Tìm hiểu công tác phục vụ bạn đọc ở Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Vinh

Vì những lý do trên, em chọn đề tài: “Tìm hiểu công tác phục vụ bạn đọc ở Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Vinh” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình.. Trên cơ sở nghiên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN

- -

TÌM HIỂU CÔNG TÁC PHỤC VỤ BẠN ĐỌC

Ở TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

(TÓM TẮT KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP)

Người hướng dẫn : Ths Vũ Dương Thuý Ngà

Sinh viên thực hiện : Võ Thuý Ngọc

Lớp : Thư viện – Thông tin 36H

Huế, 2008

LỜI MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Khoa học công nghệ hiện đại đã thực sự trở thành nguồn lực cho sự phát triển và phồn vinh của mỗi quốc gia và của toàn nhân loại Sự phát triển như vũ bão của cuộc cách mạng khoa học công nghệ hiện đại là tiền đề tạo nên cuộc “cách mạng thông tin” Một xã hội thông tin trên phạm vi toàn cầu đuợc hình thành và phát triển Và với sự tham gia vào việc cung cấp thông tin phục vụ bạn đọc , hoạt động Thông tin - Thư viện ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong đời sống của xã hội loài người

Trong tình hình chung đó, vấn đề tổ chức phục vụ bạn đọc luôn phát sinh những điều mới mẻ, đòi hỏi phải có các phương thức hiện đại hơn, bên cạnh những phương thức phục vụ truyền thống Vì vậy, tự động hóa công tác phục vụ bạn đọc tại các thư viện trở thành nhu cầu tất yếu và cấp thiết

Trung tâm Thông tin – Thư viện trường đại học Vinh với đặc thù là cơ quan thông tin - thư viện của trường đại học thì việc đáp ứng nhu cầu đọc cho bạn đọc là một nhiệm vụ quan trọng đặt ra hiện nay, nhất là trước yêu cầu phát triển ngày càng cao của đất nước và nhu cầu thông tin phong phú, phức tạp của bạn đọc

Những năm gần đây, Trung tâm Thông tin - Thư viện trường đại học Vinh đã không ngừng đổi mới và nâng cao chất lượng các hình thức phục vụ bạn đọc để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của bạn đọc Sự đổi mới đó đã dẫn đến những kết quả rõ rệt Đây là một mô hình cần được nghiên cứu để nhân rộng

Vì những lý do trên, em chọn đề tài: “Tìm hiểu công tác phục vụ bạn đọc ở Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Vinh” làm đề tài khoá

luận tốt nghiệp của mình

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Trên cơ sở nghiên cứu đặc điểm và khảo sát thực trạng công tác phục

vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh, khóa luận sẽ đưa ra những đánh giá, nhận xét về công tác phục vụ bạn đọc và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác phục vụ bạn đọc trong giai đoạn tiếp theo nhằm góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Công tác Phục vụ bạn đọc bao gồm công tác tổ chức bộ máy tra cứu, công tác tổ chức hệ thống các phòng phục

vụ, hoạt động tuyên truyền giới thiệu sách… tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là: tập trung nghiên cứu công tác Phục

vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh trong giai đoạn hiện nay

4 Tình hình nghiên cứu của đề tài

Hiện nay đã có khá nhiều bài báo, tạp chí và các khoá luận, luận văn nghiên cứu về đề tài Công tác Phục vụ bạn đọc ở các cơ quan thông tin thư viện khác nhau Nhưng chưa có đề tài nghiên cứu chuyên sâu về công tác phục vụ bạn đọc tại Thư viện Đại học Vinh

5 Phương pháp nghiên cứu

Khoá luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể sau:

- Phân tích và tổng hợp tài liệu liên quan đến đề tài

- Điều tra khảo sát thực tế bằng phiếu điều tra

- Phỏng vấn cán bộ và bạn đọc

- Thống kê số liệu

6 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục các từ viết tắt, phụ lục, nội dung khoá luận gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại

học Vinh

Chuơng 2: Thực trạng công tác Phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông

tin - Thư viện trường Đại học Vinh

Chương 3: Nhận xét và Kiến nghị

Sau quá trình học tập và nghiên cứu một cách nghiêm túc, em

đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Thư viện – Thông tin, Đại học Văn hóa Hà Nội, Trường Văn hoá Nghệ thuật Huế và các cô, chú, anh, chị trong Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Vinh đã tạo điều kiện cho em có một kỳ thực tập và nghiên cứu bổ ích Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Thạc sỹ Vũ Dương Thúy Ngà, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận này

Vì hạn chế về thời gian và trình độ nghiên cứu nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em rất mong nhận được những nhận xét, đóng góp của các thầy cô và các bạn để khoá luận hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện:

Võ Thúy Ngọc

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Ngày 16-7-1959, Bộ trưởng Bộ GD&ĐT ký quyết định số 375/NĐ thành lập phân hiệu Đại học Sư phạm Vinh Ngay sau đó, ban giám hiệu đã bắt tay vào xây dựng Thư viện Những năm chiến tranh, phải sơ tán tới các tỉnh khác, thư viện cũng lưu động để phục vụ công tác dạy và học của cán bộ

và sinh viên trường với hàng vạn tấn sách và trang thiết bị

Năm 1988, đựơc hưởng mức A của dự án giáo dục Đại học từ quỹ nâng cao chất lượng của ngân hàng thế giới, với số tiền 500.000 USD, trường đã dùng ngân sách này để nâng cấp thư viện và xây dựng Trung tâm Thông tin-Thư viện

Do nhu cầu phát triển, đến năm 2001, cùng với quyết định đổi tên trường Đại học Sư phạm Vinh thành trường Đại học Vinh (quyết định số 62/2001/QĐ-TTg ngày 25-4-2001 của Thủ tướng Chính phủ về đổi tên

“Trường Đại học Sư phạm Vinh” thành “Trường Đại học Vinh” ), ngày 09-2001 Bộ GD&ĐT đã quyết định số 4947/QĐ - BGD & ĐT – TCCB thành lập Trung tâm Thông tin - Thư viện, trên cơ sở sát nhập thư viện trường và thư viện các khoa Lịch sử, Ngữ văn (hiện chỉ còn thư viện khoa Ngoại ngữ với hơn 1107 bản sách phục vụ cho sinh viên chuyên ngành tiếng nước ngoài)

04-Được sự chỉ đạo trực tiếp của Đảng uỷ, sự đầu tư thích đáng của Ban giám hiệu, sự nỗ lực vượt bậc của cán bộ, công chức cơ quan; Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh đã hiện đại hoá trang thiết bị máy móc hiện đại đảm bảo cho việc cài đặt, vận hành phần mềm quản trị thư viện ILIB và công tác quản lý nghiệp vụ, quản lý chuyên môn nghiệp vụ

Thấy được vai trò, vị trí quan trọng của trung tâm thông tin-thư viện trong việc nâng cao chất lượng đào tạo, lãnh đạo Đại học Vinh đã đầu tư thích đáng để xây dựng một trung tâm hiện đại, ngang tầm với thời đại Ngày 4-2-

2004, nhà trường đã khởi công xây dựng Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh 7 tầng với vốn đầu tư 25 tỷ đồng Và tháng 9-2007, trung tâm mới đã được đưa vào sử dụng phục vụ bạn đọc

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh

Cũng như nhiều thư viện của các trường đại học khác, Trung tâm Thông tin Thư viện trường đại học Vinh đã đảm nhiệm chức năng giữ gìn, thu thập và tổ chức việc xây dựng cơ sở dữ liệu, tổ chức in ấn, phát hành và cung cấp các loại tài liệu nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nghiên cứu, giảng dạy, học tập cho cán bộ, công chức, học sinh, sinh viên

và học viên cao học tại trường Đại học Vinh

Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh đã xác định một

- Tổ chức tìm tin, tuyên truyền, giới thiệu vốn tài liệu của thư viện, tham gia xây dựng và hình thành thói quen đọc sách báo trong cán bộ, học sinh, sinh viên

