Nghiên cứu đặc điểm Trung tâm Thông tin Khoa học của Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường

- Nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động tại Trung tâm Thông tin Khoa học

- Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm

3 Tình hình nghiên cứu:

Tổ chức hoạt động trong các cơ quan thông tin thư viện là vấn đề được nhiều nhà khoa học quan tâm Đã có rất nhiều các bài viết và các đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức hoạt động trong các cơ quan thông tin thư viện, ví dụ như:

- “Tổ chức và hoạt động thư viện Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong giai đoạn hội nhập quốc tế” của Phạm Viết Hiếu bảo vệ năm 2010

- “Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức và hoạt động thư viện Tỉnh Vĩnh Phúc trong thời kỳ đổi mới” của Phạm Thị Hồng Loan bảo vệ năm 2010

- “Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức và hoạt động của thư viện Khoa học Tổng hợp tỉnh Thái Bình” của Nguyễn Thị Tô bảo vệ năm 2010

- Bài viết: “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin thư viện thời kỳ hiện đại” của tác giả Phùng Ngọc Sáng viết năm 2012, truy cập Website: Trung tâm học liệu Đại học Thái Nguyên

Trong các bài viết và các đề tài nghiên cứu các tác giả đã đưa ra những thực trạng công tác tổ chức trong hoạt động của các thư viện cụ thể, đồng thời đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động tại thư viện.Tuy nhiên trong đó, chưa có đề tài nào nghiên cứu về nâng cao tổ chức hoạt động tại Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường, Bộ Công an, vì thế có thể khẳng định đây là một đề tài mới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu :

4.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiêm cứu đề tài là công tác tổ chức hoạt động tại Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường – BCA

4.2 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

+ Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức hoạt động thông tin của Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường trong giai đoạn hiện nay

+ Phạm vi không gian: Do điều kiện khó tiếp xúc để lấy tài liệu nên phạm

vi nghiên cứu của luận văn này chỉ đề cập tới công tác tổ chức hoạt động của thư viện – là một trong 03 bộ phận trực thuộc Trung tâm Thông tin Khoa học của Cục Quản lý KHCN & MT của BCA

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Cơ sở phương pháp luận

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài luận văn tốt nghiệp đã được sử dụng các phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, quan điểm và tư tưởng của Chủ tịch Hồ Chí Minh về công tác sách báo nói chung và công tác thông tin thư viện nói riêng

5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

Đề tài được thực hiện bởi các phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:

- Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu

- Phương pháp điều tra thực tiễn

- Phương pháp trao đổi, mạn đàm

- Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi

6 Giả thuyết nghiên cứu

Tổ chức tốt hoạt động của cơ quan thông tin, thư viện có vai trò vô cùng quan trọng, bởi nó có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả hoạt động của cơ quan thông tin đó Trung tâm Thông tin Khoa học, Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường, Bộ Công an, là một cơ quan thông tin mới được thành lập, còn gặp nhiều khó khăn, nếu công tác tổ chức hoạt động được thực hiện tốt thì hiệu quả do nó mang lại sẽ rất lớn, hỗ trợ tốt cho Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình là quản lý hoạt động khoa học kỹ thuật của toàn ngành Công an trong sự nghiệp bảo vệ trật tự an ninh xã hội Để đạt hiệu quả hoạt động cao, Trung tâm cần

cố gắng đầu tư hơn nữa để nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ cả về số lượng lẫn chất lượng; đồng thời có chính sách hiệu quả về đầu tư cơ sở vật chất và không ngừng đẩy mạnh tin học hóa và chuẩn hóa trong công tác nghiệp vụ trong quá trình hoạt động của mình

8 Dự kiến kết quả nghiên cứu

- Với dung lượng luận văn khoảng 90 trang khổ giấy A4 trong đó nêu bật được thực trạng tổ chức hoạt động thông tin khoa học tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường – Bộ Công an, trên cơ sở soi rọi lý luận về tổ chức hoạt động TTTV

- Đánh giá được các điểm mạnh, điểm hạn chế và đề xuất các giải pháp

có tính khả thi để nhanh chóng hoàn thiện và tăng cường công tác tổ chức thông tin tại Trung tâm Thông tin Khoa học thay đổi về chất

9 Bố cục luận văn

CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC TRƯỚC NHIỆM

VỤ CỦA CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG,

BỘ CÔNG AN

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC, CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ

VÀ MÔI TRƯỜNG, BỘ CÔNG AN

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HOẠT

ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC, CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG, BỘ CÔNG AN

CHƯƠNG 1

TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC TRƯỚC NHIỆM VỤ

CỦA CỤC QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG

BỘ CÔNG AN

1.1 Khái niệm chung

1.1.1 Khái niệm tổ chức hoạt động

Tổ chức là sự sắp xếp các hoạt động một cách có hệ thống, khoa học nhằm thực hiện có hiệu quả một mục đích nào đó Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức:

Phrumin.I.M – chuyên gia Liên Xô đã đưa ra định nghĩa: Tổ chức là hình thức để tạo lập và duy trì một trật tự của một hệ thống nào đó

Theo Từ điển Tiếng Việt định nghĩa: Tổ chức là sự sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc cùng một chức năng chung; ngoài ra nó còn mang ý nghĩa là sự sắp xếp, bố trí để làm cho có trật

vụ cho khách hàng, các cơ quan hành chính nhằm cung cấp dịch vụ công cho công chúng

Hai là, mỗi tổ chức phải là tập hợp gồm nhiều thành viên

Cuối cùng là tất cả các tổ chức đều được xây dựng theo một trật tự nhất

định

Cấu trúc trong một tổ chức định rõ giới hạn hành vi của từng thành viên

thông qua những luật lệ được áp đặt, những vị trí lãnh đạo và quyền hành nhất định của những người này cũng như xác định công việc của các thành viên khác trong tổ chức

“Hoạt động” theo Từ điển Tiếng Việt được định nghĩa như sau: “Hoạt động là làm những việc khác nhau với mục đích nhất định trong đời sống xã hội, trong đời sống văn hóa, nghệ thuật và trong đời sống quân sự”

Tóm lại, Tổ chức hoạt động là thực hiện những công việc trong một thực

thể bao gồm nhiều bộ phận được xây dựng theo một cấu trúc có hệ thống nhằm thực hiện một mục đích nào đó

1.1.2 Khái niệm tổ chức hoạt động thông tin thư viện

Tổ chức hoạt động của một cơ quan thông tin thư viện là nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp cho thư viện đó tồn tại và phát triển Cụ thể tổ chức là phải xây dựng một hệ thống các phòng ban, quy định chức năng, nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban, đồng thời tiến hành tuyển chọn, sắp xếp cán bộ đúng khả năng chuyên môn Mua sắm các trang thiết bị thích hợp, kinh tế nhất

