Thực trạng công tác lập kế hoạch của công ty thiết bị y tế Phương Đông trong thời gian qua

Các loại kế hoạch hiện nay của công ty Kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty là các công việc dự kiến sẽ thực hiện trong thời gian tiếp theo gồm các chỉ tiêu kinh tế doanh thu, thu n

Thực trạng công tác lập kế hoạch của công ty thiết bị y tế Phương Đông trong thời gian qua

1 Các loại kế hoạch hiện nay của công ty

Kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty là các công việc dự kiến sẽ thực hiện trong thời gian tiếp theo gồm các chỉ tiêu kinh tế (doanh thu, thu nộp ngân sách Nhà nước, lợi nhuận ) các chương trình đầu tư và nhu cầu vốn, cân đối các nguồn vốn cho đầu tư, các chương trình đào tạo và chi phí Việc xây dựng kế hoạch được tiến hành theo từng giai đoạn (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) và phù hợp với từng loại hình sản xuất của mỗi đơn vị trực thuộc

Hiện nay,do công ty vẫn còn nhỏ,nguồn vốn kinh doanh còn chưa lớn nên chủ yếu laọi kế hoạch ở công ty là

Kế hoạch ngắn hạn, trung hạn (Thường là kế hoạch tháng, quý ) bao gồm các loại kế hoạch:

+ Kế hoạch lao động tiền lương

+ Kế hoạch bảo hộ lao động

+ Kế hoạch đào tạo

+ Kế hoạch chính sách xã hội

+ Kế hoạch tài chính

+ Kế hoạch về máy móc thiết bị

+ Kế hoạch nghiên cứu khoa học kỹ thuật, ứng dụng thiết bị, công nghệ hiện đại tiên tiến

+ Kế hoạch kiểm tra chất lượng các các thiết bị và hoá chất y tế

Các kế hoạch phụ trợ do các phòng ban chức năng khác lập trên cơ sở tổng hợp từ các đơn vị dưới lên hầu như được thông qua Riêng kế hoạch về sản xuất kinh doanh, công ty sẽ tổ chức các đơn vị bảo vệ kế hoạch nếu có sự chênh lệch lớn giữa các chỉ tiêu

2 Các căn cứ xây dựng kế hoạch của công ty

2.1 Căn cứ vào kết quả nghiên cứu thị trường

sản Trong nền kinh tế thị trường, thị trường là nơi quyết định sản xuất cái gì?, xuất như thế nào?, sản xuất cho ai? Chính vì vậy trong hoạt động sản xuất kinh doanh ở bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải bắt đầu bằng việc nghiên cứu thị trường - đây là khâu quan trọng đầu tiên làm cơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh

Đối với công ty thiết bị y tế Phương Đông cũng không thể vượt ra khỏi quy lật trên Khi tiến hành nghiên cứu nhu cầu thị trường đối với lĩnh vực thiết

bị y, công ty cũng xem xét sự tác động của các yếu khách quan và chủ quan Mà yếu tố gây ảnh hưởng trực tiếp và không nhỏ tới hoạt động của công ty đó là yếu tố môi trường bên ngoài (Thị trường)

Hoạt động trong lĩnh vực ngành thiết bị y tế Phương Đông với một mạng lưới các đơn vị dải rác từ bắc tới nam nên công ty có một thị trường khá rộng,

để có thể lập kế hoạch sản xuất kinh doanh thực sự sát thực và có hiệu quả công

ty cần có những nghiên cứu cụ thể cho từng thị trường của mình

Để lập kế hoạch mang tính ngắn hạn (Tháng, quý, năm) thì phòng kinh tế

kế hoạch căn cứ vào các dự án hiện có của công ty nhằm xây dựng các chỉ tiêu

kế hoạch.Nghiên cứu thị trường là một nội dung hết sức quan trọng,chỉ có như vậy công ty mới có thể nắm bắt được hiện nay trên thị trường đang cấn gì đang thiếu gì,từ đó mới có thể đưa ra dược các kế hoạch về các loại hàng hoá nhập về nhằm đạt dược doanh thu và lợi nhuận cao nhất.Chính vì vậy đây là nội dung quan trọng nhất trong các căn cứ xây dựng kế hoạch của công ty

2.3 Căn cứ vào năng lực hiện có

Khi xây dựng kế hoạch thì người ta phải căn cứ vào khả năng hiện có của toàn công ty tức là trả lời câu hỏi hiện nay doanh nghiệp đang đứng ở đâu, năng

lực sản xuất kinh doanh là bao nhiêu, công nghệ như thế nào?