- Xử lý thông tin, biên soạn các ấn phẩm thông tin khoa học phù hợp với chức năng, nhiệm vụ

- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến vào công tác thư viện, xây dưng nguồn CSDL, từng bước hiện đại hoá thư viện,

xây dựng thư viện điện tử, thực hiện việc hợp tác, trao đổi tài liệu liên thông giữa các thư viện trong và ngoài nước

- Tổ chức việc in ấn, phát hành và cung cấp các tài liệu, giáo trình, mẫu biểu phục vụ cho công tác đào tạo của trường

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ

VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH:

BAN GIÁM HIỆU

Tư liệu

Phòng phục

vụ

Tổ in

Phòng đọc

Phòng mượn

1.3 Đội ngũ cán bộ làm công tác Phục vụ bạn đọc

Hiện nay, Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh có 42 cán bộ, riêng các phòng phục vụ là 19 người (chiếm 45,2% tổng số cán bộ của toàn trung tâm), đều được trực tiếp hay gián tiếp tham gia vào quy trình Phục

vụ bạn đọc Trong đó, có 13 cán bộ tốt nghiệp ngành thư viện - thông tin Tất

cả đều nắm vững lí thuyết quy trình phục vụ bạn đọc, sử dụng thành thạo máy

vi tính, tuy nhiên, một số còn có hạn chế về kinh nghiệm công tác, trình độ ngoại ngữ…

Với trình độ và số lượng cán bộ như hiện nay, phòng phục vụ đã có thể triển khai các hoạt động đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu đọc của bạn đọc

1.4 Vốn tài liệu và cơ sở vật chất của Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh:

1.4.1 Đặc trưng về vốn tài liệu:

Vốn tài liệu tại trung tâm phong phú về nội dung và đa dạng về loại hình: gồm giáo trình, sách tham khảo, tạp chí khoa học, báo và tài liệu phục

vụ cho các chuyên ngành đào tạo và nghiên cứu của nhà trường cũng như việc nâng cao trình độ chính trị tư tưởng, tìm hiểu về văn học, lịch sử, văn hoá đất nước và nhu cầu giải trí Trung tâm có 26.000 đầu sách, 30 vạn bản sách, báo, tạp chí, luận văn, xây dựng các CSDL và dịch vụ khoa học công nghệ, tổ chức

và bao gói dữ liệu trên đĩa CD ROM, thu thập, chọn lọc, xử lý, nhập và tổ chức dữ liệu CSDL tiếng việt, tiếng Anh với các lĩnh vực công nghệ sinh học, khoa học công nghệ tổng hợp gồm các lĩnh vực mũi nhọn như vật liệu, năng lượng, điện tử, tin

+ Về mặt ngôn ngữ: Tài liệu hiện có ở trung tâm phần lớn là tiếng Việt, sau đó là tiếng Nga, tiếng Anh và một số tài liệu được thể hiện bằng các ngôn ngữ khác

Trường hiện đang có 16 khoa đào tạo, một khối phổ thông chuyên

Lịch sử

GD chính trị Địa lí

GD thể chất

GD quốc phòng

GD tiểu học Ngoại ngữ Khối phổ thông

Bảng 1: Thống kê đầu tên sách theo từng khoa

Bằng nguồn vốn của Tiểu dự án Giáo dục đại học, trung tâm đã mua các CSDL toàn văn (bằng tiếng Việt và Tiếng Anh) của Trung tâm Khoa học

Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia, tổng công ty phát hành Việt Nam, các CSDL thư mục sách của thư viện Quốc gia Việt Nam… Hiện tại, bạn đọc đến trung tâm có thể tra cứu tin trực tiếp bằng máy tính các nguồn tin:

- CSDL thư mục sách: Trên 20.000 biểu ghi (sách tiếng Việt và tiếng Anh, tiếng Nga,…)

- CSDL toàn văn luận án: trên 4.000 biểu ghi

- CSDL toàn văn giáo trình và bài giảng điện tử: gần 300 biểu ghi (do cán bộ giảng dạy của trường biên soạn)

- CSDL trực tuyến như Blackwell, Ebsco và trên 11.000 tạp chí toàn văn đa lĩnh vực

- Tài liệu dạng nghe nhìn: băng cassette, video, đĩa CD-ROM Ngoài

ra, bạn đọc có thể tra tìm thông tin ở các CSDL thông qua mạng LAN và mạng internet

Tuy nhiên, Vốn tài liệu hiện đang lưu trữ tại trung tâm vẫn chưa đáp ứng được đầy đủ trước yêu cầu đổi mới công tác GD-DT của nhà trường (đặc biệt thiếu các đầu sách về các ngành khoa học thực nghiệm) Số lượng sách chưa nhiều cả về số tên sách và số bản sách Tính theo chuyên ngành đào tạo thì số đầu tên sách chưa đồng đều: cao nhất là ngành văn học có 2376 đầu tên sách, thấp nhất là ngành giáo dục quốc phòng có 80 đầu tên sách Xu hướng xây dựng vốn tài liệu tại trung tâm trong những năm tới là bổ sung sách, tài liệu theo nhu cầu của người dạy và người học Ưu tiên bổ sung tài liệu cho những khoa, mã ngành mới mở, các chuyên ngành hẹp Loại hình tài liệu bổ sung cũng sẽ có những thay đổi đó là bên cạnh dạng tài liệu truyền thống bằng giấy, chú trọng bổ sung thêm dạng tài liệu điện tử

1.4.2 Cơ sở vật chất:

Hiện nay, Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh sử dụng phần mềm quản trị ILIP của công ty máy tính truyền thông CMC ILIP

là giải pháp thư viện điện tử cho các thư viện tại Việt Nam Đây là một hệ thống thư viện tích hợp với các module được thiết kế nhằm đáp ứng các nhu cầu của các thư viện trong nước, thư viện công cộng, thư viện các trường đại học trong toàn quốc

Trung tâm có đầy đủ về các loại máy móc, trang thiết bị hiện đại đảm bảo cho việc cài đặt, vận hành phần mềm quản trị thư viện ILIB vào công tác quản lí nghiệp vụ, quản lí chuyên môn thư viện như: máy chủ, máy trạm có cấu hình cao, máy scan, camera, máy in mã vạch, máy photo siêu tốc, máy fax, email Bên cạnh đó, trung tâm còn có xưởng in mini gồm 1 máy phơi bản điện tử, 1 máy sấy bản kẽm, 1 máy in offset 4 trang, phục vụ cho việc in

ấn giáo trình, tài liệu phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học; được trang bị mới 26 loại thiết bị đồ gỗ chuyên dụng cho hoạt động của thư viện như bàn, ghế 4 chỗ ngồi, giá sách, bàn làm việc với hàng ngàn chỗ đọc, được tổ chức thành các phòng đọc chuyên ngành Trung tâm được trang bị gần 100 máy vi tính có cấu hình cao, 3 máy photocopy hiện đại

1.5 Bạn đọc và nhu cầu đọc tại trung tâm

Đề án “Quy hoạch xây dựng trường ĐH Vinh đến năm 2010” đã ghi rõ

mục tiêu là: “Xây dựng trường ĐH Vinh thành một cơ sở đào tạo giáo viên và

cán bộ KHKT đa lĩnh vực và là trung tâm nghiên cứu, tiếp thu và chuyển giao tiến bộ KH-CN của khu vực Bắc trung bộ nhằm đào tạo giáo viên và cán bộ

kĩ thuật có trình độ trên ĐH, ĐH và dưới ĐH (KHGD, KHTN, KHXH, Công nghệ, Kinh tế, Nông-Lâm-Ngư…), nghiên cứu, triển khai chuyển giao KH-CN gắn với đào tạo, thông tin KH và triển khai các kết quả nghiên cứu vào sản xuất và đời sống xã hội; hỗ trợ, tư vấn về học thuật và bồi dưỡng cán bộ,xây dựng đội ngũ cán bộ cho các trường ĐH, CĐ, TH, dạy nghề và các cơ sở khác trong khu vực”