Ngoài ra tổ chức, quản lý cơ quan thông tin thư viện còn đề cập đến công tác thống kê, lập kế hoạch, báo cáo, kiểm tra, đào tạo cán bộ và hướng dẫn nghiệp vụ

Để tổ chức tốt hoạt động của một cơ quan thông tin thư viện đòi hỏi phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng vốn tài liệu thư viện:

Xây dựng vốn tài liệu thư viện gồm công tác bổ sung, thu thập tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau ở trong và ngoài nước; tổ chức quản lý các kho tài liệu, thanh lọc tài liệu lạc hậu, hư nát

- Xử lý kỹ thuật tài liệu, xử lý thông tin:

Mô tả các đặc điểm về hình thức, nội dung của tài liệu, tiến hành các hoạt động phân loại tài liệu, định chủ đề, định từ khóa, tóm tắt, dẫn giải, tổng luận, biên soạn các ấn phẩm thông tin,

- Tổ chức bộ máy tra cứu, tìm tin: tổ chức hệ thống mục lục thủ công và mục lục điện tử, biên soạn các loại thư mục, tài liệu tra cứu, hướng dẫn

- Tổ chức phục vụ bạn đọc, người dùng tin ở trong thư viện và ngoài thư viện; tổ chức nghiên cứu nhu cầu của bạn đọc – người dùng tin

- Bảo quản vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị thư viện

- Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thư viện về chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học

Trong thời kỳ khoa học kỹ thuật phát triển thư viện có thêm các nhiệm vụ:

- Tổ chức thông tin, tuyên truyền giới thiệu, khai thác triệt để vốn tài liệu của thư viện dưới nhiều hình thức, phương tiện khác nhau

- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ tin học và viễn thông vào công tác thư viện, hiện đại hóa thư viện Thực hiện liên thông giữa các thư viện, cho mượn giữa các thư viện, trao đổi hợp tác giữa các thư viện; nối mạng thông tin thư viện trong nước và với mạng thông tin thư viện nước ngoài

1.2 Vai trò của công tác tổ chức hoạt động nói chung và tổ chức hoạt động thông tin thư viện nói riêng

1.2.2 Vai trò tổ chức hoạt động thông tin thư viện

Hoạt động thông tin thư viện có vai trò hết sức quan trọng đặc biệt trong bối cảnh nguồn thông tin gia tăng mạnh mẽ như hiện nay Nó không những phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin của các nhà khoa học, những người quan tâm mà còn đảm nhiệm vai trò thu thập, lưu trữ, bảo tồn và quảng bá các giá trị văn hóa của dân tộc và thế giới cho người dùng tin Như vậy hoạt động thông tin thư viện đã đang và sẽ tác động đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội

* Trong lĩnh vực khoa học: TT - TV có vai trò quan trọng trong sự phát

triển của khoa học và được thể hiện ngay trong quy luật phát triển của khoa học Một trong những quy luật phát triển nội tại của khoa học là tính kế thừa

và tính quốc tế của nó Tính quốc tế đó là sự tác động mạnh mẽ của thời đại công nghệ thông tin đã tạo điều kiện tối đa cho sự hợp tác quốc tế không biên giới của ngành thông tin thư viện trong lĩnh vực khoa học một cách nhanh chóng nhất, tạo mọi cơ hội hợp tác với các quốc gia trên toàn cầu nhằm mục tiêu mang tới nền khoa học mới nhất, những thành tựu khoa học nổi bật nhất hiện nay cho các nước Tính kế thừa là yếu tố quan trọng thúc đẩy nhanh tiến

bộ khoa học kỹ thuật, người sau không làm lại việc của người trước đã làm Thế hệ sau chọn lọc, hệ thống hóa thành quả của người đi trước, phát hiện ra những quy luật mới Quy luật mới này là sản phẩm khoa học, cũng là thông tin khoa học mới Như vậy hoạt động nghiên cứu khoa học là một hoạt động đặc thù của con người, nhằm thu được những thông tin khoa học mới trên cơ

sở thông tin mà xã hội loài người đã tích lũy được lưu trữ trong các cơ quan

TT - TV

* Trong lĩnh vực giáo dục: Giáo dục là hoạt động xã hội nhằm thực

hiện chức năng chuyển giao thông tin giữa các thế hệ, là nhân tố quyết định của sự phát triển kinh tế xã hội Các hoạt động giảng dạy, học tập, tự đào tạo,

ngoài quan hệ thầy trò, luôn cần đến các kho tài liệu, các hoạt động khai thác

và phổ biến tri thức nhân loại của các thư viện

Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, phương tiện thông tin đại chúng ngày càng có vai trò to lớn trong quá trình chuyển giao tri thức Các phương tiện chuyển giao tri thức gồm sách báo, tạp chí, rađio, tivi, vi phim, vi phiếu, băng hình… Nhờ mở rộng phương tiện chuyển giao tri thức cho cán bộ giảng dạy, tri thức này được truyền cho các thế hệ nhờ có hệ thống giáo dục Thông qua việc bổ sung tri thức, sinh viên dần trở thành thầy giáo và nhà nghiên cứu, dẫn đến một xã hội đào tạo ra được một lực lượng lao động mới,

có khả năng vươn tới giải quyết những vấn đề của thực tiễn đặt ra

* Trong lĩnh vực đời sống xã hội: Hoạt động TT - TV thời kỳ hiện đại

có tác dụng quan trọng trong đời sống sinh hoạt của con người Cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu thông tin của con người ngày càng gia tăng và việc sử dụng thông tin để lựa chọn sản phẩm và dịch vụ khác nhau cũng đang dần trở nên phổ biến Các thông tin chính trị, xã hội và kinh tế giúp con người

có định hướng đúng, làm chủ đời sống của mình và thực hiện đầy đủ trách nhiệm và quyền hạn của người công dân

Ngoài ra các cơ quan thư viện đang phát triển sẽ làm tăng cơ hội tiếp cận của quần chúng tới các cơ sở văn hóa và giáo dục, nhằm nâng cao kiến thức, phục vụ cho bản thân cũng như đời sống xã hội

