Chương IV: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

NỘI DUNG - Xác định nguồn TTBS -Xác định thành phần TL thuộc diện nộp lưu để bổ sung vào lưu trữ - Phân chia các nguồn TL vào mạng lưới KLT + KLT Đảng thu thập TL thuộc PLTĐCS + KLT Nhà

CHƯƠNG IV:

THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆUVÀO LƯU TRỮ

I Khái niệm, mục đích, nội dung, nguyên tắc thu thập bổ sung TLLT

II Các n ội dung cơ bản của nghiệp vụ thu thập, bổ sung

III Thu thập bổ sung tài liệu vào LTHH

IV Thu thập, bổ sung tài liệu vào LTLS

vào các kho lưu trữ

theo quy định của Nhà

nước

3 NỘI DUNG

3 NỘI DUNG

- Xác định nguồn TTBS

-Xác định thành phần

TL thuộc diện nộp lưu

để bổ sung vào lưu trữ

- Phân chia các nguồn

TL vào mạng lưới KLT

+ KLT Đảng thu thập

TL thuộc PLTĐCS

+ KLT Nhà nước thu thập TL thuộc

PLTNN

Thực hiện thủ tục giao nộp TL vào KLT

Nguyên tắc TTBS TL theo khu vực thẩm quyền

Thu thập TL vào LT theo quy định của Nhà nước

1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ

để giao nộp vào LTLS.

1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ

(tiếp theo)

Điều 14 quy định thời hạn giao nộp TLLT:

- Sau 1 năm - kể từ năm công việc có liên quan đến

TL văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào LTHH.

- Từ LTHH vào LTLS được quy định như sau:

+ 10 năm đối với cơ quan, tổ chức ở TW.

+ 5 năm đối với cơ quan, tổ chức ở ĐP.

+ 30 năm đối với 3 bộ: công an, quốc phòng, ngoại giao (trừ TL hiện hành và chưa giải mật)

2 Sưu tầm những TL còn thiếu để bổ sung cho các PLT

TC, CN nói riêng, TLLT thường không đầy đủ do nhiều nguyên nhân: thiên tai, địch họa, chiến

góp phần hoàn chỉnh TL cho các PLT đồng thời góp phần hoàn thiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất TLLT.

3 Tr/nhiệm của LTHH trong c/tác TTBS tài liệu

1 Khái

niệm

LTHH

2 Nguồn TL cần thu thập vào LTHH

III Thu thập bổ sung TL vào LTHH

1 Khái niệm LTHH (lưu trữ cơ quan)

của CQ, TC có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng TLLT được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc CQ, TC

(K5- Đ2- PLLTQG 2001)

2 Nguồn TL cần thu thập vào LTHH

 Những TL hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức thuộc cơ quan

đó (tài liệu đã được giải quyết xong ở giai đoạn văn thư) => Những đơn vị tổ chức thực hiện các chức năng chủ yếu của cơ quan là nguồn TL bổ sung chính vào LTCQ.

 Lưu ý: TL cũ còn để lại ở các đơn vị và

cá nhân trong CQ cũng thuộc nguồn nộp lưu vào LTHH của CQ

3 Tr/nhiệm của LTHH trong c/tác TTBS

 Chuẩn bị kho tàng và ph/tiện để tiếp nhận TL

Sơ đồ CCTC của Trường CĐ Nội vụ HN

BAN GIÁM HiỆU Các phòng Các khoa Các trung tâm Cơ sở đào tạo tại Đà NẵngĐào tạo

GD thường xuyên Giáo dục đại cương

Tin học Đào tạo Nghề

IV Thu thập, bổ sung TL vào LTLS

1 Khái niệm LTLS

2 Nguồn TL cần thu thập vào LTLS

3 Trách nhiệm của LTLS trong công tác TTBS

1 Khái niệm lưu trữ lịch sử (LT cố định)

nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài

và phục vụ sử dụng TLLT được tiếp nhận từ LTHH và các nguồn tài liệu khác (K6- Đ2 – PLLTQG 2001)

 VD: TTLTQG I,II,III, IV, TTLT tỉnh…

2 Nguồn TL cần thu thập vào LTLS

- Các cơ quan tổ chức của chế độ PKVN;

- Các CQ, TCTW của Nhà nước: VNDCCH; CHMNVN; VNCH; CHXHCNVN;

- Các DN Nhà nước do TTCP, bộ trưởng, thủ trưởng CQ ngang bộ, thủ trưởng CQ thuộc CP quyết định th/lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật;

- Các CQ, TC của chế độ thực dân, đế quốc xâm lược trên lãnh thổ VN trước 30/4/1975;

- Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện cho, tặng, ký gửi hoặc bán TLLT.

2 Nguồn TL cần thu thập vào LTLS

* Các lưu trữ tỉnh, huyện có thẩm quyền thu thập TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức sau:

- Cơ quan tổ chức Nhà nước cùng cấp ở ĐP;

- Doanh nghiệp Nhà nước do chủ tịch UBND tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh

tế khác;

- Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện

2 Nguồn TL cần thu thập vào LTLS

* Trung tâm lưu trữ TL chuyên môn:

Thu thập tài liệu có giá trị lịch sử từ các cơ quan thuộc ngành

3 Thời hạn giao nộp

KHCN, tài liêu XDCB: sau 10 năm kể từ năm TL được g/nộp vào LTHH của các CQ, TC ở TW; sau 5 năm kể từ năm TL được g/nộp vào LTHH của các

CQ, TC ở ĐP.

ghi hình và các TL khác: sau 2 năm kể từ năm TL được g/nộp vào LTHH của các CQ, TC.

từ năm được g/nộp vào LTHH của CQ, TC trừ TL chưa được giải mật và TL còn giá trị hiện hành.

4 Trách nhiệm của LTLS trong c/tác TTBS

(Được quy định tại K4 - Đ6 - NĐ 111)

 Lập kế hoạch thu thập tài liệu;

 Phối hợp với LTHH lựa chọn TL cần thu thập;

 Hướng dẫn LTHH chuẩn bị TL giao nộp;

 Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận TL;

 Tổ chức tiếp nhận TL và lập biên bản giao nhận TL.

 Lưu ý: Việc thu thập TL được tiến hành trên cơ

sở hồ sơ hoặc ĐVBQ được thống kê thành MLHS,

TL nộp lưu.

Bài tập:

quan anh (chị) đang công tác.

phần tài liệu cần thu thập vào kho lưu trữ của cơ quan anh (chị) đang công tác.

CÂU HỎI ÔN TẬP

 1 Khái niệm, nội dung và ng/tắc TTBS TLLT?

 2 Khái niệm, đặc điểm LTCQ (lưu trữ hiện

hành)? Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào LTCQ?

 3 Khái niệm LTLS? Các nguồn thu thập, bổ sung TL vào LTLS?

 4 Các nguyên tắc thu thập, bổ sung TLLT vào LTLS?

 5 Thẩm quyền và trách nhiệm của LTCQ và LTQG trong công tác thu thập, bổ sung TL?

THỰC HÀNH

 1 Xác định nguồn và thành phần TL thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ của một CQ cụ thể.

 2 Xử lý các tình huống trong việc sưu tầm

những TL quý hiếm từ nhân dân để bổ sung vào các LTLS.

 3 Dự kiến và tìm biện pháp xử lý các tình huống khó khăn thường gặp khi đi thu thập TL tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc vào LTCQ