1.5.1 Bạn đọc

Bạn đọc là yếu tố cơ bản của hoạt động thư viện, vừa là khách hàng của các dịch vụ trung tâm, đồng thời có thể là những người sản sinh ra những thông tin mới Vấn đề bạn đọc và đáp ứng nhu cầu bạn đọc là một trong những nhiệm vụ quan trọng giúp định hướng hoạt động của trung tâm thông tin thư viện trường đại học Vinh

- Hiện nay, Trung tâm Thông tin Thư viện trường đại học Vinh đang phục vụ cho số lượng người đọc đông đảo gồm: trên 800 cán bộ (hơn 550 cán

bộ làm công tác giảng dạy), gần 20.000 học sinh - sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh (học trực tiếp tại trường trên 13.000 người)

Bạn đọc tại trung tâm có thể được phân chia thành các nhóm sau đây:

* Nhóm cán bộ làm công tác quản lí:

Ban giám hiệu, trưởng, phó các khoa, khối, các phòng ban, tổ bộ môn, các cán bộ lãnh đạo Đảng, chính quyền, đoàn thể, …làm công tác quản lí đồng thời là cán bộ giảng dạy bộ môn ở các khoa, kiêm nhiệm thêm một phần công tác giảng dạy Đặc thù của cán bộ quản lí là đưa ra các quyết định, đặt ra mục tiêu, phương hướng, đường lối phát triển của trường, của khoa, của bộ môn… lập kế hoạch để thực hiện các mục tiêu đề ra và tổ chức thực hiện kế hoạch Thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản lí càng đạt kết quả cao Do vậy, nhóm cán bộ làm công tác quản lí cần phải được cung cấp những thông tin chính xác và kịp thời

* Nhóm cán bộ làm công tác giảng dạy:

Là những người có nhu cầu đọc phong phú, đa dạng gắn liền với chuyên môn và phục vụ cho công tác giảng dạy các môn học Đây là nhóm bạn đọc có nhu cầu đọc năng động và tích cực

* Nhóm bạn đọc là học sinh, sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh:

Đây là nhóm bạn đọc đông đảo nhất, chiếm tỉ lệ cao trong tổng số lượt độc giả đến trung tâm và là đối tượng bạn đọc chính của trung tâm Việc đổi mới chương trình giáo dục đại học đòi hỏi họ phải tích cực, năng động, sáng

tạo, cần phải chủ động trong tự học tập, tự trang bị kiến thức để đáp ứng với nhu cầu đào tạo hiện tại

1.5.2 Nhu cầu đọc

Nhu cầu đọc là nhu cầu đòi hỏi khách quan của cá nhân, tập thể hay nhóm xã hội để duy trì thực hiện hoạt động nhận thức và hoạt động xảy ra trong thực tiễn đời sống hàng ngày Nhu cầu đọc bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác nhau như: điều kiện kinh tế xã hội, trình độ văn hoá, nghề nghiệp cá nhân…

* Nhóm cán bộ làm công tác quản lý:

Nhu cầu đọc của nhóm này mang tính vừa tổng thể vừa cụ thể chuyên sâu, thông tin phải chính xác và cập nhật Đấy là những thông tin, tài liệu về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, đặc biệt là các văn bản, chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Nhà nước

Nguồn cung cấp và phương thức cung cấp thông tin: được gửi trực tiếp; chú trọng cung cấp các thông tin đã được xử lý mang tính chất dữ kiện, con

số, bảng biểu, các bảng tin nhanh, các bài tổng luận, tổng quan; là tài liệu gốc, cho mượn về nhà, bản sao hay một phần bản sao của tài liệu gốc, đặc biệt là các tạp chí chuyên ngành xuất bản bằng tiếng nước ngoài (nhất là bằng tiếng Anh)

* Nhóm cán bộ làm công tác giảng dạy:

Là nhóm bạn đọc có trình độ cao, nhu cầu đọc phong phú, chuyên sâu

và đa dạng Yêu cầu thông tin phải mang tính chất chuyên sâu và mới, chứa đựng những thành tựu khoa học - đặc biệt là lĩnh vực khoa học thực nghiệm, các báo cáo kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học, các đề tài nghiên cứu – triển khai trong nước và ngoài nước

Nguồn cung cấp và phương thức cung cấp thông tin: trung tâm luôn tạo điều kiện tốt nhất cho nhóm bạn đọc này Các tạp chí chuyên môn, chuyên ngành hẹp theo từng lĩnh vực giảng dạy được chú ý quan tâm, nhất là các tạp chí chuyên ngành được viết bằng tiếng nước ngoài Là tài liệu gốc cho mượn

về nhà, bản sao hay một phần bản sao của tài liệu gốc Bên cạnh đó, họ có thể yêu cầu trung tâm cung cấp các danh mục tài liệu, để phục vụ cho nhiệm vụ, công việc của họ Với những tài liệu hiện có, trung tâm đáp ứng nhanh nhất, trong khoảng thời gian ngắn nhất Với những tài liệu không có tại trung tâm thì trung tâm có kế hoạch cung cấp cho bạn đọc bằng cách khai thác từ các nguồn tài liệu bên ngoài

* Nhóm bạn đọc là học sinh, sinh viên, học viên cao học:

Khác với hai nhóm bạn đọc trên, nhu cầu đọc của nhóm độc giả này đơn giản hơn, mặc dù đây là nhóm người đọc đông đảo nhất Nhu cầu đọc của nhóm này là tài liệu sách giáo khoa, các loại giáo trình theo môn học, sách, báo, tạp chí mang tính chất giải trí… một bộ phận độc giả là sinh viên cuối khoá, học viên cao học chuẩn bị tốt nghiệp ra trường, nên nhu cầu đọc của nhóm này là tài liệu về chuyên ngành, chuyên sâu mà khoá luận, đề tài sẽ triển khai

Nguồn cung cấp và phương thức cung cấp thông tin: tài liệu phục vụ cho nhóm này phần lớn được viết bằng ngôn ngữ tiếng Việt có tại trung tâm, cho mược đọc tại chỗ và cho mượn về nhà với quy định thời gian cụ thể Ngoài ra, theo nhu cầu của từng cá nhân, trung tâm cũng cho phép photo một phần tài liệu gốc hay cung cấp danh mục các tài liệu theo chuyên đề (cung cấp các thư mục chuyên ngành)

1.6 Khái quát về công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh:

1.6.1 Yêu cầu đối với nhiệm vụ của công tác Phục vụ bạn đọc

Công tác Phục vụ bạn đọc có vị trí quan trọng: có thể coi là khâu trung tâm Bởi công tác Phục vụ bạn đọc là khâu trực tiếp với bạn đọc, khâu gắn nhiều nhất với thực tiễn của ngành nghề, khâu cuối cùng của chu trình chuyên môn khép kín thực hiện việc luân chuyển sách, tài liệu tới người đọc (kể từ khi cuốn sách, tài liệu được nhập vào thư viện), trực tiếp quyết định kết quả hoạt động của công tác thư viện

Do đó, trung tâm đã thực hiện nhiều biện pháp để hoàn thiện và nâng cao công tác Phục vụ bạn đọc, nhằm mục đích nâng cao chất lượng phục vụ Điều đó thể hiện ở:

- Tổ chức tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, chính xác qua các ngôn ngữ tìm khác nhau hiện đang được sử dụng tại trung tâm như: ngôn ngữ tìm tài liệu theo từ khoá, theo chỉ số phân loại, theo tác giả…

- Xây dựng thêm ngôn ngữ tìm tài liệu theo đề mục chủ đề

- Trung tâm có thể trao đổi, chia sẻ Vốn tài liệu với các thư viện, cơ quan thông tin (trong và ngoài hệ thống) để bổ sung, phát triển Vốn tài liệu, phục vụ các yêu cầu đọc của người đọc một cách linh hoạt và đầy đủ

1.6.2 Hệ thống tra cứu tìm tin:

Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Vinh, hệ thống tra cứu có các bộ phận sau:

Mục lục quyển, hệ thống mục lục phiếu Tuy nhiên, hiện nay ở trung tâm, hệ thống mục lục phiếu này chỉ mang tính chất lưu trữ, tham khảo chứ không được sử dụng để tra cứu tin

Trung tâm hiện có một kho tự chọn tài liệu (kho mở), dành cho sinh viên năm cuối, sinh viên thực tập, học viên cao học và nghiên cứu sinh tham khảo các khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận án đã bảo vệ của các khóa trước

Hệ thống tra cứu trực tuyến OPAC mạng nội bộ của trường và mạng quốc

tế internet cũng phát huy hiệu quả lớn trong việc góp phần đơn giản hóa việc tra cứu tìm tin của bạn đọc và hiện đại hóa công tác phục vụ bạn đọc ở trung tâm

Ngoài ra, trung tâm còn có hệ thống tra cứu trực tuyến OPAC máy trạm ở các khoa đã nối mạng và dịch vụ tư vấn được sử dụng hiệu quả và đáp ứng tốt nhu cầu của bạn đọc

1.6 3 Công tác phục vụ bạn đọc :

- Tài liệu được xếp theo môn loại khoa học, không phân biệt khổ cỡ và ngôn ngữ Tuỳ theo kho mà bạn đọc tiếp cận trực tiếp với tài liệu hoặc gửi phiếu yêu cầu cho thủ thư đi lấy sách

- Ngoài ra, bạn đọc có thể tìm kiếm thông tin qua mục lục điện tử, mục lục phiếu, mục lục quyển…

- Bạn đọc truy cập vào hệ thống online của Trung tâm thông qua hệ thống mạng internet của trường Từ hệ thống này, bạn đọc truy cập vào nguồn thông tin điện tử của Trung tâm và trên internet

Trang web của Trung tâm giới thiệu nhiều thông tin liên quan đến hoạt động thông tin thư viện và các hoạt động khác với mục đích hội nhập - chuẩn hoá - liên thông

Trung tâm mở cửa phục vụ thông tầm (từ 7h đến 21h) tất cả các ngày trong tuần, riêng thứ 7 và chủ nhật, thư viện chỉ mở cửa phục vụ đến 18h Chính vì vậy mà Trung tâm đã thu hút được đông đảo bạn đọc

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHỤC VỤ BẠN ĐỌC Ở TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

Trong hoạt động của thư viện, công tác phục vụ bạn đọc luôn giữ vai trò quan trọng, là cầu nối giữa người đọc và kho sách, giúp bạn đọc lựa chọn

sử dụng tài liệu đúng mục đích và có hiệu quả Công tác với người đọc còn là biện pháp tích cực góp phần nâng cao dân trí, thẩm mỹ, tư tưởng, đạo đức… của toàn xã hội, xây dựng con người mới phát triển toàn diện Như vậy, có thể nói một trong những tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả hoạt động của thư viện, trung tâm thông tin chính là hiệu quả của công tác Phục vụ bạn đọc

Phục vụ bạn đọc tưởng như có vẻ thụ động đơn giản, nhưng thực chất lại là hàng loạt những việc làm có tính khoa học, khó khăn, phức tạp, có sự nghiên cứu nhiều mặt của cán bộ thư viện, nhằm thoả mãn đến mức cao nhất nhu cầu, hứng thú đọc của bạn đọc

Xuất phát từ việc nghiên cứu hai đối tượng chủ yếu và luôn luôn biến động của thư viện là kho sách và người đọc, Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh tổ chức tương đối tốt công tác Phục vụ bạn đọc, đã đảm bảo tài liệu quay vòng được nhiều lượt, nội dung tri thức chứa đựng trong tài liệu được khai thác triệt để Để phục vụ bạn đọc tốt hơn, luôn thoả mãn nhu cầu của bạn đọc, trung tâm đã tổ chức các hình thức phục vụ như phục vụ đọc tại chỗ, phục vụ mượn về nhà, tổ chức bộ máy tra cứu, tuyên truyền giới thiệu sách báo…

2.1 Tổ chức hệ thống các phòng phục vụ:

Để tiến hành phục vụ người đọc, Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh đã tổ chức hai phương thức: phục vụ đọc tại chỗ và cho mượn về nhà Trong đó, trung tâm dành sự quan tâm đặc biệt đối với việc

phục vụ nhu cầu đọc tại chỗ Điều đấy được thể hiện rõ qua việc trung trung tâm đã tổ chức 8 phòng đọc tại chỗ, trong khi chỉ có một phòng mượn về nhà

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÁC PHÒNG PHỤC VỤ CỦA TRUNG TÂM

NLN: Tài liệu ngành nông – lâm – ngư

LA: Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp

GT: Giáo trình

2.1.1 Phòng đọc:

Bộ phận phục vụ

Phòng đọc

Phòng Mượn

Ở bất kỳ một thư viện hay cơ quan thông tin nào cũng tổ chức phòng đọc Phòng đọc có ý nghĩa rất lớn Tại đây, bạn đọc có thể đọc tất cả các tài liệu mà thư viện có, bao gồm đầy đủ các môn loại tri thức, tạo điều kiện cho việc nghiên cứu tài liệu của bạn đọc Bởi vì , trong một ngày, họ có thể đọc tại chỗ nhiều tài liệu của phòng Kho tài liệu của phòng đọc lại luôn đầy đủ, phong phú, đa dạng cả về nội dung lẫn hình thức so với các phòng khác nên

nó luôn là điểm đến của bạn đọc trong thư viện

Trung tâm chia phòng đọc ra thành 8 phòng, với các loại hình tài liệu khác nhau:

- 2 phòng đọc sách chung, với tất cả các tên sách có trong Trung tâm

Như vậy, vấn đề tổ chức các phòng phục vụ đã ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công tác Phục vụ bạn đọc của thư viện Điều quan trọng là mỗi thư

viện phải luôn tìm tòi, sáng tạo để tổ chức các phòng sao cho thích hợp, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của bạn đọc khi đến thư viện

2.1.1.1 Phòng đọc sách chung:

Ở đây, tập trung toàn bộ tên sách hiện có tại trung tâm nên bạn đọc đến tìm tài liệu nhiều Để phục vụ bạn đọc được tốt hơn, trung tâm đã chia phòng đọc chung ra thành hai phòng với tên DC1 (gồm 16.460 bản sách) và DC2 (gồm 12.922 bản sách)

Kho tài liệu ở đây được sắp xếp theo số đăng kí cá biệt, không phân biệt khổ cỡ, môn loại Với đặc trưng là một trường Đại học đào tạo đa ngành nên vốn tài liệu của trung tâm có rất nhiều loại như: giáo trình, sách, luận án, luận văn, báo, tạp chí…Do đó, việc phân chia phòng đọc theo loại hình tài liệu đã thu được kết quả cao trong công tác Phục vụ bạn đọc của từng phòng nói riêng và của Trung tâm nói chung Mỗi loại hình tài liệu được đặt ở mỗi phòng riêng như vậy, sẽ tránh được tình trạng sách bị phân tán ở nhiều nơi, nơi thì không đủ sách để phục vụ, nơi thì sách để không

Vì phòng đọc chung là phòng có đầy đủ nhất tên sách của trung tâm nên số lượng bạn đọc đến phòng rất đông, trung bình mỗi ngày có thể lên tới 300- 400 lượt bạn đọc và số lượng sách được phục vụ là khoảng 500 cuốn/ ngày Tuy phòng có đến gần 200 chỗ ngồi nhưng lúc nào cũng chật, không đủ ghế cho bạn đọc ngồi Do chỉ phục vụ đọc tại chỗ, mà số lượng bạn lại đông nên vai trò của người thủ thư là rất quan trọng Họ phải làm sao đáp ứng nhu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác Xác định được vai trò của mình, cán bộ thủ thư của phòng rất năng động, sáng tạo, có trách nhiệm trong công việc và họ luôn đặt mục tiêu trong vòng 2-3 phút là phải có tài liệu phục vụ bạn đọc Bởi vậy mà tất cả các bạn đọc khi đến phòng này đều hài lòng với thái độ và tinh thần phục vụ của thủ thư