Xuất phát từ vai trò quan trọng của hoạt động thông tin thư viện trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ta thấy được tầm quan trọng của việc tổ chức hoạt động của một cơ quan thông tin thư viện, nếu hoạt động này được

tổ chức một cách khoa học và hiệu quả sẽ tận dụng tối đa mọi nguồn lực phục

vụ tốt nhu cầu của người dùng tin

1.3 Các yếu tố tác động đến hiệu quả công tác tổ chức hoạt động thông tin thư viện

đó đã quy định rõ môi trường pháp lý, sự phát triển của sự nghiệp thư viện,về

tư cách pháp nhân, về quy mô tổ chức, quy chế thành lập, giải thể, mối quan

hệ với các cơ quan chủ quản, các chính sách, chiến lược phát triển của sự nghiệp thư viện, chính sách về nguồn nhân lực, quản lý sử dụng nguồn nhân lực hiện có, chính sách đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý, chính sách đảm bảo tài chính, nghiên cứu xác định rõ chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực thông tin thư viện ở các cấp bộ/ngành và các địa phương, phạm vi, đối tượng quản lý của hệ thống thông tin tư liệu quốc gia, định rõ thành phần của hệ thống và mối quan hệ của các thành viên trong hệ thống Từ cơ sở nắm rõ các chính sách, các cơ quan thông tin thư viện tiến hành nghiên cứu các giải pháp hợp lý nhất và khả thi nhất để kiện toàn cơ cấu tổ chức của hệ thống thông tin

tư liệu nhằm kiểm soát một cách có hiệu quả các nguồn lực và hoàn thiện hoạt động thông tin của đơn vị mình

1.3.2 Trình độ nguồn nhân lực

Nguồn lực lao động của thư viện bao gồm toàn bộ đội ngũ cán bộ

Thư viện Hầu hết đó là những người được đào tạo nghiệp vụ thông tin thư viện và phục vụ cho sự nghiệp phát triển của thư viện Cán bộ thư viện được coi là những người soi đường dẫn dắt tới tri thức bởi trong tay họ là cả một kho tàng tri thức của nhân loại Yêu cầu đối với người cán bộ thư viện là phải nắm vững được vốn tài liệu có trong thư viện mình, có kỹ năng nghề nghiệp thành thạo, kỹ năng giao tiếp, văn hoá ứng xử Cũng giống như tất cả các nghề nghiệp khác, người cán bộ thư viện cần có đạo đức nghề nghiệp Vì không có động lực kinh tế nên đòi hỏi người cán bộ thư viện càng phải có tâm huyết, yêu nghề Ngày nay, thực tế đòi hỏi ở họ không chỉ kiến thức về thư viện học mà cả về công nghệ thông tin Muốn không bị tụt hậu, người cán bộ thư viện cần phải luôn cập nhật thông tin, tìm hiểu và ứng dụng những kiến thức về công nghệ mới, nhất là công nghệ thông tin nhằm phục vụ cho sự nghiệp phát triển của ngành thư viện

Trong mọi lĩnh vực nói chung và hoạt động của các thư viện, nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định Cuộc cách mạng khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ, lao động trí tuệ ngày càng gia tăng và trở thành xu thế phổ biến của nhân loại, khi công nghiệp hoá gắn với hiện đại hoá mà thực chất là hiện đại hoá lực lượng sản xuất thì vai trò của nguồn nhân lực càng được khẳng định Bởi vì khoa học càng phát triển càng đòi hỏi những con người có khả năng nắm bắt những thành tựu của khoa học công nghệ, máy móc hiện đại không thể thay thế được con người Tiềm năng sức lao động con người với trí tuệ và lao động được định hướng bằng trí tuệ đó, đã và đang là tài sản của mỗi quốc gia, mỗi công ty, mỗi cơ quan Sự thành công của những quốc gia này do nhiều yếu tố nhưng con người đóng vai trò quyết định

Xu hướng phát triển của ngành thư viện hiện nay là đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ, nhất là công nghệ thông tin Điều đó đòi hỏi phải

có một nguồn nhân lực không chỉ nắm vững nghiệp vụ thư viện mà còn cần

có khả năng ứng dụng công nghệ, đẩy mạnh quá trình hiện đại hóa và tự động hóa hoạt động thư viện nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu thông tin của độc giả

1.3.3 Quy trình tổ chức hoạt động

Quy trình Tổ chức hoạt động thư viện bao gồm rất nhiều hoạt động để duy trì hoạt động của cơ quan thông tin thư viện bao gồm quản lý vốn tài liệu thư viện; xử lý kỹ thuật tài liệu, xử lý thông tin; tổ chức bộ máy tra cứu, tìm tin;

tổ chức phục vụ bạn đọc, người dùng tin ở trong thư viện và ngoài thư viện;

tổ chức nghiên cứu nhu cầu của bạn đọc – người dùng tin; bảo quản vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị thư viện; đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thư viện về chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học

Các hoạt động này có mối quan hệ chặt chẽ hữu cơ với nhau, trong đó khai thác vốn tài liệu phục vụ tối đa nhu cầu của người dùng tin là yếu tố để đánh giá sức mạnh hoạt động thông tin của một cơ quan thông tin thư viện Bên cạnh đó cán bộ thông tin cũng giữ vai trò quan trọng không kém, họ chính là những chuyên gia môi giới thông tin, giúp NDT nhanh chóng tiếp cận được tới thông tin của chính cơ quan đó hoặc các cơ quan thông tin thư viện khác khi được liên kết, chia sẻ Muốn vậy cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin cũng là phần không thể thiếu quyết định đến hiệu quả truy cập thông tin cho NDT ở mọi lúc, mọi nơi một cách nhanh chóng và đầy đủ Một quy trình tổ chức hoạt động thông tin thư viện có hiệu quả là phải đảm bảo được các hoạt động đã nêu trên, nếu các cơ quan thông tin thư viện không đảm bảo được một trong các hoạt động trong quy trình đó sẽ dẫn tới không đạt được mục tiêu và nhiệm vụ được giao

1.3.4 Cơ sở vật chất và trang thiết bị

Cơ sở vật chất của thư viện gồm có: kho tàng, văn phòng, trang thiết

bị máy móc Đó là những điều kiện thiết yếu của bất cứ một thư viện nào Một cơ sở vật chất khang trang sẽ giúp thư viện phát triển và phục vụ tốt hơn nhu cầu dùng tin của người đọc

Thư viện muốn hoạt động tốt trước hết phải đảm bảo về mặt bằng không gian như: kho tàng để lưu giữ tài liệu, các phòng đọc tại chỗ (phòng đọc đủ lớn để tổ chức phòng đọc mở), phòng làm việc cho cán bộ Vì vậy ngay từ khi thiết kế công trình xây dựng đã cần xem xét các đặc thù sử dụng của thư viện và dự báo xu hướng phát triển trong tương lai

Cơ sở vật chất khang trang và hệ thống trang thiết bị máy móc hiện đại

là điều kiện cần thiết để ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến Một cơ sở vật chất khang trang là sự đánh giá phần nào khả năng ứng dụng khoa học công nghệ của cơ quan như các hệ thống máy tính, máy photo, máy scan… vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện, phục vụ có hiệu quả nhu cầu của người dùng tin