Để trả lời được câu hỏi đó, công ty phải xem xét đánh giá năng lực chủ yếu

về các mặt sau: Năng lực về máy móc thiết bị, lao động, công nghệ, vốn, với đặc thù của ngành cung cấp thiết bị y tế thì các yếu tố thiết bị,và vốn không thực

sự quan trọng lắm, ở dây chủ yếu là căn cứ vào yếu tố công nghệ và lao động.Phải căn cứ vào công nghệ xem các loại thiết bị còn tiên tiến hay lỗi thời

mà co thể dặt chỉ tiêu bán loại hàng này nhiều hay ít.Lao động cũng rất quan trọng vì nó quyết định khối lượng công việc mà công ty có thể giải quyết được,tránh tình trạng thất hứa với khách hàng làm giảm uy tín của công ty

2.4 Căn cứ vào kết quả đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch năm trước

Khi xây dựng kế hoạch năm, ngoài việc căn cứ vào nhiệm vụ, mục tiêu của

kế hoạch năm và chỉ tiêu trên giao xuống, công ty còn phải căn cứ vào kế hoạch đánh giá tình hình thực hiện năm trước, tức là xem xét khả năng thực hiện kế hoạch là bao nhiêu (%),đạt được những kết quả gì và còn tồn tại gì từ đó từng bước nâng cao công tác kế hoạch

Trong công ty thông thường xây dựng kế hoạch tháng dựa vào kết quả thực hiện tháng trước hoặc căn cứ vào những tháng trước đó đồng thời căn cứ vào năng lực của lao động, công suất thiết bị máy móc, nghiên cứu thị trường để điều chỉnh, cân đối hợp lý nhằm tận dụng tối đa nguồn lực hiện có và đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của thị trường Do đó sẽ góp phần thúc đẩy việc hoàn thành kế hoạch đề ra một cách tốt nhất

3.Các phương pháp lập kế hoạch tại công ty thiết bị y tế Phương Đông

Công ty chỉ sử dụng 2 phương pháp chủ yếu:

3.1 Phương pháp mô hình PIMS (chiến lược thị trường ảnh hưởng đến lợi nhuận)

Theo phương pháp này, khi hoạch định kế hoạch doanh nghiệp phải phân tích 6 vấn đề lớn:

- Sức hấp dẫn của thị trường như: Mức tăng trưởng thị trường, tỷ lệ xuất khẩu

- Tình hình cạnh tranh: Phân tích thị trường tương đối của doanh nghiệp

so với đối thủ cạnh tranh mạnh nhất

- Hiệu quả của hoạt động đầu tư: Cường độ đầu tư, doanh thu trên mỗi hoạt động đầu tư

- Sử dụng ngân sách doanh nghiệp: Chi cho marketing trong doanh thu,

hệ số tăng sản xuất

- Các đặc điểm của doanh nghiệp như: Qui mô doanh nghiệp, mức độ phân tán của doanh nghiệp

- Phân tích sự thay đổi của các yếu tố: Phần thị trường liên kết, giá cả, chất lượng sản phẩm và sự thay đổi sản lượng

Phương pháp này là phát hiện ra sự trao đổi các kết quả có tính chất chiến lược để từ đó xác định kế hoạch Đây chính là phương pháp quan trọng nhất ở công ty vì mọi hoạt động của công ty đều hướng tới mục tiêu cao nhất là lợi nhuận

3.2 Phương pháp cân đối

Phương pháp này gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định khả năng (bao gồm khả năng sẵn có và khả năng chắc

chắn có) của doanh nghiệp và yếu tố sản xuất

Bước 2: Cân đối giữa nhu cầu và khả năng về các yếu tố sản xuất.

LËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh NhËn chØ tiªu kÕ ho¹ch chÝnh thøc cña Ban qua quản trịKiÓm tra vµ x©y dùng gi¶i ph¸p kÕ ho¹ch

Trong cơ chế thị trường, phương pháp cân đối được xác định với những

yêu cầu sau:

- Cân đối được thực hiện là cân đối động Cân đối để lựa chọn phương án

chứ không phải cân đối theo phương án đã được chỉ định Các yếu tố của cân

đối là những yếu tố biến đổi theo môi trường kinh doanh, đó là nhu cầu thị

trường và khả năng có thể khai thác của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch

- Thực hiện cân đối liên hoàn, tức là tiến hành nhiều cân đối kế tiếp nhau

để bổ sung và điều chỉnh phương án cho phù hợp với thay đổi của môi trường

- Thực hiện cân đối trong những yếu tố truớc khi tiến hành cân đối tổng thể

các yếu tố Kết quả cân đối tổng hợp phải là căn cứ xác định năng lực sản xuất

kinh doanh của doanh nghiệp và là cơ sở để xác định hoặc điều chỉnh phương

án kinh doanh của doanh nghiệp.Phương pháp này chỉ mang ý nghĩa giúp công

ty có một kế hoạch phù hơp với khả năng của công ty,trong thực tế chưa chắc sẽ

đem lại cho công ty hiệu quả cao nhất

4 Trình tự tổ chức công tác kế hoạch của công ty

Trình tự, tổ chức lập kế hoạch của công ty thiết bị y tế Phương Đông

tổng hợp thành sơ đồ dưới đây:

Bước 1:

Hàng năm vào tháng 9, 10 năm báo cáo công ty nhận được công văn đề nghị của ban quản trị là phải báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, thực trạng sản xuất kinh doanh 9 tháng,khi đó Giám Đốc,Phó Giám Đốc phải trình bày bản

kế hoạch kinh doanh trước toàn ban quản trị của công ty, qua đó phải thực hiện năm báo cáo, đồng thời xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh vừa đảm bảo về mặt kinh tế vừa đảm bảo về mặt kỹ thuật trong năm tới

Nội dung văn bản bao gồm:

- Nội dung các kế hoạch công ty phải lập, ở công ty chủ yếu là kế hoạch

về bán hàng,kế hoạch đào tạo và nghiên cứu khoa học và kế hoạch marketing vì

nó quyết định chủ yếu đến doanh thu bán hàng của công ty.Công ty không chú ý đến các kế hoạch về nhân sự ,tiền lương, đầu tư phát triển chính vì vậy chi phí của công ty mới tăng nhanh hơn so với doanh thu của công ty,mặt khác quy mô của công ty cũng không tăng mấy so với những năm đầu là do công ty chưa có

sự đầu tư vào ké hoạch đầu tư và phát triển

- Hệ thống các chỉ tiêu kế hoạch (kế hoạch sản xuất và kinh doanh, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch tài chính giá thành kế hoạch xây dựng cơ bản, kế hoạch thu nộp ngân sách, kế hoạch bảo hộ lao động, kế hoạch đầu tư phát triển, kế hoạch đào tạo và nghiên cứu khoa học, kế hoạch bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế).Các chỉ tiêu cũng chỉ mang tính khách quan do công tác dự báo của công ty là chưa có,mặt khác,sản lương hàng bán của công ty chủ yếu là do các mối quan hệ mà có,khả năng tìm hiểu thị trường còn hạn chế nên các chỉ tiêu vẫn còn mang tính khách quan

- Những căn cứ để lập kế hoạch

Bước 2:

Phòng kinh tế kế hoạch tiến hành lập một bản kế hoạch sản xuất - kinh doanh - kinh tế - kỹ thuật bao gồm các nội dung sau:

- Ước tính thực hiện năm báo cáo

- Tỷ lệ dự kiến kế hoạch năm tới

- Phòng kế hoạch hướng dẫn các phòng ban chức năng lập kế hoạch theo chuyên môn của mình Cụ thể như sau:

* Phòng tổ chức đảm nhiệm các kế hoạch:

+ Kế hoạch lao động tiền lương

+ Kế hoạch bảo hộ lao động

+ Kế hoạch đào tạo

+ Kế hoạch chính sách xã hội

* Phòng kế toán tài chính đảm nhiệm xây dựng

+ Kế hoạch tài chính

* Phòng cơ giới vật tư đảm nhiệm:

+ Kế hoạch về máy móc thiết bị

+ Kế hoạch nghiên cứu khoa học kỹ thuật, ứng dụng thiết bị, công nghệ hiện đại tiên tiến

* Phòng KCS đảm nhiệm

+ Kế hoạch kiểm tra chất lượng các các thiết bị và hoá chất y tế

Các kế hoạch phụ trợ do các phòng ban chức năng khác lập trên cơ sở tổng hợp từ các đơn vị dưới lên hầu như được thông qua Riêng kế hoạch về sản xuất kinh doanh, công ty sẽ tổ chức các đơn vị bảo vệ kế hoạch nếu có sự chênh lệch lớn giữa các chỉ tiêu

Sau đó, phòng kinh tế kế hoạch tổng hợp kế hoạch từ các phòng ban và các đơn vị thành viên thành bản kế hoạch của công ty Phòng kinh tế kế hoạch sẽ thay mặt công ty trình và bảo vệ kế hoạch trước ban quản trị Sau khi xem xét, đầu năm kế hoạch (thường là 15/1), Ban quản trị sẽ có bản kế hoạch tạm giao xuống công ty công ty cũng có kế hoạch tạm giao xuống các đơn vị

Bước 3:

Ban quản trị sau khi xem xét duyệt dự thảo kế hoạch của công ty gửi lên, chính thức giao công ty vào đầu năm kế hoạch (tháng 1-2 năm kế hoạch)

Chỉ tiêu này bao gồm:

- Chỉ tiêu pháp lệnh: Các khoản nộp ngân sách

- Chỉ tiêu hướng dẫn:

+ Giá trị tổng sản lượng

+ Doanh thu

+ Lợi nhuận thực hiện

+ Đầu tư và xây dựng

+ Thu nhập bình quân

Bước 4:

Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý công ty nhận báo cáo về tình hình thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc, tổng hợp lại gửi lên ban quản trị Ngược lại, công ty cũng thực hiện những cuộc kiểm tra theo định kỳ 3 tháng hoặc đột xuất đối với các đơn vị cấp dưới Kết quả kiểm tra là cơ sở cho việc đánh giá môi trường bên trong, môi trường bên ngoài của công ty và chất lượng công tác lập kế hoạch Từ đó có những điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu kế hoạch Thường thì tháng 7, 8 năm kế hoạch,Ban quản trị sẽ xem xét điều chỉnh

kế hoạch Theo đó, công ty cũng tiến hành điều chỉnh theo kế hoạch của các đơn vị thành viên Kế hoạch sau điều chỉnh là kế hoạch chính thức, là cơ sở pháp lý để đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị theo kế hoạch

Với cách thức tổ chức về mặt thời gian và không gian trong công tác lập

kế hoạch ở công ty thiết bị y tế Phương Đông xét theo mối quan hệ dọc (Ban quản trị - công ty - các văn phòng đại diện) và các mối quan hệ ngang (giữa các phòng ban) là tương đối hợp lý thể hiện được quan điểm đổi mới về công tác kế hoạch của công ty

Sự chỉ đạo xuyên suốt về mặt tổ chức từ Ban quản trị xuống công ty và xuống các văn phòng đại diện, giúp cho kế hoạch được thống nhất về nội dung hình thức, thuận lợi cho việc theo dõi kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch Quan trọng hơn cả là việc xác định và thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch cơ bản về sản xuất kinh doanh đã được bảo đảm được sự chỉ đạo theo định hướng từ cơ quan cấp trên xuống cơ quan cấp dưới (Ban quản trị - công ty – văn phòng đại diện) giúp cho công ty phát triển đúng hướng làm tăng doanh thu,giảm chi phí tới mức tối

đa Việc triển khai kế hoạch theo kiểu hai xuống một lên - hai xuống là một lần đưa chỉ tiêu hướng dẫn (vào đầu năm kế hoạch) của Ban quản trị (hoặc công ty) Một lên là gửi kế hoạch lên và bảo vệ kế hoạch (nếu có) của công ty (hoặc đơn vị) - đảm bảo kế hoạch được lập xuất phát từ cơ sở, điều đó có nghĩa là kế hoạch có tính khả thi cao Công ty sau khi nhận chỉ tiêu hướng dẫn của Ban quản trị giao xuống, kiểm tra, xây dựng biện pháp thực hiện kế hoạch Chỉ tiêu sản xuất kinh doanh thông qua đại hội công nhân viên chức vào khoảng tháng