Về quy trình phục vụ tài liệu cho bạn đọc tại phòng đọc được tiến hành như sau: bạn đọc đưa phiếu yêu cầu, trên phiếu có ghi đầy đủ thông tin cần thiết tên người mượn, tên tài liệu, kí hiệu tài liệu…, thủ thư nhận phiếu yêu

cầu và đi lấy sách Nếu sách đúng với kí hiệu trên phiếu, bạn đọc đưa thẻ cho thủ thư quét vào máy, đồng thời quét số đăng kí cá biệt của sách, bạn đọc nhận sách về chỗ đọc Khi lên trả, thủ thư lại quét thẻ thư viện và mã vạch của sách để xoá thông tin mượn Nếu sách không đúng với kí hiệu trên phiếu, thủ thư tìm hiểu xem có phải do bạn đọc tra tìm sai kí hiệu hay không, nếu đúng vậy thì hướng dẫn họ trở lại phòng thông tin tra lại cho chính xác

Công việc ở phòng đọc thường hay bận rộn, vất vả hơn các phòng khác Mỗi bạn đọc, khi đến đọc tài liệu được mượn đọc 2 cuốn tài liệu một lúc và không hạn chế số lần mượn trong buổi nên thủ thư phải cố gắng mới có thể đáp ứng nhanh, kịp thời yêu cầu của bạn đọc Sau mỗi buổi, thủ thư có nhiệm

vụ xếp sách lên giá đúng vị trí, và thu lại hết tài liệu mà bạn đọc mượn đọc buổi đó Còn nếu ai có nguyện vọng đọc tiếp thì phải đăng kí với thủ thư khi trả sách là sẽ mượn tiếp vào buổi sau thì họ sẽ để riêng để phục vụ

Với số cán bộ của 2 phòng DC1 và DC2 là 7 người, ngoài việc phục vụ bạn đọc hàng ngày thì cứ chiều thứ tư hàng tuần, họ đều tiến hành thống kê công tác phục vụ của phòng: theo dõi vòng quay của sách, lượt bạn đọc đến phòng tăng hay giảm, nhu cầu của bạn đọc về vấn đề gì là chính và làm tổng

vệ sinh kho sách Với cách kiểm tra thường xuyên này, giúp phòng tự đánh giá hiệu quả phục vụ của mình và dễ dàng thống kê được lượt bạn đọc hàng năm, để từ đó có biện pháp nâng cao chất lượng phục vụ của phòng đọc tốt hơn

Năm Lượt tài liệu phục vụ Lượt bạn đọc đến TV

100.000 115.000 120.000 140.000

Bảng 2 : Thống kê tình hình phục vụ phòng đọc sách chung

Qua bảng thống kê này, ta thấy nhu cầu sách của bạn đọc gia tăng nhanh chóng và khả năng to lớn của trung tâm trong việc đáp ứng nhu cầu của bạn đọc Năm 2004, phòng đọc chung phục vụ khoảng 100.000 lượt bạn đọc/120.000 lượt tài liệu, nhưng chỉ sau 3 năm - đến năm 2007, phòng đã phục vụ khoảng 140.000 lượt bạn đọc/220.000 lượt tài liệu.Công tác phục vụ của phòng đọc sách chung không chỉ đơn thuần phục vụ tài liệu qua phiếu yêu cầu là người cho mượn sách, mà còn chủ động hướng dẫn bạn đọc lựa chọn tài liệu và giới thiệu với họ kho sách của trung tâm với những tài liệu mới, tài liệu liên quan đến vấn đề mà bạn đọc quan tâm

Để nâng cao hiệu quả trong công tác phục vụ bạn đọc, cán bộ trong phòng luôn có suy nghĩ nhằm cải tiến các thao tác sao cho đáp ứng nhanh nhất yêu cầu của bạn đọc, không để họ mất thời gian chờ đợi và tránh yêu cầu của họ không được đáp ứng Nhờ những cố gắng đó mà bạn đọc đến phòng này ngày một đông Mặc dù phòng luôn kín chỗ, nhưng không khí trong phòng lúc nào cũng trật tự, nghiêm túc, mọi người đều có ý thức học tập, say

mê đọc, nghiên cứu

2.1.1.2 Phòng đọc sách Khoa học xã hội và phòng đọc sách Khoa học

tự nhiên:

Là thư viện của một trường Đại học đa ngành nên tài liệu của trung tâm

có đầy đủ cả về mảng Khoa học xã hội lẫn Khoa học tự nhiên Để nâng cao hiệu quả phục vụ, trung tâm đã phân chia tài liệu theo hai lĩnh vực trên thành hai kho, nhưng quy trình phục vụ và các hoạt động diễn ra ở hai phòng giống nhau nên chúng ta tìm hiểu chung

Mỗi phòng có hơn 20.000 bản sách, tập hợp tất cả các tài liệu về lĩnh vực Khoa học xã hội lẫn Khoa học tự nhiên, vì vậy, bạn đọc đến hai kho này đông

Về quy trình phục vụ, ở hai kho này cũng giống với quy trình phục vụ ở kho sách chung Thủ thư nhận phiếu yêu cầu của bạn đọc, vào kho lấy sách, đối chiếu kí hiệu với tên sách rồi quét vào máy, sau đó đưa sách cho bạn đọc mượn

Tại mỗi phòng này, trung tâm bố trí hai thủ thư Họ đã không ngừng cố gắng để phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của bạn đọc Số lượng bạn đọc đến đây ngày càng đông

Năm Lượt tài liệu phục vụ Lượt bạn đọc đến thư viện

150.000 187.000 196.000 201.000

Bảng 3: Thống kê tình hình phục vụ của phòng đọc sách KHXH & KHTN

Qua các số liệu trên, có thể nhận thấy sự gia tăng rõ rệt cả về lượt bạn đọc đến cũng như lượt tài liệu phục vụ tại phòng đọc sách Khoa học Xã hội và Khoa học Tự nhiên Năm 2004, hai phòng trên phục vụ khoảng

150.000 lượt người/212.000 lượt tài liệu, nhưng đến năm 2007 đã lên tới

201.000 lượt người/298.000 lượt tài liệu

2.1.1.3 Phòng đọc luận án, luận văn, khoá luận + phòng đọc các đề tài nghiên cứu khoa học, tư liệu dịch + sách về ngành Nông - Lâm - Ngư

Đây là phòng đọc đặc biệt tại trung tâm Năm 2002, có một bước chuyển biến lớn trong công tác tổ chức của thư viện là chuyển từ hình thức phục vụ kho đóng sang kho mở Nhưng do ý thức của bạn đọc còn chưa cao, cộng với một số bất lợi nhất định nên chỉ sau một năm thực hiện phục vụ theo hình thức kho mở, ban giám đốc trung tâm quyết định lại chuyển về hình thức phục vụ kho đóng Riêng phòng này và phòng báo – tạp chí, vẫn được tổ chức theo kho mở Sở dĩ như vậy vì bạn đọc đến phòng này hầu hết là sinh viên cuối khoá, học viên cao học, các giảng viên…, họ là những người có ý thức cao, hơn nữa, tài liệu của phòng này là luận án, luận văn, khoá luận, các đề tài nghiên cứu, tư liệu…nên mỗi buổi bạn đọc đến tìm tài liệu cần tìm hiểu rất nhiều cuốn, thủ thư không thể cứ một lúc lại đổi sách cho bạn đọc được

Là kho mở nên phòng được trang bị camera tự động Khi bạn đọc vào phòng thì tư trang cá nhân phải để vào tủ ở ngoài sảnh, chỉ đưa giấy và bút vào ghi chép

Quy trình phục vụ kho mở cũng khác với những phòng khác Tại đây, bạn đọc không cần phải viết giấy yêu cầu đưa cho thử thư Vào phòng, người đọc đưa thẻ thư viện cho cán bộ rồi tự đến giá, tìm sách mình cần Tài liệu được xếp theo số đăng kí cá biệt, nếu muốn tìm nhanh, bạn đọc nên tra kí hiệu ở phòng thông tin trước