1.3.5 Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin

Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng có vai trò và

ảnh hưởng sâu rộng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người, trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực trong nhiều nghành khoa học

Thư viện là một trong những ngành đón đầu sớm nhất công nghệ thông tin Đối với thư viện, nguồn lực khoa học công nghệ chính là khả năng ứng dụng công nghệ tự động hóa và thông tin vào hoạt động của mình

Nếu trang thiết bị, máy móc hiện đại là điều kiện cần thiết thì khả năng ứng dụng công nghệ vào việc sử dụng những máy móc, trang thiết bị đó là

một trong những điều kiện đủ để hiện đại hóa, tự động hóa hoạt động thông tin thư viện

Trước đây thư viện được hiểu chỉ là nơi tàng trữ tư liệu (tàng kinh), ở

đó, người đọc đến tra hộp phích, viết vào giấy yêu cầu và chờ thủ thư đi lấy tài liệu Sự phát triển của khoa học công nghệ đã và đang thay thế nhiều hoạt động của thư viện, giúp cho việc tìm và truy cập thông tin một cách dễ dàng

Sự ra đời của máy tính và công nghệ viễn thông và đặc biệt là sự xuất hiện của Internet đã làm thay đổi toàn bộ hoạt động xã hội, trong đó có ngành thông tin thư viện Từ chỗ chỉ có ít máy vi tính, phục vụ cho những công đoạn giản đơn đến chỗ có hẳn một mạng lưới máy tính có thể quản trị và chia sẻ dữ liệu Nhờ sự ứng dụng công nghệ và máy móc hiện đại, nhiều công đoạn của chuyên ngành thư viện đã được tự động hóa từ khâu bổ sung đến khâu phục

vụ, kiểm kê… Cũng từ đó, khả năng phục vụ người dùng tin được nâng lên rõ rệt

1.3.6 Thực hiện các chuẩn nghiệp vụ

Trong hoạt động thông tin thư viện các tiêu chuẩn nghiệp vụ về xử lý,

lưu trữ và phục vụ thông tin được ưu tiên hàng đầu nhất là trong điều kiện tự động hóa công tác thông tin thư viện trên nên tảng công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay Dựa trên việc chuẩn hoá nghiệp vụ, các thư viện

sẽ thực hiện tốt việc dùng chung tài liệu qua mạng trên phạm vi quốc gia và quốc tế, sử dụng các công nghệ tiên tiến trong các hoạt động thông tin-thư viện, nâng cao chất lượng dịch vụ, tiếp cận với thư viện các nước trong khu vực và thế giới Như vậy, việc áp dụng các chuẩn về nghiệp vụ vừa là đòi hỏi bức xúc của bản thân hoạt động thư viện trong nước, vừa phù hợp với thời kỳ hội nhập toàn diện với thế giới của đất nước ta

1.3.7 Kinh phí đầu tư

Kinh phí đầu tư là yếu tố cần thiết để nuôi sống thư viện hoạt động và phát triển Kinh phí cho hoạt động thư viện nói chung gồm có:

a Kinh phí mua tài liệu bổ sung hàng năm: tài liệu ấn phẩm ghi trên

giấy (sách, báo, tạp chí, bản đồ, tranh ảnh ), tài liệu bằng các vật mang tin khác (tài liệu dạng điện tử, đĩa CD, băng từ, đĩa video, vi phim )

b Kinh phí cho hoạt động thường xuyên gồm:

- Tiền lương và các khoản phụ cấp lương theo chế độ hiện hành

- Chi cho các hoạt động nghiệp vụ thư viện

- Các thiết bị nghiệp vụ thư viện

- Chi ứng dụng, khai thác công nghệ thông tin trong thư viện

c Ngoài khoản kinh phí thường xuyên nói trên, hàng năm cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính cùng cấp có trách nhiệm hướng dẫn các thư viện lập kế hoạch xin vốn đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí mua sắm tài sản cố định hoặc sửa chữa lớn cơ sở vật chất và tài sản thiết bị

Việc xác định vốn kinh phí đầu tư giúp cơ quan thông tin thư viện chủ động trong hoạt động của mỡnh đạt hiệu quả cao trong việc thực hiện tốt nhiệm vụ được giao

1.3.8 Nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin là một phần của sản phẩm trí tuệ, là sản phẩm lao động có khoa học, kiến thức, suy nghĩ, sang tạo của con người, phản ánh những kiến thức được kiểm soát và được ghi lại dưới dạng vật chất nào đó Những thông tin đó phải được cấu trúc, tổ chức lại giúp con người có thể tìm được chúng theo nhiều cách khác nhau, để khai thác được chúng theo nhiều phương thức khác nhau

Nguồn lực thông tin được coi là phần tích cực của tiềm lực thông tin, được kiểm soát sao cho người ta có thể truy nhập, tìm kiếm, khai thác, sử

dụng được và phục vụ được cho các mục đích khác nhau trong hoạt động của con người

Nguồn lực thông tin là yếu tố cấu thành nên hoạt động thông tin thư

viện, đồng thời cũng là yếu tố có tầm quan trọng đặc biệt trong việc thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin, tạo nên chất lượng và hiệu quả của hoạt động thông tin thư viện

Ở dạng chung nhất, nguồn lực thông tin được hiểu như là tổ hợp các thông tin nhận được và tích lũy trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con người để sử dụng nhiều lần trong sản xuất và quản lý

xã hội Nguồn lực thông tin phản ánh các quá trình và hiện tượng tự nhiên và

xã hội được ghi nhận trong kết quả các công trình nghiên cứu khoa học và trong các dạng tài liệu khác của hoạt động nhận thức và thực tiễn

Trong hoạt động thông tin - thư viện, nguồn lực thông tin có vai trò vô

cùng quan trọng, là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin, hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thông tin thư viện

Các nguồn lực thông tin được thư viện tạo lập và triệt để khai thác trong quá trình chia sẻ nguồn lực thông tin là phương tiện hữu hiệu để tiến hành các hoạt động thông tin - thư viện

Nguồn lực thông tin đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và nghiên cứu khoa học Ngày nay tri thức của nhân loại phát triển theo cấp số nhân và ngày càng được ứng dụng vào thực tiễn với tốc độ nhanh hơn Mọi lĩnh vực hoạt động của con người, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý và nghiên cứu khoa học sẽ không thực hiện được hoặc thực hiện không có hiệu quả nếu thiếu thông tin và tri thức Chính vì vậy, việc tạo lập nguồn lực thông tin đầy