2-3 hàng năm

5 Đánh giá chất lượng công tác lập kế hoạch tại công ty thiết bị y tế Phương Đông

Phân tích công tác lập kế hoạch trên cơ sở đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh trong thời gian qua:

Để đánh giá được hiệu qủa của công tác lập kế hoạch ở công ty ta dựa vào tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh so với kế hoạch đề ra trong 3 năm qua ở công ty: (Bảng 4 - Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất

kinh doanh trong3 năm qua)

* Đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh trong thời gian qua ở công ty:

Bang 8:Kết quả kinh doanh của công ty thời gian qua

Đơn vị: Tr đ

Chỉ tiêu KH 2005 2005 KH 2006 2006 KH 2007 2007

Tổng doanh thu 30.000 26.499 54.000 49.817 65.500 60.223

Doanh thu thuần 30.000 26.499 54.000 49.817 65.500 60.223

Lợi nhuận thuần 350 299 1500 1042 750 498

Lợi nhuân trước thuế 350 299 1500 1042 750 498

Lợi nhuận sau thuế 251 215 1020 709 539 358

Nguồn:Báo cáo tài chính công ty th ết bị y tế Phương Đông

Qua bảng 4, nhìn chung ta thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty luôn có mức tăng trưởng trừ năm 2007 dù doanh thu tăng cao nhưng lợi nhuận lại bị giảm xuống do giá vốn hàng bán và chi phí quản lí tăng quá nhanh

Trong 3 năm qua, công ty luôn hoàn thành được các chỉ tiêu kế hoạch đặt

ra, sản xuất kinh doanh có hiệu quả, nhịp độ tăng trưởng bình quân hàng năm rất cao,2006, 88.46%,2007, 22% hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách với Nhà nước, nâmg cao đời sống cán bộ công nhân viên, năng lực bán hàng được nâng lên, uy tín của công ty trong lĩnh vực thiết bị y tế được nâng cao

Nhưng qua số liệu cũng phần nào thấy được sự cạnh tranh quyết liệt của thị trường thiết bị y tế trong 3 năm trở lại đây, giá đấu thầu ngày càng thấp dẫn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty có chiều hướng giảm sút(2007 lợi nhuận giảm), tỷ suất lợi nhuận tính trên doanh thu cũng như tính trên vốn đều

có xu hướng giảm; Mặt khác do việc chưa có một hệ thống kế hoạch hoàn thiện nên làm chi phí trong nhiều vấn đề tăng cao thu

* Đánh giá tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh so với kế hoạch đề ra:

Qua bảng trên ta thấy nhìn chung kế hoạch đề ra không sát với thực tế

đặc biệt là 2 năm 2005 và năm 2006 (Ví dụ: Năm 2005 giá trị tổng sản lượng kỳ

kế hoạch đặt ra là 30.000 tr.đ trong khi đó trên thực tế lại đạt được 26.499 tr.đ, hay trong năm 2006 kỳ kế hoạch là 54.000tr.đ trong khi đó 49.817 tr.đ) Sơ dĩ như vậy là do các nguyên nhân:

- Thứ nhất: Do ảnh hưởng của công tác nghiên cứu và dự báo thị trường ở

công ty nói riêng Đối với công tác này công ty chưa thực sự xem xét một cách

kỹ do chưa thực sự nhanh nhạy nắm bắt được những diễn biến trong tương lai

để dự báo kế hoạch một cách chính xác (Ví dụ: Nhà nước ra luật thuế VAT, sự xuất hiện nagỳ càng nhiều các đối thủ cạnh tranh có tiềm lực lớn )

- Thứ hai: công ty chưa thực sự phát huy được những năng lực hiện có,

nhất là những lĩnh vực truyền thống như xây lắp và cơ giới nềm móng Đồng thời về mặt chủ quan công ty quản lý, điều hành chưa thực sự tốt, lực lượng gián tiếp còn đông, vốn lưu đông không đáp ứng kịp cho sản xuất nên dẫn đến chi phí trả lãi vay ngân hàng chiếm tỷ trọng tương đối cao trong giá thành (Từ 4 đến 8%)