Một điều đặc biệt nữa là phòng này được gộp chung với phòng đọc sách tư liệu và phòng đọc sách chuyên ngành Nông - Lâm - Ngư Do tài liệu của hai phòng sau không nhiều nên hịên tại, trung tâm đang tạm xếp chung vào một kho, nhưng chắc chắn trong thời gian tới, khi số sách dự án của ngành nông – lâm – ngư được xử lí xong và công tác tổ chức kho đã ổn định hơn thì người ta sẽ tách hai kho sách này ra

Tuy ở chung một phòng nhưng chúng được phân cách ra hai phía và mỗi nơi có hai thủ thư phục vụ Quy trình phục vụ của loại sách tư liệu và sách nông – lâm – ngư cũng giống như các phòng được tổ chức theo hình thức kho đóng khác

Là phòng gồm ba loại sách, trong đó có kho mở – thuận tiện cho bạn đọc nên số lượng bạn đọc đến đây cũng khá đông

Năm Lượt tài liệu phục vụ Lượt bạn đọc đến thư viện

9.600 11.000 12.300 13.000

Bảng 4: Thống kê tình hình phục vụ của phòng đọc luận án, luận văn…

Cũng như các phòng đọc khác của Trung tâm, nhờ có sự đầu tư thích đáng và không ngừng đổi mới trong tất cả các khâu nhằm đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu của bạn đọc, nên phòng đọc luận án, luận văn…thu hút được bạn

đọc đến ngày càng nhiều Năm 2004 mới phục vụ khoảng 9.600 lượt độc giả/16.000 lượt tài liệu nhưng đến năm 2007, con số này đã tăng lên 13.000 lượt độc giả/20.200 lượt tài liệu Đây là một kết quả đáng mừng đối vời

phòng đọc luận án, luận văn… nói riêng và đối với Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Vinh nói chung

2.1.1.4 Phòng đọc báo, tạp chí:

Đến với thư viện, bạn đọc không chỉ đọc sách, mà họ còn có nhiều nhu cầu khác, đọc báo, tạp chí là một ví dụ Đọc báo, tạp chí vừa để tìm hiểu thông tin chính trị, văn hoá, xã hội…vừa tìm những thông tin cần thiết của chuyên môn, phục vụ cho quá trình học tập và nghiên cứu

Quy trình phục vụ ở phòng này như sau: nếu bạn tìm những loại báo, tạp chí cũ thì gửi phiếu yêu cầu (đã ghi đầy đủ các thông tin cần thiết) cho thủ thư để họ xuống kho tìm, còn những báo, tạp chí số mới được đặt ngay trong phòng phục vụ

Tổng số báo, tạp chí của phòng có khoảng 200.000 bản Tạp chí của trung tâm tập trung vào các tạp chí chuyên ngành, tạp chí khoa học

Trung tâm đã tổ chức phòng đọc báo, tạp chí dưới dạng kho mở Đây là một hình thức khá thuận lợi và tiện dụng đối với bạn đọc Mỗi tên báo, tạp chí được xếp theo từng ô riêng trên giá Bạn đọc chỉ cần xuất trình thẻ thư viện trên quầy thủ thư, sau đó có thể tuỳ chọn đọc những loại báo, tạp chí mà mình quan tâm Liền một lúc họ có thể mượn nhiều loại hoặc nhiều quyển cùng một loại để đọc Tổ chức theo hình thức kho mở như vậy, sự lựa chọn tài liệu của bạn đọc mang tính chủ quan hơn, phù hợp với yêu cầu của mình hơn

Tuy nhiên, để bạn đọc được tự ý chọn những tài liệu mình cần thì tình trạng báo, tạp chí sẽ bị lộn xộn, không theo vị trí quy định Vì thế, người cán

bộ phục vụ trong phòng phải thường xuyên sắp xếp lại những báo, tạp chí cho thích hợp Công việc này không khó khăn nhưng mất nhiều thời gian, vừa phải xếp tài liệu, vừa phải theo dõi bạn đọc vào tìm báo, tạp chí Mặt khác, tình trang xé hoặc cắt tranh ảnh, bài trong báo, tạp chí vẫn xảy ra ở một số

bạn đọc thiếu ý thức, nhất là những báo mới xếp trên giá để bạn đọc tự chọn Phòng chỉ có hai cán bộ nên họ phải làm tất cả các công việc của phòng, từ khâu sắp xếp đến khâu phục vụ bạn đọc, do đó mà thủ thư rất bận rộn

Hàng ngày, phòng đọc báo, tạp chí thu hút lượng bạn đọc khá đông, trung bình khoảng 250 lượt bạn đọc/ ngày, phục vụ một ngày gần 100 loại báo, tạp chí So với các phòng khác, lượt bạn đọc không nhiều nhưng số báo, tạp chí luân chuyển tương đối nhanh, một bạn đọc có thể mượn nhiều báo, tạp chí cùng một lúc

Năm Lượt báo, tạp chí phục vụ Lượt bạn đọc đến mượn đọc

22.000 30.000 50.560 234.500

Bảng 5 : Thống kê tình hình phục vụ bạn đọc ở phòng đọc báo, tạp chí

Qua bảng thống kê, ta thấy số lượng báo, tạp chí cũng như số lượng bạn đọc đến với phòng này năm 2007 tăng lên đáng kể Từ 15.000 báo, tạp chí năm 2006 đến năm 2007 đã lên tới 50.000 và số lượng bạn đọc từ 50.560 năm 2006 đến năm 2007 đã lên tới 234.500 Sở dĩ có sự tăng vượt trội như vậy là do từ đầu năm học 2007, trung tâm có trụ sở mới và tăng cường chính sách bổ sung tài liệu Phòng đọc báo, tạo chí được tổ chức riêng rẽ ở tầng 5,

có hơn 100 chỗ ngồi và các loại báo, tạp chí cũng được bổ sung mới nhiều

2.1.1.5 Phòng đọc các tài liệu tra cứu:

Tra cứu là một nhu cầu rất cần thiết đối với bạn đọc Họ phải đọc rất nhiều sách liên quan đến chuyên ngành mà mình đang học Đồng thời, họ cũng phải tra cứu những sách để bổ sung , mở rộng thêm, giúp nắm vững kiến thức hơn Đặc biệt ngày nay, thông tin đến với bạn đọc là cả một khối kiến thức, tiếp thu nó không phải là chuyên đơn giản Có những thuật ngữ được dùng mà bạn đọc chưa hiểu rõ, những từ chuyên ngành cần làm sáng tỏ, nếu không có tài liệu để họ tra cứu thì vai trò phục vụ bạn đọc của thư viện là

chưa đầy đủ Vì vậy mà phòng đọc tra cứu trở thành “vị cứu tinh” của họ, giúp họ mở rộng thêm kiến thức

Kho tài liệu của phòng đọc tra cứu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh có 435 cuốn, với các tài liệu quan trọng như: từ điển, bách khoa toàn thư, các sách tra cứu, cẩm nang, sách ngoại ngữ quý hiếm…Tài liệu chiếm số lượng nhiều nhất trong kho sách của phòng đọc tra cứu là sách tra cứu Các tài liệu này tuy rất phong phú về loại hình nhưng đều

có chung tính chất sử dụng Chúng cung cấp những thông tin về các khái niệm, những giải thích ngữ nghĩa được coi là chuẩn mực và đã được công nhận trong phạm vi nào đó

Bên cạnh đó, phòng còn có các tài liệu tra cứu mới phổ biến ở Việt Nam mấy năm sau này, đó là Almanach, được gọi là bách khoa toàn thư thu nhỏ, nhưng khác một điều, các định nghĩa trong đó đơn giản hơn