đủ và trang bị thông tin hiện đại sẽ giúp cho các cơ quan thông tin thực hiện

tốt nhất vai trò lưu giữ và cung cấp thông tin hỗ trợ cho mọi hoạt động phục

vụ xã hội

Với tình hình bùng nổ thông tin hiện nay, lượng thông tin và kênh

thông tin ngày càng phong phú, đa dạng Nội dung thông tin cũng trở nên lỗi thời nhanh hơn Người dùng tin là các nhà Khoa học cần được tiếp cận với nhiều nguồn, nhiều dạng thông tin khác nhau nhưng cũng cần phải có sự định hướng, giúp đỡ lựa chọn, khai thác thông tin một cách có hiệu quả Chính vì thế trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan thông tin thư viện cần ý thức được tầm quan trọng của việc phát triển nguồn lực thông tin, tích cực tạo nguồn, tổ chức thu thập, chọn lọc, lưu trữ các dạng nguồn tin trong và ngoài nước phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện mình

Có thể nói rằng nguồn lực thông tin càng phong phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của bạn đọc càng lớn, hoạt động thông tin của cơ quan thông tin thư viện sẽ càng hiệu quả cao

1.3.9 Trình độ và nhu cầu của người dùng tin

Ngày nay, trước đòi hỏi của thực tiễn và của hoạt động nghiên cứu khoa học, nhu cầu về thông tin của con người ngày càng cao Việc hướng tới người dùng tin, hướng tới bạn đọc trở thành mục tiêu của thư viện và cơ quan thông tin thư viện

Người dùng tin là nhân tố có vai trò quan trọng trong mọi hệ thống thông tin Điểm xuất phát của dây truyền thông tin bắt đầu dựa vào người dùng tin và cũng chính họ là nhân tố cuối cùng để đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống Họ vừa là khách hàng tiếp nhận thông tin, vừa là những cộng tác viên tham gia vào công đoạn của dây truyền thông tin từ lựa chọn, bổ sung đến đánh giá chất lượng phục vụ, đồng thời là người sản sinh, cung cấp thông tin mới

Nói đến người dùng tin chúng ta không thể không nói đến nhu cầu tin của họ, mà nhu cầu tin của người dùng lại có sự phụ thuộc rất lớn vào trình

độ, nghề nghiệp, độ tuổi, vị trí xã hội của họ, chính vì thế nhu cầu thông tin của họ là rất khác nhau, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện, tùy theo đối tượng người dùng tin mà thư viện phục vụ, các thư viện đưa ra các chính sách bổ sung, các hình thức xử lý thông tin tài liệu, các sản phẩm, dịch vụ thông tin phù hợp nhất với đối tượng người dùng mà thư viện đó hướng tới

1.4 Khái quát về Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường

1.4.1 Sơ lược lịch sử ra đời và phát triển

Bước vào thế kỷ XXI - thế kỷ của kinh tế tri thức mà ở đó 60 - 70 %

giá trị hàng hoá do trí tuệ mang lại, vì thế hiện nay khoa học công nghệ đã trở thành mối quan tâm hàng đầu của các quốc gia trên thế giới

Xuất phát từ nhu cầu thực tế của đất nước trong tình hình mới, ngày 9 tháng 9 năm 2005, đồng chí Bộ trưởng Bộ Công an đã ký Quyết định số 1264/2005/QĐ-BCA(X13) quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường trực thuộc

Tổng cục Kỹ thuật, Bộ Công an (từ năm 2009 sáp nhập 02 Tổng cục là Tổng

cục Hậu cần và Tổng cục Kỹ thuật thành một và đổi tên là Tổng cục Hậu cần – Kỹ thuật, Bộ Công an); một trong những nhiệm vụ chủ yếu của Cục Quản

lý Khoa học Công nghệ và Môi trường là tổ chức thông tin tuyên truyền về khoa học kỹ thuật, công nghệ và môi trường trong CAND, thực hiện Quyết định của Bộ, được sự quan tâm chỉ đạo thường xuyên của Đảng ủy Công an Trung ương và Lãnh đạo Bộ, sự phối hợp chặt chẽ của các đơn vị và công an địa phương, trong những năm qua Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường đã tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ được giao với phương châm toàn diện, tin cậy, kịp thời, các thông tin về các lĩnh vực khoa học, kỹ

thuật, công nghệ và môi trường, góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ huy, nghiên cứu, ứng dụng cũng như nhận diện được các phương thức, thủ đoạn của bọn tội phạm lợi dụng khoa học và công nghệ để hoạt động phạm tội Những kết quả đạt được trong thời gian qua ngày càng khẳng định vị trí, vai trò hết sức quan trọng của thông tin khoa học kỹ thuật, công nghệ và môi trường trong việc nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác, chiến đấu của lực lượng CAND trong tình hình mới

1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ

Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường thuộc Tổng cục Hậu

cần – Kỹ thuật có trách nhiệm giúp Tổng cục trưởng thống nhất quản lý và chỉ đạo công tác khoa học kỹ thuật, công nghệ, môi trường, công tác phát triển tiềm lực khoa học công nghệ trong toàn lực lượng Công an nhân dân Các nhiệm vụ chủ yếu:

- Nghiên cứu đề xuất phương hướng, chiến lược, quy hoạch về khoa học kỹ thuật, công nghệ và môi trường, phát triển tiềm lực khoa học kỹ thuật

& công nghệ và môi trường; Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật về công tác quản lý khoa học kỹ thuật, công nghệ và môi trường trong lực lượng CAND để Tổng cục trưởng trình Bộ trưởng phê duyệt và tổ chức hướng dẫn triển khai thực hiện các quyết định đó

- Giúp Tổng cục trưởng thống nhất quản lý và chỉ đạo hoạt động nghiên cứu, ứng dụng khoa học & công nghệ và bảo vệ môi trường; quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học trong lực lượng CAND Tổ chức thông tin tuyên truyền về khoa học kỹ thuật, công nghệ và môi trường trong lực lượng CAND

- Giúp Tổng cục trưởng tổ chức quản lý về tiêu chuẩn, chất lượng và đo lường đối với các phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ, vũ khí, công cụ hỗ trợ được

sử dụng trong lực lượng CAND và tổ chức trang bị một số loại phương tiện

kỹ thuật nghiệp vụ có tính đồng bộ, có hàm lượng kỹ thuật cao (theo danh mục quy định)

- Đề xuất kế hoạch, dự toán ngân sách hàng năm và dài hạn về nghiên cứu khoa học kỹ thuật, công tác bảo vệ môi trường, công tác tiêu chuẩn đo lường, trang thiết bị phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ (theo danh mục quy định) Giúp Tổng cục trưởng tổ chức bồi dưỡng, huấn luyện về khoa học kỹ thuật, công nghệ và môi trường; hướng dẫn khai thác sử dụng hệ thống kỹ thuật an ninh, an toàn cho Công an các đơn vị địa phương