Ví dụ như: Amanach – những nền văn minh thế giới

Khác với các phòng đọc khác, phòng đọc tài liệu tra cứu của trung tâm nằm ngay trong phòng của phó giám đốc nên bạn đọc đến tra tìm tại liệu ở đây hạn chế hơn Hơn nữa, các tài liệu mang tính chất tra cứu như: các tác phẩm khinh điển của Mac, Anghen, Lênin, Hồ Chí Minh, từ điển, bách khoa thư, Amanach…đều có ở các phòng đọc khác như phòng đọc chung, phòng đọc các tài liệu khoa học xã hội…nên bạn đọc thường đến đó đọc hơn

Năm Lượt tài liệu phục vụ Lượt bạn đọc đến

9.500 11.000 12.000 14.000

Bảng 6 : Thống kê tình hình phục vụ bạn đọc tại phòng tra cứu

Từ bảng thống kê ta thấy, số lượng bạn đọc đến phòng tra cứu tuy chỉ bằng khoảng 10% phòng đọc chung nhưng vẫn tăng đều Phòng tra cứu phục

vụ khoảng 9.500 lượt bạn đọc/15.000 lượt tài liệu trong năm 2004 và tăng dần theo từng năm Kết quả thống kê của năm 2007 cho thấy con số ấy đã tăng lên 14.000 lượt bạn đọc/23.000 lượt tài liệu được phục vụ Có được điều đó chính nhờ vào sự cố gắng phấn đấu của cán bộ phòng đọc tra cứu nói riêng và của toàn Trung tâm nói chung

2.1.1.6 Phòng đọc giáo trình:

Đây là bộ phận rất quan trọng của thư viện Mặc dù chỉ phục vụ bạn đọc là sinh viên, giảng viên trong trường, nhưng vì số lượng bạn đọc sử dụng tài liệu này đông nên từ đầu năm nay, trung tâm đã tách giáo trình ra thành một kho riêng, nhằm giúp cho hiệu quả phục vụ được nâng cao

Phòng đọc giáo trình được bố trí ở tầng 1, thành phần kho sách chỉ có một loại là giáo trình, với gần 200.000 giáo trình Kho sách gồm các loại giáo trình có nội dung liên quan đến tất cả các ngành đang đào tạo trong trường,

do các tác giả trong và ngoài trường Đại học Vinh biên soạn, của nhà xuất bản khoa học kỹ thuật, hoặc nhà xuất bản Giáo dục…xuất bản, được đưa vào làm giáo trình giảng dạy trong trường

Sở dĩ, trung tâm tổ chức thành một phòng chỉ mượn giáo trình là vì trường Đại học Vinh là một trường có quy mô đào tạo lớn, gồm nhiều ngành nghề, do đó, lượng giáo trình để phục vụ là rất nhiều Giáo trình vừa là công cụ giúp cho giáo viên giảng dạy, đồng thời nó cũng là phương tiện giúp cho sinh viên học tập, nghiên cứu, nâng cao hiểu biết Nội dung kiến thức trong giáo trình thường nhiều, đi sâu, cần nghiền ngẫm trong một thời gian nhất định

Kho sách giáo trình được xếp theo khoa (chuyên ngành) của trường: khoa toán, khoa hoá, khoa văn, khoa nông - lâm - ngư…và trong mỗi khoa

đó, tài liệu lại được chia theo thứ tự số đăng kí cá biệt

Quy trình phục vụ tại phòng giáo trình cũng giống như ở phòng đọc chung: bạn đọc đưa phiếu yêu cầu cho thủ thư, thủ thư đi lấy sách, đối chiếu với kí hiệu, quét mã vạch rồi đưa sách cho bạn đọc mượn

Vì giáo trình rất cần thiết với các sinh viên đang học tập và nghiên cứu, nhất là vào các mùa thi, nên số lượng bạn đọc đến phòng rất đông

Số lượng bạn đọc đến ngày càng đông, kho sách của phòng nhiều, một tên sách phải lưu nhiều bản nên thủ thư phải luôn giúp đỡ bạn đọc, phải luôn nâng cao tính tích cực, chủ động trong công tác phục vụ của mình, đặc biệt trong việc giới thiệu cho bạn đọc những tài liệu có nội dung tương tự để bạn đọc dễ thay thế, đồng thời phải luôn quan tâm tới việc sửa chữa, bảo quản tài liệu, đòi sách quá hạn

2.1.2 Phòng mượn:

Cùng với phòng đọc, phòng mượn cũng là một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống các phòng phục vụ của thư viện Tại phòng mượn, thủ thư có thể thực hiện tất cả các công việc chính và chủ yếu của mình đối với việc hướng dẫn giúp đỡ bạn đọc Đây cũng là công việc rất nặng nề của thư viện

Bà Crupxkaia đã nói về vai trò của phòng mượn đối với bạn đọc như sau: “Điều chủ yếu trong công tác thư viện là công tác ở phòng mượn, biết thoả mãn yêu cầu của bạn đọc, giúp họ nâng cao về văn hoá và chính trị, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của họ – là một công việc có trách nhiệm nặng nề.”

Bạn đọc không phải lúc nào cũng có điều kiện đến thư viện đọc sách, báo hoặc tài liệu nghiên cứu, nhiều khi họ chỉ có thời giờ rảnh rỗi vào buổi tối để đọc sách Chính hình thức cho mượn về nhà là biện pháp tốt nhất đối với họ Nhận thức được tầm quan trọng của phòng mượn đối với bạn đọc, trung tâm đã tổ chức cho mượn tài liệu về nhà

Trước đây, tất cả các phòng phục vụ của trung tâm đều có thể cho mượn về nhà, nhưng với số lượng bạn đọc đông, việc tổ chức một phòng vừa phục vụ đọc tại chỗ, vừa cho mượn về nhà gây ra không ít khó khăn Việc cho

mượn sách về nhà, trung tâm chỉ có thể tổ chức vào ngày thứ 7, chủ nhật và các buổi tối từ 17 giờ đến 21 giờ hàng tuần Vì vậy, từ đầu năm học 2007, trung tâm đã tổ chức một phòng mượn riêng Mặc dù mới được thành lập, nhưng ở phòng này đã gần đầy đủ tất cả các tên sách hiện có tại trung tâm Sách nào chưa có ở kho, khi bạn đọc yêu cầu thì thủ thư sẽ đến các phòng khác rút về để phục vụ (nếu tên sách đó hiện có tại phòng mình trên 2 cuốn thì thủ thư tại phòng đấy mới lấy sách và làm thủ tục bàn giao sang phòng mượn)

Về quy trình phục vụ tại phòng mượn như sau: bạn đọc ghi đầy đủ các thông tin cần thiết vào phiếu yêu cầu rồi đưa cho thủ thư Thủ thư vào kho tìm sách, nếu tên sách đúng với kí hiệu thì lấy ra, quét vào máy để làm thủ tục cho mượn, đồng thời quét thẻ thư viện của bạn đọc vào máy rồi đưa sách cho họ mượn

- Phí dịch vụ mượn được tính 3 ngày đầu 1000đ, từ ngày thứ 4, mỗi ngày 500đ Trả tài liệu mượn của lần trước thì mới được mượn tiếp lần sau, nếu ngày trả tài liệu trùng với ngày nghỉ lễ thì được trừ thời gian mà không bị phạt

- Được mượn tối đa 02 cuốn/lượt/người Thời gian tối đa là 1 tuần/ lượt

Trước đây, tất cả các phòng đều tổ chức cho mượn thì số lượng bạn đọc đến mượn nhiều nhưng khả năng thỏa mãn nhu cầu của họ chưa cao lắm Còn

bây giờ, khi đã tách riêng thành một phòng mượn độc lập và phục vụ tất cả các ngày trong tuần thì số lượng bạn đọc đến mượn có đông hơn, khả năng thỏa mãn nhu cầu cao hơn (tuy ít hơn so với số lượng đến đọc tại phòng đọc)