- Giúp Tổng cục trưởng tổ chức thẩm định về khoa học kỹ thuật, đánh giá tác động môi trường đối với các kế hoạch dự án đầu tư về khoa học kỹ thuật và công nghệ, trang thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ do các đơn vị, địa phương đề xuất trước khi cơ quan chức năng trình lãnh đạo Bộ duyệt

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức quản lý phát triển cơ sở nghiên cứu, sản xuất có công nghệ hiện đại thích hợp, đủ năng lực chế tạo các sản phẩm đặc thù nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu công tác, chiến đấu của lực lượng CAND

- Giúp Tổng cục trưởng tổ chức công tác quan hệ và hợp tác phát triển tiềm lực khoa học kỹ thuật, công nghệ trong CAND

- Tổ chức sơ kết, tổng kết để đúc rút kinh nghiệm, lý luận nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý khoa học kỹ thuật, công nghệ và môi rường

- Tổ chức thực hiện công tác xây dựng lực lượng và hậu cần của Cục theo quy định của Bộ trưởng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác thuộc chức năng của Cục Quản lý khoa học Công nghệ và môi trường do Tổng cục trưởng và Bộ trưởng giao

4 Phòng quản lý tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng

5 Phòng quản lý trang thiết bị kỹ thuật an ninh an toàn

6 Trung tâm Thông tin Khoa học

Mỗi phòng do trưởng phòng phụ trách, có từ 02-03 phó trưởng phòng

giúp việc

1.5 Khái quát về Trung tâm Thông tin Khoa học

1.5.1 Sơ lược lịch sử ra đời và phát triển của Trung tâm

Đề tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác thông tin khoa học kỹ thuật và môi

trường, ngày 7 tháng 9 năm 2007 Bộ Công an đã ban hành Chỉ thị số 15/2007/CT-BCA(V21) về đẩy mạnh phát triển công tác thông tin về khoa

CỤC QLKHC&MT

PHÕNG

TỔNG HỢP

PHÕNG QLKH&CN

PHÕNG QLMT

PHÕNG QLĐLCL

PHÕNG QLCLAANT

TRUNG TÂM TTKH

học và công nghệ trong lực lượng CAND, trong đó đã chỉ rõ: “Các Tổng cục,

Bộ Tư lệnh Cảnh vệ, V26, các Học viện, trường đại học thành lập, củng cố các Trung tâm Thông tin tư liệu, các phòng Thông tin Tư liệu”

Do chưa có tổ chức chuyên trách thực hiện công tác thông tin khoa học

kỹ thuật và môi trường (nhiệm vụ này tại thời điểm đó đang ghép chung với

nhiệm vụ tham mưu, đảm bảo hậu cần, xây dựng lực lượng – thuộc chức năng

và nhiệm vụ của Phòng Tổng hợp – Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường), trong khi khối lượng công việc thông tin là rất lớn, đòi hỏi ngày càng

cao, nên khó có điều kiện để nâng cao hiệu quả công tác thông tin khoa học,

kỹ thuật và môi trường Trước mắt cũng như lâu dài, nhất là trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển, nhu cầu thông tin theo đó cũng tăng cao, việc chưa hình thành được tổ chức chuyên trách còn là một trong những trở ngại lớn khi liên hệ với các đơn vị địa phương, các nhà khoa học để thu thập thông tin, tài liệu Từ những lý do trên, cuối năm 2009, Tổng cục Hậu cần – Kỹ thuật đã có công văn đề nghị Bộ ra Quyết định thành lập Trung tâm Thông tin Khoa học trên cơ sở bộ phận chuyên trách công tác thông tin khoa học kỹ thuật hiện có

1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm

Trung tâm Thông tin Khoa học thuộc Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường có trách nhiệm giúp Đảng ủy và Cục trưởng Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường tổ chức công tác Thông tin trong lực lượng CAND

Các nhiệm vụ chủ yếu:

- Tuyên truyền chủ trương đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, các chỉ thị, nghị quyết của Đảng ủy Công an trung ương và Bộ Công an liên quan đến lĩnh vực khoa học công nghệ; thông tin hướng dẫn về phương pháp nghiên cứu, quản lý khoa học công nghệ và môi trường, ứng

dụng những tiến bộ khoa học công nghệ trong lực lượng CAND, diễn đàn trao đổi thông tin, đăng tải những kết quả nghiên cứu khoa học kỹ thuật và đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ khoa học của ngành Công an trong tình hình mới;

- Tổ chức tạo nguồn, thu thập, lưu trữ, quản lý, khai thác kho thông tin

tư liệu về khoa học kỹ thuật và môi trường, tiến hành thu thập, lưu trữ, xử lý thông tin từ các dự án, công trình, đề tài khoa học, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ và các nguồn khác về khoa học kỹ thuật và môi trường liên quan đến công tác công an nhân dân phục vụ lãnh đạo chỉ huy và phổ biến đến cán bộ chiến sỹ trong ngành Công an;

- Tổ chức, quản lý, cập nhật thư viện điện tử Khoa học Kỹ thuật và môi trường Công an nhân dân; chuyên mục Khoa học kỹ thuật và Môi trường trên Website hoạt động khoa học Công nghệ và Môi trường Công an nhân dân phục vụ việc khai thác trực tuyến theo chế độ phân cấp, phân quyền và bảo mật thông tin được cấp thẩm quyền phê duyêt

- Quản lý cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hậu cần – Kỹ thuật kết nối với Internet để phục vụ cải cách hành chính trong lĩnh vực quản lý Nhà nước về khoa học Công nghệ và Môi trường và phục vụ cán bộ khoa học tra cứu khai thác thông tin từ các Website trong và ngoài nước

- Phối hợp với các đơn vị xây dựng các phim tư liệu, sản phẩm đa phương tiện (Multimedia) về hoạt động và phát triển khao học công nghệ và môi trường để phát hành trên sóng truyền hình, mạng diện rộng nội bộ của ngành Công an, hoặc qua cổng điện tử của Bộ, Tổng cục

- Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ thông tin đối với các đơn vị làm công tác thông tin khoa học kỹ thuật và môi trường trong ngành Công an; Quan hệ với các cơ quan thông tin truyền thông trong và ngoài ngành để tranh thủ sự giúp đỡ về cở sở vật chất, đào tạo bồi dưỡng

nghiệp vụ thông tin, hợp tác trao đổi thông tin khoa học kỹ thuật và môi trường; Phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức tập huấn nâng cao năng lực nghiệp vụ, trình độ chuyên môn cho cán bộ lãnh đạo và cán bộ trực tiếp làm công tác thông tin khoa học kỹ thuật và môi trường của Công an các đơn

vị, địa phương

1.5.3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm

* Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin được mô hình hoá theo sơ đồ

sau đây:

GIÁM ĐỐC

CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC

THƯ VIỆN BAN BIÊN

TẬP TẠP CHÍ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG

BỘ CÔNG

AN

ĐẠI DIỆN TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG

Ở PHÍA NAM

Trên đây là sơ đồ Trung tâm Thông tin Khoa học trong giai đoạn triển khai hoạt động đƣợc chia thành các phòng ban nhƣ trên Để hoàn thành nhiệm

vụ là trung tâm thông tin của ngành, Lãnh đạo các cấp rất chú trọng quan tâm đến hoạt động thƣ viện, bởi vì thƣ viện chính là cơ sở, là nguồn lực quan trọng nhất trong hoạt động thông tin, có ý nghĩa quyết định tới sự sống còn trong hoạt động của Trung tâm

* Đội ngũ cán bộ phục vụ cho hoạt động thƣ viện của Trung tâm

Hiện tại đội ngũ cán bộ phục vụ cho hoạt động thông tin thƣ viện của

Trung tâm Thông tin Khoa học gồm 14 cán bộ: 9 cán bộ nữ, 5 cán bộ nam Về trình độ: thạc sĩ: 04 cán bộ; trình độ cử nhân: 10 cán bộ Số cán bộ có chuyên môn thƣ viện chiếm 60%, một số cán bộ có trình độ cao về lý luận chính trị

- Tổ bổ sung biên mục (hay tổ Xử lý kỹ thuật): gồm 08 cán bộ thực

hiện các công việc: bổ sung, xử lý nghiệp vụ, làm phích mục lục Các loại tài liệu đƣợc xử lý gồm: sách, báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học

- Tổ phục vụ bạn đọc : gồm 06 cán bộ, để phục vụ bạn đọc mƣợn trả

tài liệu và kèm thêm công tác quản lý kho

1.5.4 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động thư viện của Trung tâm

Trung tâm có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại Hầu hết trang thiết bị của Trung tâm đƣợc trang bị mới từ đầu, từ hệ thống máy chủ đến máy trạm hiện đại, từ bàn ghế dành cho bạn đọc đến bàn ghế làm việc của nhân viên, từ giá sách, kệ để báo tạp chí cho đến các thiết bị an ninh

* Về trụ sở phục vụ công tác Thƣ viện: Nằm trong hệ thống toà

nhà 5 tầng (nhà A), đƣợc giao sử dụng khoảng 400 m2

mặt sàn sử dụng bao gồm:

+ Hệ thống phòng đọc:

- Một phòng đọc tổng hợp: 100 m2 với 50 bàn đọc Đây là phòng đọc tài liệu tham khảo và báo tạp chí đầy đủ nhất Đây là phòng đọc kết nối với

kho tài liệu

- Một phòng đọc đề tài nghiên cứu: diện tích 80 m2 với 30 chỗ ngồi Đây là phòng đọc kết nối với kho tài liệu (chủ yếu là các đề tài nghiên cứu và sách chuyên ngành kỹ thuật) Hệ thống điều hoà và chiếu sáng đầy đủ điều kiện cho một phòng đọc tại chỗ

+ Hệ thống kho tàng:

- Kho sách phòng đọc tổng hợp: có tổng diện tích 100 m2, là kho tài liệu phục vụ cho phòng đọc tổng hợp là nơi lưu giữ đầy đủ nhất tài liệu nghiên cứu, học tập,

- Kho sách đề tài nghiên cứu: với diện tích là 90 m2 là kho tài liệu phục vụ cho phòng đọc đề tài nghiên cứu nằm liền kề với phòng đọc đề tài nghiên cứu Đây là nơi lưu giữ tất cả các đề tài nghiên cứu về khoa học kỹ thuật

+ Hệ thống phòng làm việc nghiệp vụ khác: Là nơi làm việc của cán bộ thư viện như : bổ sung, xử lý kỹ thuật, phát hành báo chí…với diện tích khoảng 30 m2

* Trang thiết bị của phục vụ cho hoạt động thư viện tại Trung tâm:

Trung tâm Thông tin Khoa học đang trong giai đoạn hiện đại hoá Về cơ bản hoạt động thư viện của Trung tâm theo lối truyền thống như: vốn tài liệu

là các sách, báo in được xếp trên giá Hệ thống tra cứu vẵn sử dụng tủ phích mục lục, các thao tác phục vụ vẫn thực hiện bằng phương pháp thủ công

Do mới thành lập nên cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động thư viện của Trung tâm vẫn còn gặp nhiều khó khăn nhưng tuy nhiên Trung tâm đã và

đang được sự quan tâm, giúp đỡ của lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Tổng cục, trong việc đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình Hiện tại, về thiết bị phần cứng có 04 máy chủ loại vừa để quản trị mạng nội bộ trong Trung tâm Khoa học, số máy trạm được tăng lên nên đã có một

số máy được đặt ở phòng đọc để bạn đọc có thể tra cứu, các máy tính đặt ở phòng đọc phục vụ đều có kết nối internet Ngoài ra Trung tâm Thông tin Khoa học còn được trang bị thêm : máy in, máy scan, máy đóng sách, ổ ghi DVD, CD và các thiết bị văn phòng khác Tuy nhiên hiện tại chỉ có khoảng 50% chức năng của các thiết bị này được sử dụng

1.6 Đặc điểm về người dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm

1.6.1 Đặc điểm người dùng tin

Người dùng tin là một cá nhân hay tập thể có mục đích xử lý, phân tích

tổng hợp, thụ cảm thông tin phục vụ cho công tác chuyên môn, nâng cao trình

độ, nâng cao đời sống văn hoá và tinh thần

Có thể nói, người dùng tin là yếu tố cơ bản, có vai trò rất lớn trong mọi hoạt động thông tin Người dùng tin là cơ sở định hướng cho các hình thức, phương pháp phục vụ thông tin Đáp ứng nhu cầu của người dùng tin là mục đích mà mọi cơ quan thông tin hướng tới Bên cạnh việc trực tiếp sử dụng các thông tin được cung cấp, người dùng tin còn có thể trở thành cộng tác viên, tham gia nhiều công đoạn trong dây truyền thông tin: từ lựa chọn tài liệu bổ sung, …đến đánh giá chất lượng phục vụ thông tin Người dùng tin là một mắt xích vô cùng quan trọng để đảm bảo vòng tuần hoàn của thông tin Nghiên cứu người dùng tin là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng mà bất cứ một cơ quan thông tin nào cũng phải thực hiện để đảm bảo cho hoạt động nghiên cứu và phục vụ của mình đạt hiệu quả cao