2.2 Tổ chức bộ máy tra cứu

Một cơ quan thông tin thư viện muốn khai thác hiệu quả vốn tài liệu và tiến hành tốt công tác phục vụ thì trước hết phải quan tâm đến việc tổ chức BMTC, vì nó là bộ phận quan trọng cấu thành nên cơ cấu của một thư viện, là cầu nối giúp bạn đọc tới kho tài liệu Nếu như không có BMTC thì bạn đọc khó có thể tìm được tài liệu mình cần, bởi nó cho phép tìm và cung cấp thông tin dữ liệu cần thiết theo diện đề tài bao quát của kho tra cứu thông qua các công cụ tìm kiếm Một BMTC được tổ chức có hệ thống, khoa học sẽ là phương tiện hữu ích giúp bạn đọc khai thác thông tin, đồng thời nó cũng là trợ thủ đắc lực cho cán bộ thư viện trong công tác nghiệp vụ

Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Vinh có vốn tài liệu lớn, kho sách lại được tổ chức theo hình thức kho đóng, bạn đọc không được tiếp cận trực tiếp với tài liệu Để tìm được tài liệu, người đọc phảI sử dụng các phương tiện tra cứu Bởi thế, vai trò của BMTC càng lớn Nhận thức rõ vai trò cần thiết của BMTC, Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học VInh đã xây dựng BMTC khá hoàn chỉnh gồm hệ thống tra cứu tin truyền thống và hiện đại

2.2.1 Bộ máy tra cứu truyền thống

BMTC tin truyền thống của Trung tâm gồm hệ thống mục lục, các bản thư mục và kho tài liệu tra cứu

2.2.1.1 Hệ thống mục lục:

Tuy hệ thống mục lục của trung tâm hiện nay chỉ mang tính chất lưu trữ, không đưa vào sử dụng, nhưng chúng ta vẫn tìm hiểu sơ qua, để biết nó được tổ chức như thế nào

* Mục lục chữ cái:

Thành phần cấu tạo nên mục lục là phiếu mô tả và phiếu tiêu đề Trung tâm đã xây dựng các phiếu theo đúng quy tắc ISBD - quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế (Do được xây dựng trước đây và hiên tại không áp dụng cho việc tra cứu tin của bạn đọc nên không thay đổi quy tắc mô tả, còn đối với BMTC hiện đại, trung tâm đã đổi sang mô tả theo quy tắc AACR2)

Mục lục chữ cái gồm các phiếu mô tả trên tài liệu, phiếu mô tả tên tác giả, phiếu tiêu đề, trong đó các phiếu được sắp xếp theo thứ tự chữ cái (a, b, c, d,…) Trong từng hộp phiếu, các phiếu mô tả được sắp xếp theo vần chữ cái của tiêu đề mô tả (tên tác giả hoặc tên sách), không quan tâm đến dấu hiệu môn loại

Phiếu mô tả trong mục lục chữ cá gồm các phiếu mô tả chính và phiếu

mô tả bổ sung tên sách Phiếu mô tả chính là thành phần cơ bản của mục lục chữ cái nói riêng và hệ thống mục lục nói chung Qua phiếu này, bạn đọc có thể tìm được tên tài liệu, tên tác giả, số đăng kí

Phiếu mô tả chính gồm có phiếu mô tả theo tác giả cá nhân (tên tác giả Việt Nam hoặc tên tác giả nước ngoài), tên tác giả tập thể và phiếu mô tả theo tên sách

Chẳng hạn muốn tìm tất cả các tác phẩm của Xuân Diệu, bạn đọc vào mục lục chữ cái tên tác giả, rồi chỉ cần tìm ở vần X sẽ tìm thấy các tác phẩm của tác giả Xuân Diệu

Ngoài phiếu mô tả, còn có hệ thống các phiếu tiêu đề để giúp bạn đọc

có định hướng tra cứu tài liệu Các phiếu tiêu đề này thường có tác dụng phân nhóm các phiếu mô tả Vì vậy, bạn đọc chỉ cần dựa vào các phiếu tiêu đề, để tìm tài liệu nhanh hơn Phiếu tiêu đề gồm hai loại: phiếu tiêu đề chính và phiếu tiêu đề phụ

Việc sử dụng số lượng các phiếu mô tả và phiếu tiêu đề phụ thuộc vào

số lượng tài liệu có trong kho của thư viện Theo nguyên tắc, cứ khoảng 50 –

60 phiếu mô tả, phải lập một phiếu tiêu đề Tuy nhiên, hiện nay ở một số hộp phiếu mục lục chữ cái của trung tâm vẫn chưa tuân theo đúng nguyên tắc,

nhiều chỗ, đến 80, 90 phiếu mới lập một phiếu tiêu đề Như vậy, gây khó khăn cho bạn đọc trong việc tra tìm

* Mục lục phân loại:

Trước đây, Trung tâm sử dụng khung phân loại 19 lớp, dành cho các Thư viện khoa học tổng hợp do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn, để phân loại và tổ chức mục lục phân loại, từ năm 2002 đã chuyển sang sử dụng khung phân loại DDC để phân loại tài liệu, nhưng do tủ mục lục không đưa vào sử dụng nên trung tâm vẫn giữ nguyên hệ thống phiếu trong tủ mục lục, không thay đổi theo khung phân loại mới

Thành phần cấu tạo nên mục lục phân loại:

- Các phiếu tiêu đề: Phản ánh các cấp phân chia của khung phân loại

- Các phiếu mô tả: được sắp xếp theo nội dung tài liệu

Để phản ánh rõ cơ cấu của khung phân loại mà thư viện đang sử dụng, người ta sử dụng các phiếu tiêu đề Mục lục phân loại có 3 loại phiếu tiêu đề,

đó là: phiếu tiêu đề cấp 1, phiếu tiêu đề cấp 2, phiếu tiêu đề cấp 3

Ví dụ: Muốn tìm cuốn tài liệu có tên “Cơ sở hình học”, ta tìm đến phiếu tiêu đề cấp 1: 5 Khoa học Tự nhiên – Toán, sau đó tìm đến phiếu tiêu đề cấp 2: 517 Toán cao cấp, và cuối cùng tìm đến phiếu tiêu đề cấp 3: 517.5 Cơ sở hình học Nếu tài liệu chi tiết hơn, ta tìm ở các phiếu mô tả

2.2.1.2 Các bản thư mục:

Thư mục là sản phẩm thông tin – thư viện mà phần chính là tập hợp các biểu ghi được sắp xếp theo một trật tự xác định, phản ánh các tài liệu có chung một số dấu hiệu về nội dung hoặc hình thức Hiện nay, trung tâm có 3 loại thư mục:

2.Lê Vân yêu và sống/ Bùi Mai Hạnh, Lê Vân.-H.:Hội nhà 379tr.;21cm

2.2.1.3 Kho tài liệu tra cứu

Kho tài liệu tra cứu giữ một vai trò quan trọng trong các phương tiện tìm tin truyền thống của thư viện hay cơ quan thông tin nói chung, của trung tâm nói riêng Kho tài liệu tra cứu giúp bạn đọc tra tìm, so sánh, đối chiếu mọi thông tin về các lĩnh vực tri thức và đời sống, tìm hiểu những vấn đề chung nhất về các nền văn minh của các quốc gia, châu lục, trái đất, cho đến những vấn đề cụ thể như một công thức toán học, ý nghĩa của một từ hay tên tuổi của một nhân vật

Kho tài liêu tra cứu của trung tâm đều là những ấn phẩm có giá trị, là công cụ đắc lực cho bạn đọc khi tra cứu tài liệu Tại đây, khoảng 20%-30% bạn đọc khi được hỏi đã cho biết họ thường xuyên sử dụng kho tài liệu tra cứu trong quá trình tìm tài liệu

Tài liệu tra cứu của trung tâm khá phong phú và đa dạng, bao gồm: các tài liệu chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, bách khoa thư, các tài liệu thư mục, cẩm nang, sổ tay, các loại từ điển ngôn ngữ…

* Các loại bách khoa thư (Encyclopedia):

Các bách khoa thư bắt đầu được bổ sung từ khi trung tâm mới thành lập, cho đến nay, vẫn được bổ sung thường xuyên những bộ bách khoa thư cần thiết, có giá trị nhằm mục đích phục vụ cho bạn đọc của mình