Trung tâm Thông tin Khoa học thuộc Cục Quản lý Khoa học Công nghệ

và Môi trường có trách nhiệm giúp đảng ủy và Cục trưởng Cục Quản lý Khoa học Công nghệ và Môi trường tổ chức công tác Thông tin trong lực lượng CAND.…Xuất phát từ các chức năng, nhiệm vụ đó nên đối tượng người dùng tin tại Trung tâm Thông tin Khoa học rất đa dạng, nhiều cấp độ khác nhau Người dùng tin tại Trung tâm Thông tin Khoa học có thể chia thành 03 nhóm như sau:

- Nhóm cán bộ lãnh đạo, chỉ huy (Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng, Cục trưởng, Cục phó và các trưởng phó phòng ở các đơn vị): chiếm 15%

1.6.2 Đặc điểm nhu cầu tin

Khác với người dùng tin ở các lĩnh vực khác, người dùng tin Trung tâm quan tâm nhiều đến các thông tin vừa mang tính lý luận vừa mang tính thực tiễn, những thông tin vừa tổng hợp, vừa chuyên sâu phản ánh đầy đủ hoạt động chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học, kỹ thuật… của Việt Nam và thế giới

Đặc điểm nhu cầu tin của 3 nhóm người dùng tại Trung tâm như sau:

- Nhu cầu tin của nhóm cán bộ lãnh đạo, chỉ huy (Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng, Cục trưởng, Cục phó và các trưởng phó phòng ở các đơn vị)

Trong thời đại ngày nay, thông tin khoa học giữ vai trò quan trọng trong

quá trình ra quyết định của mỗi người Đối với cán bộ làm công tác lãnh đạo,

chỉ huy, nhóm người dùng tin này tuy số lượng không lớn nhưng đặc biệt quan trọng

Là người lãnh đạo, quản lý, phải đảm đương nhiều công tác, không có nhiều thời gian trực tiếp cập nhật, xử lý thông tin nên họ cần những thông tin

đã được sàng lọc, tổng hợp cô đọng và phân tích một cách có hệ thống dưới các dạng như: tổng luận, tổng quan, thư mục chuyên đề, thông tin chuyên đề, các bản tin nhanh, tin tham khảo… Thông tin cho nhóm này mang tính tổng kết, dự báo Lượng thông tin có diện rộng, khái quát trên các lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa học xã hội và nhân văn, khoa học quân sự, tài liệu chính trị kinh tế xã hội, các văn bản, tài liệu của Đảng, Nhà nước, Đảng uỷ Công an Trung ương và Bộ Công an; sự thay đổi, bổ sung các thông tư, chỉ thị, nghị quyết, quyết định của Đảng và Nhà nước; những tin tức về định hướng đường lối chiến lược cùng với dự báo xu hướng phát triển của xã hội trong tương lai; những thông tin thời sự an ninh, chính trị quốc tế trong và ngoài nước, phản ánh kịp thời các diễn biến của phong trào thực tiễn ở khu vực và ở cả các

quốc gia trên thế giới; những nguy cơ và hiểm hoạ an ninh chính trị có tính toàn cầu có ảnh hưởng đến nước ta…Họ cần cả những thông tin chính diện (các thông tin theo chủ trương, đường lối, quan điểm của Đảng) lẫn thông tin phản diện (không phù hợp thậm chí trái quan điểm của Đảng nhưng có ích cho sự nghiên cứu, hoạch định đường lối, chính sách của Đảng ta)

Nhóm cán bộ lãnh đạo và quản lý không chỉ là những người ra quyết định điều hành hoạt động các đơn vị mà họ còn là những người cung cấp thông tin

có giá trị cao, do vậy, cán bộ thông tin cần khai thác triệt để nguồn thông tin này bằng cách trao đổi, xin ý kiến, nhằm tăng nguồn thông tin cho công tác thông tin Khi đó, họ là chủ thể của hoạt động thông tin Nhu cầu thông tin của nhóm này rất phong phú

Phương pháp phục vụ cho nhóm người dùng tin này là: cấp phát thường xuyên theo tiêu chuẩn chức danh do Bộ quy định, phục vụ trực tiếp đến từng người theo những yêu cầu trong các trường hợp cụ thể

- Nhu cầu tin của nhóm cán bộ chiến sỹ: Là nhóm đối tượng có nhu

cầu tin đa dạng và phức tạp Họ có nhu cầu tiếp cận ấn phẩm thông tin một cách thường xuyên, liên tục để cập nhật thông tin và phục vụ cho công tác chuyên môn của mình

Là những cán bộ chuyên sâu về lĩnh vực mà họ đảm nhiệm nên thông tin

họ cần là những thông tin mới, chuyên sâu trong và ngoài nước về lĩnh vực khoa học kỹ thuật an ninh, về hệ thống chính trị,…đặc biệt là những thông tin đươc dịch từ tiếng nước ngoài để phục vụ cho việc tự nghiên cứu liên quan đến công tác nghiên cứu của họ Tuy nhiên, tuỳ từng chuyên ngành nghiên

cứu mà họ có nhu cầu tài liệu khác nhau

- Nhu cầu tin của nhóm cán bộ công nhân viên Công an: Đây là đối

tượng ít đến Trung tâm do nhiệm vụ công tác của họ Một số người đến Trung tâm với mục đích chủ yếu để thoả mãn nhu cầu nắm bắt thông tin thời sự

hàng ngày, nâng cao hiểu biết, giải trí, thư giãn Vì vậy những tài liệu họ cần không nhất thiết chuyên sâu về lĩnh vực nào Họ thường đọc báo, tạp chí mang tính chất giải trí và một số sách mang tính chất phổ thông tuỳ theo yêu

cầu của từng người

Để nắm rõ nhu cầu tin của người dùng tin ở Trung tâm chúng tôi đã tiến hành một cuộc điều tra bằng bảng hỏi với kết quả như sau:

* Để có được kết quả đánh giá, đề xuất khách quan về hoạt động đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT, ở Trung tâm đã tiến hành một cuộc khảo sát, thăm dò ý kiến của NDT

Hình thức điều tra: phát phiếu điều tra kết hợp phỏng vấn trực tiếp người dùng tin tại Trung tâm Việc điều tra này sẽ giúp cho Trung tâm có thể thấy được những điểm mạnh, yếu và khó khăn gặp phải cũng như xác định được những giá trị và hiệu quả mà hoạt động thông tin của trung tâm mang lại cho người dùng

Qua quá trình điều tra đã thu được kết quả như sau:

- Tổng số phiếu phát ra: 80 phiếu

- Tổng số phiếu thu vào: 78 phiếu

- Thời gian tiến hành: tháng 3/2012

* Thành phần tham gia phiếu yêu cầu:

+ Cán bộ lãnh đạo, quản lý, nghiên cứu: chiếm 25%

+ Cán bộ chiến sĩ: chiếm 60%

+ Công nhân viên Công an: 15 %